Transformasi Rumah Sakit berbasis Lean Management

Dr. dr. Fathema Djan Rachmat, Sp.B, Sp.BTKV(K), MPhPresident Director Pertamedika IHC

Agustus 2019 dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

“Masalah adalah gunung emas.”

Praktisi manajemen rumah sakit > 20 tahunDirektur PT. RS Pelni 2013-2019Kepala unit rawat inap terpadu Gedung A RSCM 2007-2013Pendiri dan Kepala unit PJT RSCM 2003-2007

Agustus 2019 dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

Autonomous,OpenConnectivity,FacilityInteraction,MainstreamHardware

PrinsipIndustri4.0UntukDiterapkanDalamDuniaPelayananKesehatan

ArticialIntelligenceuntukClinicalPathway(DecisionSupportSystem)

ArticialIntelligenceuntukSimulasitindakanpembedahanmenggunakanfilecitraandiagnostic

IntegrasiSistemInformasikedalamseluruhprosesbisnisdalamlayanan.

Penggunaanperalatanberbasiskoneksiinternetuntukmemantaukondisipasiensecarajarakjauh,ataumembacahasildiagnosticsecarajarakjauh.

PenggunaanstandarHL7dalampengelolaandata-datamedis.

Pengelolaanrumahsakitberjaringandengansisteminformasiberbasiscloud,mencakup:operasionalhinggacareplanpasien

Penggunaanwearablesdalamlayanankhususbagipasien

Edukasimedismenggunakanpelbagaimediumdigital

Pengelolaandatadengankonsepbigdataanalyticuntukmendukungcontinousimprovement

Sumbergraphic:BostonConsultingGroup,Industry4.0:TheFutureofProductivityandGrowthinManufacturingIndustries,2015

TransformasiTransformasi sebagai proses

berkesinambungan dari penyelarasan model bisnis untuk mendukung strategi

bisnis (51% eksekutif)

“Transformasi sebuah organisasi, salah satunya dengan Self-

Disruption, merupakan strategi bertahan terbaik di era turbulensi

seperti sekarang.”

Fathema Djan, 2019Survey KPMG majalan Forbes 2013 pada 910 eksekutif dunia seperti tertulis pada buku Transformasi Organisasi Indonesia, 2017.

OPERATIONAL EXCELLENCE

KEPEMIMPINAN KUAT

KOMPETENSI SDM

EKSEKUSI PROSES TRANSFORMASI

LEAN MANAGEMENT

Agustus 2019 dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

Filosofi Dasar Lean Management

1. PERBAIKAN BERKELANJUTAN

Graban & Scwartz. The Executive guide to healthcare kaizen. 2014

2. MENGHARGAI PEGAWAI

TOTAL ELIMINATION OF WASTE RESPECT TO PEOPLE

Agustus 2019 dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

Specify value from the

standpoint of the end

customer

identify all the steps in the value stream,

eliminating every step that does not create value

make the value added steps occur in a tightly integrated

sequence so work flows smoothly

let customer pull value

Pursue perfection through continuous

improvement

1 2

3

4

5

APAKAH KITA LEAN THINKERS ?

Graban & Scwartz. The Executive guide to healthcare kaizen. 2014 Agustus 2019 dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

MarkGraban.LeanHospital.2013.

HOUSEOFLEANHOSPITAL

Agustus 2019 dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

STANDARDISASI KERJA

AUTONOMASI

ALIRAN

PDCA

SOCATEC METHOD

Pekerjaan adalah susunan aktivitas yang terstandardisasi waktu & jumlahnya

Proses didesain untuk mencegah pegawai berbuat kesalahan (defek) menggunakan alat bantu dan membangun pemikiran

kritis tentang masalah di area kerja

Aliran pasien idealnya mengalir lancar dalam operasional RS tanpa interupsi ataupun jeda

Keterampilan memecahkan masalah langsung di sumbernya (Gemba)

Pemimpin menjadi coach yang memberikan pertanyaan-pertanyaan untuk membangun kompetensi pelaksana sebagai

penghasil solusi

5 DNA Lean management

1

2

3

4

5

Graban. Lean Hospital. 2013Agustus 2019

dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

PENGENALAN WASTE IN HEALTHCARE

PROCESS IN HEALTHCARE

NVA60%

NNVA30%

VA10%

VA = Value Added = Bernilai manfaat langsung dirasakan pasien

NNVA = Necessary Non Value Added = Tidak bernilai manfaat langsung namun diperlukan

NVA = Non Value Added = Tidak bernilai manfaat bagi pasien = TRUE WASTE

Christian Wolcott. Kaizen Healthcare Tour. 2014Agustus 2019

dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

MUDA, MURA, MURI

Agustus 2019 dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

Contoh DOWNTIME di Keperawatan

Agustus 2019 dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

Lean tools untuk Strategi Operasional RSLeanmanagement

TOTALELIMINATIONWASTEINPROCESS

RESPECTTOPEOPLE

(EMPLOYEEEMPOWERMENT)

KAIZENJUSTINTIME

JIDOKA

STANDARDIZE

FLOW

SOCRATECMETHOD

VISUALMANAGEMENT HEIJUNKA

GEMBA5S

POKEYOKEKANBAN

Agustus 2019 dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

Most Common Pitfalls• Lean management hanya dilaksanakan oleh SEBAGIAN pegawai,

umumnya manajer tengah dan pelaksana

• Asumsi salah bahwa Lean management adalah urusan manajemen, bukan para profesional

• Lean management tidak dimasukkan dalam dokumen strategi

• Lean managemen dilakukan sebagai kegiatan sampingan

• Tidak mengalokasikan sumber daya manusia dan waktu untuk mempraktekkan dan mempelajari Lean

• Ketika terjadi masalah atau kesuksesan, fokusnya ke “orang” ; harusnya ke Proses

• Kualitas dan pengukurannya belum dari perspektifnya pelanggan

• Belum menyediakan teknologi informasi untuk mendukung praktek Lean management

https://blog.kainexus.com/improvement-disciplines/lean/lean-healthcare/big-mistakes-made-by-healthcare-organizations-implementing-lean dengan modifikasi dari pengalaman penulis

LAME ! LEAN !Agustus 2019

dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

1. Shifting mindset

2. Accelerated Culture Transformation

3. Redesign Business Process

4. Hospital Digitalisation

5. Continuous Improvements

5 step Care Transformation @ Pelni Hospital (2014-2019)Agustus 2019

dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

Hasil Transformasi RS Pelni 2014-2019

• > 1000 ide

• > 65% pegawai

• 71 tim Kaizen

• Hemat > 500.000 menit kerja

• Hemat > Rp. 11 Milyar

• Efisiensi 18-20%

per tahun

• Produktivitas meningkat 4x lipat (BOR, Kunjungan

Rajal, Jumlah Operasi)

Agustus 2019 dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

Hasil Continuous Improvements (Kaizen)

Memperbaiki respon time dan mengurangi motion perawat

BEFORE

AFTER

snsn

SN

Motion15-20detik Motion3-7detik

Contoh

kaizen

Ranap

Cloningunitkerjalain

MOBILE WORKSTATION

kaizen digitalisasi

Agustus 2019 dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

Hasil Continuous Improvements (Kaizen)

Agustus 2019 dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM)

Untuk pasien BPJS Kesehatan •  kartu RFID •  cetak SEP •  koneksi server BPJS Kesehatan •  mengatur aliran pasien

•  Mengelola antrian •  proses registrasi lebih cepat •  Data realtime terbarukan

Meningkatkan nilai manfaat proses registrasi

dengan eliminasi 50% “Waiting Time” dalam

registrasi

Lean tools: !HEIJUNKA!

Hasil Continuous Improvements (Kaizen)

Agustus 2019 dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

Hasil Continuous Improvements (Kaizen)

JIDOKA

HEIJUNKA

Sistem Slot Kamar Bedah dengan Konsep Pull System & Cegah Defek

VISUAL MANAGEMENT

STANDARDIZED

JUST IN TIME

SMS blast for surgeon and patients family in

day -1

Operating package include medicine and surgical instrument

Patient delivery on time schedule

Lean Tools :

Agustus 2019 dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

Digitalisasi,InternetOfThings,Wearables

HRIS

MobileApps

SIMA

Agustus 2019 dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

2014-2015

Perjalanan digitalisasi RS Pelni 5 tahun terakhir

Transformasi Budaya Organisasi, Perbaikan Proses Pelayanan, Mulai automasidari akses : Registrasi & Bed management

2015-2016 Registrasi : Modul Antrian Pasien, Pendaftaran Online Pelayanan : EMR Rawat Jalan & Rawat Inap Penunjang : Prescription Online, LIS, RIS, Slot System Manajemen : Dashboard (Produksi, Casemix, Mutu, Kaizen)

2017-2018 Registrasi : Iterasi bed management Pelayanan : Modul Case manager Penunjang : Prescription Online, LIS, RIS, Slot System Manajemen : E-Procurement, Sima, E-Office, Modul Remunerasi, HRIS

2019 - Next Upgrade Technology : Mobile Apps, Cloud System, AI, IoT, Sistem Plug and Play,

Big Data / Data Center, Advanced data analysis, External bridging system Peningkatan Tatakelola IT

Automasi aliran dalam proses

Paperless Hospital

Paperless Hospital

Hospital Digitalisation for Value Based Care Agustus 2019

dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

Kesimpulan

• Tahap eksekusi penting dalam transformasi rumah sakit

• Lean management sebagai strategi operas iona l pada eksekus i proses transformasi untuk Operational Excellence

• Filosofi lean management sederhana, tetap relevan di era 4.0

Agustus 2019 dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema

“Continuous improvement is better than delayed perfection.”

-Mark Twain

TERIMA KASIH

Agustus 2019 dilarang mendistribusikan tanpa ijin dr Fathema