BAB I

PENDAHULUAN

1.1     LATAR BELAKANG

Suatu organisasi yang menjalankan sejumlah aktivitas memulai kegiatannya

dengan melakukan proses perencanaan. Perencanaan dilakukan melalui aktivitas yang

melibatkan individu-individu. Aktivitas inidividu ini diarahkan untuk mencapai tujuan

organisasi, yang sering dilakukan adalah adanya kesadaran individu sebagai makhluk

juga mempunyai keinginan-keinginan atau tujuan pibadi.Tujuan pribadi seseorang bisa

selaras dengan tujuan organisasi, bisa juga tidak selaras. Ketidakselarasan tujuan

mengakibatkan tujuan organisasi atau tujuan individu tidak tercapai.Untuk itu

diperlukan suatu pengendali kerja sehingga tujuan individu bisa selaras dengan tujuan

organisasi.Salah satu alat untuk mencapai hal tersebut adalah adanya sistem

pengendalian manajemen yang baik.

1.2     RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan pentingnya controlling yang sudah disinggung pada latar

belakang di atas, maka dalam makalah ini akan dibahas rumusan masalah antara

lain:

1. Apa pengertian dan siapa yang melakukan controlling?

2. Mengapa proses controlling diperlukan?

3. Apa saja jenis-jenis controlling?

4. Kapan dan dimana proses controlling berlangsung?

5. Bagaimana cara melakukan controlling?

Bagaimana hakekat Sistem Pengendalian Manajemen yang terdiri atas konsep

dasar dan ruang lingkup sistem pengendalian manajemen?

1

1.3     TUJUAN PENULISAN MAKALAH

Tujuan dari penulisan makalah ini selain untuk memenuhi tugas dalam mata

kuliah Manajemen Industri, juga agar para pembaca mengetahui dan memahami

hakekat Sistem Pengendalian Manajemen.

1.4     METODE PENGUMPULAN DATA

Metode yang kami gunakan dalam penulisan makalah ini adalah metode

kepustakaan, yaitu dengan mencari literatur yang berhubungan dengan bahasan

makalah kami.Kemudian dilengkapi dengan metode internet, yaitu mencari informasi

dari internet untuk melengkapi makalah kami.

2

BAB II

PEMBAHASAN

2.1      Definisi

Controlling atau pengawasan dan pengendalian adalah proses untuk

mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja

yang sudah disusun dan mengadakan koreksi.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari

personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya

perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi

perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini

biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam

suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai

fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984)

memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager

determine wether actual operation are consistent with plans”.

Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani

Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur

esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha

sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan

perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan

nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur

penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan

untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara

paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha

untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan

memastikan apakah tujuan organisasi tercapai.Apabila terjadi penyimpangan di mana

letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk

mengatasinya.

3

Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses

pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:

a. Penetapan standar pelaksanaan;

b. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;

c. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;

d. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan

penyimpangan-penyimpangan; dan

e. Pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

2.2     Prinsip Pengawasan

1.   Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan

hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang

harus diselesaikan oleh staf.

2.   Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang

sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

3.   Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf

akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan

reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.

2.3      Manfaat Pengawasan

Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh

manfaat berupa:

1.    Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf.

2.    Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam

melaksanakan tugas-tugasnya.

3.    Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi

kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.

4.    Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.

5.    Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan

atau diberikan pelatihan lanjutan.

4

2.4      Proses pengawasan

Terdapat tiga langkah penting dalam proses pengawasana manajemen yaitu:

1. Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapai oleh staf atau organisasi.

2. Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolak ukur.

3. Memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sesuai dengan

faktor-faktor penyebabnya, dan menggunakan faktor tersebut untuk

menetapkan langkah-langkah intervensi.

2.5 Pelaku atau Pelaksana Pengawasan

Pengawasan dan Pengendalian dilakukan oleh :

Pihak manajemen dari masing-masing fungsi organisasi

Pihak luar manajemen (Auditor)

2.6      Obyek Pengawasan

Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek

yang perlu dijadikan sasaran pengawasan.

1. Kualitas dan kuantitas sumber daya

2. Material

3. Alat.

5

4. Keuangan

5. Metode.

2.7      Jenis-jenis Pengawasan

1. Pengawasan fungsiomal (struktural). Fungsi pengawasan ini melekat pada

seseorang yang menjabat sebagai pimpinan lembaga.

2. Pengawasan publik. Pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat.

3. Pengawasan non fungsional. Pengawasan ini biasanya dilakukan oleh

badan-badan yag diberikan wewenang untuk melakukan pengawasan

seperti DPR, BPK, KPK, dan lain-lain.

2.8      Prinsip Pokok

Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-

pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang

dikehendaki. Untuk dapat menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip

pokok, yaitu:

1.      Adanya Rencana

2.      Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.

Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi tentang

perlunya disiplin, mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja

bersama.Sosialisasi perlu dilakukan terus menerus, karena usaha pencegahan adalah

penting untuk mendapat perhatian.

Pengawasan dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen bila

diikerjakan dengan baik, akan menjamin bahwa semua tujuan dari setiap orang atau

6

kelompok konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Hal  ini

membantu menyakinkan bahwa tujuan dan hasil tetap konsisten satu sama lain

dengan dalam organisasi. Controlling berperan juga dalam menjaga pemenuhan

(kompliansi) aturan dan kebijakan yang esensial.

Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan

penampilan kerja. Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-standar untuk

mengukurnya disusun. Ada 2 tipe standar:

Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah

kuantitas, kualitas, biaya atau waktu.

Standar in-put (masukan):  mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke dalam

tugas penampilan.

2.9      Pengukuran Penampilan Aktual

Pengukuran harus cukup akurat untuk menyorot penyimpangan atau variasi.

Tanpa pengukuran, pengendalian yang efektif tidaklah mungkin ada. Pengukuran

dilakukan dengan membandingkan hasil dengan tujuan dan standar. Perbandingan

dari tampilan aktual dengan tampilan yang diharapkan membangun kebutuhan untuk

bertindak.

Cara untuk membuat perbandingan meliputi:

Historis/relatif/rancang-bangun

Benchmarking

2.10     Pengendalian Efektif

Pengendalian terbaik dalam organiasasi adalah berorientasi pada strategi dan

hasil, dapat dipahami, mendorong pengendalian diri (self-control), berorientasi secara

waktu dan eksepsi, bersifat positif, setara dan objektif, fleksibel.

Tipe-tipe pengendalian (awal) preliminary, kadang-kadang disebut kendali

feedforward, hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai.Kendali ini

menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dan sumber-sumber yang tepat

tersedia untuk memenuhinya.

Tipe-tipe pengendalian (saat ini) concurrent berfokus pada apa yang sedang

terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut kendali steering, kendali ini memantau

operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang

dikerjakan dengan tepat.

7

Tipe-tipe pengendalian (akhir) post-action kadang-kadang disebut kendali

feedback, kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan

dilengkapi.pengendalian umpan balik biasanya berfokus pada hasil-hasil akhir sebagai

dasar perbaikan berbagai tindakan masa depan. Metode umpan balik yang dipakai

dalam bisnis meliputi analisis laporan keuangan, pengendalian kualitas, dan evaluasi

kinerja karyawan..

Manajer memiliki dua pilihan luas dengan memperhatikan pengendalian.Mereka

dapat mengandalkan orang-orang untuk melatih pengendalian diri (internal) atas

tingkah lakunya sendiri. Alternatif lain, manajer dapat mengambil tindakan langsung

(external) untuk mengendalikan tingkah laku orang lain.

Pengendalian internal memberikan individu yang termotivasi untuk melatih

pengendalian diri dalam memenuhi harapan pekerjaan.Potensi untuk pengendalian diri

dikembangkan ketika orang yang mampu memiliki tujuan tampilan yang jelas dan

dukungan sumber-sumber yang tepat.

Pengendalian eksternal terjadi melalui supervisi personal dan penggunaan

sistem administrasi formal antara lain sistem penilaian penampilan, sistem kompensasi

dan keuntungan, sistem disiplin kepegawaian, dan management-by-objectives

(manajemen berdasar tujuan).

Kompensasi dan keuntungan dari sistem pengawasan dan pengendalian yang

baik adalah:

Akan menarik orang berbakat dan mempertahankannya di dalam organisasi.

Memotivasi orang untuk menggunakan usaha maksimum dalam pekerjaannya.

Menyadarkan nilai dari kontribusi penampilannya.

8

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Controlling atau pengawasan dan pengendalian adalah proses untuk

mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja

yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari

personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya

perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi

perusahaan.

3.2 Saran

9

DAFTAR PUSTAKA

1. A.A. Gde Manunjaya. 1999. Manajemen Kesehatan. Jakarta: EGC.

2. Azrul Azwar. 1988. Pengantar Administrasi Kesehatan. Edisi kedua.

Jakarta: PT. Bina Rupa Aksara.

3. Dee Ann Gillies. 1989. Nursing Management. Philadelphia: WB. Saunders

Company.

4. Eleanor J. Sullivan dan Phillip J. Decker. 1985. Effective Management in

Nursing. California: Addison-Wesley Publishing Company.

5. H. Moh. Isa. 1980. Beberapa Bacaan tentang Dasar-dasar Manajemen.

Jakarta: Pusat Pendidikan dan Latihan Pegawai Depkes RI.

6. T. Hani Handoko. 1995. Manajemen. Edisi kedua. Yogyakarta: BPFE.

7. L. Duft Richat. 2007. Manajemen. Edisi enam. Jakarta: Salemba Empat.

10