FUNGSI ANALISA PEKERJAANDALAM PENGELOLAAN

ORGANISASI

Dr. Hardani Widhiastuti, MM., psi

ii

Perpustakaan Nasional : Katalog dalam Terbitan (KDT)ISBN : 978-602-9019-08-7

Hak cipta dilindungi oleh Undang-undangDilarang mengutip atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi bukutanpa izin tertulis dari penulis atau penerbit.

FUNGSI ANALISA PEKERJAAN DALAM PENGELOLAANORGANISASI88 halaman + vi

Dr. Hardani Widhiastuti, MM, PSi.

Tata Letak : Saiful HadiDesain sampul : Priyono

Cetakan I tahun 2013

PenerbitSemarang University PressJl. Soekarno Hatta, Semarang

iii

KATA PENGANTAR

Organisasi merupakan suatu kelompok aktivitas manusia yangmempunyai tujuan tertentu sesuai dengan yang telah disepakati.Akan tetapi apabila membahas organisasi, maka mau tidak mauselalu berhubungan dengan pemimpin dan kepemimpinan, walautidah demikian tereksploitasi. Hal ini disebabkan karenakepemimpinan pada dasarnya adalah mengenai penciptaan carabagi orang untuk ikut berkontribusi dalam mewujudkan sesuatuyang luar biasa. Secara vulgar, kepemimpinan masa kini dan masadatang,adalah demi suat perubahan (Kouzes,dkk., 1985). Denganmenciptakan suatu sistem yang berlaku dalam organisasi yang telahdibentuk yang memungkinkan adanya banyak hal yang terkait, dandengan penuh kesadaran pula adanya suatu resiko dengan penuhkeyakinan untuk gagal atau berhasil (Davis, dkk., 1985).

Organisasi dan kepentingan pembuatan analisa pekerjaanmerupakan sisi lain dari langkah pendirian suatu organisasi,mengingat tujuan akhir organisasi tersebut harus benar-benarterakomodasi oleh struktur organisasi yang benar-benar dapatmenggambarkan bagaimana organisasi sampai pada tujuan yangharus ditempuh. Oleh sebab itu dengan analisa pekerjaan, semuauntsur penunjang organisasi yang dalam hal ini sumber dayamanusia yang terseleksi harus sesuai dengan bidang pekerjaan yangada. Pembuatan analisa pekerjaan juga erat kaitannya dengankepentingan seleksi, penilaian kinerja, pengembangan SDM,evaluasi pekerjaan, perencanaan karir, manfaat, caramendeskripsikan pekerjaan, membuat spesifikasi jabatan,hubungannya dengan info dan metode analisa pekerjaan, membuatproses penyususnan analisa pekerjaan, membuat langkah-

iv

langkahnya, serta membuat metode koleksi data dalam rangkamenyusun analisa pekerjaan tersebut.

Analisa pekerjaan memberi pemahaman kita mengenai manfaatdan cara mengumpulkan informasi dalam rangka penyusunannya.Fungsi operasional manajemen sumber daya manusia. Tujuankhususnya adalah:1. Dapat menjelaskan perncanaan sumber daya manusia2. Dapat menjelaskan pengembangan sumber daya manusia3. Dapat menjelaskan penilaian prestasi kerja4. Dapat menjelaskan tentang kompensasi.5. Dapat menjelaskan tentang pemeliharaan sumber daya manusia

Bidang kepegawaian atau sekarang yang lebih dikenal dengannama sumber daya manusia, ada beberapa aktifitas yang perludiperhatikan, mulai dari perencanaan sumber daya manusia,pengembangan, penilaian prestasi kerja karyawan, pemberiankompensasi dan pemeliharaan karyawan. Dengan terbitnya bukuini, diharapkan lebih mempermudah para pengguna khususnyayang bergelut pengembangan organisasi, untuk memahamkanbagaimana pentingnya analisa pekerjaan dalam suatu organisasi.Karena dengan memahami keterkaitan antara organisasi dan analisapekerjaan, maka semua unsur penunjang organisasi dapat terpantaudan lebih dinamis.

Bisa dibayangkan apabila suatu organisasi tidak ada analisapekerjaan, atau ada analisa pekerjaan akan tetapi tidak berjalandengan baik dan bahkan over lap. Maka yang terjadi adalah kinerjaorganisasi tidak terpenuhi karena evaluasi pekerjaan tidak jalan,yang akibatnya tujuan organisasi tidak tercapai karena kontrol tidakada.

v

DAFTAR ISI

Halaman Judul .......................................................................... iHalaman Hak Cipta .................................................................. iiKata Pengantar .......................................................................... iiiDaftar Isi .................................................................................. v

BAB I ORGANISASI KAITANNYA DENGANANALISA PEKERJAAN ...................................... 1A. Alasan Dilakukan Analisa Pekerjaan ............... 8B. Empat Langkah Dalam Proses Analisa

Terhadap Tugas ................................................ 15

BAB II HUBUNGAN ANTAR BAGIAN DALAMANALISA PEKERJAAN ...................................... 17A. Deskripsi Pekerjaan .......................................... 17B. Spesifikasi Pekerjaan ........................................ 25C. Desain Pekerjaan .............................................. 30D. Evaluasi Pekerjaan ........................................... 37

BAB III KAITAN DENGAN ASPEK LAIN ..................... 52A. Kaitan Dengan Stres Kerja ............................... 56B. Gejala Stres Kerja ............................................. 59C. Faktor-Faktor yang Memengaruhi Stres Kerja 64

BAB IV KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI ............ 74A. Jenis Komunikasi dalam Organisasi ................. 77B. Komunikasi Hirarkhi ........................................ 80

BAB VI PERMASALAHAN YANG SERING MUNCUL 83

DAFTAR PUSTAKA ............................................................. 85

vi

1

Bab

IOrganisasi KaitannyaDengan AnalisaPekerjaan

Teori Psikologi, dipahami bahwa manusia merupakan makhluk

sosial, sehingga dalam hidupnya cenderung berkelompok dan

bahkan dampak dari kecenderungannya tersebut, maka manusia

membuat suatu kelompok-kelompok yang terdiri dari orang-orang

yang memiliki kepentingan dan tujuan yang sama. Kelompok

tersebut akhirnya dinamakan organisasi yang termasuk di dalamnya

adalah bentuk usaha tertentu atau perusahaan.

Perubahan jaman dari jaman evolusi hingga sekarang,

masyarakat kita beralih pada kelompok-kelompok formal maupun

informal, akan tetapi mereka memiliki tujuan yang sama.

Kelompok dan organisasi merupakan bagian dari kehidupan

manusia. Kelompok informal berkembang spontan segera setelah

anggota kelompok tersebut mempunyai kepentingan yang sama.

Sedangkan kelompok formal biasanya merupakan organisasi kerja,

beraktivitas sesuai dengan keminatan masing-masing anggota

organisasi yang saling terjalin dalam kehidupan sehari-hari.

2

Organisasi sangat berkaitan dengan manajemen, memberikan

banyak peluang untuk organisasi yang akan dikaji salah satunya

adalah dengan metode ilmiah, karena organisasi tersebut makin

lama makin kompleks. Unsur esensial dalam tren saat ini adalah

adanya spesialisasi yang memungkinkan organisasi membagi

pekerjaan dalam melaksanakan masing-masing tugas sub bagian

secara lebih efektif dan efisien. Dalam tren tersebut juga terlihat

adanya peningkatan spesialisasi membutuhkan metode koordinasi

dan integrasi yang semakin canggih. Kecenderungan kearah

kerjasama maupun konflik antar anggota organisasi tetap nampak,

karena ini salah satunya adalah karena adanya faktor

individualisme dimana setiap orang pasti memiliki tujuan,

kebutuhan dan keinginan yang relatif berbeda satu sama lain.

Organisasi, merupakan sekumpulan orang atau karyawan yang

berada dalam suatu kelompok tertentu yang bersepakat untuk

melakukan suatu aktivitas dalam rangka mencapai tujuan bersama.

Oleh sebab itu, dalam melakukan suatu aktivitas, setiap orang

memiliki komunitas atau kelompok yang sesuai dengan minat,

karena sangat bersinggungan dengan tujuan masing-masing orang.

Sebagai contoh, ada beberapa definisi berkaitan dengan apa yang

ditemukan oleh tokoh antara lain Organisasi Menurut Stoner,

Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui

mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan

bersama. James D. Mooney (Gibson, dkk, 1996), Organisasi adalah

3

bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan

bersama. Sedangkan Organisasi Menurut Chester I. Bernard,

Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang

dilakukan oleh dua orang atau ebih.

Organisasi merupakan struktur hubungan, kekuasaan-

kekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan,

komunikasi dan factor-faktor lain apabila orang bekerja sama.

Teori Organisasi klasik sepenuhnya menguraikan anatomi

organisasi formal. Empat unsur pokok yang selalu muncul dalam

organisasi formal:

1. sistem kegiatan yang terkoordinasi;

2. kelompok orang;

3. kerjasama; dan

4. kekuasaan dan kepemimpinan.

Sedangkan menurut penganut Teori Klasik (Winardi, 2006)

suatu organisasi tergantung pada empat kondisi pokok, antara lain :

Kekuasaan, Saling melayani, Doktrin, Disiplin, sedangkan yang

dijadikan tiang dasar penting dalam organisasi formal adalah:

1. pembagian kerja (untuk koordinasi);

2. proses skalar dan fungsional (proses pertumbuhan vertikal dan

horisontal);

3. struktur (hubungan antar kegiatan); dan

4. rentang kendali (berapa banyak atasan bisa mengendalikan

bawahan).

4

Setiap pergerakan organisasi terus berkembang, baik menuju

perubahan maupun malah terpuruk. Berikut adalah bagan yang

mencoba mewakili perkembangan organisasi menuju proses

tumbuh. Dapat dianalogikan menjadi sebuah life cycle dari

organisasi.

Gambar 1. Organization Life Cycle

Secara umum, ada 5 tahap krisis yang dialamai organisasi, yang

ujung-ujungnya setelah ditelaah lebih lanjut semuanya bukan

merupakan proses yang secara utuh harus ada dan berurutan, akan

tetapi bisa berulang dan berkurang tergantung pada pengalaman

yang dialami masing-masing organisasi, juga tergantung pada jenis

organisasi yang terbentuk. Apabila dicermati, maka bagan di atas

yang berkaitan dengan perkembangan organisasi sampai saat ini

masih cukup relevan.

5

Pengaturan organisasi yang sering disebut dengan Struktur

Organisasi, dalam terapannya dibutuhkan suatu analisa pekerjaan

yang fungsinya ada beberapa, antara lain adalah sebagai sumber

informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang

pekerja yang dilaksanakan dengan cara mengamati atau

mengadakan interview terhadap pekerja dengan bukti-bukti yang

benar dari supervisor. Selain itu juga berfungsi untuk bahan

informasi mengenai uraian pekerjaan berupa pernyataan tertulis

mengenai kewajiban pekerja yang juga mencakup standar

kualifikasi, tingkat pendidikan, pengalaman minimal yang

diperlukan serta karakter pekerjaan itu sendiri.

Apabila dicermati beberapa teori dari para peneliti yang

mengupas masalah analisa pekerjaan, maka dapat disimpulkan

bahwa dalam analisa pekerjaan ternyata ada 12 yang termasuk

dalam analisisnya yang dapat menghasilkan antara lain :

1. job description

2. job classification

3. job evaluation

4. job design restructuring

5. personnel requirement

6. performance appraisal

7. worker training

8. worker mobility

9. efficiency

6

10. safety

11. human resource planning, dan

12. legal requirements

Pada umumnya analisa pekerjaan mempunyai beberapa

pengertian, antara lain mengemukakan bahwa analisa pekerjaan

lebih pada proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas-

aktivitas kerja pokok di dalam sebuah posisi serta kualitas

(keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta sifat-sifat individu

lainnya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas

tersebut. Ada juga yang menyebutkan bahwa analisa pekerjaan

merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang

harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan perusahaan

dapat tercapai.

Manfaat yang sering muncul dan dapat disimpulkan dari

beberapa pendapat, bahwa sebenarnya analisa pekerjaan akan lebih

bermanfaat dalam rangka memberikan informasi mengenai

aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konsep pekerjaan, serta lebih

jauh lagi, analisa pekerjaan juga dapat bermanfaat sebagai salah

satu persyaratan personalia kaitannya dengan proses penarikan

karyawan. Oleh sebab itu, analisa pekerjaan sebenarnya perlu ada

dan perlu dilakukan agar suatu organisasi dapat menetapkan uraian

pekerjaan, spesifikasi dan evaluasi pekerjaan. Analisa pekerjaan

dilakukan dengan jalan menganalisa dan mendesain pekerjaan apa

7

saja yang harus dikerakan, bagaimana mengerjakan, dan mengapa

pekerjaan harus dikerjakan. Analisa pekerjaan mempunyai sebutan

lain yang sering dijumpai pada jenis pekerjaan yang berbeda, antara

lain analisis jabatan, analisis aktivitas, analisis tugas, atau dengan

sebutan penelitian kerja.

Dengan demikian, analisa pekerjaan memiliki arti yang lebih

mendalam dan spesifik yaitu merupakan penemuan tentang

pelaksanaan pekerjaan dengan baik sesuai aturan dan prosedur

yang telah ditetapkan dengan diawali oleh adanya diskripsi

pekerjaan yang jelas dan spesifik, yang mendasari pekerjaan dan

perilaku individu sebagai pelaku kerja.

Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis pekerjaan

adalah proses pengumpulan informasi secara sistematik terhadap

berbagai informasi terpercaya dan relevan, berhubungan dengan

pekerjaan, dan asal-usul dari suatu pekerjaan tertentu (“job analisis

is the systematic process of collecting relevant, work-related

information related to the nature of a specific job”). Hal senada

juga dikemukan oleh Bernardin & Russel: “Job analisis is the

process of gathering information about a job” (Bernardin &

Russel,1993). Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan

bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses pengumpulan dan

pencatatan informasi terpercaya dan sahih dengan suatu prosedur

tertentu terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-persyaratan

8

yang harus dimiliki oleh si pemegang pekerjaan. Termasuk disini

semua tugas, kegiatan dan tanggung jawab.

Pengetahuan, kemampuan, keterampilan dan karakter-karakter

lain yang dibutuhkan oleh si pemegang pekerjaan sangat perlu

mendapat perhatian yang khusus, agar dapat bekerja dengan efektif

sesuai dengan kemampuan dan kompetensi. Dengan adanya analisa

pekerjaan, maka setiap pekerjaan berbeda karakteristiknya dan

berbeda pula prosedurnya dari pekerjaan yang lain. Dengan

standard kerja atau target yang dapat dijadikan dasar untuk

mengukur kinerja, itu pun juga dianalisa, sehingga lebih terprogram

dan dapat menjadi patokan tugas dan persyaratan bagi masing-

masing bagian dalam analisa pekerjaan.

A. Alasan dilakukan analisa pekerjaan

Analisa pekerjaan seperti yang telah dikemukakan di depan

bahwa analisa pekerjaan sangat penting dalam rangka memberikan

informasi mengenai uraian pekerjaan atau diskripsi pekerjaan,

spesifikasi serta evaluasi pekerjaan. Bahkan lebih jauh lagi analisa

pekerjaan dapat memperkirakan keluasan suatu pekerjaan pada

masa yang akan datang. Oleh sebab itu perlu diketahui faktor-

faktor apa saja yang berkaitan dengan analisa pekerjaan.

Faktor-faktor yang menyangkut analisa pekerjaan antara lain

meliputi :

9

1. Elemen (element)

adalah unit praktis terkecil dalam setiap aktivitas pekerjaan

yang dapat dibagi-bagi lagi.

2. Tugas (task)

adalah suatu unit teridentifikasi dari aktivitas kerja yang

dihasilkan melalui aplikasi gabungan metode-metode, prosedur-

prosedur, dan teknik-teknik.

3. Kewajiban-kewajiban (duty)

adalah beberapa tugas yang berlainan yang dilaksanakan oleh

individu untuk menyelesaikan suatu aktivitas kerja , yang harus

dipertanggungjawabkan.

4. Posisi (position)

adalah kombinasi kewajiban-kewajiban yang dibutuhkan oleh

seseorang dalam menunaikan sebuah pekerjaan.

5. Pekerjaan (job)

adalah sekelompok posisi yang agak serupa elemen-elemen

pekerjaan, tugas-tugas, dan tanggung jawabnya yang tercakup

dalam deskripsi pekerjaan yang sama.

Dalam beberapa kasus hanya satu posisi yang mungkin terlibat

karena tidak ada posisi lain yang serupa. Misalnya dalam

perusahaan tertentu, posisi manajer SDM juga merupakan

pekerjaan karena hanya ada satu manajer SDM dalam

organisasi tersebut.

10

6. Jabatan (occupation)

adalah kategori pekerjaan yang dijumpai dalam setiap

pekerjaan. Seseorang yang memegang suatu jabatan, posisi atau

pekerjaan secara bersamaan. Seseorang dapat memiliki posis

dan pekerjaan, tetapi mungkin tidak dalam jenis pekerjaan yang

ditemukan seluruhnya dalam sebuah industri, sehingga tidak

memiliki jabatan.

7. Deskripsi pekerjaan (job description)

adalah pernyataan factual dan terorganisasi tentang kewajiban

dan tanggung jawab pekerjaan tertentu. Dengan demikian

deskripsi pekerjaan menyatakan apa yang dikerjakan,

bagaimana cara melaksanakannya dan mengapa dikerjakan.

8. Spesifikasi pekerjaan (job specification)

merupakan standar SDM yang harus dipenuhi dan kualitas yang

harus disyaratkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima.

Spesifikasi pekerjaan menetapkan kualifikasi-kualifikasi

minimal yang dapat diterima yang harus dimiliki oleh pelaku

pekerjaan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik.

Spesifikasi pekerjaan mengidentifikasi pengetahuan, keahlian-

keahlian, pendidikan, pengalaman, sertifikasi, dan kemampuan-

kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan

secara efektif.

11

9. Evaluasi pekerjaan (job evaluation)

adalah proses yang sistematis dan berurutan untuk menetukan

nilai suatu pekerjaan dalam kaitannya dengan pekerjaan lain.

Tujuan proses ini adalah untuk menentukan tingkat penggajian

yang sesuai.

Selain itu analisa pekerjaan juga berkaitan dengan dimensi

pekerjaan, dan dari dimensi-dimensi pekerjaan tersebut dapat

diketahui dan diprediksi kaitan masing-masing karyawan secara

individu dengan pekerjaan itu sendiri walaupun secara tidak

langsung juga berkaitan dengan segala sesuatu yang berada pada

lingkup pekerjaan itu sendiri dan tentu saja tidak bisa lepas dari

siapa yang bertindak atas pekerjaan tersebut. Dimensi-dimensi

pekerjaan tersebut dapat dilihat dalam gambar 2 berikut.

Gambar 2. Model lima dimensi kerja yang mempengaruhi setiapkaryawan

12

Keterangan gambar :

1. Dimensi fisik

yaitu kecepatan gerak, langkah-langkah pekerja dalam

melaksanakan pekerjaan. Pekerjaan dapat diorganisasikan

dalam cara-cara yang memungkinkan setiap langkah yang

dilakukan berulang-ulang dalam cara yang sama. Kajian-kajian

gerak dan waktu dapat menetapkan dimensi fisik pekerjaan

dalam suatu cara agar produktivitas maksimal tercapai.

2. Dimensi psikologi

Pekerjaan mempunyai potensi besar dalam memenuhi

kebutuhan-kebutuhan psikologis dasar terhadap pertumbuhan,

pengetahuan dan pengembangan, apabila diorganisasi dan

dikelola secara benar. Dimensi psikologis ini membantu atau

menghambat kinerja tergantung pada tingkat akan otonomi

pekerja dan penggunaan bermacam keahlian.

3. Dimensi sosial

Seseorang bekerja untuk memenuhi kebutuhan sosial dengan

yang lain dalam hubungannya dengan pekerjaan. Mereka saling

berinteraksi dalam kelompok kerja baik yang memiliki

pengaruh basar maupun kecil. Pekerjaan memberi kontribusi

bagi kesejahteraan ekonomi suatu masyarakat, wilayah, atau

secara keseluruhan.

13

4. Dimensi kultural

Pekerjaan memberikan keberadaan ekonomi dalam bentuk gaji

dan juga memberikan kontribusi dalam kedudukan sosial dan

kualitas kehidupan karyawan. Pekerjaan merupakan bagian dari

kehidupan seseorang, oleh sebab itu kewajiban-kewajiban yang

sedang dilaksanakan hendaknya dapat memuaskan kebutuhan-

kebutuhan yang ingin dipenuhi oleh karyawan.

5. Dimensi Kekuasaan

Kekuasaan mempunyai dampak nyata terhadap kepuasan kerja

maupun produktivitas karyawan. Pemenuhan peran menuntut

disiplin manajer dalam kaitannya dengan pekerjaan. Manajer

memastikan bahwa suatu pekerjaan dilakukan sesuai rencana,

tetapi juga melakukan hal yang sama dalam membangun

komitmen.

Hal perlu diperhatikan adalah mengenai alasan untuk membuat

suatu analisa pekerjaan, sebenarnya lebih pada standar minimal

yang harus dilakukan oleh suatu organisasi, kaitannya dalam

rangka penilaian kinerja atas tugas-tugas dari suatu pekerjaan yang

harus dilakukan serta bagaimana hasil yang didapatkan. Oleh sebab

itu marilah kita perhatikan kembali atas hal-hal kaitannya dengan

pembentukan atau pembuatan analisa pekerjaan tersebut.

Ada beberapa manfaat yang sebenarnya manfaat tersebut lebuh

banyak dibandingkan ketidakmanfaatnya. Sebab Analisa Pekerjaan

14

memberikan tuntunan kepada semua anggota organisasi untuk

melakukan baik tugas maupun kewajibannya sesuai dengan yang

diharapkan oleh pihak manajemen. Selain itu kalau diperhatikan

dari simpulan beberapa teori, menjadi suatu yang sebenarnya harus

dan mutlak untuk memperhatikan. Sehingga Analisa pekerjaan

dapat dilaksanakan dalam tiga kesempatan, yaitu:

1. pada saat organisasi pertama kali dibentuk dan program analisis

pekerjaan dimulai untuk pertama kalinya;

2. pada saat dibuat pekerjaan yang baru; dan

3. pada saat pekerjaan berubah secara signifikan sebagai akibat

metode baru, prosedur baru, dan teknologi baru. Secara umum

analisa pekerjaan dilaksanakan karena perubahan bentuk-

bentuk pekerjaan.

Dalam kaitannya dengan pelaksanaan analisa pekerjaan, ada

beberapa langkah yang perlu diperhatikan, sehingga langkah-

langkah tersebut dapat membantu tersusunnya informasi dasar

dalam rangka pengumpulan bahan-bahan mengenai pekerjaan

tertentu yang akan dianalisa.

Proses menganalisa pekerjaan melalui langkah langkah sebagai

berikut :

1. hasil informasi ditetapkan dalam rangka mengerjakan analisa

atas pekerjaan;

2. mencari sumber latar belakang yang mendukung;

15

3. memberi wewenang kepada bagian atau individu yang

bertanggung jawab atas pengerjaan analisa pakerjaan;

4. pengumpulan informasi yang mendukung analisa pekerjaan;

5. menekankan kembali pada bagisn atau pihak-pihak mana yang

saling terkait dengan pekerjaan yang akan dianalisa;

6. menyusun berdasarkan informasi yang didapat, suatu uraian

pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan; dan

7. memberikan gambaran terhadap perkembangan suatu pekerjaan

di masa yang akan datang.

Penyusunan analisa pekerjaan tidak begitu sulit, akan tetapi

perlu diakui bersama bahwa pada pelaksanaan penyusunan

diperlukan kecermatan dalam hal penentuan alur tugas dan

tanggung jawab. Selain itu kesesuaian antara tujuan perusahaan

dengan penyelesaian suatu tugas juga perlu diperhatikan. Beberapa

cara dan langkah yang penting untuk menjadi perhatian bagi

penyusun atau yang bertugas menyusun analisa pekerjaan, dengan

masing-masing kelemahan dan kelebihan.

B. Empat langkah dalam Proses Analisa terhadap Tugas

antara lain :

Dalam melakukan analisa pekerjaan, perlu memperhatikan

langkah-langkah yang merupakan proses analisa pekerjaan, antara

lain :

16

1. Memilih pekerjaan yang akan dianalisa.

2. Membuat daftar pendahuluan tentang tugas yang dilakukan

dalam suatu pekerjaan dengan cara :

Melakukan wawancara dan observasi terhadap karyawan

yang ahli dan manajer mereka.

Berdiskusi dengan mereka yang telah melakukan tugas.

3. Melakukan validasi atau konfirmasi tentang daftar tugas yang

telah dibuat. Proses ini melibatkan berbagai pakar termasuk

pelaksana tugas dan manajer.

4. Setelah mengidentifikasi tugas, selanjutnya dilakukan

identifikasi tentang pengetahuan, keterampilan, dan

kemampuan pendukung yang dibutuhkan untuk melakukan

masing-masing tugas.

17

Bab

IIHubungan Antar BagianDalam AnalisaPekerjaan

A. Deskripasi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan merupakan hasil dari analisis pekerjaan

sudah tidak efektif lagi (Mondy, 2008). Ada juga yang berpendapat

bahwa job description sebagai hasil dari analisis pekerjaan

membuat karyawan menjadi tidak fleksibel dalam bekerja

(Widhiastuti, 2007). Pendapat yang berbeda mengatakan bahwa

suatu pekerjaan tetap perlu diungkap sedemikian rupa sehingga

pekerjaan itu perlu dideskripsikan terlebih dahulu sebagai sebuah

job description, sebagai salah satu informasi analisis pekerjaan

(Widhiastuti, 2007). Karyawan yang tidak memiliki job description

yang jelas atau tidak memiliki job description yang lengkap aspek-

aspeknya akan mengalami stres kerja karena pekerjaannya menjadi

terlalu banyak, tidak punya waktu untuk menyelesaikan tugas, dan

harus mengerjakan beberapa tugas sekaligus (Robbins dan Judge,

2008). Job description yang merupakan produk utama dari analisis

18

pekerjaan (Widhiastuti, 2007) merupakan informasi tertulis tentang

pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu organisasi

perusahaan supaya tujuan organisasi itu tercapai (Hasibuan, 2009).

Pekerjaan yang job description-nya tidak jelas akan menyebabkan

stres kerja (Farhati dan Rosyid, 1996), sehingga sebenarnya tidak

semata-mata hanya stres kerja saja yang berhubungan dengan

deskripsi pekerjaan, namun lingkungan menjadi hal dan alasan

utama penyebab stres kerja. Kejelasan wewenang yang merupakan

aspek dalam job description juga mempengaruhi stres kerja.

Job description adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi

uraian atau gambaran tentang apa saja yang harus dilakukan oleh

pemegang jabatan (job holder/incumbent), bagaimana suatu

pekerjaan dilakukan, dan alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut

dilakukan (Widhiastuti, 2007 : 48). Uraian tersebut berisi tentang

hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di dalam

dan di luar organisasi dan ruang lingkup pekerjaan di mana

pemegang jabatan diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam

mencapai tujuan yang ditetapkan oleh divisi atau unit kerja atau

tujuan organisasi secara keseluruhan.

Job description merincikan apa yang harus dilakukan oleh

pemegang jabatan dan kompetensi yang dibutuhkan untuk jabatan

tersebut (Jackson dkk, 2010). Job description merupakan bagian

dari kontrak tertulis yang mengatur hubungan pekerjaan. Job

description menerangkan kewajiban atau fungsi pekerjaan yang

19

utama, menjelaskan kondisi di mana pekerjaan tersebut dilakukan,

dan menetapkan persyaratan pelatihan atau sertifikasi tertentu

untuk pekerjaan tersebut.

Job description adalah rekaman tertulis mengenai tanggung

jawab dari pekerjaan tertentu (Pophal, 2006). Job description

menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut,

dan menguraikan bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan

dengan bagian lain. Job description adalah suatu uraian tertulis dari

apa yang diperlukan oleh suatu pekerjaan, suatu keseluruhan kajian

ringkas informasi pekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaannya,

yang tidak membahas masalah karyawan tetapi masalah ruang

lingkup kegiatan, fungsi dasar atau tugas pokok, nama pekerjaan,

wewenang dan kewajiban, tanggung jawab, serta kriteria penilaian

hasil kerja (Rivai dan Sagala, 2009). Job description berisi

informasi pengidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan,

kewajiban-kewajiban, pertanggungjawaban, dan spesifikasi atau

informasi mengenai standar pekerjaan (Gomes, 2003). Job

descriotion adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan

tanggung jawab, kondisi, hubungan, dan aspek-aspek pekerjaan

pada suatu jabatan tertentu pada organisasi (Hasibuan, 2009).

Job description adalah pernyataan tertulis tentang apa yang

harus dilakukan oleh karyawan, bagaimana karyawan itu

melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya (Mardianto, 2009).

Job description adalah pedoman bagi karyawan dan perusahaan,

20

yang merupakan dokumen tertulis mengenai tanggung jawab dari

pekerjaan tertentu (Sembiring, 2010).

Job description adalah suatu keterangan singkat yang ditulis

secara cermat mengenai tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan

wewenang dalam suatu jabatan tertentu (Sofyandi, 2008).

Uraian tersebut membawa pada simpulan bahwa job

description adalah dokumen yang berisi tugas, kewajiban,

tanggung jawab yang menggambarkan apa saja yang harus

dilakukan oleh pemegang pekerjaan tersebut.

Aspek Job Description

Aspek deskripsi pekerjaan yang dimunculkan oleh pakar ilmu

Sumber Daya Manusia, memiliki keragaman. Dari keragaman teori

tentang aspek, pada dasarnya dapat disimpulkan menjadi suatu

pendapat mengenai Aspek-aspek Job Description menurut

Widhiastuti (2007) adalah:

1. Tugas;

2. Keahlian; dan

3. kondisi, yang terdiri dari tiga bagian aspek antara lain :

a. tuntutan fisik;

b. tuntutan intelektual; dan

c. tuntutan emosional

Apabila dicermati sekali lagi, maka ke tiga aspek tersebut

terdapat atau terangkum dalam :

21

1. identifikasi pekerjaan;

2. ringkasan pekerjaan; dan

3. kewajiban dan tanggung jawab.

Namun, ada tokoh lain yaitu Mondy (2008) yang memberi

wawasan bahwa ada sisi lain dalam Job Description , yaitu harus

relevan dan akurat, yaitu berisi hal-hal berikut ini :

1. tugas-tugas utama yang dikerjakan;

2. persentase waktu yang dialokasikan untuk setiap tugas;

3. standar-standar kinerja yang harus dicapai;

4. kondisi-kondisi kerja dan bahaya yang mungkin terjadi;

5. jumlah karyawan yang menjalankan pekerjaan dan kepada

siapa mereka melapor; dan

6. mesin-mesin dan peralatan yang digunakan dalam pekerjaan.

Hasibuan (2009) menjawab tantangan dari peneliti lain, karena

hasil temuannya tentang aspek Job Description menjadi lebih

mendalam lagi, yaitu :

1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yaitu nama jabatan tersebut.

2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yaitu rincian tugas dan

tanggung jawab yang secara nyata diuraikan secara terpisah

agar diketahui dengan jelas. Rumusan hubungan harus

menunjukkan hubungan antara karyawan tersebut dengan orang

lain di dalam maupun di luar organisasi.

22

3. Standar wewenang dan pekerjaan, yaitu kewenangan dan

prestasi yang harus dicapai oleh karyawan tersebut.

4. Syarat kerja yang harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat,

mesin-mesin, dan bahan baku yang digunakan untuk melakukan

pekerjaan tersebut.

5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, yang menguraikan bentuk

umum pekerjaan dengan mencantumkan fungsi-fungsi dan

aktivitas utamanya.

6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yang

menjelaskan jabatan dari mana karyawan dipromosikan dan ke

jabatan mana karyawan akan dipromosikan.

Demikian juga teori tentang aspek Job Description yang

disusun dengan baik oleh Jackson (2010), menjadi lebih detail dan

tidak saja fokus pada job description saja, akan tetapi lebih

kompleks dan rinci seperti berikut ini :

1. Nama Jabatan, yang menjelaskan posisi-posisi yang bisa

digantikan (sama) berdasarkan kewajiban-kewajiban utamanya

2. Departemen atau divisi, yang menunjukkan letak pekerjaan

dalam perusahaan

3. Tanggal analisis pekerjaan, yang menunjukkan kapan deskripsi

tersebut disiapkan, dan apakah deskripsi tersebut harus sudah

diperbarui. Job Description yang didasarkan pada analisis

23

pekerjaan yang dilakukan sebelum perubahan besar dalam

pekerjaan tersebut adalah kurang berguna.

4. Ringkasan pekerjaan, merupakan ikhtisar pekerjaan yang sering

digunakan dalam proses rekrutmen untuk membuat

pengumuman jabatan/pekerjaan dan untuk menetapkan tingkat

gaji.

5. Pengawasan, yang mengidentifikasi hubungan. Apabila ada

pengawasan maka kewajiban terkait pengawasan itu harus

dituliskan pada pekerjaan yang dilakukan.

6. Pekerjaan yang dilakukan, yang mengidentifikasi kewajiban

dan tugas yang mendasari suatu pekerjaan. Tugas adalah

sesuatu yang dilakukan karyawan atau tindakan yang diambil

karyawan untuk menghasilkan produk atau layanan. Kewajiban

adalah sebuah kumpulan tugas terkait yang terulang. Kewajiban

harus ditempatkan berdasarkan waktu yang dihabiskan serta

kepentingannya. Kewajiban-kewajiban yang ditetapkan

digunakan untuk menentukan apakah akomodasi pekerjaan

untuk karyawan diperlukan, apakah pekerjaan itu bebas dari

ketentuan lembur, dan apakah dua pekerjaan dengan nama yang

berbeda harus dianggap sama.

7. Konteks pekerjaan, yang menjelaskan lingkungan fisik di

sekitar pekerjaan (misalnya di luar ruangan, di tempat terpencil,

di tempat bersuhu tinggi atau rendah, dihadapkan pada kondisi

berbahaya seperti uap dan penyakit), serta lingkungan sosial di

24

mana pekerjaan tersebut dilakukan (misalnya kerja sama tim,

fleksibilitas, dan pembelajaran). Selanjutnya, tingkat perubahan

dan ketidakpastian terkait dengan pekerjaan, budaya

perusahaan, dan elemen-elemen misi perusahaan atau

pernyataan visi juga ditetapkan.

Job Description tidak hanya harus menguraikan tanggung

jawab yang berada di dalamnya, namun juga kepentingan yang

terkait dengan tanggung jawab tersebut (Pophal, 2006), yang

meliputi:

1. batas kewenangan yang diberikan pada jabatan ini;

2. tingkat kompleksitas tugas yang dikerjakan;

3. banyaknya kontak internal maupun eksternal yang harus

dilakukan;

4. banyaknya akses menuju informasi rahasia;

5. besarnya penilaian independen yang diperlukan;

6. besarnya tekanan yang terlibat dalam pekerjaan;

7. jenis mesin atau peralatan yang digunakan;

8. kondisi kerja; dan

9. syarat-syarat ketenagakerjaan.

Berdasarkan paparan pendapat para tokoh penemu uraian

tersebut di atas membawa pada simpulan bahwa aspek-aspek job

description meliputi aspek identifikasi pekerjaan, aspek sifat

25

pekerjaan, dan aspek kualifikasi pekerjaan. Aspek tersebut

merupakan aspek inti yang harus dipenuhi oleh organisasi apapun,

apabila organisasi tersebut ingin menerapkan aturan yang pas harus

diikuti oleh suatu organisasi. Tidak serta merta hal ini membuat

pemilik organisasi dengan seenaknya sendiri tanpa memper-

hitungkan apa yang harus dilakukan.

Walaupun banyak pertimbangan, akan tetapi pertimbangan

tersebut harus benar-benar diputuskan agar dapat berjalan lancar

sesuai dengan tanggung jawab masing-masing jabatan atau

pekerjaan.

B. Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan adalah sebuah daftar pengetahuan,

keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus

dimiliki oleh individu untuk melaksanakan sebuah pekerjaan.

Pengetahuan diatas menginformasikan prosedural dan faktual yang

diperlukan bagi pelaksanaan sebuah tugas secara berhasil. Keahlian

diatas adalah tingkat kecakapan individu dalam menunaikan tugas

tertentu.

Kemampuan diatas adalah merujuk ke kapabilitas umum yang

dimiliki oleh individu.karakteristik lainnya dapat berupa tindak

tanduk kepribadian seperti motivasi pencapaian atau ketekunan.

(Robbins & Judge, 2011)

26

Dibandingkan dengan pengembangan suatu deskripsi kerja,

menyusun suatu spesifikasi pekerjaan merupakan tugas yang sulit.

Satu masalahnya adalah bahwa terdapat kisaran yang sangat luas

dalam derajad terhadap karyawan-karyawan yang sama-sama

memuaskan memperagakan suatu kualitas tertentu. Masalah itu

dirumitkan oleh fakta bahwa kisaran ini tidak dapat diketahui

karena kebijakan organisasi (peluang) telah membatasi kisaran

yang sebenarnya dalam suatu cara.

Alternatif terhadap pendekatan pertimbangan ke spesifikasi

pekerjaan adalah suatu pendekatan empiris. Data dari sumber-

sumber semacam itu bila skor tes yang tersedia mengenai

karakteristik-karakteristik yang diyakini sebagai yang diperlukan

untuk sukses pekerjaan, data biografi, pemeringkatan wawancara

dibandingkan dengan evaluasi kinerja. Sekali telah dikumpulkan

cukup banyak data, kisaran skor tes dan karakteristik pribadi yang

dikaitkan dengan sukses pekerjaan dapatlah ditentukan dengan

lebih tepat (akurat) daripada mungkin seperti biasanya oleh metode

pertimbangan. Proses ini mempunyai sekurangnya empat manfaat

jangka panjang:

1. Sumber-sumber yang mungkin dari karyawan yang baik kurang

mungkin terlewati dalam merekrut jika spesifikasi yang

sebenarnya untuk suatu pekerjaan diketahui secara rinci.

27

2. Kriteria seleksi tradisional yang ternyata tidak penting untuk

suksesnya pekerjaan dapatlah disingkirkan, jadi menghemat

sumberdaya organisasi.

3. Penafsiran dan seleksi yang lebih efektif yang akhirnya muncul

dari dalam proses ini seharusnya menghasilkan kinerja yang

lebih baik pada pihak personil organisasi sebagai suatu

keseluruhan.

4. Di Amerika Serikat, proses pensahihan ini bersifat central bagi

pendokumen praktik kekaryaan yang adil. Seperti dalam bidang

pengambilan keputusan personalia, perlulah untuk suatu

organisasi untuk menunjukkan bahwa kualitas-kualitas yang

dicarinya dalam diri karyawan dikaitkan dengan pekerjaan yang

akan mereka lakukan.

Spesifikasi pekerjaan berkisar pada kualitas yang dicari oleh

perusahaan dalam diri karyawannya. Aspek paling penting dari

spesifikasi ini adalah agar spesifikasi ini spesifik mungkin. Sejauh

mungkin spesifikasi pekerjaan itu juga harus bersifat perilaku

dalam sifat dasarnya. Aspek ini mudah di lewatkan bila diambil

pendekatan pertimbangan dalam mengembangkan spesifikasi

pekerjaan. (Jewell & Siegall, 1998)

28

Pengertian Spesifikasi pekerjaan

Berbagai pendapat mengenai pengertian dan pemahaman

terhadap spesifikasi pekerjaan, ada beberapa pengertian, karena

memang pada kenyatannya spesifikasi pekerjaan memberikan

gambaran yang sepadan dengan kemanfaatan fungsi, antara lain :

1. spesifikasi pekerjaan menggambarkan tuntutan pekerjaan atas

karyawan yang melakukanpekerjaan tersebut, sesuai syarat;

2. spesifikasi pekerjaan hanya mencakup kualifikasi yang jelas

berhubungan dengan kinerja pekerjaan;

3. spesifikasi dan deskripsi pekerjaan terpusat pada pekerjaan,

maka keduanya sering disatukan dalam satu dokumen; dan

4. tujuan spesifikasi pekerjaan untuk menentukan karakteristik

personalia (latar belakang pendidkan pendidikan, pengalaman

atau pelatihan kejuruan).

Persyaratan-persyaratan Spesifikasi Pekerjaan antara lain:

Beberapa persyaratan dalam membuat atau menyusun

spesifikasi pekerjaan adalah sebagai berikut :

1. persyaratan kualifikasi umum seperti pengalaman dan

pelatihan;

2. persyaratan pendidikan, termasuk pendidikan menengah,

universitas, atau pendidikan kejuruan; dan

3. pengetahuan, keahlian-keahlian, dan kemampuan.

29

Standar Kinerja Pekerjaan

Mengingat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan

berkaitan erat dengan kinerja pekerjaan, maka perlu ada beberapa

persyaratan yang harus dipenuhi standar kinerja pekerjaan, sebagai

berikut :

1. standar kinerja harus relevan dengan individu dan organisasi;

2. standar kinerja harus stabil dan dapat diandalkan;

3. standar kinerja harus dapat membedakan antara pelaksanaan

pekerjaan yang baik, sedang dan buruk;

4. standar kinerja harus dinyatakan dalam angka;

5. standar kinerja harus mudah diukur;

6. standar kinerja harus dipahami oleh karyawan dan penyelia;

dan

7. standar kinerja harus memberikan penefsiran yang tidak

mendua.

Prosedur Pembuatan Standar Kinerja Pekerjaan

Standar kinerja suatu organisasi akan berbeda dengan

organisasi satu dan lainnya, semua sangat tergantung dengan

spesifikasi atau karakteristik masing-masing perusahaan, seperti

jenis usaha, besar kecilnya usaha, segmen usaha, dan masih banyak

lagi. Kriteria harus dibangun dulu dalam suatu standar yang

biasanya disebut Manajemen Penilaian Kinerja. Standar kinerja

merupakan embrio dan hal pokok dalam upaya penilaian kinerja

30

karyawan, antara lain :

1. penyelia menjalin kerjasama dengan para bawahan dan

menyusun standar kinerja dan prosedur yang perlu diikuti;

2. setiap bawahan menulis standar-standar tentative bagi setiap

aspek pekerjaan dan memberikan usulan pendahuluan kepada

penyelia;

3. setiap bawahan menemui penyelia guna membahas standar-

standar tentative dan mencapai kesepakatan atas dokumen

akhir; dan

4. standar yang digunakan karyawan untuk menelusuri seberapa

baik pekerjaannnya dan untuk menilai kinerja karyawan.

C. Desain Pekerjaan

Perlu diingat bahwa Desain Pekerjaan juga tidak dapat

dilepaskan dari rangkaian Analisa Pekerjaan. Apabila dicermati

bersama, maka sebenarnya Desain Pekerjaan serupa dengan

Deskripsi pekerjaan. Tugas-tugas yang dilakukan perlu penjabaran

agar suatu tugas dapat dilakukan dengan rinci. Sehingga Desain

Pekerjaan lebih menyerupai proses suatu tugas dilakukan.

Pengertian Desain pekerjaan dapat dirinci, yaitu :

1. desain pekerjaan menentukan bagaimana pekerjaan dilakukan

dan sangat dipengaruhi perasaan karyawan terhadap sebuah

pekerjaan;

31

2. desain pekerjaan berisi seberapa besar pengambilan keputusan

yang dibuat oleh karyawan terhadap sebuah pekerjaan;

3. desain pekerjaan berisi seberapa besar pengambilan keputusan

yang dibuat pada pekerjaan dan seberapa banyak tugas yang

harus diselesaikan oleh karyawan; dan

4. desain pekerjaan merupakan gambaran proses suatu pekerjaan

dilakukan.

Dengan adanya pengertian yang tersebut di atas, maka Desain

Pekerjaan menjadi lebih memiliki tugas yang penting, karena dari

Desain Pekerjaan suatu tugas dapat mencerminkan keberhasilan

tugas dapat tercapai.

Fungsi desain pekerjaan meliputi :

Desain pekerjaan merupakan suatu metode kerja yang

digunakan sebagai bahan untuk koordinasi suatu pekerjaan, sarana

untuk mempertanggungjawabkan suatu pekerjaan, sebagai arus

informasi suatu pekerjaan dan sangat terkait dengan otoritas

pekerjaan.

Fokus Desain Pekerjaan

Desain pekerjaan, memiliki konsentrasi atau lebih dikenal

dengan fokus suatu tugas atau pekerjaan, yaitu :

1. Pekerjaan individu dapat diperkaya dengan mengelompokkan

tugas-tugas dalam unit kerja.

32

2. Pendekatan yang berkaitan adalah mengkombinasikan beberapa

tugas dalam pekerjaan.

3. Memperkaya pekerjaan dengan membuat hubungan langsung

dengan pelanggan.

4. Umpan balik yang cepat dan khusus harus dimasukkan ke

dalam system yang pas.

5. Pekerjaan individu dapat diperkaya melalui muatan kerja

vertical, untuk meningkatkan tanggung jawab individu pada

perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian pekerjaan.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Desain Pekerjaan

Ada beberapa unsur yang berkaitan dengan Desain Pekerjaan

yang merupakan faktor yang ikut mempengaruhi Desain pekerjaan,

yaitu :

1. Masing-masing karyawan memiliki kebutuhan yang berbeda.

Kebutuhan-kebutuhan tersebut akan dipenuhi oleh masing-

masing individu berdasarkan kemampuannya.

2. Teknologi

Perubahan global ini menentukan perubahan segala sesuatu

dengan cepat termasuk teknologi. Kemajuan teknologi dapat

diikuti trendnya secara bertahap. Misalnya komputer atau

peralatan kantor lain seperti fotocopy dll.

33

3. Biaya restrukturisasi pekerjaan

Biaya restrukturisasi pekerjaan menyesuaikan jenis pekerjaan

serta persyaratan pekerjaan yang mengikutinya. Dengan

pelatihan-pelatihan yang harus diikuti dalam rangka memenuhi

persyaratan tersebut, maka kebutuhan dana perlu diperhatikan.

4. Struktur organisasi

Struktur organisasi berguna untuk melihat dan menentukan

tugas dan kewajiban serta tanggung jawab suatu pekerjaan

kaitannya dengan pekerjaan itu sendiri.

5. Iklim internal.

Iklim internal sangat menunjang kinerja karyawan.

Faktor yang berkaitan dengan Desain Pekerjaan

Selain faktor-faktor yang mempengaruhi desain suatu

pekerjaan, terdapat pula faktor yang berkaitan dengan desain suatu

pekerjaan tersebut, antara lain :

1. faktor lingkungan :

- sistem politik;

- ekspektasi-ekspektasi sosial.

2. faktor Organisasi

- otomasi;

- teknologi;

- integrasi fungsional silang.

34

3. faktor keperilakuan

- bauran keahlian kumpulan tenaga kerja;

- perancangan pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan

karyawan dan teknologi.

Teknik-teknik desain pekerjaan

Cara atau teknik yang digunakan untuk mendesain pekerjaan

harus benar-benar diperhitungkan, karena salah teknik saja

menyebabkan hal-hal yang tidak diinginkan, seperti sasaran

pekerjaan yang salah, tanggung jawab pekerjaan yang tidak sesuai,

dan sebagainya. Ada beberapa teknik yang dapat dipergunakan

untuk membuat Desain Pekerjaan, antara lain :

1. Simplifikasi Pekerjaan

Pekerjaan dapat dibagi-bagi dalam tugas dan memaksimalkan

efisiensi.

2. Rotasi Pekerjaan

Perpindahan dari satu posisi ke posisi lain dalam organisasi.

Tujuan :

a. menghindari monotasi pekerjaan;

b. mengurangi efisiensi;

c. menjadi ajang pelatihan.

3. Pemekaran Pekerjaan

Memekarkan jumlah tugas yang berkaitan dalam sebuah

pekerjaan.

35

4. Pemerkayaan Pekerjaan

a. berusaha mengurangi kebosanan;

b. menambah kepuasan karyawan;

c. meningkatkan tanggung jawab, otonomi dan kendali;

d. berupaya menambah lebih tanggung jawab, perencanaan

dan pengendalian; dan

e. ditandai dengan pemuatan kerja vertikal karena ada

penambahan :

- tanggung jawab;

- faktor intrinsik.

Desain pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan. Dalam desain

pekerjaan dikhususkan tiga ciri pekerjaan yaitu, cakupan,

kedalaman dan hubungan.

Cakupan

Cakupan pekerjaan bervariasi dari sedikit berbagai tugas yang

berbeda. Pekerjaan dengan tugas yang relatif sedikit, lebih

khusus dari pekerjaan dengan banyak tugas.

Cakupan pekerjaan mengacu pada jumlah tugas yang dilakukan

delapan tugas untuk menyelasaikan sebuah pekerjaan,

mempunyai cakupan kerja lebih luas dari pada orang yang

melakukan empat tugas. Dalam banyak contoh, semakin besar

jumlah tugas yang dilakukan, semakin lama waktu yang

diperlukan untuk menyelesaikannya.

36

Kedalaman

Kedalaman yaitu jumlah kebijaksanaan yang dipunyai individu

untuk menentukan aktivitas dan hasil kerja.

Hubungan kerja

Hubungan kerja ditentukan oleh kepuasan para manajer

berdasarkan departementalisasi dan rentang kendali. Manajer

bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan kelompok-

kelompok yang dibentuk sesuai dengan tujuan organisasi.

Keputusan yang berdasarkan departementalisasi dan rentan

kendali itu menentukan sifat dan luas hubungan antar pribadi

para pemegang pekerjaan, baik secara individual maupun

organisasi.

Desain pekerjaan menguraikan tujuan khas pekerjaan. Hal itu di

lakukan melalui teknik analisis kerja semacam APF dan KAJ,

dimana para manajer dapat menguraikan pekerjaan sesuai dengan

aktivitas yang dituntut agar membuahkan hasil khusus. Akan tetapi,

sebelum kita dapat memahami hubungan antara pekerjaan dan

prestasi, kita harus memperhatikan satu factor lagi yakni isi

pekerjaan.(Gibson, dkk : 1996)

Kalau membicarakan masalah Desain Pekerjaan, memang tidak

dapat dilepaskan dengan bagaimana suatu tugas atau pekerjaan

menjadi suatu bagian dari analisa pekerjaan. Mengapa ini terjadi?

Suatu pekerjaan atau tugas tidak dapat diselesaikan secara mandiri

37

tanpa terkait dengan pekerjaan atau bagian lain. Oleh sebab itu,

perlu dirinci kaitannya dengan bagian lain tersebut. Pengaitan

dengan tugas atau pekerjaan yang lain dapat menciptakan

pengayaan suatu pekerjaan atau tugas.

Ada 6 cara dalam rangka memperkaya pekerjaan :

1. Akuntabilitas (tanggung jawab atas kinerja mereka).

2. Pencapaian (karyawan meyakini bahwa mereka melakukan

sesuatu yang berharga.

3. Umpan balik (karyawan menerima informasi yang jernih dan

langsung tentang kinerja mereka.

4. Kecepatan kerja.

5. Kendali atas sumber-sumber daya.

6. Pertumbuhan dan perkembangan pribadi.

D. Evaluasi Pekerjaan

Evaluasi pekerjaan (Job Evaluation) adalah proses yang

sistematis dan berurutan untuk menentukan nilai suatu pekerjaan

dalam kaitannya dengan tujuan untuk menentukan tingkat

penggajian (Widhiastuti, 2007). Evaluasi pekerjaan juga dapat

diartikan sebagai pengukuran nilai pekerjaan secara internal dengan

menggunakan prosedur administratif (Noe dkk., 2011b ). Sistem ini

tersusun dari compensable factor dan skema pembobotan

berdasarkan kepentingan compensable factor ini di dalam

38

organisasi perusahaan. Rivai dan Sagala (2010) mengatakan bahwa

evaluasi pekerjaan merupakan prosedur sistematis untuk

menentukan nilai relatif dari pekerjaan. Evaluasi pekerjaan akan

menentukan pekerjaan mana yang memiliki nilai lebih tinggi

daripada pekerjaan yang lainnya. Evaluasi pekerjaan harus

dilakukan secara khusus oleh sumber daya manusia yang terlatih,

yang terdiri dari sekelompok manajer atau spesialis, yang disebut

Komite Evaluasi Pekerjaan.

Penulis lain yaitu Noe dkk. (2010) mengatakan bahwa evaluasi

pekerjaan adalah penilaian nilai uang relatif dari setiap pekerjaan

bagi organisasi, supaya organisasi dapat mengatur struktur gaji

yang adil secara internal perusahaan. Supaya dapat meletakkan

nilai-nilai uang pada berbagai pekerjaan, perlu didapatkan

informasi tentang pekerjaan-pekerjaan yang berbeda untuk

menentukan pekerjaan yang layak dibayar lebih tinggi dari yang

lain.

Pendapat yang lain dikemukakan oleh Hasibuan (2009 : 35).

Evaluasi pekerjaan didefinisikan sebagai penilaian berat atau

ringannya pekerjaan, mudah atau sukarnya pekerjaan, dan besar

atau kecilnya risiko pekerjaan. Setelah penilaian itu selesai

dilakukan, kemudian diberi nama, ranking atau peringkat, serta

harga atau gaji suatu pekerjaan. Pekerjaan yang berat, sukar, dan

berisiko besar akan mendapatkan ranking pekerjaan yang tinggi,

dan harga atau gajinya pun besar. Demikian pula untuk pekerjaan

39

yang mudah, ringan, dan risikonya kecil, maka ranking pekerjaan

itu rendah, dan harga atau gajinya pun kecil. Lebih lanjut juga

dikatakan bahwa pemberian nama pekerjaan yang tepat akan

memberikan kebanggaan atau status bagi karyawan yang

bersangkutan. Karyawan akan lebih senang disebut manajer

daripada kepala bagian, walaupun ranking pekerjaannya sama.

Uraian tersebut di atas membawa pada simpulan bahwa

evaluasi pekerjaan adalah proses sistematis dan berurutan yang

dilakukan untuk menentukan nilai suatu pekerjaan dalam kaitannya

dengan tingkat penggajian dalam suatu organisasi, dengan

memberikan pembobotan pada compensable factor berdasarkan

tingkat kepentingan compensable factor ini di dalam organisasi

tersebut.

Aspek Evaluasi Pekerjaan

Evaluasi pekerjaan memberikan suatu bentukan yang disebut

dengan aspek. Aspek-aspek evaluasi pekerjaan menurut Rivai dan

Sagala (2010) meliputi :

1. tugas;

2. tanggung jawab; dan

3. syarat-syarat pekerjaan.

Ada pendapat lain yang dikemukakan oleh Noe dkk. (2011b)

disebut dengan compensable factor. Compensable factor dalam

evaluasi pekerjaan meliputi :

40

1. kompleksitas pekerjaan;

2. kondisi pekerjaan;

3. pendidikan yang diperlukan;

4. pengalaman yang diperlukan; dan

5. tanggung jawab.

Berbeda dengan pendapat yang dikemukakan oleh Mondy

(2008 : 97), di mana evaluasi pekerjaan meliputi aspek-aspek

sebagai berikut :

1. Pengetahuan yang dibutuhkan untuk melakukan suatu

pekerjaan.

2. Keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan suatu

pekerjaan.

3. Kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan suatu

pekerjaan.

Apabila melihat pendapat Gomes (2003) mengenai aspek

evaluasi pekerjaan, lebih pada penekanan yang bersifat reality di

lapangan, antara lain meliputi :

1. Skill atau kecakapan, bisa berupa kecakapan profesional

maupun teknis

2. Working Conditions berupa tingkat risiko dan menyenangkan

atau tidaknya suatu pekerjaan

3. Responsibility atau tanggung jawab.

41

Uraian tersebut di atas membawa pada simpulan bahwa aspek-

aspek evaluasi pekerjaan meliputi aspek working conditions

(kondisi pekerjaan dan kompleksitas pekerjaan), aspek

responsibility (tanggung jawab), dan aspek skill (kecakapan)

termasuk syarat-syarat pekerjaan yang harus dipenuhi (pendidikan,

pengalaman, pengetahuan).

Evaluasi Pekerjaan adalah proses penilaian suatu pekerjaan

baik berat, ringan, mudah atau sukar, besar atau kecil resiko

pekerjaan dan memberikan nama, peringkat, serta harga atau gaji

suatu jabatan. Evaluasi pekerjaan sangat berkaitan erat dengan

penilaian atas tugas atau pekerjaan seorang karyawan, mengingat

penilaian tersebut sebenarnya merupakan bagian penting dalam

proses pengelolaan sumber daya manusia. Oleh sebab itu sistem

penilaian dari suatu evaluasi pekerjaan sangat dimungkinkan untuk

dibudayakan yang diterapkan dan disesuaikan dengan budaya

organisasi yang berkembang, sehingga dapat memotivasi

karyawan.

Dengan demikian dapat ditarik suatu harapan dalam rangka

membangun kemampuan bersaing secara global melalui sumber

daya manusia sebagai keunggulan kompetitifnya, maka sistem

evaluasi pekerjaan perlu diperhatikan dan bahkan mendapat

perhatian khusus. Pedoman menyusun kriteria evaluasi pekerjaan

memiliki beberapa cara yang perlu mendapat perhatian, antara lain:

42

1. perlu memilih kriteria yang disesuaikan dengan pekerjaan;

2. jangan menganggap bahwa pekerjaan tidak dapat diukur;

3. memperhatikan pengetahuan pribadi dan keahlian- keahlian

serta kriteria;

4. memperhatikan perilaku dan hasil kriteria;

5. mempertimbangkan setiap aspek pekerjaan;

6. mengkombinasikan kriteria yang kurang penting, tetapi

berhubungan ke dalam suatu kriteria tunggal;

7. menyimpan data mengenai keandalan dan kesahihan kriteria;

8. meninjau dan menyususun kriteria atas basis yang

berkelanjutan;

9. menggunakan kriteria dalam program-program sumber daya

manusia lainnya; dan

10. menyeleksi kriteria yang dapat diamati dan dapat diukur.

Kriteria evaluasi pekerjaan pun memiliki karakteristik yang

diharapkan dapat menyempurnakan penyusunan evaluasi

pekerjaan. Karakteristik kriteria yang baik meliputi :

1. harus mampu diukur dengan cara yang dapat dipercaya;

2. harus mampu membedakan individu-individu yang sesuai

dengan kinerja mereka;

3. harus sensitif terhadap masukan dan tindakan-tindakan dari

pemegang jabatan/pekerjaan; dan

43

4. harus dapat diterima oleh individu yang mengetahui kinerja

yang sedang dinilai.

Proses untuk menentukan performance behaviours yang

diperlukan untuk merancang suatu sistem penilaian adalah melalui

analisa pekerjaan. Menganalisa pekerjaan dapat mengurangi bias

dalam sistem penilaian nantinya. Analisa pekerjaan memecahkan

setiap pekerjaan kedalam ciri-ciri dan kompetensi yang diperlukan

untuk kinerja yang optimal. Behaviour dan kompetensi dapat

ditentukan berdasarkan kepentingan dalam proses kerja atau

frekuensi penggunaannya. Ada banyak cara untuk melakukan

analisa pekerjaan, namun pada dasarnya melibatkan wawancara

dengan pemegang jabatan dan atasan mereka untuk menentukan

ciri-ciri yang memberikan kinerja yang optimal maupun ciri-ciri

destruktif yang menghasilkan kinerja rendah. Dengan cara ini akan

terbentuk batas-batas performance dari yang paling rendah sampai

tinggi yang dapat digunakan untuk mengkomunikasikan standar

kinerja yang diharapkan dari para karyawan.

Telah dikemukakan bahwa evaluasi pekerjaan berkaitan erat

dengan penilaian kinerja atas tugas atau pekerjaan. Dalam

melakukan penilaian kinerja ada beberapa format yang berkaitan

dengan desain penilaian itu sendiri. Format penilaian, menyangkut

3 desain yang umum adalah :

44

1. Siapa yang akan melaksanakan penilaian.

Penentuan tanggung jawab sebagai penilai ; penyelia langsung,

penyelia lebih tinggi, rekan sejawat, bawahan, klien yang

dilayani, dan pelanggan (untuk perusahaan jasa layanan).

2. Kapan penilaian dilakukan.

Tergantung kepentingan 1 minggu, 1 bulan, 3 bulan dst.

3. Instrumen yang digunakan.

Kaitan dengan keakurasian instrument penilai, perlu lebih

memperhatikan faktor-faktor, antara lain validitas instrumen,

keandalan instrumen, kemampubedaan instrumen, sehingga dapat

membedakan antara kinerja yang baik dan jelek.

Penilaian atas prestasi penyelesaian suatu pekerjaan adalah

dalam rangka organisasi membedakan mana karyawan yang

berprestasi dan mana yang tidak, dan mana karyawan yang

potensial dan mana yang tidak. Walaupun efek dari penilaian tidak

selalu bersifat baik atau buruk, akan tetapi penilaian tersebut

menjadi suatu bagian dari evaluasi pekerjaan dan dengan demikian

dapat menjadi bagian dari kegiatan strategis organisasi.. Selain itu

penilaian atas pekerjaan memiliki fungsi lain yang cukup

bermanfaat, yaitu :

1. penyediaan informasi bagi keputusan promosi dan gaji;

2. penyediaan kesempatan untuk meninjau perilaku bawahan;

45

3. memungkinkan untuk menyusun rencana untuk memperbaiki

setiap defisiensi yang diketahui.

Seperti awal pemaparan disampaikan bahwa analisa pekerjaan

mau tidak mau akan selalu berdampingan dengan evaluasi atas

suatu tugas atau pekerjaan. Hal ini disebabkan karena analisa

pekerjaan perlu adanya informasi mengenai hasil atau capaian dari

suatu tugas atau pekerjaan tertentu dengan suatu kondisi maupun

target pekerjaan yang telah disepakati bersama. Oleh sebabitu,

dalam pelaksanaan perlu adanya langkah-langkah penilaian terlebih

dahulu dalam rangka mengevaluasi suatu tugas atau pekerjaan.

Langkah-langkah Penilaian tersebut adalah :

1. Pendefinisian pekerjaan.

Standar pekerjaan yang digunakan untuk menilai prestasi.

2. Penilaian prestasi.

Membandingkan antara prestasi ackual bawahan dengan

standar yang ditetapkan.

3. Adanya pertemuan balikan.

Membahas prestasi dan kemajuan bawahan.

Cara Mendefinisikan Pekerjaan Kaitannya dengan Penilaian

Prestasi

Untuk memperjelas prestasi yang diharapkan, dapat dilakukan

dengan melihat atau menyesuaikan uraian pekerjaan, namun tetap

46

perlu untuk menyusun standar setiap aktivitas. Sebelum menilai

suatu prestasi atas pekerjaan tertentu, ada beberapa langkah dapat

membantu menilai prestasi karyawan. Pertama kali adalah dengan

memahami cara menilai prestasi :

1. Teknik skala pengharkatan grafik.

Skala ini mencantumkan sejumlah faktor seperti kualitas dan

kuantitas serta jajaran prestasi.

2. Metode pemeringkatan berselang-seling.

Semua pegawai diselang-seling dari yang prestasi naik dan

turun.

3. Metode perbandingan berpasangan.

Setiap bawahan dibandingkan satu sama lain secara

berpasangan dalam tiap faktor.

4. Metode distribusi paksa.

Pemberian nilai dengan kurva:

Mis : 15% pegawai berprestasi tinggi

20% pegawai berprestasi rata-rata tinggi

30% pegawai berprestasi rata-rata

20% pegawai berprestasi rata-rata rendah

15% pegawai berprestasi rendah

5. Metode insiden kritis (pelengkap).

Supervisor menyimpan contoh (insiden) pelaksanaan tugas

yang baik dan tidak.

47

6. Skala pengharkatan perilaku

Bertujuan untuk mengkombinasikan manfaat yang diperoleh

dari insiden kritis naratif. Penyusunan skala pengharkatan

perilaku terdiri dari 5 langkah :

a. menghimpun insiden kritis;

b. menyusun dimensi prestasi;

c. merelokasi insiden;

d. menyusun skala insiden;

e. menyusun instrument akhir.

7. Masalah-masalah pokok yang dapat merusak teknik penilaian

saperti skala pengharkatan grafik :

a. tidak jelas standarnya;

b. efek hallo;

c. kecondongan memusat;

d. masalah kemurahatian atau kekuatan;

e. masalah bias.

Apabila sulit untuk membayangkan bagaimana bentuk dan cara

evaluasi pekerjaan tersebut, maka berikut disampaikan beberapa

contoh evaluasi pekerjaan :

48

Tabel 2.1. Evaluasi kinerja Bagian Penjualan PT Wira-Wiri

31 Desember 2006

No Uraian Pekerjaanyang Dinilai

NilaiHuruf

NilaiAngka Saran-Saran

1 Loyalitas B 75 Cukup baik

2 Pencapaian Target B 80 Baik

3 Perilaku Kerja C 65 Butuh bimbingandan pantauansupervisor

4 Kerjasama C 65 Perlu mengikutipelatihan

5 Tanggung jawab C 65 idem

6 PengambilanKeputusan B 80 Baik

7 Inovasi B 80 Baik

Hasil penilaian :

Target penjualan produk elektronik yang telah ditentukan masing-

masing kriteria adalah :

Kurang dari jumlah minimal penjualan 30 point/3 bulan,

nilainya E

Penjualan 30-40 point/3 bulan, nilainya D

Penjualan 40-50 point/3 bulan, nilainya C

Penjualan 50-60 point/3 bulan, nilainya B

Penjualan lebih dari 60 point/3 bulan, nilainya A

49

Prestasi kerja yang bersangkutan, sudah melebihi batas minimal

karena target capaian terpenuhi (batas minimal target atau

outcomes yang harus dipenuhi setiap karyawan bagian penjualan

masing-masing karyawan) , pengambilan keputusan juga baik saat

terjadi masalah di lapangan dan dapat mengantisipasi kesulitan

yang dialami oleh pelanggan, karena yang bersangkutan

memanfaatkan kemampuan melakukan inovasi. Namun dari sisi

kinerja antara lain perilaku, tanggung jawab dan kerjasama, ybs

masih perlu banyak bimbingan. Oleh sebab itu ybs perlu mengikuti

pelatihan-pelatihan mengenai perilaku, kerjasama, dan tanggung

jawab.

Konsep atau contoh penilaian pekerjaan tersebut merupakan

evaluasi pekerjaan si karyawan dengan mengedepankan mekanisme

dan aturan yang telah ditentukan dan disepakati bersama antara

pihak karyawan dan perusahaan. Akan mustahil apabila sebuat

aturan maupun penilaian pekerjaan tidak atau belum

disosialisasikan kepada karyawan, akan tetapi diterapkan begitu

saja oleh pihak perusahaan, karena bisa dipastikan apabila hal itu

terjadi, maka perusahaan akan mendapat penentangan maupun

protes dari para karyawannya. Komunikasi dua arah harus

mendapat porsi yang utama dalam setiap langkah yang berkaitan

dengan tugas dan tanggung jawab karyawan. Apalagi kaitannya

dengan evaluasi pekerjaan.

50

Merancang dan memelihara sistem pengukur kinerja yang

efektif dan efisien sangat kritis untuk pengembangan SDM dan

pencapaian kinerja tinggi atau kepiawaian organisasi. Organisasi

yang memiliki sistem pengukur kinerja yang handal, dapat tetap

menjaga, mengembangkan dan mempromosikan karyawannya yang

handal. Karyawan yang berkinerja rendah dapat juga teridentifikasi

untuk pengembangan lebih lanjut atau pemindahan ke pekerjaan-

pekerjaan yang lebih sesuai dengan keterampilan dan bakat

karyawan tersebut.

Sistem pengukur kinerja selain menyediakan informasi yang

membantu membandingkan kinerja setiap karyawan, memberikan

feedback mengenai pengembangan dan motivasi karyawan

sekaligus memberikan dasar yang kuat untuk pengambilan

keputusan mengenai karyawan tersebut. Kualitas sistem ini

memiliki dampak yang sangat tinggi terhadap pengembangan

human capital karena sistem pengukur kinerja adalah pondasi dari

proses SDM yang lainnya. Proses-proses seperti manajemen karir,

perencanaan suksesi, sistem kompensasi, sangat tergantung pada

informasi dari sistem ini.

Karena ketergantungan proses SDM pada sistem pengukuran

kinerja ini, maka sistem ini selalu menjadi fokus pada setiap litigasi

yang terkait dengan kasus promosi (kenaikan pangkat), demosi

(penurunan pangkat) dan kompensasi. Berdasarkan riset terhadap

ratusan jenis sistem pengukur kinerja yang disampaikan sebagai

51

bahan bukti dalam kasus litigasi tersebut, dapat dilihat sistem yang

dapat memberikan proteksi kepada organisasi memiliki ciri-ciri

sebagai berikut:

1. Dasarkan standar kinerja untuk setiap posisi pada hasil analisa

pekerjaan.

2. Berikan karyawan salinan dari standar kinerja pekerjaannya.

3. Evaluasi karyawan berdasarkan dimensi pekerjaan, tidak hanya

secara umum.

4. Penilaian berdasarkan tuntutan/perilaku kerja yang perlu

diperlihatkan tidak berdasarkan ciri-ciri umum karyawan

tersebut.

5. Berikan manajer dan para penilai instruksi tertulis yang rinci

mengenai cara penggunaan sistem penilaian.

6. Pastikan para manajer dan penilai menyelesaikan pelatihan

mengenai cara penggunaan sistem penilaian.

7. Gunakan beberapa penilai untuk setiap karyawan.

8. Siapkan proses naik banding bila terjadi dispute atau

perselisihan.

9. Siapkan dokumentasi mengenai keputusan ketenagakerjaan

yang berkait dengan setiap karyawan.

Membangun sistem penilaian berbasis behaviour memang tidak

mudah, namun mengingat nilai tambah yang dihasilkan melalui

integrasi dengan proses SDM yang lainnya seperti seleksi

karyawan, kompensasi, dll, maka upayanya cukup bermanfaat.

52

Bab

IIIKaitan dengan AspekLain

Proses penyusunan analisa pekerjaan tidak sekedar merancang

dan kemudian menorehkan pada selembar atau berlembar-lember

kertas, akan tetapi harus benar-benar dicermati apa dan bagaimana

kaitan antar bagian, karena mau tidak mau berkaitan dengan unsur

lain sesuai dengan tujuan organisasi yang telah dijabarkan dalam

visi dan misi organisasi, maupun bagian lain sesuai dengan lini atau

tingkatan dalam struktur organisasi. Sehingga dalam penetapan

penyelenggaraan analisa pekerjaan dapat sangat berkaitan dengan

beberapa hal, antara lain tergantung pada :

1. lokasi dan kompleksitas pekerjaan yang dianalisis;

2. seberapa jauh kesediaan pejabat menjadi analis eksternal;

3. tujuan akhir yang diinginkan; dan

4. harus memahami manajemen sumber daya manusia dan

visi/misi organisasi.

53

Suatu analisa pekerjaan, perlu diperhatikan kaitannya dengan

metode-metode dan prosedur-prosedur terbaik yang tersedia untuk

melakukan analisis pekerjaan. Tinjauannya adalah pada gambaran

dan keselurahan system departemen-departemen, unit-unit, dan

pekerjaan-pekerjaan. Dalam menggambarkan hubungan-hubungan

diantara fungsi-fungsi dan aktivitas organisasi dengan

memperlihatkan individu-individu, kelompok-kelompok, atau

departemen-departemen yang bertanggung jawab atas pelaksanaan

fungsi-fungsi tersebut. Fungsi lini (individu yang melaksanakan

tugas) dan fungsi staf (pemberi saran) ada pada bagan. Bagan

berikut menggambarkan jenjang vertical dalam organisasi dan

beraneka macam departemen. Bagan organisasi memberikan

gambaran kepada analisa pekerjaan tentang departemen-

departemen dan jaringan-jaringan komunikasi formal dan hirarkhi

apa saja yang ada dalam organisasi. Contoh Struktur Organisasi

adalah sebagai berikut :

54

55

Dengan Bagan proses atau struktur organisasi yang memadai,

akan memberi dampak yang positif dalam hal sumbangan terhadap

sistem suatu organisasi, khususnya pada pengelolaan sumber daya

manusia sesuai dengan fungsi terapan analisa pekerjaan pada

umumnya. Perlu dipikirkan kembali dalam analisa pekerjaan

mengenai kaitan yang langsung berkaitan dengan Organisasi dan

Analisa pekerjaan, yaitu selain komunikasi yang harus

tergambarkan lewat alur-alur tadi, juga adanya muatan lingkup

analisa pekerjaan yang terjadi, antara lain adalah mengenai Standar

Pekerjaan atau disebut juga dengan Spesifikasi Pekerjaan, Evaluasi

Pekerjaan, dan Perencanaan Karir.

Standar Pekerjaan tidak dapat dilepaskan dengan standar

kinerja yang ditetapkan, karena standar kinerja memiliki batas-

batas minimal maupun maksimal dalam kaitannya antara standar

pekerjaan yang disyaratkan dengan standar kinerja dan hasil atau

produktivitas. Adapun persyaratan Standar Pekerjaan yang harus

dipenuhi antara lain :

1. Standar kinerja harus relevan dengan individu dan organisasi.

2. Standar kinerja harus stabil dan dapat diandalkan.

3. Standar kinerja harus membedakan antara pelaksanaan

pekerjaan yang baik, sedang dan buruk.

4. Standar kinerja harus dinyatakan dalam angka.

5. Standar kinerja harus mudah diukur.

6. Standar kinerja harus dipahami oleh karyawan dan penyelia.

56

7. Standar kinerja harus memberikan penafsiran yang tidak

mendua.

Standar pekerjaan selain berkaitan dengan standar kinerja, juga

memiliki fungsi-fungsi yang secara tidak langsung dapat membantu

mencari kriteria pengukuran suatu pekerjaan. Dua fungsi standar

kinerja suatu pekerjaan antara lain, menjadi tujuan atau sasaran dari

suatu usaha karyawan dan yang ke dua, Standar kinerja merupakan

kriteria pengukuran kesuksesan sebuah pekerjaan.

Seperti yang kita pahami bersama-sama, kepiawaian (mastery)

suatu organisasi dalam menjalankan core capability-nya akan

sangat menentukan keberhasilan maupun kegagalan perusahaan

tersebut. Skala pengukur kepiawaian dalam core capability dapat

dirancang dan akan membantu perusahaan menentukan keputusan

investasi sumber dayanya. Skala kepiawaian sekaligus dapat

membantu membandingkan taraf maturity dan kompleksitas dari

organisasi tersebut dibanding organisasi lainnya. Rentang mastery

yang dapat dimiliki suatu organisasi terdiri dari taraf kepiawaian

dasar yang merupakan batas minimal agar organisasi tetap dapat

menjaga daya saingnya.

A. Kaitan Dengan Stres Kerja

Stres adalah respon terhadap berbagai kondisi lingkungan dan

didefinisikan berdasarkan kriteria yang sangat beragam seperti

57

penderitaan emosional, deteriorasi kinerja, atau berbagai perubahan

sosiologis (Davison, dkk, 2006 ). Istilah stres diperkenalkan oleh

Canadian Selye setelah Perang Dunia II dan digunakan dalam ilmu

kedokteran, dengan pengertian reaksi organism terhadap situasi

yang mengancam (Grandjean dalam Winarsunu, 2008). Stres

adalah respon psikologis dan fisiologis terhadap perubahan-

perubahan yang terlalu berat yang menimbulkan kecemasan,

depresi, dan rangsangan fisiologis yang meningkat (Semiun, 2006).

Stres adalah situasi kehidupan yang membutuhkan usaha adaptasi

(Gunarsa, 2009).

Konsep stres kerja dapat ditinjau dari beberapa sudut, yaitu

stres kerja sebagai hasil dari keadaan tempat kerja, yang mana hal

ini akan mengurangi motivasi karyawan, dan stres kerja yang

merupakan hasil dari dua faktor organisasi yaitu keterlibatan dalam

tugas dan lingkungan organisai. Stres kerja juga dapat terjadi

karena workload dan kemampuan melakukan tugas, karena waktu

kerja yang berlebihan, karena tanggung jawab kerja, dan karena

tantangan yang muncul dalam tugas (Wijono, 2010) Pendapat

tentang stres kerja juga diungkapkan oleh Heilriegel dan Slocum

(Wijono, 2010) yang mengatakan bahwa stres kerja merupakan

umpan balik atas diri karyawan secara fisiologis maupun psikologis

terhadap keinginan atau permintaan organisasi. Stres kerja dengan

demikian member tekanan terhadap produktivitas dan dapat meng-

ganggu individu tersebut. Stres kerja yang dapat meningkatkan

58

motivasi karyawan disebut stres yang positif (eustress), sedangkan

yang mengakibatkan hancurnya produktivitas kerja karyawan

disebut stres negatif (distress).

Stres bersumber dari frustrasi dan konflik yang dialami individu

yang dapat berasal dari berbagai bidang kehidupan manusia

(Ardani, Rahayu, Sholichatun, 2007). Salah satu ciri yang paling

jelas tentang stres adalah kuatnya pengaruh faktor psikologis

(Bandiyah, 2008). Ada tiga sumber stres, yaitu frustrasi, konflik,

dan tekanan (pressure) (Coleman dkk dalam Wiramihardja, 2007).

Waktu yang tidak cukup untuk menyelesaikan pekerjaan, arah dan

tujuan yang kurang jelas, instruksi yang kurang jelas, tidak adanya

pengakuan dan ganjaran, kurangnya kesempatan untuk partisipasi,

tanggung jawab tanpa wewenang, prasangka dan kefanatikan,

miskinnya interaksi yang menyebabkan perbedaan tujuan dan nilai-

nilai, kondisi kerja yang berbahaya dan tidak menyenangkan,

kontrol kerja yang rendah dan pekerjaan yang berbahaya

merupakan hal-hal yang memberikan kontribusi pada stres kerja

(Winarsunu, 2008).

Stres adalah hasil dari tidak atau kurang adanya kecocokan

antara orang dan lingkungannya yang mengakibatkan ketidak-

mampuan untuk menghadapi berbagai tuntutan terhadap dirinya

secara efektif (Fincham dan Rhodes dalam Munandar, 2001). Stres

kerja adalah respon individu untuk bekerja terkait dengan stressor

lingkungan kerja, berupa reaksi fisiologis, psikologis, maupun

59

perilaku (Selye dalam Umam, 2010). Konsep workplace stressors

dikemukakan oleh Jewell dan Lawton untuk menggambarkan suatu

situasi atau kondisi dari sebuah pekerjaan beserta lingkungannya

yang oleh individu dipersepsikan sebagai sesuatu yang meng-

ancam. Ahli lain yaitu Spector dan Miner menggunakan istilah lain

untuk menyatakan pengertian yang sama, yaitu job stressors, yang

artinya sumber-sumber stres yang berasal dari pekerjaan. Grandean

dalam Winarsunu (2008) menggunakan istilah occupational

stressor untuk menerangkan sumber stres yang berasal dari situasi

pekerjaan yang memiliki tntutan yang tidak sesuai dengan

kemampuan individu. Stresor berpengaruh pada individu melalui

persepsi individu terhadap stressor yang ada di tempat kerja

(Winarsunu, 2008).

Uraian tersebut di atas membawa pada simpulan bahwa

pengertian stres kerja adalah reaksi individu yang berupa reaksi

fisiologis, psikologis, maupun perilaku yang disebabkan oleh

stressor di lingkungan kerja.

B. Gejala Stres Kerja

Ada beberapa pendapat mengenai gejala Stres kerja. Gejala

stres kerja menurut Beehr dan Newman dalam Umam (2010)

meliputi :

1. Gejala psikologis

a. Kecemasan, ketegangan, bingung, dan mudah tersinggung

60

b. Perasaan frustrasi, rasa marah dan dendam (kebencian)

c. Sensitif dan reaksi berlebihan

d. Memendam perasaan, penarikan diri, dan depresi

e. Komunikasi yang tidak efektif

f. Perasaan terkucil dan terasing

g. Kebosanan dan ketidakpuasan kerja

h. Kelelahan mental, penurunan fungsi intelektual, dan

kehilangan konsentrasi

i. Kehilangan spontanitas dan kreativitas

j. Menurunnya rasa percaya diri

2. Gejala fisiologis

a. Meningkatnya denyut jantung, tekanan darah, dan

kecenderungan mengalami penyakit kardiovaskular

b. Meningkatnya sekresi dari hormone stres

c. Gangguan gastrointestinal / gangguan lambung

d. Meningkatnya frekuensi luka fisik / kecelakaan

e. Kelelahan secara fisik dan kemungkinan mengalami

sindrom kelelahan yang kronis

f. Gangguan pernafasan

g. Gangguan pada kulit

h. Sakit kepala, sakit pada punggung bagian bawah,

ketegangan otot

i. Gangguan tidur

61

j. Rusaknya fungsi imun tubuh termasuk risiko tinggi terkena

kanker

3. Gejala perilaku

a. Menunda, menghindari pekerjaan, absen dari pekerjaan

b. Menurunnya prestasi dan produktivitas

c. Meningkatnya penggunaan minuman keras dan obat-obatan

d. Perilaku sabotase dalam pekerjaan

e. Perilaku makan yang tidak normal (kebanyakan makan)

sebagai pelampiasan, mengarah ke obesitas

f. Perilaku makan yang tidak normal (kekurangan) sebagai

bentuk penarikan diri yang berakibat pada kehilangan berat

badan secara tiba-tiba

g. Meningkatnya kecenderungan berperilaku risiko tinggi

sepeti menyetir dengan tidak hati-hati dan berjudi

h. Meningkatnya agresivitas, vandalisme, dan kriminalitas

i. Menurunnya kualitas hubungan interpersonal dengan

keluarga dan teman

j. Kecenderungan untuk melakukan bunuh diri.

Munandar (2001) mengatakan bahwa gejala-gejala stres kerja

karena beban berlebihan dalam bekerja adalah mudah tersinggung,

kelelahan fisik dan mental, ketidaktegasan, hilangnya objektivitas,

kecenderungan berbuat salah, kekhilafan dalam ingatan, dan

62

hubungan interpersonal yang tegang. Untuk kebanyakan orang,

stres tidak cepat menyebabkan sakit keras. Stres diungkapkan

melalui gejala-gejala umum seperti tidak dapat tidur, merokok

berat, peminum minuman keras, khawatir, mudah tersinggung,

gelisah, sulit berkonsentrasi dalam pengambilan keputusan, dan

masa-masa lelah yang panjang. Stres menyebabkan tekanan darah

meningkat, ketegangan otot, dan produksi asam lambung

berlebihan (Holmes, 1991). Individu yang sebelumnya sehat dapat

mengalami gangguan kepribadian yang bersifat sementara ketika

menghadapi keadaan yang menimbulkan stres berat

(Supratiknya,1995).

Gejala-gejala stres menurut Everly dan Girdano (dalam

Munandar, 2001) meliputi :

1. Gejala terkait dengan suasana hati

a. menjadi overexited;

b. cemas;

c. merasa tidak pasti;

d. sulit tidur pada malam hari;

e. menjadi mudah bingung dan lupa;

f. menjadi sangat tidak enak hati dan gelisah; dan

g. menjadi gugup;

2. Gejala terkait dengan otot kerangka

a. jari-jari dan tangan gemetar;

b. tidak dapat duduk diam atau berdiri di tempat;

63

c. mengembangkan gerakan tidak sengaja;

d. kepala mulai sakit;

e. merasa otot menjadi tegang atau kaku;

f. menggagap jika bicara; dan

g. leher menjadi kaku.

3. Gejala terkait dengan organ-organ dalam badan

a. perut terganggu;

b. merasa jantung berdebar;

c. banyak berkeringat;

d. tangan berkeringat;

e. merasa kepala ringan atau akan pingsan;

f. mengalami kedinginan;

g. wajah menjadi panas;

h. mulut menjadi kering;

i. mendengar bunyi berdering dalam telinga; dan

j. mengalami “rasa akan tenggelam” dalam perut.

Berbeda dengan pendapat Gitosudarmo dalam Ardana, Mujiati,

Sriathi (2008). Gitosudarmo berpendapat tentang Gejala Stres

meliputi :

1. Gejala terkait fisik

a. meningkatnya tekanan darah;

b. meningkatnya kolesterol; dan

c. penyakit jantung koroner.

64

2. Gejala terkait psikologis

a. ketidakpuasan kerja;

b. murung;

c. rendahnya kepercayaan; dan

d. mudah marah.

3. Gejala terkait organisasi

a. ketidakhadiran;

b. keterlambatan;

c. prestasi kerja menurun;

d. kecelakaan kerja meningkat; dan

e. sabotase.

Uraian tersebut di atas membawa pada simpulan bahwa gejala-

gejala stres kerja meliputi gejala psikologis, gejala fisiologis, dan

gejala perilaku.

C. Faktor-Faktor yang Memengaruhi Stres Kerja

Faktor-faktor yang memengaruhi stres kerja meliputi kondisi

dan situasi pekerjaan, pekerjaan itu sendiri, status dan karir yang

tidak jelas, dan hubungan interpersonal (Soewondo dalam Umam,

2010). Bahkan, Wahjono (2010) mengatakan bahwa faktor yang

memengaruhi stres kerja adalah faktor lingkungan, faktor

organisasi, dan faktor individu.

65

Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja

dikemukakan oleh Suwarto (2010 ). Job description merupakan

faktor yang memengaruhi stres kerja yang sifatnya berupa stresor

keorganisasian, yaitu jabatan yang tidak jelas. Stres kerja juga

dipengaruhi oleh faktor job description yang tidak dirancang

dengan baik (Siagian,2010). Karyawan yang tidak memiliki job

description akan mengalami stres kerja karena beban tugasnya

terlalu berat, sangat terdesak oleh waktu, tidak mendapatkan

penyeliaan dengan baik, tidak memiliki keseimbangan antara

wewenang dan tanggung jawab, dan tidak jelas peranannya dalam

kegiatan organisasi. Stres kerja dalam kaitannya dengan job

description juga dipengaruhi oleh bagaimana persepsi karyawan

mengenai kesesuaian antara job description-nya dengan

perkembangan bisnis yang terjadi di perusahaan itu (Robbins dan

Judge, 2008).

Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja

juga dikemukakan oleh Robbins dan Judge (2008). Karyawan yang

tidak memiliki job description akan mengalami stres kerja karena

pekerjaannya menjadi terlalu banyak, tidak punya waktu untuk

menyelesaikan tugas, dan harus mengerjakan beberapa tugas

sekaligus. Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres

kerja dilihat oleh Sopiah (2008) dari segi peran atau tugas seorang

karyawan. Karyawan yang tidak memiliki job description akan

mengalami stres kerja karena peran atau tugasnya tidak jelas,

66

peran/tugas yang harus dilakukannya terlalu berat, atau

menjalankan beberapa peran/tugas jabatan sekaligus. Lebih lanjut

Sopiah (2008) juga mengatakan bahwa job description sebagai

faktor yang memengaruhi stres kerja muncul ketika terdapat peran

mendua/ambiguitas. Hal ini membuat karyawan menjadi bimbang

tentang tugas-tugasnya dan tidak memiliki kepastian dalam harapan

kinerja. Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres

kerja juga terlihat dari ketidakjelasan tingkat kewenangan dalam

melakukan pekerjaan pada suatu jabatan.

Tuntutan tugas yang tercantum dalam job description

merupakan faktor yang juga memengaruhi stres kerja (Wahjono,

2010). French dan Caplan dalam Munandar (2001) melihat job

description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja dari segi

peran yang harus dijalankan oleh karyawan pada suatu jabatan

pekerjaan.

Job description menjadi faktor yang memengaruhi stres kerja

terjadi ketika karyawan ingin melakukan tugas yang berbeda

dengan job description-nya (Miles dan Perreault dalam Munandar,

2001). Job description juga menjadi faktor yang memengaruhi

stres kerja ketika karyawan menerima penugasan tanpa disertai

tenaga kerja yang cukup untuk menyelesaikan tugas sesuai job

description-nya. Job description juga menjadi faktor yang

memengaruhi stres kerja manakala karyawan memiliki job

67

description yang berisi penugasan kerja yang terlalu banyak

sehingga tidak dapat ditangani secara efektif.

Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja

juga dapat dilihat dari apa yang harus dikerjakan pada suatu jabatan

pekerjaan dan bagaimana peran jabatan tersebut dalam organisasi

(Hurrell dkk dalam Munandar, 2001). Job description sebagai

faktor yang memengaruhi stres kerja diungkapkan oleh Cooper

dalam Umam (2010), yang mengatakan bahwa beban kerja yang

berlebihan secara kuantitatif dan beban kerja yang berlebihan

secara kualitatif menyebabkan stres kerja. Job description sebagai

faktor yang memengaruhi stres kerja juga dikatikan dengan tujuan

atau sasaran kerja yang tidak jelas dan tanggung jawab yang tidak

jelas (Everly dan Girdano dalam Munandar,2001). Job description

sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja erat kaitannya dengan

kejelasan tugas pada suatu pekerjaan (Ardana dkk,2008).

Evaluasi pekerjaan merupakan bagian dari kebijakan

organisasi, yang menurut Umam (2010) merupakan faktor yang

memengaruhi stres kerja, dalam hal ini termasuk dalam

organizational stressors. Tidak adanya evaluasi pekerjaan akan

berakibat pada beban kerja yang sulit dan berlebihan, dan balas jasa

yang terlalu rendah. Hal ini menurut Hasibuan (2009) merupakan

faktor yang memengaruhi stres kerja.

Evaluasi pekerjaan sebagai faktor yang memengaruhi stres

kerja juga dikemukakan oleh Ardana dkk. (2008). Peranan dalam

68

organisasi sebagai hasil dari evaluasi pekerjaan merupakan salah

satu sumber stres kerja. Wahjono (2010) mengatakan bahwa

evaluasi pekerjaan yang menentukan nilai pekerjaan dalam

kaitannya dengan finansial karyawan merupakan salah satu faktor

yang memengaruhi stres kerja. Evaluasi pekerjaan juga

menentukan beban kerja berbagai pekerjaan dalam organisasi, di

mana beban kerja yang berlebihan merupakan faktor yang

menyebabkan stres kerja menurut Robbins dan Judge (2008).

Penulis lain, yaitu Sopiah (2008) mendukung pendapat tersebut,

dengan mengatakan bahwa Evaluasi Pekerjaan mempengaruhi

beban kerja karyawan yang akan menjadi faktor penyebab stres

kerja karena karyawan merasa beban kerjanya terlalu banyak.

Contoh Kasus-kasus

Beberapa temuan yang didapat dari hasil-hasil penelitian,

memberi gambaran kepada kita untuk dapat menelaah bagaimana

kaitan antara analisa pekerjaan termasuk kaitannya dengan unsur

analisa pekerjaan seperti penelitian mengenai Hubungan antara

Persepsi terhadap Deskripsi Pekerjaan dan Evaluasi Pekerjaan

dengan Stres Kerja, yang dilakukan oleh Constatinus (2007) di

BPR Restu Artha Makmur Semarang.

Jumlah subyek penelitian adalah 60 orang karyawan dengan

pendidikan Diploma-3 dan Sarjana. Karyawan terdiri dari 15 orang

wanita dan 45 orang pria. Semua karyawan wanita bekerja di

69

kantor, yaitu di bagian administrasi front office maupun back office.

Ada 43 orang karyawan pria, 43 bekerja sebagai account officer, 1

orang bekerja di bagian information technology, dan 1 orang

bekerja di bagian administrasi back office.

Berdasarkan hasil analisis data menggunakan multiple

correlation, diketahui bahwa ada hubungan antara stres kerja

dengan persepsi terhadap job description dan persepsi terhadap

evaluasi pekerjaan dengan nilai R12.y sebesar 0,894. Persamaan

regresi linier hubungan stres kerja dengan persepsi terhadap job

description dan persepsi terhadap evaluasi pekerjaan adalah Y =

323,625 – 1,668 X1 – 0,231 X2, di mana Y adalah Stres Kerja, X1

adalah Persepsi terhadap Job Description, dan X2 adalah Persepsi

terhadap Evaluasi Pekerjaan. Koefisien determinasi R2 persamaan

ini adalah 0,792. Ini berarti bahwa 79,2% stres kerja pada model ini

dipengaruhi oleh persepsi terhadap job description dan persepsi

terhadap evaluasi pekerjaan. Sumbangan Efektif (SE) persepsi

terhadap job description pada stres kerja dengan model ini adalah

sebesar 73,97%, sedangkan Sumbangan Efektif (SE) persepsi

terhadap evaluasi pekerjaan pada stres kerja pada model ini adalah

sebesar 5,23%.

Berdasarkan analisis data, diketahui bahwa ada hubungan

negatif yang signifikan antara persepsi terhadap job description

dengan stres kerja, dengan nilai rxy = - 0,893 dan p < 0,01 sehingga

hipotesis minor pertama dalam penelitian ini diterima. Selain itu

70

dari hasil analisis data, juga diketahui ada hubungan negatif yang

signifikan antara persepsi terhadap evaluasi pekerjaan dengan stres

kerja, dengan nilai rxy = - 0,811 dan p < 0,01 sehingga hipotesis

minor kedua dalam penelitian ini diterima.

Dilihat dari analisis tersebut di atas, dapat diuraikan lebih lanjut

bahwa stres kerja akan menjadi tinggi secara signifikan dengan

semakin rendahnya persepsi terhadap job description dan persepsi

terhadap evaluasi pekerjaan, demikian pula sebaliknya. Stres kerja

juga akan menjadi tinggi secara signifikan dengan semakin

rendahnya persepsi terhadap evaluasi pekerjaan, demikian pula

sebaliknya.

Stres adalah hasil dari tidak atau kurang adanya kecocokan

antara orang dan lingkungannya yang mengakibakan ketidak-

mampuan untuk menghadapi berbagai tuntutan terhadap dirinya

secara efektif (Fincham dan Rhodes dalam Munandar). Stres kerja

adalah respon individu untuk bekerja terkait dengan stressor

lingkungan kerja, berupa reaksi fisiologis, psikologis, maupun

perilaku (Selye dalam Umam, 2010). Stresor berpengaruh pada

individu melalui persepsi individu terhadap stressor yang ada di

tempat kerja (Winarsunu).

Karyawan yang tidak memiliki job description akan mengalami

stres kerja karena beban tugasnya terlalu berat, sangat terdesak oleh

waktu, tidak mendapatkan penyeliaan dengan baik, tidak memiliki

keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab, dan tidak

71

jelas peranannya dalam kegiatan organisasi. Stres kerja dalam

kaitannya dengan job description juga dipengaruhi oleh bagaimana

persepsi karyawan mengenai kesesuaian antara job description-nya

dengan perkembangan bisnis yang terjadi di perusahaan itu

(Robbins dan Judge, 2008).

Peranan dalam organisasi sebagai hasil dari evaluasi pekerjaan

merupakan salah satu sumber stres kerja. Wahjono (2010)

mengatakan bahwa evaluasi pekerjaan yang menentukan nilai

pekerjaan dalam kaitannya dengan finansial karyawan merupakan

salah satu faktor yang memengaruhi stres kerja. Evaluasi pekerjaan

juga menentukan beban kerja berbagai pekerjaan dalam organisasi,

di mana beban kerja yang berlebihan merupakan faktor yang

menyebabkan stres kerja menurut Robbins dan Judge (2008)

Penelitian lain yang dilakukan oleh Hanidinarti (2009) yang

mengupas penelitian tentang Pengaruh Karakteristik Pekerjaan

terhadap Komitmen Organisasi. Secara teoretik karakteristik

pekerjaan berpengaruh terhadap komitmen organisasi. Menurut

Hackman dan Oldham (dalam Munandar, 2001: 358), lima dimensi

inti dalam karakteristik pekerjaan (keragaman, identitas tugas,

signifikansi tugas, otonomi, umpan balik) merupakan model

karakteristik kerja dari motivasi kerja. Asumsinya adalah bahwa

ciri-ciri pekerjaan di atas menimbulkan tiga kritikal psychological

states, yaitu: (1) Experioenced meaningfulness of the work; (2)

Experienced responsibility for outcomes of the work; dan (3)

72

knowledge of the actual results of the work activities. Ketiga

kondisi psikologik yang kritikal ini menghasilkan empat macam

personal and work outcomes (keluaran pribadi dan kerja), yaitu: (1)

Motivasi kerja internal yang tinggi; (2) Unjuk kerja yang bermutu

tinggi; (3) Kepuasan kerja yang tinggi dengan pekerjaan; (4) Angka

kemangkiran dan keluar pegawai yang rendah. Selain itu, Aldag,

Barr and Brief (1981) dalam penelitiannya membuktikan bahwa

karakteristik pekerjaan berpengaruh terhadap motivasi kerja,

kepuasan kerja, kinerja, absensi, harapan terhadap pekerjaan,

keterlibatan kerja, dan stres. Dari dua penelitian tersebut tampak

bahwa karakteristik pekerjaan berpengaruh terhadap angka

kemangkiran (absensi) dan keterlibatan kerja yang kesemuanya itu

merefleksikan komitmen organisasi.

Penelitian lain yang dilakukan oleh Anggraini (2010),

temuannya adalah bahwa engumpulan data waktu dilakukan

dengan metode Stopwatch Time Study, Work Sampling dan

wawancara, sedangkan data untuk frekuensi untuk pekerjaan yang

tidak bersifat periodik, diperoleh dari data sekunder dari

perusahaan. Setelah beban kerja setiap tim diketahui, dilakukan

analisa untuk menentukan jumlah karyawan yang optimal pada

setiap tim yang akan diusulkan pada pihak perusahaan. Setelah

diketahui jumlah karyawan optimal masing-masing tim, dilakukan

Job Analysis untuk mengalokasikan karyawan pada pekerjaan

73

berdasarkan kemampuannya jumlah keseluruhan karyawan di CV.

Players.Com sudah optimal yaitu 33 orang. Akan Tetapi jumlah

karyawan pada tiap tim masih belum optimal dan beban kerja

kurang merata.

CV. Players.Com merupakan suatu perusahaan dagang yang

menjual telepon seluler (ponsel) kartu seluler, aksesoris, dan jasa

servis (reparasi). Saat ini CV.Players.Com memiliki satu counter

pusat, yaitu Player POZ dan empat counter cabang, yaitu Player I,

Player II, Player III, dan Player V. Player V terdiri dari dua bagian,

yaitu Bagian Penjualan dan Bagian Servis. Player POZ dibagi

menjadi tiga, yaitu Tim Perdana, Tim Voucher, dan Tim Elektrik.

Dalam penelitian ini akan dilakukan perhitungan beban kerja pada

setiap karyawan dan setiap tim di CV. Players.Com dengan

pendekatan workload Analysis.

Dari hasil penelitian Anggraini tersebut dapat ditarik suatu

kesimpulan bahwa peran Analisa Pekerjaan sangat diperhitungkan

dan merupakan syarat yang mau tidak mau harus dipenuhi.

Keterkaitan dengan pencapaian tujuan suatu organisasi ataupun

perusahaan jelas nampak, karena beban kerja menjadi alasan

utama, karena berkaitan dengan pengalokasian suatu tugas atau

pekerjaan. Secara langsung maupun tidak langsung juga akan

berpengaruh kepada analisa pekerjaan secara keseluruhan.

74

Bab

IVKomunikasi DalamOrganisasi

Kesuksesan manajerial dan organisasi ditentukan oleh

komunikasi yang efektif. Komunikasi didefinisikan sebagai

pertukaran informasi antara pengirim dan penerima, dan

pemahaman (persepsi) makna antara individu-individu yang

terlibat. Analisis pertukaran ini menyatakan bahwa komunikasi

adalah proses dua arah yang berisi elemen-elemen yang

dihubungkan berurutan dalam proses komunikasi dalam organisasi.

Model komunikasi tradisional menggambarkan komunikasi

seperti saluran dimana informasi dan makna ditransfer dari orang

ke orang lain. Model ini mengasumsikan bahwa penerima mengerti

dengan sebenar-benarnya apa yang disampaikan oleh pengirim,

sehingga tidak realistis. Padahal penerima mengartikan suatu pesan

dengan cara memproses informasi tersebut secara kognitif. Dasar

ini dikembangkan model komunikasi perceptual yang menyatakan

bahwa komunikasi adalah proses dimana penerima menciptakan

makna sendiri dalam benak mereka.

75

Dalam model komunikasi perceptual terdapat beberapa elemen

yakni:

1. pengirim dan penerima;

2. pengkodean;

3. pesan;

4. memilih media;

5. penguraian kode;

6. menciptakan magna;

7. umpan balik; dan

8. gangguan.

Pada model komunikasi perceptual, penerima melakukan

penguraian kode (decoding) dan menciptakan makna terhadap

pesan yang diterima dari pengirim. Interpretasi penerima terhadap

pesan seringkali berbeda dengan apa yang diharapkan oleh

penerima, sehingga terjadi salah komunikasi.

Pemilihan media adalah komponen kunci dari komunikasi yang

efektif. Pemilihan media dilandasi oleh interaksi antara kekayaan

informasi sebuah media dengan tingkat kerumitan masalah atau

situasi yang ada. Kekayaan informasi disefinisikan sebagai pem-

bawa informasi potensial yang berisi data. Definisi ini menyiratkan

bahwa media alternatif memiliki tingkat kekayaan informasi yang

bervariasi mulai dari tinggi hingga rendah. Dalam organisasi,

tingkatan tersebut identik dengan susunan berdasarkan struktur

76

organisasi. Komunikasi yang terbentuk dengan adanya struktur

organisasi tersebut akan berdampak pada efektivitas komunikasi

dalam organisasi. Tugas-maupun pekerjaan akan lancar atau tidak

lancar, berhasil atau tidak berhasil, ditentukan oleh mekanisme

sebagai dampak adanya analisa pekerjaan yang telah tersusun.

Kekayaan informasi dalam organisasi merupakan sebuah fungsi

dari 4 faktor, antara lain :

1. Kecepatan respon balik (berkisar mulai dari yang langsung

hingga yang sangat lambat.

2. Karakteristik saluran (berkisar mulai dari gabungan visual dan

audio hingga visual yang terbatas.

3. Tipe komunikasi (personal vs impersonal).

4. Sumber bahasa (badan, alami, atau numerik).

Tabel 4.1. Fungsi Informasi Organisasi

KekayaanInformasi Media Umpan

Balik Saluran TipeKomunikasi

SumberBasa

Tinggi Tatapmukalangsung

Segera Visualaudio

Pribadi Tubuhalami

Telepon Cepat Audio Pribadi AlamiTertulisperorangan

Lambat Visualterbatas

Pribadi Alami

Tertulisformal

Sangatlamban

Audioterbatas

Impersonal Alami

Rendah NumerikFormal

SangatLamban

AudioTerbatas

Impersonal Numerik

Sumber : Kinicki, 2000

77

Komunikasi yang efektif akan mengakibatkan kekayaan media

sesuai tingkat kompleksitas masalah atau situasi. Media

kekayaannya rendah-numerik formal lebih sesuai untuk masalah

yang sederhana, sedangkan media lain yang lebih cocok untuk

komunikasi yang leih kompleks. Komunikasi yangtidak efektif

terjadi baik pada saat kekayaan dari media terlalu tinggi atau terlalu

rendah terhadap kompleksitas masalah atau situasi yang ada.

A. Jenis Komunikasi dalam Organisasi

Organisasi adalah suatu kelompok manusia yang bersepakat

untuk melakukan sesuatu dalam rangka mencapai tujuan bersama.

Sehingga dengan demikian ada beberapa kesepakatan yang

tertuang dengan perantara komunikasi. Selain itu jenis komunikasi

serta orang-orang yang terlibat juga bias perempuan dan laki-laki.

Berbagai jenis inilah yang mencetuskan suatu jenis komunikasi

yang bermacam-macam dengan fungsi yang bermacam pula.

Kita mengengal adanya komunikasi verbal dan non verbal.

Komunikasi verbal kita sudah memahami lebih detil karena

dilakukan oleh semua manusia, yaitu komunikasi yang langsung

muncul dalam bentuk ucapan atau suara dari pengirim ke penerima,

atau sebaliknya dengan digambarkan dalam umpan balik

komunikasi. Bagaimana dengan komunikasi non verbal?

Komunikasi non verbal adalah segala pesan yang dikirim

maupun diterima yang tergantung pada apa yang dikehendaki, atau

78

dengan kata lain komunikasi non verbal adalah komunikasi tanpa

menggunakan atau memakai kata-kata atau tulisan. Namun

demikian peran dari komunikasi non verbal ini bertanggung jawab

atas lebih dari 60% pesan yang telah disampaikan. Oleh karena itu

sangat penting bagi individu, kelompok dalam organisasi dan tidak

tergantung pada jabatan atau posisi apa yang ditempati, mutlak

harus memahami komunikasi tersebut. Terlebih lagi sebagai posisi

manajer dalam organisasi multinasional.

Organisasi selain memanfaatkan komunikasi verbal juga non

verbal dalam pengelolaan. Hal ini sebagai upaya mengakomodasi

semua aspek yang terkandung dalam organisasi sebagai

pengejawantahan suatu sistem organisasi yang capable.

Komunikasi non verbal dalam organisasi jenisnya antara lain :

1. laporan harian, mingguan, atau berkala;

2. surat tugas;

3. surat teguran;

4. surat keputusan;

5. konsep surat resmi;

6. surat pengantar;

7. surat konsultasi;

8. surat cuti, dll.

79

Karena komunikasi jenis ini tidak menggunakan media udara

atau alat komunikasi oral maupun kata-kata (non verbal), namun

selain menggunakan media tulisan, juga menggunakan gerakan-

gerakan anggota badan (body gesture) termasuk ekspresi wajah

(roman muka). Jenis komunikasi non verbal yang berlaku umum

di masyarakat terdapat beberapa jenis, selain yang berupa tertulis,

yaitu :

1. Gerakan badan dan tangan

Gerakan badan, tangan dan anggota tubuh lainnya dapat

memberikan peningkatan maupun mengurangi proses

komunikasi. Antara gerakan dan sikap dapat diartikan berbeda

bahkan sangat kontradiktif pada budaya yang berbeda.

2. Sentuhan

Sentuhan merupakan kekuatan yang menakjubkan dalam

komunikasi non verbal. Cara memaknai sentuhan dpegangan

juga berbeda antara budaya dan antara Negara.

3. Ekspresi wajah

Wajah dapat menyampaikan informasi dengan baik. Senyum

biasanya mewakili kehangatan, kegembiraan, persahabatan atau

bias sebaliknya, seperti muka masam menandakan

ketidakpuasan, marah dan rasa permusuhan.

4. Kontak mata

Menurut Holmes & Rahe (1967) Kontak mata merupakan

elemen yang sangat penting dalam komunikasi non verbal.

80

Kontak mata dapat menyampaikan empat fungsi komunikasi,

antara lain ;

a. kontak mata mengatur alur komunikasi sebagai syarat

mengawali dan mengakhiri komunikasi. Namun demikian

kecenderungan banyak orang menghindari kontak mata

ketika orang sedang berbicara dan melakukan kontak mata

bila orang tersebut telah berbicara.

b. Kontak mata berfungsi sebagai pemberi dan pengontrol

respon yang mengisyaratkan ketertarikan dan perhatian.

c. Kontak mata dapat menyampaikan pesan emosi

d. Kontak mata berfungsi sebagai tatapan mata yang berkaitan

dengan tipe hubungan diantara komunikator.

B. Komunikasi Hirarkhi

Komunikasi hirarkhi dapat didefinisikan sebagai pertukaran

informasi dan pengaruh di antara anggota organisasi, salah satunya

memiliki kekuasaan formal seperti yang didefinisikan oleh sumber

resmi organisasi, dalam rangka untuk keperluan memimpin

danmengevaluasi anggota organisasi lain.

Pola komunikasi ini melibatkan pertukaran informasi kearah

bawah dari manajer ke karyawan dan dari karyawan ke manajer

atau pimpinan. Manajer menyediakan lima tipe informasi dalam

komunikasi ke arah bawah, antara lain :

81

1. instruksi kerja;

2. rasional kerja;

3. prosedur dan pelatihan organisasi;

4. respon mengenai kinerja; dan

5. indoktrinasi tujuan perusahaan.

Sebaliknya, para karyawan mengkomunikasikan informasi ke

atas mengenai diri mereka sendiri, rekan kerja dan masalah mereka,

praktik kebijakan organisasi, dan apa yang peril dikerjakan dan

bagaimana mengerjakan (Kreitner & Kinicki, 2000).

Pada intinya, bagaimana pimpinan organisasi berusaha

mengendalikan dan secara efektif menyelesaikan masalah secara

terbuka dengan informasi yang relevan bersama-sama dengan

bawahannya. Sebagai contoh, pimpinan dapat meningkatkan

jumlah komunikasi dengan tetap berhubungan denga seseorang

penghubung dan memastikan bahwa informasi sampai pada orang

yang dituju.

Distorsi komunikasi antara atasan dan bawahan merupakan

masalah yang terkait dengan modifikasi isi komunikasi dari sebuah

pesan, yang menyebabkan penurunan akurasi komunikasi antara

atasan dan bawahan. Bawahan mendistorsi pesan jika supervisor-

nya memiliki kekuatan yang dominan terhadap karyawan atau

bawahan. Dengan kata lain, distorsi komunikasi antara bawahan

dengan atasannya sangat dipengaruhi oleh gaya kepemimpinan

atasan langsung atau supervisor. Jika terlalu kuat, maka akan

82

menyebabkan bawahan kurang leluasa dalam menyampaikan pesan

(berkomunikasi). Distorsi akan meningkat apabila karyawan

berkeinginan untuk maju, dan bila mereka tidak mempercayai

atasannya.

83

Bab

VPermasalahan yangSering Muncul

Pengelolaan suatu organisasi, sangat dipengaruhi oleh adanya

unsur-unsur penunjang yang melatarbelakangi berdirinya

organisasi tersebut. Sehingga sering rancu hasil dari pengaruh

tersebut, dalam arti unsur-unsur tersebut menjadi suatu tantangan

yang harus dihadapi, karena lama kelamaan dapat menjadi suatu

hambatan. Tantangan yang dihadapi para pemimpin organisasi

sehingga menyebabkan beberapa kegagalan organisasi yang

muncul adalah :

1. kompetisi global (30,43%);

2. kompetisi lokal (28,26%);

3. budaya kerja (13,04%);

4. ekspansi bisnis (36,96%);

5. susteining business growth (56,52%);

6. develop leader (56,52%);

7. SDM dan kompetensi managing people (45,65%);

8. transformasi bisnis (39,13%);

84

9. managing change (67,39%);

10. peraturan pemerintah dan ketidakpastian hukum (10,87%).

Data ini adalah data hasil penelitian yang telah termuat pada

majalah SWA tahun 2000. Walau saat ini mungkin telah bergeser,

akan tetapi mau tidak mau mengingatkan bahwa sebegitu besar

peran unsur organisasi tersebut.

Saat kita melihat daftar organisasi/perusahaan yang mengalami

kegagalan adalah banyaknya kasus atau permasalahan mengenai

kepemimpinan yang muncul. Sebagai contoh adalah mengenai

masalah koordinasi pimpinan.

Koordinasi pimpinan yang termasuk didalamnya adalah dalam

pengendalian program kerja hingga pertanggungjawaban tugas

pekerjaan. Banyak kejadian para penangung jawab tidak dengan

jelas mengetahui batasan-batasan pekerjaan dan bahkan tumpang

tindih. Parahnya lagi kemungkinan adanya komunikasi yang sesuai

harapan baik itu komunikasi verbal kaitannya dengan pekerjaan

maupun komunikasi berupa surat-menyurat maupun keputusan-

keputusan yang tidak proporsional. Analisa pekerjaan yang

berkaitan dengan desain pekerjaan, berdampak tidak adanya

kejelasan, sehingga terjadi ketidakaturan dalam penyelesaian suatu

tugas.

85

DAFTAR PUSTAKA

Amabile, T.M. (1998). How to kill creativity? Harvard BusinessReview, September-October: 77-87.

Amabile, T.M., Conti, R., Coon, H., Lazenby, J., & Herron, M.(1996). Assessing the work environment for creativity.Academy of Management Journal, 39:1154-1184.

Anggraini, Yanti, 2010, Workload Analysis and Job Analysis ToDetermine Optimum Number Of Employees and AlocateEmployee to Job Based On Characteristic and Capability(Case Study In CV. Players.Com), UndergraduateTheses». http://digilib.its.ac.id/ITS-Undergraduate-3100006027830/7227, Teknik Industri, ITS.

Barney, J.B. (1991). Firm-resources and sustained competitiveadvantage. Journal of Management, 77: 99-120

Barney, J.B., & Wright, P.M. (1998). On becoming a strategicpartner: the role of human resources in gainingcompetitive advantage. Human Reosurces Management,37: 31-46.

Baron, A.R. & Greenberg, J., 2000, Behavior in Organization :Understanding & Managing The Human Side of Work,Prentice Hall International Inc. , Canada.

Becker, B.E., Husselid, M.A., & Ulrich, D. (2001). The HRScorecard: linking people, strategy, and performance.Harvard Business School Press. Boston, Massachusetts.

Coff, R.W. (1997). Human assests and management dilemmas:coping with hazards on the road to resource-based theory.Academy of Management Review, 22: 374-402.

86

Constatinus. 2012. Hubungan Persepsi Terhadap Job Descriptiondan Persepsi Terhadap Evaluasi Pekerjaan dengan StresKerja Pada Karyawan. Skripsi. Fakultas psikologiUniversitas Semarang (USM) , Semarang

D, Ratna Wilis. 1996. Teori-Teori Belajar. Jakarta: PenerbitErlangga.

Davis, Keith & Newstrom, John W, 1985, Human Behavior atWork, Orgaizationa : Organizational Behavior,penerjemah : McGraww Hill, Inc.

Falino, David. 2000.ManajemenKaryawan, PT. SukaBuku, Jakarta

Farhati, Fery dan Haryanto F. Rosyid. 1996. KarakteristikPekerjaan, Dukungan Sosial, dan Tingkat Burn out padaNon Human Service Corporation. Jurnal Psikologi.Fakultas Psikologi UGM, tahun XXIII, No 1. Agustus1996, Halaman 1-12.

Gatewood, R.D, & Field, H.S., 2000, Human Resource Selection,The Dryden Press, Harcourt Brace College Publisher.

Gibson, C.B. (2001). From knowledge accumulation toaccomodation: cycles of collective cognition in workgroups. Journal of Organizational Behavior, 22: 121-134.

Gibson, Ivancevich, dan Donnelly. 1996. Organisasi.GeloraAksaraPratama. Jakarta

Handoko, H.T., 1995, Manajemen Personalia dan Sumber DayaManusia, BPFE, Yogyakarta.

87

Hanidinarti, L. 2009. Analisis Pengaruh Karakteristik PekerjaandanKepuasan Kerja Terhadap Komitmen OrganisasiPegawai Kantor Imigrasi Klas I. Thesis. PascaSarjanaFisip UI. Jakarta

Hasibuan, 2000, Manajemen Sumber Daya Manusia, Bumi Aksara,Jakarta.

Hasibuan, H.Malayu S.P. 2009. Manajemen Sumber daya Manusia.Jakarta:Bumi Aksara.

Holmes & Rahe.,The Social Redjustment Rating Scale, Journal ofPsychometric Research,

Horton, Paul B. dan Chester L. Hunt. 1984. Sociology. Edisikeenam. International Student Edition. Tokyo: Mc.Graw-Hill Book Company Inc

Jewell & Siegall. 1998. Psikologi Industri/OrganisasiModern.Arcan. Jakarta

Keith Davis, Human Relations at Work, (New York, SanFrancisco, Toronto, London: 1962). Singarimbun, Masridan Sofyan Efendi. 1976. Understanding Practice andAnalysis. New York: Random House.

Kouzes, James M. & Posner, Barry Z., 2004, THE LEADERSHIPCHALLENGE, Alih bahasa : Revyani Sjahrial., PenerbitErlangga, Jakarta.

Mondy, R. Wayne. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jilid1. Jakarta : Erlangga.

Robbins, Judge, 2011. Perilaku Organisasi. EmpatSalemba.Jakarta

88

Simamora, H., 1997, Manajemen Sumber Daya Manusia, STIEYKPN, Yogyakarta.

Stephen P.Robbins. Teori Organisasi Struktur, Desain, danAplikasi, (Jakarta: Arcan: 1994),

Swansburg, A.C. (1996). Management and Leadership for NurseManagers. Jones and Bartlett Publishers International,London England.

Vincenti, M, (1972). Administering Nursing Service. Little,Brown and Company Boston, USA.

Widhiastuti, Hardani. 2007. Terapan dan Fungsi Analisa Pekerjaan.Semarang : Semarang University Press.

Winardi, J. 2006. Teori Organisasi dan Pengorganisasian. Jakarta:Rajawali Press

WS, Winkel. 1997. Psikologi Pendidikan dan Evaluasi Belajar.Jakarta : Gramedia.