7/24/2019 FMGPM1

1/37

1

FAIL MEJA

GURU PERPUSTAKAAN

& MEDIA

OLEH :ROSIMAH OTHMAN

PEGAWAI TEKNOLOGI PENDIDIKAN

PUSAT KEGIATAN GURU KOTA

BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI

NEGERI SEMBILAN

7/24/2019 FMGPM1

2/37

2

Mengandungi panduan untuk ketua-Ketua Jabatan bagi

menyediakan Manual Prosedur Kerja & Fail Meja

Menjelaskan keperluan mengkaji semula MPK & FM dari

semasa ke semasa ( sekurang-kurang sekali setahun) atau jika

berlaku sebarang perubahan dalam dasar dan undang-undang

yang melibatkan jabatan berkenaan

Perlu kemaskini juga apabila wujud proses-proses atau tugas-

tugas baru dalam jabatan/pejabat

PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM (PKPBIL 8 TAHUN 1991

7/24/2019 FMGPM1

3/37

3

Panduan !"#!"$n%$ &!n'!na$ u'aan' d$*a+an,an

D-,u&!n "u*u,an unu, !$a##!'a.a$ da+a& &!n*a+an,an

u'ana

/a$+ M!*a 0!nda,+a0 d$+!a,,an d$

aa &!*a #!'a.a$

KONSEP /AIL MEJA

7/24/2019 FMGPM1

4/37

4

M!"!,-d,an #"-!du" dan #!"au"an ,!"*a !a'a$ "u*u,an "a&$

K!!"a'a&an $!&2,a!da0 ,!"*a

M!n!nu,an #!"au"an d$#au0$

M!n'u"an',an ,!$+a#an

S!a'a$ a+a +a$0an 3-"&a+

M!n!nan',an #!"u,a"an ,!"*a4 #"-! a&$+a+$0 u'a

M!&uda0,an ,a*$an &!n'!na$ $!& ,!"*a

M!n'u"an',an a"a0an !%a"a +$an

M!n*!+a,an ,uaa dan 0uun'an ,!"*a d!n'an #!'a.a$ +a$n

KEBAIKAN

7/24/2019 FMGPM1

5/37

5

MPK FM

Dokumen rujukan peringkat Dokumen rujukanperingkat pejaatin!i"i!u#ja$atan

Bera%a%kan &ung%i !an i!ang Bera%a%kan tuga% !antuga% jaatan tanggung ja$a

in!i"i!u

Satu MPK untuk %atu jaatan Satu FM untuk %atu ja$atan

Mengan!ungi mak'umat Mengan!ungi mak'umat#men(e'uru) mengenai %emua pan!uan untuk

mengen!a'ikan akti"iti !a'am jaatan tuga%(ang !itetapkan agi %atu*%atu

PERBE+AAN MPK DAN FM

7/24/2019 FMGPM1

6/37

6

FAIL MEJA

7/24/2019 FMGPM1

7/377

FAIL ME,A

bjekti!

Jabatan/Pejabat

Objektif Bahagian/Unit

Carta Organisasi Jabatan/Pejabat

"arta rganisasi

Kedudukan pegawai

#enarai tugas/kuasa

dan hubungan

Peraturan-peraturan

pentadbiran

Proses Kerja"arta $liran kerja

#enari #emak

#enarai undang-undang

#enarai Jawatankuasa

yang dianggotai

#enarai borang-borang

yang digunakan

%orma Kerja

#enarai ugas

'arian

K$%%*$% F$+, MJ$

7/24/2019 FMGPM1

8/378

#enarai tugas yang menjelaskan

dengan tepat dan terperin.imengenai tugas tanggungjawab

dan kuasa seseorang pegawai

untuk menjalankan tugasnya0

#%$1$+ *$#

7/24/2019 FMGPM1

9/379

Kuasa yang diberikan kepada

seseorang pegawai perludimaklumkan kepada pegawai yang

berkenaan untuk memudahkan

beliau bertindak dan membuatkeputusan mengikut had yang

dibenarkan0

K$#$

7/24/2019 FMGPM1

10/3710

Hubungan kerja pegawai dengan pegawailain perlu diketahui untuk membantu pegawai

berkenaan menyeleaikan euatu tuga!

"eni#jeni hubungan kerja antara ee$rangpegawai dengan pegawai#pegawai lain% Hubungan kerja dengan pegawai ataan Hubungan kerja dengan pegawai bawahan Hubungan kerja dengan rakan ejawatan Hubungan kerja dengan pegawai dari ageni#

ageni luar

'2%*$% K1J$ %*$%

P*$3$+ ,$+%

7/24/2019 FMGPM1

11/3711

&apat menjelakan tuga dan tanggungjawab

ee$rang pegawai

'emudahkan pihak penguruan meran(ang kuru

yang euai untuk ee$rang pegawai

'emudahkan pegawai mengurukan tuga yang

dipertanggungjawabkan

'emb$lehkan pegawai mengetahui had#had kuaa

yang diperuntukkan kepadanya

'enjelakan hubungan kerja di antara e$rang

pegawai dengan pegawai yang lain

KP%+%*$% #%$1$+ *$# K$#$$% '2%*$% K1J$ $,$M FM

7/24/2019 FMGPM1

12/3712

)angkah#langkah bagaimana

melakanakan euatu kerja

*etiap enarai tuga ee$rang

pegawai perlu diediakan pr$e

kerjanya

P1## K1J$

7/24/2019 FMGPM1

13/37

13

*emak enarai tuga bagi mengenalpati jeni#jenikerja yang memerlukan penyediaan pr$e kerja

*ediakan urutan tindakan#tindakan yang terlibat

dalam melakanakan tuga terebut 'ulakan dengan perkataan +perbuatan, bagi

menyenaraikan etiap pr$e *enaraikan pegawai#pegawai yang perlu dirujuk

*enaraikan undang#undang dan peraturan yangberkaitan dengan tuga berkenaan

+%$K$%-+%$K$% 4$%* P1, +,$K#$%$K$% $,$M

M%4+$K$% P1## K1J$

7/24/2019 FMGPM1

14/37

14

2agi maksud !ail meja .arta aliran kerja

yang perlu dimasukkan ke dalam !ail mejaseseorang pegawai ialah .arta aliran kerja

akti5itiyang terdapat dalam MPK yang

berkaitan dengan tugas pegawai yang

berkenaan0 ,angkah-langkah dalamakti5iti yang melibatkan pegawai

berkenaan hendaklah ditandakan0

"$1$ $,+1$% K1J$

7/24/2019 FMGPM1

15/37

15

#etiap akti5iti mempunyai beberapaperaturan pentadbiran/undang-

undang yang harus diketahui dan

dipatuhi oleh pengurusan dalammenjalankan akti5iti sesebuah

jabatan

P1$1$%P%$2+1$%/%$%*-%$%*

7/24/2019 FMGPM1

16/37

16

#atu alat peran.angan dan kawalan

kerja yang ringkas dan tepatmengenai tindakan-tindakan yang

perlu diambil dalam mengendalikan

sesuatu akti5iti0 #enarai #emak

ber!ungsi sebagai pelan tindakan

dalam melaksanakan sesuatu akti5iti

#%$1$+ #M$K

7/24/2019 FMGPM1

17/37

17

Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang

perlu diambil

Mengelakkan daripada berlakunya ke.uaian lupa

kesilapan dll

Menjadi asas kepada kawalan keselamatan terutamaakti5iti teknikal

#ebagai alat pengawasan yang mudah dirujuk dalam

menentukan tahap pen.apaian kerja mengesan kelewatan

dll

$lat semakan terhadap perkara-perkara penting yang perlu

diberi perhatian sebelum diteliti atau diluluskan

#ebagai alat kawalan dan penyelarasan kerja

Mewujudkan disiplin dalam menjalankan tugas

KP%+%*$% #%$1$+ #M$K

7/24/2019 FMGPM1

18/37

18

"angkamaa atau lain#lainpengukuran pretai yang telah

ditetapkan bagi menyiapkan euatukerja!-a b$leh menjadi panduan

kepada pekerja upaya tahap pretai

yang diharapkan dapat di(apaiepenuhnya!

%1M$ K1J$

7/24/2019 FMGPM1

19/37

19

.ontoh%orma Kerja 2agi ugas-ugas 4ang

ijalankan leh Kerani Perkhidmatan

2il0/ Jenis Kerja Masa 4angiambil/Jumlah nit4ang 2oleh

ijalankan lm0#eminggu

1! 'enguru perlantikan 115 minit 17 unit

2! 'enguru pengeahan dalam jawatan 151 minit 13 unit

7/24/2019 FMGPM1

20/37

20

Format bagi mengingati danmeran.ang akti5iti utama yang

perlu dilaksankan pada hariberkenaan

2oleh disediakan sama adadisebelah petang atau sewaktumula bekerja disebelah pagi

#%$1$+ *$# '$1+$%

7/24/2019 FMGPM1

21/37

21

SENAA! JA"A#ANKUASA $AN% &!AN%%O#A!

Tujuan Supaya pegawai berkenaan mengetahui jawatankuasa-jawatankuasa

dianggotainya

Membolehkan membuat persediaan dan perancangan awal sebelum

hadir ke mesyuarat

Membolehkan pegawai baru yang mengambilalih tugas mengetahui

Jawatankuasa-jawatankuasa yang perlu dianggotaimya

7/24/2019 FMGPM1

22/37

23

7/24/2019 FMGPM1

23/37

KAND-NGAN FAIL ME,AMa,+u&a P!'a.a$

S!na"a$ Tu'a

Ma+a&a Pua Su&!" S!,-+a0

M$$ Pua Su&!" S!,-+a0

5$$ Pua Su&!" S!,-+a0

O*!,$3 Pua Su&!" S!,-+a0

6a"a O"'an$a$ Ja.aan,uaa Indu, PuaSu&!" S!,-+a0

6a"a O"'an$a$ Ja.aan,uaa K!"*a PuaSu&!" S!,-+a0

24

7/24/2019 FMGPM1

24/37

KANDUNGAN /AIL MEJA GPMS!na"a$ Tu'a Ja.aan7 Tan''un'*a.a7 Kuaa

dan Huun'an K!"*a P!'a.a$ d!n'anP!'a.a$4P!'a.a$ La$n

P"-! K!"*a6a"a A+$"an K!"*a

S!na"a$ S!&a,

P!"au"an4P!"au"an P!nad$"anS!na"a$ Undan'4undan' P!,!+$+$n'

S!na"a$ B-"an'

N-"&a K!"*a

25

7/24/2019 FMGPM1

25/37

S!na"a$ Ja.aan,uaa an' D$an''-a$

S!na"a$ Tu'a Ha"$an

26

7/24/2019 FMGPM1

26/37

Senarai Tuga% Guru Perpu%takaan !an Me!iaB!"an''un'*a.a ,!#ada P!n'!ua 2 Gu"u B!a"7 P!n-+-n' Kanan Tad$" danKu"$,u+u& da+a& &!"an%an'7 &!n!+a"a7 &!+a,ana dan &!n'a&$+ $nda,anuu+an ,! aa #!",a"a4#!",a"a !"$,u:

M!"an%an' dan &!n'a*a" &aa #!+a*a"an ana"a 0$n''a 8.a,u !&$n''u

M!"an%an' dan &!+a,ana,an Daa" dan P"-'"a& Ta0unanPua Su&!" S!,-+a0 !"a&a4a&a P!n'!ua 2 Gu"u B!a"7

,a,$an'an Pua Su&!" S!,-+a07 'u"u dan &u"$d4&u"$d M!"an%an' dan &!n'u"u !+an*a.an a0unan Pua Su&!"

S!,-+a0 !"a&a AJK Ku"$,u+u& S!,-+a0 M!"an%an' #!&!"-+!0an dan #!&$naan ,-+!,$ an'

,-"!0!n$37 !$&an'7 dan ,!&a,$n$ M!"an%an' dan &!+a,ana,an P"-'"a& K!&a0$"an Ma,+u&a

dan P!",0$d&aan Pua Su&!" S!,-+a0 an' da#a&!n-,-n' #!+a,anaan #!n'a*a"an dan #!&!+a*a"an

M!"an%an' dan &!n'u"u #"-'"a& #!&a%aan (P"-'"a&NILAM) dan #!&udaaan $+&u

27

7/24/2019 FMGPM1

27/37

M!"an%an'7 &!+a,ana7 &!n!+a"a #"-'"a&

#!&an'unan a3 dan #"-'"a& +a$0an da+a&an!"0uun' d!n'an Pua Su&!" S!,-+a0

M!"an%an' dan &!n'u"u #"-'"a& #"-&-$ PuaSu&!" S!,-+a0

B!,!"*aa&a d!n'an 'u"u4'u"u da+a& #!+a,anaan

#!n'a*a"an dan #!&!+a*a"an !"aa,an u&!" B!"0uun' dan !,!"*aa&a d!n'an Ba0a'$an

T!,n-+-'$ P!nd$d$,an N!'!"$ 2 PKG 2 P!"#ua,aanA.a& unu, &!n$n',a,an #!",0$d&aan dan P"-'"a&Pua Su&!" S!,-+a0

M!n!+$a dan &!n'u"u a0an4a0an Pua Su&!" S!,-+a0

28

7/24/2019 FMGPM1

28/37

M!n!d$a dan &!n'!da" &$n$ &!ua"a JK Indu, 2

K!"*a Pua Su&!" S!,-+a0 M!&anau dan &!n'a.a+ !+$a #!+a,anaan #"-'"a&

Pua Su&!" S!,-+a0 M!+a,ana,an u'a !&a,an -, dan $n;!n-"$

#!"a+aan Pua Su&!" S!,-+a0 M!"-&-$ dan &!n*ad$ a0+$ P!"auan

P!"#ua,aan 2 Pua Su&!" S!,-+a0 N!'!"$ M!n*a+an,an #!n!+$d$,an 2 ,a*$an $nda,an !"0uun'

d!n'an #!",0$d&aan Pua Su&!" S!,-+a0 M!n!d$a,an +a#-"an !"a ana+$$ #!+a,anaan

#!&an'unan7 #!n'u"uan7 #"-'"a& dan a,$;$$ !"a,!.an'an Pua Su&!" S!,-+a0

M!n'0ana" daa dan +a#-"an #!+a,anaan P"-'"a&Pua Su&!" S!,-+a0 ,0ana La#-"an Pua Su&!"S!,-+a0 dan NILAM ,!#ada BTP &!+a+u$ PKG dan BTPN#ada u+an A#"$+ dan O,-!" !$a# a0un

29

7/24/2019 FMGPM1

29/37

TUGASAN KUMPULANKUMPULAN SATUMa,+u&a P!'a.a$

S!na"a$ Tu'a

Ma+a&a Pua Su&!" S!,-+a0

M$$ Pua Su&!" S!,-+a0

5$$ Pua Su&!" S!,-+a0

O*!,$3 Pua Su&!" S!,-+a0

6a"a O"'an$a$ Ja.aan,uaa Indu, Pua Su&!" S!,-+a06a"a O"'an$a$ Ja.aan,uaa K!"*a Pua Su&!" S!,-+a0

30

7/24/2019 FMGPM1

30/37

TUGASAN KUMPULANKUMPULAN DUA

M!"an%an' dan &!n'a*a" &aa #!+a*a"an ana"a 0$n''a8 .a,u !&$n''u

M!"an%an' dan &!+a,ana,an Daa" dan P"-'"a&Ta0unan Pua Su&!" S!,-+a0 !"a&a4a&a P!n'!ua 2Gu"u B!a"7 ,a,$an'an Pua Su&!" S!,-+a07 'u"u dan&u"$d4&u"$d

M!"an%an' dan &!n'u"u !+an*a.an a0unan Pua

Su&!" S!,-+a0 !"a&a AJK Ku"$,u+u& S!,-+a0

31

7/24/2019 FMGPM1

31/37

TUGASAN KUMPULANKUMPULAN TIGA

M!"an%an' #!&!"-+!0an dan #!&$naan ,-+!,$ an',-"!0!n$37 !$&an'7 dan ,!&a,$n$

M!"an%an' dan &!+a,ana,an P"-'"a& K!&a0$"anMa,+u&a dan P!",0$d&aan Pua Su&!" S!,-+a0 an'da#a &!n-,-n' #!+a,anaan #!n'a*a"an dan#!&!+a*a"an

32

7/24/2019 FMGPM1

32/37

TUGASAN KUMPULANKUMPULAN EMPATM!"an%an' dan &!n'u"u #"-'"a& #!&a%aan (P"-'"a&

NILAM) dan #!&udaaan $+&u

M!"an%an'7 &!+a,ana7 &!n!+a"a #"-'"a& #!&an'unan a3dan #"-'"a& +a$0an da+a&an !"0uun' d!n'an Pua Su&!"S!,-+a0

33

7/24/2019 FMGPM1

33/37

TUGASAN KUMPULANKUMPULAN LIMA

M!"an%an' dan &!n'u"u #"-'"a& #"-&-$ PuaSu&!" S!,-+a0

B!,!"*aa&a d!n'an 'u"u4'u"u da+a& #!+a,anaan#!n'a*a"an dan #!&!+a*a"an !"aa,an u&!"

34

7/24/2019 FMGPM1

34/37

TUGASAN KUMPULANKUMPULAN ENAM

B!"0uun' dan !,!"*aa&a d!n'an Ba0a'$anT!,n-+-'$ P!nd$d$,an N!'!"$ 2 PKG 2 P!"#ua,aan

A.a& unu, &!n$n',a,an #!",0$d&aan dan P"-'"a&Pua Su&!" S!,-+a0

M!n!+$a dan &!n'u"u a0an4a0an Pua Su&!" S!,-+a0

M!n!d$a dan &!n'!da" &$n$ &!ua"a JK Indu, 2K!"*a Pua Su&!" S!,-+a0

35

7/24/2019 FMGPM1

35/37

TUGASAN KUMPULANKUMPULAN TUJUHM!&anau dan &!n'a.a+ !+$a #!+a,anaan

#"-'"a& Pua Su&!" S!,-+a0

M!+a,ana,an u'a !&a,an -, dan$n;!n-"$ #!"a+aan Pua Su&!" S!,-+a0

M!"-&-$ dan &!n*ad$ a0+$ P!"auanP!"#ua,aan 2 Pua Su&!" S!,-+a0 N!'!"$

36

7/24/2019 FMGPM1

36/37

TUGASAN KUMPULANKUMPULAN LAPANM!n*a+an,an #!n!+$d$,an 2 ,a*$an $nda,an

!"0uun' d!n'an #!",0$d&aan Pua Su&!"

S!,-+a0M!n!d$a,an +a#-"an !"a ana+$$ #!+a,anaan

#!&an'unan7 #!n'u"uan7 #"-'"a& dan a,$;$$!"a ,!.an'an Pua Su&!" S!,-+a0

M!n'0ana" daa dan +a#-"an #!+a,anaanP"-'"a& Pua Su&!" S!,-+a0 ,0ana La#-"anPua Su&!" S!,-+a0 dan NILAM ,!#ada BTP&!+a+u$ PKG dan BTPN #ada u+an A#"$+ danO,-!" !$a# a0un

37

7/24/2019 FMGPM1

37/37