ABSTRAK Siti Kamilah “Manajemen Kearsipan Personil Pendidikan di SMK Harapan Bangsa Depok”

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui mengetahui bagaimanakah

pelaksanaam manajemen kearsipan personil pendidikan dan untuk mengetahui seberapa efektif manajemen kearsipan personil pendidikan dalam rangka proses menunjang pendidikan.

Hasil penelitian ini adalah digambarkan bahwa pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan Di SMK Harapan Bangsa Depok dikategorikan cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari fasilitas kearsipan yang tersedia di SMK Harapan Bangsa Depok cukup lengkap sehingga memudahkan pegawai kearsipan melaksanakan kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Disamping itu tenaga yang ada juga mendukung keterlaksanaan pengelolaan arsip dengan baik.

Metode penelitian yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif. Untuk memudahkan penganalisaan data, fakta dan informasi yang akan mengungkapkan dan menjelaskan permasalahan data penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif melalui penelitian lapangan (field research). Metode ini dimaksudkan agar dapat memberikan gambaran dan analisis secara obyektif tentang pelaksanaan pengelolaan kearsipan personil pendidikan. Responden sebagai sumber data dalam penelitian ini adalah kepala Tata Usaha SMK Harapan Bangsa Depok.

Namun demikian tentunya masih terdapat banyak kekurangan dalam pengelolaan kearsipan itu sendiri, diantaranya belum adanya pegawai arsiparis yang tetap (khusus mengelola arsip) karena pegawai arsiparis masih merangkap sebagai tata usaha yang tentunya banyak hal lain yang harus diselesaikan.

  i

DAFTAR ISI

ABSTRAK…………………………………………………………….................. i

KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... iii

DAFTAR TABEL ................................................................................................... iv

BAB I : PENDAHULUAN ................................................................................ 1

A. Latar Belakang Masalah .................................................................. 1

B. Identifikasi Masalah ........................................................................ 4

C. Pembatasan Masalah ....................................................................... 5

D. Perumusan Masalah ........................................................................ 5

E. Kegunaan Hasil Penelitian .............................................................. 5

BAB II : KAJIAN TEORI .................................................................................. 7

A. ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN ................................................ 7

1. Pengertian Arsip Personil Pendidikan ....................................... 7

2. Fungsi Arsip Personil Pendidikan ............................................. 9

3. Jenis-jenis Arsip dan Media Penyimpanan Arsip ..................... 15

B. PENGELOLAAN ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN ................. 17

1. Pentingnya Kearsipan Yang Baik …….. .................................. 18

2. Kegiatan Pengelolaan Kearsipan............................................... 18

BAB III : METODE PENELITIAN .................................................................... 41

A. Tujuan Penelitian ............................................................................ 41

B. Tempat dan Waktu Penelitian ........................................................ 41

C. Sumber Data .................................................................................... 41

D. Metodologi Penelitian ..................................................................... 42

E. Teknik Pengumpulan Data .............................................................. 42

F. Teknik Analisis Data ....................................................................... 42

BAB IV : HASIL PENELITIAN ......................................................................... 42

A. Gambaran Objek Penelitian ............................................................ 43

B. Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Personil pendidikan Di SMK

Harapan Bangsa Depok ................................................................... 51

C. Faktor-faktor Kearsipan yang baik.................................................. 59

  iv

  v

BAB V : PENUTUP ........................................................................................... 64

A.Kesimpulan........................................................................................64

B.Saran..................................................................................................64

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN-LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Pedoman wawancara dengan kepala tata usaha .................................... 42

Tabel 2 Struktur organisasi ................................................................................ 45

Tabel 3 Data tenaga guru SMK Harapan Bangsa depok.................................... 46

Tabel 4 Data guru dan karyawan SMK Harapan Bangsa Depok ....................... 46

Tabel 5 Jumlah siswa tahun ajaran 2006/2007 .................................................. 48

Tabel 6 Keadaan sarana dan prasarana SMK Harapan Bangsa Depok .............. 49

vi

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap

organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Setiap pekerjaan dan

kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi.1 Oleh karena itu,

informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja

administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi di

dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan

cepat.

Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses

kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai

rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai

pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi

dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang

sangat penting tersebut maka harus ada manajeman atau pengelolaan arsip

yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.

Prosedur kearsipan yang baik dilakukan secara sentralisasi ataupun

secara desentralisasi; bermaksud menyediakan pelayanan informasi yang

terkandung dalam record setepat-tepatnya dan secepat-cepatnya bila

1 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT. Gramedia, 1989), h. 2

1

2

diperlukan. Adapun ciri-ciri penyelenggaraan prosedure record yang baik

antara lain:

1. Sedikit record. Record yang sedikit, benar-benar bermutu baik

2. Untuk informasi sekarang, maupun yang akan datang

3. Prosedur yang dipilih mengakibatkan penghematan biaya tanpa

mengurangi efisiensi dan efektivitas.2

Untuk dapat mencapai ciri-ciri tersebut, diperlukan sistem-sistem filing

yang menunjang tercapainya efisiensi. Penerapan sistem filing di tiap-tiap unit

kerja dengan memperhatikan unsur-unsur dasar sebagai motor penggerak bagi

penyelenggaraan sistem filing.

Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan

seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan

klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau

organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin

pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang

diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.

Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena

muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal

bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib

administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila

tidak dimulai dari tertib kearsipannya.

Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan

organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka

pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya.

Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang

signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi

manajemen birokrasi, disamping sebagai sumber primer bagi para

peneliti/akademisi. Sehubungan dengan itu semua, maka peningkatan dan

penyempurnaan bidang kearsipan merupakan bagian integral daripada bidang

2 E. Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran

Modern, (Jakarta: Karya Utama, 1994), Cet. Ke-5, h. 74

3

administrasi dan manajemen.

Persoalan mendasar yang dihadapi para pengelola kearsipan

sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan suatu sitem kearsipan,

tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan sistem

kearsipan yang baik. Banyak arsip hanya terkelola seadanya tanpa pengelolaan

yang intensif. Padahal arsip merupakan hal yang sangat penting.

Arsip perlu dipelihara, dijamin keselamatannya agar dapat digunakan

untuk berbagai keperluan. Ini berarti bahwa setiap organisasi mempunyai

tugas dan tanggung jawab untuk menyelematkan bahan pertanggung jawaban

kegiatan organisasi. Upaya ini disamping melakukan pembinaan di bidang

sistem kearsipannya, juga merancang penggunaan ruangan dan peralatan

sesuai dengan ketentuan teknis kearsipan.

Kelengkapan pusat arsip harus dirancang agar mampu menampung

arsip dalam jumlah besar dan dengan biaya serendah mungkin. Penempatan

pusat arsip harus dirancang sedemikian rupa, yang disesuaikan dengan kondisi

dan karakteristik organisasinya. Untuk penempatannya ada beberapa pilihan

yang dapat dilakukan, diantaranya adalah pusat arsip dibangun menjadi satu

dengan gedung induk, atau dapat pula dibangun terpisah dari gedung

kantornya. Bagi organisasi yang tidak besar (sedang atau kecil) dengan jumlah

arsip yang relatif kecil, pada umumnya pusat arsip dibangun menjadi satu

dengan gedung kantor. Untuk gedung yang bertingkat ditempatkan pada lantai

bawah agar tidak membebani kontruksi gedung kantor. Sedangkan bagi

gedung kantor yang tidak bertingkat, dapat ditempatkan ditengah, dengan

syarat terhindar dari lalu lalang pegawai unit kerja lainnya. Hal ini agar lebih

mudah melayani pengguna arsip, dan dipihak lain juga untuk menjaga

keamanan informasi dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Ruangan dan

perlengkapan disediakan dengan memperhatikan keamanan arsip dari bahaya

kebakaran, air, serangga, suhu dan kelembaban.3

Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu

3 Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar,

1992), Cet. Ke-1, h. 89

4

organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan

organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penilaian, pengambilan

keputusan atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang

bersangkutan. Hal ini seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan.

Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya

sarana prasarana selalau menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip. Kondisi

semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang

kearsipan sebagai “bidang pinggiran” di sekolah sehingga pengelolaannya pun

kurang begitu diperhatikan.

Selain itu, tidak adanya kontrol yang baik dari kepala sekolah membuat

keadaan arsip tidak begitu terjaga. Arsip-arsip hanya menjadi sesuatu hal yang

sifatnya pelengkap bukan menjadi data penting yang semestinya harus terjaga

dengan baik.

SMK Harapan Bangsa sebagai salah satu pusat kegiatan pendidikan

formal pasti memproduksi berbagai dokumen harus dipelihara dengan baik

agar dapat dimanfaatkan oleh warga sekolah yang bersangkutan. Oleh karena

itu sekolah sangat membutuhkan tata kelola arsip yang baik.

Masih pada kenyataan bahwa banyak sekolah yang kurang peduli

dengan kearsipan sehingga sekolah mengalami kendala-kendala dalam

mengambil kembali data-data yang dibutuhkan.

Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk membahas

dan menuangkan masalah ini dalam bentuk skripsi dengan judul

”Manajemen Kearsipan Personil pendidikan di SMK Harapan Bangsa

Depok”.

B. Identifikasi Masalah

Berdasarkan pada latar belakang yang telah dikemukakan di atas dapat

diidentifikasikan masalah sebagai berikut:

1. Belum terkelola dengan baik arsip-arsip yang ada di sekolah.

2. Terbatasnya keterampilan yang dimiliki pegawai kearsipan dalam

mengelola arsip-arsip yang ada di sekolah.

5

3. Minimnya kontrol pimpinan terhadap keadaan arsip-arsip yang ada di

sekolah.

4. Kurangnya kebijakan yang menunjang pengelolaan arsip-arsip yang ada di

sekolah.

5. Terbatasnya sarana dan prasarana penunjang tata kelola arsip yang baik.

6. Minimnya perhatian khusus yang diberikan pimpinan dan pegawai

administrasi dalam menjaga arsip personil pendidikan di sekolah.

C. Pembatasan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah dan untuk membatasi kajian

pendidikan hanya pada pengelolaan kearsipan personil pendidikan. Adapun

yang dimaksud dengan pengelolaan kearsipan personil pendidikan adalah

pengelolaan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun,

dibuat,diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi /lembaga /

badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan kearsipan personil

pendidikan termasuk di dalamnya adalah guru.

D. Perumusan Masalah

Sesuai dengan pembatasan masalah di atas, penulis merumuskan

masalah sebagai berikut :

1. Bagaimanakah pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan di

SMK Harapan Bangsa Depok?

2. Seberapa efektif manajemen kearsipan personil pendidikan dalam rangka

membantu proses pendidikan?

E. Kegunaan Hasil Penelitian

Adapun hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat secara

akademik dalam pengembangan ilmu manajemen kearsipan. Selain itu

penelitian diharapkan memberikan manfaat secara praktis bagi berbagai pihak,

terutama:

6

a. Penelitian ini diharapkan berguna bagi penulis dalam menambah wawasan,

pengalaman, dan pengetahuan tentang materi atau kajian yang dibahas.

b. Hasil penelitian ini diharapkan berguna bagi para kepala sekolah sebagai

masukan positif dalam menciptakan kondisi sekolah yang baik.

c. Penelitian ini diharapkan berguna bagi guru untuk memperbaiki

komunikasi yang baik antar sesama guru demi terciptanya hubungan kerja

yang baik dan harmonis.

BAB II

KAJIAN TEORI

A. ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN

1. Pengertian Arsip Personil Pendidikan

Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi

yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan

dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka

pelaksanaan kegiatan. Secara etimologi arsip berasal dari bahasa asing,

orang Yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk

menyimpan.1

Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan

betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera

dengar kita disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya. Lebih

dari sekedar diskusi tentang istilah arsip, sebenarnya secara akademis kita

juga akan lebih jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu

pengetahuan. Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersusun

dan pengetahuan adalah pengamatan yang disusun secara sistematis, maka

kearsipan tentu dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan. Semua itu

dikemukakan sebagai justifikasi terhadap eksistensi kearsipan. Lebih jauh

lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu

informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang                                                             

1 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan, (Yogyakarta, Liberty, 1985), Cet. Ke-1, h. 1 

7 

  8

didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil (museum), dokumen

dalam wujud literair (perpustakaan), dan dokumen privat (kearsipan).

Yang dimaksud dengan kearsipan adalah tata cara pengurusan

penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan

mengingat tiga unsur yaitu penyimpanan, penempatan dan penemuan

kembali.2

George R. Terry dalam bukunya “Office Management and

Control” mengatakan kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam

tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah

ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila

diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.3 Dalam

istilah kearsipan, arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan

tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang dapat berwujud

surat menyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan dapat

memberikan keterangan yang jelas dan tepat.

Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah “rekaman kegiatan

atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,

dan bernegara”.4

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari

setiap kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badan-

badan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan

pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan.

                                                            2 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 3  3 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 3  4 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 

  9

Personil pendidikan dalam arti luas meliputi guru, pegawai, dan siswa. dimaksud dengan personil pendidikan adalah golongan petugas yang membidangi kegiatan edukatif dan yang membidangi kegiatan non edukatif (ketatausahaan ).5 Personil bidang edukatif adalah mereka yang bertanggung jawab dalam kegiatan belajar mengajar, yaitu guru dan konselor dan konseling ( BK ), sedangkan yang termasuk didalam kelompok personil bidang non edukatif adalah petugas tata usaha dan penjaga atau pesuruh sekolah.

Tiap kelompok personil diperlukan pembagian tugas dan tanggung

jawab serta hubungan kerja yang jelas. Seorang pimpinan sekolah/kepala

sekolah dapat dibantu oleh seseorang atau beberapa orang wakil kepala

yang mengkoordinasikan urusan kurikulum/kegiatan belajar mengajar,

urusan kesiswaan, urusan sarana prasarana pendidikan, urusan hubungan

sekolah masyarakat, dan sebagainya.

2. Fungsi Arsip Personil Pendidikan

Dilihat dari segi fungsi arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip

dinamis dan arsip statis (Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan). Hal ini agak berbeda dengan

pengertian arsip dinamis di Amerika yang disebut sebagai records,

sedangkan arsip statis merupakan pengalihan arti dari archives. Arsip

dinamis adalah arsip yang dapat dipergunakan secara langsung di dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan

pemerintahan pada umunya atau dipergunakan secara langsung di dalam

penyelenggaraan administrasi negara. Sementara arsip statis tidak lagi

dipergunakan didalam fungsi-fungsi menajemen organisasi pencipta, tapi

dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.

Sementara itu menurut Sauki (1999 : 6) setidaknya ada 4 fungsi

arsip yaitu (1) sebagai memori kolektif instansi (corporate memory), (2)

sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan

(decisions making), (3) sebagai bahan pendukung proses pengadilan

                                                            5http://www.google.co.id/search?q=pengertian+personil+pendidikan&hl=id&ei=DBuWTP7bFYe3cPL9haQF&start=40&sa=N 

  10

(lagition support), dan (4) penyusutan berkas kerja (retention). Fungsi-

fungsi ini akan dapat dicapai apabila arsip dikelola dengan tepat antara

lain melalui Sistem Informasi Kearsipan.

Arsip dinamis berdasarkan pada kepentingan penggunaannya

dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif (active records) dan

inaktif (inactive records).Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara

langsung dan terus-menerus dibutuhkan dan dipergunakan di dalam

penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan

arsip yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi

sudah berkurang.

Menurut Betty R. Rikcs, suatu arsip dapat dipertimbangkan

menjadi arsip inaktif jika dipergunakan kurang dari 10 kali dalam satu

tahun. Frekwensi penggunaan ini sebenarnya bergantung pada kebutuhan

organisasi masing-masing. Setiap organisasi dapat memiliki tingkat

frekwensi penggunaan terhadap arsip berbeda-beda meskipun mungkin

jenis arsipnya sama. Dengan melihat fungsi dan kegunaannya, maka arsip

sebagai salah satu sumber informasi pada dasarnya harus dikelola di dalam

suatu sistem (manajemen), sehingga memberi kemungkinan untuk dapat

disajikan informasinya secara tepat kepada orang yang tepat pada waktu

yang tepat dengan biaya yang diusahakan serendah mungkin.

Berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip

dinamis dan arsip statis.6 Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih

diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang

digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara.

Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

Berdasarkan fungsinya dan juga untuk kepentingan tugas pekerjaan sehari-

hari arsip dinamis dibedakan atas :                                                              6 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT. Gramedia, 1989), h 2 

  11

a. Arsip aktif adalah arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.

b. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaannya oleh unit pengolahan sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai frekuensi bagi satu organisasi.7

Arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni

arsip biasa dan arsip vital. Kalau arsip biasa adalah jika terjadi sesuatu

dengan arsip tersebut organisasi tidak akan terhenti kehidupannya.

Sementara itu, arsip vital yaitu arsip yang sangat dibutuhkan oleh

organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan

organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman

informasi yang dapat diterima.

Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu

program yang sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi,

prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya. Program

perlindungan arsip dinamis vital mengidentifikasi apa saja yang dicakup

oleh arsip dinamis vital, prosedur penyimpanan atau prosedur

penyimpanan duplikat arsip dinamis di tempat yang aman.8 Melalui

program ini dapat dibuat suatu metode yang sistematis dan lebih spesifik

yang disesuaikan dengan kondisi arsip dan kepentingan organisasi yang

bersangkutan.

Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi

misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam

organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan

perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan

benar. Hal ini memberikan pengertian bahwa arsip vital harus dilindungi

dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan,

khususnya penataan dan perlindungan arsip vital.                                                              7 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 89-90  

8 Sulistyo Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), h. 229. 

  12

Lebih jauh lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam

kerangka ilmu informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal

dokumentasi yang didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil

(museum), dokumen dalam wujud literair (perpustakaan), dan dokumen

privat (kearsipan).

Sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak informasi

menjadi bagian yang sangat penting dalam fungsi manajemen di dalam

menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan

cepat. Menurut Schwart dan Hernon informasi saat sekarang merupakan

sumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (Value and a cost

of production) (1993:202). Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin

komersialnya informasi, sehingga mempunyai nilai signifikan dan

memberi peluang untuk dapat diperjualbelikan. Disamping itu proses

pengelolaan yang tepat, dan penemuan kembali informasi dengan cepat,

akurat dan lengkap memiliki nilai kuantitatif yang dapat diukur secara

ekonomi. Arsip (records) sebagai salah satu sumber informasi terekam

(recorded information) memiliki fungsi yang sangat penting untuk

menunjang proses kegiatan administrasi negara dan manajemen birokrasi.

Di samping itu arsip (archives) dapat pula dimanfaatkan oleh lembaga dan

instansi pemerintah serta masyarakat umum bagi pendidikan dan

penelitian. Sebagai endapan informasi kegiatan administrasi dan

menajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif

sejalan dengan semakin kompleksnya fungsi dan organisasi. Dampaknya

arsip semakin menumpuk secara tidak terkontrol. Arsip-arsip cenderung

diabaikan oleh pengelolaannya, karena dipandang tidak perlu disimpan di

dalam suatu sistem. Akibatnya, apabila organisasi membutuhkan informasi

arsip untuk kebutuhan pelaksanaan tugas ataupun untuk pengambilan

keputusan (decision making), jadi sulit atau memerlukan waktu yang

relatif lama untuk ditemukan kembali. Arsip sebagi salah satu sumber

informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan (management) yang

tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktifitas

  13

bagi organisasi.

Apapun sebutan dan istilahnya, yang dimaksud dengan arsip

adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk

huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu

sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu,

formulir), kertas film, media komputer, dan lain-lain.9

Dari pengertian ini dapat ditarik beberapa pemahaman mendasar.

Pertama, arsip harus merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian, tetapi

bukti itu merupakan bukti dari lebih satu orang. Dengan kata lain, suatu

arsip harus berisi data yang mempunyai arti sosial. Kedua, arsip harus

disimpan di dalam bentuk yang nyata. Tiga media arsip secara umum

terdiri dari kertas (paper), film dan (magnetic media). Arsip berbasis

kertas merupakan data, gambar atau teks yang disimpan pada sesuatu yang

terkomposisi secara kimiawi tanpa melihat ukuran, warna atau berat

kertas. Arsip film merupakan data, gambar atau teks yang disimpan pada

film, termasuk pula bentuk khusus film, seperti microfilm.

Sementara arsip media magnetic merupakan data, gambar atau teks

yang disimpan dan ditemukan kembali melalui penulisan kode secara

magnetic dan khusus berkaitan dengan komputer. Ketiga, arsip harus dapat

ditemukan kembali secara fisik maupun informasinya. Arsip dapat

dibedakan dengan non arsip (non record), karena non arsip merupakan

keseluruhan informasi dalam bentuk yang tidak nyata. Satu contoh dari

non arsip adalah percakapan biasa. Non arsip ini dalam kondisi lingkungan

tertentu dapat menjadi arsip. Dalam pengertian yang hampir sarna,

Milburn D. Smith ill, menyatakan bahwa arsip (record) merupakan

keseluruhan bentuk inforrnasi yang terekam. Media arsip (record)

merupakan keseluruhan bentuk informasi yang terekam. Media arsip

menurutnya dapat berupa kertas, film, microfilm, media magnetik atau

disk optik (1986:4). Pendapat ini sedikit berbeda dengan Lundgren dan

Lundgren, karena media optik telah dimasukkan sebagai sebagai salah satu                                                             

9 Amsyah, Manajemen Kearsipan..., h. 3 

  14

media arsip. Smith ill membagi media arsip ke dalam beberapa kategori.

Pertama, arsip-arsip dengan media elektronik (electronic media)

yang meliputi disk magnetic, diskette, pita magnetic dan disk optik.

Umumnya media elektronik digunakan untuk menyimpan informasi arsip

dalam jenis dan jumlah yang besar.

Kedua, media mikrofotografik (microphotographic media) yang

meliputi mikrofilm atau microfiche dan komputer output microforms

(COM). Media ini digunakan untuk menyimpan informasi yang

membutuhkan akses cepat atau penyimpanan yang sangat lama.

Bentuk media yang ketiga adalah arsip-arsip dalam basis kertas.

Arsip ini umumnya berbentuk hard copy seperti memo-memo, surat,

kontrak-konrak dan berkas proyek. Keuntungan bentuk ini adalah dapat

menyediakan informasi untuk referensi jangka pendek dan sering kali

digunakan untuk arsip vital (vital record). Bentuk media terakhir adalah

media video dan suara atau biasa dikenal sebagai audio visual media.

Media ini digunakan untuk menyimpan arsip-arsip gambar bergerak dan

suara seperti kaset, audio kaset, dan video tape. Kecenderungan terakhir

mengarah kepada media digital seperti laser disk, video compact disk

(VCD) yang menyimpan arsip-arsip multidata, teks, gambar, grafik dan

suara.

Berdasarkan pada dua pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan

bahwa apapun jenis arsip harus memiliki tiga unsur yaitu, (1) arsip

merupakan informasi terekam, (2) memiliki bentuk media yang nyata

dalam arti dapat dilihat dan dibaca, diraba dan didengar dan yang terakhir

(3) arsip memiliki fungsi dan kegunaannya. Berkaitan dengan hal itu pula,

setidaknya ada beberapa fungsi arsip personil pendidikan, diantaranya

adalah untuk menjaga informasi-informasi yang berkaitan dengan personil

pendidkan suatu organisasi, menjadi keberlangsungan sebuah organisasi

itu sendiri dan memudahkan kerja dan kinerja elemen yang ada dalam

sebuah organisasi.

  15

3. Jenis-jenis dan Media Penyimpanan Arsip

Arsip dinamis aktif yaitu arsip-arsip yang masih sering

dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan satuan kerja (unit

pengolah) pada suatu organisasi. Pada saat-saat tertentu arsip aktif

mengalami perubahan nilai dan artinya menurut fungsinya dalam

administrasi, sehingga arti dan nilainya dalam kehidupan administrasi

mulai berkurang, dalam arti bahwa arsip aktif sudah jarang dipergunakan

lagi. Pada tahap ini arsip dikatakan mencapai tahap inaktif/semi statis.

Sedangkan arsip dinamis inaktif yaitu arsip-arsip yang tidak

dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaannya oleh

unit pengolah sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi

suatu organisasi. Pada tahap inaktif arsip tersebut tidak lagi berada pada

satuan kerja/unit pengolah, akan tetapi penyimpanannya dipusatkan di

Pusat Penyimpanan Arsip.

Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, jenis-jenis Arsip

yaitu :

a. Arsip menurut Subyek atau Isinya :

1) Arsip Kepegawaian, contoh : data riwayat hidup pegawai, surat

lamaran, rekaman dsb.

2) Arsip Keuangan, contoh : laporan keuangan, bukti pembayaran,

daftar gaji, SPMU dsb.

3) Arsip Pemasaran, contoh : surat penawaran, surat pesanan, daftar

harga dsb.

4) Arsip Pendidikan, contoh : kurikulum, satuan pelajaran, rapor,

transkrip mahasiswa dsb.10

b. Arsip menurut Bentuk dan Wujud Fisik, dapat dibedakan menjadi :

a) Surat, contoh : naskah perjanjian/kontrak, surat keputusan dsb.

b) Pita rekaman, mikrofilm, disket dan CD.11

c. Arsip menurut Nilai atau Kegunaannya, yaitu :                                                             

10 Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan, (Yogyakarta: Kanisius, 1999), 10  11 Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan…, h. 10 

  16

1) Arsip bernilai Informasi, contoh : pengumuman, pemberitahuan,

undangan dsb.

2) Arsip bernilai Administrasi, contoh : ketentuan-ketentuan

organisasi, prosedur kerja dsb.

3) Arsip bernilai Hukum, contoh : akte pendirian perusahaan, akte

kelahiran, akte perkawinan dsb.

4) Arsip bernilai Sejarah, contoh : laporan tahunan, notulen rapat,

gambar/foto peristiwa dsb.

5) Arsip bernilai Ilmiah, contoh : hasil penelitian

6) Arsip bernilai Keuangan, contoh : kuitansi, bon penjualan, laporan

keuangan dsb.

7) Arsip bernilai Pendidikan, contoh : kurikulum, satuan pelajaran,

program pengajaran dsb.12

d. Arsip menurut sifat kepentingannya :

1) Arsip nonesensial , contoh Surat Undangan dsb.

2) Arsip berguna/biasa, contoh surat permohonan cuti, surat pesanan

barang dsb.

3) Arsip Penting, contoh : surat keputusan, laporan keuangan dsb.

4) Arsip Vital, contoh : akte pendirian perusahaan, sertifikat

tanah/bangunan dsb.13

e. Arsip menurut Fungsinya :

1) Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara

langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

2) Arsip Statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara

langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

f. Arsip menurut tempat/tingkat pengelolaannya, dibedakan menjadi :

1) Arsip Pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada

dipusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas

Pusat di Jakarta.                                                             

12 Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan…, h. 11  13 Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan…, h. 11 

  17

2) Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi.

Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Daerah di ibukota

Propinsi.14

g. Arsip menurut keasliannya dapat dibedakan :

1) Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin

ketik, cetakan printer, dengan tanda tangan dan legalisasi yang asli,

yang merupakan dokumen utama.

2) Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dst. yang dalam

proses pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi

ditujukan pada pihak lain selain penerima dokumen asli.

3) Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak

bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan

dokumen asli.

4) Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu

dokumen asli.15

h. Arsip menurut Kekuatan Hukum, dibedakan :

1) Arsip Otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan

asli dengan tinta (bukan fotocopy atau film) sebagai tanda

keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat

dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

2) Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat

tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa foto copy, film,

mikrofilm, hasil print komputer dan lain sebagainya.

B. PENGELOLAAN ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN

Kegiatan pengelolaan arsip personil pendidikan sangat diperlukan

untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.

Personil pendidikan yang dimaksud meliputi guru, tenaga kependidikan,

                                                            14 Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan…, h. 11  15 Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan…, h. 11 

  18

kepala sekolah dan pegawai tata usaha. Pengelolaan arsip personil pendidikan

yang dimaksud meliputi:

1. Pentingnya Kearsipan yang Baik

Untuk membantu kelancaran dalam pengelolaan kearsipan,

terutama untuk mempermudah penemuan kembali suatu arsip, maka

diperlukan banyak hal diantaranya sistem dan tenaga pengelola arsip itu

sendiri. Sistem yang baik perlu didukung oleh manusia yang baik pula.16

Sistem penyimpanan arsip yang tepat sangat menentukan dalam

penemuan kembali arsip dari tempat penyimpanannya secara mudah dan

tepat. Fasilitas kearsipan yang baik juga dapat mendukung keberhasilan

pengelolaan suatu arsip. Fasilitas tersebut diantaranya adalah kertas, mesin

tik, komputer, mesin stensil, map, folder, lemari, filing cabinet dan

pencahayaan yang baik.

Di samping itu, yang tidak kalah pentingnya adalah petugas arsip

sendiri. Seseorang diberi tugas mengelola kearsipan harus memiliki

syarat-syarat tertentu agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik.

Syarat-syarat tersebut diantaranya adalah memiliki pengetahuan tentang

kearsipan, mengetahui seluk-beluk organisasi, terampil, tekun, sabar, teliti,

loyal, cerdas, serta dapat menyimpan rahasia.

Berdasarkan pendapat di atas, maka setiap petugas arsip hendaknya

memperhatikan sistem kearsipan yang ada di kantornya. Sistem kearsipan

tersebut hendaknya sesuai dengan ciri-ciri seperti yang tersebut di atas.

Apabila sistem kearsipan sesuai dengan ciri-ciri tersebut, maka tidak dapat

dipungkiri lagi bahwa pengelolaan kearsipan akan berjalan lancar.

2. Kegiatan Pengelolaan Kearsipan

Daur hidup suatu arsip menurut Patricia E. Wallace mencakup

proses penciptaan arsip (record creation), pendistribusian (records

distribution), penggunaan (records utilization), penyimpanan arsip aktif

                                                            16 Moeftie Wiriadihardja, Beberapa Masalah Kearsipan Di Indonesia, (Jakarta, Balai

Pustaka, 1987), Cet. Ke-1, h. 46 

  19

(storage-active record), pemusnahan arsip (record disposal) dan

menyimpan arsip secara permanen (permanent storage). Sedangkan Betty

R. Ricks etat, membagi daur hidup arsip dalam beberapa fase yakni

penciptaan dan penerimaan (creation and receipt) pendistribusian

(distribution), penggunaan (use), pemeliharan (maintenance) dan

penyusutan (dispotition) arsip.

Dari beberapa konsep mengenai daur hidup arsip sesungguhnnya

dapat disederhanakan dalam tiga fase yaitu fase penciptaan arsip,

penggunaan dan pemeliharaan arsip, dan fase penyusutan arsip sebagai

masa istirahat arsip. Fase Penciptaan sebagai tahap awal arsip, baik pada

daur hidup arsip menurut Wallace maupun Ricks, akan menentukan

"perjalanan hidup" arsip selanjutnya. Pada fase inilah sesungguhnya cikal

bakal suatu informasi akan menjadi arsip atau tidak. Oleh karenanya

pengelolaan (manajemen) arsip dimulai pada fase penciptaan ini.

a. Fase Penciptaan

Masa penciptaan arsip merupakan awal dari lahirnya suatu

active record (arsip dinamis aktif). Menurut Suzan Z. Diamond, proses

penciptaan arsip mulai ketika perlu dituliskan diatas kertas, data

dimasukkan ke dalam komputer atau informasi ditangkap ke dalam

film. Arsip dinamis dapat berwujud berbagai media seperti kopi makas

(hard copy), media magnetis, mikrobentuk, atau cakram optik (optical

disc).17 Betty R. Ricks et al, dalarn bukunya ”Information and Image

Management. : A. Records Sistem Approach” menyatakan bahwa

arsip-arsip tercipta pada seluruh level organisasi mulai dari tingkat

clerk sampai tingkat pimpinan eksekutif (1992 : 10). Pada masa

penciptaan arsip ini menurut Robek, Brown and Maedke dilaksanakan

beberapa proses manajemen adalah manajemen desain formulir,

manajemen korespondensi dan manajemen pelaporan.

1). Manajemen dan Desain Formulir                                                             

17 Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis..., h. 229 

  20

Formulir bagi organisasi merupakan alat dasar bagi seluruh

pekerjaan yang administratif, dan dapat digunakan untuk transaksi,

mentransmisi keterangan-keterangan, memberikan data untuk

pengawasan dan mengurangi kesalahan-kesalahan administratif.

Formulir dapat memberikan fasilitas terhadap pengumpulan dan

pemindahan data dan informasi dengan cepat dalam bentuk yang

ringkas dan padat. Formulir merupakan alat penting untuk

menciptakan dokumen karena formulir menentukan informasi apa

yang akan dikumpulkan dan disimpan (Smith ill, 1986 : 1949).

Formulir-formulir dinas harus dirancang terlebih dahulu sesuai

dengan kebutuhan. Untuk itu suatu program manajemen formulir

sangat dibutuhkan. Manajemen formulir merupakan salah satu

fungsi menajemen arsip dinamis, yang dirancang untuk

memperoleh pengumpulan dan distribusi informasi secara efisien

(Rikcs,et al 1992 : 358). Menurut Smith III manajemen formulir

bertujuan untuk membuat desain, produksi dan distribusi formulir-

formulir untuk suatu kegiatan seefisien mungkin (1986 : 149).

Manajemen formulir merupakan fase penciptaan standarisasi dari

desain formulir, akan menentukan data dan infomasi apa saja yang

layak direkarn. Isi data dan informasi yang akan direkarn

sebaiknya juga akan menentukan kualitas kertas dan formulir.

Informasi yang dianggap penting bagi organisasi atau sangat vital

bagi keberlangsungan hidup organisasi akan menggunakan kualitas

kertas yang tinggi. Dengan demikian desain formulir merupakan

fase yang penting di dalam manajemen formulir.

2). Manajemen Korespondensi

Surat-surat yang berisi informasi kedinasan dalam bentuk

pernyataan tertulis yang dibuat oleh organisasi sebagai sarana

komunikasi pada dasarnya harus dikelola secara tepat agar dapat

  21

meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi. Pengelolaan

terhadap surat bagi organisasi merupakan hal yang penting. Hal ini

berangkat pada efisiensi informasi yang akan direkam dalam surat

dinas, yang memberikan pengaruh terhadap masa simpan fisik dan

informasi surat. Sistem pengelolaan ini merupakan correspondence

management atau yang seringkali disebut sebagai tata persuratan.

Pada masa penciptaan, tata persuratan akan merancang dan

mengatur bentuk, sistematik dan susunan, ukuran, kualitas kertas.

Perancangan dan pengaturan sejak tahap awal keberlangsungan

hidup arsip, akan mempermudah penyimpanan maupun pemilihan

sarana simpannya dan membantu di dalam penemuan kembali.

3). Manajemen Pelaporan

Pelaporan merupakan proses kegiatan menginformasikan

fakta-fakta dan kejadian-kejadian secara actual dan tertulis didalam

rangka upaya pembinaan organisasi. Naskah laporan ini harus

didistribusikan dengan cepat dan tepat dan disimpan untuk bahan-

bahan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. Untuk

memperoleh laporan yang berkualitas, diperlukan suatu sistem

(manajemen) yang mengatur keseluruhan proses penyusunan

laporan. Manajemen pelaporan akan memberikan batas-batas

sistematik di dalam menyusun dan merancang suatu laporan, baik

yang menyangkut bahasa, materi dan format serta prosedur

pendistribusiannya. Laporan yang berkualitas pada umumnya harus

memiliki kriteria, antara lain:

a) Laporan harus mentransmisi keterangan-keterangan. b) Laporan harus berisi fakta dan solusi dan bukan opini-opini. c) Laporan harus memberikan penjelasan yang rinci (exposition).

Laporan harus bersifat objektif sehingga hal- hal yang

bersifat subjektif dan emosional harus dihindarkan.

  22

b. Fase Penggunaan dan Pendistribusian Arsip

Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti

program manajemen kearsipan. Pengelolaan surat yang dilaksanakan

secara efisien merupakan hal yang penting di dalam mendistribusikan

informasi dari satu unit kerja ke unit kerja lain di dalam organisasi dan

distribusi informasi antar organisasi. Dengan melaksanakan

pengelolaan surat secara efektif akan mempercepat proses pelaksanaan

kerja.

Proses pengelolaan surat meliputi kegiatan-kegiatan

penerimaan, pengarahan/penilaian, pencatatan, pendistribusian,

pengendalian, pengolahan dan pengiriman surat dinas. Surat-surat yang

telah selesai diolah atau selesai tindak lanjutnya disimpan (storage)

pada tempat penyimpanan dengan suatu sistem tertentu.

1). Sistem Penyimpanan dan Pemberkasan

Surat-surat yang telah mendapat disposisi dapat dikatakan

telah menjadi arsip. Arsip dapat disimpan dengan penataan

terhadap arsip-arsip yang sudah memberkas (mengelompok).

Kegiatan penataan berkas ini merupakan kegiatan yang bersifat

mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk

tatanan yang sistematis dan logis agar dapat diketemukan kembali

dengan cepat, tepat, akurat dan lengkap. Di dalam skema,

pemberkasan, sistem penyimpanan dan penemuan kembali dapat

digambarkan sebagai berikut:

Sistem Pemberkasan Penyimpanan (storage) => Temu

Kembali (Fisik) => informasi. Di dalam menyimpan arsip yang

harus diperhatikan masalah asas pengorganisasian arsip. Arsip-

arsip dinamis (aktif) dapat disimpan dan dikelola secara sentralisasi

pada satu unit khusus di dalam organisasi yang biasa dikenal

sebagai central file. Secara organisatoris pusat arsip merupakan

bagian integral dari suatu organisasi, mengemban tugas

melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif dalam

  23

lingkungannya.18 Teknik pengurusan penyelenggaraan rekod

secara sentral sudah tentu amat menguntungkan bagi organisasi

yang masih sederhana atau organisasi kecil yang urusannya tidak

begitu rumit.19 Dengan menerapkan asas sentralisasi maka sistem

penyimpanan yang digunakan akan menjadi standar. Seluruh arsip

akan dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan aturan dan

prosedur yang sama.

Untuk organisasi yang relatif besar, asas penyimpanan yang

tepat untuk diterapkan adalah desentralisasi. Dalam asas ini semua

unit pengolah/kerja diberikan otoritas untuk menyimpan dan

mengelola arsip aktifnya masing-masing. Asas ini dapat diterapkan

apabila organisasi mempunyai rentang tugas yang panjang, beban

kerja yang besar dan lokasinya berpencar dan berjauhan.

Disamping dua asas ini, organisasi juga dapat menerapkan asas

gabungan yang merupakan kombinasi asas sentralisasi dan

desentarlisasi. Prinsip asas ini adalah bahwa setiap unit pengolah

diberikan otoritas untuk melakukan penyimpanan dan pengelolaan

arsip dengan kontrol atau pengendalian sistem secara terpusat oleh

satu unit khusus di dalam organisasi.

Untuk melakukan penyimpanan arsip-arsip aktif ini ada

beberapa Classification sistem yang dapat diterapkan (Lundgren

and Lundgren, 1989 : 83). Beberapa pakar kearsipan menyebut

terminology sistem klasifikasi sebagai filing sistem (sistem

pemberkasan) dan filing methods (metode pemberkasan) (Lih :

Robek, 1987 : 157 dan Penn, 1989 : 122). Pemilihan sistem

pemberkasan yang akan digunakan sangat bergantung pada

kegunaan masing-masing arsip bagi pengguna dan jenis arsip itu

                                                            18 Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka

Sinar, 1992), Cet. Ke-1, h. 87 19 E. Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran

Modern, (Jakarta: Karya Utama, 1994), Cet. Ke-5, h. 12 

  24

sendiri. Sehingga dapat terjadi beberapa arsip yang berbeda

diberkaskan dengan sistem yang berbeda pula.

Di dalam menentukan sistem pemberkasan yang akan

diterapkan perlu dipertimbangkan beberapa hal diantaranya adalah

bentuk arsip, sifat serta bidang-bidang kegiatan organisasi dan

karakteristik organisasi bersangkutan. Perlu juga diperhatikan

bahwa sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus

menggambarkan secara jelas bentuk berkas arsipnya, sehingga di

dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan

tepat. Beberapa sistem pemberkasan diantaranya adalah Numeric,

Alphabetcal dan Alphanumeric (Penn, 1989 : 123-124) atau

menurut Lundgren dan Lundgren membedakan atas Alphabetic

Classification, Numeric Classification dan Subject Clasification

(1989 :83-87).

2). Penemuan Kembali

Prosedur kearsipan yang baik dilakukan secara sentralisasi

ataupun secara desentralisasi bermaksud menyediakan pelayanan

informasi yang terkandung dalam rekod setepat-tepatnya dan

secepat cepatnya bila diperlukan.

Penataan berkas sebagai salah satu bagian dari kegiatan

kantor sudah tenti mempunyai sasaran tujuan yang hendak

dicapai. Kegiatan mengurus warkat merupakan mata rantai yang

penting dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran pada

umumnya dan ketatausahaan pada khususnya. Administrasi dalam

arti sempit ialah tata usaha.20 Pekerjaan tata usaha itu merupakan

pekerjaan kantor yang senantiasa dikerjakan dengan teliti dan

terus menerus.

Maksud suatu warkat disimpan adalah agar bila perlu

memperoleh informasi yang terkandung di dalam warkat itu dapat                                                             

20 E. Martono, Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, (Jakarta: Karya Utama, 1985), Cet. Ke-4, h. 21

 

  25

diperoleh kembali bila diperlukan. Oleh karena itu inti dari filing

adalah penemuan kembali warkat dengan cepat dan tepat.21

Sistem filing yang dipergunakan hendaknya menjamin

kemudahan pencarian kembali warkat yang tersimpan, apapun

sistem yang dipergunakan.

Masalah lain yang sering timbul dalam penyelenggaraan

tata kearsipan/tata berkas antara lain berupa:

a) Kesulitan memperoleh kembali warkat karena hilang b) Kesulitan menemukan arkat baru didapat setelah

membongkari tumpukan berkas c) Setiap kali warkat senantiasa bertambah volumenya d) Kesulitan memperoleh tempat penyimpanan yang

layak dan memenuhi syarat e) Kekurangan pegawai yang cukup terlatih di bidang

tata berkas.22

Untuk mengatasi dan memecahkan masalah di bidang tata

berkas, sebenarnya disinilah letak pengertian filing sesungguhnya.

c. Fase Pemeliharaan

Agar arsip dapat terkelola dan tertata dengan rapi serta apik,

maka sangat diperlukan tenaga pengelola yang profesional dengan

didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai dan lengkap, untuk

melahirkan sumber daya aparatur yang terampil di bidang kearsipan.

Kemudian pembenahan adiministrasi kearsipan, hendaknya senantiasa

sejalan dengan tujuan pelaksanaan tata kearsipan, baik sebagai sumber

infomasi, pusat ingatan, alat pengendali dan sarana pengungkapan

sejarah, sarana penelitian maupun sebagai sarana evaluasi dalam

penyelenggaraan pemerintahan. Selanjutnya, untuk mendorong

terciptanya sikap aparat kearsipan sesuai tuntutan zaman dan

kebutuhan, antara lain perlu diperhatikan pengembangan karir yang

bersangkutan.                                                             

21 Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing…, h. 74  22 Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing…, h. 75 

  26

d. Fase Penyusutan

Tidak selamanya arsip-arsip harus disimpan di dalam tempat

penyimpanan. Kalau semua arsip harus disimpan terus, dapat

dibayangkan bahwa kantor-kantor akan dipenuhi oleh arsip.

Penyusutan adalah termasuk kegiatan yang harus dilakukan dalam

pengelolaan kearsipan. Dalam pasal 2 Peraturan Pemerintah N0. 34

tahun 1979 disebutkan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan

arsip dengan cara:

1) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolahan ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan pemerintah masing-masing.

2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

3) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.23

Untuk keperluan itu hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai

berikut di bawah ini:

1) Angka pemakaian

2) Jadwal retensi arsip

3) Nilai kegunaan arsip

4) Pemindahan arsip

5) Pemusnahan arsip24

Dari kelima hal tersebut di atas, tiga di muka merupakan

rambu-rambu penyusutan arsip. Jadi dalam menentukan penyusutan

arsip dapat berkonsultasi dengan angka pemakaian, jadwal retensi

arsip dan nilai kegunaan arsip.

Arsip akan lahir dengan sendirinya bila aktivitas-aktivitas

dalam pelaksanaan fungsi instansi berjalan. Arsip tidak pernah

diciptakan secara khusus tetapi ia merupakan hasil samping (by

                                                            23 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 52  24 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 52 

  27

product) dari kegiatan organisasi atau instansi. Di sini terlihat

kaitan erat antara arsip dengan creating agency (instansi penciptanya)

sebagai bukti dokumenter mengenai penyelesaian berbagai

persoalan, bukti-bukti transaksi maupun perencanaan ke depan dari

instansi yang bersangkutan.

Untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional

instansi, sebagaimana tujuan diselenggarakannya manajemen arsip

dinamis (records management), arsip harus disusutkan. Manfaat

penyusutan yang konsisten dan prosedural dapat menghemat ruang

penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga, waktu dan akhirnya akan

tercapai penghematan biaya operasional. Arsip yang frekuensi

penggunaannya sudah sangat rendah yang digunakan kurang dari

enam kali dalam satu tahun (standar International Council on

Archives), harus disimpan di tempat yang nilai ekonominya lebih

rendah, yaitu Unit Kearsipan (Records Centre) sebagai arsip inaktif.

Persoalannya adalah bahwa di Indonesia belum ditemukan

tradisi menghitung frekuensi penggunaan berkas. Sering

diperdebatkan pengertian frekuensi penggunaan sangat menurun ini,

antara pihak Unit Pengolah dengan pihak petugas arsip/arsiparis.

Dalam situasi seperti tersebut ada kecenderungan anggapan di Unit

Pengolah, bahwa arsip yang masih sesekali digunakan dianggap masih

aktif dan hanya arsip yang sudah tidak digunakan saja yang disebut in

aktif. Akibat langsung dan kecenderungan ini ialah bahwa Unit

Kearsipan diidentikkan dengan tempat penyimpanan sampah, atau

bahkan petugas arsip pada Unit Kearsipan cenderung dianggap tidak

ada sama saja.

Untuk mengatasi hal tersebut, maka Jadwal Retensi Arsip

(JRA) sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun

1979, merupakan kompetensi pimpinan instansi. Jadwal retensi adalah

suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok

  28

arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.25 Penyusunan JRA, dengan

sendirinya tidak lepas dari tindakan untuk menilai suatu arsip, baik

atas dasar jenisnya, fisiknya maupun informasinya. Dari penilaian-

penilaian yang dapat dilakukan itu, penilaian yang paling esensial

ialah penilaian atas dasar informasi yang terkandung di dalam arsip.

Dengan adanya informasi yang terkandung dalam arsip itu, maka

dapat ditentukan nilai kegunaannya.

Penilaian mengandung pengertian tindakan analisis seri berkas

berdasarkan nilai gunanya. Penilaian dilakukan dalam rangka

penetapan jangka simpan (retensi), serta menentukan simpan

permanen dan musnah. Penilaian arsip adalah dasar dari penyusutan

arsip. Tidak ada standar yang pasti untuk menilai arsip, dan tata cara

penentuan nilai tidak dapat dilakukan secara mekanis. Syarat-syarat

yang perlu diperhatikan dalam rangka menilai arsip adalah:

1) Penilaian dilakukan dengan memperhatikan hubungan antara seri berkas dengan yang lainnya.

2) Penilaian diselenggarakan atas dasar pengetahuan bersangkutan.

3) Penilaian harus memperhatikan arti dari sumber arsip yang menciptakan dan memperhatikan kedudukan masing-masing unit organisasi dan struktur pemerintahan, sifat kegiatannya.

4) Penilaian harus memperhatikan faktor biaya untuk pemeliharaannya.26

Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan pedoman kerja

petugas arsip/arsiparis dalam penyusutan arsip yang secara minimal

harus mencakup jenis arsip, jangka simpan, dan keterangan nasib

akhirnya. Ini berbeda dengan tradisi barat yang melihat JRA (Records

Retention Schedule) sebagai inisiatif petugas arsip (records clerk,

records management, archivist) dan merupakan rangkaian kegiatan

                                                            25 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 55  26 Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis; Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip,

(Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), Cet. Ke-1, h. 47 

  29

pemilahan arsip untuk dirundingkan retensinya dengan pimpinan Unit

Pengolah dan Pimpinan instansi yang bersangkutan.

Setiap upaya penyusutan arsip harus dilaksanakan sesuai

dengan ketentuan hukum yang berlaku di negara Republik Indonesia.

Dan aspek hukum terdapat tiga hal yang harus dipertimbangkan:

Pertama, Ketentuan yang mengatur bidang kearsipan. Dalam hal ini

dapat disebutkan antara lain: Undang-undang No. 7 tahm 1971,

Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 dan Surat Edaran Kepala

Arsip Nasional RI No. 01/SE/1981 dan No. 02/SE/1983. Meskipun

demikian dokumen untuk pengertian arsip perusahaan, juga perlu

diperhatikan Undang-undang No. 8 tahun 1997. Kedua, Ketentuan

yang mengatur bidang operasionaI instansi pencipta arsip (creating

agency) setiap naskah dinas (official paper) sebagai unsur pokok

arsip, pada prinsipnya adalah konfidensial. Artinya harus mengikuti

ketentuan hukum yang mengatur keberadaan dan cara kerja instansi

pencipta. Beberapa produk hukum tertentu yang menyangkut

ketentuan bagaimana suatu naskah dinas itu harus dikelola. Ketiga,

Ketentuan hukum yang mengatur ketentuan-ketentuan lain, namun

mengingat cara instansi/perusahaan memperlakukan arsipnya (statute

of limitation). Dalam hal ini dapat disebutkan antara lain Kitab

Undang-Undang Hukum Dagang (KUHD), Hukum Pidana, Hukum

Perdata, ISO 9000, dan kontrak-kontrak kerja (business) yang

menyangkut hal-hal khusus. Pengertian khusus dihubungkan dengan

teknologi tinggi, operasi intelijen, dan lain-lain.

Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun

1979, pasal 4, bahwa setiap Lembaga Negara dan Badan-Badan

Pemerintah wajib memliki JRA yang berupa daftar berisi sekurang-

kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai

dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan

  30

arsip.27 Maka dapat diartikan bahwa penyusutan arsip harus di

lakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Artinya

penyusutan arsip bukanlah hanya sesuatu masalah yang mendesak,

melainkan sebuah kewajiban konstitusional yang harus dilaksanakan

dengan tanggung jawab hukum yang jelas. Harus ada prosedur standar

operasional dalam pelaksanaannya sehingga setiap ketentuan dapat

diukur dan dituntut pertanggung jawabannya.

Manajemen arsip pada prinsipnya adalah manajemen naskah

dinas (official papers) dan bentuk konfidensial. Artinya informasi di

dalamnya hanya boleh diketahui atau dilihat oleh orang yang

memerlukan dan berhak. Karena itu harus ada ketentuan hukum yang

mengatur keterbukaan informasi (access), sehingga keberadaan JRA,

pada dasarnya hanya merupakan pedoman kerja bagi para petugas

arsip/arsiparis yang secara fungsional menjadi bagian dari struktur

organisasi pencipta arsipnya.

Dalam aspek keilmuan, JRA memiliki dua tujuan, yaitu

sebagai sub sistem dari manajemen peningkatan efisiensi operasional

instansi dan perlindungan terhadap informasi pertanggungjawaban

nasional serta upaya pelestarian nilai budaya bangsa. Adanya JRA,

maka petugas arsip/arsiparis di instansi yang bersangkutan dapat

secara langsung melakukan penyusutan arsip secara sistematis

berdasarkan pedoman yang sah. Dengan demikian peningkatan

kecepatan akumulasi arsip dapat diimbangi dengan kelancaran

penyusutan, sehingga hanya arsip yang masih benilai guna sajalah

yang disimpan. Hal ini akan bermuara untuk penemuan arsip

(retrieval). Hal penting dari manajemen arsip yang baik adalah bahwa

unit kearsipan menjadi bagian fungsional manajemen instansi dalam

rangka meningkatkan efisiensi operasional.

Penyusutan arsip, dalam perspektif ilmu pengetahuan adalah

fungsi pelestarian arsip yang bernilai guna sekunder bagi kehidupan                                                             

27 Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip. 

  31

kebangsaan. Dengan adanya pedoman penyusutan arsip sejak awal

telah dapat dipantau dan dilakukan langkah penyelamatan bukti

pertanggung jawaban nasional dan bukti prestasi intelektual berupa

nilai budaya bangsa yang terekam dalam bentuk arsip. Bukti

pertanggung jawaban dan prestasi budaya tersebut bukan saja

bermanfaat bagi kepentingan penelitian sosial, budaya dan sejarah

dalam rangka pembentukan kesadaran jati diri bangsa, melainkan

yang terpenting justru memberikan dukungan data atau informasi

dalam perumusan kebijaksanaan nasional.

Penentuan jangka simpan arsip, sebagai bagian terpenting

dalam penyusutan arsip, pada prinsipnya harus mempertimbangkan

dua nilai guna arsip dan pertanggungjawaban hukum dalam

penyelenggaraan kehidupan kenegaraan dari aspek nilai guna, sesuai

dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor 02/SE/1983, dapat

dibedakan antara. nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Dan

aspek hukum pada prinsipnya harus mempertimbangkan beberapa hal:

Pertama, Ketentuan hukum yang mengatur bidang kearsipan; Kedua,

ketentuan hukum yang mengatur bidang operasional instansi yang

bersangkutan.

Nilai guna primer pada prinsipnya adalah nilai yang melekat

pada kepentingan operasional instansi yang bersangkutan. Dalam hal

ini dapat dibedakan dalam lima nilai guna yaitu:

1) Administrasi

2) Hukum

3) Fiskal.

4) Ilmiah&Teknologi

5) Nilai perorangan.28

Di samping nilai guna primer, sebagian kecil arsip memiliki

nilai guna sekunder yaitu kegunaan arsip di luar kepentingan

organisasi yaitu untuk kepentingan penelitian di dalam kaitannya                                                             

28 Martono, Sistem Kearsipan Praktis; Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip…, h. 48-50 

  32

dengan berbagai ilmu pengetahuan serta kepentingan masyarakat luas

lainnya. Termasuk dalam nilai guna sekunder, adalah nilai guna

informasional dan nilai-nilai guna kebuktian.29 Arsip bernilai guna

informasional pada prinsipnya adalah semua hal yang mengenai

peristiwa/fenomena orang/organisasi/tempat yang menjadi bagian

langsung dari arus peristiwa nasional dan/tokoh nasional. Arsip

bernilai guna evidential, merupakan arsip bukti keberadaan sejarah

lembaga, pencipta (creating agency) arsip yang bersangkutan atau

keberadaan sesuatu fenomena sejarah, termasuk pula arsip semua

produk hukum yang bersifat mengatur dari instansi yang

bersangkutan dan bukti prestasi budaya/intelektual yang bersifat

original.

Semua arsip yang bernilai guna sekunder, tersebut dalam

prinsipnya adalah arsip bernilai guna permanen, artinya harus

dilestarikan keberadaannya. Untuk arsip, bernilai guna permanen,

dapat disimpan secara terus menerus di lembaga pencipta (creating

agency) dan apabila. sudah tidak diperlukan lagi wajib diserahkan

kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai arsip statis.

Persoalan kapan arsip tersebut disusutkan, harus ditetapkan

dalam pedoman jangka simpan arsip yang secara umum disebut

Jadwal Retensi Arsip (JRA). Prosedur dan teknik Penentuan jangka

simpan arsip menjadi wilayah kerja Pak Burhan

Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 34

Tahun 1979, sebuah JRA setidak-tidaknya harus berisi informasi

tentang tiga hal, yaitu jenis arsip, jangka simpan dan keterangan.

Berdasarkan ketentuan tersebut untuk penentuan model JRA terbuka

luas, sesuai kebutuhan instansi masing-masing. Artinya dapat

dilakukan perubahan lebih rinci, misalnya menyangkut jangka, simpan

aktif, inaktif, dan lain-lain. Berdasarkan pengalaman teoritis dan

praktek, sebuah JRA sangat tepat bila disusun dalam format yang                                                             

29 Martono, Sistem Kearsipan Praktis; Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip…, h. 50 

  33

jelas. Jenis arsip merupakan susunan arsip dan sebuah seri keglatan

(Records Series). Sementara jangka simpan dibedakan antara, arsip

aktif dengan inaktif. Pada kolom ditempatkan disposisi mengenai

nasib akhir bagi setiap seri arsip.

JRA pada prinsipnya adalah produk hukum untuk menjamin

bahwa penyusutan arsip dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum

yang berlaku. Keberadaan JRA sesuai dengan Ketentuan PP Nomor

34/1979 merupakan keharusan bagi setiap instansi

Pemerintah/Perusahaan Negara. Kehadiran UU Nomor 8/1997 tidak

merubah esensi penyusutan arsip, dan bahkan menjadikan penyusatan

sebagai komitmen nasional karena setiap perusahaan wajib

menyerahkan arsip statis yang bernilai pertanggungjawaban nasional

ke Badan Arsip. Dengan demikian, diperlukan kerjasama yang baik

dengan Badan Arsip agar penyusutan arsip secara sistematis dapat

dilaksanakan dengan baik oleh setiap instansi/perusahaan.

Oleh karena itu, JRA adalah sebuah produk hukum, sebuah

keputusan pucuk pimpinan instansi (Menteri, Kepala LPND, Direksi

Perusahaan), untuk menjamin bahwa penyusutan arsip di instansinya

telah dilakukan sesuai dengan kebutuhan hukum yang berlaku.

Dengan demikian juga merupakan jaminan akuntabilitas kegiatan

instansi/perusahaan dan sekaligus perlindungan hukurn bagi petugas

arsip/Arsiparis yang melakukan penyusutan arsip di masing-masing

instansi/perusahaan.

Sedangkan muara akhir dari Jadwal Retensi Arsip ada dua:

yakni memusnahkan atau menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional

Republik Indonesia. Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka

diperlukan kesepakatan ANRI dengan perancang JRA, mengingat tiga

hal

1) Aspek Efisiensi: Dengan adanya JRA yang telah disetujui ANRI,

berarti sesuatu instansi dapat melakukan penyusutan arsipnya

sendiri sesuai ketentuan JRA;

  34

2) Aspek Akuntabilitas: Dengan bekerjasama dengan ANRI

memungkinkan setiap instansi melestarikan arsip statis yang

dianggap mewakili akuntabilitas perannya secara nasional;

3) Aspek Budaya: Dengan adanya peran ANRI dalam perumusan

JRA, berarti setiap instansi dapat menyelamatkan arsip bukti

pertanggungiawaban nasional dan bukti keberadaan/sejarah

instansinya secara otomatis sejak arsip masih aktif

Secara hukum proses penentuan JRA diatur dalam PP Nomor

34/1979. Secara umum, dapat dikatakan sebagai berikut :

1) Perumusan rancangan JRA sesuatu instansi/perusahaan disusun

oleh suatu tim yang dibentuk oleh pimpinan instansi/perusahaan;

2) Arsip Nasional Republik Indonesia dapat ditempatkan sebagai nara

sumber perumusan JRA instansi/Perusahaan;

3) Rancangan JRA harus diajukan kepada Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia untuk memperoleh persetujuan. Dalam hal

mengenai arsip Keuangan perlu dipertimbangan pendapatnya

Ketua BPK, dan Ketua BAKN untuk arsip Kepegawaian, serta

Menteri Dalam Negeri untuk Arsip Pemerintahan Daerah;

4) Pimpinan instansi/Direksi Perusahaan menetapkan Keputusan

berlakunya JRA dilingkungan instansinya setelah memperoleh

persetujuan Kepala ANRI.30

JRA pada prinsipnya tidak berlaku surut artinya hanya untuk

arsip yang tercipta sejak terbit surat Keputusan berlakunya JRA.

Sementara itu, sebagai lembaga yang tumbuh berkelanjutan setiap

instansi akan memiliki arsip yang tercipta sejak sebelum berlakunya

JRA. Baik arsip yang tercipta sebelum berlaku JRA maupun setelah

berlaku JRA yang semuanya perlu disusutkan. Berdasarkan kenyataan

tersebut, maka dapat dinyatakan: Pertama, Arsip yang tercipta setelah

bertaku JRA disusutkan berdasarkan JRA instansi yang bersangkutan;

Kedua, Arsip yang tercipta sebelum berlaku JRA disusutkan sesuai                                                             

30 Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip. 

  35

dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nornor Ol/SE/1981; Ketiga, JRA

yang ada dapat digunakan sebagai acuan dalam penyusutan dan

penyusunan Daftar Pertelaan Arsip yang akan disusutkan/dimus-

nahkan; Keempat, Penyusutan arsip berdasarkan JRA dapat dilakukan

secara sistematis oleh instansi masing-masing, kecuali arsip tersebut

dinyatakan dinilai kembali atau berjangka simpan 10 tahun/lebih;

Kelima, Pemusnahan arsip sebelum terbit JRA dapat dilakukan hanya

setelah memperoleh persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia, setelah mendengar pertimbangan pimpinan instansi yang

berkepentingan.

Dewasa ini belum banyak yang mengenal adanya penyusutan

arsip dinamis. Kondisi ini terjadi karena belum memasyarakatnya

masalah kearsipan di negara kita, dan juga ilmu kearsipan di Indonesia

belum begitu berkembang. Dampak yang ditimbulkan adalah sangat

luas terutama bagi perkembangan Ilmu Kearsipan itu sendiri dan juga

bagi pemasyarakatan masalah kearsipan. Sehingga timbul masalah

penyusutan arsip dinamis, seperti:

1) Kurang adanya kesadaran untuk menyerahkan arsip kepada ANRI

2) Perlakuan yang sama antara arsip penting dengan tidak penting

3) Sistem yang dipilih tidak tepat

4) Kemampuan SDM yang kurang

Dalam penyusutan arsip dinamis harus selalu berpedoman

kepada:

1) UU No 7/1971, tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan 2) PP No 34/1979, tentang Penyusutan Arsip (Dinamis)

SE Ka ANRI No. SE/01/1981, tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan PP tentang penyusutan arsip dinamis. (bagi instansi yang belum memiliki JRA)

3) SE Ka ANRI No. SE/02/1983, tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip

Dengan demikian inti dari penyusutan arsip adalah upaya

pengurangan arsip yang tercipta baik dengan cara pemindahan,

pemusnahan, maupun penyerahan. Dari pengertian penyusutan arsip

  36

tersebut di atas ada beberapa hal yang perlu ditelaah den dijelaskan

lebih lanjut baik menyangkut komponen serta persyaratan yang perlu

dipenuhi.

1. Memindahkan arsip

Memindahkan arsip dari unit pengolah ke pusat arsip adalah

dengan cara menyiangi (weeding) arsip yang telah habis jangka

waktu penyimpanannya dan sudah tidak dipergunakan lagi.31

Tujuannya agar arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya

masih tinggi atau sering digunakan dalam rangka pelaksanaan

pekerjaan (dinamis aktif) mudah ditemukan kembali bila

diperlukan. Dan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah

menurun (arsip dinamis inaktif), mungkin hanya satu kali

digunakan, dapat diselamatkan dengan mudah, dengan cara

memindahkannya ke pusat arsip sehingga dapat didayagunakan

sebagai referensi atau berbagai kepentingan. Sasaran lain hendak

dituju adalah kedua jenis arsip tersebut tidak bercampur baur

menjadi satu sehingga dapat menyulitkan temu kembali arsipnya.

Pengertian yang kedua adalah bila beban tugas suatu

instansi itu luas atau besar maka arsip aktifnya dapat disimpan di

unit pengolah masing-masing. Tetapi bila lingkup kerjanya sempit

dan arsip yang dihasilkan juga sedikit maka disarankan untuk

memusatkan penyimpanan arsip aktifnya. Kedua cara tersebut bila

arsipnya telah mencapai masa inaktif arsip dipindahkan ke pusat

arsip sebagai pusat penyimpanan arsip inaktif. Tetapi bila suatu

organisasi yang rentang tugasnya kecil dan volume arsipnya

sedikit, arsip aktif dan inaktif dapat disimpan secara terpusat pada

suatu unit yang ditugaskan untuk mengelolanya. Pengertian

pemindahan arsip aktif ke inaktif dapat dilakukan dari filing

cabinet satu ke filing cabinet kedua. Filing cabinet satu berisi arsip

aktif dan filing cabinet kedua berisi arsip inaktif. Meskipun                                                             

31 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 59 

  37

pemindahan tersebut dilakukan dalam ruang yang sama asalkan

beda tempat penyimpanannya dapat disebut sebagi penyusutan

arsip. (arsip inaktif dapat juga disimpan di rak arsip).

Hal lain yang perlu dijelaskan dalam definisi penyusutan

sebagaimana tertuang dalam PP 34 tersebut memperlihatkan

adanya konsepsi pusat arsip. Pusat arsip (dinamis) adalah tempat

penyimpanan arsip inaktif, atau sering disebut record centre.32

Manfaat adanya pusat arsip dinamis di samping memperoleh

efisiensi dan penghematan, juga dalam rangka pendayagunaan arsip

inaktif. Arsip inaktif dapat dimanfaatkan secara maksimal sebagai

referensi atau sumber informasi organisasi. Fungsi dari pusat arsip

dinamis adalah untuk menghindarkan terjadinya penumpukan arsip

inaktif di unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi unit

kerja juga memudahkan perawatannya. Adanya pusat arsip dinamis

dapat memberikan kepastian terhadap arsip-arsip yang bernilai

guna permanen. Dan yang lebih penting lagi adalah terjadinya

efisiensi baik penggunaan ruanganm, peralatan, tenaga, dan waktu.

2. Memusnahkan arsip

Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip

dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan

menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir

fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi.33

Penghancuran arsip harus dilakukan secara total, sehingga

hilang sama sekali identitas arsip yang bersangkutan. Pelaksanaan

pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara:

a) Pembakaran arsip

b) Penghancuran arsip dengan bahan kimia (misalnya dengan

soda api)                                                             

32 Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan…, h. 87  33 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 61 

  38

c) Pencacahan arsip dengan mesin pencacah arsip.34

Arsip-arsip yang sudah habis masa berlakunya dan telah

diputuskan untuk dimusnahkan, tidak dibenarkan dimanfaatkan

dengan cara digunakan sebagai sampul surat apalagi dijual nantinya

digunakan sebagai alat pembungkus. Pemanfaatan arsip yang sudah

tidak digunakan lagi hanya dibenarkan apabila sudah berujud

kawul, yaitu sudah dicacah dengan mesin pencacah arsip.

Dalam melakukan pemusnahan arsip perlu memperhatikan

ketentuan-ketentuan yang berlaku, yaitu:

a) Perlu membuat daftar pertelaan untuk arsip-arsip yang akan

dimusnahkan.

b) Harus dibuatkan berita acara pemusnahan

c) Harus disaksikan oleh dua orang pejabat yang berwenang.35

Apabila diadakan penyusutan, maka terjadi pemidahan

arsip, tetapi arsip tidak akan menjadi susut kalau tidak

dimusnahkan arsip-arsip yang tidak berfungsi dan tidak berguna

lagi.

3. Menyerahkan arsip ke ANRI

Selanjutnya dalam hal penyusutan untuk penyerahan arsip

ke ANRI, prosedur pelaksanaannya sbb:

a) Penyerahan arsip ke ANRI dilakukan untuk arsip yang memiliki nilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan juga setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya.

b) Bagi arsip-arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan ke ANRI . Sedangkan bagi yang ada di tingkat daerah harus diserahkan ke Arsip Nasional Wilayah.36

                                                            34 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 61  35 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 61-62  36 http://arsiparis.blogspot.com/2008/03/penyusutan-arsip.html 

  39

Inti dari kegiatan-kegiatan tata usaha, yaitu:

1. Pencarian data 2. Pencatatan data 3. Pengolahan data 4. Penggandaan data 5. Pengiriman data 6. Penyimpanan data 7. Pemusnahan data.37

Sedangkan tata usaha menurut Pedoman Pelayanan Tata

Usaha sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan

pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun

(menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan

menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh

organisasi. Tata usaha merupakan salah satu unsur administratif.

Selanjutnya kantor di mana tata usaha dilaksanakan kini tidak lagi

dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja dalam sesuatu badan

usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tidak terpisahkan

dalam setiap organisasi yang ingin mencapai suatu tujuan. Jadi,

pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apa pun dan dalam

sesuatu organisasi manapun tentu dilaksanakan tata usaha.

Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok

peranan sebagai berikut:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif

untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan

organisasi itu unuk membuat keputusan atau melakukan

tindakan yang tepat.

3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi

sebagai suatu keseluruhan.

Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini

Litlifield dan Peterson menegaskan sebagai berikut: pekerjaan

                                                            37 Martono, Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan…, h. 23 

  40

kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi

produksi, penjualan, keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian

atau fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu organisasi

tertentu. Sebaliknya ini adalah suatu proses atau sekelompok proses

yang dipergunakan guna melaksanakan salah satu dari fungsi-

fungsi tersebut. Sumbanganya yang khas ialah menyediakan

keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu.

Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan sesuatu

organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan

yang tepat. Pencatatan keterangan-keterangan itu selain untuk

keperluan informasi juga bertalian dengan fungsi

pertanggungjawaban dan fungsi kontrol.

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimanakah

pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan dan untuk mengetahui

seberapa efektif manajemen kearsipan personil pendidikan dalam rangka

proses menunjang pendidikan.

B. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di SMK Harapan Bangsa Depok, tepatnya di

Jl. Akses UI No. 89 Depok. Adapun waktu yang digunakan dalam penelitian

ini adalah selama satu bulan dimulai sejak tanggal 26 Maret s/d 30 April 2010.

C. Sumber Data

Salah satu pertimbangan dalam memilih masalah penelitian adalah

ketersediaan sumber data. Betapapun menariknya sebuah masalah penelitian

apabila sumber datanya tidak tersedia dan sulit dijangkau, niscaya tidak dapat

diteliti. Nara sumber sebagai sumber data adalah kepala Tata Usaha dan kepala

sekolah SMK Harapan Bangsa Depok. Menurut Arikunto, sumber data dalam

penelitian adalah subjek dari mana data dapat diperoleh. Dalam penelitian ini

yang dijadikan sumber data adalah:

a. Data Primer, yakni data yang diperoleh langsung dari responden

b. Data Sekunder, yakni data yang diperoleh dari catatan-catatan atau

dokumen yang berkaitan dengan penelitian dari instansi yang terkait.

41

42

D. Metodologi Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif yaitu

penelitian yang menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari fenomena

objek yang diteliti.

E. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan dengan cara penelitian lapangan, yaitu

terjun langsung dilokasi penelitian untuk mendapatkan data yang diperlukan.

Teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam penelitian

ini adalah wawancara, dokumen, observasi. wawancara yaitu suatu dialog

yang dilakukan oleh penulis untuk memperoleh informasi dari responden

untuk mengetahui hal-hal yang berhubungan dengan manajemen kearsipan

personil pendidikan di SMK Harapan Bangsa Depok.

Tabel 1

Pedoman Wawancara dengan Kepala Tata Usaha

No Indikator No Item 1. Pelaksanan manajemen kearsipan pegawai

a. Pencatatan dan pendistribusian surat b. Penyimpanan arsip c. Penemuan kembali arsip d. Pemeliharaan arsip e. Penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip

1, 2 3, 4 5 6

7, 8, 9 2. Faktor-faktor kearsipan yang baik

a. Pegawai kearsipan yang cakap b. Fasilitas kearsipan yang memadai

10, 11, 12 13

F. Teknik Analisis Data

Setelah data terkumpul, selanjutnya melakukan analisis data untuk

mengambil sebuah kesimpulan akhir yang bersifat kualitatif. Proses analisis

data dimulai dengan menelaah seluruh data yang tersedia dari wawancara,

dokumen dan observasi.

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. GAMBARAN OBJEK PENELITIAN

Sekolah Menengah Kejuruan Harapan Bangsa Depok, berdiri diatas

tanah seluas 4300 m² dengan luas bangunan 810 m². Bangunan utama 3 lantai

yang dilengkapi sarana dan prasarana yang sesuai dengan kebutuhan dunia

pendidikan dengan total luas 2292 m². Untuk lab perhotelan sekarang dalam

pengajaran untuk tahap pertama lantai satu dari rencana tiga lantai. SMK

Harapan Bangsa Depok ini berlokasi di Jl. Akses UI No. 89 Depok dan

merupakan lembaga pendidikan formal.

SMK Harapan Bangsa Depok ini berada di tengah-tengah pemukiman

penduduk, suatu kondisi yang strategis karena dekat dengan masyarakat yang

merupakan sasaran objek pendidikan. Disamping itu proses belajar mengajar

di SMK Harapan Bangsa Depok tidak tergannggu dengan kendaraan yang lalu

lalang dikarenakan jauh dari area jalan raya sehingga proses belajar mengajar

mengalami kondisi yang cukup kondusif. Selain itu kegiatan proses belajar

mengajar juga didukung dengan adanya fasilitas-fasilitas seperti lapangan dan

halaman yang biasa digunakan siswa untuk kegiatan upacara atau acara

lainnya.

1. Tujuan

Sejalan dengan pendidikan SMK Harapan Bangsa Depok, maka

beberapa tujuan yang menjadi prioritas SMK Harapan Bangsa Depok:

43

44

a. Pelaksanaan proses pembelajaran sesuai dengan tujuan ketentuan yang

standar yang ditetapkan oleh DIKNAS dalam hal ini direktorat

Sekolah Menengah Kejuruan

b. Melaksanakan proses pembelajaran dalam rangka meningkatkan mutu

sumber daya manusia/siswa dan lulusannya

c. Melaksanakan pembinaan IMTAQ dalam proses pembelajaran untuk

mencetak manusia seutuhnya sesuai dengan agama yang dianutnya

d. Melaksanakan proses pembelajaran dengan membekali siswa dengan

kompetensi-kompetensi atau keahlian sesuai dengan bidangnya guna

mempersiapkan siswa memasuki dunia kerja

e. Menjadikan SMK Harapan Bangsa Depok sebagai salah satu pusat

lembaga pendidikan dan pelatihan bagi siswa berstandar nasional.

2. Visi dan Misi

a. Visi

“Menciptakan tenaga kerja yang profesional yang berakhlak”.1

b. Misi

1) Memelihara budaya bangsa sebagai aset pariwisata

2) Mengintegrasikan ilmu pariwisata dengan budaya bangsa yang

bermoral dan religius

3) Melaksanakan pendidikan dan pengajaran yang bersifat teoritis

dalam kerangka profesionalitas

4) Mengedepankan pendidikan agama dan menciptakan tenaga

kerja yang berakhlak mulia

5) Mendidik tenaga terampil melalui guru industri berpengalaman

dan dapat dipertanggung jawabkan guna kepentingan kerja

dalam dan luar negeri

6) Industri sebagai partner dalam mengembangkan kompetensi

siswa/i untuk job training dan penempatan kerja

1 Dokumentasi, Profil Smk Harapan Bangsa Depok tahun 2010

45

7) Setiap alumni dibekali sikap dan mental yang mampu bersaing

dalam dunia kerja

3. Struktur Organisasi.

Dalam suatu lembaga pendidikan struktur organisasi itu sangat

penting peranannya. Struktur organisasi sekolah merupakan gerak langkah

yang diatur secara kontrol disipliner agar dapat bekerja sama dengan baik,

dan dengan penempatan personil yang sesuai dengan keahliannya dalam

struktur organisasi yang merupakan faktor penting untuk menentukan

tingkat keberhasilan program kerja sama organisasi. Berikut struktur

organisasi di SMK Harapan Bangsa Depok.2

Tabel 2

Y A Y A S A N DR. H. Teguh Prajitno, SE , MM.

KEPALA SEKOLAH Drs. Suwanto. SE. MM.

KEPALA TATA USAHA Nurhayani. S. Kom

MAJELIS SEKOLAH Joko Sutrisno, SE, MM

KURIKULUM Hasan Basri, S. Ag.

SARANA PRASARANA A. Latief, S. Ag.

WALI KELAS

GURU KAJUR

K. Laboran

Laboran OSIS

SISWA

KESISWAAN Itang, S. H. S. Ag.

HUBIN Teja R. S. Pd.

2 Dokumentasi, Profil SMK Harapan Bangsa Depok tahun 2010

46

4. Keadaan Guru, Siswa dan Karyawan.

Guru atau pendidik adalah salah satu dari faktor pendidikan yang

tidak dapat ditinggalkan, maka kemampuan profesionalitas serta

kualitasnya perlu diperhatikan. Dalam proses belajar mengajar sangat

diperlukan guru yang professional, sehingga betul-betul memahami dan

mendidik siswa serta tahu bahwa siswa mempunyai perbedaan yang

sifatnya individual dalam pendidikan. Di SMK Harapan Bangsa Depok

jumlah pendidik seluruhnya 43 orang di mana masing-masing guru

mengajar sesuai dengan latar belakang pendidikannya.

Tabel 3

Data Tentang Tenaga Guru Di SMK Harapan Bangsa Depok

No

TENAGA

GURU

Guru Tetap Yayasan Guru Tidak Tetap Jumlah

S2 S1 D3 D II S2 S1 D3 D II

1 Normatif

2 Adaptif 11 16

3 Produktif 7

4 Karyawan 4 4

Adapun data tenaga pendidik di SMK Harapan Bangsa Depok dapat di

lihat pada tabel berikut ini :

Tabel 4

Data tentang Guru dan Karyawan SMK Harapan Bangsa Depok

Data Guru SMK Harapan Bangsa Depok

No  Nama Guru  Jabatan  Mengajar Bidang Studi 

1.  Drs. Suwanto, SE, MM.  Kepala Sekolah  ‐ 2.  Hasan Basri, S. Ag.  Waka. Kurikulum  PAI 

3.  A. Latif, S. Ag  Waka. Sarana na Prsara PAI dan PKNS 

4.  Ambarwati Legina  Guru  Akun Perjasa/Dag dan aplikasi 

47

5.  Anugrah Dachi, S. Sos, SE. MM.  Guru  Manajemen Pemasaran 

6.  Aswandi, S. Pd  Guru  PKNS 7.  Bachtiar, S.Pd  Guru  Matematika dan Fisika 8.  Dra. Antik Yuniarti  Guru  Akun Perusahaan Jasa 9.  Eni Suraeni  Guru  Praktek Resep, Sinonim 

10.  Ety Suyety, S. Pd  Guru  Hitung Dagang, IPS dan Perpajakan 

11.  Eva Andriyani, S.Pd  Guru  B. Indonesia 12.  Fransiska Wahyu, S.Si  Guru  Praktek Resep, IPA 13.  Galuh Puspasari, A.Md  Guru  KKPI 

14.  Itang Syamsul Hidayat, S.Ag  Guru  B. Sunda 

15.  Kurnia Mustiarti, S.Pd  Guru  B. Inggris 16.  Liawati, S.Pd  Guru  Matematika 17.  Moeryono, SE  Guru  Seni Budaya 18.  Nirsanto, S.Pd  Guru  Ekonomi dan wirausaha 19.  Nur Hadayani, S.Pd  Guru  B. Inggris 20.  Nurhayati  Guru  Piket 21.  Paryati,SE  Guru  PPr, Praktek Resep 22.  Titi Rahmawati, S.Pd  Guru  Bp. Biologi dan PLH 23.  Redi Dias  Guru  Matematika, Seni Budaya 

24.  Rehulina, S.Si, A.Pt  Guru  Ak. Farmasi, farmog & Praktek Resep 

25.  Riana Haryundari, S.Pd  Guru  BDKP dan IPS 

26.  Rusdiana, S.Kim  Guru Kimia Dasar, Kimia Analis, Kimia Anomanik dan praktek Kimia , PPR, IKM 

27.  Suharyanto, S.Pd  Guru  M. Pemasaran, Wirausaha , IPS 

28.  Sutardi, SE  Guru  PKNS dan Wirausaha 29.  Syah Daniel, S.Pt  Guru  Kimia Organik 30.  Teja, S. Pd  Guru  Penjaskes 

31.  Yayah, ST. DJ. S.Si, A.Pt  Guru Ilmu Resep, Hit. Farma, 

p, i 

Praktek ReseFarmakolkog

32.  Winarti, S.Pd  Guru  Matematika 33.  Tiara Damayanti, S.Si  Guru  Farmakologi 34.  Beta Budiasri, SE  Guru  Akuntansi Farmasi 

35.  Rina Agustina, S.Pd  Guru Siklus Akuntansi, 

&  Akuntansi Keuangan aplikasi 

36.  Adnan Rusdi, S.Ag  Guru  Seni Budaya Jurusan farmasi 

48

37.  Maesaroh Haqi, S.Si, A. Pt  Guru  IPA dan Praktek Resep 

38.  Nurhayani, S.Kom  Kepala TU  ‐ 39.  Rohmat, SE  Staf Administrasi  ‐ 40.  Fatimah, SE  Staf Administrasi  ‐ 41.  Subur Irawan  Bagian Umum  ‐ 42.  Harmono  Keamanan  ‐ 

43.  Arif Rifa’i  Laboran Komputer  ‐ 

Mengenai karyawan yang bekerja di SMK Harapan Bangsa Depok

terdiri dari 7 orang yang bekerja sesuai dengan kemampuannya. Keberadaan

karyawan tersebut sangat membantu dalam menyelesaikan hal-hal yang

berkenan dengan tugas oprasional dan administrasi yang diperlukan siswa.

Mengenai keadaan siswa di SMK Harapan Bangsa Depok pada

tahun 2006-2007 dari kelas I sampai kelas III sebanyak 721 siswa, dan dari

721 siswa tersebut terbagi menjadi 25 kelas, dengan perincian sebagaimana

tercantum pada tabel di bawah ini :

Tabel 5

Jumlah Siswa -Siswi Tahun Ajaran 2006-2007

Kelas Laki-laki Perempuan Jumlah

X XI XII

65 50 68

208 150 180

273 200 248

JUMLAH 183 538 721

5. Keadaan Sarana dan Prasarana.

Untuk menunjang kelancaran proses belajar mengajar di SMK

Harapan Bangsa Depok tersedia sarana dan fasilitas sebagai berikut:

49

Tabel 6

Keadaan Sarana dan Prasarana SMK Harapan Bangsa Depok

No Bangunan Luas ukuran

Kondisi Ket.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10 11. 12 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

Ruang teori / kelas Ruang perpustakaan Ruang computer Ruang serba buna Ruang kepala sekolah Ruang wakil kepala sekolah Ruang guru Ruang tata usaha Ruang reproduksi/lab. praktik Ruang kami/WC guru Ruang BP/BK Ruang UKS Ruang OSIS Masjid Ruang Kantin Ruang media pendidikan Ruang Gudang Ruang KM/WC Siswa Menata Pompa Air Gardu Jaga Lapangan olah raga/upacara

8 x 8 4 x 8 6 x 12 16 x 8 4 x 4 4 x 4 8 x 8 4 x 4 8 x 8 8 x 12 120 x 1,50 2 x 3 2 x 3 2 x 3 4 x 5 4 x 8 1,30 x 3 4 x 4 120 x 1,50 10 x 25 10 x 14

Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik

8 ruang 1 ruang 2 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 3 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 2 ruang 1 ruang 16 ruang 2 1 1

B. HASIL PENELITIAN

Pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan terkait pada

proses atau kegiatan yang dilakukannya, yaitu pencatatan dan pendistribusian

surat, penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, pemeliharaan arsip,

penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Agar pelaksanaan manajemen

kearsipan berjalan lancar, maka perlu ditunjang oleh faktor-faktor kearsipan

seperti pagawai arsip yang cakap akan keahlian dan fasilitas penunjang tata

kelola kearsipan yang memadai. Dengan demikian maka pelaksanaan

50

manajemen kearsipan terutama dalam hal penemuan kembali arsip dapat

dilakukan dengan cepat dan tepat.

Berdasarkan penelitian yang telah penulis lakukan, diperoleh hasil

sebagai berikut:

A. Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMK Harapan Bangsa Depok

Salah satu komponen pendidikan yang memiliki peran penting

dalam menunjang pelaksanaan pendidikan adalah administrasi yang baik,

sama halnya dengan komponen pendidikan lainnya, administrasi perlu

dikelola dengan baik. Hal ini perlu dilakukan agar kegiatan pendidikan

berjalan seperti yang diharapkan.

1. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Pencatatan dan Pendistribusian

Surat

Pelaksanaan manajemen kearsipan di SMK Harapan Bangsa

Depok dalam hal pencatatan dan pendistribusian surat menggunakan

Buku Agenda surat masuk dan surat keluar atau sering disebut sistem

pola lama.3 Buku agenda digunakan untuk mencatat surat-surat yang

masuk dan surat keluar serta sebagai alat bantu untuk mencari surat

yang disimpan di file.

Sebelum pencatatan surat dimulai, surat yang masuk langsung

diterima bagian tata usaha. Yang dimaksud dengan surat masuk adalah

semua surat yang diterima oleh instansi-instansi lain. Setelah surat

diterima oleh bagian tata usaha, kemudian surat masuk tersebut dicatat

dibuku agenda surat masuk dengan keterangan sebagai berikut:

a. Nomor urut b. Nama surat c. Tanggal surat diterima d. Alamat instansi e. Nomor surat f. Tanggal surat g. Keterangan

3 Nurhayani, S. Kom Kepala Tata Usaha, wawancara pribadi, Depok 29 Maret 2010

51

Hal tersebut seperti yang dikemukakan kepala tata usaha

SMK Harapan Bangsa Depok Bapak Muntohar, sebagai berikut:

“Proses penerimaan surat dipusatkan di unit tata usaha yang diterima oleh pegawai tata usaha dan langsung dicatat pada buku agenda surat masuk dengan diberi nomor urut, nama surat, tanggal surat diterima, alamat instansi, nomor surat, tanggal surat dan keterangan”.4

Pencatatan tersebut sebagai bahan acuan atau pedoman bagi

SMK Harapan Bangsa Depok untuk melakukan penemuan kembali

arsip. Dengan menemukan tanggal surat masuk atau nomor urut

surat masuk atau tanggal dan nomor surat keluar dari buku agenda,

maka surat yang disimpan dengan sistem kronologis dapat

diketemukan.

Kemudian, setelah surat masuk diagendakan, tindak lanjut

berikutnya adalah mengklasifikasikan atau mendistribusikan surat

tersebut, apakah surat tersebut termasuk surat rahasia jabatan dinas

atau surat tersebut termasuk surat yang bersifat pribadi. Untuk itu,

perlu langkah pensortiran surat. Sebagaimana yang dikatakan oleh

Kepala Tata Usaha:

“Setelah surat masuk diagendakan, surat masuk diklasifikasikan ke dalam surat rahasia jabatan dinas atau pribadi. Bila surat jabatan dinas maka surat diteruskan dalam keadaan sampul tertutup kepada kepala tata usaha dan diserahkan langsung kepada kepala sekolah untuk menindaklanjuti atas surat. Bila surat masuk bersifat pribadi, maka dalam keadaan tertutup diserahkan kepada kepala tata usaha dan diberikan langsung kepada guru atau pegawai yang bersangkutan atau berkepentingan”.5 Untuk surat keluar, bagian unit atau yang

bertanggungjawab atas isi surat atau yang membuat konsep surat

adalah bagian tata usaha juga. Dimana untuk pengurusan surat

keluar yang dimaksud adalah bagaimana pegawai tata usaha

4 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 5 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010

52

mengelola surat-surat yang akan dikirim atau disampaikan kepada

instansi-instansi lain.

Pada dasarnya semua surat-surat keluar harus

ditandatangani oleh kepala sekolah SMK Harapan Bangsa Depok.

Namun sebelum penandatangan perlu dibuat konsep isi surat.

Konsep dibuat oleh pegawai tata usaha atas perintah kepala

sekolah. Setelah konsep selesai dibuat, maka wajib disalurkan

kepada kepala tata usaha untuk diteliti dan diperiksa kembali, agar

terhindar dari kesalahan baik dari segi penulisannya maupun pada

segi isinya. Setelah konsep dinilai bagus dan disetujui, maka

konsep tersebut diketik oleh pegawai tata usaha yaitu pegawai tata

usaha bagian system informasi manajemen. Hal tersebut sesuai

sebagaimana yang diungkapkan oleh kepala tata usaha sebagai

berikut:

“Semua surat-surat keluar harus ditandatangani oleh kepala sekolah. Kemudian, surat-surat yang keluar sebelumnya harus dikonsep dahulu oleh pegawai tata usaha atas perintah kepala sekolah dan diperiksa kembali oleh kepala tata usaha”.6

Setelah konsep surat keluar diketik, langkah selanjutnya

adalah meminta tandatangan kepala sekolah. Surat keluar yang

sudah ditandatangi oleh kepala sekolah kemudian digandakan

untuk dijadikan arsip. Proses pengurusan surat keluar atau surat

yang akan dikirm keluar (keluar) dicatat kembali dibuku agenda

surat keluar, surat tersebut diberi nomor oleh pegawai tata usaha.

Kemudian surat keluar yang sudah diproses diberikan kepada

pegawai tata usaha untuk dikirim ke alamat terkait.

“Selesai diketik, surat keluar ditandatangani oleh kepala sekolah dan digandakan. Sebelum dikirim, surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar”.7

6 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 7 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010

53

Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala

tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik

pelaksanaan pencatatan dan pendistribusian surat masuk dan surat

keluar di SMK Harapan Bangsa Depok cukup baik, walaupun

masih terdapat kelemahan dan kekurangan, dimana dalam

pencatatan dan pendistribusian surat masuk dan surat keluar masih

menggunakan Buku Agenda tidak semudah dengan Kartu Kendali.

Karena buku agenda harus menemukan tanggal masuk surat atau

nomor urut masuk surat atau tanggal dan nomor surat keluar

sedangkan dalam Kartu Kendali disusun sistematis di dalam kotak.

2. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Penyimpanan Arsip

Setelah melakukan pencatatan dan pendistribusian surat masuk

dan surat keluar, proses selanjutnya yaitu penyimpanan arsip.

Penyimpanan arsip dilakukan agar arsip-arsip yang dibutuhkan suatu

saat dapat diketemukan.

Dalam teori kearsipan, dikenal adanya sistem penyimpanan

arsip. Sistem penyimpanan arsip yang dikenal ada lima, yaitu: sistem

penyimpanan secara abjad, pokok soal, wilayah, nomor dan tanggal. Di

SMK Harapan Bangsa Depok sistem penyimpanan arsip yang

digunakan adalah “sistem penyimpanan menurut tanggal dan

kronologis”.8 Yaitu sistem yang dipergunakan untuk menyusun surat

masuk dan surat keluar menurut urutan tanggal dari datangnya surat-

surat.

Dalam suatu organisasi, sistem kronologis dapat digunakan

untuk penyelenggaraan penyimpanan arsip, apabila kegitaan surat

menyurat masih belum berjumlah banyak, sehingga masalah dapat

disatukan segala persoalan dalam satu file untuk setiap bulannya.

Tetapi apabila kegiatan atau usaha dari organisasi sudah berkembang

8 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010

54

dan menyangkut banyak masalah, maka sebaiknya mempergunakan

sistem yang lain yang akan lebih sesuai.

Adapun cara penyimpanan arsip yang dilakukan SMK Harapan

Bangsa Depok adalah:

“Surat masuk dicatat dalam buku agenda kemudian disimpan secara kronologis, yaitu menyusun surat masuk dan surat keluar menurut urutan tanggal dari datangnya surat. Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan pada paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnya pegawai tata usaha hanya akan perlu mengelompokkan surat-surat difolder itu dalam bulan-bulan setiap tahunnya”.9

Jadi, surat masuk dicatat di buku agenda dengan kolom

yang sudah ada di atas, kemudian surat disimpan atau dimasukan

ke dalam folder surat masuk dan surat keluar.

Surat yang dimasukan ke dalam folder tidak dibiarkan

begitu saja, tetapi folder dimasukan ke dalam filing cabinet,

diletakkan dibelakang petunjuk (guide) dan disusun secara vertikal,

dimana dokumen-dokumen ditaruh yang satu dibelakang yang lain.

Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala

tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik

pelaksanaan penyimpanan arsip yang diterapkan SMK Harapan

Bangsa Depok sudah cukup baik, walaupun masih terdapat

kekurangan dan kelemahan, karena menggunakan sistem

kronologis akan memperlambat penemuan kembali arsip apabila

sewaktu-waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar. Jadi, tidak

mungkin pegawai tata usaha ingat waktu-waktu surat diterima atau

dikirim.

3. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Penemuan Kembali Arsip

Dalam pelaksanaan manajemen kearsipan pegawai, penemuan

kembali arsip merupakan titik berat dari kearsipan. Menyimpan

9 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010

55

informasi dengan baik adalah penting. Menentukan kembali dengan

segera adalah vital.

Arsip yang sudah disimpan sewaktu-waktu dibutuhkan

kembali, untuk itu diperlukan prosedur-prosedur dalam penemuan

kembali arsip. Dikatakan secara teoritis bahwa penemuan kembali

arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpanan arsip yang

digunakan. Di SMK Harapan Bangsa Depok sistem penyimpanan arsip

yang digunakan adalah sistem kronologis. Jadi, terlebih dahulu harus

mengetahui tanggal surat diterima. Adapun prosesnya adalah sebagai

berikut:

a. Pegawai tata usaha terlebih dahulu harus mengetahui tanggal surat

diterima atau masuk dari arsip yang dimaksud.

b. Arsip dilihat dibuku agenda surat masuk.

c. Arsip dapat diketemukan pada folder yang sesuai dengan arsip

tersebut.

Sebagaimana yang dikatakan oleh kepala tata usaha bahwa

“untuk menemukan kembali arsip, pegawai tata usaha harus

mengetahui kapan surat itu datang atau masuk. Kemudian setelah

mengetahuinya, arsip terlebih dahulu dilihat di buku agenda. Setelah

itu, arsip dapat diketemukan difolder, baik itu folder guru, siswa

maupu umum”.10

Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata

usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik pelaksanaan

sistem penemuan kembali arsip di SMK Harapan Bangsa Depok sudah

cukup baik walaupun masih terdapat kekurangan dan kelemahan,

karena untuk mencari arsip kembali dibutuhkan waktu yang lama.

Petugas harus mencari informasi arsip dengan cara membalik halaman

Buku Agenda satu demi satu. Dalam teori dikatakan bahwa untuk

mempercepat penemuan kembali arsip dapat menggunakan komputer

sebagai indeks saja. Pada dasarnya SMK Harapan Bangsa memiliki

10 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010

56

komputer, namun komputer yang ada hanya digunakan untuk data-data

guru, siswa dan karyawan. Jadi kalau untuk surat masuk dan surat

keluar menggunakan buku agenda. Komputer digunakan hanya untuk

mengetik balasan dari surat-surat yang masuk.

4. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan akan arsip merupakan kegiatan yang tidak dapat

diremehkan. Arsip adalah pusat ingatan dan sumber informasi yang

harus disimpan dan dijaga dengan sebaik-baiknya. Tidaklah mudah

menjaga, memelihara dan mengamankan arsip. Ada beberapa aspek

yang perlu diperhatikan agar arsip selalu bersih dan aman dari segala

kerusakan. Aspek tersebut adalah dari segi ruangan arsip dan

pengamanan arsip itu sendiri.

Dapat dikatakan bahwa pemeliharaan arsip mudah dilakukan,

bila penyimpan arsip baik dan benar. Di SMK Harapan Bangsa Depok

pemeliharaan arsip dapat dilihat dari dua aspek, yaitu:

a. Ruangan Arsip

Untuk ruangan arsip, cara pemeliharaan yang dilakukan SMK Harapan

Bangsa Depok adalah membersihkan ruangan arsip setiap hari

dikarenakan ruangan arsip masih menyatu dengan unit kerja tata usaha.

Untuk itu ruangan disapu, dipel dan dibersihkan setiap hari. Kemudian

ruanganpun diberi filter untuk menyaring udara yang masuk.

b. Pengamanan Arsip

Jangan biarkan arsip rusak atau hilang. Ada banyak cara untuk

pengamanan arsip dari kerusakan dan kehilangan. Dari segi

pengamanan arsip yang ada di SMK Harapan Bangsa Depok dapat

terlihat bahwa arsip-arsip tersebut diletakkan atau disusun secara rapi

dilemari atau rak-rak penyimpanan arsip, walaupun ruangan arsip

masih menyatu dengan unit tata usaha. Setiap rak atau lemari arsip

diberikan racun serangga untuk mencegah timbulnya kutu-kutu yang

dapat merusak arsip. Membersihkan arsip dengan menggunakan

57

vacum cleaner. Apabila arsip-arsip dihinggapi anai-anai/rayap dan

sejenis lainnya dipisahkan dengan yang lainnya agar yang masih utuh

tidak terkena hal tersebut. Bila ada arsip yang rusak, dipisahkan dan

diperbaiki dengan menggunakan perekat kanji.

Hal tersebut sesuai dengan apa yang diungkapkan oleh kepala

tata usaha sebagai berikut:

“Untuk pemeliharaan arsip, SMK Harapan Bangsa Depok memfokuskan pada segi ruangan dan pengamana arsip itu sendiri. Walaupun ruangan arsip masih menyatu dengan unit kerja tata usaha, bukan berarti mengabaikan pemeliharaan pada ruangan arsip. Ruangan arsip dibersihkan dengan cara disapu, dipel setiap hari dan ruangan pun diberikan filter. Untuk pengamanan arsip, selain disusun rapi juga diberikan racun serangga untuk menghindari musuh arsip”.11

Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala

tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritis

pelaksanan pemeliharaan arsip sudah cukup baik walaupun masih

terdapat kekurangan dan kelemahan, dimana kelemahan-

kelemahan tersebut terdapat pada ruangan arsip yang tampak

sempit dikarenakan manyatunya unit tata usaha dengan ruangan

arsip sehingga arsip tersebut kurang terlalu mendapat perhatian.

5. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Penyusutan, Pemindahan dan

Pemusnahan Arsip

Pada dasarnya kegiatan penyelenggaraan arsip meliputi

penyimpanan, perawatan, pemeliharaan, pengamanan dan penyusutan

termasuk pemindahan, pemusnahan serta penyerahan ke Arsip

Nasional.

Dari segala kegiatan tersebut, penyusutan arsip merupakan

salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau

bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi. Seperti yang dikatakan

11 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010

58

bahwa penyusutan arsip dilakukan dengan cara menggolongkan surat-

surat yaitu dilihat apakah arsip yang ada masih mempunyai nilai guna

atau tidak.

Di SMK Harapan Bangsa Depok, “dalam rangka melaksanakan

penyusutan arsip digolongkan pada golongan arsip vital, penting,

berguna dan tidak penting. Akte tanah SMK Harapan Bangsa Depok

merupakan arsip vital yang sangat penting yang menjadi dasar

kelangsungan lembaga dan harus tetap ada dalam bentuk aslinya”.12

Jadi, pegawai tata usaha dalam melakukan penyusutan arsip

dapat meminta nasihat pada kepala tata usaha atau pegawai dapat

memilih berdasarkan perkiraan sendiri, tentunya pegawai tata usaha

harus dapat memperkirakan arsip mana yang masih diperlukan dan

arsip mana yang sudah tidak diperlukan lagi. Data-data siswa sepuluh

tahun yang lalu serta berkas-berkas soal lima tahun yang lalu

merupakan arsip yang tidak penting.

Setelah arsip sudah digolongkan, maka arsip berguna dan tidak

penting dipindahkan. “Untuk itu melakukan pemindahan arsip SMK

Harapan Bangsa Depok melakukan dengan cara memindahkan arsip

berguna dan tidak penting ke gudang sekolah”.13

Arsip dipindahkan ke gudang sekolah, kalau pun suatu saat

nanti arsip-arsip yang dianggap penting sudah dipindahkan ternyata

tiba-tiba diperlukan, arsip tersebut masih dapat diminta kembali dan

dicari ke gudang sekolah.

Arsip-arsip yang tidak berguna lagi perlu dimusnahkan untuk

memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan

pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai

nilai guna. Maka, bila sampai waktunya arsip yang tidak berguna

tersebut akan dimusnahkan. Hanya untuk arsip yang mempunyai nilai

12 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 13 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010

59

nasional saja yang dimusnahkan, tetapi dikirim ke Arsip Nasional

untuk dilestarikan sebagai hasil budi daya bangsa.

Dalam praktek pelaksanaannya, SMK Harapan Bangsa Depok

dalam melakukan “pemusnahan arsip dengan cara pembakaran dan

penghancuran dengan penghancur kertas”.14

Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata

usaha maka dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan penyusutan,

pemindahan, dan pemusnahan arsip sudah cukup baik. Karena ada

proses-proses atau prosedur yang dilakukan dalam rangka melakukan

kegiatan tersebut. Dalam penyusutan dapat dilakukan dengan

menggolong-golongkan surat, sehingga tidak sembarangan untuk

menyusutkan suatu arsip. Pemindahan dilakukan terhadap arsip yang

berguna dan tidak penting ke gudang sekolah. Dan pemusnahan arsip

dengan cara pembakaran dan penghancuran kertas.

B. Faktor-faktor Kearsipan yang Baik

Arsip merupakan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam

sebuah organisasi. Arsip digunakan dalam rangka pengambilan keputusan,

pertanggungjawaban dan perumusan kebijakan. Untuk itu arsip perlu

dikelola dengan baik agar dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat

dan benar. Ada beberapa faktor yang harus diperhatikan agar arsip dapat

berperan sebagaimana mestinya. Faktor kearsipan adalah sebagai berikut:

1. Pegawai kearsipan di SMK Harapan Bangsa Depok

Pegawai kearsipan sangat memegang peranan penting dalam

menciptakan keutuhan arsip. Selengkap apapun fasilitas kearsipan yang

disediakan di suatu instansi, bila tidak memiliki pegawai kearsipan yang

cakap, maka mustahil kegiatan kearsipan akan berjalan lancar dan sesuai

yang diharapkan.

Pegawai yang melaksanakan menajemen kearsipan di SMK

Harapan Bangsa Depok pada unit tata usaha adalah sebagai berikut:

14 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010

60

a. Kepala Tata Usaha, pemimpin yang mengkordinir jalannya kegiatan

administrasi.

b. Bagian Pelaksana Keuangan, staf tata usaha yang membantu menerima

dan mencatat uang Majlis/Komite Madrasah.

c. Bagian System Informasi, staf tata usaha yang bertugas mengelola

segala informasi yang masuk tentang kepegawaian, kesiswaan,

inventasris dan mengambil keputusan.

d. Bidang Kepegawaian,staf tata usaha yang bertugas mengelola surat-

surat mengenai SK pengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkat dan

pemberhentian.

e. Bidang Kesiswaan, staf tata usaha yang bertugas mengelola surat-surat

mengenai data-data siswa.

f. Bidang Perlengkapan/inventaris, staf tata usaha yang bertugas

menginventarisir barang-barang.

g. Bidang Perpustakaan, staf tata usaha yang bertugas mengelola buku-

buku.

h. Bidang Pelaksana tata usaha, staf taat usaha yang membantu menerima

dan mencatat uang sekolah.

i. Bidang Pelaksana Umum, staf tata usaha yang bertugas membantu

tugas yang diberikan oleh kepala tata usaha.

j. Bidang Koordinator Kebersihan, staf tata usaha yang bertugas

mengawasi kebersihan lingkungan SMK Harapan Bangsa Depok.

k. Bidang Pelaksana Bendahara, staf tata usaha yang bertugas menerima,

membukukan, menyimpan, mengeluarkan dan

mempertanggungjawabkan keuangan yang bersumber dari luar

sekolah.

l. Bidang Pembantu Pelaksana Perlengkapan, staf tata usaha yang

bertugas membantu pelaksana dalam bidang inventaris.15

15 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010

61

Adapun syarat-syarat yang diberlakukan SMK Harapan Bangsa

Depok untuk merekrut pegawai kearsipan merupakan persyaratan untuk

pegawai tata usaha, yaitu:

a. Minimal lulusan sekolah menengah dan memiliki pengetahuan umum

tentang surat menyurat.

b. Bisa membaca dan menulis dengan baik dan terampil.

c. Teliti,sabar, tekun dan cekatan.

Data di atas berdasarkan ungkapan kepala tata usaha sebagai

bearikut:

“Ada beberapa syarat dasar atau umum yang perlu

diperhatikan dalam perekrutan pegawai tata usaha yaitu

diantaranya: minimal lulusan sekolah menengah, terampil,

mengerti tentang surat menyurat,sabar dan cekatan”.16

Syarat di atas merupakan syarat dasar atau umum yang harus

dimiliki oleh pegawai tata usaha.

Karena pegawai tata usaha merangkap sebagai pegawai

arsip/arsiparis, maka tentunya tidak mudah melaksanakan tugas-tugas

kearsipan yang ada. Untuk itu, SMK Harapan Bangsa melakukan upaya

untuk menghadapi keadaan tersebut. “upaya yang dilakukan adalah dengan

memberikan pelatihan dan penataran untuk pegawai tata usaha dalam

rangka pemahaman lebih dalam mengenai manajemen kearsipan. Namun

sifatnya masih kadang-kadang”.17 Walaupun sifatnya masih kadang-

kadang, pelaksanaan kegiatan tersebut tentunya tidak akan sia-sia karena

melihat kondisi dari pegawai tata usaha yang menjalankan tugas ganda

tersebut.

Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata

usaha, maka dapat penulis simpulkan bahwa secara teoritis pegawai tata

usaha sudah cukup baik walaupun pegawai tata usaha merangkap arsiparis.

Namun dalam proses kegiatan kearsipan, pegawai tata usaha tidak begitu

16 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 17 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010

62

kesulitan karena sudah dibekali dengan ilmu kearsipan melalui pelatihan

dan penataran yang telah diberikan. Hal ini tentunya merupakan kebijakan

yang sangat baik dan sangat menguntungkan pegawai tata usaha maupun

lembaga pendidikan itu sendiri, karena dengan memiliki pegawai tata

usaha yang terampil akan mudah melaksanakan kegiatan kearsipan.

2. Fasilitas kearsipan di SMK Harapan Bangsa Depok

Untuk memperlancar pelaksanaan manajemen kearsipan diperlukan

adanya peralatan atau fasilitas yang memadai. Fasilitas yang memadai

merupakan faktor penting penunjang terciptanya kearsipan yang baik.

Fasilitas kearsipan banyk macamnya, namun umumnya yang ada

dalam suatu instansi adalah filing cabinet, folder, dan sekat. Fasilitas

kearsipan yang tersedian di SMK Harapan Bangsa Depok antara lain:

a. Map/Folder, alat yang digunakan untuk menempatkan berkas

sesuai nomor. Bahan dari kertas buffalo pada ujung kanan dari

map/folder dibuat “tab” untuk menuliskan nomor surat yang

disimpan dalam folder itu.

b. Filing Cabinet (lemari cabinet), alat yang digunakan untuk

menyimpan folder yang berisi berkas-berkas.

c. Rak Arsip, alat yang digunakan untuk menyimpan kotak yang

berisi berkas arsip in aktif.

d. Guide (petunjuk), petunjuk batas pembagian map-map

berdasarkan nomor yang ada.

e. Buku Agenda, buku besar untuk mencatat data-data yang

diperoleh mengenai karyawan, yang terdiri dari: buku agenda

surat masuk dan buku agenda surat keluar.

f. Komputer, digunakan untuk menyimpan data-data mengenai

guru, karyawan dan siswa, agar lebih mudah informasi tersebut

diketahui sewaktu-waktu diperlukan.

63

g. Box, digunakan untuk penggganti filing cabinet bagi arsip-arsip

in aktif digudang arsip.18

Selain itu, tersedia pula alat-alat korespondensi berupa kertas,

mesin ketik, stempel, karbon dan lain-lain.

Berdasarkan data-data di atas, dapat disimpulkan bahwa fasilitas

kearsipan yang tersedia di SMK Harapan Bangsa Depok sudah cukup baik

dan memenuhi syarat sebagi faktor pendukung terciptanya tata kelola

kearsipan yang baik.

18 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010

BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai

berikut:

1. Pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan di SMK Harapan Bangsa

Depok berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan adalah cukup baik.

Sistem pencatatan dan pendistribusian surat yang digunakan SMK Harapan

Bangsa Depok adalah buku agenda surat masuk dan surat keluar, karena lingkup

permasalahan yang ada masih kecil.

2. Fasilitas kearsipan yang tersedia di SMK Harapan Bangsa DEPOK cukup

lengkap sehingga memudahkan pegawai kearsipan melaksanakan kegiatan

kearsipan, mulai dari pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan arsip,

penemuan kembali arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan, pemindahan dan

pemusnahan arsip.

3. Belum mempunyai pegawai kearsipan/arsiparis yang bertugas mengelola arsip-

arsip yang ada secara utuh karena pegawai arsiparis masih merangkap sebagai

pegawai tata usaha.

B. SARAN

Dari hasil penelitian yang dilakukan, penulis ingin memberikan saran-saran

yang membangun demi terciptanya manajemen kearsipan yang baik. Adapun saran-

saran penulis adalah sebagai berikut:

1. Pencatatan dan pendistribusian surat hendaknya menggunakan kartu kendali, agar

lebih mudah dalam penemuan kembali arsip.

 64

  65

2. Dalam mengelola arsip, semestinya harus memiliki tenaga arsiparis tersendiri

sehingga pengelolaan arsip menjadi lebih efektif dan memperoleh hasil yang

maksimal.

3. Pelaksanaan pelatihan dan penataran kearsipan untuk pegawai tata usaha SMK

Harapan Bangsa Depok harus bersifat kontinue, agar pegawai tata usaha

mempunyai pemahaman yang lebih dalam mengenai seluk-beluk administrasi

terlebih bidang kearsipan.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT. Gramedia, 1989) Basuki, Sulistyo, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis, (Jakarta:

Gramedia Pustaka Utama, 2003) Hadi, Amirul dan Budiyono, Haris, Metodologi Penelitian Pendidikan,

(Bandung : Pustaka Setia, 1998) http://arsiparis.blogspot.com/2008/03/penyusutan-arsip.html Martono, E., Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing dalam Praktek

Perkantoran Modern, (Jakarta: Karya Utama, 1994), Cet. Ke-5, _______, Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, (Jakarta: Karya

Utama, 1985), Cet. Ke-4 Margono, Metodologi Penelitian Pendidikan, (Jakarta: Rineka Cipta,

2003). Cet. Ke-2 Martono, Boedi, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta:

Pustaka Sinar, 1992), Cet. Ke-1 _______, Sistem Kearsipan Praktis; Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip,

(Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), Cet. Ke-1 Purwadarminta, WJS., Kamus Besar Bahasa Indonesia, (Jakarta:

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1988) Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip. Sularso, Dasar-dasar Kearsipan, (Yogyakarta, Liberty, 1985), Cet. Ke-1

Suparjati, Tata Usaha dan Kearsipan, (Yogyakarta: Kanisius, 1999)

Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Wiriadihardja, Moeftie, Beberapa Masalah Kearsipan Di Indonesia,

(Jakarta, Balai Pustaka, 1987), Cet. Ke-1