PERTANYAAN YANG SERING DIAJUKAN PADA DAPODIKMEN

PERTANYAAN YANG SERING DIAJUKAN PADA DAPODIKMENOKtober 2014

14

PERTANYAAN YANG SERING DIAJUKAN PADA DAPODIKMENBagian Perencanaan dan Penganggaran Setditjen Dikmen

[Course title]

DRAFT

Daftar isi17.T : Bagaimana cara melihat jumlah data invalid saat validasi ?318.T : Bagaimana solusinya jika sekolah tidak punya jaringan internet?419.T : Bagimana dengan sekolah baru berdiri di tahun sekarang ?420.T : Apakah input data hanya dapat dilakukan dari 1 PC saja, atau bisa di lakukan dari beberapa PC?421.T: Bagaimana cara menginputkan PTK yg mengampu di 2 sekolah dengan jenjang sama / berbeda (induk &bukan induk) ?522.T: Bagaimana jika terjadi eror php.exe gagal di eksekusi ketika proses instalasi ?523.T : Bagaimana jika gagal saat registrasi ?524.T: Apa saja syarat untuk melakukan sinkronisi ?625.T: Kapan saja waktu sinkronisasi ?626.Bagaimana caranya memindahkan dapodikmen ke computer laptop lain?627.T: Apakah boleh menggunakan prefill sekolah lain?628.T: Apakah boleh meregistrasikan dapodikmen lebih dari 1 PC?629.T: Apakah boleh dapodikdas dengan dapodikmen bisa diinstal pada satu komputer?730.T :Mengapa pada pilihan periode muncul Genap / Nan ?731.T: Mengapa muncul kepala sekolah > 1 pada beranda?732.T: Bagaimana cara menentukan kepala sekolah?733.T: Bagaimana cara mengganti kepala sekolah?734.T: Apa itu MBS?835.T: Bagaimana mengganti SK pendirian / izin operasional sekolah? Kenapa tidak bisa dirubah atau diisi?836.T: Apakah boleh mendaftarkan email lebih dari satu sebagai user dapodikmen?837.T: Mengapa setelah entri data PTK data PTK tersebut menjadi hilang?838.T: Mengapa setelah login ke tahun ajaran baru data PTK saya menjadi kosong?939.T: Jika data PTK salah apakah saya boleh menghapus data tersebut?940.T: Bagaimana status kepegawaian untuk guru PNS yang mengajar di sekolah swasta?941.T: Bagaimana untuk PTK yang tidak memiliki NUPTK?942.T: Pada data Penugasan, data SK yang mana yang digunakan?943.T: Kapan dilakukan salin penugasan?944.T: Bagaiman cara menghitung tingkat kerusakan pada input kondisi sarpras?1045.T : Saat entri data sarana / buku & alat, mengapa kolom jumlah tidak bisa diisi?1046.T: Mengapa saya tidak bisa menghapus jenis prasarana ( ruang ) ?1047.T: Bagaimana cara entri data untuk 1 ruangan yang dipakai bersama sama, misalkan untuk ruang Guru dan Tata Usaha1048.T: Bagaimana cara entri data untuk 1 ruang kelas yang digunakan oleh 2 rombel ( double shift) ?1049.Data apa saja yang dilakukan validasi?1150.T: Kapan dilakukan salin semua data periodic untuk sarpras?1151.T: Kapan dilakukan salin data periodic untuk PD?1152.T: Saat saya menyimpan data mengapa muncul pesan ErrorGagal menyimpan pesertadidik (data Kode Wilayah belum terisi dengan benar)1153.T: Apa itu KPS?1154.T : Bagaimana cara memutasi / mengeluarkan siswa?1155.Jika terjadi ketidakstabilan koneksi internet(Error Network).1256.Gagal sinkronisasikarena constraint failed.1257.Sinkronisasi gagal dikarenakan koneksi putus.1258.Server sedang sibuk dikarenakanrequest timeoutatauinternal server error.1359.Gagal sinkronisasi berkali-kali.1360.Jika setelah registrasi, terdapatdatasekolahkembali kedataawal.1361.Sekolah gagal melakukan registrasi.14

T : Bagaimana cara melihat jumlah data invalid saat validasi ?

J : Pada beranda windows Proses terdapat tombol validasi. Tekan tombol tersebut kemudian tekan tombol reload. Maka akan tampil data yang terdeteksi invalid oleh sistem, daftar data invalid juga dapat di download dalam bentuk excel melalui tombol unduh excel. Validasi merupakan langkah awal untuk melakukan sinkronisasi.

T : Bagaimana solusinya jika sekolah tidak punya jaringan internet?J : Apabila computer dapodikmen tidak terkoneksi dengan internet, maka sinkronisasi dapat dilakukan secara offline

Langkah langkah sinkronisasi offline dipaparkan lebih lanjut pada panduan Dapodikmen.

T : Bagimana dengan sekolah baru berdiri di tahun sekarang ?J : Pendataan Dapodikmen menggunakan NPSN sebagai identitas, sehingga langkah awal Sekolah baru harus mengajukan NPSN kepada dinas setempat atau mengirimkan surat resmi ke PDSP (Pusat Data dan Statistik Pendidikan) tembusan ke Ditjen Dikmen untuk dibuatkan akun baru. PDSP akan menerbitkan NPSN sekolah tersebut untuk keperluan administrative dan Ditjen Dikmen akan menerbitkan kode registrasi untuk keperluan aktivasi aplikasi. Selanjutnya sekolah dapat mendownload prefill sekolah tersebut pada link prefill.

T : Apakah input data hanya dapat dilakukan dari 1 PC saja, atau bisa di lakukan dari beberapa PC?J: Input data dapat dilakukan melalui sistem client server. Dapodikmen diinstall pada satu computer yang bertugas sebagai server, berikutnya computer yang lain mengakses alamat IP server dengan format IP:8090 contoh akses di client 192.168.1.100:8090 dimana 192.168.1.100 adalah ip server. Jangan lupa untuk menonaktifkan firewall di server . Sinkronisasi hanya dilakukan pada computer server.

T: Bagaimana cara menginputkan PTK yg mengampu di 2 sekolah dengan jenjang sama / berbeda (induk &bukan induk) ?J : inputkan data PTK tersebut pada masing-masing sekolah, pada menu penugasan PTK tegaskan sekolah induk atau bukan induk. Data ini penting untuk mengidentifikasikan dimana sekolah induk PTK berada.

T: Bagaimana jika terjadi eror php.exe gagal di eksekusi ketika proses instalasi ?J : Restart PC / Laptop. Hal ini biasanya terjadi pada OS XP

T : Bagaimana jika gagal saat registrasi ?J : Ada beberapa penyebab gagal registrasi, antara lain :

prefill tidak di copy ke folder C://prefill_dapodikBrowser tidak Update / menggunakan browser versi lama ( direkomendasikan mozilla firefox atau google chrome)Kesalahan Kode Registrasi. Pastikan Kode Registrasi sesuai, terkadang mengalami kesalahan saat membedakan antara 1 dengan l atau 0 dengan O. Nama Prefill Berubah. Pastikan nama prefill tidak terdapat penambahan seperti (),contoh 400ba03dc245ed98f42ae2ee79a4f4e4 (1) , penambahan (1) diakibatkan karena mendownload prefill lebih dari satu kali, jika menemukan perubahan nama silahkan hapus penambahan nama prefill

T: Apa saja syarat untuk melakukan sinkronisi ?J : Sebelum melakukan sinkronisasi lakukanlah validasi terlebih dahulu. Sementara untuk dapodikmen sinkronisasi bisa dilakukan walaupun masih ada data yang belum valid.

T: Kapan saja waktu sinkronisasi ?

J: Sinkronisasi bisa dilakukan kapan saja. Minimal 1 kali dalam 1 semester, namun per hari sinkronisasi dilakukan maksimal 20 kali. Bagaimana caranya memindahkan dapodikmen ke computer laptop lain?Untuk memindahkan dapodikmen ikuti langkah berikut:Lakukan sinkronisasi, pastikan tidak ada data yang gagal terkirim.Download prefiil terbaru, gunakan kode registrasi untuk generate prefill.Install dapodikmen di computer yang baruCopy prefill yang baru ke dalam folder c://prefill_dapodik pada computer baruLakukan registrasi.

Jika dapodikmen sudah berhasil dipindahkan, disarankan untuk tidak menggunakan lagi dapodikmen yang di computer lama. Menghindari kerusakan data sekolah bersangkutan.T: Apakah boleh menggunakan prefill sekolah lain?J : Prefill bersifat unik untuk masing masing sekolah, sehingga dilarang keras menggunakan prefill dari sekolah lain.

T: Apakah boleh meregistrasikan dapodikmen lebih dari 1 PC?J : Untuk 1 sekolah hanya diijinkan meregistrasikan 1 komputer sebagai server dapodikmen, sedangkan computer yang lain bersifat sebagai client.

T: Apakah boleh dapodikdas dengan dapodikmen bisa diinstal pada satu komputer?J : disarankan tidak menginstall dapodikmen pada computer yang sudah terinstall dapodikdas, untuk menghindari bentrokan port.

T :Mengapa pada pilihan periode muncul Genap / Nan ?J : muncul Genap / Nan pada pilihan periode disebabkan karena service untuk database dapodikmen tidak berjalan sebagaimana mestinya. Jalankan service dengan cara control panel >> Administrative tools >> Services >> start DapodikmenDB

Penyebab permasalahan ini biasanya karena antivirus yang menghalangi kinerja service database. Disarankan untuk disable antivirus untuk sementaraT: Mengapa muncul kepala sekolah > 1 pada beranda?J : Data kepala sekolah ditentukan berdasarkan data tugas tambahan pada rincian PTK, sehingga apabila terdeteksi kepala sekolah lebih dari satu maka lakukan pengecekan pada data tugas tambahan maing masing PTK. Untuk mempermudah pada tab PTK pilih daftar tugas tambahan di menu kanan

T: Bagaimana cara menentukan kepala sekolah?J : Kepala sekolah ditentukan berdasarkan isian tugas tambahan pada rincian PTK. Untuk menambahkan kepala sekolah silahkan tambahkan data tugas tambahan sebagai kepala sekolah pada satu PTK. Isikan TMT tugas tambahan. TST diisi apabila memang sudah jelas kapan tugas tambahan kepala sekolah berakhir.

T: Bagaimana cara mengganti kepala sekolah?J : lakukan langkah langkah berikut:Pilih PTK yang menjadi kepala sekolah yang lama, tekan ubahPada rincian tugas tambahan isikan TST ( Terhitung selesai tugas) yang menyatakan kapan tugas tambahan sebagai kepala sekolah berakhir. Kemudian simpanPilih PTK yang menjadi kepala sekolah baru. Jika belum ada silahkan tambahkan PTK. Kemudian tekan ubahPada rincian tugas tambahan silahkan pilih tugas tambahan sebagai kepala sekolah, sertakan no SK serta TMT tugas tambahan. Selanjutnya simpan. Refresh beranda untuk melihat kepala sekolah yang baru

T: Apa itu MBS?J : MBS adalah Manajemen Berbasis Sekolah. Sederhananya Sekolah yang memiliki organisasi Komite Sekolah adalah sekolah dengan MBS

T: Bagaimana mengganti SK pendirian / izin operasional sekolah? Kenapa tidak bisa dirubah atau diisi?J : data SK pendirian / izin operasional memang di disable selanjutkan akan disesuaikan secara otomatis dengan data yang terdapat di PDSP, untuk merubah data tersebut silahkan hubungi helpdesk PDSP.

T: Apakah boleh mendaftarkan email lebih dari satu sebagai user dapodikmen?J : boleh selama email tersebut tidak digunakan juga oleh sekolah lain. Penambahan pengguna bisa dilakukan melalui menu manajemen pengguna di beranda.s

T: Mengapa setelah entri data PTK data PTK tersebut menjadi hilang?J : data yang ditampilkan pada menu PTK disesuaikan berdasarkan filter data, misalkan tampikan PTK belum ada penugasan atau tampilkan semua PTK. Data yang di entri dan sudah di simpan yang kemudian seolah olah hilang sebenarnya tidak hilang atau terhapus, namun karena filtrasi tampilan tersebut maka seolah olah data menjadi hilang. Untuk PTK sebaiknya biasakan untuk menampilkan semua baris dan tampilkan semua PTK.

T: Mengapa setelah login ke tahun ajaran baru data PTK saya menjadi kosong?J : data yang ditampilkan pada menu PTK disesuaikan berdasarkan filter data, misalkan tampikan PTK belum ada penugasan atau tampilkan semua PTK. Untuk menampilkan data PTK silahkan lakukan salin data penugasan dari tahun ajaran sebelumnya ( dengan catatan tahun ajaran sebelumnnya data penugasan memang sudah dilengkapi)

T: Jika data PTK salah apakah saya boleh menghapus data tersebut?J: disarankan untuk tidak terlalu sering menghapus data PTK terutama PTK yang juga mengajar di tempat lain. Jika memang PTK tersebut sudah tidak bertugas di sekolah maka lakukan proses mutasi. Untuk data salah sebaiknya diperbaiki sampai data benar.

T: Bagaimana status kepegawaian untuk guru PNS yang mengajar di sekolah swasta?J : Status Kepegawaian PTK tersebut di sekolah swasta masih tetap PNS. Karena itu adalah identitas yang melekat.

T: Bagaimana untuk PTK yang tidak memiliki NUPTK?J : Kosongkan NUPTK. Jangan sekali kali mengisi NUPTK yang di generate dari system diluar pendataan pendidikan menengah. Jangan pula menggunakan NUPTK sementara

T: Pada data Penugasan, data SK yang mana yang digunakan?J : Gunakan no SK atau dokumen pertama yang menyatakan bahwa yang bersangkutan bertugas atau ditugaskan di sekolah tersebut. Misal SPMT untuk PNS.

T: Kapan dilakukan salin penugasan?J : salin penugasan dilakukan setiap tahun, pada semester ganjil tahun ajaran baru

T: Bagaiman cara menghitung tingkat kerusakan pada input kondisi sarpras?J: secara umum rumus tingkat kerusakan adalah ( luas kerusakan) / luas total bagian yang dihitung x 100%

T : Saat entri data sarana / buku & alat, mengapa kolom jumlah tidak bisa diisi?J : Penambahan jumlah bisa sarana/ buku & alat dilakukan melalui menu lengkapi data periodik

T: Mengapa saya tidak bisa menghapus jenis prasarana ( ruang ) ?J : prasarana tidak bisa dihapus apabila pada prasarana tersebut sudah tercatat memiliki sarana/ buku & alat. Terlebih dahulu hapus sarana/ buku & alat yang ditambahkan untuk prasarana tersebut kemudian hapus prasarana. Pastikan prasarana tersebut tidak digunakan pada data rombel.

T: Bagaimana cara entri data untuk 1 ruangan yang dipakai bersama sama, misalkan untuk ruang Guru dan Tata UsahaJ : entri data sesuai kondisi real. Apabila Ruang Guru ditempati juga oleh tata usaha maka cukup entri data ruang guru saja. sedangkan ruang tata usaha kosongkan, agar terdeteksi bahwa di sekolah tersebut belum memiliki ruang tata usaha. Namun apabila memang ruangan tersebut sudah di bagi / split maka entri sesuai kondisi setelah di split, entri masing masing antara ruang guru dan ruang tata usaha.

T: Bagaimana cara entri data untuk 1 ruang kelas yang digunakan oleh 2 rombel ( double shift) ?J : entri 1 ruang kelas saja. gunakan nama ruang kelas yang disepakati di sekolah. Pada tab rombel silahkan pilih ruang kelas yang sama juga. Untuk tambahan keterangan pada identitas sekolah sertakan bahwa penyelenggaraan sekolah Padi dan Siang.

Data apa saja yang dilakukan validasi?

T: Kapan dilakukan salin semua data periodic untuk sarpras?J : data periodic sarpras dilakukan tiap awal semester baru

T: Kapan dilakukan salin data periodic untuk PD?J : Salin data periodic untuk PD dilakukan setiap awal semester baru

T: Saat saya menyimpan data mengapa muncul pesan ErrorGagal menyimpan pesertadidik (data Kode Wilayah belum terisi dengan benar)J: kesalahan ini terjadi biasanya karena metode entri data untuk Kecamatan tidak sesuai. Kecamatan dipilih dari pilihan yang diberikan system jangan mengetik sendiri nama kecamatan. Contoh untuk Kecamatan Ubud cukup ketik Ubud, maka akan muncul pilihan Kec. Ubud Kab. Gianyar. Maka selanjutnya klik pilihan tersebut.

T: Apa itu KPS?J : KPS adalah Kartu Penjaminan Sosial

T : Bagaimana cara memutasi / mengeluarkan siswa?J : pilih PD yang akan dimutasikan, klik tombol registrasi. Selanjutkan pada isian Di isi saat sudah keluar lengkapi keluar karena, tanggal keluar sekolah dan alasan. Selanjutnya simpan.

Masalah SinkronisasiJika terjadi ketidakstabilan koneksi internet(Error Network).SolusiTeknis:

Sistem sudah dilengkapi dengan metode retry untuk menyambung proses sinkronisasi jika putus koneksi ditengah proses.Sehingga proses sinkronisasi dengan internet yang kurang stabil masih bisa berjalan dengan catatan putus koneksi internetnya tidak dalam waktu yang lama (lebih dari 2 detik)Solusiuntuk operator:Pastikankoneksi internet Anda stabilGagal sinkronisasikarena constraint failed.SolusiTeknis:

Sistem akan melakukan pengecekan terhadap data referensi yang akan disinkronisasikan. Data referensi harus sudah ada terlebih dahulu.Urutan proses memasukkan data harus sesuai.Solusiuntuk operator:Silahkan melakukan generate prefill terbaru dari serverLakukan instalasi ulang aplikasi dan registrasi ulang dengan data perfill terbaruLakukan perbaikan data kemdian silahkan melakukan sinkronisasi

Sinkronisasi gagal dikarenakan koneksi putus.SolusiTeknis:

Ketika user melakukan sinkronisasi kembali, sistem dapat melanjutkan proses sinkronisasi sesuai dengan kondisi terakhir data (tidak mengulang proses sinkronisasi dari awal).Perlu dilakukan cek koneksi internet dan pastikan koneksi internet stabildi sisi server oleh team dapodikmenSolusiuntuk operator:Silahkan melakukan sinkronisasi beberapa menit lagi

Server sedang sibuk dikarenakanrequest timeoutatauinternal server error.SolusiTeknis:

Sistem akan melakukan beberapa percobaan pengambilan data ke server dengan maksimal percobaan sebanyak 10x (maksimal percobaan dapat dikonfigurasi melalui sistem). Jika percobaan pengambilan data tersebut masih belum berhasil, maka proses sinkronisasi akan dihentikan secara otomatis. Sistem akan menampilkan pesan Server sedang sibuk. Silakan melakukan sinkronisasi beberapa saat lagi.

Solusiuntuk operator:Silahkan melakukan sinkronisasi beberapa menit lagi

Gagal sinkronisasi berkali-kali.SolusiTeknis:

Untuk mengurangi beban load di server, sistem membatasi setiap user untuk melakukan percobaan sinkronisasi sebanyak 5x. Setelah itu user yang bersangkutan dapat melakukan sinkronisasi kembali setelah 5 menit ke depan.Solusiuntuk operator:Silahkan melakukan sinkronisasi lagi dilain hari karena batas melakukan sinkronisasi setiap sekolah adalah 5 kali untuk setiap harinya

Jika setelah registrasi, terdapatdatasekolahkembali kedataawal.Solusi:

Jika user operator menggunakan prefill lama, maka harus dilakukan cek data dihttp://dapo.dikmen.kemdikbud.go.id/pastikan data tersebut sudah ada di server dapodikmen.Jika data tersebut sudah ada di server, maka perlu dilakukan generate prefil data.Kemudian perlu dipastikan file prefill data berada di folder C:\prefill_dapodik.Kemudian copy data prefill terbaru kefolder C:\prefill_ dapodik danlakukan registrasi ulang.

Sekolah gagal melakukan registrasi.Solusi:

Cek kode registrasi yang dimasukkan dan pastikan kode registrasi tersebut adalah kode registrasi untuk sekolah Anda.Pastikan menggunakan prefil terbaru kemudian copy ke folder C:\prefill_dapodik.Pastikan menggunakan aplikasi versi terbaru.

Tim penyusun :I Komang Purwatahanafi