Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia

PERHUBUNGAN ANTARAAMALAN PENILAIAN PRESTASI DENGAN KEPUASANQRJA ADAICAH KEAlILAN

PROSEDUR BERTINDAK SEBAGAI MEDIATOR

Sharidatul Nadia Binti Ahmad Dapli

HF SaIjana Muda Sains dengan Kepujian 5549 5 (Pembangunan Sumber Manusia) J63 2007 5531 2007

lu UNfVERsrri MAL

Q4 ~OO Un )~IWIU KOla Samarahan

PERHUBUNGAN ANTARA AMALAN PENILAIAN PRESTASI DENGAN

KEPUASAN KERJA ADAKAH KEADILAN PROSEDUR BERTINDAK

SEBAGAI MEDIATOR

SHARIDATUL NADIA BINTI AHMAD DAPLI

Projek ini merupakan salah satu keperluan untuk Ijazah Sarjana Muda Sains dengan Kepujian

(Pembangunan Sumber Manusia)

Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia UNIVERSITI MALAYSIA SARAW AK

2007

J I

I BORANG PENGESAHAN STATUS TESIS I Gred ~ JUDUL PetnlQun3on lintilYGl lmaan P~Jilglg(l P-clq~i DonQaI

~llflAqCan eti a fcAqlcah (wcliaY) hosacluv j_emiddotdnda~ S~ _ N~id~oy )

SESI PENGAJIAil ~OOllo(1-

Saya ~IROR1Ul IlJOIA IHVlIO OFlPl (HlJRUF llESAR)

mengaku membenarkan tesis ini disimpan di Pusat KJlidmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak dengan syarat-syarat kegunaan seperti berikut

I Tesis adalah hakmilik Universiti Malaysia Sarawak

2 Pusat Khidmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak dibenarkan membuat salinan untuk tujuan pengajian sahaja

3 Pusat Khidmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak dibenarkan membuat pendigitan untuk membangunkan Pangkalan Data Kandungan Tcmpatan

4 Pusat Khidmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak dibenarkan membuat salinan tesis ini sebagai bahan pertukaran antara institusi pengajian tinggi

5 siiatandakan(J)

D (mengandungi maklumat yang berdarjah keselamatan atau SULIT kepentingan seperti tennaklub di dalam AKTA RAHSIA RASMI 1972)

(Mengandungi maklumat Terhad yang te1ah ditentukan oleh organisasibadan di mana penyelidikan dijalankan)

IhIDAK TERHAD

J (TANDATANGAN PENULlS) (TAiDATANGAN PENYELlA)

Alamat Tetap ~middot~Ol1oJ Ct Sl1l1u-AI Uott 8 lftn~RI A ) E ~IYVl~_ _

3)50 TPtNIIIlu- R~M6gtulAN [Poll

Tarikh 15 I 05 fJ-o-o-l_ _ _ Tarikh ___5loslt shyb _o_Cgt-t---___

Catatan bull Ttsis dilllaksudkan sebagai tcsis bagi Ijazail Doktor Fabafah Saljan dan Smjana luda Jika tltsis ini SULIT at au TERHAD sila lampirkan sural daripada pihak bcrkuasaorganisasi

berkcnaan dcngan mcnyatakan sckali scbab dan Icmpoh tcsis ini pcrlu dikclaskan scbagai TERHAD

lu UNfVERsrri MAL

Q4 ~OO Un )~IWIU KOla Samarahan

PERHUBUNGAN ANTARA AMALAN PENILAIAN PRESTASI DENGAN

KEPUASAN KERJA ADAKAH KEADILAN PROSEDUR BERTINDAK

SEBAGAI MEDIATOR

SHARIDATUL NADIA BINTI AHMAD DAPLI

Projek ini merupakan salah satu keperluan untuk Ijazah Sarjana Muda Sains dengan Kepujian

(Pembangunan Sumber Manusia)

Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia UNIVERSITI MALAYSIA SARAW AK

2007

J I

I BORANG PENGESAHAN STATUS TESIS I Gred ~ JUDUL PetnlQun3on lintilYGl lmaan P~Jilglg(l P-clq~i DonQaI

~llflAqCan eti a fcAqlcah (wcliaY) hosacluv j_emiddotdnda~ S~ _ N~id~oy )

SESI PENGAJIAil ~OOllo(1-

Saya ~IROR1Ul IlJOIA IHVlIO OFlPl (HlJRUF llESAR)

mengaku membenarkan tesis ini disimpan di Pusat KJlidmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak dengan syarat-syarat kegunaan seperti berikut

I Tesis adalah hakmilik Universiti Malaysia Sarawak

2 Pusat Khidmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak dibenarkan membuat salinan untuk tujuan pengajian sahaja

3 Pusat Khidmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak dibenarkan membuat pendigitan untuk membangunkan Pangkalan Data Kandungan Tcmpatan

4 Pusat Khidmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak dibenarkan membuat salinan tesis ini sebagai bahan pertukaran antara institusi pengajian tinggi

5 siiatandakan(J)

D (mengandungi maklumat yang berdarjah keselamatan atau SULIT kepentingan seperti tennaklub di dalam AKTA RAHSIA RASMI 1972)

(Mengandungi maklumat Terhad yang te1ah ditentukan oleh organisasibadan di mana penyelidikan dijalankan)

IhIDAK TERHAD

J (TANDATANGAN PENULlS) (TAiDATANGAN PENYELlA)

Alamat Tetap ~middot~Ol1oJ Ct Sl1l1u-AI Uott 8 lftn~RI A ) E ~IYVl~_ _

3)50 TPtNIIIlu- R~M6gtulAN [Poll

Tarikh 15 I 05 fJ-o-o-l_ _ _ Tarikh ___5loslt shyb _o_Cgt-t---___

Catatan bull Ttsis dilllaksudkan sebagai tcsis bagi Ijazail Doktor Fabafah Saljan dan Smjana luda Jika tltsis ini SULIT at au TERHAD sila lampirkan sural daripada pihak bcrkuasaorganisasi

berkcnaan dcngan mcnyatakan sckali scbab dan Icmpoh tcsis ini pcrlu dikclaskan scbagai TERHAD

I BORANG PENGESAHAN STATUS TESIS I Gred ~ JUDUL PetnlQun3on lintilYGl lmaan P~Jilglg(l P-clq~i DonQaI

~llflAqCan eti a fcAqlcah (wcliaY) hosacluv j_emiddotdnda~ S~ _ N~id~oy )

SESI PENGAJIAil ~OOllo(1-

Saya ~IROR1Ul IlJOIA IHVlIO OFlPl (HlJRUF llESAR)

mengaku membenarkan tesis ini disimpan di Pusat KJlidmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak dengan syarat-syarat kegunaan seperti berikut

I Tesis adalah hakmilik Universiti Malaysia Sarawak

2 Pusat Khidmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak dibenarkan membuat salinan untuk tujuan pengajian sahaja

3 Pusat Khidmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak dibenarkan membuat pendigitan untuk membangunkan Pangkalan Data Kandungan Tcmpatan

4 Pusat Khidmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak dibenarkan membuat salinan tesis ini sebagai bahan pertukaran antara institusi pengajian tinggi

5 siiatandakan(J)

D (mengandungi maklumat yang berdarjah keselamatan atau SULIT kepentingan seperti tennaklub di dalam AKTA RAHSIA RASMI 1972)

(Mengandungi maklumat Terhad yang te1ah ditentukan oleh organisasibadan di mana penyelidikan dijalankan)

IhIDAK TERHAD

J (TANDATANGAN PENULlS) (TAiDATANGAN PENYELlA)

Alamat Tetap ~middot~Ol1oJ Ct Sl1l1u-AI Uott 8 lftn~RI A ) E ~IYVl~_ _

3)50 TPtNIIIlu- R~M6gtulAN [Poll

Tarikh 15 I 05 fJ-o-o-l_ _ _ Tarikh ___5loslt shyb _o_Cgt-t---___

Catatan bull Ttsis dilllaksudkan sebagai tcsis bagi Ijazail Doktor Fabafah Saljan dan Smjana luda Jika tltsis ini SULIT at au TERHAD sila lampirkan sural daripada pihak bcrkuasaorganisasi

berkcnaan dcngan mcnyatakan sckali scbab dan Icmpoh tcsis ini pcrlu dikclaskan scbagai TERHAD

Projek bertajuk Perhubungan Antara Amalan Penilaian Prestasi Dcngan Kcruasan

Kcrja Adakah Keadilan Prosedur Bcrtindak Sebagai Mediator tclah disldiakan olch

Sharidatul Nadia Binti Ahmad Oapli dan telah diserahkan kepada Fakulti Sains Kogniti r dan Pembangunan Manusia sebagai memenuhi syarat untuk Ijazah Saljana Muda Sa ins

dengan Kepujian (Pembangunan Sumber Manusia)

Oitcrima untuk dipcriksa olch

(Dr Azman Ismail)

Tarikh

rrtrqo-N~

II

PENGHARGAAN

Dengan nama Allah yang Maha Pemurah Lagi Maha Mengasihi saya bcrsyukur kc badrat Ilahi kerana dengan limpah rahmat-Nya saya dapat menyiapkan Projek Tahun Akbir ini dengan jayanya

Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan kepada penyelia projek DrAzman Bin Ismail atas segala bimbingan nasihat dan tunjuk ajar yang am at bemilai dalam membantu saya menjayakan penulisan projek tahun akhir ini Melalui bimbingan dan tunjuk ajar beliau projek ini telah diperbaiki dan berjaya disediakan

Terima kasih juga dirakamkan kepada Universiti Malaysia Sarawak atas kcbcnaran menjalankan kajian ini terutama sekali kepada Jabatan Sumber Manusia yang banyak mcmbantu ltlari scgi kclulusan dan memberikan maklumat berkaitan

Penghargaan juga saya tujukan kepada organisasi kajian iaitu kepada pihak pengurusan Pejabat Pos Sesar Kuching Sarawak khasnya Encik Saleh di atas segala kemudahan yang disediakan dalam proses pengumpulan data yang berkenaan ten tang kajian yang telah dijalankan

Sekalung budi penghargaan saya ucapkan kepada semua ahli keluarga yang disayangi terutama bapa saya Encik Ahmad Dapli dan ibu saya Shamsiah Abdul Ghani yang banyak memberikan dorongan dan semangat kepada saya untuk terus maju dan berusaha dalam menyiapkan projek tahun akhir ini

Tidak lupa juga ditujukan penghargaan kepada rakan-rakan seperjuangan yang banyak membantu saya sepanjang menyiapkan projek ini terutamanya Rozan ariah Suriani Awangku Mohd Najib Sheila Citra Sofiah Fakhriah dan Hidayah Mereka bersamashysama berkongsi idea dan memberikan pendapat kepada saya bagi mendapatkan hasil yang lebih baik sepanjang menyiapkan projek ini

Seterusnya saya ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua yang terlibat secara langsung atau tidak langsung datam menjayakan kajian ini tcrutamanya pensyarah-pensyarah program yang banyak menyumbangkan pendapat dalam kajian ini

Akhir kata saya berharap kajian ini dapat memberikan manfaat kepada pengkaji dan pembaca akan datang

Sharidatu Nadia Binti Ahmad Dapli Program Pembangunan Sumber Manusia

Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia Universiti Malaysia Sarawak

Sharidatul_ nadia 1985~nyahoocom

iii

PENGHARGAAN

Dengan nama Allah yang Maha Pemurah Lagi Maha Mengasihi saya bcrsyukur kc badrat Ilahi kerana dengan limpah rahmat-Nya saya dapat menyiapkan Projek Tahun Akbir ini dengan jayanya

Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan kepada penyelia projek DrAzman Bin Ismail atas segala bimbingan nasihat dan tunjuk ajar yang am at bemilai dalam membantu saya menjayakan penulisan projek tahun akhir ini Melalui bimbingan dan tunjuk ajar beliau projek ini telah diperbaiki dan berjaya disediakan

Terima kasih juga dirakamkan kepada Universiti Malaysia Sarawak atas kcbcnaran menjalankan kajian ini terutama sekali kepada Jabatan Sumber Manusia yang banyak mcmbantu ltlari scgi kclulusan dan memberikan maklumat berkaitan

Penghargaan juga saya tujukan kepada organisasi kajian iaitu kepada pihak pengurusan Pejabat Pos Sesar Kuching Sarawak khasnya Encik Saleh di atas segala kemudahan yang disediakan dalam proses pengumpulan data yang berkenaan ten tang kajian yang telah dijalankan

Sekalung budi penghargaan saya ucapkan kepada semua ahli keluarga yang disayangi terutama bapa saya Encik Ahmad Dapli dan ibu saya Shamsiah Abdul Ghani yang banyak memberikan dorongan dan semangat kepada saya untuk terus maju dan berusaha dalam menyiapkan projek tahun akhir ini

Tidak lupa juga ditujukan penghargaan kepada rakan-rakan seperjuangan yang banyak membantu saya sepanjang menyiapkan projek ini terutamanya Rozan ariah Suriani Awangku Mohd Najib Sheila Citra Sofiah Fakhriah dan Hidayah Mereka bersamashysama berkongsi idea dan memberikan pendapat kepada saya bagi mendapatkan hasil yang lebih baik sepanjang menyiapkan projek ini

Seterusnya saya ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua yang terlibat secara langsung atau tidak langsung datam menjayakan kajian ini tcrutamanya pensyarah-pensyarah program yang banyak menyumbangkan pendapat dalam kajian ini

Akhir kata saya berharap kajian ini dapat memberikan manfaat kepada pengkaji dan pembaca akan datang

Sharidatu Nadia Binti Ahmad Dapli Program Pembangunan Sumber Manusia

Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia Universiti Malaysia Sarawak

Sharidatul_ nadia 1985~nyahoocom

iii

I l

tusat Khidmat Maktumat Akaoel UNIVERSITY MALAYSIA SARAWi

Oll()(1 KOla Samar~lP

JADUAL KANDUNGAN

IIIPenghargaan IVJadual Kanduogan VISenarai Jadual VIISenarai Rajah

Abstrak viii Abstract IX

BAB 1 PENDAHULUAN

10 Pengcnalan I 11 Latar Belakang Kajian 2

12 Kenyalaan Masalah 3 13 Objektif Kajian 4

14 Kerangka Konseptual 5 15 Hipotesis Kajian 5 16 Kepentingan Kajian 6 17 Definisi Operasi 7 18 Limitasi Kajian 8 19 Kesimpulan 9

BAB 2 SOROT AN KAJIAN LEPAS

20 Pengenalan 10 21 Penilaian Prestasi II

211 Takrifan Penilaian Prestasi II 22 Elemen-elemen Penilaian Prestasi II

221 Komunikasi J2 2211 Cara Berkomunikasi 12

222 Penglibatan 13 2221 Elemen-elemen penglibatan 14

23 Keadilan Prosedur 4 231 Komunikasi dalam penilaian prestasi 15 232 Penglibatan dalam penilaian prestasi 16

24 Kepuasan Kerja 18 25 Bukti Yang menyokong Perhubungan antara J9

komunikasi dua hala dengan keadilan prosedur 26 Bukti yang menyokong perhubungan antara 19

penglibatan dengan keadilan prosedur 27 Bukti yang menyokong perhubungan antara 20

amalan penilaian prestasi keadilan prosedur dan kepuasan kerja 28 Kesimpulan 21

IV

I

I

11

BAB 3 METODOLOGI KAJIAN

30 Pengenalan 31 Reka Bentuk Kajian 32 Teknik Pengumpulan Data

321 Fasa I Temubual 322 Fasa 2 Kajian Pilot 323 Fasa 3 Borang Kaji Selidik Sebenar

33 Lokasi Kajian sampel dan teknik persampelan 34 Kaedah Pengukuran 35 Teknik Menganalisis Dala

351 Penapisan Data 352 Pcnilaian Psikomctrik 353 Analisis Perhubungan Antara pembolehubah 354 Menguji model mediator

36 Kesimpulan

BAB 4 DAPATAN DAN PERBINCANGAN

40 Pengenalan 41 Keputusan Temubual 42 Keputusan pengedaran borang soal selidik 43 Analisa ciri-ciri demografi responden 44 Ujian Kesahan dan kebolehpercayaan 45 Keputusan Pengujian Korelasi Pearson

dan Statislik Berskriplif 46 Keputusan analisis stepwise regression 47 Kesimpulan

BAB 5 RUMUSAN KESIMPULAN DAN CADANGA~

50 Pengenalan 51 Ringkasan Kajian 52 Implikasi Kajian

521 Ilmu pengetahuan 522 Kaedah penyelidikan 52 3 Pengamal sumber manusia

53 Cadangan Kajian 531 Organisasi 532 Pengkaji Masa Hadapan

54 Kesimpulan

BmLIOGRAFI LAMPlRAN BORANG SOAL SELIDIK KAJIAN

v

22 23 23 23 24

24 26 26 26 27 27 28 29

30 30 33 34

37

38 40

41 41 42 42 42 43 43 43 44 46

I

I f

SENARAI JADUAL

JaduallO Tafsiran Pekali Korelasi Pearson

Jadual20 Ringkasan temubual yang dijalankan terhadap enam orang pekerja di organisasi kajian

Jadual30 Keputusan pengedaran borang kaji selidik

Jadual40 Analisa ciri-ciri demograti responden

JadualSO Ujian kesahan dan kebolehpercayaan item

Jadual60 Keputusan Pengujian Korelasi Pearson dan Statistik Berskriptif

Jadual70 Keputusan analisis stepwise regression

28

31

33

34

35

37

38

VI

I

r r

SENARAI RAJAH

5 Kerangka Konsepsual

Rajah 20 45 Cadangan penambahbaikan kerangka konseptual

Rajah 10

Vll

[

ABSTRAK

PERHUBUNGAN ANTARA AMALAN PENILAIAN PREST ASI DENGAN KEPUASAN KERJA ADAKAH KEADILAN PROSEDUR BERTINDAK SEBAGAI

MEDIATOR

oleh

Sharidatul Nadia Binti Ahmad Dapli

Kajian ini telah dijalankan untuk mengkaji peranan keadilan prosedur yang bertindak sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan penilaian prestasi dan kepuasan kerja Data bagi kajian ini telah dikumpul melalui temubual secara mendalam dan borang kaji selidik Bagi kaedah borang soal selidik 150 borang yang lengkap diisi telah dikutip daripada pekerja pengurusan dan bukan pengurusan di Pejabat Pos Pending Sarawak Dapatan daripada anal isis stepwise regression menunjukkan kemasukan keadiJan prosedur ke dalam analisis telah meningkatkan kesan amalan peniJaian prestasi ( komunikasi dan penglibatan) terhadap kepuasan keIja Keputusan analisis ini menunjukkan bahawa keadilan prosedur bertindak sebagai mediator penuh di dalam amalan penilaian prestasi organisasi Seterusnya implikasi kajian ini kepada teori dan praktis limitasi kerangka konseptual dan metodologi serta cadangan kajian akan datang turut dihuraikan dengan teliti

Vlll

ABSTRACT

RELATIONSHIP BETWEEN PERFORMANCE APPRAISAL PRACTICES AND JOB SATISFACTION DOES PROCEDURAL JUSTICE ACT AS MEDIATOR

By

Sharidatul Nadia Binti Ahmad Dapi

This study was conducted to examine the mediating role of procedural justice in the relationship between performance appraisal practices and job satijaction Data for this study was collected through in - depth interview and survey questionnaires For the survey method 150 usable questionnaires were collected from manaKement and nonshymanagemelll employees at Pejabat Pos Besar Kuchini The outcomes of stepwise analysis show that the inclusion of procedural justice in the analysis had increase the observed effect ofperformance appraisal issues (ie communication and participation) on job satisfaction The result demonstrates that the procedural justice act as full mediating role in the performance appraisal model of the organization In addition implications ofthis study to theory methodological and conceptual limitation as well as direction for future research are elaborated

IX

BAB 1

PENDAHULUAN

10 Pengenaian

Bab ini mengandungi sembilan seksyen Seksyen yang pertama menerangkan

tentang latar belakang kajian ini Manakala seksyen kedua adalah mengenalpasti

masalah Seterusnya seksyen ketiga merangkumi penentuan objektif kajian iaitu

objektif umum dan khusus Seksyen yang keempat membangunkan kerangka

konseptual dan seksyen kelima membincangkan tentang hipotesis kajian

Kepentingan kajian pula akan diterangkan dalam seksyen keenam Manakala

seksyen yang ketujuh mengupas tentang definisi istilah yang digunakan di dalam

kajian Seksyen lapan pul~ akan membincangkan tentang limitasi kajian Seksyen

yang kesembilan menerangkan tentang kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

11 Latar Belakang kajian

Kepentingan nmalan penilaian prestasi dalam organisasi scmcmangnya tidak

dapat dipertikaikan (Armstrong 1998 Bratton and Gold 1999) lni disebabkan

penilaian prestasi dapat mempengaruhi keputusan berkaitan pemberian

penghargaan serta ganjaran yang diterima oleh pekerja Bermula dari era 1950 an

penilaian prestasi dianggap sebagai salah satu fungsi utama pengurusan sumber

manusia (Landy amp FaIT 1980) Pada era 1960 an pula ia telah mula dilihat

sebagai alat dalam pembangunan pekerja maklumbalas perancangan korporat amp

pengesahan dokumen (DeVries Morisson Shullman amp Gerlach 1986)

Penilaian prestasi ditakrifkan sebagai proses untuk menilai tahap prestasi pekerja

menjalankan tugasan berbanding piawaian yang telah ditetapkan serta memberi

maklumbalas untuk memudahkan pelaksanaan sesuatu tugasan memotivasi dan

membangunkan pekerja (Jackson amp Mathis 1994 Mondy et aI 1996 Dessler

2000) Berdasarkan takrifan ini dapat dilihat bahawa penilaian prestasi adalah

suatu alat yang penting kepada pihak pengurusan untuk mengetahui kelemahan

dan kesukaran yang dihadapi oleh pekerja dalam persekitaran kerja (Armstrong amp

Baron 1998)

Pendekatan secara konvensionallebih melihat penilaian prestasi scbagai pcnilaian

ke atas pekerja semata-mata Akan tetapi bagi pendekatan terkini ia lebih

menekankan kepada pemprosesan maklumat dalam pembuatan keputusan Dalam

konteks ini Amstrong amp Baron (1998) telah menekankan kepentingan penilaian

prestasi sebagai proses yang memerlukan penglibatan dari semua pihak yang

terlibat Terdapat dua kaedah penilaian prestasi yang sering digunakan dalam

organisasi termasuklah pengiraan jumlah skor dan temubual yang melibatkan

komunikasi antara pekerja dan majikan ( Maier1976)

Penilaian prestasi mempunyai pelbagai tujuan Di antaranya ialah untuk tujuan

professional pembangunan kerjaya mengukuhkan prinsip akauntabi lit i

(Collin1993) mempunyai kaitan yang rapat dengan pemberian penghargaan dan

2

ganjaran serta alat untuk menentukan kenaikan gaji dan pangkat pekerja (Abdul

Aziz 1999) Bagi mencapai tujuan ini pengurus hendaklah memfokuskan kepada

reka bentuk serta pentadbiran penilaian prestasi

12 Kenyataan Masalah

Kajian awal mengenai penilaian prestasi lebih banyak menghuraikan tentang

ciri-ciri amalan penilaian prestasi Sebagai contoh Piggot Irvine (2003) telah

menghuraikan dengan jelas tentang pelbagai kriteria yang diperlukan bagi

penilaian prestasi yang efektif Selain itu Smith (1976) telah melakukan kajian

mengenai kriteria skala pengkadaran yang di amalkan dalam penilaian prestasi

organisasi

Kajian yang lebih mendalam tentang sistem penilaian prestasi menunjukkan

bahawa ciri-ciri penilaian prestasi mempunyai kaitan yang rapat dengan kepuasan

kerja (Dobbins Cardy amp Platz 1988) Sebagai contoh komunikasi dua hala antara

majikan dan pekerja serta peluang pekerja terlibat dalam penilaian prestasi adalah

dua ciri utama yang sangat penting Sekiranya ciri ini dapat dijalankan dengan

teratur ia dapat meningkatkan kepuasan kerja (Fletcher amp Williams 1992

Silverman amp Wekley1984 Fletcher amp Williams1996)

Pemerhatian yang lebih mendalam terhadap perhubungan ini mendapati bahawa

kesan ciri-ciri penilaian pestasi tersebut ke atas kepuasan kerja dipengaruhi oleh

perasaan keadilan prosedur (Marie 2003 Hyung-Ryong Lee 2000) Sebagai

contoh amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja yang dilaksanakan

dengan teratur dalam proses penilaian prestasi dapat membangkitkan perasaan

adil terhadap sistem penilaian prestasi Rasa adil ini akan mendorong pekerja

untuk meningkatkan kepuasan kerja (Tyler 1990)

Sungguhpun hubungan ini diakui penting peranan keadilan prosedur sebagai

mediator tidak diberikan penekanan yang sewajamya dalam membentuk penilaiun

3

prestasi organisasi(Keeping amp Levy2000) Keadaan Inl mcndorong pcngkaji

untuk mengkaji secara mendalam sifat perhubungan ini

13 Objektif kajian

Kajian ini mempunyai dua objektif iaitu objektif umum dan objektif khusus

131 Objektifumum

Secara umumnya kajian ini dijalankan untuk mengenalpasti peranan keadilan

prosedur sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan pcnilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

132 Objektif khusus

Secara khususnya kajian ini dijalankan untuk

i) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara amalan komunikasi dengan kepuasan kerja

ii) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara penglibatan dengan kepuasan kerja

14 Kerangka konseptual

Rajah I menunjukkan pernubungan antara pembolehubah tak bersandar ( sistem

penilaian prestasi) pembolehubah mediator ( keadilan prosedur) dan

pembolehubah bersandar (kepuasan kerja)

4

Rajah 1 0

Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan antara amalan penilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

Amalan penilaian

prestasi

bull Komunikasi

bull Penglibatan

Keadilan Prosedur

II

Kepuasan Kcrja

Pembolchubah

Pembolehubah Pembolehubah

mediator bcrsandar

tidak bersandar

IS Hipotesis Kajian

Terdapat dua jenis hipotesis di dalam kajian ini iaitu hipotesis altematif umum

dan hipotesis alternatifkhusus Hipotesis kajian ini adalah seperti berikut

151 Hipotesis Umum

HI Keadilan prosedur mediasi secara positif antara amalan sistem penilaian

prestasi dengan kepuasan kerja

IS2 Hipotesis Khusus

HI Amalan komunikasi dua hala meningkatkan keadiIan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positifkepuasan kerja

H2 Penglibatan pekerja meningkatkan keadilan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positif kepuasan kerja

5

16 Kepentingan kajian

Terdapat tiga jenis kepentingan di dalam kajian ini iaitu kepentingan kepada teori

kepentingan kaedah penyelidikan dan juga kepentingan kepada pengamal sumber

manusia

161 Kepentingan Kepada Teori

Kajian ini dapat mengenalpasti kekurangan yang wujud dalam teori-tcori yang

sedia ada seperti Group Value Model T eori ini tidak menerangkan dengan

mendalam tentang amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja dalam

sistem penilaian prestasi di mana model ini tidak menekankan kepada peranan

mediator

162 Kepentingan Kepada Kaedah Penyelidikan

Gabungan kaedah temubual dan penggunaan borang soal selidik dapat memberi

panduan kepada pengkaji yang ingin mendalami tajuk ini Ia dipilih kerana

pendekatan secara kualitatif dan kuantitatif telah membuktikan keupayaan untuk

mengukur tahap keteguhan dan kebolehpercayaan skala pengukuran bagi kajian

terdahulu Oleh itu ia dipilih bagi memastikan pembolehubah-pembolehubah

kajian mempunyai tahap kerelevenan dan kebolehpercayaan yang tinggi lni akan

memandu kepada kesimpuhm kajian yang lebih mantap

163 Kepentingan Kepada Pengamal Sumber Manusia

Dari perspektif pengamal sumber manusia hasil kajian ini juga diharapkan akan

dapat membantu pengamal sumber manusia di Pejabat PosPending untuk

menambah baik gaya berkomunikasi antara majikan dan pekerja dalam konteks

penilaian prestasi agar wujudnya perasaan keadilan dalam diri pekerja terhadap

sistem penilaian prestasi yang diamalkan Contohnya dengan mewujudkan

6

prosedur yang lebih bersistematik dalam menjalankan temuduga penilaian

prestasi

Dapatan kajian ini juga dapat memberikan idea kepada pengamal sumber manusia

untuk menggalakkan kerja berkumpulan dan kerjasama antara majikan dan

pekerja Contohnya pekerja dan majikan bekerjasama dalam mereka bentuk

format borang penilaian prestasi Dengan cara ini pekerja lebih bermotivasi untuk

melakukan tugasan mereka dan merasakan sumbangan mcreka tcrhadap

organisasi lebih dihargai

Selain itu dapatan kajian ini dapat dijadikan panduan bagi pengamal sumber

manusia untuk merekabentuk kursus-kursus yang dapat meningkatkan

pengetahuankemahiran dan keupayaan (KSA) bagi pekerja mahupun pihak

majikan sendiri Contohnya kursus berkaitan dengan kemah iran membuat

penilaian diberikan kepada majikan Dcngan adanya kursus-kursus ini pckcrja

dan majikan akan lebih memahami konsep serta tujuan penilaian prcstasi yang

dilaksanakan dalam organisasi

17 Definisi Operasi

Seksyen ini hanya menerangkan takrif istilah operas) manakala taktif istilah

konseptual akan dihuraikan dalam bab kedua

171 Penilaian prestasi

Definisi Operasi

Merujuk kepada dua elemen penilaian prestasi iaitu amalan komunikasi antara

penilai dan individu yang dinilai dan penglibatan pekerja dalam sistem penilaian

prestasi

7

172 Komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

Definisi Operasi

Penerangan tentang format penilaian prestasi dan kriteria pemberian skor oleh

pengurus serta memperolehi maklumbalas tentang perlaksanaan sistem penilaian

prestasi dari pekerja yang dinilai

173 Penglibatan

Definisi Operasi

Pengurus memberi peluang kepada pekerja dengan merekabentuk fonnat

penilaian prestasi membincangkan cadangan pekerja dan menetapkan objektif

bagi penilaian preslasi

174 Keadilan prosedur

Definisi Qperasi

Perasaan adil terhadap amalan komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

dan penglibatan pekerja dalam merekabentuk sistem penilaian prestasi

175 Kepuasan kerja

Definisi Operasi

Perasaan pekerja sarna ada berpuas hati atau tidak berpuas hati terhadap kerja

yang diberikan oleh majikan

18 Limitasi Kajian

181 Kekangan masa

Masa sepanjang dua semester yang diperuntukkan tidak mencukupi untuk

mendapatkan lebih banyak responden Ini bertujuan untuk mendapatkan dapatan

kajian yang lebih mantap Sehubungan dengan itu skop kajian adalah terhad

sesuai dengan masa yang telah diperuntukkan

8

182 Sampel kajian

Jumlah responden yang digunakan dalam kajian ini hanyalah seramai 150 orang

Sampe) kajian ini hanya mewakili sebahagian pekerja di Pejabat Pos Pending

Selain itu kajian ini hanya dilakukan di sebuah organisasi sahaja sebagai lokasi

kajian

183 Kerahsiaan maklumat organisasi

Pengkaji sukar untuk mendapatkan maklumat yang tepat berkaitan dcngan skop

kajian Ini disebabkan oleh etika kerahsiaan organisasi serta skop bagi kajian ini

adalah isu sensitif di organisasi Jadi sesetengah maklumat penting yang tidak

dapat diperolehi disebabkan data tersebut dilabelkan sebagai data sulit Jib

didedahkan untuk tatapan umum berkemungkinan mampu untuk mcnjejaskan

reputasi dan imej organisasi

19 Kesimpulan

Dalam bab pertama ini perkara-perkara yang telah dihuraikan merangkumi

pengenalan kepada kajian kenyataan masalah kajian objektif kajian hipotesis

kajian kerangka konseptual kepentingan serta Iimitasi kajian Huraian yang telah

diberikan dapat memberikan gambaran mengenai kajian yang dijalankan Huraian

yang lebih mendalam tenUplg konsep teori serta sorotan kajian-kajian le~as akan

dibincangkan dalam bab yang kedua

9

BAB2

SOROTAN KAJTAN LEPAS

20 Pengenalan

Bab ini mempunyai Tapan seksyen Seksyen pertama menerangkan tentang konsep

penilaian prestasi Seksyen kedua akan menerangkan takrifan sistem penilaian

prestasi serta elemen-elemen dalam penilaian prestasi Seksyen ketiga akan

membincangkan tentang komunikasi dalam penilaian prestasi dan seksyen

keempat pula akan menghuraikan tentang penglibatan dalam pcnilaian prestasi

Seksyen kelima akan men~rangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan

seksyen keenam yang mengulas tentang kepuasan kerja Seksyen ketujuh pula

membincangkan bukti kajian lepas Seksyen kelapan akan menerangkan

kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

10

21 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal

tahun 1950 an (Armstrong 1998 Bratton amp Gold I 999) Salah satu isu penting

adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine 1975) Ini

kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek

pembangunan dan motivasi pekerja (FletcherBaldry amp Cunningham-Snell 1997)

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria

utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja (Williams 2000 Ball et aI

1994 Alexander amp Ruderman 1987) Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat

Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas amp

Bretz 1994) Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan

memandang penilaian prestasi secara adil Rasa adil ini akan memberi kesan yang

positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi

211 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan

pekerja berkenaan prestasi kerja (Collins 1993) Penilaian prestasi juga dikatakan

sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai

individu penting (Murphy amp Cleveland 1995) Baker (19HH) mcntakritkan

penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk

membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian

22 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta

penglibatan pekerja (Fletcher amp Williams 1992 Silverman amp Wekley1984)

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara

penilai dan individu yang dinilai Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

I

11

BAB 3 METODOLOGI KAJIAN

30 Pengenalan 31 Reka Bentuk Kajian 32 Teknik Pengumpulan Data

321 Fasa I Temubual 322 Fasa 2 Kajian Pilot 323 Fasa 3 Borang Kaji Selidik Sebenar

33 Lokasi Kajian sampel dan teknik persampelan 34 Kaedah Pengukuran 35 Teknik Menganalisis Dala

351 Penapisan Data 352 Pcnilaian Psikomctrik 353 Analisis Perhubungan Antara pembolehubah 354 Menguji model mediator

36 Kesimpulan

BAB 4 DAPATAN DAN PERBINCANGAN

40 Pengenalan 41 Keputusan Temubual 42 Keputusan pengedaran borang soal selidik 43 Analisa ciri-ciri demografi responden 44 Ujian Kesahan dan kebolehpercayaan 45 Keputusan Pengujian Korelasi Pearson

dan Statislik Berskriplif 46 Keputusan analisis stepwise regression 47 Kesimpulan

BAB 5 RUMUSAN KESIMPULAN DAN CADANGA~

50 Pengenalan 51 Ringkasan Kajian 52 Implikasi Kajian

521 Ilmu pengetahuan 522 Kaedah penyelidikan 52 3 Pengamal sumber manusia

53 Cadangan Kajian 531 Organisasi 532 Pengkaji Masa Hadapan

54 Kesimpulan

BmLIOGRAFI LAMPlRAN BORANG SOAL SELIDIK KAJIAN

v

22 23 23 23 24

24 26 26 26 27 27 28 29

30 30 33 34

37

38 40

41 41 42 42 42 43 43 43 44 46

I

I f

SENARAI JADUAL

JaduallO Tafsiran Pekali Korelasi Pearson

Jadual20 Ringkasan temubual yang dijalankan terhadap enam orang pekerja di organisasi kajian

Jadual30 Keputusan pengedaran borang kaji selidik

Jadual40 Analisa ciri-ciri demograti responden

JadualSO Ujian kesahan dan kebolehpercayaan item

Jadual60 Keputusan Pengujian Korelasi Pearson dan Statistik Berskriptif

Jadual70 Keputusan analisis stepwise regression

28

31

33

34

35

37

38

VI

I

r r

SENARAI RAJAH

5 Kerangka Konsepsual

Rajah 20 45 Cadangan penambahbaikan kerangka konseptual

Rajah 10

Vll

[

ABSTRAK

PERHUBUNGAN ANTARA AMALAN PENILAIAN PREST ASI DENGAN KEPUASAN KERJA ADAKAH KEADILAN PROSEDUR BERTINDAK SEBAGAI

MEDIATOR

oleh

Sharidatul Nadia Binti Ahmad Dapli

Kajian ini telah dijalankan untuk mengkaji peranan keadilan prosedur yang bertindak sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan penilaian prestasi dan kepuasan kerja Data bagi kajian ini telah dikumpul melalui temubual secara mendalam dan borang kaji selidik Bagi kaedah borang soal selidik 150 borang yang lengkap diisi telah dikutip daripada pekerja pengurusan dan bukan pengurusan di Pejabat Pos Pending Sarawak Dapatan daripada anal isis stepwise regression menunjukkan kemasukan keadiJan prosedur ke dalam analisis telah meningkatkan kesan amalan peniJaian prestasi ( komunikasi dan penglibatan) terhadap kepuasan keIja Keputusan analisis ini menunjukkan bahawa keadilan prosedur bertindak sebagai mediator penuh di dalam amalan penilaian prestasi organisasi Seterusnya implikasi kajian ini kepada teori dan praktis limitasi kerangka konseptual dan metodologi serta cadangan kajian akan datang turut dihuraikan dengan teliti

Vlll

ABSTRACT

RELATIONSHIP BETWEEN PERFORMANCE APPRAISAL PRACTICES AND JOB SATISFACTION DOES PROCEDURAL JUSTICE ACT AS MEDIATOR

By

Sharidatul Nadia Binti Ahmad Dapi

This study was conducted to examine the mediating role of procedural justice in the relationship between performance appraisal practices and job satijaction Data for this study was collected through in - depth interview and survey questionnaires For the survey method 150 usable questionnaires were collected from manaKement and nonshymanagemelll employees at Pejabat Pos Besar Kuchini The outcomes of stepwise analysis show that the inclusion of procedural justice in the analysis had increase the observed effect ofperformance appraisal issues (ie communication and participation) on job satisfaction The result demonstrates that the procedural justice act as full mediating role in the performance appraisal model of the organization In addition implications ofthis study to theory methodological and conceptual limitation as well as direction for future research are elaborated

IX

BAB 1

PENDAHULUAN

10 Pengenaian

Bab ini mengandungi sembilan seksyen Seksyen yang pertama menerangkan

tentang latar belakang kajian ini Manakala seksyen kedua adalah mengenalpasti

masalah Seterusnya seksyen ketiga merangkumi penentuan objektif kajian iaitu

objektif umum dan khusus Seksyen yang keempat membangunkan kerangka

konseptual dan seksyen kelima membincangkan tentang hipotesis kajian

Kepentingan kajian pula akan diterangkan dalam seksyen keenam Manakala

seksyen yang ketujuh mengupas tentang definisi istilah yang digunakan di dalam

kajian Seksyen lapan pul~ akan membincangkan tentang limitasi kajian Seksyen

yang kesembilan menerangkan tentang kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

11 Latar Belakang kajian

Kepentingan nmalan penilaian prestasi dalam organisasi scmcmangnya tidak

dapat dipertikaikan (Armstrong 1998 Bratton and Gold 1999) lni disebabkan

penilaian prestasi dapat mempengaruhi keputusan berkaitan pemberian

penghargaan serta ganjaran yang diterima oleh pekerja Bermula dari era 1950 an

penilaian prestasi dianggap sebagai salah satu fungsi utama pengurusan sumber

manusia (Landy amp FaIT 1980) Pada era 1960 an pula ia telah mula dilihat

sebagai alat dalam pembangunan pekerja maklumbalas perancangan korporat amp

pengesahan dokumen (DeVries Morisson Shullman amp Gerlach 1986)

Penilaian prestasi ditakrifkan sebagai proses untuk menilai tahap prestasi pekerja

menjalankan tugasan berbanding piawaian yang telah ditetapkan serta memberi

maklumbalas untuk memudahkan pelaksanaan sesuatu tugasan memotivasi dan

membangunkan pekerja (Jackson amp Mathis 1994 Mondy et aI 1996 Dessler

2000) Berdasarkan takrifan ini dapat dilihat bahawa penilaian prestasi adalah

suatu alat yang penting kepada pihak pengurusan untuk mengetahui kelemahan

dan kesukaran yang dihadapi oleh pekerja dalam persekitaran kerja (Armstrong amp

Baron 1998)

Pendekatan secara konvensionallebih melihat penilaian prestasi scbagai pcnilaian

ke atas pekerja semata-mata Akan tetapi bagi pendekatan terkini ia lebih

menekankan kepada pemprosesan maklumat dalam pembuatan keputusan Dalam

konteks ini Amstrong amp Baron (1998) telah menekankan kepentingan penilaian

prestasi sebagai proses yang memerlukan penglibatan dari semua pihak yang

terlibat Terdapat dua kaedah penilaian prestasi yang sering digunakan dalam

organisasi termasuklah pengiraan jumlah skor dan temubual yang melibatkan

komunikasi antara pekerja dan majikan ( Maier1976)

Penilaian prestasi mempunyai pelbagai tujuan Di antaranya ialah untuk tujuan

professional pembangunan kerjaya mengukuhkan prinsip akauntabi lit i

(Collin1993) mempunyai kaitan yang rapat dengan pemberian penghargaan dan

2

ganjaran serta alat untuk menentukan kenaikan gaji dan pangkat pekerja (Abdul

Aziz 1999) Bagi mencapai tujuan ini pengurus hendaklah memfokuskan kepada

reka bentuk serta pentadbiran penilaian prestasi

12 Kenyataan Masalah

Kajian awal mengenai penilaian prestasi lebih banyak menghuraikan tentang

ciri-ciri amalan penilaian prestasi Sebagai contoh Piggot Irvine (2003) telah

menghuraikan dengan jelas tentang pelbagai kriteria yang diperlukan bagi

penilaian prestasi yang efektif Selain itu Smith (1976) telah melakukan kajian

mengenai kriteria skala pengkadaran yang di amalkan dalam penilaian prestasi

organisasi

Kajian yang lebih mendalam tentang sistem penilaian prestasi menunjukkan

bahawa ciri-ciri penilaian prestasi mempunyai kaitan yang rapat dengan kepuasan

kerja (Dobbins Cardy amp Platz 1988) Sebagai contoh komunikasi dua hala antara

majikan dan pekerja serta peluang pekerja terlibat dalam penilaian prestasi adalah

dua ciri utama yang sangat penting Sekiranya ciri ini dapat dijalankan dengan

teratur ia dapat meningkatkan kepuasan kerja (Fletcher amp Williams 1992

Silverman amp Wekley1984 Fletcher amp Williams1996)

Pemerhatian yang lebih mendalam terhadap perhubungan ini mendapati bahawa

kesan ciri-ciri penilaian pestasi tersebut ke atas kepuasan kerja dipengaruhi oleh

perasaan keadilan prosedur (Marie 2003 Hyung-Ryong Lee 2000) Sebagai

contoh amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja yang dilaksanakan

dengan teratur dalam proses penilaian prestasi dapat membangkitkan perasaan

adil terhadap sistem penilaian prestasi Rasa adil ini akan mendorong pekerja

untuk meningkatkan kepuasan kerja (Tyler 1990)

Sungguhpun hubungan ini diakui penting peranan keadilan prosedur sebagai

mediator tidak diberikan penekanan yang sewajamya dalam membentuk penilaiun

3

prestasi organisasi(Keeping amp Levy2000) Keadaan Inl mcndorong pcngkaji

untuk mengkaji secara mendalam sifat perhubungan ini

13 Objektif kajian

Kajian ini mempunyai dua objektif iaitu objektif umum dan objektif khusus

131 Objektifumum

Secara umumnya kajian ini dijalankan untuk mengenalpasti peranan keadilan

prosedur sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan pcnilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

132 Objektif khusus

Secara khususnya kajian ini dijalankan untuk

i) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara amalan komunikasi dengan kepuasan kerja

ii) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara penglibatan dengan kepuasan kerja

14 Kerangka konseptual

Rajah I menunjukkan pernubungan antara pembolehubah tak bersandar ( sistem

penilaian prestasi) pembolehubah mediator ( keadilan prosedur) dan

pembolehubah bersandar (kepuasan kerja)

4

Rajah 1 0

Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan antara amalan penilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

Amalan penilaian

prestasi

bull Komunikasi

bull Penglibatan

Keadilan Prosedur

II

Kepuasan Kcrja

Pembolchubah

Pembolehubah Pembolehubah

mediator bcrsandar

tidak bersandar

IS Hipotesis Kajian

Terdapat dua jenis hipotesis di dalam kajian ini iaitu hipotesis altematif umum

dan hipotesis alternatifkhusus Hipotesis kajian ini adalah seperti berikut

151 Hipotesis Umum

HI Keadilan prosedur mediasi secara positif antara amalan sistem penilaian

prestasi dengan kepuasan kerja

IS2 Hipotesis Khusus

HI Amalan komunikasi dua hala meningkatkan keadiIan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positifkepuasan kerja

H2 Penglibatan pekerja meningkatkan keadilan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positif kepuasan kerja

5

16 Kepentingan kajian

Terdapat tiga jenis kepentingan di dalam kajian ini iaitu kepentingan kepada teori

kepentingan kaedah penyelidikan dan juga kepentingan kepada pengamal sumber

manusia

161 Kepentingan Kepada Teori

Kajian ini dapat mengenalpasti kekurangan yang wujud dalam teori-tcori yang

sedia ada seperti Group Value Model T eori ini tidak menerangkan dengan

mendalam tentang amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja dalam

sistem penilaian prestasi di mana model ini tidak menekankan kepada peranan

mediator

162 Kepentingan Kepada Kaedah Penyelidikan

Gabungan kaedah temubual dan penggunaan borang soal selidik dapat memberi

panduan kepada pengkaji yang ingin mendalami tajuk ini Ia dipilih kerana

pendekatan secara kualitatif dan kuantitatif telah membuktikan keupayaan untuk

mengukur tahap keteguhan dan kebolehpercayaan skala pengukuran bagi kajian

terdahulu Oleh itu ia dipilih bagi memastikan pembolehubah-pembolehubah

kajian mempunyai tahap kerelevenan dan kebolehpercayaan yang tinggi lni akan

memandu kepada kesimpuhm kajian yang lebih mantap

163 Kepentingan Kepada Pengamal Sumber Manusia

Dari perspektif pengamal sumber manusia hasil kajian ini juga diharapkan akan

dapat membantu pengamal sumber manusia di Pejabat PosPending untuk

menambah baik gaya berkomunikasi antara majikan dan pekerja dalam konteks

penilaian prestasi agar wujudnya perasaan keadilan dalam diri pekerja terhadap

sistem penilaian prestasi yang diamalkan Contohnya dengan mewujudkan

6

prosedur yang lebih bersistematik dalam menjalankan temuduga penilaian

prestasi

Dapatan kajian ini juga dapat memberikan idea kepada pengamal sumber manusia

untuk menggalakkan kerja berkumpulan dan kerjasama antara majikan dan

pekerja Contohnya pekerja dan majikan bekerjasama dalam mereka bentuk

format borang penilaian prestasi Dengan cara ini pekerja lebih bermotivasi untuk

melakukan tugasan mereka dan merasakan sumbangan mcreka tcrhadap

organisasi lebih dihargai

Selain itu dapatan kajian ini dapat dijadikan panduan bagi pengamal sumber

manusia untuk merekabentuk kursus-kursus yang dapat meningkatkan

pengetahuankemahiran dan keupayaan (KSA) bagi pekerja mahupun pihak

majikan sendiri Contohnya kursus berkaitan dengan kemah iran membuat

penilaian diberikan kepada majikan Dcngan adanya kursus-kursus ini pckcrja

dan majikan akan lebih memahami konsep serta tujuan penilaian prcstasi yang

dilaksanakan dalam organisasi

17 Definisi Operasi

Seksyen ini hanya menerangkan takrif istilah operas) manakala taktif istilah

konseptual akan dihuraikan dalam bab kedua

171 Penilaian prestasi

Definisi Operasi

Merujuk kepada dua elemen penilaian prestasi iaitu amalan komunikasi antara

penilai dan individu yang dinilai dan penglibatan pekerja dalam sistem penilaian

prestasi

7

172 Komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

Definisi Operasi

Penerangan tentang format penilaian prestasi dan kriteria pemberian skor oleh

pengurus serta memperolehi maklumbalas tentang perlaksanaan sistem penilaian

prestasi dari pekerja yang dinilai

173 Penglibatan

Definisi Operasi

Pengurus memberi peluang kepada pekerja dengan merekabentuk fonnat

penilaian prestasi membincangkan cadangan pekerja dan menetapkan objektif

bagi penilaian preslasi

174 Keadilan prosedur

Definisi Qperasi

Perasaan adil terhadap amalan komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

dan penglibatan pekerja dalam merekabentuk sistem penilaian prestasi

175 Kepuasan kerja

Definisi Operasi

Perasaan pekerja sarna ada berpuas hati atau tidak berpuas hati terhadap kerja

yang diberikan oleh majikan

18 Limitasi Kajian

181 Kekangan masa

Masa sepanjang dua semester yang diperuntukkan tidak mencukupi untuk

mendapatkan lebih banyak responden Ini bertujuan untuk mendapatkan dapatan

kajian yang lebih mantap Sehubungan dengan itu skop kajian adalah terhad

sesuai dengan masa yang telah diperuntukkan

8

182 Sampel kajian

Jumlah responden yang digunakan dalam kajian ini hanyalah seramai 150 orang

Sampe) kajian ini hanya mewakili sebahagian pekerja di Pejabat Pos Pending

Selain itu kajian ini hanya dilakukan di sebuah organisasi sahaja sebagai lokasi

kajian

183 Kerahsiaan maklumat organisasi

Pengkaji sukar untuk mendapatkan maklumat yang tepat berkaitan dcngan skop

kajian Ini disebabkan oleh etika kerahsiaan organisasi serta skop bagi kajian ini

adalah isu sensitif di organisasi Jadi sesetengah maklumat penting yang tidak

dapat diperolehi disebabkan data tersebut dilabelkan sebagai data sulit Jib

didedahkan untuk tatapan umum berkemungkinan mampu untuk mcnjejaskan

reputasi dan imej organisasi

19 Kesimpulan

Dalam bab pertama ini perkara-perkara yang telah dihuraikan merangkumi

pengenalan kepada kajian kenyataan masalah kajian objektif kajian hipotesis

kajian kerangka konseptual kepentingan serta Iimitasi kajian Huraian yang telah

diberikan dapat memberikan gambaran mengenai kajian yang dijalankan Huraian

yang lebih mendalam tenUplg konsep teori serta sorotan kajian-kajian le~as akan

dibincangkan dalam bab yang kedua

9

BAB2

SOROTAN KAJTAN LEPAS

20 Pengenalan

Bab ini mempunyai Tapan seksyen Seksyen pertama menerangkan tentang konsep

penilaian prestasi Seksyen kedua akan menerangkan takrifan sistem penilaian

prestasi serta elemen-elemen dalam penilaian prestasi Seksyen ketiga akan

membincangkan tentang komunikasi dalam penilaian prestasi dan seksyen

keempat pula akan menghuraikan tentang penglibatan dalam pcnilaian prestasi

Seksyen kelima akan men~rangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan

seksyen keenam yang mengulas tentang kepuasan kerja Seksyen ketujuh pula

membincangkan bukti kajian lepas Seksyen kelapan akan menerangkan

kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

10

21 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal

tahun 1950 an (Armstrong 1998 Bratton amp Gold I 999) Salah satu isu penting

adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine 1975) Ini

kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek

pembangunan dan motivasi pekerja (FletcherBaldry amp Cunningham-Snell 1997)

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria

utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja (Williams 2000 Ball et aI

1994 Alexander amp Ruderman 1987) Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat

Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas amp

Bretz 1994) Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan

memandang penilaian prestasi secara adil Rasa adil ini akan memberi kesan yang

positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi

211 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan

pekerja berkenaan prestasi kerja (Collins 1993) Penilaian prestasi juga dikatakan

sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai

individu penting (Murphy amp Cleveland 1995) Baker (19HH) mcntakritkan

penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk

membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian

22 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta

penglibatan pekerja (Fletcher amp Williams 1992 Silverman amp Wekley1984)

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara

penilai dan individu yang dinilai Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

I f

SENARAI JADUAL

JaduallO Tafsiran Pekali Korelasi Pearson

Jadual20 Ringkasan temubual yang dijalankan terhadap enam orang pekerja di organisasi kajian

Jadual30 Keputusan pengedaran borang kaji selidik

Jadual40 Analisa ciri-ciri demograti responden

JadualSO Ujian kesahan dan kebolehpercayaan item

Jadual60 Keputusan Pengujian Korelasi Pearson dan Statistik Berskriptif

Jadual70 Keputusan analisis stepwise regression

28

31

33

34

35

37

38

VI

I

r r

SENARAI RAJAH

5 Kerangka Konsepsual

Rajah 20 45 Cadangan penambahbaikan kerangka konseptual

Rajah 10

Vll

[

ABSTRAK

PERHUBUNGAN ANTARA AMALAN PENILAIAN PREST ASI DENGAN KEPUASAN KERJA ADAKAH KEADILAN PROSEDUR BERTINDAK SEBAGAI

MEDIATOR

oleh

Sharidatul Nadia Binti Ahmad Dapli

Kajian ini telah dijalankan untuk mengkaji peranan keadilan prosedur yang bertindak sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan penilaian prestasi dan kepuasan kerja Data bagi kajian ini telah dikumpul melalui temubual secara mendalam dan borang kaji selidik Bagi kaedah borang soal selidik 150 borang yang lengkap diisi telah dikutip daripada pekerja pengurusan dan bukan pengurusan di Pejabat Pos Pending Sarawak Dapatan daripada anal isis stepwise regression menunjukkan kemasukan keadiJan prosedur ke dalam analisis telah meningkatkan kesan amalan peniJaian prestasi ( komunikasi dan penglibatan) terhadap kepuasan keIja Keputusan analisis ini menunjukkan bahawa keadilan prosedur bertindak sebagai mediator penuh di dalam amalan penilaian prestasi organisasi Seterusnya implikasi kajian ini kepada teori dan praktis limitasi kerangka konseptual dan metodologi serta cadangan kajian akan datang turut dihuraikan dengan teliti

Vlll

ABSTRACT

RELATIONSHIP BETWEEN PERFORMANCE APPRAISAL PRACTICES AND JOB SATISFACTION DOES PROCEDURAL JUSTICE ACT AS MEDIATOR

By

Sharidatul Nadia Binti Ahmad Dapi

This study was conducted to examine the mediating role of procedural justice in the relationship between performance appraisal practices and job satijaction Data for this study was collected through in - depth interview and survey questionnaires For the survey method 150 usable questionnaires were collected from manaKement and nonshymanagemelll employees at Pejabat Pos Besar Kuchini The outcomes of stepwise analysis show that the inclusion of procedural justice in the analysis had increase the observed effect ofperformance appraisal issues (ie communication and participation) on job satisfaction The result demonstrates that the procedural justice act as full mediating role in the performance appraisal model of the organization In addition implications ofthis study to theory methodological and conceptual limitation as well as direction for future research are elaborated

IX

BAB 1

PENDAHULUAN

10 Pengenaian

Bab ini mengandungi sembilan seksyen Seksyen yang pertama menerangkan

tentang latar belakang kajian ini Manakala seksyen kedua adalah mengenalpasti

masalah Seterusnya seksyen ketiga merangkumi penentuan objektif kajian iaitu

objektif umum dan khusus Seksyen yang keempat membangunkan kerangka

konseptual dan seksyen kelima membincangkan tentang hipotesis kajian

Kepentingan kajian pula akan diterangkan dalam seksyen keenam Manakala

seksyen yang ketujuh mengupas tentang definisi istilah yang digunakan di dalam

kajian Seksyen lapan pul~ akan membincangkan tentang limitasi kajian Seksyen

yang kesembilan menerangkan tentang kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

11 Latar Belakang kajian

Kepentingan nmalan penilaian prestasi dalam organisasi scmcmangnya tidak

dapat dipertikaikan (Armstrong 1998 Bratton and Gold 1999) lni disebabkan

penilaian prestasi dapat mempengaruhi keputusan berkaitan pemberian

penghargaan serta ganjaran yang diterima oleh pekerja Bermula dari era 1950 an

penilaian prestasi dianggap sebagai salah satu fungsi utama pengurusan sumber

manusia (Landy amp FaIT 1980) Pada era 1960 an pula ia telah mula dilihat

sebagai alat dalam pembangunan pekerja maklumbalas perancangan korporat amp

pengesahan dokumen (DeVries Morisson Shullman amp Gerlach 1986)

Penilaian prestasi ditakrifkan sebagai proses untuk menilai tahap prestasi pekerja

menjalankan tugasan berbanding piawaian yang telah ditetapkan serta memberi

maklumbalas untuk memudahkan pelaksanaan sesuatu tugasan memotivasi dan

membangunkan pekerja (Jackson amp Mathis 1994 Mondy et aI 1996 Dessler

2000) Berdasarkan takrifan ini dapat dilihat bahawa penilaian prestasi adalah

suatu alat yang penting kepada pihak pengurusan untuk mengetahui kelemahan

dan kesukaran yang dihadapi oleh pekerja dalam persekitaran kerja (Armstrong amp

Baron 1998)

Pendekatan secara konvensionallebih melihat penilaian prestasi scbagai pcnilaian

ke atas pekerja semata-mata Akan tetapi bagi pendekatan terkini ia lebih

menekankan kepada pemprosesan maklumat dalam pembuatan keputusan Dalam

konteks ini Amstrong amp Baron (1998) telah menekankan kepentingan penilaian

prestasi sebagai proses yang memerlukan penglibatan dari semua pihak yang

terlibat Terdapat dua kaedah penilaian prestasi yang sering digunakan dalam

organisasi termasuklah pengiraan jumlah skor dan temubual yang melibatkan

komunikasi antara pekerja dan majikan ( Maier1976)

Penilaian prestasi mempunyai pelbagai tujuan Di antaranya ialah untuk tujuan

professional pembangunan kerjaya mengukuhkan prinsip akauntabi lit i

(Collin1993) mempunyai kaitan yang rapat dengan pemberian penghargaan dan

2

ganjaran serta alat untuk menentukan kenaikan gaji dan pangkat pekerja (Abdul

Aziz 1999) Bagi mencapai tujuan ini pengurus hendaklah memfokuskan kepada

reka bentuk serta pentadbiran penilaian prestasi

12 Kenyataan Masalah

Kajian awal mengenai penilaian prestasi lebih banyak menghuraikan tentang

ciri-ciri amalan penilaian prestasi Sebagai contoh Piggot Irvine (2003) telah

menghuraikan dengan jelas tentang pelbagai kriteria yang diperlukan bagi

penilaian prestasi yang efektif Selain itu Smith (1976) telah melakukan kajian

mengenai kriteria skala pengkadaran yang di amalkan dalam penilaian prestasi

organisasi

Kajian yang lebih mendalam tentang sistem penilaian prestasi menunjukkan

bahawa ciri-ciri penilaian prestasi mempunyai kaitan yang rapat dengan kepuasan

kerja (Dobbins Cardy amp Platz 1988) Sebagai contoh komunikasi dua hala antara

majikan dan pekerja serta peluang pekerja terlibat dalam penilaian prestasi adalah

dua ciri utama yang sangat penting Sekiranya ciri ini dapat dijalankan dengan

teratur ia dapat meningkatkan kepuasan kerja (Fletcher amp Williams 1992

Silverman amp Wekley1984 Fletcher amp Williams1996)

Pemerhatian yang lebih mendalam terhadap perhubungan ini mendapati bahawa

kesan ciri-ciri penilaian pestasi tersebut ke atas kepuasan kerja dipengaruhi oleh

perasaan keadilan prosedur (Marie 2003 Hyung-Ryong Lee 2000) Sebagai

contoh amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja yang dilaksanakan

dengan teratur dalam proses penilaian prestasi dapat membangkitkan perasaan

adil terhadap sistem penilaian prestasi Rasa adil ini akan mendorong pekerja

untuk meningkatkan kepuasan kerja (Tyler 1990)

Sungguhpun hubungan ini diakui penting peranan keadilan prosedur sebagai

mediator tidak diberikan penekanan yang sewajamya dalam membentuk penilaiun

3

prestasi organisasi(Keeping amp Levy2000) Keadaan Inl mcndorong pcngkaji

untuk mengkaji secara mendalam sifat perhubungan ini

13 Objektif kajian

Kajian ini mempunyai dua objektif iaitu objektif umum dan objektif khusus

131 Objektifumum

Secara umumnya kajian ini dijalankan untuk mengenalpasti peranan keadilan

prosedur sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan pcnilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

132 Objektif khusus

Secara khususnya kajian ini dijalankan untuk

i) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara amalan komunikasi dengan kepuasan kerja

ii) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara penglibatan dengan kepuasan kerja

14 Kerangka konseptual

Rajah I menunjukkan pernubungan antara pembolehubah tak bersandar ( sistem

penilaian prestasi) pembolehubah mediator ( keadilan prosedur) dan

pembolehubah bersandar (kepuasan kerja)

4

Rajah 1 0

Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan antara amalan penilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

Amalan penilaian

prestasi

bull Komunikasi

bull Penglibatan

Keadilan Prosedur

II

Kepuasan Kcrja

Pembolchubah

Pembolehubah Pembolehubah

mediator bcrsandar

tidak bersandar

IS Hipotesis Kajian

Terdapat dua jenis hipotesis di dalam kajian ini iaitu hipotesis altematif umum

dan hipotesis alternatifkhusus Hipotesis kajian ini adalah seperti berikut

151 Hipotesis Umum

HI Keadilan prosedur mediasi secara positif antara amalan sistem penilaian

prestasi dengan kepuasan kerja

IS2 Hipotesis Khusus

HI Amalan komunikasi dua hala meningkatkan keadiIan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positifkepuasan kerja

H2 Penglibatan pekerja meningkatkan keadilan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positif kepuasan kerja

5

16 Kepentingan kajian

Terdapat tiga jenis kepentingan di dalam kajian ini iaitu kepentingan kepada teori

kepentingan kaedah penyelidikan dan juga kepentingan kepada pengamal sumber

manusia

161 Kepentingan Kepada Teori

Kajian ini dapat mengenalpasti kekurangan yang wujud dalam teori-tcori yang

sedia ada seperti Group Value Model T eori ini tidak menerangkan dengan

mendalam tentang amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja dalam

sistem penilaian prestasi di mana model ini tidak menekankan kepada peranan

mediator

162 Kepentingan Kepada Kaedah Penyelidikan

Gabungan kaedah temubual dan penggunaan borang soal selidik dapat memberi

panduan kepada pengkaji yang ingin mendalami tajuk ini Ia dipilih kerana

pendekatan secara kualitatif dan kuantitatif telah membuktikan keupayaan untuk

mengukur tahap keteguhan dan kebolehpercayaan skala pengukuran bagi kajian

terdahulu Oleh itu ia dipilih bagi memastikan pembolehubah-pembolehubah

kajian mempunyai tahap kerelevenan dan kebolehpercayaan yang tinggi lni akan

memandu kepada kesimpuhm kajian yang lebih mantap

163 Kepentingan Kepada Pengamal Sumber Manusia

Dari perspektif pengamal sumber manusia hasil kajian ini juga diharapkan akan

dapat membantu pengamal sumber manusia di Pejabat PosPending untuk

menambah baik gaya berkomunikasi antara majikan dan pekerja dalam konteks

penilaian prestasi agar wujudnya perasaan keadilan dalam diri pekerja terhadap

sistem penilaian prestasi yang diamalkan Contohnya dengan mewujudkan

6

prosedur yang lebih bersistematik dalam menjalankan temuduga penilaian

prestasi

Dapatan kajian ini juga dapat memberikan idea kepada pengamal sumber manusia

untuk menggalakkan kerja berkumpulan dan kerjasama antara majikan dan

pekerja Contohnya pekerja dan majikan bekerjasama dalam mereka bentuk

format borang penilaian prestasi Dengan cara ini pekerja lebih bermotivasi untuk

melakukan tugasan mereka dan merasakan sumbangan mcreka tcrhadap

organisasi lebih dihargai

Selain itu dapatan kajian ini dapat dijadikan panduan bagi pengamal sumber

manusia untuk merekabentuk kursus-kursus yang dapat meningkatkan

pengetahuankemahiran dan keupayaan (KSA) bagi pekerja mahupun pihak

majikan sendiri Contohnya kursus berkaitan dengan kemah iran membuat

penilaian diberikan kepada majikan Dcngan adanya kursus-kursus ini pckcrja

dan majikan akan lebih memahami konsep serta tujuan penilaian prcstasi yang

dilaksanakan dalam organisasi

17 Definisi Operasi

Seksyen ini hanya menerangkan takrif istilah operas) manakala taktif istilah

konseptual akan dihuraikan dalam bab kedua

171 Penilaian prestasi

Definisi Operasi

Merujuk kepada dua elemen penilaian prestasi iaitu amalan komunikasi antara

penilai dan individu yang dinilai dan penglibatan pekerja dalam sistem penilaian

prestasi

7

172 Komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

Definisi Operasi

Penerangan tentang format penilaian prestasi dan kriteria pemberian skor oleh

pengurus serta memperolehi maklumbalas tentang perlaksanaan sistem penilaian

prestasi dari pekerja yang dinilai

173 Penglibatan

Definisi Operasi

Pengurus memberi peluang kepada pekerja dengan merekabentuk fonnat

penilaian prestasi membincangkan cadangan pekerja dan menetapkan objektif

bagi penilaian preslasi

174 Keadilan prosedur

Definisi Qperasi

Perasaan adil terhadap amalan komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

dan penglibatan pekerja dalam merekabentuk sistem penilaian prestasi

175 Kepuasan kerja

Definisi Operasi

Perasaan pekerja sarna ada berpuas hati atau tidak berpuas hati terhadap kerja

yang diberikan oleh majikan

18 Limitasi Kajian

181 Kekangan masa

Masa sepanjang dua semester yang diperuntukkan tidak mencukupi untuk

mendapatkan lebih banyak responden Ini bertujuan untuk mendapatkan dapatan

kajian yang lebih mantap Sehubungan dengan itu skop kajian adalah terhad

sesuai dengan masa yang telah diperuntukkan

8

182 Sampel kajian

Jumlah responden yang digunakan dalam kajian ini hanyalah seramai 150 orang

Sampe) kajian ini hanya mewakili sebahagian pekerja di Pejabat Pos Pending

Selain itu kajian ini hanya dilakukan di sebuah organisasi sahaja sebagai lokasi

kajian

183 Kerahsiaan maklumat organisasi

Pengkaji sukar untuk mendapatkan maklumat yang tepat berkaitan dcngan skop

kajian Ini disebabkan oleh etika kerahsiaan organisasi serta skop bagi kajian ini

adalah isu sensitif di organisasi Jadi sesetengah maklumat penting yang tidak

dapat diperolehi disebabkan data tersebut dilabelkan sebagai data sulit Jib

didedahkan untuk tatapan umum berkemungkinan mampu untuk mcnjejaskan

reputasi dan imej organisasi

19 Kesimpulan

Dalam bab pertama ini perkara-perkara yang telah dihuraikan merangkumi

pengenalan kepada kajian kenyataan masalah kajian objektif kajian hipotesis

kajian kerangka konseptual kepentingan serta Iimitasi kajian Huraian yang telah

diberikan dapat memberikan gambaran mengenai kajian yang dijalankan Huraian

yang lebih mendalam tenUplg konsep teori serta sorotan kajian-kajian le~as akan

dibincangkan dalam bab yang kedua

9

BAB2

SOROTAN KAJTAN LEPAS

20 Pengenalan

Bab ini mempunyai Tapan seksyen Seksyen pertama menerangkan tentang konsep

penilaian prestasi Seksyen kedua akan menerangkan takrifan sistem penilaian

prestasi serta elemen-elemen dalam penilaian prestasi Seksyen ketiga akan

membincangkan tentang komunikasi dalam penilaian prestasi dan seksyen

keempat pula akan menghuraikan tentang penglibatan dalam pcnilaian prestasi

Seksyen kelima akan men~rangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan

seksyen keenam yang mengulas tentang kepuasan kerja Seksyen ketujuh pula

membincangkan bukti kajian lepas Seksyen kelapan akan menerangkan

kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

10

21 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal

tahun 1950 an (Armstrong 1998 Bratton amp Gold I 999) Salah satu isu penting

adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine 1975) Ini

kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek

pembangunan dan motivasi pekerja (FletcherBaldry amp Cunningham-Snell 1997)

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria

utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja (Williams 2000 Ball et aI

1994 Alexander amp Ruderman 1987) Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat

Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas amp

Bretz 1994) Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan

memandang penilaian prestasi secara adil Rasa adil ini akan memberi kesan yang

positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi

211 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan

pekerja berkenaan prestasi kerja (Collins 1993) Penilaian prestasi juga dikatakan

sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai

individu penting (Murphy amp Cleveland 1995) Baker (19HH) mcntakritkan

penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk

membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian

22 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta

penglibatan pekerja (Fletcher amp Williams 1992 Silverman amp Wekley1984)

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara

penilai dan individu yang dinilai Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

r r

SENARAI RAJAH

5 Kerangka Konsepsual

Rajah 20 45 Cadangan penambahbaikan kerangka konseptual

Rajah 10

Vll

[

ABSTRAK

PERHUBUNGAN ANTARA AMALAN PENILAIAN PREST ASI DENGAN KEPUASAN KERJA ADAKAH KEADILAN PROSEDUR BERTINDAK SEBAGAI

MEDIATOR

oleh

Sharidatul Nadia Binti Ahmad Dapli

Kajian ini telah dijalankan untuk mengkaji peranan keadilan prosedur yang bertindak sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan penilaian prestasi dan kepuasan kerja Data bagi kajian ini telah dikumpul melalui temubual secara mendalam dan borang kaji selidik Bagi kaedah borang soal selidik 150 borang yang lengkap diisi telah dikutip daripada pekerja pengurusan dan bukan pengurusan di Pejabat Pos Pending Sarawak Dapatan daripada anal isis stepwise regression menunjukkan kemasukan keadiJan prosedur ke dalam analisis telah meningkatkan kesan amalan peniJaian prestasi ( komunikasi dan penglibatan) terhadap kepuasan keIja Keputusan analisis ini menunjukkan bahawa keadilan prosedur bertindak sebagai mediator penuh di dalam amalan penilaian prestasi organisasi Seterusnya implikasi kajian ini kepada teori dan praktis limitasi kerangka konseptual dan metodologi serta cadangan kajian akan datang turut dihuraikan dengan teliti

Vlll

ABSTRACT

RELATIONSHIP BETWEEN PERFORMANCE APPRAISAL PRACTICES AND JOB SATISFACTION DOES PROCEDURAL JUSTICE ACT AS MEDIATOR

By

Sharidatul Nadia Binti Ahmad Dapi

This study was conducted to examine the mediating role of procedural justice in the relationship between performance appraisal practices and job satijaction Data for this study was collected through in - depth interview and survey questionnaires For the survey method 150 usable questionnaires were collected from manaKement and nonshymanagemelll employees at Pejabat Pos Besar Kuchini The outcomes of stepwise analysis show that the inclusion of procedural justice in the analysis had increase the observed effect ofperformance appraisal issues (ie communication and participation) on job satisfaction The result demonstrates that the procedural justice act as full mediating role in the performance appraisal model of the organization In addition implications ofthis study to theory methodological and conceptual limitation as well as direction for future research are elaborated

IX

BAB 1

PENDAHULUAN

10 Pengenaian

Bab ini mengandungi sembilan seksyen Seksyen yang pertama menerangkan

tentang latar belakang kajian ini Manakala seksyen kedua adalah mengenalpasti

masalah Seterusnya seksyen ketiga merangkumi penentuan objektif kajian iaitu

objektif umum dan khusus Seksyen yang keempat membangunkan kerangka

konseptual dan seksyen kelima membincangkan tentang hipotesis kajian

Kepentingan kajian pula akan diterangkan dalam seksyen keenam Manakala

seksyen yang ketujuh mengupas tentang definisi istilah yang digunakan di dalam

kajian Seksyen lapan pul~ akan membincangkan tentang limitasi kajian Seksyen

yang kesembilan menerangkan tentang kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

11 Latar Belakang kajian

Kepentingan nmalan penilaian prestasi dalam organisasi scmcmangnya tidak

dapat dipertikaikan (Armstrong 1998 Bratton and Gold 1999) lni disebabkan

penilaian prestasi dapat mempengaruhi keputusan berkaitan pemberian

penghargaan serta ganjaran yang diterima oleh pekerja Bermula dari era 1950 an

penilaian prestasi dianggap sebagai salah satu fungsi utama pengurusan sumber

manusia (Landy amp FaIT 1980) Pada era 1960 an pula ia telah mula dilihat

sebagai alat dalam pembangunan pekerja maklumbalas perancangan korporat amp

pengesahan dokumen (DeVries Morisson Shullman amp Gerlach 1986)

Penilaian prestasi ditakrifkan sebagai proses untuk menilai tahap prestasi pekerja

menjalankan tugasan berbanding piawaian yang telah ditetapkan serta memberi

maklumbalas untuk memudahkan pelaksanaan sesuatu tugasan memotivasi dan

membangunkan pekerja (Jackson amp Mathis 1994 Mondy et aI 1996 Dessler

2000) Berdasarkan takrifan ini dapat dilihat bahawa penilaian prestasi adalah

suatu alat yang penting kepada pihak pengurusan untuk mengetahui kelemahan

dan kesukaran yang dihadapi oleh pekerja dalam persekitaran kerja (Armstrong amp

Baron 1998)

Pendekatan secara konvensionallebih melihat penilaian prestasi scbagai pcnilaian

ke atas pekerja semata-mata Akan tetapi bagi pendekatan terkini ia lebih

menekankan kepada pemprosesan maklumat dalam pembuatan keputusan Dalam

konteks ini Amstrong amp Baron (1998) telah menekankan kepentingan penilaian

prestasi sebagai proses yang memerlukan penglibatan dari semua pihak yang

terlibat Terdapat dua kaedah penilaian prestasi yang sering digunakan dalam

organisasi termasuklah pengiraan jumlah skor dan temubual yang melibatkan

komunikasi antara pekerja dan majikan ( Maier1976)

Penilaian prestasi mempunyai pelbagai tujuan Di antaranya ialah untuk tujuan

professional pembangunan kerjaya mengukuhkan prinsip akauntabi lit i

(Collin1993) mempunyai kaitan yang rapat dengan pemberian penghargaan dan

2

ganjaran serta alat untuk menentukan kenaikan gaji dan pangkat pekerja (Abdul

Aziz 1999) Bagi mencapai tujuan ini pengurus hendaklah memfokuskan kepada

reka bentuk serta pentadbiran penilaian prestasi

12 Kenyataan Masalah

Kajian awal mengenai penilaian prestasi lebih banyak menghuraikan tentang

ciri-ciri amalan penilaian prestasi Sebagai contoh Piggot Irvine (2003) telah

menghuraikan dengan jelas tentang pelbagai kriteria yang diperlukan bagi

penilaian prestasi yang efektif Selain itu Smith (1976) telah melakukan kajian

mengenai kriteria skala pengkadaran yang di amalkan dalam penilaian prestasi

organisasi

Kajian yang lebih mendalam tentang sistem penilaian prestasi menunjukkan

bahawa ciri-ciri penilaian prestasi mempunyai kaitan yang rapat dengan kepuasan

kerja (Dobbins Cardy amp Platz 1988) Sebagai contoh komunikasi dua hala antara

majikan dan pekerja serta peluang pekerja terlibat dalam penilaian prestasi adalah

dua ciri utama yang sangat penting Sekiranya ciri ini dapat dijalankan dengan

teratur ia dapat meningkatkan kepuasan kerja (Fletcher amp Williams 1992

Silverman amp Wekley1984 Fletcher amp Williams1996)

Pemerhatian yang lebih mendalam terhadap perhubungan ini mendapati bahawa

kesan ciri-ciri penilaian pestasi tersebut ke atas kepuasan kerja dipengaruhi oleh

perasaan keadilan prosedur (Marie 2003 Hyung-Ryong Lee 2000) Sebagai

contoh amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja yang dilaksanakan

dengan teratur dalam proses penilaian prestasi dapat membangkitkan perasaan

adil terhadap sistem penilaian prestasi Rasa adil ini akan mendorong pekerja

untuk meningkatkan kepuasan kerja (Tyler 1990)

Sungguhpun hubungan ini diakui penting peranan keadilan prosedur sebagai

mediator tidak diberikan penekanan yang sewajamya dalam membentuk penilaiun

3

prestasi organisasi(Keeping amp Levy2000) Keadaan Inl mcndorong pcngkaji

untuk mengkaji secara mendalam sifat perhubungan ini

13 Objektif kajian

Kajian ini mempunyai dua objektif iaitu objektif umum dan objektif khusus

131 Objektifumum

Secara umumnya kajian ini dijalankan untuk mengenalpasti peranan keadilan

prosedur sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan pcnilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

132 Objektif khusus

Secara khususnya kajian ini dijalankan untuk

i) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara amalan komunikasi dengan kepuasan kerja

ii) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara penglibatan dengan kepuasan kerja

14 Kerangka konseptual

Rajah I menunjukkan pernubungan antara pembolehubah tak bersandar ( sistem

penilaian prestasi) pembolehubah mediator ( keadilan prosedur) dan

pembolehubah bersandar (kepuasan kerja)

4

Rajah 1 0

Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan antara amalan penilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

Amalan penilaian

prestasi

bull Komunikasi

bull Penglibatan

Keadilan Prosedur

II

Kepuasan Kcrja

Pembolchubah

Pembolehubah Pembolehubah

mediator bcrsandar

tidak bersandar

IS Hipotesis Kajian

Terdapat dua jenis hipotesis di dalam kajian ini iaitu hipotesis altematif umum

dan hipotesis alternatifkhusus Hipotesis kajian ini adalah seperti berikut

151 Hipotesis Umum

HI Keadilan prosedur mediasi secara positif antara amalan sistem penilaian

prestasi dengan kepuasan kerja

IS2 Hipotesis Khusus

HI Amalan komunikasi dua hala meningkatkan keadiIan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positifkepuasan kerja

H2 Penglibatan pekerja meningkatkan keadilan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positif kepuasan kerja

5

16 Kepentingan kajian

Terdapat tiga jenis kepentingan di dalam kajian ini iaitu kepentingan kepada teori

kepentingan kaedah penyelidikan dan juga kepentingan kepada pengamal sumber

manusia

161 Kepentingan Kepada Teori

Kajian ini dapat mengenalpasti kekurangan yang wujud dalam teori-tcori yang

sedia ada seperti Group Value Model T eori ini tidak menerangkan dengan

mendalam tentang amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja dalam

sistem penilaian prestasi di mana model ini tidak menekankan kepada peranan

mediator

162 Kepentingan Kepada Kaedah Penyelidikan

Gabungan kaedah temubual dan penggunaan borang soal selidik dapat memberi

panduan kepada pengkaji yang ingin mendalami tajuk ini Ia dipilih kerana

pendekatan secara kualitatif dan kuantitatif telah membuktikan keupayaan untuk

mengukur tahap keteguhan dan kebolehpercayaan skala pengukuran bagi kajian

terdahulu Oleh itu ia dipilih bagi memastikan pembolehubah-pembolehubah

kajian mempunyai tahap kerelevenan dan kebolehpercayaan yang tinggi lni akan

memandu kepada kesimpuhm kajian yang lebih mantap

163 Kepentingan Kepada Pengamal Sumber Manusia

Dari perspektif pengamal sumber manusia hasil kajian ini juga diharapkan akan

dapat membantu pengamal sumber manusia di Pejabat PosPending untuk

menambah baik gaya berkomunikasi antara majikan dan pekerja dalam konteks

penilaian prestasi agar wujudnya perasaan keadilan dalam diri pekerja terhadap

sistem penilaian prestasi yang diamalkan Contohnya dengan mewujudkan

6

prosedur yang lebih bersistematik dalam menjalankan temuduga penilaian

prestasi

Dapatan kajian ini juga dapat memberikan idea kepada pengamal sumber manusia

untuk menggalakkan kerja berkumpulan dan kerjasama antara majikan dan

pekerja Contohnya pekerja dan majikan bekerjasama dalam mereka bentuk

format borang penilaian prestasi Dengan cara ini pekerja lebih bermotivasi untuk

melakukan tugasan mereka dan merasakan sumbangan mcreka tcrhadap

organisasi lebih dihargai

Selain itu dapatan kajian ini dapat dijadikan panduan bagi pengamal sumber

manusia untuk merekabentuk kursus-kursus yang dapat meningkatkan

pengetahuankemahiran dan keupayaan (KSA) bagi pekerja mahupun pihak

majikan sendiri Contohnya kursus berkaitan dengan kemah iran membuat

penilaian diberikan kepada majikan Dcngan adanya kursus-kursus ini pckcrja

dan majikan akan lebih memahami konsep serta tujuan penilaian prcstasi yang

dilaksanakan dalam organisasi

17 Definisi Operasi

Seksyen ini hanya menerangkan takrif istilah operas) manakala taktif istilah

konseptual akan dihuraikan dalam bab kedua

171 Penilaian prestasi

Definisi Operasi

Merujuk kepada dua elemen penilaian prestasi iaitu amalan komunikasi antara

penilai dan individu yang dinilai dan penglibatan pekerja dalam sistem penilaian

prestasi

7

172 Komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

Definisi Operasi

Penerangan tentang format penilaian prestasi dan kriteria pemberian skor oleh

pengurus serta memperolehi maklumbalas tentang perlaksanaan sistem penilaian

prestasi dari pekerja yang dinilai

173 Penglibatan

Definisi Operasi

Pengurus memberi peluang kepada pekerja dengan merekabentuk fonnat

penilaian prestasi membincangkan cadangan pekerja dan menetapkan objektif

bagi penilaian preslasi

174 Keadilan prosedur

Definisi Qperasi

Perasaan adil terhadap amalan komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

dan penglibatan pekerja dalam merekabentuk sistem penilaian prestasi

175 Kepuasan kerja

Definisi Operasi

Perasaan pekerja sarna ada berpuas hati atau tidak berpuas hati terhadap kerja

yang diberikan oleh majikan

18 Limitasi Kajian

181 Kekangan masa

Masa sepanjang dua semester yang diperuntukkan tidak mencukupi untuk

mendapatkan lebih banyak responden Ini bertujuan untuk mendapatkan dapatan

kajian yang lebih mantap Sehubungan dengan itu skop kajian adalah terhad

sesuai dengan masa yang telah diperuntukkan

8

182 Sampel kajian

Jumlah responden yang digunakan dalam kajian ini hanyalah seramai 150 orang

Sampe) kajian ini hanya mewakili sebahagian pekerja di Pejabat Pos Pending

Selain itu kajian ini hanya dilakukan di sebuah organisasi sahaja sebagai lokasi

kajian

183 Kerahsiaan maklumat organisasi

Pengkaji sukar untuk mendapatkan maklumat yang tepat berkaitan dcngan skop

kajian Ini disebabkan oleh etika kerahsiaan organisasi serta skop bagi kajian ini

adalah isu sensitif di organisasi Jadi sesetengah maklumat penting yang tidak

dapat diperolehi disebabkan data tersebut dilabelkan sebagai data sulit Jib

didedahkan untuk tatapan umum berkemungkinan mampu untuk mcnjejaskan

reputasi dan imej organisasi

19 Kesimpulan

Dalam bab pertama ini perkara-perkara yang telah dihuraikan merangkumi

pengenalan kepada kajian kenyataan masalah kajian objektif kajian hipotesis

kajian kerangka konseptual kepentingan serta Iimitasi kajian Huraian yang telah

diberikan dapat memberikan gambaran mengenai kajian yang dijalankan Huraian

yang lebih mendalam tenUplg konsep teori serta sorotan kajian-kajian le~as akan

dibincangkan dalam bab yang kedua

9

BAB2

SOROTAN KAJTAN LEPAS

20 Pengenalan

Bab ini mempunyai Tapan seksyen Seksyen pertama menerangkan tentang konsep

penilaian prestasi Seksyen kedua akan menerangkan takrifan sistem penilaian

prestasi serta elemen-elemen dalam penilaian prestasi Seksyen ketiga akan

membincangkan tentang komunikasi dalam penilaian prestasi dan seksyen

keempat pula akan menghuraikan tentang penglibatan dalam pcnilaian prestasi

Seksyen kelima akan men~rangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan

seksyen keenam yang mengulas tentang kepuasan kerja Seksyen ketujuh pula

membincangkan bukti kajian lepas Seksyen kelapan akan menerangkan

kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

10

21 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal

tahun 1950 an (Armstrong 1998 Bratton amp Gold I 999) Salah satu isu penting

adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine 1975) Ini

kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek

pembangunan dan motivasi pekerja (FletcherBaldry amp Cunningham-Snell 1997)

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria

utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja (Williams 2000 Ball et aI

1994 Alexander amp Ruderman 1987) Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat

Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas amp

Bretz 1994) Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan

memandang penilaian prestasi secara adil Rasa adil ini akan memberi kesan yang

positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi

211 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan

pekerja berkenaan prestasi kerja (Collins 1993) Penilaian prestasi juga dikatakan

sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai

individu penting (Murphy amp Cleveland 1995) Baker (19HH) mcntakritkan

penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk

membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian

22 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta

penglibatan pekerja (Fletcher amp Williams 1992 Silverman amp Wekley1984)

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara

penilai dan individu yang dinilai Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

ABSTRAK

PERHUBUNGAN ANTARA AMALAN PENILAIAN PREST ASI DENGAN KEPUASAN KERJA ADAKAH KEADILAN PROSEDUR BERTINDAK SEBAGAI

MEDIATOR

oleh

Sharidatul Nadia Binti Ahmad Dapli

Kajian ini telah dijalankan untuk mengkaji peranan keadilan prosedur yang bertindak sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan penilaian prestasi dan kepuasan kerja Data bagi kajian ini telah dikumpul melalui temubual secara mendalam dan borang kaji selidik Bagi kaedah borang soal selidik 150 borang yang lengkap diisi telah dikutip daripada pekerja pengurusan dan bukan pengurusan di Pejabat Pos Pending Sarawak Dapatan daripada anal isis stepwise regression menunjukkan kemasukan keadiJan prosedur ke dalam analisis telah meningkatkan kesan amalan peniJaian prestasi ( komunikasi dan penglibatan) terhadap kepuasan keIja Keputusan analisis ini menunjukkan bahawa keadilan prosedur bertindak sebagai mediator penuh di dalam amalan penilaian prestasi organisasi Seterusnya implikasi kajian ini kepada teori dan praktis limitasi kerangka konseptual dan metodologi serta cadangan kajian akan datang turut dihuraikan dengan teliti

Vlll

ABSTRACT

RELATIONSHIP BETWEEN PERFORMANCE APPRAISAL PRACTICES AND JOB SATISFACTION DOES PROCEDURAL JUSTICE ACT AS MEDIATOR

By

Sharidatul Nadia Binti Ahmad Dapi

This study was conducted to examine the mediating role of procedural justice in the relationship between performance appraisal practices and job satijaction Data for this study was collected through in - depth interview and survey questionnaires For the survey method 150 usable questionnaires were collected from manaKement and nonshymanagemelll employees at Pejabat Pos Besar Kuchini The outcomes of stepwise analysis show that the inclusion of procedural justice in the analysis had increase the observed effect ofperformance appraisal issues (ie communication and participation) on job satisfaction The result demonstrates that the procedural justice act as full mediating role in the performance appraisal model of the organization In addition implications ofthis study to theory methodological and conceptual limitation as well as direction for future research are elaborated

IX

BAB 1

PENDAHULUAN

10 Pengenaian

Bab ini mengandungi sembilan seksyen Seksyen yang pertama menerangkan

tentang latar belakang kajian ini Manakala seksyen kedua adalah mengenalpasti

masalah Seterusnya seksyen ketiga merangkumi penentuan objektif kajian iaitu

objektif umum dan khusus Seksyen yang keempat membangunkan kerangka

konseptual dan seksyen kelima membincangkan tentang hipotesis kajian

Kepentingan kajian pula akan diterangkan dalam seksyen keenam Manakala

seksyen yang ketujuh mengupas tentang definisi istilah yang digunakan di dalam

kajian Seksyen lapan pul~ akan membincangkan tentang limitasi kajian Seksyen

yang kesembilan menerangkan tentang kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

11 Latar Belakang kajian

Kepentingan nmalan penilaian prestasi dalam organisasi scmcmangnya tidak

dapat dipertikaikan (Armstrong 1998 Bratton and Gold 1999) lni disebabkan

penilaian prestasi dapat mempengaruhi keputusan berkaitan pemberian

penghargaan serta ganjaran yang diterima oleh pekerja Bermula dari era 1950 an

penilaian prestasi dianggap sebagai salah satu fungsi utama pengurusan sumber

manusia (Landy amp FaIT 1980) Pada era 1960 an pula ia telah mula dilihat

sebagai alat dalam pembangunan pekerja maklumbalas perancangan korporat amp

pengesahan dokumen (DeVries Morisson Shullman amp Gerlach 1986)

Penilaian prestasi ditakrifkan sebagai proses untuk menilai tahap prestasi pekerja

menjalankan tugasan berbanding piawaian yang telah ditetapkan serta memberi

maklumbalas untuk memudahkan pelaksanaan sesuatu tugasan memotivasi dan

membangunkan pekerja (Jackson amp Mathis 1994 Mondy et aI 1996 Dessler

2000) Berdasarkan takrifan ini dapat dilihat bahawa penilaian prestasi adalah

suatu alat yang penting kepada pihak pengurusan untuk mengetahui kelemahan

dan kesukaran yang dihadapi oleh pekerja dalam persekitaran kerja (Armstrong amp

Baron 1998)

Pendekatan secara konvensionallebih melihat penilaian prestasi scbagai pcnilaian

ke atas pekerja semata-mata Akan tetapi bagi pendekatan terkini ia lebih

menekankan kepada pemprosesan maklumat dalam pembuatan keputusan Dalam

konteks ini Amstrong amp Baron (1998) telah menekankan kepentingan penilaian

prestasi sebagai proses yang memerlukan penglibatan dari semua pihak yang

terlibat Terdapat dua kaedah penilaian prestasi yang sering digunakan dalam

organisasi termasuklah pengiraan jumlah skor dan temubual yang melibatkan

komunikasi antara pekerja dan majikan ( Maier1976)

Penilaian prestasi mempunyai pelbagai tujuan Di antaranya ialah untuk tujuan

professional pembangunan kerjaya mengukuhkan prinsip akauntabi lit i

(Collin1993) mempunyai kaitan yang rapat dengan pemberian penghargaan dan

2

ganjaran serta alat untuk menentukan kenaikan gaji dan pangkat pekerja (Abdul

Aziz 1999) Bagi mencapai tujuan ini pengurus hendaklah memfokuskan kepada

reka bentuk serta pentadbiran penilaian prestasi

12 Kenyataan Masalah

Kajian awal mengenai penilaian prestasi lebih banyak menghuraikan tentang

ciri-ciri amalan penilaian prestasi Sebagai contoh Piggot Irvine (2003) telah

menghuraikan dengan jelas tentang pelbagai kriteria yang diperlukan bagi

penilaian prestasi yang efektif Selain itu Smith (1976) telah melakukan kajian

mengenai kriteria skala pengkadaran yang di amalkan dalam penilaian prestasi

organisasi

Kajian yang lebih mendalam tentang sistem penilaian prestasi menunjukkan

bahawa ciri-ciri penilaian prestasi mempunyai kaitan yang rapat dengan kepuasan

kerja (Dobbins Cardy amp Platz 1988) Sebagai contoh komunikasi dua hala antara

majikan dan pekerja serta peluang pekerja terlibat dalam penilaian prestasi adalah

dua ciri utama yang sangat penting Sekiranya ciri ini dapat dijalankan dengan

teratur ia dapat meningkatkan kepuasan kerja (Fletcher amp Williams 1992

Silverman amp Wekley1984 Fletcher amp Williams1996)

Pemerhatian yang lebih mendalam terhadap perhubungan ini mendapati bahawa

kesan ciri-ciri penilaian pestasi tersebut ke atas kepuasan kerja dipengaruhi oleh

perasaan keadilan prosedur (Marie 2003 Hyung-Ryong Lee 2000) Sebagai

contoh amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja yang dilaksanakan

dengan teratur dalam proses penilaian prestasi dapat membangkitkan perasaan

adil terhadap sistem penilaian prestasi Rasa adil ini akan mendorong pekerja

untuk meningkatkan kepuasan kerja (Tyler 1990)

Sungguhpun hubungan ini diakui penting peranan keadilan prosedur sebagai

mediator tidak diberikan penekanan yang sewajamya dalam membentuk penilaiun

3

prestasi organisasi(Keeping amp Levy2000) Keadaan Inl mcndorong pcngkaji

untuk mengkaji secara mendalam sifat perhubungan ini

13 Objektif kajian

Kajian ini mempunyai dua objektif iaitu objektif umum dan objektif khusus

131 Objektifumum

Secara umumnya kajian ini dijalankan untuk mengenalpasti peranan keadilan

prosedur sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan pcnilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

132 Objektif khusus

Secara khususnya kajian ini dijalankan untuk

i) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara amalan komunikasi dengan kepuasan kerja

ii) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara penglibatan dengan kepuasan kerja

14 Kerangka konseptual

Rajah I menunjukkan pernubungan antara pembolehubah tak bersandar ( sistem

penilaian prestasi) pembolehubah mediator ( keadilan prosedur) dan

pembolehubah bersandar (kepuasan kerja)

4

Rajah 1 0

Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan antara amalan penilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

Amalan penilaian

prestasi

bull Komunikasi

bull Penglibatan

Keadilan Prosedur

II

Kepuasan Kcrja

Pembolchubah

Pembolehubah Pembolehubah

mediator bcrsandar

tidak bersandar

IS Hipotesis Kajian

Terdapat dua jenis hipotesis di dalam kajian ini iaitu hipotesis altematif umum

dan hipotesis alternatifkhusus Hipotesis kajian ini adalah seperti berikut

151 Hipotesis Umum

HI Keadilan prosedur mediasi secara positif antara amalan sistem penilaian

prestasi dengan kepuasan kerja

IS2 Hipotesis Khusus

HI Amalan komunikasi dua hala meningkatkan keadiIan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positifkepuasan kerja

H2 Penglibatan pekerja meningkatkan keadilan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positif kepuasan kerja

5

16 Kepentingan kajian

Terdapat tiga jenis kepentingan di dalam kajian ini iaitu kepentingan kepada teori

kepentingan kaedah penyelidikan dan juga kepentingan kepada pengamal sumber

manusia

161 Kepentingan Kepada Teori

Kajian ini dapat mengenalpasti kekurangan yang wujud dalam teori-tcori yang

sedia ada seperti Group Value Model T eori ini tidak menerangkan dengan

mendalam tentang amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja dalam

sistem penilaian prestasi di mana model ini tidak menekankan kepada peranan

mediator

162 Kepentingan Kepada Kaedah Penyelidikan

Gabungan kaedah temubual dan penggunaan borang soal selidik dapat memberi

panduan kepada pengkaji yang ingin mendalami tajuk ini Ia dipilih kerana

pendekatan secara kualitatif dan kuantitatif telah membuktikan keupayaan untuk

mengukur tahap keteguhan dan kebolehpercayaan skala pengukuran bagi kajian

terdahulu Oleh itu ia dipilih bagi memastikan pembolehubah-pembolehubah

kajian mempunyai tahap kerelevenan dan kebolehpercayaan yang tinggi lni akan

memandu kepada kesimpuhm kajian yang lebih mantap

163 Kepentingan Kepada Pengamal Sumber Manusia

Dari perspektif pengamal sumber manusia hasil kajian ini juga diharapkan akan

dapat membantu pengamal sumber manusia di Pejabat PosPending untuk

menambah baik gaya berkomunikasi antara majikan dan pekerja dalam konteks

penilaian prestasi agar wujudnya perasaan keadilan dalam diri pekerja terhadap

sistem penilaian prestasi yang diamalkan Contohnya dengan mewujudkan

6

prosedur yang lebih bersistematik dalam menjalankan temuduga penilaian

prestasi

Dapatan kajian ini juga dapat memberikan idea kepada pengamal sumber manusia

untuk menggalakkan kerja berkumpulan dan kerjasama antara majikan dan

pekerja Contohnya pekerja dan majikan bekerjasama dalam mereka bentuk

format borang penilaian prestasi Dengan cara ini pekerja lebih bermotivasi untuk

melakukan tugasan mereka dan merasakan sumbangan mcreka tcrhadap

organisasi lebih dihargai

Selain itu dapatan kajian ini dapat dijadikan panduan bagi pengamal sumber

manusia untuk merekabentuk kursus-kursus yang dapat meningkatkan

pengetahuankemahiran dan keupayaan (KSA) bagi pekerja mahupun pihak

majikan sendiri Contohnya kursus berkaitan dengan kemah iran membuat

penilaian diberikan kepada majikan Dcngan adanya kursus-kursus ini pckcrja

dan majikan akan lebih memahami konsep serta tujuan penilaian prcstasi yang

dilaksanakan dalam organisasi

17 Definisi Operasi

Seksyen ini hanya menerangkan takrif istilah operas) manakala taktif istilah

konseptual akan dihuraikan dalam bab kedua

171 Penilaian prestasi

Definisi Operasi

Merujuk kepada dua elemen penilaian prestasi iaitu amalan komunikasi antara

penilai dan individu yang dinilai dan penglibatan pekerja dalam sistem penilaian

prestasi

7

172 Komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

Definisi Operasi

Penerangan tentang format penilaian prestasi dan kriteria pemberian skor oleh

pengurus serta memperolehi maklumbalas tentang perlaksanaan sistem penilaian

prestasi dari pekerja yang dinilai

173 Penglibatan

Definisi Operasi

Pengurus memberi peluang kepada pekerja dengan merekabentuk fonnat

penilaian prestasi membincangkan cadangan pekerja dan menetapkan objektif

bagi penilaian preslasi

174 Keadilan prosedur

Definisi Qperasi

Perasaan adil terhadap amalan komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

dan penglibatan pekerja dalam merekabentuk sistem penilaian prestasi

175 Kepuasan kerja

Definisi Operasi

Perasaan pekerja sarna ada berpuas hati atau tidak berpuas hati terhadap kerja

yang diberikan oleh majikan

18 Limitasi Kajian

181 Kekangan masa

Masa sepanjang dua semester yang diperuntukkan tidak mencukupi untuk

mendapatkan lebih banyak responden Ini bertujuan untuk mendapatkan dapatan

kajian yang lebih mantap Sehubungan dengan itu skop kajian adalah terhad

sesuai dengan masa yang telah diperuntukkan

8

182 Sampel kajian

Jumlah responden yang digunakan dalam kajian ini hanyalah seramai 150 orang

Sampe) kajian ini hanya mewakili sebahagian pekerja di Pejabat Pos Pending

Selain itu kajian ini hanya dilakukan di sebuah organisasi sahaja sebagai lokasi

kajian

183 Kerahsiaan maklumat organisasi

Pengkaji sukar untuk mendapatkan maklumat yang tepat berkaitan dcngan skop

kajian Ini disebabkan oleh etika kerahsiaan organisasi serta skop bagi kajian ini

adalah isu sensitif di organisasi Jadi sesetengah maklumat penting yang tidak

dapat diperolehi disebabkan data tersebut dilabelkan sebagai data sulit Jib

didedahkan untuk tatapan umum berkemungkinan mampu untuk mcnjejaskan

reputasi dan imej organisasi

19 Kesimpulan

Dalam bab pertama ini perkara-perkara yang telah dihuraikan merangkumi

pengenalan kepada kajian kenyataan masalah kajian objektif kajian hipotesis

kajian kerangka konseptual kepentingan serta Iimitasi kajian Huraian yang telah

diberikan dapat memberikan gambaran mengenai kajian yang dijalankan Huraian

yang lebih mendalam tenUplg konsep teori serta sorotan kajian-kajian le~as akan

dibincangkan dalam bab yang kedua

9

BAB2

SOROTAN KAJTAN LEPAS

20 Pengenalan

Bab ini mempunyai Tapan seksyen Seksyen pertama menerangkan tentang konsep

penilaian prestasi Seksyen kedua akan menerangkan takrifan sistem penilaian

prestasi serta elemen-elemen dalam penilaian prestasi Seksyen ketiga akan

membincangkan tentang komunikasi dalam penilaian prestasi dan seksyen

keempat pula akan menghuraikan tentang penglibatan dalam pcnilaian prestasi

Seksyen kelima akan men~rangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan

seksyen keenam yang mengulas tentang kepuasan kerja Seksyen ketujuh pula

membincangkan bukti kajian lepas Seksyen kelapan akan menerangkan

kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

10

21 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal

tahun 1950 an (Armstrong 1998 Bratton amp Gold I 999) Salah satu isu penting

adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine 1975) Ini

kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek

pembangunan dan motivasi pekerja (FletcherBaldry amp Cunningham-Snell 1997)

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria

utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja (Williams 2000 Ball et aI

1994 Alexander amp Ruderman 1987) Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat

Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas amp

Bretz 1994) Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan

memandang penilaian prestasi secara adil Rasa adil ini akan memberi kesan yang

positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi

211 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan

pekerja berkenaan prestasi kerja (Collins 1993) Penilaian prestasi juga dikatakan

sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai

individu penting (Murphy amp Cleveland 1995) Baker (19HH) mcntakritkan

penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk

membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian

22 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta

penglibatan pekerja (Fletcher amp Williams 1992 Silverman amp Wekley1984)

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara

penilai dan individu yang dinilai Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

ABSTRACT

RELATIONSHIP BETWEEN PERFORMANCE APPRAISAL PRACTICES AND JOB SATISFACTION DOES PROCEDURAL JUSTICE ACT AS MEDIATOR

By

Sharidatul Nadia Binti Ahmad Dapi

This study was conducted to examine the mediating role of procedural justice in the relationship between performance appraisal practices and job satijaction Data for this study was collected through in - depth interview and survey questionnaires For the survey method 150 usable questionnaires were collected from manaKement and nonshymanagemelll employees at Pejabat Pos Besar Kuchini The outcomes of stepwise analysis show that the inclusion of procedural justice in the analysis had increase the observed effect ofperformance appraisal issues (ie communication and participation) on job satisfaction The result demonstrates that the procedural justice act as full mediating role in the performance appraisal model of the organization In addition implications ofthis study to theory methodological and conceptual limitation as well as direction for future research are elaborated

IX

BAB 1

PENDAHULUAN

10 Pengenaian

Bab ini mengandungi sembilan seksyen Seksyen yang pertama menerangkan

tentang latar belakang kajian ini Manakala seksyen kedua adalah mengenalpasti

masalah Seterusnya seksyen ketiga merangkumi penentuan objektif kajian iaitu

objektif umum dan khusus Seksyen yang keempat membangunkan kerangka

konseptual dan seksyen kelima membincangkan tentang hipotesis kajian

Kepentingan kajian pula akan diterangkan dalam seksyen keenam Manakala

seksyen yang ketujuh mengupas tentang definisi istilah yang digunakan di dalam

kajian Seksyen lapan pul~ akan membincangkan tentang limitasi kajian Seksyen

yang kesembilan menerangkan tentang kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

11 Latar Belakang kajian

Kepentingan nmalan penilaian prestasi dalam organisasi scmcmangnya tidak

dapat dipertikaikan (Armstrong 1998 Bratton and Gold 1999) lni disebabkan

penilaian prestasi dapat mempengaruhi keputusan berkaitan pemberian

penghargaan serta ganjaran yang diterima oleh pekerja Bermula dari era 1950 an

penilaian prestasi dianggap sebagai salah satu fungsi utama pengurusan sumber

manusia (Landy amp FaIT 1980) Pada era 1960 an pula ia telah mula dilihat

sebagai alat dalam pembangunan pekerja maklumbalas perancangan korporat amp

pengesahan dokumen (DeVries Morisson Shullman amp Gerlach 1986)

Penilaian prestasi ditakrifkan sebagai proses untuk menilai tahap prestasi pekerja

menjalankan tugasan berbanding piawaian yang telah ditetapkan serta memberi

maklumbalas untuk memudahkan pelaksanaan sesuatu tugasan memotivasi dan

membangunkan pekerja (Jackson amp Mathis 1994 Mondy et aI 1996 Dessler

2000) Berdasarkan takrifan ini dapat dilihat bahawa penilaian prestasi adalah

suatu alat yang penting kepada pihak pengurusan untuk mengetahui kelemahan

dan kesukaran yang dihadapi oleh pekerja dalam persekitaran kerja (Armstrong amp

Baron 1998)

Pendekatan secara konvensionallebih melihat penilaian prestasi scbagai pcnilaian

ke atas pekerja semata-mata Akan tetapi bagi pendekatan terkini ia lebih

menekankan kepada pemprosesan maklumat dalam pembuatan keputusan Dalam

konteks ini Amstrong amp Baron (1998) telah menekankan kepentingan penilaian

prestasi sebagai proses yang memerlukan penglibatan dari semua pihak yang

terlibat Terdapat dua kaedah penilaian prestasi yang sering digunakan dalam

organisasi termasuklah pengiraan jumlah skor dan temubual yang melibatkan

komunikasi antara pekerja dan majikan ( Maier1976)

Penilaian prestasi mempunyai pelbagai tujuan Di antaranya ialah untuk tujuan

professional pembangunan kerjaya mengukuhkan prinsip akauntabi lit i

(Collin1993) mempunyai kaitan yang rapat dengan pemberian penghargaan dan

2

ganjaran serta alat untuk menentukan kenaikan gaji dan pangkat pekerja (Abdul

Aziz 1999) Bagi mencapai tujuan ini pengurus hendaklah memfokuskan kepada

reka bentuk serta pentadbiran penilaian prestasi

12 Kenyataan Masalah

Kajian awal mengenai penilaian prestasi lebih banyak menghuraikan tentang

ciri-ciri amalan penilaian prestasi Sebagai contoh Piggot Irvine (2003) telah

menghuraikan dengan jelas tentang pelbagai kriteria yang diperlukan bagi

penilaian prestasi yang efektif Selain itu Smith (1976) telah melakukan kajian

mengenai kriteria skala pengkadaran yang di amalkan dalam penilaian prestasi

organisasi

Kajian yang lebih mendalam tentang sistem penilaian prestasi menunjukkan

bahawa ciri-ciri penilaian prestasi mempunyai kaitan yang rapat dengan kepuasan

kerja (Dobbins Cardy amp Platz 1988) Sebagai contoh komunikasi dua hala antara

majikan dan pekerja serta peluang pekerja terlibat dalam penilaian prestasi adalah

dua ciri utama yang sangat penting Sekiranya ciri ini dapat dijalankan dengan

teratur ia dapat meningkatkan kepuasan kerja (Fletcher amp Williams 1992

Silverman amp Wekley1984 Fletcher amp Williams1996)

Pemerhatian yang lebih mendalam terhadap perhubungan ini mendapati bahawa

kesan ciri-ciri penilaian pestasi tersebut ke atas kepuasan kerja dipengaruhi oleh

perasaan keadilan prosedur (Marie 2003 Hyung-Ryong Lee 2000) Sebagai

contoh amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja yang dilaksanakan

dengan teratur dalam proses penilaian prestasi dapat membangkitkan perasaan

adil terhadap sistem penilaian prestasi Rasa adil ini akan mendorong pekerja

untuk meningkatkan kepuasan kerja (Tyler 1990)

Sungguhpun hubungan ini diakui penting peranan keadilan prosedur sebagai

mediator tidak diberikan penekanan yang sewajamya dalam membentuk penilaiun

3

prestasi organisasi(Keeping amp Levy2000) Keadaan Inl mcndorong pcngkaji

untuk mengkaji secara mendalam sifat perhubungan ini

13 Objektif kajian

Kajian ini mempunyai dua objektif iaitu objektif umum dan objektif khusus

131 Objektifumum

Secara umumnya kajian ini dijalankan untuk mengenalpasti peranan keadilan

prosedur sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan pcnilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

132 Objektif khusus

Secara khususnya kajian ini dijalankan untuk

i) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara amalan komunikasi dengan kepuasan kerja

ii) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara penglibatan dengan kepuasan kerja

14 Kerangka konseptual

Rajah I menunjukkan pernubungan antara pembolehubah tak bersandar ( sistem

penilaian prestasi) pembolehubah mediator ( keadilan prosedur) dan

pembolehubah bersandar (kepuasan kerja)

4

Rajah 1 0

Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan antara amalan penilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

Amalan penilaian

prestasi

bull Komunikasi

bull Penglibatan

Keadilan Prosedur

II

Kepuasan Kcrja

Pembolchubah

Pembolehubah Pembolehubah

mediator bcrsandar

tidak bersandar

IS Hipotesis Kajian

Terdapat dua jenis hipotesis di dalam kajian ini iaitu hipotesis altematif umum

dan hipotesis alternatifkhusus Hipotesis kajian ini adalah seperti berikut

151 Hipotesis Umum

HI Keadilan prosedur mediasi secara positif antara amalan sistem penilaian

prestasi dengan kepuasan kerja

IS2 Hipotesis Khusus

HI Amalan komunikasi dua hala meningkatkan keadiIan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positifkepuasan kerja

H2 Penglibatan pekerja meningkatkan keadilan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positif kepuasan kerja

5

16 Kepentingan kajian

Terdapat tiga jenis kepentingan di dalam kajian ini iaitu kepentingan kepada teori

kepentingan kaedah penyelidikan dan juga kepentingan kepada pengamal sumber

manusia

161 Kepentingan Kepada Teori

Kajian ini dapat mengenalpasti kekurangan yang wujud dalam teori-tcori yang

sedia ada seperti Group Value Model T eori ini tidak menerangkan dengan

mendalam tentang amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja dalam

sistem penilaian prestasi di mana model ini tidak menekankan kepada peranan

mediator

162 Kepentingan Kepada Kaedah Penyelidikan

Gabungan kaedah temubual dan penggunaan borang soal selidik dapat memberi

panduan kepada pengkaji yang ingin mendalami tajuk ini Ia dipilih kerana

pendekatan secara kualitatif dan kuantitatif telah membuktikan keupayaan untuk

mengukur tahap keteguhan dan kebolehpercayaan skala pengukuran bagi kajian

terdahulu Oleh itu ia dipilih bagi memastikan pembolehubah-pembolehubah

kajian mempunyai tahap kerelevenan dan kebolehpercayaan yang tinggi lni akan

memandu kepada kesimpuhm kajian yang lebih mantap

163 Kepentingan Kepada Pengamal Sumber Manusia

Dari perspektif pengamal sumber manusia hasil kajian ini juga diharapkan akan

dapat membantu pengamal sumber manusia di Pejabat PosPending untuk

menambah baik gaya berkomunikasi antara majikan dan pekerja dalam konteks

penilaian prestasi agar wujudnya perasaan keadilan dalam diri pekerja terhadap

sistem penilaian prestasi yang diamalkan Contohnya dengan mewujudkan

6

prosedur yang lebih bersistematik dalam menjalankan temuduga penilaian

prestasi

Dapatan kajian ini juga dapat memberikan idea kepada pengamal sumber manusia

untuk menggalakkan kerja berkumpulan dan kerjasama antara majikan dan

pekerja Contohnya pekerja dan majikan bekerjasama dalam mereka bentuk

format borang penilaian prestasi Dengan cara ini pekerja lebih bermotivasi untuk

melakukan tugasan mereka dan merasakan sumbangan mcreka tcrhadap

organisasi lebih dihargai

Selain itu dapatan kajian ini dapat dijadikan panduan bagi pengamal sumber

manusia untuk merekabentuk kursus-kursus yang dapat meningkatkan

pengetahuankemahiran dan keupayaan (KSA) bagi pekerja mahupun pihak

majikan sendiri Contohnya kursus berkaitan dengan kemah iran membuat

penilaian diberikan kepada majikan Dcngan adanya kursus-kursus ini pckcrja

dan majikan akan lebih memahami konsep serta tujuan penilaian prcstasi yang

dilaksanakan dalam organisasi

17 Definisi Operasi

Seksyen ini hanya menerangkan takrif istilah operas) manakala taktif istilah

konseptual akan dihuraikan dalam bab kedua

171 Penilaian prestasi

Definisi Operasi

Merujuk kepada dua elemen penilaian prestasi iaitu amalan komunikasi antara

penilai dan individu yang dinilai dan penglibatan pekerja dalam sistem penilaian

prestasi

7

172 Komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

Definisi Operasi

Penerangan tentang format penilaian prestasi dan kriteria pemberian skor oleh

pengurus serta memperolehi maklumbalas tentang perlaksanaan sistem penilaian

prestasi dari pekerja yang dinilai

173 Penglibatan

Definisi Operasi

Pengurus memberi peluang kepada pekerja dengan merekabentuk fonnat

penilaian prestasi membincangkan cadangan pekerja dan menetapkan objektif

bagi penilaian preslasi

174 Keadilan prosedur

Definisi Qperasi

Perasaan adil terhadap amalan komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

dan penglibatan pekerja dalam merekabentuk sistem penilaian prestasi

175 Kepuasan kerja

Definisi Operasi

Perasaan pekerja sarna ada berpuas hati atau tidak berpuas hati terhadap kerja

yang diberikan oleh majikan

18 Limitasi Kajian

181 Kekangan masa

Masa sepanjang dua semester yang diperuntukkan tidak mencukupi untuk

mendapatkan lebih banyak responden Ini bertujuan untuk mendapatkan dapatan

kajian yang lebih mantap Sehubungan dengan itu skop kajian adalah terhad

sesuai dengan masa yang telah diperuntukkan

8

182 Sampel kajian

Jumlah responden yang digunakan dalam kajian ini hanyalah seramai 150 orang

Sampe) kajian ini hanya mewakili sebahagian pekerja di Pejabat Pos Pending

Selain itu kajian ini hanya dilakukan di sebuah organisasi sahaja sebagai lokasi

kajian

183 Kerahsiaan maklumat organisasi

Pengkaji sukar untuk mendapatkan maklumat yang tepat berkaitan dcngan skop

kajian Ini disebabkan oleh etika kerahsiaan organisasi serta skop bagi kajian ini

adalah isu sensitif di organisasi Jadi sesetengah maklumat penting yang tidak

dapat diperolehi disebabkan data tersebut dilabelkan sebagai data sulit Jib

didedahkan untuk tatapan umum berkemungkinan mampu untuk mcnjejaskan

reputasi dan imej organisasi

19 Kesimpulan

Dalam bab pertama ini perkara-perkara yang telah dihuraikan merangkumi

pengenalan kepada kajian kenyataan masalah kajian objektif kajian hipotesis

kajian kerangka konseptual kepentingan serta Iimitasi kajian Huraian yang telah

diberikan dapat memberikan gambaran mengenai kajian yang dijalankan Huraian

yang lebih mendalam tenUplg konsep teori serta sorotan kajian-kajian le~as akan

dibincangkan dalam bab yang kedua

9

BAB2

SOROTAN KAJTAN LEPAS

20 Pengenalan

Bab ini mempunyai Tapan seksyen Seksyen pertama menerangkan tentang konsep

penilaian prestasi Seksyen kedua akan menerangkan takrifan sistem penilaian

prestasi serta elemen-elemen dalam penilaian prestasi Seksyen ketiga akan

membincangkan tentang komunikasi dalam penilaian prestasi dan seksyen

keempat pula akan menghuraikan tentang penglibatan dalam pcnilaian prestasi

Seksyen kelima akan men~rangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan

seksyen keenam yang mengulas tentang kepuasan kerja Seksyen ketujuh pula

membincangkan bukti kajian lepas Seksyen kelapan akan menerangkan

kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

10

21 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal

tahun 1950 an (Armstrong 1998 Bratton amp Gold I 999) Salah satu isu penting

adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine 1975) Ini

kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek

pembangunan dan motivasi pekerja (FletcherBaldry amp Cunningham-Snell 1997)

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria

utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja (Williams 2000 Ball et aI

1994 Alexander amp Ruderman 1987) Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat

Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas amp

Bretz 1994) Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan

memandang penilaian prestasi secara adil Rasa adil ini akan memberi kesan yang

positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi

211 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan

pekerja berkenaan prestasi kerja (Collins 1993) Penilaian prestasi juga dikatakan

sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai

individu penting (Murphy amp Cleveland 1995) Baker (19HH) mcntakritkan

penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk

membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian

22 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta

penglibatan pekerja (Fletcher amp Williams 1992 Silverman amp Wekley1984)

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara

penilai dan individu yang dinilai Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

BAB 1

PENDAHULUAN

10 Pengenaian

Bab ini mengandungi sembilan seksyen Seksyen yang pertama menerangkan

tentang latar belakang kajian ini Manakala seksyen kedua adalah mengenalpasti

masalah Seterusnya seksyen ketiga merangkumi penentuan objektif kajian iaitu

objektif umum dan khusus Seksyen yang keempat membangunkan kerangka

konseptual dan seksyen kelima membincangkan tentang hipotesis kajian

Kepentingan kajian pula akan diterangkan dalam seksyen keenam Manakala

seksyen yang ketujuh mengupas tentang definisi istilah yang digunakan di dalam

kajian Seksyen lapan pul~ akan membincangkan tentang limitasi kajian Seksyen

yang kesembilan menerangkan tentang kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

11 Latar Belakang kajian

Kepentingan nmalan penilaian prestasi dalam organisasi scmcmangnya tidak

dapat dipertikaikan (Armstrong 1998 Bratton and Gold 1999) lni disebabkan

penilaian prestasi dapat mempengaruhi keputusan berkaitan pemberian

penghargaan serta ganjaran yang diterima oleh pekerja Bermula dari era 1950 an

penilaian prestasi dianggap sebagai salah satu fungsi utama pengurusan sumber

manusia (Landy amp FaIT 1980) Pada era 1960 an pula ia telah mula dilihat

sebagai alat dalam pembangunan pekerja maklumbalas perancangan korporat amp

pengesahan dokumen (DeVries Morisson Shullman amp Gerlach 1986)

Penilaian prestasi ditakrifkan sebagai proses untuk menilai tahap prestasi pekerja

menjalankan tugasan berbanding piawaian yang telah ditetapkan serta memberi

maklumbalas untuk memudahkan pelaksanaan sesuatu tugasan memotivasi dan

membangunkan pekerja (Jackson amp Mathis 1994 Mondy et aI 1996 Dessler

2000) Berdasarkan takrifan ini dapat dilihat bahawa penilaian prestasi adalah

suatu alat yang penting kepada pihak pengurusan untuk mengetahui kelemahan

dan kesukaran yang dihadapi oleh pekerja dalam persekitaran kerja (Armstrong amp

Baron 1998)

Pendekatan secara konvensionallebih melihat penilaian prestasi scbagai pcnilaian

ke atas pekerja semata-mata Akan tetapi bagi pendekatan terkini ia lebih

menekankan kepada pemprosesan maklumat dalam pembuatan keputusan Dalam

konteks ini Amstrong amp Baron (1998) telah menekankan kepentingan penilaian

prestasi sebagai proses yang memerlukan penglibatan dari semua pihak yang

terlibat Terdapat dua kaedah penilaian prestasi yang sering digunakan dalam

organisasi termasuklah pengiraan jumlah skor dan temubual yang melibatkan

komunikasi antara pekerja dan majikan ( Maier1976)

Penilaian prestasi mempunyai pelbagai tujuan Di antaranya ialah untuk tujuan

professional pembangunan kerjaya mengukuhkan prinsip akauntabi lit i

(Collin1993) mempunyai kaitan yang rapat dengan pemberian penghargaan dan

2

ganjaran serta alat untuk menentukan kenaikan gaji dan pangkat pekerja (Abdul

Aziz 1999) Bagi mencapai tujuan ini pengurus hendaklah memfokuskan kepada

reka bentuk serta pentadbiran penilaian prestasi

12 Kenyataan Masalah

Kajian awal mengenai penilaian prestasi lebih banyak menghuraikan tentang

ciri-ciri amalan penilaian prestasi Sebagai contoh Piggot Irvine (2003) telah

menghuraikan dengan jelas tentang pelbagai kriteria yang diperlukan bagi

penilaian prestasi yang efektif Selain itu Smith (1976) telah melakukan kajian

mengenai kriteria skala pengkadaran yang di amalkan dalam penilaian prestasi

organisasi

Kajian yang lebih mendalam tentang sistem penilaian prestasi menunjukkan

bahawa ciri-ciri penilaian prestasi mempunyai kaitan yang rapat dengan kepuasan

kerja (Dobbins Cardy amp Platz 1988) Sebagai contoh komunikasi dua hala antara

majikan dan pekerja serta peluang pekerja terlibat dalam penilaian prestasi adalah

dua ciri utama yang sangat penting Sekiranya ciri ini dapat dijalankan dengan

teratur ia dapat meningkatkan kepuasan kerja (Fletcher amp Williams 1992

Silverman amp Wekley1984 Fletcher amp Williams1996)

Pemerhatian yang lebih mendalam terhadap perhubungan ini mendapati bahawa

kesan ciri-ciri penilaian pestasi tersebut ke atas kepuasan kerja dipengaruhi oleh

perasaan keadilan prosedur (Marie 2003 Hyung-Ryong Lee 2000) Sebagai

contoh amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja yang dilaksanakan

dengan teratur dalam proses penilaian prestasi dapat membangkitkan perasaan

adil terhadap sistem penilaian prestasi Rasa adil ini akan mendorong pekerja

untuk meningkatkan kepuasan kerja (Tyler 1990)

Sungguhpun hubungan ini diakui penting peranan keadilan prosedur sebagai

mediator tidak diberikan penekanan yang sewajamya dalam membentuk penilaiun

3

prestasi organisasi(Keeping amp Levy2000) Keadaan Inl mcndorong pcngkaji

untuk mengkaji secara mendalam sifat perhubungan ini

13 Objektif kajian

Kajian ini mempunyai dua objektif iaitu objektif umum dan objektif khusus

131 Objektifumum

Secara umumnya kajian ini dijalankan untuk mengenalpasti peranan keadilan

prosedur sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan pcnilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

132 Objektif khusus

Secara khususnya kajian ini dijalankan untuk

i) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara amalan komunikasi dengan kepuasan kerja

ii) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara penglibatan dengan kepuasan kerja

14 Kerangka konseptual

Rajah I menunjukkan pernubungan antara pembolehubah tak bersandar ( sistem

penilaian prestasi) pembolehubah mediator ( keadilan prosedur) dan

pembolehubah bersandar (kepuasan kerja)

4

Rajah 1 0

Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan antara amalan penilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

Amalan penilaian

prestasi

bull Komunikasi

bull Penglibatan

Keadilan Prosedur

II

Kepuasan Kcrja

Pembolchubah

Pembolehubah Pembolehubah

mediator bcrsandar

tidak bersandar

IS Hipotesis Kajian

Terdapat dua jenis hipotesis di dalam kajian ini iaitu hipotesis altematif umum

dan hipotesis alternatifkhusus Hipotesis kajian ini adalah seperti berikut

151 Hipotesis Umum

HI Keadilan prosedur mediasi secara positif antara amalan sistem penilaian

prestasi dengan kepuasan kerja

IS2 Hipotesis Khusus

HI Amalan komunikasi dua hala meningkatkan keadiIan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positifkepuasan kerja

H2 Penglibatan pekerja meningkatkan keadilan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positif kepuasan kerja

5

16 Kepentingan kajian

Terdapat tiga jenis kepentingan di dalam kajian ini iaitu kepentingan kepada teori

kepentingan kaedah penyelidikan dan juga kepentingan kepada pengamal sumber

manusia

161 Kepentingan Kepada Teori

Kajian ini dapat mengenalpasti kekurangan yang wujud dalam teori-tcori yang

sedia ada seperti Group Value Model T eori ini tidak menerangkan dengan

mendalam tentang amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja dalam

sistem penilaian prestasi di mana model ini tidak menekankan kepada peranan

mediator

162 Kepentingan Kepada Kaedah Penyelidikan

Gabungan kaedah temubual dan penggunaan borang soal selidik dapat memberi

panduan kepada pengkaji yang ingin mendalami tajuk ini Ia dipilih kerana

pendekatan secara kualitatif dan kuantitatif telah membuktikan keupayaan untuk

mengukur tahap keteguhan dan kebolehpercayaan skala pengukuran bagi kajian

terdahulu Oleh itu ia dipilih bagi memastikan pembolehubah-pembolehubah

kajian mempunyai tahap kerelevenan dan kebolehpercayaan yang tinggi lni akan

memandu kepada kesimpuhm kajian yang lebih mantap

163 Kepentingan Kepada Pengamal Sumber Manusia

Dari perspektif pengamal sumber manusia hasil kajian ini juga diharapkan akan

dapat membantu pengamal sumber manusia di Pejabat PosPending untuk

menambah baik gaya berkomunikasi antara majikan dan pekerja dalam konteks

penilaian prestasi agar wujudnya perasaan keadilan dalam diri pekerja terhadap

sistem penilaian prestasi yang diamalkan Contohnya dengan mewujudkan

6

prosedur yang lebih bersistematik dalam menjalankan temuduga penilaian

prestasi

Dapatan kajian ini juga dapat memberikan idea kepada pengamal sumber manusia

untuk menggalakkan kerja berkumpulan dan kerjasama antara majikan dan

pekerja Contohnya pekerja dan majikan bekerjasama dalam mereka bentuk

format borang penilaian prestasi Dengan cara ini pekerja lebih bermotivasi untuk

melakukan tugasan mereka dan merasakan sumbangan mcreka tcrhadap

organisasi lebih dihargai

Selain itu dapatan kajian ini dapat dijadikan panduan bagi pengamal sumber

manusia untuk merekabentuk kursus-kursus yang dapat meningkatkan

pengetahuankemahiran dan keupayaan (KSA) bagi pekerja mahupun pihak

majikan sendiri Contohnya kursus berkaitan dengan kemah iran membuat

penilaian diberikan kepada majikan Dcngan adanya kursus-kursus ini pckcrja

dan majikan akan lebih memahami konsep serta tujuan penilaian prcstasi yang

dilaksanakan dalam organisasi

17 Definisi Operasi

Seksyen ini hanya menerangkan takrif istilah operas) manakala taktif istilah

konseptual akan dihuraikan dalam bab kedua

171 Penilaian prestasi

Definisi Operasi

Merujuk kepada dua elemen penilaian prestasi iaitu amalan komunikasi antara

penilai dan individu yang dinilai dan penglibatan pekerja dalam sistem penilaian

prestasi

7

172 Komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

Definisi Operasi

Penerangan tentang format penilaian prestasi dan kriteria pemberian skor oleh

pengurus serta memperolehi maklumbalas tentang perlaksanaan sistem penilaian

prestasi dari pekerja yang dinilai

173 Penglibatan

Definisi Operasi

Pengurus memberi peluang kepada pekerja dengan merekabentuk fonnat

penilaian prestasi membincangkan cadangan pekerja dan menetapkan objektif

bagi penilaian preslasi

174 Keadilan prosedur

Definisi Qperasi

Perasaan adil terhadap amalan komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

dan penglibatan pekerja dalam merekabentuk sistem penilaian prestasi

175 Kepuasan kerja

Definisi Operasi

Perasaan pekerja sarna ada berpuas hati atau tidak berpuas hati terhadap kerja

yang diberikan oleh majikan

18 Limitasi Kajian

181 Kekangan masa

Masa sepanjang dua semester yang diperuntukkan tidak mencukupi untuk

mendapatkan lebih banyak responden Ini bertujuan untuk mendapatkan dapatan

kajian yang lebih mantap Sehubungan dengan itu skop kajian adalah terhad

sesuai dengan masa yang telah diperuntukkan

8

182 Sampel kajian

Jumlah responden yang digunakan dalam kajian ini hanyalah seramai 150 orang

Sampe) kajian ini hanya mewakili sebahagian pekerja di Pejabat Pos Pending

Selain itu kajian ini hanya dilakukan di sebuah organisasi sahaja sebagai lokasi

kajian

183 Kerahsiaan maklumat organisasi

Pengkaji sukar untuk mendapatkan maklumat yang tepat berkaitan dcngan skop

kajian Ini disebabkan oleh etika kerahsiaan organisasi serta skop bagi kajian ini

adalah isu sensitif di organisasi Jadi sesetengah maklumat penting yang tidak

dapat diperolehi disebabkan data tersebut dilabelkan sebagai data sulit Jib

didedahkan untuk tatapan umum berkemungkinan mampu untuk mcnjejaskan

reputasi dan imej organisasi

19 Kesimpulan

Dalam bab pertama ini perkara-perkara yang telah dihuraikan merangkumi

pengenalan kepada kajian kenyataan masalah kajian objektif kajian hipotesis

kajian kerangka konseptual kepentingan serta Iimitasi kajian Huraian yang telah

diberikan dapat memberikan gambaran mengenai kajian yang dijalankan Huraian

yang lebih mendalam tenUplg konsep teori serta sorotan kajian-kajian le~as akan

dibincangkan dalam bab yang kedua

9

BAB2

SOROTAN KAJTAN LEPAS

20 Pengenalan

Bab ini mempunyai Tapan seksyen Seksyen pertama menerangkan tentang konsep

penilaian prestasi Seksyen kedua akan menerangkan takrifan sistem penilaian

prestasi serta elemen-elemen dalam penilaian prestasi Seksyen ketiga akan

membincangkan tentang komunikasi dalam penilaian prestasi dan seksyen

keempat pula akan menghuraikan tentang penglibatan dalam pcnilaian prestasi

Seksyen kelima akan men~rangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan

seksyen keenam yang mengulas tentang kepuasan kerja Seksyen ketujuh pula

membincangkan bukti kajian lepas Seksyen kelapan akan menerangkan

kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

10

21 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal

tahun 1950 an (Armstrong 1998 Bratton amp Gold I 999) Salah satu isu penting

adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine 1975) Ini

kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek

pembangunan dan motivasi pekerja (FletcherBaldry amp Cunningham-Snell 1997)

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria

utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja (Williams 2000 Ball et aI

1994 Alexander amp Ruderman 1987) Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat

Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas amp

Bretz 1994) Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan

memandang penilaian prestasi secara adil Rasa adil ini akan memberi kesan yang

positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi

211 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan

pekerja berkenaan prestasi kerja (Collins 1993) Penilaian prestasi juga dikatakan

sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai

individu penting (Murphy amp Cleveland 1995) Baker (19HH) mcntakritkan

penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk

membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian

22 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta

penglibatan pekerja (Fletcher amp Williams 1992 Silverman amp Wekley1984)

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara

penilai dan individu yang dinilai Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

11 Latar Belakang kajian

Kepentingan nmalan penilaian prestasi dalam organisasi scmcmangnya tidak

dapat dipertikaikan (Armstrong 1998 Bratton and Gold 1999) lni disebabkan

penilaian prestasi dapat mempengaruhi keputusan berkaitan pemberian

penghargaan serta ganjaran yang diterima oleh pekerja Bermula dari era 1950 an

penilaian prestasi dianggap sebagai salah satu fungsi utama pengurusan sumber

manusia (Landy amp FaIT 1980) Pada era 1960 an pula ia telah mula dilihat

sebagai alat dalam pembangunan pekerja maklumbalas perancangan korporat amp

pengesahan dokumen (DeVries Morisson Shullman amp Gerlach 1986)

Penilaian prestasi ditakrifkan sebagai proses untuk menilai tahap prestasi pekerja

menjalankan tugasan berbanding piawaian yang telah ditetapkan serta memberi

maklumbalas untuk memudahkan pelaksanaan sesuatu tugasan memotivasi dan

membangunkan pekerja (Jackson amp Mathis 1994 Mondy et aI 1996 Dessler

2000) Berdasarkan takrifan ini dapat dilihat bahawa penilaian prestasi adalah

suatu alat yang penting kepada pihak pengurusan untuk mengetahui kelemahan

dan kesukaran yang dihadapi oleh pekerja dalam persekitaran kerja (Armstrong amp

Baron 1998)

Pendekatan secara konvensionallebih melihat penilaian prestasi scbagai pcnilaian

ke atas pekerja semata-mata Akan tetapi bagi pendekatan terkini ia lebih

menekankan kepada pemprosesan maklumat dalam pembuatan keputusan Dalam

konteks ini Amstrong amp Baron (1998) telah menekankan kepentingan penilaian

prestasi sebagai proses yang memerlukan penglibatan dari semua pihak yang

terlibat Terdapat dua kaedah penilaian prestasi yang sering digunakan dalam

organisasi termasuklah pengiraan jumlah skor dan temubual yang melibatkan

komunikasi antara pekerja dan majikan ( Maier1976)

Penilaian prestasi mempunyai pelbagai tujuan Di antaranya ialah untuk tujuan

professional pembangunan kerjaya mengukuhkan prinsip akauntabi lit i

(Collin1993) mempunyai kaitan yang rapat dengan pemberian penghargaan dan

2

ganjaran serta alat untuk menentukan kenaikan gaji dan pangkat pekerja (Abdul

Aziz 1999) Bagi mencapai tujuan ini pengurus hendaklah memfokuskan kepada

reka bentuk serta pentadbiran penilaian prestasi

12 Kenyataan Masalah

Kajian awal mengenai penilaian prestasi lebih banyak menghuraikan tentang

ciri-ciri amalan penilaian prestasi Sebagai contoh Piggot Irvine (2003) telah

menghuraikan dengan jelas tentang pelbagai kriteria yang diperlukan bagi

penilaian prestasi yang efektif Selain itu Smith (1976) telah melakukan kajian

mengenai kriteria skala pengkadaran yang di amalkan dalam penilaian prestasi

organisasi

Kajian yang lebih mendalam tentang sistem penilaian prestasi menunjukkan

bahawa ciri-ciri penilaian prestasi mempunyai kaitan yang rapat dengan kepuasan

kerja (Dobbins Cardy amp Platz 1988) Sebagai contoh komunikasi dua hala antara

majikan dan pekerja serta peluang pekerja terlibat dalam penilaian prestasi adalah

dua ciri utama yang sangat penting Sekiranya ciri ini dapat dijalankan dengan

teratur ia dapat meningkatkan kepuasan kerja (Fletcher amp Williams 1992

Silverman amp Wekley1984 Fletcher amp Williams1996)

Pemerhatian yang lebih mendalam terhadap perhubungan ini mendapati bahawa

kesan ciri-ciri penilaian pestasi tersebut ke atas kepuasan kerja dipengaruhi oleh

perasaan keadilan prosedur (Marie 2003 Hyung-Ryong Lee 2000) Sebagai

contoh amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja yang dilaksanakan

dengan teratur dalam proses penilaian prestasi dapat membangkitkan perasaan

adil terhadap sistem penilaian prestasi Rasa adil ini akan mendorong pekerja

untuk meningkatkan kepuasan kerja (Tyler 1990)

Sungguhpun hubungan ini diakui penting peranan keadilan prosedur sebagai

mediator tidak diberikan penekanan yang sewajamya dalam membentuk penilaiun

3

prestasi organisasi(Keeping amp Levy2000) Keadaan Inl mcndorong pcngkaji

untuk mengkaji secara mendalam sifat perhubungan ini

13 Objektif kajian

Kajian ini mempunyai dua objektif iaitu objektif umum dan objektif khusus

131 Objektifumum

Secara umumnya kajian ini dijalankan untuk mengenalpasti peranan keadilan

prosedur sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan pcnilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

132 Objektif khusus

Secara khususnya kajian ini dijalankan untuk

i) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara amalan komunikasi dengan kepuasan kerja

ii) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara penglibatan dengan kepuasan kerja

14 Kerangka konseptual

Rajah I menunjukkan pernubungan antara pembolehubah tak bersandar ( sistem

penilaian prestasi) pembolehubah mediator ( keadilan prosedur) dan

pembolehubah bersandar (kepuasan kerja)

4

Rajah 1 0

Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan antara amalan penilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

Amalan penilaian

prestasi

bull Komunikasi

bull Penglibatan

Keadilan Prosedur

II

Kepuasan Kcrja

Pembolchubah

Pembolehubah Pembolehubah

mediator bcrsandar

tidak bersandar

IS Hipotesis Kajian

Terdapat dua jenis hipotesis di dalam kajian ini iaitu hipotesis altematif umum

dan hipotesis alternatifkhusus Hipotesis kajian ini adalah seperti berikut

151 Hipotesis Umum

HI Keadilan prosedur mediasi secara positif antara amalan sistem penilaian

prestasi dengan kepuasan kerja

IS2 Hipotesis Khusus

HI Amalan komunikasi dua hala meningkatkan keadiIan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positifkepuasan kerja

H2 Penglibatan pekerja meningkatkan keadilan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positif kepuasan kerja

5

16 Kepentingan kajian

Terdapat tiga jenis kepentingan di dalam kajian ini iaitu kepentingan kepada teori

kepentingan kaedah penyelidikan dan juga kepentingan kepada pengamal sumber

manusia

161 Kepentingan Kepada Teori

Kajian ini dapat mengenalpasti kekurangan yang wujud dalam teori-tcori yang

sedia ada seperti Group Value Model T eori ini tidak menerangkan dengan

mendalam tentang amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja dalam

sistem penilaian prestasi di mana model ini tidak menekankan kepada peranan

mediator

162 Kepentingan Kepada Kaedah Penyelidikan

Gabungan kaedah temubual dan penggunaan borang soal selidik dapat memberi

panduan kepada pengkaji yang ingin mendalami tajuk ini Ia dipilih kerana

pendekatan secara kualitatif dan kuantitatif telah membuktikan keupayaan untuk

mengukur tahap keteguhan dan kebolehpercayaan skala pengukuran bagi kajian

terdahulu Oleh itu ia dipilih bagi memastikan pembolehubah-pembolehubah

kajian mempunyai tahap kerelevenan dan kebolehpercayaan yang tinggi lni akan

memandu kepada kesimpuhm kajian yang lebih mantap

163 Kepentingan Kepada Pengamal Sumber Manusia

Dari perspektif pengamal sumber manusia hasil kajian ini juga diharapkan akan

dapat membantu pengamal sumber manusia di Pejabat PosPending untuk

menambah baik gaya berkomunikasi antara majikan dan pekerja dalam konteks

penilaian prestasi agar wujudnya perasaan keadilan dalam diri pekerja terhadap

sistem penilaian prestasi yang diamalkan Contohnya dengan mewujudkan

6

prosedur yang lebih bersistematik dalam menjalankan temuduga penilaian

prestasi

Dapatan kajian ini juga dapat memberikan idea kepada pengamal sumber manusia

untuk menggalakkan kerja berkumpulan dan kerjasama antara majikan dan

pekerja Contohnya pekerja dan majikan bekerjasama dalam mereka bentuk

format borang penilaian prestasi Dengan cara ini pekerja lebih bermotivasi untuk

melakukan tugasan mereka dan merasakan sumbangan mcreka tcrhadap

organisasi lebih dihargai

Selain itu dapatan kajian ini dapat dijadikan panduan bagi pengamal sumber

manusia untuk merekabentuk kursus-kursus yang dapat meningkatkan

pengetahuankemahiran dan keupayaan (KSA) bagi pekerja mahupun pihak

majikan sendiri Contohnya kursus berkaitan dengan kemah iran membuat

penilaian diberikan kepada majikan Dcngan adanya kursus-kursus ini pckcrja

dan majikan akan lebih memahami konsep serta tujuan penilaian prcstasi yang

dilaksanakan dalam organisasi

17 Definisi Operasi

Seksyen ini hanya menerangkan takrif istilah operas) manakala taktif istilah

konseptual akan dihuraikan dalam bab kedua

171 Penilaian prestasi

Definisi Operasi

Merujuk kepada dua elemen penilaian prestasi iaitu amalan komunikasi antara

penilai dan individu yang dinilai dan penglibatan pekerja dalam sistem penilaian

prestasi

7

172 Komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

Definisi Operasi

Penerangan tentang format penilaian prestasi dan kriteria pemberian skor oleh

pengurus serta memperolehi maklumbalas tentang perlaksanaan sistem penilaian

prestasi dari pekerja yang dinilai

173 Penglibatan

Definisi Operasi

Pengurus memberi peluang kepada pekerja dengan merekabentuk fonnat

penilaian prestasi membincangkan cadangan pekerja dan menetapkan objektif

bagi penilaian preslasi

174 Keadilan prosedur

Definisi Qperasi

Perasaan adil terhadap amalan komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

dan penglibatan pekerja dalam merekabentuk sistem penilaian prestasi

175 Kepuasan kerja

Definisi Operasi

Perasaan pekerja sarna ada berpuas hati atau tidak berpuas hati terhadap kerja

yang diberikan oleh majikan

18 Limitasi Kajian

181 Kekangan masa

Masa sepanjang dua semester yang diperuntukkan tidak mencukupi untuk

mendapatkan lebih banyak responden Ini bertujuan untuk mendapatkan dapatan

kajian yang lebih mantap Sehubungan dengan itu skop kajian adalah terhad

sesuai dengan masa yang telah diperuntukkan

8

182 Sampel kajian

Jumlah responden yang digunakan dalam kajian ini hanyalah seramai 150 orang

Sampe) kajian ini hanya mewakili sebahagian pekerja di Pejabat Pos Pending

Selain itu kajian ini hanya dilakukan di sebuah organisasi sahaja sebagai lokasi

kajian

183 Kerahsiaan maklumat organisasi

Pengkaji sukar untuk mendapatkan maklumat yang tepat berkaitan dcngan skop

kajian Ini disebabkan oleh etika kerahsiaan organisasi serta skop bagi kajian ini

adalah isu sensitif di organisasi Jadi sesetengah maklumat penting yang tidak

dapat diperolehi disebabkan data tersebut dilabelkan sebagai data sulit Jib

didedahkan untuk tatapan umum berkemungkinan mampu untuk mcnjejaskan

reputasi dan imej organisasi

19 Kesimpulan

Dalam bab pertama ini perkara-perkara yang telah dihuraikan merangkumi

pengenalan kepada kajian kenyataan masalah kajian objektif kajian hipotesis

kajian kerangka konseptual kepentingan serta Iimitasi kajian Huraian yang telah

diberikan dapat memberikan gambaran mengenai kajian yang dijalankan Huraian

yang lebih mendalam tenUplg konsep teori serta sorotan kajian-kajian le~as akan

dibincangkan dalam bab yang kedua

9

BAB2

SOROTAN KAJTAN LEPAS

20 Pengenalan

Bab ini mempunyai Tapan seksyen Seksyen pertama menerangkan tentang konsep

penilaian prestasi Seksyen kedua akan menerangkan takrifan sistem penilaian

prestasi serta elemen-elemen dalam penilaian prestasi Seksyen ketiga akan

membincangkan tentang komunikasi dalam penilaian prestasi dan seksyen

keempat pula akan menghuraikan tentang penglibatan dalam pcnilaian prestasi

Seksyen kelima akan men~rangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan

seksyen keenam yang mengulas tentang kepuasan kerja Seksyen ketujuh pula

membincangkan bukti kajian lepas Seksyen kelapan akan menerangkan

kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

10

21 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal

tahun 1950 an (Armstrong 1998 Bratton amp Gold I 999) Salah satu isu penting

adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine 1975) Ini

kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek

pembangunan dan motivasi pekerja (FletcherBaldry amp Cunningham-Snell 1997)

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria

utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja (Williams 2000 Ball et aI

1994 Alexander amp Ruderman 1987) Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat

Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas amp

Bretz 1994) Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan

memandang penilaian prestasi secara adil Rasa adil ini akan memberi kesan yang

positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi

211 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan

pekerja berkenaan prestasi kerja (Collins 1993) Penilaian prestasi juga dikatakan

sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai

individu penting (Murphy amp Cleveland 1995) Baker (19HH) mcntakritkan

penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk

membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian

22 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta

penglibatan pekerja (Fletcher amp Williams 1992 Silverman amp Wekley1984)

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara

penilai dan individu yang dinilai Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

ganjaran serta alat untuk menentukan kenaikan gaji dan pangkat pekerja (Abdul

Aziz 1999) Bagi mencapai tujuan ini pengurus hendaklah memfokuskan kepada

reka bentuk serta pentadbiran penilaian prestasi

12 Kenyataan Masalah

Kajian awal mengenai penilaian prestasi lebih banyak menghuraikan tentang

ciri-ciri amalan penilaian prestasi Sebagai contoh Piggot Irvine (2003) telah

menghuraikan dengan jelas tentang pelbagai kriteria yang diperlukan bagi

penilaian prestasi yang efektif Selain itu Smith (1976) telah melakukan kajian

mengenai kriteria skala pengkadaran yang di amalkan dalam penilaian prestasi

organisasi

Kajian yang lebih mendalam tentang sistem penilaian prestasi menunjukkan

bahawa ciri-ciri penilaian prestasi mempunyai kaitan yang rapat dengan kepuasan

kerja (Dobbins Cardy amp Platz 1988) Sebagai contoh komunikasi dua hala antara

majikan dan pekerja serta peluang pekerja terlibat dalam penilaian prestasi adalah

dua ciri utama yang sangat penting Sekiranya ciri ini dapat dijalankan dengan

teratur ia dapat meningkatkan kepuasan kerja (Fletcher amp Williams 1992

Silverman amp Wekley1984 Fletcher amp Williams1996)

Pemerhatian yang lebih mendalam terhadap perhubungan ini mendapati bahawa

kesan ciri-ciri penilaian pestasi tersebut ke atas kepuasan kerja dipengaruhi oleh

perasaan keadilan prosedur (Marie 2003 Hyung-Ryong Lee 2000) Sebagai

contoh amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja yang dilaksanakan

dengan teratur dalam proses penilaian prestasi dapat membangkitkan perasaan

adil terhadap sistem penilaian prestasi Rasa adil ini akan mendorong pekerja

untuk meningkatkan kepuasan kerja (Tyler 1990)

Sungguhpun hubungan ini diakui penting peranan keadilan prosedur sebagai

mediator tidak diberikan penekanan yang sewajamya dalam membentuk penilaiun

3

prestasi organisasi(Keeping amp Levy2000) Keadaan Inl mcndorong pcngkaji

untuk mengkaji secara mendalam sifat perhubungan ini

13 Objektif kajian

Kajian ini mempunyai dua objektif iaitu objektif umum dan objektif khusus

131 Objektifumum

Secara umumnya kajian ini dijalankan untuk mengenalpasti peranan keadilan

prosedur sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan pcnilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

132 Objektif khusus

Secara khususnya kajian ini dijalankan untuk

i) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara amalan komunikasi dengan kepuasan kerja

ii) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara penglibatan dengan kepuasan kerja

14 Kerangka konseptual

Rajah I menunjukkan pernubungan antara pembolehubah tak bersandar ( sistem

penilaian prestasi) pembolehubah mediator ( keadilan prosedur) dan

pembolehubah bersandar (kepuasan kerja)

4

Rajah 1 0

Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan antara amalan penilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

Amalan penilaian

prestasi

bull Komunikasi

bull Penglibatan

Keadilan Prosedur

II

Kepuasan Kcrja

Pembolchubah

Pembolehubah Pembolehubah

mediator bcrsandar

tidak bersandar

IS Hipotesis Kajian

Terdapat dua jenis hipotesis di dalam kajian ini iaitu hipotesis altematif umum

dan hipotesis alternatifkhusus Hipotesis kajian ini adalah seperti berikut

151 Hipotesis Umum

HI Keadilan prosedur mediasi secara positif antara amalan sistem penilaian

prestasi dengan kepuasan kerja

IS2 Hipotesis Khusus

HI Amalan komunikasi dua hala meningkatkan keadiIan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positifkepuasan kerja

H2 Penglibatan pekerja meningkatkan keadilan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positif kepuasan kerja

5

16 Kepentingan kajian

Terdapat tiga jenis kepentingan di dalam kajian ini iaitu kepentingan kepada teori

kepentingan kaedah penyelidikan dan juga kepentingan kepada pengamal sumber

manusia

161 Kepentingan Kepada Teori

Kajian ini dapat mengenalpasti kekurangan yang wujud dalam teori-tcori yang

sedia ada seperti Group Value Model T eori ini tidak menerangkan dengan

mendalam tentang amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja dalam

sistem penilaian prestasi di mana model ini tidak menekankan kepada peranan

mediator

162 Kepentingan Kepada Kaedah Penyelidikan

Gabungan kaedah temubual dan penggunaan borang soal selidik dapat memberi

panduan kepada pengkaji yang ingin mendalami tajuk ini Ia dipilih kerana

pendekatan secara kualitatif dan kuantitatif telah membuktikan keupayaan untuk

mengukur tahap keteguhan dan kebolehpercayaan skala pengukuran bagi kajian

terdahulu Oleh itu ia dipilih bagi memastikan pembolehubah-pembolehubah

kajian mempunyai tahap kerelevenan dan kebolehpercayaan yang tinggi lni akan

memandu kepada kesimpuhm kajian yang lebih mantap

163 Kepentingan Kepada Pengamal Sumber Manusia

Dari perspektif pengamal sumber manusia hasil kajian ini juga diharapkan akan

dapat membantu pengamal sumber manusia di Pejabat PosPending untuk

menambah baik gaya berkomunikasi antara majikan dan pekerja dalam konteks

penilaian prestasi agar wujudnya perasaan keadilan dalam diri pekerja terhadap

sistem penilaian prestasi yang diamalkan Contohnya dengan mewujudkan

6

prosedur yang lebih bersistematik dalam menjalankan temuduga penilaian

prestasi

Dapatan kajian ini juga dapat memberikan idea kepada pengamal sumber manusia

untuk menggalakkan kerja berkumpulan dan kerjasama antara majikan dan

pekerja Contohnya pekerja dan majikan bekerjasama dalam mereka bentuk

format borang penilaian prestasi Dengan cara ini pekerja lebih bermotivasi untuk

melakukan tugasan mereka dan merasakan sumbangan mcreka tcrhadap

organisasi lebih dihargai

Selain itu dapatan kajian ini dapat dijadikan panduan bagi pengamal sumber

manusia untuk merekabentuk kursus-kursus yang dapat meningkatkan

pengetahuankemahiran dan keupayaan (KSA) bagi pekerja mahupun pihak

majikan sendiri Contohnya kursus berkaitan dengan kemah iran membuat

penilaian diberikan kepada majikan Dcngan adanya kursus-kursus ini pckcrja

dan majikan akan lebih memahami konsep serta tujuan penilaian prcstasi yang

dilaksanakan dalam organisasi

17 Definisi Operasi

Seksyen ini hanya menerangkan takrif istilah operas) manakala taktif istilah

konseptual akan dihuraikan dalam bab kedua

171 Penilaian prestasi

Definisi Operasi

Merujuk kepada dua elemen penilaian prestasi iaitu amalan komunikasi antara

penilai dan individu yang dinilai dan penglibatan pekerja dalam sistem penilaian

prestasi

7

172 Komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

Definisi Operasi

Penerangan tentang format penilaian prestasi dan kriteria pemberian skor oleh

pengurus serta memperolehi maklumbalas tentang perlaksanaan sistem penilaian

prestasi dari pekerja yang dinilai

173 Penglibatan

Definisi Operasi

Pengurus memberi peluang kepada pekerja dengan merekabentuk fonnat

penilaian prestasi membincangkan cadangan pekerja dan menetapkan objektif

bagi penilaian preslasi

174 Keadilan prosedur

Definisi Qperasi

Perasaan adil terhadap amalan komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

dan penglibatan pekerja dalam merekabentuk sistem penilaian prestasi

175 Kepuasan kerja

Definisi Operasi

Perasaan pekerja sarna ada berpuas hati atau tidak berpuas hati terhadap kerja

yang diberikan oleh majikan

18 Limitasi Kajian

181 Kekangan masa

Masa sepanjang dua semester yang diperuntukkan tidak mencukupi untuk

mendapatkan lebih banyak responden Ini bertujuan untuk mendapatkan dapatan

kajian yang lebih mantap Sehubungan dengan itu skop kajian adalah terhad

sesuai dengan masa yang telah diperuntukkan

8

182 Sampel kajian

Jumlah responden yang digunakan dalam kajian ini hanyalah seramai 150 orang

Sampe) kajian ini hanya mewakili sebahagian pekerja di Pejabat Pos Pending

Selain itu kajian ini hanya dilakukan di sebuah organisasi sahaja sebagai lokasi

kajian

183 Kerahsiaan maklumat organisasi

Pengkaji sukar untuk mendapatkan maklumat yang tepat berkaitan dcngan skop

kajian Ini disebabkan oleh etika kerahsiaan organisasi serta skop bagi kajian ini

adalah isu sensitif di organisasi Jadi sesetengah maklumat penting yang tidak

dapat diperolehi disebabkan data tersebut dilabelkan sebagai data sulit Jib

didedahkan untuk tatapan umum berkemungkinan mampu untuk mcnjejaskan

reputasi dan imej organisasi

19 Kesimpulan

Dalam bab pertama ini perkara-perkara yang telah dihuraikan merangkumi

pengenalan kepada kajian kenyataan masalah kajian objektif kajian hipotesis

kajian kerangka konseptual kepentingan serta Iimitasi kajian Huraian yang telah

diberikan dapat memberikan gambaran mengenai kajian yang dijalankan Huraian

yang lebih mendalam tenUplg konsep teori serta sorotan kajian-kajian le~as akan

dibincangkan dalam bab yang kedua

9

BAB2

SOROTAN KAJTAN LEPAS

20 Pengenalan

Bab ini mempunyai Tapan seksyen Seksyen pertama menerangkan tentang konsep

penilaian prestasi Seksyen kedua akan menerangkan takrifan sistem penilaian

prestasi serta elemen-elemen dalam penilaian prestasi Seksyen ketiga akan

membincangkan tentang komunikasi dalam penilaian prestasi dan seksyen

keempat pula akan menghuraikan tentang penglibatan dalam pcnilaian prestasi

Seksyen kelima akan men~rangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan

seksyen keenam yang mengulas tentang kepuasan kerja Seksyen ketujuh pula

membincangkan bukti kajian lepas Seksyen kelapan akan menerangkan

kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

10

21 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal

tahun 1950 an (Armstrong 1998 Bratton amp Gold I 999) Salah satu isu penting

adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine 1975) Ini

kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek

pembangunan dan motivasi pekerja (FletcherBaldry amp Cunningham-Snell 1997)

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria

utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja (Williams 2000 Ball et aI

1994 Alexander amp Ruderman 1987) Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat

Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas amp

Bretz 1994) Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan

memandang penilaian prestasi secara adil Rasa adil ini akan memberi kesan yang

positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi

211 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan

pekerja berkenaan prestasi kerja (Collins 1993) Penilaian prestasi juga dikatakan

sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai

individu penting (Murphy amp Cleveland 1995) Baker (19HH) mcntakritkan

penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk

membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian

22 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta

penglibatan pekerja (Fletcher amp Williams 1992 Silverman amp Wekley1984)

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara

penilai dan individu yang dinilai Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

prestasi organisasi(Keeping amp Levy2000) Keadaan Inl mcndorong pcngkaji

untuk mengkaji secara mendalam sifat perhubungan ini

13 Objektif kajian

Kajian ini mempunyai dua objektif iaitu objektif umum dan objektif khusus

131 Objektifumum

Secara umumnya kajian ini dijalankan untuk mengenalpasti peranan keadilan

prosedur sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan pcnilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

132 Objektif khusus

Secara khususnya kajian ini dijalankan untuk

i) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara amalan komunikasi dengan kepuasan kerja

ii) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan

antara penglibatan dengan kepuasan kerja

14 Kerangka konseptual

Rajah I menunjukkan pernubungan antara pembolehubah tak bersandar ( sistem

penilaian prestasi) pembolehubah mediator ( keadilan prosedur) dan

pembolehubah bersandar (kepuasan kerja)

4

Rajah 1 0

Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan antara amalan penilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

Amalan penilaian

prestasi

bull Komunikasi

bull Penglibatan

Keadilan Prosedur

II

Kepuasan Kcrja

Pembolchubah

Pembolehubah Pembolehubah

mediator bcrsandar

tidak bersandar

IS Hipotesis Kajian

Terdapat dua jenis hipotesis di dalam kajian ini iaitu hipotesis altematif umum

dan hipotesis alternatifkhusus Hipotesis kajian ini adalah seperti berikut

151 Hipotesis Umum

HI Keadilan prosedur mediasi secara positif antara amalan sistem penilaian

prestasi dengan kepuasan kerja

IS2 Hipotesis Khusus

HI Amalan komunikasi dua hala meningkatkan keadiIan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positifkepuasan kerja

H2 Penglibatan pekerja meningkatkan keadilan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positif kepuasan kerja

5

16 Kepentingan kajian

Terdapat tiga jenis kepentingan di dalam kajian ini iaitu kepentingan kepada teori

kepentingan kaedah penyelidikan dan juga kepentingan kepada pengamal sumber

manusia

161 Kepentingan Kepada Teori

Kajian ini dapat mengenalpasti kekurangan yang wujud dalam teori-tcori yang

sedia ada seperti Group Value Model T eori ini tidak menerangkan dengan

mendalam tentang amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja dalam

sistem penilaian prestasi di mana model ini tidak menekankan kepada peranan

mediator

162 Kepentingan Kepada Kaedah Penyelidikan

Gabungan kaedah temubual dan penggunaan borang soal selidik dapat memberi

panduan kepada pengkaji yang ingin mendalami tajuk ini Ia dipilih kerana

pendekatan secara kualitatif dan kuantitatif telah membuktikan keupayaan untuk

mengukur tahap keteguhan dan kebolehpercayaan skala pengukuran bagi kajian

terdahulu Oleh itu ia dipilih bagi memastikan pembolehubah-pembolehubah

kajian mempunyai tahap kerelevenan dan kebolehpercayaan yang tinggi lni akan

memandu kepada kesimpuhm kajian yang lebih mantap

163 Kepentingan Kepada Pengamal Sumber Manusia

Dari perspektif pengamal sumber manusia hasil kajian ini juga diharapkan akan

dapat membantu pengamal sumber manusia di Pejabat PosPending untuk

menambah baik gaya berkomunikasi antara majikan dan pekerja dalam konteks

penilaian prestasi agar wujudnya perasaan keadilan dalam diri pekerja terhadap

sistem penilaian prestasi yang diamalkan Contohnya dengan mewujudkan

6

prosedur yang lebih bersistematik dalam menjalankan temuduga penilaian

prestasi

Dapatan kajian ini juga dapat memberikan idea kepada pengamal sumber manusia

untuk menggalakkan kerja berkumpulan dan kerjasama antara majikan dan

pekerja Contohnya pekerja dan majikan bekerjasama dalam mereka bentuk

format borang penilaian prestasi Dengan cara ini pekerja lebih bermotivasi untuk

melakukan tugasan mereka dan merasakan sumbangan mcreka tcrhadap

organisasi lebih dihargai

Selain itu dapatan kajian ini dapat dijadikan panduan bagi pengamal sumber

manusia untuk merekabentuk kursus-kursus yang dapat meningkatkan

pengetahuankemahiran dan keupayaan (KSA) bagi pekerja mahupun pihak

majikan sendiri Contohnya kursus berkaitan dengan kemah iran membuat

penilaian diberikan kepada majikan Dcngan adanya kursus-kursus ini pckcrja

dan majikan akan lebih memahami konsep serta tujuan penilaian prcstasi yang

dilaksanakan dalam organisasi

17 Definisi Operasi

Seksyen ini hanya menerangkan takrif istilah operas) manakala taktif istilah

konseptual akan dihuraikan dalam bab kedua

171 Penilaian prestasi

Definisi Operasi

Merujuk kepada dua elemen penilaian prestasi iaitu amalan komunikasi antara

penilai dan individu yang dinilai dan penglibatan pekerja dalam sistem penilaian

prestasi

7

172 Komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

Definisi Operasi

Penerangan tentang format penilaian prestasi dan kriteria pemberian skor oleh

pengurus serta memperolehi maklumbalas tentang perlaksanaan sistem penilaian

prestasi dari pekerja yang dinilai

173 Penglibatan

Definisi Operasi

Pengurus memberi peluang kepada pekerja dengan merekabentuk fonnat

penilaian prestasi membincangkan cadangan pekerja dan menetapkan objektif

bagi penilaian preslasi

174 Keadilan prosedur

Definisi Qperasi

Perasaan adil terhadap amalan komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

dan penglibatan pekerja dalam merekabentuk sistem penilaian prestasi

175 Kepuasan kerja

Definisi Operasi

Perasaan pekerja sarna ada berpuas hati atau tidak berpuas hati terhadap kerja

yang diberikan oleh majikan

18 Limitasi Kajian

181 Kekangan masa

Masa sepanjang dua semester yang diperuntukkan tidak mencukupi untuk

mendapatkan lebih banyak responden Ini bertujuan untuk mendapatkan dapatan

kajian yang lebih mantap Sehubungan dengan itu skop kajian adalah terhad

sesuai dengan masa yang telah diperuntukkan

8

182 Sampel kajian

Jumlah responden yang digunakan dalam kajian ini hanyalah seramai 150 orang

Sampe) kajian ini hanya mewakili sebahagian pekerja di Pejabat Pos Pending

Selain itu kajian ini hanya dilakukan di sebuah organisasi sahaja sebagai lokasi

kajian

183 Kerahsiaan maklumat organisasi

Pengkaji sukar untuk mendapatkan maklumat yang tepat berkaitan dcngan skop

kajian Ini disebabkan oleh etika kerahsiaan organisasi serta skop bagi kajian ini

adalah isu sensitif di organisasi Jadi sesetengah maklumat penting yang tidak

dapat diperolehi disebabkan data tersebut dilabelkan sebagai data sulit Jib

didedahkan untuk tatapan umum berkemungkinan mampu untuk mcnjejaskan

reputasi dan imej organisasi

19 Kesimpulan

Dalam bab pertama ini perkara-perkara yang telah dihuraikan merangkumi

pengenalan kepada kajian kenyataan masalah kajian objektif kajian hipotesis

kajian kerangka konseptual kepentingan serta Iimitasi kajian Huraian yang telah

diberikan dapat memberikan gambaran mengenai kajian yang dijalankan Huraian

yang lebih mendalam tenUplg konsep teori serta sorotan kajian-kajian le~as akan

dibincangkan dalam bab yang kedua

9

BAB2

SOROTAN KAJTAN LEPAS

20 Pengenalan

Bab ini mempunyai Tapan seksyen Seksyen pertama menerangkan tentang konsep

penilaian prestasi Seksyen kedua akan menerangkan takrifan sistem penilaian

prestasi serta elemen-elemen dalam penilaian prestasi Seksyen ketiga akan

membincangkan tentang komunikasi dalam penilaian prestasi dan seksyen

keempat pula akan menghuraikan tentang penglibatan dalam pcnilaian prestasi

Seksyen kelima akan men~rangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan

seksyen keenam yang mengulas tentang kepuasan kerja Seksyen ketujuh pula

membincangkan bukti kajian lepas Seksyen kelapan akan menerangkan

kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

10

21 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal

tahun 1950 an (Armstrong 1998 Bratton amp Gold I 999) Salah satu isu penting

adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine 1975) Ini

kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek

pembangunan dan motivasi pekerja (FletcherBaldry amp Cunningham-Snell 1997)

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria

utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja (Williams 2000 Ball et aI

1994 Alexander amp Ruderman 1987) Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat

Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas amp

Bretz 1994) Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan

memandang penilaian prestasi secara adil Rasa adil ini akan memberi kesan yang

positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi

211 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan

pekerja berkenaan prestasi kerja (Collins 1993) Penilaian prestasi juga dikatakan

sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai

individu penting (Murphy amp Cleveland 1995) Baker (19HH) mcntakritkan

penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk

membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian

22 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta

penglibatan pekerja (Fletcher amp Williams 1992 Silverman amp Wekley1984)

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara

penilai dan individu yang dinilai Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

Rajah 1 0

Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan antara amalan penilaian prestasi

dengan kepuasan kerja

Amalan penilaian

prestasi

bull Komunikasi

bull Penglibatan

Keadilan Prosedur

II

Kepuasan Kcrja

Pembolchubah

Pembolehubah Pembolehubah

mediator bcrsandar

tidak bersandar

IS Hipotesis Kajian

Terdapat dua jenis hipotesis di dalam kajian ini iaitu hipotesis altematif umum

dan hipotesis alternatifkhusus Hipotesis kajian ini adalah seperti berikut

151 Hipotesis Umum

HI Keadilan prosedur mediasi secara positif antara amalan sistem penilaian

prestasi dengan kepuasan kerja

IS2 Hipotesis Khusus

HI Amalan komunikasi dua hala meningkatkan keadiIan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positifkepuasan kerja

H2 Penglibatan pekerja meningkatkan keadilan prosedur Ini akan

mempengaruhi seeara positif kepuasan kerja

5

16 Kepentingan kajian

Terdapat tiga jenis kepentingan di dalam kajian ini iaitu kepentingan kepada teori

kepentingan kaedah penyelidikan dan juga kepentingan kepada pengamal sumber

manusia

161 Kepentingan Kepada Teori

Kajian ini dapat mengenalpasti kekurangan yang wujud dalam teori-tcori yang

sedia ada seperti Group Value Model T eori ini tidak menerangkan dengan

mendalam tentang amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja dalam

sistem penilaian prestasi di mana model ini tidak menekankan kepada peranan

mediator

162 Kepentingan Kepada Kaedah Penyelidikan

Gabungan kaedah temubual dan penggunaan borang soal selidik dapat memberi

panduan kepada pengkaji yang ingin mendalami tajuk ini Ia dipilih kerana

pendekatan secara kualitatif dan kuantitatif telah membuktikan keupayaan untuk

mengukur tahap keteguhan dan kebolehpercayaan skala pengukuran bagi kajian

terdahulu Oleh itu ia dipilih bagi memastikan pembolehubah-pembolehubah

kajian mempunyai tahap kerelevenan dan kebolehpercayaan yang tinggi lni akan

memandu kepada kesimpuhm kajian yang lebih mantap

163 Kepentingan Kepada Pengamal Sumber Manusia

Dari perspektif pengamal sumber manusia hasil kajian ini juga diharapkan akan

dapat membantu pengamal sumber manusia di Pejabat PosPending untuk

menambah baik gaya berkomunikasi antara majikan dan pekerja dalam konteks

penilaian prestasi agar wujudnya perasaan keadilan dalam diri pekerja terhadap

sistem penilaian prestasi yang diamalkan Contohnya dengan mewujudkan

6

prosedur yang lebih bersistematik dalam menjalankan temuduga penilaian

prestasi

Dapatan kajian ini juga dapat memberikan idea kepada pengamal sumber manusia

untuk menggalakkan kerja berkumpulan dan kerjasama antara majikan dan

pekerja Contohnya pekerja dan majikan bekerjasama dalam mereka bentuk

format borang penilaian prestasi Dengan cara ini pekerja lebih bermotivasi untuk

melakukan tugasan mereka dan merasakan sumbangan mcreka tcrhadap

organisasi lebih dihargai

Selain itu dapatan kajian ini dapat dijadikan panduan bagi pengamal sumber

manusia untuk merekabentuk kursus-kursus yang dapat meningkatkan

pengetahuankemahiran dan keupayaan (KSA) bagi pekerja mahupun pihak

majikan sendiri Contohnya kursus berkaitan dengan kemah iran membuat

penilaian diberikan kepada majikan Dcngan adanya kursus-kursus ini pckcrja

dan majikan akan lebih memahami konsep serta tujuan penilaian prcstasi yang

dilaksanakan dalam organisasi

17 Definisi Operasi

Seksyen ini hanya menerangkan takrif istilah operas) manakala taktif istilah

konseptual akan dihuraikan dalam bab kedua

171 Penilaian prestasi

Definisi Operasi

Merujuk kepada dua elemen penilaian prestasi iaitu amalan komunikasi antara

penilai dan individu yang dinilai dan penglibatan pekerja dalam sistem penilaian

prestasi

7

172 Komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

Definisi Operasi

Penerangan tentang format penilaian prestasi dan kriteria pemberian skor oleh

pengurus serta memperolehi maklumbalas tentang perlaksanaan sistem penilaian

prestasi dari pekerja yang dinilai

173 Penglibatan

Definisi Operasi

Pengurus memberi peluang kepada pekerja dengan merekabentuk fonnat

penilaian prestasi membincangkan cadangan pekerja dan menetapkan objektif

bagi penilaian preslasi

174 Keadilan prosedur

Definisi Qperasi

Perasaan adil terhadap amalan komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

dan penglibatan pekerja dalam merekabentuk sistem penilaian prestasi

175 Kepuasan kerja

Definisi Operasi

Perasaan pekerja sarna ada berpuas hati atau tidak berpuas hati terhadap kerja

yang diberikan oleh majikan

18 Limitasi Kajian

181 Kekangan masa

Masa sepanjang dua semester yang diperuntukkan tidak mencukupi untuk

mendapatkan lebih banyak responden Ini bertujuan untuk mendapatkan dapatan

kajian yang lebih mantap Sehubungan dengan itu skop kajian adalah terhad

sesuai dengan masa yang telah diperuntukkan

8

182 Sampel kajian

Jumlah responden yang digunakan dalam kajian ini hanyalah seramai 150 orang

Sampe) kajian ini hanya mewakili sebahagian pekerja di Pejabat Pos Pending

Selain itu kajian ini hanya dilakukan di sebuah organisasi sahaja sebagai lokasi

kajian

183 Kerahsiaan maklumat organisasi

Pengkaji sukar untuk mendapatkan maklumat yang tepat berkaitan dcngan skop

kajian Ini disebabkan oleh etika kerahsiaan organisasi serta skop bagi kajian ini

adalah isu sensitif di organisasi Jadi sesetengah maklumat penting yang tidak

dapat diperolehi disebabkan data tersebut dilabelkan sebagai data sulit Jib

didedahkan untuk tatapan umum berkemungkinan mampu untuk mcnjejaskan

reputasi dan imej organisasi

19 Kesimpulan

Dalam bab pertama ini perkara-perkara yang telah dihuraikan merangkumi

pengenalan kepada kajian kenyataan masalah kajian objektif kajian hipotesis

kajian kerangka konseptual kepentingan serta Iimitasi kajian Huraian yang telah

diberikan dapat memberikan gambaran mengenai kajian yang dijalankan Huraian

yang lebih mendalam tenUplg konsep teori serta sorotan kajian-kajian le~as akan

dibincangkan dalam bab yang kedua

9

BAB2

SOROTAN KAJTAN LEPAS

20 Pengenalan

Bab ini mempunyai Tapan seksyen Seksyen pertama menerangkan tentang konsep

penilaian prestasi Seksyen kedua akan menerangkan takrifan sistem penilaian

prestasi serta elemen-elemen dalam penilaian prestasi Seksyen ketiga akan

membincangkan tentang komunikasi dalam penilaian prestasi dan seksyen

keempat pula akan menghuraikan tentang penglibatan dalam pcnilaian prestasi

Seksyen kelima akan men~rangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan

seksyen keenam yang mengulas tentang kepuasan kerja Seksyen ketujuh pula

membincangkan bukti kajian lepas Seksyen kelapan akan menerangkan

kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

10

21 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal

tahun 1950 an (Armstrong 1998 Bratton amp Gold I 999) Salah satu isu penting

adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine 1975) Ini

kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek

pembangunan dan motivasi pekerja (FletcherBaldry amp Cunningham-Snell 1997)

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria

utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja (Williams 2000 Ball et aI

1994 Alexander amp Ruderman 1987) Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat

Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas amp

Bretz 1994) Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan

memandang penilaian prestasi secara adil Rasa adil ini akan memberi kesan yang

positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi

211 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan

pekerja berkenaan prestasi kerja (Collins 1993) Penilaian prestasi juga dikatakan

sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai

individu penting (Murphy amp Cleveland 1995) Baker (19HH) mcntakritkan

penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk

membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian

22 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta

penglibatan pekerja (Fletcher amp Williams 1992 Silverman amp Wekley1984)

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara

penilai dan individu yang dinilai Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

16 Kepentingan kajian

Terdapat tiga jenis kepentingan di dalam kajian ini iaitu kepentingan kepada teori

kepentingan kaedah penyelidikan dan juga kepentingan kepada pengamal sumber

manusia

161 Kepentingan Kepada Teori

Kajian ini dapat mengenalpasti kekurangan yang wujud dalam teori-tcori yang

sedia ada seperti Group Value Model T eori ini tidak menerangkan dengan

mendalam tentang amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja dalam

sistem penilaian prestasi di mana model ini tidak menekankan kepada peranan

mediator

162 Kepentingan Kepada Kaedah Penyelidikan

Gabungan kaedah temubual dan penggunaan borang soal selidik dapat memberi

panduan kepada pengkaji yang ingin mendalami tajuk ini Ia dipilih kerana

pendekatan secara kualitatif dan kuantitatif telah membuktikan keupayaan untuk

mengukur tahap keteguhan dan kebolehpercayaan skala pengukuran bagi kajian

terdahulu Oleh itu ia dipilih bagi memastikan pembolehubah-pembolehubah

kajian mempunyai tahap kerelevenan dan kebolehpercayaan yang tinggi lni akan

memandu kepada kesimpuhm kajian yang lebih mantap

163 Kepentingan Kepada Pengamal Sumber Manusia

Dari perspektif pengamal sumber manusia hasil kajian ini juga diharapkan akan

dapat membantu pengamal sumber manusia di Pejabat PosPending untuk

menambah baik gaya berkomunikasi antara majikan dan pekerja dalam konteks

penilaian prestasi agar wujudnya perasaan keadilan dalam diri pekerja terhadap

sistem penilaian prestasi yang diamalkan Contohnya dengan mewujudkan

6

prosedur yang lebih bersistematik dalam menjalankan temuduga penilaian

prestasi

Dapatan kajian ini juga dapat memberikan idea kepada pengamal sumber manusia

untuk menggalakkan kerja berkumpulan dan kerjasama antara majikan dan

pekerja Contohnya pekerja dan majikan bekerjasama dalam mereka bentuk

format borang penilaian prestasi Dengan cara ini pekerja lebih bermotivasi untuk

melakukan tugasan mereka dan merasakan sumbangan mcreka tcrhadap

organisasi lebih dihargai

Selain itu dapatan kajian ini dapat dijadikan panduan bagi pengamal sumber

manusia untuk merekabentuk kursus-kursus yang dapat meningkatkan

pengetahuankemahiran dan keupayaan (KSA) bagi pekerja mahupun pihak

majikan sendiri Contohnya kursus berkaitan dengan kemah iran membuat

penilaian diberikan kepada majikan Dcngan adanya kursus-kursus ini pckcrja

dan majikan akan lebih memahami konsep serta tujuan penilaian prcstasi yang

dilaksanakan dalam organisasi

17 Definisi Operasi

Seksyen ini hanya menerangkan takrif istilah operas) manakala taktif istilah

konseptual akan dihuraikan dalam bab kedua

171 Penilaian prestasi

Definisi Operasi

Merujuk kepada dua elemen penilaian prestasi iaitu amalan komunikasi antara

penilai dan individu yang dinilai dan penglibatan pekerja dalam sistem penilaian

prestasi

7

172 Komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

Definisi Operasi

Penerangan tentang format penilaian prestasi dan kriteria pemberian skor oleh

pengurus serta memperolehi maklumbalas tentang perlaksanaan sistem penilaian

prestasi dari pekerja yang dinilai

173 Penglibatan

Definisi Operasi

Pengurus memberi peluang kepada pekerja dengan merekabentuk fonnat

penilaian prestasi membincangkan cadangan pekerja dan menetapkan objektif

bagi penilaian preslasi

174 Keadilan prosedur

Definisi Qperasi

Perasaan adil terhadap amalan komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

dan penglibatan pekerja dalam merekabentuk sistem penilaian prestasi

175 Kepuasan kerja

Definisi Operasi

Perasaan pekerja sarna ada berpuas hati atau tidak berpuas hati terhadap kerja

yang diberikan oleh majikan

18 Limitasi Kajian

181 Kekangan masa

Masa sepanjang dua semester yang diperuntukkan tidak mencukupi untuk

mendapatkan lebih banyak responden Ini bertujuan untuk mendapatkan dapatan

kajian yang lebih mantap Sehubungan dengan itu skop kajian adalah terhad

sesuai dengan masa yang telah diperuntukkan

8

182 Sampel kajian

Jumlah responden yang digunakan dalam kajian ini hanyalah seramai 150 orang

Sampe) kajian ini hanya mewakili sebahagian pekerja di Pejabat Pos Pending

Selain itu kajian ini hanya dilakukan di sebuah organisasi sahaja sebagai lokasi

kajian

183 Kerahsiaan maklumat organisasi

Pengkaji sukar untuk mendapatkan maklumat yang tepat berkaitan dcngan skop

kajian Ini disebabkan oleh etika kerahsiaan organisasi serta skop bagi kajian ini

adalah isu sensitif di organisasi Jadi sesetengah maklumat penting yang tidak

dapat diperolehi disebabkan data tersebut dilabelkan sebagai data sulit Jib

didedahkan untuk tatapan umum berkemungkinan mampu untuk mcnjejaskan

reputasi dan imej organisasi

19 Kesimpulan

Dalam bab pertama ini perkara-perkara yang telah dihuraikan merangkumi

pengenalan kepada kajian kenyataan masalah kajian objektif kajian hipotesis

kajian kerangka konseptual kepentingan serta Iimitasi kajian Huraian yang telah

diberikan dapat memberikan gambaran mengenai kajian yang dijalankan Huraian

yang lebih mendalam tenUplg konsep teori serta sorotan kajian-kajian le~as akan

dibincangkan dalam bab yang kedua

9

BAB2

SOROTAN KAJTAN LEPAS

20 Pengenalan

Bab ini mempunyai Tapan seksyen Seksyen pertama menerangkan tentang konsep

penilaian prestasi Seksyen kedua akan menerangkan takrifan sistem penilaian

prestasi serta elemen-elemen dalam penilaian prestasi Seksyen ketiga akan

membincangkan tentang komunikasi dalam penilaian prestasi dan seksyen

keempat pula akan menghuraikan tentang penglibatan dalam pcnilaian prestasi

Seksyen kelima akan men~rangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan

seksyen keenam yang mengulas tentang kepuasan kerja Seksyen ketujuh pula

membincangkan bukti kajian lepas Seksyen kelapan akan menerangkan

kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

10

21 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal

tahun 1950 an (Armstrong 1998 Bratton amp Gold I 999) Salah satu isu penting

adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine 1975) Ini

kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek

pembangunan dan motivasi pekerja (FletcherBaldry amp Cunningham-Snell 1997)

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria

utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja (Williams 2000 Ball et aI

1994 Alexander amp Ruderman 1987) Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat

Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas amp

Bretz 1994) Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan

memandang penilaian prestasi secara adil Rasa adil ini akan memberi kesan yang

positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi

211 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan

pekerja berkenaan prestasi kerja (Collins 1993) Penilaian prestasi juga dikatakan

sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai

individu penting (Murphy amp Cleveland 1995) Baker (19HH) mcntakritkan

penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk

membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian

22 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta

penglibatan pekerja (Fletcher amp Williams 1992 Silverman amp Wekley1984)

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara

penilai dan individu yang dinilai Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

prosedur yang lebih bersistematik dalam menjalankan temuduga penilaian

prestasi

Dapatan kajian ini juga dapat memberikan idea kepada pengamal sumber manusia

untuk menggalakkan kerja berkumpulan dan kerjasama antara majikan dan

pekerja Contohnya pekerja dan majikan bekerjasama dalam mereka bentuk

format borang penilaian prestasi Dengan cara ini pekerja lebih bermotivasi untuk

melakukan tugasan mereka dan merasakan sumbangan mcreka tcrhadap

organisasi lebih dihargai

Selain itu dapatan kajian ini dapat dijadikan panduan bagi pengamal sumber

manusia untuk merekabentuk kursus-kursus yang dapat meningkatkan

pengetahuankemahiran dan keupayaan (KSA) bagi pekerja mahupun pihak

majikan sendiri Contohnya kursus berkaitan dengan kemah iran membuat

penilaian diberikan kepada majikan Dcngan adanya kursus-kursus ini pckcrja

dan majikan akan lebih memahami konsep serta tujuan penilaian prcstasi yang

dilaksanakan dalam organisasi

17 Definisi Operasi

Seksyen ini hanya menerangkan takrif istilah operas) manakala taktif istilah

konseptual akan dihuraikan dalam bab kedua

171 Penilaian prestasi

Definisi Operasi

Merujuk kepada dua elemen penilaian prestasi iaitu amalan komunikasi antara

penilai dan individu yang dinilai dan penglibatan pekerja dalam sistem penilaian

prestasi

7

172 Komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

Definisi Operasi

Penerangan tentang format penilaian prestasi dan kriteria pemberian skor oleh

pengurus serta memperolehi maklumbalas tentang perlaksanaan sistem penilaian

prestasi dari pekerja yang dinilai

173 Penglibatan

Definisi Operasi

Pengurus memberi peluang kepada pekerja dengan merekabentuk fonnat

penilaian prestasi membincangkan cadangan pekerja dan menetapkan objektif

bagi penilaian preslasi

174 Keadilan prosedur

Definisi Qperasi

Perasaan adil terhadap amalan komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

dan penglibatan pekerja dalam merekabentuk sistem penilaian prestasi

175 Kepuasan kerja

Definisi Operasi

Perasaan pekerja sarna ada berpuas hati atau tidak berpuas hati terhadap kerja

yang diberikan oleh majikan

18 Limitasi Kajian

181 Kekangan masa

Masa sepanjang dua semester yang diperuntukkan tidak mencukupi untuk

mendapatkan lebih banyak responden Ini bertujuan untuk mendapatkan dapatan

kajian yang lebih mantap Sehubungan dengan itu skop kajian adalah terhad

sesuai dengan masa yang telah diperuntukkan

8

182 Sampel kajian

Jumlah responden yang digunakan dalam kajian ini hanyalah seramai 150 orang

Sampe) kajian ini hanya mewakili sebahagian pekerja di Pejabat Pos Pending

Selain itu kajian ini hanya dilakukan di sebuah organisasi sahaja sebagai lokasi

kajian

183 Kerahsiaan maklumat organisasi

Pengkaji sukar untuk mendapatkan maklumat yang tepat berkaitan dcngan skop

kajian Ini disebabkan oleh etika kerahsiaan organisasi serta skop bagi kajian ini

adalah isu sensitif di organisasi Jadi sesetengah maklumat penting yang tidak

dapat diperolehi disebabkan data tersebut dilabelkan sebagai data sulit Jib

didedahkan untuk tatapan umum berkemungkinan mampu untuk mcnjejaskan

reputasi dan imej organisasi

19 Kesimpulan

Dalam bab pertama ini perkara-perkara yang telah dihuraikan merangkumi

pengenalan kepada kajian kenyataan masalah kajian objektif kajian hipotesis

kajian kerangka konseptual kepentingan serta Iimitasi kajian Huraian yang telah

diberikan dapat memberikan gambaran mengenai kajian yang dijalankan Huraian

yang lebih mendalam tenUplg konsep teori serta sorotan kajian-kajian le~as akan

dibincangkan dalam bab yang kedua

9

BAB2

SOROTAN KAJTAN LEPAS

20 Pengenalan

Bab ini mempunyai Tapan seksyen Seksyen pertama menerangkan tentang konsep

penilaian prestasi Seksyen kedua akan menerangkan takrifan sistem penilaian

prestasi serta elemen-elemen dalam penilaian prestasi Seksyen ketiga akan

membincangkan tentang komunikasi dalam penilaian prestasi dan seksyen

keempat pula akan menghuraikan tentang penglibatan dalam pcnilaian prestasi

Seksyen kelima akan men~rangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan

seksyen keenam yang mengulas tentang kepuasan kerja Seksyen ketujuh pula

membincangkan bukti kajian lepas Seksyen kelapan akan menerangkan

kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

10

21 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal

tahun 1950 an (Armstrong 1998 Bratton amp Gold I 999) Salah satu isu penting

adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine 1975) Ini

kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek

pembangunan dan motivasi pekerja (FletcherBaldry amp Cunningham-Snell 1997)

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria

utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja (Williams 2000 Ball et aI

1994 Alexander amp Ruderman 1987) Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat

Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas amp

Bretz 1994) Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan

memandang penilaian prestasi secara adil Rasa adil ini akan memberi kesan yang

positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi

211 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan

pekerja berkenaan prestasi kerja (Collins 1993) Penilaian prestasi juga dikatakan

sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai

individu penting (Murphy amp Cleveland 1995) Baker (19HH) mcntakritkan

penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk

membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian

22 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta

penglibatan pekerja (Fletcher amp Williams 1992 Silverman amp Wekley1984)

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara

penilai dan individu yang dinilai Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

172 Komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

Definisi Operasi

Penerangan tentang format penilaian prestasi dan kriteria pemberian skor oleh

pengurus serta memperolehi maklumbalas tentang perlaksanaan sistem penilaian

prestasi dari pekerja yang dinilai

173 Penglibatan

Definisi Operasi

Pengurus memberi peluang kepada pekerja dengan merekabentuk fonnat

penilaian prestasi membincangkan cadangan pekerja dan menetapkan objektif

bagi penilaian preslasi

174 Keadilan prosedur

Definisi Qperasi

Perasaan adil terhadap amalan komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

dan penglibatan pekerja dalam merekabentuk sistem penilaian prestasi

175 Kepuasan kerja

Definisi Operasi

Perasaan pekerja sarna ada berpuas hati atau tidak berpuas hati terhadap kerja

yang diberikan oleh majikan

18 Limitasi Kajian

181 Kekangan masa

Masa sepanjang dua semester yang diperuntukkan tidak mencukupi untuk

mendapatkan lebih banyak responden Ini bertujuan untuk mendapatkan dapatan

kajian yang lebih mantap Sehubungan dengan itu skop kajian adalah terhad

sesuai dengan masa yang telah diperuntukkan

8

182 Sampel kajian

Jumlah responden yang digunakan dalam kajian ini hanyalah seramai 150 orang

Sampe) kajian ini hanya mewakili sebahagian pekerja di Pejabat Pos Pending

Selain itu kajian ini hanya dilakukan di sebuah organisasi sahaja sebagai lokasi

kajian

183 Kerahsiaan maklumat organisasi

Pengkaji sukar untuk mendapatkan maklumat yang tepat berkaitan dcngan skop

kajian Ini disebabkan oleh etika kerahsiaan organisasi serta skop bagi kajian ini

adalah isu sensitif di organisasi Jadi sesetengah maklumat penting yang tidak

dapat diperolehi disebabkan data tersebut dilabelkan sebagai data sulit Jib

didedahkan untuk tatapan umum berkemungkinan mampu untuk mcnjejaskan

reputasi dan imej organisasi

19 Kesimpulan

Dalam bab pertama ini perkara-perkara yang telah dihuraikan merangkumi

pengenalan kepada kajian kenyataan masalah kajian objektif kajian hipotesis

kajian kerangka konseptual kepentingan serta Iimitasi kajian Huraian yang telah

diberikan dapat memberikan gambaran mengenai kajian yang dijalankan Huraian

yang lebih mendalam tenUplg konsep teori serta sorotan kajian-kajian le~as akan

dibincangkan dalam bab yang kedua

9

BAB2

SOROTAN KAJTAN LEPAS

20 Pengenalan

Bab ini mempunyai Tapan seksyen Seksyen pertama menerangkan tentang konsep

penilaian prestasi Seksyen kedua akan menerangkan takrifan sistem penilaian

prestasi serta elemen-elemen dalam penilaian prestasi Seksyen ketiga akan

membincangkan tentang komunikasi dalam penilaian prestasi dan seksyen

keempat pula akan menghuraikan tentang penglibatan dalam pcnilaian prestasi

Seksyen kelima akan men~rangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan

seksyen keenam yang mengulas tentang kepuasan kerja Seksyen ketujuh pula

membincangkan bukti kajian lepas Seksyen kelapan akan menerangkan

kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

10

21 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal

tahun 1950 an (Armstrong 1998 Bratton amp Gold I 999) Salah satu isu penting

adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine 1975) Ini

kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek

pembangunan dan motivasi pekerja (FletcherBaldry amp Cunningham-Snell 1997)

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria

utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja (Williams 2000 Ball et aI

1994 Alexander amp Ruderman 1987) Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat

Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas amp

Bretz 1994) Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan

memandang penilaian prestasi secara adil Rasa adil ini akan memberi kesan yang

positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi

211 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan

pekerja berkenaan prestasi kerja (Collins 1993) Penilaian prestasi juga dikatakan

sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai

individu penting (Murphy amp Cleveland 1995) Baker (19HH) mcntakritkan

penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk

membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian

22 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta

penglibatan pekerja (Fletcher amp Williams 1992 Silverman amp Wekley1984)

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara

penilai dan individu yang dinilai Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

182 Sampel kajian

Jumlah responden yang digunakan dalam kajian ini hanyalah seramai 150 orang

Sampe) kajian ini hanya mewakili sebahagian pekerja di Pejabat Pos Pending

Selain itu kajian ini hanya dilakukan di sebuah organisasi sahaja sebagai lokasi

kajian

183 Kerahsiaan maklumat organisasi

Pengkaji sukar untuk mendapatkan maklumat yang tepat berkaitan dcngan skop

kajian Ini disebabkan oleh etika kerahsiaan organisasi serta skop bagi kajian ini

adalah isu sensitif di organisasi Jadi sesetengah maklumat penting yang tidak

dapat diperolehi disebabkan data tersebut dilabelkan sebagai data sulit Jib

didedahkan untuk tatapan umum berkemungkinan mampu untuk mcnjejaskan

reputasi dan imej organisasi

19 Kesimpulan

Dalam bab pertama ini perkara-perkara yang telah dihuraikan merangkumi

pengenalan kepada kajian kenyataan masalah kajian objektif kajian hipotesis

kajian kerangka konseptual kepentingan serta Iimitasi kajian Huraian yang telah

diberikan dapat memberikan gambaran mengenai kajian yang dijalankan Huraian

yang lebih mendalam tenUplg konsep teori serta sorotan kajian-kajian le~as akan

dibincangkan dalam bab yang kedua

9

BAB2

SOROTAN KAJTAN LEPAS

20 Pengenalan

Bab ini mempunyai Tapan seksyen Seksyen pertama menerangkan tentang konsep

penilaian prestasi Seksyen kedua akan menerangkan takrifan sistem penilaian

prestasi serta elemen-elemen dalam penilaian prestasi Seksyen ketiga akan

membincangkan tentang komunikasi dalam penilaian prestasi dan seksyen

keempat pula akan menghuraikan tentang penglibatan dalam pcnilaian prestasi

Seksyen kelima akan men~rangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan

seksyen keenam yang mengulas tentang kepuasan kerja Seksyen ketujuh pula

membincangkan bukti kajian lepas Seksyen kelapan akan menerangkan

kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

10

21 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal

tahun 1950 an (Armstrong 1998 Bratton amp Gold I 999) Salah satu isu penting

adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine 1975) Ini

kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek

pembangunan dan motivasi pekerja (FletcherBaldry amp Cunningham-Snell 1997)

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria

utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja (Williams 2000 Ball et aI

1994 Alexander amp Ruderman 1987) Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat

Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas amp

Bretz 1994) Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan

memandang penilaian prestasi secara adil Rasa adil ini akan memberi kesan yang

positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi

211 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan

pekerja berkenaan prestasi kerja (Collins 1993) Penilaian prestasi juga dikatakan

sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai

individu penting (Murphy amp Cleveland 1995) Baker (19HH) mcntakritkan

penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk

membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian

22 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta

penglibatan pekerja (Fletcher amp Williams 1992 Silverman amp Wekley1984)

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara

penilai dan individu yang dinilai Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

BAB2

SOROTAN KAJTAN LEPAS

20 Pengenalan

Bab ini mempunyai Tapan seksyen Seksyen pertama menerangkan tentang konsep

penilaian prestasi Seksyen kedua akan menerangkan takrifan sistem penilaian

prestasi serta elemen-elemen dalam penilaian prestasi Seksyen ketiga akan

membincangkan tentang komunikasi dalam penilaian prestasi dan seksyen

keempat pula akan menghuraikan tentang penglibatan dalam pcnilaian prestasi

Seksyen kelima akan men~rangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan

seksyen keenam yang mengulas tentang kepuasan kerja Seksyen ketujuh pula

membincangkan bukti kajian lepas Seksyen kelapan akan menerangkan

kesimpulan keseluruhan bagi bab ini

10

21 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal

tahun 1950 an (Armstrong 1998 Bratton amp Gold I 999) Salah satu isu penting

adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine 1975) Ini

kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek

pembangunan dan motivasi pekerja (FletcherBaldry amp Cunningham-Snell 1997)

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria

utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja (Williams 2000 Ball et aI

1994 Alexander amp Ruderman 1987) Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat

Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas amp

Bretz 1994) Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan

memandang penilaian prestasi secara adil Rasa adil ini akan memberi kesan yang

positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi

211 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan

pekerja berkenaan prestasi kerja (Collins 1993) Penilaian prestasi juga dikatakan

sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai

individu penting (Murphy amp Cleveland 1995) Baker (19HH) mcntakritkan

penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk

membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian

22 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta

penglibatan pekerja (Fletcher amp Williams 1992 Silverman amp Wekley1984)

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara

penilai dan individu yang dinilai Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

21 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal

tahun 1950 an (Armstrong 1998 Bratton amp Gold I 999) Salah satu isu penting

adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine 1975) Ini

kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek

pembangunan dan motivasi pekerja (FletcherBaldry amp Cunningham-Snell 1997)

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria

utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja (Williams 2000 Ball et aI

1994 Alexander amp Ruderman 1987) Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat

Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas amp

Bretz 1994) Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan

memandang penilaian prestasi secara adil Rasa adil ini akan memberi kesan yang

positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi

211 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan

pekerja berkenaan prestasi kerja (Collins 1993) Penilaian prestasi juga dikatakan

sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai

individu penting (Murphy amp Cleveland 1995) Baker (19HH) mcntakritkan

penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk

membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian

22 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta

penglibatan pekerja (Fletcher amp Williams 1992 Silverman amp Wekley1984)

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara

penilai dan individu yang dinilai Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas

sejUrus penerangan diberikan Dalam konteks penilaian prestasi penglibatan

pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi

membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi

111 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan

kepada pekerja lni kerana kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi

berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu majikan harus memberitahu tahap

prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah

diputuskan dengan rasa adil (Flanner Hofrichter Platten1996)

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk

berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat Merriam

(2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku

di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol petunjuk atau

tingkahlaku Menurut Julia (1992) komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang

disedari atau sebalikoya Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk

babasa melalui pertuturan atau kaedah lain

1111 Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi

membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan Cara

berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak

kepada peningkatan prestasi individu (Ab Aziz Yusof 2003) Menurut Cadwell

(1995) dan Valerie (1 996) penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila

komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan lni kerana melalui

komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas pengurus

akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja

12

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13

Ab Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang

diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia Komunikasi secara

terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala

maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan

cara penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi Komunikasi secara

terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan

teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif Komunikasi sccara rahsia bcrcrti

majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja Pekerja

hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat

yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap

penilaian prestasi Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil

setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap Rasa adil ini akan

mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja Manakala komunikasi

secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian

banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja Bias ini akan mencetuskan

anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi Mereka akan beranggapan

penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah Ini akan

menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka

111 Penglibatan

Dari segi konsep penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina

struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert 2003)

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi

sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk ( McGregor 1957 Maier

1958 Likert 1959) Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang

mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab Aziz Yuso(

2(03)

13