1

Tugas : Take Home Ujian Akhir Triwulan

Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen

Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc

Faktor-Faktor Yang Dapat

Mempengaruhi Kegagalan Dan Kesuksesan Dalam Pembangunan Dan

Penerapan Sistem Informasi Di Suatu Perusahaan.

oleh:

Evy Fachraini Winniasri

P.056111481.48

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2012

2

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI............................................................................................................. 2

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................... 3

1.1. Latar Belakang................................ ............................................................ 3

1.2. Perumusan Masalah................................................................................... . 3

1.3. Tujuan ......................................................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................. 5

2.1. Sistem Informasi ........................................................................................... 5

2.2. Faktor Kegagalan dan Keberhasilan Sistem Informasi................. ............... 6

BAB III PEMBAHASAN ........................................................................................ 8

3.1. Ciri-ciri Diperlukannya Pengembangan Sistem Informasi ......................... 8

3.2 . Faktor-Faktor Kegagalan Dan Kesuksesan Dalam Pembangunan Dan

Penerapan Sistem Informasi Di Suatu Perusahaan ....................................... 8

BAB IV PENUTUP...... ......................................................................................... 11

4.1 Kesimpulan................................................................................................... . 11

4.2 Saran............................................................................................................. . 11

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 12

3

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam

suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan

suatu kejadian kejadianyang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi

merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan

dalam proses pengabilan keputusan. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih

efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat

tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai

efektivitasnya.

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia,

seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung

kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat

dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu

tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga

dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan

mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem

informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah

bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti

(sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital)

dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system).

Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah

tujuan dalam mendesain sistem baru.

1.2 Perumusan Masalah

Sistem informasi dalam suatu perusahaan dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang

menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam perusahaan tersebut kapan saja

diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan

mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau

peralatan sistem lainnya. Sistem informasi jika diterapkan dengan baik maka akan membawa

keberhasilan dan keuntungan bagi organisasi atau perusahaan, namun sebaliknya penerapan

4

sistem informasi yang tidak tepat dan kurang optimal akan berimplikasi pada kegagalan dan

kerugian bagi organisasi atau perusahaan

Kegagalan sistem infomasi perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan sebelum

penerapan atau diterapkan begitu gagal sehingga organisasi kembali ke sistem infomasi yang

dahulu. Ini merupakan biaya yang buruk karena perusahaan umumnya telah

menginvestasikan jutaan dolar dan banyak jam kerja dalam proyek sistem informasi

manajemen perusahaan . Namun kegagalan system informasi perusahaan tidak berarti bahwa

organisasi menyerah sepenuhnya .Organisasi tersebut akan terus menerus memperbaiki

sistem informasi yang ada sehingga dapat mendukung efektivitas operasional proses bisnis.

Berdasarkan latar belakang tersebut diatas, maka dapat dirumuskan masalah yaitu apakah

faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam pembangunan dan

penerapan sistem informasi di suatu perusahaan.

1.2 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah tersebut, penulisan makalah ini dilakukan dengan

tujuan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kegagalan dan

kesuksesan dalam pembangunan dan penerapan sistem informasi di suatu perusahaan.

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi

Menurut OBrien (2005) sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-

orang, alat fisik (hardware) , perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), jaringan

komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan

informasi dalam sebuah organisasi. Bisnis adalah contoh sistem organisasi tempat sumber

daya ekonomi (input) diubah melalui erbagai proses bisnis (pemrosesan) menjadi barang dan

jasa (output). Sistem informasi memberikan umpan balik mengenali operasi sistem pada

pihak manajemen untuk pengarahan dan pemeliharaan sistem (pengendalian) ketika sistem

bertukar input dan output dengan lingkungannya.

Dalam dunia binis aktivitas sistem informasi berupa: a)Input, aktivitas memasukkan

data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lain untuk pemrosesan selanjutnya. b)

Pemrosesan, penghitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran

data input. c) Penyimpanan, memelihara catatan mengenai pelanggan, karyawan maupun

produk untuk digunakan kemudian. d) Pengendalian, berupa pengawasan dan evaluasi atas

umpan balik yang terjadi dari aktivitas input, pemrosesan dan penyimpanan agar sistem

sesuai standar kinerja yang telah ditetapkan.

Peranan sistem informasi dalam bisnis yaitu :

a. Mendukung proses bisnis dan operasional.

Sistem informasi berbasis komputer merupakan area fungsional utama dari bisnis yang

penting dalam keberhasilan bisnis seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen

operasional (pencatatan pembelian dan penjualan, menelusuri persediaan bahan baku),

pemasaran (cakupan distribusi dan memprediksi trend penjualan) dan manajemen

sumberdaya manusia (membayar pegawai, simulasi bonus dan promosi jabatan). Selain itu

sebagaikontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai

serta layanan dan kepuasan pelanggan.

b. Mendukung pengambilan keputusan.

Sistem informasi sebagai sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk

menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh manajer dan praktisi bisnis.

Sistem informasi dapat membantu manajer menentukan lini produk apa yang perlu

ditambah, jenis investasi yang dibutuhkan, dimana umumnya dibuat setelah analisis

diberikan oleh sistem informsi berbasis komputer.

6

c. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif

Penggunaan sistem dan teknologi informasi memungkinkan mendapatkan kelebihan

strategis yang inovatif atas para pesaing dalam pasar global.

d. Sistem informasi memungkinkan peluang adanya karier yang dinamis, memuaskan dan

menantang bagi jutaan pria dan wanita. Selain itu sebagai komponen penting dari

sumberdaya, infrastruktur dan kemampuan perusahaan bisnis membentuk jaringan

Mengembangkan solusi sistem informasi yang mampu mengatasi masalah bisnis

adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang

praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi

informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer

bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis

sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem informasi

untuk mengatasi masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa

proses bertahap atau beberapa siklus yaitu investigasi, analisis, pembentukan design,

implementasi sistem informasi, dan menjaga keberlanjutan sistem informasi (OBrien, 2005).

2.2 Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi

Berdasarkan studi literatur beberapa faktor yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan

penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi/perusahaan yaitu: (Rosemary Cafasaro

dalam OBrien, 2005)

a. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan tersebut antara lain karena:

1) Adanya dukungan dari manajemen eksekutif , terutama dalam keterbukaan fungsi SI,

praktisi bisnis pengembangan aplikasi SI, perencanaan dan pengendalian penggunaan

bisnis TI akan membentuk respons dari manajemen atas berbagai tantangan dalam

meningkatkan nilai bisnis strategis TI sehingga masalah kinerja SI dalam unit bisnis

dan proyek pengembangan dapat terhindari.

2) Keterlibatan end-user (pemakai akhir), penting dalam menghindari masalah penolakan

dari karyawan dan desain interface pemakai yang buruk.

3) Adanya tujuan dan kebutuhan perusahaan yang jelas, sehingga diperlukan perencanaan

yang matang dan harapan perusahaan yang nyata.

b. Beberapa hal yang menunjukkan penyebab kegagalan berdasarkan faktor-faktor tersebut

adalah:

1) Ketika pihak manajemen eksekutif tidak mendukung sistem evaluasi dan pengambilan

keputusan dalam perusahaan dari hasil analisis sistem informasi, sehingga dapat

7

menimbulkan komando yang membingungkan. Sedangkan jika dari pihak end user

tidak ada respons atau hubungan timbal-balik atas apa yang telah diterima sebagai

bahan evaluasi bagi perusahaan. Pengembangan sistem informasi sebagai salah satu

sarana pencapaian tujuan perusahaan, membutuhkan dukungan baik dari manajemen

maupun end user sehingga keduanya harus sejalan, serta perlu disiapkan perencanaan

dengan baik dan matang.

2) Perusahaan harus memiliki harapan/tujuan yang nyata (reliable), yaitu yang ingin

dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau

penerapan sistem informasi dapat terjadi.

8

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Ciri-ciri Diperlukannya Pengembangan Sistem Informasi

Sistem informasi yang baik akan mampu menyediakan data dan kemanpuan analisis

perhitungan data-data untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan. Pentingnya pengembangan

sistem informasi di perusahaan dicirikan antara lain:

a. Adanya keluhan pengguna dan respons terhadap pengguna lambat

b. Pengiriman barang sering tertunda akibat kurang persediaan

c. Pembayaran gaji terlambat

d. Laporan tidak tepat waktu dan isi tidak tepat

e. Tanggung jawab tidak jelas

f. Waktu kerja berlebihan

g. Produktvitas tenaga kerja rendah

h. Kegiatan tumpang tindih

i. Biaya operasi tinggi dan investasi tidak efisein

j. File-file tidak teratur

k. Pekerjaan manajer terlalu teknis

3.2 Faktor-Faktor Kegagalan Dan Kesuksesan Dalam Pembangunan Dan Penerapan

Sistem Informasi Di Suatu Perusahaan

Penggunaan sistem informasi di suatu perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis tidak

selalu membawa keuntungan bagi perusahaan yang menerapkannya. Sistem informasi dapat

dikatakan gagal jika dalam realisasinya terjadi kelemahan dan tidak mampu menunjang

kebutuhan perusahaan, padahal perusahaan telah mengeluarkan biaya tinggi untuk sistem

informasi, tetapi sistem informasi tidak dapat digunakan. Beberapa faktor yang menjadi

penyebab kegagalan penerapan sistem informasi di perusahaan yaitu:

a. Perencanaan sistem informasi tidak memadai

Sistem informasi harus ditentukan maksud dan tujuannya yang selanjutnya dapat

ditambahkan komponen yang sesuai dengan tujuan utama. Perencanaan sistem informasi

harus sejalan dengan tujuan dan komponen tersebut. Umumnya pimpinan perusahaan tidak

mengetahui apa visi, misi, strategi ataupun rencana bisnis yang berkenaan dengan

implementasi sistem informasi pada perusahaannya yang berakibat sistem informasi yang

tidak sesuai kebutuhan akan menghambat pencapaian tujuan perusahaan. Selain itu

9

ketidakjelasan tujuan akan menyulitkan perusahaan dalam menentukan instrumen yang

akan digunakan untuk mengukur tingkat pengembalian investasi yang telah dilakukan

dalam merencanakan dan merancang sistem informasi.

b. Minimnya dukungan dari top management perusahaan

Perencanaan dan pengembangan sistem informasi harus didukung para manajer

berkepentingan. Manajer sebaiknya aktif membantu merancang pengembangan sistem

informasi mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil

yang terlibat mengingat sistem informasi akan diterapkan secara keseluruhan

diperusahaan. Jika manajer tidak mengetahui sistem informasi akan menghambat

pengambilan keputusan, kinerja perusahaan terganggu dan pencapaian sasaran menjadi

lebih lama.

c. Minimnya kemampuan dan pengetahuan karyawan

Sistem informasi yang tidak disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat

menggunaakan sistem informasi. Kurangnya keterampilan dari tenaga-tenaga yang

digunakan oleh perusahaan untuk menjalankan TI membuat personel SI harus terus

menerus dilatih untuk dapat mengejar perkembangan terakhir dalam bidang TI yang

bergerak cepat dan sangat berbau teknis, kinerja karyawan harus selalu dievaluasi dan

kinerja bagus harus dihargai dengankenaikan gaji atau promosi.

d. Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar

Tumpang tindihnya penugasan akibat struktu organisasi yang gemuk mengakibatkan

pencapaian tujuan perusahaan tidak tercapai optimal. Selain itu Kegagalan implementasi

sistem informasi disebabkan karena keterlibatan pengguna yang terbatas. Misalnya dalam

penerapan sistem informasi, perusahaan hanya berfokus pada level manajer sehingga

dalam implementasinya sistem informasi kurang dapat digunakan oleh seluruh karyawan

dalam perusahaan tersebut.

e. Minimnya input dari pemakai akhir.

Keterlibatan end-user (pemakai akhir) dalam hal ini karyawan ataupun pelanggan, penting

dalam menghindari masalah penolakan dari karyawan dan desain interface pemakai yang

buruk serta sebagai bahan evaluasi bagi pencapaian tujuan perusahaan.

Oleh karena itu untuk mencapai kesuksesan dalam siklus pengembangan

implementasi sistem informasi di perusahaan diperlukan hal-hal sebagai berikut:

a. Tahap investigasi sistem

10

Pada tahap ini diperlukan perencanaan yang matang dengan memahami masalah dan

peluang bisnis yang ada sehingga pengembangan sistem informasi sejalan dengan

kebutuhan perusahaan.

b. Tahap analisis sistem

Pada tahap ini diperlukan keterlibatan manajemen dan pemakai akhir untuk menganalisis

kebutuhan informasi semua pihak baik untuk analisis organisasional maupun analisis

sistem sebagai dasar desain sistem informasi baru.

c. Desain sistem

Pada tahap ini dimana tim teknologi informasi bekerjasama dengan tim bisnis atau

manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait memerlukan

tingkat kemampuan, ketrampilan dan kompetensi tinggi dari personil IT sehingga

diperlukan pelatihan yang terus menerus mengikuti perkembangan IT

d. Implementasi dan pemeliharaan sistem

Dalam Implementasi dan pemeliharaan sistem, yang terkait pemerolehan hardware,

software, pengembangan software, pengujian program, mengawasi, mengevaluasi dan

memodifikasi sistem bisnis sesuai kebutuhan dan lain-lain diperlukan keterlibatan dan

kesiapan semua pihak baik manajer, karyawan dan pemakai akhir untuk beroperasi dengan

sistem yang baru. Selain itu pengorganisasian yang tepat juga diperlukan untuk mencegah

tumpang tindih penugasan. Untuk memberikan hasil pengujian yang benar maka perlu

dilakukan pengujian dengan sungguh-sungguh karena hal ini menyangkut penggunaan

jangka panjang. Jika pengujian dilakukan secara asal-asalan maka tidak akan mampu

memperoleh koreksi-koreksi yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna guna

menyempurnakan desain sistem yang dikembangkan dan hanya hanya akan menghasiskan

waktu dan biaya implementasi dengan percuma.

Berikut contoh faktor-faktor yang mendukung keberhasilan penerapan implementasi

sistem informasi (dalam hal ini ERP) di perusahaan PT Cahroen Pokphan Indonesia yang

mengacu pada Brown and Vessey (2003) yaitu1:

1. Top management is engaged in the project, not just involved.

Seorang manajer harus terikat dalam proyek tersebut mulai dari perencanaan,

pengembangan, implementasi dan monitoring. Jadi, diperlukan adanya keterlibatan langsung

dari seorang manajer terutama manajer CIO dan juga CEO dalam rangka

1 www.luvkucing.blogspot.com. Diakses tanggal 24 September 2012.

http://www.luvkucing.blogspot.com/

11

mengimplementasikan IT pada Charoen Pokphand Indonesia (PT CPI).

2. Project leaders are veterans, and team members are decision makers.

Seorang project leader harus memiliki pengalaman yang cukup dan memberikan

kebebasan bagi anggotanya untuk mengambil keputusan.

3. Third parties fill gaps in expertise and transfer their knowledge.

Seorang konsultan harus menjadi penengah antara perusahaan dan vendor. Selain itu

konsultan berfungsi untuk transfer knowledge kepada perusahaan agar pada saat konsultan

pergi maka perusahaan tetap dapat melakukan operasinya. Perlu adanya penunjukan

konsultan IT dalam penerapan ERP di perusahaan nanti yang dapat mentransfer ilmu ke para

pengusaha lokal. Dalam hal ini perusahaan pembuat SAP senantiasa melakukan

pendampingan terhadap karyawan divisi IT di PT CPI.

4.Change management goes hand-in-hand with project planning.

Implementasi proyek harus sejalan dengan manajemen perubahan perusahaan karena

di tengah jalan rencana dapat berubah sehingga harus cepat menyesuaikan dengan perubahan

yang ada. Dengan demikian, perlu adanya kajian lebih mendalam sebelum melakukan

perubahan change management di dalam intern perusahaan. Perlu menyiapkan SDM yang

bagus dan memiliki pengetahuan yang luas tentang perubahan yang akan terjadi dalam

perusahaan. Sumber daya manusia yang spesialis untuk pengoperasian layanan di

PT.Charoen Pokphand Indonesia untuk aktivitas SI antara lain employeer, security

administrator, database administrator, Network administrator, system administrator, dan

lain-lain senantiasa mendapat pelatihan di bidang sistem informasi dan teknologi secara

berkala baik di dalam negeri maupun diluar negeri.

5.A satisfying mindset prevails.

Harus ada tingkat kepuasan yang sama dari seluruh pihak yang terlibat dalam unit

bisnis karena jika ada pihak yang belum puas dapat menghambat implementasi bisnis. Jadi,

penerapan sistem ERP di Charoen Pokphand Indonesia nanti dapat memuaskan segala pihak

baik project leader, user, maupun pelanggan yang berhubungan dengan perusahaan.

12

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan masalah diatas dapat diambil kesimpulan bahwa dalam

mencapai keberhasilan dalam penerapan sistem informasi di perusahaan diperlukan

perencanaan yang memadai, strategi/ tujuan perusahaan yang reliable, dukungan dari

petinggi perusahaan, keterlibatan pemakai akhir, pengorganisasian yang wajar, kompetensi

SDM yang sejalan dengan tujuan perusahaan.

4.2 Saran

Dengan melihat dari berbagai faktor penyebab gagalnya sistem informasi di

perusahaan, untuk memperoleh keberhasilan dalam pengelolaan sistem informasi di

perusahaan, sebaiknya dilakukan evaluasi terhadap manajemen perusahaan tersebut,

guna mengetahui lebih lanjut faktor manakah yang paling mempengaruhi perkembangan

sistem informasi di perusahaan dan kemudian dicari solusi yang paling tepat untuk

menanganinya.

13

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2010. Sistem Informasi Manajemen. Paper. Universitas Pembangunan Nasional

Veteran.

Kasmianto. 2011. http://Jawaban UAS Semester Genap 2011_2012 Sistem Informasi FE

Reguler A.htm. diakses 20 September 2012.

OBrien James. 2005. Introduction to Information System, 12 th edition. McGraw Hill

Companies, Inc.

Sanjoyo. 2010. Sistem Informasi Manajemen dan Fungsi SIM. www.yoyoke.web.ugm.ac.id.

Diakses 20 September 2012.

http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id/