1
Tugas : Take Home Ujian Akhir Triwulan
Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc
Faktor-Faktor Yang Dapat
Mempengaruhi Kegagalan Dan Kesuksesan Dalam Pembangunan Dan
Penerapan Sistem Informasi Di Suatu Perusahaan.
oleh:
Evy Fachraini Winniasri
P.056111481.48
PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2012
2
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI............................................................................................................. 2
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................... 3
1.1. Latar Belakang................................ ............................................................ 3
1.2. Perumusan Masalah................................................................................... . 3
1.3. Tujuan ......................................................................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................. 5
2.1. Sistem Informasi ........................................................................................... 5
2.2. Faktor Kegagalan dan Keberhasilan Sistem Informasi................. ............... 6
BAB III PEMBAHASAN ........................................................................................ 8
3.1. Ciri-ciri Diperlukannya Pengembangan Sistem Informasi ......................... 8
3.2 . Faktor-Faktor Kegagalan Dan Kesuksesan Dalam Pembangunan Dan
Penerapan Sistem Informasi Di Suatu Perusahaan ....................................... 8
BAB IV PENUTUP...... ......................................................................................... 11
4.1 Kesimpulan................................................................................................... . 11
4.2 Saran............................................................................................................. . 11
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 12
3
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam
suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan
suatu kejadian kejadianyang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi
merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan
dalam proses pengabilan keputusan. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih
efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat
tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai
efektivitasnya.
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia,
seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung
kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat
dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu
tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga
dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan
mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem
informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah
bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti
(sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital)
dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system).
Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah
tujuan dalam mendesain sistem baru.
1.2 Perumusan Masalah
Sistem informasi dalam suatu perusahaan dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang
menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam perusahaan tersebut kapan saja
diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan
mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau
peralatan sistem lainnya. Sistem informasi jika diterapkan dengan baik maka akan membawa
keberhasilan dan keuntungan bagi organisasi atau perusahaan, namun sebaliknya penerapan
4
sistem informasi yang tidak tepat dan kurang optimal akan berimplikasi pada kegagalan dan
kerugian bagi organisasi atau perusahaan
Kegagalan sistem infomasi perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan sebelum
penerapan atau diterapkan begitu gagal sehingga organisasi kembali ke sistem infomasi yang
dahulu. Ini merupakan biaya yang buruk karena perusahaan umumnya telah
menginvestasikan jutaan dolar dan banyak jam kerja dalam proyek sistem informasi
manajemen perusahaan . Namun kegagalan system informasi perusahaan tidak berarti bahwa
organisasi menyerah sepenuhnya .Organisasi tersebut akan terus menerus memperbaiki
sistem informasi yang ada sehingga dapat mendukung efektivitas operasional proses bisnis.
Berdasarkan latar belakang tersebut diatas, maka dapat dirumuskan masalah yaitu apakah
faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam pembangunan dan
penerapan sistem informasi di suatu perusahaan.
1.2 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah tersebut, penulisan makalah ini dilakukan dengan
tujuan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kegagalan dan
kesuksesan dalam pembangunan dan penerapan sistem informasi di suatu perusahaan.
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Menurut OBrien (2005) sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-
orang, alat fisik (hardware) , perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), jaringan
komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan
informasi dalam sebuah organisasi. Bisnis adalah contoh sistem organisasi tempat sumber
daya ekonomi (input) diubah melalui erbagai proses bisnis (pemrosesan) menjadi barang dan
jasa (output). Sistem informasi memberikan umpan balik mengenali operasi sistem pada
pihak manajemen untuk pengarahan dan pemeliharaan sistem (pengendalian) ketika sistem
bertukar input dan output dengan lingkungannya.
Dalam dunia binis aktivitas sistem informasi berupa: a)Input, aktivitas memasukkan
data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lain untuk pemrosesan selanjutnya. b)
Pemrosesan, penghitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran
data input. c) Penyimpanan, memelihara catatan mengenai pelanggan, karyawan maupun
produk untuk digunakan kemudian. d) Pengendalian, berupa pengawasan dan evaluasi atas
umpan balik yang terjadi dari aktivitas input, pemrosesan dan penyimpanan agar sistem
sesuai standar kinerja yang telah ditetapkan.
Peranan sistem informasi dalam bisnis yaitu :
a. Mendukung proses bisnis dan operasional.
Sistem informasi berbasis komputer merupakan area fungsional utama dari bisnis yang
penting dalam keberhasilan bisnis seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen
operasional (pencatatan pembelian dan penjualan, menelusuri persediaan bahan baku),
pemasaran (cakupan distribusi dan memprediksi trend penjualan) dan manajemen
sumberdaya manusia (membayar pegawai, simulasi bonus dan promosi jabatan). Selain itu
sebagaikontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai
serta layanan dan kepuasan pelanggan.
b. Mendukung pengambilan keputusan.
Sistem informasi sebagai sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk
menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh manajer dan praktisi bisnis.
Sistem informasi dapat membantu manajer menentukan lini produk apa yang perlu
ditambah, jenis investasi yang dibutuhkan, dimana umumnya dibuat setelah analisis
diberikan oleh sistem informsi berbasis komputer.
6
c. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Penggunaan sistem dan teknologi informasi memungkinkan mendapatkan kelebihan
strategis yang inovatif atas para pesaing dalam pasar global.
d. Sistem informasi memungkinkan peluang adanya karier yang dinamis, memuaskan dan
menantang bagi jutaan pria dan wanita. Selain itu sebagai komponen penting dari
sumberdaya, infrastruktur dan kemampuan perusahaan bisnis membentuk jaringan
Mengembangkan solusi sistem informasi yang mampu mengatasi masalah bisnis
adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang
praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi
informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer
bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis
sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem informasi
untuk mengatasi masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa
proses bertahap atau beberapa siklus yaitu investigasi, analisis, pembentukan design,
implementasi sistem informasi, dan menjaga keberlanjutan sistem informasi (OBrien, 2005).
2.2 Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi
Berdasarkan studi literatur beberapa faktor yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan
penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi/perusahaan yaitu: (Rosemary Cafasaro
dalam OBrien, 2005)
a. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan tersebut antara lain karena:
1) Adanya dukungan dari manajemen eksekutif , terutama dalam keterbukaan fungsi SI,
praktisi bisnis pengembangan aplikasi SI, perencanaan dan pengendalian penggunaan
bisnis TI akan membentuk respons dari manajemen atas berbagai tantangan dalam
meningkatkan nilai bisnis strategis TI sehingga masalah kinerja SI dalam unit bisnis
dan proyek pengembangan dapat terhindari.
2) Keterlibatan end-user (pemakai akhir), penting dalam menghindari masalah penolakan
dari karyawan dan desain interface pemakai yang buruk.
3) Adanya tujuan dan kebutuhan perusahaan yang jelas, sehingga diperlukan perencanaan
yang matang dan harapan perusahaan yang nyata.
b. Beberapa hal yang menunjukkan penyebab kegagalan berdasarkan faktor-faktor tersebut
adalah:
1) Ketika pihak manajemen eksekutif tidak mendukung sistem evaluasi dan pengambilan
keputusan dalam perusahaan dari hasil analisis sistem informasi, sehingga dapat
7
menimbulkan komando yang membingungkan. Sedangkan jika dari pihak end user
tidak ada respons atau hubungan timbal-balik atas apa yang telah diterima sebagai
bahan evaluasi bagi perusahaan. Pengembangan sistem informasi sebagai salah satu
sarana pencapaian tujuan perusahaan, membutuhkan dukungan baik dari manajemen
maupun end user sehingga keduanya harus sejalan, serta perlu disiapkan perencanaan
dengan baik dan matang.
2) Perusahaan harus memiliki harapan/tujuan yang nyata (reliable), yaitu yang ingin
dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau
penerapan sistem informasi dapat terjadi.
8
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Ciri-ciri Diperlukannya Pengembangan Sistem Informasi
Sistem informasi yang baik akan mampu menyediakan data dan kemanpuan analisis
perhitungan data-data untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan. Pentingnya pengembangan
sistem informasi di perusahaan dicirikan antara lain:
a. Adanya keluhan pengguna dan respons terhadap pengguna lambat
b. Pengiriman barang sering tertunda akibat kurang persediaan
c. Pembayaran gaji terlambat
d. Laporan tidak tepat waktu dan isi tidak tepat
e. Tanggung jawab tidak jelas
f. Waktu kerja berlebihan
g. Produktvitas tenaga kerja rendah
h. Kegiatan tumpang tindih
i. Biaya operasi tinggi dan investasi tidak efisein
j. File-file tidak teratur
k. Pekerjaan manajer terlalu teknis
3.2 Faktor-Faktor Kegagalan Dan Kesuksesan Dalam Pembangunan Dan Penerapan
Sistem Informasi Di Suatu Perusahaan
Penggunaan sistem informasi di suatu perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis tidak
selalu membawa keuntungan bagi perusahaan yang menerapkannya. Sistem informasi dapat
dikatakan gagal jika dalam realisasinya terjadi kelemahan dan tidak mampu menunjang
kebutuhan perusahaan, padahal perusahaan telah mengeluarkan biaya tinggi untuk sistem
informasi, tetapi sistem informasi tidak dapat digunakan. Beberapa faktor yang menjadi
penyebab kegagalan penerapan sistem informasi di perusahaan yaitu:
a. Perencanaan sistem informasi tidak memadai
Sistem informasi harus ditentukan maksud dan tujuannya yang selanjutnya dapat
ditambahkan komponen yang sesuai dengan tujuan utama. Perencanaan sistem informasi
harus sejalan dengan tujuan dan komponen tersebut. Umumnya pimpinan perusahaan tidak
mengetahui apa visi, misi, strategi ataupun rencana bisnis yang berkenaan dengan
implementasi sistem informasi pada perusahaannya yang berakibat sistem informasi yang
tidak sesuai kebutuhan akan menghambat pencapaian tujuan perusahaan. Selain itu
9
ketidakjelasan tujuan akan menyulitkan perusahaan dalam menentukan instrumen yang
akan digunakan untuk mengukur tingkat pengembalian investasi yang telah dilakukan
dalam merencanakan dan merancang sistem informasi.
b. Minimnya dukungan dari top management perusahaan
Perencanaan dan pengembangan sistem informasi harus didukung para manajer
berkepentingan. Manajer sebaiknya aktif membantu merancang pengembangan sistem
informasi mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil
yang terlibat mengingat sistem informasi akan diterapkan secara keseluruhan
diperusahaan. Jika manajer tidak mengetahui sistem informasi akan menghambat
pengambilan keputusan, kinerja perusahaan terganggu dan pencapaian sasaran menjadi
lebih lama.
c. Minimnya kemampuan dan pengetahuan karyawan
Sistem informasi yang tidak disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat
menggunaakan sistem informasi. Kurangnya keterampilan dari tenaga-tenaga yang
digunakan oleh perusahaan untuk menjalankan TI membuat personel SI harus terus
menerus dilatih untuk dapat mengejar perkembangan terakhir dalam bidang TI yang
bergerak cepat dan sangat berbau teknis, kinerja karyawan harus selalu dievaluasi dan
kinerja bagus harus dihargai dengankenaikan gaji atau promosi.
d. Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar
Tumpang tindihnya penugasan akibat struktu organisasi yang gemuk mengakibatkan
pencapaian tujuan perusahaan tidak tercapai optimal. Selain itu Kegagalan implementasi
sistem informasi disebabkan karena keterlibatan pengguna yang terbatas. Misalnya dalam
penerapan sistem informasi, perusahaan hanya berfokus pada level manajer sehingga
dalam implementasinya sistem informasi kurang dapat digunakan oleh seluruh karyawan
dalam perusahaan tersebut.
e. Minimnya input dari pemakai akhir.
Keterlibatan end-user (pemakai akhir) dalam hal ini karyawan ataupun pelanggan, penting
dalam menghindari masalah penolakan dari karyawan dan desain interface pemakai yang
buruk serta sebagai bahan evaluasi bagi pencapaian tujuan perusahaan.
Oleh karena itu untuk mencapai kesuksesan dalam siklus pengembangan
implementasi sistem informasi di perusahaan diperlukan hal-hal sebagai berikut:
a. Tahap investigasi sistem
10
Pada tahap ini diperlukan perencanaan yang matang dengan memahami masalah dan
peluang bisnis yang ada sehingga pengembangan sistem informasi sejalan dengan
kebutuhan perusahaan.
b. Tahap analisis sistem
Pada tahap ini diperlukan keterlibatan manajemen dan pemakai akhir untuk menganalisis
kebutuhan informasi semua pihak baik untuk analisis organisasional maupun analisis
sistem sebagai dasar desain sistem informasi baru.
c. Desain sistem
Pada tahap ini dimana tim teknologi informasi bekerjasama dengan tim bisnis atau
manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait memerlukan
tingkat kemampuan, ketrampilan dan kompetensi tinggi dari personil IT sehingga
diperlukan pelatihan yang terus menerus mengikuti perkembangan IT
d. Implementasi dan pemeliharaan sistem
Dalam Implementasi dan pemeliharaan sistem, yang terkait pemerolehan hardware,
software, pengembangan software, pengujian program, mengawasi, mengevaluasi dan
memodifikasi sistem bisnis sesuai kebutuhan dan lain-lain diperlukan keterlibatan dan
kesiapan semua pihak baik manajer, karyawan dan pemakai akhir untuk beroperasi dengan
sistem yang baru. Selain itu pengorganisasian yang tepat juga diperlukan untuk mencegah
tumpang tindih penugasan. Untuk memberikan hasil pengujian yang benar maka perlu
dilakukan pengujian dengan sungguh-sungguh karena hal ini menyangkut penggunaan
jangka panjang. Jika pengujian dilakukan secara asal-asalan maka tidak akan mampu
memperoleh koreksi-koreksi yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna guna
menyempurnakan desain sistem yang dikembangkan dan hanya hanya akan menghasiskan
waktu dan biaya implementasi dengan percuma.
Berikut contoh faktor-faktor yang mendukung keberhasilan penerapan implementasi
sistem informasi (dalam hal ini ERP) di perusahaan PT Cahroen Pokphan Indonesia yang
mengacu pada Brown and Vessey (2003) yaitu1:
1. Top management is engaged in the project, not just involved.
Seorang manajer harus terikat dalam proyek tersebut mulai dari perencanaan,
pengembangan, implementasi dan monitoring. Jadi, diperlukan adanya keterlibatan langsung
dari seorang manajer terutama manajer CIO dan juga CEO dalam rangka
1 www.luvkucing.blogspot.com. Diakses tanggal 24 September 2012.
http://www.luvkucing.blogspot.com/
11
mengimplementasikan IT pada Charoen Pokphand Indonesia (PT CPI).
2. Project leaders are veterans, and team members are decision makers.
Seorang project leader harus memiliki pengalaman yang cukup dan memberikan
kebebasan bagi anggotanya untuk mengambil keputusan.
3. Third parties fill gaps in expertise and transfer their knowledge.
Seorang konsultan harus menjadi penengah antara perusahaan dan vendor. Selain itu
konsultan berfungsi untuk transfer knowledge kepada perusahaan agar pada saat konsultan
pergi maka perusahaan tetap dapat melakukan operasinya. Perlu adanya penunjukan
konsultan IT dalam penerapan ERP di perusahaan nanti yang dapat mentransfer ilmu ke para
pengusaha lokal. Dalam hal ini perusahaan pembuat SAP senantiasa melakukan
pendampingan terhadap karyawan divisi IT di PT CPI.
4.Change management goes hand-in-hand with project planning.
Implementasi proyek harus sejalan dengan manajemen perubahan perusahaan karena
di tengah jalan rencana dapat berubah sehingga harus cepat menyesuaikan dengan perubahan
yang ada. Dengan demikian, perlu adanya kajian lebih mendalam sebelum melakukan
perubahan change management di dalam intern perusahaan. Perlu menyiapkan SDM yang
bagus dan memiliki pengetahuan yang luas tentang perubahan yang akan terjadi dalam
perusahaan. Sumber daya manusia yang spesialis untuk pengoperasian layanan di
PT.Charoen Pokphand Indonesia untuk aktivitas SI antara lain employeer, security
administrator, database administrator, Network administrator, system administrator, dan
lain-lain senantiasa mendapat pelatihan di bidang sistem informasi dan teknologi secara
berkala baik di dalam negeri maupun diluar negeri.
5.A satisfying mindset prevails.
Harus ada tingkat kepuasan yang sama dari seluruh pihak yang terlibat dalam unit
bisnis karena jika ada pihak yang belum puas dapat menghambat implementasi bisnis. Jadi,
penerapan sistem ERP di Charoen Pokphand Indonesia nanti dapat memuaskan segala pihak
baik project leader, user, maupun pelanggan yang berhubungan dengan perusahaan.
12
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan masalah diatas dapat diambil kesimpulan bahwa dalam
mencapai keberhasilan dalam penerapan sistem informasi di perusahaan diperlukan
perencanaan yang memadai, strategi/ tujuan perusahaan yang reliable, dukungan dari
petinggi perusahaan, keterlibatan pemakai akhir, pengorganisasian yang wajar, kompetensi
SDM yang sejalan dengan tujuan perusahaan.
4.2 Saran
Dengan melihat dari berbagai faktor penyebab gagalnya sistem informasi di
perusahaan, untuk memperoleh keberhasilan dalam pengelolaan sistem informasi di
perusahaan, sebaiknya dilakukan evaluasi terhadap manajemen perusahaan tersebut,
guna mengetahui lebih lanjut faktor manakah yang paling mempengaruhi perkembangan
sistem informasi di perusahaan dan kemudian dicari solusi yang paling tepat untuk
menanganinya.
13
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2010. Sistem Informasi Manajemen. Paper. Universitas Pembangunan Nasional
Veteran.
Kasmianto. 2011. http://Jawaban UAS Semester Genap 2011_2012 Sistem Informasi FE
Reguler A.htm. diakses 20 September 2012.
OBrien James. 2005. Introduction to Information System, 12 th edition. McGraw Hill
Companies, Inc.
Sanjoyo. 2010. Sistem Informasi Manajemen dan Fungsi SIM. www.yoyoke.web.ugm.ac.id.
Diakses 20 September 2012.
http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id/Top Related