Copyright © 2014 www.jurnalkomputer.com

PENGENALAN MICROSOFT EXCEL

Asep Herman Suyanto info@bambutechno.com

http://www.bambutechno.com

A. Software Spreadsheet

Lembatang sebar atau Lembar lajur (Bahasa Inggris: spreadsheet) adalah tabel informasi/data berbentuk kotak dengan baris dan kolom yang berisi penghitungan-penghitungan yang digunakan untuk melakukan analisa komparatif. Bentuk analisa dan perhitungan yang lain dapat berupa analisa statistik, perhitungan akuntansi, pembuatan time-schedule dan lain sebagainya.

Software spreadsheet merupakan aplikasi yang penting terutama untuk keperluan kantor. Hampir semua program untuk aplikasi perkantoran menyertakan spreadsheet di dalamnya, misalnya MS Excel (Microsoft Office), Lotus 1-2-3 (Lotus SmartSuite), Quatro Pro (WordPerfect Office), Applixware Spreadsheet (Applixware), StarCalc (StarOffice), KSpread (KOffice), Gnumeric (Gnome Office), dan Siag (Siag Office). Selain itu ada beberapa program spreadsheet yang berdiri sendiri atau tidak masuk ke dalam kelompok suatu aplikasi perkantoran, misalnya abs, Xxl, Abacus, Maxwell's Lemur, GNU Oleo, sc (spreadsheet calculator), dll.

B. Mengenal Microsoft Excel

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007.

Sejarah Excel dimulai pada tahun 1982, Microsoft membuat sebuah program spreadsheet yang disebut dengan Multiplan, yang sangat populer dalam sistem-sistem CP/M, tapi tidak dalam sistem MS-DOS mengingat di sana sudah berdiri saingannya, yakni Lotus 1-2-3. Hal ini membuat Microsoft memulai pengembangan sebuah program spreadsheet yang baru yang disebut dengan Excel, dengan tujuan, seperti yang dikatakan oleh Doug Klunder, "do everything 1-2-3 does and do it better/melakukan apa yang dilakukan oleh 1-2-3 dan lebih baik lagi".

Versi pertama Excel dirilis untuk Macintosh pada tahun 1985 dan versi Windows-nya menyusul (dinomori versi 2.0) pada November 1987. Lotus ternyata terlambat turun ke pasar program spreadsheet untuk Windows, dan pada tahun tersebut, Lotus 1-2-3 masih berbasis MS-DOS. Pada tahun 1988, Excel pun mulai menggeser 1-2-3 dalam pangsa pasar program spreadsheet dan menjadikan Microsoft sebagai salah satu perusahaan pengembang aplikasi perangkat lunak untuk komputer pribadi yang andal. Prestasi ini mengukuhkan Microsoft sebagai kompetitor yang sangat kuat bagi 1-2-3 dan bahkan mereka mengembangkannya lebih baik lagi. Microsoft, dengan menggunakan keunggulannya, rata-rata merilis versi Excel baru setiap dua tahun sekali, dan versi Excel untuk Windows terakhir adalah Microsoft Office Excel 2010 (Excel 14), sementara untuk Macintosh (Mac OS X), versi terakhirnya adalah Excel for Mac.

Copyright © 2014 www.jurnalkomputer.com

Pada awal-awal peluncurannya, Excel menjadi sasaran tuntutan perusahaan lainnya yang bergerak dalam bidang industri finansial yang telah menjual sebuah perangkat lunak yang juga memiliki nama Excel. Akhirnya, Microsoft pun mengakhiri tuntutan tersebut dengan kekalahan dan Microsoft harus mengubah nama Excel menjadi "Microsoft Excel" dalam semua rilis pers dan dokumen Microsoft. Meskipun demikian, dalam prakteknya, hal ini diabaikan dan bahkan Microsoft membeli Excel dari perusahaan yang sebelumnya menuntut mereka, sehingga penggunaan nama Excel saja tidak akan membawa masalah lagi. Microsoft juga sering menggunakan huruf XL sebagai singkatan untuk program tersebut, yang meskipun tidak umum lagi, ikon yang digunakan oleh program tersebut masih terdiri atas dua huruf tersebut (meski diberi beberapa gaya penulisan). Selain itu, ekstensi default dari spreadsheet yang dibuat oleh Microsoft Excel hingga versi 11.0 (Excel 2003) adalah *.xls sedangkan mulai Microsoft Office Excel 2007 (versi 12.0) ekstensi default-nya adalah *.xlsx yang mendukung format HTML namun dengan isi yang sama memiliki ukuran file yang lebih kecil jika dibandingkan dengan versi-versi Excel sebelumnya. Excel menawarkan banyak keunggulan antarmuka jika dibandingkan dengan program spreadsheet yang mendahuluinya, tapi esensinya masih sama dengan VisiCalc (perangkat lunak spreadsheet yang terkenal pertama kali): Sel disusun dalam baris dan kolom, serta mengandung data atau formula dengan berisi referensi absolut atau referensi relatif terhadap sel lainnya. Excel merupakan program spreadsheet pertama yang mengizinkan pengguna untuk mendefinisikan bagaimana tampilan darispreadsheet yang mereka sunting: font, atribut karakter, dan tampilan setiap sel. Excel juga menawarkan penghitungan kembali terhadap sel-sel secara cerdas, di mana hanya sel yang berkaitan dengan sel tersebut saja yang akan diperbarui nilanya (di mana program-program spreadsheet lainnya akan menghitung ulang keseluruhan data atau menunggu perintah khusus dari pengguna). Selain itu, Excel juga menawarkan fitur pengolahan grafik yang sangat baik. Ketika pertama kali dibundel ke dalam Microsoft Office pada tahun 1993, Microsoft pun mendesain ulang tampilan antarmuka yang digunakan oleh Microsoft Word dan Microsoft PowerPoint untuk mencocokkan dengan tampilan Microsoft Excel, yang pada waktu itu menjadi aplikasi spreadsheet yang paling disukai. Sejak tahun 1993, Excel telah memiliki bahasa pemrograman Visual Basic for Applications (VBA), yang dapat menambahkan kemampuan Excel untuk melakukan automatisasi di dalam Excel dan juga menambahkan fungsi-fungsi yang dapat didefinisikan oleh pengguna (user-defined functions/UDF) untuk digunakan di dalam worksheet. Dalam versi selanjutnya, bahkan Microsoft menambahkan sebuah integrated development environment (IDE) untuk bahasa VBA untuk Excel, sehingga memudahkan programmer untuk melakukan pembuatan program buatannya. Selain itu, Excel juga dapat merekam semua yang dilakukan oleh pengguna untuk menjadi macro, sehingga mampu melakukan automatisasi beberapa tugas. VBA juga mengizinkan pembuatan form dan kontrol yang terdapat di dalam worksheet untuk dapat berkomunikasi dengan penggunanya. Bahasa VBA juga mendukung penggunaan DLL ActiveX/COM, meski tidak dapat membuatnya. Versi VBA selanjutnya menambahkan dukungan terhadap class module sehingga mengizinkan penggunaan teknikpemrograman berorientasi objek dalam VBA. Fungsi automatisasi yang disediakan oleh VBA menjadikan Excel sebagai sebuah target virus-virus macro. Ini merupakan problem yang sangat serius dalam dunia korporasi hingga para pembuat antivirus mulai menambahkan dukungan untuk mendeteksi dan membersihkan virus-virus macro dari berkas Excel. Akhirnya, meski terlambat, Microsoft juga mengintegrasikan fungsi untuk mencegah penyalahgunaan macro dengan menonaktifkan macro secara keseluruhan, atau menngaktifkan macro ketika mengaktifkan workbook, atau mempercayai macroyang dienkripsi dengan menggunakan sertifikat digital yang tepercaya.

Dari pertama kali dirilis, Excel menggunakan format berkas biner yang disebut dengan Binary Interchange File Format (BIFF) sebagai format berkas utamanya. Hal ini berubah ketika Microsoft merilis Office System 2007 yang memperkenalkan Office Open

Copyright © 2014 www.jurnalkomputer.com

XML sebagai format berkas utamanya. Office Open XML adalah sebuah berkas kontainer berbasis XML yang mirip dengan XML Spreadsheet (XMLSS), yang diperkenalkan pada Excel 2002. Berkas versi XML tidak dapat menyimpan macro VBA. Meskipun mendukung format XML yang baru, Excel 2007 masih mendukung format-format lamanya yang masih berbasis BIFF yang tradisional. Selain itu, kebanyakan versi Microsoft Excel juga mendukung format Comma Separated Values (CSV), DBase File (DBF), SYmbolic LinK (SYLK), Data Interchange Format (DIF) dan banyak format lainnya, termasuk di antaranya format worksheet milik Lotus 1-2-3 (WKS, WK1, WK2, dan lain-lain) dan Quattro Pro. Excel 2007 tidak mendukung untuk melakukan penyimpanan pada semua format tersebut. Beberapa format yang tidak dapat dibuka di Excel 2007 tapi dapat dibuka di versi sebelumnya adalah:

1. WK1 (1-2-3) 2. WK4 (1-2-3) 3. WJ3 (1-2-3 Japanese) (.wj3) 4. WKS (1-2-3) 5. WK3 (1-2-3) 6. WK1 FMT(1-2-3) 7. WJ2 (1-2-3 Japanese) (.wj2) 8. WJ3, FJ3 (1-2-3 Japanese) (.wj3) 9. DBF 2 (dBASE II) 10. WQ1 (Quattro Pro/DOS) 11. WK3,FM3(1-2-3) 12. Microsoft Excel Chart (.xlc) 13. WK1, ALL(1-2-3) 14. WJ1 (1-2-3 Japanese) (.wj1) 15. WKS (Works Japanese) (.wks)

Sedangkan beberapa format yang dapat dibuka, tapi tidak dapat disimpan di Excel 2007 antara lain:

1. Microsoft Excel 2.1 Worksheet 2. Microsoft Excel 2.1 Macro 3. Microsoft Excel 3.0 Worksheet 4. Microsoft Excel 3.0 Macro 5. Microsoft Excel 4.0 Worksheet 6. Microsoft Excel 4.0 Macro 7. Microsoft Excel 97 - Excel 2003 & 5.0/95 Workbook 8. Microsoft Excel 4.0 Workbook 9. DBF 3 (dBASE III) 10. DBF 4 (dBASE IV)

Berikut ini adalah beberapa ekstensi Microsoft Excel: · *.xls, merupakan format default Microsoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis

format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA. · *.xlt, merupakan format untuk template worksheet Microsoft Excel sebelum Excel 12.

Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA. · *.XML, atau yang disebut sebagai XML Spreadsheet. Tidak mampu

menampung macro VBA. · *.xla, merupakan format untuk Excel Add-in sebelum Excel 12. Masih berbasis format

BIFF dan dapat menyimpan macro VBA, mengingat tujuannya adalah untuk menambahkan kemampuan Microsoft Excel.

· *.xlsx, merupakan format default worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML. Tidak dapat menyimpan macro VBA, karena alasan keamanan. Sebenarnya merupakan sebuah arsip terkompres berformat ZIP dengan struktur dokumen yang terdiri atas dokumen teks XML. Adalah pengganti dari format .xls yang kuno.

Copyright © 2014 www.jurnalkomputer.com

· *.xlsm, merupakan format worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dapat menyimpan macro VBA.

· *.xlsb, merupakan format worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dikodekan dalam bentuk biner. Format ini memiliki keunggulan lebih kepat dibuka dan lebih efisien, mengingat tujuan dibuatnya format ini adalah untuk menangani worksheet yang sangat besar yang terdiri atas puluhan ribu baris atau ratusan kolom.

· *.xltm, merupakan format untuk template worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML tapi mampu menyimpan macro VBA. Merupakan pengganti dari format *.xlt.

· *.xlam, merupakan format untuk Excel Add-in untuk menambah kemampuan Excel 12. Secara default mampu menangani macro VBA, mengingat tujuannya adalah menambahkan kemampuan Excel.

Ketika Microsoft Excel atau OpenOffice Calc diaktifkan maka sebuah buku kerja (workbook) kosong akan terbuka, siap untuk digunakan. Buku kerja baru tersebut terdiri dari 3 lembar kerja (Sheet) yang diwakili melalui tab lembar kerja (tab sheet) yang terletak di jendela aplikasi paling bawah. Jumlah Sheet dalam tiap workbook dalam ditambah atau dikurangi sesuai dengan kebutuhan. Tiap lembar kerja dalam buku kerja, terdiri dari 256 kolom dan 65536 baris. Kolom diwakili oleh huruf, A, B, C,D ……, sedangkan baris diwakili oleh angka 1, 2, 3,…. Sampai 65536. perpotongan antara baris dan kolom disebut Cell. Cell diberi nama menurut posisi kolom dan baris pada lokasinya. Contohnya Cell C5 adalah perpotongan antara kolom C dan baris 5.

Agar dapat bekerja dengan Lembar sebar dengan lebih efektif, maka harus mengerti terlebih dahulu tentang konsep yang digunakan dalam lembar sebar yaitu: Konsep Workbook. Workbook merupakan kumpulan dari sheet sedangkan lembar kerja yang terdapat dalam sheet disebut worksheet. Agar lebih mudah dalam pemahaman, bayangkan saja Workbook itu sebuah buku tulis, dimana setiap buku terdiri dari beberapa halaman untuk menulis. dapat menulis dihalaman 1 ( sheet 1 ), halaman 5 ( sheet 5 ), halaman 10 ( sheet 10 ) dan seterusnya. Bukunya disebut Workbook dan halaman - halamannya disebut Sheet, dan halaman tempat menulis disebut dengan Worksheet.

C. Fasilitas Baru di Microsoft Excel 2007 · Berorientasi pada hasil antarmuka pengguna · Lebih baris dan kolom, dan batas baru lainnya · Office themes dan Excel styles · Kaya format kondisional · Mudah menulis rumus

- Tersedia formula bar perubahan - Function AutoComplete - Referensi terstruktur - Mudah mengakses area yang bernama

· Rumus OLAP baru dan fungsi-fungsi kubus · Peningkatan pemilahan dan penyaringan · Tabel Excel tambahan

- Table header rows - Calculated columns - Automatic AutoFiltering - Structured references - Total rows - Table styles

· Tampilan baru untuk grafik · Charting dibagikan · Mudah menggunakan PivotTables

Copyright © 2014 www.jurnalkomputer.com

· Cepat koneksi ke data eksternal · Format file baru

- Berbasis XML format file - Office Excel 2007 format file biner - Kompatibilitas dengan versi Excel sebelumnya

· Pengalaman terbaik dalam mencetak - Page Layout View selain tampilan Normal dan tampilan Page Break Preview,Office

Excel 2007 menyediakan sebuah View Page Layout. - Menyimpan ke format PDF dan XPS

· Cara baru untuk berbagi pekerjaan - Menggunakan Excel Services untuk berbagi pekerjaan Anda - Menggunakan Document Management Server

D. Memulai Microsoft Excel Dalam lingkungan MS Windows untuk mengakses sebuah aplikasi yang sudah diinstal terlebih dahulu melalui lebih dari satu cara, antara lain: 1. Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Excel 2007 2. Dari shortcut MS Excel 2007 yang ada di Desktop . 3. Dari Start > Run lalu pilih Browse. Tinggal cari letak dari file yang akan buka.

Misalnya di Program Files\Microsoft Office\Office 12\EXCEL.exe. Setelah terpilih klik Ok.

4. Cara lain adalah melalui Windows Explorer, lalu cari lokasinya seperti pada langkah no. 3.

5. Sedangkan yang terakhir adalah melalui fasilitas pencarian yang dimiliki oleh Windows. Start > Search > All files and folders. Pada form isian bisa menuliskan nama file yang ingin cari, misalnya EXCEL. Setelah ditemukan tinggak klik maka file tersebut akan dieksekusi.

E. Bagian – bagian Microsoft Excel Secara default tampilan area kerja program MS Excel 2007 terdiri atas Title Bar, Office Button, Quick Access Toolbar, Menu Bar, Ribbon, Ruler, Status Bar, dan View Toolbar, Cotrol Window, Scroll Bar, Work Area, Name Box, Formula Bar. Tampilan area kerja dapat dilihat pada gambar.

· Title Bar berisi nama file yang sedang dikerjakan. · Office Button berisi perintah-perintah yang berkaitan dengan dokumen seperti membuat

dokumen baru (New), membuka dokumen (Open), menyimpan dokumen (Save), mencetak dokumen (Print), dan sebagainya.

Copyright © 2014 www.jurnalkomputer.com

· Quick Access Toolbar berisi tombol-tombol yang berfungsi sebagai alternative penggunaan perintah yang sering digunakan. Sebagai contoh, tool Open merupakan shortcut dari Office Button>Open, atau tool Save merupakan shortcut dari Office Button>Save.

· Menu Bar berisi serangkaian perintah yang didalamnya terdapat sub-sub perintah sesuai kategorinya. Sebagai contoh, pada menu Home terdapat submenu Clipboard, Slide, Font, Paragraph, Drawing, dan Editing yang didalamnya berisi perintah-perintah sesuai kategorinya.

· Ribbon berisi perintah-perintah khusus yang merupakan submenu dari Menu Bar. · Ruler merupakan kotak pengukuran yang diletakkan secara horizontal, yaitu diatas

dokumen, dan secara vertikal, yaitu di sebelah kiri dokumen. Ruler berfungsi untuk mempermudah melakukan pengaturan letak halaman.

· Status Bar adalah baris horizontal yang menampilkan informasi jendela dokumen yang sedang ditampilkan

· View Toolbar berisi pengaturan jenis tampilan dokumen, antara lain: - Normal, memberikan tampilan secara normal dengan bagian kiri thumbnail dan

kanan isi slide - Slide Sorter, berisi thumbnail - Slide Show, memberikan tampilan slide yang sedang di persentasikan

· Cotrol Window berisi tombol perintah Minimaze, Maximaze, Restore, Close. · Scroll Bar digunakan untuk menggulung halaman dokumen yang lebih dari satu. · Work Area merupakan area kerja yang dibuat. · Name Box, tempat yang memberikan informasi posisi cell terpilih. · Formula Bar, tempat yang memberikan dan menulis formula.

F. Option Microsoft Excel Pilihan ini berguna untuk penyesuaian Microsoft Excel terhadap kebutuhan penggunanya. Untuk melakukan perubahan pilihan, pilih Office Button>Excel Options.