Materi TIK Kelas XI – A. Mardhani Chan, ST 1

Pengenalan Ms. Excel 2003

Microsoft excel 2003 merupakan versi setelah Microsoft excel 2000, Merupakan suatu

program yang berguna untuk menyederhanakan tugas- tugas Akunting, Manajemen

Database dan pembuatan grafik. Dalam Modul ini terdiri dari tujuan dan menguraikan

kebutuhan pemakai Excel secara umum khususnya untuk kebutuhan guru SMA Negri 1

Purwokerto. Disertai latihan – latihan guna memudahkan bapak / ibu jika belajar sendiri,

mudah-mudahan bermanfaat.

1. Mengenal Tampilan Ms. Excel 2003

2. Bekerja dengan Worksheet dan Workbook

3. Memebuat Rumus – rumus sederhana

4. Mengelola database

5. Mencetak hasil pekerjaan

MEMULAI MS.EXCEL 2003

Langkah – langkah mengaktifkan Ms. Excel

Cara I

1. Klik tombol Start kemudian pilih All Programs

2. Klik / sorot Microsoft Office pilih Microsoft Office Excel 2003

Cara II

1. Double Klik Pada shortcut / gambar diatas

2. Tekan Enter

Kemudian Muncul Tampilan Ms. Excel seperti pada gambar. 02

1. Mengenal Tampilan Ms. Excel 2003

Menu

Bar Tool Bar Formula

Bar

Cell

Lembar kerja

Materi TIK Kelas XI – A. Mardhani Chan, ST 2

2. Bekerja dengan Workbook dan Worksheet

Ms. Excel terdiri dari buku kerja (workbook), workbook berisi beberapa lembar

woorkseet. Sedangkan worksheet dapat diibaratkan sebagai satu lembar kertas yang

sangat lebar, satu file berisi satu workbook.

A. WORKSEET

Terdiri atas :

Kolom : Kolom A sampai dengan IV

Baris : 1 s/d 65536

Cell : Pertemuan antara Baris dan Kolom

Contoh : cell A1 (kolom A, Baris 1)

Pointer : Penunjuk sel

Range : Kumpulan beberapa Cell

Cintoh : cell A1:A10 ( terdiri dari cell A1 s/d A10 )

B. Jenis Data Pada Excel

Data teks : data yang tidak mengandung nilai biasanya diawali:

Abjad ( a-z, A-Z, (, ), *, ^, %, $, &,” )

„ (petik tunggal)

Data Angka : data berupa angka tertentu dan tidak terdapat operasi matematika

Data Rumus : data yang diawali dengan tanda = (sama dengan)

C. Memindahkan penunjuk sel / gerakan pointer

Tombol Panah : bergerak antar sel

PgUp/PgDn : menggulung satu layer keatas/bawah

Home : kembali ke kolom A pada baris yang sama

Ctrl +Home : kembali ke kolom A1

Dan masih banyak sekali tombol – tombol yang lain… untuk itu bapak / ibu

silahkan simak dan catat penjelasan instruktur.

Untuk latihan coba pindahkan pointer ke alamat cell C5500 dengan cepat !!!

D. Bekerja dengan cell

Memperbaiki kesalahan pengetikan dapat dilakukan dengan dua cara:

Tekan F2 pada sel yang akan diperbaiki, kemudian lakukan perbaikan.

Letakan pointer sel pada sel yang akan diperbaiki, kemudian ketik ulang

pada yang salah tadi.

Letakan pointer pada sel yang akan diperbaiki, klik pada formula bar,

kemuadian perbaiki.

Menhapus isi sel

Tekan delete pada sel yang akan dihapapus

Klik kanan pada sel kemudian klik kanan pilih clear contents (gambar 02)

Gamabar. 02

Materi TIK Kelas XI – A. Mardhani Chan, ST 3

Copy cell ke cell lain

Klik cell yang akan dicopy, tempatkan pointer mouse pada kotak kecil pada

ujung kanan bawah sel, kemudian drag kebawah.( langkah ini juga berlaku

untuk mengkopi hasil rumus )

Klik cell yang akan dicopy, klik kanan pilih Copy, pindahkan ke alamat sel

yang diinginkan klik Paste

Memasukan serangkaian Data

Yang dimaksud serangkaian data adalah sejumlah data umum yang berurutan

misalnya : angka, bulan, tahun dan bias juga sederetan angka berdasarkan

contoh yang ada secara otomatis. Dengan menggunakan custom list. Contoh

membat urutan bilangan 1, 2 dst

Ketik angka 1 tekan enter

Ketik angka 2 tekan enter, blog kedua bilangan tersebut kemudian dengan

menggunakan fill handle drag kebawah

Membuat costum list

Costum list adalah sederetan data yang belum dikenal Ms. Excel misal urutan

nama hari dalam bahasa Indonesia.

Caranya :

Ketik sederetan data yang akan dijadikan costum list

Senin

Selasa

…

…

Minggu

*) langkah diatas dapat juga diketik pada menu dialog costum lists pada

kolom list entries

Blog data tersebut diatas

Pilih menu Tools, kemudian klik Option

Klik Costum lists

Pilih Import

Pilih Add setelah selesai menginput data melalui list entries

Klik Ok

FILL

HANDLE

Materi TIK Kelas XI – A. Mardhani Chan, ST 4

Latihan 1

Buatlah Urutan Bilangan genap dan ganjil!

Buatlah urutan nama-nama bulan Indonesia dan nama hari pasaran jawa

Buatlah Tabel dibawah ini

DAFTAR NOMINASI SISWA

TAHUN PELAJARAN 2007/2008

No NIS Nama Tempat Tanggal Lahir

1 07.001 Dewi Persik Surabaya 15 April 1984

2 07.002 Dian Sastro Jakarta 9/25/1985

3 07.003 Hengki Kurniawan Surabaya 18 Agustus 1983

4 07.004 Julia Peres Bandung 5/12/1982

5 07.005 Kiki Farel Bandung 11/27/1986

6 07.006 Luna Maya Denpasar 12/25/1985

7 07.007 Sandra Dewi Bandung 16 Juli 1984

8 07.008 Syahrul Gunawan Bandung 8/9/1979

9 07.009 Tora Sudiro Purwokerto 12 Agustus 1975

10 07.010 Tukul Arwana Semarang 9/9/1968

Menyisipkan range / sel

Sorot range atau sel yang akan digeser

Klik kanan pilih insert

Menghapus range / sel

Sorot range atau sel yang akan dihapus

Klik kanan pilih delete

Memformat / menempatkan posisi teks pada cell

Blok sel atau range yang akan diatur posisinya

Pilih menu format kemudian pilih cells

Kemudian muncul menu dialog

Pilih Alignment

Materi TIK Kelas XI – A. Mardhani Chan, ST 5

Horisontal : Mengatur posisi data / teks secara horizontal

Vertical : Mengatur posisi data / teks secara vertical

Orientation : Mengatur orientasi data dan derajat posisi kemiringan

Text control : Mengatur posisi data terhadap sel atau rangenya

E. KOLOM DAN BARIS

Merubah lebar kolom satu atau beberapa kolom

Sorot sejumlah kolom

Pilih menu format, pilih column

Widt : dengan lebar tertentu

Auto fit selection : berdasarkan isi pada sel paling lebar

Standard Width : berdasarkan lebar standar

Hide : menyembunyikan kolom

Unhide : menampilkan kolom

Langkah diatas bisa juga diganti dengan yang lebih mudah, letakan pointer

mouse pada garis batas antara kolom yang akan diperkecil/diperlebar kemudian

drag kekanan, kekilri. Atau juga double klik langsung.

Menyisipkan kolom

Sorot satu atau beberapa kolom

Klik kanan kemudian insert

Menghapus kolom

Sorot satu atau beberapa kolom

Klik kanan kemudian delete

Merubah lebar, menyisipkan, menghapus dan menyembunyikan baris satu atau

beberapa baris pada prinsipnya sama dengan perintah/langkah-langkah pada

kolom.

Untuk latihan tambahkan satu kolom No Telephon pada latihan diatas !!

F. WORKBOOK

File excel disebut karena dalam satu file dapat berisi lebih dari satu worksheet,

setiap worksheet didalam excel secara default deberi nama sheet1, sheet2 dst. Kita

juga dapat mengganti, memberi warna, mengatur penempatan, bahkan

menyembunyikannya… hebat bukan..???

Materi TIK Kelas XI – A. Mardhani Chan, ST 6

1. Mengganti nama worksheet

Ada tiga cara untuk mengganti nama sheet:

Doble klik pada sheet yang akan diganti kemudian ganti nama baru

Sorot sheet yang akan diganti, kemudian klik kanan pilih rename

Pilih menu format, pilih sheet, klik rename

Silahkan bapak ibu memilih cara yang paling mudah..

2. Memberi warna worksheet

Ada dua cara untuk memberi warna pad asheet

Sorot sheet yang akan diganti warna, kemudian klik kanan pilih Tab Color

Pilih menu format, pilih sheet, Tab color

3. Mengatur penempatan/urutan shet

Tempatkan pointer mouse pada sheet, kemudian drag sesuai dengan

keinginan anda.

4. Menyembunyikan dan menampilakan worksheet

Ada 2 cara untuk menyembunyikan dan menampilkan sheet

Sorot sheet yang akan disembunyikan, kemudian klik kanan pilih hide,

untuk menampilkan pilih Un Hide.

Pilih menu format, pilih shet, hide dan un_hide untuk menampilkan.

5. Membuat Background pada sheet

Sorot menu format, pilih sheet klik background

Gunakan klik kanan untuk

merubah sheet

Materi TIK Kelas XI – A. Mardhani Chan, ST 7

3. Membuat Rumus – Rumus Sederhan

Perhitungan dalam worksheet dapat dilakukan hanya dengan menulis rumus dalam

sebuah sel. Apabila rumus yang dibuat lebih banyak dapat dilakukan dengan menyalin

sebuah sel rumus ke sel yang lain, untuk tujuan tersebut kita harus membuat sebuah

rumus satu saja supaya apabila dicopy memberikan hasil yang benar.

Ingat… Ingat…!!!

“RUMUS DALAM EXCEL SELALU DIAWALI TANDA = ( sama dengan )”

“PENGETIKAN RUMUS DAPAT DIKETIK PADA SEL ATAU PADA FORMULA BAR”

“PEMBUATAN RUMUS BISA JUGA MENGGUNAKAN MENU INSERT → Function”

Contoh sebuah rumus :

=10*5 ( sebuah rumus tetapi tidak bias dicopy)

=A2*5 (sebuah rumus dan bias dicopy )

A. OPERATOR DALAM RUMUS

1. Operator Matematika

* : Perkalian

^ : Pangkat

/ : Pembagian

+ : Tambah

- : Pengurangan

2. Operator Logika

= : sama dengan

<> : Tidak sama dengan

< : Lebih Kecil

<= : Kurang dari sama dengan

>= : Lebih dari sama dengan

B. Sifat Alamat sel dalam rumus

1. Relatif : Apabila dicopy akan berubah sesuai posisi kolom dan baris

2. Absolut : Apabila dicopy tetap

C. Menggunakan Function Wizard

Penggunaan fungsi akan sangat membantu bapak / ibu dalam memilih

sejumlah fungsi dan argumennya.

Caranya :

Materi TIK Kelas XI – A. Mardhani Chan, ST 8

Tempatkan pointer pada sel tertentu kemudian tekan tanda =

Pilih menu Insert kemudian function / klik tool bar function kemudian

muncul menu dialog seperti gambar. 08

Gambar. 08

D. Beberapa fungsi yang sering digunakan

1. Fungsi statistic

=SUM(RANGE) : menghitung nilai total dalam range

=AVERAGE(RANGE) : menghitung nilai rata-rata dalam range

=MAX(RANGE) : mencari nilai tertinggi

=MIN(RANGE) : mencari nilai terkecil

=COUNT(RANGE) : mencari jumlah data

=SUMIF() : mencari jumlah berdasar criteria tertentu

=COUNTIF() : mencari jumlah data tertentu dengan syarat

2. Fungsi Logika

=If(kondisi;pernyataan benar;pernyataan salah)

=and(kondisi1;kondisi2;…)

=or(kondisi1;kondisi2;…)

=not(kondisi)

3. Fungsi Tabel

Vlookup dan Hlookup

Fungsi membaca table bantu untuk mengisi table utama

=Vlookup(field kunci;range table;kolom ke..;false)

=Hlookup(field kunci;range table;baris ke..;false)

Toolbar function

function

Materi TIK Kelas XI – A. Mardhani Chan, ST 9

Field kunci : sel data untuk patokan pencarian dalam table

Range table : daerah table bantu tidak termasuk judul table

Kolom/ baris : nomor posisi kolom/baris pada table bantu

4. Fungsi Text

=left(text;jumlah)

=right(text;jumlah)

=mid(text;posisi awal;jumlah)

5. Fungsi Tanggal

=date(tahun;bulan;hari)

=year(data tanggal)

=Month(data tanggal)

=Day(data tanggal)

=now()

6. Fungsi jam

=Time(jam;menit;detik)

=Hour(data jam)

=Minute(data jam)

=Second()

Latihan 3

DAFTAR NILAI SISWA

SMA NEGERI CILACAP

TH 2007/2008

Kelas : XI

NO NO

NAMA L/P NILAI JUM

NILAI

RATA-

RATA INDUK UH1 UH2 UH3 UH4

1 15806 ALFELIA NUGKY P P 75 75 86 80

2 15808 ALIF NUR PATRIYA L 75 80 78 80

3 15719 ANTHONY HANS L 75 75 85 75

4 15589 AYU RAHAYu P 85 80 78 90

5 15764 AYU RIZQI P 80 80 90 86

6 15591 CHATRIN ANUGRA P 75 75 86 85

7 15766 CHUSNUL C P 80 75 85 84

8 15636 DEFIANY P 80 75 84 85

9 15559 DIMAS ARIEF D L 75 85 80 80

10 15723 DWI MARGIYANI P 84 80 80 75

11 15642 FANDINATA A L 80 80 87 80

12 15597 FAUZIA NURUL P 85 85 86 80

13 15775 FITRIAN PRILA P 80 80 87 75

14 15520 FRANSISKUS A L 88 80 85 75

15 15687 FUNG LUKITO W L 79 80 80 75

JUMLAH

NILAI TERINGGI

NILAI TERENDAH

NILAI RATA-RATA

Materi TIK Kelas XI – A. Mardhani Chan, ST 10

JUMLAH SISWA

JULAH SISWA L

JULAH SISWA P

Latihan 4

Latihan 5

Daftar Stock

Barang

Bulan :

Prosentase Laba : 0.1

Nama Barang Stok

Awal

Pembe

lian

Harga/

unit

Total

Pembeli

an

Total

Penjual

an

Sisa Laba

Monitor VGA 25 20 500000 35

Genius Mause 75 50 45000 90

Printer Lx-800 42 55 650000 65

Meja Komputer 11 8 750000 6

Printer Hp 500+ 35 12 750000 25

Hard disk

Coroner 80 30 655000 76

4. Mengelola database

Salah satu pekerjaan yang sering dilakukan adalah mengelola daftar data (database).

Pada database kegiatan yang kita lakukan antara lain mencari data berdasarkan syarat

Materi TIK Kelas XI – A. Mardhani Chan, ST 11

tertentu, menyaring data yang memenuhi syarat dan mengurutkan isi data. Untuk itu

kita akan mencoba latihan mengolah data nilai siswa.

A. Megurutkan Data

Sorot seluruh data beserta judulnya ( kecuali nomor urut )

Pilih menu Data klik SORT atau gunakan toolbar

Gambar. 9

Sort By : Pilih kolom yang akan diurutkan

Ascending : Urut naik

Decending : Urut turun

Then By : Boleh dipilih apabila pada pilihan pertama banyak data yang

kembar

Pilih Header Row apabila table yang disorot termasuk judul

Pilih No Header Row apabila table yang disorot tidak termasuk judul

Pilih Tombol Options

Gambar 10.

First key sort order mengurutkan berdasarkan mode custom list tertentu

Case sensitive membedakan huruf besar dan kecil

Sort topto bottom mengurutkan dari atas ke bawah

Sort left to right mengurutkan dari kiri ke kanan

B. FILTER

Materi TIK Kelas XI – A. Mardhani Chan, ST 12

Filter adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk menampilkan data yang sesuai

dengan criteria sedangkan data yang tidak memenuhi syarat disembunyikan untuk

sementara sampai ada perintah filter yang baru.

Auto Filter

nce

Gambar 11

Sorot sorot range atau table yang berisi database

Pilih menu data kemudian pilih filter

Klik auto filter seperti gambar

*) MENAMPILKAN DATA SESUAI KRITERIA TERTENTU

- Klik pada kolom yang akan dijadikan criteria

- Pada dafta criteria akan tampil seperti gambar

disebelah

- All menampilkan selurh data

- Top 10 urutan 10 besar

- Custom menampilkan record yang memenuhi

criteria tertentu

- Blanks menampilkan record yang kosong

- No Blanks menampilkan record yang tidak

kosong pada kolom riteria

Advanced Filter

Filter data dimana kita harus menyiapkan criteria pada range tertentu

Seperti contoh :

Gol Status

A B

Materi TIK Kelas XI – A. Mardhani Chan, ST 13

Kriteria diatas untuk mencari data untuk golongan = A dan Status = B

Gambar 12

5. Mencetak Hasil Pekerjaan

a. MENENTUKAN UKURAN KERTAS

Pilih menu File – Page Setup

Gambar 13

Pilih Page

Orientation

Portrait : Cetakan dalam bentuk mendatar

Landscape : Cetakan dalam bentuk vertikal

Scaling

Adjust to n : Skala hasil cetakan

Fit to n1 page(s) wide by n2 tall : dicetak n1 halaman ke kanan n2

halaman ke bawah

Piper size : Ukuran kertas

Materi TIK Kelas XI – A. Mardhani Chan, ST 14

Print Quality : Resolusi printer

First Page Number : Nilai awal nomor halaman

b. MENENTUKAN MARGIN CETAKAN

Pilih menu File – Page Setup

Pilih Margin

Kemudian muncul menu dialog

Gambar 14

c. PILIHAN PENCETAKAN

Pilih menu File – Page Setup

Pilih Sheet

Print Area : Menentukan range

Materi TIK Kelas XI – A. Mardhani Chan, ST 15

Print Title : Menentukan range yang akan selalu tercetak

pada setiap halaman (diluar Print Area)

Row to Repeat at Top : Menentukan baris yang akan dijadikan Print

Title

Column to Repeat at Left : Menentukan kolom yang akan dijadikan Print

Title

Print : Tambah cetakan

Gridlines : Mencetak garis pembantu

Notes : Mencetak catatan sel pada akhir halaman

Draft Quality : Mencetak dengan lebih cepat

Black and white : Mencetak seluruh obyek dengan warna hitam

diatas putih

Heading Row And Column : Mencetak ke kanan baru ke bawah

Page Order : Urutan pencetakan

Down then Over : Mencetak ke bawah kemudian baru sebelah

kanan

Over then Down : Mencetak ke kanan baru ke bawah

d. MULAI MENCETAK

Sorot range yang akan dicetak

Pilih menu File – Print

Gambar 16

Print What : Mencetak area yang dicetak

Selection : Mencetak range yang disorot

Selected Sheet(s) : Mencetak sheet yang dipilih

Entire Workbook : Mencetak isi buku kerja

Copies : Jumlah copy tiap halaman

Page Range : Pilihan halaman

All : Seluruh halaman

Page(s) from n1 To n1 : Mulai halaman n1 sampai n2

Materi TIK Kelas XI – A. Mardhani Chan, ST 16

*** Jika merk printer belum cocok pilih Print setup, jika tidak terdapat printer

yang cocok pilih Program Manager - Control Panel – Ok***

Semoga modul ini bisa membantu siswa siswi belajar di rumah, modul ini masih jauh dari

sempurna, untuk itu kritik dan saran kami harapkan untuk lebih sempurnanya modul ini.

Terimakasih.