Event Management Details

download Event Management Details

of 50

  • date post

    30-Oct-2015
  • Category

    Documents

  • view

    261
  • download

    4

Embed Size (px)

Transcript of Event Management Details

EVENT MANAGEMENTEvent Organizer adalah pekerjaan yangmenangani seluruh hal berkaitan dengan perencanaan, persiapan sampaipelaksanaan sebuah event. Rencana awalyang disusun dari hal yang sangat mendasar mulai pemilihan tema acara, pengisi, bentuk dan susunan acara,budget acara,skala dan strategipelaksanaan, pemilihan tempat (venue) tanggal dan waktu acara, penentuanspesivikasi produksi acara.Pada hari pelaksanaan Event Organizer(EO) bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan serta mengawasi jalannya eventsecara keseluruhan. Membuat laporan hasil pelaksanaan dan evaluasi event menjadi akhir dari seluruh pekerjaan.Event organizer dijalankan antara lain oleh:Producer/Creator:Bertanggung jawab kepada klien yang mengadakanevent baik itu klien ataupun sponsor.Membuat rencana danstrategi event, penjadwalan kerja secaraumum, anggaran serta pendelegasian kerja secara detail, akuratdan efisien.Mengkoordinasikansemua pelaksanaan kegiatan kepada semua pihak artis (talent,pengisi acara), sponsor dan subordinat.Bertanggungjawab atas kualitas, kelancaran acara serta operasional seluruh kegiatanpertunjukan.Mengontroljalannya persiapan serta pelaksanaan acara.Mencari menganalisis dan memutuskan masalah yangtimbul serta memberi solusiMerangkum semua laporan divisi untuk dijadikanbahan evaluasi dan laporan.Dalam pelaksanaan tugasnya Produserdibantu antara lain oleh:General Affairs:Memeriksaseluruh kesiapan administrasi baik teknis maupun non teknis.Mencatat seluruh perkembangan persiapan acarasampai hari H.Menyusun data laporan setiap divisi untukdijadikan bahan evaluasi.Memeriksa semua kesiapan vendor sarana dan prasarana pendukung event.FinanceBertangungjawab kepada Produser dalam segala aspek yang menyangkut keuangan.Bersama Produser dan kepala divisi lainnyamenyusun anggaran event, dengan memperhatikan semua aspek pelaksanaanevent.Membuat perkiraan kelancaran arus dana (cash flow-cash in/cash out)Menyusun skala prioritas pengeluaran danabeserta tanggal jatuh tempo.Mengarsipkansemua laporan pengeluaran keuangan,Mempersiapkan tagihan dan pembayaran/cash flowbeserta bukti pembayaran.TrafficMengumpulkandan meng-updateseluruh data daninformasi yang berkaitan dengan event.Melakukanmonitor seluruh perkembangan kegiatan event.Membantuserta memfasilitasi seluruh produksi event.Merangkuminformasi dan jadwal kerja keseluruhan dan mendistribusikan kepada semua bagian(panitia), manajemen artis, manajemen venue serta petugas resmi (polisi,pemadam kebakaran, keamanan, P3K dan sebagainya).PRODUCTION DIVISIONDivisiproduksi adalah bagian yang bertanggung jawab atas perencanaan, desain,budgeting serta pelaksanaan produksi yang menyangkut peralatan penunjang acara(panggung, lampu (lighting), sound sistem, generator dan sebagainya) sertatenaga kerja produksi.Diperlukandata yang lengkap mengenai spesivikasi serta skala produksi, pengisi acara(raiders), lokasi acara (venue) yang disusun menjadi penjadwalan seluruh bidangproduksi (pengiriman, load in/ load out, sound chek, showtime dan sebagainya).Diperlukankoordinasi dan ketepatan waktu pemasangan, karena keterlambatan satu bagianproduksi dapat mempengaruhi pekerjaan yang lain. Oleh karena itu jadwalproduksi harus di sepakati dalam suatu perencanaan(production plan)dan ditepati dalam pelaksanaan.Pemahamantentang teknis dan konstruksi diperlukan dalam pekerjaan produksi, faktorkeamanan harus diperhatikan dalam proses produksi, karena menyangkut hal-halyang beresiko kecelakaan tinggi (listrik, barang berat, ketinggian konstruksi,kembang api dan sebagainya), maka alat pengaman (sarung tangan, sepatu kerja,harness dan sebagainya)serta peralatan penunjang kerja (peralatan tenagalistrik/power tools) sebaiknya di pergunakan .Catatan:Pertunjukan yang berpindah lokasi/kota (tour atau road show) sangat membutuhkanpenjadwalan yang ketat dan detail baik transport, alokasi crew, peralatan sertapembangunan produksi, menjaga stamina dan mengendalikan kejenuhan dalamperjalanan dapat membantu performa kerja. Penanggung jawab produksi harus dapatmenganalisa kondisi kerja di lapangan karena tekanan pekerjaan yang di hadapicrew sangat tinggi.Pembagiankerja Divisi Produksi:Production Manager:Bertanggung jawab dan mengkoordinir seluruh kegiatanteknis produksi.Menyusun rencana teknis produksi secaramenyeluruh.Membuat jadwal teknis produksi atau productionplan, mulai dari pra produksi,load insampaiload out,post production.Berkoordinasi dengan Producer dalampenanganan produksi.Berkoordinasi denganstage managerdantalentmanagerdalam hal materi acara berkaitan dengan masalah teknis pertunjukan.Production manager dibantu olehstage managerpada pelaksanaan acara diatas panggung, mulai dari sound check, rehearsal dan show.Stage ManagerBertanggungjawab atas kelancaran acara di atas panggung.Bertanggung jawab atas kesiapan seluruh saranapanggung dan pengisi acara.Membuat keputusan dan solusi jika timbulpermasalahan di atas panggung.Membuat rencana ploting peralatan band,berkoordinasi dengan production manager serta pengisi acaradan talent management.Berkoordinasikan dengan Production Manager danTalent Coordinator dalam hal teknis, materi dan susunan acara.Mengawasi dan memperhatikan peralatan yangdipergunakan oleh pengisi acara selama kegiatan berlangsung.Mempersiapkan segala kebutuhan dan saranapendukung di atas panggung selama pertunjukan.Mengawasi jalannya sound check/rehearsal danmencatat segala kekurangan yang ada untuk disempurnakan.Memeriksakelayakan panggung acara, guna menjamin keselamatan pekerja dan artis.Menentukandan mengontrol boleh-tidaknya seseorang berada di area panggung selama soundchek, rehearsel dan waktu pertunjukan.Dalampelaksanaan tugasnya Stage Manager dibantu olehStage Hand Coordinator,yang mengkoordinir beberapa orangStage Handdengan tugas:Menata setting panggung beserta peralatannya agar sesuaidengan plot (letak) yang telah ditentukan.Mengawasi keutuhan, keselamatan serta keberadaanperalatan di atas panggung.Menanganidan membantu kelancaran masuk (load in) peralatan, sampai keluar (load out)segala peralatan di atas panggung.Menjaga kebersihan serta kerapihan panggung sebelum dansaat pertunjukan.Melaksanakan instruksi dan tugas dari stage manager.Mensuplai kebutuhan non-teknis artis di atas panggung(air minum, handuk/tisu dan sebagainya)Membantu pengamanan panggung jika diperlukan.Dalam proses (load in/load out) stagehands dibantu olehLoaderyangmenangani naik atau turunnya peralatan dari truk ke panggung dansebaliknya.Production RunnersMembantuProduction Manager dalam pengadaan kebutuhan produksi selama persiapan danpertunjukan.Mempunyaisuratijinmengemudi (A/C) yang masih berlaku untuk melaksanakan tugas,Mengetahuitempat untuk mendapatkan kebutuhan produksi.Berkoordinasilangsung kepada production manager untuk kebutuhan pengadaan Production.Catatan: Runners dalam tour biasanyaberasal dari orang lokal yang lebih mengenal keadaan lokal (kota tempatpertunjukan), Production Runners penting karena dalam proses produksi seringterjadi kebutuhan yang mendadak di lapangan,danmembutuhkan suplai bahan penunjang kerja yang tidak terduga, untukmengantisipasi pengadaan barang yang sifatnya insidental ini perlu kecepatandalam pengadaan dan mendapatkan kebutuhanyang tepat sesuai pesanan.Back Stage FacilitiesMembantu Production Manager dalam mempersiapkan fasilitaskerja belakang panggung.Mengidentifikasi kebutuhan setiap area belakang panggung.Menjaga kebersihan dan kerapihan area belakang panggung.Memastikan kebutuhan belakang panggung terdistribusi danterpasang dengan baik.Fasilitas belakangpanggung menunjang operasional dengan penyediaan fasilitas kerja bagianproduksi (kursi, meja, dispenser, tempat sampah dan sebagainya), tapi jika adapembagian area belakang panggung secara spesifik (ruang artis, kamar ganti (dressing room), ruang produksi, ruangmakan, ruang tunning dan sebagainya) perlengkapan yang dibutuhkan berlainanselain yang standard (meja, kursi, tempat sampah) diperlukan daftar kebutuhansetiap ruangan untuk dipergunakan sebagai check list .Back Stage SecurityMengamankan area produksi selama pertunjukan berlangsung.Menjaga keamanan area panggung dibalik barikade penonton.Menjagaarea vital belakang panggung lainnya (area kemnbang api, dress room dansebagainya)Mengamankan jalan masuk/ keluar ke belakang panggung.Melakukansweepingpengamanan belakang panggung setidaknya empat jam sebelum pertunjukan.Berkoordinasi dengan Production Manager mengenai areayang diamankan beserta jumlah alokasi personal.Berkoordinasi dengan Production Manager tentang sistemdan strategi pengamanan.Mempersiapakanrencana pengamanan termasuk evakuasi pengisi acara jika terjadi hal hal diluarkendali.Selain Back Stage Security ada jugaStage Securitylebih menangani keamananselama pertunjukan berlangsung di atas panggung untuk memastikan keamanan pengisiacara di atas panggung, serta mencegah dan mengamankan orang yang tidakseharusnya berada di atas panggung. Stage Security biasanya diambil darisecurity artis yang sudah mendampingi artis diluar acara.Production Design Team:Pada tahap pra produksi, dalam hal inidesain pertunjukan, Production Manager dibantu oleh suatu team desain yangdikoordinasikan oleh seorang Production Designer sesuati kebutuhan pertunjukan,team dapat terdiri dari beberapa desainer, misalnya:Lighting Designer: mendesain tatacahaya (jenis lampu & warna dan sebagainya) sesuai karakter pengisi acara.Sound Designer: Merancangtata suara (jenis dan karakter suara)agar sesuai karakter pengisi acara.Artistic & Scenic Designer: Merancang bentuk panggung, artistic dan property panggung dan sebagainyaagar sesuai dengan tema dan karakter pertunjukan.Multimedia Designer:Merancang tampilan multimedia untuk memperkuat karakter pertunjukan.Para desainer ini merancang pertunjukan(pra produksi), setelah mendapat masukan dari penyelenggara (hal teknistempat danskala produksi, serta manajement artis (tema dan karakter pertunjukan). Teamini dapat terlibat ataupun tidak dalam proses pelaksanaan produksi acara.Production Managerjuga didukung oleh perusahaan penyuplai peralatan pertunjukan yang biasanyadisebut Production Suplier, perusahaan tersebut mensuplai peralatan(hardware)pertunjukan (stage, rigging system,lighting system, generator supplier, multimedia) dapat berasal dari sausupplier atau lebih, brgantung kemampuan perusahaan supplier, sesuai kebutuhanproduksi acara, penyelenggara yang menentukan dari mana mereka mendapat suplaiperalatan tersebut. Di bawah ini dijelaskan supplier produksi apa saja yangbiasa terlibat dalampenyelenggaraanpertunjukan beserta tugas dan tanggung jawabnya.Sound: menyediakan peralatan sound system (tata suara) yangdiminta oleh pihak penyelenggara , biasanya panduan teknis(technical raiders)permintaan peralatan, dibuat berdasarkanspesivikasi pengisi acara dan skala pertunjukan, pada umumnya tata suaramencakup antara lain: speaker utama, power, mixer utama, mixer panggung,amplifikasi, monitor panggung, side fill, mic, assoseries, kabel pelengkap, danmicrophone.Sedangkan orangyang menanganinya antara lain:Sound EngineerMenangani pengaturan tata suara dari mixer utamamulai dari tuning, balancing, sound cek, rehearsal , dan pertunjukan.Mengawasiinstalasi pemasangan peralatan tatasuara.Mengakomodasi permintaan pengisi acara untukmendapatkan karakter suara yang diinginkan.Memastikanpemasangan sound system sesuai waktu yang telah ditentukan.Berkoordinasi dengan Production Manager mulai daripersiapan sampai pertunjukan.Dalam melaksanakantugasnya Sound Engineer dibantu olehSoundOperator, danSound Technicia Crewyang tugasnya antara lain:Menempatkanseluruh peralatan tata suara di tempat yang sudah di tentukan.Memasanginstalasi peralatan tata suara sesuai kebutuhan.Membantu pengisi acara berkaitan denganperalatan tatasuara diatas panggung.Memastikansetiap peralatan tatasuara yang dipasang berjalan baik.Memperbaikiatau mengganti peralatan tata suara yang tidak berfungsi baik.Bekerjasamadenganstage handsselama persiapandan pertunjukan.Berkoordinasi denganstage managerselama persiapan dan pertunjukan.Lighting: menyediakanperalatan lighting system (tata cahaya) sesuai dengan permintaan pihakpenyelenggara, dalam hal ini biasanya dipandu oleh spesivikasi jenis lampu yangdibutuhkan, jumlah, serta penempatan lampu (lighting plot) yang biasadisertakan, lighting plot biasanya di susun oleh Lighting Designer yangmemformulasikan tata cahaya berdasarkan tema acara atau karakter pengisi acara.Sedangkan orang yang menangani antara lain :Lighting Operator:Mengawasi pemasangan, penempatan, sertainstalasi tata cahaya.Menangani proses pemograman lampudan focusing (pengarahan cahaya ) setiaplampu.Mengoperasikanligting board/console selama pertunjukan berlangsung.Memastikansetiap peralatan tata cahaya berfungsi dengan baik.Memastikan pemasangan tata cahaya sesuai waktuyang telah ditentukan.Memberikan aba-aba kepada follow spot operator(jika memakai follow spot).Berkoordinasi dengan Production Manager selamapersiapan dan pertunjukan.Dalam pelaksanaan tugasnya ligtingoperator dibantu olehLightingtechnician/crewsertaRigger/The human flyyang tugasnyaantara lain adalah:Menaganipemasanganrigging system(konstruksidasar menara lampu) sesuai kebutuhan.Menanganipemasanganlighting truss(konstruksimelintang) sesuai pola yang akan di pergunakan untuk penempatan tata cahaya(rigger.)Menanganipemasangan dan penempatan lampu sesuai jenis dan jumlah berdasarkanlighting plot.Menanganiinstalasi lampu hingga distribusi jalur lampu kedimmer(alat pengatur kekuatan cahaya).MembantuLightingOperatorpada saatfocusing (rigger.Memperbaiki atau menganti peralatan tata cahayayang tidak berfungsi baik.Memastikan keamanan pemasangan dan instalasitata cahaya.Stage Builder Supervisor:Mengkalkulasikan kebutuhan material pembuatanpanggung sesuai rencana.Mengawasipembangunan panggung di lokasi yang telah ditentukan.Memastikankeamanan konstruksi panggung demi keselamatan pekerja dan pengisi acara.Memastikan pembangunan panggung selesai sesuaiwaktu yang telah ditentukan.Mengakomodasi segala kebutuhan perlengkapansarana pertunjukan yang sifatnya konstruksi.Berkordinasi dengan Production manager selamapersiapan dan pertunjukan.Stage Builder Crew: menyediakan danmembangun konstruksi panggung utama dan panggung monitor sesuai dengan desain panggungyang telah ditentukan. serta pekerjaan pemasangan lantai panggung danfinishingpanggung(cat, karpet) juga pemasanganbackdrop(penutup belakang) beserta fasilitaspanggung lainnya (level, tangga, ramp dan sebagainya) jika panggung tersebut didesainsesuai tema dan dilengkapi dengan elemen artistik (property, scenic dansebagainya) maka biasanyastage supplierterlibat dalam pembuatan dan pemasangan. Sedangkan orang-orang yang menangani pembuatanpanggung antara lain:Dalampengerjaannya dilaksanakan olehStageBuilderdan bagian Artistik panggung,stagesupplierbiasanya mengerjakan pembangunan fasilitasarea belakang panggung jika fasilitas tersebut tidak tersedia, berbentukruangan (ruang ganti, ruang artis, ruang produksi, ruang makan) dipergunakan untukmemfasilitasi tempat pertunjukan sesuai kebutuhan acara.Generator: menyediakan daya listriksesuai dengan yang dibutuhkan untuk menjalankan peralatan yang mempergunakantenaga listrik. Biasanya generator diperlukan jika kapasitas listrik di tempatpertunjukan tidak memadai atau tidakada sama sekali, juga menyediakan instalasi serta panel sumber daya listrikuntuk kebutuhan operasional peralatan lainnya (tata cahaya, tata suara,multimedia dan sebagainya).Untukkeamanan sumber listrik diharuskan memasang generator dengan kapasitas 20%-30% diatas kebutuhan, juga biasanya dipersiapkan generator cadangan untukmengantisipasi kekurangan atau kerusakan pasokan generator utama.Sedangkanorang orang yang menangani generator antara lain:Generator Operator:Menyediakan suplai listrik sesuai kebutuhanmasing masing bagian (lighting, sound system dan sebagainya)Mempersiapkan panel listrik untuk kebutuhantersebut.Memonitordan memastikan daya yang dikeluarkan generator sesuai kebutuhan.Memastikanpemasangan ground (jalur 0) dengan baik.Mengkalkulasikebutuhan bahan bakar untuk menjalankan generator.Memastikankeamanan instalasi listrik dan panel demi keselamatan.Dalam penangananinstalasi listrik, operator dibantu oleh generator technician/crew yang akanmelaksanakan pemasangan tersebut, memperbaii kerusakan, menyediakan bahan bakaruntuk waktu pemakaian yang telah ditentukan.Pyrotechnics: memasang dan merangkai kembang api, yang penempatan danjenisnya serta waktu pengaktifannya telah dirancang berdasarkan kebutuhan pertunjukan,karena sifatnya yang menghasilkan ledakan dan api (unsur bahan peledak), makapenempatan kembang api beserta pemilihan jenisnya harus diperhatikan, dalammengoperasiannya agar dapat dipicu secara elektrik maupun manual.Sedangkanorang orang yang menangani bidang ini antara lain:Pyrotechnics OperatorMenentukantitik penempatan kembang api, yang dirasa aman baik secara teknis pemasangan,serta penempatan maupun akibat dari ledakan yang dihasilkan.Memastikan instalasi rangkaian dalam keadan amandan tidak mengganggu peralatan lain.Berkordinasidengan venue manager mengenai lokasi yang dipakai.Mengoperasikan peledakan kembang api sesuaiskenario acara.Berkoordinasi dengan Production Manager selamapersiapan dan pertunjukan.Dalam pemasangan instalasi kembang apidibantu oleh pyrotechnic crew yang juga bertugas mengamankan area kembang apidari orang-orang yang tidak seharusnya berada di sekitarnya (pemasangan rambubahaya, pita penanda dan sebagainya), memastikan daerah jatuhnya kembang apiaman dari orang (terutama sekitar panggung), serta mempersiapkan pemadam apiuntuk mengatisipasi kebakaran.Multimedia: Memasang layar multimediasesuai letak yang telah ditentukan menempatkan proyektor, rangkaian instalasidan, pemasangan layar, teknis penempatan (di atasscaffoldingatau digantung) dan konstruksi dan bentuk.Jika pertunjukan diadakan di tempatterbuka maka pemasangan memperhatikan arah dan kekuatan angin di lokasi.Multimedia dapat berupa kombinasi mediayang berupa tampilan visual dalam bentuk film, slide, gambar, transparasi, slidedan sebagainya, dapat pula berupa kombinasi media. Multimedia memperkuat(secara visual) pertunjukan yang ditampilkan, materi gambar,slide dan filmdisusun (edit) sesuai pertunjukan yang ditampilkan. Sedangkan orang yangmenanganinya antara lain:Multimedia OperatorMemastikan penempatan dan pemasangan proyektor danlayar di tempat yang tepat dan aman (konstruksi dan cuaca).Memastikan materi yang ditampilkan sudah lengkapdan tersusun sesuai skenario.Memastikan peralatan pemutar media(player)berjalan baik.Berkoordinasi dengan production manager selamapersiapan dan pertunjukanDalampengerjaan pemasangan layar dan proyektor dilaksanakan oleh crew yang jugadapat memperbaiki peralatan jika timbul masalah teknis serta menempatkanproyektor dan layar secara aman.FRONT OF HOUSE DIVISIONAdalah divisi/bagian organisasi yangmenangani lokasi acara, yang akan berinteraksi dengan beberapa pihak (pengelolalokasi, polisi, petugas perijinan, penonton dan sebagainya) yang berkaitandengan pelaksanaan tugas lapangan terutama pada hari (H) pertunjukan, dimanapenanganan penonton (massa) adalah hal paling vital . Untuk itu diperlukanpendataan menyeluruh mengenai lokasi acara(venue),kotatempatvenue berada, akses, fasilitas dan data umum penunjang lainnya. Berdasarkanpemahaman lokasi dankotatempat pertunjukan, maka disusun rencana dan sistem serta strategi penangananacara, maping dan data yang rinci ditambah pengenalan lokasi yang matang.Front of House ManagerMensurvei kelayakan tempat pertunjukan yangtelah ditetapkan.Berkoordinasi dengan pengelola tempat berkaitanrencana acara (waktu,jenis dan lain-lainl).Merancang sistem dan strategi pengamanan danpenanganan lokasi acara.Menghitung jumlah tenaga kerja(doorman, ticket takers, usher, securiyi)yang dibutuhkanMengalokasikan jumlah tenaga kerja di setiaparea yang telah ditentukan (pintu masuk, area prod, area parkir dan lain-lain).Bertanggung jawab atas lancarnya penanganan aruspenonton ke dalam lokasi acara.Berkoordinasi dengan pihak pengamanan resmi(polisi) mengenai rencana pengamanan (renpam) arena pertunjukan.Berkoordinasi dengan PMK mengenai penempatanmobil pemadam dan teknis pengunaan pemadam.Berkoordinasi dengan P3K dan paramedik mengenaipenempatan posko, ambulan dan penanganan lanjutan.Mengontrol dan mengawasi jalannya penerapanrencana pengamanan pada hari pelaksanaan.Mengontrol setiap pintu masuk penonton dan areavital lainnya.Memberikanbriefing pengarahan kepada seluruh tenaga penanganan lokasi acara.Berkoordinasi dengan producer selama persiapandan pelaksanaan.Dalam tugasnya Front of House (FoH) manager dibantu olehseorangVenue CoordinatordanVenue Facilitatoryang bertugas antaralain:Berkoordinasi dengan pengelola lokasi untuk kelancaranoperasional acara.Memetakankeseluruhan area lokasi pertunjukan.Mengidentifikasikebutuhan fasilitas tambahan (lampu penerangan, toilet, rambu-rambu, pintumasuk, barang terlarang, daerah bahaya, area parkir dan lain-lain).Memetakandan membagi area sesuai kebutuhan acara (area produksi, penonton, posko,pemadam kebakatan dan P3K dan sebagainya).Memfasilitasikebutuhan penonton di lokasi acara seperti ticket box, jalur penonton dan areaparkir.Memetakanarea yang layak untuk pemasangan materi/sarana promosi (baliho, spanduk,banner, stand, panggung display dan lain-lain) di lokasi.Memfasilitasi kebutuhan produksi acara yangdapat disuplai oleh pengelola tempat pertunjukanField Security CoordBersama FoH manager merancang sistem danstrategi pengamanan lapangan.Mengalokasikan jumlah tenaga keamanan yang akanditempatkan.Mengidentifikasi titik titik rawan pengamanan disekitar lokasi acara.Memberikan pengarahan/briefing kepada seluruhpetugas keamanan lapangan.Mengkoordinir pelaksanaan pengamanan berdasarkanrencana pengamanan.Memimpin pembersihan/sweepingarea pertunjukan pada hari H.Berkoordinasi dengan FoH Manager selamapersiapan dan pelaksanaan acara.Memecahkan masalah/gangguan keamanan yangterjadi di lapangan.Dalamtugasnya Field security Coord didukung olehFieldSecurityCrewyang tugasnya antara lainMenempati area yang sudah ditetapkan untukdiamankan.Memeriksa ID/Tiket yang menjadi tanda masuk ke areatertentu.Menjalankan instruksi yang telah ditetapkan olehField Security Coord.Menjaga dan mengawasi area yang menjadi tanggung jawabnya.Berkoordinasi dengan Field security Coord jikaterjadi gangguan keamanan di daerah tanggung jawabnya.Untukmengantisapasi timbulnya korban akibat pertunjukan, maka dipersiapkan sejumlahParamediclapangan yang memiliki peralatan medis dan ambulans, gunamemberikan pertolongan pertama dan merawat orang yang memerlukan penangananmedis, tim tersebut ditempatkan di posko yang telah ditentukan, beberapaanggota paramedik juga ditempatkan di area sekitar panggung untuk bersiaga, timini dipimpin oleh seorangParamedicsCoordinatoryang akan bertanggung jawab atas jalannya tugas mereka.Selainitu untuk mengantisipasi timbulnya kebakaran maka disediakan, tim pemadamkebakaranyang selain bertugasmemadamkan api/kebakaran yang terjadi juga dapat dipergunakan untuk menyirampenonton), penyiraman ini mempertimbangkan jika penonton sangat padat atau jikasuhu udara panas sekali, perintah penyiraman berasal dari satu komando(biasanya FoH manager/ Venue Coord) kepada kepala pemadam kebakaran denganmemperhatikan tiupan angin dan arah air.Penanganan penonton(audience treatment)adalah salah satu tugas utama FoH selain pengamananvenue, untuk hal tersebut maka FoH Manager langsung mengarahkan, mengkoordinirserta mengawasi seluruh jalannya arus masuk dan keluar penonton. Untuk itudiperlukan beberapa koordinator yang bertanggung jawab atas pintu penonton, tiketserta penempatan penonton di area pertunjukan, orang orang yang bertugas antaralain:Ticket TakersCoordinatorMengalokasikan para Ticket Takers sesuai tempatdan jumlah tenaga.Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Ticket TakersSupervisor dan Ticket Takers di lokasi.Menangani serta mencari solusi masalah yangmenyangkut tiket penonton.Mengkoordinir pengumpulan sobekan tiket sebagaibukti jumlah penonton.Berkoordinasi dengan koordinator lain lain(doorman, usher)mengenai penempatantiket takers di setiap pintu.Berkoordinasi dengan FoH manager berkaitandengan permasalahan tiket.Jikajumlah pintu masuk banyak, dan terletak di beberapa bagian gedung/ lapangan maka tiket takers koordinatordibantu TicketTakers Supervisor yangmenjadipenanggung jawab setiap pintu/sektor, dengan tugas:Mengawasi pekerjaan ticket takers di setiappintu/sektor yang telah ditentukan.Mengumpulkan bundel sobekan tiket/tanda masuksetiap pintu/sektor yang menjadi tanggung jawabnya.Membantu ticket takers yang menemui masalahdalam tugasnya.Memastikan ticket takers sudah siap padaposisinya saat pintu penonton dibuka.Menyiapkan segala kelengkapan kerja tickettakers.Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinatorberkaitan dengan permasalahan tiket.Sedangkan petugas yang melaksanakanpenyobekan tiket penonton disebutTicketTakersyang tugasnya adalah:Memeriksa keaslian tiket penonton yangditunjukan.Menyobek tiket sesuai bagian yang telahditentukan.Memberikan sobekan tiket kepada penonton sebagaitanda masuk.Menyimpan/mengumpulkan sisa sobekan sebagaitanda bukti penonton.Membundel sobekan tiket untuk diserahkan kepada supervisor.Memeriksa kelengkapan peralatan kerja (karet,stapler, kantong, ballpoint dan sebagainya).Berkonsultasi dengan ticket takers supervisorjika menemui masalah tiket.Untuk mengawasi serta mengendalikan aruspenonton yang masuk maka diperlukan petugas yang bertanggung jawab yang bisasadisebutDoorman(penjaga pintu) untukkoordinasi kerja maka diperlukan seorang Doorman Coordinator dengan tugas:Mengalokasikan doorman sesuai pintu dan jumlahpersonal.Mengkoordinasikan seluruh kegiatan DoormanSupervisor dan Doorman di lokasi acara.Menangani serta mencari solusi masalah arusmasuk penonton.Memberi pengarahan teknis buka /tutup aruspenonton.Mengawasi pengendalian arus penonton ke lokasi.Memberikan komando saat pintu penonton dibuka.Berkoordinsi dengan koordinator lainya (TicketTakers, Usher) mengenai penempatan Doorman di setiap pintu.Berkoordinasi dengan FoH manager mengenaipermasalahan arus penonton.Untuk mempermudah pengawasan pintu seorangDoorman Coordinator dapat dibantu beberapaDoormanSupervisoryang area tugasnya ditetapkan, dengan tugasnya:Mengawasi pekerjaan Doorman disetiappintu/sector yang telah ditentukanMengatur mengawasi arus buka/tutup pintupenonton.Memberi arahan penonton arah pintu yang benarsesuai tiket/tanda masuk.Membantu Doorman jika terjadi permasalahandengan arus penonton.Memastikan Doorman sudah pada posisinya saatpintu mulai dibuka.Berkoordinasi dengan Doorman Coordinator bilaterjadi masalah.Danpetugas yang mengatur arus masuk penonton secara langsung adalahDoormandengan tugas:Memastikan setiap penonton memegang tiket ketikamemasuki antrian.Memastikan penonton tidak membawa barang-barangyang dilarang masuk ke area pertunjukan.Mengamankan barang terlarang/berbahaya untukdiserahkan kepada petugas keamanan.Mengamankan penonton yang memaksa masuk tanpatiket untuk diserahkan kepada petugas kemanan.Menjaga arus buka tutup pintu sesuai arahanSupervisor/Coordinator.Melaporkan kepada supervisi bila terjadi masalahdengan kelancaran arus penonton.Untuklayanan dan kelancaran penonton memasuki arena pertunjukan, sesuai tiket yangdimiliki, adalah tugas seorangUsheryang mengarahkan penonton ke tempat yang benar, juga akan dikoordinasikan olehseorang Usher Coordinator dibantu beberapa Usher Supervisor dengan tugas antaralain:Usher Coordinator:Mengalokasikan usher sesuai pintu /sektor dantenaga personilMengkoordinasikan seluruh Usher Spv / Usher dilokasi pertunjukanMencari solusi masalah berkaitan denganpenempatan penontonMemberi pengarahan teknis tentang pelayananpenonton ke tempat duduknyaMengawasi jalanya pelayanan penonton menujutempat duduknyaBerkoordinasi dengan koordinator lainnya (tickettakers, doorman) mengenai penempatan usher di setiap pintu atau sektorBerkoordinasi dengan FoH manajer denganpermasalahan tempat duduk penontonDalam tugasnya Usher CoordinatordibantuUsher Supervisordengan tugasMengawasi Usher dalam menjalankan tugaspelayanan penonton di setiap pintu / sector yang telah ditentukanMemberi arahan kepada penonton untuk menemukantempat yang benar sesuai tiket yang dimilikiMembantu Usher jika menemui masalah denganpelayanan penontonMemastikan usher berada ditempatnya pada saatpenonton masukBerkoordinasi dengan Usher Coordinator jikaterjadi permasalahan pelayanan penontonSedangkan yang melayani penontonsecara langsung adalahUsheryang tugasnyaMengantar / menunjukan kepada penonton lokasiduduk sesuai tiketMengetahui setiap sector penempatan penontonsesuai tiketnyaMengani masalah penonton berkaitan dengan lokasitempat dudukMelaporkan dan berkoordinasi dengan Usher Spvjika terjadi permasalahan dengan penontonTALENT TREATMENT DIVISIONTalenttreatment (Penanganan Artis) adalah bagian yang merencanakan, mengawasi dan menjalankan seluruhpemenuhan keperluan pengisi acara(diluar kebutuhan pertunjukan) mencakup halteknis dan non teknis, untuk Itudiperlukan seluruh data berkaitan dengan pengisi acara (jumlah personal, kebutuhan peralatan, jadwal pengisi,akomodasi, transport, logistikdsb), berhubungan langsung dengan pihak Manajemen Artis / Artis. Faktor keamanan dan keselamatan artisjuga menjadi tanggung jawab Talenttreatment, personal divisi ini dengan spesifikasi tugasnya adalah :Talent Treatment CoordMengumpulkan dan menyusun seluruh data yangberkaitan dengan pengisi acaraMenyusun penjadwalan yang berkaitan denganpengisi acara mulai datang sampai pulangMengawasi dan mendampingi pihak pengisi acarapada persiapan dan hari pertunjukanMengatur administrasi pemesanan akomodasipengisi sesuai jadwal datang dan pergi (Check In / Check Out)Mengalokasikan kebutuhan transportasi pengisiacara sesuai jumlah (termasuk Manajemen & Crew Artis) dan jadwal yang telahdisepakatiMemastikan keberadaan pengisi acara pada waktudan tempat yang telah ditentukan (jumpa pers, sound chek, show time dll)Berkoordinasi langsung dengan pihak ManajemenArtis/ ArtisBerkoordinasi dengan Production managerberkaitan hal teknis & jadwal produksi yang berhubungan dengan pengisiMemastikan pengamanan pengisi acara jika diperlukanMemastikan logistik (meals, refreshment dsb)pengisi acara tercukupi dan tepat pada waktunyaBersama Producer merancang sistem dan ruteevakuasi darurat untuk antisipasi hal hal yang tidak diinginkanBerkoordinasi dengan Producer jika terjadimasalah berkaitan dengan pengisi acaraDalam tugasnya Talent Treatment Coordinator dibantu olehTalent / Artis SecurityMengalokasikan personal pengamanan artis yangdiperlukanMempelajari sistem keamanan dan bangunan (hotel,venue) yang akan di pakai oleh pengisi acaraMerancang jalur alternatif pengamanan artisuntuk masuk dan keluar baik hotel maupun venueBerkoordinasi dengan Transportasi Artis mengenairute perjalanan yang akan dilalui artis (antarkota,dalamkota,Hotel-Venue-Hotel)Memastikan keamanan artis selama diatas panggung(sound chek, show time)Talent /Artis TransportationMengatur penjadwalan transportasi untukkeperluan pengisi acara (termasuk manajemen, crew, peralatan)Mengalokasikan kendaraan sesuai kebutuhanantar/jemput kebutuhan pengisi acara (orang & barang)Memastikan kendaraan dalam keadaan layak jalanbeserta pengemudinyaMemastikan operasional antar jemput pengisiacara sesuai waktunyaMerancang rute tercepat dan teraman dalammemenuhi kebutuhan operasionalMengumpulkan data alamat dan peta lokasiberkaitan dengan tugas transportasiBerkoordinasi dengan Talent Treatmentcoordinator jika timbul masalah dengan transportasi pengisi acaraTalent / Artis RunnersMengakomodir pembelanjaan kebutuhan artis(diluar kebutuhan teknis)Mengenal baik tempat, daerah untuk memenuhikebutuhan pengisi acaraMembuat penjadwalan belanja kebutuhan artisMendampingi artis / Manajemen / crew dalampembelanjaan kebutuhanBerkoordinasi dengan Talent Treatment Coord jikatimbul masalah berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan belanja artisTalent / Artis DoctorMengumpulkan data artis berkaitan dengan kondisikesehatannyaBersiaga untuk keadaan darurat terkait kesehatanartisMendampingi artis selama sound chek dan showtimeMemberikan pertolongan pertama jika terjadiganguan kesehatan atau kecelakaan yang dialami pengisi acaraBerkoordinasi dengan Talent treament Coordinatorjika terjadi hal tersebut diatasIMPRESARIATImpresariat adalah bagian yangmengurus segala hal yang berkaitan denganperijinan pelaksanaan acara, yang harus dkerjakan adalah mengurus segalasuratmenyurat, administrasi serta dokumenperijinan. Impresariat dilengkapi dengansegala data dan informasi mengenai tempat acara,pengisi acara, tanggal dan jam acara akan dilaksanakan dan penanggung jawab acara. Impresariatakan berhubungan dengan instansi resmipemerintahan termasuk permintaan pengamanan dari pihak yang berwajib (Polisi dsb).Jika pengisi acara berasal dari luarnegeri maka pengurusan ke pihak Imigrasi/Custom,perijinan kerja artis asing, sensorship dan pajak.Dalam penyelenggaraan pertunjukanImpresariatakan bertugas antara lainMengumpulkan semua data terkait dengan acara(Hari & Jam, tempat & artis)Mengurus segala hal terkait dengan perijinanpemyelenggaraan acaraMemastikan segala perijinan (suratijin) selesai pada waktunyaMengkoordinasikan permintaan tenaga pengamanandari instasi terkait(Polisi)Memberikan masukan mengenai rencana pengamananBerkoordinasi dengan Producer menyangkut masalahperijinanTICKETING DIVISIONTicketing adalah bagian/divisi yang menangani penjadwalanberkaitan dengan tiket, mulai daripencetakan, porporasi, pemilihan tiket box (tempatpenjualan tiket)system pemesanan,distribusi sampai penghitungan tiketterjual setelah pertunjukan berakhir guna meastikan berapa pajak yang harus di bayar, Divisi tiketing antara lainadalahTicketing CoordinatorMerencanakan semua yang berkaitan dengan jadwaldivisi ticketMemilih tempat penjualan tiket dan menyelesaikansemua administrasi kerjasamaMengontrol hasil pemesanan tiket di setiap tiketboxnyaMemberikan petunjuk tertulis kepada tiket boxtentang teknis pemesanan dan mendapatkan tiket acaraMenyiapkan lembar tiket sesuai jumlah pemesanansetiap tiket boxMengkoordinir penjualan tiket di lokasi acara(jika ada)Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinatoruntuk penghitungan sobekan bukti tanda masuk penontonBerkoordinasi dengan producer jika timbulpermasalahan berkaitan dengan tiketDibantu olehTicket Box controlleryangtugasnya antara lain:Mengontrol distribusi tiket ke setiap tiket boxMenjelaskan kesepakatan kerjasama dengan setiaptiket boxMemonitor hasil pemesanan tiket secara berkalaMengontrol operasional tiket box di lokasi acaraBerkoordinasi dengan Ticketing Coordinatormenyangkut permasalahan tiketPROMOTION DIVISIONAdalahdivisi yang menangani seluruh kegiatan promosi suatu event, mulai dari perencanaan, desain, produksimateri promosi, penempatan, penayanganserta pemasangan media luar ruang menjadi tanggung jawab bagian ini , selain hal itu promotionmanager juga mengkoordinir jumpa persyang menjadi bagian dari promosi acara, sedangkan orang yang mengatur semua ini adalah PromotionManager dengan tugasPromotion ManagerMempersiapkan desain materi publikasi baik,cetak, elektronik maupun luar ruangMengkoordinasikan pemasangan / penayangan iklandi mediaMengkoordinir kegiatan jumpa persMenentukan media cetak & elektronik yangakan dipakaiMenentukan ukuran dan waktu pemuatan iklan baikcetak maupun elektronikMenentukan jenis, jumlah serta tempat pemasanganmedia luar ruangMemonitor iklan yang telah dipasng atauditayangkanMengawasi pemasangan media promosi luar ruangBerkoordinasi dengan Produser bila terjadipermasalahan promosiDalam melaksanakan tugasnyaPromotion manager dibantu oleh Media placementCoordinator/ Officer yang akan menjalankan fungsi kontrol dan monitor pemasangan iklan di medialuar ruang, dalam proses perencanaaniklan biasanya di bantu olehPerancangGrafis (Graphic Designer )sertatenaga kreatif pembuat jingle dan spot TVGENERAL INFORMATIONCLIENTEVENTTHEMEARTISTVENUESHOWDAYSHOWTIMEPRODSPECGENERAL SCHEDULEMOUCONTRACTPREPRODUCTIONSURVAYPRODUCTIONEVENTREPORTEVALUATIONBUDGETGENERALBUDGETPRE/PROD/POSTBUDGETCASHFLOWTICKETSALES ESTIMATIONTERMOF PAYMENTPRODUCTIONSHOWSPECIFICATIONTECHNICALRIDERSVENUE DATAPRODAREASTAGEAREAPROD PLANDESIGN& CONSTRUCTIONSTAGEPLOTLIGHTINGPLOTSTAGE PLANTOPELEVATIONSIDEELEVATIONFRONTELEVATIONPROD SCHEDULEONTHE ROADLOADIN/LOAD OUTSOUNDCHECK/REHEARSELSHOWTIMESHOWRUNDOWNFRONT OFHOUSECITY MAP /VENUE AREA MAPPINGVENUE DATAVENUEMAPVENUEFACILITIESMANPOWER PLANFIELDSECURITY PLANPRODAREA MAPAUDIENCEENTRANCE MAPPARKINGAREA MAPADDITIONALAUDIENCE LIGHTFOHWORKING SCHEDULETALENT TREATMENTCONTRACTRIDERSARTISTTEAM TALENT / MANAGEMENT/ CREWARTISTSCHEDULEACCOMODATIONDATA & ROOM LISTARTISTTRANSPORTATION SCHEDULEARTISTCONTRACTADDITIONALARTIST DATAPROMOTIONPROMOTIONPLANMEDIAPLANPROMOTIONSCHEDULEPROMOTIONDESIGNIMPRESARIATEVENTPERMITVENUEPERMITPOLICEPERMITCENCORSHIPTICKETINGTICKETDESIGNMOU/ CONTRACT TICKET BOXDISTRIBUTIONSCHEDULE VOUCHER / TICKETTICKETBOX CONTROLL SCHEDULETICKETBOX SALES FORMSURVAY & MAPPINGSurvay & mapping adalah bagian daripra produksi, setelah diolah akan berguna bagi semua divisi, karena hasilsurvay akan menjadi pedoman rencana kerja di lapangan. Begitu juga denganmapping akan menjadi pedoman untuk mengalokasikan area kerja dan penempatantenaga kerja, pos, parkir, pemadam, ambulans, area produksi dll. Oleh karenaitu Survay & Mapping diharapkan dapat memberikan informasi keadaan setempat.Survay & Mapping sangat vital dalam lancarnya suatu rangkaian tur. Denganrincian tugas sebagai berikutSURVAYMemetakan rute yang ditempuh dari tempatberangkat sampaikotatujuan, beserta jarak (km) dan waktu tempuh (jam/menit)Mencatat kondisi jalan/ fasilitas yang adaselama perjalanan (jembatan, trowongan, pom bensin, bengkel, pos polisi,jembatan timbang dll)Memetakan rute masuk dari bataskotamenuju venue danhotel (beserta rute alternatifnya)Mensurvey keadaan/kondisi venue(outdoors/indoors) persyaratan dan peraturan pemakaian venuePemilihan ticket box (jika tiket dijual)Agent perekrut tenaga kerja lokalInstansi pemerintah terkait (polisi, Pemda,pajak, pemadam dll)Media dan pers local serta kantor perwakilannya(cetak, elektronik)VENUE MAPPINGMapping area venue dan sekitarnya, radius 3-5kmjalan utama menuju venue dan jalan alternatif lainnyaMapping tempat umum disekitar venue (terminal,pertokoan, perkantoran, bank, tempat ibadah, pom bensin dll)Mapping tempat penting di sekitar venue (Rumahsakit, kantor polisi, pemadam dsb)Mapping alokasi area parkir di venue (produksi,keamanan, ambulans, pemadam, penonton, EO)Mapping arus masuk penonton ke venue dan keluardari venueMapping arah lalulintas di sekitar venue danalternatif arah pada hari pertunjukanMapping pintu yang akan dipergunakan selamapersiapan sampai selesai (produksi, keamanan, artis, EO dsb)Mapping alokasi penempatan sarana penunjangacara di venue (posko keamanan, PPPK, prod office, information desk, venueticket box, engginering room, toilet, dress room, dll)Mapping ring pengamanan (min 3 ring) besertajumlah tenaga dan area vital yang harus di jagaMapping penempatan tenaga kerja FOH, besertajumlah yang diperlukanMapping titik pemasangan signboard, penunjukarah, pintu masuk dsbMapping titik penambahan penerangan venuedisesuaikan dengan acaraMapping penempatan media promosi beserta jumlahdan jenisnyaMapping rute evakuasi keluar venue untuk keadaandaruratCantumkan arah mata angin (U/Utara) pada setiappetaTICKET BOXData Tiket box (Alamat, tel&Fax, email, HP,Kontak)Petugas yang bertanggung jawab mengontrolAlokasi distribusi tiket setiap pertunjukan(alokasi setiap pertunjukan/ tiket box)Jadwal pendistribusian dan pengumpulan hasilpenjualanJadwal peredaran tiket setiap pertunjukanPROMOSI LOKALJadwal promosi terkait jadwal acaraTitik penempatan media promosi luar ruang(baliho, spanduk, banner dsb)Radio network yang menjadi partner media promosiKoran & Majalah yang menjadi partner mediapromosiKoordinator wartawan media peliputJadwal promosi berkaitan dengan pers/media(press release, konfrensi pers dsb)Kesepakatan barter promosi dengan media/sponsorlocalREKRUTMEN STAFF & CREW LOKALIdentifikasi agensi tenaga kerja pertunjukan/pagelaran setempatData staff & crew yang akan bekerjaTugas dan tanggung jawab tenaga kerja lokal (jobdes)Jadwal perekrutan, pengarahan, orientasilapangan dan jadwal mulai bertugasJumlah tenaga kerja dan standard bayaran yangditerimaORGANISER BASE CAMPData Base Camp (Alamat, no tel/fax, email,kotntak)Data staff atau crew local yang membantu di basecampJadwal Operasional base camp (kontrak & lamapemakaian tempat)Fasilitas yang disediakan oleh base camp(tel,listrik, ruang dll)GOVERNMENTKontak penanggung jawab perijinan local (nama,alamat, telefon/HP)Jadwal pengajuan permohonan perijinan, masaberlakusuratijin dllPersaratan perijinan local (biasanya tercantumbersama perijinan pusat)Kontak penanggung jawab dinas perpajakan danporporasi tiketProsedur pemerintah daerah menyangkut perijinanProsedur permohonan pengerahan pengamanan localINFORMASI UMUMGeografikotayang ditujuDemografi pendudukkotayang ditujuPopulasi pendudukkotayang ditujuInformasi & peta provinsi sertakotayang ditujuInformasi kusus lainnya yang menyangkutkotayang ditujuStruktur organisasiJob discriptionEvent organizerProducerGeneral affairFinance controllerTrafficProduction DivisionProduction ManagerStage ManagerStage Hands CoordStage HandsProduction RunnersProduction Design TeamLighting DesignerSound DesignerArtistic & ScenicDesignerMultimedia DesignerProduction Hardware & SystemSound SystemSound OperatorSound EnginerSound Technician / CrewLigthing SystemLigting OperatorLighting Technician / CrewRiggerStage & Rigging SystemStage Builder SupervisionStage BuilderArtistikElectricity Supply SystemGenerator OperatorGenerator Technician /CrewPyrotechnicsPyrotechnics OperatorMultimedia SystemMultimedia OperatorFront Of House DivisionFront Of House ManagerVenueCoordinatorVenueFacilitatorField Security CoordinatorFieldSecurityDoorman CoordinatorDoormanSupervisorDoormanTicket Takers CoordinatorTicketTakers SupervisorTicketTakersUsher CoordinatorUsherSupervisorUsherParamedic CoordFire Brigade ChiefTalent Treatment DivisionArtist SecurityArtist RunnersArtist DoctorArtist TransportImpresariatLicence & Permit OfficerGov Cencorship OfficerImigration & CustomOfficerTicketing DivisionTicketing CoordinatorTicket Box ControllerTax & PorporationOfficerPromotion DivisionPromotion ManagerPress Coordinato