EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI...

i

EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

BERDASARKAN FRAMEWORK COBIT 5 PADA

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA PUSAT

Skripsi

Diajukan Sebagai Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer

Disusun Oleh:

AHMAD FAISHAL IMADUDDIN

11140930000048

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UIN SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2019

ii

HALAMAN JUDUL


BERDASARKAN FRAMEWORK COBIT 5 PADA

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA PUSAT

Skripsi

Diajukan Sebagai Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Strata Satu

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Oleh :


1140930000048

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UIN SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2019

iii

LEMBAR PERSETUJUAN


BERDASARKAN FRAMEWORK COBIT 5 PADA BADAN

KEPEGAWAIAN NEGARA PUSAT

Disusun Oleh :


NIM. 11140930000048

Menyetujui,

Mengetahui

Ketua Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

iv

LEMBAR PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR

HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI

SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU

LEMBAGA MANAPUN.

Jakarta, Desember 2019

Ahmad Faishal Imaduddin

11140930000048

v

PENGESAHAN UJIAN

Skripsi berjudul “Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Berdasarkan

Framework COBIT 5 pada Badan Kepegawaian Negara Pusat” yang ditulis oleh

Ahmad Faishal Imaduddin, NIM 11140930000048 telah diuji dan dinyatakan

LULUS dalam sidang Munaqosyah Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas

Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta, pada hari Jum’at, 20 Desember

2019. Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

Sarjana Strata Satu (S1) Program Studi Sistem Informasi.

Menyetujui,

Mengetahui,

vi

ABSTRAK

Ahmad Faishal Imaduddin – 11140930000048. Evaluasi Tata Kelola Teknologi

Informasi Berdasarkan Framework COBIT 5 pada Badan Kepegawaian Negara

Pusat. Di bawah bimbingan Fitroh dan Elsy Rahajeng.

Dalam menghadapi perkembangan zaman teknologi informasi, BKN memiliki

kesadaran akan pentingnya penggunaan TI dalam mencapai tujuannya. Dibuktikan

dengan dibentuknya Deputi Sistem Informasi Kepegawaian (SINKA) yang

merupakan bidang/unit TI pada struktur organisasinya. Walaupun demikian,

diketahui masih terdapat masalah dalam penerapan TI pada Deputi SINKA yakni,

adanya perbedaan data antar unit BKN yang menyebabkan kurang maksimalnya

dalam melakukan pelayanan kepegawaian, masih banyaknya SDM yang tidak

sesuai dengan penempatan lini kerjanya, adanya ketergantungan beban kerja

terhadap beberapa pegawai, dan kurangnya penyebaran pengetahuan yang dimiliki.

Oleh karena itu diperlukannya evaluasi tata kelola TI yang baik dengan

menggunakan framework berstandar internasional yang dalam hal ini peneliti

menggunakan framework COBIT 5. Penelitian ini berfokus pada domain proses

APO01 (Manage the IT Management Framework), proses APO07 (Manage Human

Resource) dan BAI08 (Manage Knowledge) menggunakan metode Process

Assessment Model (PAM) COBIT 5. Hasil penelitian menunjukkan bahwa

capability level pada proses APO01 di Deputi SINKA saat ini berada pada level 2

(managed process) dan kondisi yang diharapkan berada pada level 3 (established

process). Kemudian untuk proses APO07 capability level saat ini berada pada level

1 (performed process) dan kondisi yang diharapkan mencapai level 3 (establihed

process). Sedangkan untuk proses BAI08 capability level saat ini berada pada level

1 (performed process) dan kondisi yang diharapkan mencapai level 2 (managed

process). Dengan demikian untuk mencapai level yang diharapkan Deputi SINKA

diharuskan memenuhi sejumlah rekomendasi yang ada pada level 1 dan 2 seperti

membuat prosedur dalam mengintegrasikan data atau informasi yang dimiliki,

membuat kebijakan terkait perencanaan cadangan staf, membuat persyaratan

kepegawaian yang terdokumentasi dengan baik dan membuat kebijakan terkait

penyebaran pengetahuan agar terkelola dengan baik.

Kata Kunci: Tata Kelola Teknologi Informasi, COBIT 5, Process Assessment

Model (PAM), Capability Level, Manage the IT Management Framework, Manage

Human Resource, Manage Knowledge.

V BAB + xv Halaman + 240 Halaman + 24 Gambar + 86 Tabel + Daftar Pustaka +

Lampiran

vii

KATA PENGANTAR

Puja puji syukur ke hadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan

karunia-Nya kepada kita semua, khususnya bagi Penulis, sehingga Penulis dapat

menyelesaikan penelitian skripsi ini. Shalawat serta salam selalu tercurahkan

kepada junjungan nabi besar Muhammad SAW yang telah membimbing kita semua

dari zaman yang gelap gulita ke zaman yang gemilang ini.

Skripsi ini berjudul “Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi

Berdasarkan Framework COBIT 5 pada Badan Kepegawaian Negara Pusat”

yang disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan program S1

pada program studi Sistem Informasi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah

Jakarta.

Pada kesempatan ini Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak-

pihak yang telah mendukung. Sebagai bentuk penghargaan yang tak terlukiskan,

izinkan Penulis menuangkan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Ibu Prof. Dr. Lily Surayya Eka Putri, M. Env. Stud selaku Dekan Fakultas

Sains dan Teknologi.

2. Bapak A’ang Subiyakto, Ph. D selaku Ketua Program Studi Sistem

Informasi Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Ibu Fitroh, M.kom dan Ibu Elsy Rahajeng, MTI selaku dosen pembimbing

yang telah memberikan dukungan dan arahan kepada penulis. Atas

motivasi, dukungan dan nasihat yang telah diberikan membuat penulis

semakin terdorong untuk menyelesaikan penelitian skripsi ini.

viii

4. Bapak Aulia Pradipta, S. Kom, M. Sc selaku Kepala Seksi Penyelesaian

Permasalahan Data Kepegawaian BKN Pusat yang berbaik hati

membukakan Penulis jalan untuk melakukan data riset di Badan

Kepegawaian Negara. Berkat saran, waktu dan arahan dari beliau

memotivasi Penulis untuk menyelesaikan penelitian skripsi ini.

5. Dosen-dosen Program Studi Sistem Informasi, yang tidak dapat disebutkan

satu persatu, yang telah menuangkan ilmunya kepada penulis selama

perkuliahan.

6. Pihak keluarga, khususnya Ibunda Rodiyah Widianingrat dan ayahanda

Nasril Latief, orangtua yang selalu mendoakan, memberi semangat,

motivasi, serta kasih sayang yang membuat Penulis selalu ingin

memberikan yang terbaik untuk mereka.

7. Kepada almarhumah Nurhikmah Noviyanti, seseorang yang selalu menjadi

pengingat dan pendengar yang baik untuk penulis, serta yang selalu

memberikan dukungan, semangat dan motivasi untuk menyelesaikan skripsi

ini, semoga almarhumah bahagia dan diterima segala amal ibadahnya,

aamiin.

8. Sahabat-sahabat Penulis, khususnya Muhammad Yusuf F.E., dan Harry

Kurniawan teman seperjuangan bimbingan yang selalu memberikan

support dan selalu memberikan semangat, motivasi dan dukungan satu sama

lain.

ix

9. Sahabat-sahabat penulis juga Irfan, Kurniawan, Lingga, Pita, Elin, yang

memberikan semangat, dan selalu membantu penulis ketika ada masalah,

semoga kalian selalu diberikan kebahagiaan.

10. Teman-teman mahasiswa/i Sistem Informasi UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta khususnya Sistem Informasi 2014 B. Ada Choli, Doni, Agra, Helmi,

Agif, Anang, Yusuf, Alif, Zaki, Briam, Tomo, Hasbi, Andi, Alvali, Faikar,

Nurul, Nadil, Ovi, Sabil, Aul, Novi, Anna, Riri, Fadhila yang terus

memberikan doa, semangat, dan motivasi kepada Penulis. Semoga kita

semua dapat memberikan kebanggaan kepada diri sendiri, keluarga, agama

dan tentunya Sistem Informasi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

11. Kawan-kawan seperjuangan di Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi

periode 2017-2018 khususnya Redno, Anjar, Restri, Aul, Anna dan

semuanya. Semoga kita semua sukses untuk ke depannya.

12. Kawan-kawan Dewan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Sains dan Teknologi

periode 2018-2019. Ada Qori, Fadjri, Nurita, Farah, Erni, Beta dan

semuanya. Semoga kita sukses untuk ke depannya.

13. Kawan-kawan KOFACUP. Ada Fadli, Topik, Rahmat, Rafi, Iki, Miftah,

Faris, Husein, Lingga, Abil, Ihdi, Adit dan Bagas. Semoga selalu diberikan

kelancaran segala urusannya dan sukses untuk ke depannya.

14. Kawan-kawan kelompok KKN Gandum UIN Jakarta yang menjadi rekan

penulis saat melaksanakan pengabdian kepada masyarakat Desa Koleang.

Ada Harar, Bayu, Aina, Syafa, Afifah, Iis, Isty, Maunah, Reza, Melfi, Neni,

Zaid, Said, Penida dan Rizki. Semoga sukses untuk kita ke depannya.

x

15. Seluruh pihak yang banyak berjasa dalam penelitian skripsi ini yang tidak

dapat Penulis sebutkan satu persatu namun tidak mengurangi sedikit pun

rasa terima kasih dari penulis.

Akhirnya atas segala bantuan dari semua pihak, Penulis berterima kasih dan

berdoa kepada Allah SWT semoga apa yang telah diberikan dijadikan sebagai amal

kebaikan dan bermanfaat serta mendapatkan balasan yang setimpal di akhirat kelak.

Dan semoga skripsi ini bermanfaat bagi kita semua. Aamiin.

Ciputat, Desember 2019

Ahmad Faishal Imaduddin

xi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................. ii

LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................................ iii

LEMBAR PERNYATAAN ................................................................................. iv

PENGESAHAN UJIAN ........................................................................................ v

ABSTRAK ............................................................................................................ vi

KATA PENGANTAR ......................................................................................... vii

DAFTAR ISI ......................................................................................................... xi

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xv

DAFTAR TABEL .............................................................................................. xvi

BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ........................................................................................ 1

1.2 Identifikasi Masalah ............................................................................... 6

1.3 Batasan Masalah ..................................................................................... 7

1.4 Tujuan Penelitian .................................................................................... 7

1.5 Manfaat Penelitian .................................................................................. 8

1.6 Metodologi Penelitian ............................................................................ 9

1.6.1 Metode Pengumpulan Data ......................................................... 9

1.6.2 Metode Analisis Data ............................................................... 10

1.7 Sistematika Penulisan ........................................................................... 12

BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................. 14

2.1 Pengertian Tata Kelola Teknologi Informasi ....................................... 14

2.1.1 Evaluasi ..................................................................................... 14

2.1.2 Tata Kelola ................................................................................ 14

2.1.3 Teknologi Informasi ................................................................. 15

2.1.4 Tata Kelola Teknologi Informasi .............................................. 15

2.1.5 Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi ............................... 16

2.2 Pentingnya Tata Kelola Teknologi Informasi ...................................... 16

2.3 Kerangka Kerja (Framework) Tata Kelola Teknologi Informasi ......... 17

2.3.1 The International Organization for Standardization (ISO) ...... 17

xii

2.3.2 Information Technology Infrastructure Library (ITIL) ............ 18

2.3.3 Committee of Sponsoring Organization of the Treadway

Commission (COSO) ............................................................................ 19

2.3.4 Capability Maturity Model Integration (CMMI) ..................... 20

2.3.5 Control Objective for Information and Related Technology

(COBIT) ............................................................................................... 22

2.4 COBIT 5 ............................................................................................... 22

2.4.1 Sejarah COBIT ......................................................................... 22

2.4.2 Framework COBIT 5 ................................................................ 24

2.4.3 Prinsip COBIT 5 ....................................................................... 27

2.4.4 7 Enabler .................................................................................. 32

2.4.5 Process Reference Model (PRM) ............................................. 34

2.4.6 RACI Chart .............................................................................. 56

2.4.7 Pemetaan IT-Related Goals Terhadap Proses COBIT 5 ........... 63

2.4.8 Process Assesment Model (PAM) ............................................ 65

2.4.9 Skala Peringkat (Rating Scale) ................................................. 68

2.4.10 Process Capability Level .......................................................... 69

2.5 Fokus Area Tata Kelola TI ................................................................... 89

2.5.1 Proses APO01 – Manage the IT Management Framework ...... 89

2.5.2 Proses APO07 – Manage Human Resource ............................. 90

2.5.3 Proses BAI08 – Manage Knowledge ........................................ 90

2.6 Aparatur Sipil Negara (ASN) ............................................................... 91

2.7 Mengelola Sumber Daya Manusia ....................................................... 92

2.8 Mengelola Pengetahuan ........................................................................ 93

2.9 Metode Pengumpulan Data .................................................................. 94

2.9.1 Observasi .................................................................................. 94

2.9.2 Literature Review ...................................................................... 94

2.9.3 Wawancara ............................................................................... 95

2.9.4 Kuesioner .................................................................................. 95

2.10 Metode Perhitungan .............................................................................. 95

BAB III METODOLOGI PENELITIAN ......................................................... 99

3.1 Desain Penelitian .................................................................................. 99

3.2 Initiation ............................................................................................... 99

xiii

3.2.1 Observasi .................................................................................. 99

3.2.2 Wawancara ............................................................................. 100

3.2.3 Literature Review .................................................................... 100

3.2.4 Kuesioner ................................................................................ 104

3.3 Planning the Assesment ...................................................................... 104

3.3.1 Kuesioner Capability Level .................................................... 105

3.3.2 Sampling ................................................................................. 105

3.4 Briefing ............................................................................................... 106

3.5 Data Collection .................................................................................. 106

3.6 Data Validation .................................................................................. 106

3.7 Process Attribute Level ....................................................................... 106

3.8 Reporting the Result ........................................................................... 107

3.9 Kerangka Berpikir Penelitian ............................................................. 108

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ......................................................... 109

4.1 Initiation ............................................................................................. 109

4.1.1 Sejarah Badan Kepegawaian Negara Pusat ............................ 109

4.1.2 Visi dan Misi Badan Kepegawaian Negara Pusat .................. 111

4.1.3 Logo Badan Kepegawaian Negara Pusat ................................ 112

4.1.4 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Negara Pusat ......... 113

4.1.5 Profil Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian (SINKA)

114

4.1.6 Pemetaan Domain Proses ....................................................... 118

4.2 Planning the Assesment ...................................................................... 123

4.2.1 Pemetaan Struktur Organisasi Terhadap RACI Chart ............ 123

4.2.2 Rincian Jawaban Proses APO01 (Manage the IT Management

Framework) ........................................................................................ 127

4.2.3 Rincian Jawaban Proses APO07 (Manage Human Resource) 147

4.2.4 Rincian Jawaban Proses BAI08 (Manage Knowledge) .......... 164

4.3 Briefing ............................................................................................... 174

4.4 Data Collection .................................................................................. 174

4.4.1 Proses APO01 ......................................................................... 175

4.4.2 Proses APO07 ......................................................................... 175

4.4.3 Proses BAI08 .......................................................................... 176

xiv

4.5 Data Validation ................................................................................... 177

4.5.1 Proses APO01 (Manage the IT Management Framework) .... 177

4.5.2 Proses APO07 (Manage Human Resource) ........................... 186

4.5.3 Proses BAI08 (Manage Knowledge) ...................................... 192

4.6 Process Attribute Level ....................................................................... 196

4.6.1 Penentuan Nilai Kapabilitas ................................................... 197

4.6.2 Penentuan Level Kapabilitas .................................................. 207

4.6.3 Pencapaian Proses pada Deputi SINKA ................................. 211

4.7 Reporting and Result .......................................................................... 229

4.7.1 Gaps dan rekomendasi proses APO01 (Manage the IT

Management Framework) .................................................................. 230

4.7.2 Gaps dan rekomendasi proses APO07 (Manage Human

Resource) ............................................................................................ 234

4.7.3 Gaps dan rekomendasi proses BAI08 (Manage Knowledge) . 237

BAB V PENUTUP ............................................................................................. 241

5.1 Kesimpulan ......................................................................................... 241

5.2 Saran ................................................................................................... 243

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 244

LAMPIRAN-LAMPIRAN ................................................................................ xvi

xv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Evolusi COBIT (ISACA, 2012) ........................................................ 23

Gambar 2.2 Coverage of Other Standards and Frameworks (ISACA, 2012) ...... 24

Gambar 2.3 Lima Prinsip COBIT 5 (ISACA, 2012) ............................................ 27

Gambar 2.4 Value Creation (ISACA, 2012) ......................................................... 29

Gambar 2.5 Enterprise Enablers (ISACA, 2012) ................................................. 30

Gambar 2.6 Governance and Management Keys Area (ISACA, 2012) ............... 31

Gambar 2.7 COBIT 5 Enabler (ISACA, 2012) ..................................................... 32

Gambar 2.8 Process Reference Model (ISACA, 2012) ........................................ 34

Gambar 2.9 RACI Chart APO01 (Manage the IT Management Framework) ..... 57

Gambar 2.10 RACI Chart APO07 (Manage Human Resouce) ............................ 57

Gambar 2.11 RACI Chart BAI08 (Manage Knowledge) ..................................... 58

Gambar 2.12 Pemetaan IT-Related Goals Terhadap Proses COBIT 5 (Manage

Knowledge) ........................................................................................................... 64

Gambar 2.13 Assesment Process Activities (ISACA, 2012) ................................. 66

Gambar 3.1 Kerangka Berpikir Penelitian .......................................................... 108

Gambar 4.1 Logo Badan Kepegawaian Negara .................................................. 112

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Badan Kepegawian Negara ............................. 113

Gambar 4.3 Mapping enablers goals terhadap IT-related goals COBIT 5 ........ 119

Gambar 4.4 mapping IT-Related goals terhadap domain proses COBIT 5 ........ 122

Gambar 4.5 Matrik RACI chart proses APO01 .................................................. 124

Gambar 4.6 Matrik RACI Chart Proses APO07 ................................................. 125

Gambar 4.7 Matrik RACI chart proses BAI08 ................................................... 126

Gambar 4.8 Diagram Representasi Capability Level APO01 ............................. 207

Gambar 4.9 Diagram Representasi Capability Level APO07 ............................. 209

Gambar 4.10 Diagram Representasi Capability Level BAI08 ............................ 210

xvi

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Ratting Level ......................................................................................... 69

Tabel 2.2 Capability Level and Process Attribute ................................................ 70

Tabel 2.3 Process Performance (ISACA, 2012) .................................................. 71

Tabel 2.4 Performance Management (ISACA, 2012) .......................................... 72

Tabel 2.5 Manajemen Hasil Kerja (Work Product Managemen) (Sumber: ISACA,

2012) ..................................................................................................................... 74

Tabel 2.6 Process Definition (ISACA, 2012) ....................................................... 76

Tabel 2.7 Process Deployment (ISACA, 2012) .................................................... 78

Tabel 2.8 Process Measurement (ISACA, 2012).................................................. 81

Tabel 2.9 Process Control (ISACA, 2012) ........................................................... 83

Tabel 2.10 Process Innovation (ISACA, 2012) .................................................... 86

Tabel 2.11 Process Optimisation (ISACA, 2012) ................................................ 88

Tabel 2.12 Ketentuan Nilai Skala Likert ............................................................... 96

Tabel 2.13 Pemetaan jawaban, nilai dan tingkat kapabilitas ................................ 98

Tabel 3.1 Studi Literatur ..................................................................................... 101

Tabel 4.1 Pemetaan RACI chart Proses APO01 ................................................. 124

Tabel 4.2 Pemetaan RACI chart proses APO07 ................................................. 125

Tabel 4.3 Pemetaan RACI Chart proses BAI08 ................................................. 126

Tabel 4.4 Rincian Jawaban Kuesioner APO01.01 .............................................. 127






Tabel 4.10 Rincian Jawaban Kuesioner APO01.07 ............................................ 143






xvii



Tabel 4.18 Rincian Jawaban Kuesioner BAI08.01 ............................................. 164





Tabel 4.23 Penjadwalan Kegiatan Briefing ......................................................... 174

Tabel 4.24 Kebutuhan output proses APO01 ...................................................... 175

Tabel 4.25 Kebutuhan output proses APO07 ...................................................... 176

Tabel 4.26 Kebutuhan output proses BAI08 ....................................................... 176

Tabel 4.27 Rekapitulasi Jawaban Kuesioner APO01.01 .................................... 177














Tabel 4.41 Rekapitulasi Jawaban Kuesioner BAI08.01 ..................................... 192





Tabel 4.46 Capability Level APO01 ................................................................... 207

xviii

Tabel 4.47 Capability Level APO07 ................................................................... 208

Tabel 4.48 Capability Level BAI08 .................................................................... 210

Tabel 4.49 Proses APO01 PA1.1 Process Performance .................................... 212

Tabel 4.50 Proses APO01 PA2.1 Performance Management ............................ 218

Tabel 4.51 Proses APO01 PA2.2 Work Product Management ........................... 219

Tabel 4.52 Proses APO07 PA1.1 Process Performance .................................... 221

Tabel 4.53 Proses BAI08 PA1.1 Process Performance ...................................... 227

Tabel 4.54 Gaps dan Rekomendasi proses APO01.01 ....................................... 230














Tabel 4.68 Gaps dan Rekomendasi proses BAI08.01......................................... 238





1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Badan Kepegawaian Negara atau yang selanjutnya disebut BKN merupakan

lembaga pemerintah nonkementerian yang berada di bawah dan bertanggung jawab

kepada Presiden melalu menteri yang membidangi urusan pemerintahan di bidang

pendayagunaan aparatur negara. BKN berdiri pada 30 Mei tahun 1948 yang

sebelumnya bernama Kantor Urusan Pegawai (KUP). Kegiatan dari BKN yaitu

menjalankan tugas pemerintahan di bidang manajemen kepegawaian negara sesuai

dengan peraturan perundang-undangan.

Sebuah organisasi harus dapat beradaptasi akan perkembangan zaman yang

terjadi, khususnya zaman teknologi informasi dengan melakukan penggunaan atau

investasi Teknologi Informasi (TI). Penggunaan TI merupakan faktor utama dalam

kesuksesan sebuah organisasi agar menjadi organisasi yang berinovatif, kompetitif

serta meningkatkan praktik tata kelola bisnis (Grembergen, 2018), (Mohseni,

AhmadAliNezhad, & Ghasempoori, 2018),(Gërvalla, Preniqi, & Kopacek, 2018).

Begitu pula dengan BKN yang memiliki kesadaran akan pentingnya penggunaan

atau investasi terhadap TI dalam mencapai tujuannya. Bukti akan kesadaran

tersebut adalah BKN telah memiliki sistem yang bernama Sistem Aplikasi

Pelayanan Kepegawaian (SAPK) yang merupakan sistem informasi utama di BKN

dan berfungsi dalam pelayanan kepegawaian. Tak hanya itu, BKN pun membentuk

salah satu bidang/unit TI dalam struktur organisasinya yaitu Deputi Bidang Sistem

Informasi Kepegawaian (SINKA).

2

BKN memiliki tujuan yang tercantum dalam visinya yaitu menjadi pembina

dan penyelenggaraan manajemen kepegawaian yang profesional dan bermartabat

dalam tahun 2025. Manajemen kepegawaian yang berkualitas merupakan

keberhasilan dari BKN dalam mencapai tujuannya. Dengan demikian salah satu

faktor untuk mencapai tujuan tersebut adalah dengan penggunaan TI. Dalam

penggunaan TI, sebuah organisasi memerlukan tata kelola TI (IT Governance) yang

efektif untuk mengetahui seberapa jauh tingkat dalam penggunaan TI agar

memberikan manfaat bagi sebuah organisasi untuk mencapai tujuannya

(Debreceny, 2013),(Khther & Othman, 2013). Berdasarkan peraturan Menteri

Komunikasi dan Informatika nomor 41/PER/MEN.KOMINFO/11/2007,

dinyatakan bahwa untuk memastikan penggunaan TI benar-benar mendukung

tujuan penyelenggaraan pemerintahan, dengan memperhatikan efisiensi

penggunaan sumber daya dan pengelolaan risiko terkait dengannya, diperlukan

Good Governance terkait dengan TIK atau yang disebut sebagai Tata Kelola TIK.

Berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan Kepala Seksi Penyelesaian

Permasalahan Data Kepegawaian didapatkan beberapa permasalahan yang

dihadapi oleh BKN terkait bidang TI.

Pertama, BKN merupakan lembaga yang mengurusi pelayanan/manajemen

kepegawaian, termasuk salah satunya adalah pengelolaan data Aparatur Sipil

Negara (ASN). Kepala Seksi Penyelesaian Permasalahan Data Kepegawaian

menyatakan bahwa banyak keluhan yang didapati oleh BKN dari kementerian lain

mengenai tidak terupdatenya data kepegawaian. Hal ini menyebabkan proses dalam

mutasi, pemberhentian, kenaikan pangkat ASN terkendala dikarenakan data yang

3

diberikan antar unit di BKN berbeda. Selain itu, dapat berdampak juga pada citra

BKN yang akan menjadi buruk diakibatkan dalam melaksanakan tugas dan

fungsinya tidak maksimal.

Kedua, dalam melakukan pelayanan/manajemen kepegawaian, BKN perlu

memiliki kinerja proses yang efektif dan efisien. Namun, menurut Kepala Seksi

Penyelesaian Permasalahan Data Kepegawaian, yang terjadi pada proses kinerja

BKN adalah sebaliknya. Sistem pelayanan yang berjalan dirasa belum optimal. Hal

ini berdampak belum tercapainya salah satu tujuan dari BKN yaitu

mengembangkan dan mengoptimalkan sistem pelayanan kepegawaian. Salah satu

faktor penting untuk keberhasilan sebuah perusahaan adalah kinerja dan kapasitas

Sumber Daya Manusia (SDM) (Jackson, Schuler, & Jiang, 2014), (Paşaoğlu &

Tonus, 2014). Dengan demikian, kualitas dari SDM serta penempatan struktur yang

optimal merupakan suatu hal yang sangat mempengaruhi kinerja perusahaan untuk

mencapai tujuannya.

Ketiga, salah satu faktor penting agar sistem pelayanan BKN dapat dirasa

optimal adalah pengelolaan pengetahuan. Agar pengetahuan itu dapat

diidentifikasi, diperoleh, dibagikan atau digunakan kembali untuk meningkatkan

proses kinerja dari sebuah organisasi maka diperlukan sebuah kegiatan pengelolaan

pengetahuan(Delak, Majewski, & Damij, 2014). Dengan demikian pengelolaan

pengetahuan diperlukan untuk mengembangkan kinerja serta meningkatkan inovasi

dalam mencapai tujuan dari BKN.

Tata kelola teknologi informasi memiliki berbagai kerangka kerja (framework)

4

yang telah dikembangkan untuk membantu organisasi menangani berbagai

komponen tata kelola TI, seperti international standars organization (ISO),

Information Technology Infrastructure Library (ITIL), Project Management Body

of Knowledge (PMBOK), Capability Maturity Model Integration (CMMI), Project

in Controlled Environments (PRINCE), Control Objectives for Information and

Related Technology (COBIT), Certified in the Governance of Enterprise IT

(CGEIT), Lean IT dan lainnya(Selig, 2016), yang di mana semua kerangka kerja

ini mewakili standar, petunjuk dan alat untuk tata kelola teknologi informasi.

COBIT 5 menyediakan semua proses yang diperlukan bagi stakeholder untuk

penciptaan nilai bisnis melalui penggunaan TI. COBIT juga merupakan sebuah

standar best practice yang sejajar dengan standar relevan lainnya dan merupakan

framework tingkat tinggi dan karenanya dapat berfungsi sebagai framework

menyeluruh untuk tata kelola TI (De Haes, Van Grembergen, & Debreceny, 2013).

Dengan demikian, untuk melakukan analisis penerapan tata kelola teknologi

informasi pada penelitian ini penulis menggunakan COBIT 5. Karena banyak

proses dan praktik pada COBIT 5 yang berhubungan atau selaras dengan satu atau

framework yang lain pada seluruh bidang.

Untuk framework COBIT 5, dari permasalahan yang sudah ditemukan dan

menyesuaikan dengan visi dan misi BKN maka penulis melakukan pemetaan

masalah yang ada berdasarkan modul enabling process pada tabel mapping

enterprise goals to IT related goals dan ditemukan permasalahan tersebut

terangkum dalam IT-Related Goals COBIT 5 yaitu Knowledge, expertise and

5

initiatives for business innovation yang merupakan turunan dari product and

business innovation culture pada enterprise goals COBIT 5.

Dalam IT-Related Goals mengenai Knowledge, expertise and initiatives for

business innovation terdapat beberapa proses primary yang menjadi dasar untuk

dilakukan pengelolaan TI. Proses-proses tersebut adalah EDM02 (Ensure Benefits

Delivery), APO01(Manage the IT Management Framework), APO02 (Manage

Strategy), APO04 (Manage Inovation), APO07 (Manage Human Resource),

APO08 (Manage Relationship), BAI05 (Manage Organisational Change

Enablement), BAI08 (Manage Knowledge). Kemudian peneliti memasukkan

proses ini ke dalam kuesioner pra-penelitian sebagai pilihan dalam menentukan

proses apa saja yang dirasa perlu oleh pihak BKN untuk dilakukan penelitian. Dari

kuisioner pra-penelitian tersebut menghasilkan tiga proses yang dipilih oleh pihak

BKN yaitu APO01(Manage the IT Management Framework), APO07 (Manage

Human Resource) dan BAI08 (Manage Knowledge).

Dalam kegunaannya COBIT 5 dan merupakan standar internasional yang

dipakai untuk mengontrol penggunaan teknologi informasi dan untuk menghasilkan

temuan-temuan yang akan berguna untuk mengusulkan tata kelola teknologi

informasi pada BKN. Oleh sebab itu, peneliti melakukan penelitian di BKN dengan

judul “EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

BERDASARKAN FRAMEWORK COBIT 5 PADA BADAN

KEPEGAWAIAN PUSAT”.

6

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah penulis uraikan maka dapat

diindetifikasi beberapa permasalahan yang terjadi, yaitu :

1. Adanya perbedaan data kepegawaian antar unit BKN yang mengakibatkan

proses mutasi, pemberhentian, kenaikan pangkat ASN pada kementerian

lain terkendala. Hal ini menyebabkan citra BKN menjadi buruk dikarenakan

kurang maksimalnya kinerja BKN sebagai lembaga yang berfungsi dalam

pelayanan/manajemen kepegawaian.

2. Masih banyaknya SDM yang tidak sesuai antara penempatan lini kerjanya

dengan kemampuan atau keahliannya, khususnya pada bidang/unit TI. Hal

ini menyebabkan belum tercapainya salah satu tujuan dari BKN dalam

mengembangkan dan mengoptimalkan sistem pelayanan kepegawaian.

3. Adanya ketergantungan beban kerja yang diberikan terhadap beberapa

pegawai yang ada pada Deputi SINKA. Hal ini menyebabkan tugas pokok

dari pegawai tersebut tidak berjalan maksimal.

4. Pengetahuan yang ada di BKN hanya dimiliki oleh beberapa pegawainya,

sehingga ketika pegawai tersebut pensiun, pengetahuan tersebut akan

terbawa tanpa tersalurkan. Hal ini menyebabkan tidak berkembangnya

inovasi dalam mengoptimalkan sistem pelayanan yang ada di BKN.

Atas landasan identifikasi di atas, dapat diketahui bahwa BKN belum pernah

melakukan evaluasi tentang pengelolaan TI yang ada. Oleh karena itu, perumusan

masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana melakukan evaluasi tata kelola TI

berdasarkan framework Control Objectives for Information and Technology

7

(COBIT 5) yang berfokus pada proses APO01(Manage the IT Management

Framework), APO07 (Manage Human Resource), BAI08 (Manage Knowledge) ?.

1.3 Batasan Masalah

Agar penelitian ini lebih jelas, terarah dan sesuai dengan judul penelitian, maka

peneliti memberikan batasan masalah penelitian ini, yaitu :

1. Penelitian ini dilakukan pada Deputi Sistem Informasi Kepegawaian Badan

Kepegawaian Negara Pusat.

2. Tata kelola teknologi informasi menggunakan framework COBIT versi 5

untuk mengukur tingkat kapabilitas, menganalisa kesenjangan dan

memberikan rekomendasi berdasarkan domain APO01 (Manage the IT

Management Framework), APO07 (Manage Human Resource), BAI08

(Manage Knowledge).

3. Tahapan analisis pada penelitian ini adalah Process Assesment Model

COBIT 5 di antaranya adalah, Initiation, Planning the Assesment, Briefing,

Data Collection, Data Validation, Process Attribute Level, dan Reporting

the Result.

4. Tools kuesioner pengukuran capability level menggunakan skala Likert.

1.4 Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Tujuan umum

Membuat rancangan tata kelola teknologi informasi menggunakan

framework COBIT 5 pada proses APO01 (Manage the IT Management

8

Framework), APO07 (Manage Human Resource), dan BAI08 (Manage

Knowledge) di BKN Pusat.

2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui tingkat kapabilitas kondisi saat ini (as is) dan kondisi yang

diinginkan (to be) pada proses APO01 (Manage the IT Management

Framework), APO07 (Manage Human Resource), dan BAI08 (Manage

Knowledge) di Deputi Sistem Informasi Kepegawaian BKN Pusat.

b. Menganalisa kesenjangan (gap) pada proses APO01 (Manage the IT

Management Framework), APO07 (Manage Human Resource), dan

BAI08 (Manage Knowledge) di Deputi Sistem Informasi Kepegawaian

(SINKA) BKN Pusat.

c. Memberikan usulan saran atau rekomendasi perbaikan terhadap tata

kelola teknologi informasi pada proses APO01 (Manage the IT

Management Framework), APO07 (Manage Human Resource), dan

BAI08 (Manage Knowledge) di Deputi Sistem Informasi Kepegawaian

(SINKA) BKN Pusat.

1.5 Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat. Manfaat tersebut

diantaranya adalah :

1. Memberikan gambaran pada organisasi mengenai tata kelola teknologi

informasi yang baik (good governance).

2. Memberikan pemahaman tentang perlunya pengelolaan TI, SDM TI, dan

pengetahuan yang ada.

9

3. Mengetahui tingkat kapabilitas TI yang sudah diterapkan saat ini.

4. Menjadi referensi bagi penelitian berikutnya dalam bidang tata kelola

teknologi informasi.

1.6 Metodologi Penelitian

1.6.1 Metode Pengumpulan Data

Sebelum melakukan analisis data, penulis terlebih dahulu

mengumpulkan data dengan menggunakan metode observasi, studi pustaka

dan survei.

1. Observasi

Observasi meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap sesuatu

objek dengan menggunakan seluruh alat indera. Teknik ini dilakukan

dengan cara mengamati dan mencatat secara teliti. Dalam penelitian

ini observasi yang digunakan bersifat kuantitatif yakni dengan

mencatat jumlah peristiwa-peristiwa penting tingkah laku tertentu.

(Arikunto, 2010)

2. Studi Pustaka

Studi pustaka yaitu mempelajari buku-buku referensi dan hasil

penelitian sejenis sebelumnya yang pernah dilakukan orang lain.

Tujuannya adalah untuk mendapatkan landasan teori mengenai

masalah-masalah yang akan diteliti. (Sarwono, 2006).

3. Wawancara

Wawancara adalah komunikasi dua arah untuk mendapatkan data dari

responden. Wawancara dilakukan untuk menemukan masalah secara

10

lebih terbuka melalui pendapat dan ide yang disampaikan oleh

responden (Sugiyono, 2010).

4. Kuesioner

Kuesioner adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan

cara memberi seperangkat pertanyaan atau pertanyaan tertulis kepada

responden untuk dijawabnya (Sugiyono, 2010).

1.6.2 Metode Analisis Data

Metode yang digunakan untuk menganalisis data adalah kerangka kerja

COBIT 5 yakni Process Assesment Model. Metode ini digunakan sebagai

acuan dalam melakukan usulan tata kelola teknologi informasi dengan COBIT

5 untuk mengukur tingkat kapabilitas, menganalisa kesenjangan dan

memberikan rekomendasi pada Badan Kepegawaian Negara (BKN) pusat.

Berikut adalah tahapan-tahapan dalam metode analisis data yang digunakan :

1. Initiation = tahap ini menjelaskan tentang penggerak organisasi.

Identifikasi penggerak perubahan saat ini dan kebutuhan

perubahan pada tingkat manajemen eksekutif. Tujuannya adalah

untuk memperoleh pemahaman organisasi saat ini.

2. Planning the Assesment = tahap kedua adalah melakukan rencana

penilaian guna mengetahui hasil evaluasi penilaian capability

level.

3. Briefing = tahap selanjutnya adalah melakukan pengarahan kepada

tim penilai sehingga memahami masukan, proses dan keluaran

dalam unit organisasi yang akan dinilai yakni Deputi Sistem

11

Informasi Kepegawaian dengan cara menentukan jadwal, kendala

yang dihadapi dalam melakukan penilaian, peran dan tanggung

jawab, kebutuhan sumber daya, dan lain-lain.

4. Data Collection = tahap keempat adalah melakukan pengumpulan

data dari hasil temuan yang didapat pada Deputi Sistem Informasi

Kepegawaian dengan tujuan mendapatkan bukti-bukti penilaian

evaluasi pada aktivitas proses yang telah dilakukan.

5. Data Validation = tahap kelima adalah melakukan validasi data yang

bertujuan mengetahui hasil perhitungan kuisioner agar mendapatkan

evaluasi penilaian capability level.

6. Process Atribute Level = tahap keenam adalah melakukan pemberian

level pada atribut yang ada di setiap indikator, yang bertujuan untuk

menunjukkan hasil capability level dari hasil perhitungan kuisioner

pada tahap-tahap sebelumnya dan melakukan analisis gap pada tahap

selanjutnya.

7. Reporting the Result = tahap ketujuh adalah melaporkan hasil

evaluasi yang bertujuan untuk memberikan rekomendasi kepada

Deputi Sistem Informasi Kepegawaian dengan COBIT 5. Dalam

praktik Tata Kelola Teknologi Informasi pada COBIT 5 memiliki

beberapa ketentuan yang harus dipenuhi.

12

1.7 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan skripsi ini diuraikan dalam 5 bab yang garis besar isinya

adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini membahas mengenai latar belakang, rumusan

masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,

metode penelitian, metode penerapan tata kelola

teknologi informasi dan sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini membahas mengenai definisi dan teori-teori

terkait yang digunakan sebagai acuan atau dasar

dalam penelitian.

BAB III : METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini membahas mengenai metodologi yang

digunakan dalam penelitian yang mencakup metode

pengumpulan data, metode penerapan tata kelola

teknologi informasi dan kerangka berpikir penelitian.

BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini membahas mengenai pembahasan profil dari

BKN Pusat dan proses perhitungan data kuisioner

yang telah diisi oleh responden serta memberikan

rekomendasi terhadap tata kelola TI pada BKN Pusat.

13

BAB V : PENUTUP

Bab ini membahas mengenai kesimpulan dan saran

dari peneliti untuk pengelolaan teknologi informasi di

BKN Pusat.

14

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Tata Kelola Teknologi Informasi

2.1.1 Evaluasi

Evaluasi merupakan sebuah proses menentukan hasil yang telah dicapai

pada beberapa kegiatan yang direncanakan untuk mendukung tercapainya

tujuan (Arikunto, 2010).

Menurut Arifin, evaluasi adalah suatu proses yang sistematis dan

berkelanjutan untuk menentukan kualitas (nilai dan arti) dari sesuatu,

berdasarkan pertimbangan dan kriteria tertentu dalam rangka pembuatan

keputusan (Arifin, 2013).

Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa evaluasi

merupakan sebuah proses yang dilakukan pada organisasi untuk menentukan

sejauh mana pencapaian tujuan organisasi tersebut.

2.1.2 Tata Kelola

Tata Kelola adalah serangkaian proses untuk pengendalian, perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, dan penilaian yang dilakukan

pada dimensi struktur pertanggungjawaban dan pengambilan keputusan

terhadap kegiatan yang strategis dalam mengelola sejumlah sumber daya demi

tercapainya tujuan/obyektif tertentu (Indrajit, 2014).

Menurut (Jogiyanto, 2011) tata kelola adalah suatu proses yang

dilakukan oleh lembaga atau organisasi untuk mengatasi suatu permasalahan

15

yang terjadi yang disebabkan oleh ketidakselarasan antara suatu konsep dan

implementasinya.

Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa tata kelola

merupakan serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh organisasi untuk

mengatur, mengelola, merencanakan dalam mengatasi permasalahan yang

terjadi demi mencapainya suatu tujuan.

2.1.3 Teknologi Informasi

Teknologi Informasi menurut (Laudon & Laudon, 2015) terdiri dari

semua perangkat keras dan perangkat lunak yang perusahaan perlu

menggunakannya dalam rangka mencapai tujuan usahanya.

Sedangkan Teknologi Informasi menurut (Fauziyah, 2010) adalah

penerapan teknologi komputer (peralatan teknik berupa perangkat keras dan

perangkat lunak) untuk menciptakan, menyimpan, mempertukarkan dan

menggunakan informasi dalam berbagai bentuk.

Dari beberapa definisi di atas, penulis menyimpulkan bahwa teknologi

informasi adalah suatu alat yang terdiri dari perangkat keras dan perangkat

lunak yang mendukung perusahaan dalam menjalankan aktivitas-aktivitasnya

demi mencapai tujuannya.

2.1.4 Tata Kelola Teknologi Informasi

Tata kelola teknologi informasi adalah struktur yang memungkinkan

kompatibilitas antara tujuan strategis perusahaan dan niat yang akan membantu

perusahaan mewujudkan tahap risiko yang memuaskan (Alreemy, Chang,

Walters, & Wills, 2016)

16

Sementara menurut (ITGI, 2013), tata kelola teknologi informasi adalah

tanggung jawab direksi dan manajemen eksekutif, dan merupakan bagian dari

tata kelola perusahaan yang terdiri dari kepemimpinan, struktur organisasi, dan

proses yang memastikan bahwa TI perusahaan mendukung dan memperluas

strategi dan tujuan organisasi.

Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa tata kelola

teknologi informasi merupakan serangkaian proses yang meliputi perencanaan,

pengelolaan, pengawasan dan pengendalian yang dilakukan suatu organisasi

untuk memastikan bahwa penggunaan teknologi informasi sejalan dengan

tujuan organisasi.

2.1.5 Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi

Evaluasi tata kelola teknologi informasi merupakan suatu proses

penilaian yang dilakukan oleh organisasi untuk menentukan sejauh mana

pengelolaan teknologi informasi dalam mencapai tujuan organisasi tersebut.

2.2 Pentingnya Tata Kelola Teknologi Informasi

Alasan utama pentingnya tata kelola teknologi informasi adalah agar TI yang

ada pada sebuah perusahaan dapat mendukung dan memungkinkan untuk mencapai

tujuan perusahaan tersebut. Hal ini didukung oleh (ITGI, 2013) yang menyatakan

bahwa pentingnya tata kelola TI agar memenuhi harapan para dewan terhadap

manajemen untuk :

1. Memberikan solusi TI dengan kualitas yang tepat, tepat waktu dan sesuai

anggaran.

2. Memanfaatkan dan menggunakan TI mengembalikan nilai bisnis.

17

3. Memanfaatkan TI untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas sambil

mengelola risiko TI.

Sementara (ITGI, 2013) juga menyatakan bahwa tata kelola TI yang tidak

efektif akan menjadi akar penyebab pengalaman negatif yang dimiliki banyak

dewan terhadap TI, seperti :

1. Kerugian bisnis, rusaknya reputasi atau melemahnya posisi kompetitif.

2. Tenggat waktu tidak terpenuhi, biaya lebih tinggi dari yang diharapkan dan

kualitas lebih rendah dari yang diantisipasi.

3. Efisiensi perusahaan dan proses inti yang terkena dampak kualitas yang

negatif dikarenakan hasil kiriman TI yang buruk.

4. Kegagalan inisiatif TI untuk membawa inovasi atau memenuhi manfaat

yang dijanjikan.

2.3 Kerangka Kerja (Framework) Tata Kelola Teknologi Informasi

2.3.1 The International Organization for Standardization (ISO)

Di dalam buku (Sarno, 2009) menyebutkan bahwa, International

Standard Organization (ISO) mengelompokkan standar keamanan informasi

yang dikenali secara international ke dalam struktur penomoran yang standar

yaitu ISO 17799. Pada awalnya standar tersebut disusun oleh sekelompok

perusahaan besar seperti Board of Certification, British Telecom, Markes &

Spancer, Midland Bank, Nationwide Builiding Society, Shell dan Unilever yang

bekerja sama untuk membuat suatu standar yang dinamakan British Standard

7799 (BS 7799) sekitar awal tahun 1995.

18

BS 7799 terdiri dari dua bagian, yaitu The Code of Practice for

Information Security Management (Part 1) dan The Spesification for

Information Security Management System/ISMS (Part 2). Kemudian sekitar

tahun 2000, ISO dan International Electro Technical Communication (IEC)

mengadopsi BS 7799 part 1 dan menerbitkan sebagai standar ISO/IEC

17799:27000 dan BS 7799 part 2 sebagai standar ISO/IEC 17799:27001 yang

diakui secara internasional sebagai standar sistem manajemen keamanan

informasi. Standar tersebut memiliki fungsi dan peran masing-masing dan

berkembang ke seri lain yang paparan lebih lanjutnya akan dijelaskan

sebagaimana berikut :

a) ISO/IEC 27000: merupakan dokumen yang berisikan definisi-definisi

dalam bidang keamanan informasi yang digunakan sebagai istilah dasar

dalam seri tersebut

b) ISO/IEC 27001: mencakup aspek-aspek pendukung realisasi dan

implementasi sistem manajemen keamanan informasi perusahaan.

c) ISO/ IEC 27002: merupakan panduan praktis pelaksanaan dan

implementasi sistem manajemen keamanan informasi perusahaan

berdasarkan ISO/IEC 27001.

2.3.2 Information Technology Infrastructure Library (ITIL)

Dalam buku Jogiyanto, dijelaskan bahwa Information Technology

Infrastructure Library (ITIL) adalah seperangkat konsep dan praktik untuk

mengelola layanan TI, pengembangan dan operasi TI. ITIL memberi deskripsi

rinci sejumlah praktik penting TI dan menyediakan daftar komprehensif tugas

19

dan prosedur yang di dalamnya setiap organisasi dapat menyesuaikan dengan

kebutuhannya sendiri. ITIL diterbitkan dalam suatu seri buku, masing-masing

mencakup topik manajemen TI. Nama ITIL dan IT Infrastructure Library

adalah merek dagang terdaftar atas miliki United Kingdom’s Office of

Goverment Commerce (OGC). Standar ITIL berfokus kepada pelayanan

pelanggan (Customer) dan tidak penyelarasan strategi perusahaan terhadap

strategi TI yang dikembangkan. (Jogiyanto, 2011).

2.3.3 Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission

(COSO)

Di dalam bukunya (Gondodiyoto, 2007) definisi COSO (Committee of

Sponsoring Organization of the Treadway Commission) merupakan suatu

proses, yang dipengaruhi oleh dewan komisaris suatu entitas, manajemen, dan

personel lain, dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai

berkaitan dengan pencapaian tujuan dalam beberapa kategori :

a) Efektivitas dan efisiensi keuangan.

b) Keandalan pelaporan keuangan.

c) Ketaatan pada peraturan dan ketentuan yang berlaku.

COSO memperkenalkan 5 (lima) komponen kebijakan dan prosedur

yang dirancang dan diimplementasikan untuk memberikan jaminan bahwa

tujuan pengendalian manajemen akan dapat dicapai. Kelima komponen

pengendalian intern tersebut adalah :

a) Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

b) Penilaian Risiko Manajemen (Management Risk Asssesment)

20

c) Sistem Komunikasi dan Informasi (Information and Communication

System)

d) Aktivitas Pengendalian (Control Activities)

e) Monitoring

2.3.4 Capability Maturity Model Integration (CMMI)

Mengenai CMMI, dalam bukunya (Surendro, 2009) menjelaskan konsep

ini adalah sebuah model yang digunakan untuk menilai tingkat kematangan

proses rekayasa perangkat lunak sebuah organisasi untuk meningkatkan

kematangan proses tersebut. model ini dikembangkan lebih lanjut yang

memiliki tujuan menangani integrasi pengembangan perangkat lunak dengan

aktivitas kerekayasaan lain termasuk rekayasa sistem, pengembangan produk

dan proses secara terintegrasi, dan sumber daya supplier. Model CMMI banyak

digunakan sebagai acuan dalam pengembangan model kematangan lain,

termasuk dalam arsitektur enterprise.

Model kematangan CMMI terdiri dari 5 (lima) tingkat kematangan yang

diberi nomor 1 sampai dengan 5 sebagai berikut :

1. Initial: proses dilakukan secara seketika/ad hoc. Organisasi tidak

memiliki lingkungan pengembangan yang stabil. Keberhasilan

organisasi dalam melaksanakan kegiatan tergantung pada tingkat

kompetensi dan semangat personil dalam organisasi, bukan kepada

proses-proses yang terbukti baik.

2. Managed: kegiatan pengembangan oleh organisasi telah dikelola dengan

baik di mana kebutuhan untuk pengembangan telah direncanakan,

21

dilaksanakan, diukur dan dikendalikan tetapi masih ada perbedaan dalam

masing-masing kegiatan yang dilakukan. Hal ini terjadi karena proses

pelaksanaan kegiatan belum distandarisasi dengan baik.

3. Defined: Karakteristik proses telah dipahami dengan baik dan dinyatakan

dalam bentuk standar, prosedur, kakas/tools, dan metode. Standar

digunakan untuk memberi jaminan konsistensi pelaksanaan proses di

seluruh organisasi. Kegiatan yang dilakukan organisasi dijalankan

berdasar standar proses yang telah ada.

4. Quantitatively Managed: Ukuran kuantitatif telah ditetapkan untuk

mengukur kualitas dan kinerja pelaksanaan proses dan untuk menilai

ketercapaian sebuah tujuan. Ukuran kuantitatif didasarkan atas

kebutuhan konsumen, pengguna akhir, organisasi, dan pihak yang

mengimplementasikan proses-proses.

5. Optimising: Kinerja proses diperbaiki secara terus menerus melalui

perbaikan teknologi secara inovatif dan bertahap. Tujuan perbaikan

proses secara kuantitatif telah ditetapkan, secara kontinu diperbaiki

sesuai dengan perubahan tujuan bisnis dan digunakan sebagai kriteria

dalam mengelola perbaikan proses.

Model CMMI memberikan berbagai macam panduan untuk menilai

tingkat kematangan suatu organisasi dan perbaikan yang diperlukan dalam

berbagai proses sehingga dapat meningkat ke arah yang lebih baik dari satu

tingkat ke tingkat selanjutnya.

22

2.3.5 Control Objective for Information and Related Technology (COBIT)

COBIT (Control Objective for Information and Related Technology)

merupakan sekumpulan dokumentasi dan panduan untuk

mengimplementasikan IT Governance, kerangka kerja yang membantu

auditor, manajemen dan pengguna (user) untuk menjembatani pemisah (gap)

antara risiko bisnis, kebutuhan kontrol dan permasalahan-permasalahan teknis.

COBIT dikembangkan oleh IT Governance Institute (ITGI) yang merupakan

bagian dari Information System Audit and Control Association (ISACA.,

2012).

Menurut (Jogiyanto, 2011) COBIT sudah mengalami evolusi yang cukup

panjang untuk semakin baik menjadi kerangka kerja yang bisa digunakan

dalam menerapkan IT Governance Enterprise Goal.

2.4 COBIT 5

2.4.1 Sejarah COBIT

COBIT pertama kali dirilis pada tahun 1996. Misinya adalah “untuk

meneliti, mengembangkan, mempublikasikan dan mempromosikan

kewenangan, pembaruan dan seperangkat pedoman umum yang diterima

secara internasional untuk tujuan pengendalian teknologi informasi dalam

penggunaan sehari-hari oleh para manajer bisnis dan auditor.” Manfaat yang

diperoleh manajer, auditor dan pengguna dari pengembangan COBIT adalah

membantu mereka memahami sistem TI dan memutuskan tingkat keamanan

23

dan kendali yang diperlukan untuk melindungi aset perusahaan mereka melalui

pengembangan model tata kelola TI (Jogiyanto, 2011).

Gambar 2.1 Evolusi COBIT (ISACA, 2012)

Dimulai pada tahun 1996 COBIT versi 1 muncul dengan kerangka kerja

yang berkutat di wilayah audit. Seiring perkembangannya COBIT versi 2 pun

terbit di tahun 1998 dengan framework yang menekankan pada wilayah control

(pengendalian). Kemudian pada tahun 2000 COBIT berkembang lagi dengan

versi 3 dengan pedoman kerja yang mengarah pada area management.

Wilayah IT Governance yang luas cakupannya dalam perusahaan

menjadi pembahasan penting bagi perubahan framework COBIT pada versi

4.0/4.1 yang dirilis pada tahun 2005/7. Namun masukannya age information

sampai hari ini evolusi COBIT menerbitkan versi terakhirnya yaitu versi 5 pada

tahun 2012 yang memiliki scope/cakupan yang lebih luas dari versi

24

sebelumnya dengan membahas Governance dan Enterprise IT yakni Tata

kelola Teknologi Informasi pada perusahaan.

2.4.2 Framework COBIT 5

Menurut ISACA dalam modul framework, COBIT 5 merupakan generasi

terbaru dari panduan ISACA yang membahas mengenai tata kelola dan

manajemen TI. COBIT 5 dibuat berdasarkan pengalaman penggunaan COBIT

selama lebih dari 15 tahun oleh banyak perusahaan dan pengguna dari bidang

bisnis, komunitas TI, risiko, asuransi, dan keamanan (ISACA., 2012)

Gambar 2.2 Coverage of Other Standards and Frameworks (ISACA, 2012)

Pengembangan COBIT 5 adalah untuk mengatasi kebutuhan-

kebutuhan penting seperti :

1. Membantu stakeholder dalam menentukan apa yang mereka harapkan

dari informasi dan teknologi terkait seperti keuntungan apa, pada tingkat

25

risiko berapa, dan pada biaya berapa dan bagaimana prioritas mereka

dalam menjamin bahwa nilai tambah yang diharapkan benar-benar

tersampaikan. Beberapa pihak lebih menyukai keuntungan dalam jangka

pendek sementara pihak lain lebih menyukai keuntungan jangka panjang.

Beberapa pihak siap untuk mengambil risiko tinggi sementara beberapa

pihak tidak. Perbedaan ini dan terkadang konflik mengenai harapan harus

dihadapi secara efektif. Stakeholder tidak hanya terlibat lebih banyak tapi

juga menginginkan transparansi terkait bagaimana ini akan terjadi dan

bagaimana hasil yang akan diperoleh.

2. Membahas peningkatan ketergantungan kesuksesan organisasi pada

organisasi lain dan rekan TI, seperti outsource, pemasok, konsultan,

klien, cloud, dan penyedia layanan lain, serta pada beragam alat internal

dan mekanisme untuk memberikan nilai tambah yang diharapkan.

3. Mengatasi jumlah informasi yang meningkat secara signifikan.

Bagaimana perusahaan memilih informasi yang relevan dan kredibel

yang akan mengarahkan organisasi kepada keputusan bisnis yang efektif

dan efisien. Informasi juga perlu untuk dikelola secara efektif dan model

informasi yang efektif dapat membantu untuk mencapainya.

4. Mengatasi TI yang semakin meresap ke dalam organisasi. TI semakin

menjadi bagian penting dari bisnis. sering kali TI yang terpisah tidak

cukup memuaskan walaupun sudah sejalan dengan bisnis. TI perlu

menjadi bagian penting dari proyek bisnis, struktur organisasi,

manajemen risiko, kebijakan, kemampuan proses dan sebagainya. Tugas

26

dari CIO dan fungsi TI sedang berkembang sehingga semakin banyak

orang dalam organisasi yang memiliki kemampuan TI akan dilibatkan

dalam keputusan dan operasi TI. TI dan bisnis harus diintegrasikan

dengan lebih baik.

5. Menyediakan panduan lebih jauh dalam area inovasi dan teknologi baru.

Hal ini berkaitan dengan kreativitas, penemuan, pengembangan produk

baru, membuat produk saat ini lebih menarik bagi pelanggan, dan meraih

tipe pelanggan baru. Inovasi juga menyiratkan perampingan

pengembangan produk, produksi dan proses supply chain agar dapat

memberikan produk ke pasar dengan tingkat efisiensi, kecepatan, dan

kualitas yang lebih baik.

6. Mendukung perpaduan bisnis dan TI secara menyeluruh, dan mendukung

semua aspek yang mengarah pada tata kelola dan manajemen TI

organisasi yang efektif, seperti struktur organisasi, kebijakan, dan

budaya.

7. Mendapatkan kontrol yang lebih baik berkaitan dengan solusi TI.

8. Memberikan manfaat bagi perusahaan, antara lain :

a. Nilai tambah melalui penggunaan TI yang efektif dan inovatif.

b. Kepuasan pengguna dengan keterlibatan dan layanan TI yang baik.

c. Kesesuaian dengan peraturan, regulasi, persetujuan, dan kebijakan

internal.

d. Peningkatan hubungan antara kebutuhan bisnis dengan tujuan TI.

27

9. Menghubungkan dan bila relevan, menyesuaikan dengan framework dan

standar lain seperti ITIL, TOGAF, PMBOK, PRINCE, COSO dan ISO.

Hal ini akan membantu stakeholder mengerti bagaimana kaitan berbagai

framework, berbagai standar antar satu sama lain, dan bagaimana mereka

bisa digunakan bersama-sama.

10. Mengintegrasikan semua framework dan panduan ISACA dengan fokus

pada COBIT, Val IT dan Risk IT, tetapi juga mempertimbangkan BMIS,

ITAF, dan TGF sehingga COBIT 5 mencakup seluruh organisasi dan

menyediakan dasar untuk integrasi dengan framework dan standar lain

menjadi satu kesatuan framework.

2.4.3 Prinsip COBIT 5

Gambar 2.3 Lima Prinsip COBIT 5 (ISACA, 2012)

28

Menurut ISACA Framework COBIT 5 dibangun dengan 5 prinsip inti

yang bermanfaat untuk keseluruhan perusahaan. Kelima prinsip tersebut adalah

:

1. Meeting stakeholder needs

Prinsip yang pertama (meeting stakeholder needs) mengartikan bahwa

COBIT 5 menyediakan semua proses yang diperlukan dan pendukung

lainnya untuk mendukung penciptaan nilai bisnis melalui penggunaan TI.

Prinsip ini selaras erat dengan konsep keselarasan strategis yang lama.

Kepercayaan pada komponen inti dari tata kelola teknologi informasi adalah

untuk mencapai keselarasan strategis antara TI dan organisasi yang

merupakan elemen inti dari COBIT. Namun, tantangannya yang terus

berlanjut untuk organisasi adalah bagaimana untuk mencapai keselarasan

tersebut. untuk membantu organisasi meningkatkan keselarasan strategis,

tim pengembangan COBIT 5 melakukan penelitian untuk menyediakan

pedoman dalam memahami bagaimana enterpise goals mendorong IT-

related goals dan sebaliknya (De Haes et al., 2013).

Sedangkan menurut ISACA Governance berbicara tentang perundingan

(negotiating) dan memutuskan (Deciding) antara kepentingan nilai dari

pemangku kepentingan yang berbeda. Sistem pemerintahan harus

mempertimbangkan semua stakeholder ketika membuat keputusan manfaat,

sumber daya, dan penilaian risiko (ISACA., 2012).

29

Gambar 2.4 Value Creation (ISACA, 2012)

2. Covering the Enterprise End-to-End

Prinsip yang kedua (Covering the Enterprise End-to-End) mengartikan

bahwa COBIT 5 mencakup semua fungsi dan proses di dalam perusahaan.

COBIT 5 tidak hanya fokus pada fungsi IT, tetapi memperlakukan informasi

dan teknologi terkait sebagai aset atau kemampuan yang perlu diperiksa

bersama dengan aset yang lain dalam sebuah perusahaan (De Haes et al.,

2013).

Menurut ISACA, usulan yang ditawarkan oleh COBIT 5

mengintegrasikan tata kelola TI dengan tata kelola perusahaan. Mencakup

semua fungsi dan proses dalam perusahaan, COBIT 5 tidak hanya fokus

pada fungsi IT, tapi memperlakukan informasi dan teknologi yang terkait

sebagai aset yang harus ditangani sama seperti aset lainnya (ISACA., 2012).

3. Applying a Single Integrated Framework

Prinsip yang ketiga (Applying a Single Integrated Framework)

menjelaskan bahwa COBIT 5 sejajar dengan standar tingkat tinggi dan

30

relevan dengan kerangka kerja lainnya. Dengan demikian COBIT 5 dapat

berfungsi sebagai kerangka kerja yang menyeluruh untuk tata kelola dan

manajemen TI perusahaan. (De Haes et al., 2013)

COBIT 5 telah mempertimbangkan dan mengadopsi berbagai kerangka

dan konsep best practice seperti ISO-38500, TOGAF, ITIL, ISO-20000,

ISO-27002, PMBOK, CMMI, dan lain sebagainya ke dalam prinsip, model,

dan strukturnya. Sehingga dapat dikatakan bahwa COBIT 5 secara lengkap

dan terpadu mengintegrasikan keseluruhan kerangka best practice tersebut

(Indrajit, 2014).

4. Enabling a Holistic Approach

Gambar 2.5 Enterprise Enablers (ISACA, 2012)

Prinsip keempat (Enabling a Holistic Approach) menjelaskan bahwa

mengefisienkan dan mengefektifkan implementasi tata kelola dan

manajemen perusahaan TI membutuhkan pendekatan holistik. Pendekatan

ini memperhitungkan beberapa komponen yang saling berinteraksi, seperti:

proses, struktur, organisasi dan sumber daya. (De Haes et al., 2013)

31

Begitu pula yang dikatakan (Indrajit, 2014) Tata kelola merupakan suatu

tatanan konsep yang berkaitan dengan sejumlah dimensi, seperti: kebijakan,

proses, sumber daya, fasilitas, teknologi, kultur, orang-orang, kemampuan,

dan lain sebagainya. Masing-masing domain ini mampu menjadi pemicu

(enabler) bagi terselenggarakannya praktek tata kelola yang efektif,

tergantung, dari situasi dan konteks organisasi.

5. Separating Governance From Management

Gambar 2.6 Governance and Management Keys Area (ISACA, 2012)

Prinsip yang kelima (Separating Governance From Management) adalah

tentang perbedaan yang dibuat COBIT 5 antara tata kelola (governance)

dengan manajemen (management). Dalam COBIT 5 proses tata kelola TI

dan manajemen TI mencakup berbagi jenis kegiatan (De Haes et al., 2013).

Tata kelola (governance) yang memastikan bahwa tujuan perusahaan

dapat dicapai dengan melakukan evaluasi terhadap kebutuhan,

kondisi, dan pilihan stakeholder, menetapkan arah melalui prioritas

dan pengambilan keputusan terhadap arah dan tujuan yang telah

32

disepakati. Pada kebanyakan perusahaan, tata kelola adalah tanggung

jawab dari dewan direksi di bawah kepemimpinan ketua (ISACA.,

2012).

Manajemen (management) berfungsi sebagai perencana, membangun,

menjalankan dan memonitor aktivitas-aktivitas yang sejalan dengan

arah yang ditetapkan oleh badan tata kelola untuk mencapai tujuan

perusahaan. Pada kebanyakan perusahaan, manajemen menjadi

tanggung jawab eksekutif manajemen di bawah pimpinan CEO

(ISACA., 2012).

2.4.4 7 Enabler

Enablers adalah sekumpulan faktor yang mempengaruhi sesuatu yang

akan dikerjakan oleh organisasi (ISACA., 2012). Dalam hal ini terkait

pengelolaan teknologi informasi di organisasi.

Gambar 2.7 COBIT 5 Enabler (ISACA, 2012)

33

Berikut tujuh kategori enablers yang dijelaskan dalam framework

COBIT 5, yaitu:

1. Prinsip, Kebijakan, dan Kerangka Kerja (Principles, Polices, and

Framework) adalah alat atau pendorong untuk menerjemahkan tingkah

laku ke dalam panduan praktis untuk manajemen sehari-hari.

2. Proses (Processes) menjelaskan tentang sekumpulan kegiatan yang

terorganisir untuk mencapai tujuan tertentu dan menghasilkan

sekumpulan output dalam mendukung pencapaian tujuan TI.

3. Struktur Organisasi (Organizational Structures) adalah entitas dalam

organisasi sebagai kunci dalam membuat keputusan.

4. Budaya, Etika dan Perilaku (Culture, Ethics and Behavior) merupakan

faktor keberhasilan dalam kegiatan tata kelola dan manajamen.

5. Informasi (Information) dalam organisasi terdiri dari informasi yang

dihasilkan dan digunakan. Informasi dibutuhkan agar organisasi dapat

berjalan dengan baik.

6. Layanan, Infrastruktur dan Aplikasi (Service, Infrastructure and

Applications) melibatkan infrastruktur teknologi dan aplikasi yang

menyediakan proses dan layanan teknologi informasi bagi

organisasi/perusahaan.

7. Orang, Kemampuan dan Kompetensi (People, Skills and Competencies)

berhubungan dengan seseorang individu dan kebutuhan untuk memenuhi

semua aktivitas untuk mencapai kesuksesan dan membuat keputusan

yang tepat dengan langkah yang tepat.

34

2.4.5 Process Reference Model (PRM)

Dalam COBIT 5 ini, model referensi proses merupakan penerus dari

model proses COBIT 4.1, dengan mengintegrasikan dengan baik proses model

dari Risk IT dan model proses Val IT (ISACA, 2012a).

Gambar 2.8 Process Reference Model (ISACA, 2012)

ISACA (2012), menjelaskan sebuah proses didefinisikan sebagai kumpulan

praktek atau aktivitas yang dipengaruhi oleh kebijakan dan prosedur

perusahaan. Di mana masukan-masukan itu diambil dari sejumlah sumber

(termasuk proses lainnya), memanipulasi input dan menghasilkan output.

Dalam COBIT 5 deskripsi proses ini juga menggambarkan tentang proses apa

yang dilakukan dan gambaran tingkat tinggi bagaimana proses menyelesaikan

tujuannya. Dalam sistem Tata kelola TI, COBIT 5 membagi menjadi dua

35

bagian (Governance dan Management) dengan 5 domain dan 37 proses yang

akan dijelaskan di bawah ini.

A. Governance

Area ini terdapat pada domain Evaluate, Direct and Monitor (EDM).

Evaluate, Direct and Monitor adalah proses tata kelola yang berhubungan

dengan tata pemangku kepentingan yang terdiri dari pengiriman tujuan,

nilai, optimasi risiko dan sumber daya. Tujuannya adalah untuk

mengevaluasi pilihan strategis, memberikan arahan kepada TI dan

melakukan pemantauan hasil. Domain EDM terdiri dari 5 proses yaitu:

1. EDM01 (Ensure Governance Framework Setting and Maintenance)

Pada proses ini dilakukan analisa terhadap persyaratan untuk tata

kelola TI di perusahaan, prinsip-prinsip, proses dan praktek yang jelas

terhadap tanggung jawab dan wewenang untuk mencapai visi, misi,

tujuan dan objek perusahaan.

a. EDM01.01 Evaluate the governance system

b. EDM01.02 Direct the governance system

c. EDM01.03 Monitor the governance system

2. EDM02 (Ensure Benefits Delivery)

Pada proses ini mengoptimalkan kontribusi nilai bisnis dari proses

bisnis, layanan dan aset TI yang dihasilkan dari investasi yang dilakukan

oleh perusahaan.

a. EDM02.01 Evaluate value optimisation

b. EDM02.02 Direct value optimisation

36

c. EDM02.03 Monitor value optimisation

3. EDM03 (Ensure Risk Optimisation)

Pada proses ini memastikan bahwa risiko yang ada di perusahaan

dipahami, diartikulasikan dan dikomunikasikan dengan baik. Risiko

terhadap nilai perusahaan terkait dengan penggunaan TI yang

diidentifikasi dan dikelola.

a. EDM03.01 Evaluate risk management

b. EDM03.02 Direct risk management

c. EDM03.03 Monitor risk management

4. EDM04 (Ensure Resource Optimisation)

Pada proses ini memastikan bahwa ketersediaan TI yang ada memadai

dan cukup. Ketersediaan sumber daya tersebut terdiri dari orang (people),

proses (process) dan teknologi (technology) untuk mendukung tujuan

perusahaan secara efektif dengan biaya yang optimal.

a. EDM04.01 Evaluate resource management

b. EDM04.02 Direct resource management

c. EDM04.03 Monitor resource management

5. EDM05 (Ensure Stakeholder Transparency)

Pada proses ini memastikan bahwa adanya pengukuran kinerja TI

perusahaan dan adanya pelaporan yang transparan dengan para

pemangku kepentingan. Para pemangku kepentingan menyetujui tujuan

dan tindakan perbaikan yang diperlukan bagi perusahaan.

a. EDM05.01 Evaluate stakeholder reporting requirements

37

b. EDM05.02 Direct stakeholder reporting requirements

c. EDM05.03 Monitor stakeholder reporting requirements

B. Management

Area ini terdapat empat domain yaitu Align, Plan and Organise (APO),

Build, Acquire and Implement (BAI), Deliver, Service and Support (DSS)

dan Monitor, Evaluate and Assess (MEA) yang terdiri dari 32 proses.

a. Align, Plan and Organise (APO)

APO mencakup strategi dan taktik untuk mengidentifikasi cara terbaik

TI dalam berkontribusi pada tujuan organisasi. APO memberikan arah

untuk solusi pengiriman (BAI) dan penyedia layanan dan dukungan.

1. APO01 (Manage the IT Management Framework)

Pada proses ini memperjelas visi, misi perusahaan dan memelihara

tata kelola TI. Menerapkan dan memelihara mekanisme untuk

mengelola informasi dan penggunaan TI di perusahaan dalam

mendukung tujuan pengelolaan yang sejalan dengan prinsip dan

kebijakan yang ada.

a. APO01.01 Define the organisation a structure

b. APO01.02 Establish roles and responsibilities

c. APO01.03 Maintain the enablers of the management system

d. APO01.04 Communicate management objectives and direction

e. APO01.05 Optimise the placement of the IT function

f. APO01.06 Define information (data) and system ownership

g. APO01.07 Manage continual improvement of processes

38

h. APO01.08 Maintain compliance with policies and procedures

2. APO02 (Manage Strategy)

Pada proses ini memberikan pandangan yang menyeluruh dari

bisnis saat ini dan lingkungan TI, arah masa depan dan inisiatif yang

diperlukan untuk lingkungan di masa depan. Blok arsitektur bangunan

perusahaan dan komponen termasuk layanan ekstenal diberikan yang

memungkinkan respon yang handal dan efisien untuk tujuan strategis.

a. APO02.01 Understand enterprise direction

b. APO02.02 Assess the current environment, capabilities and

performance

c. APO02.03 Define the target IT capabilities

d. APO02.04 Conduct a gap analysis

e. APO02.05 Define the strategic plan and road map

f. APO02.06 Communicate the IT strategy and direction

3. APO03 (Manage Enterprise Architecture)

Pada proses ini membangun arsitektur umum yang terdiri dari

proses bisnis, informasi, data, aplikasi dan teknologi untuk

mewujudkan strategi perusahaan dan TI yang efektif dan efisien.

Selain itu juga proses ini menciptakan model kunci dan praktek-

praktek yang menggambarkan batas dan target arsitektur. Menetapkan

persyaratan terkait standar, pedoman, prosedur dan alat-alat untuk

komponen ini. Meningkatkan kualitas informasi dan menghasilkan

39

potensi penghematan biaya melalui inisiatif seperti penggunaan

kembali komponen bangunan blok.

a. APO03.01 Develop the enterprise architecture vision

b. APO03.02 Define reference architecture

c. APO03.03 Select opportunities and solution

d. APO03.04 Define architecture implementation

e. APO03.05 Provide enterprise architecture services

4. APO04 (Manage Innovation)

Pada proses ini menjelaskan tentang kesadaran terhadap teknologi

informasi dan tren layanan terkait, mengidentifikasi peluang, inovasi

dan merencanakan cara memperoleh keuntungan dari inovasi tersebut.

a. APO04.01 Create an environment conductive to innovation

b. APO04.02 Maintain and understanding of the enterprise

environment

c. APO04.03 Monitor and scan the technology environment

d. APO04.04 Assess the potensial of emerging technologies and

innovation ideas

e. APO04.05 Recommend appropriate further initiatives

f. APO04.06 Monitor the implementation and use of innovation

5. APO05 (Manage Portfolio)

Pada proses ini menjelaskan tentang pengaturan strategi untuk

investasi yang sejalan dengan visi, arsitektur dan karakteristik

perusahaan yang diinginkan dari investasi dan jasa terkait portofolio.

40

a. APO05.01 Establish the target investment mix

b. APO05.02 Determine the availability and sources of funds

c. APO05.03 Evaluate and select programmes to fund

d. APO05.04 Monitor, optimize and report on investment

portofolio performance

e. APO05.05 Maintain portfolios

f. APO05.06 Manage benefits achievement

6. APO06 (Manage Budget and Costs)

Pada proses ini menjelaskan tentang pengelolaan kegiatan

keuangan yang berkaitan dengan TI dalam bisnis dan fungsi TI yang

meliputi anggaran, biaya, manfaat manajemen dan prioritas

pengeluaran. Berkaitan dengan hal tersebut maka perlu

dikonsultasikan pula dengan para pemangku kepentingan untuk

mengidentifikasi dan mengendalikan total biaya serta manfaat dalam

konteks rencana strategis dan memulai tindakan korektif jika

diperlukan

a. APO06.01 Manage finance and accounting

b. APO06.02 Prioritise resorce allocation

c. APO06.03 Create and maintain budgets

d. APO06.04 Model and allocate costs

e. APO06.05 Manage costs

41

7. APO07 ( Manage Human Resources)

Pada proses ini menjelaskan tentang melakukan pendekatan

terstruktur untuk memastikan struktur yang optimal, penempatan, hak

keputusan dan keterampilan sumber daya manusia. Selain itu

termasuk juga mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab,

pembelajaran dan rencana pertumbuhan yang didukung dengan orang-

orang yang kompeten dan termotivasi.

a. APO07.01 Maintain adequate and approptiate staffing

b. APO07.02 Identify key IT personnel

c. APO07.03 Maintain the skills and competencies of personnel

d. APO07.04 Evaluate employee job performance

e. APO07.05 Plan and track the usage of IT and Business human

resource

f. APO07.06 Manage contract staff

8. APO08 (Manage Relationships)

Pada proses ini menjelaskan tentang pengelolaan hubungan antara

bisnis dan TI secara formal dan transparan yang fokus pada

pencapaian tujuan bersama. Didasari hubungan saling percaya dan

terbuka

a. APO08.01 Understand business expectations

b. APO08.02 Identify opportunities, risk and constraints for IT to

enhance the business

c. APO08.03 Manage the business relationship

42

d. APO08.04 Co-ordinate and communicate

e. APO08.05 Provide input to the continual improvement of

services

9. APO09 (Manage Service Agreement)

Pada proses ini menjelaskan tentang ketersediaan layanan TI dan

tingkat layanan dengan kebutuhan pada perusahaan termasuk

identifikasi, spesifikasi, desain, penerbitan, persetujuan dan

pemantauan layanan TI, tingkat pelayanan dan indikator kinerja.

a. APO09.01 Identify IT sercives

b. APO09.02 Catalogue IT-enabled services

c. APO09.03 Define and prepare service agreements

d. APO09.04 Monitor and report service levels

e. APO09.05 Review service agreements and contracts

10. APO10 (Manage Suppliers)

Pada proses ini menjelaskan tentang pengelolaan terkait layanan TI

yang diberikan oleh semua jenis pemasok untuk memenuhi kebutuhan

perusahaan. Termasuk di dalamnya pemilihan pemasok, pengelolaan

hubungan, manajemen kontrak dan pemantauan kinerja pemasok

untuk efektivitas dan kepatuhan.

a. APO10.01 Identify and evaluate supplier relationships and

contracts

b. APO10.02 Select Suppliers

c. APO10.03 Manage suppliers relationship and contract

43

d. APO10.04 Manage supplier risk

e. APO10.05 Monitor supplier performance and compliance

11. APO11 (Manage Quality)

Menetapkan dan mengkomunikasikan persyaratan kualitas dalam

semua proses, prosedur dan hasil pada perusahaan termasuk kontrol,

pemantauan dan penggunaan praktek dan standar dalam perbaikan,

efisiensi upaya yang terus menerus.

a. APO11.01 Establish a quality management system (QMS)

b. APO11.02 Define and manage quality standards, practices and

procedures

c. APO11.03 Focus quality management on customers

d. APO11.04 Perform quality monitoring, control and reviews

e. APO11.05 Integrate quality management into solutions for

developments and service delivery

f. APO11.06 Maintain continuous improvement

12. APO12 (Manage Risk)

Mengidentifikasi, menilai dan mengurangi risiko TI dalam tingkat

toleransi yang ditetapkan oleh manajemen eksekutif perusahaan.

a. APO12.01 Collect Data

b. APO12.02 Analyze Risk

c. APO12.03 Maintain a risk profile

d. APO12.04 Articulate risk

e. APO12.05 Define a risk management action portfolio

44

f. APO12.06 Respond to risk

13. APO13 (Manage Security)

Pada proses ini menjelaskan tentang proses penentuan, operasi dan

monitor sistem manajemen keamanan informasi pada perusahaan.

a. APO13.01 Establish and maintain an ISMS

b. APO13.02 Define and manage on information security risk

treatment plan

c. APO13.03 Monitor and review the ISMS

b. Build, Acquire and Implement (BAI)

BAI mengidentifikasi solusi TI yang perlu dikembangkan, diterapkan

dan diintegrasikan ke dalam proses bisnis.

1. BAI01 (Manage Programmes and Projects)

Pada proses ini menjelaskan tentang pengelolaan program dan

proyek dari investasi portfolio yang sejalan dengan strategi

perusahaan yang terkoordinasi. Proses ini terdiri dari perencanaan,

pengendalian, dan pelaksanaan terhadap program dan proyek dan

penerapan.

a. BAI01.01 Maintain a standar approach for programme and

project management

b. BAI01.02 Initiate a programme

c. BAI01.03 Manage stakeholder engagement

d. BAI01.04 Develop and maintain the programme plan

e. BAI01.05 Launch and execute the programme

45

f. BAI01.06 Monitor, control and report on the programme

outcomes

g. BAI01.07 Start up and initiate projects within a programme

h. BAI01.08 Plan projects

i. BAI01.09 Manage programmes and project quality

j. BAI01.10 Manage programme and project risk

k. BAI01.11 Monitor and control projects

l. BAI01.12 Manage project resouces and work packages

m. BAI01.13 Close a project or iteration

n. BAI01.14 Close a programme

2. BAI02 (Manage Requirements Definition)

Mengidentifikasi solusi, menganalisa persyaratan sebelum akuisisi

atau pembuatan untuk memastikan kesesuaian dengan persyaratan

strategis perusahaan yang meliputi proses bisnis, aplikasi,

informasi/data, infrastruktur dan layanan. Berkoordinasi dengan

pemangku kepentingan untuk memilih kelayakan termasuk biaya,

manfaat, analisis risiko, persetujuan persyaratan dan solusi yang

diusulkan.

a. BAI02.01 Define and maintain business functional and

technical requirements

b. BAI02.02 Perform a feasibility studi and formulate alternative

solutions

c. BAI02.03 Manage requirements risk

46

d. BAI02.04 Obtain approval of requirements and solutions

3. BAI03 (Manage Solutions Identification)

Menetapkan dan memelihara solusi yang diidentifikasi sesuai

dengan kebutuhan perusahaan yang meliputi desain, pengembangan,

pengadaan/sumber dan bekerja sama dengan pemasok/vendor.

Mengelola konfigurasi, persiapan ujian, pengujian, persyaratan

manajemen dan pemeliharaan terhadap proses bisnis, aplikasi,

informasi/data, infrastruktur dan layanan.

a. BAI03.01 Design high-level solutions

b. BAI03.02 Design detailed solution components

c. BAI03.03 Develop solution components

d. BAI03.04 Procure solution components

e. BAI03.05 Build solutions

f. BAI03.06 Perform quality assurance

g. BAI03.07 Prepare for solution testing

h. BAI03.08 Execute solution testing

i. BAI03.09 Manage change to requirements

j. BAI03.10 Maintain solutions

k. BAI03.11 Define IT services and maintain the service portfolio

4. BAI04 (Manage Availability and Capacity)

Mengatur ketersediaan kebutuhan saat ini dan masa depan, kinerja

dan kapasitas dengan penyedia layanan yang hemat biaya. Mencakup

pula penilaian kemampuan saat ini, peramalan kebutuhan masa depan

47

berdasarkan kebutuhan bisnis, analisis dampak bisnis, dan penilaian

risiko terhadap pelaksanaan tindakan untuk memenuhi persyaratan

yang telah diidentifikasi.

a. BAI04.01 Assess current availabilty, performance and capacity

and create a baseline

b. BAI04.02 Assess business impact

c. BAI04.03 Plan for new or changed service requirements

d. BAI04.04 Monitor and review availability and capacity

e. BAI04.05 Investigate and address availability, performance

and capacity issues

5. BAI05 (Manage Organisational Change Enablement)

Memaksimalkan kemungkinan keberhasilan dalam penerapan

perubahan pada organisasi yang berkelanjutan dengan cepat dan

mengurangi risiko

a. BAI05.01 Establish the desire to change

b. BAI05.02 Form an effective implementation team

c. BAI05.03 Communicate desired vision

d. BAI05.04 Empower role players and identify short-team wins

e. BAI05.05 Enable operation and use

f. BAI05.06 Embed new approaches

g. BAI05.07 Sustain changes

48

6. BAI06 (Manage Changes)

Mengelola semua perubahan secara terkontrol termasuk standar

perubahan dan prosedur, penilaian dampak, prioritas dan otoritas,

pelacakan, pelaporan, perawatan darurat yang berkaitan dengan

proses bisnis, aplikasi dan infrastruktur, penutupan dan dokumentasi.

a. BAI06.01 Evaluate, prioritise and authorize change request

b. BAI06.02 Manage emergency changes

c. BAI06.03 Track and report change status

d. BAI06.04 Close and document the change

7. BAI07 (Manage Change Acceptance and Transitioning)

Menerima dan membuat solusi operasional yang baru termasuk

perencanaan pelaksanaan, sistem dan konversi data, pengujian

penerimaan, komunikasi, persiapan rilis, promosi untuk produksi

proses bisnis baru dan layanan TI, dukungan produksi awal dan pasca

pelaksanaan.

a. BAI07.01 Establish an implementation plan

b. BAI07.02 Plan business process, system and data conversion

c. BAI07.03 Plan acceptance tests

d. BAI07.04 Establish a test environment

e. BAI07.05 Perform acceptance tests

f. BAI07.06 Promote to production and manage releases

g. BAI07.07 Provide early production support

h. BAI07.08 Perform a post-implementation review

49

8. BAI08 (Manage Knowledge)

Menjaga ketersediaan pengetahuan yang relevan saat ini, divalidasi

dan dapat diandalkan untuk menunjang kegiatan proses dan

memfasilitasi pengambilan keputusan. Proses ini terdiri dari rencana

identifikasi, pengumpulan, pengorganisasian, pemeliharaan dan

penggunaan pengetahuan.

a. BAI08.01 Nurture and facilitate a knowledge-sharing culture

b. BAI08.02 Identify and classify sources of information

c. BAI08.03 Organise and contextualize information into

knowledge

d. BAI08.04 Use and share knowledge

e. BAI08.05 Evaluate and retire information

9. BAI09 (Manage Assets)

Mengelola aset TI melalui siklus hidupnya untuk memastikan

bahwa penggunaannya memberikan nilai pada biaya yang optimal,

sesuai dengan tujuan perusahaan, dipertanggung jawabkan, dilindungi

secara fisik untuk mendukung kemampuan layanan yang tersedia dan

dapat diandalkan. Mengelola lisensi perangkat lunak untuk

memastikan jumlah yang optimal diperoleh, dipertahankan dan

digunakan dalam kaitannya dengan penggunaan bisnis yang

diperlukan. Perangkat lunak yang diinstall sesuai perjanjian lisensi.

a. BAI09.01 Identify and record current assests

b. BAI09.02 Manage critical assets

50

c. BAI09.03 Manage the assets life cycle

d. BAI09.04 Optimise assets costs

e. BAI09.05 Manage licences

10. BAI10 (Manage Configuration)

Mendefinisikan dan memelihara hubungan antara sumber daya dan

kemampuan yang diperlukan untuk memberikan ketersediaan layanan

TI termasuk pengumpulan informasi konfigurasi, menetapkan

baseline, memverifikasi dan memperbaharui repositori konfigurasi.

a. BAI10.01 Establish and maintain a configuration model

b. BAI10.02 Establish and maintain a configuration repository

and baseline

c. BAI10.03 Maintain and control configuration items

d. BAI10.04 Produce status and configuration reports

e. BAI10.05 Verify and review integrity of the configuration

repository

c. Deliver, Service and Support (DSS)

DSS menerima solusi yang akan digunakan oleh pengguna akhir (end

user). Domain ini berkaitan dengan dukungan layanan yang dibutuhkan

meliputi pelayanan, pengelolaan keamanan dan kelangsungan, dukungan

layanan bagi pengguna, manajemen data dan fasilitas operasional.

1. DSS01 (Manage Operations)

Mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan dan prosedur

operasional yang dibutuhkan untuk memberikan layanan TI bagi

51

internal dan outsourcing. Termasuk juga pelaksanaan prosedur

standar operasi dan kegiatan pemantauan yang dibutuhkan.

a. DSS01.01 Perform operational procedures

b. DSS01.02 Manage outsourced IT service

c. DSS01.03 Monitoring IT infrastructure

d. DSS01.04 Manage the environment

e. DSS01.05 Manage facilities

2. DSS02 (Manage Service Requests and Incidents)

Memberikan respon yang tepat waktu dan efektif untuk permintaan

pengguna dan resolusi semua jenis kejadian. Mengembalikan layanan,

normal, merekam dan memenuhi permintaan pengguna, menyelidiki,

mendiagnosa dan menyelesaikan kejadian/peristiwa yang terjadi

tersebut.

a. DSS02.01 Define incident and service request classification

schemes

b. DSS02.02 Record, classify and prioritise reques and incidents

c. DSS02.03 Verify approve and fulfill service reques

d. DSS02.04 Investigate, diagnose, and allocate incidents

e. DSS02.05 Resolve and recover from incidents

f. DSS02.06 Close service requests and incidents

g. DSS02.07 Track status and produce reports

52

3. DSS03 (Manage Problems)

Mengidentifikasi dan mengklasifikasikan masalah, akar penyebab

masalah dan memberikan solusi yang tepat waktu untuk mencegah

kejadian tersebut berulang, serta memberikan rekomendasi untuk

perbaikan.

a. DSS03.01 Identify and classify problems

b. DSS03.02 Investigate and diagnose problems

c. DSS03.03 Raise known errors

d. DSS03.04 Resolve and close problems

e. DSS03.05 Perform proactive problem management

4. DSS04 (Manage Continuity)

Membangun dan memelihara rencana yang memungkinkan bisnis

dan TI menanggapi kejadian dan gangguan sehingga dapat

melanjutkan proses operasi bisnis penting, menjaga ketersediaan

informasi pada perusahaan.

a. DSS04.01 Define the business continuity policy objectives and

scope

b. DSS04.02 Maintain a continuity strategy

c. DSS04.03 Develop and implement a business continuity

response

d. DSS04.04 Exercise, test and review the BCP

e. DSS04.05 Review, maintain and improve the continuity plan

f. DSS04.06 Conduct continuity plan training

53

g. DSS04.07 Manage backup arrangements

h. DSS04.08 Conduct post-resumption review

5. DSS05 (Manage Security Services)

Melindungi informasi perusahaan untuk mempertahankan tingkat

risiko keamanan informasi yang dapat diterima perusahaan sesuai

dengan kebijakan keamanan. Membangun dan memelihara peran

keamanan informasi, hak akses dan pemantauan keamanan.

a. DSS05.01 Protect against malware

b. DSS05.02 Manage network and connectivity security

c. DSS05.03 Manage endpoint security

d. DSS05.04 Manage user identify and logical access

e. DSS05.05 Manage physiscal access to IT assets

f. DSS05.06 Manage sensitive documents and output devices

g. DSS05.07 Monitor the infrastructure for security-related events

6. DSS06 (Manage Business Process Control)

Mendefinisikan dan mempertahankan kontrol proses bisnis yang

tepat untuk memastikan bahwa informasi memenuhi persyaratan

pengendalian informasi yang relevan.

a. DSS06.01 Align control activities embed in business processes

with enterprise objectives

b. DSS06.02 Control the processing of information

c. DSS06.03 Manage roles, responsibilities, access privilages and

levels of authority

54

d. DSS06.04 Manage errors and exceptions

e. DSS06.05 Ensure traceability of information events and

accountabilities

f. DSS06.06 Secure information assets

d. Monitor, Evaluate and Assess (MEA)

MEA meliputi kegiatan pemantauan pengendalian internal, kepatuhan

terhadap peraturan dan tata kelola. Penilaian terhadap proses TI

dilakukan secara teratur dan mengikuti panduan yang ada

1. MEA01 (Monitor, Evaluate and Assess Performance and

Conformance)

Mengumpulkan, memvalidasi dan mengevaluasi bisnis TI dan

tujuan. Memantau proses kinerja sesuai dengan tujuan dan

memberikan pelaporan yang sistematis dan tepat waktu.

a. MEA01.01 Establish a monitoring approach

b. MEA01.02 Set Performance and conformance targets

c. MEA01.03 Collect and process performance and conformance

data

d. MEA01.04 Analyze and report performance

e. MEA01.05 Ensure the implementation of corrective actions

2. MEA02 (Monitor, Evaluate and Assess the System of Internal)

Pemantauan secare terus menerus dan evaluasi lingkungan

pengendalian termasuk penilaian diri dan ulasan jaminan independen.

Memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kekurangan

55

kontrol dan efisiensi untuk memulai tindakan perbaikan.

Merencanakan, mengatur dan menjaga standar penilaian pengendalian

internal.

a. MEA02.01 Monitor internal controls

b. MEA02.02 Review business process control effectiveness

c. MEA02.03 Perform control self-assessments

d. MEA02.04 Identify and report control deficiencies

e. MEA02.05 Ensure the assurance provider are independent and

qualified

f. MEA02.06 Plan assurance initiatives

g. MEA02.07 Scope assurance initiatives

h. MEA02.08 Execute assurance initiatives

3. MEA03 (Monitor, Evaluate and Assess Compliance With External

Requirement)

Menilai bahwa proses TI dan proses bisnis TI sesuai dengan

undang-undang, peraturan dan persyaratan kontrak. Memperoleh

keyakinan bahwa persyaratan telah diidentifikasi dan dipenuhi.

a. MEA03.01 Identify external compliance requirements

b. MEA03.02 Optimise response to external requirements

c. MEA03.03 Confirm external compliance

d. MEA03.04 Obtain assurance of external compliance

56

2.4.6 RACI Chart

Di dalam COBIT 5 tersedia RACI chart yakni sebuah matrik dari semua

aktivitas atau wewenang dalam pengambilan keputusan yang dilakukan dalam

sebuah organisasi terhadap semua orang atau peran untuk setiap proses. Berikut

penjelasan mengenai RACI chart yang terdapat pada COBIT 5 (ISACA,

2012a) :

a. Responsible (Tanggung Jawab) yaitu menjelaskan tentang siapa yang

mendapatkan tugas yang harus dilakukan. Hal ini merujuk pada peran

utama atau penanggung jawab pada kegiatan operasional, memenuhi

kebutuhan dan menciptakan hasil yang diinginkan dari organisasi.

b. Accountable (Akuntabel) yaitu menjelaskan tentang siapa yang

bertanggung jawab atas keberhasilan tugas. Hal ini merujuk pada

pertanggung jawaban secara keseluruhan atas tugas yang telah

dilakukan.

c. Consulted (Konsultasi) yakni menjelaskan tentang siapa yang

memberikan masukan. Hal ini merujuk pada peran yang bertanggung

jawab untuk memperoleh informasi dari unit lain atau mitra eksternal.

Masukan harus dipertimbangkan dan pengambilan tindakan yang

tepat.

d. Informed (Informasi) yakni menjelaskan tentang siapa yang menerima

informasi. Hal ini merujuk pada peran yang bertanggung jawab untuk

menerima informasi yang tepat untuk mengawasi setiap tugas yang

dilakukan.

57

Berikut ini merupakan diagram RACI berdasarkan framework COBIT 5

untuk APO01 (Manage the IT Management Framework), APO07(Manage

Human Resouce) dan BAI08 (Manage Knowledge) :

Gambar 2.9 RACI Chart APO01 (Manage the IT Management Framework)

Gambar 2.10 RACI Chart APO07 (Manage Human Resouce)

58

Gambar 2.11 RACI Chart BAI08 (Manage Knowledge)

Berikut penjelasan mengenai pihak-pihak yang terlibat dalam struktur

COBIT 5 (ISACA, 2012), yaitu :

1. Board adalah kelompok eksekutif paling senior dan/atau direktur non-

eksekutif dari organisasi yang bertanggung jawab untuk tata kelola

teknologi informasi dan memiliki kontrol keseluruhan sumber daya.

2. Chief Executive Officer (CEO) adalah orang yang memiliki

kedudukan tinggi yang bertanggung jawab dari manajemen

keseluruhan organisasi.

3. Chief Financial Officer (CFO) adalah seseorang yang memiliki

jabatan senior pada organisasi yang bertanggung jawab untuk semua

aspek manajemen keuangan, termasuk risiko dan kontrol keuangan

dan rekening tepercaya dan akurat.

59

4. Chief Operating Officer (COO) adalah seseorang yang memiliki

jabatan senior pada organisasi yang bertanggung jawab untuk operasi

organisasi.

5. Chief Risk Officer (CRO) adalah seseorang yang memiliki jabatan

senior pada organisasi yang bertanggung jawab untuk semua aspek

manajemen risiko di seluruh organisasi. Bertugas mengawasi risiko

yang berhubungan dengan TI.

6. Chief Information Officer (CIO) adalah pejabat senior pada organisasi

yang bertanggung jawab untuk menyelaraskan TI dan strategi bisnis

dan akuntabel untuk perencanaan, sumber daya dan mengelola

pengiriman layanan dan solusi untuk mendukung tujuan TI organisasi.

7. Chief Information Security Officer (CISO) adalah pejabat senior pada

organisasi yang bertanggung jawab untuk keamanan informasi

organisasi dalam segala bentuknya.

8. Business Executive adalah manajemen individu senior yang

bertanggung jawab untuk operasi unit bisnis tertentu atau anak

perusahaan.

9. Business Process Owner adalah seseorang yang bertanggung jawab

pada proses kinerja untuk mewujudkan tujuannya, mendorong

perbaikan proses dan menyetujui perubahan proses.

10. Strategy (IT Executive) Committee adalah sekelompok eksekutif

senior yang ditujukan oleh dewan untuk memastikan bahwa dewan

terlibat dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan TI.

60

Komite ini bertanggung jawab untuk mengelola portfolio investasi IT-

enabled, layanan TI dan aset TI. Memastikan nilai yang disampaikan

dan risiko dikelola. Komite ini biasanya dipimpin oleh anggota

dewan.

11. (Project and Programme) Steering Committee adalah sekelompok

pemangku kepentingan dan ahli yang bertanggung jawab untuk

bimbingan program dan proyek, termasuk pengelolaan dan

pemantauan rencana, alokasi sumber daya dan manajemen program

dan risiko proyek.

12. Architecture Board adalah sekelompok pemangku kepentingan dan

ahli yang bertanggung jawab pada organisasi terkait arsitektur dan

keputusan untuk menetapkan kebijakan dan standar arsitektur.

13. Enterprise Risk Committee adalah sekelompok eksekutif dari

organisasi yang bertanggung jawab untuk kolaborasi tingkat

organisasi untuk mendukung manajemen risiko organisasi.

14. Head of Human Resource adalah pejabat senior pada organisasi yang

bertanggung jawab untuk perencanaan dan kebijakan terhadap semua

sumber daya manusia di organisasi.

15. Compliance adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk

bimbingan pada hukum, peraturan dan kepatuhan terhadap kontrak.

16. Audit adalah seseorang yang bertanggung jawab atas penyediaan audit

internal.

61

17. Head of Architecture adalah seorang individu senior untuk proses

arsitektur enterprise.

18. Head of Development adalah seorang individu senior yang

bertanggung jawab terkait proses TI, proses pengembangan solusi.

19. Head of IT Operations adalah seorang individu senior yang

bertanggung jawab atas lingkungan dan infrastruktur operasional TI.

20. Head of IT Administration adalah seorang individu senior yang

bertanggung jawab terkait TI, catatan dan bertanggung jawab untuk

mendukung TI terkait masalah administratif.

21. Programme and Project Management Office (PMO) adalah seseorang

yang bertanggung jawab untuk mendukung program dan proyek

manajer, mengumpulkan, menilai dan melaporkan informasi tentang

pelaksanaan program dan proyek konstituen.

22. Value Management Office (VMO) adalah seseorang yang bertindak

sebagai sekretariat untuk mengelola portfolio investasi dan layanan,

termasuk menilai dan memberi nasihat tentang peluang investasi,

manajemen control dan menciptakan nilai dai investasi dan jasa.

23. Service Manage adalah seorang individu yang mengelola

pengembangan, implementasi, evaluasi dan pengelolaan

berkelanjutan baru dan yang sudah ada.

24. Information Security Manage adalah seorang individu yang

mengelola, desain, mengawasi dan/atau menilai keamanan informasi

suatu organisasi.

62

25. Business Continuity Manager adalah seorang individu yang

mengelola, merancang, mengawasi dan/atau menilai kemampuan

kelangsungan usaha suatu organisasi, untuk memastikan bahwa fungsi

organisasi tetap beroperasi pada saat kritis.

26. Privacy Officer adalah seorang yang bertanggung jawab untuk

memantau risiko dan dampak bisnis undang-undang privasi dan untuk

membimbing dan koordinasi pelaksanaan kebijakan dan kegiatan

yang akan memastikan bahwa arahan privasi terpenuhi. Privacy

Officer juga disebut sebagai petugas perlindungan data.

63

2.4.7 Pemetaan IT-Related Goals Terhadap Proses COBIT 5

Berikut ini adalah gambar mengenai pemetaan IT-Related Goals

terhadap proses yang ada di COBIT 5:

Alig

nm

en

t o

f IT

an

d b

usi

ne

ss s

tra

teg

y

IT c

om

plia

nce

an

d s

up

po

rt f

or

bu

sin

ess

co

mp

lian

ce w

ith

ex

tern

al l

aw

s a

nd

re

gu

lati

on

s

Co

mm

itm

en

t o

f e

xe

cuti

ve

ma

na

ge

me

nt

for

ma

kin

g I

T-

rela

ted

de

cisi

on

s

Ma

na

ge

d I

T-r

ela

ted

bu

sin

ess

ris

k

Re

alis

ed

be

ne

fits

fro

m I

T-e

na

ble

d in

ve

stm

en

ts a

nd

serv

ice

s p

ort

folio

Tra

nsp

are

ncy

of

IT c

ost

s, b

en

efi

ts a

nd

ris

k

De

live

ry o

f IT

se

rvic

es

in li

ne

wit

h b

usi

ne

ss r

eq

uir

em

en

ts

Ad

eq

ua

te u

se o

f a

pp

lica

tio

ns,

info

rma

tio

n a

nd

te

chn

olo

gy

solu

tio

ns

IT a

gili

ty

Se

curi

ty o

f in

form

ati

on

, p

roce

ssin

g in

fra

stru

ctu

re a

nd

ap

plic

ati

on

s

Op

tim

isa

tio

n o

f IT

ass

ets

, re

sou

rce

s a

nd

ca

pa

bili

tie

s

En

ab

lem

en

t a

nd

su

pp

ort

of

bu

sin

ess

pro

cess

es

by

inte

gra

tin

g a

pp

lica

tio

ns

an

d t

ech

no

log

y in

to b

usi

ne

ss

pro

cess

es

De

live

ry o

f p

rog

ram

me

s d

eliv

eri

ng

be

ne

fits

, o

n t

ime

, o

n

bu

dg

et,

an

d m

ee

tin

g r

eq

uir

em

en

ts a

nd

qu

alit

y s

tan

da

rds

Av

aila

bili

ty o

f re

liab

le a

nd

use

ful i

nfo

rma

tio

n f

or

de

cisi

on

ma

kin

g

IT c

om

plia

nce

wit

h in

tern

al p

olic

ies

Co

mp

ete

nt

an

d m

oti

va

ted

bu

sin

ess

an

d I

T p

ers

on

ne

l

Kn

ow

led

ge

, e

xp

ert

ise

an

d in

itia

tiv

es

for

bu

sin

ess

inn

ov

ati

on

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17

EDM01

Ensure Governance

Framework Setting and

Maintenance

P S P S S S P S S S S S S S S S

EDM02 Ensure Benefits Delivery P S P P P S S S S S S P

EDM03 Ensure Risk Optimisation S S S P P S S P S S P S S

EDM04 Ensure Resource Optimation S S S S S S S P P S P S

EDM05Ensure Stakeholder

TransparencyS S P P P S S S S

APO01Manage the IT Management

FrameworkP P S S S P S P S S S P P P

APO02 Manage Strategy P S S S P S S S S S S S S P

APO03Manage Enterprise

ArchitectureP S S S S S S P S P S S S

APO04 Manage Innovation S S P P P P S S P

APO05 Manage Portfolio P S S P S S S S S P S

APO06 Manage Budget and Costs S S S P P S S S S

APO07 Manage Human Resources P S S S S S S P P S P P

APO08 Manage Relationships P S S S S P S S P S S S P

APO09 Manage Service Agreements S S S S P S S S S S P S

APO10 Manage Suppliers S P S S P S P S S S S S S

APO11 Manage Quality S S S P P S S S P S S S S

APO12 Manage Risk P P P S S S P P S S S S

APO13 Manage Security P P P S S P P

Ev

alu

ate

, D

ire

ct a

nd

Mo

nit

or

Ali

gn

, P

lan

an

d O

rga

nis

e

Enterprise Goal

COBIT 5 Process Financial Customer Internal

Learning

and

Growth

64

Gambar 2.12 Pemetaan IT-Related Goals Terhadap Proses COBIT 5 (Manage

Knowledge)

Alig

nm

ent

of

IT a

nd

bu

sin

ess

stra

tegy

IT c

om

plia

nce

an

d s

up

po

rt f

or

bu

sin

ess

com

plia

nce

wit

h

exte

rnal

law

s an

d r

egu

lati

on

s

Co

mm

itm

ent

of

exec

uti

ve m

anag

emen

t fo

r m

akin

g IT

-

rela

ted

dec

isio

ns

Man

aged

IT-r

elat

ed b

usi

nes

s ri

sk

Rea

lised

ben

efit

s fr

om

IT-e

nab

led

inve

stm

ents

an

d

serv

ices

po

rtfo

lio

Tran

spar

ency

of

IT c

ost

s, b

enef

its

and

ris

k

Del

iver

y o

f IT

ser

vice

s in

lin

e w

ith

bu

sin

ess

req

uir

emen

ts

Ad

equ

ate

use

of

app

licat

ion

s, in

form

atio

n a

nd

tec

hn

olo

gy

solu

tio

ns

IT a

gilit

y

Secu

rity

of

info

rmat

ion

, pro

cess

ing

infr

astr

uct

ure

an

d

app

licat

ion

s

Op

tim

isat

ion

of

IT a

sset

s, r

eso

urc

es a

nd

cap

abili

ties

Enab

lem

ent

and

su

pp

ort

of

bu

sin

ess

pro

cess

es b

y

inte

grat

ing

app

licat

ion

s an

d t

ech

no

logy

into

bu

sin

ess

pro

cess

es

Del

iver

y o

f p

rogr

amm

es d

eliv

erin

g b

enef

its,

on

tim

e, o

n

bu

dge

t, a

nd

mee

tin

g re

qu

irem

ents

an

d q

ual

ity

stan

dar

ds

Ava

ilab

ility

of

relia

ble

an

d u

sefu

l in

form

atio

n f

or

dec

isio

n

mak

ing

IT c

om

plia

nce

wit

h in

tern

al p

olic

ies

Co

mp

eten

t an

d m

oti

vate

d b

usi

nes

s an

d IT

per

son

nel

Kn

ow

led

ge, e

xper

tise

an

d in

itia

tive

s fo

r b

usi

nes

s

inn

ova

tio

n

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17

BAI01Manage Programmes and

ProjectsP S P P S S S S P S S

BAI02Manage Requirements

DefinitionP S S S S P S S S S P S S S

BAI03Manage Solutions

Identification and BuildS S S P S S S S S S

BAI04Manage Availability and

CapacityS S P S S P S P S

BAI05Manage Organisational

Change EnablementS S S S P S S S P P

BAI06 Manage Changes S P S P S S P S S S S S S

BAI07Manage Change Acceptance

and TransitioningS S S P S P S S S S

BAI08 Manage Knowledge S S S S P S S S S P

BAI09 Manage Assets S S P S S S P S S

BAI10 Manage Configuration P S S S S S P P S

DSS01 Manage Operations S P S P S S S P S S S S

DSS02Manage Service Requests

and IncidentsP P S S S S S

DSS03 Manage Problems S P S P S S P S P S S

DSS04 Manage Continuity S S P S P S S S S S P S S S

DSS05 Manage Security Services S P P S S P S S S S

DSS06Manage Business Process

ControlsS P P S S S S S S S S

MEA01

Monitor, Evaluate and

Assess Performance and

Conformance

S S S P S S P S S S P S S P S S

MEA02

Monitor, Evaluate and Assess

the System of Internal

Control

P P S S S S S P S

MEA03


Compliance With External

Requirements

P P S S S S S

Eval

uat

e, D

ire

ct a

nd

Mo

nit

or

De

live

r, S

erv

ice

an

d S

up

po

rtM

on

ito

r, E

valu

ate

an

d A

sse

ss

Enterprise Goal


Learning

and

Growth

65

Keterangan :

P = Primary

S = Secondary

Dari gambar tersebut dapat diketahui bahwa terlihat 37 proses COBIT 5

serta hubungan primary dan secondary antara proses-proses COBIT yang ada

dengan panduan IT-Goals secara umum.

2.4.8 Process Assesment Model (PAM)

Process Assesment Model (PAM) merupakan sebuah model yang

compatible untuk tujuan penilaian kemampuan proses, berdasarkan satu atau

lebih dari model referensi (ISACA, 2012). Model ini merupakan dasar untuk

penilaian kemampuan proses TI suatu perusahaan pada COBIT 5 dan program

pelatihan dan sertifikasi bagi para penilai. Proses penilaian ini dibuktikan

dengan mengaktifkan proses penilaian yang dapat diandalkan, konsisten dan

berulang di bidang tata kelola dan manajemen TI.

COBIT 5 PAM yang mendukung kinerja penilaian dengan memberikan

indikator untuk bimbingan pada interpretasi dari tujuan proses perusahaan.

COBIT 5 PAM terdiri dari satu set indikator kinerja proses dan kemampuan

proses. Indikator-indikator yang digunakan sebagai dasar untuk

mengumpulkan bukti objektif yang memungkinkan penilai untuk menetapkan

peringkat (ISACA, 2012).

66

A. Assesment Process Activities

Assesment Process Activities merupakan tahapan-tahapan aktivitas

dalam melakukan proses penilaian capability level untuk perusahaan

(ISACA, 2012):

Gambar 2.13 Assesment Process Activities (ISACA, 2012)

1. Initiation

Initiation merupakan tahapan pertama dalam Assesment

Process Activities yang ada pada Process Assesment Model COBIT

5. Bertujuan untuk menjelaskan hasil identifikasi dari beberapa

informasi yang dapat dikumpulkan.

67

2. Planning the Assesment

Tahapan kedua adalah dilakukan rencana penilaian yang

bertujuan untuk mendapatkan hasil evaluasi penilaian capability

level. Dengan memetakan RACI chart yang ada di COBIT dengan

beberapa staff di Badan Kepegawaian Negara Pusat agar selaras

dengan kebutuhan aktivitas penelitian yang akan dinilai.

3. Briefing

Tahap ketiga adalah melakukan pengarahan kepada tim penilai

sehingga memahami masukan, proses dan keluaran dalam unit

organisasi yang akan dinilai yaitu Badan Kepegawaian Negara

Pusat dengan cara menentukan jadwal, kendala yang dihadapi

dalam melakukan penilaian, peran dan tanggung jawab, kebutuhan

sumber daya, dan lain-lain.

4. Data Collection

Tahap keempat adalah dilakukan pengumpulan data dari hasil

temuan yang terdapat pada Badan Kepegawaian Negara Pusat yang

bertujuan untuk mendapatkan bukti-bukti penilaian evaluasi pada

aktivitas proses yang telah dilakukan.

5. Data Validation

Tahap kelima adalah dilakukan validasi data yang bertujuan

untuk mengetahui hasil perhitungan kuisioner agar mendapatkan

evaluasi penilaian capability level.

68

6. Process Atribute Rating

Tahap keenam adalah dilakukan proses memberi level pada

atribut yang ada di setiap indikator, yang bertujuan untuk

menunjukkan hasil capability level dari hasil perhitungan kuisioner

pada tahap-tahap sebelumnya dan melakukan analisis Gap pada

tahapan berikutnya.

7. Reporting the Result

Tahap ketujuh adalah dilakukan melaporkan hasil evaluasi yang

bertujuan untuk memberikan rekomendasi untuk Badan

Kepegawaian Negara Pusat dengan COBIT 5. Dalam praktik tata

kelola teknologi informasi pada COBIT 5 memiliki beberapa

ketentuan yang harus dipenuhi.

2.4.9 Skala Peringkat (Rating Scale)

Atribut peringkat menggunakan skala peringkat standar yang terdiri dari

(ISACA, 2012) :

1. N (Not achieved/tidak tercapai)

Pada skala peringkat ini tidak ada atau hanya sedikit bukti atas

pencapaian atribut di dalam proses penilaian. Skala peringkat nilai yang

diraih adalah 0-15%.

2. P (Partically achieved/tercapai sebagian)

Pada skala peringkat ini terdapat beberapa bukti mengenai pendekatan

dan beberapa pencapaian atribut di dalam proses penilaian. Skala

peringkat nilai yang diraih adalah 15-50%.

69

3. L (Largely achieved/tercapai sebagian besar)

Pada skala peringkat ini terdapat bukti atas pendekatan sistematis dan

pencapaian signifikan atas proses tersebut, walaupun masih ada

kelemahan pada atribut ini di dalam proses penilaian. Skala peringkat

nilai yang diraih adalah 50-85%.

4. F (Fully achieved/tercapai penuh)

Pada skala peringkat ini terdapat bukti atas pendekatan sistematis,

lengkap dan adanya pencapaian penuh atas atribut proses tersebut. Tidak

adanya kelemahan pada atribut proses. Skala peringkat nilai yang diraih

adalah 85-100%.

Tabel 2.1 Ratting Level

(ISACA,2012)

Abbreviation Description % Achieved

N Not Achieved 0 to 15% achievement

P Partially Achieved >15% to 50% achievement

L Largely Achieved >50% to 85% achievement

F Fully Achieved >85% to 100% achievement

2.4.10 Process Capability Level

Dimensi kapabilitas/kemampuan menyediakan sebuah pengukuran dari

kapabilitas proses untuk memenuhi tujuan organisasi saat ini. Terdapat enam

tingkat kapabilitas dan sembilan atribut proses berdasarkan pencapaian proses

atribut.

70

Tabel 2.2 Capability Level and Process Attribute

(ISACA, 2012)

Process Attribute

ID Capability Levels and Process Attribute

Level 0 : Incomplete Process

Level 1 : Performed Process

PA 1.1 Process performance

Level 2 : Managed Process

PA 2.1 Performance management

PA 2.2 Work product management

Level 2 : Established Process

PA 3.1 Process definition

Process deploymeny

Level 4 : Predictable process

PA 4.1 Process measurement

PA 4.2 Process control

Level 5 : Optimizing process

PA 5.1 Process innovation

PA 5.2 Process optimization

1. Level 0 – Proses Tidak Lengkap (Incomplete Process)

Pada level ini proses tidak diterapkan atau gagal untuk mencapai

tujuan prosesnya. Pada tingkat ini ada bukti sedikit atau tidak ada dari

setiap pencapaian sistematis tujuan proses.

2. Level 1 – Proses Dilakukan (Performed Process)

Pada level ini proses sudah diterapkan dan mencapai tujuan

prosesnya.

71

a. PA 1.1 Proses Kinerja (Process Performance)

Sebuah pengukuran mengenai pencapaian tujuan dari suatu proses

yang berhasil dicapai dan terdapat bukti yang dapat

dipertanggungjawabkan.

Tabel 2.3 Process Performance (ISACA, 2012)

PA 1.1 Process Performance

Hasil Atas Pencapaian

Penuh Atribut

Praktik Umum (Generic

Practices/GPs)

Hasil Kerja Umum

(Generic Work

Products/GWPs)

Proses meraih tujuan

yang sudah ditentukan.

GP 1.1.1 Meraih hasil

proses. Ada bukti bahwa

praktik-praktik dasar

dilakukan.

Hasil kerja telat dibuat

sehingga menyediakan

bukti atas hasil proses.

3. Level 2 – Proses Dikelola (Manage Process)

Pada level ini proses sudah diterapkan dan dikelola (direncanakan,

dimonitor dan disesuaikan) secara terhadap tepat produk

pekerjaannya, dikendalikan dan dipelihara.

a. PA 2.1 Manajemen Kinerja (Performance Management)

Sebuah pengukuran mengenai pengelolaan proses kinerja. Pada

manajemen kinerja memiliki indikator, yaitu:

1. Tujuan dari kinerja diidentifikasi.

2. Kinerja dari proses direncanakan, dimonitor dan disesuaikan

untuk memenuhi permintaan atau rencana sebelumnya.

3. Tanggung jawab terhadap proses didefinisikan, ditugaskan dan

dikomunikasikan.

72

4. Sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk

melaksanakan suatu proses diidentifikasi, disediakan,

dialokasikan dan digunakan dengan benar.

Tabel 2.4 Performance Management (ISACA, 2012)

PA 2.1 Performance Management


Penuh Atribut


Practices/GPs)

Hasil Kerja Umum

(Generic Work

Products/GWPs)

1. Objektif performa dari

proses teridentifikasi.

GP 2.1.1 Identifikasikan

objektif performa dari

proses. Objektif performa

digabungkan dengan asumsi

dan batasan, didefinisikan

dan dikomunikasikan.

GWP 1.0 Dokumentasi

proses harus menguraikan

lingkup proses.

GWP 2.0 Rencana proses

harus menyediakan detil

dari objektif performa

proses.

2. Performa dari proses

direncakan dan

dimonitor.

GP 2.12 Merencanakan

dan memonitor performa

dari proses untuk memenuhi

objektif yang ditentukan.

Dasar mengukur performa

proses yang berhubungan

dengan objektif bisnis

ditetapkan dan dimonitor.

Termasuk di dalam dasar

tersebut adalah aktivitas

yang diperlukan, estimasi

dan jadwal.

GWP 2.0 Rencana

Proses harus

menggambarkan secara

detil objektif performa

proses.

GWP 9.0 Performa proses

catatannya harus

menggambarkan hasil

yang detil.

Catatan: pada level ini

setiap catatan performa

dapat berbentuk laporan,

daftar masalah dan catatan

informal.

3. Performa dari proses

disesuaikan untuk

memenuhi perencanaan.

GP 2.1.3 Menyesuaikan

performa dari proses.

Mengambil tindakan ketika

performa yang

direncanakan tidak tercapai.

Tindakan meliputi

identifikasi dari masalah

performa dan penyesuaian

GWP 4.0 Catatan

kualitas harus

menyediakan detil dari

tindakan yang dilakukan

ketika performa tidak

mencapai tujuan

73

rencana dan jadwal lebih

sesuai.

4. Tanggung jawab dan

otoritas dari melakukan

proses didefinisikan,

ditugaskan dan

dikomunikasikan.

GP 2.1.4 Mendefinisikan

tanggung jawab dan

otoritas dalam melakukan

proses. Tanggung jawab

kunci dari otoritas dalam

menjalankan aktivitas kunci

dari proses didefinisikan,

ditugaskan, dan

dikomunikasikan.

Pengalaman yang

dibutuhkan, pengetahuan

dan keahlian ditetapkan.

GWP 1.0 Dokumentasi

proses harus


pemilik proses dan siapa

saja yang terlibat,

bertanggung jawab,

dikonsultasikan dan

diinformasikan.

GWP 2.0 rencana proses

harus meliputi detil dari

proses rencana

komunikasi demikian juga

pengalaman dan keahlian

yang dibutuhkan dalam

menjalankan proses.

5. Sumber daya dan

informasi yang

dibutuhkan untuk

menjalankan proses

diidentifikasi,

disediakan,

dialokasikan dan

digunakan

GP 2.1.5 Identifikasi dan

penyediaan sumber daya

untuk melakukan proses

sesuai dengan rencana.

Sumber daya dan informasi

yang dibutuhkan untuk

menjalankan aktivitas kunci

dari proses diidentifikasi,

disediakan, dialokasikan

dan digunakan.

GWP 2.0 rencana proses


dari proses perencanaan

pelatihan dan proses

perencanaan sumber daya.

6. Antarmuka di antara

pihak yang terlibat

dikelola untuk

memastikan komunikasi

efektif dan tugas yang

jelas antara pihak yang

terlibat.

GP 2.1.6 Mengelola

antarmuka antara pihak

yang terlibat. Individu dan

grup yang terlibat dengan

proses diidentifikasi,

tanggung jawab

didefinisikan dan

mekanisme komunikasi

yang efektif diterapkan.

GWP 1.0 Dokumentasi

proses harus


individu dan grup yang

terlibat (RACI).

GWP 2.0 Rencana

proses harus


proses rencana

komunikasi.

74

b. PA 2.2 Manajemen Hasil Kerja (Work Product Management)

Sebuah pengukuran berkaitan dengan hasil kerja yang dihasilkan

dari proses yang dikelola. Pada manajemen hasil kerja memiliki

indikator, yaitu :

1. Persyaratan dari proses yang digunakan untuk menghasilkan

produk telah didefinisikan.

2. Persyaratan untuk dokumentasi dan kontrol dari hasil kerja telah

didefinisikan.

3. Hasil kerja diidentifikasi, didokumentasikan dan dikontrol

secara tepat.

4. Hasil kerja diulas sesuai dengan perencanaan untuk dapat

memenuhi kebutuhan yang diinginkan.

Tabel 2.5 Manajemen Hasil Kerja (Work Product Management) (Sumber:

ISACA, 2012)

PA 2.2 Work Product Management


Penuh Atribut


Practices/GPs)

Hasil Kerja Umum

(Generic Work

Products/GWPs)

1. Kebutuhan akan hasil

kerja proses ditetapkan.

GP 2.2.1 Menetapkan

kebutuhan untuk kerja,

meliputi struktur isi dan

kriteria kualitas.

GWP 3.0 Rencana

kualitas harus


kriteria kualitas dan isi

dari hasil kerja.

2. Kebutuhan untuk

dokumentasi dan

kontrol dari hasil kerja

ditetapkan.

GP 2.2.2 Menetapkan

kebutuhan dari

dokumentasi dan kontrol

dari hasil kerja. Ini harus

meliputi identifikasi dari

ketergantungan,

persetujuan dan kemudahan

dalam melacak kebutuhan.

GWP 1.0 Dokumentasi

proses harus


kontrol (matrix control).

GWP 3.0 Rencana

Kualitas harus


hasil kerja, kriteria

75

kualitas, dokumentasi

yang dibutuhkan dan

kontrol perubahan.

3. Hasil kerja

diidentifikasi dengan

baik, didokumentasikan

dan dikontrol.

GP 2.2.3 Identifikasi,


hasil kerja. Hasil kerja

adalah subjek dari kontrol

perubahan, begitu juga

dengan perubahan versi dan

manajemen konfigurasi.

GWP 3.0 Rencana

Kualitas harus


hasil kerja, kriteria

kualitas, kebutuhan


perubahan.

4. Hasil kerja diulas

kembali sesuai dengan

rencana pengaturan

dan disesuaikan dengan

kebutuhan untuk

mencapai kebutuhan.

GP 2.2.4 Ulas kembali dan

menyesuaikan hasil kerja

untuk memenuhi kebutuhan

yang telah didefinisikan.

Hasil kerja adalah subyek

terdapat pengulasan

kembali terhadap

kebutuhan yang

disesuaikan dengan

pengaturan yang

direncanakan dan isu-isu

lain yang muncul

diselesaikan.

GWP 4.0 Catatan kualitas

harus menyediakan jejak

audit dari pengulasan

kembali yang telah

dilakukan.

4. Level 3 – Proses Ditetapkan (Established Process)

Pada level ini proses diterapkan dan dikelola dengan mendefinisikan

proses yang mampu mencapai hasil proses tersebut.

a. PA 3.1 Proses Definisi (Process Definition)

Sebuah pengukuran tentang sejauh mana proses standar dikelola

untuk mendukung proses yang telah didefinisikan. Proses definisi

memiliki indikator, yaitu :

1. Standar proses yang terdefinisi dan dilengkapi dengan panduan

untuk modifikasi.

2. Telah menentukan urutan dan interaksi dengan proses lainnya.

76

3. Kebutuhan akan kompetensi dan aturan untuk melaksanakan

suatu proses telah diidentifikasi.

4. Metode monitoring efektivitas telah didefinisikan.

Tabel 2.6 Process Definition (ISACA, 2012)

PA 1.1 Process Definition


Penuh Atribut


Practices/GPs)

Hasil Kerja Umum

(Generic Work

Products/GWPs)

1. Proses standar meliputi

panduan dasar yang

layak didefinisikan

sehingga

mendeskripsikan

elemen fundamental.

GP 3.1.1 Mendefinisikan

standar dari proses yang

mendukung kerja dari

proses yang telah

didefinisikan. Sebuah

proses standar didefinisikan

yang mengidentifikasi

elemen proses fundamental

dan menyediakan panduan

dan prosedur untuk

mendukung penerapan.

GWP 5.0 Kebijakan dan

standar harus


objek organisasi untuk

proses, standar minimum

dan performa, prosedur

standar, pelaporan dan

kebutuhan monitoring.

Bukti yang dibutuhkan

pada level ini tidak hanya

adanya kebijakan dan

standar tapi juga

diterapkannya kebijakan

dan standar tersebut.

2. Urutan dan interaksi

dari proses standar

dengan proses lainnya

ditetapkan

GP 3.1.2 Menetapkan

urutan dan interaksi antar

proses sehingga dapat

bekerja sebagai sistem yang

terintegrasi dalam proses.

Urutan standar proses dan

interaksi.


standar harus

menyediakan proses

pemetaan dengan detil

dari proses standar dengan

urutan yang diharapkan

dan interaksinya.

3. Kompetensi yang

dibutuhkan dan peran

untuk melakukan proses

diidentifikasi sebagai

bagian dari proses

standar.

GP 3.1.3 Mengidentifikasi

peran dan kompetensi dari

menjalankan proses standar


standar harus

menyediakan detil dan

kompetensi dari proses

yang dilakukan. Bukti

yang diperlukan pada

level ini bukan hanya pada

kebijakan dan standar tapi

juga dengan

77



4. Infrastruktur yang

diperlukan dan

lingkungan kerja yang

dibutuhkan untuk

melakukan proses

diidentifikasi sebagai

bagian dari proses

standar.

GP 3.1.4 Identifikasi

infrastruktur yang

dibutuhkan dan

lingkungan kerja untuk

melakukan proses standar.

Infrastruktur dan


melakukan proses standar

diidentifikasi.


standar harus

mengidentifikasi

kebutuhan minimum dari

infrastruktur dan


melakukan proses. Bukti


level ini tidak hanya pada


standar tapi juga dengan



5. Metode sesuai untuk

monitoring keefektifan

dan kesesuaian dari

proses yang ditetapkan

GP 3.1.5 menetapkan

metode yang sesuai untuk

memonitor keefektifan dan

kesesuaian dengan proses

standar, meliputi pemastian

terhadap kriteria yang layak

dan data yang dibutuhkan

untuk memonitor

keefektifan dan kesesuaian.

Menetapkan kebutuhan

untuk melakukan audit

internal dan ulas kembali

manajemen.


standar harus


objek organisasi untuk

proses, standar minimum

dan performa, prosedur

standar, pelaporan dan

kebutuhan monitoring.

Bukti yang dibutuhkan

pada level ini tidak hanya


standar tapi juga



GWP 4.0 Catatan kualitas

GWP 9.0 Catatan

performa proses harus

menyediakan bukti dari

ulas kembali yang telah

dilakukan.

78

b. PA 3.2 Proses Penyebaran (Process Deployment)

Sebuah pengukuran mengenai sejauh mana proses standar secara

efektif telah dijalankan sesuai dengan proses yang telah didefinisikan

untuk mencapai hasil proses. Proses deployment memiliki indikator,

yaitu :

1. Proses dikembangkan berdasarkan standar proses yang tepat.

2. Aturan dan tanggung jawab untuk melaksanakan suatu proses

telah dikomunikasikan.

3. Sumber daya manusia yang melaksanakan suatu proses

memiliki kompetensi berdasarkan pendidikan, pengalaman dan

pelatihan.

Tabel 2.7 Process Deployment (ISACA, 2012)

PA 3.2 Process Deployment


Penuh Atribut


Practices/GPs)

Hasil Kerja Umum

(Generic Work

Products/GWPs)

1. Sebuah proses yang

telah didefinisikan

dijalankan berdasarkan

standar proses yang

telah ditentukan.

GP 3.2.1 Menjalankan

sebuah proses yang telah

didefinisikan yang

memuaskan konteks. Ketika

proses yang sama

digunakan di area yang

berbeda pada organisasi,

proses tersebut dilakukan

berdasarkan proses standar,

diatur selayak mungkin

dengan konfirmasi

kebutuhan yang telah

didefinisikan pada proses

yang telah diverifikasi.


standar harus

mendefinisikan standar

yang harus diikuti oleh

seluruh implementasi dari

proses. Bukti yang

diperlukan pada level ini

bukan hanya pada adanya

kebijakan dan standar tapi

juga dengan



2. Peran yang dibutuhkan

tanggung jawab yang

GP 3.2.2 Menugaskan dan

mengkomunikasikan


standar harus

79

dibutuhkan untuk

menjalankan proses

yang telah didefinisikan,

ditugaskan dan

dikomunikasikan.

peran, tanggung jawab

dan otoritas untuk

menjalankan proses yang

telah didefinisikan. Ketika

proses yang sama

digunakan pada area yang

berbeda dalam organisasi,

otoritas dan peran untuk

melakukan aktivitas dari

proses telah ditugaskan dan

dikomunikasikan.

menyediakan detil

tanggung jawab dan

otoritas untuk melakukan

aktivitas dari proses. Bukti


level ini bukan hanya pada


standar tapi juga dengan



3. Personil yang

melakukan proses yang

didefinisikan kompeten

dalam basis edukasi

yang sesuai degan

pelatihan dan

pengalaman.

GP 3.2.3 Memastikan

kompetensi yang

dibutuhkan untuk

menjalankan performa dari

proses yang didefinisikan.

Ketika proses yang sama

digunakan dalam area yang

berbeda pada organisasi,

kompetensi yang layak

untuk personil yang

ditugaskan didefinisikan

dan pelatihan yang sesuai

disediakan untuk

menjalankan proses yang


dan digunakan.

GWP 1.0 Dokumentasi

proses harus

menyediakan detil dan

kompetensi dan

pelatihan yang

dibutuhkan.

GWP 2.0 Rencana

proses harus meliputi

detil dari proses rencana

komunikasi, rencana

pelatihan dan rencana

sumber daya untuk

setiap instansi dari

proses.

4. Sumber daya dan

informasi yang

dibutuhkan untuk


didefinisikan,

disediakan,

dialokasikan dan

digunakan.

GP 3.2.4 Menyediakan

sumber daya dan

informasi untuk

mendukung performa

dan proses yang

didefinisikan. Ketika

proses yang sama

digunakan dalam area

yang berbeda dalam

organisasi, kebutuhan

sumber daya manusia dan

informasi untuk

melakukan proses

GP 2.0 Rencana proses

harus meliputi detil dari

rencana sumber daya

untuk setiap instansi

dari proses.

80


dan digunakan.

5. Infrastruktur dan

layanan kerja untuk


didefinisikan

disediakan, dikelola,

disediakan dan

dipelihara.

GP 3.2.5 Menyediakan

proses infrastruktur

yang layak untuk

mendukung performa dari

proses yang

didefinisikan. Ketika

proses sama digunakan

dalam area yang berbeda

dalam organisasi,

dukungan organisasi yang

dibutuhkan, infrastruktur,

dan lingkungan kerja


dan digunakan.

GWP 2.0 Rencana

proses harus meliputi

detil dari proses

infrastruktur dan

lingkungan kerja dari

setiap instansi

pemerintah.

6. Data yang layak

dikumpulkan dan

dianalisis sebagai dasar

untuk mengerti tingkah

laku dari proses untuk

menemukan kecocokan,

keefektifan dan evaluasi

perbaikan secara terus

menerus.

GP 3.2.6 Mengumpulkan

dan menganalisis data

mengenai performa dari

proses untuk

mendemonstrasikan

kecocokan dan

keefektifan. Data yang

dibutuhkan untuk

memonitor keefektifan

dan kesesuaian dari

proses di seluruh

organisasi didefinisikan,

dikumpulkan dan

dianalisis sebagai dasar

dari perbaikan terus-

menerus.

GWP 4.0 Catatan

kualitas

GWP 9.0 Catatan


menyediakan bukti dari

alat ulas kembali yang

dilakukan untuk setiap

instansi dari proses.

5. Level 4 – Proses Dapat Diramalkan (Predictable Process)

Pada level ini proses yang telah ditetapkan sekarang beroperasi di

dalam batasan yang telah ditentukan untuk mencapai hasil prosesnya.

81

a. PA 4.1 Proses Pengukuran (Process Measurement)

Proses pengukuran mengenai seberapa jauh hasil pengukuran

digunakan untuk memastikan performa proses mendukung

pencapaian tujuan proses dan tujuan organisasi. Proses pengukuran

memiliki indikator, yaitu:

1. Informasi yang dibutuhkan untuk mendukung tujuan organisasi

telah ditetapkan.

2. Tujuan pengukuran proses didapatkan dari kebutuhan

informasi.

3. Sasaran kuantitatif untuk kinerja proses telah ditetapkan.

Tabel 2.8 Process Measurement (ISACA, 2012)



Penuh Atribut


Practices/GPs)

Hasil Kerja Umum

(Generic Work

Products/GWPs)

1. Informasi yang

dibutuhkan proses

untuk mendukung

tujuan bisnis telah

ditetapkan.


kebutuhan informasi,

dalam hubungannya

dengan tujuan bisnis.

Tujuan bisnis dan

informasi yang

dibutuhkan pemegang

kepentingan telah

ditetapkan sebagai dasar

untuk menentukan tujuan

pengukuran performa

proses.

GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses

harus menyediakan

tujuan peningkatan

proses dan

menyarankan tindakan

peningkatan.

2. Tujuan pengukuran

proses didapatkan

dari kebutuhan

informasi.

GP 4.1.2 Dapatkan tujuan

pengukuran proses dari

kebutuhan informasi.

GWP 7.0 Rencana

pengukuran proses


dari tujuan pengukuran.

82

3. Tujuan kuantitatif

untuk performa

proses dalam

mendukung tujuan

perusahaan telah

ditetapkan.

GP 4.1.3 Tetapkan

tujuan kuantitatif atas

performa dari proses,

berdasarkan kesesuaian

proses dengan tujuan

perusahaan. Tujuan

pengukuran kuantitatif

telah ditetapkan dan

secara eksplisit

menggambarkan tujuan

perusahaan dan telah

dipastikan realistis dan

berguna oleh manajemen

dan pelaku proses.

GWP 7.0 Rencana

pengukuran proses


dari ukuran dan

indikator pengukuran.

4. Pengukuran dan

frekuensinya telah

diidentifikasi dan

ditetapkan sejalan

dengan tujuan

pengukuran proses

dan tujuan kuantitatif

atas performa

prosesnya.

GP 4.1.4 Identifikasikan

pengukuran produk

dan proses yang

mendukung pencapaian

tujuan kuantitatif atas

performa proses.

Pengukuran mendetil

untuk produk dan proses

telah diidentifikasi,

sekaligus dengan

frekuensi pengumpulan

data dan pengukuran,

juga mekanisme

verifikasi.

GWP 7.0 Rencana

pengukuran proses


ukuran dan indikator

pengukuran sekaligus

prosedur pengumpulan

data dan prosedur

analisa.

5. Hasil pengukuran

dikumpulkan,

dianalisa dan

dilaporkan untuk

memantau seberapa

jauh tujuan

kuantitatif proses

tercapai.

GP 4.1.5

Mengumpulkan hasil

pengukuran produk

dan proses dengan


telah ditentukan. Hasil

pengukuran

dikumpulkan, dianalisa

dan dilaporkan sesuai

rencana yang telah

ditetapkan.

GWP 7.0 Rencana

pengukuran proses


atas prosedur analisa

yang disarankan.

GWP 9.0 Catatan


menyediakan detil atas

pengukuran yang telah

dikumpulkan dan

dianalisa.

83

6. Hasil pengukuran

digunakan untuk

menggambarkan

performa proses.

GP 4.1.6 Menggunakan

hasil pengukuran untuk

memantau dan

memverifikasi

pencapaian atas tujuan

performa proses. Hasil

pengukuran dianalisa

untuk memastikan

pencapaian terhadap

tujuan performa proses.

Teknik yang sesuai

digunakan untuk

memahami performa dan

kapabilitas proses dalam

batasan yang sudah

ditentukan.

GWP 9.0 Catatan



pengukuran yang sudah

dikumpulkan dan

dianalisa.

b. PA 4.2 Proses Kontrol (Process Control)

Sebuah pengukuran mengenai suatu proses secara kuantitatif bisa

menghasilkan proses yang stabil, mampu dan bisa diprediksi dalam

batasan yang telah ditentukan. Proses kontrol memiliki indikator,

yaitu:

1. Teknik analisa dan kontrol diterapkan jika memungkinkan.

2. Data pengukuran dianalisa untuk mengetahui penyebab khusus.

3. Tindakan perbaikan diambil untuk memecahkan masalah.

Tabel 2.9 Process Control (ISACA, 2012)



Penuh Atribut


Practices/GPs)

Hasil Kerja Umum

(Generic Work

Products/GWPs)

1. Teknik analisa dan

kontrol telah

GP 4.2.1 Tentukan

teknik analisa dan

kontrol yang sesuai

GWP 1.0 Dokumentasi

proses harus

menyediakan detil

84

ditentukan dan

diaplikasikan.

untuk mengontrol

performa proses metode

untuk mengukur

efektivitas kontrol telah

didefinisikan dan

divalidasi

pengontrolan (matriks

kontrol)

GWP 8.0 Rencana

pengendalian proses

harus ada dan menjelaskan

pendekatan pengukuran

untuk setiap proses.

2. Pengontrolan batas

variasi telah

ditetapkan untuk

performa proses

normal.

GP 4.2.2 Tetapkan

parameter yang cocok

untuk mengontrol

performa proses. Definisi

standar atas proses

dimodifikasi untuk

memasukan metode

pengendalian proses dan

batasan pengontrolan

telah ditetapkan.

GWP 8.0 Rencana

pengontrolan proses

harus ada dan

menjelaskan batasan

pengontrolan untuk

performa normal.

3. Data pengukuran

dianalisa untuk

mengetahui penyebab

khusus atas suatu

variasi.

GP 4.2.3 Analisa hasil

pengukuran proses dan

produk untuk

mengidentifikasi variasi

dan performa proses.

Hasil pengukuran

pengontrolan proses

dianalisa untuk

menentukan masalah

yang perlu diperhatikan

dan diteruskan untuk

penanggulangan.

GWP 9.0 Catatan




dikumpulkan dan

dianalisa.

4. Tindakan koreksi

diambil untuk

memecahkan

penyebab khusus

variasi.


dan implementasikan

tindakan koreksi untuk

mengatasi sumber

masalah. Tindakan

koreksi diambil untuk

mengatasi masalah

pengontrolan proses dan

hasilnya dipantau dan

dievaluasi.

GWP 9.0 Catatan




dikumpulkan dan

dianalisa.

85

5. Batasan kontrol

ditetapkan kembali

(apabila dibutuhkan)

sebagai respon

terhadap tindakan

koreksi.

GP 4.2.5 Tetapkan

kembali batasan

kontrol setelah tindakan

koreksi. Batasan kontrol

proses dimodifikasi

sesuai kebutuhan setelah

tindakan koreksi

dilakukan.

GWP 8.0 Rencana

pengendalian proses

harus ada dan

menjelaskan batasan

kontrol untuk performa

normal.

6. Level 5 – Proses Dioptimalkan (Optimising Process)

Pada level ini proses diprediksi dijelaskan sebelumnya terus

ditingkatkan untuk memenuhi saat ini relevan dan diproyeksikan tujuan

bisnis.

a. PA 5.1 Proses Inovasi (Process Innovation)

Sebuah pengukuran mengenai perubahan proses yang telah

diidentifikasi dari analisis penyebab umum variasi di dalam performa,

dan dari investigasi pendekatan inovatif untuk melaksanakan proses.

Proses inovasi memiliki indikator, yaitu:

1. Sasaran peningkatan proses didefinisikan.

2. Data yang sesuai dianalisa untuk mengidentifikasi penyebab

umum terjadinya variasi dalam peningkatan proses.

3. Data yang sesuai dianalisa untuk mengidentifikasi peluang best

practice dan inovasi.

86

Tabel 2.10 Process Innovation (ISACA, 2012)



Penuh Atribut


Practices/GPs)

Hasil Kerja Umum

(Generic Work

Products/GWPs)

1. Tujuan dari

peningkatan masing-

masing proses

diidentifikasi untuk

mendukung tujuan

bisnis yang relevan.

GP 5.1.1

Mendefinisikan tujuan

peningkatan proses

untuk mendukung tujuan

bisnis yang relevan.

Arahan untuk inovasi

proses telah diatur.

Tujuan peningkatan

proses secara kualitatif

dan kuantitatif didasarkan

pada potensi inovasi

proses seperti visi dan

tujuan yang telah

didefinisikan dan

didokumentasikan.

GWP 7.0 Rencana

peningkatan proses

harus menyediakan

tujuan peningkatan

proses dan tindakan

yang dilakukan untuk

peningkatan tersebut.

2. Data yang tepat

dianalisa agar dapat

mengidentifikasi

penyebab umum dari

variasi performa

proses.

GP 5.1.2 Analisa

pengukuran data proses

untuk mengidentifikasi

variasi yang nyata dan

berpotensi di dalam

performa proses.

Data performa proses

dianalisis untuk

mengidentifikasi variasi

di dalam performa proses

bersama dengan akar

penyebab dari masalah

performa proses secara

umum.

GWP 9.0 Catatan


menyediakan

penjelasan mengenai

kumpulan dan analisa

pengukuran.

3. Data yang tepat

dianalisa agar dapat

mengidentifikasi

peluang untuk


peluang peningkatan

proses berdasarkan

inovasi dan praktik

terbaik. Peluang

GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses

harus menyediakan

penjelasan mengenai

analisis praktik-praktik.

87

pelaksanaan praktik

terbaik dan inovasi.

peningkatan proses

diidentifikasi berdasarkan

perbandingan dengan

praktik terbaik industri.

4. Peluang peningkatan

yang bermula dari

teknologi baru dan

konsep proses baru

diidentifikasikan.

GP 5.1.4 Didasarkan

pada peluang

peningkatan dari

teknologi dan konsep

proses baru. Peluang

peningkatan proses

diidentifikasi berdasarkan

review dan analisis

GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses

harus menyediakan

penjelasan mengenai

analisis peluang

peningkatan teknologi.

5. Strategi implementasi

dibuat untuk

mencapai tujuan dari

meningkatkan proses.

GP 5.1.5 Definisikan

strategi implementasi

berdasarkan visi dan

tujuan peningkatan

jangka panjang. Strategi

peningkatan proses

didefinisikan dan

divalidasi berdasarkan

tujuan dan objektif dari

peningkatan. Komitmen

untuk meningkatkan

didemokan oleh manajer

dan pemilik proses.

GWP

Rencana peningkatan

proses harus

menyediakan

penjelasan mengenai


untuk peningkatan

proses.

b. PA 5.2 Proses Optimisasi (Process Optimisation)

Sebuah pengukuran mengenai perubahan untuk definisi,

manajemen dan performa proses agar memiliki hasil yang efektif

untuk mencapai tujuan dari proses peningkatan. Proses optimisasi

memiliki indikator, yaitu:

1. Dampak dari semua perubahan yang diajukan dinilai terhadap

sasaran dari proses yang didefinisikan sebelumnya.

88

2. Dilakukan pengelolaan terhadap penerapan perubahan yang

telah diusulkan.

3. Evaluasi terhadap perubahan proses.

Tabel 2.11 Process Optimisation (ISACA, 2012)



Penuh Atribut


Practices/GPs)

Hasil Kerja Umum

(Generic Work

Products/GWPs)

1. Dampak dari

perubahan yang telah

dilakukan, dinilai

kesesuaiannya dengan

tujuan dari proses

yang telah

didefinisikan dan

proses standar.

GP 5.2.1 Menilai

dampak dari masing-

masing perubahan yang

telah dilakukan apakah

telah sesuai dengan

tujuan dari proses standar

dan proses yang telah

didefinisikan. Dampak

dari perubahan yang telah

dilakukan dinilai

kesesuaiannya agar dapat

menentukan dampak dari

kualitas produk dan

performa proses apakah

telah sesuai dengan

proses lain yang

berhubungan.

GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses

harus menyediakan

rincian mengenai

pendekatan kualitas

proyek peningkatan

proses.

.

2. Implementasi dari


disetujui dikelola

untuk memastikan

bahwa perbedaan-

perbedaan performa

proses dimengerti dan

dilakukan setelahnya.

GP 5.2.2 Mengelola

implementasi dari


disetujui untuk memilih

area dari proses standar

proses yang telah

didefinisi sesuai dengan

strategi implementasi.

Implementasi dari


disetujui dikelola sesuai

dengan manajemen

GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses

harus menyediakan

rincian mengenai


peningkatan proses dan

perubahan yang terdiri

dari:

- GWP 1.0

Dokumentasi proses

- GWP 3.0 Rencana

kualitas

89

perubahan dan proses

pendukung perubahan.

- GWP 5.0 Kebijakan

dan standar

3. Berdasarkan

performa saat ini,

keefektivitasan

perubahan proses

dievaluasi

berdasarkan

persyaratan produk

dan tujuan proses

untuk menentukan

hasil memiliki

penyebab umum atau

khusus.

GP 5.2.3 Berdasarkan

performa saat ini,

evaluasi keefektivitasan

perubahan proses sesuai

dengan performa proses,

tujuan kapabilitas, dan

tujuan bisnis.

Keefektivitasan

perubahan membuat

proses tersebut perlu

diukur, dievaluasi dan

dilaporkan setelah

implementasi.

GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses

harus menyediakan

rincian mengenai

pendekatan kualitas

proyek peningkatan

proses.

2.5 Fokus Area Tata Kelola TI

Domain proses tata kelola teknologi informasi ditentukan berdasarkan

kebutuhan organisasi saat ini. Penentuan proses dilakukan dengan cara pemetaan

permasalahan yang dialami Direktorat Pengolahan Data dan Informasi

Kepegawaian dengan IT-Related Goals. Fokus proses tersebut yang dipilih

diantaranya adalah APO01 (Manage the IT Management Framework), AP007

(Manage Human Resource) dan BAI08 (Manage Knowledge)

2.5.1 Proses APO01 – Manage the IT Management Framework

Menurut ISACA, Deskripsi dari proses ini adalah mengklarifikasi dan

memelihara tata kelola pada visi dan misi perusahaan. Menerapkan dan

memelihara mekanisme dan otoritas untuk mengelola informasi dan

penggunaan TI di perusahaan dalam mendukung tujuan tata kelola yang sejalan

dengan prinsip-prinsip dan kebijakan-kebijakan (ISACA., 2012).

90

Tujuan dari proses ini adalah memberikan pendekatan manajemen yang

konsisten untuk memungkinkan terpenuhinya persyaratan tata kelola

perusahaan, yang mencakup proses manajemen, struktur organisasi, peran dan

tanggung jawab, kegiatan yang dapat diandalkan dan berulang serta

keterampilan dan kompetensi.

2.5.2 Proses APO07 – Manage Human Resource

Menurut (ISACA., 2012), deskripsi dari proses ini adalah memberikan

pendekatan terstruktur untuk memastikan penataan yang optimal, penempatan,

hak keputusan dan keterampilan dari sumber daya manusia. Ini termasuk

mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab yang ditetapkan, rencana

pembelajaran dan pertumbuhan serta harapan kinerja yang didukung oleh

orang-orang yang kompeten dan termotivasi.

Tujuan dari proses ini adalah mengoptimalkan sumber daya manusia

untuk memenuhi tujuan dari perusahaan.

2.5.3 Proses BAI08 – Manage Knowledge

Menurut (ISACA., 2012), deskripsi dari proses ini adalah

mempertahankan ketersediaan pengetahuan yang relevan, terkini, divalidasi

dan andal untuk mendukung semua kegiatan proses serta untuk memfasilitasi

pengambilan keputusan. Rencana untuk identifikasi, pengumpulan,

pengorganisasian, pemeliharaan, penggunaan, dan pensiunnya pengetahuan.

Tujuan dari proses ini adalah memberikan pengetahuan yang diperlukan

untuk mendukung semua staf dalam aktivitas kerja mereka dan untuk

pengambilan keputusan yang tepat serta peningkatan produktivitas.

91

2.6 Aparatur Sipil Negara (ASN)

Dalam Undang-undang Republik Indonesia nomor 5 tahun 2014, Aparatur

Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi pegawai negeri

sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi

pemerintah. Pegawai Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disebut Pegawai ASN

adalah pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang

diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan

pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan

perundang-undangan.

Pegawai ASN terdiri atas :

a. Pegawai Negeri Sipil, atau yang disingkat PNS adalah warga negara

Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai Pegawai ASN

secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan

pemerintahan.

b. Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja, atau yang disingkat PPPK

adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, yang

diangkat berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu dalam

rangka melaksanakan tugas pemerintahan.

Pegawai ASN berfungsi sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayanan publik,

perekat dan pemersatu bangsa. Dengan demikian, pegawai ASN bertugas untuk :

a. Melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh Pejabat Pembina

Kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

b. Memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas

92

c. Mempererat persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Pegawai ASN berperan sebagai perencana, pelaksana, dan pengawas

penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional melalui

pelaksanaan kebijakan dan pelayanan publik yang profesional, bebas dari intervensi

politik, serta bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme.

2.7 Mengelola Sumber Daya Manusia

Menurut (Sedarmayanti, 2007), dalam bukunya yang berjudul “Manajemen

Sumber Daya Manusia”, menjelaskan bahwa manajemen sumber daya manusia

(MSDM) adalah kebijakan dan praktik menentukan aspek “manusia” atau sumber

daya manusia dalam posisi manajemen, termasuk merekrut, menyaring, melatih,

memberikan penghargaan dan penilaian. MSDM merupakan rancangan sistem

formal dalam organisasi dalam memastikan penggunaan bakat manusia secara

efektif dan efisien guna mencapai tujuan organisasi.

Tujuan MSDM secara umum adalah untuk memastikan bahwa organisasi

mampu mencapai keberhasilan melalui orang. Secara khusus, MSDM bertujuan

untuk :

1. Memungkinkan organisasi mendapatkan dan mempertahankan karyawan

cakap, dapat dipercaya dan memiliki motivasi tinggi, seperti yang

diperlukan.

2. Meningkatkan dan memperbaiki kapasitas yang melekat pada manusia,

kontribusi, kemampuan dan kecakapan mereka.

93

3. Membantu organisasi menyeimbangkan dan mengadaptasikan kebutuhan

pihak terkait (pemilik, lembaga atau wakil pemerintah, manajemen,

karyawan, pelanggan, pemasok, dan masyarakat luas)

4. Memastikan bahwa orang dinilai dan dihargai berdasarkan apa yang mereka

lakukan dan mereka capai

5. Mempertahankan dan memperbaiki kesejahteraan fisik dan mental

karyawan.

Menurut (Sedarmayanti, 2007) manfaat manajemen sumber daya manusia

adalah :

1. Mempekerjakan orang agar sesuai dengan pekerjaannya.

2. Mengalami perputaran karyawan yang sesuai dengan kebutuhan.

3. Menemukan orang dalam melakukan yang terbaik.

4. Tidak ada tindakan diskriminasi.

5. Mengimplementasikan undang-undang keselamatan kerja dan kesehatan

kerja.

6. Pemberian kompensasi yang adil dan relatif sama dengan yang lain dalam

organisasi

7. Mengadakan pelatihan untuk menekankan efektivitas dan efisiensi

departemen.

8. Bertanggung jawab atas praktik tenaga kerja yang adil.

2.8 Mengelola Pengetahuan

Menurut (Kardi, 2007), Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)

adalah proses sistematis untuk menemukan, memilih, mengorganisasikan,

94

menyarikan dan menyajikan informasi dengan cara tertentu agar dapat

meningkatkan penguasaan pengetahuan dalam suatu bidang kajian yang spesifik.

Manajemen pengetahuan berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk

belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan ke dalam proses

bisnis (Laudon & Laudon, 2015).

2.9 Metode Pengumpulan Data

2.9.1 Observasi

Observasi adalah suatu proses yang kompleks, tersusun dari berbagai

proses biologis dan psikologis. Observasi dilakukan menggunakan teknik

pengamatan dan ingatan (Sugiyono, 2010). Sedangkan menurut (Subagyo,

2015) observasi adalah pengamatan yang dilakukan secara sengaja, sistematis

mengenai fenomena sosial dengan gejala-gejala psikis untuk kemudian

dilakukan pencatatan.

2.9.2 Literature Review

Menurut (Arikunto, 2013), kegiatan penelitian selalu bertitik tolak dari

pengetahuan yang sudah ada. Hasil penelitian yang sudah berhasil

memperkaya khasanah pengetahuan yang ada biasanya dilaporkan dalam

bentuk jurnal-jurnal penelitian. Kegiatan mendalami, mencermati, menelaah,

dan mengidentifikasi pengetahuan (baik itu dalam bentuk buku, laporan, jurnal,

skripsi, tesis dan semacamnya) itu disebut dengan kaji pustaka atau telah

pustaka (Literature Review)

95

2.9.3 Wawancara

Wawancara adalah komunikasi dua arah untuk mendapatkan data dari

responden. Wawancara dilakukan untuk menemukan masalah secara lebih

terbuka melalui pendapat dan ide yang disampaikan oleh responden (Sugiyono,

2010). Menurut (Subagyo, 2015) wawancara berhadapan langsung antara

interviewer dengan responden dan kegiatannya dilakukan secara lisan.

2.9.4 Kuesioner

Menurut (Sugiyono, 2010) kuisioner adalah teknik pengumpulan data

yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pertanyaan

tertulis kepada responden untuk dijawabnya. Sedangkan menurut (Subagyo,

2015) kuisioner diajukan pada responden dalam bentuk tertulis disampaikan

secara langsung ke alamat responden, kantor atau tempat lain.

2.10 Metode Perhitungan

Metode perhitungan yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah Skala

Likert. Menurut (Budiman, 2013) skala likert merupakan skala yang dapat

dipergunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang tentang

suatu gejala atau fenomena tertentu. Hal ini sejalan dengan yang dikemukakan

(Guritno & Rahardja, 2011) bahwa skala likert digunakan untuk mengukur sikap,

pendapat dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang kejadian atau

gejala sosial. Skala ini dikembangkan pada tahun 1930 oleh Renis Likert untuk

memberikan ukuran sikap seseorang tingkat ordinal.

Skala likert juga kerap digunakan dalam penelitian survei dengan orang

menyatakan sikap atau tanggapan lain sehubungan dengan kategori tingkat ordinal

96

(misal, setuju, tidak setuju) yang diperingatkan sepanjang kontinu (Neuman, 2011).

Berikut tabel yang memberikan keterangan nilai/skor pada skala likert:

Tabel 2.12 Ketentuan Nilai Skala Likert

Hasil dari perhitungan kuesioner dibuat rekapitulasi yang dapat

merepresentasikan persentase dan Capabitily Level. Maka dapat dijabarkan dengan

rumus penilaian sebagai berikut :

1. Menghitung Rekapitulasi Jawaban Kuesioner

𝑪 = 𝑯

𝑱𝑹 𝑿 𝟏𝟎𝟎%

Keterangan :

C : Rekapitulasi jawaban kuesioner Capability Level (dalam bentuk)

persentase pada masing-masing pilihan jawaban a, b, c, d, e atau f di

setiap aktivitas.

H : Jumlah jawaban kuesioner Capability Level pada masing-masing

pilihan jawaban a, b, c, d, e atau f di setiap aktivitas.

JR : Jumlah responden/ Narasumber.

Alternatif

Skor

Positif Negatif

Sangat Setuju 5 1

Setuju 4 2

Kurang Setuju 3 3

Tidak Setuju 2 4

Sangat Tidak Setuju 1 5

97

2. Menghitung Nilai dan Level Kapabilitas

Keterangan :

NK : Nilai Kapabilitas pada proses TI.

LP : Level Percentage (tingkat persentase pada setiap distribusi

jawaban kuesioner capability level).

Nk : Nilai Kapabilitas yang tertera pada tabel pemetaan jawaban,

nilai dan tingkat kapabilitas.

Pada penelitian ini dilakukan pembedaan istilah antara nilai kapabilitas dan

tingkat kapabilitas. Nilai kapabilitas bisa bernilai tidak bulat (bilangan

pecahan), yang mempresentasikan proses pencapaian menuju suatu tingkat

kapabilitas tertentu. Sedangkan tingkat kapabilitas lebih menunjukkan tahapan

atau kelas yang dicapai dalam proses kapabilitas, yang dinyatakan dalam

bilangan bulat (Surendro, 2009)

Untuk lebih memperjelas tingkat kapabilitas secara jelas dapat melihat

pengasumsian setiap sub proses memiliki nilai serta pembobotan terhadap

tingkat kapabilitas yang sama terhadap proses pada tabel berikut :

98

Tabel 2.13 Pemetaan jawaban, nilai dan tingkat kapabilitas

Rentang Nilai Jawaban Nilai

Kapabilitas Tingkat Kapabilitas

0 – 0,50 a 0,00 0 Non-Existent

0,51 – 1,50 b 1,00 1 Performend Process

1,51 – 2,50 c 2,00 2 Managed Process

2,51 – 3,50 d 3,00 3 Established Process

3,51 – 4,50 e 4,00 4 Predictabled Process

4,51 – 5,00 f 5,00 5 Optimising Process

99

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Desain Penelitian

Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah metode kualitatif,

dengan menggunakan studi kasus (objek), yaitu suatu cara yang sistematis dalam

melihat suatu kejadian, mengumpulkan data, menganalisis informasi dan

melaporkan hasilnya. Dalam studi kasus ini, metode pengumpulan data dilakukan

dengan wawancara yang dipandu berdasarkan pertanyaan-pertanyaan berdasarkan

COBIT 5, selain itu juga dilakukan observasi untuk memperkuat hasil penelitian.

Data yang dikumpulkan untuk penelitian ini terdiri dari data primer

(berdasarkan kuesioner, observasi dan hasil wawancara dengan pihak organisasi

terkait) serta data sekunder yang diperoleh dari berbagai sumber (studi pustaka yang

dilihat dari penelitian-penelitian sebelumnya, internet, serta buku-buku yang

berhubungan dengan penelitian ini)

3.2 Initiation

Pada tahap ini peneliti melakukan pengumpulan data dan informasi yang

diperlukan pada Badan Kepegawaian Negara. Tujuannya adalah untuk menjelaskan

hasil identifikasi dari beberapa informasi yang didapatkan. Pada tahapan ini dibagi

menjadi tiga bagian

3.2.1 Observasi

Observasi merupakan suatu pengamatan langsung mengenai fenomena-

fenomena yang terjadi pada sebuah objek penelitian. Observasi ini dilakukan

pada Bulan November sampai Desember 2018 di Badan Kepegawaian Negara

100

(BKN) Pusat yang bertempat di Jl. Mayjend. Sutoyo No.12 Cililitan Jakarta

Timur. Observasi yang dilakukan yaitu observasi nonpartisipan, peneliti tidak

terlibat dengan kegiatan perusahaan secara langsung akan tetapi hanya sebagai

pengamat independen.

3.2.2 Wawancara

Salah satu metode dalam pengumpulan data dan informasi yaitu

dilakukannya wawancara. Wawancara dilakukan di Deputi Sistem Informasi

Kepegawaian, lantai 11 Gedung 2 BKN Pusat. Wawancara dilakukan terhadap

Bapak Aulia Pradipta selaku kepala Seksi Penyelesaian Permasalahan Data

Kepegawaian. Hasil dari wawancara ini, peneliti mendapatkan data dan

informasi mengenai visi dan misi, struktur organisasi, peraturan atau kebijakan,

tugas pokok dan fungsi, permasalahan yang sedang dihadapi serta harapan

terhadap pengelolaan TI yang sedang berjalan.

3.2.3 Literature Review

Studi Literatur dilakukan dengan mempelajari teori-teori yang

berkaitan dengan tata kelola teknologi informasi, COBIT 5. Teori-teori

tersebut berasal dari buku-buku, e-book, serta jurnal-jurnal dari penelitian

sebelumnya yang mendukung untuk skripsi ini. Berikut penelitian yang

sejenis dengan topik penelitian skripsi ini.

101

Tabel 3.1 Studi Literatur

No. Nama Judul Tahun Framework

1.

Maskur, dkk Implementasi Tata Kelola Teknologi

Informasi Menggunakan Framework

COBIT 5 di BPMPTSP Bone

Bolango

2017 COBIT 5

Dalam penelitian Markus, dkk (2017) ini dilakukan identifikasi terhadap tujuan

dan proses TI di BPMPTSP Bone Bolango, kemudian dipetakan dengan kerangka

tata kelola TI COBIT 5. Hasil dari penelitian ini dapat disimpulkan bahwa tingkat

kapabilitas tata kelola TI yang berada pada tingkat 1 (Incomplete Process), yaitu

APO01 (Manage the IT Management Framework) dan BAI10 (Manage

Configuration), sementara proses COBIT yang telah mencapai pada tingkat

kapabilitas 2 (Managed Process) yaitu EDM04 (Ensure Resource Optimilisation),

APO03 (Manage Enterprise Architecture), APO04 (Manage Innovation), APO07

(Manage Human Resource), BAI04 (Manage Availability and Capacity), BAI09

(Manage Assets), DSS01(Manage Operations), DSS03(Manage Problems) dan

MEA01 (Monitor, Evaluate and Assess Performance and Conformance). Selain

itu, dari penelitian ini juga dapat diketahui bahwa hasil penilaian dari tingkat

kapabilitas tata kelola TI pada aspek “Optimasi aset TI, sumber data dan

kemampuan” di BPMPTSP Kabupaten Bone Bolango belum mencapai target

yang diinginkan karena masih terdapat kesenjangan antara keadaan saat ini

dengan target yang ditetapkan pada setiap proses.

2

Bagja Analisis dan Evaluasi Sistem

Informasi Akademik Menggunakan

COBIT 5 PAM (Process Assesment

Model)

2017 COBIT 5

Pada penelitian ini, dilakukannya analisa dan evaluasi Sistem Informasi

Akademik pada Universitas Singaperbangsa Karawang yang ingin integrasi dari

PTS ke PTN. Merujuk peraturan menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik

Indonesia nomor 49 Tahun 2014 tentang standar nasional perguruan tinggi, oleh

karena itu Universitas Singaperbangsa Karawang harus memenuhi standar yang

telah ditetapkan oleh pemerintah yaitu : standar kompetensi lulusan, standar isi

102

pembelajaran, standar proses pembelajaran, standar penilaian pelajaran, standar

dosen dan tenaga kependidikan, standar sarana dan prasarana pembelajaran,

standar pengelolaan pembelajaran, dan standar pembiayaan pembelajaran. Hasil

pemetaan dari IT-Related Goals dengan proses COBIT 5 menghasilkan pemilihan

proses yang dapat disesuaikan dengan tujuan strategis yang dilakukan oleh

Universitas Singaperbangsa Karawang serta mendukung proses integrasi PTS ke

PTN yang disesuaikan menurut undang-undang perguruan tinggi. Hasil pemetaan

proses yang dijadikan fokus sesuai dengan kebutuhan Universitas Singaperbangsa

Karawang diantaranya yaitu : Proses EDM04 (Ensure Resource Optimilisation),

proses APO01 (Manage the IT Management Framework), proses APO07

(Manage Human Resource), dan proses BAI08 (Manage Knowledge). Hasil dari

penelitian ini dapat disimpulkan bahwa tingkat kapabilitas (capability level)

berada pada level 2 (managed process) berkaitan dengan proses EDM04, APO01,

APO07 dan BAI08. Pada level 2 performa proses sudah dikelola mencakup

perencanaan, monitor dan work products-nya dijalankan, dikontrol, dikelola

dengan tepat. Selain itu dapat disimpulkan juga bahwa pengukuran analisis dan

evaluasi COBIT 5 sangatlah penting dilakukan agar strategi dalam kaitannya

integrasi PTS ke PTN yang dilakukan UNSIKA dan dengan diterapkannya

assesment ini dalam pengembangan Sistem Informasi Akademik sebagai

pendukung operasional berjalan searah dengan sasaran strategi di UNSIKA.

3

Supriyaddin,

dkk

Evaluasi Tata Kelola Teknologi

Informasi Menggunakan Metode

COBIT 5 di STKIP Taman Siswa

Bima

2017 COBIT 5

Penelitian ini digunakan untuk mengevaluasi tata kelola TI dalam aplikasi

menggunakan standar COBIT 5 dan merekomendasikan input untuk membuat

manajemen TI dalam implementasi STKIP SIMAKOM Taman Siswa Bima

menjadi lebih baik. Domain yang dipilih dalam penelitian ini adalah domain dari

Evaluate, Direct and Monitor (EDM) dan Deliver, Service and Support (DSS) 05

dari 37 domain dalam COBIT 5. Hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa

nilai rata-rata capability level pada domain EDM01 berada pada level 1

(Performed Process) di mana kondisi tata kelola TI saat ini menunjukkan bahwa

103

STKIP Taman Siswa Bima telah melaksanakan suatu proses untuk mencapai

tujuan, sedangkan nilai rata-rata capability level pada domain DSS05 berada pada

level 2 (Managed Process) di mana kondisi tata kelola TI saat ini menunjukkan

bahwa STKIP Taman Siswa Bima telah melaksanakan suatu proses perencanaan,

monitoring, dan penyesuaian suatu proses untuk mencapai tujuan.

4 Slindile, dkk COBIT 5 : an evolutionary

framework and only framework to

address the governance and

management of enterprise IT

2012 COBIT 5

Di banyak organisasi, teknologi informasi (IT) telah menjadi bagian penting

dalam mendukung keberlanjutan dan pertumbuhan bisnis. Penggunaan teknologi

yang luas ini telah menciptakan ketergantungan pada IT yang membutuhkan fokus

khusus pada tata kelola TI. Tata kelola TI merupakan bagian integral pada tata

kelola perusahaan yang dilakukan oleh Dewan yang mengawasi definisi dan

implementasi dari sebuah proses, struktur dan hubungan mekanisme dalam suatu

organisasi. Fokus dari penelitian ini adalah pada kerangka kerja COBIT 5

dikarenakan kerangka kerja ini menyangkut tata kelola dan manajemen informasi

perusahaan. Kerangka kerja COBIT 5 telah menjadi standar yang diterima secara

global untuk tata kelola TI. COBIT 5 adalah peningkatan strategis utama untuk

ISACA, karena menyediakan panduan generasi ISACA berikutnya tentang tata

kelola perusahaan TI. COBIT 5 dirancang untuk memenuhi kebutuhan

stakeholder saat ini dan selaras dengan pola pikir terbaru dalam tata kelola

perusahaan dan manajemen TI.

5 Fadel, dkk Evaluasi Sumber Daya Teknologi

Informasi Perusahaan Menggunakan

COBIT 5 (Studi Kasus : PT Krakatau

Steel (Persero) TBK)

2017 COBIT 5

Pada penelitian ini mengambil studi kasus di PT. Krakatau Steel (persero) TBK

yang merupakan perseroan terbatas di bawah komando BUMN yang bergerak

sebagai produsen baja terbesar di Indonesia. Hal yang menjadi fokus pada

penelitian ini terletak pada proses EDM04 (Ensure Resource Optimisation),

APO07 (Manage Human Resource), dan BAI08 (Manage Knowledge) agar

104

diketahui capability level dan GAP saat ini. Hasil dari penelitian ini disimpulkan

bahwa capability level EDM03 berada pada level 3 dan GAP 1, APO07 berada

pada level 2 dan GAP0.7, dan BAI08 berada pada level 2 dan GAP 0.3.

Rekomendasi yang diberikan pada penelitian ini berfokus pada pengendalian

setiap prosedur, menerapkan redundancy dalam regenerasi infrastruktur,

permintaan tenaga kerja, dan pembaharuan serta perbaikan dari hasil analisis pada

website knowledge management, dan peningkatan kompetensi karyawan.

3.2.4 Kuesioner

Tahapan pengumpulan data selanjutnya yaitu dengan memberikan

kuisioner yang ditujukan kepada sejumlah responden yang ada di BKN dengan

tujuan untuk mempelajari persepsi dan sikap dari setiap responden. Peneliti

mengajukan kuisioner penelitian yang berisi tentang pertanyaan/pernyataan

tertulis mengenai aktivitas-aktivitas yang terdapat dalam proses COBIT 5 yaitu

proses APO01 (Manage the IT Management Framework), proses APO07

(Manage Human Resource), proses BAI08 (Manage Knowledge).

3.3 Planning the Assesment

Tahapan selanjutnya yaitu dilakukan pemetaan fungsional-fungsional yang

terdapat dalam struktur organisasi Deputi Sistem Informasi terhadap struktur

organisasi COBIT 5. Kemudian membuat kuisioner penelitian berdasarkan

aktivitas pada proses yang ditujukan ke responden. Agar jawaban dari kuisioner

tersebut dapat sesuai dengan keadaan yang terjadi pada Deputi Sistem Informasi

Kepegawaian.

105

3.3.1 Kuesioner Capability Level

Objek pertanyaan dari kuisioner tingkat kapabilitas dikembangkan dari

deskripsi model tingkat kematangan COBIT 5 pada proses APO01 (Manage

the IT Management Framework), APO07 (Manage Human Resource) dan

BAI08 (Manage Knowledge) berdasarkan Key Management Practice (KMP).

Kuesioner ini menggunakan skala Likert dengan ketentuan jarak 0 sampai 5

berdasarkan framework COBIT 5. Tiap pertanyaan atau kalimat pada kuisioner

ini untuk mengetahui kondisi organisasi saat ini (as is) dan kondisi yang

diinginkan (to be) yang berfokus pada proses APO01, APO07 dan BAI08.

3.3.2 Sampling

Pada teknik sampling untuk proses APO01 (Manage the IT Management

Framework), APO07 (Manage Human Resource) dan BAI08 (Manage

Knowledge) ditentukan dan disesuaikan menggunakan diagram RACI dalam

COBIT 5 pada masing-masing proses. Teknik sampling yang digunakan yaitu

teknik Purposive Sampling, merupakan suatu teknik dalam penentuan sampel

melalui pertimbangan khusus atau tertentu dengan tujuan agar sampel yang

diambil dianggap dapat memenuhi bidang-bidang tertentu sehingga layak

untuk dijadikan sampel. Teknik ini biasanya dilakukan pada penelitian

kualitatif.

Berikut tabel pemetaan RACI chart terhadap struktur organisasi yang ada

pada Deputi Sistem Informasi Kepegawaian BKN Pusat :

106

3.4 Briefing

Pada tahap ini peneliti melakukan pengarahan terhadap responden yang ada

pada Deputi Sistem Informasi Kepegawaian setelah dilakukannya pemetaan

terhadap RACI chart dalam COBIT 5, sehingga memahami input, process dan

output yang dinilai terhadap unit organisasi tersebut dengan cara penentuan jadwal

pengisian kuisioner, pengumpulan dokumen yang dibutuhkan, sampai laporan hasil

rekapitulasi jawaban kuisioner dan hasil penilaian.

3.5 Data Collection

Tahap selanjutnya peneliti mengumpulkan data dari hasil temuan wawancara

dan observasi pada Deputi Sistem Informasi Kepegawaian untuk mendapatkan

bukti-bukti penilaian aktivitas proses yang telah dilakukan yakni proses APO01,

APO07 dan BAI08.

3.6 Data Validation

Pada tahap ini peneliti melakukan validasi terhadap hasil temuan dari jawaban

kuisioner oleh para responden yang sesuai dengan RACI chart. Hasil temuan

tersebut direkapitulasi dengan menggunakan skala likert pada masing-masing

proses yang ada pada proses domain APO01, APO07 dan BAI08.

3.7 Process Attribute Level

Tahap selanjutnya yaitu peneliti melakukan rekapitulasi terhadap seluruh

proses yang ada pada proses domain APO01, APO07 dan BAI08 dengan tujuan

untuk menunjukkan posisi capability level saat ini dan capability level yang

diharapkan. Selanjutnya, peneliti melakukan pengecekan secara bertahap pada

107

proses domain tersebut apakah sudah memenuhi persyaratan-persyaratan yang

harus dipenuhi pada masing-masing level dengan ketentuan kategori dari hasil

penilaian di tiap levelnya.

3.8 Reporting the Result

Tahap terakhir adalah laporan yang dibuat berdasarkan hasil evaluasi terhadap

proses APO01, APO07, dan BAI08. Pengecekan, temuan, pemenuhan data yang

telah dilakukan akan menghasilkan suatu analisis gap dan deskripsi terhadap setiap

proses dari kuisioner capability level yang di dalamnya terdapat dua kondisi yaitu

kondisi saat ini (as is) dan kondisi yang diharapkan (to be). Sehingga penelitian ini

memberikan suatu rekomendasi yang dapat menjadi pertimbangan Deputi Sistem

Informasi dalam mengelola Teknologi Informasi.

108

3.9 Kerangka Berpikir Penelitian

Gambar 3.1 Kerangka Berpikir Penelitian

109

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Initiation

Initiation merupakan tahapan awal dalam Assessment Process Activities pada

Process Assessment Model COBIT 5 yang dilakukan untuk memperoleh informasi

terkait organisasi dan kondisi organisasi saat ini serta mengetahui apa yang menjadi

suatu harapan atau ekspektasi dari sebuah organisasi di masa yang mendatang.

Berikut merupakan tahapan-tahapan dalam initiation yang berhasil didapatkan

peneliti.

4.1.1 Sejarah Badan Kepegawaian Negara Pusat

Badan Kepegawaian Negara, atau disingkat BKN, merupakan lembaga

pemerintah non kementerian Indonesia yang bertugas melaksanakan tugas

pemerintahan di bidang manajemen kepegawaian negara. Kegiatan perusahaan

ini yaitu menjalankan tugas pemerintahan di bidang manajemen kepegawaian

negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. BKN berdiri

pada 30 Mei tahun 1948 yang di mana masih bernama Kantor Urusan Pegawai

(KUP).

Saat itu sebagian Pegawai Negeri berada di bawah Pemerintah Republik

Indonesia dan sebagian lagi berada di bawah pemerintah Hindia Belanda.

Keadaan seperti itu menyebabkan pembinaannya pun dilakukan oleh dua

lembaga, yaitu : kantor Urusan Pegawai Negeri yang dibentuk dengan

Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 1948 tanggal 30 Mei 1948,

berkedudukan di ibukota pemerintahan di Yogyakarta dan dipimpin oleh

110

seorang Kepala yaitu Raden Pandji Soeroso. Pada tahun yang sama Pemerintah

juga menetapkan pembentukan perwakilan KUP untuk wilayah Indonesia

bagian Timur yang berkedudukan di Makassar.

Dalam perkembangan selanjutnya, Kantor Urusan Pegawai (KUP) ini

yang menjadi cikal bakal BAKN, sehingga tanggal 30 Mei 1948 ditetapkan

sebagai tanggal lahirnya BAKN. Tugas pokok KUP adalah mengurus segala

sesuatu mengenai kedudukan dan gaji Pegawai Negeri serta mengawasi supaya

peraturan-peraturan itu dijalankan dengan tepat. KUP dipimpin oleh seorang

Kepala yang diangkat dan diberhentikan oleh Presiden atas usul Perdana

Menteri dan langsung berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Perdana

Menteri.

Sesuai dengan perkembangan, di mana peran aparatur pemerintah

semakin dirasakan, pemerintah menganggap perlu menetapkan kembali

kedudukan, fungsi, tugas, dan organisasi KUP. Pandangan ini sebagaimana

diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1960 beserta peraturan

pelaksanaannya yang dimaksud dalam Keputusan Perdana Menteri RI Nomor

30/PM/1951 tanggal 7 April 1951.

Untuk maksud tersebut, maka KUP yang merupakan institusi yang

bertugas melakukan pembinaan kepegawaian diubah menjadi Badan

Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN) dengan Peraturan Pemerintah

Nomor 32 Tahun 1972. Penetapan Peraturan Pemerintah ini adalah juga

sebagai pelaksanaan dari Undang-undang Nomor 18 Tahun 1961.

111

Dengan peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1972, maka kedudukan,

fungsi, tugas, susunan dan tata kerja institusi yang mengelola kepegawaian

semakin dikembangkan.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah tersebut, BAKN ditetapkan sebagai

sebuah lembaga pemerintah non departemen yang berkedudukan langsung di

bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden, mempunyai fungsi untuk

menyempurnakan, memelihara dan mengembangkan administrasi negara di

bidang kepegawaian sehingga tercapai kelancaran jalannya pemerintahan.

4.1.2 Visi dan Misi Badan Kepegawaian Negara Pusat

1. Visi

“Menjadi Pembina dan Penyelenggaraan Manajemen Kepegawaian

yang Profesional dan Bermartabat Tahun 2025”

2. Misi

Mengembangkan Sistem Manajemen Kepegawaian Negara.

Mengembangkan Sistem Pelayanan Kepegawaian

Mengembangkan Manajemen Internal Kepegawaian

3. Misi BKN dalam Renstra 2015-2019 adalah :

Mengembangkan dan Mengoptimalkan Sistem Pelayanan

Kepegawaian.

Mengembangkan dan Mengoptimalkan Sistem Pengawasan dan

Pengendalian Kepegawaian.

Mengembangkan dan Mengoptimalkan Sistem Peraturan

Perundang-undangan, Kinerja dan Kesejahteraan Pegawai.

112

Mengembangkan dan Mengoptimalkan Sistem Informasi

Manajemen Kepegawaian.

Mengembangkan dan Mengoptimalkan Sistem Manajemen

Internal BKN.

4.1.3 Logo Badan Kepegawaian Negara Pusat

Berikut adalah gambar logo Badan Kepegawaian Negara Pusat.

Gambar 4.1 Logo Badan Kepegawaian Negara

113

4.1.4 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Negara Pusat

Berikut merupakan bagan struktur organisasi dari Badan Kepegawaian

Negara Pusat.

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Negara

114

4.1.5 Profil Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian (SINKA)

Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian merupakan unsur

pelaksana sebagian tugas dan fungsi BKN di bidang sistem informasi

kepegawaian, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala.

A. Tugas dan Fungsi Deputi SINKA

1. Tugas

Berdasarkan Peraturan Kepala (PERKA) BKN Nomor 19 Tahun

2014, Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian mempunyai

tugas melaksanakan penyusunan, penetapan, dan pelaksanaan

kebijakan teknis di bidang sistem informasi kepegawaian.

2. Fungsi

Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian

menyelenggarakan fungsi :

a. Penyusunan dan penetapan kebijakan teknis di bidang sistem

informasi kepegawaian;

b. Pelaksanaan kebijakan teknis di bidang sistem informasi

manajemen kepegawaian;

c. Pemberian bimbingan teknis dan fasilitas di bidang sistem

informasi manajemen kepegawaian;

d. Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidangnya; dan

e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala.

115

B. Bidang dan Bagian di Deputi SINKA

1. Direktorat Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian

Berdasarkan PERKA BKN Nomor 19 Tahun 2014 Direktorat

Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian mempunyai tugas

melaksanakan pelaksanaan perumusan dan perancangan sistem

informasi berbasis teknologi informasi, pelaksanaan penerapan

standarisasi sistem aplikasi pelayanan kepegawaian nasional

berbasis teknologi informasi, dan pelaksanaan pengolahan data

kepegawaian, serta pelaksanaan diseminasi penerapan office

automation.

Dalam melaksanakan tugasnya, Direktorat Pengolahan Data dan

Informasi Kepegawaian menyelenggarakan fungsi:

b. Perekaman dan penyelesaian permasalahan data

kepegawaian;

c. Pengolahan data dan informasi kepegawaian;

d. Pelaksanaan pelayanan, pertukaran data dan informasi

kepegawaian;

e. Pelaksanaan perumusan dan analisis pengolahan data;

f. Penyusunan sistem pengolahan data dan pengelolaan

teknologi informasi;

g. Pelaksanaan rancangan dan analisis pembuatan sistem

informasi kepegawaian dan pengembangan sistem informasi

kepegawaian;

116

h. Pelaksanaan analisis dan perancangan kebutuhan akan sistem

informasi dan kapasitas sumber daya teknologi informasi;

i. Pelaksanaan koordinasi teknis dan perancangan dalam

penyelenggaraan sistem aplikasi kepegawaian;

j. Pelaksanaan koordinasi dan integrasi pembuatan dan

perancangan program aplikasi pengolahan data termasuk

data pendukung;

k. Perancangan strategi pengelolaan basis data tabel referensi;

l. Penyusunan rancangan kebutuhan perlengkapan dan

pelaksanaan pemeliharaan peralatan teknologi informasi

serta perangkat pendukung;

m. Pelaksanaan standarisasi sistem dan program aplikasi

pengolahan data serta memberi dukungan pelaksanaannya;

dan

n. Pelaksanaan pelayanan administrasi Direktorat

2. Direktorat Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian

Direktorat Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian

mempunyai tugas melaksanakan pengembangan dan pemeliharaan

perangkat dan sistem komputer induk, jaringan komputer, serta

sistem informasi.

Dalam melaksanakan tugasnya, Direktorat Pengembangan

Sistem Informasi Kepegawaian menyelenggarakan fungsi :

117

a. Pelaksanaan pengembangan perangkat dan sistem komputer

induk;

b. Pelaksanaan pengembangan dan pemeliharaan jaringan

komputer;

c. Pelaksanaan pengembangan sistem informasi; dan

d. Pelaksanaan pelayanan administrasi Direktorat.

3. Direktorat Arsip Kepegawaian I

Direktorat Arsip Kepegawaian I mempunyai tugas

melaksanakan pengembangan sistem pengelolaan arsip

kepegawaian, melaksanakan perekaman, penyimpanan dan

pemeliharaan serta pelayanan informasi arsip kepegawaian.

Dalam melaksanakan tugasnya, Direktorat Arsip Kepegawaian I

menyelenggarakan fungsi :

a. Pelaksanaan pengembangan sistem pengelolaan arsip

kepegawaian;

b. Pelaksanaan perekaman arsip kepegawaian;

c. Pelaksanaan penyimpanan dan pemeliharaan arsip

kepegawaian;

d. Pemberian pelayanan fasilitasi informasi pengelolaan arsip

kepegawaian;

e. Pemberian pelayanan informasi arsip kepegawaian; dan

f. Pelaksanaan pelayanan administrasi Direktorat.

118

4. Direktorat Arsip Kepegawaian II

Direktorat Arsip Kepegawaian II mempunyai tugas

melaksanakan pengembangan sistem pengelolaan arsip

kepegawaian, melaksanakan perekaman, penyimpanan dan

pemeliharaan serta pelayanan informasi arsip kepegawaian.

Dalam melaksanakan tugasnya, Direktorat Arsip Kepegawaian

II menyelenggarakan fungsi:

a. Pelaksanaan pengembangan sistem pengelolaan arsip

kepegawaian;

b. Pelaksanaan perekaman arsip kepegawaian;

c. Pelaksanaan penyimpanan dan pemeliharaan arsip

kepegawaian;

d. Pemberian pelayanan fasilitasi informasi pengelolaan arsip

kepegawaian;

e. Pemberian pelayanan informasi arsip kepegawaian; dan

f. Pelaksanaan pelayanan administrasi Direktorat.

4.1.6 Pemetaan Domain Proses

Pada tahap ini peneliti melakukan pemetaan terkait permasalahan yang

dihadapi oleh BKN berdasarkan Framework COBIT 5 dalam modul Enabling

Process pada tabel mapping goals to IT related goals dan didapatkan salah satu

17 kriteria enablers goals COBIT 5 yaitu product and business innovation

culture. Kemudian dilakukannya pemetaan enablers goals terhadap 17 kriteria

IT-related goals COBIT 5 dengan mempertimbangkan tujuan dari Deputi

119

SINKA sehingga mendapatkan salah satu kriteria dari IT-related goals COBIT

5 yaitu knowledge, expertise and initiatives for business innovation.

Gambar 4.3 Mapping enablers goals terhadap IT-related goals COBIT 5

Stak

eho

lder

val

ue

of

bu

sin

ess

inve

stm

ents

Po

rtfo

lio o

f co

mp

etit

ive

pro

du

cts

and

ser

vice

s

Man

aged

bu

sin

ess

risk

(sa

fegu

ard

ing

of

asse

ts)

Co

mp

lian

ce w

ith

ext

ern

al la

ws

and

reg

ula

tio

ns

Fin

anci

al t

ran

spar

ency

Cu

sto

mer

-ori

ente

d s

ervi

ce c

ult

ure

Bu

sin

ess

serv

ice

con

tin

uit

y an

d a

vaila

bili

ty

Agi

le r

esp

on

ses

to a

ch

angi

ng

bu

sin

ess

envi

ron

men

t

Info

rmat

ion

-bas

ed s

trat

egic

dec

isio

n m

akin

g

Op

tim

isat

ion

of

serv

ice

del

iver

y co

sts

Op

tim

isat

ion

of

bu

sin

ess

pro

cess

fu

nct

ion

alit

y

Op

tim

isat

ion

of

bu

sin

ess

pro

cess

co

sts

Man

aged

bu

sin

ess

chan

ge p

rogr

amm

es

Op

erat

ion

al a

nd

sta

ff p

rod

uct

ivit

y

Co

mp

lian

ce w

ith

inte

rnal

po

licie

s

Skill

ed a

nd

mo

tiva

ted

peo

ple

Pro

du

ct a

nd

bu

sin

ess

inn

ova

tio

n c

ult

ure

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17

01 Alignment of IT and business strategy P P S P S P P S P S P S S

02IT compliance and support for business

compliance with external laws and regulationsS P P

03Commitment of executive management for

making IT-related decisionsP S S S S S P S S

04 Managed IT-related business risk P S P S P S S S

05Realised benefits from IT-enabled

investments and services portfolioP P S S S S P S S

06 Transparency of IT costs, benefits and risk S S P S P P

07Delivery of IT services in line with business

requirementsP P S S P S P S P S S S S

08Adequate use of applications, information

and technology solutionsS S S S S S S P S P S S

09 IT agility S P S S P P S S S P

10Security of information, processing

infrastructure and applicationsP P P P

11Optimisation of IT assets, resources and

capabilitiesP S S P S P S S S

12

Enablement and support of business

processes by integrating applications and

technology into business processes

S P S S S S P S S S S

13

Delivery of programmes delivering

benefits, on time, on budget, and meeting

requirements and quality standards

P S S S S S P

14Availability of reliable and useful

information for decision makingS S S S P P S

15 IT compliance with internal policies S S P

16Competent and motivated business and

IT personnelS S P S S P P S

17Knowledge, expertise and initiatives for

business innovationS P S P S S S S P

Financial Customer Internal

Learning

and

Growth

Enterprise Goal

Fin

anci

alC

ust

om

er

Inte

rnal

Lear

nin

g

and

Gro

wth

IT-Related Goal

P

120

Kemudian dilakukannya pemetaan IT-Related goals terhadap sejumlah

primary domain proses COBIT 5, dengan memperhatikan IT-Related goals

terpilih dan permasalahan yang dihadapi oleh Deputi SINKA. Dalam hal ini,

peneliti berfokus pada knowledge, expertise and initiatives for business

innovation dan ditemukannya sejumlah domain proses yang memiliki

kesesuaian dengan permasalahan internal yang dihadapi oleh Deputi SINKA.

Domain proses tersebut diantaranya adalah EDM02 (ensure benefits delivery),

APO01 (manage the IT management framework), APO02 (manage strategy),

APO04 (manage innovation), APO07 (manage human resource), APO08

(manage relationship), BAI05 (manage organisational change enablement),

dan BAI08 (manage knowledge). Selanjutnya domain proses diajukan kembali

ke Deputi SINKA untuk menentukan proses yang sesuai dengan kebutuhan

Deputi SINKA saat ini. Sehingga domain proses yang terpilih adalah APO01

(manage the IT management framework), APO07 (manage human resource)

dan BAI08 (manage knowledge).

121

Alig

nm

en

t o

f IT

an

d b

usin

ess s

tra

teg

y

IT c

om

plia

nce

an

d s

up

po

rt f

or

bu

sin

ess c

om

plia

nce

wit

h

ex

tern

al la

ws a

nd

re

gu

lati

on

s

Co

mm

itm

en

t o

f e

xe

cu

tiv

e m

an

ag

em

en

t fo

r m

ak

ing

IT

-

rela

ted

de

cis

ion

s

Ma

na

ge

d I

T-r

ela

ted

bu

sin

ess r

isk

Re

alise

d b

en

efi

ts f

rom

IT

-en

ab

led

in

ve

stm

en

ts a

nd

se

rvic

es p

ort

folio

Tra

nsp

are

ncy

of

IT c

osts

, b

en

efi

ts a

nd

ris

k

De

liv

ery

of

IT s

erv

ice

s in

lin

e w

ith

bu

sin

ess r

eq

uir

em

en

ts

Ad

eq

ua

te u

se

of

ap

plica

tio

ns,

info

rma

tio

n a

nd

te

ch

no

log

y

so

luti

on

s

IT a

gilit

y

Se

cu

rity

of

info

rma

tio

n,

pro

ce

ssin

g in

fra

str

uctu

re a

nd

ap

plica

tio

ns

Op

tim

isa

tio

n o

f IT

asse

ts,

reso

urc

es a

nd

ca

pa

bilit

ies

En

ab

lem

en

t a

nd

su

pp

ort

of

bu

sin

ess p

roce

sse

s b

y

inte

gra

tin

g a

pp

lica

tio

ns a

nd

te

ch

no

log

y in

to b

usin

ess

pro

ce

sse

s

De

liv

ery

of

pro

gra

mm

es d

eliv

eri

ng

be

ne

fits

, o

n t

ime

, o

n

bu

dg

et,

an

d m

ee

tin

g r

eq

uir

em

en

ts a

nd

qu

ality

sta

nd

ard

s

Av

aila

bilit

y o

f re

lia

ble

an

d u

se

ful in

form

ati

on

fo

r d

ecis

ion

ma

kin

g

IT c

om

plia

nce

wit

h in

tern

al p

olicie

s

Co

mp

ete

nt

an

d m

oti

va

ted

bu

sin

ess a

nd

IT

pe

rso

nn

el

Kn

ow

led

ge

, e

xp

ert

ise

an

d in

itia

tiv

es f

or

bu

sin

ess

inn

ov

ati

on

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17

EDM01

Ensure Governance

Framework Setting and

Maintenance

P S P S S S P S S S S S S S S S

EDM02 Ensure Benefits Delivery P S P P P S S S S S S P

EDM03 Ensure Risk Optimisation S S S P P S S P S S P S S

EDM04 Ensure Resource Optimation S S S S S S S P P S P S

EDM05Ensure Stakeholder

TransparencyS S P P P S S S S

APO01Manage the IT Management

FrameworkP P S S S P S P S S S P P P

APO02 Manage Strategy P S S S P S S S S S S S S P

APO03Manage Enterprise

ArchitectureP S S S S S S P S P S S S

APO04 Manage Innovation S S P P P P S S P

APO05 Manage Portfolio P S S P S S S S S P S

APO06 Manage Budget and Costs S S S P P S S S S

APO07 Manage Human Resources P S S S S S S P P S P P

APO08 Manage Relationships P S S S S P S S P S S S P

APO09 Manage Service Agreements S S S S P S S S S S P S

APO10 Manage Suppliers S P S S P S P S S S S S S

APO11 Manage Quality S S S P P S S S P S S S S

APO12 Manage Risk P P P S S S P P S S S S

APO13 Manage Security P P P S S P P

Ev

alu

ate

, D

ire

ct

an

d

Mo

nit

or

Ali

gn

, P

lan

an

d O

rga

nis

e

Enterprise Goal


Learning

and

Growth

122

Gambar 4.4 mapping IT-Related goals terhadap domain proses COBIT 5

Alig

nm

ent

of

IT a

nd

bu

sin

ess

stra

tegy

IT c

om

plia

nce

an

d s

up

po

rt f

or

bu

sin

ess

com

plia

nce

wit

h

exte

rnal

law

s an

d r

egu

lati

on

s

Co

mm

itm

ent

of

exec

uti

ve m

anag

emen

t fo

r m

akin

g IT

-

rela

ted

dec

isio

ns

Man

aged

IT-r

elat

ed b

usi

nes

s ri

sk

Rea

lised

ben

efit

s fr

om

IT-e

nab

led

inve

stm

ents

an

d

serv

ices

po

rtfo

lio

Tran

spar

ency

of

IT c

ost

s, b

enef

its

and

ris

k

Del

iver

y o

f IT

ser

vice

s in

lin

e w

ith

bu

sin

ess

req

uir

emen

ts

Ad

equ

ate

use

of

app

licat

ion

s, in

form

atio

n a

nd

tec

hn

olo

gy

solu

tio

ns

IT a

gilit

y

Secu

rity

of

info

rmat

ion

, pro

cess

ing

infr

astr

uct

ure

an

d

app

licat

ion

s

Op

tim

isat

ion

of

IT a

sset

s, r

eso

urc

es a

nd

cap

abili

ties

Enab

lem

ent

and

su

pp

ort

of

bu

sin

ess

pro

cess

es b

y

inte

grat

ing

app

licat

ion

s an

d t

ech

no

logy

into

bu

sin

ess

pro

cess

es

Del

iver

y o

f p

rogr

amm

es d

eliv

erin

g b

enef

its,

on

tim

e, o

n

bu

dge

t, a

nd

mee

tin

g re

qu

irem

ents

an

d q

ual

ity

stan

dar

ds

Ava

ilab

ility

of

relia

ble

an

d u

sefu

l in

form

atio

n f

or

dec

isio

n

mak

ing

IT c

om

plia

nce

wit

h in

tern

al p

olic

ies

Co

mp

eten

t an

d m

oti

vate

d b

usi

nes

s an

d IT

per

son

nel

Kn

ow

led

ge, e

xper

tise

an

d in

itia

tive

s fo

r b

usi

nes

s

inn

ova

tio

n

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17

BAI01Manage Programmes and

ProjectsP S P P S S S S P S S

BAI02Manage Requirements

DefinitionP S S S S P S S S S P S S S

BAI03Manage Solutions

Identification and BuildS S S P S S S S S S

BAI04Manage Availability and

CapacityS S P S S P S P S

BAI05Manage Organisational

Change EnablementS S S S P S S S P P

BAI06 Manage Changes S P S P S S P S S S S S S

BAI07Manage Change Acceptance

and TransitioningS S S P S P S S S S

BAI08 Manage Knowledge S S S S P S S S S P

BAI09 Manage Assets S S P S S S P S S

BAI10 Manage Configuration P S S S S S P P S

DSS01 Manage Operations S P S P S S S P S S S S

DSS02Manage Service Requests

and IncidentsP P S S S S S

DSS03 Manage Problems S P S P S S P S P S S

DSS04 Manage Continuity S S P S P S S S S S P S S S

DSS05 Manage Security Services S P P S S P S S S S

DSS06Manage Business Process

ControlsS P P S S S S S S S S

MEA01

Monitor, Evaluate and

Assess Performance and

Conformance

S S S P S S P S S S P S S P S S

MEA02


the System of Internal

Control

P P S S S S S P S

MEA03


Compliance With External

Requirements

P P S S S S S

Eval

uat

e, D

ire

ct a

nd

Mo

nit

or

De

live

r, S

erv

ice

an

d S

up

po

rtM

on

ito

r, E

valu

ate

an

d A

sse

ss

Enterprise Goal


Learning

and

Growth

123

4.2 Planning the Assesment

Tahap kedua dalam penelitian ini adalah melakukan perhitungan dari

capability level dengan membuat kuesioner dari masing-masing responden yang

sudah ditetapkan oleh RACI chart COBIT 5. Berikut hasil dari tahap penelitian ini

sebagai berikut :

4.2.1 Pemetaan Struktur Organisasi Terhadap RACI Chart

Pemetaan RACI dilakukan untuk menentukan responden yang tepat

dalam pengisian kuesioner yang dibutuhkan dengan cara memetakan struktur

organisasi yang ada pada deputi SINKA BKN serta mempertimbangkan dan

memerhatikan tugas pokok dan fungsi yang tercantum dalam PERKA BKN

Nomor 19 Tahun 2014 terhadap Roles and Organisational Structures dalam

RACI chart COBIT 5. Dalam pemilihan responden juga tidak hanya langsung

memasukan keseluruhan unit struktur organisasi yang ada pada Deputi SINKA,

akan tetapi peneliti mengumpulkan data sebagai acuan dalam pemilihan

responden yang dirasa tepat dan sesuai dengan kondisi organisasi saat ini.

Berikut responden penelitian dari hasil pemetaan ini:

124

1. Proses APO01 (Manage the IT Management Framework)

Gambar 4.5 Matrik RACI chart proses APO01

Berdasarkan Matrik RACI chart pada proses APO01, peneliti

mendapatkan enam responden berdasarkan roles and organisational structure

COBIT 5. Keenam responden tersebut adalah sebagai berikut :

Tabel 4.1 Pemetaan RACI chart Proses APO01

RACI Chart Struktur Organisasi Deputi SINKA

Head Architect Direktorat Pengembangan Sistem

Informasi Kepegawaian

Head Development Subdirektorat Pengembangan

Teknologi Informasi

Head IT Operation Subdirektorat Pemanfaatan Teknologi

Informasi

Head IT Administration Subdirektorat Pelayanan Teknologi

Informasi

Information Security Manager Subdirektorat Informasi Kepegawaian

Privacy Officer Subdirektorat Pengolahan Data

125

2. Proses APO07 (Manage Human Resource)

Gambar 4.6 Matrik RACI Chart Proses APO07

Berdasarkan Matrik RACI chart pada proses APO07, peneliti



Tabel 4.2 Pemetaan RACI chart proses APO07


Head Human Resource Subbagian Tata Usaha




Teknologi Informasi


Informasi


Informasi


126

3. Proses BAI08 (Manage Knowledge)

Gambar 4.7 Matrik RACI chart proses BAI08

Berdasarkan Matrik RACI chart pada proses BAI08, peneliti



Tabel 4.3 Pemetaan RACI Chart proses BAI08





Teknologi Informasi


Informasi


Informasi


Privacy Officer Subdirektorat Pengolahan Data

127

4.2.2 Rincian Jawaban Proses APO01 (Manage the IT Management

Framework)

a. Aktivitas Proses APO01.01 (Menetapkan Struktur Organisasi)

Pada Key Management Practice APO01.01, terdapat enam responden

yang memberikan penilaian terhadap seluruh aktivitas pada proses

menetapkan struktur organisasi. Berikut rincian jawaban responden

untuk setiap aktivitas pada proses APO01.01

Tabel 4.4 Rincian Jawaban Kuesioner APO01.01

Berdasarkan tabel di atas dapat dilihat jawaban dari para responden

pada aktivitas proses APO01.01 yang dapat dijabarkan sebagai berikut.

Aktivitas 1 as is : c=3, d=3 dan to be : d=3, e=3, hal ini menunjukkan

bahwa dari 6 responden terdapat 3 responden yang memberikan penilaian

level 2 dan 3 responden memberikan penilaian level 3 pada kondisi saat

ini (as is). Sementara pada kondisi yang diharapkan (to be) terdapat 3

128

responden yang memberikan penilaian level 3 dan 3 responden yang

memberikan penilaian level 4.

Aktivitas 2 as is : b=1, c=4, d=1 dan to be : c=1, d=4, e=1, hal ini

menunjukkan bahwa dari 6 responden terdapat 1 responden yang

memberikan penilaian level 1, 4 responden memberikan penilaian level

2 dan 1 responden memberikan penilaian level 3 pada kondisi saat ini (as

is). Sementara pada kondisi yang diharapkan (to be) terdapat 1 responden

yang memberikan penilaian level 2, 4 responden memberikan penilaian

level 3 dan 1 responden memberikan penilaian level 4.















129



level 2 dan 2 responden yang memberikan penilaian level 3 pada kondisi

saat ini (as is). Sementara pada kondisi yang diharapkan (to be) terdapat

4 responden yang memberikan penilaian level 3 dan 2 responden yang




memberikan penilaian level 1, 3 responden yang memberikan penilaian



1 responden yang memberikan penilaian level 2, 3 responden yang

memberikan penilaian level 3 dan 2 responden yang memberikan

penilaian level 4.

Aktivitas 7 as is : b=3 c=3 dan to be : c=3, d=3, hal ini menunjukkan


level 1 pada kondisi saat ini dan 3 responden yang memberikan penilaian

level 2 (as is). Sementara pada kondisi yang diharapkan (to be) terdapat

3 responden yang memberikan penilaian level 2 dan 3 responden


Aktivitas 8 as is : b=3 c=3 dan to be : c=3, d=3, hal ini menunjukkan


level 1 pada kondisi saat ini dan 3 responden yang memberikan penilaian

130

level 2 (as is). Sementara pada kondisi yang diharapkan (to be) terdapat

3 responden yang memberikan penilaian level 2 dan 3 responden









penilaian level 4.






3 responden yang memberikan penilaian 2, 2 responden yang


penilaian level 4.



memberikan penilaian level 1 pada kondisi saat ini, 4 responden yang


131

penilaian level 3 (as is). Sementara pada kondisi yang diharapkan (to be)

terdapat 1 responden yang memberikan penilaian level 2, 4 responden

yang memberikan penilaian level 3 dan 1 responden yang memberikan

penilaian level 4.






1 responden yang memberikan penilaian level 2. 3 responden yang


penilaian level 4.

b. Aktivitas Proses APO01.02 (Membentuk Peran dan Tanggung Jawab)

Pada Key Management Practice APO01.02, terdapat 6 responden





132










penilaian level 4.

Aktivitas 2 as is : b=3, c=3 dan to be : c=3, d=3, hal ini menunjukkan






Aktivitas 3 as is : b=2, c=4 dan to be : c=2, d=4 hal ini menunjukkan






133














penilaian level 4.





3 responden yang memberikan penilaian 2 dan 3 responden yang





134


3 responden yang memberikan penilaian 2 dan 3 responden yang


c. Aktivitas Proses APO01.03 (Memelihara enabler Sistem Manajemen)










memberikan penilaian level 1, 2 yang responden memberikan penilaian

135





penilaian level 4.








penilaian level 4.








penilaian level 4.



136



3 responden yang memberikan penilaian level 2 dan responden yang









penilaian level 4.








penilaian level 4.




137





penilaian level 4.














penilaian level 4.

d. Aktivitas Proses APO01.04 (Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah

Manajemen)



138


















Aktivitas 3 as is : a=1, b=2, c=3 dan to be : b=1, c=2, d=3, hal ini



139




memberikan penilaian level level 2 dan 3 responden yang memberikan

penilaian level 3.

e. Aktivitas Proses APO01.05 (Mengoptimalkan Penempatan Fungsi TI)











level 2, 1 responden yang memberikan penilaian level 3 pada kondisi saat


responden yang memberikan penilaian level 2, 2 responden yang

140


penilaian level 4.








penilaian level 4.








penilaian level 4.

f. Aktivitas Proses APO01.06 (Menentukan Informasi (Data) dan

Kepemilikan Sistem)



141













penilaian level 4.





142




penilaian level 4.








penilaian level 4.








penilaian level 4.

143

g. Aktivitas Proses APO01.07 (Mengelola Perbaikan Proses yang

Berkelanjutan)














144























145



h. Aktivitas Proses APO01.08 (Menjaga Kepatuhan Terhadap Kebijakan

dan Prosedur)














146


penilaian level 4.








penilaian level 4.







Aktivitas 4 as is : b=5, c=d dan to be : c=5, e=1, hal ini menunjukkan






147







4.2.3 Rincian Jawaban Proses APO07 (Manage Human Resource)

a. Aktivitas Proses APO07.01 (Mempertahankan Staf yang Kompeten

dan Sesuai)








148








penilaian level 4.








penilaian level 4.




level 2 dan 1 responden yang memberikan penilaian pada level 3 pada

kondisi saat ini (as is). Sementara pada kondisi yang diharapkan (to be)


149


penilaian level 4.














penilaian level 4.

b. Aktivitas Proses APO07.02 (Mengidentifikasi Kunci Personal TI)





150




Aktivitas 1 as is : a=1, b=3, c=1, d=1 dan to be : b=1, c=2, d=2, e=1,

hal ini menunjukkan bahwa dari 6 responden terdapat 1 responden yang


level 1, 1 responden yang memberikan penilaian level 2, 1 responden

yang memberikan penilaian level 3 pada kondisi saat ini (as is).

Sementara pada kondisi yang diharapkan (to be) terdapat 1 responden

yang memberikan penilaian level 1, 2 responden yang memberikan

penilaian level 2, 2 responden yang memberikan penilaian level 3 dan 1

responden yang memberikan penilaian level 4.





151




penilaian level 3.














penilaian level 3.

c. Aktivitas Proses APO07.03 (Menjaga Keterampilan dan Kompetensi

Personil)



152


untuk setiap aktivitas pada proses.







level 1 , 1 responden yang memberikan penilaian level 2, 1 responden









153





penilaian level 4.



memberikan penilaian 1, 2 responden yang memberikan penilaian level

2 dan 1 responden yang memberikan penilaian level 3 pada kondisi saat




penilaian level 4.

Aktivitas 4 as is : a=1, b=2, c=2 d=1 dan to be : b=1, c=2, d=2, e=1,



level 1, 2 responden yang memberikan penilaian level 2 dan 1 responden






154








penilaian level 4.








penilaian level 3.




level 2 dan 1 responden yang memberikan penilaian level level 3 pada

kondisi saat ini (as is). Sementara pada kondisi yang diharapkan (to be)


155


penilaian level 4.

d. Aktivitas Proses APO07.04 (Evaluasi Kinerja Karyawan)












156






















penilaian level 4.

157








penilaian level 4.









responden yang memberikan penilaian 4.







158


penilaian level 4.








penilaian level 4.








penilaian level 4.

e. Aktivitas Proses APO07.05 (Rencana dan Melacak Penggunaan TI

dan Pengelolaan Sumber Daya Manusia)



159













penilaian level 4.





160




penilaian level 4.








penilaian level 3.







yang memberikan penilaian 1, 3 responden yang memberikan penilaian


yang memberikan penilaian level 4.

161

f. Aktivitas Proses APO07.06 (Mengelola Kontrak Staf)














162








penilaian level 4.








penilaian level 4.







163


penilaian level 3.














penilaian level 4.







164


penilaian level 4.







yang memberikan penilaian 1, 1 responden yang memberikan penilaian


yang memberikan penilaian level 4.

4.2.4 Rincian Jawaban Proses BAI08 (Manage Knowledge)

a. Aktivitas Proses BAI08.01 (Memelihara dan Memfasilitasi Budaya

Berbagi Pengetahuan)

Pada Key Management Practice BAI08.01, terdapat enam responden



untuk setiap aktivitas pada proses BAI08.01

Tabel 4.18 Rincian Jawaban Kuesioner BAI08.01

165


pada aktivitas proses BAI08.01 yang dapat dijabarkan sebagai berikut.








penilaian level 3.








penilaian level 2.

166








penilaian level 3.














penilaian level 2.

167

b. Aktivitas Proses BAI08.02 (Identifikasi dan Klasifikasi Sumber

Informasi)

Pada Key Management Practice BAI08.02, terdapat 6 responden yang

memberikan penilaian terhadap seluruh aktivitas pada proses






Aktivitas 1 as is : a=2, b=2 c=2 dan to be : b=2, c=2, d=2, hal ini







penilaian level 3.

168








penilaian level 2.








penilaian level 2.







169


penilaian level 3.

c. Aktivitas Proses BAI08.03 (Mengatur dan Mengkontekstualisasikan

Informasi Menjadi Pengetahuan)














170


penilaian level 2.








penilaian level 3.








penilaian level 3.






171



penilaian level 2.

d. Aktivitas Proses BAI08.04 (Menggunakan dan Berbagi Pengetahuan)















penilaian level 3.

172








penilaian level 2.








penilaian level 3.

e. Aktivitas Proses BAI08.05 (Mengevaluasi dan Memberhentikan

Pengetahuan)





173











penilaian level 3.








penilaian level 3.

174

4.3 Briefing

Pada tahap ini dilakukannya pengarahan terhadap responden yang sudah

ditetapkan sebelumnya terhadap RACI chart COBIT 5 pada Deputi SINKA,

sehingga memahami proses input, process dan output yang dinilai pada unit

organisasi tersebut. Proses ini dimulai dengan dijelaskannya jadwal dan cara

pengisian kuesioner terhadap responden yang telah ditentukan, pengumpulan

dokumen yang dibutuhkan, sampai laporan hasil rekapitulasi jawaban kuesioner

dan hasil penilaian.

Tabel 4.23 Penjadwalan Kegiatan Briefing

Maret April Mei Juni Juli Agustus

Initiation

25 – 29

Maret

2019

Planning

the

Assesment

1 - 19

April

2019

Briefing 22 April 2019 – 3

Mei 2019

Data

Collection

6 - 24

Mei

2019

Data

Validation

27 Mei 2019 – 21

Juni 2019

Process

Attribute

Level

24 Juni – 19 Juli

2019

Reporting

the Result

22 Juli – 9 Agustus

2019

4.4 Data Collection

Dalam tahap ini dilakukannya pengumpulan kebutuhan output yang harus

dipenuhi oleh Deputi SINKA pada proses APO01, APO07 dan BAI08. Sehingga,

175

peneliti mendapatkan bukti-bukti penilaian evaluasi aktivitas proses yang telah

dilakukan. Berikut merupakan identifikasi kebutuhan output yang harus dipenuhi

oleh Deputi SINKA.

4.4.1 Proses APO01

Berikut merupakan kebutuhan output pada proses APO01 (Manage the

IT Management Framework).

Tabel 4.24 Kebutuhan output proses APO01

Key Management Practices Outputs

APO01.01 Menetapkan struktur

organisasi

Penetapan struktur organisasi dan fungsi

Garis pedoman operasi organisasi

Aturan komunikasi kerja

APO01.02 Membentuk peran dan

tanggung jawab

Penetapan peraturan terkait TI dan

tanggung jawab

Penetapan praktik pengawasan

APO01.03 Memelihara enabler

sistem manajemen Kebijakan terkait TI

APO01.04 Mengkomunikasikan

tujuan dan arah manajemen Komunikasi sasaran TI

APO01.05 Mengoptimalkan

penempatan fungsi

Evaluasi pilihan untuk organisasi TI

Penetapan operasi penempatan fungsi

TI

APO01.06 Menentukan informasi

(data) dan kepemilikan sistem

Pedoman kerja klasifikasi data

Pedoman kerja kontrol dan keamanan

data

Prosedur integritas data

APO01.07 Mengelola perbaikan

proses yang berkelanjutan

Penilaian kapabilitas proses

Peluang perbaikan proses

Metrik untuk pelacakan peningkatan

proses

APO01.08 menjaga kepatuhan

terhadap kebijakan dan prosedur

Tindakan perbaikan terkait

ketidakpatuhan pada kebijakan dan

prosedur

4.4.2 Proses APO07

Berikut merupakan kebutuhan output pada proses APO07 (Manage

Human Resource).

176

Tabel 4.25 Kebutuhan output proses APO07


APO07.01 Mempertahankan staf

yang kompeten dan sesuai

Evaluasi persyaratan kepegawaian

Rencana pengembangan kompetensi

dan karier

Rencana perekrutan dan personel

APO07.02 Mengidentifikasi kunci

personal TI

Penyebaran Pengetahuan

Rencana cadangan staf

APO07.03 Menjaga keterampilan

dan kompetensi personil

Kemampuan dan matriks kompetensi

Rencana peningkatan kemampuan

Ulasan pelaporan

APO07.04 Evaluasi kinerja

karyawan

Tujuan personil

Evaluasi kemampuan

Rencana perbaikan

APO07.05 Rencana dan melacak

penggunaan TI dan pengelolaan

sumber daya manusia

Inventarisasi bisnis dan sumber daya TI

manusia

Analisis kekurangan sumber daya

Catatan pemanfaatan sumber daya

APO07.06 Mengelola kontrak staf

Kebijakan tenaga kontrak internal

Perjanjian kontrak internal

Ulasan kesepakatan kontrak

4.4.3 Proses BAI08

Berikut merupakan kebutuhan output pada proses BAI08 (Manage

Knowledge).

Tabel 4.26 Kebutuhan output proses BAI08


BAI08.01 Memelihara dan

memfasilitasi budaya berbagi

pengetahuan

Komunikasi pada nilai pengetahuan

BAI08.02 Identifikasi dan

klasifikasi sumber informasi Klasifikasi sumber informasi

BAI08.03 Mengatur dan

mengkontekstualisasikan

informasi menjadi pengetahuan

Diterbitkan repositori pengetahuan

BAI08.04 Menggunakan dan

berbagi pengetahuan

Database pengetahuan pengguna

internal

Kesadaran pengetahuan dan skema

pelatihan

Pengetahuan hasil evaluasi pengguna

177

BAI08.05 Mengevaluasi dan

memberhentikan pengetahuan

Aturan untuk pengetahuan yang tidak

terpaki

4.5 Data Validation

Tahapan selanjutnya adalah melakukan validasi data dari hasil jawaban

kuesioner, dengan tujuan untuk mendapatkan hasil perhitungan kuesioner dengan

menggunakan skala likert dan mendapatkan hasil evaluasi penilaian capability

level. Pada tahap ini peneliti melakukan rekapitulasi jawaban kuesioner yang telah

didistribusikan kepada para responden berdasarkan RACI chart. Berikut

rekapitulasi jawaban kuesioner proses APO01 (Manage the IT Management


Knowledge):

4.5.1 Proses APO01 (Manage the IT Management Framework)

Tabel 4.27 Rekapitulasi Jawaban Kuesioner APO01.01

No Aktivitas Status Distribusi Jawaban

a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Penetapan ruang lingkup,

fungsi, peran internal dan

eksternal

As is 00,00 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 00,00 50,00 50,00 00,00

2 Identifikasi kebutuhan

terkait hasil pencapaian TI

As is 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00

3 Keterlibatan stakeholder

dalam pengambilan

keputusan

As is 00,00 16,66 33,33 50,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 16,66 33,33 50,00 00,00

4 Penyelarasan TI terkait

dengan organisasi model

arsitektur enterprise

As is 00,00 33,33 33,33 33,33 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 33,33 33,33 33,33 00,00

5 As is 00,00 00,00 66,66 33,33 00,00 00,00

178

Berdasarkan tabel di atas, dapat diketahui bahwa mayoritas responden

menilai kondisi saat ini (as is) dalam penetapan struktur organisasi berada pada

jawaban (c) atau berdasarkan capability level berada pada tingkat 2 (manage

process) dengan persentase 48,61%, sedangkan kondisi yang diharapkan (to

be) mayoritas responden mengharapkan mengenai penetapan struktur

organisasi berada pada jawaban (d) atau berdasarkan capability level berada

pada tingkat 3 (established process) dengan persentase 48,61%.

Pembagian fokus, peran

dan tanggung jawab dari

masing-masing unit TI.

To be 00,00 00,00 00,00 66,66 33,33 00,00

6 Pendefinisian struktur

manajemen untuk

mendukung dan fungsi

dan peran manajemen

As is 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00

7 Pembentukan komite

strategi TI untuk

memastikan bahwa tata

kelola TI bagian dari

perusahaan.

As is 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00


pengarah TI untuk

menentukan program

investasi TI

As is 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00

9 Penyediaan pedoman

untuk struktur manajemen

As is 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00

10 Identifikasi kebutuhan

komunikasi

As is 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00

11 Pengembangan dan

pemeliharaan koordinasi,

komunikasi dan struktur

penghubung yang optimal

As is 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00

12 Verifikasi kecukupan dan

efektivitas struktur

organisasi

As is 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00

Kondisi Saat ini (As is) 00,00 26,38 48,61 24,99 00,00 00,00

Kondisi yang diharapkan (To be) 00,00 00,00 26,38 48,61 24,99 00,00

179



menilai kondisi saat ini (as is) dalam membentuk peran dan tanggung jawab

berada pada jawaban (c) atau berdasarkan capability level berada pada tingkat

2 (manage process) dengan persentase 57,14%, sedangkan kondisi yang

diharapkan (to be) mayoritas responden mengharapkan dalam membentuk


a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Menetapkan peran dan

tanggung jawab TI

As is 00,00 33,33 50,00 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 33,33 50,00 16,66 00,00

2 Pertimbangan kebutuhan

dari perusahaan dan

kontinuitas layanan TI

As is 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00

3 Pemberian masukan

kepada kontinuitas layanan

TI

As is 00,00 33,33 66,66 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 33,33 66,66 00,00 00,00

4 Peran dan tanggung jawab

tentang kepatuhan terhadap

kebijakan manajemen

As is 00,00 33,33 66,66 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 33,33 66,66 00,00 00,00

5 Penerapan praktek-

praktek pengawasan yang

memadai

As is 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00

6 Penerapan jaminan

akuntabilitas

As is 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00

7 Peran dan tanggung jawab

struktur

As is 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00



180

peran dan tanggung jawab berada pada jawaban (d) atau berdasarkan capability

level berada pada tingkat 3 (established process) dengan persentase 57,14%.



a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Pemahaman tentang visi

perusahaan, arah dan

strategi

As is 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00

2 Pertimbangan lingkungan

internal perusahaan

As is 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00

3 Integrasi prinsip-prinsip TI

dengan prinsip-prinsip

bisnis

As is 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00

4 Penyelarasan pengendalian

TI dengan kebijakan TI

As is 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00

5 Penyelarasan standar tata

kelola nasional dan

internasional saat ini

As is 00,00 33,33 50,00 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 33,33 50,00 16,66 00,00

6 Serangkaian kebijakan

untuk mendorong harapan

kontrol TI pada topik

kunci yang relevan

As is 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00

7 Evaluasi dan pembaruan

kebijakan

As is 00,00 66,66 16,66 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 66,66 16,66 16,66 00,00

8 Kebijakan TI kepada

semua staf yang relevan

As is 00,00 66,66 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 66,66 33,33 00,00 00,00

9 Prosedur untuk melacak

kepatuhan terhadap

kebijakan

As is 00,00 66,66 16,66 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 66,66 16,66 16,66 00,00



181


menilai kondisi saat ini (as is) dalam memelihara enabler sistem berjalan

berada pada jawaban (b) atau berdasarkan capability level berada pada tingkat

1 (performed process) dengan persentase 46,29%, sedangkan kondisi yang

diharapkan (to be) mayoritas responden mengharapkan dalam memelihara

enabler sistem berjalan berada pada jawaban (c) atau berdasarkan capability

level berada pada tingkat 2 (managed process) dengan persentase 46,29%.



menilai kondisi saat ini (as is) dalam mengkomunikasikan tujuan dan arah

manajemen berada pada jawaban (b) atau berdasarkan capability level berada

pada tingkat 1 (performed process) dengan persentase 49,99%, sedangkan

kondisi yang diharapkan (to be) mayoritas responden mengharapkan dalam

mengkomunikasikan tujuan dan arah manajemen berada pada jawaban (c) atau


a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Komunikasi yang

berkelanjutan tentang

tujuan dan arah TI

As is 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00

2 Jaminan informasi yang

disampaikan mencakup

misi yang diartikulasikan

secara jelas

As is 00,00 66,66 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 66,66 33,33 00,00 00,00

3 Sumber daya yang

memadai dan terampil

As is 16,66 33,33 50,00 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 33,33 50,00 00,00 00,00



182

berdasarkan capability level berada pada tingkat 2 (managed process) dengan

persentase 49,99%.



menilai kondisi saat ini (as is) dalam mengoptimalkan penempatan fungsi TI


2 (managed process) dengan persentase 44,44%, sedangkan kondisi yang

diharapkan (to be) mayoritas responden mengharapkan dalam mengoptimalkan

penempatan fungsi TI berada pada jawaban (d) atau berdasarkan capability

level berada pada tingkat 3 (established process) dengan persentase 44,44%.


a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Pemahaman konteks untuk

penempatan fungsi TI

As is 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00

2 Evaluasi dan prioritas

pilihan untuk penempatan,

sumber dan model operasi

As is 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00

3 Penentuan penempatan

fungsi TI

As is 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00



183



menilai kondisi saat ini (as is) dalam menentukan informasi (data) dan

kepemilikan sistem berada pada jawaban (b) atau berdasarkan capability level

berada pada tingkat 1 (performed process) dengan persentase 45,83%,

sedangkan kondisi yang diharapkan (to be) mayoritas responden

mengharapkan dalam menentukan informasi (data) dan kepemilikan sistem


2 (managed process) dengan persentase 45,83%.


a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Kebijakan dan pedoman

untuk memastikan

klasifikasi ragam informasi

(data) perusahaan

As is 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00

2 Ketentuan pemeliharaan

dan penyediaan alat-alat

yang tepat, teknik dan

pedoman untuk keamanan

dan kontrol yang efektif

As is 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00

3 Penciptaan dan

pemeliharaan persediaan

informasi.

As is 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00

4 Pendefinisian dan

penerapan prosedur untuk

memastikan integritas dan

konsistensi pada informasi

yang tersimpan

As is 00,00 66,66 16,66 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 66,66 16,66 16,66 00,00



184



menilai kondisi saat ini (as is) dalam mengelola perbaikan proses yang

berkelanjutan berada pada jawaban (b) atau berdasarkan capability level berada



mengelola perbaikan proses yang berkelanjutan berada pada jawaban (c) atau


persentase 63,33%


a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Identifikasi proses bisnis-

kritikal

As is 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00

2 Kesepakatan dalam

perbaikan dan operasi

As is 00,00 66,66 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 66,66 33,33 00,00 00,00

3 Pertimbangan cara-cara

untuk meningkatkan

efisiensi dan efektivitas

As is 00,00 66,66 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 66,66 33,33 00,00 00,00

4 Penerapan praktek

manajemen mutu

As is 00,00 66,66 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 66,66 33,33 00,00 00,00

5 Pembaruan terhadap

proses yang sudah usang

As is 00,00 66,66 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 66,66 33,33 00,00 00,00



185



menilai kondisi saat ini (as is) dalam menjaga kepatuhan terhadap kebijakan

dan prosedur berada pada jawaban (b) atau berdasarkan capability level berada



menjaga kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur berada pada jawaban (c)

atau berdasarkan capability level berada pada tingkat 2 (managed process)

dengan persentase 63,33%.


a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Pelacakan kepatuhan

terhadap kebijakan dan

prosedur

As is 00,00 66,66 16,66 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 66,66 16,66 16,66 00,00

2 Analisis nonkepatuhan dan

mengambil tindakan yang

tepat

As is 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00

3 Integrasi kinerja dan

kepatuhan dalam tujuan

kinerja

As is 00,00 66,66 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 66,66 33,33 00,00 00,00

4 Penilaian secara rutin

kinerja kerangka kerja

As is 00,00 83,33 00,00 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 83,33 00,00 16,66 00,00

5 Analisis tren dalam

kinerja dan kepatuhan

As is 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00



186

4.5.2 Proses APO07 (Manage Human Resource)



menilai kondisi saat ini (as is) dalam mempertahankan staf yang kompeten dan

sesuai berada pada jawaban (c) atau berdasarkan capability level berada pada

tingkat 2 (managed process) dengan persentase 53,33%, sedangkan kondisi

yang diharapkan (to be) mayoritas responden mengharapkan dalam

mempertahankan staf yang kompeten dan sesuai berada pada jawaban (d) atau

berdasarkan capability level berada pada tingkat 3 (established process)



a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Mengevaluasi kebutuhan

staf untuk mendukung

tujuan dan sasaran lembaga

As is 00,00 33,33 50,00 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 33,33 50,00 16,66 00,00

2 Memelihara proses

perekrutan yang sejalan

dengan kebijakan dan

prosedur

As is 00,00 33,33 50,00 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00

3 Menyertakan pemeriksaan

latar belakang dalam

proses perekrutan

karyawan

As is 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00

4 Menetapkan pengaturan

sumber daya yang fleksibel

As is 00,00 66,66 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00

5 Memastikan adanya

pelatihan untuk

mengurangi

ketergantungan pada satu

individu

As is 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00



187



menilai kondisi saat ini (as is) dalam mengidentifikasi kunci personal TI berada

pada jawaban (b) atau berdasarkan capability level berada pada tingkat 1

(performed process) dengan persentase 54,16%, sedangkan kondisi yang

diharapkan (to be) mayoritas responden mengharapkan dalam mengidentifikasi

kunci personal TI berada pada jawaban (d) atau berdasarkan capability level

berada pada tingkat 3 (established process) dengan persentase 45,83%.


a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Meminimalkan

ketergantungan satu

individu dalam melakukan

satu fungsi pekerjaan

As is 16,66 50,00 16,66 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 33,33 33,33 16,66 00,00

2 Pemberian waktu

minimum liburan untuk

individu kunci

As is 16,66 66,66 16,66 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00

3 Pengambilan tindakan

mengenai perubahan

pekerjaan

As is 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 33,33 66,66 00,00 00,00

4 Perencanaan dalam

pengujian staf cadangan

secara teratur

As is 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 33,33 50,00 00,00 00,00



188



menilai kondisi saat ini (as is) dalam menjaga keterampilan dan kompetensi

personil berada pada jawaban (b) atau berdasarkan capability level berada pada

tingkat 1 (performed process) dengan persentase 40,47%, sedangkan kondisi

yang diharapkan (to be) mayoritas responden mengharapkan dalam menjaga

keterampilan dan kompetensi personil berada pada jawaban (d) atau


a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Menetapkan keterampilan,

kompetensi sumber daya

internal dan eksternal yang

diperlukan saat ini

As is 16,66 50,00 16,66 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 33,33 33,33 16,66 00,00

2 Memberikan perencanaan

karier dan pengembangan

profesional

As is 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 33,33 50,00 16,66 00,00

3 Menyediakan akses

repository pengetahuan

As is 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00

4 Mengidentifikasi

kesenjangan antara yang

dibutuhkan dengan

keterampilan yang tersedia

As is 16,66 33,33 33,33 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 33,33 33,33 16,66 00,00

5 Mengembangkan dan

memberikan program-

program pelatihan pada

perusahaan

As is 00,00 33,33 16,66 50,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 33,33 16,66 50,00 00,00

6 Melakukan tinjauan

(review) secara berkala

As is 16,66 33,33 50,00 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 16,66 66,66 00,00 00,00

7 Meninjau materi dan

program pelatihan secara

teratur

As is 00,00 33,33 50,00 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 33,33 50,00 16,66 00,00



189


dengan persentase 40,47%



a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Mempertimbangkan tujuan

lembaga sebagai konteks

untuk menetapkan tujuan

individu

As is 16,66 50,00 16,66 16,66 00,00 00,00

To be 00.00 16,66 50,00 16,66 16,66 00,00

2 Menetapkan tujuan

individu yang selaras

dengan tujuan TI dan

tujuan perusahaan

As is 16,66 33,33 33,33 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 33,33 33,33 16,66 00,00

3 Menyusun evaluasi hasil

kinerja karyawan

As is 00,00 33,33 33,33 33,33 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 33,33 16,66 50,00 00,00

4 Menerapkan dan

mengkomunikasikan

tentang proses disiplin

As is 00,00 33,33 50,00 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 33,33 50,00 16,66 00,00

5 Memberikan instruksi

khusus untuk penggunaan

dan penyimpan informasi

pribadi

As is 16,66 16,66 50,00 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 16,66 33,33 33,33 00,00

6 Memberikan feedback

tepat waktu mengenai

kinerja karyawan

As is 00,00 50,00 16,66 33,33 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 16,66 33,33 00,00

7 Memberikan penghargaan

terhadap pengembangan

kompetensi dan

pencapaian keberhasilan

tujuan kinerja

As is 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00

8 Mengembangkan rencana

peningkatan kinerja

berdasarkan hasil dari

proses evaluasi dan

pelatihan

As is 00,00 50,00 16,66 33,33 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 16,66 33,33 00,00



190


menilai kondisi saat ini (as is) dalam evaluasi kinerja karyawan berada pada

jawaban (b) atau berdasarkan capability level berada pada tingkat 1 (performed


be) mayoritas responden mengharapkan dalam evaluasi kinerja karyawan


2 (managed process) dengan persentase 39,58%.



menilai kondisi saat ini (as is) dalam rencana dan melacak penggunaan TI dan

pengelolaan sumber daya manusia berada pada jawaban (b) atau berdasarkan

capability level berada pada tingkat 1 (performed process) dengan persentase


a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Membuat dan memelihara

inventaris bisnis dan

sumber daya manusia TI

As is 00,00 33,33 33,33 33,33 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 33,33 33,33 33,33 00,00

2 Pemahaman dalam

memenuhi kebutuhan saat

ini dan masa depan untuk

sumber daya manusia

As is 00,00 50,00 16,66 33,33 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 16,66 33,33 00,00

3 Mengidentifikasi

kekurangan dan

memberikan

masukan/saran ke dalam

rencana pengadaan

As is 16,66 16,66 66,66 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 16,66 66,66 00,00 00,00

4 Memelihara informasi

yang memadai mengenai

waktu yang dikerjakan

As is 16,66 50,00 16,66 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 50,00 16,66 16,66 00,00



191

37,49%, sedangkan kondisi yang diharapkan (to be) mayoritas responden

mengharapkan dalam rencana dan melacak penggunaan TI dan pengelolaan

sumber daya manusia berada pada jawaban (c) atau berdasarkan capability

level berada pada tingkat 2 (managed process) dengan persentase 37,49%



a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Menerapkan kebijakan dan

prosedur dalam melakukan

suatu pekerjaan

As is 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00

2 Memperoleh persetujuan

resmi dari kontraktor pada

saat dimulainya kontrak

As is 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 16,66 50,00 33,00 00,00

3 Menyarankan kepada

kontraktor bahwa

manajemen berhak untuk

memantau dan memeriksa

penggunaan sumber daya

TI

As is 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 33,33 16,66 00,00

4 Memberikan definisi yang

jelas antara peran dan

tanggung jawab kontraktor

As is 16,66 33,33 50,00 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 33,33 50,00 00,00 00,00

5 Meninjau pekerjaan

kontraktor dan dasar

persetujuan pembayaran

hasil kerja

As is 00,00 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 00,00 50,00 50,00 00,00

6 Menetapkan semua

pekerjaan yang dilakukan

oleh pihak eksternal

As is 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00

7 Melakukan peninjauan

berkala untuk memastikan

kontrak telah disepakati

As is 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00


berkala untuk memastikan

bahwa peran dan hak

akses kontraktor sesuai

As is 16,66 16,66 33,33 33,33 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 16,66 33,33 33,33 00,00

192


menilai kondisi saat ini (as is) dalam mengelola kontrak staf berada pada

jawaban (c) atau berdasarkan capability level berada pada tingkat 2 (managed


be) mayoritas responden mengelola kontrak staf berada pada jawaban (d) atau



4.5.3 Proses BAI08 (Manage Knowledge)

Tabel 4.41 Rekapitulasi Jawaban Kuesioner BAI08.01




a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Mengkomunikasikan nilai

pengetahuan secara

proaktif

As is 33,33 50.00 16,66 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 33,33 50,00 16,66 00,00 00,00

2 Menggiatkan perilaku

sharing knowledge dan

transfer pengetahuan

As is 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00

3 Menciptakan lingkungan,

alat, dan artifak yang

mendukung sharing dan

transfer pengetahuan

As is 16,66 66,66 16,66 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 66,66 16,66 00,00 00,00

4 Mencantumkan praktik

manajemen pengetahuan

As is 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 00,00 50,00 50,00 00,00 00,00

5 Menetapkan ekspektasi

manajemen dan

menunjukkan sikap yang

tepat terkait kegunaan

pengetahuan

As is 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00


193


menilai kondisi saat ini (as is) dalam memelihara dan memfasilitasi budaya

berbagi pengetahuan berada pada jawaban (b) atau berdasarkan capability level

berada pada tingkat 1 (performed process) dengan persentase 53,33%,

sedangkan kondisi yang diharapkan (to be) mayoritas responden

mengharapkan dalam memelihara dan memfasilitasi budaya berbagi

pengetahuan berada pada jawaban (c) atau berdasarkan capability level berada

pada tingkat 2 (managed process) dengan persentase 53,33%.



menilai kondisi saat ini (as is) dalam identifikasi dan klasifikasi sumber



a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Mengidentifikasi pengguna

pengetahuan potensial

As is 33,33 33,33 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 33,33 33,33 33,33 00,00 00,00

2 Mempertimbangkan jenis

konten dan informasi yang

terstruktur dan tidak

terstruktur

As is 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00

3 Mengklasifikasikan sumber

informasi berdasarkan

skema klasifikasi konten

As is 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00

4 Mengumpulkan dan

memvalidasi sumber


kriteria validasi informasi

As is 33,33 33,33 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 33,33 33,33 33,33 00,00 00,00



194

informasi berada pada jawaban (b) atau berdasarkan capability level berada



identifikasi dan klasifikasi sumber informasi berada pada jawaban (c) atau


persentase 41,66%.



menilai kondisi saat ini (as is) dalam mengatur dan mengkontekstualisasikan

informasi menjadi pengetahuan berada pada jawaban (b) atau berdasarkan

capability level berada pada tingkat 1 (performed process) dengan persentase

50,00%, sedangkan kondisi yang diharapkan (to be) mayoritas responden


a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Mengidentifikasi atribut

yang dibagikan dan

dicocokkan dengan sumber

informasi

As is 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00

2 Menciptakan tampilan

untuk set data terkait

As is 33,33 50,00 16,66 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 33,33 50,00 16,66 00,00 00,00

3 Merancang dan

melaksanakan skema untuk

mengelola pengetahuan

tidak terstruktur

As is 33,33 50,00 16,66 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 33,33 50,00 16,66 00,00 00,00

4 Menerbitkan dan membuat

pengetahuan dapat diakses

oleh para stakeholder

As is 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00



195

mengharapkan dalam mengatur dan mengkontekstualisasikan informasi

menjadi pengetahuan berada pada jawaban (c) atau berdasarkan capability




menilai kondisi saat ini (as is) dalam menggunakan dan berbagi pengetahuan

berada pada jawaban (b) atau berdasarkan capability level berada pada tingkat

1 (performed process) dengan persentase 44,44%, sedangkan kondisi yang

diharapkan (to be) mayoritas responden mengharapkan dalam menggunakan

dan berbagi pengetahuan berada pada jawaban (c) atau berdasarkan capability



a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Mengidentifikasi pengguna

pengetahuan potensial

dengan klasifikasi

pengetahuan

As is 33,33 50,00 16,66 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 33,33 50,00 16,66 00,00 00,00

2 Mentransfer pengetahuan

ke pengguna berdasarkan

analisis kesenjangan

kebutuhan

As is 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 16,66 50,00 33,33 00,00 00,00

3 Mendidik dan melatih

pengguna tentang

pengetahuan yang tersedia

As is 33,33 33,33 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 33,33 33,33 33,33 00,00 00,00



196



menilai kondisi saat ini (as is) dalam mengevaluasi dan memberhentikan

pengetahuan berada pada jawaban (b) atau berdasarkan capability level berada



mengevaluasi dan memberhentikan pengetahuan berada pada jawaban (c) atau


persentase 41,66%.

4.6 Process Attribute Level

Tahap selanjutnya dilakukan proses memberi level pada masing-masing sub

proses yang bertujuan untuk menunjukkan hasil capability level dari hasil

perhitungan kuesioner yang dilakukan pada tahap-tahap sebelumnya, dan

melakukan analisis gap pada tahapan berikutnya. Berikut adalah hasil dari tahapan

ini :


a

(%)

b

(%)

c

(%)

d

(%)

e

(%)

f

(%)

1 Mengidentifikasi informasi

yang tidak lagi relevan

As is 33,33 33,33 33,33 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 33,33 33,33 33,33 00,00 00,00

2 Menetapkan aturan untuk

memberhentikan

pengetahuan yang sesuai

As is 33,33 50,00 16,66 00,00 00,00 00,00

To be 00,00 33,33 50,00 16,66 00,00 00,00



197

4.6.1 Penentuan Nilai Kapabilitas

Berikut ini adalah hasil nilai kapabilitas pada proses APO01 (Manage

the IT Management Framework), APO07 (Manage Human Resource), dan

BAI08 (Manage Knowledge) dengan menggunakan rumus penilaian yang

sudah dijelaskan sebelumnya pada BAB II :

1. Perhitungan Nilai Kapabilitas Proses APO01 (Manage the IT

Management Framework)

a. Nilai Kapabilitas Proses APO01.01 (Menetapkan Struktur

Organisasi)

As is

To be

Berdasarkan perhitungan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa

nila kapabilitas kondisi saat ini (as is) proses APO01.01 pada Deputi

SINKA yaitu 1,99 artinya capability level berada pada level 2 Manage

Process, sedangkan kondisi yang diharapkan (to be) yaitu 2,99 artinya

capability level berada pada level 3 Established Process.

b. Nilai Kapabilitas Proses APO01.02 (Membentuk Peran dan

Tanggung Jawab)

As is

NK = (0,00𝑥0) + (26,38𝑥1) + (48,61𝑥2) + (24,99𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,99

NK = (0,00𝑥0) + (0,00𝑥1) + (26,38𝑥2) + (48,61𝑥3) + (24,99𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 2,99

NK = (0,00𝑥0) + (38,09𝑥1) + (57,14𝑥2) + (4,76𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,67

198

To be






c. Nilai Kapabilitas Proses APO01.03 (Memelihara Enabler Sistem

Manajemen)

As is

To be






d. Nilai Kapabilitas Proses APO01.04 (Mengkomunikasikan Tujuan

dan Arah Manajemen)

As is

NK = (0,00𝑥0) + (0,00𝑥1) + (38,09𝑥2) + (57,14𝑥3) + (4,76𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 2,67

NK = (0,00𝑥0) + (46,29𝑥1) + (38,88𝑥2) + (14,81𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,68

NK = (0,00𝑥0) + (0,00𝑥1) + (46,29𝑥2) + (38,88𝑥3) + (14,81𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 2,68

NK = (5,55𝑥0) + (49,99𝑥1) + (44,44𝑥2) + (0,00𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,39

199

To be



SINKA yaitu 1,39 artinya capability level berada pada level 1

Performed Process, sedangkan kondisi yang diharapkan (to be) yaitu

2,39 artinya capability level berada pada level 2 Managed Process.

e. Nilai Kapabilitas Proses APO01.05 (Mengoptimalkan Penempatan

Fungsi TI)

As is

To be






f. Nilai Kapabilitas Proses APO01.06 (Menentukan Informasi (Data)

dan Kepemilikan Sistem)

As is

NK = (0,00𝑥0) + (5,55𝑥1) + (49,99𝑥2) + (44,44𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 2,39

NK = (0,00𝑥0) + (38,87𝑥1) + (44,44𝑥2) + (16,66𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,78

NK = (0,00𝑥0) + (0,00𝑥1) + (38,87𝑥2) + (44,44𝑥3) + (16,66𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 2,78

NK = (0,00𝑥0) + (45,83𝑥1) + (37,49𝑥2) + (16,66𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,71

200

To be






g. Nilai Kapabilitas Proses APO01.07 (Mengelola Perbaikan Proses

yang Berkelanjutan)

As is

To be






h. Nilai Kapabilitas Proses APO01.08 (Menjaga Kepatuhan Terhadap

Kebijakan dan Prosedur)

As is

NK = (0,00𝑥0) + (0,00𝑥1) + (45,83𝑥2) + (37,49𝑥3) + (16,66𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 2,71

NK = (0,00𝑥0) + (63,33𝑥1) + (36,66𝑥2) + (0,00𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,37

NK = (0,00𝑥0) + (0,00𝑥1) + (63,33𝑥2) + (36,66𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 2,37

NK = (0,00𝑥0) + (63,33𝑥1) + (26,66𝑥2) + (9,99𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,47

201

To be






2. Perhitungan Nilai Kapabilitas Proses APO07 (Manage Human

Resource)

a. Nilai Kapabilitas Proses APO07.01 (Mempertahankan Staf yang

Kompeten dan Sesuai)

As is

To be






NK = (0,00𝑥0) + (0,00𝑥1) + (63,33𝑥2) + (26,66𝑥3) + (9,99𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 2,47

NK = (0,00𝑥0) + (33,33𝑥1) + (53,33𝑥2) + (13,33𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,80

NK = (0,00𝑥0) + (0,00𝑥1) + (26,66𝑥2) + (53,33𝑥3) + (19,99𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 2,93

202

b. Nilai Kapabilitas Proses APO07.02 (Mengidentifikasi Kunci

Personal TI)

As is

To be

Berdasarkan perhitungan di atas, maka dapat disimpulkan

bahwa nila kapabilitas kondisi saat ini (as is) proses APO07.02

pada Deputi SINKA yaitu 1,25 artinya capability level berada pada

level 1 Performed Process, sedangkan kondisi yang diharapkan (to

be) yaitu 2,42 artinya capability level berada pada level 2 Managed

Process.

c. Nilai Kapabilitas Proses APO07.03 (Menjaga Keterampilan dan

Kompetensi Personil

As is

To be




NK = (12,49𝑥0) + (54,16𝑥1) + (29,16𝑥2) + (4,16𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,25

NK = (0,00𝑥0) + (12,49𝑥1) + (37,49𝑥2) + (45,83𝑥3) + (4,16𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 2,42

NK = (7,14𝑥0) + (40,17𝑥1) + (33,33𝑥2) + (19,04𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,64

NK = (0,00𝑥0) + (7,14𝑥1) + (33,33𝑥2) + (40,47𝑥3) + (19,04𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 2,71

203



d. Nilai Kapabilitas Proses APO07.04 (Evaluasi Kinerja Karyawan)

As is

To be






e. Nilai Kapabilitas Proses APO07.05 (Rencana dan Melacak

Penggunaan TI dan Pengelolaan Sumber Daya Manusia)

As is

To be




NK = (6,25𝑥0) + (39,58𝑥1) + (31,25𝑥2) + (22,91𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,71

NK = (0,00𝑥0) + (6,25𝑥1) + (39,58𝑥2) + (27,08𝑥3) + (27,08𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 2,75

NK = (8,33𝑥0) + (37,49𝑥1) + (33,33𝑥2) + (20,83𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,67

NK = (0,00𝑥0) + (8,33𝑥1) + (37,49𝑥2) + (33,33𝑥3) + (20,83𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 2,67

204



f. Nilai Kapabilitas Proses APO07.06 (Mengelola Kontrak Staf)

As is

To be






3. Perhitungan Nilai Kapabilitas Proses BAI08 (Manage Knowledge)

a. Nilai Kapabilitas Proses BAI08.01 (Memelihara dan Memfasilitasi

Budaya Berbagi Pengetahuan)

As is

To be


nila kapabilitas kondisi saat ini (as is) proses BAI08.01 pada Deputi


NK = (4,16𝑥0) + (24,99𝑥1) + (47,91𝑥2) + (22,91𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,89

NK = (0,00𝑥0) + (4,16𝑥1) + (24,99𝑥2) + (47,91𝑥3) + (22,91𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 2,89

NK = (16,66𝑥0) + (53,33𝑥1) + (29,99𝑥2) + (0,00𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,13

NK = (0,00𝑥0) + (16,66𝑥1) + (53,33𝑥2) + (29,99𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 2,13

205



b. Nilai Kapabilitas Proses BAI08.02 (Identifikasi dan Klasifikasi

Sumber Informasi)

As is

To be






c. Nilai Kapabilitas Proses BAI08.03 (Mengatur dan

Mengkontekstualisasikan Informasi Menjadi Pengetahuan)

As is

To be



NK = (24,99𝑥0) + (41,66𝑥1) + (33,33𝑥2) + (0,00𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,08

NK = (0,00𝑥0) + (24,99𝑥1) + (41,66𝑥2) + (33,33𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 2,08

NK = (24,99𝑥0) + (50,00𝑥1) + (24,49𝑥2) + (0,00𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 0,99

NK = (0,00𝑥0) + (24,99𝑥1) + (50,00𝑥2) + (24,49𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,99

206




d. Nilai Kapabilitas Proses BAI08.04 (Menggunakan dan Berbagi

Pengetahuan)

As is

To be






e. Nilai Kapabilitas Proses BAI08.05 (Mengevaluasi dan

Memberhentikan Pengetahuan)

As is

To be



NK = (27,77𝑥0) + (44,44𝑥1) + (27,77𝑥2) + (0,00𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,00

NK = (0,00𝑥0) + (27,77𝑥1) + (44,44𝑥2) + (27,77𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 2,00

NK = (33,33𝑥0) + (41,66𝑥1) + (24,99𝑥2) + (0,00𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 0,92

NK = (𝑥0) + (33,33𝑥1) + (41,66𝑥2) + (24,99𝑥3) + (0,00𝑥4) + (0,00𝑥5)

100

= 1,92

207




4.6.2 Penentuan Level Kapabilitas

1. Penentuan tingkat kapabilitas proses APO01 (Manage the IT


Tabel 4.46 Capability Level APO01

No Sub Proses Nilai Kapabilitas Tingkat Kapabilitas

As is To be As is To be

1 APO01.01 1,99 2,99 2 3

2 APO01.02 1,67 2,67 2 3

3 APO01.03 1,68 2,68 2 3

4 APO01.04 1,39 2,39 1 2

5 APO01.05 1,78 2,78 2 3

6 APO01.06 1,71 2,71 2 3

7 APO01.07 1,37 2,37 1 2

8 APO01.08 1,47 2,47 1 2

Rata-rata 1,63 2,63 2 3

Gambar 4.8 Diagram Representasi Capability Level APO01

Berdasarkan tabel dan grafik di atas menjelaskan bahwa nilai

kapabilitas kondisi saat ini (as is) pada proses APO01 adalah 1,63,

012345

APO01.01

APO01.02

APO01.03

APO01.04

APO01.05

APO01.06

APO01.07

APO01.08

Diagram Representasi APO01

Max Level

As is

To be

208

sehingga tingkat kapabilitas pada APO01 berada pada level 2 manage

process. Hal ini menunjukkan bahwa Deputi SINKA telah melakukan

pengelolaan (direncanakan, dimonitor dan disesuaikan) yang baik

terhadap proses APO01 (Manage the IT Management Framework) dan

hasil dari pencapaian proses atau work product telah didefinisikan dan

dikendalikan.

Sementara nilai kapabilitas kondisi yang diharapkan (to be) adalah

2,63, sehingga tingkat kapabilitas yang diharapkan pada proses APO01

berada pada level 3 established process. Hal ini menunjukkan bahwa

Deputi SINKA mengharapkan pada proses APO01 sekarang harus

dilaksanakan dengan proses yang telah didefinisikan ke dalam kebijakan

atau pedoman yang tepat, sehingga menggambarkan unsur-unsur

mendasar yang harus dimasukkan demi mencapai tujuan prosesnya.

2. Penentuan tingkat kapabilitas proses APO07 (Manage Human

Resource)

Tabel 4.47 Capability Level APO07



1 APO07.01 1,80 2,93 2 3

2 APO07.02 1,25 2,42 1 2

3 APO07.03 1,64 2,71 2 3

4 APO07.04 1,71 2,75 2 3

5 APO07.05 1,67 2,67 2 3

6 APO07.06 1,89 2,89 2 3

Rata-rata 1,66 2,73 2 3

209

Gambar 4.9 Diagram Representasi Capability Level APO07


kapabilitas kondisi saat ini (as is) pada proses APO07 adalah 1,66,

sehingga tingkat kapabilitas pada APO07 berada pada level 2 manage

process. Hal ini menunjukkan bahwa Deputi SINKA telah melakukan

pengelolaan (direncanakan, dimonitor dan disesuaikan) yang baik

terhadap proses APO07 (Manage Human Resource) dan hasil dari

pencapaian proses atau work product telah didefinisikan dan

dikendalikan.


2,73, sehingga tingkat kapabilitas yang diharapkan pada proses APO07

berada pada level 3 established process. Hal ini menunjukkan bahwa

Deputi SINKA mengharapkan pada proses APO07 sekarang harus

dilaksanakan dengan proses yang telah didefinisikan ke dalam kebijakan

atau pedoman yang tepat, sehingga menggambarkan unsur-unsur

mendasar yang harus dimasukkan demi mencapai tujuan proses tersebut.

012345

APO07.01

APO07.02

APO07.03

APO07.04

APO07.05

APO07.06

Diagram Representasi APO07

Max Level

As is

To be

210

3. Penentuan tingkat kapabilitas proses BAI08 (Manage Knowledge)

Tabel 4.48 Capability Level BAI08

Gambar 4.10 Diagram Representasi Capability Level BAI08


kapabilitas kondisi saat ini (as is) pada proses BAI08 adalah 1,02,

sehingga tingkat kapabilitas pada BAI08 berada pada level 1 performed

process. Hal ini menunjukkan bahwa Deputi SINKA telah melaksanakan

proses BAI08 (Manage Knowledge).


2,02, sehingga tingkat kapabilitas yang diharapkan pada proses BAI08

berada pada level 2 managed process. Hal ini menunjukkan bahwa

Deputi SINKA mengharapkan pada proses BAI08 sekarang harus



1 BAI08.01 1,13 2,13 1 2

2 BAI08.02 1,08 2,08 1 2

3 BAI08.03 0,99 1,99 1 2

4 BAI08.04 1,00 2,00 1 2

5 BAI08.05 0,92 1,92 1 2

Rata-rata 1,02 2,02 1 2

012345

BAI08.01

BAI08.02

BAI08.03BAI08.04

BAI08.05

Diagram Representasi BAI08

Max Level

As is

To be

211

dilaksanakan dengan pengelolaan yang baik (direncanakan, dimonitor

dan disesuaikan) dan hasil dari pencapaian proses atau work product

harus didefinisikan dan dikendalikan.

4.6.3 Pencapaian Proses pada Deputi SINKA

Berdasarkan pada subbab-subbab sebelumnya, dapat diketahui hasil

penentuan nilai dan tingkat kapabilitas dari masing-masing proses, yakni pada

proses APO01 saat ini berada pada level 2 (managed process), proses APO07

berada pada level 2 (manage process) dan BAI08 berada pada level 1

(established process). Dalam hal ini perlu dilakukannya pembuktian syarat-

syarat kapabilitas masing-masing proses tersebut dari level 1 sampai 5 yang

harus dipenuhi oleh Deputi SINKA. Oleh karena itu, jika proses APO01 berada

pada level 2 berarti Deputi SINKA harus memenuhi persyaratan capaian dari

level 1 sampai 2. Begitu pula dengan proses APO07 dan BAI08 yang harus

memenuhi persyaratan capaian sesuai dengan masing-masing level yang

dicapainya.

Berdasarkan process capability indicators COBIT 5 pada level 1 terdapat

base practices (BPs) dan work products (WPs) yang harus disediakan oleh

Deputi SINKA untuk membuktikan bahwa proses tersebut sudah dijalankan.

Bukti tersebut didapatkan dari input dan output pada masing-masing proses.

Sementara untuk level 2 sampai dengan 5 terdapat Generic Products (GPs) dan

Generic Work Products (GWPs) untuk membuktikan bahwa proses tersebut

telah dicapai dalam process capability indicators.

212

Berikut adalah tabel pencapaian dari proses APO01, proses APO07 dan

proses BAI08 pada Deputi SINKA terhadap process atribute dalam indikator

kapabilitas proses.

1. Proses APO01

Tabel 4.49 Proses APO01 PA1.1 Process Performance

Base Practices Work Products Exist Evidence

APO01.01 Menetapkan

struktur organisasi

Penetapan struktur

organisasi dan fungsi

PERKA

BKN no 19

tahun 2014

Garis pedoman operasi

organisasi

Renstra

BKN

Aturan komunikasi kerja Struktur

Organisasi

APO01.02 Membentuk

peran dan tanggung

jawab

Penetapan peraturan terkait

TI dan tanggung jawab

PERKA

BKN no 19

Tahun 2014

Penetapan praktik

pengawasan

PERKA

BKN no 13

tahun 2018

APO01.03 Memelihara

enabler sistem

manajemen

Kebijakan terkait TI

Road Map

reformasi

birokrasi

BKN

APO01.04

Mengkomunikasikan

tujuan dan arah

manajemen

Komunikasi sasaran TI

Road Map

reformasi

birokrasi

BKN

APO01.05

Mengoptimalkan

penempatan fungsi

Evaluasi pilihan untuk

organisasi TI

Laporan

Penetapan operasi

penempatan fungsi TI

PERKA

BKN no 19

Tahun 2014

APO01.06 Menentukan

informasi (data) dan

kepemilikan sistem

Pedoman kerja klasifikasi

data

Peraturan

BKN No 14

Tahun 2011

Pedoman kerja kontrol dan

keamanan data

Manual

Book

Prosedur integritas data - -

APO01.07 Mengelola

perbaikan proses yang

berkelanjutan

Penilaian kapabilitas proses - -

Peluang perbaikan proses Road Map

reformasi

213

birokrasi

BKN

Metrik untuk pelacakan

peningkatan proses

Road Map

reformasi

birokrasi

BKN

APO01.08 menjaga

kepatuhan terhadap

kebijakan dan prosedur

Tindakan perbaikan terkait

ketidakpatuhan pada

kebijakan dan prosedur

PERKA

BKN

nomor 21

tahun 2010

Rata-Rata Skor 87,5 %

Berikut adalah penjelasan mengenai proses performance proses

APO01 dari tabel di atas :

a. APO01.01 (Menetapkan Struktur Organisasi)

Penetapan struktur organisasi dan fungsi

Deputi SINKA memiliki definisi, struktur organisasi dan

fungsinya yang sudah diatur dalam Peraturan Kepala (PERKA)

BKN no 19 tahun 2014 terdapat pada bab VII mengenai Deputi

Bidang Sistem Informasi Kepegawaian.

Garis pedoman operasi organisasi

Mengenai pedoman operasi organisasi, deputi SINKA mengacu

kepada Rencana Strategis (Renstra) yang merupakan acuan

dalam suatu organisasi khususnya BKN dalam melaksanakan

kegiatan maupun kinerja dan sekaligus berperan dalam sebagai

alat kendali atas berjalannya suatu pekerjaan.

Aturan komunikasi kerja

Di dalam struktur organisasi pada deputi SINKA dapat dilihat

garis koordinasi masing-masing unit kerja yang merupakan alur

214

komunikasi baik komunikasi bottom-up, top-down, maupun

horizontal.

b. APO01.02 (Membentuk Peran dan Tanggung Jawab)

Penetapan peraturan terkait TI dan tanggung jawab

Peran dan tanggung jawab terkai TI dalam hal ini adalah Deputi

SINKA tercantum dalam PERKA BKN no 19 tahun 2014 tertera

pada pasal 243 yakni mempunyai tugas dalam melaksanakan

penyusunan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan teknis di

bidang sistem informasi manajemen kepegawaian.

Penetapan praktik pengawasan

Praktik pengawasan yang terjadi pada Deputi SINKA mengacu

pada PERKA BKN no 13 tahun 2018 tentang pedoman

pengawasan di lingkungan Badan Kepegawaian Negara yang

bertujuan sebagai pedoman untuk pelaksanaan kegiatan aparat

pengawasan intern pemerintah di lingkungan Badan

Kepegawaian Negara khususnya Deputi SINKA

c. APO01.03 (Memelihara Enabler Sistem Berjalan)

Kebijakan terkait TI

Kebijakan terkait TI yang ada pada Deputi SINKA tertera pada

road map reformasi BKN tahun 2015-2019 yang merupakan

sebuah upaya untuk terus melakukan pembaharuan terhadap

sistem penyelenggaraan pemerintah agar dapat berjalan secara

efektif dan efisien.

215

d. APO01.04 (Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Manajemen)

Komunikasi sasaran TI

Komunikasi mengenai sasaran terkait TI biasanya dilakukan

dalam agenda rapat yang diadakan tiap tahun. Sasaran tersebut

tercantum dalam road map reformasi BKN tahun 2015-2019,

yang dalam hal ini dilakukannya melalui quick wins (layanan

unggulan) yang bisa diberikan oleh Deputi SINKA terhadap

BKN. Quick wins yang dimaksud meliputi e-PUPNS, e-kinerja,

Assesment Center Online, Early Warning Systems (EWS),

Talent Pool (Pemetaan JPT) dan e-office (Mail Tracking, e-

Traveling, dan e-monev).

e. APO01.05 (Mengoptimalkan Penempatan Fungsi TI)

Evaluasi pilihan untuk organisasi TI

Evaluasi pilihan terkait TI baru dilakukan dalam bentuk laporan

secara berkala untuk meninjau evaluasi pilihan apa saja yang

dibutuhkan yang kemudian akan dijadikan prioritas dalam

melaksanakan kegiatan terkait TI.

Penempatan operasi fungsi TI

Di dalam PERKA BKN no 19 tahun 2014, dapat dilihat Deputi

SINKA merupakan bagian yang sangat penting dalam ruang

lingkup BKN, dengan dibuktikannya penempatan Deputi

SINKA pada eselon 1 pada struktur organisasi BKN. Deputi

SINKA juga selalu dilibatkan dalam pengambilan keputusan

216

mengenai strategi-strategi BKN terkait sistem pelayanan

kepegawaian.

f. APO01.06 (Menentukan Informasi (Data) dan Kepemilikan

Sistem)

Pedoman kerja klasifikasi data

Dalam melakukan klasifikasi data-data yang ada di BKN,

Deputi SINKA berpedoman terhadap PERKA BKN no 14 tahun

2011 yang di dalamnya terdapat prosedur mengenai penggunaan

SAPK web base, standarisasi database, prosedur peremajaan

data, prosedur perbaikan data, prosedur penyimpanan dan

pemeliharaan data, serta penyajian data dan informasi.

Pedoman kerja kontrol dan keamanan data

Terdapat manual book yang menjelaskan penggunaan sistem e-

pupns merupakan sistem untuk mendata kepegawaian di

lingkungan instansi Pusat dan Pemerintah Daerah.

Prosedur integritas data

Belum adanya pedoman atau prosedur dalam integritas data agar

terciptanya data yang akurat dan akuntabel.

g. APO01.07 (Mengelola Perbaikan Proses yang Berkelanjutan)

Penilaian kapabilitas proses

Belum pernah dilakukannya penilaian suatu proses yang ada

pada Deputi SINKA

217

Peluang perbaikan proses

Dalam melakukan perbaikan proses, Deputi SINKA mengacu

terhadap road map reformasi BKN 2015-2019 yang merupakan

upaya untuk mencapai tata kelola pemerintahan yang baik (good

governance)

Metrik untuk pelacakan peningkatan proses

Dalam meningkatkan sebuah proses yang ada pada Deputi

SINKA selalu mengacu terhadap road map reformasi BKN

tahun-tahun sebelumnya, yang di mana selalu diubah dalam

jangka waktu 5 tahun sekali.

h. APO01.08 (Menjaga Kepatuhan Terhadap Kebijakan dan

Prosedur)

Tindakan perbaikan terkait ketidakpatuhan pada kebijakan dan

prosedur

Dalam melakukan tindakan perbaikan terkait ketidakpatuhan

terhadap kebijakan dan prosedur, Deputi SINKA mengacu pada

PERKA BKN no 21 tahun 2010 salah satunya menjelaskan

tentang aturan punishment terhadap pegawai yang melanggar.

Pada hasil PA 1.1 process performance di atas dapat diketahui bahwa

Deputi SINKA mendapatkan skor sebesar 87,5% yang berarti penilaian

tingkatnya termasuk ke dalam kategori fully achieved. Oleh karena itu,

penilaian pada APO01 dapat dilanjutkan ke level berikutnya yakni level

2 (managed process). Dalam pencapaian penilaian level 2 didasari

218

dengan PA 2.1 performance management dan PA 2.2 work product

management. Berikut adalah tabel pencapaian level 2 pada proses

APO01.

Tabel 4.50 Proses APO01 PA2.1 Performance Management

No Work Products Exist Evidence

1 Identifikasi ruang lingkup dan tujuan proses

pengelolaan kerangka manajemen TI

Renstra

2 Merencanakan dan memonitoring proses


IKU

3 Menyesuaikan kinerja proses pengelolaan

kerangka manajemen TI

Rencana

Aksi

4 Mengidentifikasi tanggung jawab proses


LAKIP

5 Mengidentifikasi dan menyediakan sumber daya

proses pengelolaan kerangka manajemen TI

PK

6 Mengelola antarmuka proses pengelolaan

kerangka manajemen TI -

-

Rata-Rata Skor 83,3%

Berikut adalah penjelasan performance management proses APO01

dari tabel di atas :

a. Dalam mengidentifikasi tujuan, sasaran dan kebijakan dari Deputi

SINKA ditetapkan dalam rencana strategis (renstra). Dalam hal ini,

renstra Deputi SINKA mengacu terhadap rentra Lembaga (BKN)

demi mencapai tujuan dari BKN itu sendiri.

b. Dalam merencanakan dan memonitoring kinerja pada Deputi SINKA

telah ditentukan oleh Indikator Kinerja Utama (IKU) yang bertujuan

untuk menjadi ukuran keberhasilan dalam mencapai tujuan dan

sasaran strategis yang ditetapkan dalam renstra.

219

c. Deputi SINKA melakukan penyesuaian kinerjanya dalam Rencana

Aksi yang merupakan rencana kegiatan yang disusun secara terjadwal

dalam mencapai target kinerja.

d. Dalam mengidentifikasi pertanggungjawaban pada setiap proses yang

ada pada Deputi SINKA telah diatur dalam bentuk dokumen Laporan

Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) yang merupakan

laporan yang disusun untuk mempertanggungjawabkan setiap kinerja

proses untuk mencapai tujuan dan sasaran strategis yang telah

ditetapkan.

e. Dalam mengidentifikasi dan penyediaan sumber daya, Deputi SINKA

memiliki Penetapan Kinerja (PK) yang bertujuan untuk membuat

rumusan-rumusan kegiatan dalam mencapai target kinerja yang

ditetapkan dengan sumber daya yang dimiliki saat ini.

f. Belum adanya pengelolaan terkait antaramuka pada setiap proses

yang ada pada Deputi SINKA.

Tabel 4.51 Proses APO01 PA2.2 Work Product Management

No Work Products Exist Evidence

1 Kriteria kualitas dan hasil kerja proses

pengelolaan kerangka manajemen TI - -

2 Menetapkan kebutuhan dari hasil kerja proses

pengelolaan kerangka manajemen TI - -

3 Dokumentasi hasil kinerja proses pengelolaan

kerangka manajemen TI Laporan

4 Evaluasi hasil kinerja proses pengelolaan

kerangka manajemen TI Laporan

Rata-Rata Skor 50%

Berikut adalah penjelasan work product management proses APO01

dari tabel di atas :

220

a. Pada Deputi SINKA tidak ditemukannya dokumen terkait kriteria

kualitas dan hasil kerja proses pengelolaan kerangka manajemen TI

b. Pada Deputi SINKA tidak ditemukannya dokumen terkait penetapan

kebutuhan dari hasil kerja proses pengelolaan kerangka kerja

manajemen TI.

c. Setiap pendokumentasian hasil kinerja proses pada Deputi SINKA

dibuat dengan bentuk laporan dalam jangka waktu tertentu.

d. Untuk mengevaluasi setiap hasil kinerja pada Deputi SINKA

didokumentasikan dengan bentuk laporan yang dibuat dalam jangka

waktu tertentu.

Berdasarkan hasil penilaian pada PA 2.1 Performance Management

dan PA 2.2 Work Product Management dapat diketahui skor dari masing-

masing pencapaian tersebut adalah 83,3% dan 50%. Dengan demikian,

pencapaian pada PA 2.1 Performance Management dan PA 2.2 Work

Product Management termasuk dalam tingkat pencapaian L (Largely

Achieved). Dapat diketahui bahwa hasil tingkat pencapaian L

menunjukkan bahwa Deputi SINKA pada proses APO01 (Manage the IT

management Framework) memenuhi persyaratan-persyaratan pada level

2 managed process. Namun, belum bisa melanjutkan penilaian ke level

3 atau level berikutnya, karena persyaratan untuk melanjutkan penilaian

ke level berikutnya dalam pencapaian PA 2.1 Performance Management

dan PA 2.2 Work Product Management harus dalam tingkatan F (Fully

Achieved).

221

2. Proses APO07

Tabel 4.52 Proses APO07 PA1.1 Process Performance


APO07.01

Mempertahankan staf

yang kompeten dan

sesuai

Evaluasi persyaratan

kepegawaian Laporan

Rencana pengembangan

kompetensi dan karier

Dokumen

Rencana

Kebutuhan

Pengembangan

Diri

Rencana perekrutran dan

personel

Dokumen

ABK & Peta

Jabatan

APO07.02

Mengidentifikasi

kunci personal TI

Penyebaran Pengetahuan - -

Rencana cadangan staf - -

APO07.03 Menjaga

keterampilan dan

kompetensi personil

Kemampuan dan matriks

kompetensi

Dokumen

Rencana

Kebutuhan

Pengembangan

Diri

Rencana peningkatan

kemampuan

Dokumen

Kebutuhan

Pengembangan

Kapasitas dan

Kapabilitas

PNS

Ulasan pelaporan Dokumen DSP

PNS

APO07.04 Evaluasi

kinerja karyawan

Tujuan personil Dokumen SKP

Evaluasi kemampuan Dokumen Peta

Potensi PNS

Rencana perbaikan

Dokumen

Rencana

Pengembangan

karier PNS

APO07.05 Rencana

dan melacak

penggunaan TI dan

pengelolaan sumber

daya manusia

Inventarisasi bisnis dan

sumber daya TI manusia

Laporan &

Dokumen

ABK

Analisis kekurangan

sumber daya

Dokumen

ABK & Peta

Jabatan

Catatan pemanfaatan

sumber daya

Laporan

222

APO07.06 Mengelola

kontrak staf

Kebijakan tenaga kontrak

internal - -

Perjanjian kontrak

internal

Dokumen

perjanjian

kerja

Ulasan kesepakatan

kontrak

Dokumen

perjanjian

kerja


Berikut adalah penjelasan performance management dari tabel di atas

:

a. APO07.01 (Mempertahankan staf yang kompeten dan sesuai)

Evaluasi persyaratan kepegawaian

Evaluasi persyaratan kepegawaian pada Deputi SINKA

dilakukan sebelum diadakannya proses rekrutmen dengan

membuat laporan yang mengacu pada proses rekrutmen pada

tahun sebelumnya dan disandingkan dengan tupoksi unit.

Rencana pengembangan dan kompetensi karier

Dalam mengembangkan kompetensi karier, Deputi SINKA

menerapkan sejumlah pelatihan terhadap para stafnya seperti

sertifikasi, program pelatihan yang diadakan setiap tahun

dengan mengacu pada pelatihan apa saja yang dibutuhkan oleh

para stafnya dengan membuat dokumen rencana kebutuhan

pengembangan diri.

Rencana perekrutan personel

Deputi SINKA memiliki dokumen analisa beban kerja (ABK)

dan peta jabatan yang di dalamnya terdapat kondisi jumlah

pegawai saat ini dan beban kerja sehingga dokumen tersebut

223

menjadi acuan dalam melakukan perencanaan perekrutan

personel.

b. APO07.02 (Mengidentifikasi kunci personal TI)

Penyebaran pengetahuan

Pada Deputi SINKA belum adanya kebijakan atau pedoman

dalam melakukan penyebaran pengetahuan yang berguna

sebagai acuan dalam menyelesaikan sebuah permasalahan atau

pekerjaan agar tidak terjadi ketergantungan pada suatu individu.

Rencana cadangan staf

Tidak ditemukannya dokumen terkait perencanaan cadangan

staf yang ada pada Deputi SINKA guna untuk meminimalisir

permasalahan kinerja apabila terjadi kekurangan kepegawaian.

c. APO07.03 (Menjaga keterampilan dan kompetensi personil)

Kemampuan dan matriks kompetensi

Deputi SINKA membuat kebijakan untuk setiap stafnya

membuat dokumen rencana kebutuhan pengembangan diri yang

di dalamnya terdapat kemampuan dan kompetensi yang dimiliki

agar dapat ditinjau kembali secara berkala.

Rencana peningkatan kemampuan.

Dalam merencanakan peningkatan kemampuan pada masing-

masing stafnya, Deputi SINKA membuat beberapa perencanaan

seperti program latihan yang berkaitan dengan TI, sertifikasi,

224

kursus, seminar dan sebagainya dengan menyusun Dokumen

Kebutuhan Pengembangan Kapasitas dan Kapabilitas PNS.

Ulasan pelaporan

Deputi SINKA membuat Daftar Susunan Pengembangan PNS

(DSP PNS) berdasarkan data yang diterima dari para stafnya

sebagai pelaporan mengenai list data keahlian dan keterampilan

dari para stafnya serta pelatihan apa saja yang dibutuhkan oleh

mereka.

d. APO07.04 (Evaluasi kinerja karyawan)

Tujuan personil

Dalam meninjau tujuan dari masing-masing stafnya, Deputi

SINKA memiliki dokumen Sasaran Kinerja Pegawai (SKP)

yang berisikan tentang rancangan setiap kegiatan pelaksanaan

tugas yang ingin dicapai, sesuai dengan tugas pokok, fungsi,

tanggung jawab dan wewenangnya yang sudah diatur dalam

rencana strategis dan tata kerja organisasi BKN.

Evaluasi kemampuan

Dalam mengevaluasi kemampuan, Deputi SINKA membuat

dokumen Peta Potensi PNS yang bertujuan untuk menilai

kompetensi dan kinerja yang dihasilkan dari para stafnya.

Rencana perbaikan

Deputi SINKA membuat dokumen Rencana Pengembangan

Karier PNS guna untuk melakukan perbaikan dari hasil evaluasi

225

penilaian kompetensi yang dihasilkan dari para stafnya dengan

membuat rencana pengembangan yang dibutuhkan.

e. APO07.05 (Rencana dan melacak penggunaan TI dan pengelolaan

sumber daya manusia)

Inventarisasi bisnis dan sumber daya TI manusia

Deputi SINKA membuat laporan pemeliharaan yang dilakukan

secara berkala mengenai kondisi alat-alat inventaris yang

dimiliki, dan juga terdapat dokumen ABK yang berisi tentang

jumlah pegawai yang dimiliki saat ini.

Analisis kekurangan sumber daya

Dalam menganalisis kekurangan sumber daya, Deputi SINKA

mengacu pada dokumen ABK dan peta jabatan yang telah

dibuatnya. Adapun dokumen tersebut berisi mengenai beban

kerja dan jumlah pegawai yang dibutuhkan, sehingga dapat

dilakukan analisis mengenai kekurangan sumber daya yang

dimiliki saat ini.

Catatan pemanfaatan sumber daya

Catatan pemanfaatan sumber daya yang dimiliki oleh Deputi

SINKA hanya berupa laporan yang dibuat dalam satu bulan

sekali.

226

f. APO07.06 (Mengelola kontrak staf)

Kebijakan tenaga kontrak internal

Belum adanya kebijakan tertulis terkait tenaga kontrak internal

pada Deputi SINKA.

Perjanjian kontrak internal

Deputi SINKA memiliki dokumen perjanjian kontrak internal

yang berisi tentang perjanjian kerja sama atau kontrak kerja

antara pihak Deputi SINKA dengan para pihak kontraktor.

Ulasan kesepakatan kontrak

Kesepakatan kontrak antara Deputi SINKA dengan para

kontraktor juga diatur dalam perjanjian kontrak kerja.

Pada hasil PA 1.1 process performance di atas dapat diketahui bahwa

Deputi SINKA mendapatkan skor sebesar 82,35% yang berarti penilaian

tingkatnya termasuk ke dalam kategori L (largely achieved). Dengan

demikian penilaian proses APO07 (manage human resource) pada

Deputi SINKA sudah memenuhi persyaratan-persyaratan pada level 1,

akan tetapi belum bisa melanjutkan penilaian pada level selanjutnya.

Karena persyaratan untuk melanjutkan penilaian proses pada level

selanjutnya atau level 2 proses harus berada pada kategori F (fully

achieved).

227

3. Proses BAI08

Tabel 4.53 Proses BAI08 PA1.1 Process Performance


BAI08.01 Memelihara

dan memfasilitasi

budaya berbagi

pengetahuan

Komunikasi pada nilai

pengetahuan

Layanan

pesan singkat

dan media

digital

BAI08.02 Identifikasi

dan klasifikasi sumber

informasi

Klasifikasi sumber

informasi - -

BAI08.03 Mengatur dan

mengkontekstualisasikan

informasi menjadi

pengetahuan

Diterbitkan repositori

pengetahuan - -

BAI08.04 Menggunakan

dan berbagi pengetahuan

Database pengetahuan

pengguna internal - -

Kesadaran pengetahuan

dan skema pelatihan - -

BAI08.05 Mengevaluasi

dan memberhentikan

pengetahuan

Pengetahuan hasil

evaluasi pengguna - -

Aturan untuk

pengetahuan yang tidak

terpaki

-

-


Berikut adalah penjelasan performance management dari tabel di atas

:

a. BAI08.01 (Memelihara dan memfasilitasi budaya berbagi

pengetahuan)

Komunikasi pada nilai pengetahuan

Komunikasi terkait nilai pengetahuan pada Deputi SINKA

dengan berkomunikasi via layanan pesan singkat dan media

digital.

228

b. BAI08.03 (Identifikasi dan klasifikasi sumber informasi)

Klasifikasi sumber informasi

Pada Deputi SINKA belum adanya kebijakan terkait klasifikasi

sumber informasi yang diperoleh maupun pengidentifikasian

pemilik informasi tersebut.

c. BAI08.03 (Mengatur dan mengkontekstualisasikan informasi

menjadi pengetahuan)

Diterbitkan repositori pengetahuan

Belum adanya repositori pengetahuan pada Deputi SINKA yang

berguna untuk mengatur dan mengidentifikasi hubungan antar

informasi agar menjadi pengetahuan.

d. BAI08.04 (Menggunakan dan berbagi pengetahuan)

Database pengetahuan pengguna internal

Belum adanya kebijakan terkait knowledge-base yang berguna

untuk mengatur penggunaan pengetahuan yang dibutuhkan oleh

para stafnya.

Kesadaran pengetahuan dan skema pelatihan

Pada Deputi SINKA belum adanya kebijakan atau pedoman

yang mengatur pengetahuan agar menjadi skema pelatihan yang

digunakan untuk mengembangkan para stafnya.

229

e. BAI08.05 (Mengevaluasi dan memberhentikan pengetahuan)

Pengetahuan hasil evaluasi pengguna

Belum adanya pengevaluasian pengguna pengetahuan untuk

memisahkan antara pengetahuan yang baru maupun

pengetahuan yang sudah usang atau tidak terpakai pada Deputi

SINKA.

Aturan untuk pengetahuan yang tidak terpakai

Pada Deputi SINKA belum adanya kebijakan atau aturan terkait

pengklasifikasian pengetahuan yang tidak terpakai, sehingga

masih adanya penggunaan pengetahuan yang sudah usang.

4.7 Reporting and Result

Tahap selanjutnya adalah laporan yang dibuat berdasarkan hasil dari penilaian

proses APO01 (Manage the IT Management Framework), proses APO07 (Manage

Human Resource) dan proses BAI08 (Manage Knowledge). Temuan, pengecekan

dan pemenuhan data yang telah dilakukan akan menghasilkan suatu analisis gaps

dan rekomendasi yang berguna untuk Deputi SINKA Badan Kepegawaian Negara

untuk mencapai hasil tingkat kapabilitas yang diharapkan. Berikut adalah hasil dari

gaps dan rekomendasi pada proses APO01 (Manage the IT Management


Knowledge).

230

4.7.1 Gaps dan rekomendasi proses APO01 (Manage the IT Management

Framework)

Hasil penilaian pada proses APO01 adalah 1,63 dan mencapai pada

tingkat kapabilitas level 2 (Manage process) untuk kondisi saat ini. Sedangkan

untuk kondisi yang diharapkan adalah mencapai level 3 (Established Process).

Berikut adalah penjelasan mengenai gaps dan rekomendasi yang digunakan

untuk perbaikan pada proses APO01 (Manage the IT Management

Framework).

Tabel 4.54 Gaps dan Rekomendasi proses APO01.01

APO01.01 (Menetapkan Struktur Organisasi)

Nilai Kapabilitas 1,99 (Level 2)

No Gaps Rekomendasi

1. Penetapan struktur organisasi

pada Deputi SINKA sudah

tercantum dalam PERKA

BKN No. 19 tahun 2014.

akan tetapi belum adanya

standar kebijakan yang

mengatur pengelolaan tata

kelola TI.

Deputi SINKA harus

membuat kebijakan standar

pengelolaan TI yang baik

(misal TOGAF, PMBOK,

ISO/IEC:3700) agar yang


BKN no. 19 tahun 2014

berjalan dengan baik.

2. Deputi SINKA memiliki garis

pedoman organisasi dalam

bentuk SOP yang merupakan

acuan dalam menjalankan

setiap kegiatan TI. Namun

belum adanya standar

kebijakan untuk memperjelas

garis pedoman organisasi

tersebut.

Deputi SINKA diharuskan

membuat kebijakan standar

lain (misal TOGAF,

ISO/IEC:3700) untuk

memperjelas garis pedoman

organisasi yang ada, agar

pedoman tersebut dapat

berjalan sesuai dengan apa

yang menjadi tujuan dari

BKN.

3. Belum adanya aturan yang

jelas mengenai komunikasi

kerja yang terjadi pada

Deputi SINKA, terutama

Deputi SINKA harus

membuat aturan komunikasi

kerja yang jelas, seperti

SOP yang mengatur garis

231

pada garis instruksi atau

koordinasi antara kepala

Deputi SINKA dengan kepala

bidang dan staf-staf unitnya.

instruksi atau koordinasi

yang diperlukan dalam

menjalankan setiap kegiatan

kerja agar dapat berjalan

dengan baik.


APO01.02 (Membentuk Peran dan Tanggung Jawab)


No Gaps Rekomendasi

1. Peran dan tanggung jawab

pada Deputi SINKA sudah


BKN no. 19 tahun 2014.

Akan tetapi, dengan fakta

yang ada di lapangan terdapat

perbedaan tugas dan fungsi

pada beberapa unit Deputi

SINKA (misal Direktorat

Pengolahan Data

Kepegawaian, Direktorat

Pengembangan Sistem

Informasi Kepegawaian)

yang tidak sesuai dengan

tugas dan fungsi yang sudah

diatur dalam peraturan

tersebut.

Deputi SINKA perlu

menyesuaikan kembali

mengenai peran dan

tanggung jawab agar sesuai

dengan peraturan yang

berlaku. Agar tidak adanya

perbedaan tugas dan fungsi

pada masing-masing unit

Deputi SINKA dengan

peraturan yang berlaku.


APO01.03 (Memelihara Enabler Sistem Manajemen)


No Gaps Rekomendasi

1. Kebijakan terkait TI pada

Deputi SINKA tertera pada

road map reformasi BKN

tahun 2015 – 2019 yang

merupakan upaya untuk terus

melakukan pembaharuan

terhadap sistem yang berjalan

saat ini. Akan tetapi

Dalam Deputi SINKA perlu

adanya kebijakan standar

tata kelola terutama dalam

TI agar pembaharuan yang

dilakukan dapat berjalan

dan selaras dengan tujuan

dari BKN.

232

pembaharuan tersebut hanya

mengikuti alur perkembangan

zaman.


APO01.04 (Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah

Manajemen)


No Gaps Rekomendasi

1. komunikasi terkait sasaran TI

belum terkomunikasikan

secara penuh, sehingga masih

banyaknya pegawai yang

belum mengetahui arah

sasaran TI yang diinginkan.

Dikarenakan tidak adanya

komunikasi yang terbuka

antara atasan (dalam hal ini

pejabat eselon 1 dan 2)

dengan para stafnya.

Deputi SINKA perlu

mengkomunikasikan arah

tujuan dan sasaran TI

kepada seluruh pegawainya,

agar tujuan dan sasaran

yang diinginkan dapat

berjalan dengan maksimal.


APO01.05 (Mengoptimalkan Penempatan Fungsi TI)


No Gaps Rekomendasi

1. Belum adanya kebijakan atau

standar terkait evaluasi

penentuan pilihan untuk

organisasi TI. Sejauh ini

evaluasi dilakukan hanya

dalam bentuk laporan yang

dilakukan secara berkala.

Deputi SINKA perlu

melakukan evaluasi

penentuan pilihan untuk

organisasi TI dengan

mengacu pada standar tata

kelola TI yang berlaku.

Setiap bagian atau unit pada

Deputi SINKA harus

terlibat dalam

pengevaluasian ini.

233


APO01.06 (Menentukan Informasi (Data) dan Kepemilikan

Sistem)


No Gaps Rekomendasi

1. Belum adanya pedoman atau

prosedur untuk integrasi data

atau informasi yang dimiliki

pada Deputi SINKA

Deputi SINKA perlu untuk

membuat prosedur dalam

mengintegrasikan data atau

informasi yang dimiliki,

contoh Scientific Data

Management System

(SDMS) untuk data

integrity dan data

management pada lab dan

perusahaan. Agar

terciptanya data yang akurat

dan tidak ada perbedaan

yang dimiliki dari masing-

masing unit Deputi SINKA.


APO01.07 (Mengelola Perbaikan Proses yang Berkelanjutan)


No Gaps Rekomendasi


standar dalam melakukan

penilaian kapabilitas proses

yang ada pada Deputi

SINKA.

Deputi SINKA perlu

membuat kebijakan atau

standar dalam melakukan

penilaian kapabilitas proses

guna untuk memastikan

sejauh mana pencapaian

dalam meraih tujuan

organisasi, serta dapat

mengontrol dan mengelola

setiap kinerja proses yang

ada pada Deputi SINKA.

2. Dalam melakukan perbaikan

proses mengacu terhadap

road map reformasi BKN

2015-2019. Akan tetapi

masih kurangnya kesadaran

Dalam hal ini Deputi

SINKA perlu menganalisis

terkait kurangnya kesadaran

dalam pengimplementasian

perbaikan proses yang

234

untuk mengimplementasi

perbaikan proses yang sudah

diatur, sehingga belum

tercapainya tata kelola

pemerintahan yang baik

(good governance)

sudah diatur. Hasil dari

analisis tersebut harus

ditindak lanjuti demi

mencapai tata kelola

pemerintah yang baik (good

governance).


APO01.08 (Menjaga Kepatuhan Terhadap Kebijakan dan

Prosedur)


No Gaps Rekomendasi

1. Deputi SINKA belum

melakukan pelacakan dalam

mengawasi ketidakpatuhan

pegawainya, sehingga aturan

yang dibuat saat ini dirasa

tidak tegas dan terlihat

longgar.

Perlu adanya ketegasan

terkait aturan-aturan

kepatuhan yang dimiliki

pada Deputi SINKA dengan

melakukan pelacakan secara

langsung terhadap para

pegawainya. Contohnya

dalam hal ini dengan cara

monitoring atau evaluasi

yang dilakukan secara

langsung dari atasan

terhadap para pegawainya

untuk memastikan tidak

adanya pelanggaran atau

ketidakpatuhan terhadap

aturan-aturan yang dibuat.

4.7.2 Gaps dan rekomendasi proses APO07 (Manage Human Resource)

Hasil penilaian pada proses APO07 adalah 1,66 dan mencapai pada

tingkat kapabilitas level 2 (Manage process) untuk kondisi saat ini. Sedangkan

untuk kondisi yang diharapkan adalah mencapai level 3 (Established Process).

Berikut adalah penjelasan mengenai gaps dan rekomendasi yang digunakan

untuk perbaikan pada proses APO07 (Manage Human Resource).

235


APO07.01 (Mempertahankan Staf yang Kompeten dan Sesuai)


No Gaps Rekomendasi


prosedur secara tertulis

persyaratan perekrutan

pegawai. Saat ini evaluasi

persyaratan pegawai pada

Deputi SINKA baru

dilakukan dalam bentuk

laporan sebelum diadakannya

proses recruitment dan

mengacu pada proses

recruitment tahun

sebelumnya

Deputi SINKA perlu


persyaratan kepegawaian

yang terdokumentasi

dengan baik. Agar SDM

yang didapat sesuai dengan

syarat-syarat yang

dibutuhkan dan dapat

menunjang untuk mencapai

tujuan dari Deputi SINKA.


APO07.02 (Mengidentifikasi Kunci Personal TI)


No Gaps Rekomendasi

1. Masih adanya ketergantungan

terhadap salah satu individu

pada Deputi SINKA,

dikarenakan kurangnya

penyebaran pengetahuan dan

perencanaan cadangan staf

apabila terjadi permasalahan-

permasalahan yang

mengakibatkan

ketidakefektifan kinerja

Deputi SINKA.

Deputi SINKA harus


pedoman terkait

perencanaan cadangan staf

yang berguna untuk

penyelesaian sebuah

permasalahan yang terjadi

serta diperlukan penyebaran

pengetahuan agar tidak

terjadinya ketergantungan

terhadap satu individu.

236


APO07.03 (Menjaga Keterampilan dan Kompetensi Personil)


No Gaps Rekomendasi

1. Belum optimalnya antara

perencanaan karier dengan

peningkatan kemampuan dan

pengembangan kompetensi

pegawai Deputi SINKA.

Contohnya belum adanya

pengontrolan perencanaan

karier yang sesuai dan dalam

kegiatan pelatihan

pengembangan kompetensi

pegawai, hanya didasari pada

permintaan atau kebutuhan

dari sebagian pegawainya

dalam menghadapi kemajuan

teknologi yang ada.


membuat kebijakan

terhadap perencanaan karier

untuk keseluruhan

pegawainya, agar

peningkatan kemampuan

dan pengembangan

kompetensi pegawai sesuai

dengan perencanaan karier

yang sudah dibuat.


APO07.04 (Evaluasi Kinerja Karyawan)


No Gaps Rekomendasi

1. Deputi SINKA belum

melakukan pemberian

penghargaan atau reward

terhadap pegawai yang

berhasil mencapai target dari

tujuan personilnya seperti

pemberian tunjangan atau

insentif.

Deputi SINKA perlu

melakukan pemberian

penghargaan terhadap para

pegawainya yang berhasil

mencapai target dari tujuan

personil guna untuk

meningkatkan semangat

dalam kinerjanya.

237


APO07.05 (Rencana dan melacak Penggunaan TI dan

Pengelolaan Sumber Daya Manusia)


No Gaps Rekomendasi

1. Deputi SINKA sudah

melakukan pemeliharaan

terkait inventaris TI dengan

laporan yang dilakukan

sebulan sekali, akan tetapi

tidak adanya tindak lanjut

dari hasil pengecekan

tersebut.


menindaklanjuti hasil dari

pengecekan inventaris yang

dilakukan dengan cara

memproses hasil dari

pengecekan yang sudah

dilakukan.


APO07.06 (Mengelola Kontrak Staf)


No Gaps Rekomendasi

1. Belum adanya kebijakan

tertulis dalam memastikan

pengelolaan antara Deputi

SINKA dengan tenaga

kontrak. Perjanjian kontrak

yang terjadi hanya dilakukan

secara langsung oleh para

atasan.

Deputi SINKA perlu

membuat kebijakan terkait

pengelolaan kontrak staf

agar dapat ditinjau secara

berkala mengenai perjanjian

kontrak yang telah

disepakati.

4.7.3 Gaps dan rekomendasi proses BAI08 (Manage Knowledge)

Hasil penilaian pada proses BAI08 adalah 1,02 dan mencapai pada

tingkat kapabilitas level 1 (Performed process) untuk kondisi saat ini.

Sedangkan untuk kondisi yang diharapkan adalah mencapai level 2 (Managed

Process). Berikut adalah penjelasan mengenai gaps dan rekomendasi yang

digunakan untuk perbaikan pada proses BAI08 (Manage Knowledge).

238

Tabel 4.68 Gaps dan Rekomendasi proses BAI08.01

BAI08.01 (Memelihara dan Memfasilitasi Budaya Berbagi

Pengetahuan)


No Gaps Rekomendasi

1. Belum optimalnya

komunikasi pada nilai

pengetahuan yang terjadi

pada Deputi SINKA.

Dikarenakan komunikasi

penyebaran pengetahuan

yang berjalan saat ini hanya

melalui layanan pesan singkat

dan media digital.

Deputi SINKA perlu

membuat kebijakan terkait

penyebaran pengetahuan

agar terkelola dengan baik.

Contoh membuat group

discussion yang diikuti oleh

seluruh pegawainya agar

adanya proses tukar pikiran

untuk mendapatkan

kesamaan persepsi dengan

informasi atau pengetahuan

yang diperoleh


BAI08.02 (Identifikasi dan Klasifikasi Sumber Informasi)


No Gaps Rekomendasi

1. Belum adanya

pengklasifikasian informasi

dan pengetahuan yang ada

pada Deputi SINKA seperti

pemilahan jenis konten dan

sumber informasi yang

diperoleh.

Deputi SINKA harus

membuat kebijakan yang

diberlakukan terkait

pengklasifikasian jenis

konten informasi yang

diterima serta melakukan

identifikasi dari mana

sumber informasi tersebut.

Hal ini penting bagi Deputi

SINKA karena dapat

meningkatkan kerahasiaan,

ketersediaan dan keutuhan

informasi yang diperoleh.

239


BAI08.03 (Mengatur dan Mengkontekstualisasikan Informasi

Menjadi Pengetahuan)


No Gaps Rekomendasi

1. Belum adanya praktik dalam

menerbitkan repositori

pengetahuan yang bertujuan

untuk mengatur dan

mengidentifikasi hubungan

antar informasi agar menjadi

pengetahuan.

Deputi SINKA harus


diberlakukan untuk

pembuatan repository

pengetahuan yang berguna

untuk meningkatkan

investasi informasi baru

yang diperoleh. Serta dapat

melakukan identifikasi

hubungan antar informasi

agar menjadi pengetahuan

yang baru untuk kebutuhan

para stakeholder.


BAI08.04 (Menggunakan dan Berbagi Pengetahuan)


No Gaps Rekomendasi

1. Belum adanya database

pengguna pengetahuan dan

kesadaran pentingnya

pengetahuan untuk

diberlakukannya skema

pelatihan di Deputi SINKA

Deputi SINKA harus


diberlakukan mengenai

knowledge user database

atau basis data pengguna

pengetahuan yang berguna

untuk mengkategorikan

informasi sesuai dengan

kebutuhan dari para

stakeholder. Misalnya

informasi tersebut berguna

untuk pengambilan

keputusan, pembelajaran

ataupun sebagai problem

solving.

240


BAI08.5 (Mengevaluasi dan Memberhentikan Pengetahuan)


No Gaps Rekomendasi

1. Belum adanya

pengevaluasian pengguna

pengetahuan dan pengaturan

terkait pengklasifikasian

antara pengetahuan yang baru

dan yang sudah usang.

Deputi SINKA perlu


diberlakukan untuk

pengklasifikasian

pengetahuan yang tidak

terpakai agar dapat

mengidentifikasi

pengetahuan yang tidak lagi

relevan dengan kebutuhan

organisasi.

241

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil uraian yang dibahas pada bab sebelumnya terkait evaluasi

tata kelola teknologi informasi menggunakan framework COBIT 5 di Deputi

Sistem Informasi Kepegawaian BKN Pusat, berikut adalah kesimpulan yang dapat

peneliti berikan pada bab ini.

a. Dapat diketahui bahwa capability level pada proses domain APO01

(Manage the IT Management Framework) di Deputi Sistem Informasi

Kepegawaian BKN Pusat saat ini mencapai level 2 (managed process)

dengan nilai kapabilitas 1,62. Hal ini menunjukkan bahwa Deputi SINKA

telah melakukan pengelolaan (direncanakan, dimonitor dan disesuaikan)

terhadap proses APO01. Sedangkan capability level pada kondisi yang

diharapkan berada di level 3 (established process) dengan nilai kapabilitas

2,63. Hal ini menunjukkan bahwa terdapat gap sebesar 1,00 untuk mencapai

capability level yang diharapkan. Dengan demikian, untuk mencapai level

yang diharapkan, Deputi SINKA harus memenuhi semua indikator-

indikator persyaratan pada Work Products dan Generic Work Products

(WPs dan GWPs) pada level 1 seperti membuat kebijakan terkait prosedur

integritas data dan penilaian kapabilitas proses. Setelah itu, Deputi SINKA

harus melakukan hal yang sama pada level 2 untuk dapat mencapai level

yang diharapkan yakni level 3.

242

b. Pada proses APO07 (Manage Human Resource), hasil capability level yang

dicapai Deputi SINKA pada kondisi saat ini mencapai level 2 (managed

process) dengan nilai kapabilitas 1,66. Hal ini menunjukkan bahwa Deputi

SINKA telah melakukan pengelolaan (direncanakan, dimonitor dan

disesuaikan) terhadap proses APO07. Sedangkan capability level pada

kondisi yang diharapkan berada di level 3 (established process) dengan nilai

kapabilitas 2,73. Hal ini menunjukkan bahwa terdapat gap sebesar 1,07

untuk mencapai capability level yang diharapkan. Dengan demikian, Deputi

SINKA harus memenuhi indikator-indikator persyaratan WPs dan GWPs

pada level 1 seperti membuat kebijakan terkait penyebaran pengetahuan dan

rencana cadangan staf agar tidak terjadinya ketergantungan pada satu

individu. Serta perlu membuat kebijakan terkait tenaga kontrak internal agar

dapat terkelola dengan baik. Setelah itu, Deputi SINKA melakukan hal yang

sama pada level 2 untuk mencapai level yang diharapkan.

c. Pada proses BAI08 (manage knowledge), capability level yang dicapai oleh

Deputi SINKA berada pada level 1 dengan nilai kapabilitas 1,02. Hal ini

menunjukkan bahwa terdapat penerapan proses pengelolaan pengetahuan

yang telah dilakukan. Sedangkan capability level yang diharapkan berada

pada level 2 (managed process) dengan nilai kapabilitas 2,02. Hal ini

menunjukkan terdapat gap sebesar 1,00 untuk mencapai level yang

diharapkan. Dengan demikian, Deputi SINKA harus memenuhi indikator-

indikator persyaratan pada WPs dan GWPs pada level 1 seperti membuat

kebijakan terkait klarifikasi sumber informasi, penerbitan repositori

243

pengetahuan, dan aturan untuk pengetahuan yang tidak lagi terpakai.

Setelah itu, Deputi SINKA harus melakukan hal yang sama untuk dapat naik

ke level yang diharapkan.

5.2 Saran

Berdasarkan hasil analisis dan simpulan yang telah dibahas sebelumnya, maka

diajukan beberapa saran sebagai pertimbangan untuk bahan evaluasi pada Deputi

SINKA Badan Kepegawaian Negara Pusat :

a. Deputi SINKA perlu memberikan perhatian khusus terkait pengelolaan

kerangka manajemen TI terutama pada pengelolaan integritas data agar

tidak terjadinya perbedaan data antar unit BKN yang dapat memicu

permasalahan dalam menjalankan pelayanan/manajemen kepegawaian.

b. Deputi SINKA diharapkan dapat melaksanakan semua rekomendasi yang

diberikan pada proses APO01, proses APO07 dan proses BAI08.

c. Pada penelitian selanjutnya, diharapkan dapat melanjutkan penilaian ke

level selanjutnya terutama dalam melakukan penilaian pada proses APO01,

APO07 dan BAI08 dan memberikan rekomendasinya.

d. Pada penelitian selanjutnya, diharapkan dapat menggunakan framework

yang berbeda agar mendapatkan perbandingan hasil penelitian yang telah

dilakukan.

244

DAFTAR PUSTAKA

Alreemy, Z., Chang, V., Walters, R., & Wills, G. (2016). Critical Success Factors

(CSFs) for Information Technology Governance (ITG). International Journal

of Information Management, 36(6), 907–916.

https://doi.org/10.1016/j.ijinfomgt.2016.05.017

Arifin, Z. (2013). Evaluasi Pembelajaran (cetakan ke-5). Bandung: PT. Remaja

Rosdakarya.

Arikunto, S. (2010). Prosedur Penelitian. Jakarta: rineka cipta.

Arikunto, S. (2013). Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta.

Budiman, A. R. (2013). Kapita Selekta Kuesioner. Jakarta Selatan.

De Haes, S., Van Grembergen, W., & Debreceny, R. S. (2013). COBIT 5 and

Enterprise Governance of Information Technology: Building Blocks and

Research Opportunities. Journal of Information Systems, 27, 307–324.

https://doi.org/https://doi.org/10.2308/isys-50422

Debreceny, R. S. (2013). Research on IT Governance, Risk, and Value: Challenges

and Opportunities. Journal of Information Systems, 27(1), 129–135.

https://doi.org/10.2308/isys-10339

Delak, B., Majewski, G. M., & Damij, N. (2014). How to Identify Knowledge and

Evaluate Knowledge Management in Organization – Case Studies Report.

Online Journal of Applied Knowledge Management, 2(2), 162–171.

https://doi.org/10.3726/978-3-653-05249-7

Fauziyah. (2010). Pengantar Teknologi Informasi. Bandung: Muara Indah.

Gërvalla, M., Preniqi, N., & Kopacek, P. (2018). IT Infrastructure Library (ITIL)

Framework Approach to IT Governance. IFAC-PapersOnLine, 51(30), 181–

185. https://doi.org/10.1016/j.ifacol.2018.11.283

245

Gondodiyoto, S. (2007). Audit Sistem Informasi + Pendekatan COBIT. Jakarta:

Mitra Wacana Media.

Grembergen, W. (2018). Introduction to the Minitrack “IT Governance and Its

Mechanisms.” Proceedings of the 51st Hawaii International Conference on

System Sciences (HICSS18), 9, 4877–4879.

https://doi.org/10.24251/HICSS.2018.611

Guritno, S., & Rahardja, U. (2011). Theory and Application of IT Research:

Metodologi Penelitian Teknologi Informasi. Penerbit Andi.

Indrajit, E. R. (2014). Manajemen Organisasi dan Tata Kelola Teknologi Informasi.

Yogyakarta: Graha Ilmu.

ISACA. (2012). COBIT 5: Enabling processes. Isaca.

ISACA. (2012a). COBIT 5: A Business Framework for the Governance and

Management of Enterprise IT. ISACA.

ISACA, C. (2012b). Process Assessment Model. Rolling Meadows: ISACA.

ITGI. (2013). Board Briefing on IT Governance Second Edition (Second Edi). IT

Governance Institute.

Jackson, S. E., Schuler, R. S., & Jiang, K. (2014). An Aspirational Framework for

Strategic Human Resource Management. The Academy of Management

Annals, 8(1), 1–56.

Jogiyanto, H. M. (2011). Sistem Tata Kelola Teknologi Informasi, edisi I. Penerbit

Andi Yogyakarta.

Kardi. (2007). Revitalisasi Peran Pustakawan dalam Implementasi Knowledge

Management. Pusat Jasa Perpustakaan Dan Informasi, Perpusnas RI.

Khther, R. A., & Othman, M. (2013). Cobit Framework as a Guideline of Effective

it Governance in Higher Education: A Review. International Journal of

246

Information Technology Convergence and Services, 3(1), 21–29.

https://doi.org/10.5121/ijitcs.2013.3102

Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2015). Management Information Systems:

Managing the Digital Firm Plus MyMISLab with Pearson eText--Access Card

Package. Prentice Hall Press.

Mohseni, A. R., AhmadAliNezhad, M. P., & Ghasempoori, S. A. (2018). Model of

Requirements Engineering for Information Technology Governance Based on

the COBIT Framework in Public Organizations Using the REGIT Method:

Case Study: Civil Registration Organization. 2017 IEEE 4th International

Conference on Knowledge-Based Engineering and Innovation, KBEI 2017,

2018-Janua, 0999–1005. https://doi.org/10.1109/KBEI.2017.8324944

Neuman, W. L. (2011). Metode Penelitian Sosial: Pendekatan Kualitatif dan

Kuantitatif, diterj. Edina T. Sofia, PT. Index Permata Puri Media, Jakarta.

Paşaoğlu, D., & Tonus, H. Z. (2014). Strategic Importance of Human Resource

Practices on Job Satisfaction in Private Hospitals. Procedia - Social and

Behavioral Sciences, 150(2545), 394–403.

https://doi.org/10.1016/j.sbspro.2014.09.035

Sarno, R. (2009). Audit Sistem & Teknologi Informasi. Bandung: Itspress.

Sarwono, J. (2006). Metode penelitian kuantitatif dan kualitatif. Graha Ilmu.

Sedarmayanti, P. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Bumi

Aksara.

Selig, G. J. (2016). IT Governance-An Integrated Framework and Roadmap: How

to Plan, Deploy and Sustain for Improved Effectiveness. Journal of

International Technology & Information Management, 25(1), 55–76.

https://doi.org/10.23919/PICMET.2018.8481957

Subagyo, P. J. (2015). Metode Penelitian: Dalam Teori dan Praktek. Rineka Cipta.

247

Sugiyono, P. D. (2010). Metode Penelitian Pendidikan. Pendekatan Kuantitatif.

Surendro, K. (2009). Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Bandung:

Informatika.

xvi

LAMPIRAN-LAMPIRAN

xvii

Lampiran 1 Wawancara

WAWANCARA I

DEPUTI SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

Nama : Aulia Pradipta, S.Kom, M.Sc

Jabatan : Kepala Seksi Penyelesaian Permasalahan Data Kepegawaian

Tanggal : 11 Februari 2019

Keterangan :

P = Penanya

N = Narasumber

P : Apa Jabatan Bapak dalam Badan Kepegawaian Negara ?

N : Jabatan saya kepala seksi penyelesaian permasalahan data kepegawaian PNS

P : apa visi dan misi dari Badan Kepegawaian Negara ?

N : Visi dan misi BKN dapat dilihat di web bkn.go.id, selain itu juga dijabarkan

secara jelas di Renstra BKN tahun 2015-2019.

P : Terkait dengan jabatan bapak, apa tugas dan fungsi sebagai kepala seksi

penyelesaian permasalahan data kepegawaian ?

N : terkait tugas dan fungsi secara jelas sudah diatur di Peraturan Kepala (PERKA)

BKN nomor 19 tahun 2014. Di BKN terdapat sistem aplikasi yang bernama

SAPK yaitu aplikasi kepegawaian yang diakses oleh seluruh instansi

kepegawaian, pastikan ada kesalahan data di sana seperti salah input NIP dan

sebagainya, itulah yang menjadi tugas saya untuk menyelesaikan permasalahan

data tersebut. Secara tupoksi sudah diatur dalam PERKA, akan tetapi saya juga

diberi tugas seperti pengembangan sistem atau aplikasi yang sudah ada,

walaupun itu bukan merupakan bagian dari tupoksi saya.

P : Terkait struktur organisasi, adakah bagan atau struktur pada seksi bidang

penyelesaian permasalahan data kepegawaian ?

N : untuk struktur organisasi dapat dilihat secara jelas pada PERKA BKN nomor

19 tahun 2014, yang di mana bidang ini merupakan turunan dari Deputi Sistem

Informasi Kepegawaian.

P : Adakah kendala yang dihadapi oleh Deputi SINKA dalam penerapan IT di

lingkungan internal BKN ?

N : BKN itu memiliki aplikasi banyak, akan tetapi jalan sendiri-sendiri. awalnya

setiap BKD memiliki SIMPEG (Sistem Informasi Pegawai) masing-masing,

tujuan diadakannya SAPK adalah agar tiap BKD memasukan data langsung ke

SAPK. Begitu pula di BKN sendiri, tiap unit masih memiliki aplikasi masing-

masing yang tidak saling terintegrasi sehingga dapat memicu terjadinya

xviii

kesalahan data yang mengakibatkan terganggunya dalam melakukan pelayanan

kepegawaian seperti kenaikan pangkat, mutasi, pensiun dan sebagainya. Karena

tidak terintegrasi sebagai contoh dia sudah update data ke unit A tapi di unit B

tidak terupdate padahal satu BKN, akibat tidak terintegrasi antar aplikasi pada

masing-masing unit mengakibatkan perbedaan data. Jika mau naik pangkat harus

mengirim data lagi, seharusnya unit yang mengurusi proses tersebut sudah

mempunyai data tetapi mengapa harus meminta data lagi ? hal ini juga

menyebabkan penambahan biaya/cost seperti maintenance dll.

P : Sampai saat ini, bagaimana penerapan IT dalam BKN ? apakah sudah optimal

untuk mendukung visi dan misi BKN ?

N : Belum optimal masih banyaknya kendala yang terjadi, seperti yang sudah saya

jelaskan tadi masih banyaknya data yang tidak terupdate karena sistem yang

dimiliki tidak saling terintegrasi.

P : Lalu adakah permasalahan lainnya yang dihadapi oleh BKN dalam penerapan

IT ?

N : Tidak ada perencanaan dalam pembuatan aplikasi nasional, sebagai contohnya

aplikasi yang terjadi pada SCCN yang awalnya belum ada perencanaan

perkembangan dan tiba-tiba ada menyebabkan aplikasinya menjadi lambat atau

tidak bisa diakses akibat tidak terdukungnya infrastruktur, padahal jika sudah

ada tata kelola seharusnya dari awal sudah ada perencanaan awal untuk

mengantisipasi itu semua.

P : Apakah di BKN sudah pernah dilakukannya audit TI ?

N : Sudah pernah namun belum ada dokumentasi dari hasil audit tersebut.

P : Terkait dengan Database BKN, apakah sudah aman dari ancaman cybercrime

misalnya ?

N : sudah aman, kalau dari cybercrime dari luar sudah aman, kalau dari internal

kita sudah memberikan lock, kasih password, jadi kalau yang tidak punya lock

tidak bisa mengakses, firewall ada, fortinet ada, semuanya aman.

P : Infrastruktur IT bagaimana pak ?

N : Terkait infrastruktur ada semua, dari database server, domain antipublic,

keamanannya sendiri sudah ada firewall, jaringan sendiri pun sudah ada, dari

jaringan vpn, jaringan intranet ada semua. Yang tidak ada sms gateway akan

tetapi sedang dibuat untuk hal itu.

P : Ekspektasi dari bidang TI sendiri apa harapannya ?

xix

N : Harapannya ke depannya sudah single sign on, kita kan sudah ada program ICT

sampai tahun 2025 yang seluruh sistem informasi BKN terintegrasi menjadi

satu, tiap unit untuk membuat dan pengembangan aplikasi menggunakan satu

framework, pengembangnya satu, dokumentasinya jelas, database-nya satu dari

sini, semua IT staff di sini, karena keadaannya sekarang staff IT nya menyebar

ke tiap unit sehingga menyebabkan unit IT di sini tidak terlalu terpakai.

xx

WAWANCARA II

DEPUTI SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

Nama : Aulia Pradipta, S.Kom, M.Sc

Jabatan : Kepala Seksi Penyelesaian Permasalahan Data Kepegawaian

Tanggal : 26 Februari 2019

Keterangan :

P = Penanya

N = Narasumber

P : Apakah sebelumnya di Deputi SINKA sudah pernah dilakukan tata kelola TI ?

N : dari segi kebijakan belum adanya kebijakan tata kelola walaupun sudah diatur

dalam perkominfo, karena dari dulu belum ada tata kelolanya jadi kerjanya

seperti auto pilot.

P : Apakah ada perencanaan ke depannya untuk divisi TI sendiri pak ?

N : Rencana dari divisi IT untuk ke depannya belum ada dalam mencapai tujuan-

tujuan dari organisasi. Yang ada hanya melihat tahun depan ingin seperti apa

karena menyesuaikan anggaran yang ada tetapi belum ada rancangan untuk

melihat 5 tahun ke depan itu ingin seperti apa atau inovasi seperti apa yang ingin

dicapai untuk mendukung tujuan dari BKN, sebelumnya sudah ada inovasi

mengenai mobile apps tetapi itu rancangan dari tahun kemarin dan sampai

sekarang masih belum terealisasi.

P : terkait dengan SDM yang ada di Deputi SINKA apakah sudah sesuai dengan

kebutuhan pak ?

N : kalau dari segi kuantitas sebenarnya sudah banyak, akan tetapi dari segi

kualitasnya sendiri dirasa masih kurang.

P : Mengapa bapak bisa menilai SDM dari segi kualitasnya kurang ?

N : karena pernah terjadi pimpinan di sini bukan dari bidang IT, jadi si pimpinan

tidak tahu perencanaan yang harus diambil ke depannya seperti apa, dan dari

bawah juga tidak bisa mengambil keputusan perencanaan karena keputusan

sepenuhnya itu ada di tangan pimpinan. Pimpinan masih tidak sesuai dengan

bidangnya, contoh jika di bidang TI yang pimpinannya kosong, maka ada

pemilihan pimpinan tanpa ada aturannya yang mengatur pimpinan yang sesuai

dengan bidangnya. Sehingga tidak mengeluarkan inovasi apa-apa, inovasi hanya

ikut dari bawah.

P : apakah ada kebijakan untuk kualifikasi perekrutan pegawai ?

N : Masalah recruitment aneh, ada serangkaian tes tapi selanjutnya dipilih oleh

pimpinan. Jadi untuk aturannya kualifikasi pegawainya ditentukan oleh

xxi

pimpinan masing-masing. Biasanya mereka mengacu pada analisis beban kerja

dan analisis jabatan yang diperlukan. Akan tetapi hal inilah yang menyebabkan

adanya penempatan SDM yang tidak sesuai dengan bidang atau lini kerjanya

Contohnya di divisi IT sendiri, di dalamnya terdapat orang-orang yang bukan

bidang IT sehingga mereka tidak tahu apa yang mesti dikerjakan di divisi

tersebut. Sebaliknya di divisi lain ada beberapa orang yang ahli IT padahal divisi

tersebut tidak membutuhkan orang-orang IT. Hal ini bisa mengakibatkan tidak

tercapainya rencana pertumbuhan atau perkembangan SDM yang ada di BKN.

P : Apakah tidak ada pelatihan terkait TI untuk meningkatkan kualitas SDM

tersebut ?

N : untuk pelatihan sebenarnya sudah ada, jika ada teknologi baru dan kita belum

mengerti maka akan diadakannya pelatihan yang biasanya dilakukan 2 pelatihan

dalam setahun, itu untuk menambahkan kompetensi dari masing-masing SDM.

Akan tetapi rencana pertumbuhan kariernya yang belum ada. Jadi untuk

pengembangan SDM sudah dilakukan tapi belum maksimal, bahkan bisa

dibilang belum dilakukan.

P : lalu dalam melaksanakan tugas dan fungsi dari deputi SINKA itu sendiri

bagaimana pak ?

N : sebenarnya sedikit ada perbedaan dalam melaksanakan tupoksi yang sudah

diatur dengan fakta yang ada di lapangan. misalnya antara direktorat pengelolaan

data dengan pengembangan aplikasi hampir sama dalam melaksanakan tugas. ke

depan ingin merubah semuanya termasuk unit kerja dengan tupoksinya,

perubahan itu terkendala dengan persetujuan kementerian lain, karena kebijakan

dari pemerintah seperti itu. Masih banyak yang tumpah tindih di tupoksinya.

Harapannya ingin bekerja seperti auto pilot tetapi tidak bisa dikarenakan kurang

efisien, masih tumpang tindih, bahkan adanya persaingan juga antar pimpinan.

Menjadi tidak optimalnya dalam sistem pelayanan kepegawaiannya.

P : lalu menurut bapak adakah permasalahan lain terkait kualitas SDM di Deputi

SINKA ?

N : kurangnya pengelolaan pengetahuan yang dimiliki saat ini.

P : Bagaimana maksudnya dengan kurangnya pengelolaan pengetahuan yang

dimiliki pak ?

N : jadi seperti ini mas, BKN itu terkait kepegawaian, ilmu yang terkait mengenai

kepegawaian banyak, sebagai contoh banyak pegawai yang expert di salah satu

bidang, ketika pensiun atau pindah pengetahuannya banyak yang terbawa oleh

dia. Ketika ada yang mengganti pegawai tersebut harus belajar terlebih dahulu.

P : Lalu apakah hal itu dapat menghambat proses kinerja dari Deputi SINKA ?

xxii

N : Proses kinerja dari BKN tetap berjalan seperti biasa hanya saja proses kinerja

menjadi semakin lambat. Bisa jadi mendapat masalah di kemudian hari, contoh

dalam penyelesaian masalah yang sama akan menjadi semakin lama antara

pegawai yang pensiun dengan pegawai yang baru. Akibat tidak terkelolanya

pengetahuan produktivitas pada pegawai atau karyawan menjadi menurun.

Deputi baru ganti dari luar, deputi yang baru ini harus belajar budaya seperti apa,

permasalahan dan penyelesaian yang sebelumnya seperti apa, perencanaan bisa

saja berbeda dengan yang lain, atau perencanaannya sama dengan sebelumnya,

apalagi kalau bukan bidang IT akan menjadi lebih besar lagi.

xxiii

Lampiran 2 Kuesioner Penelitian

KUESIONER I

Analisa tingkat kematangan pada proses APO01 (Manage the IT


Di Deputi Sistem Informasi Kepegawaian

Badan Kepegawaian Negara (BKN) Pusat

Kuesioner ini merupakan bagian dari penelitian mahasiswa Program Studi Sistem

Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta, yang bertujuan untuk memperoleh data dari para staff

Deputi Sistem Informasi Kepegawaian BKN Pusat sebagai pihak terkait

khususnya bagian yang termasuk pada RACI COBIT 5.0 dalam APO01 Manage

the IT Management Framework

Kuesioner ini dikembangkan untuk mengetahui tingkat kematangan pada proses

pengelolaan data baik untuk kondisi yang saat ini (as is), maupun kondisi yang

diharapkan (to be), yang selanjutnya dapat dijadikan dasar yang cukup untuk

identifikasi prioritas peningkatan (improvement) pada proses pengelolaan

konfigurasi.

Untuk mempermudah responden menjawab, kuisioner ini didesain dalam format

pilihan ganda, yang terdiri dari beberapa pertanyaan. Pertanyaan-pertanyaan

dikelompokkan menurut atribut kematangan, dan pada setiap pertanyaan

memiliki 2 (dua) jawaban yang masing-masing mewakili kondisi terkini dan

kondisi yang diharapkan. Masing-masing pertanyaan mempunyai 6 (enam)

pilihan jawaban yang menunjukkan tingkat kematangan terhadap atribut tertentu

pada proses pengelolaan konfigurasi. Pilihan tersebut dari a sampai f secara

berturut-turut mempresentasikan tingkat kematangan yang semakin meningkat

terhadap suatu atribut pada proses Manage the IT Management Framework, di

mana

a. Level 0 (Incomplete Process yaitu, tidak adanya proses);

b. Level 1 (Performed Process yaitu, adanya proses yang mencapai

tujuannya);

c. Level 2 (Manage Process yaitu, proses sebelumnya (Performed Process)

sekarang dilaksanakan secara terkelola (direncanakan, diamati dan

disesuaikan) );

d. Level 3 (Established Process yaitu, proses sebelumnya (Managed

Process) sekarang dilaksanakan menggunakan proses yang telah

didefinisikan);

e. Level 4 (Predictable Process yaitu, proses sebelumnya (Established

Process) sekarang beroperasi dalam batasan yang ditentukan);

f. Level 5 (Optimizing Process yaitu, proses sebelumnya (Predictable

Process) sekarang terus ditingkatkan untuk memenuhi sasaran bisnis saat

ini dan yang diproyeksikan relevan).

Pada kolom “jawaban”, responden dapat memilih satu jawaban yang dianggap

paling bisa mewakili kondisi tingkat kematangan baik kondisi saat ini maupun

kondisi yang diharapkan, terkait dengan atribut kematangan tertentu dalam

proses pengelolaan data dengan memberikan tanda (√) pada tempat yang tersedia.

Dengan mengetahui posisi tingkat kematangan selanjutnya akan dilakukan

xxiv

analisis yang diharapkan dapat menjadi dasar dalam pendefinisian rancangan

solusi untuk perbaikan dalam proses pengelolaan konfigurasi.

Untuk kebutuhan di atas kiranya Bapak/Ibu sebagai responden dapat memberikan

pilihan maupun opininya sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang

diberikan dalam kuesioner ini untuk kemudian dapat kami olah dalam penelitian

ini.

Nama Responden

Jabatan Responden

Unit/Bidang/Subbid

APO01.01 (Menetapkan Struktur Organisasi)

No. Aktivitas Proses Saat Ini (As is) Yang diharapkan (To

be)

a b c d e f a b c d e F

1

Proses pendefinisian ruang

lingkup, fungsi , peran

internal maupun eksternal,

di BKN

2 Proses identifikasi

keputusan yang diperlukan

terkait hasil pencapaian

lembaga dan strategi TI

3 Membangun keterlibatan

stakeholder dalam

pengambilan keputusan

4 Penyelarasan antara

organisasi TI dengan

model organisasi arsitektur

enterprise

5 Pendefinisian fokus, peran

dan tanggung jawab dari

masing-masing fungsi

dalam struktur organisasi

TI

6

Pendefinisian struktur

manajemen dan

hubungannya untuk

mendukung fungsi dan

peran manajemen dan

pelaksanaan yang sejalan

dengan arahan tata kelola

yang ditetapkan


strategi TI (IT Strategy

Committee) (atau yang

setara) di tingkat dewan

untuk memastikan bahwa

xxv


be)

a b c d e f a b c d e F tata kelola TI sebagai

bagian dari lembaga.


pengarah TI (IT Steering

Committee) (atau yang

setara) yang terdiri dari

eksekutif, bisnis dan

manajemen TI untuk

menentukan program

investasi TI.

9 Penyediaan pedoman untuk

setiap struktur manajemen

(termasuk mandat, tujuan,

peserta pertemuan,

pemilihan waktu,

pelacakan, supervise dan

pengawasan).

10 Menetapkan aturan dasar

untuk kebutuhan

komunikasi seperti

komunikasi bottom-up,

top-down dan horizontal.

11

Membentuk dan

pemeliharaan struktur

koordinasi, komunikasi

dan penghubung yang

optimal antara bisnis dan

fungsi TI dalam lembaga.

12 Secara teratur

memverifikasi kecukupan

dan keefektivitasan

struktur organisasi.

APO01.02 (Membentuk Peran dan Tanggung Jawab)


be)

a b c d e f a b c d e f

1 Menetapkan, menyetujui

dan mengkomunikasikan

peran dan tanggung jawab

yang berkaitan dengan TI

untuk semua personil dalam

lembaga.

2 Mempertimbangkan

persyaratan dari perusahaan

dan kontinuitas layanan TI

xxvi


be)

a b c d e f a b c d e f ketika mendefinisikan

peran.

3 Memberikan masukan untuk

proses kontinuitas layanan

TI dengan memelihara

informasi kontak yang up-

to-date dan deskripsi peran dalam

lembaga.

4

Memasukkan peran dan

tanggung jawab tentang

kepatuhan pada kebijakan

manajemen dan prosedur,

kode etik serta praktik

profesional.

5 Penerapan praktek-praktek

pengawasan yang memadai

untuk memastikan bahwa

peran dan tanggung jawab

itu dilakukan dengan benar.

6 Memastikan bahwa

akuntabilitas didefinisikan

melalui peran dan tanggung

jawab.

7 Struktur peran dan tanggung

jawab untuk mengurangi

kemungkinan peran tunggal

saat mengkompromikan

proses yang kritis.

APO01.03 (Memelihara Enabler Sistem Manajemen)


be)


1 Memperoleh pemahaman

tentang visi lembaga, arah

dan strategi.

2 Mempertimbangkan

lingkungan internal

perusahaan, termasuk

manajemen budaya dan

filosofi, toleransi risiko,

keamanan, kode etik, dan

akuntabilitas.

3 Memperoleh dan

mengintegrasi prinsip-

xxvii


be)

a b c d e f a b c d e f prinsip TI dengan prinsip-

prinsip bisnis.

4 Menyelaraskan lingkungan

pengendalian TI dengan

keseluruhan lingkungan

kebijakan TI

5 Menyelaraskan dengan

standar tata kelola dan

manajemen nasional dan

internasional yang berlaku

saat ini.

6 Membuat serangkaian

kebijakan untuk

mengarahkan harapan

kontrol TI pada topik-topik

utama yang relevan seperti

kualitas, keamanan

kerahasiaan dan penggunaan

aset TI.

7 Mengevaluasi dan

memperbarui kebijakan

setidaknya tahunan untuk

mengakomodasi perubahan

operasi atau lingkungan

bisnis.

8 Membangun dan

menegakkan kebijakan TI

kepada semua staf yang

relevan.

9 Memastikan ada prosedur

untuk melacak kepatuhan

terhadap kebijakan dan

menentukan konsekuensi

dari ketidakpatuhan.

APO01.04 (Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Manajemen)


be)


1 Komunikasi yang

berkelanjutan tentang

tujuan dan arah TI.

2 Memastikan bahwa

informasi yang

dikomunikasikan

xxviii


be)

a b c d e f a b c d e f mencakup misi yang secara

jelas diartikulasikan.

3 Menyediakan sumber daya

yang memadai dan terampil

untuk mendukung proses

komunikasi.

APO01.05 (Mengoptimalkan Penempatan Fungsi IT)


be)


1 Memahami konteks untuk

penempatan fungsi TI,

termasuk penilaian

terhadap strategi

perusahaan dan model

operasi.

2 mengidentifikasi,

mengevaluasi dan

memprioritaskan pilihan

untuk penempatan

organisasi, sumber dan

model operasi.

3 mendefinisikan

penempatan fungsi TI.

APO01.06 (Menentukan Informasi (Data) dan Kepemilikan Sistem)


be)


1 Memberikan kebijakan dan

pedoman untuk

memastikan klasifikasi

ragam informasi (data)

perusahaan yang sesuai dan

konsisten.

2

Menetapkan, memelihara

dan menyediakan alat-alat

yang tepat serta teknik dan

pedoman yang sesuai untuk

memberikan keamanan dan

kontrol yang efektif atas

informasi dan sistem

informasi yang

berkolaborasi dengan

pemilik.

xxix


be)


3 Membuat dan memelihara

persediaan informasi

(sistem dan data) termasuk

daftar pemilik, petugas

(custodian) dan klasifikasi.

4 menetapkan dan

menerapkan prosedur

untuk memastikan

integritas dan konsistensi

dari semua informasi yang

tersimpan dalam bentuk

elektronik seperti database,

gudang data dan arsip data.

APO01.07 (Mengelola Perbaikan Proses yang Berkelanjutan)


be)


1

Mengidentifikasi proses

bisnis-kritikal berdasarkan

kinerja dan kesesuaian

driver serta risiko terkait.

2 Menerapkan perbaikan yang

disepakati dan beroperasi

sebagai praktik bisnis yang

normal.

3 Mempertimbangkan cara-

cara untuk meningkatkan

efisiensi dan efektivitas.

4 Menerapkan praktek

manajemen mutu (quality

management) untuk

memperbarui proses.

5 Melakukan pembaruan

terhadap proses yang sudah

usang, komponen proses

atau enabler.

APO01.08 (Menjaga Kepatuhan Terhadap Kebijakan dan Prosedur)


be)


1 Melakukan pelacakan

kepatuhan terhadap

kebijakan dan prosedur.

xxx


be)


2 Menganalisis

ketidakpatuhan dan


tepat (mencakup perubahan

kebutuhan).

3 mengintegrasi kinerja dan

kepatuhan dalam tujuan

kinerja anggota staff

individu.

4 Melakukan penilaian

secara rutin terhadap

kinerja kerangka kerja dan


tepat.

5 menganalisis dalam kinerja

dan kepatuhan dan


tepat.

xxxi

KUESIONER II

Analisa tingkat kematangan pada proses APO07 (Manage Human Resource)







khususnya bagian yang termasuk pada RACI COBIT 5.0 dalam APO07 Manage

Human Resource





konfigurasi.









terhadap suatu atribut pada proses Manage Human Resource, di mana



tujuannya);



disesuaikan) );



didefinisikan);













xxxii




ini.

Nama Responden

Jabatan Responden

Unit/Bidang/Subbid

APO07.01 (Mempertahankan Staf yang Kompeten dan Sesuai)


be)


1 Mengevaluasi kebutuhan

staf untuk mendukung

tujuan dan sasaran

lembaga.

2 Memelihara proses

perekrutan yang sejalan

dengan kebijakan dan

prosedur perusahaan

secara keseluruhan.

3 Menyertakan

pemeriksaan latar

belakang dalam proses

perekrutan karyawan.

4 Menetapkan pengaturan

sumber daya yang

fleksibel untuk

mendukung perubahan

kebutuhan bisnis.

5 Memastikan adanya

pelatihan untuk

mengurangi

ketergantungan pada satu

orang.

APO07.02 (Mengidentifikasi Kunci Personal TI)


be)


1 Meminimalkan

ketergantungan satu

individu dalam

xxxiii


be)


melakukan suatu fungsi

pekerjaan.

2 Pemberian waktu

minimum liburan untuk

individu kunci (key

individuals).

3 Pengambilan tindakan

mengenai perubahan

pekerjaan, terutama

penghentian pekerjaan.

4 perencanaan dalam

pengujian staf cadangan

secara teratur.

APO07.03 (Menjaga Keterampilan dan Kompetensi Personil)


be)


1

Menetapkan

keterampilan dan


internal dan eksternal

yang diperlukan saat ini

untuk mencapai tujuan

perusahaan.

2 Memberikan perencanaan

karier dan pengembangan

profesional untuk

mendorong

pengembangan

kompetensi, peluang

untuk kemajuan pribadi

dan mengurangi

ketergantungan pada

individu-individu kunci.

3 Menyediakan akses

repository pengetahuan

untuk pengembangan

keterampilan dan

kompetensi.

4 Mengidentifikasi

kesenjangan antara yang

xxxiv


be)


dibutuhkan dengan

keterampilan yang

tersedia, serta

pengembangan rencana

aksi untuk mengatasinya

secara individual dan

kolektif seperti pelatihan,

perekruktan, pemindahan

dan strategi perubahan

sumber daya.

5 Mengembangkan dan

memberikan program-

program pelatihan pada

perusahaan seperti

pengetahuan perusahaan,

pengendalian internal,

kode etik dan keamanan.

6 Melakukan tinjauan

(review) berkala untuk

menilai perubahan

keterampilan dan


internal dan eksternal.

7 Meninjau materi dan

program pelatihan secara

teratur untuk memastikan

perubahan kebutuhan

perusahaan dan

dampaknya pada

pengetahuan,

keterampilan dan

kemampuan yang

diperlukan.

APO07.04 (Evaluasi Kinerja Karyawan)


be)


1 Mempertimbangkan

tujuan lembaga sebagai

konteks untuk menetapkan

tujuan individu.

xxxv


be)


2 Menetapkan tujuan

individu yang selaras

dengan tujuan TI dan

tujuan perusahaan.

3 Menyusun evaluasi hasil

kinerja karyawan.

4 Menerapkan dan

mengkomunikasikan

tentang proses disiplin.

5 Memberikan instruksi

khusus untuk penggunaan

dan penyimpan informasi

pribadi dalam proses

evaluasi.

6 Memberikan feedback

tepat waktu mengenai

kinerja karyawan.

7 Memberikan penghargaan

terhadap pengembangan

kompetensi dan

pencapaian keberhasilan

tujuan kinerja yang

diterapkan secara

konsisten dan sejalan

dengan kebijakan

organisasi.

8 mengembangkan rencana

peningkatan kinerja

berdasarkan hasil dari

proses evaluasi dan

pelatihan.

APO07.05 (Rencana dan Melacak Penggunaan TI dan Pengelolaan Sumber

Daya Manusia)


be)


1 Membuat dan

memelihara inventaris

bisnis dan sumber daya

manusia TI.

xxxvi


be)


2 Pemahaman dalam

memenuhi kebutuhan

saat ini dan masa depan

untuk sumber daya

manusia yang

mendukung tercapainya

tujuan TI.

3

Mengidentifikasi

kekurangan dan

memberikan

masukan/saran ke dalam

rencana pengadaan

(sourcing) serta proses

rekrutmen lembaga dan

TI.

4 Memelihara informasi

yang memadai mengenai

waktu yang dikerjakan

untuk berbagai tugas,

layanan atau proyek.

APO07.06 (Mengelola Kontrak Staf)


be)


1 Menerapkan kebijakan

dan prosedur dalam

melakukan suatu

pekerjaan.

2 Memperoleh persetujuan

resmi dari kontraktor

pada saat dimulainya

kontrak bahwa mereka

diwajibkan untuk

memenuhi kerangka

kontrol TI perusahaan,

seperti kebijakan untuk

izin keamanan, kontrol

akses fisik dan logis,

penggunaan fasilitas, dan

kerahasiaan informasi.

3 Menyarankan kepada

kontraktor bahwa

xxxvii


be)


manajemen berhak untuk

memantau dan

memeriksa semua

penggunaan sumber daya

TI, termasuk email,

komunikasi suara, dan

semua program file data.

4 Memberikan definisi

yang jelas antara peran

dan tanggung jawab

kontraktor.

5 Meninjau pekerjaan

kontraktor dan dasar

persetujuan pembayaran

pada hasil kerja.

6 Menetapkan semua

pekerjaan yang

dilakukan oleh pihak

eksternal dalam kontrak

formal.


berkala untuk

memastikan kontrak

telah disepakati.


berkala untuk

memastikan bahwa peran

dan hak akses kontraktor

sesuai dan sejalan

dengan perjanjian.

xxxviii

KUESIONER III

Analisa tingkat kematangan pada proses BAI08 (Manage Knowledge)







khususnya bagian yang termasuk pada RACI COBIT 5.0 dalam BAI08 Manage

Knowledge





konfigurasi.









terhadap suatu atribut pada proses Manage Knowledge, di mana.



tujuannya);



disesuaikan) );



didefinisikan);













xxxix




ini.

Nama Responden

Jabatan Responden

Unit/Bidang/Subbid

BAI8.01 (Memelihara dan Memfasilitasi Budaya Berbagi Pengetahuan)


be)


1 Mengkomunikasikan nilai

pengetahuan secara

proaktif untuk mendorong

penciptaan, penggunaan,

penggunaan kembali (re-

use) dan berbagi (sharing)

pengetahuan.

2 Menggiatkan perilaku

sharing dan transfer

pengetahuan dengan

mengidentifikasi dan

meningkatkan faktor

inovasi.

3 Menciptakan lingkungan,

alat, dan artifak yang

mendukung sharing dan

transfer pengetahuan.

4 Mencantumkan praktik

manajemen pengetahuan

ke dalam proses TI

lainnya.

5 Menetapkan ekspektasi

manajemen dan

menunjukkan sikap yang

tepat terkait kegunaan

pengetahuan dan

kebutuhan untuk berbagi

pengetahuan perusahaan.

xl

BAI08.02 (Identifikasi dan Klasifikasi Sumber Informasi)


be)


1 Mengidentifikasi

pengguna pengetahuan

potensial, termasuk

pemilik informasi yang

mungkin perlu

berkontribusi dan

menyetujui pengetahuan.

2 Mempertimbangkan jenis

konten (prosedur, proses,

struktur, konsep,

kebijakan, aturan, fakta,

klasifikasi), artifak

(dokumen, catatan, video,

suara), dan informasi yang

terstruktur dan tidak

terstruktur (ahli, media

sosial, email, pesan suara,

RSS feed).

3 Mengklasifikasikan

sumber informasi

berdasarkan skema

klasifikasi konten.

4 Mengumpulkan, dan

memvalidasi sumber


kriteria validasi informasi.

BAI08.03 (Mengatur dan Mengkontekstualisasikan Informasi menjadi

Pengetahuan)


be)


1 Mengidentifikasi atribut

yang dibagikan dan

dicocokkan dengan

sumber informasi.

2 Menciptakan tampilan

untuk set data terkait,

dengan

mempertimbangkan

xli


be)


persyaratan stakeholder

dan organisasi.

3 Merancang dan

melaksanakan skema

untuk mengelola

pengetahuan tidak

terstruktur yang tidak

tersedia melalui sumber

formal (mis., pengetahuan

pakar).

4 Menerbitkan dan

membuat pengetahuan

dapat diakses oleh para

stakeholder terkait,

berdasarkan peran dan

mekanisme akses.

BAI08.04 (Menggunakan dan Berbagi Pengetahuan)


be)


1 Mengidentifikasi

pengguna pengetahuan

potensial dengan

klasifikasi pengetahuan.

2 Mentransfer pengetahuan

ke pengguna berdasarkan

analisis kesenjangan

kebutuhan dan teknik

pembelajaran serta alat

akses yang efektif.

3 Mendidik dan melatih

pengguna tentang

pengetahuan yang

tersedia, akses ke

pengetahuan dan

penggunaan alat akses

pengetahuan.

xlii

BAI08.05 (Mengevaluasi dan Memberhentikan Pengetahuan)


be)


1 Mengidentifikasi

informasi terkait yang

tidak lagi relevan dengan

persyaratan pengetahuan

perusahaan.

2 Menetapkan aturan untuk

memberhentikan

pengetahuan yang sesuai

xxxvi

Lampiran 3 PERKA BKN nomor 19 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara

Lampiran 4 Renstra BKN tahun 2015-2019

Lampiran 5 Peraturan BKN Nomor 13 tahun 2018

tentang Pedoman Pengawasan di Lingkungan Badan

Kepegawaian Negara

Lampiran 6 PERKA BKN nomor 16 tahun 2016 tentang

Road Map Reformasi Birokrasi BKN 2015-2019

xxxvii

Lampiran 7 PERKA BKN nomor 14 tahun 2011 tentang

Pedoman Pengembangan Database PNS

Lampiran 8 Manual Book Sistem Pendataan Ulang PNS

Elektronik (e-pupns)

Lampiran 9 PERKA BKN nomor 21 tahun 2010 tentang ketentuan pelaksanaan PP nomor 35 tahun 2010 tentang

disiplin PNS

Lampiran 10 Lembar Indikator Kinerja Utama (IKU)

Badan Kepegawaian Negara

xxxviii

Lampiran 11 Lembar Rencana Aksi Badan Kepegawaian

Negara

Lampiran 12 Sistematika Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Badan Kepegawaian Negara

xxxix

Lampiran 13 Dokumen Rencana Tahunan Kebutuhan Pengembangan Diri Badan Kepegawaian Negara

Lampiran 14 Dokumen Analisis Beban Kerja Badan

Kepegawaian Negara

Lampiran 15 Dokumen Peta Jabatan Badan Kepegawaian

Negara

xl

Lampiran 16 Dokumen Kebutuhan Pengembangan

Kapasitas dan Kapabilitas PNS Badan Kepegawaian

Negara

Lampiran 17 Dokumen Daftar Susunan Pengembangan

PNS (DSP PNS)

Lampiran 18 Dokumen Sasaran Kerja Pegawai (SKP)

Badan Kepegawaian Negara Lampiran 19 Dokumen Peta Potensi Pegawai Negeri

Sipil (PNS)

xli

Lampiran 20 Dokumen Rencana Pengembangan Karier Pegawai Negeri Sipil

xlii

Lampiran 21 Surat Permohonan Data/Riset

xliii

Lampiran 22 Surat Keterangan Bimbingan Skripsi

EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI...

Documents

Transcript of EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI...