CARA SEKRETARIS BERKOMUNIKASI YANG EFEKTIF MELALUI TELEPON 06.29 |

A.    Pendahuluan

Salah satu tugas seorang sekretaris adalah berkomunikasi melalui telepon. Seorang

sekretaris harus ramah terhadap pelanggan supaya mendapatkan kesan yang baik bagi pelanggan.

Kesan yang baik terhadap suatu perusahaan didapatkan dari bagaimana seseorang

customer/pelanggan mendapatkan perlakuan atau pelayanan dari tiap-tiap anggota perusahaan

tersebut dalam berbagai kesempatan. Penampilan yang menarik, tanggapan, atau sikap tubuh

yang positif sangat berpengaruh dalam menggambarkan keadaan suatu perusahaan.

Bila seorang sekretaris menyapa seorang tamu, kesan yang mereka dapatkan dengan

mudah diperoleh melalui sikap tubuh, sopan santun, dan penampilan kita. Tidak demikian bila

kita mempergunakan telepon untuk berkomunikasi. Wujud fisik atau penampilan kita tidak

terlihat. Kesan si penelepon terhadap kita khususnya, dan perusahaan pada umumnya, semata-

mata didapat dari suara, apakah riang, penuh perhatian, atau membosankan, menyakitkan. Suara

yang dipancarkan sekretaris pancarkan dapat menciptakan lukisan atau image yang sangat luas,

baik tentang sekretaris maupun perusahaan yang dibawa.

B.     Menciptakan Kesan yang Baik dengan Telepon

Kesan yang timbul dari suara dalam telepon sangat luas. Kepribadian seseorang akan jelas

tercermin dari bagaimana ia mengatakan sesuatu. Untuk itu, apabila dalam menelepon suara

harus terlihat menyenangkan, ramah tamah, bersahabat, dan penuh perhatian seperti halnya

bertemu langsung dengan penelepon. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam berbicara

mengguanakan telepon, yaitu:

1.      Telepon yang berdering pada saat sibuk kerap membuat jengkel. Jangan biarkan emosi yang

bicara, terimalah telepon dengan tenang.

2.      Berikanlah perhatian sepenuhnya pada saat anda mengangkat telepon.

3.      Jangan menerima telepon sambil berbicara dengan orang ketiga ataupun sambil merokok,bahkan

makan.

4.      Biasakan selalu tersenyum pada saat menelepon, karena itu membuat kesan lebih ramah dan

sopan.

5.      Bicaralah dengan gaya bicara yang wajar.

6.      Berbicaralah dengan kecepatan normal, langsung dihadapan transmitter.

7.      Berhati-hatilah dalam berbicara, agar nada kesal, tidak sabar tidak kentara pada suara.

8.      Pergunakan kalimat yang jelas dan sistematis.

C.     Cara Menerima Telepon

Ada beberapa cara yang harus dilakukan dalam menerima telepon, yaitu :

1.      Segeralah mengangkat telepon apabila telepon berdering.

Bersikap bijaksana untuk selalu menganggap bahwa semua telepon yang masuk adalah

penting. Usahakan tidak membiarkan telepon berdering terlalu lama sebab telepon yang terus

menerus berdering akan menjadi sumber suara yang bising dan dapat mengganggu ketenangan

pimpinan.

2.      Sekretaris harus siap mencatat segala sesuatu yang perlu dari pembicaraan telepon itu.

Gerakan kedua tangan harus spontan dan sinkron, tangan kiri untuk mengangkat telepon dan

tangan kanan mengambil bolpen/pensil untuk mencatat.

3.      Identifikasi diri

Apabila ada telepon langsung dari luar perusahaan, maka sebutkan nama perusahaan, nama

pimpinan atau nama perusahaan. Apabila telepon merupakan sambungan dari operator, sebutkan

nama departemen/bagian atau nama anda, dan jangan lupa beri salam.

4.      Tanyakan Identitas penelepon

Biasanya seseorang yang menelepon langsung menanyakan orang yang ingin ditemui. Sekretaris

harus menanyakan identitas penelepon. Apabila penelepon sudah menyebutkan namanya, tulis

supaya tidak lupa dan membuat anda harus bertanya lagi.

5.      Memilih telepon yang masuk

Apabila penelepon ingin berbicara dengan pimpinan, tanyakan maksudnya terlebih dahulu.

Pimpinan mungkin meminta agar sekretaris pandai menyaring semua telepon yang masuk. Untuk

dapat mengurangi kesibukan pimpinan dalam menerima telepon, sekretaris harus dapat memilih

siapa yang harus diterima oleh pimpinan, dan mana yang dapat ditangani oleh pejabat

dibawahnya.

6.      Mengakhiri telepon masuk

Tutuplah pembicaraan dengan kalimat yang sopan. Akhiri pembicaraan dengan permintaan maaf,

tetapi biarkan penelepon yang menutup gagang telepon terlebih dahulu.

D.    Cara Menelepon

Gunakanlah waktu untuk menelepon dengan sebaik-baiknya. Pembicaraan yang berkepanjangan,

berarti pemakaian pulsa telepon lebih banyak dan pada akhirnya biaya telepon yang tinggi.

Berikut dijelaskan tata cara menelepon, yaitu:

1.      Rencanakan terlebih dahulu apa tujuan menelepon

Bila ingin menelepon, harus mengetahui terlebih dahulu nomor telepon yang akan dihubungi.

Jangan mengangkat pesawat telepon, jika masih mencari nomor telepon yang akan dihubungi.

2.      Perhatikan telepon yang digunakan

Apabila yang digunakan telepon langsung maka langsung memutar nomor yang dikehendaki.

3.      Mendapat sambungan telepon

Ada dua kemungkinan dalam hal ini, langsung diterima penerima atau diterima oleh operator.

4.      Katakan dengan siapa akan berbicara

Katakan dengan jelas siapa yang akan dituju, dan gunakan kata-kata yang sopan dan tepat.

5.      Identifikasi diri atau nama pimpinan dan perusahaan

Melakukan kegiatan ini apabila berbicara dengan orang yang dituju.

6.      Kemukakan maksud menelepon

Apabila saat menelepon langsung berbicara dengan orang yang dituju, maka jangan lupa

tanyakan apakah si penerima mempunyai waktu untuk membicarakan masalah yang akan

dibicarakan.

7.      Tinggalkan pesan dan ucapkan terima kasih

Apabila tidak bertemu dengan orang yang dituju, maka jangan lupa meninggalkan pesan dan

sampaikan terima kasih apabila sudah selesai berbicara.

E.     Etika Bertelepon

Dalam berkomunikasi melalui telepon, ada beberapa etika yang harus dilakukan, diantaranya :

1.      Jangan membicarakan informasi rahasia di telepon. Karena sistem telepon yang kurang bagus,

memungkinkan pembicaraan dapat didengar oleh pihak lain.

2.      Jangan berbicara terlalu keras. Atur suara pada saat bertelepon, karena suara yang keras dapat

mengganggu ketenangan pimpinan dan karyawan lain.

3.      Jangan berbicara dengan orang ketiga pada saat anda bertelepon.

4.      Batasi pembicaraan pribadi di telepon. Banyak sekretaris yang diberi tanggung jawab untuk

mengontrol pemakaian telepon.

5.      Jangan biarkan telepon dalam posisi terbuka sehingga orang di telepon dapat mendengar suara-

suara yang ada di kantor. Apabila berada di dalam ruangan tersendiri, maka jangan

mengguankan speakerphone.

6.      Jangan memberikan nomor Direct Line pimpinan kepada sembarang orang. Telepon direct

pimpinan berlaku, seperti telepon pribadi.

PENUTUP

Kesimpulan

Tugas seorang sekretaris sangat banyak. Salah satunya berkomunikasi yang efektif

dengan menggunakan telepon. Dalam berkomunikasi dengan telepon, ada beberapa cara yang

harus dilakukan pada saat bertelepon, pada saat menerima telepon dan etika yang harus

dilakukan pada saat menggunakan komunikasi melalui telepon.

Seorang sekretaris harus bersikap ramah, berpenampilan menarik, dan terampil dalam

berkomunikasi. Selain itu suara yang dipancarkan melalui telepon juga dapat menilai apakah

sekretaris itu orang yang ramah atau tidak, melayani dengan senang gembira, apakah sedang

dalam emosi.