ANALISIS SISTEM INFORMASI -

MANAJEMEN PROYEK

Pertemuan Ke-4

DEFINISI

Proses melingkupi, merencanakan,

menyediakan staf,

mengorganisasi, mengarahkan,

dan mengontrol pengembangan

sebuah sistem yang dapat diterima

dengan biaya minimal dan selama

jangka waktu tertentu.2

PENYEBAB KEGAGALAN PROYEK

• Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas pada proyek

• Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan sistem

• Mengambil jalan pintas melalui atau di sekeliling metodologi

pengembangan sistem

• Manajemen ekspektasi yang jelek

• Komitmen dini pada angggaran dan jadwal tetap

• Teknik – teknik perkiraan yang jelek

• Terlalu optimis

• The mythical man – month

• Keterampilan manajemen orang yang tidak cukup

• Gagal beradaptasi dengan perubahan

• Sumber daya tidak cukup

• Gagal “mengelola rencana” 3

KOMPETENSI – KOMPETENSI

MANAJER PROYEK

• Kompetensi Pencapaian Bisnis

• Kompetensi Pemecahan Masalah

• Kompetensi Pengaruh

• Kompetensi Manajemen Manusia

• Kompetensi Self - Management

4

FUNGSI – FUNGSI

MANAJEMEN PROYEK

• Pelingkupan (Scoping)

• Perencanaan (Planning)

• Perkiraan (Estimating)

• Penjadwalan (Scheduling)

• Pengorganisasian (Organizing)

• Pengarahan (Directing)

• Pengontrolan (Controlling)

• Penutupan (Closing) 5

Siklus Hidup Manajemen Proyek

• Menegosiasikan Lingkup

• Mengindentifikasi Tugas-Tugas

• Memperkirakan Durasi Tugas

• Menentukan Ketergantungan Antartugas

• Menugaskan Sumber-Sumber Daya

• Mengarahkan Usaha Tim

• Memonitor dan Mengontrol Perkembangan

• Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek 6

Menegosiasikan Lingkup

• Mendefinisikan batas – batas sebuah proyek –

bagian-bagian dari bisnis yang dipelajari, dianalisis,

didesain, dikonstruksi, diimplementasikan, dan pada

akhirnya diperbaiki.

• Lima hal yang mempengaruhi negosiasi lingkup

proyek :

1. Produk

2. Kualitas

3. Waktu

4. Biaya

5. Sumber Daya 7

Mengindentifikasi Tugas-Tugas

• Sebuah peralatan populer yang digunakan untuk

mengindentifikasi dan menndokumentasikan

aktivitas-aktivitas dan tugas-tugas proyek adalah

Work Breakdown Structure (Struktur Pemecah

Kerja).

• Work Breakdown Structure (WBS) adalah

penguraian hierarkis proyek menjadi fase-fase,

aktivitas-aktivitas, dan tugas-tugas.

8

9

10

Memperkirakan Durasi Tugas

Teknik memperkirakan durasi tugas

1. Optimistic Duration (OD) : Perkiraan lama minimumwaktu yang diperlukan untuk melakukan tugas.

2. Pessimistic Duration (PD) : Perkiraan lamamaksimum waktu yang diperlukan untuk melakukantugas.

3. Expected Duration (ED) : Lama perkiraan waktu yangdiperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas.

4. Most Likely Duration (D) : Lama perkiraan waktuyang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas,berdasarkan nilai rata-rata optimistic, pessimistic, danexpected duration (durasi optimistis, pesimistis, dandiharapkan) 11

Menentukan Ketergantungan

Antartugas (1)

4 tipe ketergantungan antar tugas :

1. Finish-To-Start (FS) – Penyelesaiansebuah tugas memicu awal tugas lain.

2. Start-To-Finish (SS) – Awal sebuahtugas memicu awal tugas lain.

3. Finish-To-Finish (FF) – Dua tugas harusselesai pada waktu bersamaan.

4. Start-To-Finish (SF) – Awal sebuahtugas menandakan selesainya tugas lain.

12

Menentukan Ketergantungan

Antartugas (2)

2 pendekatan pada penjadwalan :

1. Forward Scheduling : Pendekatanpenjadwalan proyek yang menentukantanggal mulai proyek kemudianmenjadwalkan maju dari tanggal tersebut.

2. Reverse Scheduling : Strategipenjadwalan proyek yang menentukantenggat waktu proyek kemudianmenjadwalkan mundur dari tanggaltenggat waktu tersebut. 13

Menugaskan Sumber-Sumber Daya

(1)• Sumber-sumber daya memiliki kategori-kategori

berikut :

Orang

Layanan

Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan

Persediaan barang dan material

Uang

• Sumber-sumber daya semcam itu harus ditugaskan ketugas-tugas untuk mengembangkan sebuah jadwal.

• Penyeimbang sumber-sumber daya adalah sebuahstrategi yang digunakan untuk mengkoreksi alokasi-alokasi berlebihan sumber daya dengan kombinasipenundaan atau pemecahan tugas-tugas.

14

Menugaskan Sumber-Sumber Daya

(2)

Penyeimbang sumber daya mensyaratkanpengetahuan tentang :

1. Critical Path – Urutan tugas-tugas tergantungyang memiliki jumlah terbesar Most LikelyDuration (durasi paling mungkin). Critical pathmenentukan tanggal penyelesaian proyek palingawal yang mungkin.

2. Slack time – Jumlah penundaan yang dapatditoleransi antara waktu mulai dengan waktupenyelesaian sebuah tugas tanpa menyebabkanpenundaan pada tanggal penyelesaiankeseluruhan proyek.

15

Mengarahkan Usaha Tim

Salah satu dimensi terpenting

mengarahkan usaha tim adalah

pengawasan manusia.

16

Memonitor dan Mengontrol Perkembangan

• Selama proyek, manajer proyek harus memonitor perkembangan

proyek terhadap lingkup, jadwal, dan anggaran dan, jika perlu,

membuat penyesuaian pada lingkup, jadwal, dan sumber-sumber

daya.

• Laporan perkembangan adalah proses kontrol penting yang

menggunakan komunikasi untuk menjaga sebuah proyek sesuai

lingkup, tepat waktu, dan sesuai anggaran.

• Rencana proyek yang lengkap menyediakan mekanisme dan

proses untuk mengelola permintaan-permintaan perubahan

lingkup. Ini disebut manajemen perubahan.

• Penyesuaian jadwal diperlukan saat lingkup proyek berubah atau

faktor-faktor lain membuat jadwal atau anggaran keluar dari

jarak proyek.

• Perubahan manajemen sering mensyaratkan bahwa seorang

manajer proyek mengelola harapan-harapan manajemen dan

para pengguna.17

Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek

Menilai hasil-hasil dan pengalaman-

pengalaman proyek. Aktivitas final ini

melibatkan pengumpulan umpan balik dari

anggota-anggota tim proyek (termasuk

para pelanggan) mengenai pengalaman-

pengalaman proyek dan saran-saran yang

ditujukan untuk memperbaiki manajemen

proyek dan proses organisasi.

18

Peralatan dan Teknik – Teknik Manajemen

Proyek Bagan PERT dan Gantt Chart

• PERT ( Project Evaluation and Review

Technique )

Model jaringan grafis yang

menggambarkan tugas – tugas proyek dan

hubungan antara tugas – tugas sebuah

proyek.

• Gantt Chart adalah bagan batang

horisontal sederhana yang menggambarkan

tugas – tugas proyek berdasarkan

kalender.19

20

• PERT merupakan singkatan dari Program Evaluation andReview Technique (teknik menilai dan meninjau kembaliprogram) .

• Dikembangkan oleh AL USA →membantu penjadwalan agarperencanaan dan pengawasan kegiatan dapat dilakukansistematis sehingga tercapai efisiensi kerja.

• Teknik PERT adalah suatu metode yang bertujuan untuksebanyak mungkin mengurangi adanya penundaan, maupungangguan produksi, serta mengkoordinasikan berbagai bagiansuatu pekerjaan secara menyeluruh dan mempercepatselesainya proyek.

• Tujuan dari PERT adalah pencapaian suatu taraf tertentudimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalampenyelesaian kegiatan-kegiatan bagi suatu proyek. 21

MANFAAT PERT

Memperoleh logika ketergantungan atau logikakegiatan proses produksi.

Dapat mengetahui bahaya akan keterlambatanproses produksi

Dapat dilihat kemungkinan perubahan jalurproses produksi yang lebih baik atau lebihekonomis.

Dapat dipelajari kemungkinan percepatan darisalah satu atau beberapa jalur kegiatan.

Dapat diketahui batas waktu penyelesaiankeseluruhan proses produksi

22

KARAKTERISTIK DASAR PERT

JALUR KRITIS

Proses produksi dalam jalur yang jangka waktu

penyelesaian lama atau terbesar dan diharapkan dapat

diminimalisasikan.

CIRI-CIRI JALUR KRITIS

• Jalur yang memakan waktu terpanjang dalam suatu proses.

• Jalur dengan tenggang waktu antara selesainya suatu tahap

kegiatan dengan mulainya suatu tahap kegiatan

berikutnya.

• Tidak adanya tenggang waktu tersebut yang merupakan

sifat kritis dari jalur kritis 23

MANFAAT ANALISA JALUR KRITIS

1. Dapat diketahui rencana proyek secara terperinci sebelum

proyek berjalan.

2. Dapat diketahui berapa lama proses produksi memakan

waktu.

3. Manajemen dapat mengetahui kegiatan mana yang perlu

pengendalian cermat.

4. Dari jalur bukan jalur kritis dapat diketahui besarnya idle

capacity (kapasitasmenganggur) yaitu dengan melihat besar

slack dan floatnya.

5. Slack dan float adalah perbedaan waktu paling

cepat(earliest time) dengan waktu paling lambat(latest

time). Jadi merupakan perbedaan antara ES dan LS atau

antara EF dan LF. Istilah slack digunakan dalam jaringan

berdasarkan kejadian (event) sedangkan float digunakan

berdasarkan kegiatan (activity) 24

A

Nama kegiatan atau simbol

Earliest Start ES

Earliest FinishEF

Latest Start

LS Latest Finish

LF

Lamanya kegiatan

2

25

ALGORITMA UNTUK JALUR KRITIS (CPM)Algoritma untuk menentukan jalur kritis dilakukan dengan menghitungwaktu mulai tercepat (earliest start time) dan waktu selesai terlama

(latest finish time) untuk masing-masing kegiatan. Earlierst start time (ES) dan latest finish time (Lf) ini kemudian dapat ditulis di simpul

kejadian yang dibentuknya dan dikembangkan menjadi :

nomor identifikasi kejadian

waktu mulai tercepat

waktu selesai terlama

waktu mulai tercepat (ES) untuk masing-masing kegiatan menunjukkankapan suatu kegiatan tercepat dapat mulai dilakukan. Waktu selesaiterlama (LF) menunjukkan kapan suatu kegiatan paling lama dapat

diselesaikan. 26

Forward Pass, merupakan identifikasi

waktu-waktu terdahulu

Aturan mulai terdahulu :

• Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, kegiatan

pendahulu langsungnya harus selesai.

• Jika suatu kegiatan hanya mempunyai satu

pendahulu langsung, ES nya sama dengan EF

pendahulunya.

• Jika satu kegiatan mempunyai satu pendahulu

langsung, ES nya adalah nilai maximum dari

semua EF pendahulunya, yaitu ES = max [EF

semua pendahulu langsung]27

Aturan selesai terdahulu :

• Waktu selesai terdahulu (EF)

dari suatu kegiatan adalah

jumlah dari waktu mulai

terdahulu (ES) dan waktu

kegiatannya, EF = ES + waktu

kegiatan. 28

Backward Pass, merupakan

indentifikasi waktu-waktu terakhir

Aturan waktu selesai terakhir :

• Jika suatu kegiatan adalah pendahulu langsungbagi hanya satu kegiatan, LF nya sama denganLS dari kegiatan yang secara langsungmengikutinya.

• Jika suatu kegiatan adalah pendahulu langsungbagi lebih daru satu kegiatan, maka LF adalahminimum dari seluruh nilai LS dari kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengikutinya,yaitu LF = Min [LS dari seluruh kegiatanlangsung yang mengikutinya]

29

Aturan waktu mulai terakhir.

• Waktu mulai terakhir (LS) dari suatukegiatan adalah perbedaan antarwaktu selesai terakhir (LF) dan waktukegiatannya, yaitu LS = LF – waktukegiatan.

30

Hambatan Aktivitas (Slack Activity) dan

Jalur Krirtis (Critical Path)

• Waktu Slack (Slack Time) yaitu waktu bebas

yang dimiliki oleh setiap kegiatan untuk bisa

diundur tanpa menyebabkan keterlambatan

proyek keseluruhan.

• Jalur Kritis adalah kegiatan yang tidak

mempunyai waktu tenggang (Slack=0), artinya

setiap penundaan pada aktivitas tersebut secara

langsung mempengaruhi durasi proyek.

Kegiatan dengan slack = 0 disebut sebagai

kegiatan kritis dan berada pada jalur kritis.31

CONTOH KASUS PERT

32

A

10

C

10

B

20

E

40

D

10

F

20

JARINGAN KASUS PERT

33

A

10

0 10

C

10

10 20

B

20

10 30

E

40

20 60

D

10

30 40

F

20

60 80

34

A

10

0 10

C

10

10 20

B

20

10 30

E

40

20 60

D

10

30 40

F

20

60 800 10

10 2020 60

60 80

30 5050 60

35

MENCARI ES, EF, LF, LS, SLACK = 0

dan JALUR KRISTIS

36

KEGIATAN ES EF LF LS SLACK

LS – ES /

LF – EF

Jalur

Krirtis

A 0 10 10 0 0 Ya

B 10 30 50 30 20 -

C 10 20 20 10 0 Ya

D 30 40 60 50 20 -

E 20 60 60 20 0 Ya

F 60 80 80 60 0 Ya

37

Jalur kritis untuk kasus PERTdiatas :

Kegiatan A, C, E dan F yaitu :

10 + 10 + 40 + 20 = 80 hari

Jadi jalur kritis untuk kasusPERT diatas adalah selama 80 hariatau merupakan waktu terlamauntuk proyek tersebut.

38

39

40

TERIMA KASIH