TEORI ORGANISASI DAN MANAJEMEN EFEKTIFITAS MANAJEMEN DAN ORGANISASI

MENURUT PENDEKATAN PENCAPAIAN TUJUAN

DAN

PENDEKATAN SISTEM

ELKANA GORO LEBA

EFEKTIFITAS ORGANISASI DAN MANAJEMEN

MENURUT

PENDEKATAN PENCAPAIAN TUJUAN DAN PENDEKATAN SISTEM

a. Latar Belakang

Di tengah-tengah kehidupan yang semakin kompleks dan perkembangan Ilmu

Pengetahuan Dan Teknologi (IPTEK), sangat sulit untuk diprediksi apa yang akan

terjadi ke depan. Tantangan globalisasi yang sangat menantang memaksa manusia

harus mampu untuk beradaptasi dengan keadaan yang ada (lingkungan). Dari hal itu,

manusia berusaha keras untuk bagaimana menghadapi kehidupan masa depan. Salah

satu cara atau metode yang ditempuh adalah dengan mengorganisirkan diri dalam

sebuah organisasi dengan asumsi bahwa dengan berorganisasi yang dimotivasi oleh

2

tujuan yang hendak dicapai mereka mampu untuk mengimbangi kompleksitas dari

suatu perubahan sosial dan tantangan globalisasi yang semakin tak terkendali.

Sebuah organisasi harus dibenahi dan dipelihara secara efektif dan efisien.

Untuk mencapai efektifitas dan efisiensi itu, maka untuk menjamin kontinuitas dari

sebuah organisasi membutuhkan beragam pendekatan dan teori dengan kegiatan

manajerial yang efektif dan efisien.

Oleh sebab itu, dalam makalah ini akan kami bahas tentang “EFEKTIFITAS

ORGANISASI MENURUT PENDEKATAN PENCAPAIAN TUJUAN DAN

PENDEKATAN SISTEM”.

b. Tujuan

Beberapa indikator yang menjadi titik tolak dalam makalah ini adalah

sebagai berikut:

1. Ukuran Keefektifan dan Keefisiensi sebuah organisasi dan manajemen menurut

pendekatan Sistem dan Pendekatan Pencapaian Tujuan.

2. Kriteria Efektifitas Organisasi dan Manajemen

3. Mendeskripsikan apa yang dimaksud dengan pendekatan Sistem dan Pendekatan

Pencapaian Tujuan.

4. Bagaimana pandangan Pendekatan Sistem dan Pendekatan Pencapaian Tujuan

terhadap Organisasi dan Manajemen.

5. Mengidentifikasi masalah yang di hadapi Organisasi dan Manajemen khususnya

menurut kedua pendekatan di atas.

Sekilas tentang apa itu Efektifitas?

Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah

tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang

atau jasa kegiatan yang dijalankannya. Efektifitas menunjukan keberhasilan dari segi

tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati

3

sasaran, berarti makin tinggi efektifitasnya. Demikianlah yang dikemukakan oleh

Sondang P. Siagian (2001 : 24). Seorang manajer dikatakan efektif apabila hasil yang

diperoleh lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan oleh organisasi yang dikelolanya.

Berangkat dari pernyataan itu, maka Efektifitas juga merupakan “hasil guna” dari sumber

daya yang digunakan. Berbicara tentang efektivitas, maka ada koherensinya dengan

Efisiensi. Jadi Efisiensi merupakan “daya guna” dari apa yang dimiliki oleh organisasi

untuk menunjang pencapaian tujuan dari sebuah organisasi itu. Tinggi rendahnya daya

guna dari suatu sumber daya yang dimiliki sebuah organisasi akan mempengaruhi produk

baik itu barang maupun jasa yang menjadi Output dari organisasi itu yang tidak terlepas

dari tujuan awal organisasi itu sendiri.

Macam-macam efisiensi dan efektifitas:

a. Efisiensi Internal

Efisiensi ini menunjukan efektifitas organisasi dalam menggunakan berbagai

macam sumber daya yang dimilikinya.

b. Efisiensi Eksternal

Menggambarkan kemampuan organisasi dalam mendapatkan segala jenis

sumber daya yang diperlukannya.

c. Efektifitas Internal

Menunjukan besarnya perolehan pekerja yang bekerja dalam suatu

organisasi. Biasanya yang menjadi ukuran adalah motivasi untuk para karyawan

dan hubungan antar personal.

d. Efektifitas Eksternal

Menggambarkan kemampuan organisasi untuk memberikan rasa puas

kepada setiap elemen. Efektifitas eksternal ini juga menyangkut hubungan antar

organisasi dengan keseluruhan elemen dari lingkungannya. Organisasi harus

4

terus membina hubungan baik terhadap lingkungan dengan menciptakan rasa

puas, aman dan sebagainya terhadap lingkungannya.

Adapun beberapa kriteria untuk mengukur efektifitas dari sebuah organisasi

antara lain sebagai berikut:

1. Inherent dalam kedudukan pimpinan terdapat wewenang bahkan kekuasaan

tertentu dan semakin tinggi kedudukan seseorang maka kekuasaannya pun

semakin besar. Apabila tujuan pribadi dijadikan tujuan organisasi maka sangat

berbahaya untuk penyalahgunaan kedudukan, wewenang dan kekuasaan itu

mudah menjadi kenyataan.

2. Sikap dan rasa takut bawahan terhadap atasan karena mungkin pimpinan bersikap

atas dasar “likes and dislikes” dan bukan atas penilaian bawahan berdasarkan

kriteria yang obyektif.

3. Loyalitas yang timbul di kalangan bawahan bukan kepada organisasi, akan tetapi

kepada seseorang yang pada saat tertentu menduduki jabatan pimpinan dalam

organisasi.

Hal-hal seperti itu perlu di jaga dan diwaspadai agar jangan sampai terjadi

karena dalam sebuah organisasi ada dua hal utama yang harus tetap dijaga dan

dipelihara bahkan ditingkatkan yakni:

a) profesionalisme, dan

b) loyalitas

4. Relatif mudah pergantian pimpinan tanpa melalui prosedur. Hal ini akan sangat

berbahaya terhadap tujuan sebuah organisasi. Namun agar tidak terjadi hal seperti

itu ada beberapa hal yang ditawarkan S.P.Siagian:

a) kejelasan masa jabatan kepemimpinan seseorang

b) kejelasan prosedur pergantian pimpinan

5

c) usaha yang sistematis untuk mempersiapkan calon-calon pimpinan yang

berkualitas.

A. Efektifitas Organisasi dan Manajemen Menurut Pendekatan Pencapaian Tujuan

Pendekatan Pencapaian tujuan (goal attainment approach) menyatakan bahwa

keefektifan sebuah organisasi harus dinilai sehubungan dengan pencapaian tujuan

(ends) ketimbang caranya (means). Yang termasuk pencapaian tujuan yang populer

adalah memaksasimalkan laba, memaksa musuh untuk menyerah, memenangkan

pertandingan basket dan lain sebagainya.

Asumsi-asumsi

Pendekatan ini berasumsi bahwa organisasi adalah kesatuan yang dibuat

dengan sengaja, rasional dan mencari tujuan yang memiliki tujuan-tujuan akhir,

tujuan yang teridentifikasi dan ditetapkan dengan baik, relatif sedikit agar mudah

dikelola, harus ada kesepakatan umum antar anggota arganisasi.

Oleh sebab itu, pencapaian tujuan yang berhasil menjadi sebuah ukuran yang

tepat tentang keefektifan sebuah organisasi.

Membuat Tujuan Menjadi Operasional

Para pengambil keputusan akan menggariskan tujuan-tujuan itu sejauh mana

sebuah organisasi telah mencapai tujuannya. Apa bila kemudian mereka temukan ada

tujuan-tujuan yang masih belum tercapai maka dengan cara yang berbeda mereka

menetapkan tujuan mana yang belum dicapai atau bahkan sangat sulit dicapai, maka

akan menyusun strategis yang mungkin lebih efektif dari sebelumnya. Dan dapat

dijadikan sebagai bidang operasional dari organisasi itu.

6

Masalah-masalah

Dalam mencapai keefektifannya pendekatan ini banyak menuai masalah.

1) kemajemukan tujuan dari sebuah organisasi.

2) keadaan lingkungan yang dinamis dan kompleks

3) ulahnya para anggota yang memiliki tujuan yang bertentangan dengan tujuan

organisasi.

B. Efektifitas Organisasi dan Manajemen Menurut Pendekatan Sistem

Pendekatan ini berasumsi bahwa organisasi terdiri atas sub-sub bagian yang

saling berhubungan. Jika salah satu dari sub bagian ini mempunyai performa yang

buruk, maka akan timbul dampak negatif terhadap performa keseluruhan sistem.

Sistem adalah keterpaduan berbagai faktor yang saling berhubungan dan saling

tergantung dan terikat oleh asas-asas tertentu dalam rangka pencapaian tujuan.

Dalam pendekatan ini terkandung beberapa pengertian, antara lain:

a. Input

Input merupakan berbagai unsur yang masuk kemudian dikelola sedemikian rupa

oleh organisasi.

b. Pengolahan

Kegiatan mengubah input menjadi output.

c. Output

7

Hasil yang diperolah dari pengolahan tersebut di atas.

d. Umpan Balik

Umpan balik berhubungan dengan apa reaksi eksternal dari hasil proses

pengolahan dari organisasi itu. Pada umumnya terdapat dua umpan balik yakni

umpan balik positif dan umpan balik negatif. Positif menunjukan adanya

persetujuan tentang hasil dari organisasi itu kepada masyarakat sedangkan umpan

balik negatif menunjukan adanya ketidakpuasan dari apa yang dihasilkan oleh

organisasi itu.

e. Subsistem dan Suprasistem

Dalam organisasi terdapat subsistem-subsistem. Dalam subsistem itu

terdapat lagi susubsistem-susubsistem demikian seterusnya hingga kesatuan yang

terkecil. Dalam susubsistem itu terdapat lagi suprasistem atan supersistem yaitu

lingkungan yang lebih luas. Lingkungan adalah keseluruhan faktor-faktor yang

mempengaruhi dan dipengaruhi oleh perilaku manusia. Oleh sebab itu, maka

antara lingkungan dengan manusia ada saling mempengaruhi.

KESIMPULAN

Keberhasilan dari sebuah organisasi dalam mencapai tujuan adalah ukuran

untuk melihat efektif tidaknya atau efisien tdaknya organisasi itu.

Pendekatan pencapaian tujuan berasumsi bahwa organisasi adalah kesatuan

yang dibuat dengan sengaja, rasional dan mencari tujuan yang memiliki tujuan-tujuan

akhir, tujuan yang teridentifikasi dan ditetapkan dengan baik, relatif sedikit agar

mudah dikelola, harus ada kesepakatan umum antar anggota arganisasi.

Oleh sebab itu, pencapaian tujuan yang berhasil menjadi sebuah ukuran yang

tepat tentang keefektifan sebuah organisasi.

8

Sedangkan pendekatan sistem berasumsi bahwa organisasi terdiri atas sub-sub

bagian yang saling berhubungan. Jika salah satu dari sub bagian ini mempunyai

performa yang buruk, maka akan timbul dampak negatif terhadap performa

keseluruhan sistem.

Sistem adalah keterpaduan berbagai faktor yang saling berhubungan dan saling

tergantung dan terikat oleh asas-asas tertentu dalam rangka pencapaian tujuan.

DAFTAR REFERENSI

1. Dr. Ir. Hari Lubis, S.B. 1987. Teori Administrasi (Suatu Pendekatan Makro). Jakarta:

2. Dr. Siagian, S.P, M.P.A. 1978. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Gunung Agung.

3. Drs. Sarwoto. 1991. Dasar-dasar Organisasi dan Manajemen. Jakarta: Gunung Agung.

4. Drs. Sutarto. 1988. Dasar-dasar Organisasi. Jogyakarta: Gajah Mada University Press.

5. AM. Williams (1965), Organization of Canadian Government Administration.Ottawa

6. Richard L. Daft (1986), Organizational Theory and Design. New York.

7. Yayat Hayati Djatmiko (2002), Perilaku Organisasi. Alfabeta-Bandung.

9