A. KOMUNIKASI DAN KOMUNIKASI KANTOR

Komunikasi merupakan proses penyampain pikiran informasi,atau intruksi dengan suatu cara tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya.

Komunikasi kantor merupakan suatu proses penyampaian berita dari satu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain,dari satu unit kepada unit lain)yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor.

PROSES KOMUNIKASI

Pengirim Mempunyai Ide/Gagasa

n

Ide Berubah Menjadi Pesan

Pesan Disampaika

n

Penerima Menadapat

Pesan

Penerima Beraksi Dan Mengirim

Umpan Balik

B. BENTUK KOMUNIKASI KANTOR

Komunikasi yang berlangsung di lingkungan kantor dapat berupa komunikasi internal maupun komunikasi eksternal.

Komunikasi internal adalah semua pesan yang dikirim dan diterima di dalam suatu organisasi baik yang formal maupun informal.

Komunikasi eksternal merupakan kegiatan komunikasi yang biasa dilakukan oleh praktisi humas dalam membina hubungan baik dengan publik eksternal, tujuannya adalah mengusahakan tumbuhnya siakap dan gambarannya positif dari publik terhadap suatu organisasi.

Tiga Dimensi Komunikasi Internal

1. Komunikasi Vertikal2. Komunikasi Horizontal3. Komunikasi Diagonal

Bentuk Komunikasi Vertika

Komunikasi ke pemimpinan

Komunikasi pegawai

Kepala urusan

Kepala bagian

Kepala biro

Kepala seksi

Pegawai

Komunikasi Diagonal

Kepala Biro

Kepala Bagian Kepala Bagian

Kasie kasie kasie Kasie

PRINSIP KOMUNIKASI KANTOR YANG EFEKTIF

DAN KORESPONDENSI

C. PRINSIP KOMUNIKASI KANTOR YANG EFEKTIF

komunikasi yang efektif akan menentukan tepat tidaknya komunikasi yang dilakukan. Prinsip dasar yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi adalah menghargai,empati,memahami,jelas,rendah hati. Tujuh faktor sehingga disebut dengan the seven c’s communication. Yaitu kepercayaan,perhubungan pertalian,kepuasan,kejelasan,kesinambungan dan konsistensi,kemampuan pihak penerima berita,saluran pengiriman berita.

D. KORESPONDENSI

Korespondensi artinya surat menyurat atau kominikasi dengan surat. Orang yang berkomunikasi dengan menggunakan surat disebut korespondensi. Dengan demikian, dalam lingkungan perkantoran yang dimaksud dengan korespondensi adalah komunikasi antara seorang pegawai dengan orang lain, antara pegawai dengan instansi atau sebaliknya, antara pegawai dengan organisasi atau sebaliknya,antara instansi dengan instansi,antara organisasi dengan organisasi,dan sebagainya dengan menggunakan surat sebagai media. Aktivitas berkorespondensis tentunya melalui proses,yaitu penulisan, pengiriman,dan penerimaan surat.

E. PENGETAHUAN DAN PERMASALAHAN SEPUTAR KORESPONDENSI

Pengetahuan tentang korespondensi dapat dibagi menjadi 3 bagian yaitu:1. Pengetahuan tentang bahasa suratMencakup sifat bahasanya dan berbagai aspek pengetahuan kebahsaan yang diperlukan2. Pengetahuan tentang penulisan suratMencakup bentu-bentuk surat, bagian surat, tahap penulisan surat, dan jenis-jenis surat beserta tulisannya3. Pengetahuan pengiriman dan penerimaan suratMencakup berbagai hal yang berkenaan dengan masalah pengiriman dan penerimaan surat

Permasalahan umum dalam melaksanakan korespondensi ada dua hal: Keruwetan dalam penulisan surat

Pengungkapan masalah atau ide yang ingin disampaikan kurang baik, dan penggunaan bentuk surat kurang tepat serta penggunaan bahasa kurang efektif.

Pegawai baruPegawai baru yang sering kewalahan dalam

menangani pengiriman dan penerimaan surat, Karena kurang cermat dalam menulis atau mengonsep surat.

F. Surat KantorSurat yaitu Sarana komunikasi yang digunakan untuk

menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.Dan informasi itu dapat berupa :- pemberitahuan- pernyataan- perintah- permintaan / permohonan- laporan

 Fungsi surat yaitu:

Sebagai sarana komunikasi.Sebagai alat bukti tertulis.Sebagai alat untuk mengingat.Sebagai bukti historis.Sebagai pedoman kerja.

Surat dapat digolongkan kepada beberapa bagian yaitu: Pemakaiannya, (surat pribadi, surat niaga, surat

dinas pemerintah) Wujudnya, (surat bersampul, warkat pos, kartu

pos, memo dan nota, dan telegram) Isi dan maksudnya, (surat pemberitahuan,

permintaan, surat penawaran, lamaran, pesanan, penuntutan, panggilan, dan lainnya)

Sifatnya, (surat biasa, konfidensial, surat rahasia, dan surat sangat rahasia)

Urgensinya, (surat biasa, surat segera, dan surat kilat)

Penulisan bagian-bagian surat meliputi hal:1. Kepala surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas : a. nama instansib. alamat lengkapc. nomor telepond. nomor kotak pose. lambang atau logo

2. Nama tempat dan tanggal Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Tanggal surat menunjukkan tanggal surat itu dikirim, bukan tanggal penulisan surat.

G. BAGIAN-BAGIAN SURAT

3. Penulisan nomor Surat resmi selalu diberi:

a. nomor urut surat yang dikirimkanb. kode; danc. tahun.

Nomor surat diketik segaris dengan tanggal, bulan, dan tahun. Guna nomor surat adalah:

a. memudahkan mengatur penyimpananb. memudahkan mencari kembalic. mengetahui berapa banyaknya surat keluard. mempercepat penyelesaian surat-menyurat; dane. memudahkan petugas kearsipan

Nomor dan tanggal surat menunjukkan kapan surat itu dikirimkan, bukan kapan surat diketik.

4. LampiranBagian lampiran merupakan bagian penjelas

yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.5. Hal/Perihal

Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Misalnya, jadwal diklat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu dilampirkan.

6. Alamat SuratAda dua macam alamat surat, yaitu alamt dalam (pada helai

surat) dan alamat luar (pada sampul surat). Alamat dal berturut-turut menyebutkan:

a. Nama orang atau jabatanb. Nama jalan, dan nomor rumah atau gedungc. Nama kota Alamat luar disusun berturt-turut:d. Nama orang atau jabatane. Nama instansif. Nama jalan, nomor rumah bangunan, nama kota, serta kode pos Alamat pengirim lazimnya ditulis dihalaman depan kiri atas.

7. Salam PembukaSalam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum

ia berbicara secara tertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan ialah:Dengan hormat. Penulisan di akhiri dengan tanda koma.

8. Isi surat tubuhPembukaPembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.IsiAlendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.PenutupSedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.

9. Salam PenutupSalam penutup merupakan penutup surat yang

biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

10. Nama jelas pengirim dan tanda tanganSetelah salam penutup, terdapat nama jelas

pengirim surat beserta tanda tangannya.

11. TembusanTembusan merupakan bagian surat yang

menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.

H. SURAT YANG EFEKTIFTiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat

menjai surat yang efektif:1. Tekhnik Penyusunan

Tekhnik penyusunan surat yang benar yaitu:a. Penyusunan letak bagian-bagian suratb. Pengetikan yang benarc. Pemakaian kertas sesuai dengan kepentingan

2. Isi SuratIsi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan

padat.3. Bahasa

Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.

THANK YOU