1

e-Vehicle

Ver 2.0 Oktober 2016

2

User Guide

DAFTAR ISI 1. Login e-Office ................................................................................................................. 3 2. Menu e-Office dan Folder ............................................................................................... 4

2.1 Inbox, Draft, Sent dan Trash folder ...................................................................................................... 5 3. Membuat transaksi (apply mobil) baru ........................................................................... 6 4. Approve/Reject dokumen dari applicant oleh Approver .............................................. 12 5. Pengaturan mobil oleh GA............................................................................................ 14 6. Melihat informasi pengaturan mobil melalui Vehicle Status ....................................... 18

7. Melihat sejarah dokumen (Approval History) .............................................................. 19

3

1. Login e-Office

Untuk menggunakan e-Office system anda harus login terlebih dahulu dengan mengisi Global ID (CUIS ID) dan Password. Jika anda belum mempunyai Global ID atau lupa Password, hubungi USC/Helpdesk.

4

2. Menu e-Office dan Folder Jika anda ingin membuat transaksi (apply mobil) baru maka klik e-Vehicle sub menu di e-Office Application. Jika anda sudah pernah membuat transaksi tetapi belum di kirim ke approver, anda bisa lihat/klik di Draft folder. Jika posisi anda adalah sebagai approver, maka buka/klik Inbox folder untuk melihat dokumen-dokumen yang harus anda approve atau reject. Sent folder berisi dokumen-dokumen yang sudah pernah anda buat. Trash folder berisi dokumen-dokumen yang anda hapus.

Vehicle Status (di Special folder) berisi status dari dokumen yang pernah anda buat, informasi mobil, driver dan rekan yang 1 mobil dengan anda.

5

2.1 Inbox, Draft, Sent dan Trash folder Berikut contoh Inbox folder :

Untuk melihat/edit isi dokumen, klik di baris yang dinginkan. Jika dokumen yang kita cari tidak muncul di halaman ini, coba klik tanda tombol berikut:

Karena mungkin dokumen ada di halaman lain. Hal ini berlaku juga untuk Draft, Sent dan Trash folder

6

3. Membuat transaksi (apply mobil) baru

Klik di e-Vehicle menu :

1. Field applicant sebagai default akan berisi nama anda (user login), tetapi anda bisa

mengubahnya/memilih orang lain yang artinya anda meng-apply-kan mobil untuknya. Nama-nama yang muncul dalam list adalah orang yang mempunyai organisasi unit sama dengan anda (1 bagian)

7

2. Kemudian input data pada bagian Route transactionDetail

3. Ini adalah bagian untuk mengisi nama penumpang. Penumpang ada 2 jenis yaitu :

penumpang yang bukan karyawan APP (tamu/guest) dan penumpang karyawan APP, sebagai default penumpangnya adalah anda, tetapi anda bisa mengganti menjadi orang lain/tamu, yang artinya anda bukan sebagai penumpang tetapi hanya membantu meng-apply-kan mobil untuknya. Sequence adalah no. urut penumpang, saat transaksi baru sequence akan kosong. Jika pilih Guest, maka anda harus mengisi dari company mana asal tamu tersebut, kemudian isi namanya.

Jika bukan Guest maka bisa memilih orang lain sebagai penumpang dengan ketentuan yang sama organisasi unitnya dengan anda (user login).

8

4. Di bawah ini adalah bagian pengisian tanggal dan jam penggunaan/keberangkatan :

Klik pada bagian Date Time akan muncul pop up tanggal seperti gambar diatas. Pilih tanggal yang diinginkan. Date Time From untuk keberangkatan Date Time To untuk perkiraan waktu tiba sampai tujuan 5. Berikut adalah bagian pengisian asal keberangkatan, area/lokasi tujuan dan pihak GA mana

yang akan mengatur mobil :

6. Di bawah ini adalah bagian pengisian tujuan penggunaan mobil :

Catatan : modul e-Vehicle hanya bisa digunakan untuk apply mobil dengan tujuan untuk lembur/overtime, selain itu anda harus apply melalui modul e-Outside Duty 7. Setelah selesai pengisin, klik Next . Saat klik Next dokumen vehicle belum tersimpan, nanti

akan tersimpan ketika klik button Save di halaman selanjutnya.

9

8. Lalu akan masuk ke halaman seperti di bawah ini :

Setelah klik button save akan muncul No dokumen nya, yang artinya document tersebut sudah tersimpan.

Sistem akan membuat No. dokumen secara otomatis, 1 transaksi/dokumen bisa berisi banyak penumpang.

10

Untuk mengubah/edit data transaksi jika ada kesalahan, klik di pada penumpang yang akan di edit. Maka akan muncul halaman seperti ini :

Klik tombol untuk menyimpan data tersebut, tombol jika tidak jadi edit datanya.

Jika ingin menambah penumpang, klik tombol maka akan muncul halaman berikut :

11

Jika ingin menghapus penumpang, beri tanda di kotak paling kiri untuk penumpang yang bersangkutan kemudian klik tombol Trash.

Jika akan mencopy data penumpang sebelumnya klik tanda kotak di paling kiri lalu tekan tombol Copy.

9. Setelah lengkap pemilihan penumpang, maka anda harus memilih siapa yang berhak

menjadi approver dokumen anda.

Approver-approver yang muncul dalam daftar di atas minimal level 9 untuk organisasi unit yang sama dengan applicant/pemohon.

12

Langkah terakhir dalam apply mobil adalah mengirimkan dokumen ini ke approver yang sudah kita pilih dengan cara klik Post to Approver, jika berhasil akan muncul pesan seperti berikut :

Pilih OK

Dokumen anda secara otomatis akan masuk ke dalam Inbox folder approver yang bersangkutan, selain itu sistem juga mengirimkan email pemberitahuan via lotus notes ke approver bahwa ada dokumen yang harus diapprove.

4. Approve/Reject dokumen dari applicant oleh Approver Di dalam Inbox folder approver akan muncul dokumen anda, seperti contoh di bawah ini :

Untuk melakukan approve/reject dokumen, klik tombol di baris yang dinginkan. Jika dokumen yang kita cari tidak muncul di halaman ini, coba klik tombol :

karena kemungkinan dokumen ada di halaman lain.

13

Setelah anda klik dokumen tersebut, maka akan masuk ke halaman seperti berikut :

Untuk menyetujui dokumen, klik tombol Approve, sebaliknya untuk menolak klik tombol Reject namun anda harus mengisi Remark terlebih dahulu sebagai keterangan penolakan

Apabila dokumen disetujui (approve), maka dokumen akan terkirim ke GA untuk proses selanjutnya yaitu pengaturan/penyediaan mobil oleh GA, pihak GA akan menerim email pemberitahuan via lotus notes juga bahwa ada penumpang baru yang harus diproses. Namun jika dokumen ditolak (reject), maka dokumen akan dibatalkan, applicant/pemohon akan menerima email (lotus notes) pemberitahuan pembatalan beserta alasannya, atau applicant dapat melihat status dokumen tersebut di Vehicle Status folder. Melalui Vehicle Status ini applicant juga bisa mengganti approver jika approver sedang tidak ada ditempat, diganti ke approver pengganti yang sudah ditentukan.

Ask Alternatif Approver :

14

5. Pengaturan mobil oleh GA Untuk pengaturan mobil oleh GA dilakukan dengan masuk/klik melalui Car Arrangement di Special folder :

Modul/folder ini hanya muncul dan bisa diakses oleh orang GA, di mana sudah diatur/diset sebelumnya di dalam sistem siapa saja yang bertugas sebagai pengatur mobil, setiap office mempunyai GA masing-masing dan hanya mengatur mobil untuk penumpang yang apply ke GA tersebut, misalnya jika anda berlokasi di Thamrin office hendak ke Serpong office maka yang bertugas untuk mengatur mobil adalah GA Thamrin. Setelah anda klik folder tersebut, maka akan tampil halaman sebagai berikut :

Pada contoh di atas daftar penumpang (passenger) yang masuk pada tanggal 20 September 2016 adalah 3 orang (dalam daftar), yang masing-masing memiliki keterangan asal berangkat, tujuan dan jam permintaan keberangkatan. Kolom applied by berisi nama yang apply dokumen (yang apply belum tentu sebagai penumpang).

15

Dalam tugasnya GA akan mengatur mobil untuk penumpang dalam hari yang sama (per hari), untuk pengaturan hari yang lain maka harus mengubah Transaction Date kemudian klik Search, seperti di bawah ini

Selanjutnya tugas GA adalah mengelompokkan penumpang-penumpang dengan jam keberangkatan yang sama dan tujuan/lokasi yang sama atau berdekatan, proses pengelompokan ini dijalankan secara manual dengan cara memberi tanda pada kotak kecil (check box) yang berada di sebelah kanan Remark:

Setelah dikelompokkan maka selanjutnya adalah pengaturan jam keberangkatan, mobil yang dipakai, sebagai berikut :

Ada kalanya dalam 1 kelompok untuk tujuan lokasi yang sama, ada pembulatan waktu keberangkatan, sebagai contoh passenger 1 apply untuk berangkat jam 19:00, kemudian passenger 2 apply untuk jam 20:00, maka dalam pengaturan keberangkatannya, akan dibulatkan menjadi 19:30 oleh GA. Saat memilih mobil yang akan dipakai, nama driver akan otomatis muncul dalam Remarks, dan bisa diganti jika diperlukan.

Setelah melengkapi isian pengelompokan di atas maka klik tombol Set : Daftar penumpang akan berubah menjadi sebagai berikut (sudah ada No Polisi Mobil ) :

Artinya passenger tersebut sudah diset ke mobil B 1007 NOL dengan driver Kurdi dan jam keberangkatan 17:34

16

Jika ternyata ada kesalahan maka bisa dibatalkan dengan cara memberi tanda pada kotak kecil

tersebut (penumpang yang salah) lalu klik Reset : seperti di bawah ini :

Akan kembali seperti ini :

Apabila oleh karena suatu hal GA tidak bisa melakukan pengaturan/penyediaan mobil untuk penumpang tersebut, maka GA harus melakukan reject dengan cara memberi tanda pada kotak kecil di atas dan klik Reject and Send Notification:

Jika penumpang-penumpang dalam 1 kelompok/mobil sudah benar, maka GA harus memberitahu kepada applicant/penumpang tersebut dengan cara memberi tanda pada kotak kecil di atas lalu klik Send Notification :

System juga akan mengirimkan email pemberitahuan secara otomatis via lotus notes, namun seandainya tidak akan dikirim email pemberitahuan, GA dapat mematikan fungsi email dengan klik :

Setelah send notification dilakukan maka data tidak bisa diubah lagi karena sudah terkirim ke applicant atau penumpang, tampilan daftar akan berubah sebagai berikut :

NB : Gambar amplop menandakan sudah diproses (closing)

17

Daftar mobil yang masih available bisa dilihat dengan klik pada tombol View :

Yang akan muncul daftar seperti di bawah ini :

Tahap terakhir dari tugas GA adalah mencetak jadwal keberangkatan yang nantinya diberikan kepada driver sebagai pegangan, dengan cara klik Print :

Layar tampilan pencetakan seperti di bawah ini

:

18

6. Melihat informasi pengaturan mobil melalui Vehicle Status Untuk melihat informasi pengaturan mobil oleh GA atau status dokumen anda apakah masih diproses atau ditolak, dan lain-lain, maka klik di Vehicle Status modul di Special folder.

Berikut tampilan halaman Vehicle Status :

Untuk melihat isi dokumen anda bisa klik di tombol . Kolom Stat. berisi status dokumen saat itu, untuk lebih jelas dapat dilihat di daftar status di bawah (Legend of Status)

Jika anda ingin melihat pengaturan mobil untuk tanggal yang sudah lewat atau berikutnya atau melihat request rekan anda dalam organisasi unit yang sama dengan anda, maka ubah Request Date sesuai dengan kapan anda request/apply mobil lalu klik Search :

19

7. Melihat sejarah dokumen (Approval History) Sejarah dokumen anda dari mulai saat anda mengirim dokumen ke approver, kemudian dari approver ke GA atau jika ada penolakan, dan lain-lain dapat anda lihat di dengan meng-klik tombol Approval History yang ada pada saat anda melihat/edit dokumen anda melalui vehicle status :

Klik di tombol ., lalu akan tampil halaman sebagai berikut :

20

Saat klik Approval History, akan tampil halaman seperti di bawah :

---Sekian - Terima kasih ---