e-book - 4 Passos para Planear uma Auditoria Interna

Tema4 Passos para Planear uma Auditoria Interna

Qualificação de Auditores Internos: ISO 9001

e-Book com 20 slides

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Índice

Introdução 3-4

Importância dos Auditores Internos 5

Porquê Planear? 6-7

Definir o Âmbito da Auditoria 8

Planeamento de uma Auditoria 9-15

Pós-planeamento 16-17

O que Fazer Depois de uma Auditoria? 18

Bibliografia 19

1


Uma auditoria é um processo sistemático, independente e

documentado das atividades desenvolvidas por determinada

empresa. Este processo tem como objetivo identificar áreas de

melhoria, avaliar a eficácia dos procedimentos estabelecidos e

verificar se os documentos aplicáveis são compreendidos e

seguidos.

Quanto às entidades promotoras, as auditorias podem ser internas, de

diagnóstico, externas e suplementares.

IntroduçãoQual a razão para realizar uma auditoria interna?

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De acordo com a norma ISO 9001, esta atividade serve para:

• Verificar se as atividades relacionadas com a Qualidade e os

resultados associados estão em conformidade com as disposições

previstas;

• Determinar a eficácia do Sistema da Qualidade.

IntroduçãoQual a razão para realizar uma auditoria interna?

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Para além de serem capazes de interpretar os requisitos da Norma ISO

9001, os auditores internos podem realizar auditorias internas no âmbito da

Qualidade.

A gestão eficaz de um programa de auditorias depende da existência,

dentro da organização, de uma pessoa com competências e experiência

para assegurar, acompanhar e avaliar o programa.

Desta forma é possível garantir o desempenho adequado e relevante dos

profissionais antes da realização de uma auditoria externa.

Importância dos auditores internos

4


Primeiramente é necessário definir com o cliente os objetivos da auditoria.

Razões que podem levar à realização de uma auditoria:

• Determinar a conformidade dos sistemas com os requisitos das normas

de referência;

• Avaliar o comprimento dos requisitos legais e regulamentares aplicáveis;

• Comparar os sistemas de diversas organizações candidatas a

fornecedores.

Porquê planear?

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Depois de conhecidas as motivações do cliente, a auditoria pode começar a

ser planeada. Mas atenção: Todo o planeamento requer cuidado e

profissionalismo, de modo a que seja sério e facilmente aceite como um

contributo para a melhoria contínua do sistema.

O auditor deve, por isso, ter em atenção três aspetos:

• Existência (visibilidade, documentação, autoridade, responsabilidade, entre outros);

• Operacionalidade (conhecimento, entendimento e recursos – pessoas, equipamento e

condições ambientais...);

• Eficácia (objetivos alcançados, problemas resolvidos, ações corretivas adequadas...).

Porquê planear?

6


Definir o âmbito da auditoria

Ainda antes de elaborar o plano é importante perceber qual o campo de

ação da auditoria, como os locais, os processos e as atividades que serão

alvo de análise.

Para isso é necessário determinar os seguintes fatores:

• Se um local, processo ou atividade contribui, significativamente, para o

âmbito e objetivos da auditoria;

• O tipo de auditoria;

• A experiência dos auditores e a sua disponibilidade;

• A complexidade e a extensão das atividades a auditar.

7


Texto em destaque

Devem estar implícitos alguns elementos

como:

• Identificação dos documentos de referência;

• Identificação dos elementos da equipa auditora;

• Identificação das unidades orgânicas a serem auditadas;

• O calendário e o tempo estimado para cada atividade a ser

auditada, incluindo as reuniões a terem lugar;

• Requisitos especiais de confidencialidade e segurança da

informação;

• Documentos a serem retidos.

Segundo a norma ISO 19011

Planeamento de uma auditoria

8


Texto em destaque

1. Reunião Inicial

2. Análise de Documentação Aplicável

3. Realização da Auditoria

4. Relatório da Auditoria

Etapas a ter em conta:


9


Texto em destaque

Nesta etapa devem ser definidos os objetivos, o

âmbito e o calendário. A documentação necessária

ou em falta deve também ser adquirida nesta fase.

Exemplos de documentação:

• Manual da Qualidade;

• Lista dos Requisitos Legais Aplicáveis;

• Identificação dos Perigos e Avaliação dos Riscos

Impressos.

1. Reunião Inicial


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Texto em destaque

A execução correta e eficaz desta etapa pode

fazer a diferença em todo o processo de

planeamento. Isto porque irá permitir a fácil

perceção do sistema em causa, o reconhecimento

de possíveis deficiências estruturais da

documentação, a identificação de aspetos a

observar e clarificar e uma melhor calendarização

face aos objetivos propostos.

2. Análise da Documentação Aplicável


11


Texto em destaque3. Realização da auditoria


É nesta fase que os objetivos devem ser postos em

prática, utilizando técnicas adequadas para garantir

o cumprimento da calendarização. Durante a

auditoria, os auditores devem tentar manter a

concordância com os responsáveis das áreas a

auditar, de modo a evitar conflitos desnecessários.

Por exemplo: Deixar que os responsáveis das áreas leiam as notas tiradas

durante a auditoria para que, no relatório da auditoria, não seja uma

surpresa).

12


Texto em destaque4. Relatório da auditoria


O formato do relatório deve ser definido pela organização,

ainda que deva responder aos seguintes aspetos:

• Datas e locais;

• Representantes das áreas/organizações auditadas;

• Auditores;

• Objetivos da auditoria;

• Âmbito;

• Áreas auditadas;

• Resumo dos resultados/conclusões;

• Constatações detalhadas;

• Distribuição do relatório;

• Ações subsequentes.

13


Texto em destaque4. Relatório da auditoria


A eficácia de uma auditoria pode depender de fatores

como:

• A cobertura de aspetos dos sistemas aplicáveis e dos

interesses das partes interessadas;

• A cooperação entre as partes envolvidas;

• A não responsabilidade dos auditores pelas áreas

auditadas;

• A qualificação dos auditores;

• O facto de as auditorias não serem confundidas com

atividades de inspeção ou controlo de rotina.

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Depois de bem planeada, o próximo passo é preparar a auditoria e

executar o plano elaborado.

Contudo, é necessário determinar a frequência de realização das

próximas auditorias, mediante os seguintes aspetos:

• A importância dos processos e das atividades para o(s) sistema(s);

• A rapidez de alteração das caraterísticas dos processos e das atividades;

• A experiência adquirida (ou a falta dela) sobre estes processos e

atividades (por exemplo, a análise da informação existente conduziu ao

surgimento de eventuais problemas).

Pós-planeamentoO que acontece?

15


O programa das auditorias é suscetível de ser alterado quando se

verificarem situações como:

• Alterações importantes na estrutura organizacional da área que se

pretende auditar;

• As anomalias mostrarem que os resultados desejados não estão a ser

alcançados de forma consistente;

• Os processos de gestão não atingirem os objetivos;

• A preparação de outro tipo de auditoria (por exemplo: externa)

Pós-planeamentoO que acontece?

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Após a auditoria, a organização auditada deve responder, por escrito, ao

relatório da auditoria dentro do prazo estabelecido com o auditor. A

resposta deve incluir quais as ações corretivas ou preventivas face às

anomalias encontradas durante a auditoria e o prazo para a sua

implementação.

O que fazer depois de uma auditoria?

17


Bibliografia

Leal, Marisa (s.d) Auditoria Interna: conceitos. Qualificação de Auditores

Internos da Qualidade ISO 9001. Manual: Módulo 1. ZONAVERDE

Leal, Maria (s.d) Métodos e Técnicas de Auditoria. Qualificação de Auditores

Internos da Qualidade ISO 9001. Manual: Módulo 3. ZONAVERDE

Imagens:

https://sindiauditoria.files.wordpress.com/2014/12/auditor-interno.jpg

http://www.blogdaqualidade.com.br

http://destinonegocio.com/br/wpcontent/uploads/sites/2/2015/06/auditoria.jpg

https://www.iped.com.br/_upload/galleries/2015/08/31/principais-

procedimentos-auditoria-contbil-55e3d82567970.jpg

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MUITO OBRIGADO

Fim da apresentação

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ZONAVERDE tem disponível para si o curso de Qualificação de Auditores

Internos da Qualidade ISO 9001 e-Learning.

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