Draft Tata Naskah ver hasil paripurna penyampaian ke ...hukum.bmkg.go.id/vifiles/PEDOMAN TATA NASKAH...

- 2 -

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 31 Tahun 2009 tentang

Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 139, Tambahan

Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5058);

2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun

2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 5071);

3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia Nomor 5286);

4. Peraturan Presiden Nomor 61 Tahun 2008 tentang

Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika;

5. Peraturan Presiden Nomor 35 Tahun 2014 tentang

Perubahan Akademi Meteorologi dan Geofisika menjadi

Sekolah Tinggi Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014

Nomor 90);

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun 2014

tentang Pedoman Tata Naskah Dinas (Berita Negara

Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 432);

7. Peraturan Kepala Badan Meteorologi, Klimatologi, dan

Geofisika Nomor 15 Tahun 2014 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Balai Besar Meteorologi, Klimatologi, dan

Geofisika, Stasiun Meteorologi, Stasiun Klimatologi, dan

Stasiun Geofisika (Berita Negara Republik Indonesia

Tahun 2014 Nomor 1528) sebagaimana telah diubah

dengan Peraturan Kepala Badan Meteorologi, Klimatologi,

dan Geofisika Nomor 9 Tahun 2016 tentang Perubahan

Atas Peraturan Kepala Badan Meteorologi, Klimatologi,

dan Geofisika Nomor 15 Tahun 2014 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Balai Besar Meteorologi, Klimatologi, dan

Geofisika, Stasiun Meteorologi, Stasiun Klimatologi, dan

Stasiun Geofisika (Berita Negara Republik Indonesia

Tahun 2016 Nomor 1740);

- 3 -



Tata Kerja Sekolah Tinggi Meteorologi, Klimatologi, dan

Geofisika (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014

Nomor 1529);



Tata Kerja Stasiun Pemantau Atmosfer Global (Berita

Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 1530)

sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala

Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika Nomor 10

Tahun 2016 (Berita Negara Republik Indonesia Tahun

2016 Nomor 1741);



Tata Kerja Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika

(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor

555);

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN

GEOFISIKA REPUBLIK INDONESIA TENTANG PEDOMAN

TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN

METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA.

- 4 -

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:

1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis,

format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi

dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat

komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang

berwenang di lingkungan Badan Meteorologi, Klimatologi,

dan Geofisika.

3. Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika yang

selanjutnya disingkat BMKG adalah Lembaga Pemerintah

Nonkementerian yang melaksanakan tugas pemerintahan

di bidang meteorologi, klimatologi, dan geofisika.

4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang

menggambarkan tata letak dan redaksional, logo, dan cap

dinas.

5. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak

dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk

menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan

tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

6. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip

yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah

semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan

arsip di lingkungannya.

7. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip

yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam

penyelenggaraan kearsipan.

- 5 -

BAB II

TUJUAN, ASAS, DAN RUANG LINGKUP

Pasal 2

Pedoman Tata Naskah Dinas di lingkungan Badan

Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika merupakan acuan bagi

seluruh unit kerja pada kantor pusat dan Unit Pelaksana

Teknis di lingkungan BMKG dalam penyusunan Naskah

Dinas untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis

kedinasan yang efektif dan efisien.

Pasal 3

Dalam penyusunan Tata Naskah Dinas sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 2, harus dilakukan dengan

memperhatikan asas:

a. efektif dan efisien;

b. pembakuan;

c. pertanggungjawaban;

d. keterkaitan;

e. kecepatan dan ketepatan; dan

f. keamanan.

Pasal 4

Lingkup pengaturan dalam Peraturan Badan ini meliputi:

a. jenis dan format Naskah Dinas;

b. pembuatan Naskah Dinas;

c. pengamanan Naskah Dinas;

d. Kewenangan Penandatangan Naskah Dinas; dan

e. pengendalian Naskah Dinas.

- 6 -

BAB III

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

Pasal 5

Naskah Dinas di lingkungan BMKG terdiri atas:

a. Naskah Dinas arahan;

b. Naskah Dinas korespondensi;

c. Naskah Dinas khusus;

d. laporan; dan

e. telaahan staf.

Pasal 6

Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5

huruf a merupakan Naskah Dinas yang memuat kebijakan

pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani

dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan

yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan,

penetapan, dan penugasan.

Pasal 7

Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6

terdiri atas:

a. Naskah Dinas pengaturan;

b. Naskah Dinas penetapan/keputusan; dan

c. Naskah Dinas penugasan.

Pasal 8

(1) Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 7 huruf a terdiri atas:

a. peraturan;

b. pedoman;

c. petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis;

d. instruksi;

e. Standard Operating Procedures (SOP); dan

f. surat edaran.

(2) Ketentuan mengenai Naskah Dinas pengaturan

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a sampai

- 7 -

dengan huruf c dan huruf e diatur dengan Peraturan

Badan tersendiri.

Pasal 9

(1) Naskah Dinas penetapan/keputusan sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 7 huruf b merupakan naskah

dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan,

tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan

kegiatan, yang digunakan untuk:

a. menetapkan/mengubah status kepegawaian/

personal/keanggotaan/material peristiwa;

b. menetapkan/mengubah/membubarkan suatu

kepanitiaan/tim; dan

c. menetapkan pelimpahan wewenang.

(2) Ketentuan mengenai Naskah Dinas penetapan/keputusan

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan

Peraturan Badan tersendiri.

Pasal 10

Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 7 huruf c merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh

atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau

pejabat lain yang diperintah/diberi tugas, yang memuat apa

yang harus dilakukan.

Pasal 11

Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 5 huruf b, terdiri atas:

a. Naskah Dinas korespondensi internal; dan

b. Naskah Dinas korespondensi eksternal.

- 8 -

Pasal 12

Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 11 huruf a merupakan Naskah Dinas yang

dibuat oleh pejabat yang berwenang dalam 1 (satu)

lingkungan satuan organisasi.

Pasal 13

Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 12, terdiri atas:

a. nota dinas;

b. memo;

c. disposisi; dan

d. surat undangan internal.

Pasal 14

Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 11 huruf b merupakan Naskah Dinas

yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pihak lain

di luar instansi/satuan organisasi yang bersangkutan.

Pasal 15

Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 14, terdiri atas:

a. surat dinas; dan

b. surat undangan eksternal.

Pasal 16

Naskah Dinas Khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5

huruf c merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh pejabat

yang berwenang untuk menerangkan suatu informasi yang

berhubungan/mengikat antara 1 (satu) pihak dengan pihak

lainnya.

- 9 -

Pasal 17

Naskah Dinas Khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal

16, terdiri atas:

a. naskah kerja sama;

b. surat kuasa;

c. berita acara;

d. surat keterangan;

e. surat pengantar; dan

f. pengumuman.

Pasal 18

(1) Naskah kerja sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal

17 huruf a, meliputi:

a. naskah kerja sama dalam negeri; dan

b. naskah kerja sama internasional.

(2) Ketentuan mengenai naskah kerja sama sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) diatur dengan Peraturan Badan

tersendiri.

Pasal 19

Laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d

merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan

tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.

Pasal 20

Telaahan staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf e

merupakan Naskah Dinas yang berupa uraian yang

disampaikan oleh pejabat atau pegawai yang memuat analisis

singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan

memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

- 10 -

Pasal 21

Format, kewenangan, dan distribusi Naskah Dinas

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 sebagaimana

tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak

terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

BAB IV

PEMBUATAN NASKAH DINAS

Pasal 22

Setiap Naskah Dinas harus disusun secara sistematis,

dengan memperhatikan syarat sebagai berikut:

a. ketelitian;

b. kejelasan;

c. logis dan singkat; dan

d. pembakuan.

Pasal 23

Setiap Naskah Dinas harus diberi penomoran guna

memudahkan dalam penyimpanan, pengamanan, temu balik,

dan penilaian arsip.

Pasal 24

Dalam pembuatan Naskah Dinas, harus sesuai dengan

ketentuan penggunaan media/sarana untuk merekam

informasi dalam komunikasi kedinasan.

Pasal 25

Media/sarana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24,

meliputi:

a. kertas surat;

b. amplop; dan

c. tinta.

- 11 -

Pasal 26

Selain menggunakan media/sarana sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 25, pembuatan Naskah Dinas dapat

menggunakan media elektronik.

Pasal 27

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pembuatan Naskah

Dinas dengan menggunakan media elektronik diatur dengan

Peraturan Badan.

Pasal 28

Dalam pembuatan Naskah Dinas, harus sesuai dengan

sistematika dan ketentuan dalam penentuan:

a. jarak spasi;

b. jenis dan ukuran huruf;

c. batas/ruang tepi;

d. nomor halaman;

e. tembusan;

f. lampiran;

g. penggunaan logo BMKG;

h. penggunaan cap dinas; dan

i. kop surat.

Pasal 29

Ketentuan mengenai:

a. Tata cara dan format penomoran Naskah Dinas

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23;

b. penggunaan kertas surat, amplop, dan tinta sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 25; dan

c. sistematika dan penentuan jarak spasi, jenis dan ukuran

huruf, batas/ruang tepi, nomor halaman, tembusan,

lampiran, penggunaan logo BMKG, penggunaan cap dinas,

dan kop surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28;

tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak

terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

- 12 -

BAB V

PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT

NASKAH DINAS

Pasal 30

Dalam hal terdapat pertimbangan kedinasan, Naskah Dinas

dapat dilakukan:

a. perubahan;

b. pencabutan;

c. pembatalan; dan

d. ralat.

Pasal 31

Perubahan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 30 huruf a dilakukan dengan mengubah bagian

tertentu dari Naskah Dinas yang dinyatakan dengan lembar

perubahan.

Pasal 32

Pencabutan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 30 huruf b dilakukan dengan mencabut Naskah Dinas

tertentu karena bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan

peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, khusus,

atau Naskah Dinas yang baru ditetapkan.

Pasal 33

Pembatalan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 30 huruf c dilakukan dengan menyatakan bahwa

seluruh materi Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui

suatu pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas yang

baru.

- 13 -

Pasal 34

Ralat Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30

huruf d, dilakukan dengan memperbaiki sebagian materi

naskah dinas melalui pernyataan ralat dalam naskah dinas

yang baru.

Pasal 35

Tata cara perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat

Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 diatur

dengan ketentuan:

a. Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah,

dicabut, atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau

dibatalkan dengan Naskah Dinas yang setingkat atau

lebih tinggi;

b. pejabat yang berhak menentukan perubahan,

pencabutan, dan pembatalan merupakan pejabat yang

menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh pejabat

yang lebih tinggi kedudukannya; dan

c. ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik,

dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani Naskah

Dinas.

BAB VI

PENGAMANAN NASKAH DINAS

Pasal 36

Pengamanan Naskah Dinas dilakukan untuk mencegah

terjadinya penyalahgunaan dan pemalsuan Naskah Dinas.

Pasal 37

Pengamanan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 36, dapat dilakukan dengan:

a. menentukan kategori klasifikasi keamanan dan akses

Naskah Dinas; dan

- 14 -

b. menentukan perlakuan terhadap Naskah Dinas

berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses.

Pasal 38

Kategori klasifikasi keamanan Naskah Dinas sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 37 huruf a, meliputi:

a. Sangat rahasia, untuk Naskah Dinas yang apabila fisik

dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak

dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan

wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan

keselamatan negara;

b. Rahasia, untuk Naskah Dinas yang apabila fisik dan

informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak

dapat mengakibatkan terganggunya fungsi

penyelenggaraan negara, sumber daya nasional,

ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro;

c. Terbatas, untuk Naskah Dinas yang apabila fisik dan

informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak

dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi

dan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang

signifikan; dan

d. Biasa/Terbuka, untuk Naskah Dinas yang apabila fisik

dan informasinya dibuka untuk umum tidak membawa

dampak apapun terhadap keamanan negara.

Pasal 39

(1) Hak akses terhadap Naskah Dinas diberikan berdasarkan

kategori klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 37.

(2) Hak akses terhadap Naskah Dinas dengan kategori

klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan

terbatas, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 huruf a,

huruf b, dan huruf c, diberikan kepada:

a. Kepala BMKG;

- 15 -

b. pejabat Pimpinan Tinggi Madya, apabila sudah

diberikan izin oleh Kepala BMKG;

c. pengawas internal/eksternal; dan

d. penegak hukum.

(3) Dalam hal Naskah Dinas berklasifikasi sangat rahasia,

rahasia, dan terbatas sebagaimana dimaksud pada ayat

(2) ditujukan kepada Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, hak

akses dapat diberikan kepada Pejabat Pimpinan Tinggi

Pratama di lingkungannya, setelah mendapatkan izin dari

Pejabat Pimpinan Tinggi Madya terkait.

(4) Izin sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dan

ayat (3) dapat diberikan secara tertulis atau melalui media

elektronik.

(5) Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi

biasa/terbuka, diberikan kepada semua tingkat pejabat

dan pegawai yang berkepentingan.

Pasal 40

Perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi

keamanan dan akses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37

huruf b, dapat dilakukan dengan:

a. pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses;

dan

b. pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas yang bersifat

rahasia.

Pasal 41

Perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi

keamanan dan akses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38,

sebagaimana tercantum dalam Lampiran III yang merupakan

bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

- 16 -

BAB VII

KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

Pasal 42

Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas merupakan

hak dan kewajiban yang ada pada pejabat di lingkungan

BMKG untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan

tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

Pasal 43

(1) Kepala BMKG berwenang menandatangani Naskah Dinas

yang bersifat kebijakan/keputusan/arahan.

(2) Kewenangan Penandatangan Naskah Dinas sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dapat didelegasikan kepada

pejabat lain sesuai dengan kewenangan.

Pasal 44

(1) Kewenangan Penandatangan Naskah Dinas disesuaikan

dengan jenis Naskah Dinas.

(2) Matriks Kewenangan Penandatangan Naskah Dinas

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagaimana

tercantum dalam Lampiran IV yang merupakan bagian

tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

BAB VIII

PENGENDALIAN NASKAH DINAS

Pasal 45

Pengendalian Naskah Dinas dilakukan sebagai alat kontrol

dalam pengurusan naskah dinas masuk dan naskah dinas

keluar.

- 17 -

Pasal 46

Pengendalian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 45 terdiri atas:

a. Naskah Dinas masuk; dan

b. Naskah Dinas keluar.

Pasal 47

Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 46

huruf a merupakan Naskah Dinas yang diterima dari

orang/unit kerja/instansi lain.

Pasal 48

Penanganan terhadap Naskah Dinas masuk sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 47 meliputi:

a. penerimaan Naskah Dinas masuk dipusatkan di unit

kearsipan dan unit lain yang menyelenggarakan fungsi

kesekretariatan;

b. penerimaan naskah dinas dianggap sah apabila diterima

oleh petugas atau pihak yang berhak menerima di unit

kearsipan; dan

c. Naskah Dinas masuk yang disampaikan langsung kepada

pejabat atau pegawai unit pengolah harus diregistrasikan

di unit kearsipan.

Pasal 49

Pengendalian Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 46 huruf a, dilaksanakan melalui tahapan

sebagai berikut:

a. penerimaan;

b. pencatatan;

c. pengarahan; dan

d. penyampaian.

- 18 -

Pasal 50

Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 46

huruf b merupakan Naskah Dinas yang dikirim ke orang/unit

kerja/instansi lain.

Pasal 51

Penanganan terhadap Naskah Dinas keluar sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 50 meliputi:

a. pengiriman Naskah Dinas keluar dipusatkan di unit

kearsipan dan unit lain yang menyelenggarakan fungsi

kesekretariatan; dan

b. Naskah Dinas keluar yang dikirimkan langsung oleh

pejabat atau unit pengolah harus diregistrasi dan

disampaikan pertinggal di unit kearsipan.

Pasal 52

Pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 46 huruf b dilaksanakan melalui tahapan

sebagai berikut:

a. pencatatan;

b. penggandaan;

c. pengiriman; dan

d. penyimpanan.

Pasal 53

Tata cara pengendalian Naskah Dinas masuk dan

pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 49 dan Pasal 52 sebagaimana tercantum dalam

Lampiran V yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Peraturan Badan ini.

- 19 -

BAB IX

KETENTUAN PERALIHAN

Pasal 54

Setiap unit kerja di lingkungan BMKG wajib menyesuaikan

penggunaan kop surat dan cap dinas sebagaimana diatur

dalam Peraturan Badan ini, paling lambat 1 (satu) tahun

sejak Peraturan Badan ini diundangkan.

BAB X

KETENTUAN PENUTUP

Pasal 55

Pada saat Peraturan Badan ini mulai berlaku:

a. Peraturan Kepala Badan Meteorologi, Klimatologi, dan

Geofisika Nomor KEP 10 Tahun 2012 tentang Pedoman

Tata Naskah Dinas dan Kearsipan (Berita Negara Republik

Indonesia Tahun 2012 Nomor 1277), dicabut dan

dinyatakan tidak berlaku; dan

b. Ketentuan mengenai Tata Kearsipan yang diatur dalam

Peraturan Kepala Badan Meteorologi, Klimatologi, dan

Geofisika Nomor KEP 10 Tahun 2012 (Berita Negara

Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1277), dinyatakan

masih tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan atau

belum diganti dengan yang baru berdasarkan Peraturan

Badan ini.

- 21 -

LAMPIRAN I PERATURAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA REPUBLIK INDONESIA NOMOR TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

A. Naskah Dinas Arahan

Naskah Dinas Arahan terdiri atas Naskah Dinas Pengaturan, Naskah

Dinas Penetapan/Keputusan, dan Naskah Dinas Penugasan.

1. Naskah Dinas Pengaturan

Naskah Dinas Pengaturan terdiri dari Peraturan, Pedoman, Petunjuk

Pelaksanaan/Petunjuk Teknis, Instruksi, Standard Operating

Procedures (SOP) dan Surat Edaran. Ketentuan lebih lanjut mengenai

Naskah Dinas Pengaturan berupa Peraturan, Pedoman, Petunjuk

Pelaksanaan/Petunjuk Teknis, Standard Operating Procedures (SOP)

dan Naskah Dinas Penetapan/Keputusan, sepanjang mengenai

pengertian, kewenangan, susunan, format, dan tata cara penulisan

diatur dengan Peraturan Badan tersendiri.

a. Instruksi

1) Pengertian

Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah berupa

petunjuk/arahan tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang

diatur dalam peraturan perundang-undangan.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani

Instruksi adalah Kepala BMKG.

3) Susunan

a) Kepala Instruksi

(1) halaman pertama dari Instruksi menggunakan kertas

kop dinas;

- 22 -

(2) kata “INSTRUKSI KEPALA BADAN METEOROLOGI,

KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA” ditulis dengan huruf

kapital dan penempatannya di bawah kop dinas;

(3) “NOMOR” ditulis dengan huruf kapital dan

penempatannya di bawah kata ”INSTRUKSI KEPALA

BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN

GEOFISIKA”;

(4) kata “TENTANG” ditulis dengan huruf kapital dan

penempatannya di bawah kata ”NOMOR”;

(5) judul instruksi ditulis dengan huruf kapital dan

penempatannya di bawah kata ”TENTANG”; dan

(6) nama jabatan pejabat yang menetapkan Instruksi ditulis

dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca

“koma” dan penempatannya di bawah judul Instruksi.

b) Konsiderans

Berisi pertimbangan/alasan perlu dibentuknya Instruksi.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Instruksi memuat substansi Instruksi.

d) Kaki

Bagian kaki Instruksi ditempatkan di sebelah kanan bawah,

yang terdiri dari:

(1) tempat dan tanggal berlakunya Instruksi;

(2) nama jabatan yang mengeluarkan, ditulis dengan huruf

kapital dan diakhiri dengan tanda koma;

(3) cap dinas dan tanda tangan pejabat yang mengeluarkan

Instruksi; dan

(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis

dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

4) Distribusi dan Tembusan

Instruksi yang telah dikeluarkan, didistribusikan kepada yang

berkepentingan.

5) Hal yang Perlu Diperhatikan

a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok, sehingga

Instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang-

undangan.

- 23 -

b) wewenang penetapan dan penandatanganan Instruksi tidak

dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

6) Instruksi dibuat sesuai Format Instruksi pada Contoh 1.

- 24 -

INSTRUKSI KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA

NOMOR : ................

TENTANG ………………………………………………………………………….……........

KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA,

Dalam rangka …….............................., dengan ini memberi instruksi Kepada : 1. Nama jabatan; 2. Nama jabatan; 3. Nama jabatan; 4. Nama jabatan; Untuk : KESATU : .................................................................. KEDUA : .................................................................. KETIGA : .................................................................. KEEMPAT : Agar Instruksi ini dilaksanakan dengan penuh tanggung

jawab. KELIMA : Instruksi ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.

Dikeluarkan di Jakarta pada tanggal ……………

NAMA JABATAN,

Tanda tangan dan Cap Dinas NAMA LENGKAP

CONTOH 1

FORMAT INSTRUKSI

BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703

P. O. BOX 3540 JKT, Website : http://www.bmkg.go.id

- 25 -

b. Surat Edaran

1) Pengertian

Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat

pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan

mendesak.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani Surat

Edaran oleh Kepala BMKG dan Pejabat Pimpinan Tinggi Madya

sesuai dengan substansi Surat Edaran.

3) Susunan

a) Kepala Surat Edaran

(1) halaman pertama dari Surat Edaran menggunakan

kertas kop dinas;

(2) kata “Yth.” yang diikuti oleh nama pejabat yang

diberikan Surat Edaran;

(3) penulisan nama jabatan yang diberikan Surat Edaran

diawali dengan huruf kapital;

(4) tulisan “SURAT EDARAN” dicantumkan di bawah logo

BMKG, ditulis dengan dengan huruf kapital dan

penempatannya di bawah jabatan yang diberikan Surat

Edaran;

(5) “NOMOR” ditulis dengan huruf kapital dan

penempatannya di bawah kata ”SURAT EDARAN”;

(6) kata “TENTANG” ditulis dengan huruf kapital dan

penempatannya di bawah kata “NOMOR”; dan

(7) judul Surat Edaran ditulis dengan huruf kapital dan

penempatannya di bawah kata “TENTANG”.

b) Batang Tubuh

(1) Latar belakang

Memuat alasan tentang perlunya dibuat Surat Edaran.

(2) Maksud dan Tujuan

Memuat maksud dan tujuan dikeluarkannya Surat

Edaran.

(3) Ruang Lingkup

Memuat ruang lingkup berlakunya Surat Edaran.

- 26 -

(4) Dasar

Memuat peraturan perundang-undangan atau naskah

dinas lain yang menjadi dasar ditetapkannya Surat

Edaran.

(5) Isi

Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang

dianggap mendesak.

(6) Penutup

c) Kaki

(1) tempat dan tanggal penetapan Surat Edaran;

(2) nama jabatan yang menetapkan, ditulis dengan huruf

kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan Surat Edaran

yang dibubuhi cap dinas;

(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis

dengan huruf kapital tanpa NIP dan gelar; dan

(5) cap dinas garuda (jika ditandatangani Kepala BMKG).

4) Distribusi dan Tembusan

Surat Edaran yang telah ditetapkan, didistribusikan kepada

pejabat dan pihak terkait lainnya.

5) Hal yang perlu diperhatikan

Naskah asli dan salinan Surat Edaran yang ditandatangani

harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang

mempunyai tugas dan fungsi di bidang hukum.

6) Surat Edaran dibuat sesuai Format Surat Edaran pada Contoh

2.

- 27 -

CONTOH 2

SURAT EDARAN

Yth. 1. Nama Jabatan 2. Nama Jabatan 3. Nama Jabatan

SURAT EDARAN

NOMOR :..............................................

TENTANG ………………………………………………………………………….................... A. Latar Belakang ………………………………………………………………………………… B. Maksud dan Tujuan ………………………………………………………………………………… C. Ruang Lingkup ………………………………………………………………………………… D. Dasar ………………………………………………………………………………… E. Isi ………………………………………………………………………………… F. Penutup ………………………………………………………………………………… Demikian untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal …………………… NAMA JABATAN,

Tanda tangan dan Cap Dinas

NAMA LENGKAP Tembusan : 1. ............................ 2. ............................ 3. dan seterusnya

BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA

Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703 P. O. BOX 3540 JKT, Website : http://www.bmkg.go.id

- 28 -

2. Naskah Dinas Penugasan (Surat Tugas)

a. Pengertian

Surat Tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau

pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang

diperintah/diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh Kepala BMKG, Pejabat

Pimpinan Tinggi Madya, atau Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama

untuk kantor pusat atau Kepala Unit Pelaksana Teknis untuk Unit

Pelaksana Teknis berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan

tanggung jawabnya.

c. Dalam hal penugasan bersifat lintas unit kerja, maka yang

membuat dan menandatangani surat tugas adalah unit kerja yang

membiayai pelaksanaan tugas tersebut berdasarkan usulan pejabat

pimpinan tinggi unit kerja yang bersangkutan.

d. Susunan

1) Kepala Surat Tugas

a) halaman Surat Tugas menggunakan kertas kop dinas;

b) kata “SURAT TUGAS” ditulis dengan huruf kapital dan

penempatannya di bawah Kop Dinas; dan

c) “NOMOR” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya

di bawah kata ”SURAT TUGAS”.

2) Batang Tubuh

c) nama, waktu, lokasi, tanggal berangkat dan sumber dana

dari pelaksanaan tugas.

b) nama, NIP, pangkat/golongan, jabatan dan unit organisasi

pejabat/pegawai yang diberikan surat tugas; dan

a) nama, NIP, pangkat/golongan, jabatan dan unit organsiasi

pejabat yang memberikan surat tugas;

- 29 -

3) Kaki

a) tempat dan tanggal diisi dengan tanggal berlakunya surat

tugas;

b) nama jabatan yang menandatangani, ditulis dengan huruf

awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan

tanda baca koma;

c) tanda tangan pejabat yang memberikan tugas yang

dibubuhi cap dinas; dan

d) nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan

huruf awal kapital pada setiap awal kata.

e. Distribusi dan Tembusan

1) Surat Tugas disampaikan kepada pegawai yang mendapat

tugas.

2) Tembusan Surat Tugas disampaikan kepada Kepala BMKG atau

Pejabat Pimpinan Tinggi Madya terkait.

f. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang

diberikan tugas dicantumkan ke dalam lampiran yang terdiri

atas kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan.

2) Surat Tugas berakhir setelah tugas selesai dilaksanakan.

g. Surat Tugas dibuat sesuai Format Surat Tugas pada Contoh 3.

- 30 -

CONTOH 3

FORMAT SURAT TUGAS

SURAT TUGAS NOMOR: ...............................

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : NIP : Pangkat/Golongan : Jabatan : Unit Organisasi : Dengan ini memberikan tugas kepada:

Nama : NIP : Pangkat/Golongan : Jabatan : Unit Organisasi : Untuk melaksanakan:

Tugas : Selama : Lokasi : Tanggal berangkat : Sumber dana : Demikian, untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Nama Tempat, tanggal

Nama Jabatan,

Tanda Tangan dan Cap Dinas

Nama Lengkap

Tembusan:

Kepala BMKG atau Pejabat Pimpinan Tinggi Madya terkait

BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703 P. O. BOX 3540 JKT, Website : http://www.bmkg.go.id

- 31 -

B. Naskah Dinas Korespondensi

1. Naskah Dinas Korespondensi Internal

Naskah Dinas Korespondensi Internal terdiri dari: Nota Dinas, Memo,

Disposisi, dan Surat Undangan Internal.

a. Nota Dinas

1) Pengertian

Nota Dinas adalah naskah dinas internal yang dibuat oleh

pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan

laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau

penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang

bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan

penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan

disposisi oleh pejabat yang dituju.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Nota Dinas dibuat dan ditandatangani oleh:

a) Bawahan kepada atasan dalam satu lingkungan Unit Kerja

Eselon I, Unit Kerja Mandiri, atau Unit Pelaksana Teknis;

b) Antar pimpinan Unit Kerja Eselon I dalam satu lingkungan

satuan organisasi;

c) Antar pimpinan Unit Kerja Eselon II dalam satu lingkungan

Unit Kerja Eselon I atau satu unit kearsipan;

d) Antar pimpinan Unit Kerja Eselon III dalam satu lingkungan

Unit Kerja Eselon II;

e) Antar pimpinan Unit Kerja Eselon IV dalam satu lingkungan

Unit Kerja Eselon III; atau

f) Pimpinan Unit Kerja Eselon I kepada Kepala BMKG.

3) Susunan

a) Kepala Nota Dinas

(1) halaman pertama Nota Dinas ditulis di atas kertas kop

dinas;

(2) kata “NOTA DINAS”, yang ditulis dengan huruf kapital

secara simetris;

(3) kata “NOMOR”, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

- 32 -

(4) Kata “Yth.”, yang ditulis dengan huruf awal kapital,

diikuti dengan tanda baca titik;

(5) kata “Dari”, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(6) kata “Hal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan

(7) Kata “Tanggal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri dari alinea

pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas.

c) Kaki

(1) Tanda tangan pejabat;

(2) Nama lengkap penandatangan nota dinas yang ditulis

dengan huruf awal kapital; dan

(3) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerima (jika

perlu).


a) Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas.

b) Tembusan Nota Dinas berlaku di lingkungan internal

BMKG.

c) Penomoran Nota Dinas dilakukan dengan mencantumkan

nomor Nota Dinas, kode jabatan penandatangan, kode

klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.

5) Nota Dinas dibuat sesuai Format Nota Dinas pada Contoh 4.

- 33 -

NOTA DINAS NOMOR : ………..............

Yth. : ……………………………..

Dari : ……………………………..

Hal : ……………………………..

Tanggal : ……………………………..

……………………………....................................................................................……………………………………………………………….…………………..……………………….……………

……………………………......................................................................................……………………………………………………………….…………………………..……..……………………….…….

……………………………............................................................................……………………………………………………………….………

Tanda Tangan Nama Lengkap

Tembusan: 1. ……………….... 2. ……………….... 3. dan seterusnya.

CONTOH 4

FORMAT NOTA DINAS



- 34 -

b. Memo

1) Pengertian

Memo adalah naskah dinas internal yang bersifat mengingatkan

suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan

pendapat kedinasan.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Memo dibuat dan ditandatangani oleh:

Atasan kepada bawahan dalam satu lingkungan Unit Kerja

Eselon I, Unit Kerja Mandiri, atau Unit Pelaksana Teknis.

3) Susunan

a) Kepala

(1) halaman pertama Memo ditulis di atas kertas kop

dinas;

(2) kata “MEMO”, yang ditulis di tengah dengan huruf

kapital;

(3) kata “NOMOR”, yang ditulis dengan huruf kapital

secara simetris;

(4) kata “Yth.”, yang ditulis dengan huruf awal kapital,

diikuti dengan tanda baca titik;

(5) kata “Dari”, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(6) kata “Hal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(7) kata ”Tanggal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang Tubuh

Batang tubuh Memo terdiri dari pembuka, isi, dan penutup

yang ringkas, padat, dan jelas.

c) Kaki

(1) tanda tangan pejabat;

(2) nama lengkap penandatangan surat dinas yang ditulis

dengan huruf awal kapital;

(3) tembusan memuat nama jabatan pejabat penerima (jika

ada).


a) Memo tidak dibubuhi cap dinas.

b) Memo dapat ditulis tangan.

c) tembusan Memo berlaku di lingkungan internal BMKG.

- 35 -

d) penomoran Memo dilakukan dengan mencantumkan nomor

Memo, kode jabatan penandatangan, kode klasifikasi arsip,

bulan, dan tahun.

5) Format Memo dibuat sesuai Format Memo pada Contoh 5.

- 36 -

CONTOH 5

FORMAT MEMO

MEMO NOMOR : ....................

Yth. : …………………………….. Dari : …………………………….. Hal : …………………………….. Tanggal : …………………………….. …………………………………………………….........................................................................................................................………………………….…………………………………….………………………………………….……….

…………………………………………………….........................................................................................................................………………………….…………………………………….………………………………………….……….

…………………………………………………….........................................................................................................................………………………...….…………………………………….………………………………………….……

Tanda Tangan

Nama Lengkap Tembusan: 1. ………………... 2. ………………... 3. dan seterusnya.

BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703 P. O. BOX 3540 JKT, Website : http://www.bmkg.go.id

- 37 -

c. Disposisi

1) Pengertian

Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak

lanjut/tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas

pada lembar Disposisi, tidak pada naskah surat asli. Lembar

Disposisi merupakan satu kesatusan dengan naskah/surat

dinas yang bersangkutan.

2) Disposisi hanya diberikan dari atasan kepada bawahan satu

tingkat di bawahnya.

3) Pada kolom “Diteruskan kepada “Yth.” diisi dengan singkatan

jabatan yang diberikan disposisi.

4) Disposisi dibuat sesuai Format Disposisi pada Contoh 6, Contoh

7, dan Contoh 8.

- 38 -

CONTOH 6

FORMAT DISPOSISI KEPALA BMKG

LEMBAR DISPOSISI

Nomor Agenda :

Tingkat Keamanan :

Tanggal Penerimaan :

Nomor Surat :

Tanggal Surat :

Asal Surat :

Perihal :

Ringkasan isi :

Diteruskan kepada Yth.:

SU DM DK DG DI

IPR KPL KDL KSTMKG KSTUB

Disposisi :

Tindak Lanjut Diketahui

Harap mewakili Untuk diteruskan

Hadir mendampingi Untuk diselesaikan

Segera ditindaklanjuti Untuk dipelajari

Mohon tanggapan/saran/masukan Untuk diketahui

Fasilitasi sesuai ketetapan berlaku Untuk direkap

Dikonsultasikan dengan … Untuk dimonitor

Dibuat surat jawaban Untuk dijadikan bahan masukan

Bahan monitoring Untuk didiskusikan dengan …

Buat Surat Edaran Untuk dikoordinasikan dengan …

Untuk dibuat draft surat jawaban Untuk diarsipkan

Untuk dijadwalkan

Catatan Khusus:

Catatan Khusus KSTUB:

V O



- 39 -

CONTOH 7

FORMAT DISPOSISI PEJABAT PIMPINAN TINGGI MADYA

LEMBAR DISPOSISI Nomor Agenda :

Tingkat Keamanan :


Nomor Surat :

Tanggal Surat :

Asal Surat :

Perihal :

Diteruskan kepada Yth.:

DM DK DG DI

KRR KRH KRU KSTUS/

KSTUM/

KSTUK/

KSTUG/

KSTUI

Disposisi :







Dikonsultasikan dengan … Untuk dimonitor




Untuk dibuat draft surat jawaban Untuk diarsipkan

Catatan Khusus:

Catatan Khusus KSTUS/KSTUM/KSTUK/KSTUG/KSTUI:

V O



- 40 -

CONTOH 8

FORMAT DISPOSISI PEJABAT PIMPINAN TINGGI PRATAMA

LEMBAR DISPOSISI

Nomor Agenda :

Tingkat Keamanan :


Nomor Surat :

Tanggal Surat :

Asal Surat :

Perihal :

Diteruskan kepada Yth:

KBSD KBKU KBPB KBTU …

Disposisi :







Dikonsultasikan dengan Untuk dimonitor




Untuk dibuat surat jawaban Untuk diarsipkan

Catatan Khusus:

V O



- 41 -

d. Surat Undangan Internal

1) Pengertian

Surat Undangan Internal adalah surat dinas yang memuat

undangan kepada pejabat/pegawai di lingkungan satu Unit

Kearsipan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu,

seperti rapat, upacara, dan pertemuan.

2) Kewenangan

Surat Undangan Internal ditandatangani oleh pejabat sesuai

dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

3) Susunan terdiri atas :

a) Kepala Surat Undangan Internal

(1) halaman pertama Surat Undangan Internal ditulis di

atas kertas kop dinas;

(2) “Nomor”, “Sifat”, “Lampiran”, dan “Hal”, ditulis dengan

huruf awal kapital di sebelah kiri bawah kop dinas.

(3) tempat dan tanggal pembuatan surat ditulis sebelah

kanan atas, sejajar/sebaris dengan “Nomor”.

(4) kata “Yth.” ditulis di bawah kata “Hal” diikuti dengan

nama jabatan yang dituju.

b) Batang Tubuh

(1) alinea pembuka;

(2) isi Surat Undangan Internal, yang meliputi hari,

tanggal, waktu, tempat, dan acara; dan

(3) alinea penutup.

c) Kaki

(1) Nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital

dan diakhiri dengan tanda baca koma.

(2) Tanda tangan pejabat.

(3) Nama lengkap penandatangan Surat Undangan Internal

yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar dan

tanpa NIP.

(4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat terkait (jika

ada).

- 42 -


Format Surat Undangan Internal sama dengan format Surat

Dinas, perbedaannya yaitu:

a) Surat Undangan Internal terdapat hari, tanggal, pukul, dan

tempat dilaksanakannya acara, sedangkan Surat Dinas

tidak ada.

b) pihak yang dikirimi surat pada Surat Undangan Internal

dapat ditulis pada lampiran.

c) Surat Undangan Internal tanpa cap dinas/stempel.

5) Surat Undangan Internal dan Lampiran Surat Undangan dibuat

sesuai Format Surat Undangan Internal dan Lampiran Surat

Undangan pada Contoh 9 dan Contoh 10.

- 43 -

CONTOH 9

FORMAT SURAT UNDANGAN INTERNAL

Nomor : ................... ...(Tempat),...(Tgl., Bln., Thn.) Sifat : Lampiran : Hal : Undangan .... Yth. .............................................

............................................. di

................................... ………………………………..............................................................…….....

………………………………............................................................................................................... pada : Hari/tanggal : ......................................................... Pukul : ......................................................... Tempat : ......................................................... Acara : .........................................................

.............................................................................................................................

....................................................................................

Nama Jabatan, (Tanda Tangan) Nama Lengkap Tembusan : 1. ……………….. 2. ......................... 3. ........................



- 44 -

CONTOH 10

FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN INTERNAL

Lampiran Surat Undangan Nomor : ..................... Tanggal : .....................

DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG

1. .........................................................

2. .........................................................

3. .........................................................

4. .........................................................

5. .........................................................

6. .........................................................

7. .........................................................

8. .........................................................

9. .........................................................

10. dan seterusnya.

- 45 -

2. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal

Naskah Dinas Korespondensi Eksternal terdiri dari Surat Dinas dan

Surat Undangan Eksternal.

a. Surat Dinas

1) Pengertian

Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas seorang

pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada

pihak lain di luar Unit Kearsipan yang bersangkutan.

2) Wewenang Penandatanganan

a) Surat Dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan

tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

b) Penandatanganan surta dinas harus memperhatikan

kesetaraan eselon.

3) Susunan

a) Kepala Surat Dinas

(1) halaman pertama surat dinas menggunakan kop dinas;

(2) “Nomor”, “Sifat ”, “Lampiran”, dan “Hal”, ditulis dengan

huruf awal kapital di sebelah kiri bawah kop dinas;

(3) tempat dan tanggal pembuatan surat, ditulis di sebelah

kanan atas, sejajar/sebaris dengan nomor;

(4) kata “Yth.”, ditulis di bawah “Hal”, diikuti dengan nama

jabatan yang dikirimi surat; dan

(5) alamat surat, yang ditulis di bawah “Yth.”

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Dinas diisi dengan kepentingan

dan substansi dari Surat Dinas yang memuat alinea

pembuka, isi, dan penutup.

c) Kaki

(1) nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital

dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(2) tanda tangan pejabat dan cap dinas;

(3) nama lengkap penanda tangan surat dinas yang ditulis

dengan huruf awal kapital; dan

(4) tembusan memuat nama jabatan pejabat terkait (jika

ada).

- 46 -

4) Distribusi

Surat Dinas disampaikan kepada penerima yang berhak.


a) kop dinas hanya digunakan pada halaman pertama.

b) penandatanganan “atas nama” (a.n.) hanya dilakukan

sesuai dengan pelimpahan wewenang yang diberikan oleh

pejabat yang berwenang dan pejabat pemberi wewenang

diberi tembusannya.

c) jika Surat Dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran

disebutkan jumlah.

d) “Hal”, berisi pokok surat sesingkat mungkin ditulis dengan

huruf awal kapital pada setiap unsurnya tanpa diakhiri

tanda baca.

e) u.p. (“untuk perhatian”) digunakan apabila

penyelesaiannya dilakukan oleh pejabat atau pegawai

tertentu di lingkungan penerima surat.

6) Surat Dinas dibuat sesuai Format Surat Dinas pada Contoh

11.

- 47 -

CONTOH 11

FORMAT SURAT DINAS

Nomor : .................... ...(Tempat),...(Tgl., Bln., Thn.) Sifat : .................... Lampiran : .................... Hal : ....................

Yth. .................................... ................................... di

...................................

.................................................................................................................................

............................................................................................................................................

.............................................................

.................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

...............................................................................................................

.................................................................................................................................

..................................................................................

Nama Jabatan,

(Tanda Tangan dan Cap Dinas) Nama Lengkap

Tembusan : 1. ……………….. 2. ......................... 3. ..........................



- 48 -

b. Surat Dinas (dalam Format Bahasa Inggris)

1) Pengertian

Surat Dinas dalam format bahasa Inggris digunakan dalam

menyampaikan informasi kedinasan kepada seseorang,

instansi atau satuan organisasi yang berada di luar negeri.

2) Wewenang Penandatanganan

Surat Dinas dalam format bahasa Inggris ditandatangani oleh

pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung

jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala Surat Dinas

(1) halaman pertama surat dinas menggunakan kop dinas

dalam format bahasa inggris;

(2) “Our Ref” diisi dengan nomor surat dan ditulis dengan


(3) tempat dan tanggal pembuatan surat, ditulis di sebelah

kanan atas, sejajar/sebaris dengan “Our Ref”. Tata

letak penulisan tanggal bulan tahun sesuai dengan tata

letak tanggal bulan dan tahun dalam surat dinas format

bahasa Indonesia;

(4) Penerima surat, jabatan, organisasi, nomor telepon,

faksimile, dan email ditulis dibawah “Our Ref”; dan

(5) “Subject” sebagai perihal surat ditulis dibawah “Email”.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Dinas dalam format bahasa

Inggris diisi dengan kepentingan dan substansi. Diikuti

dengan kata pembuka “Dear Sir”, kemudian memuat alinea

pembuka, isi, dan penutup. Diakhiri dengan kata “Sincerely

Yours”.

c) Kaki

(1) nama lengkap penanda tangan surat dinas yang ditulis

dengan huruf awal kapital dengan menggunakan gelar

pendidikan tertinggi;

(2) jabatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(3) tanda tangan pejabat di sebelah kiri tanpa cap dinas;

- 49 -

(4) “Cc” memuat nama jabatan pejabat terkait (jika ada).

4) Distribusi

Surat Dinas dalam format bahasa Inggris disampaikan kepada

penerima yang berhak.


a) kop dinas dalam format bahasa Inggris hanya digunakan

pada halaman pertama.

b) penandatanganan surat dinas dilakukan oleh pejabat yang

setara dengan pejabat yang dituju dengan tembusan

pejabat terkait (jika ada).

c) “Acting” digunakan apabila pejabat yang menandatangani

surat dinas merupakan pejabat pelaksana harian dari

pejabat yang berwenang.

d) untuk jabatan “Permanent Representative of Indonesia

with WMO” tidak dapat dilakukan pelimpahan wewenang

penandatanganan.

e) Subject, berisi pokok surat sesingkat mungkin ditulis

dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya tanpa

diakhiri tanda baca.

6) Surat Dinas dalam format bahasa Inggris dibuat sesuai Format

Surat Dinas Format Bahasa Inggris pada Contoh 12.

- 50 -

Our Ref: […] [Tempat], [Tanggal Bulan Tahun] [Nama] [Jabatan] [Instansi] [Alamat] Tel: […] Fax: […] Email: […]

Subject : [Perihal Surat]

Dear […],

…………………..............................................................................................

.........................................................................................................................................

.....................................................................................................

........................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.................................................................................................................................

........................................................................................................................

...........................................................................................

Sincerely yours, [Nama] [Jabatan]

Cc: 1. ………………... 2. ......................... 3. ..........................

CONTOH 12

FORMAT SURAT DINAS DALAM BAHASA INGGRIS

THE AGENCY FOR METEOROLOGY, CLIMATOLOGY, AND GEOPHYSICS OF THE REPUBLIC OF INDONESIA (BMKG)

Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (62) 21 4246321 Fax : (62) 21 4246703 P. O. BOX 3540 JKT, Website : http://www.bmkg.go.id

- 51 -

c. Surat Undangan Eksternal

1) Pengertian

Surat undangan eksternal adalah Surat Dinas yang memuat

undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat

tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu,

seperti rapat, upacara, dan pertemuan.

2) Kewenangan

Surat Undangan Eksternal ditandatangani oleh pejabat sesuai

dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala Surat Undangan Eksternal

(1) halaman pertama Surat Undangan Eksternal ditulis di

atas kertas kop dinas;

(2) “Nomor”, “Sifat”, “Lampiran”, dan “Hal”, ditulis dengan


(3) tempat dan tanggal pembuatan surat ditulis sebelah

kanan atas, sejajar/sebaris dengan “Nomor”; dan

(4) kata “Yth.” ditulis di bawah kata “Hal” diikuti dengan

nama jabatan yang dituju.

b) Batang Tubuh

(1) alinea pembuka;

(2) isi Surat Undangan Eksternal, yang meliputi hari,

tanggal, pukul, tempat, dan acara; dan

(3) alinea penutup.

c) Kaki

(1) Nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital

dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(2) Tanda tangan pejabat;

(3) Nama lengkap penandatangan Surat Undangan

Eksternal yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa

gelar dan tanpa NIP; dan

(4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat terkait (jika

ada).

- 52 -


a) Format Surat Undangan Eksternal sama dengan format

Surat Dinas, perbedaaannya yaitu bahwa pihak yang

dikirimi surat pada Surat Undangan Eksternal dapat ditulis

pada lampiran.

b) Surat Undangan Eksternal untuk keperluan tertentu dapat

berbentuk kartu (tanpa stempel). Surat undangan dalam

bentuk ini biasanya ditujukan kepada pejabat yang sejajar

atau lebih tinggi dari instansi lain untuk menghadiri acara

yang diselenggarakan oleh Kepala BMKG/Pejabat Pimpinan

Tinggi Madya.

5) Surat Undangan Eksternal, Lampiran Surat Undangan

Eksternal, dan Kartu Undangan dibuat sesuai Format Surat

Undangan Eksternal, Lampiran Surat Undangan Eksternal,

dan Kartu Undangan pada Contoh 12, Contoh 13, dan Contoh

14.

- 53 -

Nomor : ................... ...(Tempat),...(Tgl., Bln., Thn.)

Sifat : Lampiran : Hal : Undangan ... Yth. .............................................

............................................. di ...................................

………………………………..................................................................

………………………………............................................................................................................... pada :

Hari/tanggal : ......................................................... Pukul : ......................................................... Tempat : ......................................................... Acara : ......................................................... ..........................................................................................................

.......................................................................................................

Nama Jabatan,

(Tanda Tangan dan Cap Dinas) Nama Lengkap

Tembusan : 1. ............................ 2. ........................... 3. ...........................

CONTOH 12

FORMAT SURAT UNDANGAN EKSTERNAL



- 54 -

Lampiran Surat Undangan Nomor : ..................... Tanggal : .....................

DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG

1. .................................................................................................

2. .....................................................................................

3. .....................................................................................

4. .....................................................................................

5. .....................................................................................

6. .....................................................................................

7. .....................................................................................

8. .....................................................................................

9. .....................................................................................

dan seterusnya.

CONTOH 13

FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN EKSTERNAL

- 55 -

KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA

Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara

pada acara ..............................................................................................

.........................................................................................

hari .........../ (tanggal) ........., pukul .......................WIB bertempat di .............................

tanda tangan

Nama Kepala BMKG

Harap hadir 30 menit sebelum acara dimulai dan undangan dibawa

Konfirmasi: ........................

CONTOH 14

FORMAT KARTU UNDANGAN KHUSUS

- 56 -

C. Naskah Dinas Korespondensi Khusus

Naskah Dinas Korespondensi Khusus terdiri dari Surat Perjanjian, Surat

Kuasa, Berita Acara, Surat Keterangan, Surat Pengantar, dan

Pengumuman. Ketentuan mengenai surat perjanjian sepanjang mengenai

pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan diatur dalam

Peraturan Badan tersendiri.

1. Surat Kuasa

a. Pengertian

Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang

kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak

lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan

tertentu dalam rangka kedinasan.

b. Susunan

1) Kepala Surat Kuasa

a) halaman pertama dari Surat Kuasa menggunakan kertas kop

dinas;

b) tulisan “SURAT KUASA” dicantumkan di bawah kop dinas

ditulis dengan huruf kapital; dan

c) “NOMOR:” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya

di bawah kata ”SURAT KUASA”.

2) Batang tubuh

a) memuat identitas yang memberikan kuasa; dan

b) memuat pernyataan tentang pemberian kuasa kepada pihak

lain untuk melakukan suatu tindakan tertentu.

3) Kaki

a) tempat diisi sesuai dengan alamat instansi dan tanggal

sesuai dengan tanggal penandatanganan Surat Kuasa;

b) tanda tangan penerima kuasa dan pemberi kuasa dan

dibubuhi materai sesuai dengan peraturan perundang-

undangan;

c) nama lengkap penerima dan pemberi kuasa ditulis dengan

huruf kapital; dan

d) Nomor Induk Pegawai (NIP) untuk pemberi kuasa dan

penerima kuasa (jika memiliki NIP).

c. Surat Kuasa dibuat sesuai Format Surat Kuasa pada Contoh 15.

- 57 -

SURAT KUASA

NOMOR : ……...........

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : ……………………………………....

Jabatan : ……………………………………....

Alamat : ……………………………………....

memberi kuasa kepada :

Nama : ……………………………………....

Jabatan : ……………………………………....

Alamat : ……………………………………....

untuk …………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………...................

Demikian Surat Kuasa ini dibuat, untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, ……………………

Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,

tanda tangan Meterai dan tanda tangan

NAMA LENGKAP NAMA LENGKAP NIP.................... NIP.....................

CONTOH 15

FORMAT SURAT KUASA



- 58 -

3. Berita Acara

a. Pengertian

Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang

proses pelaksanaan suatu kegiatan pada waktu tertentu yang

harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. Berita Acara

dapat disertai lampiran.

b. Susunan

1) Kepala Berita Acara

a) halaman pertama dari berita acara menggunakan kertas kop

dinas;

b) tulisan “BERITA ACARA” dicantumkan di bawah kop dinas,

ditulis dengan huruf kapital;

c) judul Berita Acara harus sesuai dan mencerminkan isi Berita

Acara dan ditulis di bawah kata “BERITA ACARA” dan ditulis

dengan huruf kapital; dan

d) “NOMOR” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya

di bawah judul berita acara.

2) Batang tubuh

a) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan

para pihak yang membuat Berita Acara;

b) substansi Berita Acara;

c) keterangan yang menyebutkan adanya lampiran; dan

d) penutup yang menerangkan bahwa Berita Acara ini dibuat

dengan sebenar-benarnya.

3) Kaki

a) tempat pelaksanaan penandatanganan diisi dengan nama

kota tempat pembuatan Berita Acara; dan

b) tanda tangan para pihak dan para saksi.

4) Lampiran Berita Acara

Lampiran Berita Acara adalah dokumen tambahan yang berisi

antara lain laporan, notulensi, memori, daftar seperti daftar

aset/arsip yang terkait dengan materi muatan suatu Berita

Acara.

c. Berita Acara dibuat sesuai Format Berita Acara pada Contoh 16

kecuali ditentukan lain dengan Peraturan Badan.

- 59 -

BERITA ACARA

....................................

NOMOR : …..............................

Pada hari ini, ……, tanggal ……, bulan ….., tahun ….., kami masing-

masing:

1. ..……(nama pejabat), …….. (NIP dan jabatan), selanjutnya disebut Pihak

Pertama dan

2. ……..(pihak lain)………………………………, selanjutnya disebut Pihak

Kedua, telah melaksanakan

1. ………………………………………………………………………………………

2. dan seterusnya.

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan …………………....

Dibuat di ……………………......

Pihak Kedua, Pihak Pertama,

Tanda Tangan Tanda Tangan

Nama Lengkap…… Nama Lengkap……

Mengetahui/Mengesahkan

Nama Jabatan,

CONTOH 16

FORMAT BERITA ACARA



- 60 -

3. Surat Keterangan

a. Pengertian

Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi

mengenai hal, peristiwa, atau tentang seseorang untuk kepentingan

kedinasan.


Surat Keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang

sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala Surat Keterangan

a) halaman pertama dari Surat Keterangan menggunakan

kertas kop dinas;

b) tulisan “SURAT KETERANGAN” dicantumkan di bawah kop

dinas, ditulis dengan huruf kapital; dan

c) “NOMOR” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya

di bawah kata “SURAT KETERANGAN”.

2) Batang Tubuh

a) memuat identitas yang diberi keterangan; dan

b) memuat informasi atau keterangan mengenai suatu hal atau

seseorang untuk kepentingan dinas.

3) Kaki

a) tanggal diisi dengan tanggal ditandatanganinya surat

keterangan;

b) nama jabatan yang menandatangani, ditulis dengan huruf

awal kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

c) tanda tangan pejabat yang menandatangani surat

keterangan dibubuhi cap dinas; dan

d) nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan

huruf awal kapital.

4) Surat Keterangan dibuat sesuai Format Surat Keterangan pada

Contoh 14 dan Contoh15.

- 61 -

CONTOH 17

FORMAT SURAT KETERANGAN TENTANG SESEORANG

SURAT KETERANGAN

NOMOR : ....................................

Yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama : ................................................................................

NIP : ................................................................................

Jabatan : ................................................................................

dengan ini menerangkan bahwa

Nama : ...............................................................................

NIP : ...............................................................................

Pangkat/golongan : ...............................................................................

Jabatan : ...............................................................................

dan seterusnya

……………………. ……….………………………………………………………...

…………………………….……………………………………………………….....

……………………………………………………………………………………......

…………………………………………………………………………….........

……………………………………………………………………………………......

……………………………………………………

Demikian Surat Keterangan ini dibuat dan dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta,……………….. Pejabat Pembuat Keterangan, Tanda Tangan dan Cap Dinas Nama Lengkap



- 62 -

CONTOH 18

FORMAT SURAT KETERANGAN TENTANG HAL/PERISTIWA

SURAT KETERANGAN

NOMOR:

Yang bertanda tangan dibawah ini,

Nama :…………………………………..

NIP : …………………………………..

Jabatan : …………………………………..

dengan ini menerangkan bahwa pada hari ini …………… tanggal …………….. tahun

…………….. jam …………… telah terjadi hal/ peristiwa:

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………….

Demikian surat keterangan ini dibuat untuk digunakan sebagai mana mestinya.

Jakarta, …………………….. Pejabat Pembuat Keterangan, Tanda Tangan dan Cap Dinas Nama Lengkap



- 63 -

4. Surat Pengantar

a. Pengertian

Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk

mengantar/menyampaikan barang atau naskah.


Kewenangan untuk menandatangani Surat Pengantar oleh pejabat

sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala Surat Pengantar

(a) halaman pertama dari Surat Pengantar menggunakan kertas

kop dinas;

(b) nama kota, tanggal, bulan, dan tahun diketik dengan ditulis

di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas;

(c) kata ”Yth.,” diikuti dengan nama jabatan yang dikirim surat

ditulis sebelah kiri di bawah nama kota, tanggal, bulan, dan

tahun;

(d) kata “SURAT PENGANTAR” ditulis di bagian tengah

diletakan secara simetris di bawah kata “Yth.”; dan

(e) “NOMOR” ditulis dengan huruf kapital di bawah kata

“SURAT PENGANTAR”.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh terdiri dari nomor urut, jenis naskah dinas

yang dikirim, jumlah naskah dinas/barang, dan keterangan.

3) Kaki

(a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi:

(1) nama jabatan pembuat pengantar;

(2) tanda tangan;

(3) nama; dan

(4) cap dinas.

(b) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi:

(1) nama jabatan penerima;

(2) tanda tangan;

(3) nama;

(4) cap dinas;

- 64 -

(5) nomor telepon/faksimile; dan

(6) tanggal penerimaan.

d. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Surat Pengantar dikirim dalam dua rangkap, lembar pertama

untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.

2) Penomoran Surat Pengantar sama dengan penomoran Surat

Dinas.

e. Surat Pengantar dibuat sesuai Format Surat Pengantar pada

Contoh 19.

- 65 -

CONTOH 19

FORMAT SURAT PENGANTAR

....(Tempat),...(Tgl.,Bln., Thn.)

Yth. ...........................................

…………………..................

…………………..................

SURAT PENGANTAR

Nomor : .........................

No. Naskah Dinas/

Barang Yang Dikirimkan

Banyaknya Keterangan

Diterima tanggal ..............

Penerima Pengirim

Nama Jabatan, Nama Jabatan,

Tanda tangan dan Cap Dinas Tanda tangan dan Cap Dinas

Nama Lengkap Nama Lengkap

Telepon :



- 66 -

5. Pengumuman

a. Pengertian

Pengumuman adalah Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan

tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai

BMKG atau perseorangan/golongan baik di dalam maupun di luar

BMKG.


Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk.

c. Susunan

1) Kepala Pengumuman

a) halaman pertama dari Pengumuman menggunakan kertas

kop dinas;

b) kata ”PENGUMUMAN” ditulis dengan huruf kapital dan

penempatannya di bawah kop dinas;

c) ”NOMOR” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya

di bawah kata ”PENGUMUMAN”;

d) kata ”TENTANG” ditulis dengan huruf kapital dan

penempatannya di bawah kata ”NOMOR”; dan

e) judul Pengumuman ditulis dengan huruf kapital dan

penempatannya di bawah kata ”TENTANG”.

2) Batang Tubuh

a) alasan tentang perlunya dibuat Pengumuman;

b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan Pengumuman; dan

c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap

mendesak.

3) Kaki

a) tempat dan tanggal dikeluarkannya Pengumuman;

b) nama jabatan pejabat yang menandatangani Pengumuman

dan ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda

baca koma;

c) tanda tangan pejabat yang mengeluarkan Pengumuman;

d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Pengumuman

dan ditulis dengan huruf awal kapital; dan

e) cap dinas.

- 67 -


a) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan

kepada kelompok/golongan tertentu; dan

b) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat

cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.

5) Pengumuman dibuat sesuai Format Pengumuman pada Contoh 20.

- 68 -

PENGUMUMAN

NOMOR :…...............

TENTANG

……………..…………………………………

………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………….

.……………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………

……………………………………………..........................

Dikeluarkan di …..............................

pada tanggal …………………….....

Nama Jabatan,

Tanda Tangan dan Cap Dinas

Nama Lengkap

CONTOH 20

FORMAT PENGUMUMAN



- 69 -

D. Laporan

1. Pengertian

Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang

pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.

2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Wewenang pembuatan Laporan dilakukan oleh pejabat/pegawai yang

diberi tugas. Laporan ditandatangani oleh pejabat/pegawai yang

diserahi tugas.

3. Susunan

a. Kepala Laporan

1) halaman pertama dari Laporan menggunakan kertas kop dinas;

2) kata “LAPORAN” ditulis dengan huruf kapital dan

penempatannya di bawah kop dinas;

3) kata “TENTANG” ditulis dengan huruf kapital dan

penempatannya di bawah kata “LAPORAN”; dan

4) judul Laporan ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya

di bawah kata “TENTANG”.

b. Batang Tubuh

1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan

tujuan, serta ruang lingkup dan sistematika Laporan;

2) materi Laporan, yang terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan,

faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan,

hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan;

3) simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; dan

4) penutup, yang merupakan akhir Laporan, memuat harapan/

permintaan arahan/ucapan terima kasih.

- 70 -

c. Kaki

1) nama kota dan tanggal pembuatan Laporan;

2) nama jabatan pejabat pembuat Laporan, yang ditulis dengan

huruf awal kapital;

3) tanda tangan pembuat Laporan; dan

4) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

4. Laporan dibuat sesuai dengan Format Laporan pada Contoh 21, kecuali

ditentukan lain dengan Peraturan Badan.

- 71 -

CONTOH 21

FORMAT LAPORAN

LAPORAN

TENTANG

……………………………………………….

A. Pendahuluan

1. Umum

2. Maksud dan Tujuan

3. Ruang Lingkup

4. Dasar

B. Kegiatan yang Dilaksanakan

……………………………………………………………………………………

…………………………………………………………

C. Hasil yang Dicapai

……………………………………………………………………………………

………………………………………………………….

D. Kesimpulan dan Saran

……………………………………………………………………………………

…………………………………………………………..

E. Penutup

……………………………………………………………………………………

…………………………………………………………….

Dibuat di ……………….. Pada tanggal ………….. Nama Jabatan Pembuat Laporan Tandatangan dan Cap Dinas Nama Lengkap



- 72 -

E. Telaahan Staf

1. Pengertian

Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat

atau pegawai yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu

persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang

disarankan.

2. Susunan

a. Kepala Telaahan Staf

1) kata ”TELAAHAN STAF” ditulis dengan huruf kapital;

2) kata ”TENTANG” ditulis dengan huruf kapital dan

penempatannya di bawah kata ”TELAAHAN STAF”; dan

3) judul Telaahan Staf ditulis dengan huruf kapital dan

penempatannya di bawah kata ”TENTANG”.

b. Batang Tubuh

1) persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang

persoalan yang akan dipecahkan;

2) praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan,

berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan

situasi yang dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian di

masa yang akan datang;

3) fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang merupakan

landasan analisis dan pemecahan persoalan;

4) analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan

dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya,

pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat

dilakukan;

5) simpulan, yang memuat intisari hasil telaahan, yang merupakan

pilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan

6) tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan

jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang

dihadapi.

- 73 -

c. Kaki

1) nama jabatan pembuat Telaahan Staf, yang ditulis dengan huruf

awal kapital;

2) tanda tangan;

3) nama lengkap; dan

4) daftar lampiran (jika diperlukan).

3. Telaahan Staf dibuat sesuai Format Telaahan Staf pada Contoh 22.

- 75 -

A. Persyaratan Pembuatan

Setiap naskah dinas harus merupakan intisari dari pemikiran yang

ringkas dan jelas sesuai dengan maksud dan tujuan dibuatnya naskah

dinas yang disusun secara sistematis. Dalam pembuatannya perlu

memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut:

1. Ketelitian

Dalam membuat naskah dinas harus mencerminkan ketelitian dan

kecermatan, baik dalam bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur,

kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.

2. Kejelasan

Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan maksud dari materi

yang dimuat dalam naskah dinas.

3. Logis dan Singkat

Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang formal,

logis secara efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah

dipahami bagi pihak yang menerima naskah dinas.

4. Pembakuan

Naskah dinas harus taat mengikuti aturan baku yang berlaku

sehingga dapat menjamin terciptanya arsip yang autentik dan reliable.

B. Penomoran Naskah Dinas

Penomoran pada naskah dinas merupakan bagian penting dalam proses

penciptaan arsip, sehingga susunan penomoran naskah dinas harus

dapat memberikan kemudahan penyimpanan, pengamanan, temu balik,

dan penilaian arsip.

Susuan penomoran naskah dinas sebagai bagian dari kode klasifikasi

yang dibedakan berdasarkan jenis sebagai berikut:

LAMPIRAN II PERATURAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 5 TAHUN 2018TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA PEMBUATAN NASKAH DINAS

- 76 -

1. Nomor Naskah Dinas Arahan

a. Peraturan, Instruksi, dan Surat Edaran

Susunan nomor naskah dinas yang bersifat pengaturan dan

penetapan terdiri dari tulisan “NOMOR” dengan huruf kapital,

nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim), tulisan

“TAHUN” dengan huruf kapital, dan tahun terbit.

1) Contoh Penomoran Peraturan

PERATURAN

BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 10 TAHUN 2018

TENTANG

……………………………………………..

Keterangan penomoran adalah sebagai berikut:

10 : Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun berjalan)

2018 : Tahun penetapan peraturan

2) Contoh Penomoran Instruksi

INSTRUKSI KEPALA


NOMOR : IKB.02/I/2018

TENTANG

................................................................

- 77 -


IKB : Kode untuk Instruksi


I : Bulan ditulis angka romawi

2018 : Tahun terbit

3) Contoh Penomoran Surat Edaran Kepala BMKG

SURAT EDARAN

NOMOR : SE.01/KB/II/2018

TENTANG

................................................................


SE : Kode untuk Surat Edaran


KB : Singkatan jabatan penandatangan Surat Edaran

II : Bulan ditulis angka romawi

2018 : Tahun terbit

4) Contoh Penomoran Surat Edaran Sekretaris Utama

SURAT EDARAN

NOMOR : SE.05/SU/III/2018

TENTANG

................................................................




SU : Singkatan jabatan penandatangan Surat Edaran

III : Bulan ditulis angka romawi

2018 : Tahun terbit

- 78 -

5) Contoh Penomoran Surat Edaran Deputi

SURAT EDARAN

NOMOR : SE.08/DM/IV/2018

TENTANG

................................................................




DM : Singkatan jabatan penandatangan Surat Edaran

IV : Bulan ditulis angka romawi

2018 : Tahun terbit

6) Nomor Standard Operating Procedures (SOP)

Standard Operating Procedures, dengan susunan penomoran

sebagai berikut:

a) kode untuk Standard Operating Procedures;

b) nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);

c) singkatan jabatan penandatangan Standard Operating

Procedures;

d) bulan; dan

e) tahun terbit.

- 79 -

Contoh Penomoran Standar Operasional Prosedur

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

NOMOR : SOP/07/KRH/V/2018

TENTANG

……………………………………………………………..


SOP : Kode untuk Standard Operating Procedures

07 : Nomor urut dalam satu tahun takwim

KRH : Singkatan jabatan penandatangan Standard Operating

Procedures

V : Bulan ditulis angka romawi

2018 : Tahun terbit

7) Contoh Penomoran Keputusan Kepala Badan

KEPUTUSAN

KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA

NOMOR : KEP.10/KB/VI/2018

TENTANG

................................................................


KEP : Kode untuk Keputusan

10 : Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim)

KB : Singkatan jabatan penandatangan Keputusan

VI : Bulan ditulis angka romawi

2018 : Tahun penetapan

- 80 -

8) Contoh Penomoran Keputusan Deputi

KEPUTUSAN

DEPUTI BIDANG GEOFISIKA

NOMOR : KEP.09/D3/VII/2018

TENTANG

................................................................



09 : Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim)

D3 : Singkatan jabatan penandatangan Keputusan

VII : Bulan ditulis angka romawi


9) Contoh Penomoran Keputusan Kuasa Pengguna Anggaran

KEPUTUSAN

KUASA PENGGUNA ANGGARAN SEKRETARIAT UTAMA


NOMOR : KEP.11/KPA/VIII/2018

TENTANG

................................................................



11 : Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun

takwim)

KPA : Singkatan jabatan penandatangan Keputusan

VIII : Bulan ditulis angka romawi


- 81 -

10) Surat Tugas

Susunan penomoran Surat Tugas adalah sebagai berikut:

1) kode klasifikasi;

2) nomor urut Surat Tugas;

3) penandatangan Surat Tugas (singkatan); dan

4) tahun terbit.

Contoh Penomoran Surat Tugas

SURAT TUGAS

NOMOR : KP.03.07/002/SU/IX/2018


KP.03.07 : Kode klasifikasi

KP merupakan judul fungsi

03 merupakan nama kegiatan

07 merupakan nama transaksi kegiatan


SU : Singkatan jabatan penandatangan Surat Tugas

IX : Bulan ditulis angka romawi

2018 : Tahun terbit

11) Nomor Nota Dinas

Nota Dinas bersifat internal, dengan susunan penomoran sebagai

berikut:

a) kode Nota Dinas;

b) nomor Nota Dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);

c) singkatan jabatan penandatangan;

d) bulan; dan

e) tahun terbit.

- 82 -

Contoh Penomoran Nota Dinas

NOTA DINAS

NOMOR : ND/07/KBKU/X/2018


ND : Kode untuk Nota Dinas


KBKU : Singkatan jabatan penandatangan Nota Dinas

X : Bulan ditulis angka romawi

2018 : Tahun terbit

12) Nomor Surat Dinas

Susunan nomor Surat Dinas mencakup hal sebagai berikut:

a. Surat Dinas yang dan bersifat rahasia terdiri dari:

(1) kode derajat pengamanan surat;

(2) kode klasifikasi;

(3) nomor naskah;

(4) singkatan jabatan;

(5) bulan; dan

(6) tahun terbit.

Contoh penomoran Surat Dinas Rahasia

R/KP.06.03/004/KB/XI/2018


R : Sifat Surat Dinas Rahasia





004 : Nomor Naskah

KB : Singkatan jabatan penandatangan Surat Dinas

XI : Bulan ditulis angka romawi

2018 : Tahun terbit

- 83 -

b. Surat Dinas yang tidak bersifat rahasia terdiri dari:

(1) Kode derajat pengamanan surat;

(2) Kode klasifikasi;

(3) Nomor naskah;

(4) Singkatan jabatan;

(5) Bulan; dan

(6) Tahun terbit.

Contoh Penomoran Surat Dinas Biasa

KP.04.00/004/KB/XII/2018






004 : Nomor Naskah

KB : Singkatan jabatan penandatangan Surat Dinas

XII : Bulan ditulis angka romawi

2018 : Tahun terbit

13) Nomor Naskah Kerja Sama

Naskah Kerja Sama, dengan susunan penomoran sebagai berikut:

a) kode untuk Naskah Kerja Sama;

MoU untuk Memorandum Saling Pengertian

PKS/LoI untuk Perjanjian Kerja Sama atau Agreement



d) unit kerja penanggung jawab di lingkungan Bagian Kerja

Sama;

DN untuk Subbagian Kerja Sama Dalam Negeri

LN untuk Subbagian Kerja Sama Luar Negeri

e) bulan; dan

f) tahun terbit.

- 84 -

Contoh Penomoran Naskah Kerja Sama

MEMORANDUM SALING PENGERTIAN

ANTARA

………………………………………….

DENGAN

…………………………………………

TENTANG

…………………………………………

Nomor : MoU/007/KB/DN/I/2018

Nomor : ………………………………..


MoU : Kode untuk Memorandum Saling Pengertian


KB : Singkatan jabatan penandatangan

DN : Unit kerja Subbagian Kerja Sama Dalam Negeri

I : Bulan ditulis angka romawi

2018 : Tahun terbit

14) Nomor Berita Acara Serah Terima

Berita Acara Serah Terima, dengan susunan penomoran sebagai

berikut :

a) kode untuk Berita Acara Serah Terima;



d) bulan; dan

e) tahun terbit.

Contoh Penomoran Berita Acara Serah Terima:

BERITA ACARA SERAH TERIMA

……………………………………….

NOMOR : BAST/007/KRU/II/2018

- 85 -


BAST : Kode untuk Berita Acara Serah Terima


KRU : Singkatan jabatan penandatangan Berita Acara Serah

Terima

II : Bulan ditulis angka romawi

2018 : Tahun terbit

15) Nomor Surat PPK

Surat PPK, dengan susunan penomoran sebagai berikut:

a) kode klasifikasi;


c) kode jabatan penandatangan;

d) bulan; dan

e) tahun terbit

Contoh Penomoran Surat yang dikeluarkan oleh PPK di UPT

PL.02.05/004/PPK/KBB1/III/2018

Keterangan penomoran adalah sebagai berikut :

PL.02.05 : Kode klasifikasi

PL merupakan judul fungsi




PPK : Singkatan jabatan PPK

KBB1 : Singkatan jabatan Kepala Balai Besar MKG Wilayah 1

III : Bulan ditulis angka romawi

2018 : Tahun terbit

Contoh Penomoran Surat yang dikeluarkan oleh PPK di Kantor Pusat

PL.02.05/004/PPK/SU/IV/2018

- 86 -

Keterangan penomoran adalah sebagai berikut :

PL.02.05 : Kode klasifikasi

PL merupakan judul fungsi




PPK : Singkatan jabatan PPK

SU : Singkatan jabatan Sekretaris Utama

IV : Bulan ditulis angka romawi

2018 : Tahun terbit

C. Singkatan Jabatan

Untuk keseragaman penomoran dalam naskah dinas, maka untuk

penyebutan jabatan menggunakan singkatan jabatan sebagai berikut:

KANTOR PUSAT

PIMPINAN

No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan

1. Kepala Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika KB 2. Sekretaris Utama SU 3. Deputi Bidang Meteorologi DM 4. Deputi Bidang Klimatologi DK 5. Deputi Bidang Geofisika DG 6. Deputi Bidang Instrumentasi, Kalibrasi, Rekayasa, dan

Jaringan Komunikasi DI

BIRO PERENCANAAN 1. Kepala Biro Perencanaan KRR

2. Kepala Bagian Rencana dan Tarif KBRT

3. Kepala Subbagian Rencana KSRCA 4. Kepala Subbagian Tarif KSTRF 5. Kepala Subbagian Pinjaman/Hibah Luar Negeri KSPHL

6. Kepala Bagian Program dan Penyusunan Anggaran KBPA

7. Kepala Subbagian Program dan Penyusunan Anggaran I

KSPA1

8. Kepala Subbagian Program dan Penyusunan Anggaran II

KSPA2

9. Kepala Subbagian Program dan Penyusunan Anggaran III

KSPA3

- 87 -


10. Kepala Bagian Pemantauan dan Evaluasi KBPE

11. Kepala Subbagian Pemantauan dan Evaluasi I KSPE1

12. Kepala Subbagian Pemantauan dan Evaluasi II KSPE2

13. Kepala Subbagian Pemantauan dan Evaluasi III KSPE3

BIRO HUKUM DAN ORGANISASI

1. Kepala Biro Hukum dan Organisasi KRH

2. Kepala Bagian Peraturan Perundang-undangan dan Pertimbangan Hukum

KBUU

3. Kepala Subbagian Peraturan Perundang-undangan I KSPU1

4. Kepala Subbagian Peraturan Perundang-undangan II KSPU2

5. Kepala Subbagian Pertimbangan dan Informasi Hukum KSPIH

6. Kepala Bagian Kerja Sama KBKS

7. Kepala Subbagian Kerja Sama Luar Negeri KSLRN

8. Kepala Subbagian Kerja Sama Dalam Negeri KSDLN

9. Kepala Bagian Organisasi dan Tata Laksana KBOT

10. Kepala Subbagian Organisasi KSORG

11. Kepala Subbagian Tata Laksana KSTTL

12. Kepala Bagian Hubungan Masyarakat KBHM

13. Kepala Subbagian Publikasi dan Dokumentasi KSPDO

14. Kepala Subbagian Hubungan Pers dan Media KSHPM

BIRO UMUM DAN SUMBER DAYA MANUSIA

1. Kepala Biro Umum dan Sumber Daya Manusia KRU

2. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia KBSD

3. Kepala Subbagian Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

KSPPS

4. Kepala Subbagian Mutasi dan Pengelolaan Jabatan Fungsional Sumber Daya Manusia

KSMJF

5. Kepala Subbagian Manajemen dan Evaluasi Kinerja dan Kesejahteraan Sumber Daya Manusia

KSMES

6. Kepala Bagian Keuangan KBKU 7. Kepala Subbagian Perbendaharaan KSPBH 8. Kepala Subbagian Gaji dan Penerimaan Negara Bukan

Pajak KSGAP

9. Kepala Subbagian Akuntansi dan Pelaporan Keuangan KSAPK

10. Kepala Bagian Perlengkapan dan Barang Milik Negara KBPB

11. Kepala Subbagian Pengadaan KSPAD

- 88 -


12. Kepala Subbagian Pengelolaan Barang Milik Negara KSPBN 13. Kepala Subbagian Pemeliharaan KSPLH

14. Kepala Bagian Tata Usaha dan Protokol KBTU

15. Kepala Subbagian Persuratan dan Arsip KSPSA

16. Kepala Subbagian Rumah Tangga dan Protokol KSRTP

17. Kepala Subbagian Tata Usaha Kepala KSTUB

18. Kepala Subbagian Tata Usaha Sekretaris Utama KSTUS

19. Kepala Subbagian Tata Usaha Deputi Bidang Meteorologi

KSTUM

20. Kepala Subbagian Tata Usaha Deputi Bidang Klimatologi

KSTUK

21. Kepala Subbagian Tata Usaha Deputi Bidang Geofisika KSTUG

22. Kepala Subbagian Tata Usaha Deputi Bidang Instrumentasi, Kalibrasi, Rekayasa, dan Jaringan Komunikasi

KSTUI

PUSAT METEOROLOGI PENERBANGAN 1. Kepala Pusat Meteorologi Penerbangan KMP

2. Kepala Bidang Manajemen Observasi Meteorologi Penerbangan

KBOM

3. Kepala Subbidang Manajemen Observasi Meteorologi Permukaan

KSOBP

4. Kepala Subbidang Manajemen Observasi Udara Atas KSOBA

5. Kepala Bidang Manajemen Operasi KBOP

6. Kepala Subbidang Manajemen Operasi Meteorologi Penerbangan

KSOPP

7. Kepala Subbidang Manajemen Operasi Meteorologi Publik

KSOPU

8. Kepala Bidang Informasi Meteorologi Penerbangan KBIP

9. Kepala Subbidang Layanan Informasi Meteorologi Penerbangan

KSLIP

10. Kepala Subbidang Diseminasi Informasi Meteorologi Penerbangan

KSDIP

PUSAT METEOROLOGI MARITIM 1. Kepala Pusat Meteorologi Maritim KMM

2. Kepala Bidang Manajemen Meteorologi Maritim KBMM

3. Kepala Subbidang Manajemen Observasi Meteorologi Maritim

KSMOB

4. Kepala Subbidang Manajemen Operasi Meteorologi Maritim

KSOMM

5. Kepala Bidang Informasi Meteorologi Maritim KBIM

6. Kepala Subbidang Analisis dan Prediksi Meteorologi Maritim

KSAPM

- 89 -


7. Kepala Subbidang Layanan Informasi Meteorologi Maritim

KSLIM

PUSAT METEOROLOGI PUBLIK 1. Kepala Pusat Meteorologi Publik KMU

2. Kepala Bidang Layanan Informasi Cuaca KBLC

3. Kepala Subbidang Produksi Informasi Cuaca KSPCI

4. Kepala Subbidang Diseminasi Informasi Cuaca KSDIC

5. Kepala Bidang Prediksi dan Peringatan Dini Cuaca KBPC

6. Kepala Subbidang Prediksi Cuaca KSPPC

7. Kepala Subbidang Peringatan Dini Cuaca KSPDC

8. Kepala Bidang Pengelolaan Citra Inderaja KBCI

9. Kepala Subbidang Pengelolaan Citra Radar Cuaca KSPCR

10. Kepala Subbidang Pengelolaan Citra Satelit Cuaca KSPCS

PUSAT INFORMASI PERUBAHAN IKLIM 1. Kepala Pusat Informasi Perubahan Iklim KPP

2. Kepala Bidang Analisis Perubahan Iklim KBAP

3. Kepala Subbidang Analisis dan Proyeksi Perubahan Iklim

KSAPI

4. Kepala Subbidang Analisis Komposisi Kimia Atmosfer KSAKA

5. Kepala Bidang Analisis Variabilitas Iklim KBAV

6. Kepala Subbidang Analisis dan Informasi Iklim KSAII

7. Kepala Subbidang Peringatan Dini Iklim KSPDI

8. Kepala Bidang Manajemen Operasi Iklim dan Kualitas Udara

KBOI

9. Kepala Subbidang Manajemen Operasi Iklim KSOPI

10. Kepala Subidang Manajemen Operasi Kualitas Udara KSOKU

PUSAT LAYANAN INFORMASI IKLIM TERAPAN 1. Kepala Pusat Layanan Informasi Iklim Terapan KPT

2. Kepala Bidang Informasi Iklim Terapan KBIT

3. Kepala Subbidang Informasi Iklim Lingkungan KSIKL

4. Kepala Subbidang Informasi Iklim Infrastruktur KSIKI

5. Kepala Bidang Informasi Kualitas Udara KBIU

6. Kepala Subbidang Informasi Gas Rumah Kaca KSGRK

7. Kepala Subbidang Informasi Pencemaran Udara KSIPU

8. Kepala Bidang Diseminasi Informasi Iklim dan Kualitas Udara

KBDK

9. Kepala Subbidang Produksi Informasi Iklim dan Kualitas Udara

KSPII

- 90 -


10. Kepala Subbidang Sistem Informasi Iklim dan Kualitas Udara

KSSII

PUSAT GEMPABUMI DAN TSUNAMI 1. Kepala Pusat Gempabumi dan Tsunami KPG

2. Kepala Bidang Informasi Gempabumi dan Peringatan Dini Tsunami

KBIG

3. Kepala Subbidang Informasi Gempabumi KSIFG

4. Kepala Subbidang Peringatan Dini Tsunami KSPDT

5. Kepala Bidang Mitigasi Gempabumi dan Tsunami KBMG

6. Kepala Subbidang Mitigasi Gempabumi KSMTG

7. Kepala Subbidang Mitigasi Tsunami KSMTT

8. Kepala Bidang Manajemen Operasi Gempabumi dan Tsunami

KBOG

9. Kepala Subbidang Manajemen Operasi Gempabumi KSMOG

10. Kepala Subbidang Manajemen Operasi Tsunami KSMOT

PUSAT SEISMOLOGI TEKNIK, GEOFISIKA POTENSIAL DAN

TANDA WAKTU

1. Kepala Pusat Seismologi Teknik, Geofisika Potensial dan Tanda Waktu

KPS

2. Kepala Bidang Seismologi Teknik KBST

3. Kepala Subbidang Analisis Seismologi Teknik KSAST

4. Kepala Subbidang Layanan Informasi Seismologi Teknik

KSLST

5. Kepala Bidang Geofisika Potensial dan Tanda Waktu KBGP

6. Kepala Subbidang Analisis Geofisika Potensial dan Tanda Waktu

KSAGP

7. Kepala Subbidang Layanan Informasi Geofisika Potensial dan Tanda Waktu

KSLGP

8. Kepala Bidang Manajemen Operasi Seismologi Teknik, Geofisika Potensial dan Tanda Waktu

KBOS

9. Kepala Subbidang Manajemen Operasi Seismologi Teknik

KSOPS

10. Kepala Subbidang Manajemen Operasi Geofisika Potensial dan Tanda Waktu

KSOGP

PUSAT INSTRUMENTASI, KALIBRASI, DAN REKAYASA

1. Kepala Pusat Instrumentasi, Kalibrasi, dan Rekayasa KPI

2. Kepala Bidang Instrumentasi, Kalibrasi, dan Rekayasa Peralatan Meteorologi

KBKM

3. Kepala Subbidang Instrumentasi dan Rekayasa Peralatan Meteorologi

KSIRM

4. Kepala Subbidang Kalibrasi Peralatan Meteorologi KSLKM

5. Kepala Bidang Instrumentasi, Kalibrasi, dan Rekayasa Peralatan Klimatologi

KBKK

- 91 -


6. Kepala Subbidang Instrumentasi dan Rekayasa Peralatan Klimatologi

KSIRK

7. Kepala Subbidang Kalibrasi Peralatan Klimatologi KSLKK

8. Kepala Bidang Instrumentasi, Kalibrasi, dan Rekayasa Peralatan Geofisika

KBKG

9. Kepala Subbidang Instrumentasi dan Rekayasa Peralatan Geofisika

KSIRG

10. Kepala Subbidang Kalibrasi Peralatan Geofisika KSLKG

PUSAT DATABASE

1. Kepala Pusat Database KPD

2. Kepala Bidang Manajemen Database KBMD

3. Kepala Subbidang Manajemen Database Meteorologi, Klimatologi,dan Geofisika

KSMDM

4. Kepala Subbidang Manajemen Database Umum KSMDU

5. Kepala Bidang Pengembangan Database KBBD

6. Kepala Subbidang Pengembangan Database Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika

KSBDM

7. Kepala Subbidang Pengembangan Database Umum KSBDU

8. Kepala Bidang Pemeliharaan Database KBLD

9. Kepala Subbidang Pemeliharaan Database Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika

KSLDM

10. Kepala Subbidang Pemeliharaan Database Umum KSLDU

PUSAT JARINGAN KOMUNIKASI

1. Kepala Pusat Jaringan Komunikasi KPJ

2. Kepala Bidang Operasional Jaringan Komunikasi KBOJ

3. Kepala Subbidang Operasional Teknologi Komunikasi KSOTK

4. Kepala Subbidang Operasional Teknologi Informasi KSOTI

5. Kepala Bidang Pengembangan Jaringan Komunikasi KBBJ

6. Kepala Subbidang Pengembangan Teknologi Komunikasi

KSBTK

7 Kepala Subbidang Pengembangan Teknologi Informasi KSBTI

8. Kepala Bidang Manajemen Jaringan Komunikasi KBMJ

9. Kepala Subbidang Manajemen Teknologi Komunikasi KSMTK

10. Kepala Subbidang Manajemen Teknologi Informasi KSMTI

INSPEKTORAT

1. Inspektur IPR

2. Kepala Subbagian Tata Usaha Inspektorat KSTUR

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

1. Kepala Pusat Penelitian dan Pengembangan

KPL

- 92 -


2. Kepala Bidang Penelitian dan Pengembangan Meteorologi

KBLM

3. Kepala Bidang Penelitian dan Pengembangan Klimatologi

KBLK

4. Kepala Bidang Penelitian dan Pengembangan Geofisika KBLG

5. Kepala Subbagian Tata Usaha Puslitbang KSTUL

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

1. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan KDL

2. Kepala Bidang Perencanaan, Pengembangan, dan Penjaminan Mutu

KBPR

3. Kepala Bidang Penyelenggaraan KBPL

4. Kepala Subbagian Tata Usaha Pusdiklat KSTUD

2. SEKOLAH TINGGI METEOROLOGI KLIMATOLOGI DAN GEOFISIKA


1. Sekolah Tinggi Meterologi Klimatologi dan Geofisika KSTMKG

2. Kepala Bagian Administrasi Akademik, Umum, dan Ketarunaan

KBAAT

3. Kepala Subbagian Administrasi Akademik KSMIK

4. Kepala Subbagian Administrasi Umum KSDUM

5. Kepala Subbagian Administrasi Ketarunaan dan Kerja Sama

KSTAR

3. UNIT PELAKSANA TEKNIS


1. Kepala Balai Besar Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika Wilayah I

KBB1

2. Kepala Balai Besar Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika Wilayah II

KBB2

3. Kepala Balai Besar Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika Wilayah III

KBB3

4. Kepala Balai Besar Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika Wilayah IV

KBB4

5. Kepala Balai Besar Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika Wilayah V

KBB5

6. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Kualanamu KKNO

7. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Hang Nadim KBTH

- 93 -


8. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Sultan Iskandar Muda

KBTJ

9. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Sultan Syarif Kasim II

KPKU

10. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Minangkabau KPDG

11. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Maritim Belawan KBLW

12. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Malikussaleh KLSW

13. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Tjut Nyak Dien Meulaboh

KMEQ

14. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Cut Bau Maimun Saleh

KSBG

15. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Japura KRGT

16. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Tarempa KTRP

17. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Dabo Singkep KSIQ

18. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Ranai KRAN

19. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Kijang KTNJ

20. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Binaka KGNS

21. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III F.L Tobing KFLZ

22. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV Maritim Teluk Bayur

KTLB

23. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV Aek Godang KAEG

24. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV Raja Haji Abdullah Tanjung Balai Karimun

KTJB

25. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas I Deli Serdang KDLS

26. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas II Padang Pariaman KPPR

27. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Aceh Besar KACB

28. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Tambang KKPR

29. Kepala Stasiun Pemantau Atmosfer Global Bukit Koto Tabang

KAGM

30. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Tuntungan KTSI

31. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Silaing Bawah KPPI

32. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Mata’ie KBSI

33. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Tapak Tuan KTPT

34. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Gunung Sitoli KGSI

35. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Soekarno Hatta KCGK

- 94 -


36. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Serang KSRB

37. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Maritim Tanjung Priok

KTJP

38. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Radin Inten II KTKG

39. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Supadio KPNK

40. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Depati Amir KPGK

41. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Sultan Thaha KDJB

42. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Sultan Mahmud Badaruddin II

KPLM

43. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Maritim Tanjung Mas

KTJM

44. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Ahmad Yani KSRG

45. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Fatmawati Soekarno

KBFS

46. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Budiarto KBTO

47. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III H. Asan Hananjoedin

KTJQ

48. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Depati Parbo KKRC

49. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Tegal KTGL

50. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Cilacap KCLP

51. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Kemayoran KKMY

52. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Paloh KPLH

53. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Rahadi Oesman KKTG

54. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Susilo KSQG

55. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Nangapinoh KNPO

56. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Pangsuma KPSU

57. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Jatiwangi KJTW

58. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Citeko KCTK

59. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV Maritim Pontianak KPTK

60. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV Maritim Lampung KLMP

61. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas I Bogor KBGR

62. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas I Semarang KSMG

63. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas I Palembang KPLG

64. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas I Bengkulu KBGL

- 95 -


65. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas II Mempawah KMPW

66. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas II Tangerang Selatan KTSL

67. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Muaro Jambi KMRJ

68. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Pesawaran KPWR

69. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Koba KKBA

70. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Mlati KSLN

71. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Tangerang KTNG

72. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Bandung KLEM

73. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Yogyakarta KYGI

74. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Banjarnegara KBJI

75. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Kepahiyang KKSI

76. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Kota Bumi KKLI

77. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Juanda KSUB

78. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Ngurah Rai KDPS

79. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Sultan Aji Muhammad Sulaiman Sepinggan

KBPN

80. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Tjilik Riwut KPKY

81. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Eltari KKOE

82. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Syamsudin Noor KBDJ

83. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Maritim Perak II KPRM

84. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Bandara Internasional Lombok

KLOP

85. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Iskandar KPKN

86. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Beringin KMTW

87. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Temindung KSRI

88. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Juwata KTRK

89. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Kalimarau KBEJ

90. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Tanjung Harapan KTJS

91. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Yuvai Semaring KLBW

92. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Gusti Syamsir Alam

KKBU

- 96 -


93. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Sultan Muhammad Kaharuddin

KSWQ

94. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Sultan Muhammad Salahuddin

KBMU

95. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Fransiskus Xaverius Seda

KMOF

96. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Umbu Mehang Kunda

KWGP

97. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III David Constantijn Saudale

KRTI

98. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Gewayantana KLKA

99. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Frans Sales Lega KRTG

100. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Mali KARD

101. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Tardamu KSAU

102. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Kalianget KKAL

103. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Sangkapura KSKB

104. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Tuban KTBN

105. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Banyuwangi KBWI

106. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV Nunukan KNNX

107. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV Komodo KLBJ

108. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV H. Asan KSMQ

109. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV Sanggu KSGB

110. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas I Banjarbaru KBJB

111. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas I Lombok Barat KLMB

112. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas II Malang KMLG

113. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas II Jembrana KJBR

114. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas II Kupang KKPN

115. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Kampung Baru KKUG

116. Kepala Stasiun Geofisika Kelas II Tretes KTRT

117. Kepala Stasiun Geofisika Kelas II Sanglah KDNP

118. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Sawahan KSJI

119. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Karang Kates KKRK

120. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Balikpapan KBKB

- 97 -


121. Kepala Stasiun Stasiun Geofisika Kelas III Mataram KMTR

122. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Waingapu KWSI

123. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Alor KALR

124. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Hasanuddin KUPG

125. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Djalaluddin KGTO

126. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Sultan Baabullah KTTE

127. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Pattimura KAMQ

128. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Sam Ratulangi KMDC

129. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Maritim Bitung KBTG

130. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Mutiara Sis-Al Jufri KPLW

131. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Maritim Paotere KPTR

132. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Majene KMJE

133. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Maritim Kendari KKNI

134. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Dumatubun KLUV

135. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Amahai KAHI

136. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Geser KGSR

137. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Oesman Sadik KLAH

138. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Bandaneira KNDA

139. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Namlea KNAM

140. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Mathilda Batlayeri KSXK

141. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Gamar Malamo KGLX

142. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Emalamo KSQN

143. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Kasiguncu KPSJ

144. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Syukuran Aminudin Amir

KLUW

145. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Sultan Bantilan KTLI

146. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Beto Ambari KBUW

147. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Sangia Ni Bandera KPUM

148. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Andi Jemma KMXB

149. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Naha KNAH

- 98 -


150. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Pongtiku KTTR

151. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas I Maros KMRS

152. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas II Minahasa Utara KMHU

153. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas III Seram Bagian Barat

KSBB

154. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Tilongkabila KBBG

155. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Ranomeeto KKWS

156. Kepala Stasiun Pemantau Atmosfer Global Lore Lindu Bariri

KPSO

157. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Karang Panjang KAAI

158. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Winangun KMNI

159. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Palu KPCI

160. Kepala Stasiun Geofisika Kelas II Gowa KMKS

161. Kepala Stasiun Geofisika Kelas II Gorontalo KGNT

162. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Saumlaki KSLI

163. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Ternate KTNT

164. Kepala Stasiun Geofisika Kelas IV Kendari KKDI

165. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo KBIK

166. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Sentani KDJJ

167. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Seigun KSRJ

168. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Mopah KMKQ

169. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Mozes Kilangin KTIM

170. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Tanah Merah KTMH

171. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Wamena KWMX

172. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Moanamani KONI

173. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Sudjarwo Tjondro Negoro

KZRI

174. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Mararena KZRM

175. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Enarotali KEWI

176. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Dok II Jayapura KJPR

177. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Rendani KMKW

- 99 -


178. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Utarom KKNG

179. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Torea KFKQ

180. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas III Jayapura KJAP

181. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas III Manokwari Selatan KMNS

182. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Tanah Miring KMRK

183. Kepala Stasiun Pemantau Atmosfer Global Puncak Vihara Klademak

KSON

184. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Angkasa Pura KJAY

185. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Sorong KSWI

186. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Nabire KNPI

187. Kepala Bagian Tata Usaha KBTU

188. Kepala Bidang Observasi KBOB

189. Kepala Bidang Data dan Informasi KBDI

190. Kepala Subbagian Persuratan dan Kepegawaian KSPKP

191. Kepala Subbagian Keuangan dan Perlengkapan KSKPR

192. Kepala Subbidang Pengumpulan dan Penyebaran KSPPB

193. Kepala Subbidang Instrumentasi dan Kalibrasi KSIKR

194. Kepala Subbidang Manajemen Data KSMDT

195. Kepala Subbidang Pelayanan Jasa KSPJS

196. Kepala Subbagian Tata Usaha KSTUU

197. Kepala Seksi Observasi KSOBS

198. Kepala Seksi Data dan Informasi KSDIN

199. Kepala Seksi Observasi dan Informasi KSOIN

- 100 -

D. Penggunaan Kertas, Amplop, dan Tinta

Kertas, amplop, dan tinta merupakan media/sarana surat-menyurat untuk

merekam informasi dalam komunikasi kedinasan.

1. Kertas Surat

a. Penggunaan Kertas

1) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS

minimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat,

penggandaan, dan dokumen pelaporan.

2) Pembuatan naskah dinas dari draf hingga nett yang dibubuhi

paraf tidak boleh menggunakan kertas bekas karena naskah

dinas dari draf sampai dengan ditandatangani merupakan satu

berkas arsip.

3) Kertas yang digunakan untuk naskah dinas ukurannya

disesuaikan dengan jenis naskah yang terdiri dari:

a) Naskah Dinas Arahan menggunakan kertas F4 berukuran

210 x 330 mm;

b) Naskah Dinas Korespondensi menggunakan kertas A4 yang

berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci);

c) Naskah Dinas Khusus menggunakan kertas A4 yang

berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci);

d) Laporan menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210

mm (8¼ x 11¾ inci); dan

e) Telaahan Staf menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x

210 mm ( 8¼ x 11¾ inci).

2. Amplop

Amplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama

untuk surat keluar lembaga.

a. Ukuran

Ukuran amplop yang digunakan untuk pengiriman naskah dinas

disesuaikan dengan jenis, ukuran dan ketebalan naskah dinas yang

akan didistribusikan.

Amplop surat dinas berbentuk empat persegi panjang dengan

ukuran sebagai berikut:

1) Kecil dengan dimensi 245 (dua ratus empat puluh lima) mm x

115 (seratus lima belas) mm;

2) Sedang dengan dimensi 310 (tiga ratus sepuluh) mm x 229 (dua

ratus dua puluh sembilan) mm; dan

- 101 -

3) Besar dengan dimensi 406 (empat ratus enam) mm x 299 (dua

ratus sembilan puluh sembilan) mm.

b. Warna

Amplop naskah dinas menggunakan kertas berwarna coklat muda

(kode cetak Burly Wood/DE.B8).

c. Penulisan Pengirim dan Tujuan

Pada amplop harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat

tujuan. Alamat pengirim dicetak atau dituliskan pada bagian kiri

atas atau bagian atas sampul dengan susunan dan bentuk huruf

yang sama dengan yang tertulis atau tercetak pada kepala surat

yaitu logo instansi, nama instansi, dan alamat instansi, sedangkan

alamat tujuan ditulis lengkap dengan nama jabatan/lembaga dan

alamat lembaga.

Nomor : UM.002/003/SU/XII/2014

Kepada :

Yth. Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan

Jl. Ampera Raya No. 7

Jakarta 12560

d. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul

Surat yang siap untuk dikirim dilipat sesuai ukuran amplop

dengan mempertemukan sudut-sudutnya agar lipatannya lurus

dan rapi dengan kepala surat menghadap ke depan ke arah

penerima/pembaca surat.

Contoh cara melipat kertas surat:



- 102 -

e. Penggunaan media/sarana elektronis

Jalur telekomunikasi khusus, internet, ponsel, komputer dapat

digunakan untuk pengiriman surat-surat yang tidak termasuk

dalam klasifikasi rahasia, akan diatur dengan Peraturan Badan

tersendiri.

E. Ketentuan Jarak Spasi

Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian,

estetika, serta banyaknya isi naskah dinas dengan memperhatikan

ketentuan sebagai berikut:

1. Jarak antara bab dengan judul, dua spasi;

2. Jika judul lebih dari satu baris, maka jarak antara baris pertama dan

kedua satu spasi;

3. Jarak antara judul dengan subjudul, 4 (empat) spasi;

- 103 -

4. Jarak antara subjudul dengan uraian, 2 (dua) spasi; dan

5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan kebutuhan, yaitu 1

(satu) spasi atau 1,5 (satu setengah) spasi.

F. Jenis dan Ukuran Huruf

Naskah dinas menggunakan jenis huruf arial dengan ukuran huruf 11

(sebelas) atau 12 (dua belas), kecuali ditentukan lain oleh peraturan

perundang-undangan.

G. Penentuan Batas/Ruang Tepi

Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah

dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara

penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan

naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri

sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong.

Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada

peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu:

1. ruang tepi atas, apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di

bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya

2 cm dari tepi atas kertas;

2. ruang tepi bawah, sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas;

3. ruang tepi kiri, sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; dan

4. ruang tepi kanan, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.

Catatan:

Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas

bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu

naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam

paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

H. Nomor Halaman

Nomor halaman naskah dinas ditulis dengan menggunakan nomor urut

angka arab dan dicantumkan secara simetris di tengah bawah dengan

membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali

halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas

tidak perlu mencantumkan nomor halaman.

- 104 -

I. Tembusan

Tembusan surat bagian ini dicantumkan di sebelah kiri bawah, yang

menunjukan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat tersebut.

J. Lampiran

Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi

nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan

nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.

K. Penggunaan Logo

Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang

digunakan dalam tata naskah dinas instansi pemerintah agar publik lebih

mudah mengenal. Penggunaan logo diletakkan di sebelah kiri kop surat.

Logo Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika seperti di bawah ini:

1. Bentuk logo

Logo BMKG berbentuk lingkaran dengan warna dasar biru, putih

dan hijau, di tengah-tengah warna putih terdapat satu garis

berwarna abu-abu dengan tulisan BMKG pada bagian bawah.

2. Makna logo

Makna dari logo BMKG menggambarkan bahwa BMKG berupaya

semaksimal mungkin dapat menyediakan dan memberikan informasi

Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika dengan mengaplikasikan

perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi terkini dan dapat

berkembang secara dinamis sesuai kemajuan jaman. Dalam

menjalankan fungsinya, BMKG berupaya memberikan yang terbaik

dan penuh keikhlasan berdasarkan Pancasila untuk bangsa dan

tanah air Indonesia yang subur yang terletak di garis khatulistiwa.

- 105 -

3. Arti logo

a. Bentuk lingkaran melambangkan BMKG sebagai institusi yang

dinamis.

b. 5 (lima) garis dibagian atas melambangkan dasar negara

Indonesia yaitu Pancasila.

c. 9 (sembilan) garis dibagian bawah merupakan angka tertinggi

yang melambangkan hasil maksimal yang diharapkan.

d. Gumpalan awan warna putih melambangkan meteorologi.

e. Bidang warna biru bergaris melambangkan klimatologi.

f. Bidang berwarna hijau bergaris patah melambangkan geofisika.

g. 1(satu) garis melintang ditengah melambangkan garis

katulistiwa.

4. Warna Logo

a. Arti warna logo

1) warna biru diartikan keagungan/ketakwaan.

2) warna putih diartikan keikhlasan/suci.

3) warna hijau diartikan kesuburan.

4) warna abu-abu diartikan bebas/tidak ada batas

administrasi.

b. Jenis warna

Jenis warna yang digunakan mengacu kepada standar warna

umum RGB:

1) warna biru menggunakan warna biru jenis Blue nomor 0 0

205

2) warna putih menggunakan warna putih jenis White nomor

255; 255; dan 255

3) warna hijau menggunakan warna hijau jenis Green nomor

34; 139; dan 34

4) warna abu-abu menggunakan warna abu-abu jenis Grey

nomor 128; 128; dan 128

c. Penulisan kata “BMKG” dalam logo BMKG menggunakan warna

hitam, jenis huruf arial dengan penebalan (bold), dengan ukuran

75% (tujuh lima persen) dari diameter logo.

- 106 -

BMKG

BMKG

5. Penggunaan logo

Logo Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika dapat

dipergunakan pada:

a. Presentasi

Setiap pegawai di lingkungan BMKG yang melakukan presentasi

wajib menggunakan logo BMKG pada setiap lembar presentasi

dengan ketentuan sebagai berikut:

1) Khusus penggunaan Logo BMKG pada presentasi dapat

dimodifikasi dalam bentuk 3 (tiga) Dimensi dan bergerak

berputar, sesuai dengan gambar berikut:

2) Logo BMKG pada presentasi diletakkan pada sebelah kiri

atas dari setiap lembar presentasi dengan ukuran tercetak

35 (tiga puluh lima) milimeter (1 presentasi pada 1 lembar

A4) sesuai dengan contoh berikut:

b. Spanduk, backdrop, banner

1) Letak

a) logo BMKG pada spanduk, backdrop, atau banner

diletakkan pada sebelah kanan atas untuk kegiatan

yang diselenggarakan oleh BMKG; dan

b) logo BMKG pada spanduk, backdrop, atau banner

diletakkan pada sebelah kiri atau kanan atas sesuai

dengan asas kepatutan dan kepantasan untuk kegiatan

yang diselenggarakan oleh BMKG bekerjasama dengan

instansi, organisasi nasional/internasional dan/atau

swasta.

35 mm

- 107 -

2) Ukuran

a) ukuran logo BMKG pada spanduk antara 1 : 16 (satu

banding enam belas) sampai dengan 1 : 12 (satu

banding dua belas);

b) ukuran logo BMKG pada backdrop antara 1 : 16 (satu


banding dua belas); dan

c) ukuran logo BMKG pada banner antara 1 : 16 (satu


banding sepuluh).

3) Penempatan

Penempatan ukuran Logo BMKG harus proporsional dan

memperhatikan estetika.

c. Cover

1) Letak

a) logo BMKG pada cover diletakkan pada bagian tengah

atas; dan

b) logo BMKG pada cover dapat diletakkan pada bagian

tengah bawah sesuai dengan asas kepatutan dan

kepantasan untuk cover cetakan yang substansinya

hasil kerja sama antara BMKG dengan instansi,

organisasi nasional/internasional dan/atau swasta.

2) Ukuran logo BMKG pada cover antara 1 : 16 (satu banding

enam belas) sampai dengan 1 : 12 (satu banding dua belas).

3) Penempatan

Penempatan ukuran Logo BMKG harus proporsional dan

memperhatikan estetika.

d. Logo ditempatkan di sebelah kiri kepala surat pada naskah

dinas dan amplop dinas.

6. Larangan

Terdapat larangan bagi pegawai untuk melakukan tindakan terhadap

Logo BMKG yang bertujuan menodai, menghina, atau merendahkan

kehormatan BMKG.

- 108 -

M. Pengaturan Paraf Naskah Dinas dan Penggunaan Cap Dinas

1. Pengaturan Paraf Dinas

a. Pembubuhan Paraf Berjenjang

1) Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang konsepnya harus diparaf terlebih dahulu secara

berjenjang;

2) Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan

menandatangani naskah dinas tersebut tidak memerlukan

paraf; dan

3) Naskah dinas yang konsepnya terdiri dari beberapa lembar,

dapat diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar naskah dinas

oleh pejabat yang menandatangani dan pejabat pada dua

jenjang jabatan struktural di bawahnya, kecuali untuk naskah

dinas pengaturan dan naskah dinas penetapan/keputusan.

KOLOM PARAF BERJENJANG

PARAF BERJENJANG

Dikonsep oleh: Ir. Yanuar Firdausi, M.M KBTU

Dikoreksi oleh: Drs. Yusuf Supriyadi, M.T KRU

b. Pembubuhan Paraf Koordinasi

Naskah dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan

koordinasi antar unit kerja maka pejabat yang berwenang dari unit

terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf

koordinasi.

Contoh Bentuk Kolom Paraf Koordinasi

KOLOM PARAF KOORDINASI UNTUK PEJABAT PIMPINAN TINGGI

MADYA

PARAF KOORDINASI

DEPUTI BIDANG METEOROLOGI

DEPUTI BIDANG KLIMATOLOGI

DEPUTI BIDANG GEOFISIKA

DEPUTI BIDANG INSKALREKJARKOM

SEKRETARIS UTAMA

- 109 -

KOLOM PARAF KOORDINASI UNTUK PEJABAT PIMPINAN TINGGI

PRATAMA

PARAF KOORDINASI

KRR

KRH

KRU

2. Penggunaan Cap Dinas

Cap dinas adalah alat untuk membuat rekaman tanda atau simbol

suatu lembaga. Cap dinas digunakan untuk pengabsahan naskah

dinas.

a. Ukuran dan warna

Tinta Cap Dinas berwarna ungu dengan ketentuan diameter sebagai

berikut:

b. Macam cap dinas di lingkungan BMKG terdiri atas:

1) cap dinas dengan tulisan Kepala BMKG dan berlogo Burung

Garuda, digunakan untuk setiap naskah dinas yang bersifat

resmi dan ditandatangani oleh Kepala BMKG; dan

2) cap dinas dengan tulisan sesuai unit kerja dan berlogo instansi,

digunakan untuk setiap tulisan dinas yang bersifat resmi dan

ditandatangani oleh setiap pejabat unit kerja.

c. Khusus untuk naskah kerja sama:

1) antar pemerintah negara tidak menggunakan cap dinas; dan

2) antar instansi pemerintah dalam negeri menggunakan cap

dinas masing-masing instansi.

40 mm 35 mm 39 mm

- 110 -

Nama UPT yang tertera pada cap dinas, tidak perlu menyebutkan

Kelasnya.

Nama UPT yang tertera pada cap

dinas, tidak perlu mencantumkan

Kelasnya, tetapi hanya

mencantumkan nama stasiun

karena keterbatasan ukuran cap

dinas.

Nama Balai Besar yang tertera pada

cap dinas, Meteorologi, Klimatologi

dan Geofisikanya cukup disingkat

dengan MKG karena keterbatasan

ukuran cap dinas.

Contoh :

Cap Dinas Kepala BMKG

Contoh :

Cap Dinas Kantor Pusat BMKG

Contoh :

Cap Dinas Stasiun Meteorologi

BMKG

Contoh :

Cap Dinas Balai Besar BMKG

- 111 -

N. Susunan Surat

1. Kop Surat

Mengindentifikasikan nama instansi pembuat surat dan alamat dengan

ketentuan sebagai berikut:

a) Kop Surat Nama Instansi menunjukkan nama dan alamat Badan

Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika;

b) Kop Surat menggunakan logo diletakkan di kiri atas, nama instansi

ditulis dengan huruf kapital sebanyak-banyaknya 3 baris

menggunakan huruf jenis huruf arial;

c) Logo pada kop berukuran tinggi 3 (tiga) cm, dan berwarna sesuai

dengan ketentuan warna logo BMKG; dan

d) Warna dasar kop adalah abu-abu/dark grey (A9 A9 A9).

Contoh :

Cap Dinas Stasiun PAG BMKG

Contoh :

Cap Dinas STMKG

- 112 -

Contoh Kop Surat Kantor Pusat

Contoh Kop Surat Balai Besar Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika

Contoh Kop Surat Unit Pelaksana Teknis

Contoh Kop Surat Dalam Bahasa Inggris

2. Surat yang mempergunakan Kop Surat BMKG ditandatangani oleh

Kepala BMKG atau pejabat di lingkungannya yang diberi kewenangan

berhubungan dengan tugas dan fungsinya.

3. Tanggal surat ditulis dengan tata urutan sebagai berikut:

a) Tanggal ditulis dengan angka arab;

b) Bulan ditulis secara lengkap dengan huruf yang diawali huruf

kapital; dan

c) Tahun ditulis lengkap dengan angka arab

Contoh : Tanggal 1 Oktober 1997

BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703



BALAI BESAR METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA WILAYAH II Jl.Abdul Gani No.5 Kampung Bulak Cempaka Putih

Telp : (021) 7402739 Fax : (021) 7426485 P.O.BOX 39 Kode Pos 15412 Email : [email protected]

THE AGENCY FOR METEOROLOGY, CLIMATOLOGY, AND GEOPHYSICS OF THE REPUBLIC OF INDONESIA (BMKG)

Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (62) 21 4246321 Fax : (62) 21 4246703


BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA STASIUN KLIMATOLOGI KELAS I LOMBOK BARAT

Jl.TGH. Ibrahim Khalidy, Kediri, Lombok Barat Telp : (0370) 674134 Fax : (0370) 674135 Email : [email protected]

Website: http://iklim.ntb.bmkg.go.id

- 113 -

4. Perihal Surat merupakan materi pokok surat yang dinyatakan dengan

singkat tetapi jelas.

Perihal dicantumkan dengan alasan sebagai berikut:

a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang

dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi;

b. memudahkan identifikasi dalam penyusunan halaman pada surat

yang terdiri atas lebih dari satu halaman; dan

c. memudahkan penentuan alur pengiriman surat atau pemberkasan

dan penyimpanan surat.

5. Alamat Surat

Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi

yang dituju. Surat dinas tidak dapat ditujukan kepada identitas

individual, seperti kantor, kementerian, lembaga, dan instansi.

Surat dinas yang ditujukan kepada pejabat pemerintah/pejabat negara

ditulis dengan urutan sebagai berikut:

a. nama jabatan;

b. jalan;

c. kota; dan

d. kode pos.

Contoh : Yth. Menteri Perhubungan

Jl. Medan Merdeka Barat No.8

Jakarta Pusat 10720.

- 114 -

O. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat Naskah Dinas

Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat naskah dinas dapat

dilakukan dengan syarat harus jelas menunjukkan naskah dinas atau

bagian mana dari naskah dinas tersebut yang diadakan perubahan,

pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat.

1. Pengertian

a) Perubahan

Perubahan adalah mengubah bagian tertentu dari naskah dinas

yang dinyatakan dengan lembar perubahan.

b) Pencabutan

Pencabutan adalah mencabut naskah dinas tertentu karena

bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan peraturan perundang-

undangan yang lebih tinggi, khusus, atau naskah dinas yang baru

ditetapkan.

c) Pembatalan

Pembatalan adalah menyatakan bahwa seluruh materi naskah

dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan

dalam naskah dinas yang baru.

d) Ralat

Ralat adalah perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi

naskah dinas melalui pernyataan ralat dalam naskah dinas yang

baru.

2. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat

a) Naskah dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau

dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan naskah

dinas yang setingkat atau lebih tinggi.

- 116 -

A. Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses Naskah Dinas

Kategori klasifikasi keamanan untuk naskah dinas, terdiri dari:

1. Sangat rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan

informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat

membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan

Republik Indonesia dan keselamatan negara;

2. Rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya

diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan

terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional,

ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro. Apabila

informasi yang terdapat dalam naskah dinas bersifat sensitif baik bagi

instansi maupun perorangan akan menimbulkan kerugian yang serius

terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta

merusak kemitraan dan reputasi;

3. Terbatas adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya

diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan

terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga, seperti kerugian

finansial yang signifikan; dan

4. Biasa/Terbuka adalah naskah dinas yang apabila fisik dan

informasinya dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun

terhadap keamanan negara. Penentuan keempat tingkat klasifikasi

keamanan tersebut disesuaikan dengan kepentingan dan substansi

naskah dinas.

PENGAMANAN NASKAH DINAS

LAMPIRAN III PERATURAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 5 TAHUN 2018 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA

- 117 -

Hak akses naskah dinas:

1. Naskah dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan terbatas, hak

akses diberikan kepada:

a. Kepala BMKG;

b. Pejabat Pimpinan Tinggi Madya setelah mendapatkan izin dari

Kepala BMKG;

c. pengawas internal/eksternal; dan

d. penegak hukum;

2. Naskah Dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan terbatas,

yang ditujukan kepada Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, hak akses

dapat diberikan kepada Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama di

lingkungannya setelah mendapatkan izin dari Pejabat Pimpinan Tinggi

Madya terkait.

3. Izin sebagaimana dimaksud pada anka 1 huruf b dan angka 2 dapat

diberikan secara tertulis atau melalui media elektronik.

4. Naskah dinas berklasifikasi biasa/terbuka, hak akses diberikan

kepada semua tingkat pejabat dan pegawai yang berkepentingan.

B. Perlakuan Terhadap Naskah Dinas Berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan

Akses

1. Pemberian Kode Derajat Klasifikasi Keamanan dan Akses

Perlakuan naskah dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses,

diberikan kode derajat pengamanan di amplop dan di sebelah kiri atas

naskah dinas serta penggunaan amplop rangkap dua untuk naskah

dinas yang sangat rahasia dan rahasia.

Untuk kode derajat klasifikasi:

a) Naskah dinas Sangat Rahasia diberikan kode ‘‘SR’’ dengan

menggunakan tinta warna merah

Contoh:

SR / KP.014/ 020/ KBSD/ III/ 2016

Kode ‘’SR’’ berwarna merah

- 119 -

KEWENANGAN PENANDATANGANAN

A. Penggunaan Garis Kewenangan

Kepala BMKG bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di

dalam organisasi atau instansinya. Tanggung jawab tersebut tidak dapat

dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat

berwenang. Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh

pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang.

B. Penandatanganan

Ruang tanda tangan adalah tempat pada bagian kaki naskah dinas yang

memuat nama jabatan, yang dirangkaikan dengan nama instansi unit

organisasi yang dipimpin.

Cara penulisan:

1) Ruang tanda tangan ditempatkan sebelah kanan bawah setelah baris

kalimat berakhir, dengan format rata kiri;

2) Nama jabatan yang diletakkan pada baris pertama tidak boleh

disingkat. Jika nama jabatan panjangnya melebihi 42 karakter,

penulisannya harus dipenggal dan dilanjutkan sejajar di bawahnya

dengan suku kata utuh;

3) Nama jabatan, nama pejabat;

4) Setelah nama jabatan, diberikan tanda baca koma (,);

5) Nama pejabat yang menandatangani dan nama jabatan pada naskah

dinas untuk peraturan dan keputusan diatur dalam Peraturan Badan

tersendiri; dan

LAMPIRAN IV PERATURAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 5 TAHUN 2018 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA

- 120 -

6) Nama pejabat yang menandatangani dan nama jabatan pada naskah

dinas selain sebagaimana dimaksud pada angka 5, ditulis dengan huruf

awal kapital.

Contoh :

Deputi Bidang Instrumentasi, Kalibrasi,

Rekayasa, dan Jaringan Komunikasi,

Drs. Untung Merdijanto, M.Si.

Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat

dilaksanakan dengan menggunakan empat cara, yaitu:

1. Atas Nama (a.n.)

Atas Nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang

menandatangani Surat Dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang

bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat

yang bersangkutan. Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang

melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan

wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang

melimpahkan wewenang.

Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu nama

jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital pada

setiap awal kata, didahului dengan singkatan a.n.

Contoh:

a.n. Sekretaris Utama

Kepala Biro Umum dan Sumber Daya Manusia,

Drs. Yusuf Supriyadi, M.T.

2. Untuk Beliau (u.b.)

Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa

memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga

untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan

wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di

bawahnya. Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan

- 121 -

wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus

mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang.

Contoh :

a.n. Sekretaris Utama

Kepala Biro Umum dan Sumber Daya Manusia,

u.b.

Kepala Bagian Perlengkapan,

Drs. Sugiyanto, M.Si.

3. Pelaksana Tugas (Plt.)

Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas, yang disingkat (Plt.),

adalah sebagai berikut:

a. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang

menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu

ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut;

b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang

definitif ditetapkan; dan

c. Plt bertanggung jawab atas naskah dinas yang ditandatanganinya.

Contoh:

Plt. Deputi Bidang Geofisika,

Drs. M. Riyadi, M.Si.

4. Pelaksana Harian (Plh.)

Ketentuan penandatanganan pelaksana harian, yang disingkat (Plh.),

adalah sebagai berikut:

a. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang berwenang

menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga

untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat

sementara yang menggantikannya;

- 122 -

b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang

definitif kembali di tempat; dan

c. Plh. mempertanggungjawabkan naskah dinas yang ditandatanganinya

kepada pejabat definitif.

Contoh:

Plh. Kepala Biro Umum dan Sumber Daya Manusia,

Ir. Yanuar Firdausi, M.M.

C. Kewenangan Penandatanganan

1. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas

antar instansi yang bersifat kebijakan/keputusan/arahan berada pada

Kepala BMKG; dan

2. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas

yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat dilimpahkan

kepada Pejabat Pimpinan Tinggi Madya atau pejabat lain yang diberi

kewenangan untuk menandatanganinya.

- 123 -

Matriks Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas

No Jenis Naskah Dinas Kepala

BMKG Sestama Deputi

Karo/

Kapus/

Inspektur

Kabal/

Ka.Sta/

Ketua

STMKG

Kabid/

Kabag

Kasubbid/

Kasubbag/

Kasi

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

Peraturan

Instruksi

Surat Edaran

SOP

Keputusan

Surat Tugas

Nota Dinas

Memo

Surat Dinas

Surat Perjanjian

Surat Kuasa

Berita Acara

Surat Keterangan

Surat Pengantar

Surat Undangan

Pengumuman

Laporan

Telaahan Staf

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

-

-

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

-

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

-

-

-

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

-

-

-

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

-

-

-

-

-

-

√

√

-

-

-

-

-

√

-

-

√

√

-

-

-

-

-

-

√

√

-

-

-

-

-

√

-

-

√

√

*) Kewenangan Penandatangan Naskah Dinas Pengaturan dan

Penetapan/Keputusan, serta Surat Perjanjian diatur dengan Peraturan

Badan tersendiri.

*) Kewenangan penandatanganan Keputusan terkait Sumber Daya Manusia

(kepegawaian) diatur dengan Peraturan Badan tersendiri.

*) Dalam hal Pelaksana harian (Plh.) menandatangani Naskah Dinas

Korespondensi, harus memberikan tembusan kepada Pejabat Definitif.

- 125 -

PENGENDALIAN NASKAH DINAS

Pengendalian naskah dinas merupakan tahapan lanjutan dari penciptaan

naskah dinas. Pengendalian naskah dinas harus diikuti dengan tindakan yang

meliputi tahapan sebagai berikut :

A. Pengendalian Naskah Dinas Masuk pada Unit Kearsipan

Pengendalian naskah dinas masuk pada unit kearsipan dilakukan

terhadap naskah dinas korespondensi eksternal, dengan tahapan meliputi:

1. Penerimaan

Naskah dinas korespondensi eksternal yang diterima oleh Unit

Kearsipan dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori

klasifikasi keamanan: sangat rahasia (SR), rahasia (R), terbatas (T),

biasa (B) dan tingkat kecepatan penyampaiannya (Sangat Segera,

Segera, dan Biasa).

2. Pencatatan

a. Naskah dinas masuk yang diterima dari petugas penerimaan telah

dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan dan

tingkat kecepatan penyampaiannya.

b. Pencatatan naskah dinas masuk dilakukan pada sarana

pengendalian naskah dinas, dengan memuat informasi meliputi:

1) Nomor urut;

2) Tanggal penerimaan;

3) Tanggal dan nomor naskah dinas korespondensi eksternal;

4) Asal naskah dinas korespondensi eksternal;

5) Isi ringkas naskah dinas korespondensi eksternal;

6) Unit kerja yang dituju; dan

7) Keterangan.

LAMPIRAN V PERATURAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 5 TAHUN 2018TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA

- 126 -

c. Pencatatan naskah dinas masuk dimulai dari nomor 1 (satu) pada

bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir pada tanggal 31

(tiga puluh satu) Desember dalam 1 (satu) tahun takwim;

d. Pencatatan naskah dinas masuk dilakukan pada setiap terjadi

pemindahan dan penyimpanan; dan

e. Sarana pengendalian naskah dinas masuk berupa:

1) Buku agenda naskah dinas masuk;

2) Kartu kendali;

3) Takah; dan

4) Agenda Elektronik.

3. Pengarahan

a. Pengarahan naskah dinas masuk dengan kategori SR, R, dan T

disampaikan langsung ke unit pengolah yang dituju dalam kondisi

sampul tertutup.

b. Pengarahan naskah dinas masuk dengan kategori B dilakukan

dengan membuka, membaca dan memahami keseluruhan isi dan

maksud naskah dinas untuk mengetahui unit pengolah yang akan

menindaklanjuti naskah dinas tersebut.

4. Penyampaian

a. Naskah dinas masuk disampaikan kepada unit pengolah sesuai

dengan arahan dengan bukti penyampaian naskah dinas.

b. Bukti penyampaian naskah dinas, dengan memuat informasi

meliputi:

1) Nomor urut pencatatan;

2) Tanggal dan nomor naskah dinas;

3) Asal naskah dinas;

4) Isi ringkas naskah dinas;

5) Unit kerja yang dituju;

6) Waktu penerimaan; dan

7) Tandatangan dan nama penerima di unit pengolah.

c. Bentuk bukti penyampaian naskah dinas dapat berupa:

1) Buku ekspedisi; dan

2) Lembar tanda terima penyampaian.

- 127 -

B. Pengendalian Naskah Dinas Masuk pada unit lain yang menyelenggarakan

fungsi kesekretariatan

Pengendalian naskah dinas masuk pada unit lain yang menyelenggarakan

fungsi kesekretariatan dilakukan terhadap naskah dinas korespondensi

eksternal yang disampaikan oleh unit kearsipan dan naskah dinas

korespondensi internal yang disampaikan oleh unit pengolah.

Pengendalian terhadap naskah dinas yang dilakukan oleh unit lain yang

menyelenggarakan fungsi kesekretariatan, dengan tahapan meliputi:

1. Penerimaan

a. Naskah dinas korespondensi eksternal yang diterima dari unit

kearsipan dan naskah dinas korespondensi internal yang diterima

dari unit pengolah diterima dan dicatat oleh petugas penerimaan

pada unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan.

b. Naskah dinas korespondensi eksternal yang diterima dari unit

kearsipan dalam keadaan tertutup dikelompokkan berdasarkan

kategori klasifikasi keamanan: sangat rahasia (SR), rahasia (R),

terbatas (T), biasa (B) dan tingkat kecepatan penyampaiannya

(Sangat Segera, Segera, dan Biasa).

2. Pencatatan

a. Naskah dinas masuk yang diterima dari petugas penerimaan telah

dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan dan

tingkat kecepatan penyampaiannya.

b. Pencatatan naskah dinas masuk dilakukan pada sarana

pengendalian naskah dinas, dengan memuat informasi meliputi:

1) Nomor urut;

2) Tanggal penerimaan;





7) Keterangan.

- 128 -

c. Pencatatan naskah dinas masuk dimulai dari nomor 1 (satu) pada

bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir pada tanggal 31

(tiga puluh satu) Desember dalam 1 (satu) tahun takwim.

d. Pencatatan naskah dinas masuk selalu dilakukan pada setiap

terjadi pemindahan dan penyimpanan.

e. Sarana pengendalian naskah dinas masuk berupa:

1) Buku agenda naskah dinas masuk; dan


3. Pengarahan

a. Pengarahan naskah dinas masuk untuk naskah dinas

korespondensi eksternal dengan kategori SR, R, dan T disampaikan

langsung kepada pejabat yang bersangkutan dalam kondisi sampul

tertutup.

b. Pengarahan naskah dinas masuk untuk naskah dinas

korespondensi eksternal dengan kategori B dan naskah dinas

korespondensi internal dilakukan dengan membuka, membaca dan

memahami keseluruhan isi dan maksud naskah dinas dan

menyampaikan kepada pejabat yang bersangkutan.

4. Penyampaian

Naskah dinas masuk yang disampaikan kepada pejabat yang

bersangkutan dicatat dalam buku ekspedisi, dengan memuat informasi

meliputi:

1) Nomor urut pencatatan;





6) Waktu penerimaan.

C. Pengendalian Naskah Dinas Keluar pada Unit Kearsipan

Pengendalian naskah dinas keluar pada unit kearsipan dilakukan

terhadap naskah dinas korespondensi eksternal yang disampaikan oleh

unit pengolah kepada unit kearsipan. Setiap naskah korespondensi

eksternal harus dilakukan registrasi terlebih dahulu di unit kearsipan.

Sebelum pelaksanaan registrasi, harus dilakukan pemeriksanaan terhadap

kelengkapan naskah dinas, meliputi:

- 129 -

1. Nomor naskah dinas;

2. Cap dinas;

3. Tandatangan;

4. Alamat yang dituju; dan

5. Lampiran (jika ada).

Pengendalian naskah dinas keluar dilaksanakan melalui tahapan sebagai

berikut:

1. Pencatatan

a. Naskah dinas keluar yang dikirim harus dicatat pada sarana

pengendalian naskah dinas keluar, dengan memuat informasi:

1) Nomor urut;

2) Tanggal pengiriman;


4) Tujuan naskah dinas;

5) Isi ringkas naskah dinas; dan

6) Keterangan.

b. Sarana pengendalian naskah dinas keluar berupa:

1) Buku agenda naskah dinas masuk;

2) Kartu kendali;

3) Takah; dan


2. Penggandaan

a. Penggandaan naskah dinas adalah kegiatan memperbanyak naskah

dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan

kebutuhan.

b. Penggandaan naskah dinas dilakukan setelah naskah dinas keluar

ditandatangani oleh pejabat yang berhak.

c. Penggandaan naskah dinas keluar yang kategori klasifikasi

keamanannya SR, R, dan T harus diawasi secara ketat.

3. Pengiriman

a. Naskah dinas keluar dengan kategori klasifikasi keamanan SR, R,

dan T yang diterima oleh unit kearsipan dari unit pengolah harus

dalam kondisi dimasukkan ke dalam amplop berlapis 2 (dua).

b. Amplop pertama dengan mencantumkan alamat lengkap dan

nomor naskah dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan,

serta amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang

dituju dan pembubuhan cap dinas.

- 130 -

c. Untuk mempercepat proses tindak lanjut naskah dinas dapat

dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda ‘u.p.’

(untuk perhatian) diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti di

bawah nama jabatan yang dituju.

d. Naskah dinas keluar dengan kategori klasifikasi keamanan B,

setelah dilakukan registrasi di unit kearsipan dapat disampaikan

secara langsung kepada pejabat atau alamat yang dituju oleh unit

pengolah.

4. Penyimpanan

a. Kegiatan pengelolaan naskah dinas keluar harus didokumentasikan

oleh unit kearsipan yang berupa sarana pengendalian naskah dinas

dan pertinggal naskah dinas keluar.

b. Pertinggal naskah dinas keluar yang disimpan merupakan fotokopi

naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang.

c. Penyimpanan pertinggal naskah dinas keluar diberkaskan menjadi

satu kesatuan dengan naskah dinas masuk yang memiliki informasi

atau subyek yang sama.

D. Pengendalian Naskah Dinas Keluar pada unit lain yang menyelenggarakan

fungsi kesekretariatan

Pengendalian naskah dinas keluar pada unit lain yang menyelenggarakan

fungsi kesekretariatan dilakukan terhadap naskah dinas korespondensi

eksternal dan naskah dinas korespondensi internal yang akan dilakukan

registrasi pada unit kearsipan. Setiap naskah korespondensi eksternal dan

naskah dinas korespondensi internal sebelum dilakukan registrasi ke unit

kearsipan, harus dilakukan pemeriksanaan terhadap kelengkapan naskah

dinas, meliputi:

1. Nomor naskah dinas;

2. Cap dinas;

3. Tanda tangan;

4. Alamat yang dituju; dan

5. Lampiran (jika ada).

- 131 -

Pengendalian naskah dinas keluar dilaksanakan melalui tahapan sebagai

berikut:

1. Pencatatan

a. Naskah dinas keluar yang dikirim harus dicatat pada sarana

pengendalian naskah dinas keluar, dengan memuat informasi:

1) Nomor urut;

2) Tanggal pengiriman;


4) Tujuan naskah dinas;

5) Isi ringkas naskah dinas; dan

6) Keterangan.

b. Sarana pengendalian naskah dinas keluar berupa:

1) Buku agenda naskah dinas masuk; dan


2. Penggandaan

a. Penggandaan naskah dinas adalah kegiatan memperbanyak naskah

dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan

kebutuhan.

b. Penggandaan naskah dinas dilakukan setelah naskah dinas keluar

ditandatangani oleh pejabat yang berhak.

c. Penggandaan naskah dinas keluar yang kategori klasifikasi

keamanannya SR, R dan T harus diawasi secara ketat.

3. Pengiriman

a. Naskah dinas keluar dengan kategori klasifikasi keamanan SR, R,

dan T yang diterima oleh pencipta arsip harus dalam kondisi

dimasukkan ke dalam amplop berlapis 2 (dua).

b. Amplop pertama dengan mencantumkan alamat lengkap dan

nomor naskah dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan,

serta amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang

dituju dan pembubuhan cap dinas.

c. Untuk mempercepat proses tindak lanjut naskah dinas dapat

dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda ‘u.p.’

(untuk perhatian) diikuti nama jabatan yang;menindaklanjuti di

bawah nama jabatan yang dituju.

- 132 -

d. Naskah dinas keluar dengan kategori klasifikasi keamanan B,

setelah dilakukan registrasi di unit kearsipan dapat disampaikan

secara langsung kepada pejabat atau alamat yang dituju oleh

pencipta arsip.

4. Penyimpanan

a. Kegiatan pengelolaan naskah dinas keluar harus didokumentasikan

oleh unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan yang

berupa sarana pengendalian naskah dinas dan pertinggal naskah

dinas keluar.

b. Pertinggal naskah dinas keluar yang disimpan merupakan fotokopi

naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang.

c. Penyimpanan pertinggal naskah dinas keluar diberkaskan menjadi

satu kesatuan dengan naskah dinas masuk yang memiliki informasi

atau subyek yang sama.

E. Alur Tahapan Naskah Dinas Masuk

1. Alur Tahapan naskah dinas masuk pada unit kearsipan di lingkungan

Sekretariat Utama (Sekretariat Utama dan Kedeputian)

UNIT KEARSIPAN STASIUN

MKG/BALAI MKG

ORANG/

INSTANSI LAIN

Kepala BMKG

SESTAMA/ DEPUTI

UNIT KEARSIPAN SEKRETARIAT

UTAMA (SUBBAGIAN PERSURATAN DAN

ARSIP)

KEPALA PUSAT/KEPALA BIRO

SEKRETARIS KORPRI

UNIT KEARSIPAN SATKER MANDIRI

UNIT PENGOLAH DI

LINGKUNGAN SETTAMA

- 133 -

2. Alur Tahapan naskah dinas masuk pada unit kearsipan di lingkungan

Satuan Kerja Mandiri


LAIN

UNIT KEARSIPAN SATKER MANDIRI (SUBBAGIAN TATA

USAHA PUSDIKLAT/

PUSLITBANG/ INSPEKTORAT)

KAPUSDIKLAT/ KAPUSLITBANG/

INSPEKTUR

ORANG/ INSTANSI LAIN


UTAMA


MKG/BALAI MKG

- 134 -

3. Alur Tahapan naskah dinas masuk pada unit kearsipan di

lingkungan Balai Besar Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika

UNIT KEARSIPAN BALAI BESAR MKG (BAGIAN

PERSURATAN DAN KEPEGAWAIAN)

KEPALA BALAI BESAR MKG

ORANG/

INSTANSI LAIN


UNIT KEARSIPAN

SEKRETARIAT UTAMA

UNIT KEARSIPAN STASIUN MKG/BALAI

BESAR MKG LAIN

- 135 -

4. Alur Tahapan naskah dinas masuk pada unit kearsipan di

lingkungan Stasiun Meteorologi, Stasiun Klimatologi, dan Stasiun

Geofisika.

UNIT KEARSIPAN STASIUN MKG

(SUBBAGIAN TATA USAHA/PETUGAS

TATA USAHA)

KEPALA STASIUN MKG



UTAMA



MKG/BALAI MKG LAIN

- 136 -

5. Alur Tahapan naskah dinas masuk pada unit lain yang

menyelenggarakan fungsi kesekretariatan

UNIT KEARSIPAN (dalam satu lingkungan satuan organisasi)

UNIT PENGOLAH

PEJABAT YANG DITUJU

UNIT LAIN YANG

MENYELENGGARA KAN FUNGSI

KESEKRETARIATAN

- 137 -

F. ALUR TAHAPAN NASKAH DINAS KELUAR

1. Alur Tahapan naskah dinas keluar pada unit kearsipan di lingkungan

Sekretariat Utama (Sekretariat Utama dan Kedeputian)


UNIT PENGOLAH


UTAMA (SUBBAGIAN PERSURATAN DAN

ARSIP)

UNIT LAIN YANG

MENYELENGGARA KAN FUNGSI

KESEKRETARIATAN



MKG/BALAI MKG LAIN

- 138 -


Satuan Kerja Mandiri

UNIT KEARSIPAN (SUBBAGIAN TATA USAHA PUSDIKLAT/

PUSLITBANG/ INSPEKTORAT)


UTAMA

UNIT PENGOLAH


MKG/BALAI MKG


LAIN


- 139 -


Balai Besar MKG

UNIT KEARSIPAN SESTAMA

UNIT PENGOLAH

UNIT KEARSIPAN BALAI BESAR MKG (BAGIAN

PERSURATAN DAN KEPEGAWAIAN)


MKG/BALAI MKG



- 140 -


Stasiun MKG

UNIT

KEARSIPAN (SUBBAGIAN TATA USAHA)

UNIT PENGOLAH


UTAMA


MKG/BALAI MKG



Draft Tata Naskah ver hasil paripurna penyampaian ke ...hukum.bmkg.go.id/vifiles/PEDOMAN TATA NASKAH...

Documents

Transcript of Draft Tata Naskah ver hasil paripurna penyampaian ke ...hukum.bmkg.go.id/vifiles/PEDOMAN TATA NASKAH...