DRAF PEMBUKUAN DAN ADMINISTRASI KELOMPOK TANI PROGRAM READSI KAB. SAMBAS DAN KAB. SANGGAU

PROVINSI KALIMANTAN BARAT

Disusun Oleh:

SUTENO, SE KORPROV/TA COMMUNITY MOBILIZATION PROV. KALBAR

HERRY RABIANSYAH, ST TENAGA ADMINISTRASI PROV. KALBAR

KALIMANTAN BARAT TAHUN 2020

PENDAHULUAN Dalam rangka pencapaian prioritas dan tujuan program yang telah ditetapkan

pada Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP) Tahun 2005-2025 dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) Tahun 2015-2019, Pemerintah Indonesia mengajukan permintaan bantuan kepada Internationan Fund for Agricultural Development (IFAD) untuk memperluas Program READ melalui Program READSI. Program READ dianggap sebagai model yang strategis dan potensial untuk diperluas. Secara khusus RPJM memberikan penekanan pada pembangunan sektor pertanian yang ditujukan untuk memastikan ketahanan, swasembada, dan kedaulatan pangan melalui peningkatan produksi domestik.

Program Rural Empowerment and Agricultural Development Scaling-up

Initiative (READSI) merupakan perluasan Program Rural Empowerment and Agricultural Development (READ) yang dilaksanakan di 5 (lima) kabupaten di Provinsi Sulawesi Tengah pada Periode 2008-2014 dengan dukungan pembiayaan pinjaman dan hibah IFAD.

Program READ dinilai oleh Badan Perencanaan dan Pembangunan Nasional

(BAPPENAS) sebagai program yang berhasil dalam memberdayakan petani kecil, meningkatkan pendapatan dan produksi serta memperkuat lembaga tingkat desa dengan mengintegrasikan kegiatan produktivitas pertanian yang digerakkan masyarakat dalam satu paket lengkap dukungan termasuk inovasi kemitraan publik-swasta dengan PT. Mars dalam pengembangan kakao. Dalam hal pendapatan rumah tangga, Program READ telah meningkatkan pendapatan rumah tangga yang ditargetkan yaitu 40% rumah tangga berada di atas garis kemiskinan, dan 83% pendapatan berasal dari pertanian. Dalam hal pemberdayaan perempuan, Program READ telah meningkatkan partisipasi perempuan dalam proses pengambilan keputusan di tingkat rumah tangga dan desa, dan meningkatkan akses perempuan ke sumber ekonomi, pertanian, dan keuangan. Berdasarkan hasil tersebut, Pemerintah Indonesia menunjukkan perlunya melanjutkan kerja sama dengan IFAD dengan memperluas ruang lingkup Program READ. Program READSI dirancang sebagai model pendekatan pembaruan Progam READ, dan akan mengubah paradigma proyek yang berdiri sendiri menjadi pendekatan program inklusif (programmatic platform) yang bertujuan untuk menarik investasi swasta dan masyarakat untuk berpartisipasi dalam implementasi program.

Administrasi merupakan segenap rangkaian usaha bersama yang dilaksanakan

sekelompok orang dalam wadah organisasi untuk mencapai suatu tujuan” Dari uraian tersebut, secara garis besar administrasi meliputi: adanya usaha bersama, adanya kelompok orang, adanya aktivitas, dan adanya tujuan.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah proses aktivitas

daripada administrasi dan karena pimpinan dari organisasi adalah sekaligus merupakan pimpinan manajemen, maka dia juga yang mempunyai wewenang menggerakkan kemudi administrasinya.

BUKU ADMINISTRASI KELOMPOK TANI Buku administrasi merupakan hal yang sangat penting pada suatu kelompok

tani. Melalui pembukuan administrasi yang bagus maka akan menunjang jalannya organisasi kelompok tani, mendorong kelompok menjadi transparan dan jelas. Maksud dari transparan adalah semua pihak yang terkait dengan kelompok baik itu dinas maupun anggota beserta masyarakat pada umumnya dapat melihat kondisi nyata kelompok dalam perkembangannya mulai berdiri hingga sekarang. Jelas dimaksudkan bahwa kelompok benar-benar memiliki tujuan dan perencanaan sehingga jelas arah yang akan dituju yaitu mensejahterakan anggota.

Kelompok Tani adalah kumpulan petani yang terbentuk berdasarkan kesamaan

kepentingan, keakraban, keserasian dalam memanfaatkan sumberdaya pertanian dan agroekosistim untuk bekerjasama meningkatkan produktivitas usaha tani dan kesejahteraan anggotanya. Lebih jauh Kelompok Tani juga dapat berperan sebagai: 1. Kelas Belajar

Merupakan wadah bagi setiap anggotanya untuk berinteraksi guna meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan sikap dalam berusahatani yang lebih baik dan menguntungkan, serta berperilaku lebih mandiri untuk mencapai kehidupan yang lebih sejahtera

2. Unit Produksi Usahatani Merupakan satu kesatuan unit usahatani, untuk mewujudkan kerjasama dalam mencapai skala usaha ekonomi yang lebih menguntungkan

3. Wahana Kerjasama Merupakan tempat untuk memperkuat kerjasama diantara sesama Anggota dalam Kelompok Tani dan antara Kelompok Tani dengan Kelompok Tani lain maupun dengan pihak-pihak lainnya dalam rangka untuk menghadapi berbagai ancaman, tantangan dan hambatan serta gangguan. Kelompok tani dipimpin oleh seorang ketua kelompok dibantu oleh sekretaris,

bendahara dan seksi-seksi sesuai keperluan kelompok yang dipilih secara demokrasi dimana semua anggota kelompok berhak untuk memilih dan dipilih. Khusus dalam penyelenggaraan administrasi kelompok tani baru memiliki: 1. Stuktur organisasi kelompok tani yang defenitif sebagai hasil musyawarah

pembentukan kelompok. 2. Memiliki sistim administrasi kelompok yang dilengkapai prasarana/sarana seperti:

sekretariat kelompok, buku-buku kelengkapan kelompok tani. 3. Memiliki sistim administrasi yang dibutuhkan dalam kelompok.

Peningkatan kemampuan kelompok meliputi pengetahuan, keterampilan dan

sikap serta ambisi, instink dan kemampuan usaha. Sikap dan instink adalah motivasi untuk maju mencapai tujuan.

Pembukuan kelompok adalah suatu rangkaian kegiatan untuk mencatat semua

perubahan atau transaksi yang telah dikalukan baik menyangkut uang ataupun barang berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan guna menunjang kelancaran usaha kelompok. Dengan adanya pembukuan usaha akan dapat diketahui keadaan keuangan yang dimiliki oleh kelompok, diketahuinya analisis untung rugi usaha kelompok secara tertib dan teratur dan dapat dijadikan bahan membuat

perencanaan dalam hal pendanaan kegiatan yang akan direncanakan disesuaikan dengan kemampuan pembiayaan, sekaligus menjaga rasa saling percaya diantara para anggota dan pengurus kelompok.

Membukukan semua jenis perubahan atau transaksi dalam suatu usaha adalah

merupakan suatu keharusan. Sehingga perkembangan usaha seluruh pemasukan dan pengeluaran dijumlah, lalu diperoleh saldo kas akhir. Saldo kas akhir setiap lembar atau bulan yang lalu akan menjadi saldo kas awal lembar atau bulan berikutnya. Setiap penutupan buku kas harian harus diberi tanggal dan ditandatangani bendahara dan ketua kelompok.

Sebuah organisasi Kelompok Tani yang kuat dan maju sudah sepatutnya

mempunyai administrasi kelompok yang baik dan benar untuk menunjang semua aktivitas yang dilakukan kelompok tersebut. Perangkat kelengkapan administrasi Kelompok Tani yang semestinya dibuat, digunakan dan dimiliki Kelompok Tani.

Perangkat Administrasi yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan

informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok. Selain aturan kelompok (AD-ART), setiap kelompok harus mempunyai Buku-Buku Administrasi kelompok yang dicatat secara tertib oleh Pengurus Kelompok ataupun anggota yang ditugasi untuk itu. Kelengkapan Administrasi merupakan indikator aktivitas kelompok tani dan merupakan bagian dari bentuk pengawasan.

Administrasi Kelompok Tani adalah seperangkat catatan atau dokumen yang

menyangkut semua kegiatan yang dilakukan oleh kelompok tersebut. Perangkat administrasi kelompok yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok itu, seperti: usaha, permodalan, jaringan kerjasama dan lain-lain. Perangkat administrasi itu dibedakan menjadi dua bagian pokok, yaitu administrasi kegiatan dan administrasi keuangan. Berikut merupakan rekap contoh buku dan administrasi kelompok tani yang bisa diterapkan dalam Program READSI dapat dilihat pada tabel berikut:

NO REKAP BUKU DAN ADMINISTRASI KELOMPOK TANI KETERANGAN

1 2 3

ADMINISTRASI KEGIATAN

1 BUKU SUSUNAN PENGURUS FORM TERLAMPIR

2 BUKU DAFTAR ANGGOTA FORM TERLAMPIR

3 BUKU RENCANA KEGIATAN FORM TERLAMPIR

4 BUKU KEGIATAN FORM TERLAMPIR

5 BUKU TAMU FORM TERLAMPIR

6 BUKU NOTULENSI RAPAT FORM TERLAMPIR

7 BUKU DAFTAR HADIR FORM TERLAMPIR

8 BUKU SARAN-SARAN ANGGOTA FORM TERLAMPIR

9 BUKU ANJURAN INSTANSI LAIN FORM TERLAMPIR

10 BUKU AGENDA SURAT (SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR) FORM TERLAMPIR

11 BUKU EKSPEDISI FORM TERLAMPIR

12 BUKU PRODUKTIVITAS DAN HASIL PRODUKSI FORM TERLAMPIR

13 BUKU LUAS LAHAN GARAPAN ANGGOTA FORM TERLAMPIR

14 BUKU LUAS PEMILIKAN LAHAN DAN TERNAK FORM TERLAMPIR

15 BUKU PEMILIKAN TANAMAN FORM TERLAMPIR

16 BUKU SEKSI PENGOLAHAN TANAMAN FORM TERLAMPIR

17 BUKU KEPEMILIKAN SARANA DAN PRASARANA FORM TERLAMPIR

18 BUKU KONSULTASI FORM TERLAMPIR

19 BUKU KUNJUNGAN PENGURUS FORM TERLAMPIR

20 BUKU IDENTITAS ANGGOTA BERUPA DOKUMEN LEMBARAN FOTOCOPY ANGGOTA

ADMINISTRASI KEUANGAN

1 BUKU KAS FORM TERLAMPIR

2 BUKU IURAN ANGGOTA KELOMPOK FORM TERLAMPIR

3 BUKU TABUNGAN ANGGOTA KELOMPOK FORM TERLAMPIR

4 BUKU INVENTARIS FORM TERLAMPIR

5 BUKU PENJUALAN FORM TERLAMPIR

6 BUKU PEMBELIAN FORM TERLAMPIR

7 BUKU SIMPAN PINJAM FORM TERLAMPIR

1. Administrasi Kegiatan Administrasi Kegiatan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan kegiatan kelompok diluar urusan keuangan. Beberapa contoh perangkat administrasi kegiatan yang diperlukan kelompok antara lain: a. Buku Pengurus (Buku Susunan Pengurus) Kelompok Tani

Buku pengurus/buku susunan kepengurusan Kelompok Tani adalah dokumen tertulis yang berisi tentang biodata setiap petani yang menjadi pengurus kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama pengurus di setiap periode kepengurusan yang disepakati. Salah satu contoh Buku Susunan Pengurus Kelompok Tani sbb:

b. Buku Induk Anggota (Buku Daftar Anggota) Kelompok Tani Buku induk anggota adalah dokumen tertulis yang berisi tentang biodata setiap petani yang menjadi anggota kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota, jumlah dan perkembangan anggotanya serta hal-hal lain yang berhubungan dengan data anggota kelompok. Nomor anggota diberikan kepada setiap anggota sesuai dengan urutan pada saat petani menyatakan diri menjadi anggota kelompok. Salah satu contoh Buku Daftar Anggota Kelompok Tani sbb:

c. Buku Rencana Kegiatan Kelompok Tani Buku Rencana Kegiatan kelompok adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang rencana kegiatan yang akan dilaksanakan oleh kelompok, misalnya jenis kegiatan, lokasi, volume, frekuensi, biaya dan jadwal kegiatan. Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk merencanakan kegiatan yang telah disepakati bersama-sama sehingga memudahkan dalam pengaturan aktivitas yang akan dilakukan. Salah satu contoh Buku Rencana Kegiatan Kelompok Tani sbb:

d. Buku Kegiatan Kelompok Buku kegiatan kelompok adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok, misalnya rencana kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi kegiatan kelompok, dan sebagainya. Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali pengalaman-pengalaman yang dimiliki. Salah satu contoh Buku Kegiatan Kelompok Tani sbb:

e. Buku Tamu Buku tamu adalah dokumen tertulis yang berisi catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung ke dalam kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui seberapa jauh perhatian maupun bimbingan yang pernah diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok yang bersangkutan. Buku tamu diisi setiap kali ada pihak luar kelompok yang dating untuk suatu keperluan. Didalamnya selain berisikan waktu dan nama serta instansi, juga memuat maksud/ tujuan dan kesan/ saran. Maksud/ tujuan adalah untuk apa seseorang tersebut datang kepada kelompok, ini bermanfaat untuk melihat seberapa jauh kelompok memperoleh pembinaan dari pihak luar yang relevan. Sedangkan kesan/ saran adalah apa yang menurut seseorang tersebut menarik perhatian dalam kelompok yang dikunjungi, kesan-kesan ini bisa positif dan bisa juga negatif. Kolom saran juga baik kalau diisi tentang usulan-usulan perbaikan dari orang yang berkunjung terhadap kelompok, karena usulan yang bersifat konkrit dan jelas, penting bagi kelompok untuk ditindak lanjuti sebagai bahan pembahasan dalam pertemuan pengurus/ anggota. Salah satu contoh Buku Tamu Kelompok Tani sbb:

f. Buku Notulen Rapat Buku notulen rapat adalah berisi catatan tentang hal-hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan kelompok, baik pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota. Catatan pertemuan ini penting untuk mengetahui segala persoalan ataupun hal-hal lain yang pernah dibicarakan. Catatan ini juga bermanfaat bagi kelompok untuk melihat pengalaman-pengalamannya yang lalu baik berupa keberhasilan maupun kelemahan serta persoalan-persoalan yang dihadapi kelompok dan cara mengatasinya. Bagi pihak luar, catatan ini juga bermanfaat untuk mengetahui persoalan yang pernah dibicarakan di dalam kelompok sehingga dapat membantu pihak luar dalam memberikan bimbingan selanjutnya. Hasil pertemuan dicatat secara garis besar ataupun kesimpulan yang menurut anggota dianggap penting, tidak perlu semua kalimat/ perkataan yang disampaikan semua peserta dicatat sebagai hasil pertemuan. Contoh Buku Notulensi Rapat Kelompok Tani sbb:

g. Buku Daftar Hadir

Buku daftar hadir adalah dokumen tertulis yang berisi kehadiran setiap petani yang menjadi anggota kelompok dalam setiap kali kelompok mengadakan kegiatan. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota yang menghadiri berbagai kegiatan kelompok. Salah satu contoh Buku Daftar Hadir Kelompok Tani sbb:

h. Buku Saran-Saran Anggota Buku saran-saran anggota adalah dokumen tertulis yang berisi saran dan pendapat dari anggota kelompok tani terkait aktivitas kegiatan yang dilakukan. Buku ini bermanfaat untuk melakukan evaluasi dan proyeksi terhadap aktivitas kegiatan yang telah dilaksanakan. Salah satu contoh Buku Saran-Saran Anggota Kelompok Tani sbb:

i. Buku Anjuran Instansi Lain Buku anjuran instansi lain adalah dokumen tertulis yang berisi saran, masukan, arahan dan pendapat dari instansi lain terkait kondisi kelompok tani, aktivitas kegiatan yang dilakukan dan lain-lain. Buku ini bermanfaat untuk melakukan evaluasi, proyeksi dan perbaikan terhadap kondisi kelompok tani dan aktivitas kegiatan yang telah dilaksanakan. Salah satu contoh Buku Anjuran Instansi Lain sbb:

j. Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar Buku agenda surat masuk dan surat keluar adalah dokumen tertulis yang berisi catatan tentang surat-surat yang dibuat kelompok untuk para anggota maupun pihak luar serta surat-surat yang diterima kelompok dari pihak-pihak luar yang pernah dikirim ke kelompok. Salah satu contoh Buku Agenda Surat sbb:

k. Buku Ekspedisi Buku ekspedisi adalah dokumen tertulis yang memuat tentang bukti pengiriman dokumen seperti surat maupun dokumen/ barang lainnya yang dikirim kepada para anggota maupun kepada pihak-pihak luar. Salah satu contoh Buku Ekspedisi sbb:

l. Buku Produktivitas dan Hasil Produksi Buku produktivitas dan hasil produksi adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala hasil tingkat produktivitas panenan dan produksi usahatani seluruh komoditi yang diusahakan para petani yang dilaksanakan di wilayah kelompok tersebut, misalnya produktivitas dan produksi usahatani padi sawah, palawija, hortikultura maupun komoditi peternakan. Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali pengalaman-pengalaman tentang grafik fluktuasi tingkat produktivitas dan produksi berbagai komoditi dari musim ke musim. Selain itu, dengan adanya pembukuan maka semua transaksi dan perubahan yang terjadi akan dapat dikontrol dan dilakukan secara tertib dan teratur. Salah satu contoh Buku Produktivitas dan Hasil Produksi sbb:

m. Buku Luas Lahan Garapan Buku luas lahan garapan dan usahatani anggota adalah dokumen tertulis yang berisi tentang luasan areal lahan garapan anggota kelompok berupa lahan darat sawah, pekarangan, tegalan, kebun serta jenis-jenis usahatani yang dijalankan para anggota (jenis-jenis usaha tani dapat juga dijabarkan secara detail bentuk usaha taninya seperti petani sayur-sayuran, petani semangka, petani jeruk, petani karet, petani lada, dll). Buku ini berguna untuk mengetahui luasan areal garapan dan jenis usahatani anggota sehingga kelompok dapat mengklasifikasi anggotanya berdasarkan jenis usahatani para anggota. Salah satu contoh Buku Luasan Lahan Garapan sbb:

n. Buku Pemilikan Lahan dan Ternak Buku pemilikan lahan dan ternak adalah dokumen tertulis yang berisi tentang luas pemilikan lahan dan jumlah pemilikan ternak yang dipergunakan untuk mendata informasi perkembangan aktivitas anggota. Buku ini berguna untuk mengetahui luasan areal pemilikan lahan dan jumlah ternak yang dimiliki oleh anggota kelompok. Salah satu contoh Buku Pemilikan Lahan dan Ternak sbb:

o. Buku Pemilikan Tanaman Buku pemilikan tanaman adalah dokumen tertulis yang berisi tentang jenis-jenis tanaman yang dimiliki oleh anggota, sehingga memudahkan dalam memonitoring dan mendata kebutuhan anggota kelompok tani dalam meningkatan produktivitas pertanian. Buku ini berguna untuk mengetahui jenis-jenis tanaman yang dimiliki anggota kelompok sehingga mempermudah dalam pengaturan produksi dan distribusi. Salah satu contoh Buku Pemilikan Tanaman sbb:

p. Buku Seksi Pengolahan Tanaman Buku seksi pengolahan tanaman adalah dokumen tertulis yang berisi tentang luas lahan, jadwal pelaksanaan, komoditas dan keterangan, sehingga memudahkan dalam melakukan pengolahan lahan dan penanaman. Buku ini berguna untuk kalender musim tanam sehingga segala aktivitas pengolahan lahan dan penanaman terjadwal sesuai dengan harapan, efektif dan efisien. Salah satu contoh Buku Seksi Pengolahan Tanaman sbb:

q. Buku Kepemilikan Sarana/Prasarana Anggota Buku kepemilikan sarana/prasarana anggota adalah dokumen tertulis yang berisi tentang jenis-jenis sarana dan prasarana pertanian seperti alat-alat dan mesin pertanian yang dimiliki anggota kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota yang memiliki alat-alat dan mesin pertanian sehingga dapat direkapitulasi jumlah saana dan prasarana pertanian di kelompok tersebut. Salah satu contoh Buku Sarana dan Prasarana Petanian sbb:

r. Buku Konsultasi Buku konsultasi adalah dokumen tertulis yang berisi tentang catatan hasil konsultasi yang berisi tentang masalah dan pemecahan masalah dalam kelompok tani. Dalam setiap kunjungan atau ada instansi terkait yang datang, buku ini selalu disiapkan untuk mencatat segala masalah dan melampirkan jawaban. Biasanya pertanyaan konsultasi ini seputar dalam

kelompok tani dan tanaman. Buku ini bermanfaat untuk catatan berupa solusi mengatasi permasalahan kelompok tani dan tanaman sehingga apabila permasalahan serupa muncul kembali, penangannya sudah bisa ditangani secara langsung. Salah satu contoh buku konsultasi sbb:

s. Buku Kunjungan Pengurus Buku kunjungan pengurus adalah dokumen tertulis yang berisi tentang catatan hasil kunjungan pengurus sehingga jadwal kunjungan, tempat kunjungan, perihal kunjungan dapat termonitor dengan jelas. Dalam beberapa kesempatan pengurus selalu datang berkunjung kepada beberapa instansi sambil membawa buku ini. Buku ini bermanfaat untuk catatan administrasi keaktivan kelompok dalam melakukan koordinasi dengan pihak-pihak terkait yang berhungan dengan Program Readsi. Salah satu contoh buku kunjungan pengurus sbb:

t. BUKU IDENTITAS ANGGOTA Buku Identitas anggota adalah dokumen hardcopy (foto copy/scan) yang berisi Kartu Identitas Penduduk (KTP) yang dikumpulkan dan diarsibkan menjadi satu kesatuan untuk seluruh anggota kelompok tani dalam satu buku besar. Buku ini bermanfaat untuk kepentingan administrasi anggota kelompok dan dipergunakan sesuai dengan permintaan kebutuhan administrasi, sehingga segala kebutuhan administrasi anggota kelompok dapat terpenuhi dengan cepat, maksimal, efektif dan efisien. Salah satu contoh Buku Identitas Anggota sbb:

2. Administrasi Keuangan

Administrasi Keuangan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan keuangan kelompok, selain buku-buku administrasi kegiatan kelompok. Beberapa perangkat administrasi keuangan yang diperlukan kelompok antara lain: a. Buku Kas

Buku kas adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok yang menyangkut keluar masuknya keuangan kelompok. Biasanya format buku berisikan tentang tanggal dan bulan pelaksanaan, nomor bukti kas, uraian penerimaan maupun pengeluaran uang dan saldo kas. Salah satu contoh Buku Kas sbb:

b. Buku Iuran Anggota Buku iuran anggota adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang masuknya iuran dalam bentuk uang tunai maupun natura kedalam kas

kelompok. Besar kecilnya iuran ditentukan berdasarkan keputusan musyawarah anggota kelompok. Iuran anggota adalah penting artinya bagi kelangsungan organisasi Kelompok Tani karena dapat digunakan untuk membiayai semua kegiatan kelompok. Salah satu contoh Buku Iuran Anggota Kelompok sbb:

c. Buku Tabungan Anggota Buku tabungan anggota adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang masuknya tabungan dalam bentuk uang tunai maupun natura kedalam kas kelompok. Besar kecilnya iuran ditentukan berdasarkan keputusan musyawarah serta kesanggupan anggota kelompok untuk menyisihkan sebagian hasil usahataninya sebagai tabungan anggota yang sewaktu-waktu dapat diambil kembali. Tabungan anggota dapat berupa tabungan lebaran atau yang diperuntukan bagi keperluan anak sekolah. Salah satu contoh Buku Tabungan Anggota Kelompok sbb:

d. Buku Inventaris Buku inventaris adalah dokumen tertulis yang berisi tentang jenis barang, sarana dan prasarana pertanian seperti alat-alat dan mesin pertanian yang dimiliki kelompok baik yang berasal dari pembelian yang dilakukan oleh Kelompok Tani maupun dari bantuan pemerintah. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui alat-alat dan mesin pertanian yang dimiliki oleh Kelompok Tani. Salah satu contoh Buku Inventaris sbb:

e. Buku Penjualan Buku penjualan adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan penjualan hasil produksi usahatani yang dihasilkan Kelompok Tani yang dilaksanakan oleh anggota kelompok. Buku penjualan akan bermanfaat untuk mengetahui perkembangan penjualan hasil produksi usahatani, termasuk perkembangan harga jual tiap-tiap komoditi usahatani yang dijual. Salah satu contoh Buku Penjualan sbb:

f. Buku Pembelian Buku pembelian adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan pengeluaran uang yang dipergunakan untuk membeli barang berupa alat dan mesin pertanian serta bahan baku usahatani berupa sarana prduksi pertanian seperti pupuk, pestisida dsb. Salah satu contoh Buku Pembelian sbb:

g. Buku Simpan Pinjam Buku Simpan Pinjam adalah dokumen tertulis yang mencatat jumlah pinjaman anggota, besar pinjaman, jangka waktu pembayaran, dan angsuran pembayaran pinjaman. Pinjaman ini dipergunakan untuk meningkatkan usaha anggota sesuai dengan komoditi yang telah ditentukan oleh kelompok tani. Contoh Buku Simpan Pinjam sbb:

3. Perangkat Kelengkapan Administrasi Lainnya Selain buku-buku dan dokumen penting lain yang harus dimiliki Kelompok Tani, Kelompok Tani yang kuat dan sudah maju diharapkan juga memiliki perangkat kelengkapan administrasi lainnya, yakni berupa : a. Sekretariat Kelompok Tani b. Papan Nama (Plank) Kelompok Tani c. Stempel Kelompok Tani d. Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar e. Arsip Dokumen Berita Acara Pembentukan Kelompok Tani f. Arsip Dokumen Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Kelompok

Tani g. Arsip Dokumen Berita Acara Benih Kelompok Tani h. Rencana Kerja Kelompok atau Rencana Definitif Kelompok Tani (RDK) i. Rencana Kebutuhan Kelompok Tani (RDKK) j. Rencana Usaha Anggota (RUA) k. Arsip Dokumen Biodata Anggota Kelompok Tani l. Dokumen berupa papan data (Monografi) Kelompok Tani m. Peta Wilayah Kelompok Tani