TA - MKurisu_ - B5918 - Katzenaugen viewJake Amatsuki Evander Lee. selaku Headma Asrama Katzenaugen....
Transcript of TA - MKurisu_ - B5918 - Katzenaugen viewJake Amatsuki Evander Lee. selaku Headma Asrama Katzenaugen....
LAPORAN
TUGAS AKHIR
METODE PENGGANTI SISTEM DOKUMENTASI WYNEGARD
diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan dari
Durmstrang Institute and Persona
OLEH
NAMA : MAKISE KURISU
ID : B5918
ASRAMA : KATZENAUGEN
DURMSTRANG INSTITUTE AND PERSONA
WYNEGARD
2015
LEMBAR PENGESAHAN DARI PIHAK SEKOLAH
METODE PENGGANTI SISTEM DOKUMENTASI WYNEGARD
Tugas akhir ini telah disetujui oleh :
Headma Asrama,
Katzenaugen
Jake Amatsuki Evander Lee
ID TOWN 1535
Pembimbing,
Kazukami Aither
ID TOWN 1408
MENGETAHUI :
Principal Durmstrang Institute and Persona
Erald Deneuve Coil
ID TOWN 1529
DURMSTRANG INSTITUTE AND PERSONA
WYNEGARD
2015
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur kepada Tuhan YME, yang telah
memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
penulisan tugas akhir yang ditugaskan kepada siswa/siswi Grade 5 Durmstrang
Institute and Persona.
Judul karya tulis yang penulis susun adalah METODE PENGGANTI
SISTEM DOKUMENTASI WYNEGARD. Laporan ini disusun dan diajukan
untuk memenuhi persyaratan kelulusan dari Durmstrang Institute and Persona.
Karya tulis yang penulis buat memaparkan secara ringkas bagaimana
caranya membuat sebuah system dokumentasi yang lebih praktis dan efektif
untuk diterapkan di Wynegard.
Dalam proses penulisan karya tulis ini penulis mendapatkan banyak bantuan
dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis
mengucapkan terima kasih kepada :
1. Erald Deneuve Coil selaku Principal Durmstrang Institute and Persona.
2. Jake Amatsuki Evander Lee. selaku Headma Asrama Katzenaugen.
3. Kazukami Aither, selaku pembimbing TA.
4. Aka, orang yang selalu mendukung dan menyemangati saya selama
berada di DSP dan salah satu alasan kenapa saya masih bertahan di DSP
sampai saat ini.
5. Semua pihak yang secara langsung maupun tidak langsung membantu
penulis selama proses penulisan karya tulis yang tidak dapat ditulis satu
per satu.
1
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini jauh dari sempurna,
hal ini dikarenakan keterbatasan penulis. Oleh karena itu penulis sangat
mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak, demi kesempurnaan pada
masa mendatang. Semoga karya tulis ini dapat memberi manfaat khususnya bagi
penulis dan umumnya bagi pembaca.
Wynegard, September 2015
Makise Kurisu
ID B5918
2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR..........................................................................................................1
DAFTAR ISI........................................................................................................................3
BAB 1...................................................................................................................................4
PENDAHULUAN................................................................................................................4
1.1. Latar Belakang Masalah..........................................................................................4
1.2. Tujuan ...............................................................................................................5
1.3. Rumusan Masalah...................................................................................................5
BAB 2...................................................................................................................................6
LANDASAN TEORI...........................................................................................................6
2.1. Dokumentasi...........................................................................................................6
2.2. Komputasi Awan (Cloud).......................................................................................7
BAB 3...................................................................................................................................8
PEMBAHASAN..................................................................................................................8
3.1. Dokumentasi Menggunakan Google Documents....................................................8
3.2. Penggunaan Google Docs di Wynegard.................................................................9
3.3. Langkah-langkah Penggunaan Google Docs........................................................10
3.4. Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Google Docs........................................16
BAB 4 .............................................................................................................18
KESIMPULAN DAN SARAN..........................................................................................18
4.1. Kesimpulan ..........................................................................................................18
4.2. Saran .............................................................................................................18
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................19
3
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan Wynegard dan juga sekolah-
sekolahnya yang semakin lama penghuninya kian bertambah, tentunya
berbagai system dokumentasi pun akan semakin banyak dan rumit.
Seperti yang terjadi di Wyne Hospital, dimana jumlah penduduk
Wynegard semakin banyak, sedangkan dokumentasi WS masih dilakukan
secara offline oleh staff rumah sakit. Kemungkinan terjadinya
keterlambatan update data terbaru sangat tinggi yang mungkin disebabkan
oleh staff yang tidak sempat untuk memperbaharui data ataupun kendala
PC/Laptop rusak, dll. Mungkin hal tersebut juga terjadi di toko ataupun
lembaga lain seperti bank, lounge, dll. Bisa jadi minggu ini seharusnya
data sudah di-update, tapi data minggu lalu belum dikirimkan di email oleh
staff yang satunya sehingga menghambat proses update. Seharusnya hal
seperti ini tidak menjadi alasan karena teknologi saat ini pun sudah sangat
canggih.
Maka dari itu diperlukan sebuah metode baru yang dapat
menghindari terjadinya hal-hal tersebut. Dimana pihak-pihak yang
bersangkutan dapat mengontrol dokumentasi tanpa harus menunggu
filenya dikirimkan lewat email dulu dan jika salah satu staff berhalangan
maka staff lainnya bisa langsung mengambil alih. Dan salah satu
alternatifnya adalah dengan menggunakan Google Documents sehingga
semua data bisa disimpan di cloud Google dan dapat diakses di PC
maupun ponsel kapan pun dimana pun selama ada koneksi internet.
4
1.2. Tujuan
Tujuan dari penulisan karya tulis yang disusun penulis adalah:
a. Memberikan usulan metode baru untuk dokumentasi di Wynegard.
b. Mempermudah proses update data untuk semua dokumentasi di
Wynegard.
c. Mempermudah controlling data-data penting di Wynegard.
1.3. Rumusan Masalah
Dari hal-hal yang berkaitan dengan metode baru dokumentasi di
Wynegard, penulis merumuskannya menjadi :
a. Apa itu Google Docs dan manfaatnya?
b. Siapa saja yang dapat menggunakan metode tersebut?
c. Bagaimana cara menerapkan metode tersebut?
5
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1. Dokumentasi
Dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk menyediaan
dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan
sumber-sumber informasi khusus dari karangan/tulisan, wasiat, buku,
undang-undang, dan sebagainya. Dalam artian umum dokumentasi
merupakan sebuah pencarian, penyelidikan, pengumpulan, pengawetan,
penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen. Dokumentasi ini
digunakan untuk mendapatkan keterangan dan penerangan pengetahuan dan
bukti. Dalam hal ini termasuk kegunaan dari arsip perpustakaan dan
kepustakaan. Dokumentasi biasanya juga digunakan dalam sebuah laporan
pertanggung jawaban dari sebuah acara yang pada umumnya berisikan
sebagai berikut:
a. Penjelasan Singkat Tentang Acara, Misalnya: Tanggal, tempat,
waktu pelaksanaan, dll.
b. Profile dari Penyelenggara acara.
c. Informasi tentang Kepanitiaan.
d. Jadwal acara yang telah terencana.
e. Sponsor yang telah ikut serta membantu pelaksanaan acara.
f. Materi acara.
g. Data peserta.
h. Data pembicara.
i. Foto kegiatan.
Dalam pendokumentasian sebuah acara berbeda dengan
pendokumentasian sebuah perjalanan ketika sedang berlibur, dalam hal ini
pendokumentasian perjalanan bisa menggunakan foto, blog atau
bahkan vlog. Kemudian jika dapat dikemas dengan baik dokumentasi
perjalanan bisa di jadikan sebuah novel perjalanan.
6
2.2. Komputasi Awan (Cloud)
Komputasi awan (bahasa Inggris: cloud computing) adalah gabungan
pemanfaatan teknologi komputer ('komputasi') dan pengembangan berbasis
Internet ('awan'). Awan (cloud) adalah metafora dari internet, sebagaimana
awan yang sering digambarkan di diagram jaringan komputer. Sebagaimana
awan dalam diagram jaringan komputer tersebut, awan (cloud)dalam Cloud
Computing juga merupakan abstraksi dari infrastruktur kompleks yang
disembunyikannya.
Ia adalah suatu metoda komputasi di mana kapabilitas terkait teknologi
informasi disajikan sebagai suatu layanan (as a service), sehingga pengguna
dapat mengaksesnya lewat Internet ("di dalam awan") tanpa mengetahui apa
yang ada didalamnya, ahli dengannya, atau memiliki kendali terhadap
infrastruktur teknologi yang membantunya. Menurut sebuah makalah tahun
2008 yang dipublikasi IEEE Internet Computing "Cloud Computing adalah
suatu paradigma di mana informasi secara permanen tersimpan di server di
internet dan tersimpan secara sementara di komputer pengguna (client)
termasuk di dalamnya adalah desktop, komputer tablet, notebook, komputer
tembok, handheld, sensor-sensor, monitor dan lain-lain."
Komputasi awan adalah suatu konsep umum yang Mencakup SaaS,
Web 2.0, dan tren teknologi terbaru lain yang dikenal luas, dengan tema
umum berupa ketergantungan terhadap Internet untuk memberikan kebutuhan
komputasi pengguna. Sebagai contoh, Google Apps menyediakan aplikasi
bisnis umum secara daring yang diakses melalui suatu penjelajah webdengan
perangkat lunak dan data yang tersimpan di server. Komputasi awan saat ini
merupakan trend teknologi terbaru, dan contoh bentuk pengembangan dari
teknologi Cloud Computing ini adalah iCloud
7
BAB 3
PEMBAHASAN
3.1. Dokumentasi Menggunakan Google Documents
Google Docs adalah aplikasi office dari Google yang berbasis internet
atau dalam dunia Cloud Computing masuk dalam kategori SaaS (Software as
a Service). Dengan Google Docs pengguna dapat membuat dokumen seperti
menggunakan aplikasi Microsoft Office, yaitu dapat membuat document
seperti menggunakan MS Word, membuat spreadsheet seperti menggunakan
MS Excel, membuat presentation seperti menggunakan MS Power Point, dan
sebagainya. Jika ingin mencobanya, silahkan mencoba demo Google Docs di
halaman ini http://drive.google.com /demo .
Dengan Google Docs, memungkinkan untuk berbagi pakai file
tersebut sehingga file dapat di edit oleh beberapa orang dengan fasilitas
sharing dan hak akses yang berbeda (read only atau read and edit), tapi
bukan cuma itu yang dapat di lakukan dengan Google Docs, bahkan dapat
melakukan real-time collaboration yaitu kolaborasi meng-edit file bersama
beberapa orang pada waktu yang sama dan hasil editing akan tersimpan
secara otomatis dan disinkronisasi ke cloud Google selama ada koneksi
internet.
Lalu ada juga Google Drive. Fungsinya adalah sebagai tempat
penyimpanan berkas Anda agar dapat diakses di manapun melalui
smartphone ataupun PC. Setelah Drive berkembang, sekarang Google Drive
mengambil alih tugas Google Docs. Kini, fungsi Google Drive adalah
sebagai pusat pembuatan dokumen Google, juga pusat peralatan perkantoran
Google. Jadi file-file gambar dan dokumen dapat disimpan di Google Drive
dan bisa juga membuat folder-folder di dalamnya seperti My Computer di
PC.
8
3.2. Penggunaan Google Docs di Wynegard
Seperti yang sudah dijelaskan penulis di latar belakang masalah dan di
point sebelumnya, metode ini dilakukan sebagai upaya untuk memudahkan
proses dokumentasi. Maka penerapannya dapat dilakukan di beberapa
tempat, diantaranya:
a. Asrama.
Sebelum membuat karya tulis ini penulis sebelumnya sudah
menerapkan penggunaan Google Docs di asrama Katzenaugen,
sehingga pendataan siswa/i Katzenaugen dapat dilakukan oleh
Prefect dan Vice Prefect. Headma dan Headmiss pun dapat
langsung mengecek data siswa/i Katzenaugen tanpa perlu meminta
lagi data barunya.
b. Prof atau Sensei di Wynegard.
Terkadang ada beberapa pengajar yang meminta data siswa/i yang
terbaru ke asrama. Dengan adanya Google Docs maka email
Prof/Sensei yang membutuhkan data tersebut tinggal diberi hak
akses read only ke dokumen tersebut.
c. Lembaga-lembaga pendukung Wynegard, seperti Hospital,
Lounge, Bank, dll.
d. Warga penghuni Wynegard.
Biasanya murid-murid yang sudah lama berada di Wynegard
mempunyai banyak items dan juga equipment. Maka supaya data
bisa di akses lewat smartphone dan PC, penulis membuat data
items dan equipment di Google Docs dan penulis rasa itu cukup
membantu
9
3.3. Langkah-langkah Penggunaan Google Docs
Pada gambar 3.1 adalah tampilan awal saat membuka halaman Google
Drive. Dan pada bagian ini penulis akan menyampaikan secara ringkas
bagaimana cara menerapkan Google Docs untuk proses dokumentasi,
contohnya adalah pendataan siswa Katzenaugen.
Gambar 3.1
Pada bagian ini penulis akan memberikan contoh penggunaan Google
Docs yang sudah diterapkan di asrama Katzenaugen. Dimulai dari cara
pembuatan file hingga komponen penting apa saja yang ada di dalamnya.
a. Untuk bisa menggunakan aplikasi Google Docs dan Google
Drive maka harus mempunyai akun Gmail terlebih dahulu. Jika
sudah punya maka tinggal ketikan http://drive.google.com maka
akan langsung masuk ke halaman awal Google Drive.
b. Di sebelah pojok kanan atas ditampilkan akun mana yang sedang
dipakai karena gmail memungkinkan penggunaan beberapa akun
di dalam sebuah PC. Contohnya dapat dilihat pada gambar 3.2.
10
Gambar 3.2
c. Kemudian di sidebar sebelah kiri ada beberapa menu. Tombol
NEW digunakan untuk membuat dokumen (docs, spreadsheet,
slide) dan folder baru. Menu My Drive berisi dokumen-dokumen
yang kita miliki. Sedangkan Shared with me berisi dokumen-
dokumen yang dibagikan oleh orang lain kepada kita. Seperti
yang ditampilkan pada gambar 3.3 dan 3.4.
Gambar 3.3
11
Gambar 3.4
d. Kita juga dapat memindahkan file yang ada di Shared with me
ke My Drive, seperti yang terlihat pada gambar 3.5.
Gambar 3.5
12
e. Untuk membagikan file caranya bisa dengan klik kanan pada file
yang akan dibagikan lalu pilih Share seperti pada gambar 3.6.
Gambar 3.6
f. Setelah itu maka akan muncul sebuah form dimana kita bisa
memasukan alamat email orang yang akan kita bagi filenya. Di
sebelah kanannya ada sebuah dropdown yang isinya apa saja
yang dapat dilakukan orang yang kita invite terhadap file
tersebut. Jika sudah selesai tinggal menekan tombol Done.
Contohnya dapat dilihat pada gambar 3.7.
Gambar 3.7
13
g. Selanjutnya masuk ke tampilan Google Sheet atau kalau di Ms.
Office kita lebih familiar dengan yang namanya Excel. Tampilan
dan fungsinya tidak jauh berbeda dengan Ms. Excel hanya saja
ini dibuat oleh Google. Pendataan siswa Katzenaugen sengaja
dibuat di dalam Google Sheet untuk mempermudah akses dan
juga lebih enak dilihat. Tampilan Data Siswa Katzenaugen dapat
dilihat seperti pada gambar 3.8 dan 3.9.
Gambar 3.8
Gambar 3.9
14
h. Selain klik kanan pada file, share file juga dapat dilakukan
dengan cara menekan tombol share yang ada di pojok kanan atas
layar pada saat file dibuka (lihat gambar 3.10) setelah menekan
tombol tersebut maka akan muncul form seperti yang sudah
ditampilkan pada gambar 3.7.
Gambar 3.10
i. Jika kita klik pada nama-nama yang ada di bawah form pada
gambar 3.7 maka akan menampilkan akun-akun mana saja yang
dapt mengakses file tersebut. Contohnya dapat dilihat pada
gambar 3.11.
Gambar 3.11
15
j. Kita juga dapat mengubah hak akses setiap user sesuai dengan
kebutuhan dan kepentingannya, seperti pada gambar 3.12.
Gambar 3.12
3.4. Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Google Docs
Dengan adanya tulisan tentang penggunaan metode ini penulis dapat
menyimpulkan :
a. Penggunaan Google Docs dan Drive dapat mempermudah editing
dan controlling data yang dapat diakses oleh banyak orang.
b. Dapat meminimalisir terhambatnya proses update data.
c. Dapat diakses dimanapun dan kapanpun.
16
d. Kekurangannya adalah tidak dapat diakses secara offline, namun
sebelumnya data dapat diunduh jika memang membutuhkan data
offline-nya.
17
BAB 4
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
Jadi penulis dapat menyimpulkan bahwa dengan menggunakan
aplikasi Google Docs dan Google Drive ini dapat membantu
menyelesaikan beberapa kendala yang sering terjadi terkait proses
dokumentasi terutama di Wynegard.
4.2. Saran
Jika suatu saat metode ini memang akan diterapkan, sebaiknya
rules tetap dipertegas. Maksudnya, walaupun bisa saja tugas si A
digantikan oleh B karena adanya metode ini tapi jangan sampai hal
tersebut terjadi berulang kali. Jadi controlling dari manager ataupun orang
dengan jabatan yang lebih tinggi juga tetap perlu dilakukan supaya tidak
ada pihak yang merasa dirugikan.
18
DAFTAR PUSTAKA
Assagaf, Naufal. (2012). Mengenal dan Menggunakann Google Docs. Tersedia:
http://www.cloudindonesia.or.id/google-docs.html. [18 Agustus 2015]
How, Wiki. (2015). Cara Menggunakan Google Drive. Tersedia:
http://id.wikihow.com/Menggunakan-Google-Drive. [18 Agustus 2015]
Wikipedia, (2015). Dokumentasi. Tersedia:
https://id.wikipedia.org/wiki/Dokumentasi [2 September 2015]
Wikipedia, (2015). Komputasi Awan. Tersedia:
https://id.wikipedia.org/wiki/Komputasi_awan [2 September 2015]
19