Bab 8Sistem Buku Besar Umum, Sistem Pelaporan Keuangan, dan

Sistem Pelaporan Manajemen

SKEMA PENGKODEAN DATA

Semua aplikasi SIA menggunakan kode-kode untuk mewakili berbagai aspek dari aktivitas ekonomi. Akan tetapi secara khusus, pengkodean penting untuk bagian GLS(General Ledger System) dari sistem GLS/FRS(Financial Reporting System), yang merupakan titik di mana semua subsistem SIA berkumpul bersama.

Sebuah Sistem Tanpa Kode

Pendekatan tanpa kode memerlukan ruang pencatatan yang luas, memakan waktu untuk mencatat, dan jelas rentan terhadap banyak jenis kesalahan. Efek negatif dari pendekatan ini:

1. Staf Penjualan. Untuk mengidentifikasi item-item yang dijual dengan benar memerlukan penjelasan rincian yang banyak ke dokumen sumber. Di samping waktu dan usaha yang terlibat, hal ini cenderung menstimulus

kesalahan dan pengiriman yang tidak benar.2. Personel Gudang. Menempatkan dan mengambil barang-barang untuk pengiriman

terhambat, dan sering kali terjadi kesalahan pengiriman.3. Personel Akuntansi. Memposkan ke akun-akun buku besar akan memerlukan pencarian

melalui file-file buku besar pembantu dengan keterangan yang panjang sebagai kuncinya. Hal ini akan memperlambat, dan pengeposan ke akun yang salah menjadi umum.

Sebuah Sistem dengan Kode

Sebagian penggunaan kode yang umum adalah:

1. Dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak dikode akan berantakan

2. Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transaksi yang diproses

3. Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif

Skema Pengkodean Numerik dan Alfabetis

Kode Sekuensial

Kode sekuensial mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan (menurun atau menaik). Suatu aplikasi yang umum dari kode sekuensial numeric adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya. Pada saat dicetak, setiap dokumen diberi nomor kode sekuensial yang unik. Nomor ini menjadi nomor transaksi yang memungkinkan transaksi melacak setiap transaksi yang diproses dan mengidentifikasi setiap dokumen yang hilang atau berada di luar urutan.

Keunggulan: pengkodean sekuensial mendukung rekonsiliasi transaksi batch, seperti pesanan penjualan pada akhir pemrosesan. Jika sistem pemrosesan transaksi mendeteksi setiap gap dalam urutan nomor transaksi, ia akan memperingatkan manajemen akan kemungkinan kehilangan atau salah penempatan transaksi. Dengan melacak nomor transaksi kembali ke tahap-tahap proses, pihak manajemen dapat selanjutnya menentukan penyebab dan efek dari kesalahan tersebut. Tanpa dokumen yang diberi nomor berurutan, masalah penyortiran akan sulit dideteksi dan dipecahkan.

Kelemahan: pengkodean sekuensial tidak membawa kandungan informasi di luar tatanan urutan dokumen. Misalnya, sebuah kode sekuensial untuk suatu item persediaan bahan baku tidak menjelaskan apa-apa kepada kira tentang atributnya (jenis, ukuran, material, lokasi gudang, dan lain sebagainya). Juga, skema pengkodean sekuensial sulit diubah. Penyisipan suatu item baru pada titik tengah tertentu memerlukan penomoran kembali item-item tersebut. Dalam suatu aplikasi di mana jenis record harus dikelompokkan bersama secara logis dan di mana penambahan dan penghapusan sering terjadi, skema pengkodean ini tidak memadai.

Kode Blok

Kode blok (block code) numerik merupakan variasi dari pengkodean sekuensial yang mengatasi sebagian dari kelemahannya, seperti yang baru saja disebutkan di atas. Aplikasi yang umum dari pengkodean blok adalah pembuatan chart of account (daftar akun).

Setiap jenis akun diwakili oleh suatu kisaran kode-kode atau blok kode yang unik. Jadi, klasifikasi dan subklasifikasi akun neraca dan laporan rugi laba dapat digambarkan.

Keunggulan: pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh struktur kode.

Kelemahan: kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan.

Kode Grup

Kode grup numerik digunakan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan dua atau lebih data yang saling berkaitan. Kodenya terdiri atas wilayah-wilayah atau fields yang memiliki makna spesifik.

Keunggulan:

1. Kode grup memfasilitasi perwakilan sejumlah besar data yang berbeda.2. Kode grup memungkinkan struktur data disajikan dalam bentuk hierarkis yang bersifat logis

dan lebih mudah diingat oleh manusia.3. Kode grup memungkinkan analisis dan pelaporan yang rinci baik dalam kelas item maupun

pada item-item dari kelas yang berbeda.

Kelemahan: mereka cenderung digunakan secara berlebihan. Terdapat kemungkinan bahwa data-data yang tidak saling berkaitan akan dihubungkan semata-mata karena memang dapat dilakukan. Penggunaan yang berlebihan juga dapat mengarah ke kode-grup kompleks yang tidak perlu, tidak mudah ditafsirkan. Akhirnya, penggunaan secara berlebihan akan meningkatkan biaya gudang, kesalahan klerikal promosi, serta menaikkan waktu dan usaha pemrosesan.

Kode Alfabetis

Kode alfabetis dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan alfabetis) atau dapat digunakan dalam teknik pengkodean blok atau grup.

Keunggulan: kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetis murni atau karakter alfabetis yang digabungkan dengan kode numerik.

Kelemahan: sulit merasionalisasi makna kode-kode yang telah ditetapkan secara sekuensial dan menyortir record yang dikodekan secara alfabetis cenderung lebih sulit bagi pemakai.

Kode Mnemonik

Kode mnemonik adalah karakter alfabetis dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna. Misalnya,

Jenis KursusAcctgPsycMgt

Mktg

Nomor Kursus101110270300

Kombinasi kode mnemonic dan numeric membawa informasi yang efektif tentang kursus tersebut; dengan sedikit analisis, kita dapat menyimpulkan bahwa “Acctg” adalah akuntansi, “Psyc” adalah psikologi, “Mgt” adalah manajemen, dan “Mktg” adalah pemasaran.

Keunggulan: skema ko9de mnemonic membuat pemakai tidak perlu mengingat artinya; kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi tentang item yang diwakilinya.

Kelemahan: kemampuan mereka terbatas dalam mewakili item-item dalam suatu kelas. Misalnya, seluruh kelas piutang dagang dapat diwakili oleh kode mnemonic PD.

SISTEM BUKU BESAR UMUM

Voucher Jurnal

Voucher jurnal merupakan sumber input bagi buku besar umum. Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang dipengaruhi.

Database GLS

Database GLS terdiri atas sejumlah file transaksi, file induk, file referensi, dan file arsip. File-file ini bervariasi antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

File induk buku besar umum merupakan file utama dalam database GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan. FRS mengambil dari induk GLS untuk menghasilkan laporan keuangan perusahaan. MRS (Management Reporting System) juga menggunakan file GLS untuk mendukung kebutuhan informasi internal.

File sejarah buku besar umum memiliki format yang sama dengan induk GL. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis.

File voucher jurnal adalah total voucher jurnal yang diproses pada periode saat ini.

File voucher jurnal historis berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu.

File pusat pertanggungjawaban berisi data pendapatan, pengeluaran, dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi.

File anggaran induk berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban.

Produk GLS

GLS memperbarui proses yang secara konseptual sederhana

SISTEM PELAPORAN KEUANGAN

Pemakai Canggih dengan Kebutuhan Informasi Homogen

Diasumsikan bahwa pemakai laporan keuangan memahami konvensi-konvensi dan prinsip-prinsip akuntansi yang diterapkan dan bahwa laporan tersebut memiliki kandungan informasi yang berguna.

Aktivitas FRS

Sumber-sumber input untuk FRS terdiri atas file induk buku besar umum saat inim file historis buku besar umum, dan input langsung (jurnal penyesuaian dan jurnal penutup) dari kelompok pelaporan keuangan. Output yang paling umum dari FRS adalah laporan keuangan, termasuk neraca, laporanlaba rugi, dan laporan arus kas. FRS juga menghasilkan laporan analisis keuangan, laporan leuangan komparatif, pengembalian pajak, dan laporan khusus untuk badan penetap undang-undang, seperti Securities and Exchange Commision.

Proses Akuntansi Keuangan

Proses akuntansi keuangan dimulai dari status bersih di awal tahun fiscal yang baru, prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah berikut:

1. Mencatat transaksi2. Mencatat di jurnal khusus3. Memposkan ke buku besar pembantu4. Memposkan ke buku besar umum5. Menyiapkan neraca percobaan sebelum penyesuaian6. Melakukan jurnal penyesuaian7. Menjurnal dan memposkan ayat jurnal penyesuaian8. Menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan9. Menyiapkan laporan keuangan10. Menjurnal dan memposkan ayat jurnal penutup11. Menyiapkan neraca percobaan pasca-penutupan

MENGONTROL GL/FRS

Isu-isu Kontrol GL/FRS

Otorisasi Transaksi

Voucher jurnal merupakan dokumen yang mengotorisasi suatu ayat jurnal ke buku besar umum.

Pemisahan Tugas

Petugas administrasi buku besar umum tidak boleh:

1. Bertanggungjawab melakukan pembukuan untuk jurnal-jurnal khusus atau buku besar pembantu

2. Menyiapkan voucher jurnal3. Mengawasi aktiva fisik

Kontrol Akses

Akses yang tidak diotorisasi ke akun-akun buku besar umum dapat menghasilkan kesalahan-kesalahan, penipuanm dan salah penyajian dalam laporan keuangan.

Catatan Akuntansi

Database buku besar umum merupakan salah satu komponen penting dari system catatan akuntansi yang harus dipertahanan suatu perusahaan. Dokumentasi diperlukan sehingga pihak-pihak yang berkepentingan dapat menentukan kelayakan transaksi. Jejak audit karenanya merupakan suatu jaringan dokumen, jurnal, dan buku besar yang didesain untuk memastikan bahwa suatu transaksi dapat secara akurat ditelusuri melalui system tersebut dari awal sampai disposisi akhir.

Suatu jejak audit diperlukan untuk beberapa alasan: memberikan kemampuan untuk menjawab pertanyaan, misalnya dari pelanggan dan pemasok; mampu merekonstruksi file-file jika semua atau sebagian file-file mengalami kerusakan; menyediakan data historis yang diperlukan oleh para auditor; memenuhi peraturan pemerintah; dan menyediakan sarana untuk mencegah, mendeteksi, dan memperbaiki kesalahan.

Verifikasi Independen

Daftar voucher jurnal memberikan rincian yang relevan tentang setiap voucher jurnal yang diterima GL/FRS sebagai input. Laporan ini menyeimbangkan debit dan kredit transaksi dan untuk tujuan analisis, mengklasifikasi mereka menurut batch, tanggal, dan jenis transaksi. Laporan perubahan buku besar umum menyajikan efek transaksi voucher jurnal pada akun buku besar umum.

GL/FRS DENGAN BASIS KOMPUTER

GL/FRS Otomatis dengan Pemrosesan Batch dan File Sekuensial

Keunggulan: keunggulan terbesar system ini terletak pada kontrolnya. Voucher jurnal dari departemen operasi dapat disetujui, divalidasi, dan diseimbangkan sebelum memasukkan mereka ke buku besar umum. Sistem ini dapat mendukung pihak manajemen dengan laporan rangkuman umpan balik terbatas tentang aktivitas transaksi.

Kelemahan: tidak efisien. Ketika volume transaksi tinggi, biaya-biaya dapat menjadi sangat tinggi. Teknologi yang dapat meniadakan dokumen kertas dari suatu system akan meningkatkan efisiensi internal. Rekonsiliasi yang tidak teratur. Pembaruan yang tidak teratur (haian atau mingguan) membatasi pihak manajemen pada pemeriksaan akhir-periode untuk keseluruhan operasi. Teknologi yang digunakan dalam GL/FRS mempengaruhi frekuensi pembaruan buku besar umum.

Rekayasa Teknologi pada GL/FRS dengan File Akses Langsung

Kekuatan dan Kelemahan

System rekayasa teknologi mengatasi kelemahan-kelemahan system tradisional. Karena system ini tidak menciptakan kembali seluruh buku besar setiap waktu diperbarui, pembaruan dan rekonsiliasi GL sekarang dapat muncul sebagai suatu langkah dalam siklus transaksi. Pendekatan ini sangat memfasilitasi identifikasi kesalahan dengan tepat waktu ketika batch transaksi tidak seimbang nilainya.

gambar di atas menghilangkan pemisahan tugas fundamental antara otorisari dan pemrosesan transaksi. Di sini, sistem pemakai-akhir mengotorisasi dan memroses ayat-ayat jurnal langsung ke buku besar umum.

Catatan Akuntansi dan Kontrol Akses. Catatan buku besar umum disimpan dalam disket magnetis yang dapat langsung diakses oleh system pemakai-akhir. Untuk menjaga integritas catatan-catatan tersebut, organisasi harus menerapkan kontrol yang membatasi akses ke mereka.

SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN

MRS telah lama secara tifak formal dianggap sebagai elemen pening dalam system kontrol internal organisasi. Salah satu teknik untuk mencapai pengawasan berkelanjutan adalah

penggunaan laporan manajemen secara bijaksana. Laporan yang tepat waktu memungknkan para manajer fungsional untuk mengawasi dan mengontrol operasi mereka.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI MRS

Proses Pengambilan KEputusan

Langkah-labgkah pengambilan keputusan adalah:

1. Mengidentifikasi masalah2. Mengevaluasi solusi alternatif3. Mengimplementasikan solusi yang terbaik4. Melakukan pemeriksaan pasca-implementasi

Prinsip-Prinsip Manajemen

Formalisasi Pekerjaan

Prinsip formalisasi pekerjaan menunjukkan bahwa pihak manajemen harus menstrukturkan perusahaan di sekitar pekerjaan yang dilakukannya, bukannya di sekitar individu dengan keahlian yang unik. Di bawah ptinsip ini, wilayah organisasi dibagi ke ekerjaan-pekerjaan yang mewakili posisi pekerjaan purna waktu. Setiap posisi harus dengan jelas mendefinisikan batasan tanggung jawab. Tujuan formalisasi pekerjaan adalah untuk menghindari suatu struktur organisasi di mana kinerja kemampuan dan eksistensi berkelanjutan perusahaan bergantung pada individu tertentu.

Tanggung Jawab dan Otoritas

Prinsip tanggungjawab merujuk ke kewajiban individu untuk mencapai hasil yang diinginkan. Tanggung jawab erat terkait dengan prinsip otoritas. Jika seorang manajer mendelegasikan tanggung jawab ke bawahannya, ia harus juga memberikan otoritas kepada bawahannya untuk mengambil keputusan dalam batasan tanggung jawab itu.

Jankauan Kontrol

Jangakauan kontol seorang manajer merujuk ke jumlah bawahan yang angsung di bawah kontrolnya. Ukuran jangkauan berpengaruh pada struktur fisik organisasi. Suatu perusahaan dengan jangkauan kontrol sempit memiliki bawahan yang lebih sedikit, perusahaan ini cenderung memiliki struktur yang tinggi, sempit dengan beberapa lapisan manajemen.

Fungsi, Level, dan Jenis Keputusan Manajemen

Keputusan Perencanaan Strategis

Menetapkan tujuan perusahaan

Menentukan ruang lingkup aktivitas bisnis, seperti misalnya pangsa pasar yang diinginkan, pasar yang ingin dimasuki atau dibuang perusahaan, tambahan lni produk baru dan penghapusan produk lama, dan keputusan merger serta akuisisi

Menentukan atau memodifikasi struktur organisasi Menetapkan filosofi manajemen

Keputusan Perencanaan Taktis

Keputusan perencanaan taktis berada di bawah keputusan perencanaan strategis dan dibuat oleh manajemen tengah. Jangka waktu keputusan ini pendek, lebih spesifik, berulang, hasilnya lebih pasti, dan kurang berpengaruh pada perusahaan dibandingkan dengan keputusan strategis.

Keputusan Kontrol Manmajemen

Salah satu kontrol manajemen adalah memotivasi para manajer di semua wilayah fungsional untuk menggunakan sumber daya seproduktof mungkin.

Keputusan Kontrol Operasional

Kontrol operasional memastikan bahwa perusahaan beroperasi sesuai dengan criteria yang telah ditetapkan sebelumnya,

Jenis-Jenis Laporan Manajemen

Dapat berbentuk fisik sesuai dengan yang diinginkan atau dibutuhkan pemakainya(kertas, imaji elektronik).

Akuntansi Pertanggungjawaban

Sebagian besar pelaporan manajemen melibatkan akuntansi pertanggungjawaban. Arus informasi dalam system pertanggungjawaban mengalir ke atas dan ke bawah melalui saluran informasi. Arus informasi yang ke atas dank e bawah ini mewakili dua tahap akuntansi pertanggungjawaban: menciptakan serangkaian tujuan kinerja keuangan yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer, dan melaporkan serta mengukur kerja actual ketika dibandingkan dengan tujuan-tujuan tersebut.

Daftar Pustaka

Hall, James A. 2011. Accounting Information System, seventh edition. USA: Cengage Learning.

Hall, James A. 2006. Siserm Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.