file · Web viewPuji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya kami...
43
PERANGKAT RPP SMK MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN KELAS X/SEMESTER I Standar Kompetensi : Mengimplementasikan Sistem Kearsipan Penyusun: Shinta Wahyuningtyas (120412423407OFF.G/PADP
Transcript of file · Web viewPuji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya kami...
PERANGKAT RPP SMK
MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN
KELAS X/SEMESTER I
Standar Kompetensi : Mengimplementasikan Sistem Kearsipan
Penyusun:Shinta Wahyuningtyas
(120412423407OFF.G/PADP
PROGRAM STUDIPENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMIUNIVERSITAS NEGERI MALANG
2014
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya kami dapat
menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini dibuat untuk memenuhi tugas
Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si dalam mata kuliah Media Belajar ADP Berbasis TIK .
Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para mahasiswa untuk melakukan peer-
teaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui
kegiatan PPL sehingga diperoleh hasil belajar kognitif, afektif dan psikomotorik. Hasil
belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar
psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil
belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.
Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat RPP
dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses,
psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.
Perangkat ini terdiri dari: Kurikulum PPG, Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS,
LP-1: Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-
4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial,
Modul, Media pembelajaran berupa slide power point.
Semoga perangkat pembelajaran ini memberi kemudahan bagi mahasiswa
ekonomi calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran
sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk
mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan
mewujudkan perilaku berkarakter.
Malang, 20 April 2014
Daftar Isi
halamanKata Pengantar 1Daftar Isi 2
Silabus 3
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran 6
LK-1: 12
LK-2: 14
LK-3: 19
LK-4: 22
LP-1: Penilaian Produk 26
LP-2: Asesmen Kinerja Proses 29
LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor 31
LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 32
LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial 33
SILABUS
Nama Sekolah : SMKN 1 MALANGMata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran Bidang keahlian : Bisnis dan Manajemen Program K eahlian : Administrasi PerkantoranKls/ Semester : X / I Alokasi Waktu : 4 x 45 menitStandar kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan
Materi Pembelajaran
Kegiatan pembelajaran
Indikator Pencapaian Kompetensi
Penilaian Alokasi Waktu
Sumber Belajar Teknik Bentuk
InstrumenContoh
Instrumen
Mengimplementasikan Sistem Kearsipan
1. Sistem yang sudah diperbaiki diimplementasikan dan dimonitor agar operasinya sesuai dengan kebutuhan
2. Pemindahan dokumen dan catatan dimonitor agar terjamin integritasnya
Produk
a. Penyortiran surat/dokumen masuk
b. Penciptaan dokumen/surat keluar
c. Pencatatan dokumen masuk dan keluar
d. Prosedur distribusi internal dan eksternal
e. Alat distribusif. Langkah penyimpanan dan
temu kembalig. Jadwal retensi
Proses
Tes
Tes
Tes Tulis
Asesmen Kinerja Proses
LP-1: Produk
LP-2: Proses
4 x 45’ 1. LK 1: Mengimplementasikan sistem kearsipan
2. LK 2: Pengarsipanberbasis komputerisasi
3. LK 3 : Prosedur penyimpanan arsip
4. LK 4: Prosedur penemuan kembali arsip
5. Kunci LK 1, 2, 3
6. LP 1: Produk
3. Penggunaan sistem yang diperbarui dimonitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan
1.
Melaksanakan praktek penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan prosedur yang benar
Psikomotor
Mempraktekkan langkah-langkah
penyimpanan arsip secara benar
meliputi kegiatan:
Memindahkan dokumen dan catatan dimonitor agar terjamin integritasnya, dan menggunakan sistem yang diperbarui dimonitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan.
Afektif:Karakter
1. Komunikatif2. Jujur3. Disiplin 4. Kerja keras
Tes
Pengamatan
Assesmen Kinerja
Psikomotor
Pengamatan perilaku berkarakter
LP-3: Psikomoto
r
LP-4: Pengamatan perilaku berkarakte
7. LP 2: Proses
8. LP 3: Psikomotor
9. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter
10. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial
11. Silabus
12. Modul
5. Kreatif6. Mandiri7. Rasa ingin tahu8. Tanggung jawab
Keterampilan Sosial
Bertanya, menyumbang ide atau pendapat, bekerjasama, komunikasi
Pengamatan Pengamatan Keterampilan Sosial
rarsiparis
LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
Satuan Pendidikan : SMK Negeri 1 MALANG
Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran
Kelas/Semester : Kelas X / Semester I
Materi Pembelajaran : Mengelola Sistem Kearsipan
Alokasi Waktu : 4 x 45 menit
I. Standar Kompetensi : Mengelola sistem kearsipan
II. Kompetensi Dasar : Memelihara sistem kearsipan
III. Indikator
A. Kognitif
1. Produk:
a. Penyortiran surat/dokumen masukb. Penciptaan dokumen/surat keluarc. Pencatatan dokumen masuk dan keluard. Prosedur distribusi internal dan eksternale. Alat distribusif. Langkah penyimpanan dan temu kembalig. Jadwal retensi
2. Proses:
Melaksanakan praktek penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan prosedur yang benar
B. Psikomotor
Mempraktekkan langkah-langkah penyimpanan arsip secara benar meliputi kegiatan:
a. Memindahkan dokumen dan catatan dimonitor agar terjamin integritasnya.b. Menggunakan sistem yang diperbarui dimonitor agar sistem diakses sesuai
dengan panduan.C. Afektif
1. Mengembangkan sikap berkarakter arsiparis, meliputi :
a. Komunikatifb. Jujurc. Disiplin d. Kerja kerase. Kreatiff. Mandiri
g. Rasa ingin tahuh. Tanggung jawab
3. Keterampilan sosial:
a. Bertanya
b. Menyumbang ide atau pendapat
c. Bekerjasama
d. Komunikasi
IV. Tujuan Pembelajaran:
A. Kognitif
1. Produk:
a. Siswa mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
sistem-sistem penyimpanan arsip dengan mengerjakan soal terkait di LP 1 :
Produk sesuai dengan kunci jawaban.
b. Siswa mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
prosedur penyimpanan arsip dengan mengerjakan soal terkait di LP 1 :
Produk sesuai dengan kunci jawaban.
c. Siswa mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
cara memindahkan dokumen dimonitor dengan mengerjakan soal terkait di
LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.
d. Siswa mandiri siswa dapat menjelaskan cara penemuan kembali arsip
dengan mengerjakan soal terkait pada LP 1: Produk sesuai dengan kunci
jawaban.
2. Proses
Disediakan seperangkat arsip yang telah siap untuk di arsipkan sesuai dengan
rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2, proses meliputi: pengkodean
arsip, pencatatan pada buku agenda, sampai dengan tahap penyimpanannya.
B. Psikomotor
1. Disediakan peralatan untuk memperbaiki arsip yang rusak meliputi: alat
perekat/kanji, lem, slip case. Siswa dapat melakukan praktek penanganan terhadap
arsip yang rusak sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan pada LP 3
Psikomotor.
2. Disediakan ruangan arsip yang terdapat arsip rusak, maupun yang tidak rusak
sehingga siswa dapat melakukan praktek pemeliharaan terhadap arsip sesuai dengan
tugas kinerja yang ditentukan pada LP 3 Psikomotor.
C. Afektif
1. Karakter:
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai
membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter arsiparis yang teliti, tekun,
cekatan, jujur, loyal, kreatif, disiplin, dapat dipercaya, dapat menyimpanan
rahasia, kreatif-inovatif sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.
2. Keterampilan sosial:
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai
membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya,
menyumbang ide atau berpendapat, menjadi pendengar yang baik, dan
berkomunikasi, bekerjasama, melayani sesuai dengan LP 5: Keterampilan sosial.
V. Model dan Metode Pembelajaran:
Model Pembelajaran: Model Pembelajaran Kooperatif (MPK)
Metode Pembelajaran: tugas proyek berupa simulasi penanganan dan penanggulangan
terhadap arsip yang rusak.
VI. Bahan
Lembar Kerja 1, 2, 3, 4
VII. Alat:
Arsip-arsip kotor dan rusak
Alat Tulis Kantor (ATK),
peralatan untuk penanggulangan arsip rusak;
LCD
Media terdiri dari Slide tentang:
Kerusakan arsip dari dalam dan dari luar
Ruangan /tempat yang baik untuk menyimpan arsip
VIII. Proses Belajar Mengajar
A. Pendahuluan
Kegiatan
Penilaian
oleh
Pengamat
1 2 3 4
3. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor,
Kegiatan
Penilaian
oleh
Pengamat
1 2 3 4
keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat mengemukakan pengertian
kerusakan arsip dari dalam dan dari luar, ruangan /tempat yang baik untuk
menyimpan arsip, proses penjagaan terhadap arsip, penanggulangan arsip
yang rusak.
Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana sikap siswa
ketika melihat atau menemukan warkat dalam sauatu instansi/organisasi
yang tidak tertata dengan baik. (Fase 1 MPK).
2. Guru memberi penjelasan bahwa pemeliharaan dan penjagaan terhadap arsip
sangat penting. karena apabila arsip sewaktu waktu dibutuhkan, arsip
masih dalam keadaan baik, dan layak. (Fase 1 MPK)
Sumber Pembelajaran
1. LKS 1 : kerusakan arsip dari dalam dan dari luar
2. LKS 2: ruangan /tempat yang baik untuk menyimpan arsip
3. LKS 3 : kerusakan arsip yang berasal dari dalam dan dari luar
4. LKS 4 : penanggulangan arsip yang rusak
5. Kunci LKS 1, 2, 3, 4
6. LP 1: Produk
7. LP 2: Proses
8. LP 3: Psikomotor
9. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter
10. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial
11. Tabel Spesifikasi Penilaian
12. Silabus
13. Modul
14. Media Slide Power Point
Daftar Pustaka
Barthos, Basir. 2013. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________
LKS 1: Prosedur Penyimpanan Arsip
Tujuan : Mendeskripsikan langkah-langkah sistematis dalam prosedur penyimpanan arsip
Alat
10-15 macam warkat/surat
ATK
Perangkat penyimpanan arsip
Langkah Kerja
1. Membaca surat untuk mengetahui hal surat, nomer surat, pengirim surat, sebagai dasar
penyimpanan surat
2. Mengindeks surat
3. Mmberi kode surat untuk penyimpanan
4. Menyortir surat
5. Mengurutkan surat
6. Menyimpan arsip berdasarkan sistem/metode penyimpanan yang digunakan.
Analisis
Bagaimanakah langkah-langkah yang sistematis dalam prosedur menyimpan arsip agar pada
saat arsip diperlukan cepat ditemukan?
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
.....................................................................................................................
Kunci LKS 1: Prosedur Penyimpanan Arsip
Bagaimanakah langkah-langkah yang sistematis dalam prosedur penyimpanan arsip yang
benar?
1. mengindeks;
2. memberikan kode;
3. menyortir;
4. mengurutkan warkat;
5. menempatkan/menyimpan warkat sesuai dengan sistem yang digunakan
Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________
LKS 2: Metode/system Penyimpanan Arsip
Tujuan : Mendeskripsikan metode-metode atau sistem penyimpanan arsip di Indonesia
Alat
10-15 macam warkat/surat
ATK
Perangkat penyimpanan arsip
Langkah Kerja
1. Mendeskripsikan 5 macam metode atau sistem penyimpanan arsip yang diterapkan di
Indonesia; yaitu sistem abjad, sistem nomer, sistem subyek, sistem wilayah, sistem tanggal
dan gabungan dari beberapa sistem yang disebut dengan sistem kombinasi atau campuran.
Setelah siswa memahami ke lima sistem penyimpanan arsip, siswa diminta untuk
menerapkan pengetahuan yang sudah dimiliki tentang prosedur penyimpanan arsip yang
dilanjutkan dengan menyimpan arsip dengan menerapkan salah satu sistem penyimpanan
arsip yang ada.
Dengan menggunakan sistem abjad simpanlah arsip yang ada dihadapan anda dengan
mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Membaca surat untuk mengetahui hal surat, nomer surat, pengirim surat, sebagai dasar
penyimpanan surat
2. Mengindeks surat
3. Mmberi kode surat untuk penyimpanan
4. Menyortir surat
5. Mengurutkan surat
6. Menyimpan arsip berdasarkan sistem/metode penyimpanan yang digunakan.
Analisis
1. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem abjad?
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......
2. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem nomer?
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......
3. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem
subyek/pokok soal?
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......
4. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem
wilayah?
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......
5. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem tanggal?
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......
6. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem
kombinasi?
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......
7. Identifikasi apa kelebihan dan kekurangan masing-masing sistem penyimpanan arsip
tersebut?
...................................................................................................................................
...............................................................................................................................
Kunci LKS 2 : Prosedur Penyimpanan Arsip
1. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem abjad?
Sistem abjad adalah suatu system penataan berkas yang umumnya untuk menata berkas berurutan dari A – Z yang berpedoman pada peraturan mengindeks.
2. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem nomer?
Sistem nomer adalah sistem penataan berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian
masing-masing masalah diberi nomer tertentu (Soedarmayanti, 2003:73)
3. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem
subyek/pokok soal?
Suatu sistem penataan berkas berdasarkan masalah-masalah yang berhubungan dengan
masalah-masalah dalam perusahaan. Pada intinya sistem penyimpanan ini arsip disimpan
menurut urusan atau perihal yang terdapat dalam tiap-tiap arsip.
4. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem wilayah?
Suatu sistem penataan berkas berdasarkan tempat, daerah atau wilayah asal warkat atau
pengirim surat. Dengan demikian sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan wilayah di mana arsip itu berasal atau dibuat.
5. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem tanggal?
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan pada urutan waktu surat
diterima atau dikirim. Dengan demikian penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan tanggal, bulan dan tahun pembuatan atau penerimaan arsip.
6. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem
kombinasi?
Sistem kombinasi bukan merupakan sistem yang baru melainkan menggabungkan beberapa
sistem dari 5 sistem yang ada. Dengan demikian kombinasinya bisa bermacam-macam sesuai
dengan kondisi dan kebutuhan organisasi. Misalnya kombinasi dari sistem subyek dengan
sistem abjad, sistem abjad dengan tanggal dan seterusnya.
Nama : NIS : Tanggal :
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1
1. Jelaskan langkah-langkah mengarsip warkat yang sistematis!
2. Jelaskan masing-masing langkah dam mengarsip warkat !
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1b
1. Sebutkan metode-metode system kearsipan!
2. Deskripsikan masing-masing metode system kearsipan!
Kunci LP 1 : Produk 1
1. Prosedur/langkah-langkah mengarsip warkat yang sistematis
(1)Mengindeks, (2) Memberi kode, (3) Menyortir, (4) Mengurutkan arsip dan (5)
Menyimpan arsip (Suraja, 2006:155-156).
2. Penjelasan untuk masing-masing langkah penyimpanan arsip.
a. Mengindeks. Mengindeks berarti menentukan kata tangkap nama orang,
organisasi, barang, wilayah, atau pokok masalah yang akan dijadikan sebagai
dasar mengklasifikasikan daan mengurutkan warkat-warkat di tempat
penyimpanan. Warkat atau arsip dapat disimpan berdasarkan urutan abjad dari
nama orang, organisasi asal surat/naskah, barang, wilayah atau pokok masalah
(subyek).
b. Memberi Kode. Kode yang simaksudkan di sini adalah kode klasifikasi
masalah, kode organisasi, kode wilayah yang disusun ketika membuatpola
klasifikasi arsip dan pengkodeannya sebagai suatu bentuk fungsi perencanaan
kearsipan.
c. Menyortir. Menyortir adalah kegiatan memilah-milahkan arsip sesuai dengan
golongan atau klasifiaksinya. Misalnya berdasarkan sifat kepentingan, kode
dan permasalahannya.
d. Mengurutkan Arsip yang Telah Disortir. Nomor kode masalah klasifikasi
arsip dan tanggal kirim atau tanggal terima surat dapat dijadikan sebagai dasar
mengurutkan arsip-arsip yang akan disimpan. Pada filling cabinet, guide, dan
folder yang akan digunakan untuk menaruh, menyususn atau menyimpan
warkat-warkat juga telah diberi catatan kode dan klasifikasi arsip yang akan
disimpan di dalamnya. Misalnya pada laci filling cabinet diberi catatan kode
dan klasifikasi: 1 ORGANISASI. Pada guide ditulis kode 13 atau ”Struktur
Organisasi”. Pada papan nama folder (map) ditulis kode ”132” atau
”Reorganisasi” atau ”Restrukturisasi”.
e. Menyimpan Arsip
Langkah selanjutnya adalah menyimpan arsip pada map/folder yang ada di
dalam laci filling cabinet. Misalnya catatan-catatan (warkat, naskah, surat)
mengenai restrukturisasi atau reorganisasi disimpan pada laci filling cabinet
yang diberi catatan kode dan klasifikasi: 1 ORGANISASI, di belakang guide
yang ditulis kode 13 atau Struktur Organisasi, persisnya pada folder (map)
yang papan namanya ditulis kode ”132” atau ”Reorganisasi” atau
”Restrukturisasi”.
Kunci LP 1 : Produk 1b
1. Sebutkan metode-metode sistem kearsipan!
Metode sistem kearsipan: system abjad, nomor, subyek, wilayah, tanggal, kombinasi.
2. Deskripsi lima metode system kearsipan:
a. Sistem Abjad
Filling sistem abjad adalah suatu sistem penataan berkas yang umumnya untuk
menata berkas berurutan dari A-Z yang berpedoman pada peraturan
mengindeks. Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-
bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap
dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subyek atau angka
tergantung pada sistem penyimpanan yang digunakan”. Mengindeks adalah
suatu pedoman yang dijadikan sebagai dasar atau sumber untuk menyimpan
dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad”.
b. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok
permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi
nomor tertentu”. Sistem nomor dibagi menjadi tiga jenis yaitu: 1) Sistem
nomor secara berurutan, 2) Sistem pengisisan nomor langsung, 3) Sistem
penomeran berbasis pada penomeran tidak berurutan
c. Sistem Subyek/ masalah
Sistem masalah adalah suatu sistem penataan berkas berdasarkan dengan
kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan
perusahaan yang menggunakan sistem ini. Pada intinya ystem penyimpanan
menurut subyek/ masalah berarti arsip disimpan menurut urusan atau perihal
yang terdapat dalam tiap-tiap arsip.
d. Sistem Wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi),
daerah atau wilayah tertentu. Filling ystem wilayah adalah ystem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan wilayah dimana arsip
itu berasal atau dibuat. Dalam merancang klasifikasi wilayah, perincian
wilayah harus sesuai dengan ketatanegaraan pemerintahan suatu Negara.
Dalam pelaksanaanya (main subject). Wilayah diperinci atas sub wilayah, sub
wilayah diperinci lagi atas sub-sub wilayah dan seterusnya.
e. Sistem Tanggal
Sistem tanggal atau kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang
didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau dikirim keluar. Filing
sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan hari, tanggal, bulan, atau tahun pembuatan warkat atau tanggal
yang tercantum dalam arsip itu sendiri dengan penataan arsip yang diterima
terakhir. Dalam sistem tanggal, pengelompokan tetap dilakukan atas subyek,
sub subyek dan sub-sub subyek. Subyek adalah tahun, sub subyek adalah
bulan, sub-sub subyek adalah tanggal. Dengan demikian tahun sebagai judul
laci, bulan sebagai judul guide, tanggal sebagai judul folder.
LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES
Proses:Melaksanakan praktek prosedur penyimpanan arsip secara sistematis untuk efisiensi
penyimpanan arsip dan efisiensi penemuan kembali arsip yang meliputi kegiatan:
a. mengindeks,
b. memberi kode,
c. menyortir,
d. mengurutkan dan
e. menyimpan.
Prosedur :1. Siapkan seperangkat warkat yang didukung Alat tulis kantor yang ada.2. Tugasi siswa untuk mengelola arsip berdasarkan jenis dan metode yang telah
dipelajari di awal penjelasan teori.3. Siswa melakukan menajemen kearsipan berdasarkan prosedur dan metode yang ada
secara efektif. 4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan6. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Proses
No Rincian Tugas Kinerja Skor
Maksimum
Skor Asesmen
Oleh siswa
sendiri
Oleh guru
1. Persiapan: - Kemampuan melakukan klasifikasi - Kemampuan mengurutkan proses
1010
2 Prosedur pengindekanKetelitianKecermatanKebenaranKecepatan
5555
3. Prosedur memberi kodeKetelitianKecermatanKebenaranKecepatan
5555
4 Prosedur mengurutkanKetelitianKecermatanKebenaran
555
Kecepatan 5
5. Prosedur menyimpan KetelitianKecermatanKebenaranKecepatan
5555
Jumlah 100
Malang, 2014
Siswa Guru
(........................................) (................................................)
Dosen Pembimbing,
(........................................)
LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR
Prosedur :
1. Disediakan peralatan warkat dan ATK lengkap sebanya 5 set untuk lima kelompok
2. Tugasi siswa melakukan prosedur penyusunan arsip.
3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.
4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Psikomotor
No Rincian Tugas Kinerja Skor
Maksimum
Skor Asesmen
Oleh siswa
sendiri
Oleh guru
1 Menyiapkan rangkaian prosedur penataan arsip 20
2. Mengidentifikasikan kemampuan kerjasama dalam kelompok 20
3 Mengidentifikasi hal-hal yang penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan dalam prosedur penyimpanan arisip
20
4 Mengidentifikasikan ketrampilan yang ada dalam prosedur penyusunan arsip.
20
5 Mengindentifikasikan kerapian dalam mengindek sampai menyimpan 20
J u m l a h100
Malang, 2014
Siswa Guru
(........................................) (...............................................)
LP 4: FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER
Siswa: Kelas: Tanggal:
Petunjuk:Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini:D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat perbaikan kemajuan baik
Format Pengamatan Perilaku Berkarakter
NoRincian Tugas Kinerja (RTK)
Memerlukan perbaikan
(D)
Menunjukkan kemajuan (C)
Memuaskan (B)
Sangat baik (A)
1 Teliti, tekun, cekatan2 Jujur\3 Loyal4 Disiplin5 Dapat dipercaya6 Dapat menyimpanan
rahasia7 Kreatif-inovatif
Malang, 2014 Pengamat
( )
LP 5 : FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL
Siswa: Kelas: Tanggal:
Petunjuk:Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini:D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat perbaikan kemajuan baik
Format Pengamatan Keterampilan Sosial
NoRincian Tugas Kinerja (RTK)
Memerlukan perbaikan
(D)
Menunjukkan kemajuan (C)
Memuaskan (B)
Sangat baik (A)
1 berkomunikasi2 bekerjasama3 melayani
Malang, 2014 Pengamat
( )
MODUL
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
Standar Kompetensi: Mengelola sistem kearsipan
Kompetensi Dasar: Menentukan sistem kearsipan
Tujuan Khusus:
1. Siswa dapat mendeskripsikan sistem kearsipan
2. Siswa dapat menyebutkan kriteria sistem kearsipan
3. Siswa dapat menjelaskan prosedur penyimpanan arsip
4. Siswa dapat mendiskripsikan metode-metode/sistem penyimpanan arsip dengan
MATERI:
A. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem kearsipan (filing sytem) adalah suatu sistem, yang di dalamnya ada prosedur,
metoda, cara, dan teknik yang digunakan dalam penyimpanan dan pengurusan warkat. Tujuan
pokok kearsiapan adalah efisiensi. Setelah surat, naskah, warkat atau sejenisnya baik yang
diterima maupun yang dihasilkan oleh suatu organisasi kantor terselesaikan maksud atau
tujuannya, maka kegiatan selanjutnya adalah melaksanakan penataan yang mengarah kepada
penyimpanan benda-benda tersebut.
Amsyah (2003:71) menyatakan sistem penyimpanan adalah “sistem yang
dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat
diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat
bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan”.
Soedarmayanti (2003:68) menyatakan sistem penyimpanan arsip adalah “kegiatan
mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, serta merawat
arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis”. Selain itu tujuan penataan arsip (berkas)
adalah:
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna
Jadi pengertian sistem penyimpanan arsip adalah suatu sistem yang digunakan untuk
menyimpan, mengatur, dan menata arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis
dengan tujuan apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem kearsipan adalah:
a. Fleksibel/ luwes
Sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap unit organisasi dan
dapat mengikuti perkembangan organisasi.
b. Mudah
Sistem filling yang dipakai mudah dipahami oleh setiap pegawai sehingga
mudah diterapkan disetiap unit organisasi.
c. Murah
Untuk menyimpan dan menemukan kembali suatu warkat memerlukan biaya
yang serendah-rendahnya
d. Tepat
Disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi yang bersangkutan
e. Cepat
Dapat dilaksanakan secara cepat, baik menyimpan maupun mengambilnya
kembali karena prosedur yang tidak berbelit-belit
B. Prosedur Penyimpanan Arsip
Langkah-langkah yang harus diikuti atau dilaksanakan dalam pelaksanaan kegiatan
menyimpan arsip disebut prosedur penyimpanan arsip. Langkah-langkah atau prosedur
penyimpanan arsip tersebut meliputi lima kegiatan utama yaitu : (1) Mengindeks, (2)
Memberi kode, (3) Menyortir, (4) Mengurutkan arsip dan (5) Menyimpan arsip (Suraja,
2006:155-156).
Berikut penjelasan untuk masing-masing langkah penyimpanan arsip.
1. Mengindeks
Mengindeks berarti menentukan kata tangkap nama orang, organisasi, barang, wilayah, atau
pokok masalah yang akan dijadikan sebagai dasar mengklasifikasikan daan mengurutkan
warkat-warkat di tempat penyimpanan. Warkat atau arsip dapat disimpan berdasarkan urutan
abjad dari nama orang, organisasi asal surat/naskah, barang, wilayah atau pokok masalah
(subyek).
2. Memberi Kode
Kode yang simaksudkan di sini adalah kode klasifikasi masalah, kode organisasi, kode
wilayah yang disusun ketika membuatpola klasifikasi arsip dan pengkodeannya sebagai suatu
bentuk fungsi perencanaan kearsipan.
Contoh Kode dan Klasifikasi Masalah Utama/Sub Masalah/Sub-sub Masalah:
1. ORGANISASI
1.1 Simbul Organisasi
1.1.1 Logo/lambang Organisasi
1.1.2 Bendera
1.1.3 Mars
1.1.4 Hymne
1.2 Hari Libur
1.2.1 Hari Libur Nasional
1.2.2 Dies Natalis
1.2.3 Hari Buruh
1.3 Struktur Organisasi
131 Bagan Struktur Organisasi
132 Restrukturisasi/reorganisasi
133 Perekrutan Pimpinan
134 Pengangkatan Pimpinan
135 Pembagian Fungsi dan Tugas
136 Deskripsi Fungsi dan Tugas
1.4 Pengembangan dan Perubahan Organisasi
Jika dalam msurat atau nakah telah tertulis secara jelas perihal surat atau naskah, maka
pemberian kode dapat diberikan dengan memberikan fgaris bawah pada nama perihal
tersebut dengan ballpoint warna agar jelas.
Sedangkan kode masalah atau perihal surat/naskah masuk harus ditulis sesuai dengan daftar
kode klasifikasi arsip.
3. Menyortir
Menyortir adalah kegiatan memilah-milahkan arsip sesuai dengan golongan atau
klasifiaksinya. Misalnya berdasarkan sifat kepentingan, kode dan permasalahannya.
4. Mengurutkan Arsip yang Telah Disortir
Nomor kode masalah klasifikasi arsip dan tanggal kirim atau tanggal terima surat dapat
dijadikan sebagai dasar mengurutkan arsip-arsip yang akan disimpan. Pada filling cabinet,
guide, dan folder yang akan digunakan untuk menaruh, menyususn atau menyimpan warkat-
warkat juga telah diberi catatan kode dan klasifikasi arsip yang akan disimpan di dalamnya.
Misalnya pada laci filling cabinet diberi catatan kode dan klasifikasi: 1 ORGANISASI. Pada
guide ditulis kode 13 atau ”Struktur Organisasi”. Pada papan nama folder (map) ditulis kode
”132” atau ”Reorganisasi” atau ”Restrukturisasi”.
5. Menyimpan Arsip
Langkah selanjutnya adalah menyimpan arsip pada map/folder yang ada di dalam laci filling
cabinet. Misalnya catatan-catatan (warkat, naskah, surat) mengenai restrukturisasi atau
reorganisasi disimpan pada laci filling cabinet yang diberi catatan kode dan klasifikasi: 1
ORGANISASI, di belakang guide yang ditulis kode 13 atau Struktur Organisasi, persisnya
pada folder (map) yang papan namanya ditulis kode ”132” atau ”Reorganisasi” atau
”Restrukturisasi”.
C. Metode Penyimpanan Arsip
Soedarmayanti (2003:70) mengemukakan lima macam sistem penyimpanan arsip sebagai
berikut:
a. Sistem Abjad
Soedarmayanti ( 2003:71) menyatakan “filling sistem abjad adalah suatu
sistem penataan berkas yang umumnya untuk menata berkas berurutan dari A-
Z yang berpedoman pada peraturan mengindeks.
Amsyah (2003:20) menyatakan“mengindeks adalah menentukan urutan unit-
unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah
subyek atau angka tergantung pada sistem penyimpanan yang digunakan”.
Menurut Soedarmayanti (2003:28) “peraturan mengindeks adalah suatu
pedoman yang dijadikan sebagai dasar atau sumber untuk menyimpan dan
menemukan kembali arsip berdasarkan abjad”.
Peraturan mengindeks dapat digolongkan ke dalam empat kategori yaitu:
a. Indeks nama orang
1. Indeks nama badan pemerintahan atau swasta
2. Indeks nama organisasi atau badan sosial dan lainnya
3. Indeks nama tempat atau wilayah
4. Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi:
b. Nama biasa
1. Nama yang memakai nama keluarga
2. Nama yang memakai nama marga
3. Nama yang memakai nama baptis
(Soedarmayanti, 2003:28)
g. Sistem Nomor
“Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang
kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu”. (Soedarmayanti,
2003:73)
Menurut Suputra (2001:41) sistem nomor dibagi menjadi tiga jenis yaitu:
1. Sistem nomor secara berurutan
Sistem nomor yang berdasarkan nomor urut merupakan pengklasifikasian arsip suatu
organisasi yang akan disimpan di dalam file berdasarkan nomor seri yang berurutan.
Nomornya bisa dimulai dari satu dan seterusnya, atau dimulai dari seratus, seribu,
atau nomor lain dan seterusnya, nomor tersebut tidak mempunyai arti apa-apa hanya
sekedar hubungan berurutan.
2. Sistem pengisisan nomor langsung
Sistem pengisian nomor langsung digunakan ketika menunjukkan nomor pertama:
a. Bagian pertama ditunjukkan dengan garis merah
b. Bagian kedua ditunjukkan dengan garis biru
c. Bagian ketiga ditunjukkan dengan garis kuning
3. Sistem penomeran berbasis pada penomeran tidak berurutan
a. Terminal penyimpanan angka
Dalam file diberi nomor secara serial, penambahan selalu terjadi diakhir file.
Sehingga sebagian besar pekerjaan pada file tersebut biasanya dilakukan diakhir
file dan mengakibatkan kemacetan.
b. Metode suara atau ejaan
Metode suara atau ejaan adalah suatu kombinasi suara atau ejaan dalam sebuah
kode nomor.
3. Sistem Subyek/ masalah
“Sistem masalah adalah suatu sistem penataan berkas berdasarkan dengan kegiatan yang
berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang
menggunakan sistem ini”. (Soedarmayanti, 2003:71)
Pada intinya sistem penyimpanan menurut subyek/ masalah berarti arsip disimpan
menurut urusan atau perihal yang terdapat dalam tiap-tiap arsip.
4. Sistem Wilayah
“Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau
wilayah tertentu”. (Soedarmayanti, 2003:75)
Filling sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan wilayah dimana arsip itu berasal atau dibuat. Dalam merancang klasifikasi
wilayah, perincian wilayah harus sesuai dengan ketatanegaraan pemerintahan suatu Negara.
Dalam pelaksanaanya (main subject). Wilayah diperinci atas sub wilayah, sub wilayah
diperinci lagi atas sub-sub wilayah dan seterusnya.
5. Sistem Tanggal
“Sistem tanggal atau kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan
kepada urutan waktu surat diterima atau dikirim keluar”. (Amsyah, 2003:76). Filing sistem
tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal,
bulan, atau tahun pembuatan warkat atau tanggal yang tercantum dalam arsip itu sendiri
dengan penataan arsip yang diterima terakhir.
Dalam sistem tanggal, pengelompokan tetap dilakukan atas subyek, sub subyek dan sub-
sub subyek. Subyek adalah tahun, sub subyek adalah bulan, sub-sub subyek adalah tanggal.
Dengan demikian tahun sebagai judul laci, bulan sebagai judul guide, tanggal sebagai judul
folder.
Gambar/bagan berikut ini (gambar 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5) akan memberikan gambaran
lebih jelas tentang cara penyusunan dan penyimpanan arsip pada filling cabinet/tempat
penyimpanan arsip yang digunakan dalam organisasi.
