LAMPIRAN I : FASILITASI PENYUSUNAN SOP KOTA MEDAN

SKPD : DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

TANGGAL :

NOMOR SOP

TANGGAL PEMBUATAN

TANGGAL REVISI

TANGGAL PENGESAHAN

DISAHKAN OLEH

NAMA SOP SURAT MASUK

1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA

2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI

1. OPERATOR

2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN

3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN

4. SEKRETARIS

StafKasubbag Umum

dan KepegawaianSekretaris Kadis Kelengkapan Waktu Output

1. Menerima surat masuk

2. mengagendakan dan menulis nota dinas surat masuk Lembar disposisi,

Pulpen

Agenda (catatan), dan arsip

surat masuk

3. Meneliti dan memaraf -   Pulpen Surat sudah diparaf

1. DRAFT PROSEDUR KERJA SURAT MASUK PADA SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN BIDANG SEKRETARIAT

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

PENCATATAN DAN PENDATAAN

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. ATK

2. KOMPUTER

3. DATABASE

4. AGENDAPERINGATAN

UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

1. SOP SURAT KELUAR DI SEKRETARIAT

Keterangan

Mutu Baku

JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA SURAT MASUK TIDAK DAPAT DITERIMA

Uraian ProsedurNO

Pelaksana

Mulai

StafKasubbag Umum

dan KepegawaianSekretaris Kadis Kelengkapan Waktu Output

4. Meneliti dan memaraf -   Pulpen Surat sudah diparaf

5. Menyarankan Tujuan disposisi Surat -   Pulpen Saran Tujuan Disposisi

Surat

6 Mendisposisi Surat -   Pulpen Arahan, perintah, atau

disposisi Kadis

7 Mencatat tujuan Disposisi Surat pada buku Agenda -   Pulpen Catatan Tujuan Disposisi

8

Mendistribusi surat Sesuai disposisi surat Buku Expedisi Surat Diterima kepada

Tujuan Disposisi

Mutu Baku

KeteranganUraian ProsedurNO

Pelaksana

selesai

NOMOR SOP

TANGGAL PEMBUATAN

TANGGAL REVISI

TANGGAL PENGESAHAN

DISAHKAN OLEH

NAMA SOP SURAT KELUAR

1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA

2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI

1. OPERATOR

2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN

3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN

4. SEKRETARIS

4. AGENDA

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. ATK

2. DRAFT PROSEDUR KERJA SURAT KELUAR PADA SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN BIDANG SEKRETARIAT

3. DATABASE

2. KOMPUTER

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

1. SOP SURAT MASUK DI SEKRETARIAT

JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA SURAT KELUAR TIDAK DAPAT DIKIRIM

Staff Kasubbag Umum

dan Kepegawaian

Sekretaris Kadis Kelengkapan Waktu Output

ATK

Buku Catatan

-   Komputer

-   Kertas HVS

6 Teliti dan Paraf ATK Parafan Surat

7 Teliti dan paraf ATK Parafan Surat

8 Tanda tangan ATK Surat sudah ditandatangani

-   Amplop

-   Sepeda Motor

1. Menerima Surat Keluar

Pelaksana

ATK

Konsep Surat

5 Pengetikan Surat

3. Disposisi/Instruksi Disposisi tujuan surat

Keterangan

Konsep Surat

9 Distribusi Surat Tanda Terima Distrubi Surat

2. Disposisi/Instruksi Arahan, perintah, atau

disposisi Kadis

ATK

ATK

Mutu Baku

No Uraian Prosedur

4. Konsep Surat

Tdk

Tdk Ya

Ya

NOMOR SOP

TANGGAL PEMBUATAN

TANGGAL REVISI

TANGGAL PENGESAHAN

DISAHKAN OLEH

NAMA SOP LEGALISIR

1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA

2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI

1. OPERATOR

2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN

3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN

4. SEKRETARIS

Staf Sekretaris Kelengkapan Waktu Output

-   Buku agenda

-   Stempel

2. KOMPUTER

3. DATABASE

4. AGENDA

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. SOP AKTA - AKTA DAN SURAT DINAS KEPENDUDUKAN

JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA LEGALISIR TIDAK DAPAT DI LAKUKAN

Mutu BakuKet

PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. ATK

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

NO Uraian Prosedur

Pelaksana

1 Menerima Berkas 1 Menit

Agenda (catatan), dan

arsip 2 Mencap surat (tanggal, nomor dan untuk tanda tangan) 1 Menit

4 Distribusi hasil Legalisir ATK 1 Menit

3 Memaraf dan Tanda Tangan ATK 1 Menit Legalisir

Legalisir

3. DRAFT PROSEDUR KERJA LEGALISIR PADA SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN BIDANG SEKRETARIAT

KETERKAITAN

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

NOMOR SOP

TANGGAL PEMBUATAN

TANGGAL REVISI

TANGGAL PENGESAHAN

DISAHKAN OLEH

NAMA SOP ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA

2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI

1. OPERATOR

2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN

3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN

4. DRAFT PROSEDUR KERJA ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN BIDANG SEKRETARIAT

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. ATK

2. KOMPUTER

3. DATABASE

4. AGENDA

1. SOP SURAT MASUK DAN KELUAR DI SEKRETARIAT

JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA SURAT MASUK DAN KELUAR TIDAK DAPAT DI PROSES

UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Staf

Kasubag

Umum dan

Kepegawaian

Sekretaris Kadis Kelengkapan Waktu Output

1 Usulan Berkas

ATK

Map

-    Komputer

-    Kertas HVS

4 Meneliti dan Memaraf ATK Parafan Surat

5 Meneliti dan Memaraf ATK Parafan Surat

Buku Agenda,

ATK, Stempel

Penelitian Berkas

Pengentrian Surat

No. Uraian Prosedur

Pelaksana Mutu Baku

7 Menomori surat, Distribusi Surat dan Menerima

Hasil Proses Surat

6 Menandatangani Surat ATK

Bukti Tanda Terima

Surat

Surat Keluar

3

Keterangan

Konsep Surat

Tujuan pengurusan

Adm. Kepegawaian

2

Tdk

Ya

Tdk

Ya

NOMOR SOP

TANGGAL PEMBUATAN

TANGGAL REVISI

TANGGAL PENGESAHAN

DISAHKAN OLEH

NAMA SOP PENCAIRAN ANGGARAN

1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA

2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI

StafBendahara

Pengeluaran

Kasubag

KeuanganKadis Kelengkapan Waktu Output

-   Berkas

persyaratan

Pencairan Anggaran

Belanja langsung

-   Komputer SPP-LS

-  Kertas HVS

ATK

-    Komputer SPP-LS

-    Kertas HVS SPM-LS

SPP-LS

SPM-LS

5 Menomori Surat Keluar, Mendistribusikan SPP-LS dan

SPM-LSBuku Agenda, ATK,

Sepeda Motor

Tanda Terima Distribusi

SPP-LS dan SPM-LS

No Uraian Prosedur

Pelaksana

KETERKAITAN

1 Surat Permohonan

DASAR HUKUM

UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Mutu Baku

1. ATK

2. KOMPUTER

3. DATABASE

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. SOP SURAT KELUAR DI SEKRETARIAT

PERALATAN / PERLENGKAPAN

KUALIFIKASI PELAKSANA

Keterangan

ATK4 Tanda Tangan SPM

5. DRAFT PROSEDUR KERJA PENCAIRAN ANGGARAN PADA SUBBAG KEUANGAN BIDANG SEKRETARIAT

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

3 Meneliti dan Membuat SPM dan memaraf

2 Meneliti dan membuat SPP serta Tanda Tangan

Tdk

Tdk

Ya

Ya

NOMOR SOP

TANGGAL PEMBUATAN

TANGGAL REVISI

TANGGAL PENGESAHAN

DISAHKAN OLEH

NAMA SOP PENERIMAAN PAD

1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA

2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI

1. SOP AKTA KELAHIRAN, PERKAWINAN, PERCERAIAN , KEMATIAN, PERUBAHAN DATA, SURAT KETERANGAN PINDAH DATANG, LEGELISIR

1. OPERATOR

2. STAFF KASUBAG KEUANGAN

3. KASUBAG KEUANGAN

Pembantu

Bendahara

Penerima

Pembantu

Bendahara

Penerima

Pembantu

Bendahara

Penerima

Bendahara

PenerimaKelengkapan Waktu Output

-  Buku Kas 2 Jam

ATK

-  Kertas HVS

-    Sepeda Motor

-    Kuitansi 3 Jam

ATK

Keterangan

KUALIFIKASI PELAKSANA

KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. ATK

2. KOMPUTER

3. DATABASE

4. AGENDA

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Mutu baku

UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA PAD TIDAK DAPAT DITERIMA

Catatan setoran

Tanda Terima Setoran

4 Menerima Tanda Setoran 1 Jam-    Buku Agenda

2 Mencatat dan membukukan

1 Menerima PAD

No Uraian Prosedur

Pelaksana

3 Menyetor PAD ke Bank

2 Jam

Uang kas dan Catatan

dalam Buku Kas

ATK

6. DRAFT PROSEDUR KERJA PENERIMAAN PAD PADA SUBBAG KEUANGAN BIDANG SEKRETARIAT

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

DASAR HUKUM

NOMOR SOP

TANGGAL PEMBUATAN

TANGGAL REVISI

TANGGAL PENGESAHAN

DISAHKAN OLEH

NAMA SOP SPM

1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA

2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI

1. OPERATOR

2. STAFF KASUBBAG KEUANGAN

3. KASUBAG KEUANGAN

4. SEKRETARIS

UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

1. SOP PENCAIRAN ANGGARAN

JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA ANGGARAN TIDAK DAPAT DI CAIRKAN

7. DRAFT PROSEDUR KERJA SPM PADA SUBBAG KEUANGAN BIDANG SEKRETARIAT

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

1. ATK

2. KOMPUTER

3. DATABASE

PENCATATAN DAN PENDATAAN

KETERKAITAN

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

PERALATAN / PERLENGKAPAN

4. AGENDA

PERINGATAN

Staf Kasubag Sekretaris Kadis Kelengkapan Waktu Output

-   Lembar

-   Disposisi 2 Jam

-  Buku agenda

surat masuk

-   Kertas 2 Jam

-   Nota dinas

-    lembar

disposisi-   Nota dinas

-   Lembar 1 Jam

-   Kertas

-   Laptop/

-   Internet

Mutu baku

1 Surat Permohonan

SPP

6 Mendistribusikan SPM 30 Menit

SPM

2 Jam SPM

5 Menit

2 Meneliti dan membuat SPP serta Tanda

Tangan

5 Tanda Tangan SPM

4

3 Meneliti dan Membuat SPM

Pelaksana

ARSIP

SPMMeneliti dan Paraf

KetNo Uraian Prosedur

ATK

Ya

Tdk

NOMOR SOP

TANGGAL PEMBUATAN

TANGGAL REVISI

TANGGAL PENGESAHAN

DISAHKAN OLEH

NAMA SOP INTRUKSI KADIS

1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA

2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI

JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA URUSAN DINAS TIDAK DAPAT DI LAKUKAN 1. OPERATOR

2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN

3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN

4. SEKRETARIS

UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

1. SOP KESELURUHAN DINAS

8. DRAFT PROSEDUR KERJA INSTRUKSI KADIS PADA SUBBAG UMUM BIDANG SEKRETARIAT

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. ATK

2. KOMPUTER

3. DATABASE

4. AGENDA

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Staf Kasi Kabid Kadis Kelengkapan Waktu Output

ATK

Buku agenda 1 Jam

ATK

KERTAS 1 Jam

5 Menit

4 Meneliti dan paraf surat ATK 1 Jam Surat sudah diparaf

5 Meneliti dan paraf surat ATK 1 Jam Surat sudah diparaf

6. Tanda Tangan ATK 5 Menit Surat sudah

ditandatangani

Amplop -        Tanda terima

Buku agenda 5 Menit -        Arsip

No Uraian ProsedurPelaksana

Konsep Surat

KeteranganMutu baku

Disposisi

Konsep Surat3

7. Distribusi Surat

Entry Surat

Memproses Instruksi dan Disposisi Kadis surat 1

2 Konsep Surat

Ya

Tdk

Tdk

Ya

NOMOR SOP

TANGGAL PEMBUATAN

TANGGAL REVISI

TANGGAL PENGESAHAN

DISAHKAN OLEH

NAMA SOP KTP/KK

1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA

2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI

1. SOP AKTA KELAHIRAN, PERKAWINAN, PERCERAIAN, KEMATIAN, PERUBAHAN DATA, SURAT PINDAH DATANG

1. OPERATOR

2. STAFF SEKSI KTP/KK

3. KASI KTP/KK

4. KABID KEPENDUDUKAN

JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA KTP/KK TIDAK DAPAT DICETAK

UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

9. DRAFT PROSEDUR KERJA KTP / KK PADA SEKSI KTP/KK BIDANG KEPENDUDUKAN

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. ATK

2. KOMPUTER

3. DATABASE

4. AGENDA

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Kadis

1 Menerima berkas permohonan KK dari

masyarakat, verifikasi dan validasi data

penduduk dan meneruskan berkas

permohonan KK ke dinas kependudukan

ATK 4 Jam Data

2 Menerima permohonan KK dari kecmatan dan

verifikasi dan validasi data serta memberi

persetujuan pencetakan KK

Berkas KK 10 Menit Berkas

KK

-    Komputer

-    Blangko KK

4 Menelaah dan memaraf Berkas KK 10 menit Berkas

KK

5 Menandatangani KK ATK 10 menit KK

6 Membukukan & Mendistribusikan KK ATK 1 Hari Arsip

Staff

Seksi

Mutu baku

KetOutputWaktuKelengkapan

3 -   Melakukan Pencetakan 10 menit Berkas

KK

Petugas

Admin Kasi KTP/KK

Operator

KTP/KK

Kabid

Kependuduka

No Uraian Prosedur

Pelaksana

Tdk

Ya Tdk

Ya