perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac · 11. Mega dan Ami yang setia pada saat magang. 12. Semua...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT PLN (PERSERO) AREA

PELAYANAN DAN JARINGAN (APJ) SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.)

dalam Bidang Manajemen Administrasi

Oleh:

MQ. BAGUS SETYAWAN

D1508049

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user

ii

PERSETUJUAN

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT. PLAN (PERSERO)

AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (AN) SURAKARTA

Disusun Oleh:

MQ. Bagus Setyawan

D1508049

Disetujui Untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

ii


commit to user

iii

PENGESAHAN

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT. PLN (PERSERO)

AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (APJ) SURAKARTA

Disusun Oleh:

MQ. Bagus Setyawan

D1508049

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

iii


commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : MQ. Bagus Setyawan

NIM : D1508049

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “MANAJEMEN

ARSIP DINAMIS DI PT PLN (PERSERO) AREA DAN PELAYANAN (APJ)

SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya

dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka

Apabila dikemudian hari pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir saya dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta,

Yang membuat pernyataan,

MQ. Bagus Setyawan

iv


commit to user

v

MOTTO

Jangan lihat masa lampau dengan penyesalan, jangan pula lihat masa depan

dengan ketakutan, tapi lihatlah sekitar anda dengan penuh kesadaran.

(Mario Teguh)

kebanggaan kita yang terbesar adalah bukan tidak pernah gagal,tetapi bangkit

kembali setiap kali kita jatuh.

(Abraham Licoln)

Jangan pernah takut mencoba! Jika kamu takut mencoba karena takut salah, maka

itu sudah merupakan kesalahan besar!

(Victor Hugo)

Orang-orang yang berhenti belajar akan menjadi pemilik masa lalu. Orang-orang

yang masih terus belajar, akan menjadi pemilik masa depan

(Mario Teguh)

v


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini, saya persembahkan kepada :

Kedua orang tuaku atas semua do’a dan dukungannya

Keluarga besarku yang selalau mendoakan, menyayangi dan mendukungku.

Sahabat – sahabat yang ada di UNS dan dimanapun yang selalu memberikan

motivasi dan bantuannya selama ini

vi


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Alloh SWT yang telah

melimpahkan rahmat dan hidayahNya untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Sholawat serta salam tercurah kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW.

Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan untuk memperoleh

gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis mengambil

judul “Manajemen Arsip Dinamis Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta”.

Penyelesaian penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan

banyak pihak. Bantuan tersebut berupa dukungan materiil, moral, hiburan serta

semangat. Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Ibu Asal Wahyuni Erlin Mulyadi, S.Sos, MPA selaku dosen pembimbing

yang berkenan meluangkan waktuya untuk membimbing dan mengarahkan

saya dalam penyusunan ini.

2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph, D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. H. Sakur, MS selaku Ketua Program Diploma III Manajemen

Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas

Maret Surakarta

4. Bapak Drs. Ali, M. Si selaku Sekretaris Program Diploma III Manajemen

Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

5. Ibu Martini selaku staf bagian Sekmum yang banyak memberikan informasi

tentang kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta.

6. Bapak Soeharmanto selaku staf bagian Humas di PT PLN (Persero) APJ

Surakarta yang telah memberikan nasehat-nasehat tentang kebaikan.

vii


commit to user

viii

7. Ibu Wahyuningtyas sebagai account executive di PT PLN (Persero) APJ

Surakarta yang sering memberikan semangat.

8. Semua staf dan karyawan PT PLN (Persero) APJ Surakarta.

9. Teman-teman Manajemen Administrasi 2008 khususnya kelas A, terima

kasih atas motivasi dan dukungan kalian serta suka duka selama kulih.

10. Andi “genthung”, Bondan, Iwan dan Andri kalian menjadi inspirasiku.

11. Mega dan Ami yang setia pada saat magang.

12. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah

memberikan dorongan, kritik, saran dan ide-ide sehingga terselesainya tugas

akhir ini.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih sederhana

dan masih jauh dari sempurna serta masih banyak kekurangan. Untuk itu masukan

dan kritikan yang sifatnya membangun penulis harapkan. Penulis hanya dapat

berkata terima kasih, semoga Alloh membalasnya dan semoga tugas akhir ini

bermanfaat, amin.

Surakarta, April 2011

MQ. Bagus Setyawan

viii


commit to user

ix

DAFTAR ISI

Halaman

JUDUL i

PERSETUJUAN ii

PENGESAHAN iii

PERNYATAAN iv

MOTTO v

PERSEMBAHAN vi

KATA PENGANTAR vii

DAFTAR ISI ix

DAFTAR TABEL xi

DAFTAR BAGAN xii

ABSTRAK xiii

ABSTRAK xiii

ABSTRACT xiv

BAB I. PENDAHULUAN 1

A. Latar Belakang Masalah 1 B. Rumusan Masalah 5 C. Tujuan Pengamatan 5

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE

PENGAMATAN 6

A. Tinjauan Pustaka 6 B. Metode Pengamatan 20

BAB III. DESKRIPSI LOKASI 24

A. Lokasi, Dasar Hukum Perusahaan dan Etika Kerja 24 B. Visi, Misi dan Falsafah Perusahaan 27 C. Stuktur Organisasi dan Sumber Daya Manusia 29


commit to user

x

BAB IV. PEMBAHASAN 34

A. Kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta 24 B. Manajemen Arsip Dinamis Aktif di PT PLN (Persero)

APJ Surakarta 36

C. Manajemen Arsip Dinamis Inaktif di PT PLN

(Persero)APJ Surakarta 45

BAB V. PENUTUP 52

A. Kesimpulan 52

B. Saran 53

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

ix


commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Halaman

1. Komposisi Karyawan Berdasarkan Bidang Kerja

Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta ................................................... 32

2. Data Surat Masuk Tahun 2010 ............................................................... 38

xi


commit to user

xii

DAFTAR BAGAN

Halaman

Struktur Organisasi PT PLN (Persero) APJ Surakarta 30

xii


commit to user

xiii

ABSTRAK

MQ. Bagus Setyawan. D1508049. MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (APJ)

SURAKARTA. Program Studi DIII Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2011. 53

halaman

Arsip merupakan suatu memori suatu perusahaan yang sangat penting dan turut menentukan kelancaran jalannya perusahaan. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui manajemen arsip dinamis di PT PLN (Persero) APJ Surakarta. Pengamatan ini merupakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi dan studi dokumen. Analisis data menggunakan model analisis interaktif yang terdiri dari reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan.

Hasil pengamatan yang di lakukan di PT PLN (persero) APJ Surakarta menunjukkan bahwa manajemen arsip dinamis, baik manajemen arsip dinamis aktif maupun manajemen arsip dinamis inaktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta sudah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yaitu mengacu pada surat dinas Nomor A1/1996, di ganti keputusan Direksi PLN No. 026/DIR/1989 yang disempurnakan dengan keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 045.K/041/DIR/1998 tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero). Manajemen arsip dinamis aktif dan inaktif dilakukan melalui empat tahap, yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan. Tahap yang membedakan adalah pada tahap pemusnahan. Pada manajemen arsip dinamis aktif pemusnahan dilakukan dengan cara pemindahan menjadi arsip dinamis inaktif, sedangkan pada manajemen arsip dinamis inaktif pemusnahan dilakukan dengan cara penghancuran arsip. Kendala yang terkait dengan manajemen arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah belum adanya gedung yang khusus untuk menyimpan arsip dan belum adanya tenaga professional yang khusus arsip (arsiparis). Kedua kendala ini sangat berpengaruh terhadap manajemen kearsipan. Hal yang merupakan akibat dari kendala tersebut antara lain masih banyak arsip yang tertumpuk di pojok ruangan, dan karena kurangnya petugas, manajemen arsip tidak begitu lancar. Selain itu, dalam manajemen arsip PT PLN (Persero) APJ Surakarta masih menggunakan sistem manual dalam pencatatan surat, yaitu menggunakan buku agenda, belum menggunakan komputer dan kartu kendali. Kata Kunci: Manajemen Arsip, Arsip Dinamis Aktif, Arsip Dinamis Inaktif

xiii


commit to user

xiv

ABSTRACT

MQ. Bagus Setyawan. D1508049. MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (APJ)

SURAKARTA. Program Studi DIII Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2011. 53 pages

Archive is a memory of a company that is very important and also determine the smooth running of the company. This observation aims to find out the archives and records management at PT PLN (Persero) APJ Surakarta. This observation is a kind of descriptive qualitative observations. Techniques of data collection using interviews, observation and document study. Analysis of data using an interactive model that consists of data reduction, data showing and conclusion.

The observation is done at PT PLN (Persero) APJ Surakarta showed that archives and records management, both active and inactive archives and records management at PT PLN (Persero) APJ Surakarta has been carried out in accordance with the procedure that relies on official letter No. A1 / 1996, changed with the decision of the board of Directors of PLN No. 026/DIR/1989 enhanced by the decision of Directors of PT PLN (Persero) No. 045.K/041/DIR/1998 of Letters and Archival Management of PT PLN (Persero). Archives and records management both active and inactive conducted through four stages, namely the creation, usage, maintenance, and destruction. Phase difference is the elimination phase. In the active destruction of archives and records management is done by moving into a dynamic inactive archive, whereas the inactive culling archives and records management is done by the destruction of archives. Constraints associated with records management at PT PLN (Persero) APJ Surakarta is the absence of a special building to store archives and there archives no professionals archivists. Both problems are very influential on the management of archives. This is a result of these constraints, among others, there are many archives that piled in the corner, and due to lack of personnel, records management is not so smooth. In addition, the records management of PT PLN (Persero) APJ Surakarta still use manual system in recording the letter, which is using the agenda book, not use the computer and control card.

Keywords: Management Archive, Active Dynamic Archive, Inactive Dynamic

Archive

xiv


commit to user

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Pada masa sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak

bagi setiap organisasi, baik itu organisasi pemerintahan maupun swasta.

Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi.

Informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja

administratif dan pelaksanaan fungsi–fungsi manajemen dari birokrasi di

dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang pesat.

Menurut pendapat Schwartz dan Hernon (dalam ANRI, 2005:1) pentingnya

informasi dikemukakan sebagia berikut:

“informasi pada saat sekarang ini merupakan sumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (value and a cost of production). Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin komersialnya informasi, sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi peluang untuk dapat diperjualbelikan. Disamping proses pengelolaanya yang tepat, dan penemuan kembali infomasi dengan cepat, akurat, dan lengkap, memiliki nilai kuantitatif yang dapat di ukur secara ekonomi”. Sehubungan dengan sangat pentingnya suatu informasi dalam

segala bidang utamanya dalam pembangunan dan pemerintahan yang

semakin komplek, terutama dalam hal pengambilan keputusan yang singkat

dan tepat maka posisi atau arti penting arsip perlu menjadi prioritas. Arsip

merupakan rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi. Sebagai

rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai

pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi

dan arsip juga sangat berguna untuk kepentingan organisasi yang lain.

Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menjunjung kegiatan

administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam

alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun

terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan

arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi

1


commit to user

2

seperti itu diperparah dengan image yang selalu menganggap pekerjaan

arsiparis sebelah mata diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.

Dilihat dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan

penting atau sangat penting dan jika dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa

memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa

ilmu pengetahuan. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi

memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas

suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik

dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai

informasi lebih dari sekedar tumpukan dokumen kegiatan

(www.duniaperpustakaan.com/2010).

Dalam kegiatan mengelola arsip, terutama dalam proses

penyimpanan dibutuhkan biaya yang cukup besar. Tenaga-tenaga profesional

juga dibutuhkan dalam kegiatan kearsipan supaya arsip dapat dengan mudah

ditemukan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Jika manajemen

kearsipan dalam perusahaan berjalan dengan baik maka kegiatan perusahaan

akan berjalan dengan lancar. Sebaliknya, jika manajemen kearsipan kurang

diperhatikan, maka kegiatan perusahaan akan sedikit terhambat atau bahkan

perusahaan tersebut tidak dapat berjalan atau beroperasi dengan baik. Hal ini

dikarenakan arsip-arsip dan dokumen-dokumen yang sulit ditemukan atau

bahkan tidak diketahui keberadaannya. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu

bagian tertentu yang dapat mengelola arsip-arsip dengan baik.

Menurut Undang – Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 1,

ketentuan – ketentuan pokok kearsipan adalah sebagai berikut:

1. Naskah – naskah yang dibuat dan di terima oleh lembaga – lembaga

negara dan badan – badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun,

baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka

pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2. Naskah – naskah yang di buat dan di terima oleh badan – badan swasta

dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka

pelaksanaan kehidupan kebangsaan.


commit to user

3

Dengan realita kehidupan kebangsaan yang terus meningkat, maka

lingkup pelaksanaan tugas–tugas umum dalam pembangunan dan dalam

meningkatkan kesejahteraan masyarakat di dalam organisasi meningkat.

Peningkatan tersebut mengakibatkan volume arsip meningkat dengan cepat.

Berdasarkan data perusahaan, arsip yang di miliki PT. PLN (Persero) APJ

Surakarta dalam penyimpanannya terbagi atas beberapa bidang, yaitu:

1. Manajemen

2. Ketenagalistrikan

3. Penelitian dan pengembangan

4. Pendidikan dan Pelatihan

5. SDM dan organisasi

6. Keuangan

7. Logistik

Melihat penggunaan arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta

yang frekuensinya sering dan teratur, maka arsipnya di golongkan sebagai

arsip dinamis. Dinamis artinya di pergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan kegiatan organisasi. Menurut penggunaannya di bedakan

menjadi arsip aktif yaitu masih di pergunakan secara terus menerus bagi

organisasi. Arsip in aktif yaitu berkas arsip yang frekuensi penggunaannya

jarang.

Menurut Pasal 2 ayat 1 Undang – Undang nomor 7 tahun 1971

menurut penggunaannya arsip dibedakan menjadi 2 yaitu:

a. Arsip dinamis yang di pergunakan secara langsung dalam

perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya atau di pergunakan secara

langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

b. Arsip statis yang tidak di gunakan secara langsung untuk

perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan

sehari-hari administrasi negara.


commit to user

4

Secara umum setiap organisasi baik itu pemerintahan maupun

bisnis memiliki arsip dinamis aktif dan inaktif. Prosentase kuantitas arsip

dinamis yang di simpan atau di musnahkan secara umum terdiri dari (ANRI,

2005:6) :

1. 25% arsip dinamis di simpan dalam bentuk arsip aktif

2. 30% arsip di simpan dalam berkas arsip inaktif

3. 35% arsip dinamis dapat di musnahkan

4. Hanya 10% arsip dinamis yang memiliki nilai permanen dan dapat di

simpan di Arsip Nasional sebagai arsip statis.

Dengan semakin sadarnya bahwa arsip menjadi hal yang sangat

penting.Arsip dapat merupakan sebagai sumber penelitian, pengamatan, aset

budaya, memori perusahaan dan yang lebih penting lagi adalah sebagai bahan

kerja yang informasinya untuk menentukan kebijakan suatu perusahaan.

Pengelolaan atau manajemen arsip yang benar dapat digunakan sebagai

sarana temu balik, penentuan nilai guna arsip, retensi arsip serta pelaksanaan

penyusutan arsip. Pengelolaan arsip yang tertib dan baik serta sesuai dengan

prosedur akan bermanfaat dan informasi dalam arsip berguna untuk masa

yang akan datang. Kegunaan arsip pada masa yang akan datang antara lain

untuk memperkuat atau membenarkan tuntutan – tuntutan, membantu sebuah

organisasi dalam berkomunikasi serta melengkapi informasi untuk

kepentingan hukum yang di perlukan organisasi tersebut.

(www.leuwiliang-bogor.blogspot.com/2010)

PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan (APJ) Surakarta,

sepanjang pengetahuan penulis ketika mengikuti kegiatan magang di istansi

ini, mengelola arsip secara tertib dan baik yang sesuai prosedur untuk

mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Hal ini menjadi dasar pemikiran

penulis unutk menyususn tugas akhir dengan judulManajemen Arsip Dinamis

Di PT. PLN (Persero) APJ Surakarta.


commit to user

5

B. RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan uraian dalam latar belakang masalah di atas, rumusan

masalah dalam pengamatan ini adalah Bagaimana manajemen arsip dinamis

di PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan (APJ) Surakarta?

C. TUJUAN PENGAMATAN

1. Tujuan Operasional

Untuk mengetahui manajemen arsip dinamis di PT PLN (Persero) Area

Pelayanan dan Jaringan (APJ) Surakarta.

2. Tujuan Fungsional

Untuk memberikan masukan-masukan kepada PT PLN (Persero) APJ

Surakarta mengenai manajemen arsip dinamis yang efektif, efisien dan

sesuai dengan prosedur.

3. Tujuan Individual

Untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar Ahli Madya (A. Md.)

pada Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.


commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. TINJAUAN PUSTAKA

1. Arti Penting Arsip Dalam Organisasi

Arsip merupakan pusat ingatan setiap organisasi. Apabila arsip

yang dimiliki organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akan

mempengaruhi image suatu organisasi, sehingga organisasi yang

bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan.

Informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat menghindarkan salah

komunikasi , mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu

mencapai efisiensi kerja. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan, arsip

mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun rencana

program kegiatan berikutnya. Melalui arsip, dapat diketahui bermacam-

macam informasi yang sudah dimiliki, sehinggga dapat ditentukan sasaran

yang akan dicapai, dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal

(www.bapusipda.jabarprov.go.id). Dengan demikian dapat dipahami bahwa

pentingnya arsip bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut :

a) Pusat utama ingatan organisasi.

b) Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

c) Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

d) Barometer kegiatan organisasi, karena setiap kegiatan pada

umumnya menghasilkan arsip.

e) Bahan informasi bagi kegiatan lainnya.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa arsip

merupakan sumber bagi suatu organisasi, karena arsip menampung beraneka

ragam informasi yang berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu

diingat dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat dapat disajikan

setiap saat, dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan.

Arsip baru akan terasa penting bila dalam keadaan darurat, dimana dalam

6


commit to user

7

kehilangan dan tidak dapat ditemukan, arsip menjadi vital karena mutlak

dibutuhkan sebagai bukti kegunaan lain yang mendesak.

Menurut Wiyasa (2001:43) arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu

dari kata arche, selanjutnya mengalami perubahan menjadi archea dan yang

kemudian mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya

permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan. Archea

artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti

Balai Kota. Pernyataan lain, kata arsip berasal dari bahasa Belanda yakni

archief. Menurut Atmosudirdjo, 1982:157-158 (Wursanto, 1991:14), archief

dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut:

1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip, bahan-bahan

tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akta-akta,

daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.

2. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan tersebut.

3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri

4. Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang

berasal dari bahasa latin filum yang berarti tali atau benang. Pada

awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara

mengikat dengan tali atau benang.

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia (Wursanto, 1991:13),

arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut,

tidak semua dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi

persyaratan sebagai berikut:

a. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga,

organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa

yang akan datang, dan

b. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan, harus

disimpan dengan menggunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan

mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan

kembali.


commit to user

8

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran (Wursanto, 1991:13),

arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana

karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat

ditemukan kembali.

Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut

arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1) Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan,

2) Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan

berencana, dan

3) Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan

cepat apabila diperlukan kembali.

Pengertian Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun

2009 bab I pasal 1:

”Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan di

terima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 1

ayat a dan b tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan

(Barthos, 1990:2) menetapkan bahwa yang di maksud dengan arsip

adalah:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-

lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk

corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun

kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pemerintahan.


commit to user

9

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan

swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun,

baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut Wursanto (1991:17) rumusan tentang arsip

sebagai berikut:

1. Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena

pekerjaan, aksi, transaksi, tindak-tanduk, dokumenter

(dokumentaire handeling), yang disimpan sehingga pada

tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk

melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya.

2. Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan,

penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala

surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum,

baik ke dalam maupun keluar dengan satu sistem tertentu

yang dapat dipertanggungjawabkan.

Pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi Negara

(LAN) memberikan rumusan tentang arsip yaitu segala kertas

naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta,

bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan

sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala cara

penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan,

sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-

kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-

pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena

pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Wursanto,

1991:18).

Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada

yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat di

berikan pengertian sebagai :setiap catatan tertulis baik dalam bentuk

gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan

mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang


commit to user

10

dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.

(Barthos, 1990:1)

Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau

bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok

persoalan atau peristiwa-peristiwayang masih berguna dan di

perlukan sewaktu-waktu di masa mendatang, arsip sering juga

disebut dokumen-dokumen penting (Maryati, 2008:114)

Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa arsip adalah suatu

kumpulan warkat yang di simpan secara sistematis karena

mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat secara

cepat di ketemukan kembali (Sutarto, 1992:168)

Dari beberapa pengertian tersebut dapat simpulkan bahwa arsip

adalah kumpulan surat yang mempunyai arti yang sangat penting, yaitu

untuk mendukung jalannya atau beroperasinya sebuah instansi atau

organisasi maupun untuk kepentingan pribadi yang di simpan sedemikian

rupa sehingga dengan mudah, cepat, dan akurat di temukan kembali apabila

sewaktu-waktu di perlukan.

Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam,

tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:

1. Berdasarkan Fungsi

Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dibedakan menjadi 2, antara

lain :

a. Arsip Dinamis

Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses

perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung

dalam penyelenggaraan administrasi Negara..

Arsip dinamis di bedakan menjadi 2 yaitu:

1) Arsip aktif adalah arsip dinamis yang masih

dipergunakan secara terus-menerus bagi pelaksanaan


commit to user

11

kelangsungan pekerjaan dalam penyelenggaraan

administrasi

2) Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang penggunaanya

sudah berkurang atau tidak di pergunakan lagi secara

terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi

b. Arsip Statis

Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun

penyelengaraan pelayanan ketatausahaan dalam

penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya dan

penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

2. Berdasarkan Sifat

Berdasakan sifatnya,arsip dapat di bedakan menjadi :

a. Arsip Tertutup

Adalah arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku

ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

b. Arsip Terbuka

Adalah arsip yang pada dasarnya boleh diketahui oleh semua

pihak/umum, berdasarkan tingkat penyimpanan dan

pemeliharaannya.

3. Berdasarkan Tempat Penyimpanannya

Menurut tempat penyimpanan dan pemeliharaannya arsip di bagi

menjadi :

a. Arsip Sentral

Adalah arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip)

atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya

pada suatu tempat tertentu.

b. Arsip Unit

Adalah arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit

dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau


commit to user

12

arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di

unit yang bersangkutan.

4. Berdasarkan Keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas :

a. Arsip Primer

Arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan karbon kopi,

bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya.

b. Arsip Sekunder

Arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau microfilm.

5. Berdasarkan Subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi

berbagai macam, misalnya :

a. Arsip keuangan

b. Arsip kepegawaian

c. Arsip pendidikan

d. Arsip pemasaran

e. Arsip penjualan, dan sebagainya

6. Berdasarkan Sifat Kepentingannya

Menurut sifat kepentingannya arsip di bedakan menjadi 2:

a. Arsip penting

Adalah arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,

keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.

b. Arsip vital

Adalah arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-

lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dan

sebagainya.

2. Manajemen Arsip

Manajemen arsip merupakan kegiatan pengelolaan atau pentaan

informasi dan fisik arsip yang meliputi menciptakan, merekam atau

mendaftar, mengontrol, memelihara, menyebarkan, serta menyusutkan/


commit to user

13

memusnahkan arsip. Manajemen arsip mengawasi sistem penyimpanan arsip

organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan

kata lain manajemen arsip melakukan pengawasan sistematik mulai dari

penciptaan, atau penerimaan arsip, kemudian pemrosesan, penyebaran,

pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip.

Informasi yang sudah tersimpan menjadi arsip dapat berbentuk buku,

makalah, foto, peta, atau barang dukumen dalam bentuk lainnya yang dibuat

atau diterima untuk tujuan operasional dan legalitas yang berhubungan

dengan kegiatan organisasi.

Menurut Ghani dalam artikelnya yang berjudul Perubahan Undang-Undang

masalah-masalah yang di hadapi dalam pengelolaaan atau manajemen arsip

antara lain:

1) Banyak arsip yang belum tertata dengan baik. Kondisi ini jelas akan

menimbulkan masalah dalam penemuan kembali arsip dan dalam

pelaksanaan program retensi.

2) Ruang penyimpanan tidak menjamin kemananan arsip dari kehilangan

dan kerusakan. Suhu ruang tidak terkontrol untuk menjamin

kelestarian bahan arsip. Ruang penyimpanan arsip pada umumnya

pengap dan tidak sehat bagi pengelola arsip.

3) Ketersedian tempat penyimapanan arsip masih sangat terbatas.

Akibatnya banyak arsip yang tersimpan di lorong-lorong dan bawah

tangga kantor. Dari segi keamanan, kondisi ini tentu saja beresiko

tinggi terjadinya kehilangan dan kerusakan. Dalam satu kasus

ditemukan bahwa ada pegawai di suatu organisasi atau perusahaan

yang berinisiatif untuk membersihkan lorong-lorong di kantornya dari

arsip dengan cara menjual arsip sebagai barang atau kertas bekasa

kepada pemulung.

4) Staf atau petugas yang ditunjuk untuk mengelola arsip umumnya tidak

mempunyai pendidikan atau pelatihan di kerasipan. Penugasan mereka

di bagian kerasipan dalam beberapa kasus dikarenakan pegawai

tersebut mempunyai kinerja atau karir yang tidak baik, tidak ada


commit to user

14

bagian atau unit lain yang menerimanya atau karena tidak ada pegawai

lain yang berkeinginan bekerja di bagian kearsipan.

5) Masih terbatasnya penggunaan teknologi informasi untuk membantu

manajemen arsip terutama dalam hal penyimpanan dan penemuan

kembali.

3. Manajemen Arsip Dinamis

Seperti yang dijelaskan dalam ANRI 2006 : 22, pengertian

manajemen arsip dinamis dapat beberapa sumber di antaranya Australian

Archives Handbook (Records Management, 1996). Dikatakan dalam

handbook tersebut bahwa manajemen arsip dinamis adalah kegiatan

administrasi yang memungkinkan organisasi dapat menciptakan, merekam

atau mendaftar, mengontrol, memelihara, menyebarkan, serta

menyusutkan/memusnahkan arsip.

Sedangkan dalam ANRI 2005:10, menurut Robek, Brown dan

Maedke (1987:5) menyatakan bahwa manajemen arsip dinamis merupakan

aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang

dibutuhkan organisasi. Menurut IRA A. Penn e.t al menyatakan bahwa

manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis terhadap

penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip termasuk di

dalamnya informasi yang ada (ANRI 2005:10). Menurut pasal 9 ayat 2,

pengelolaan arsip dinamis aktif meliputi: penciptaan arsip, penggunaan dan

pemeliharaan serta penyusutan arsip. (UU N0 43 tahun 2009 tentang

Kearsipan halaman 31)

Dari beberapa pngertian di atas, dapat di simpulkan bahwa

manajemen arsip dinamis adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen

dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip.

Manajemen arsip dinamis di bagi menjadi dua bagian yaitu:

a. Manajemen arsip dinamis aktif

Guna pencapaian tujuan sebuah organisasi di perlukan

manajemen dinamis aktif yang sesuai prosedur, yang kegiatannya meliputi:


commit to user

15

1) Pengurusan surat

Pengurusan surat adalah kegiatan yang meliputi:

a) Menerima surat

b) Mensortir surat

c) Menempatkan dan menentukan arah surat

d) Mengolongkan surat atas dasar sifatnya

e) Menyampaikan surat ke unit-unit kerja

f) Mencatat surat keluar

g) Mengirimkan surat keluar

Sarana dan prasarana dalam pengurusan surat adalah

a) Kartu kendali

b) Folder

c) Sekat

d) Fliker file

e) Lembar disposisi

2) Penataan berkas

Penataan berkas atau pemberkasan adalah cara menata

dokumen dalam berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang

sistematis dengan menggunakan klasifikasi, memberikan kode,

indeks serta tunjuk silang apabila di butuhkan.

Sarana dan prasarana penataan berkas:

a) Folder

Adalah map untuk menempatkan atau meletakkan arsip aktif.

b) Guide

Adalah sekat pembatas, sebagai sarana petunjuk dari bagian satu

ke bagian yang lain.

c) Rak arsip

Adalah rak untuk menyimpan arsip dalam bentuk bermacam-

macam


commit to user

16

d) Filing cabinet

Adalah tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif, di dalam

susunan sekat dan folder secara vertikal dalam laci-lacinya.

3) Penemuan kembali Arsip

Penemuan kembali arsip adalah cara untuk menemukan

dokumen dalam berkas dengan cepat dan tepat.

Penemuan kembali arsip pada dasarnya meliputi dua aspek

yaitu penemuan kembali informasi dan penemuan kembali fisik.

4) Peminjaman Arsip

Arsip dinamis aktif sifatnya adalah tertutup, sehingga untuk

mempermudah dalam pertanggungjawabannya perlu di atur

peminjamannya. Ketentuan peminjaman arsip dinamis aktif antara

lain:

a) Siapa yang berwenang memberi ijin peminjaman arsip

b) Siapa yang di perbolehkan meminjam arsip

c) Penempatan jangka waktu peminjaman

Hal-hal yang perlu di ketahui oleh peminjam:

a) Peminjaman hanya untuk keperluan dinas

b) Tidak boleh menambah dan mengurangi isi

c) Setiap perpanjangan harus mendapat ijin

d) Harus di kembalikan dalam keadan utuh

b. Manajemen Arsip Dinamis Inaktif

Guna mencapai suatu keberhasilan dalam organisasi maka

perlu adanya manajemen arsip dinamis inaktif yang baik dan sesuai dengan

prosedur. Kegiatan manajemen arsip dinamis yang sesuai prosedur antara

lain:

1) Menetapkan Periode Pemindahan Arsip

Periode pemindahan arsip ini di lakukan dari unit kearsipan

pada unit kerja ke pusat arsip. Pemindahan ini adalah adalah kegiatan

fisik yang telah di rancang dalam periode waktu yang telah di

tentukan. Langkah-langkah pemindahan meliputi:


commit to user

17

a) Menetapkan kapan pemindahan arsip

Kegiatan ini lebih banyak terkait dengan masalah penilaian

arsip dan kebijaksanaan pimpinan, yang sebenarnya telah

dituangkan dalam suatu jadwal (biasanya dalam jadwal

retensi arsi) yang memuat periode pemindahan suatu arsip

secara continue atau berkelanjutan.

b) Menetapkan arsip yang di pindah

Aplikasi dari kegiatan ini di laksanakan berdasarkan jadwal

retensi yang ada, sehingga Arsiparis di central file cukup

menyeleksi arsip-arsip yang akan di pindahkan berdasarkan

jadwal tersebut. Hasil dari penyeleksian ini akan berupa

daftar arsip yang akan di pindahkan, yang seterusnya

disampaikan ke pimpinan untuk memperoleh persetujuan.

c) Menyiapkan arsip yang akan di pindah

Setelah pimpinan menyetujui, maka Arsiparis perlu

menyiapkan formulir atau daftar dengan kolom-kolom yang

kurang lebih memuat keterangan tentang namaseri arsip,

diskripsinya, tahun, retensi dan nomor boks. Arsip yang telah

di daftar atau diinventaris tersebut kemudian ditata di dalam

boks dengan ketentuan tetap mempertahankan penetaan

aslinya.

d) Menyiapkan ruang simpan

Arsiparis di pusat arsip harus senantiasa menyiapkan ruang

dan alat simpan secra antisipatif, sehingga tidak terjadi suatu

arsip telah di pindah ke pusat arsip namun tidak tersedia

ruang dan alat penyipanannya.

e) Penerimaan arsip

Penerimaan arsip inaktif yang baru di pindahkan dari central

file ke pusat arsip di laksanakn oleh Arsiparis pusat arsip.

Arsip tersebut harus di periksa lebih dahulu kelengkapannya,

kondisinya, kesesuaian dengan daftarnya dan lain-lain,


commit to user

18

sehingga tidak akan menimbulkan kesalahan-pahaman di

waktu yang akan datang. Dalam kegiatan ini bila perlu

dibuat semacam berita acara pindah yang di lampiri

daftarnya.

2) Penataan dan Penyimpanan Arsip

Penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif melalui

tahapan sebagai berikut:

a) Pembersihan arsip dengan alat penyedot debu (vacuum

cleaner) dan di beri kapur barus (fumigasi) dengan tujuan

agar arsip tersebut terbebas dari unsur-unsur perusak kertas

seperti bakteri, serangga, jamur dan debu.

b) Pemilahan arsip merupakan kegiatan memisah-misahkan

arsip dengan non arsip.

c) Identifikasi arsip adalah kegiatan mengidentifikasi arsip

berdasarkan:

1) Seri: berkas yang di susun berdasarkan kesamaan

jenis

2) Rubrik: berkas yang di susun berdasarkan kesamaan

masalah

3) Dosier: berdasarkan yang di susun berdasarkan

kesatuan urusan

d) Pemerian arsip adalah merupakan kegiatan pendiskripsian

arsip-arsip pada kartu (fesis) yang telah di sediakan.

e) Pembungkusan arsip adalah arsip-arsip yang telah di berikan

kemudian di bungkus dengan kertas kraf yang telah di

sediakan. Pada kertas pembungkus dituliskan nomor

sementara sesuai dengan kartu atau fesis

f) Pembuatan skema (bagan) adalah di gunakan sebagai dasar

untuk penyusunan kartu-kartu (fesis) yang telah di isi. Skema

tersebut untuk menentukan mana yang masuk pada seri,

rubrik atau dosier.


commit to user

19

g) Pengelompokan kartu adalah penyusunan kartu yang di

lakukan secara keseluruhan dan diikuti penggabungan arsip-

arsip sesuai dengan kartu-kartu tersebut.

h) Penomoran definitve adalah kegiatan memberi nomor

definitive pada kartu (fesis) maupun kertas pembungkus.

Nomor sementara yang telah di tulis waktu pemerian di coret

di ganti dengan nomor baru sesuai dengan urutan

pengelompokan kartu.

i) Pembuatan daftar perselaan arsip adalah pembuatan daftar

yang di dasarkan pada bagan atau kartu-kartu yang telah di

beri nomor definitive

j) Memasukkan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks serta

di beri label

k) Pemberian kamper dalam boks


commit to user

20

B. METODE PENGAMATAN

1. Lokasi Pengamatan

Lokasi pengamatan untuk tugas akhir ini adalah pada Bagian

Administrasi pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta. Alasan pemilihan

lokasi tersebut adalah:

a. Penulis memperoleh pengalaman dan pengetahuan terkait dengan

tujuan pengamatan selama mengikuti kegiatan magang pada instansi

tersebut

b. Penulis memperoleh ijin untuk melaksanakan pengamatan yang

memungkinkan penulis mendapatkan informasi lebih detail sesuai

dengan yang diperlukan.

2. Jenis Pengamatan

Jenis Pengamatan yang digunakan yaitu Observasi. Observasi

adalah teknik pengumpulan data dengan jalan mengadakan pengamatan dan

pencatatan secara sistematis terhadap tempat dan berbagai macam kegiatan

yang dilakukan. Dalam hal ini penulis mengadakan pengamatan langsung,

dimana kegiatan observasi tersebut meliputi pencatatan tentang keadaan atau

fenomena yang diamati dan ditemukan dengan cara peneliti hadir di lokasi,

walaupun kehadirannya menimbulkan pengaruh pada yang di amati. Oleh

karena itu ingin meneliti, maka mengamati dan mencatat hal yang

berlangsung menurut apa adanya atau kondisi aslinya. Hal ini di sebut

dengan observasi berperan (Sutopo, 2002:65).

Untuk penyusunan tugas akhir ini, penulis melakukan observasi.

Selain mengikuti magang di perusahaan ini, pengamatan yang dilakukan

terutama yang berkaitan dengan alur surat masuk serta mengetahui

bagaimana surat itu sampai kepada pegawai yang berkaitan dengan surat

tersebut.

3. Sumber Data

Sumber data yang digunakan dalam pengamatan ini berasal dari:


commit to user

21

a. Narasumber (informan)

Informan adalah manusia yang memberikan tanggapan pada yang di

minta peneliti dan dia bisa memilih arah serta selera dalam

menyajikan informasi yang dia miliki (Sutopo, 2002: 50). Dalam

pengamatan kualitatif posisi sumber data manusia (narasumber)

sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki

informasinya. Informan data ini adalah staf bagian Sekretaris Umum

bidang Administrasi di PT. PLN (Persero) APJ Surakarta.

b. Dokumen dan Arsip

Dokumen merupakan bahan tertulis yang berhubungan dengan suatu

peristiwa atau aktivitas tertentu yang berupa rekaman tertulis

(gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan suatu

aktifitas atau peristiwa tertentu) (Sutopo, 2002:54). Peristiwa-

peristiwa yang telah lama dilakukan dan terjadi pada PT. PLN

(Persero) APJ Surakarta bisa diteliti dan dipahami atas dasar kajian

dari dokumen atau arsip-arsip. Dokumen yang digunakan penulis

adalah gambar-gambar yang berhubungan dalam kearsipan, gambar

tentang penyimpanan arsip dalam rak.

c. Hasil Observasi

Hasil observasi merupakan hasil pengamatan penulis yang di lihat

penulis sebagai suatu kegiatan yang memperkuat dari pernyataan

yang di dapat dari informan maupun dari dokumen-dokumen yang di

gunakan penulis.

4. Teknik Pengumpulan Data

Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa sumber data dalam

penelitian kualitatif terdiri dari beberapa jenis yang menuntut cara atau

teknik pengumpulan data tertentu yang sesuai guna mendapatkan data yang

diperlukan untuk menjawab permasalahannya. Strategi pengumpulan data

dalam penelitian kualitatif yang mempermudah dan membantu penulis untuk

mendukung pengamatan ini yaitu dengan cara:


commit to user

22

a. Wawancara

Wawancara merupakan cara untuk mendapatkan informasi

dengan bertanya langsung kepada responden atau pihak lain yang

dianggap berkompeten. Teknik ini dipakai penulis agar data yang

diperoleh lebih hidup dan lengkap juga dimaksudkan bila ada hal

lain yang kurang jelas bisa ditanyakan langsung kepada responden.

Teknik wawancara yang penulis gunakan adalah wawancara

mendalam (tidak berstruktur), dimana pertanyaan yang mengarah

pada kedalaman informasi dilakukan secara informal dan dilakukan

beberapa kali untuk mendapatkan kejelasan baik jumlah dan kualitas

data yang diharapkan (Sutopo, 2002:58).

Dalam wawancara ini penulis menanyakan langsung kepada

petugas yang mengurusi arsip tentang bagaimana penyimpanan arsip.

Wawancara dilakukan dengan menggunakan pedoman wawancara

yang telah disusun sebelumnya sebagai acuan. Pedoman wawancara

dimaksud terdapat di dalam lampiran.

b. Observasi

Teknik pengumpulan data dengan jalan mengadakan

pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap tempat dan

berbagai macam kegiatan yang dilakukan. Dalam hal ini penulis

mengadakan pengamatan secara langsung dimana kegiatan observasi

tersebut meliputi pencatatan tentang keadaan dan fenomena yang

diamati (Sutopo, 2002: 64). Pengamatan yang di lakukan penulis

adalah mengamati langsung bagaimana penyampaian surat masuk itu

sampai ke alamat bagian petugas yang bersangkutan. Pengamatan

terhadap surat karena pada umumnya arsip di PT PLN (Persero) APJ

Surakarta adalah surat.

c. Dokumen

Teknik pengumpulan data dengan cara: membaca, mengkaji

serta mempelajari buku-buku pedoman yang ada hubungannya

dengan materi pengamatan ini (Sutopo, 2002: 69).


commit to user

23

5. Teknik Analisis Data

Analisa data yang dilakukan secara kualitatif dengan berupaya

menggambarkan keadaan yang sebenarnya berdasarkan pengamatan. Dalam

penelitian ini, peneliti menyusun rumusan pengertiannya secara singkat atau

dalam arti inti pemahaman dari semua peristiwa yang dikaji yang disebut

reduksi data. Hal diikuti dengan penyusunan sajian data yang berupa cerita

sistematis dan logis dari peristiwa yang dikaji dan dilengkapi perabot sajian

yang di perlukan (matriks, gambar, dsb) yang mendukung kekuatan sajian

data. Reduksi dan sajian data harus disusun pada waktu peneliti sudah

mendapatkan data yang di perlukan. Selanjutnya, pada waktu pengumpulan

data berakhir peneliti menarik kesimpulan dan verifikasinya berdasarkan

semua hal yang terdapat dalam reduksi maupun sajian datanya. Model

analisis data tersebut disebut model analisis interaktif (Sutopo, 2002:95-96).

Penulis menggambarkan keadaan di PT PLN (Persero) APJ

Surakarta sesuai keadaan yang sebenarnya dengan mengumpulkan beberapa

data yang didapat. Dari beberapa data tersebut penulis mereduksinya

menjadi satu yang kemudian disajikan dalam bentuk tulisan yang logis,

setelah itu penulis menarik kesimpulan dari sajian data tersebut.


commit to user

24

BAB III

DISKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Lokasi, Dasar Hukum Perusahaan dan Etika Kerja

Surakarta adalah sebuah kota besar di provinsi Jawa Tengah. Nama

lainnya adalah Solo atau Sala. Di Indonesia, Surakarta merupakan kota

peringkat kesepuluh terbesar setelah Yogyakarta. Sisi timur kota ini sungai

terabadikan dalam satu lagu keroncong, Bengawan Solo. Kota Solo terletak

sekitar 65 km timur laut Yogyakarta dan 100 km tenggara Semarang.

Di Surakarta ketenagalistrikan dimulai pada tahun 1901 yang ditandai

dengan berdirinya N.V. Solosche Electric Itet Mij (SEM) di Surakarta yang

berkantor di Purwosari. Sampai dengan tahun 1927 kemudian kantor pindah ke

Purbayan. Usaha perlistrikan saat itu penguatnya hanya terdiri dari 2 mesin

diesel yang operasionalnya hanya hidup pada malam hari saja. Baru pada tahun

1936 mulai ada aliran listrik (stroom) siang hari karena sudah ada Dagstrom.

Ketika itu layanan listrik sudah punya ranting di daerah Klaten, Boyolali dan

Sragen. Selanjutnya pada tahun 1942 kekuasaan diambil alih dari tangan

Belanda ke tangan Jepang. Jepang menguasai pelistrikan di Indonesia

berlangsung sampai dengan tahun 1945 dengan nama diganti menjadi Jawa

Dengki Jigiyoso (Listrik Jawa Tengah).

Setelah Indonesia merdeka, beberapa waktu setelah Proklamasi

Kemerdekaan Negara Kesatuan Republik Indonesia 17 Agustus 1945, pada

bulan September 1945 penguasaan listrik diambil alih oleh pemerintah

Republik Indonesia dari tangan Jepang. Namanya kemudian berganti menjadi

Jawatan Listrik dan Gas. Melalui penetapan pemerintah No. I/ S.D. Tahun

1945 tertanggal 27 Oktober 1945 Jawatan Listrik dan Gas ditetapkan masuk

dalam Departemen Pekerjaan Umum.

Oleh sebab itu, kemudian tanggal 27 Oktober 1945 dianggap

mempunyai nilai historis dan nilai formal sebagai mulainya pengelolaan

ketenagalistrikan secara nasional di Indonesia. Hari bersejarah ini diperingati

24


commit to user

25

pertama kali pada tanggal 27 Oktober 1946 bertempat di Gedung Badan

Pekerjaan Komite Nasional Indonesia Pusat (BPKNIP) Yogyakarta.

Akan tetapi pada masa perang kemerdekaan yaitu dengan adanya

Agresi Militer Belanda I dan II sebagian besar perusahaan-perusahaan listrik

dikuasai kembali oleh Belanda dan kembali ke nama semula yaitu SEM

(Soloche Electric Itet Mij) yang berkantor di Lojiwetan (Timur Beteng). Dalam

upaya menegakkan dan memperjuangkan kekuasaan Pemerintah Republik

Indonesia maka kemudian dikeluarkan Surat Pemerintah No. SP/PM/077/1957

tertanggal 10 Desember 1957 yang berisi perintah atau tindakan penguasa

Militer Pusat untuk melakukan pengambilan alih perusahaan-perusahaan milik

Belanda. Tindakan nasionalisasi dari perusahaan milik Belanda menjadi milik

Negara itu kemudian dituangkan dalam bentuk Undang-Undang Nasionalisasi

Perusahaan-Perusahaan Belanda yaitu UU No. 86 Tahun 1958 tertanggal 27

Desember 1958.

Sejak saat itu perusahaan pelistrikan secara “de facto” kemudian

diambil alih kembali kepada pemerintah Indonesia. Kemudian baru pada tahun

1959 dikeluarkan Peraturan Pemerintah No. 18 Tahun 1959 tentang

Nasionalisasi Perusahaan Listrik dan Gas Milik Belanda berada di tangan

bangsa Indonesia yang selanjutnya berganti nama menjadi Perusahaan Listrik

Negara disingkat PLN.

Distribusi listrik di kawasan Surakarta yang menjadi wilayah PT PLN

(Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY, dalam pelaksanaannya di tangani

oleh kantor APJ Surakarta yang di pimpin oleh Puguh Dwi Admanto selaku

manager. APJ Surakarta berlokasi di Jl. Slamet Riyadi No. 468 Surakarta. APJ

Surakarta mengelola 972 ribu pelanggan, dengan rata-rata pertumbuhan 3% per

tahun. Komposisi pelanggan terbesar adalah rumah tangga. Sedangkan

pelanggan industry hanya 958.

Sejalan dengan penetapan Surakarta sebagai pilot project layanan kelas

dunia (WCS), Puguh membudayakan pertemuan pagi hanya 10 menit, ajang

untuk saling sharing antar karyawan terkait tugas dan pekerjaan mereka. Semua

ini ditujukan untuk meningkatkan kualitas layanan. Karena itu pihak manager


commit to user

26

APJ Surakarta memiliki komitmen dengan mengubah mindset seluruh jajaran

PLN untuk meningkatkan layanan dengan target tahun 2012 tercapai World

Class Service (WCS).

Saat ini APJ Surakarta sudah mengedepankan layanan tanpa pungutan,

tanpa diperlambat, tanpa dipersulit. Selain itu APJ Surakarta melakukan

pencitraan dengan membuat tampilan yang seragam.

Tujuan yang yang ingin di capai PT PLN (Persero) adalah :

1. Meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran rakyat secara adil dan

merata serta mendorong kegiatan ekonomi.

2. Menjadi perintis kegiatan-kegiatan usaha penyediaan tenaga listrik yang

belum dapat dilaksanakan sektor swasta dan koperasi.

Dasar hukum yang melandasi PT PLN APJ Surakarta adalah :

1. Anggaran Dasar PLN tahun 1998

2. Peraturan Pemerintah No. 23 tentang Pengalihan Bentuk Perusahaan

Umum (Perum) Listrik Negara menjadi Perusahaan Perseroan (Persero)

3. Peraturan Pemerintah No. 12 Tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan

(Persero) Peraturan Pemerintah No. 50 Tahun 1998 tentang Pengalihan

Kedudukan dan TugasInstruksi Presiden No. 15 Tahun 1998 tentang

Pengalihan Pembinaan terhadap Perusahaan Perseroan (Persero) dan

Perseroan Terbatas yang sebagian sahamnya dimiliki Negara Republik

Indonesia kepada Menteri Negara Pendayagunaan BUMN.

Sebagai perusahaan listrik yang terkemuka, PLN memegang teguh

Etika Kerja guna mencapai tujuan yang di inginkan. Etika kerja tersebut

dituangkan dalam 9 (sembilan) prinsip, antara lain :

1. Peka-tanggap terhadap kebutuhan pelanggan.

2. Penghargaan pada harkat dan martabat manusia.

3. Menjaga citra perusahaan.

4. Mengutamakan kepentingan perusahaan.

5. Persaingan yang sehat dan transparan.

6. Menekankan prinsip profesionalisme.

7. Menekankan prinsip Good Corporate Citizen.


commit to user

27

8. Menjalankan Good Corporate Governmance.

9. Membangun hubungan kemitraan.

B. Visi, Misi dan Falsafah Perusahaan

Untuk mewujudkan cita-cita perusahaan yang telah di tentukan guna

menjamin kelestarian dan kesuksesan jangka panjang, PT PLN (Persero)

mepunyai visi “Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuh-

kembang, Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani”.

Makna yang terkandung dalam visi PT PLN (Persero) tersebut adalah :

1. Diakui : Mencerminkan cita-cita untuk meraih pengakuan dari pihak luar

yang menunjukkan bahwa PLN pantas dipandang sebagai Perusahaan

Kelas Dunia.

2. Kelas Dunia : a) Menunjukkan kinerja yang melebihi ekspektasi pihak-

pihak yang berkepentingan, b) Memberikan layanan yang mudah, terpadu,

dan tuntas dalam berbagai masalah kelistrikan, c) Menjalin hubungan

kemitraan yang akrab dan setara dengan pelanggan serta mitra usaha

Nasional dan Internasional, d) Bekerja dengan pola pikir prima (Mindset of

Excellence), e) Diakui oleh pelanggan dan mitra kerja sebagai perusahaan

yang mampu memenuhi standar mutakhir dan paling baik.

3. Bertumbuh-kembang : a) Antisipatif terhadap perkembangan lingkungan

usaha dan selalu siap menghadapi berbagai tantangan, b)Secara konsisten

menunjukkan kinerja yang lebih baik.

4. Unggul : a) Menjadi yang terbaik dalam bisnis kelistrikan dan memenuhi

tolak ukur mutakhir dan terbaik. Memposisikan diri sebagai perusahaan

yang terkemuka dalam peraturan bisnis kelistrikan dunia, b) Mengelola

usaha dengan mengedepankan pemberdayaan potensi insani secara

maksimal, c) Meningkatkan kualitas proses, system, produk, dan

pelayanan secara berkesinambungan.

5. Terpercaya : a) Memegang teguh etika bisnis yang tertinggi,

b) Menghasilkan kinerja terbaik secara konsisten, c) Menjadikan

peusahaan pilihan.


commit to user

28

6. Potensi Insani : a) Keberhasilan perusahaan lebih ditentukan oleh

kesadaran anggota perusahaan untuk memunculkan seluruh potensi

mereka dalam wujud wawasan aspiratif dan etikal, rasa kompeten,

motivasi kerja, semangat bekerja sama, b) Potensi insani diperkaya dengan

kompetensi yang terbentuk dari pengetahuan substantial, pengetahuan

kontekstual, keterampilan, kemampuan, pengalaman, dan jaringan kerja

sama.

Demi mewujudkan cita-cita atau visi tersebut, PT PLN (Persero)

mempunyai misi antara lain :

a. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi

pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan, dan pemegang saham.

b. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas

kehidupan masyarakat.

c. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi.

d. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.

PT PLN (Persero) juga mempunyai sebuah motto yang akan

mempengaruhi kinerja setiap karyawannya maupun atasannya. Motto atau

semboyan PLN adalah “Listrik untuk Kehidupan Yang Lebih Baik (Electricity

for a Better Life)”.

Dalam menjalankan tugasnya, PT PLN (Persero) mempunyai empat

falsafah yang di yakini oleh setiap karyawan PT PLN (Persero), antara lain :

a. Perusahaan kita bukan sekedar penyedia energi akan tetapi juga

berkontribusi pada pengembangan masyarakat yang produktif dan

peningkatan kualitas kehidupan masyarakat.

b. Keberhasilan perusahaan bukan sekedar ditentukan oleh besarnya laba tapi

juga oleh kemampuan perusahaan memberikan pelayanan terbaik kepada

para pelanggan, sehingga mereka mampu ikut serta aktif dalam kegiatan

produtif dan memperoleh kehidupan yang sejahtera.

c. Pekerja PLN bukan faktor produsi, tetapi adalah manusia bermartabat

yang memiliki potensi, yang dapat dikontribusikannya untuk mewujudkan

keberhasilan perusahaan.


commit to user

29

d. Kegiatan Usaha dan Proses Kerja tidak sekedar dijalankan untuk mengejar

efisiensi melainkan juga untuk memungkinkan terjadinya kerja sama

cerdas pembaruan perusahaan secara berkesinambungan, dalam

penyelenggaraan bisnis secara vertikal.

C. Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusia

Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan

hubungan antara personil dalam menyelesaikan tugas perusahaan maupun

suatu organisasi. Struktur organisasi yang baik akan menunjang pengelolaan

perusahaan yang baik pula. Dengan demikian diharapkan dapat mencapai

hasil yang maksimal, baik dalam kualitas maupun kuantitas.

Suatu organisasi yang baik, terdapat hubungan antar orang-orang yang

menjalankan aktivitas organisasi yang menggambarkan hubungan masing-

masing kegiatan dan fungsi untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Struktur

organisasi yang ditetapkan di PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan

Surakarta adalah organisasi garis dan dalam melaksanakan tugas-tugasnya

Manajer dibantu oleh Asisten Manajer yang sesuai dengan keahliannya. Dalam

kegiatan operasional, Asisten Manajer memberi perintah kepada tiap-tiap

bagian secara langsung, namun demikian Manajer merupakan penanggung

jawab tertinggi di perusahaan. Struktur organisasi di maksud sebagian dalam

bagan 3.1 di bawah ini.


commit to user

30

Bagan 3.1. Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Dist Jateng dan D.I.Y Are Pelayanan dan Jaringan Surakarta

Sesuai SK 175.K/GM.DJTY/2005 Tanggal 24 Juli 2008

30


commit to user

31

Kaitannya dengan kearsipan yang memperoleh wewenang seluasnya,

dalam struktur organisasi bagian sekretaris umum atau lebih di kenal dengan

administrasi umum itu terletak di bawah naungan asisten manager SDM dan

administrasi. Asisten manager SDM dan administrasi mempunyai tugas yang

termasuk di dalamnya tugas administrasi umum, antara lain :

a. Menyusun dan mengusulkan Formasi Tenaga Kerja (FTK).

b. Melaksanakan program pendidikan dan pelatihan pegawai.

c. Melaksanakan pengembangan karir pegawai.

d. Melaksanakan updating data pegawai.

e. Melaksanakan penilaian kinerja pegawai.

f. Menyusun dan mengusulkan mutasi pegawai.

g. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

h. Mengelola penyusunan anggaran pegawai dan pembayaran penghasilan

pegawai.

i. Mengelola kesekretarisan dan rumah tangga kantor.

j. Membuat evaluasi triwulanan atas kegiatan SDM dan Administrasi dan

rencana perbaikannya.

Area pelayanan PT PLN (Persero) APJ Surakarta mencakup

keseluruhan wilayah eks karisidenan Surakarta. Dalam melayani pelanggannya

terdapat unit-unit pelayan jaringan (UPJ). Unit Pelayanan Jaringan untuk PT

PLN (Persero) APJ Surakarta yaitu :

1. UPJ Karanganyar

2. UPJ Sukoharjo

3. UPJ Grogol

4. UPJ Wonogiri

5. UPJ Sragen

6. UPJ Palur

7. UPJ Kartasura

8. UPJ Jatisrono

9. UPJ Sumberlawang

10. UPJ Manahan


commit to user

32

11. UPJ Surakarta Kota

Secara kuantitatif dilihat dari jumlah karyawan, PT. PLN (Persero)

APJ Surakarta tergolong perusahaan besar. Jumlah keseluruhan karyawan

adalah 325 (tiga ratus dua puluh lima) orang mencakup keseluruhan

bidang kerja. Rincian komposisi karyawan sebagaimana di sajikan dalam

tabel di bawah ini.

Tabel 3.1

Komposisi Karyawan Berdasarkan Bidang Kerja

di PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surakarta

NO BIDANG KERJA JUMLAH

1. Manajer APJ Surakarta 1

2. Fungsioanal Ahli APJ Surakarta 9

3. Pemasaran 18

4. Niaga 16

5. Distribusi 41

6. Keuangan 17

7. SDM dan Administrasi 11

8. UPJ Karanganyar 19

9. UPJ Sukoharjo 21

10. UPJ Grogol 20

11. UPJ Wonogiri 20

12. UPJ Sragen 22

13. UPJ Palur 19

14. UPJ Kartasura 19

15. UPJ Jatisrono 19

16. UPJ Sumberlawang 20

17. UPJ Manahan 17

18. UPJ Surakarta Kota 16

Jumlah Keseluruhan 325

Sumber : PT. PLN (Persero) APJ Surakarta Desember 2010


commit to user

33

Untuk mewujudkan wawasan bersama setiap anggota perusahaan

PT PLN (Persero) menjunjung dan menerapkan tata nilai-nilai :

1. Saling Percaya (mutual trust)

Suasana saling menghargai dan terbuka diantara sesama anggota

perusahaan yang dilandasi oleh keyakinan akan integritas, itikad baik, dan

kompetensi dari pihak-pihak yang saling berhubungan dalam

penyelenggaraan praktek bisnis yang bersih dan etika.

2. Integritas (integrity)

Wujud dari sikap anggota perusahaan yang secara konsisten menunjukkan

selaras antara perkataan dan perbuatan, dan rasa tanggung jawab terhadap

pengelolaan perusahaan dan pemanfaatan kekayaan perusahaan untuk

kepentingan baik jangka pendek maupun jangka panjang, serta rasa

tanggung jawab terhadap semua pihak yang berkepentingan.

3. Peduli (care)

Cerminan dari suatu niat untuk menjaga dan memeliharakualitas

kehidupan kerja yang dirasakan anggota perusahaan, pihak-pihak yang

berkepentingan dalam rangka bertumbuh kembang bersama, dengan

dijiwai kepekaan terhadap setiap permasalahan yang dihadapi perusahaan

serta mencari solusi yang tepat.

4. Pembelajar (learner)

Sikap anggota perusahaan untuk selalu barani mempertanyakan kembali

system dan praktek pembangunan, manajemen operasi, serta berusaha

menguasai perkembangan ilmu dan teknologi mutakhir demi pembaruan

perusahaan serta berkelanjutan.


commit to user

34

BAB IV

PEMBAHASAN

A. Kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta

Dalam pengamatan ini, kearsipan di PT PLN (persero) APJ

Surakarta di tinjau dari delapan hal yaitu jenis arsip, pedoman, asas, volume

arsip, pencatatan, pemyimpanan, sarana prasarana serta petugas. Jenis arsip

yang ada di PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah arsip dinamis dan arsip

statis. Arsip dinamis di bagi menjadi dua, yaitu dinamis aktif dan dinamis

inaktif. Berdasarkan bentuk fisiknya arsip di PT PLN APJ (Persero) Surkarta

ada yang berupa arsip tekstual, arsip kartografik dan kearsitekturan, arsip film,

arsip video, arsip gambar statik, arsip rekaman suara serta arsip elektronik

(arsip komputer).

Untuk mengatur tatalaksana kearsipan di lingkungan PT PLN (Persero)

sejak tahun 1966 telah memiliki pedoman dan petunjuk surat dinas Nomor

A1/1966, diganti dengan keputusan Direksi PLN No. 026/DIR/1989,

kemudian disempurnakan dengan keputusan Direksi PT PLN (Persero) No.

045.K/041/DIR/1998 tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN

(Persero).

Asas yang melandasi kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta ada

empat. Pertama asas kemanan yaitu semua jenis surat dinas pada dasarnya

bersifat tertutup, sehingga keberadaannya perlu dijaga kerahasiaan isinya.

Oleh karena itu, seluruh komponen pegawai PT PLN (Persero) tidak

diperkenankan memberikan informasinya kepada pihak-pihak yang tidak

berkepentingan baik secara tertulis dan atau memberikan foto copy-nya.

Yang kedua adalah asas pembakuan. Yang di maksud asas pembakuan adalah

surat dinas harus diproses dan disusun menurut tata cara yang telah di

tetapkan kecuali yang diatur secara khusus. Dengan demikian akan diperoleh

dua manfaat sekaligus , yaitu berdaya guna dan berhasil guna. Yang ketiga

adalah asas pertanggungjawaban, yaitu secara administrasi surat dinas harus

dapat dipertanggungjawabkan, baik dari segi isi, format maupun dari

34


commit to user

35

prosedur penerbitannya. Yang terakhir adalah asas keterkaitan yaitu

informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut ke tahap penggunaan

yang kemudian pemeliharaan dan terakhir pada tahap pemusnahan. Keempat

tahap ini terjalin dalam suatu rangkaian yang dikenal sebagai daur hidup

kearsipan yang harus dikelola secara utuh sebagai sistem. Dengan demikian

seluruh kegiatan tatalaksana surat merupakan bagian integral dari tatalaksana

kearsipan.

Jumlah atau volume arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta di

sangatlah banyak. Itu menunjukkan bahwa PT PLN (Persero) APJ Surakarta

merupakan perusahaan besar. Arsip di APJ Surakarta di dominasi surat,

sekitar 70% arsipnya berupa surat, dan yang 30% dapat berupa arsip video,

arsip elektronik dan lain sebagainya. Hal ini seperti yang di utarakan petugas

arsiparis PT PLN (Persero) APJ Surakarta:

“Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta arsipnya sekitar 70% tercipta dari surat yang 30% tercipta dari selain surat, seperti video, arsip elektronik dan lain-lain” (hasil wawancara 27 Januari 2011) Dalam hal pencatatan arsip PT PLN (Persero) APJ Surakarta masih

menggunakan sistem lama, yaitu sistem buku agenda. Walaupun masih

menggunakan sistem lama, PT PLN (Persero) APJ Surakarta termasuk

perusahaan yang besar hal ini dapat di lihat dari volume arsip yang tercipta.

Penyimpanan arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta menggunakan kode

angka yang telah di tentukan berdasarkan bidang masing-masing. Sarana

prasarana kearsipan di PT PLN (Perseo) APJ Surakarta sudah terbilang

lengkap, tetapi belum adanya gedung khusus untuk penyimpanan arsip.

Petugas khusus arsip atau arsiparis di PT PLN (Persero) APJ Surakarta tidak

ada. Karena kearsipan di APJ Surakarta di pegang atau di kendalikan oleh

bagian sekmum yang merangkap sebagi arsiparis di APJ Surakarta.

Berdasarkan pernyataan di atas dapat di pahami bahwa arsip di PT PLN

(Persero) APJ Surakarta sekitar 70% arsip tercipa dari surat. Dalam kegiatan

kearsipan ada dua kendala yang sangat pokok yaitu tidak adanya gedung

yang khusus untuk penyimpanan arsip serta tidak adanya arsiparis.


commit to user

36

B. Manajemen Arsip Dinamis Aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta

Manajemen arsip dinamis aktif di APJ Surakarta di laksanakan dengan

pola buku agenda, yang di golongkan berdasarkan kode angka yang telah di

tentukan. Hal ini bertujuan untuk mempermudah identifikasi atau pengenalan

surat dalam rangka membantu terlaksananya kegiatan menghimpun,

menyimpan dan menyajikan kembali. Kode pokok masalah yang di

pergunakan dalam pemberian nomor surat adalah sebagai berikut :

a. Kode angka 0 tentang Manajemen

b. Kode angka 1 tentang Ketenagalistrikan

c. Kode angka 2 tentang Penelitian dan Pengembangan

d. Kode angka 3 tentang Pendidikan dan Pelatihan

e. Kode angka 4 tentang SDM dan Organisasi

f. Kode angka 5 tentang Keuangan

g. Kode angka 6 tentang Logistik

Dengan demikian, pengelolaan arsip mulai dari pengurusan sampai

pemusnahan menggunakan buku agenda dengan kode masing-masing.

Menurut pegawai yang di bagian sekretaris umum yang di tunjuk sebagai unit

kearsipan di APJ Surakarta, menyatakan bahwa :

“Pencatatan dokumen masuk adalah menggunakan buku agenda yang di mulai dari pngurusan surat (baik surat masuk maupun surat keluar), penataan berkas , penemuan kembali serta pemindahan arsip yang retensinya sudah habis” (hasil wawancara tanggal 27 Januari 2011) Prosedur manajemen arsip dinamis aktif di PT PLN (Persero) APJ

Surakarta melalui empat tahap yaitu Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan

dan Penyusutan.

1. Penciptaan

Dalam penciptaan manajemen arsip dinamis aktif di PT PLN

(Persero) APJ Surakarta adalah salah satunya pengurusan surat.

Pengurusan surat di APJ Surakarta meliputi kegiatan :


commit to user

37

a. Surat Masuk

1) Penerimaan surat, kegiatan ini meliputi menerima surat masuk dan

memeriksa apakah alamatnya sesuai dengan tujuannya

2) Surat di buka oleh unit kearsipan atau sekmum setelah itu di tulis di

buku agenda

3) Dari unit kearsipan di buatkan disposisi ke sekretaris MAPJ

4) Di sekretaris MAPJ surat di agendakan, setelah itu di buatkan

disposisi ke MAPJ

5) Dari MAPJ kembali ke sekretaris MAPJ kemudian dari sekretaris

MAPJ kembali lagi ke unit kearsipan atau sekmum yang kemudian

diarahkan ke unit pengolah atau tujuan sesuai dengan isi disposisi

oleh MAPJ

6) Unit pengolah menindak lanjuti isi surat

Prosedur penciptaan arsip melalui pengurusan surat

tersebut, berdasarkan data dari PT PLN (Persero) APJ Surakarta di

gambarkan dalam bagan sebagai berikut:

Gambar 4.1 alur surat masuk

Unit kearsipan / sekmum

Sekretaris MAPJ

MAPJ

Unit Pengolah


commit to user

38

Penciptaan arsip melalui pengelolaan surat masuk di PT PLN

(Persero) APJ Surakarta cukup banyak. Berdasarkan Tabel 4.1 berikut

dapat diketahui bahwa pada tahun 2010, jumlah penciptaan arsip melalui

surat masuk adalah 2360. Hal ini menunjukkan bahwa rata-rata

penciptaan arsip melalui pengelolaan surat masuk pada PT PLN (Persero)

APJ Surakarta adalah hamper 200 surat per bulan. Jenis arsip yang sesuai

dengan kode masalah tercatat bahwa mayoritas adalah yang berkaitan

dengan manajemen dan logistik.

TABEL 4.1

DATA SURAT MASUK

TAHUN 2010

JUMLAH

NO BULAN Kode

masalah 0

Kode

masalah 2

Kode

masalah 3

Kode

masalah 4

Kode

masalah 6

1 JANUARI 92 0 25 50 20

2 FEBRUARI 82 B 20 30 20

3 MARET 48 0 7 35 75

4 APRIL 85 0 17 40 39

5 MEI 95 0 35 29 45

6 JUNI 75 0 8 22 70

7 JULI 63 0 15 34 66

8 AGUSTUS 64 2 5 30 60

9 SEPTEMBER 67 2 13 25 81

10 OKTOBER 102 0 20 39 97

11 NOVEMBER 72 0 19 37 140

12 DESEMBER 136 2 25 30 50

JUMLAH 981 6 209 401 763

Sumber : PT PLN (Persero)APJ Surakarta


commit to user

39

b. Surat Keluar

1) Unit pengolah membuat konsep surat berdasarkan surat masuk yang

telah di olah

2) Dari unit pengolah surat di teruskan ke sekretaris MAPJ untuk di

teruskan ke MAPJ

3) Apabila sudah di tanda tangani MAPJ surat tersebut kembali ke

sekretaris MAPj

4) Setelah dari sekretaris MAPJ di kembalikan ke unit kearsipan untuk

di catat di buku agenda dan pemberian nomor surat keluar

5) Kemudian di distribusikan ke tujuan oleh unit kearsipan

Berdasarkan data dari PT PLN (Persero) APJ Surakarta prosedur

pengurusan surat tersebut di gambarkan dalam bagan sebagai berikut:

Gambar 4.2 alur surat keluar

Unit pengolah

Sekretaris MAPJ

MAPJ

Distribusi ke Tujuan

Sekretaris MAPJ

Unit Kearsipan


commit to user

40

Jumlah surat masuk pada PT PLN (Persero) APJ Surakarta tercatat

cukup banyak. Namun demikian jumlah surat keluar juga banyak walaupun

tidak ada data yang menunjukkan hal tersebut. Perbandingan surat masuk

dan surat keluar bisa dikatakan 1 : 2. Hal ini juga di ungkapkan pegawai

bagian sekmum bahwa:

”Keseluruhan surat masuk di APJ ini lebih banyak dari pada surat keluar, jumlahnya sekitar dua kali lipat setiap bulannya” (hasil wawancara 31 Maret 2011) Setelah surat masuk dan surat keluar selesei di kelola, kemudian

berkas surat masuk dan surat keluar di jadikan satu berdasarkan masalahnya

masing-masing agar mempermudah dalam penataan berkas. Dalam

memberkaskan arsip, PT PLN (Persero) APJ Surakarta menggunakan

prosedur sebagai berikut :

1) Menggolongkan mana arsip yang masih di gunakan dan mana yang

akan di musnahkan

2) Memeriksa lampirannya sudah cocok dengan yang tertera dalam

surat belum

3) Menentukan kode

4) Kemudian arsip di kelompokkan sesuai dengan kode masalah

5) Setelah itu, menentukan indeks berkas yaitu menulis sesuatu di tab

folder untuk tanda pengenal

6) Yang terakhir adalah penempatan sekat dan folder yang kemudian

di simpan dalam filing cabinet.

2. Penggunaan

Penggunaan arsip dinamis aktif adalah tindak lanjut dari isi surat

masuk. Di mana unit pengolah melaksanakan apa isi surat tersebut sesuai

disposisi dari MAPJ. Hal ini juga sesuai dengan pernyataan dari pegawai

bagian sekmum :

“Setelah menerima surat, unit pengolah bertugas melaksanakan apa yang ada dalam isi surat tersebut, karena dari MAPJ surat telah di


commit to user

41

disposisikan ke bagian yang sanggup atau yang berhubungan dengan isi surat tersebut” (hasil wawancara 31 Maret 2011)

Selain itu arsip dinamis aktif juga berfungsi sebagai referensi

kegiatan yang akan datang atau kegiatan yang berkaitan. Apabila arsip itu

di gunakan sebagai referensi untuk kegiatan bagian lain, maka bagian

yang akan menggunakan arsip itu harus meminjam. Adapun prosedur

peminjaman arsip adalah:

a. Peminjaman arsip diberikan kepada pejabat/pegawai yang dianggap

berkepentingan di bidang masalah yang bersangkutan.

b. Peminjaman arsip dengan menggunakan surat/nota dinas dan mengisi

formulir peminjaman arsip

c. Peminjaman arsip tidak dibenarkan membuat salinan (foto copy),

kecuali mendapat ijin dari pengelola unit kearsipan PT PLN (Persero)

APJ Surakarta.

d. Peminjaman arsip sangat rahasia/rahasia hanya dapat diberikan dalam

sampul tertutup.

3. Pemeliharaan

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan pemeliharaan dan pengamanan

fisik arsip untuk menjamin kelestarian informasi agar terhindar dari

segala kemungkinan yang merugikan antara lain kerusakan, kehilangan

dan kebakaran. Perawatan arsip terdiri dari dua unsur yaitu perawatan

fisik dan pengamanan informasi. Hal ini juga di ungkapkan bagian

sekmum yang merangkap sebagai arsiparis bahwa:

“Perawatan arsip ada dua hal yang harus di lindungi, yaitu perawatan fisik dan perawatan informasi”(hasil wawancara tanggal 27 Januari 2011)

Perawatan fisik arsip adalah pemeliharaan langsung terhadap fisik

arsip untuk menghindari dan menjaga arsip agar tidak mengalami

kerusdakan sebagai akibat dari pengaruh biologis, kimia, fisik arsip dan

pengaruh lingkungan tempat penyimpanan.


commit to user

42

1) Pengaruh biologis: di daerah tropis kerusakan arsip pada umumnya

diakibatkan oleh pengaruh biologis antara lain jamur,bakteri dan

serangga.

2) Pengaruh kimia: zat-zat kimia yang terkandung di dalam ruang

penyimpanan arsip, seperti pencemaran udara dan debu dapat

mengakibatkan kerusakan arsip. Zat kimia yang terkandung dalam

tinta mempengaruhi daya tahan fisik arsip.

3) Pengaruh fisik arsip: kondisi fisik arsip tidak sama, tergantung dari

jenis dan mutu bahan serta dipengaruhi oleh derajat panas dan

kadar kelembaban udara yang tidak stabil yang dapat

mengakibatkan daya tahan arsip menurun.

4) Pengaruh lingkungan tempat penyimpanan: untuk mengatasi faktor

pengaruh lingkungan tempat penyimpanan,antara lain:

1. Menyediakan gedung atau ruangan arsip yang bebas dari

kemungkinan banjir dan kebakaran.

2. Membebaskan dari gangguan rayap.

3. Melengkapi ruangan arsip dengan saraa pengatur kestabilan

derakat panas dan kelembaban udara.

Untuk menjaga arsip dari kerusakan yang ditimbulkan oleh

beberapa kendala di atas, dapat di lakukan cara perawatan fisik

arsip sebagai berikut:

1. Menghilangkan/mengurangi kadar keasaman.

2. Menyelanggarakan restorasi terhadap arsip yang mengalami

kerusakan.

3. Melakukan laminasi untuk arsip yang dianggap bernilai

guna tinggi.

Selain perawatan fisik, pemeliharaan arsip juga dilakukan dengan

pengamanan informasi. Cara pemeliharaan arsip dengan pengamanan

informasi ini dapat dilakukan sebagai berikut:

1. Penyimpanan arsip agar memperhatikan pengamanan nilai

informasi


commit to user

43

2. Wajib menjaga rahasia perusahaan.

3. Arsip disimpan pada tempat yang tidak mudah dulihat dan

dibaca orang yang tidak berhak mengetahui isinya.

4. Perlu adanya pengaturan/tata tertib peminjaman arsip sesuai

dengan urgensi nilai informasinya.

4. Penyusutan

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan volume arsip

berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang bertujuan mengatasi

masalah penumpukan untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna arsip

di pengelola kearsipan. Pelaksanaan penyusutan arsip adalah melakukan

pemindahan arsip sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Pemindahan arsip ini adalah tahap terakhir dari manajemen arsip dinamis

aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta. Prosedur pemindahan arsip dari

unit pengolah ke unit kearsipan meliputi 5 hal yaitu pemerikasaan,

pendaftaran, penataan arsip, pembuatan berita acara dan pelaksanaan

pemindahan.

a. Pemeriksaan

Pemeriksaan di laksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip

tersebut sudah benar-benar inaktif atau belum. Penentuan arsip sebagai

arsip inaktif berdasarkan jadwal retensi arsip. Apabila arsip tentang

kenaikan jabatan memiliki retensi aktif 4 tahun, maka apabila arsip di

ciptakan Desember 1997 pada bulan Desember 2001 arsip tersebut dapat

di nyatakan sebagai arsip inaktif.

Dalam kegiatan pemeriksaan ini di laksanakan juga kegiatan

penyatuan file-file menjadi series arsip, antara file yang satu dengan file

yang lain yang memiliki keterikatan dan merupakan satu kesatuan

informasi harus di gabung menjadi satu series arsip, tanpa merubah

penataan semula. Pernyataan pegawai bagian sekmum di PT PLN

(Persero) APJ Surakarta:

“Pada tahap penyusutan yang pertama kali di lakukan adalah kegiatan pemeriksaan, kegiatan ini harus benar-benar teliti agar


commit to user

44

tidak terjadi kekeliruan antara arsip aktif dengan arsip inaktif” (hasil wawancara 31 Maret 2011)

b. Pendaftaran

Setelah di periksa dan di tentukan sebagai arsip inaktif, maka arsip-

arsip tersebut harus di daftar secara lengkap, baik judul seriesnya atau

jenis arsipnya, tahun, volume, kondisi, penataan.

c. Penataan Arsip

Penataan arsip di laksanakan setelah selesai pendaftaran. Di PT PLN

(Persero) APJ Surakarta penataannya di letakkan di dalam bok. Penataan

arsip ini di laksanakan untuk menjaga agar penataan di lakukan

sebagaimana penataan aslinya, misalnya arsip yang ketika masih aktif di

simpan berdasarkan sistem alfanumerik, maka harus tetap di pertahankan.

Penataan arsip ini menyangkut penataan tiap lembar arsip dalam setiap

folder, penataan antara folder yang satu dengan folder lain dalam bok dan

penataan antara bok yang satu dengan boks yang lain.

d. Pembuatan Berita Acara

Pemindahan arsip merupakan pengalihan wewenang dan tanggung

jawab dari dari central file ke records center, maka harus membuat suatu

bukti pemindahan arsip dalm bentuk Berita Acara Pemindahan Arsip.

e. Pelaksaan Pemindahan

Setelah arsip tertata dalam boks yang telah ddi beri nomor yang telah

di beri nomor dalam daftar arsip yang di pindahkan dan di siapkan berita

acaranya, maka di laksanakan pemindahan ke arsip inaktif. Karena

gedung records center milik PT PLN (Persero) APJ Surakarta tidak jauh

dari gedung central file jadi dalam pemindahannya tidak memerlukan

sarana transportasi.

Dari paparan di atas, dapat di simpulkan bahwa secara keseluruhan

mamajemen arsip dinamis aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta sudah

dilakukan sesuai prosedur yang telah di tentukan. Namun demikian dalam hal

pencatatan arsip, instansi ini masih menggunakan sistem lama, yaitu dengan

pencatatan menggunakan buku agenda. Selain itu dalam pemeliharaan arsip,


commit to user

45

APJ Surakarta melakukannya melalui dua cara yaitu perawatan fisik dan

informasi.

C. Manajemen Arsip Dinamis Inaktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta

Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta manajemen arsip dinamis inaktif

sudah di tata dengan pola yang baik, sehingga arsip dapat di temukan kembali

dengan mudah dan cepat. Sama halnya dengan arsip dinamis aktif,

manajemen arsip dinamis inaktif juga dilakukan melalui empat tahap yaitu

penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemusnahan.

1. Penciptaan

Penciptaan manajemen arsip dinamis inaktif di PT PLN (Persero)

APJ Surakarta adalah adalah penerimaan dari pemindahan arsip dinamis

aktif. Dalam hal penciptaan arsip dinamis inaktif , PT PLN (Persero) APJ

Surakarta menggunakan dua prosedur yaitu pemeriksaan dan

pendiskripsian, hal ini seperti yang di jelaskan dalam Petunjuk

Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero).

a. Pemeriksaan

Pemeriksaan adalah kegiatan kontrol awal yang harus dilakasanakan

dalam rangka akan menyimpan arsip. Pertama perlu dicek, apakah arsip

tersebut benar-benar telah inaktif. Kegiatan ini sebagai re-cek yang telah

dilakukan oleh Arsiparis di central file terdahulu. Kemudian diperiksa

pula kelengkapan setiap arsipnya. Bila ditemukan ada series arsip yang

kurang lengkap, maka harus diupayakan kelengkapannya dengan cara

memeriksa daftar arsip yang berasal dari unit lain, atau menanyakan

kepada unit kerja asal.

Apabila langkah ini juga belum menghasilkan kelengkapan series

arsip yang dicari, maka sebaiknya terus menghubungi pejabat yang

berwenang untuk membuat semacam arsip pengganti. Kegiatan ini juga

merupakan re-cek dari kegiatan pemeriksaan yang dilakukan ketika akan

menyimpan arsip aktif. Selanjutnya perlu juga diperiksa kondisi fisik

setiap lembar arsip, khususnya untuk series arsip yang memiliki retensi


commit to user

46

panjang atau mungkin merupakan arsip vital. Bila ditemukan arsip yang

kondisinya sudah rusak maka perlu dilaksanakan perbaikan seperlunya.

b. Pendiskripsian

Setelah semua series arsip diperiksa dengnan teliti, maka langkah

berikutnya adalah melaksanakan pendeskripsian arsip berdasarkan series

arsip. Kegiatan ini harus dilaksanakan untuk menguji kebenaran deskripsi

arsip yang telah dilaksanakan oleh arsiparis di central file. Kecuali perlu

melihat fisik arsipnya, maka perlu pula dibandingkan dengan daftar atau

formulir yang dihasilkan oleh arsiparis di central file.

Pendeskripsian yang dilakukan di pusat arsip harus senantiasa

memperhatikan hubungan antara arsip yang berasal dari unit kerja satu

dengan unit kerja lainnya. Sehingga dasar kegiatan deskripsi ini adalah

pengetahuan atas seluruh koleksi arsip yang dimiliki perusahaan. Jelas ini

berbeda dengan diskripsi yang dilakukan oleh Arsiparis di central file,

karena ia mendeskripsikan arsip yang ada di lingkungan unit kerjanya

saja.

Kegiatan deskripsi yang demikian, akan menghasilkan suatu tunjuk

silang, karena arsip dari unit yang satu berkaitan dengan arsip unit

lainnya. Penciptaan tunjuk silang dapat dilaksanakan dalam bentuk

lembaran, guide, atau folder yang diletakkan di dalam boks arsip, namun

dapat pula dituangkan dalam daftar pertelaan arsip sebagai alat bantu

penemuan arsip.

2. Penggunaan

Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian

servise informasi yang terkandung didalam arsip yang disimpan. Kegiatan

pelayanan arsip pada umumnya mengatur tentang kewenangan

penggunaan arsip dan prosedur penggunaannya.

Kewenangan penggunaan arsip pada umumnya diatur berdasarkan

jenjang jabatan pengguna arsip. Pimpinan tertinggi dari suatu perusahaan

berhak untuk menggunakan seluruh arsip dari perusahaan itu, Asman

keuangan mempunyai kewenangan menggunakan arsip dan atau tentang


commit to user

47

pelaksanaan tugas dan fungsi bidang keuangan. Bila pegawai bidang

keuangan membutuhkan arsip dari bidang perencanaan, maka perlu

memproleh ijin dari pejabat bidang perencanaan, atau Asman keuangan

dan Asman perencanaan, dan seterusnya. Kewenangan penggunaan arsip

ini perlu diatur sedemikian rupa sehingga keamanan informasi arsip tetap

terjaga,artinya hanya orang yang berwenanglah yang dapat menggunakan

arsip tersebut.

Menurut Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan

PT PLN (Persero) kegiatan pelayanan penggunaan arsip inaktif dilakukan

melalui enam tahap sebagai berikut:

a. Permintaan

Permintaan penggunaan arsip atau pelayanan informasi arsip dapat

dilaksanakan melalui lisan, tertulis, atau pun melalui telepon. Akan

sangat baik dalam kegiatan ini disiapkan semacam formulir permintaan

dan dapat berfungsi pula sebagai alat pemesanan arsip. Formulir ini

minimal memuat nama peminjam dan unit kerjanya,arsip yang dipinjam,

untuk kepentingan apa, dan lama dipinjam.

b. Pencarian

Pencarian arsip inaktif dilaksanakan melalui Daftar Pertelaan Arsip.

Pertama harus kita ketahui masalah apa yang dipinjam, kemudian dicari

series arsipnya. Series arsip yang ada dalam daftar akan merujuk pada

nomor boks yang meunjukkan lokasi penyimpanan arsip yang

bersangkutan.

c. Pengambilan Arsip

Setelah boks arsip yang dicari ketemu, maka langkah berikutnya

adalah mengambil arsip dari tempatnya. Sebelum arsip diambil, terlebih

dahulu harus kita siapkan out indicator (semacam tanda keluarnya arsip).

Bila yang diambil satu folder/map, maka perlu disiapkan out indicator

berupa guide atau folder. Bila yang diambil satu boks, maka perlu

disiapkan out indicator berupa boks. Out indicator ini kecuali memiliki

label yang ditulisi kata OUT atau KELUAR, juga memuat formulir yang


commit to user

48

didalamnya berisi minimal tentang tanggal pengambilan, siapa yang

meminjam, arsip apa yang dipinjam dan sampai kapan ia meminjam.

Setelah out indicator disiapkan dan telah diiisi formulirnya secara

benar, maka arsip yang bersangkutan di ambil dari tempatnya, kemudian

tempat tersebut diganti dengan out indikator tadi.

Penggunaan out indicator semcam ini biasannya disebut charge out

procedure,yang akan sangan berguna untuk mengontrol arsip yang

dipinjam dan memudahkan dalam menyimpan keblai arsip, sehingga

tidak salah tempat.

d. Pencatatan

Langkah berikutnya adalah mencatat arsip yang akan di pinjam

dalam sarana peminjaman, baik berupa buku atau formulir atau sarana

lainnya. Hal-hal yang perlu di catat adalah nama peminjam, jenis arsip,

jumlahnya, keaslianya, kapan di pinjam dan kapan kembali.

e. Pengendalian

Pengendalian ini di lakukan untuk mengamankan arsip baik fisik

atau informasinya, sehingga arsip dapat di pantau sejauh mana arsip

beredar dan sampai kapan arsip harus kembali ke tempat penyimpanan.

Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta batas waktu peminjaman di atur

maksimal satu minggu dan perpanjangannya juga satu minggu, dan

semua itu telah di lampaui maka apabila seseorang masih membutuhkan

arsip tersebut, prosedur peminjaman perlu di laksanakan kembali dan

arsip tersebut seakan-akan atau di perlakukan sebagai arsip yang baru di

pinjam kembal.

f. Penyimpanan Kembali

Setelah arsip yang di pinjam di kembalikan, maka penandaan pada

sarana peminjaman bahwa arsip yang bersangkutan telah kembali perlu

segera di laksanakan, agar tidak menimbulkan kesalah-pahaman di

kemudian hari. Sebelum arsip di simpan kembali ke tempat semula, maka

out indikator perlu di ambil dan di beri catatan bahwa arsip telah kembali.

Kemudian arsip di tempatkan di tempat semula dengan posisi yang benar.


commit to user

49

3. Pemeliharaan

Pemeliharaan arsip dinamis inaktif termasuk di dalamnya adalah

penyimpanan arsip dinamis inaktif. Tahap-tahap penyimpanan arsip

dinamis inaktif menurut Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan

Kearsipan PT PLN (Persero) adalah:

a. Sortir

Sortir dalam kegiatan penyimpanan arsip inaktif dilakukan untuk

mengelompokkan antara arsip dengan non arsip, kelompok series arsip

yang satu dengan kelompok yang lain, berdasarkan urutan kode nomor

dan lain-lain. Sehingga akan memudahkan dalam rangka memasukkan

arsip ke dalam boks atau menata boks dalam rak.

b. Penataan Arsip dan Boks

Penataan arsip dalam setiap boks sebagaimana telah disampaikan di

atas,harus senantiasa memperhatikan penataan arsip ketika ia masih aktif.

Setelah semua arsip dimasukkan ke dalam boks dan boks tersebut diberi

nomor sesuai dengan nomor urut atau lokasi penyimpanannya, maka

langkah berikutnya adalah menata boks dalam rak arsip.

Penataan boks dalam setiap raknya juga perlu dilaksanakan secara

tepat dengan teknik yang mudah dan efisien. Di PT PLN (Persero) APJ

Surakarta dengan pengaturan boks terkecil berada di ujung kiri atas,

kemudian diurut ke arah kanan, turun ke bawah diurut ke arah kiri, turun

diurut ke arah kanan, turun lagi di urut ke arah kiri dan seterusnya.

Teknik ini tentu saja tidak baku, dan Arsiparis dapat menggunakan sistem

penataan lainnya, misalnya dengan pengelompokan nomor ganjil dan

genap, atau yang lainnya.

c. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip

Daftar pertelaan arsip adalah suatu istilah untuk penamaan alat

finding aids (alat bantu penemuan arsip). Karena di PT PLN (Persero)

APJ Surakarta menggunakan sistem numerik, maka metode penemuannya

tidak langsung. Penemuan tidak langsung harus menggunakan alat bantu

penemuan yang menjadi pedoman atau petunjuk di mana arsip di simpan.


commit to user

50

4. Pemusnahan

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan fisik dan

informasi arsip melalui cara di hancurkan maupun kertasnya di jual per

kilo. Pemusnahan arsip ini memiliki resiko hukum yang sangat tinggi,

karena arsip yang sudah terloanjur di musnahkan tidak dapat tercipta lagi.

Pada hakekatnya, pemusnahan arsip di laksanakan untuk memelihara

kontinuitas pengelolaan arsip dan memelihara keimbangan hidup arsip,

sejak arsip di ciptakan kemudian di kelola pada akhirnya di musnahkan.

Untuk menghindari resiko yang akan terjadi, prosedur pemusnahan arsip

dalam Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN

(Persero) adalah:

a. Pemeriksaan

Pemeriksaaan di laksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip

tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya. Pe4meriksaan ini di

laksanakan berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip, maka arsip

tersebut perlu di periksa kebenaran isinya, kelengkapan informasinya,

kemungkinan keterkaitan dengan arsip lain. Apabila di dalam tahap

pemeriksaan di ketahui bahwa arsip teresebut bmemang telah habis

retensinya, tidak terkait dengan arsip lain dan tidak bertentangan dengan

peraturan perundangan, maka langkah berikutnya adalah pendaftaran.

b. Pendaftaran

Arsip yang telah di periksa sebagai arsip yang di usulkan musnah,

harus di buat daftarnya. Dengan demikian dari daftar ini di ketahui secara

jelas infomasinya tentang arsip yang akan di musnahkan.

c. Pembentukan Panitia Pemusnahan

Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta pembentukan panitia

pemusnahan di laksanakan jika arsip yang akan di musnahkan memiliki

retensi 10 tahun atau lebih. Jika arsip yang akan di musnahkan memiliki

retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu di buat kepanitiaan, cukup

dilaksanakan oleh unit secara fungsional bertugas mengelola arsip.


commit to user

51

d. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan

Penilaian arsip pada dasarnya di lakukan setiap kali menyeleksi arsip

yang akan di musnahkan. Namun untuk arsip yang memiliki retensi di

bawah 10 tahun, kiranya cukup di laksanakan oleh perusahaan pemilik

arsip. Kemudian di sahkan oleh pimpinan perusahaan untuk di

lakasanakan pemusnahan.

Setelah di nilai secara cermat, maka arsip yang akan di musnahkan

tersebut perlu di sahakan oleh pemimpin perusahaan melalui produk

hokum intern.

e. Pembuatan Berita Acara

Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen

pemusnahan arsip yang sangat penting, di samping itu daftar arsip yang di

musnahkan. Kedua jenis dokumen ini dapat menjadi dasar hukum, bahwa

pelaksanaan pemusnahan di lakukan secara sah. Selain itu juga berfungsi

sebagai sebagai pengganti arsip yang di musnahkan.

f. Pelaksanaan Pemusnahan

Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta pemusnahan arsip di laksanakan

dengan cara di buat bubur kertas dengan mesin penghancur kertas. Hal itu

di pertegas dengan pernyataan ibu Martini selaku arsiparis di PT PLN

(Persero) APJ Surakarta.

“Pemusnahan arsip di APJ Surakarta ini di lakukan dengan cara di hancurkan dengan mesin penghancur kertas, dalam pemusnahan arsip dalam APJ ini biasanya melibatkan pihak ketiga” (wawancara 27 Januari 2011)

Dari pernyataan di atas, dapat di ketahui bahwa di PT PLN (Persero)

APJ Surakarta manajemen atau pengerlolaan arsip dinamis inaktif sudah di

tata dengan pola yang baik yang sesuai dengan prosedur yang di tentukan,

sehingga arsip mudah di temukan kembali apabila di perlukan.


commit to user

52

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari pengamatan magang yang telah di lakukan

tentang Manajemen Arsip Dinamis di PT PLN (Persero) APJ Surakarta,

bahwa kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta sudah di lakukan

dengan baik. Kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta berpedoman

pada surat dinas Nomor A1/1966, diganti dengan keputusan Direksi PLN No.

026/DIR/1989, kemudian disempurnakan dengan keputusan Direksi PT PLN

(Persero) No. 045.K/041/DIR/1998 tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan

PT PLN (Persero).

Arsip pada PT PLN (Persero) APJ Surakarta mayoritas (sekitar 70%)

adalah tercipta dari surat. Pelaksanaan kearsipan di instansi ini berasaskan

keamanan, pembakuan, pertanggungjawaban dan keterkaitan. Manajemen

arsip dinamis arsip aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta meliputi

pengurusan surat (surat masuk dan surat keluar), penataan berkas,

peminjaman arsip, pemeliharaan arsip (fisik arsip dan informasi yang

terkandung di dalam arsip) dan pemusnahan berupa penyusutan atau

pemindahan.

Sama halnya dengan manajemen arsip dinamis aktif, Manajemen arsip

dinamis inaktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta meliputi kegiatan

penerimaan arsip dari perpindahan arsip dinamis aktif, pemeliharaan arsip

yang di antaranya kegiatan penemuan kembali arsip apabila di perlukan, dan

pemusnahan arsip yang kegiatanya menghancurkan arsip baik fisik maupun

informasi yang terkandung di dalamnya sesuai jadwal retensi arsip yang di

tentukan. Hal utama yang menbedakan adalah pada tahap pemusnahan. Pada

manajemen arsip dinamis aktif, tahap ini berupa penyusutan dan pemindahan

sedangkan pada manajemen arsip dinamis inaktif berupa penghancuran.

Hasil temuan pengamatan yang dicatat sebagai kekurangan atau kendala

dalam manajemen arsip dinamis yang di hadapi PT PLN (Persero) APJ

52


commit to user

53

Surakarta adalah Pencatatan arsip khususnya surat, masih menggunakan

sistem lama, yaitu sistem buku agenda. Selain itu, pada instansi ini jumlah

pegawai yang mengurusi arsip (arsiparis) belum ada, masih di bebantugaskan

kepada bagian sekretariat umum. Kendala lainnya adalah belum tersedianya

gedung atau ruang khusus untuk menyimpan arsip sehingga sering terlihat

hanya di tumpuk di sudut-sudut ruangan.

B. Saran

Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dipaparkan diatas, penulis

mengemukakan saran-saran dengan harapan dapat di jadikan masukan dan

pertimbangan bagi PT PLN (Persero) APJ Surakarta dalam rangka

meningkatkan kualitas perusahaan khususnya dalam kearsipan. Saran-saran

tersebut adalah :

1. Perlu adanya penambahan sumber daya manusia yang khusus

mengelola arsip (arsiparis), sehingga seorang pegawai yang khusus

mengelola arsip tidak merangkap tugas lain.

2. Perlu didirikannya gedung atau ruangan yang khusus untuk

penyimpanan arsip, sehingga tidak akan terjadi penumpukan arsip di

tempat yang kurang layak.

3. Khususnya dalam pencatatan arsip seharusnya menggunakan sistem

baru, yaitu sistem kartu kendali, karena PT PLN (Persero) APJ

Surakarta temasuk besar, jadi volume surat masuknya banyak sehingga

akan menghindari pencataan berulang-ulang apabila menggunakan

buku agenda dalam pencatatannya.


commit to user

54

DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional Republik Indonesia. 2005. Modul Manajemen Arsip Dinamis.

Arsip Nasional Republik Indonesia. 2006. Modul Pengantar Kearsipan.

Arsip Nasional Republik Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat. 2010. Arti Penting dan Peranan Arsip. Terdapat pada http://bapusipda.jabarprov.go.id/?action=News&id=35&page=20. Di akses tanggal 5 April 2011.

Barthos, Basir. 1990. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Ghani, Fuad. Perubahan Undang-Undang Kearsipan. Terdapat pada http:/www. staff.ui.ac.id/internal/132288240/publikasi/DPR3.doc. Di akses tanggal 08 Maret 2011.

Loly. 2010. Standarisasi Electronik Record Management System (ERMS) Manajemen Pengelolaan Arsip Elektronik. Terdapat pada http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/2010_04_15_archive.html. Di akses tanggal 5 April 2011.

Maryati, MC. 2008. Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.

Redaksi. 2010, Memaknai Kembali Arsip Sebagai Sumber Informasi. Terdapat pada http://duniaperpustakaan.com/2010/09/07/memaknai-kembali-arsip-sebagai-sumber-informasi/. Di akses tanggal 11 April 2011.

Sutarto. 1992. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Sutopo, H. B. 2002. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Surakarta: Universitas Sebelas Maret Press.

Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita.

Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.

Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac · 11. Mega dan Ami yang setia pada saat magang. 12. Semua...

Documents

Transcript of perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac · 11. Mega dan Ami yang setia pada saat magang. 12. Semua...