i

DESAIN SISTEM INFORMASI PADA VALUE CHAIN

USAHA GULA MERAH TEBU

(STUDI KASUS PADA PRODUSEN DAN DISTRIBUTOR GULA MERAH TEBU UD.

LANGGENG SARI KUDUS)

Oleh:

PIPIT ARTA WIDHIANTO

NIM : 232007142

SKRIPSI

Diajukan Kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis

Guna Memenuhi Dari Persyaratan-Persyaratan

Untuk Mendapatkan Gelar Sarjana Ekonomi

FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS

PROGRAM STUDI : AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

SALATIGA

2013

ii

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

Jalan Diponegoro 52-60

(0298) 21212, 311881

Telex 22364 ukswsa in

Salatiga 50711 – Indonesia

Fax. (0298) - 21433

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : Pipit Arta Widhianto

NIM : 232007142

Program Studi : AKUNTANSI

Fakultas Ekonomika dan Bisnis

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi,

Judul : DESAIN SISTEM INFORMASI PADA VALUE CHAIN USAHA

GULA MERAH TEBU (STUDI KASUS PADA PRODUSEN DAN

DISTRIBUTOR GULA MERAH TEBU UD. LANGGENG SARI

KUDUS)

Pembimbing : ELISABETH PENTI K. SE, M.Ak

Tanggal di uji : 23 AGUSTUS 2013

adalah benar-benar hasil karya saya

Di dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan atau gagasan orang

lain yang saya ambil dengan cara menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau

symbol yang saya akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri tanpa memberikan pengakuan

pada penulis aslinya.

Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau

meniru tulisan orang lain seolah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi

sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya

Wacana Salatiga, termasuk pencabutan gelar kesarjanaan yang telah saya peroleh.

Salatiga, 16 Agustus 2013

Yang memberi pernyataan,

Pipit Arta Widhianto

iii

DESAIN SISTEM INFORMASI PADA VALUE CHAIN

USAHA GULA MERAH TEBU

(STUDI KASUS PADA PRODUSEN DAN DISTRIBUTOR GULA MERAH TEBU UD.

LANGGENG SARI KUDUS)

Oleh :

PIPIT ARTA WIDHIANTO

NIM : 232007142

SKRIPSI

Diajukan kepada Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Memenuhi Sebagian Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai

Gelar Sarjana Ekonomi

FAK ULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS

PROGRAM STUDI : AKUNTANSI

Disetujui oleh :

ELISABETH PENTI K. SE, M.Ak

Pembimbing

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

SALATIGA

2013

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas anugerah dan berkat-Nya yang begitu

besar, sehingga penulis berhasil menyelesaikan penulisan skripsi ini. Penulis juga mengucapkan

terima kasih kepada beberapa pihak yang telah memberi dukungan dan bimbingan, terutama

dengan arahan yang baik dalam menyelesaikan skripsi ini.

Skripsi yang berjudul “Desain Sistem Informasi pada Value Chain Usaha Gula Merah

Tebu (Studi Kasus : Produsen dan Distributor Gula Merah Tebu UD. Langgeng Sari Kudus)” ini

dibuat dengan tujuan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam mencapai gelar Sarjana

Ekonomi Jurusan Akuntansi di Universitas Kristen Satya Wacana. Pemilihan judul tersebut

dikarenakan penulis ingin memberikan rekomendasi kepada UD. Langgeng Sari untuk sistem

informasi pada aktivitas value chainnya lebih mengacu kepada teknologi dalam usahanya seperti

penggunaan mesin pada proses produksi dan sistem pengolahan data secara terkomputerisasi.

Akhir kata, penulis menyadari penulisan skripsi ini belum sempurna, oleh karena itu

penulis mengharapkan adanya masukan berupa kritik maupun saran untuk penyempurnaan

penulisan skripsi ini. Penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi Fakultas Ekonomika dan

Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana dan berbagai pihak yang membutuhkan.

Salatiga, Agustus 2014

v

ABSTRACT

This research is aimed to analysis of information systems on the business value chain

sugar cane belongs to UD. Langgeng Sari Kudus and maked design value chain information

system . The design will include the recommendations made documents to support business

activities, especially in the value chain activities, recommendations computerized data

processing systems, and recommendations for production processes by using machines. The

research methods to conduct surveys and research to observe directly on the object that is the

object of the research taking UD. Langgeng Sari Kudus. Data source use the primary data

source through direct interviews with owners of UD. Langgeng Sari Kudus on the flow of

activities of the value chain (value chain) ranging from the supply of raw materials, production

processes sugar cane, and distribution of the costumer’s company. Whereas the secondary data

source company profile UD. Langgeng Sari Kudus, as well as the organizational structure of the

documents related to the value chain activities of UD. Langgeng Sari Kudus. The results of this

study concluded that for the system information contained in the UD. Langgeng Sari. There is a

weakness still lasting when seen from the activities of the value chain. Weaknesses can be seen,

among other documents held on UD. Langgeng Sari yet support for the activities of the business

activity, production processes still rely on human labor that impact on the lack of effectiveness

and efficiency. And for the data processing, UD. Langgeng Sari is still using the manual system

and not computerized. By looking at the current business activity of UD. Langgeng Sari, they

need for making such recommendations are more specific documents to support the business

activities of UD. Langgeng Sari, using machine production to support business activities as well

as computerized data processing systems.

Keywords : information system, value chain

vi

SARIPATI

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem informasi pada value chain usaha gula

merah tebu milik UD. Langgeng Sari Kudus yang sedang berjalan dan membuat desain Sistem

Informasi value chain pada usaha gula merah tebu di UD. Langgeng Sari. Metode penelitian

dengan melakukan survey dan mengamati langsung pada objek penelitian yaitu dengan

mengambil obyek penelitian UD. Langgeng Sari Kudus. Sumber data menggunakan sumber data

primer yaitu melalui wawancara langsung dengan pemilikUD. Langgeng Sari mengenai alur

aktivitas rantai nilai (value chain) mulai dari pasokan bahan baku, proses produksi gula merah

tebu, sampai dengan distribusi kepada perusahaan pelanggan.sedangkan sumber data sekunder

berupa data company profile UD. Langgeng Sari Kudus, struktur organisasi serta dokumen yang

terkait dengan aktivitas value chain UD. Langgeng Sari Kudus. Hasil penelitian ini

menyimpulkan bahwa untuk sistem informasi yang terdapat di UD. Langgeng masih masih

terdapat kelemahan apabila dilihat dari aktivitas value chain. Kelemahan tersebut dapat dilihat,

antara lain pada dokumen yang dimiliki UD. Langgeng Sari belum mendukung untuk kegiatan

aktivitas bisnis, proses produksi masih mengandalkan tenaga manusia yang berdampak pada

kurangnya efektifitas dan efisiensi. Dan pengolahan data, UD. Langgeng Sari masih

menggunakan dengan sistem manual dan belum terkomputerisasi. Dengan melihat aktivitas

bisnis UD. Langgeng Sari yang sekarang ini, perlu adanya rekomendasi seperti pembuatan

dokumen yang lebih spesifik untuk mendukung aktivitas bisnis UD. Langgeng Sari,

menggunakan mesin produksi untuk menunjang aktivitas bisnis serta sistem pengolahan data

secara terkomputerisasi.

Kata Kunci : Sistem Informasi, Rantai Nilai (Value Chain)

vii

UCAPAN TERIMA KASIH

Puji syukur penulis kepada Tuhan Yesus Kristus, yang oleh karena kasih dan hikmatnya,

kertas kerja penulis yang berjudul ”Desain Sistem Informasi pada Value Chain Usaha Gula

Merah Tebu” telah dapat diselesaikan dengan baik.

Pada kesempatan yang membahagiakan ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima

kasih dan rasa hormat kepada pihak antara lain kepada:

1. Keluarga penulis, Bapak, Ibu dan adik-adik yang telah memberikan cinta, semangat

dan kasih sayang kepada penulis, serta mendukung selama perkuliahan, maupun saat

penulisan skripsi ini.

2. Ibu Elisabeth Penti K. SE, M.Ak selaku dosen pembimbing yang telah memberi banyak

inspirasi, ide, saran, dan kritik selama penyusunan kertas kerja ini.

3. Bapak Hari Sunarto, SE., MBA., Ph.D., selaku dekan Fakultas Ekonomika dan Bisnis,

serta Supatmi SE., Akt., M.Ak., selaku wali studi yang telah membantu penulis selama

proses perkuliahan hingga selesainya kertas kerja ini.

4. Bapak Sutrisno selaku pemilik UD. Langgeng Sari Kudus yang telah membantu dan

memperbolehkan penulis untuk melakukan penelitian di tempat usaha.

5. Seluruh staf pengajar dan staf tata usaha Fakultas Ekonomika dan Bisnis UKSW yang

sudah membimbing selama masa perkuliahan penulis, serta penyusunan skripsi ini secara

langsung maupun tidak langsung.

6. Pacarku tersayang, Raden Ajeng Rafaela Florentina Risa “Icha” Noviana

Kusumaningrum yang selalu mendoakan dan memberi semangat penulis dalam

pengerjaan skripsi.

7. Sahabat-sahabat serta saudara seiman yang saya kasihi : Keluarga dan sahabat di

Gereja HOPE Salatiga, Ko Sandy dan keluarga, dedy, Yanuar yang sudah lulus

viii

duluan, cik lily, cik Lilyana “Ulil” Darmawan, kak dosen Jasson, dan saudara-

saudaraku yang tidak dapat disebutkan satu persatu

8. Keluarga angkat di Salatiga yang dikasihi dan selalu diberkati Tuhan,Om

Tjojopoerjono, Ko Yohanes, Cik Dina, dan nyo2 Nuel yang mendoakan dan

men”support” selalu dalam pengerjaan skripsi penulis.

9. Keluarga Teater TiLaR UKSW yang saya kasihi : Rian ”Kebo” yang telah merelekan

kamarnya untuk transit dan tempat menginap, Gaby “babi”, Mas Alex, Mas Ferry,

Pingky, Icha “kentir”, dan Keluarga Teater TiLaR yang tidak dapat disebutkan satu

persatu yang selalu setia menghibur dan men “support” penulis dalam pengerjaan skripsi.

ix

DAFTAR ISI

Halaman Judul ............................................................................................................. i

Surat Pernyataan Keaslian Kertas Kerja ...................................................................... ii

Halaman Persetujuan/Pengesahan ............................................................................... iii

Abstract ..................................................................................................................... iv

Saripati ..................................................................................................................... v

Kata Pengantar ............................................................................................................. vi

Ucapan Terima Kasih .................................................................................................. vii

Daftar isi ..................................................................................................................... ix

Daftar Gambar .............................................................................................................. xii

Bab I Pendahuluan ....................................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................................ 1

Bab II Kerangka Teoritis .............................................................................................. 6

2.1 Definisi Konsep .......................................................................................... 6

2.1.1 Sistem Informasi ........................................................................ 6

2.1.2 Value Chain ................................................................................ 8

Bab III Metode Penelitian ............................................................................................. 11

3.1 Metodologi Penelitian ................................................................................. 11

3.2 Sumber Data................................................................................................ 11

3.3 Langkah-langkah Analisis .......................................................................... 12

Bab IV Analisis dan Bahasan ….………………………………………………….... 13

4.1 Profil Perusahaan …………………………………………………….. 14

4.2 Struktur Organisasi

4.3 Sistem Informasi Value Chain UD. Langgeng Sari Kudus …………... 17

4.3.1 Aktivitas Value Chain Yang Menggambarkan

Aktivitas Inbound Sampai Dengan Outbound

UD. Langgeng Sari .....................................…………………. 18

x

4.3.2 Layout aktivitas UD. Langgeng Sari Mulai

Dari Pasokan Bahan Baku Sampai Dengan Pengiriman

Barang Jadi Kepada Pelanggan………………………………... 23

4.3.3 Analisis value chain UD. Langgeng Sari ……………………... 26

4.3.4 Flowchart yang menggambarkan arus dokumen

UD. Langgeng Sari

- Aktivitas Pemasok Bahan Baku dengan Gudang

Bahan Baku …………………………………………… 27

- Aktivitas Gudang Bahan Baku dengan

Bagian Produksi ……………………………………….. 30

- Aktivitas bagian produksi dengan gudang barang jadi

a. Pencatatan Barang Jadi ………………………... 33

b. Barang Kadaluwarsa …………………………... 34

- Aktivitas Gudang Barang Jadi dengan Pelanggan Akhir

a. Pengiriman Barang Jadi Kepada Pelanggan ...... 37

b. Retur Dari Pelanggan ………………………….. 38

4.3.5 Dokumen Pendukung Alur Aktivitas Value Chain UD.

Langgeng Sari …………………………………………………. 41

4.4 Rekomendasi Sistem Informasi Value Chain

UD. Langgeng Sari …………………………………………………….. 44

Rekomendasi Struktur Organisasi UD. Langgeng Sari………………… 45

4.4.1 Rekomendasi aktivitas Value Chain UD. Langgeng Sari ........... 50

4.4.2 Rekomendasi Layout aktivitas UD. Langgeng Sari Mulai

Dari Pasokan Bahan Baku Sampai Dengan Pengiriman

Barang Jadi Kepada Pelanggan ………………………………… 56

4.4.3 Rekomendasi Analisis Value Chain UD.

Langgeng Sari …………………………………………………. 58

4.4.4 Rekomendasi Flowchart Yang Menggambarkan Arus

Dokumen UD. Langgeng Sari

- Alur Aktivitas Pemasok Bahan Baku dengan Gudang

Bahan Baku UD. Langgeng Sari ...................................... 60

xi

- Alur Aktivitas Gudang Bahan Baku dengan Lantai

Produksi …………………………………………………... 62

- Alur Aktivitas Lantai Produksi dengan Gudang Barang

Jadi

a. Pengemasan Barang Jadi ………………………………. 65

b. Barang Jadi yang Kadaluwarsa ………………………... 67

- Alur Aktivitas Gudang Barang Jadi UD. Langgeng Sari

dengan Pelanggan

a. Pengiriman Barang Jadi Kepada Pelanggan .................. 71

b. Retur Dari Pelanggan …………………………………... 73

4.4.5 Rekomendasi Dokumen Pendukung Alur Aktivitas Value

Chain UD. Langgeng Sari ……………………………………… 78

BAB V Penutup ………………………………………………………………………… 95

5.1 Kesimpulan ………………………………………………………………... 95

5.2 Saran ………………………………………………………………………. 96

Daftar Pustaka ………………………………………………………………………….. 97

Daftar Pertanyaan ………………………………………………………………………. 99

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Analisis Permasalahan Value Chain UD. Langgeng Sari …………………. 3

Gambar.2 Alur Aktivitas Value chain UD. Langgeng Sari …………………………… 4

Gambar 3. Value Chain ………………………………………………………………………... 9

Gambar 4. value chain menurut Romney and Steinbart ............................................... 9

Gambar 5. Struktur Organisasi UD. Langgeng Sari …………………………………. 14

Gambar 6. Alur aktivitas Value Chain UD. Langgeng Sari …………………………. 17

Gambar 7. Layout UD. Langgeng Sari Kudus ……………………………………….. 23

Gambar 8. Analisis Value Chain UD. Langgeng Sari ……………………………….. 26

Gambar 9. Flowchart Pembelian Bahan Baku ………………………………………. 27

Gambar 10. Flowchart Permintaan Bahan Baku Untuk Proses Produksi …………... 30

Gambar 11. Flowchart Pencatatan Barang Jadi ……………………………………… 33

Gambar 12. Flowchart Pencatatan Produk Kadaluwarsa ……………………………. 34

Gambar 13. Flowchart Pengiriman dan Penjualan Barang Jadi

Kepada Pelanggan UD. Langgeng Sari …………………………………… 37

Gambar 14. Flowchart Retur Barang Jadi ……………………………………………… 38

Gambar 15. Dokumen Pesanan Pelanggan …………………………………………….. 41

Gambar 16. Dokumen Laporan Hasil Produksi ……………………………………….. 42

Gambar 17. Surat Jalan …………………………………………………………………. 43

Gambar 18. Nota Penjualan …………………………………………………………….. 43

Gambar 19. Rekomendasi Struktur Organisasi UD. Langgeng Sari ……………………. 45

Gambar 20. Rekomendasi Layout UD. Langgeng Sari …………………………………. 56

Gambar 21. Rekomendasi Sistem Informasi Value Chain UD. Langgeng Sari ………... 59

Gambar 22. Flowchart Rekomendasi Pembelian Bahan Baku …………………………. 60

Gambar 23. Flowchart Rekomendasi Proses Produksi …………………………………. 62

Gambar 24. Flowchart Rekomendasi Pengiriman Hasil Produksi

xiii

ke Gudang Barang Jadi ……………………………………………………… 65

Gambar 25. Flowchart Rekomendasi Barang yang Kadaluwarsa ……………………… 67

Gambar 26. Flowchart Rekomendasi Pengiriman dan Penjualan Barang Jadi

Kepada Pelanggan ………………………………………………………….. 71

Gambar 27. Flowchart Rekomendasi Retur dari pelanggan …………………………….. 73

Gambar 28. Form Penerimaan Bahan Baku ……………………………………………… 77

Gambar 29. Jadwal Rencana Produksi …………………………………………………… 78

Gambar 30. Form Daftar Pemesan ………………………………………………………. 79

Gambar 31. Memo Permintaan Bahan Baku ……………………………………………. 80

Gambar 32. Form Pengeluaran Bahan Baku ……………………………………………. 81

Gambar 33. Form Laporan Produksi dan Pemakaian Bahan Baku …………………….. 82

Gambar 34. Form Laporan Produk Jadi Setelah Dikemas ……………………………… 84

Gambar 35. Form Produk Cacat ………………………………………………………… 85

Gambar 36. Laporan Produk Cacat …………………………………………………….. 86

Gambar 37. Form Laporan Stok Barang ……………………………………………….. 87

Gambar 38. Form Perintah Pemusnahan Produk ………………………………………. 88

Gambar 39. Form Stok Kadaluwarsa …………………………………………………… 89

Gambar 40. Pengeluaran Barang Jadi Dari Gudang ……………………………………. 90

Gambar 41. Surat Jalan …………………………………………………………………. 91

Gambar 42. Laporan Retur Barang Jadi ………………………………………………… 92

Gambar 43. Form Produk Pengganti Retur ……………………………………………... 93

Gambar 44. Form Nota Penjualan ………………………………………………………. 94

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Para pelaku bisnis setiap perusahaan terus berupaya untuk meningkatkan

kinerjanya agar lebih efisien dan efektif dengan menerapkan manajemen dan

teknologi yang mumpuni pada setiap bidang di perusahaannya. Menurut Madura

(2007:6), tujuan dari suatu bisnis adalah untuk melayani kebutuhan pelanggan untuk

memperoleh laba.. Orang-orang yang menciptakan bisnis biasanya melihat suatu

kesempatan untuk menghasilkan produk atau jasa yang belum ditawarkan oleh

perusahaan lain atau menghasilkan produk atau jasa yang dapat dijual dengan harga

lebih rendah dari perusahaan lain. Dengan menyediakan produk yang diinginkan

pelanggan, mereka dapat menghasilkan laba bagi bisnisnya.

Setiap perusahaan memiliki strategi khusus dalam pencapaian target laba yang

diinginkan. Pencapaian target ini tentunya harus didukung dengan mengambil

keputusan yang matang. Salah satu sumber daya yang diperlukan oleh manajemen

perusahaan dalam pengambilan keputusan adalah informasi. Menurut Mulyanto

(2009:26), untuk mendapatkan informasi tersebut perlu adanya sebuah sistem yang

mengolah data menjadi informasi yang berharga. Sistem tersebut disebut dengan

information processing system atau yang disebut dengan sistem informasi. Sistem

informasi bukan hanya berguna memberikan informasi kepada internal perusahaan,

tetapi juga memberikan informasi kepada pihak eksternal perusahaan.

Menurut McLeod dan George (2007:34), di dalam bidang sistem informasi,

keunggulan kompetitif (competitive advantage) mengacu pada penggunaan informasi

untuk mendapatkan pengungkitan (leverage) di dalam pasar. Porter (dalam McLeod

dan George, 2007:34) yakin bahwa sebuah perusahaan meraih keunggulan kompetitif

2

dengan menciptakan suatu rantai nila (value chain). Perusahaan menciptakan nilai

dengan melakukan apa yang disebut oleh porter (dalam McLeod dan George,

2007:34) sebagai aktivitas nilai (value activities). Aktivitas nilai terdiri atas dua jenis,

yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung.

Salah satu perusahaan di Kota Kudus, Jawa Tengah, yang bisnisnya

merupakan rangkaian value chain gula merah tebu adalah UD. Langgeng Sari.

Perusahaan ini merupakan produsen dan distributor gula merah tebu yang berdiri

sekitar tahun 1989. Pada awalnya UD. Langgeng Sari hanya memiliki karyawan

berjumlah 5 (lima) orang. Dengan adanya peningkatan pesanan, saat ini jumlah

karyawan UD. Langgeng Sari berjumlah sekitar 115 orang. Produksi gula merah

perusahaan ini per harinya mencapai 30-40 ton setiap musim giling. Pelanggan tetap

UD. Langgeng Sari antara lain Pabrik Kecap PT. Heinz ABC, Pabrik Kecap

Wingsfood Indonesia, Pabrik Makanan PT. Karunia Alam Segar, Pabrik Kecap PT.

Bapak Jenggot, dll. Walaupun telah memiliki pelanggan tetap perusahaan yang

tergolong kelas atas, UD. Langgeng Sari tetap melakukan promosi melakukan media

visual maupun media online untuk menarik pelanggan baru melalui situs jejaring

seperti www.agromaret.com dan www.indonetwork.co.id yang dikelola oleh UD.

Langgeng Sari.

Dilihat dari analisis value chain perusahaan, aktivitas utama UD. Langgeng

Sari terdiri dari inbound logistic, operasi, outbound logistic, pemasaran dan penjualan

serta servis (lihat gambar 1). Untuk kegiatan inbound logistic, UD. Langgeng Sari

baru melakukan pengembangan metode pengujian kelayakan bahan baku secara

manual. Untuk kegiatan operasi, perusahaan ini masih mengandalkan sistem

pembuatan secara manual. Untuk kegiatan outbound logistic, perusahaan baru

melakukan pengadaan alat transportasi untuk mendukung operasional pengiriman

barang jadi ke pelanggan. Untuk kegiatan pemasaran dan penjualan, UD. Langgeng

sari belum menerapkan sistem penjualan dan pemasaran secara online serta belum

terkomputerisasi dalam pembuatan dan penyimpanan dokumen. Sedangkan untuk

3

kegiatan servis, UD. Langgeng Sari belum menerapkan customer service secara

online, terutama kepada perusahaan yang besar.

Insfrastruktur :

- belum menerapkan SOP dan pemisahan tanggungjawab yang jelas terhadap karyawan

Manajemen Sumber Daya Manusia :

- belum mengadakan pelatihan tenaga kerja untuk meningkatkan kompetensi karyawan yang sesuai dengan

bidangnya untuk mendukung kebutuhan perusahaan

Pengembangan Teknologi :

- belum menerapkan sistem secara terkomputerisasi

Pengadaaan :

- belum melakukan proses seleksi pada pemasok bahan baku untuk mendapatkan bahan baku yang berkualitas

dengan harga kompetitif

Logistic ke Dalam Operasi Logistik Keluar Penjualan & Pemasaran Servis

kelayakan criteria

bahan baku secara

manual

mengandalkan sistem

pembuatan gula merah

tebu secara manual

Menggunakan

transportasi milik UD.

Langgeng Sari sendiri

untuk mendukung

operasional pengiriman

barang jadi ke

pelanggan.

belum menerapkan

sistem penjualan dan

pemasaran secara online

serta terkomputerisasi

dalam pembuatan dan

penyimpanan dokumen

Belum

menerapkan

customer

service

secara

online

Gambar 1. Analisis Permasalahan Value Chain UD. Langgeng Sari

(Sumber : hasil wawancara, 2013)

Keterangan : 1. Aktivitas Pendukung

2. Aktivitas Utama

Sebagai salah satu perusahaan produsen dan distributor besar yang

memproduksi gula merah di Jawa Tengah, sampai saat ini UD. Langgeng Sari masih

melakukan aktivitas bisnisnya secara tradisional. Pada aktivitas pendukung, UD.

Langgeng Sari belum memiliki kebijakan tentang infrastruktur perusahaan, sumber

daya manusia, teknologi dan pembelian. Untuk infrastruktur perusahaan, UD,

Langgeng Sari belum menerapkan SOP dan pemisahan tanggungjawab yang jelas

1

2

4

terhadap karyawan. Untuk manajemen sumber daya manusia, UD. Langgeng Sari

belum mengadakan pelatihan tenaga kerja untuk meningkatkan kompetensi karyawan

yang sesuai dengan bidangnya untuk mendukung kebutuhan perusahaan. Untuk

pengembangan teknologi, UD. Langgeng Sari belum menerapkan sistem secara

terkomputerisasi. Sedangkan untuk aktivitas pembelian, perusahaan belum

melakukan proses seleksi pada pemasok bahan baku untuk mendapatkan bahan baku

yang berkualitas dengan harga kompetitif.

Apabila dilihat dari aktivitas value chain,untuk pemasok bahan baku, UD.

Langgeng Sari terhubung dengan para petani tebu, pemasok kapur, distributor plastik

dan karung goni, serta pengrajin besek tumbu. Untuk pelanggan tetap UD. Langgeng

Sari, meliputi PT. Heinz ABC, PT. Wingsfood Indonesia, PT. Karunia Alam (mie

sedap), Kecap Bapak Jenggot, dan PT. Mubarokfood (Jenang). Lihat gambar berikut :

Gambar.2 Alur Aktivitas Value chain UD. Langgeng Sari

(Sumber : hasil wawancara, 2013)

Permasalahan yang terdapat pada UD. Langgeng Sari adalah pada pasokan

bahan baku yang belum terdapat seleksi bahan baku dan pemasok. Pada proses

produksi perusahaan ini masih menggunakan peralatan produksi yang masih

5

tradisional, belum memiliki standar higienis produk serta belum memiliki

penjadwalan produksi yang teratur. Terkait hubungan perusahaan dengan

pelanggannya, pembayaran yang diterima dari pelanggan sering terlambat dari

tanggal yang telah disepakati. Selain itu, terdapat pelanggan yang tidak bisa

membayar tagihan karena perusahaan mengalami pailit (bangkrut). Kelemahan lain

pada perusaahaan ini terdapat pada dokumen yang dimiliki, antara lain dokumen

penjualan kepada pelanggan, dokumen kuantitas barang, surat jalan dan nota

penjualan ke pelanggan yang belum memadai. Selain itu, masih ada beberapa

dokumen pendukung aktivitas bisnis UD. Langgeng Sari yang belum tersedia,

misalnya dokumen stok persediaan barang cacat, dokumen persediaan barang

kadaluwarsa, memo untuk rencana produsksi, dll. Berdasarkan permasalahan yang

dihadapi oleh UD. Langgeng Sari, maka penelitian ini bertujuan untuk merancang

sistem informasi value chain usaha gula merah tebu pada UD. Langgeng Sari.

Dari permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka dirumuskan persoalan

penelitian sebagai berikut:

- Bagaimana sistem informasi value chain pada usaha gula merah tebu di UD.

Langgeng Sari ?

- Bagaimana desain Sistem Informasi value chain pada usaha gula merah tebu

di UD. Langgeng Sari?

Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah membuat desain sistem

informasi value chain pada usaha gula merah tebu di UD. Langgeng Sari.

6

BAB II

KERANGKA TEORITIS

2.1 DEFINISI KONSEP

2.1.1 Sistem Informasi

Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004:12): “ information system an

arrangement of people, data, processes, and information technology interact to

collect, process, store and provide as output the information needed to support an

organization”. Diterjemahkan sebagai berikut : sistem informasi adalah pengaturan

orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan,

memproses, menyimpan dan menyediakan output berupa informasi yang diperlukan

untuk mendukung sebuah organisasi.

Menurut Hall (2001:7): System Information is the set of formal procedures by

which data are collected, processed into information, and distributed to users”.

Diterjemahkan sebagai berikut: “ sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur

formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan

kepada para pemakai”.

Menurut O’Brien (2005:6): “ Information system is an information can be any

organized combination of people, hardware, software, communication network, and

data resources that collects, transform and disseminates information in an

organization”. Diterjemahkan sebagai berikut: “sistem informasi dapat berupa

kombinasi dari manusia, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan data

yang mengumpulkan, mengolah, dan mendistribusikan informasi dalam sebuah

organisasi”.

Sistem informasi, yang kadang kala disebut sebagai sistem pemrosesan data,

merupakan sistem buatan manusia yang biasanya terdiri dari sekumpulan komponen

– baik manual ataupun berbasis komputer – yang terintregasi untuk mengumpulkan,

menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi kepada pihak-pihak

7

yang berkepentingan sebagai pemakai informasi tersebut (Setiawati dan Anastasia,

2011:4).

Kesimpulan yang dapat diambil dari beberapa pendapat diatas pengertian

sistem informasi adalah sebuah rangkaian yag terdiri dari manusia, perangkat keras,

piranti lunak, jaringan komunikasi dan data yang dikumpulkan dan didistribusikan

kepada pemakai (user).

Menurut Krismiaji (2005:16), Secara garis besar, sebuah sistem informasi

memiliki delapan komponen. Kedelapan komponen tersebut adalah :

1. Tujuan

Setiap sistem informasi dirancang untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang

memberikan arah bagi sistem tersebut seara keseluruhan

2. Input

Data harus dikumpulkan dan dimasukkan sebagai input ke dalam sistem.

Sebagian besar input berupa data transaksi

3. Output

Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem output. Output dari sebuah

sistem yang dimasukkan kembali ke dalam sistem sebagai input disebut

dengan umpan balik (feedback).

4. Penyimpan Data

Data sering disimpan untuk dipakai lagi di masa mendatang. Data yang

tersimpan ini harus diperbarui (update) untuk menjaga keterkinian data.

5. Pemroses

Data harus diproses untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan

komponen pemroses. Saat ini sebagian besar perusahaan mengolah datanya

dengan menggunakan komputer, agar dapat dihasilkan informasi yang cepat

dan akurat

6. Instruksi dan prosedur

Sistem informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi

tanpa instruksi dan prosedur rinci

8

7. Pemakai (User)

Orang yang berinteraksi dengan sistem dan menggunakan informasi yang

dihasilkan oleh sistem disebut dengan pemakai

8. Pengamanan dan Pengawasan

Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem informasi harus akurat, bebas

dari berbagai kesalahan, dan terlindung dari akses secara tidak sah. Untuk

mencapai kualitas informasi semacam itu, maka sistem pengamanan dan

pengawasan harus dibuat dan melekat pada sistem (Krismiaji, 2005:16).

2.1.2 VALUE CHAIN

Menurut Porter (1992:32), dalam pengertian persaingan, nilai adalah uang

yang sedia dibayarkan pembeliu untuk sesuatu yang ditawarkan perusahaan.

Sedangkan, value chain adalah pola yang digunakan perusahaan untuk memahami

posisi biayanya dan untuk mengidentifikasi cara-cara yang dapat digunakan untuk

memfasilitasi implementasi dari strategi tingkat bisnisnya. Di dalam value chain

(Porter, 1992:35), aktivitas nilai dibagi dalam dua golongan besar yaitu aktivitas

primer dan aktivitas pendukung. Aktivitas primer merupakan aktivitas yang

dilakukan dalam membuat produk secara fisik serta menjual dan menyampaikan

kepada pembeli selain juga aktivitas dalam bentuk layanan purna jual.

Porter (1992:31) melihat value chain sebagai konsep yang dapat digunakan

untuk mempelajari segala aktivitas yang dilakukan perusahaan dan bagaimana

aktivitas tersebut saling berinteraksi.Tujuan penggunaan value chain lebih lanjut yang

dikemukakan oleh Porter adalah untuk memilah-milah aktivitas yang dilakukan

perusahaan secara strategis sehingga dapat diketahui perilaku biaya setiap aktivitas,

diferensiasi serta aspek potensial yang mungkin dicapai guna menciptakan suatu

rantai nilai yang kompetitif.

9

Porter (dalam Mcleod dan George,2007:34) yakin bahwa perusahaan dapat

mencapai keunggulan kompetitif dengan menciptakan rantai nilai (value chain)

seperti gambar berikut. Gambar ini menunjukkan aktivitas-aktivitas pokok dan

penunjang yang memberikan kontribusi pada margin. Margin adalah nilai produk

atau jasa perusahaan dikurangi dengan biaya produksi seperti yang dipersepsikan

pelanggan perusahaan, dan margin merupakan tujuan dari rantai nilai tersebut.

Perusahaan menciptakan nilai dengan melakukan aktivitas-aktivitas, yang disebut

Porter sebagai aktivitas-aktivitas nilai (value activity). Lihat pada gambar 3 :

Gambar 3. Value Chain

Gambar 4. Value Chain (menurut Romney & Steinbart)

10

Perusahaan menciptakan nilai dengan apa yang disebut oleh Porter (dalam McLeod

dan George, 2007:34) sebagai Aktivitas nilai (value activities). Aktivitas nilai terdiri

atas dua jenis, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Aktivitas-aktivitas.

utama ditunjukkan pada lapisan bawah , meliputi (lihat gambar 3) :

- pengumpulan logistik (inbound logistic) yang mendapatkan bahan mentah

dan persediaan lainnya dari penyuplai

- operasional yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi

- penyebaran logistic (outbond logistic), yaitu transportasi dan distribusi

produk kepada pelanggan

- pemasaran dan penjualan (marketing and sale operational) yang

mengetahui kebutuhan pelanggan dan menerima pesanan

- servis atau pelayanan untuk memelihara hubungan baik dengan para

pelanggan setelah transaksi jual beli

Aktivitas-aktivitas nilai penunjang/pendukung tampak pada lapisan diagram,

terdiri dari (lihat gambar 3) :

- infrastruktur perusahaan, yaitu penyusunan organisasi yang

mempengaruhi semua aktivitas pokok

- pengelolaan sumber daya manusia, terdiri dari seluruh aktivitas yang

berhubungan dengan pengelolaan pegawai perusahaan termasuk fungsi

dan peran yang dilakukan oleh manajer

- pengembangan teknologi, yaitu semua aktivitas yang melibatkan teknologi

termasuk informasi berbasis komputer.

- Pengadaan atau perolehan, yaitu aktivitas yang berhubungan dengan

pengadaan sumber daya material dan mesin yang akan digunakan oleh

aktivitas-aktivitas utama (Raymond and George, 2010 : 31)

11

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Metode Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini penulis melakukan survey dengan mengamati dan

mengambil data secara langsung pada obyek penelitian. Dalam melakukan penelitian

ini penulis mengambil obyek UD. Langgeng Sari..

3.2 Sumber Data

Data merupakan keterangan yang bisa memberikan gambaran tentang suatu

keadaan atau suatu persoalan (Supramono dan Sugiarto, 1993:23). Dalam

memperolehnya, data digolongkan menjadi 2 macam, yaitu :

a. Data Primer

Data primer merupakan data yang diperoleh melalui wawancara

kepada pemilik UD. Langgeng Sari mengenai alur aktivitas rantai nilai (value

chain) UD. Langgeng Sari mulai dari pasokan bahan baku, produksi gula

merah tebu, sampai dengan distribusi kepada perusahaan pelanggan

b. Data Sekunder

Data sekunder yaitu data yang diperoleh dalam bentuk sudah jadi.

Dalam penelitian ini data sekunder yang dibutuhkan adalah :

1. Company Profile UD. Langgeng Sari Kudus

2. Struktur organisasi dari UD. Langgeng Sari Kudus

3. Dokumen yang digunakan oleh UD. Langgeng Sari meliputi dokumen

pesanan pelanggan, laporan hasil produksi, surat jalan, dan nota penjualan

12

3.3 Langkah-Langkah Analisis

- Menggambarkan sistem informasi pada value chain yang diterapkan oleh

UD. Langgeng Sari Kudus.

- Mengevaluasi sistem informasi pada value chain yang diterapkan oleh

UD. Langgeng Sari.

- Membuat rancangan sistem informasi pada value chain UD. Langgeng

Sari.

13

BAB IV

ANALISIS DAN BAHASAN

4.1 PROFIL PERUSAHAAN

UD. Langgeng Sari merupakan salah satu pengrajin gula merah tebu terbesar yang

ada di Kota Kudus, Jawa Tengah. Perusahaan ini berdiri sekitar tahun 1989, berkantor

pusat di Jalan Dawe-Gebog Km. 1, Kecamatan Dawe. UD. Langgeng Sari bergerak di

bidang produksi gula merah dari tebu serta penyewaan transportasi truk. UD

Langgeng Sari mempunyai 3 (tiga) gudang penyimpanan dan beberapa tempat

produksi gula merah tebu yang tersebar di beberapa desa di Kecamatan Dawe, Kudus,

yaitu berlokasi di :

1. Jalan Dawe, Kecamatan Dawe (Kantor Pusat) sebagai tempat penyimpanan

gula merah tebu dengan kapasitas gudang ± 450 ton juga untuk sebagai garasi

transportasi truk.

2. Desa Suco, Kecamatan Dawe, Kudus, sebagai tempat penyimpanan gula

merah tebu dengan kapasitas gudang ± 400 ton

3. Desa Colo, Kecamatan Dawe juga sebagai tempat penyimpanan gula merah

tebu hasil produksi dengan kapasitas gudang ± 200 ton dan sebagai tempat

garasi transportasi truk.

UD. Langgeng Sari memiliki 25 armada truk untuk mengangkut hasil

produksi gula merah dari tempat produksi ke gudang penyimpanan dan mengangkut

dari gudang penyimpanan ke pabrik atau gudang pelanggan. Truk yang tersedia di

UD. Langgeng Sari terdiri dari :

o 5 (lima) Colt diesel dengan kapasitas 5-8 ton

o 15 (lima belas) Fuso dengan kapasitas 15 – 20 ton

14

o 5 (lima) Tronton dengan kapasitas 30 – 35 ton

4.2 STRUKTUR ORGANISASI

Berikut ini adalah struktur organisasi UD. Langgeng Sari :

Gambar 5. Struktur Organisasi

(Sumber : hasil wawancara, 2013)

Sumber data : hasil wawancara dengan pemilik UD. Langgeng Sari

Tanggung jawab dan wewenang dari setiap bagian yang ada di UD. Langgeng Sari

Kudus adalah sebagai berikut :

NO. JABATAN JUMLAH TANGGUNG JAWAB &

WEWENANG

1. Pemilik UD. Langgeng Sari

(Menjabat sebagai Manajer)

- Memegang kendali penuh sebagai

pemilik perusahaan (controller)

2. Bagian Produksi

a. Quality control 2 orang - Memeriksa dan mengendalikan

kualitas bahan baku yang masuk dan

keluar

15

- Memeriksa dan mengendalikan

produksi

- Memeriksa dan mengendalikan

kualitas barang jadi sebelum dikirim

ke pelanggan

b. Produksi 60 orang - Membuat gula merah tebu dalam

bentuk cetakan besek tumbu

c. Pengepakan dan penyimpanan

(packaging and Saving)

10 orang - Mengemas gula merah yang

berbentuk tumbu ke dalam plastic

atau karung goni

- Menyimpan gula merah yang telah

dikemas ke dalam gudang barang

jadi

- Mengontrol stok ketersediaan gula

merah tebu yang ada di gudang

barang jadi

- Memecah gula merah tebu dari

bentuk tumbu ke dalam bentuk

pecahan-pecahan tumbu

3. Bagian Keuangan

a. Piutang Dagang 5 orang * - Menagih pembayaran dari

perusahaan yang telah jatuh tempo

(perusahaan pelanggan yang

pembayarannya 2 minggu – 1 bulan

setelah gula merah tebu dikirim)

b. Piutang Internal - Memberikan pinjaman modal kepada

pemilik lahan tebu untuk menanam

tebu guna memenuhi permintaan

tebu untuk proses produksi gula

merah tebu UD. Langgeng Sari.UD.

- Memberikan pinjaman kepada

karyawan yang membutuhkan uang

16

c. Keuangan 3 orang * - Mencatat aliran keuangan secara

manual (mencatat pendapatan kas

dan pengeluaran kas UD. Langgeng

Sari)

- Menyimpan dokumen-dokumen

yang berupa nota dari transaksi yang

dilakukan oleh UD. Langgeng Sari

4. Bagian Transportasi

a. Sopir dan

kernet

35 orang - Mengambil bahan baku dari

pemasok bahan baku

- Mengirimkan gula merah tebu

kepada perusahaan pelanggan

- Bertanggungjawab atas kondisi

transportasi yang digunakan

(merangkap sebagai teknisi truk)

Keterangan :

* pemilik merangkap bagian keuangan dan bagian piutang

17

4.3 Sistem Informasi Value Chain UD. Langgeng Sari Kudus

Berikut ini adalah alur aktivitas value chain UD. Langgeng Sari Kudus mulai

dari inbound sampai dengan outbond UD. Langgeng Sari Kudus :

Gambar 6. Alur aktivitas Value Chain UD. Langgeng Sari

Alur aktivitas value chain UD. Langgeng Sari akan dijelaskan dengan melalui :

4.3.1 Aktivitas value chain yang menggambarkan aktivitas inbound sampai dengan

outbound UD. Langgeng Sari

4.3.2 Layout aktivitas UD. Langgeng Sari mulai dari pasokan bahan baku sampai

dengan pengiriman barang jadi kepada pelanggan

4.3.3 Analisis value chain UD. Langgeng Sari

4.3.4 Flowchart yang menggambarkan arus dokumen UD. Langgeng Sari

4.3.5 Dokumen pendukung alur aktivitas value chain UD. Langgeng Sari

18

4.3.1 Aktivitas value chain yang menggambarkan aktivitas inbound sampai dengan inbound UD. Langgeng Sari

Aktivitas value chain UD. Langgeng sari meliputi 4 aktivitas. Berikut ini adalah gambaran aktivitas value

chain UD. Langgeng sari Kudus mulai dari pasokan bahan baku dari supplier sampai dengan pengiriman barang

jadi (gula merah tebu) sampai kepada pelanggan :

No Aktivitas Alur aktivitas value chain Lokasi

1. Memasok bahan baku (menerima

pasokan bahan baku dari supplier

bahan baku)

Gudang bahan baku

2. Proses produksi

Lantai Produksi

Penerimaan

barang dari

pemasok BB

Seleksi bahan

baku yang

masuk

Permintaan

bahan baku

untuk produksi

Mempersiapka

n bahan baku

sesuai

permintaan

Memeras tebu

untuk diambil

nira tebu

Memasukkan nira

ke dalam wajan

besar untuk

diuapkan airnya

Mengaduk nira

yang ada

dalam wajan

besar

Menambahkan kapur

untuk menghilangkan

kotoran dan gula tidak

lembek

Nira kental

(gulali) dicetak

ke dalam besek

tumbu

Mengirim gula merah

yang telah dicetak

tumbu ke bagian

pengepakan

19

3. Proses pengepakan dan

penyimpanan barang jadi (gula

merah tebu

a. Pengemasan barang jadi

b. Barang jadi kadaluwarsa

Gudang penyimpanan

dan Pengepakan Mengemas

gula merah

tebu tumbu

dibungkus

dengan plastik

Memeriksa

hasil

pengemasan

barang jadi

Mengitung

total barang

jadi yang telah

di “packing”

Menyusun dan

menata gula

tebu yang telah

di “packing”

Menemukan

produk jadi

yang telah

kadaluwarsa

Melaporkan

barang

kadaluwarsa

kepada pemilik

Pemilik

memerintahkan

untuk

memunaskan

barang yang telah

kadaluwarsa

20

4. Pengiriman barang jadi kepada

pelanggan

a. Pengiriman barang jadi kepada pelanggan

b. Retur dari pelanggan

Menindaklanju

ti PO dari

pelanggan

Meminta barang jadi

kepada bagian

gudang

oenyimpanan sesuai

pesanan pelanggan

Pengecekan

barang yang

disiapkan

gudang barang

jadi

Menyiapkan

transportasi

untuk

mengirim ke

pelanggan

Mendapatkan

retur barang

dari pelanggan

Menanggapi

retur dari

pelanggan dan

menyiapkan

barang

pengganti

Mengirim gula

merah tebu

sesuai jumlah

yang diretur

21

Pembahasan dari alur aktivitas diatas adalah sebagai berikut :

1. Aktivitas pasokan bahan baku

- Untuk aktivitas ini, kelemahan masih pada kegiatan mendapatkan pasokan bahan baku dari pemasok bahan baku,

yaitu untuk seleksi bahan baku masih dilakukan di tempat gudang bahan baku UD. Langgeng Sari sehingga belum

efektif dan efisien.

2. Aktivitas proses produksi

- Dalam menerima order dari pelanggan, UD. Langgeng Sari baru melakukan via telepon atau menunggu orderan

dari konsumen dengan cara calon konsumen datang langsung ke tempat UD. Langgeng Sari

- UD. Langgeng Sari belum membuat jadwal rencana produksi secara teratur dan terprogram (belum membuat time

schedule) secara baik. UD. Langgeng Sari hanya memproduksi gula merah tebu sesuai masa panen tebu dan belum

seluruhnya memproduksi sesuai pesanan pelanggan.

- Untuk proses produksi, masih mengandalkan secara manual (tenaga manusia) dan belum mengandalakan mesin

produksi gula merah tebu.

- Dalam proses pencetakan gula merah tebu, masih memproduksi hanya dengan cetakan tumbu, belum membuat

cetakan dalam bentuk koin, baterai, atau batok. Mengingat belum ada usaha gula merah tebu lain di Kota Kudus

yang membuat cetakan tersebut.

- UD. Langgeng Sari belum membuat laporan produksi dan laporan pemakaian bahan baku secara terstruktur

3. Aktivitas proses pengepakan dan penyimpanan barang jadi (gula merah tebu)

- Secara keseluruhan aktivitas dalam proses pengepakan dan penyimpanan barang jadi gula merah tebu) sudah baik,

hanya kurang dokumen yang mendukung untuk aktivitas bisnis UD. Langgeng Sari

22

4. Aktivitas Pengiriman barang jadi kepada pelanggan

- Dalam mendapatkan retur dari pelanggan, UD. Langgeng Sari belum menerapkan mendapatkan laporan retur via

faximile atau via e-mail.

23

4.3.2 Layout aktivitas UD. Langgeng Sari mulai dari pasokan bahan baku sampai dengan pengiriman barang jadi

kepada pelanggan

Berikut ini adalah layout UD. Langgeng Sari Kudus mulai dari pasokan bahan baku sampai dengan pengiriman barang jadi

kepada pelanggan:

1. Jalan Dawe (Kantor Pusat + Gudang) 2. Desa Suco (Gudang) 3. Desa Colo (Gudang + Transportasi) +Transportasi)

kantor

Gudang bahan baku

kantor

Gudang barang jadi Kapasitas : ± 450 ton

Parkir Truk

kantor

Parkir Truk

Produksi

2

3

PERUSAHAAN PELANGGAN

a

b c

d

Supplier Bahan Baku

e

f

1 4

Gudang bahan baku

kantor

Gudang barang jadi Kapasitas : ± 400 ton

Gudang

bahan

baku

kantor

Gudang barang jadi Kapasitas : ± 200 ton

Parkir

Truk

kantor

Parkir

Truk

kantor

24

Pembahasan layout UD. Langgeng Sari :

a. Pemasok mengirimkan bahan baku kepada UD. Langgeng Sari

Pada aktivitas ini, penyeleksian bahan baku dilakukan di gudang bahan baku UD.

Langgeng Sari. Pemasok mengirimkan bahan baku dengan menggunakan armada

pemasok sendiri, tetapi apabila pemasok tidak memiliki armada, UD. Langgeng Sari

mengambil bahan baku dengan armadanya sendiri.

b. UD. Langgeng Sari mengembalikan pasokan bahan baku yang tidak sesuai

permintaan.

Apabila bahan baku tidak memenuhi syarat untuk produksi, maka bahan baku yang

kurang memenuhi syarat akan dikembalikan kepada pemasok dengan armada UD.

Langgeng Sari sendiri.

c. Bagian gudang bahan baku mengirimkan bahan baku kepada bagian produksi

untuk proses produksi gula merah tebu.

Bagian gudang bahan baku akan mengirimkan pasokan bahan baku ke tempat proses

produksi yang jangkauannya lebih dekat dengan gudang bahan baku (gudang bahan

baku ada 3 tempat)

d. Bagian produksi mengirimkan barang jadi (gula merah tebu) ke gudang barang

jadi

Bagian produksi akan mengirimkan hasil produksinya ke tempat gudang barang

barang jadi yang letaknya dekat dengan tempat produksi.

e. - UD. Langgeng Sari mengirimkan barang jadi kepada pelanggan

Pada aktivitas ini, UD. Langgeng Sari mengirimkan gula merah pesanan kepada

pelanggan dengan menggunakan armada miliknya sendiri.

- UD. Langgeng Sari mengirimkan Barang pengganti retur dari pelanggan

Barang pengganti retur dikirim bersama armada yang mengirim kembali gula

merah kepada pelanggan yang sama. (contoh : UD. Langgeng Sari mengirim gula

merah kepada pelanggan A sebanyak 35 ton. Dari 35 ton yang dikirim, barang

yang tidak sesuai pesanan sebanyak 5 ton. UD Langgeng Sari akan mengirimkan

kembali barang pengganti retur sebanyak 5 ton bersama dengan armada yang

mengirim kembali di perusahaan A dengan tonase 35 ton. Jadi barang yang dikirim

25

kembali sebanyak 40 ton (35 ton sesuai pesanan ditambah 5 ton gula merah

pengganti retur)

f. - Pelanggan mengembalikan (retur) barang jadi yang tidak sesuai pesanan

Pelanggan mengembalikan barang pesanan yang tidak sesuai kepada UD.

Langgeng Sari. Barang dan surat keterangan retur diitipkan kepada sopir UD.

Langgeng Sari yang membawa gula merah pelanggan.

- Pelanggan memesan /membeli gula merah tebu kepada UD. Langgeng Sari

pelanggan yang akan memesan gula merah tebu akan menghubungi UD. Langgeng

Sari melalui via telepon atau pelanggan dating langsung ke tempat UD. Langgeng

Sari.

26

4.3.3 Analisis value chain UD. Langgeng Sari

Berdasarkan pembahasan sebelumnya, berikut ini adalah analisis value chain UD. Langgeng Sari yang sedang

berjalan :

Gambar 8. Analisis Value Chain UD. Langgeng Sari

Keterangan : 1. Aktivitas Pendukung

2. Aktivitas Utama

Insfrastruktur :

- Belum menerapkan SOP dan pemisahan tanggungjawab yang jelas terhadap karyawan

Manajemen Sumber Daya Manusia :

- Belum mengadakan pelatihan tenaga kerja untuk meningkatkan kompetensi karyawan yang sesuai dengan bidangnya untuk mendukung kebutuhan perusahaan

Pengembangan Teknologi :

- Belum menerapkan sistem secara terkomputerisasi

Pembelian :

- Belum melakukan proses seleksi pada pemasok bahan baku untuk mendapatkan bahan baku yang berkualitas dengan harga kompetitif

Logistic ke Dalam Operasi Logistik Keluar Penjualan & Pemasaran Servis

kelayakan criteria

bahan baku secara

manual

Mengandalkan sistem

pembuatan gula merah

tebu secara manual

menggunakanTransportasi

milik UD Langgeng Sari

sendiri untuk mendukung

operasional pengiriman

barang jadi ke pelanggan

Belum menerapkan sistem

penjualan dan pemasaran secara

online serta terkomputerisasi

dalam pembuatan dan

penyimpanan dokumen

Belum menerapkan customer service secara online

1

2

27

4.3.4 Flowchart yang menggambarkan arus dokumen UD. Langgeng Sari

Alur aktivitas yang ada di UD Langgeng Sari terbagi menjadi 4 aktivitas yang

akan dijelaskan melalui flowchart. Berikut adalah gambar aktivitas value

chain UD. Langgeng Sari Kudus :

1. Aktivitas pemasok bahan baku dengan gudang bahan baku

Berikut ini adalah aktivitas pembelian bahan baku UD. Langgeng Sari dari

pemasok bahan baku :

PEMBELIAN BAHAN BAKU

QUALITY CONTROL Pemilik

Mulai

Menerima bahan baku

(tebu) dari pemasok &

membuat catatan

penerimaan bahan baku

Jumlah Bahan

Baku (tebu)

Yang Diterima

Memeriksa

bahan baku

(tebu)

Bahan baku

Sesuai

permintaan?

Membuat

Memo/

catatan

bahan

baku yang

sesuai

Memo/

catatan

bahan baku

A

TEBU

D

Tidak

Pemasok

Ya

A

Memo/catatan

bahan baku

Selesai

D

TEBU

TEBU

TEBU

Gambar 9. Flowchart Pembelian Bahan Baku

28

Penjelasan flowchart :

Quality Control

- Menerima bahan baku tebu dari pemasok dan membuat catatan

penerimaan bahan baku

- Bahan baku yang masuk dicatat manual menggunakan kertas dan

disimpan sesuai tanggal penerimaan bahan baku.

- Setelah menerima bahan baku, kemudian memeriksa kualitas tebu yang

akan digunakan untuk proses produksi

- Apabila kualitas tebu “sesuai” dengan standart produksi, maka tebu akan

disimpan dalam gudang bahan baku dan membuat catatan kuantitas tebu

yang dibeli dari pemasok yang kualitasnya memenuhi syarat untuk proses

produksi

- Apabila tebu “tidak sesuai” dengan syarat kualitas yang digunakan dalam

proses produksi maka tebu dikembalikan kepada pemasok

Pemilik

Menerima catatan kuantitas bahan baku yang dibeli dari pemasok dan

menyimpannya tanggal pembelian

Keterangan:

Bahan baku dan bahan pembantu yang akan digunakan pada proses produksi

di UD Langgeng Sari meliputi:

Bahan baku :

- Tebu

- Kapur

Bahan pembantu (kemasan) :

- Plastik

- Tumbu

- Karung Goni

29

Bahan baku yang digunakan dalam proses produksi ini berasal dari pemasok

yang merupakan pemasok tetap UD Langgeng Sari.

Saat ini mekanisme seleksi pemasok maupun mekanisme pengendalian

kualitas barang tidak ada sebagaimana mestinya. Manfaat dari mekanisme

seleksi pemasok adalah sebagai sarana untuk memilik dan menyeleksi

pemasok dari sisi kualitas, ketepatan waktu pengiriman dan harga barang

yang sesuai pasar. Manfaat pengendalian kualitas barang adalah fungsi quality

control sebagai sarana untuk menjaga kualitas bahan baku yang digunakan

dalam proses produksi yang akan memberikan pengaruh besar terhadap

produk akhir.

30

2. Aktivitas gudang bahan baku dengan bagian produksi

Berikut ini adalah flowchart yang menggambarkan tentang permintaan bahan

baku oleh produksi kepada gudang bahan baku :

Permintaan bahan baku untuk proses produksi

Pemilik Bagian QCBagian Produksi

tidak

ya

Memo

Disetujui

Bagian produksi

GULAMERAH

Mencatat

Jumlah

Barang jadi

Revisi

Memo

Permitaan

BB

Memo

Disetujui

Memo

Disetujui

Membuat

Memo

Permintaan

Bahan baku

D

1

3

Melakukan

Persetujuan

2

D

Laporan

jumlah

barang jadi

mulai

Gudang Bahan

Jadi

Kebutuhan

informasi bahan

baku

Memo Permintaan

Bahan baku

Menyiapkan

BB

Disetujui/tidak?

D

4

Memo

Disetujui

2

Memo

Disetujui

2

D

Memo Permintaan

Bahan baku

D

2

Memo

Disetujui

3

Memproduksi

Gula

Kebutuhan

informasi bahan

baku

4

Memo

Permintaan

Bahan baku

1

GULAMERAH

BAHAN BAKU

GULAMERAH

Gambar 10. Flowchart Permintaan Bahan Baku Untuk Proses Produksi

31

Penjelasan flowchart :

Bagian produksi

- Menerima laporan informasi kebutuhan bahan baku dari pemilik dan

menyimpan laporan informasi bahan baku sesuai tanggal penerimaan dari

pemilik.

- Membuat memo permintaan bahan dan menyerahkan kembali kepada

pemilik (merangkap bagian gudang bahan baku)

- Menerima salinan memo persetujuan permintaan bahan baku (rangkap 1)

dari pemilik dan menyimpannya sesuai tanggal disetujui.

- Menerima bahan baku dari bagian gudang bahan baku (Quality Control)

- Melakukan proses produksi pembuatan gula merah tebu

- Setelah selesai memproduksi, lalu mencatat jumlah gula merah tebu yang

telah jadi ke dalam laporan jumlah barang jadi dan disimpan sesuai

tanggal gula merah selesai diproduksi.

- Gula merah atau barang jadi selanjutnya dikirim ke gudang barang jadi.

Pemilik

- Menerima PO dari pelanggan melalui telepon atau dari pelanggan yang

langsung datang ke kantor UD. Langgeng Sari.

- Membuat laporan kebutuhan informasi bahan baku dan menyerahkan

kepada bagian produksi

- Menerima memo permintaan bahan baku dari bagian Produksi dan

mengevaluasinya

- Melakukan persetujuan atas permintaan dari bagian Produksi :

o Apabila “disetujui”, lalu membuatkan form memo persetujuan 3

rangkap (2 difotocopy) :

Rangkap 1 akan diberikan kepada bagian Produksi

Rangkap 2 akan diberikan kepada bagian Quality Control

Rangkap 3 disimpan sesuai nomor urut

32

o apabila “tidak disetujui”, memo permintaan bahan baku

dikembalikan kepada bagian produksi untuk direvisi kembali.

Quality Control

- Menerima salinan memo persetujuan permintaan bahan baku (rangkap 2)

dari pemilik dan menyimpannya urut tanggal disetujui.

- Menyiapkan bahan baku dan mengirimkannya ke bagian Produksi.

(bahan baku meliputi : tebu, kapur, dll)

Pembahasan aktivitas :

Pada aktivitas ini, bagian produksi meminta bahan baku kepada gudang

bahan baku yang akan digunakan untuk proses produksi gula merah tebu.

Kondisi yang terjadi saat ini di gudang bahan baku adalah tidak adanya

prosedur untuk pencataan bahan baku yang masuk maupun yang digunakan

dalam proses produksi. Hal ini akan berakibat pada:

- Pencatatan stok bahan baku yang tidak teratur sehingga berpotensi

terjadinya kehilangan bahan baku

- Stok bahan baku yang tidak dapat diprediksi ketersediaannya sehingga

berpotensi menimbulkan waktu berhenti produksi (down time)

- Persediaan stok bahan baku yang rusak karena tidak terkontrolnya

aktivitas keluar masuknya bahan baku.

33

3. Aktivitas bagian produksi dengan gudang barang jadi

a. Pencatatan barang jadi

Pada flowchart ini menjelaskan tentang jumlah barang jadi yang

dihasilkan dari proses produksi :

PENCATATAN BARANG JADI

PEMILIKBAGIAN PENYIMPANANBAGIAN PENGEPAKAN

Membuat memo

hasil

pengemasan

Bagian

produksi

1

Memo hasil

pengemasan

D

Memo hasil

pengemasan

2

D

Barang jadiSetelah

dikemas

Laporan stok

barang

2

1

Bagian

Gudang bahan

baku

D

2

Barang jadiSetelah

dikemas

selesai

Barangpengemas

Barang jadiSetelah

dikemas

Barang jadiSetelah

dikemas

1

2

Laporan stok

barang

BarangjadiMemo hasil

pengemasan

Mengecek kondisi barang

jadi setelah dikemas &

membuat laporan stok

barang

1

1

pengemasan

Gambar 11. Flowchart Pencatatan Barang Jadi

34

b. Barang Kadaluwarsa

Pada flowchart dibawah ini, menjelaskan tentang pencatatan stok gudang di

gudang barang jadi yang telah kadaluwarsa :

PENCATATAN PRODUK KADALUWARSA

Pemilik Bagian Penyimpanan Quality Control

1

Pemusnahan

Produk

D

Laporan Bukti

Pemusnahan

pemilik

1

2

memo Perintah

Pemusnahan

Produk

Mulai

Pengecekan

stok gudang

dan

menemukan

stok yang sudah

kadaluwarsa

Melaporkan

kepada

pemilik

1

1

Memberikan

perintah

Pemusnahan

barang jadi

2

Sampel produk

kadaluwarsa

Barang jadiSetelah

dikemas

Produkjadi

Barang jadiSetelah

dikemas

Barang jadiSetelah

dikemas

Gambar 12. Flowchart Pencatatan Produk Kadaluwarsa

35

Penjelasan flowchart :

Bagian pengemasan

- Menerima barang jadi (gula merah) dari bagian produksi dan bahan

pengemas dari gudang bahan baku

- Melakukan pengemasan menggunakan besek tumbu yang akan dilapisi

dengan kantong plastik (selanjutnya dilapisi dengan karung goni apabila

akan dikirim ke pelanggan).

- Membuat memo barang jadi yang sudah dikemas yang selanjutnya akan

dikirim ke bagian penyimpanan gula merah yang sudah jadi. Memo

difotocopy, yang asli disimpan diserahkan kepada bagian penyimpanan,

rangkap 2 (fotocopian) disimpan urut tanggal

Bagian penyimpanan

- Menerima barang jadi yang sudah dikemas dari bagian pengemasan

beserta memo hasil pengemasan.

- Memeriksa kondisi barang jadi yang telah selesai dikemas, lalu membuat

laporan stok barang jadi.

- Memberi cap atau tulisan tanggal pembuatan dan tanggal kadaluwarsa

pada besek tumbu gula merah

- membuat laporan stok barang jadi total yang ada di gudang barang jadi 2

rangkap (memfotocopy laporan stok gudang). Untuk rangkap 1 (asli)

diserahkan kepada pemilik, yang rangkap 2 (fotocopian) selanjutnya

disimpan urut tanggal penyimpanan.

Pemilik

- Menerima catatan laporan dari bagian penyimpanan tentang stok gudang

per tanggal penyimpanan gula merah.

Pembahasan aktivitas :

Aliran barang yang terjadi dalam aktivitas ini dimulai dari pengolahan bahan

baku menjadi produk jadi untuk selanjutnya dilakukan pengemasan. Barang jadi

36

yang telah dikemas dan akan ditempatkan dalam gudang bahan jadi, masih

diinput secara manual pada secarik kertas. Perusahaan belum memiliki form

khusus yang digunakan untuk mencatat hasil produksi. Hal ini berpotensi

menyebabkan persediaan produk jadi tidak terkontrol (terjadi ketidaksesuaian

data persediaan dan persediaan barang sesungguhnya). Penyebab persediaan

produk jadi tidak terkontrol adalah data tidak diinput ke sistem dan potensi

hilangnya kertas yang digunakan untuk mencatat hasil produksi dikarenakan tidak

ada sistem perapian data.

Hal lain yang tidak dilakukan dan berpotensi untuk menjadi masalah di

kemudian hari adalah tidak adanya prosedur untuk menangani produk cacat hasil

produksi.

37

4. Aktivitas gudang barang jadi dengan pelanggan akhir

a. Pengiriman dan penjualan barang jadi kepada pelanggan

Pada flowchart di bawah ini menjelaskan tentang proses pengiriman barang

jadi kepada pelanggan UD. Langgeng Sari Kudus :

PENGIRIMAN DAN PENJUALAN BARANG JADI KEPADA PELANGGAN

Bagian transportasi Quality Control

(Gudang barang jadi)Pemilik

PELANGGAN

PO

Mengecek

ketersediaan

barang

Tersedia /

tidak?

PO

PELANGGAN

tidak

PO

ada

Memo

pengiriman

barang

D1

Memo

pengiriman

barang

1

Menyiapkan

barang jadi

Memo

pengiriman

barang

Membuat

surat jalan

Memo

pengiriman

barang

3

D

D2

2

Surat

Jalan

2

Pengecekan

Final Barang

Jadi

D

PELANGGAN

Surat

Jalan

1

Surat

Jalan

2Surat

Jalan

1

Surat

Jalan

2Surat

Jalan

1

Membuat

Nota

PO

Memo

pengiriman

barang

Nota

2

D

Nota1

Nota1

Nota1

Nota1

Nota1

Nota1

Uang

Pelanggan

melakukan

pembayaran

ketika barang

sudah

diterima

Barangjadi

Barangjadi

Barangjadi

Barangjadi

Gambar 13. Flowchart Pengiriman dan Penjualan Barang Jadi Kepada Pelanggan UD. Langgeng Sari

38

b. Retur dari pelanggan

Pada flowchart dibawah ini menjelaskan tentang retur barang dari pelanggan UD.

Langgeng Sari kepada UD. Langgeng Sari :

RETUR BARANG JADI

TranspotasiQuality Control

2

Barang pengganti

Surat

Jalan

12

Memo

Kerusakan

barang

Menyiapkan Brg

Pengganti dan

surat jalan

Surat

Jalan

12

1

Surat

Jalan

1

Melaporkan

Pengembalian

Produk Rusak

2

Mengirim ke

palanggan

Surat

Jalan

12

PELANGGAN

1

Memo

Kerusakan

barang

N

PELANGGAN

Memo

Kerusakan

barang

Membuat surat

jalan

Produk rusak/cacat

Produk rusak/cacat

Barang pengganti

Barang pengganti

Barang pengganti

Produk rusak/cacat

G

Gambar 14. Flowchart Retur Barang Jadi

39

Penjelasan flowchart :

Pemilik

- Menerima PO dari pelanggan

- Menindaklanjuti PO yang telah dikirim oleh pelanggan

- Apabila “tersedia”, pemilik membuat memo pengiriman barang beserta

nota kepada pelanggan. PO disimpan berdasarkan tanggal diterima oleh

pemilik dan nota difotocopy untuk rangkap 2 disimpan sesuai tanggal.

Selanjutnya nota rangkap 1 beserta memo pengiriman barang diberikan

kepada gudang barang jadi.

- Apabila “tidak tersedia”. PO dikembalikan kepada pelangan.

Catatan : pelanggan UD Langgeng Sari dibedakan menjadi 2

pelanggan,

yaitu : 1. Pelanggan yang sudah mengirimkan PO

sebelum proses produksi

2. Pelanggan yang ingin membeli gula

merah ketika persediaan sudah ada

Quality Control (Gudang barang jadi)

- Menerima memo pengiriman barang dan nota rangkap 1 dari pemilik.

- Menyiapkan barang jadi (gula merah) yang akan dikirim

- Memo pengiriman barang dari pemilik disimpan urut tanggal

- Setelah menyiapkan barang jadi selesai, selanjutnya membuat surat jalan 3

rangkap (1 asli 2 di fotocopy). Surat jalan rangkap 3 disimpan urut

tanggal.

- Nota rangkap 1, barang jadi dan surat jalan rangkap 1 dan 2 selanjutnya

diberikan kepada bagian transportasi

40

Bagian Transportasi

- Mendapatkan nota rangkap 1 dan 2, barang jadi siap diantar kepada

pelanggan, dan nota rangkap 1. Surat jalan rangkap 2 disimpan urut

tanggal.

- Mengirimkan barang jadi, nota rangkap 1, dan surat jalan rangkap 1

kepada pelanggan

- Pembayaran :

a. Apabila pembayaran secara tunai, pembayaran diberikan kepada

bagian transportasi yang selanjutnya akan diberikan kepada pemilik

UD. Langgeng Sari

b. Apabila pembayaran secara kredit (termin 2 minggu – 1 bulan) uang

akan ditransfer lewat rekening bank milik pemilik. Selanjutnya

pemilik akan mengambil pembayaran dari pelanggan dengan

melakukan tarik tunai di bank

Pembahasan :

Setelah produk jadi disimpan di gudang produk jadi maka aktivitas aliran

barang berikutnya adalah menindaklanjuti PO yang dikirim dari perusahaan

pelanggan.

Pada fase ini perusahaan belum memiliki Form Pengiriman Barang yang

disertai dengan copy order dari pihak pelanggan, hal ini berpotensi timbulnya

ketidaksesuaian antara Surat Jalan dengan produk sesungguhnya dikirimkan ke

pihak pelanggan. Disamping itu pengiriman produk jadi yang dilakukan juga

tidak dicatat sehingga aktivitas pengiriman produk jadi tidak terkontrol.

Hal lain yang belum dimiliki perusahaan adalah prosedur pengembalian

produk cacat maupun produk rusak saat pengiriman produk jadi.

41

4.3.5 Dokumen pendukung alur aktivitas value chain UD. Langgeng Sari

Dokumen pada UD. Langgeng Sari berikut ini adalah :

a. Dokumen Pesanan Pelanggan

Dokumen ini menjelaskan tentang jumlah kuantitas barang yang dikirim

kepada pelanggan disertakan dengan nota. Pada dokumen ini, pemilik

hanya menulis dan mengitung kuantitas secara manual. Atribut yang

terdapat pada dokumen ini juga kurang jelas, karena hanya kertas kosong

tanpa ada penjelasannya.

Gambar 15. Dokumen Pesanan Pelanggan

b. Dokumen Kuantitas Produksi

Dokumen ini menerangkan total jumlah yang diproduksi oleh UD.

Langgeng Sari. Dokumen ini mempunyai kelemahan. Diantaranya tidak

adanya atribut yang menerangkan dokumen ini, hanya menggunakan

kertas kosong tanpa ada keterangan dan tidak ada nama judul dokumen.

42

Gambar 16. Dokumen Laporan Hasil Produksi

Gambar 16. Dokumen Laporan Hasil Produksi

c. Surat jalan

Dokumen ini sebagai bukti pengiriman kepada pelanggan juga sebagai

acuan bagian transportasi untuk mengirimkan barang jadi kepada

pelanggan. kelemahan yang terdapat pada dokumen ini adalah kurangnya

atribut yang mendukung sebagai acuan pengiriman barang jadi kepada

pelanggan seperti keterangan tanggal dan kuantitas yang dikirim kepada

pelanggan.

43

Gambar 17. Surat Jalan

d. Nota penjualan ke pelanggan

Dokumen ini adalah bukti penjualan kepada pelanggan dan diserahkan

kepada pelanggan sebagai bukti pembelian mereka. Pada dokumen ini

mempunyai kelemahan terutama pada atribut yang digunakan seperti

nama barang, kuantitas barang, keterangan, dll.

Gambar 18. Nota Penjualan

Keterangan :

- Beberapa dokumen ada yang tidak disertakan karena untuk beberapa memo atau catatan

dan perhitungan sifatnya memakai tulisan di dalam buku kas dan kertas sobekan

44

4.4 REKOMENDASI SISTEM INFORMASI VALUE CHAIN UD. LANGGENG SARI

Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem informasi pada value chain UD. Langgeng Sari,

maka, akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem informasi pada value chain UD. Langgeng

Sari, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem informasi pada value chain UD.

Langgeng Sari yaitu yang meliputi Aktivitas value chain yang menggambarkan aktivitas

inbound sampai dengan outbound, layout aktivitas mulai dari pasokan bahan baku sampai

dengan pengiriman barang jadi kepada pelanggan,flowchart yang menggambarkan arus

dokumen UD. Langgeng Sari, dan dokumen pendukung alur aktivitas value chain UD.

Langgeng Sari

45

Rekomendasi Struktur Organisasi

Berikut ini adalah rekomendasi struktur organisasi pada UD. Langgeng Sari :

PEMILIK

QUALITY CONTROL

PRODUKSI

MANAGER GUDANGMANAGER PRODUKSIMANAGER

PEMBELIAN

PENGEPAKAN DAN

PENYIMPANAN

KEUANGAN

QUALITY CONTROL QUALITY CONTROL PIUTANG KEUANGANPEMBELIAN TRANSPORTASI

SOPIR DAN KERNET

Gambar 19. Rekomendasi Struktur Organisasi UD. Langgeng Sari

46

Tanggung jawab dan wewenang dari setiap bagian yang ada di UD. Langgeng Sari Kudus adalah sebagai berikut :

NO. JABATAN JUMLAH TANGGUNG JAWAB &

WEWENANG PENGENDALIAN

1. Pemilik UD. Langgeng Sari

(Menjabat sebagai :

-Manajer Pembelian

-Manajer Produksi

-Manajer Gudang)

- Memegang kendali penuh

sebagai pemilik

perusahaan (controller)

- Mengawal dan mengendalikan

aktivitas bisnis dari mulai

pasokan bahan baku sampai

dengan pengiriman barang jadi

kepada pelanggan

2. Bagian Produksi

a. Quality control 4 orang - Memeriksa dan

mengendalikan kualitas

bahan baku yang masuk

dan keluar

- Menggunakan form penerimaan

bahan baku (gb. 27)

- Memeriksa dan

mengendalikan produksi

- Menggunakan form untuk

aktivitas produksi (gb.28 – gb.

32)

- Memeriksa dan

mengendalikan kualitas

barang jadi sebelum

- Memeriksa barang jadi yang akan

dikirim dengan melihat tekstur

gula merah apakah sudah sesuai

47

dikirim ke pelanggan pesanan apa belum

b. Produksi 60 orang - Membuat gula merah tebu

dalam bentuk cetakan

besek tumbu

- Menggunakan bahan baku yang

sudah lolos seleksi pada tahapan

penerimaan bahan baku dari

pemasok

c. Pengepakan dan

penyimpanan (packaging

and Saving)

10 orang - Mengemas gula merah

yang berbentuk tumbu ke

dalam plastic atau karung

goni

- Memakai pengemas bahan baku

sesuai standart dan memeriksa

pengemas bahan baku apakah ada

yang cacat atau tidak

- Menyimpan gula merah

yang telah dikemas ke

dalam gudang barang jadi

- Menyertakan tanggal produksi

dan tanggal kadaluwarsa pada

kemasan gula merah tebu

- Mengontrol stok

ketersediaan gula merah

tebu yang ada di gudang

barang jadi

- Mengontrol stok barang dengan

menggunakan form laporan stok

barang (gb. 36) dan form stok

kadaluwarsa (gb. 38)

- Memecah gula merah

tebu dari bentuk tumbu ke

dalam bentuk pecahan-

pecahan tumbu

- Memisahkan hasil pecahan gula

merah bentuk tumbu apakah itu

grade A atau grade sesuai

dengan tekstur gula merah

pesanan pelanggan

48

3. Bagian Keuangan

a. Piutang Dagang

-

5 orang * - Menagih pembayaran dari

perusahaan yang telah

jatuh tempo (perusahaan

pelanggan yang

pembayarannya 2 minggu

– 1 bulan setelah gula

merah tebu dikirim)

- Menyimpan bukti pembayaran

tempo perusahaan pelanggan

sesuai tanggal penagihan dan

memperingatkan perusahaan

pelanggan apabila mendekati

tanggal jatuh tempo pemayaran

b. Piutang Internal - Memberikan pinjaman

kepada karyawan yang

membutuhkan uang

- Memberikan bukti piutang

kepada karyawan yang

meminjam uang dan memberi

tempo waktu pengembalian

(apabila uang tersebut berasal

dari kas perusahaan

- Memberikan pinjaman

modal kepada pemilik

lahan tebu untuk

menanam tebu guna

memenuhi permintaan

tebu untuk proses

produksi gula merah tebu

UD. Langgeng Sari.UD.

- Dengan menyertakan ukti piutang

kepada petani tebu dengan

perjanjian MOU bahwa hasil

panen diserahkan kepada UD.

Langgeng Sari

49

c. Keuangan 3 orang * - Mencatat aliran keuangan

secara komputerisasi

(mencatat pendapatan kas

dan pengeluaran kas UD.

Langgeng Sari)

- Komputer yang dipakai oleh

bagian keuangan harus diberi

kode password supaya tidak ada

yang menyalahgunakan

- Menyimpan dokumen-

dokumen yang berupa

nota dari transaksi yang

dilakukan oleh UD.

Langgeng Sari

- Menyimpan dokumen-dokumen

baik yang keluar dan masuk di

UD. Langgeng Sari secara rapid

an disimpan sesuai nomor urut

atau urut tanggal

4. Bagian Transportasi

Sopir dan kernet 35 orang - Mengambil bahan baku

dari pemasok bahan baku

- Bahan baku yang akan diambil

harus sudah sesuai kriteria untuk

proses produksi dan pengepakan.

- Mengirimkan gula merah

tebu kepada perusahaan

pelanggan

- Menyertakan bukti nota(gb.43)

dan surat jalan (gb. 40)

- Bertanggungjawab atas

kondisi transportasi yang

digunakan (merangkap

sebagai teknisi truk)

- Melakukan perawatan rutin

transportasi yang digunakan

untuk mengangkut pasokan bahan

baku maupun gula merah yang

akan dikirim kepada pelanggan

50

4.4.1 Rekomendasi Aktivitas value chain UD. Langgeng Sari

Berikut ini adalah rekomendasi aktivitas value chain UD. Langgeng sari Kudus :

No Aktivitas Alur aktivitas value chain Lokasi

1. Memasok bahan

baku

Gudang

bahan baku

2. Proses produksi

Lantai

Produksi

Menerima barang dari pemasok

(bahan baku sudah diseleksi di

tempat pemasok)

Seleksi

bahan baku

yang masuk

Permintaan

bahan baku

untuk produksi

Mempersiapka

n bahan baku

sesuai

permintaan

Memeras tebu

untuk diambil

nira tebu

Memasukkan nira

ke dalam wajan

besar untuk

diuapkan airnya

Mengaduk nira

yang ada

dalam wajan

besar

Menambahkan kapur

untuk menghilangkan

kotoran dan gula tidak

lembek

Penerimaan

order dari

pelanggan

dari faximile

dan web

Membuat

jadwal

rencana

produksi

Memakai

mesin produksi

untuk proses

produksi

51

3. Proses pengepakan

dan penyimpanan

barang jadi (gula

merah tebu

c. Pengemasan barang jadi

d. Barang jadi yang kadaluwarsa

Gudang

penyimpanan

dan

Pengepakan

Nira kental (gulali) dicetak ke

dalam besek tumbu dan

dalam bentuk

koin/baterai/batok

Mengirim gula merah

yang telah dicetak

tumbu ke bagian

pengepakan

Mengemas

gula merah

tebu tumbu

dibungkus

dengan plastik

Memeriksa

hasil

pengemasan

barang jadi

Mengitung

total barang

jadi yang telah

di “packing”

Menyusun dan

menata gula

tebu yang

telah di

“packing”

Menemukan

produk jadi

yang telah

kadaluwarsa

Melaporkan

barang

kadaluwarsa

kepada pemilik

Pemilik

memerintahkan

untuk

memunaskan

barang yang telah

kadaluwarsa

Membuat

laporan

produksi dan

pemakaian

bahan baku

52

4. Pengiriman barang

jadi kepada

pelanggan

c. Pengiriman barang jadi kepada pelanggan

d. Retur dari pelanggan

Menindaklanju

ti PO dari

pelanggan

Meminta barang jadi

kepada bagian

gudang

oenyimpanan sesuai

pesanan pelanggan

Pengecekan

barang yang

disiapkan

gudang barang

jadi

Menyiapkan

transportasi

untuk

mengirim ke

pelanggan

Mendapatkan

retur barang

dari pelanggan

via faximile

atau email

Menanggapi

retur dari

pelanggan dan

menyiapkan

barang

pengganti

Mengirim gula

merah tebu

sesuai jumlah

yang diretur

53

Keterangan :

Menerima barang dari pemasok (bahan baku sudah diseleksi di tempat pemasok)

Untuk proses seleksi biasanya dilakukan di gudang bahan baku UD. Langgeng Sari sebelum masuk di dalam gudang.

Rekomendasinya adalah sebelum bahan baku masuk di gudang bahan baku UD. Langgeng Sari sebaiknya ada proses

seleksi bahan baku di tempat pemasok bahan baku yang dilakukan oleh staff /pegawai Quality Control. Atau

mengirim pegawai ke pemasok bahan baku. Dokumen pendukungnya adalah form penerimaan bahan baku (gambar

27). Untuk di masa yang akan datang, disarankan UD. Langgeng Sari dan pemasok membuat MOU tentang kriteria

bahan baku yang sesuai dengan kualitas UD. Langgeng Sari.

Penerimaan order dari pelanggan dari faximile dan web

Untuk saat ini, UD Langgeng Sari hanya menerima order via telepon atau perusahaan pelanggan yang membutuhkan

datang langsung di kantor UD. Langgeng Sari. Untuk rekomendasi, UD langgeng Sari selain menerima order via

telepon, juga bisa menerima pesanan dari pelanggan via faximile atau e-mail

Membuat jadwal rencana produksi

UD. Langgeng Sari belum melakukan penjadwalan rencana produksi secara sistematis dan teratur dengan didukung

oleh dokumen-dokumen pendukung rencana produksi. Untuk rekomendasi, UD. Langgeng Sari harus membuat

jadwal rencana produksi yang sistematis dan teratur untuk menciptakan efektifitas dan efisiensi. Dokumen

pendukungnya adalah form daftar pemesan (gambar 28), memo permintaan bahan baku, form pengeluaran bahan

baku, serta form laporan produksi dan pemakaian bahan baku.

54

Memakai mesin produksi untuk proses produksi

UD. Langgeng Sari masih melakukan proses produksi secara manual. Rekomendasinya adalah melakukan proses

produksi dengan menggunakan mesin pembuat gula merah tebu yang agar dapat lebih efisian dan efektif. (sebagai

gambaran : harga mesin penggiling tebu 1 mesin seharga ± 5 – 10 juta, mesin pengaduk nira seharga ± 10 – 15 juta,

harga tersebut dirasa mampu mengingat kapasitas produksi UD. Langgeng Sari mencapai ratusan ton (misalnya 100

ton = 100.000 kg, @kg 8.000 jadi 100.000 x 8000 = Rp. 800.000.000 omzet kotor). Walaupun UD. Langgeng Sari

menambah atau mengganti mesin produksi, UD. Langgeng Sari tetap memperkerjakan para karyawan dengan tetap

memperkerjakan dalam proses produksi gula merah tebu.

Nira kental (gulali) dicetak ke dalam besek tumbu dan dalam bentuk koin/baterai/batok

Untuk saat ini, UD. Langgeng Sari hanya memproduksi gula merah tebu dalam bentuk cetakan tumbu.

Rekomendasinya adalah memproduksi dengan cetakan koin/baterai/batok mengingat belum adanya industri gula

merah di Kota Kudus yang memproduksi cetakan tersebut. Selain itu, bentuk koin/baterai/batok lebih diminati pasar

daripada bentuk pecahan.

Membuat laporan produksi dan pemakaian bahan baku

UD. Langgeng Sari belum membuat laporan hasil produksi dan pemakaian bahan baku, hanya sebatas percaya

kepada karyawan yang memproduksi. Untuk mendapatkan laporan produksi dan pemakaian bahan baku pada proses

produksi, sebagai rekomendasi, sebaiknya UD. Langgeng Sari membuat laporan produksi dan pemakaian bahan

baku secara terkomputerisasi. Gambaran laporan seperti pada gambar 32.

55

Mendapatkan retur barang dari pelanggan via faximile atau email

Untuk saat ini, UD. Langgeng Sari hanya baru menanggapi retur dari pelanggan via telepon atau catatan retur

dititipkan kepada bagian transportasi yang mengirim gula merah tebu kepada pelanggan. Hal ini ini mengakibatkan

kurang respon cepat hubungan dari UD. Langgeng Sari dengan perusahaan pelanggan yang meminta retur. Sehingga

untuk rekomendasi, UD. Langgeng Sari mulai mengandalkan faximile atau e-mail ketika ada laporan retur dari

pelanggan

56

4.4.2 Rekomendasi Layout aktivitas UD. Langgeng Sari mulai dari pasokan bahan baku sampai dengan

pengiriman barang jadi kepada pelanggan

Berikut ini adalah layout UD. Langgeng Sari Kudus mulai dari pasokan bahan baku sampai dengan pengiriman barang jadi

kepada pelanggan:

1. Jalan Dawe (Kantor Pusat + Gudang) 2. Desa Suco (Gudang) 3. Desa Colo (Gudang + Transportasi) +Transportasi)

kantor

Gudang bahan baku

kantor

Gudang barang jadi Kapasitas : ± 450 ton

Parkir Truk

kantor

Parkir Truk

Produksi

2

3

PERUSAHAAN PELANGGAN

a

b

c

Supplier Bahan Baku

d

e

1 4

Gudang bahan baku

kantor

Gudang barang jadi Kapasitas : ± 400 ton

Gudang

bahan

baku

kantor

Gudang barang jadi Kapasitas : ± 200 ton

Parkir

Truk

kantor

Parkir

Truk

kantor

57

Pembahasan layout UD. Langgeng Sari :

a. Pemasok mengirimkan bahan baku kepada UD. Langgeng Sari setelah proses

seleksi bahan baku dilakukan di tempat pemasok bahan baku.

Pada aktivitas ini, penyeleksian bahan baku berada di tempat pemasok bahan baku.

Tujuannya adalah supaya dapat menghemat waktu dan biaya serta tidak kerja dua

kali. Misal terdapat bahan baku yang tidak sesuai criteria, maka transport dari UD.

Langgeng Sari tidak perlu lagi mengembalikan tebu yang tidak sesuai kriteria karena

sudah melakukan penyeleksian di tempat pemasok.

b. Bagian gudang bahan baku mengirimkan bahan baku kepada bagian produksi

untuk proses produksi gula merah tebu.

Untuk aktivitas ini secara keseluruhan sudah berjalan dengan baik. Sebagai

rekomendasi, sebaiknya tempat produksi dibangun lebih dekat dengan gudang bahan

baku dan gudang barang jadi serta proses produksi memakai mesin produksi untuk

menghemat waktu serta mengurangi biaya yang dikeluarkan.

c. Bagian produksi mengirimkan barang jadi (gula merah tebu) ke gudang barang

jadi

Secara keseluruhan, aktivitas untuk pengiriman barang sudah berjalan dengan baik.

Untuk rekomendasi hampir sama dengan aktivitas yang diatas (aktivitas B) yaitu

tempat produksi dibangun lebih dekat dengan gudang bahan baku dan gudang barang

jadi serta proses produksi memakai mesin produksi untuk menghemat waktu serta

mengurangi biaya yang dikeluarkan.

d. - UD. Langgeng Sari mengirimkan barang jadi kepada pelanggan

Secara keseluruhan, pada aktivitas ini sudah berjalan dengan baik.

- UD. Langgeng Sari mengirimkan Barang pengganti retur dari pelanggan

Secara keseluruhan aktivitas ini sudah berjalan dengan baik.

e. - Pelanggan mengembalikan (retur) barang jadi yang tidak sesuai pesanan

Secara keseluruhan aktivitas ini sudah berjalan dengan baik.

- Pelanggan memesan gula merah tebu kepada UD. Langgeng Sari

Pada aktivitas ini, secara keseluruhan sudah berjalan dengan baik, tetapi untuk

meningkatkan pelayanan, untuk rekomendasi, UD. Langgeng sari memakai web

atau e-mail serta memiki faximile guna memberikan pelayanan kepada calon

pelanggan

58

4.4.3 Rekomendasi analisis value chain UD. Langgeng Sari

Berikut ini adalah rekomendasi value chain untuk UD. Langgeng Sari :

Infrastruktur :

1. Menerapkan SOP dan pemisahan tanggungjawab yang jelas terhadap karyawan dalam aktivitas pekerjaan

2. Kebijakan perekrutan karyawan baru yang berpengalaman sesuai dengan bidang keahlian

3. Penyediaan mesin produksi guna mendukung proses produksi

4. Pencatatan laporan keuangan berbasis komputerisasi

Manajemen Sumber Daya Manusia :

1. Pelatihan tenaga kerja karyawan untuk meningkatkan kompetensi karyawan sesuai dengan bidangnya untuk mendukung

kebutuhan perusahaan.

2. Proses seleksi perekrutan karyawan baru untuk mendapatkan karyawan yang memiliki kompetensi dan keahlian sesuai bidang

yang dibutuhkan perusahaan.

3. Evaluasi kebutuhan pelatihan karyawan sesuai dengan departemen untuk memperlengkapi dan meningkatkan keahlian dari

karyawan dalam rangka mendukung kepentingan perusahaan

4. Penilaian karyawan berbasis target produksi.

Pengembangan Teknologi :

1. Penggunaan komputer, printer dan fax untuk mendukung aktivitas administrasi dan operasional perusahaan. Penggunaan

komputer, printer dan faximile guna mendukung aktivitas bisnis seperti berhubungan dengan pelanggan maupun dengan calon

pelanggan. Apabila dilihat dari segi biaya, UD. Langgeng Sari bisa memenuhi untuk bisa pengadaan teknologi mengingat

omzet yang diperoleh UD. Langgeng Sari tergolong besar.

2. Penggunaan mesin – mesin produksi untuk menambah kapasitas produksi, efektivitas dan efisiensi waktu produksi. (Sebagai

gambaran : harga mesin penggiling tebu 1 mesin seharga ± 5 – 10 juta, mesin pengaduk nira seharga ± 10 – 15 juta, harga

tersebut dirasa mampu mengingat kapasitas produksi UD. Langgeng Sari mencapai ratusan ton)

Pembelian :

1. Proses seleksi dan kriteria pemasok bahan baku untuk mendapatkan bahan baku yang berkualitas dengan harga kompetitif

dengan selalu mengambil pasokan bahan baku pada pemasok tetap serta membangun jalinan hubungan yang baik dengan calon

pemasok yang lain..

2. Pengadaan mesin – mesin produksi dan suku cadang mesin untuk mendukung aktivitas produksi.

AKTIVITAS

PENDUKUNG

59

Gambar 21. Rekomendasi Sistem Informasi Value Chain UD. Langgeng Sari

LogistIk

ke

Dalam

Operasi Logistik Keluar

Sales dan Marketing

Servis

Seleksi

kelayakan

bahan baku

sesuai dengan

kriteria untuk

produksi gula

merah tebu.

Seperti tebu,

dibilang

memenuhi

kriteria apabila

kadar airnya

>10%.,

sakarosa

(sukrosa)

minimal 65 %,

benzoate

(bahan

pengawet)mini

mal 200 Mg.

-penjadwalan dan

perencanaan

produksi dengan

membuat jadwal

rencana produksi.

Untuk dokumen

pada gambar 28

- penggunaan

mesin produksi

untuk proses

produksi

- pengiriman gula

merah tebu kepada

pelanggan dengan

armada milik UD.

Langgeng Sari sendiri

- pengiriman barang

kepada pelanggan

dengan didukung

dokumen pengeluaran

barang dari gudang,

surat jalan, laporan

retur barang jadi, dan

form produk retur

- Proses pemasaran melalui

telepon atau mengirim surat

penawaran kepada calon

konsumen atau membuat web

atau email dengan

menggunakan internet

- proses penjualan gula

merah kepada pelanggan

dengan cara memberi sampel

terlebih dahulu kepada calon

konsumen

Pelayanan terhadap keluhan

dari pelanggan melalui situs

web atau e-mail pribadi milik

UD. Langgeng Sari.

AKTIVITAS UTAMA

60

4.4.4 Rekomendasi flowchart yang menggambarkan arus dokumen UD. Langgeng Sari

Flowchart Alur Aktivitas :

1. Alur aktivitas pemasok bahan baku dengan gudang bahan baku UD. Langgeng

Berikut ini adalah flowchart rekomendasi untuk pembelian bahan baku dari pemasok

bahan baku :

PEMBELIAN BAHAN BAKU

QUALITY CONTROL PEMILIKPEMBELIAN

Mulai

TEBU

TEBU

1 N

Jumlah bahan

baku (tebu) yang

diterima

TEBU

1

Memeriksa

bahan baku

(tebu)

Bahan baku

Sesuai

permintaan?

TEBU

TEBU

Tidak ya

Pemasok

Membuat form

bahan baku

sesuai

kualitas yang

diterima

2

2

N

Selesai

1

Form Penerimaan

Bahan Baku

12

3

Form

Penerimaan

Bahan Baku

1

2

N

Form Penerimaan

Bahan Baku

1

Form Penerimaan

Bahan Baku

1

Menerima bahan

baku dan mengisi

form penerimaan

bahan baku

Gambar 22. Flowchart Rekomendasi Pembelian Bahan Baku

61

Penjelasan Flowchart :

Bagian Pembelian

- Menerima pasokan bahan baku tebu dari pemasok

- Mencatat penerimaan pasokan bahan baku dari pemasok

- Mengirim tebu dan menulis pada form penerimaan bahan baku 2 rangkap.

o Rangkap 3 disimpan oleh bagian pembelian

o Rangkap 2 dan tebu diberikan kepada bagian Quality Control

o Rangkap 1 diserahkan kepada pemilik

Bagian Quality Control

- Menerima tebu dan form Penerimaan Bahan Baku (tebu) yang diterima rangkap 1

dari bagian pembelian dan mengecek kualitas tebu yang diterima.

- Memeriksa kualitas tebu yang akan digunakan untuk memroduksi gula merah tebu

Apabila kualitas tebu sesuai standart untuk proses produksi gula merah, maka

selanjutnya memberikan form penerimaan bahan baku rangkap 1 kepada

pemilik

Apabila kualitas tebu tidak sesuai dengan standart untuk proses produksi,

maka tebu akan dikembalikan kepada pemasok tebu.

Pemilik

- Menerima form Penerimaan Bahan Baku rangkap 1 dari bagian Quality Control.

62

2. Alur aktivitas gudang bahan baku dengan lantai produksi

Berikut ini adalah flowchart rekomendasi untuk aktivitas dari gudang bahan baku ke lantai produksi

gula merah tebu :

PROSES PRODUKSI

PemilikBagian Produksi dan Pengemasan Barang

Jadi

Bagian Quality Control

(merangkap bagian gudang bahan baku)

Memo

Permintaan bahan

baku

mempersiapkan

bahan baku dan

buat memo

pengiriman

mulai

Menerima PO

dari

pelanggan

melalui

email,telepon

atau fax

Daftar dan jadwal

order

D

2

3

Input data

permintaan bahan

baku

1

12

4

Form Laporan

Produksi dan

pemakaian Bahan

Baku

2

N

PO dari pelanggan

Form pengeluaran

bahan baku

1

2

N

Form

Pengeluaran

Bahan Baku

1

BAHANBAKU

N

Daftar dan jadwal

order

N

1

1

Pembuatan

Memo

permintaan

bahan baku

2

1

Memo

Permintaan bahan

baku

2

PO dari

pelanggan

D

Gambar 23. Flowchart Rekomendasi Proses Produksi

63

PROSES PRODUKSI

Bagian Produksi

Bagian Quality Control

(merangkap bagian

gudang bahan baku)

Pemilik

Form

pengeluaran

bahan baku

Proses Produksi

Gula Merah

Bagian penyimpanan

Dan

pengepakan

Transfer Gula

Merah ke

Pengepakan

3

1

Membuat Laporan

Produksi dan

pemakaian Bahan

Baku

1

N

Form Laporan

Produksi dan pemakaian

Bahan Baku

1

Form Laporan

Produksi dan pemakaian

Bahan Baku

1

23

4

N

BAHANBAKU

GULAMERAH

GULAMERAH

Produksi

Gambar 23. Flowchart Rekomendasi Proses Produksi

64

Penjelasan flowchart :

Alur aktivitas gudang bahan baku dengan lantai produksi

Pemilik

- Menerima order dari pelanggan melalui email / telepon / faximile berupa PO

- Mengisi form daftar dan jadwal order 2 rangkap

o Rangkap 1 diberikan kepada bagian produksi dan pengemasan barang jadi

o Rangkap 2 disimpan sesuai nomor urut form

- Menerima form Laporan Produksi dan Pemakaian bahan baku rangkap 2 dan

disimpan sesuai nomor urut form.

Bagian Produksi

- Menerima form daftar dan jadwal order rangkap 1 dari pemilik, menindaklanjuti dan

menyimpan sesuai urut nomor form

- Membuat memo permintaan bahan baku 2 rangkap :

o Rangkap 1 diberikan pada bagian gudang bahan baku (Quality Control)

o Rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form

- Menerima pasokan bahan baku dan form pengeluaran bahan baku rangkap 1 dari

bagian gudang bahan baku (Quality Control).

Form rangkap 1 disimpan sesuai urut nomor form.

- Proses produksi gula merah tebu

- Setelah gula merah jadi, membuat laporan produksi (kuantitas yang dihasilkan) dan

pemakaian bahan baku yang digunakan selama proses produksi pada database

produksi

- Mencetak form laporan produksi dan pemakaian bahan baku 3 rangkap :

o Rangkap 1 dikirim ke bagian penyimpanan dan pengepakan beserta hasil

produksi yang telah dicetak

o Rangkap 2 dikirim ke pemilik sebagai bukti

o Rangkap 3 disimpan sesuai urut nomor form.

Bagian Gudang Bahan Baku (Quality Control)

- Menerima memo permintaan bahan baku rangkap 1 dari bagian produksi

- Menginput data permintaan bahan baku dan mengeluarkan form pengeluaran bahan

baku 2 rangkap :

65

o Rangkap 1 beserta bahan baku yang akan digunakan dikirim ke bagian

produksi

o Rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form.

3 Alur aktivitas lantai produksi dengan gudang barang jadi

a. Pengemasan barang jadi

Berikut in adalah flowchart rekomendasi pada aktivitas dari lantai produksi ke gudang

penyimpanan barang jadi :

Pengiriman hasil produksi ke gudang barang jadi

BAGIAN PENGEPAKAN

TIDAK YA

Cek Kondisi

Produk Jadi

Proses

Pengemasan

2

N

Cacat?

Mulai

fForm laporan

Produk jadi

setelah dikemas

1

2

N

Form Laporan

Produksi dan

pemakaian

Bahan Baku

1

1Form

Produk

Cacat

12

3

1Form

Produk

Cacat

12

3

GULAMERAH

BAHANPENGEMAS

PRODUKJADI

PRODUKJADI

PRODUKCACAT

PRODUKCACAT

Hitung & Buat

Laporan Produk

Cacat

1

Gambar 24. Flowchart Rekomendasi Pengiriman Hasil Produksi ke Gudang Barang Jadi

66

Pengiriman hasil produksi ke gudang barang jadi

PEMILIKBAGIAN PENYIMPANANQC

Sample Produk

Cacat

Cek kondisi dan

analisa penyebab

Produk Cacat

Produk

Cacat

Melaporkan ke

pemilik

4

Penataan/

penyusunan

Produk Jadi

yang dikemas

Form

Laporan

Produk Jadi

Setelah

dikemas

2

2

Form Laporan

Stok Barang1

2

Form

Laporan Stok

Barang

12

3

Selesai

4

Form produk

cacat

3

Form

Laporan Stok

Barang

N

N

1

N

1Form

Produk

Cacat

12

1Form

Produk

Cacat

12

1Form

Produk

Cacat

12

N

Menghitung barang

cacat/rusak dan

menjual ke pembeli

gula merah yang

rusak / cacat

Nota

Penjualan

Barang cacat

1

2

N

Pembeli

Gula merah

cacat

1

SAMPEL PRODUKCACAT

Produk JadiSetelah

dikemas

Produk JadiSetelah

dikemas

Produk JadiSetelah

dikemas

SAMPEL PRODUKCACAT

PRODUKCACAT

Hitung jumlah dan

buat Laporan stok

1

N

Gambar 24. flowchart Rekomendasi Pengiriman Hasil Produksi ke Gudang Barang Jadi

67

b. Barang jadi yang kadaluwarsa

Untuk flowchart rekomendasi dibawah ini menjelaskan untuk pemisahan produk yang telah

kadaluwarsa :

BARANG YANG KADALUWARSA

Quality ControlPemilikBagian Penyimpanan

Mulai

Pengecekan

stok gudang

dan

menemukan

stok yang sudah

kadaluwarsa

1Form

Stok

kadaluwarsa

12

Melaporkan

kepada

pemilik

N

Form

Stok

kadaluwarsa

1

1

PRODUKJADI

SampelProduk

kadaluwarsa

SampelProduk

kadaluwarsa

SampelProduk

kadaluwarsa

1

Form

Stok

kadaluwarsa

1

N

Memberikan

perintah

Pemusnahan

barang jadi

Form perintah

pemusnahan

barang

1

2

N

2

SampelProduk

kadaluwarsa

1Pemusnahan

Produk

pemilik

1

2

Form Perintah

Pemusnahan

Produk

gambar 25. Flowchart Rekomendasi Barang yang Kadaluwarsa

68

Penjelasan flowchart :

a. Pengemasan dan penyimpanan barang jadi

Bagian Pengepakan

- Menerima gula merah hasil produksi, bahan pengemas dari gudang bahan baku dan

form laporan Produksi dan pemakaian bahan baku rangkap 1 dari bagian produksi.

Form disimpan sesuai urut nomor penerimaan form

- Mengemas gula merah dengan menggunakan kemasan tumbu dan plastik (karung

goni akan digunakan apabila akan dikirim ke pelanggan)

- Memeriksa kondisi gula merah yang telah dikemas :

o Apabila selama pengemasan “ tidak ditemukan “ produk cacat, maka mengisi

form laporan produk jadi setelah dikemas (2 rangkap).

Rangkap 1 beserta gula merah yang telah dikemas dikirim ke bagian

pengemasan

Rangkap 2 disimpan sesuai nomor urut form

o Apabila “ditemukan” produk cacat, maka mengisi form produk cacat (3

rangkap) serta menghitung dan mencatat produk cacat ke dalam database

Laporan Produk cacat.

Mengirim produk gula merah yang cacat dan form produk cacat rangkap 1 ke

bagian Quality Control.

Bagian Quality Control

- Menerima form produk cacat 2 rangkap dan produk cacat dari bagian pengepakan

- Memeriksa kondisi dan menganalis penyebab produk yang dihasilkan cacat

- Setelah selesai menganalis, segera melaporkan hasil analisis kepada pemilik berupa

form produk cacat rangkap 1 dan sampel produk cacat.

Form produk cacat rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor

- Menerima form perintah pemusahan produk rangkap 1 dari pemilik

- Memusnahkan produk gula merah yang cacat

- Membuat laporan bukti pemusnahan produk cacat, disimpan sesuai tanggal

pelaksanaan pemusnahan produk cacat serta dilaporkan kepada pemilik

69

Bagian penyimpanan

- Menerima gula merah yang telah dikemas dan form laporan produk jadi rangkap 2

dari bagian pengemasan.

Form disimpan sesuai urut nomor form

- Menghitung kuantitas dan mengisi laporan persediaan

- Setelah mengitung kuantitas dan mengisi laporan persediaan, mengisi form laporan

laporan barang (rangkap 2) :

o Rangkap 1 diserahkan kepada pemilik

o Rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form

- Menyusun dan menyimpan produk yang telah dikemas ke dalam gudang barang jadi

Pemilik

- Menerima form laporan persediaan barang rangkap 1 dari bagian penyimpanan dan

menyimpan sesuai urut nomor form

- Menerima form kerusakan barang jadi rangkap 1 dan sampel produk cacat dari bagian

Quality control

- Menghitung kuantitas gula merah yang cacat dan segera menjual kepada pembeli

tetap yang menerima produk gagal atau cacat dari UD. Langgeng Sari.

- memberi nota rangkap 1 dan gula merah cacat kepada pembeli produk cacat

Nota rangkap 1 disimpan urut nomor form

b. Stok yang kadaluwarsa

Bagian penyimpanan

- Melakukan pengecekan persediaan gula merah yang ada dalam gudang barang jadi

- Apabila menemukan persediaan gula merah yang sudah kadaluwarsa, mengisi form

persediaan kadaluwarsa 2 rangkap

o Rangkap 1 beserta sample produk kadaluwarsa disampaikan ke pemilik

o Rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form

Pemilik

- Menerima persediaan stok kadaluwarsa rangkap 1 dan sample produk kadaluwarsa.

Form

disimpan sesuai nomor urut

70

- Mengisi form perintah pemusnahan produk kadaluwarsa dan memberikan perintah

kepada Quality Control untuk melakukan pemusnahan terhadap produk yang telah

kadaluwarsa.

o Form rangkap 1 dengan barang yang akan dimusnahkan diberikan kepada Quality

control

o Form rangkap 2 disimpan sesuai nomor urut form

Quality Control

- Menerima form perintah pemusnahan produk rangkap 1 dari pemilik

- Melakukan pemusnahan gula merah yang telah kadaluwarsa

Keterangan : untuk mencegah adanya barang kadaluwarsa, maka pengeluaran barang jadi

menggunakan metode FIFO (First In First Out), yaitu mengeluarkan

barang jadi terlebih dahulu yang diproduksi terdahulu. (misal : pada tanggal

1-3 september 2013 UD. Langgeng Sari memproduksi gula merah. Pada

tanggal 3 september 2013 UD. Langgeng Sari mendapatkan pesanan dari

PT.XXX. Gula merah yang dikirim adalah produksi pada tanggal 1

September. Yang tanggal 2-3 September disimpan dalam gudang barang

jadi sebagai persediaan)

71

4 Alur aktivitas gudang barang jadi UD. Langgeng Sari dengan pelanggan

a. Pengiriman dan penjualan barang jadi ke pelanggan

Berikut ini adalah flowchart rekomendasi untuk aktivitas pengiriman barang dari gudang

barang jadi UD. Langgeng Sari ke pelanggan :

PENGIRIMAN DAN PENJUALAN BARANG JADI KEPADA PELANGGAN

Pemilik Quality Control Bagian Transportasi

1

Copy PO

Input data

pengeluaran brg

jadi ke PC (Ms

Excell) dan buat

Surat Jalan

1

Menindaklanjuti

PO dari pelanggan

1

PO

MULAI

nota 1

pelanggan

6

Kirim ke

palanggan

nota

Membuat

nota untuk

pelanggan

N

nota 12

6

Memeriksa dan

menindaklanjuti

copian PO dari

pemilik dan mengisi

form pengeluaran

barang jadi

1

Surat Jalan12

3

N

Copy POPO

D

D

Form

pengeluaran

Barang jadi

12

3

Form

pengeluaran

Barang jadi

1

2

Surat

jalan

1

1

Surat

jalan

12

1

Surat

jalan

12

1

Surat

jalan

1

2

N

1

uang

Pelanggan melakukan

pembayaran ketika

barang sudah diterima

Barang jadi

Barang jadi

Barang jadi

Barang jadi

5

2

Gambar 26. Flowchart Rekomendasi Pengiriman dan Penjualan Barang Jadi Kepada Pelanggan

72

PENGIRIMAN BARANG JADI

PemilikBagian TransportasiGudang Barang Jadi

(bagian Penyimpanan)

Cek Surat Jalan

dengan form

pengeluaran

barang jadi

Surat jalan

sesuai?Tidak

Revisi

Surat

Jalan

dan

form

pengelu

aran

barang

jadioleh

Bagian

Gudang

Jadi

ya

QC

Persetujuan

Pengiriman

3

3

Menyiapkan

barang yang akan

dikirim

4

N

4

Pengaturan

Pengiriman

Brg Jadi

dengan truk

N

1

Surat Jalan12

3

1

Surat

jalan

12

2

Form

pengeluaran

Barang jadi

1

2

Surat

Jalan

Surat

Jalan

1

3

2Form

pengeluaran

Barang jadi

1

2

N

Form

pengeluaran

Barang jadi

1

Surat

jalan

12

Form

pengeluaran

Barang jadi

1

1

Surat

jalan

12

1

Surat

jalan

12

1

Surat

jalan

12

Barang jadi

Barang jadi

Barang jadi

2

5

Gambar 26. Flowchart Rekomendasi Pengiriman Barang Jadi Kepada Pelanggan

73

b. Retur dari pelanggan

Untuk flowchart rekomendasi dibawah ini menjelaskan tentang retur dari pelanggan karena

ketidaksesuaian barang yang dikirim dari UD. Langgeng Sari :

RETUR DARI PELANGGAN

Quality ControlBagian Transportasi

PELANGGAN

Memo

Kerusakan

barang

Melaporkan

Pengembalian

Produk Rusak

Memo

Kerusakan

barang

12

Surat

Jalan

12

N

1Surat

Jalan

1

Mengirim ke

palanggan

PELANGGAN

nota

nota 1

1

Pelanggan melakukan

pembayaran ketika

barang sudah diterima

uang

Produk rusak/cacat

Produk rusak/cacat

Barang pengganti

Barang pengganti Menyiapkan Brg

Pengganti dan

surat jalan

Form

pengeluaran

Barang jadi

N

Memo

Kerusakan

barang

1

Surat

Jalan

12

Surat

Jalan

12

2

nota 12

N

Barang pengganti

Produk rusak/cacat

Mengisi laporan retur barang

jadi serta mengisi form

pengeluaran barang jadi dan

surat jalan

Gambar 27. Flowchart Rekomendasi Retur dari pelanggan

74

Penjelasan flowchart :

a. Pengiriman barang jadi ke pelanggan

Pemilik

- Menindaklanjuti PO yang kirim oleh pelanggan

- Mengopi PO menjadi 2, PO yang asli disimpan sesuai tanggal masuk PO, copian PO

diberikan oleh Quality Control

- menerima surat jalan 3 rangkap dan form pengeluaran barang jadi rangkap 1 dan

rangkap 2 dari Quality Control

- memeriksa surat jalan dan form pengeluaran barang jadi

o Apabila surat jalan “sesuai” dengan permintaan, surat jalan 3 rangkap dengan

ketentuan rangkap 1 dan rangkap 2 diserahkan kepada gudang barang jadi /

bagian penyimpanan, rangkap 3 disimpan sesuai nomor urut form) dan form

pengeluaran barang jadi rangkap 1 diberikan kepada gudang barang jadi /

bagian penyimpanan dan rangkap 2 disimpan sesuai nomor urut form.

o Apabila suat jalan “tidak sesuai”, dikembalikan kepada bagian Quality

Control untuk direvisi.

- Menerima surat jalan 2 rangkap dari bagian Transportasi dan memeriksa barang yang

akan siap untuk dikirim kepada pelanggan

- Membuatkan nota 2 rangkap (rangkap 1 dititipkan kepada bagian transportasi yang

akan diserahkan sebagai barang bukti kepada pelanggan, rangkap 2 disimpan sesuai

nomor urut nota)

- Memberikan nota rangkap 1 dan surat jalan 2 rangkap serta memberikan instruksi

mengirim barang jadi kepada pelanggan

Quality Control

- Menerima copian PO dari pemilik

- Memeriksa dan menindaklanjuti PO dengan mengisi form pengeluaran barang jadi 3

rangkap :

o Rangkap 1 dan 2 akan dikirim terlebih dahulu dikirim kepada pemilik

o Rangkap 3 disimpan sesuai urut nomor form

- Mengisi surat jalan 3 rangkap dan dikirim dahulu kepada pemilik untuk diperiksa

75

Gudang bahan baku ( bagian Penyimpanan)

- Menerima surat jalan 2 rangkap dan form pengeluaran barang jadi rangkap 1

(disimpan sesuai urut nomor form)

- Menyiapkan barang jadi yang akan dikirim kepada pelanggan

- Setelah menyiapkan barang jadi, barang jadi beserta surat jalan 2 rangkap diserahkan

kepada bagian transportasi

Bagian Transportasi

- Menerima surat jalan 2 rangkap dan barang jadi

- Menyusun dan mengatur letak posisi barang di dalam truk

- Memberikan surat jalan 2 rangkap kepada pemilik terlebih dahulu dan

memberitahukan bahwa barang sudah ada diatas truk untuk diperiksa.

- Menerima surat jalan 2 rangkap (rangkap 1 akan diberikan kepada pelanggan,

rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form) dan nota yang akan diberikan kepada

pelanggan.

- Mengirim barang jadi kepada pelanggan beserta nota rangkap 1 dan surat jalan

rangkap 1

b. Retur Barang

Bagian Transportasi

- Pelanggan melakukan bongkar muat barang jadi dan menemukan produk yang cacat,

maka pelanggan membuat memo kerusakan barang dan mengembalikan produk cacat

melalui bagian transportasi

- Melaporkan pengembalian barang jadi yang rusak / cacat kepada bagian Quality

Control dengan menyerahkan produk rusak dan memo kerusakan barang

- Menerima nota rangkap 1, barang pengganti, dan surat jalan 2 rangkap ( rangkap 1

akan diberikan kepada pelanggan, rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form)

- Mengirim kepada pelanggan dan menyerahkan nota rangkap 1, barang jadi pengganti,

dan surat jalan rangkap 1.

Bagian Quality Control

- Menerima memo kerusakan barang dan produk rusak dari Bagian Trnasportasi

- Mengisi laporan retur barang jadi serta mengisi form pengeluaran barang jadi dan

surat jalan 2 rangkap.

76

- Menyiapkan barang jadi pengganti retur dan membuat nota 2 rangkap (rangkap 1

dititipkan kepada bagian Transportasi, rangkap 2 disimpan sesuai nomor urut)

kemudian diserahkan kepada bagian transportasi beserta surat jalan 2 rangkap.

77

4.4.5 Rekomendasi dokumen pendukung alur aktivitas value chain UD. Langgeng Sari

Berikut ini adalah dokumen rekomendasi yang terdapat di dalam flowchart :

1 Alur aktivitas pemasok bahan baku dengan gudang bahan baku

a. Form penerimaan bahan baku (Gambar 28)

Merupakan form yang digunakan pada saat penerimaan bahan baku dari pemasok bahan

baku. Pemasok bahan baku UD, Langgeng sari terdiri dari pemasok tebu, pemasok kapur,

pemasok besek tumbu, pemasok plastik, dan pemasok karung goni.

Atribut yang terdapat form penerimaan bahan baku antara lain :

Nama pemasok

Pada atribut ini menjelaskan tentang pemasok bahan baku yang mengirmkan bahan

baku kepada UD. Langgeng Sari

Tanggal

Nama Produk (bahan baku)

Jumlah (bahan baku)

Keterangan (kriteria bahan baku)

Kriteria

Tandatangan

Berikut ini adalah bentuk form penerimaan bahan baku :

Gambar 28. Form Penerimaan Bahan Baku

78

2 Alur aktivitas gudang bahan baku dengan lantai produksi

a. Jadwal Rencana Produksi (gambar 29)

Pada form berisi tentang jadwal rencana produksi gula merah tebu oleh bagian

produksi.Atribut yang terdapat pada dokumen ini :

Tanggal

Bulan

Keterangan

Nama perusahaan Pemesan

Pesanan

Gambar 29. Jadwal Rencana Produksi

79

b. Form Daftar Pemesan (gambar 30)

Pada form ini berisi tentang daftar perusahaan atau perorangan yang memesan dan

membeli gula merah tebu.

Atribut yang terdapat pada form daftar dan jadwal order antara lain :

Tanggal ( pemilik memberikan jadwal order kepada produksi)

Nomor

Nama pemesan gula merah

Jumlah (pesanan gula merah)

Satuan

Tanggal pesanan (tanggal pemesan memerikan orderan)

Keterangan

Berikut ini adalah bentuk daftar dan jadwal order :

Gambar 30. Form Daftar Pemesan

80

c. Memo permintaan bahan baku (Gambar 31)

Pada memo ini menjelaskan bahwa Quality Control meminta persetujuan oleh pemilik untuk

pengeluaran bahan baku yang akan digunakan oleh bagian produksi untuk proses

memproduksi gula merah tebu.

Atribut yang terdapat pada dokumen ini meliputi :

Tanggal ( pada saat permintaan bahan baku)

Nomor urut

Kode bahan baku

Deskripsi bahan baku

Jumlah ( bahan baku yang aan digunakan dalam satuan kilogram)

Keterangan

Tanda tangan

berikut ini adalah memo permintaan bahan baku dari bagian produksi kepada gudang

bahan baku :

c

Gambar 31. Memo Permintaan Bahan Baku

81

d. Form pengeluaran bahan baku (Gambar 32)

Form ini digunakan untuk pengeluaran bahan baku yang akan digunakan oleh bagian

produksi untuk proses produksi gula merah tebu.

Atribut yang terdapat pada dokumen ini meliputi :

Tanggal (permintaan bahan baku)

Divisi ( yang meminta bahan baku)

Keperluan (menjelaskan untuk keperluan proses produksi)

Kode bahan baku

Deskripsi bahan baku

Keterangan

Tanda tangan ( terdiri dari bagian Produksi dan bagian Quality Control)

Berikut ini adalah form pengeluaran bahan baku dari bagian gudang bahan baku :

Gambar 32. Form Pengeluaran Bahan Baku

82

e. Form laporan produksi dan pemakaian bahan baku (Gambar 33)

Pada form ini digunakan pada saat selesai produksi untuk melaporkan pemakaian bahan baku

selama proses produksi dan jumlah hasil produksi.

Atribut yang terdapat pada dokumen ini terdiri dari :

- Pemakaian bahan baku :

Nomor form

Nomor urut

Tanggal (pemakaian bahan baku)

Kode bahan baku

Nama bahan baku (yang digunakan selama proses produksi)

Jumlah (bahan baku yang digunakan selama proses produksi)

Keterangan

- Jumlah gula merah yang diproduksi

Nama barang

Jumlah (gula merah yang dihasilkan)

Jumlah total (gula merah yang dihasilkan jumlah totalnya)

Keterangan

Berikut ini adalah form laporan hasil produk jadi dan pemakaian bahan baku dari bagian

produksi :

Gambar 33. Form Laporan Produksi dan Pemakaian Bahan Baku

83

3. Alur aktivitas lantai produksi dengan gudang barang jadi

a. Form laporan produksi dan pemakaian bahan baku (Gambar 33)

Pada form ini digunakan pada saat selesai produksi untuk melaporkan pemakaian bahan baku

selama proses produksi dan jumlah hasil produksi.

Atribut yang terdapat pada dokumen ini terdiri dari :

- Pemakaian bahan baku :

Nomor form

Nomor urut

Tanggal (pemakaian bahan baku)

Kode bahan baku

Nama bahan baku (yang digunakan selama proses produksi)

Jumlah (bahan baku yang digunakan selama proses produksi)

Keterangan

- Jumlah gula merah yang diproduksi

Nama barang

Jumlah (gula merah yang dihasilkan)

Jumlah total (gula merah yang dihasilkan jumlah totalnya)

Keterangan

Berikut ini adalah form laporan hasil produk jadi dan pemakaian bahan baku dari bagian

produksi :

Gambar 33. Form Laporan Produksi dan Pemakaian Bahan Baku

84

b. Form laporan produk jadi setelah dikemas (Gambar 34)

Form ini menjelaskan tentang produk jadi yang telah dikemas oleh bagian pengemasan

Atribut yang ada pada dokumen ini antara lain :

Nomor form

Tanggal

Jenis produk

Jumlah (dalam satuan kilogram)

Jumlah besek

Keterangan

Berikut ini adalah form laporan produk jadi setelah dikemas :

Gambar 34. Form Laporan Hasil Produk Jadi Setelah Dikemas

85

c. Form produk cacat (Gambar 35)

Form ini menjelaskan tentang kuantitas produk cacat yang ditemukan selama pengemasan

dengan menggunakan tumbu

Atribut yang ada pada dokumen ini meliputi :

Nomor form

Tanggal ( pada saat ditemukannya produk cacat)

Nama produk

Jumlah barang rusak

Keterangan

berikut ini adalah form produk cacat :

Gambar 35. Form Produk Cacat

86

d. Laporan produk cacat (gambar 36)

Laporan ini berisikan dari laporan produk cacat yang ditemukan pada saat proses pengemasan

dan diinput pada database di dalam komputer.

Atribut yang terdapat pada laporen ini meliputi:

Nomor form laporan

Nama produk

Tanggal (pada saat ditemukan dan diinput

Jumlah ( produk cacat yang ditemukan)

Keterangan

Berikut ini adalah laporan produk cacat :

Gambar 36. Laporan Produk Cacat

87

e. Form laporan stok barang (ganbar 37)

Pada form ini menjelaskan tentang jumlah stok barang yang ada di dalam gudang setelah

dikemas secara keseluruhan.

Atribut yang terdapat pada form ini meliputi :

Stok per tanggal

Jenis produk

Jumlah (dalam kg)

Stok keluar barang

Jumlah stok keluar

Sisa stok per tanggal (jumlah yang ada di gudang per tanggal keluar barang)

Stok gudang

Gambar 37. Form Laporan Stok Barang

88

f. Form pemusnahan produk (gambar 38)

Form ini menjelaskan tentang perintah yang diberikan oleh pemilik untuk memusnahkan

produk yang telah kadaluwarsa.

Atribut yang terdapat pada dokumen ini meliputi :

Nomor form

Jenis produk

Tanggal Kadaluwarsa

Jumlah

Tanda tangan

berikut ini adalah form perintah pemusnahan produk :

Gambar 38. Form Perintah Pemusnahan Produk

89

g. Form Stok Kadaluwarsa (gambar 39)

Laporan ini menjelaskan total produk kadaluwarsa yang ditemukan di dalam gudang barang

jadi.

Atribut yang terdapat pada ddokumen ini meliputi :

Stok per tanggal

Jenis produk

Jumlah (dalam kg)

Stok keluar barang

Jumlah stok keluar

Sisa stok per tanggal (jumlah yang ada di gudang per tanggal keluar barang)

Stok gudang

Berikut ini adalah bentuk form stok kadaluwarsa :

Gambar 39. Form Stok Kadaluwarsa

90

4. Alur aktivitas gudang barang jadi UD. Langgeng Sari dengan pelanggan

a. Pengeluaran barang jadi dari gudang (gambar 40)

Pada form ini menjelaskan untuk stok gudang yang keluar yang akan dikirim kepada

pelanggan.

Atribut pada dokumen ini meliputi :

Tanggal (dikeluarkannya barang)

Divisi (yang berhak mengeluarkan)

Keperluan (tujuan dikeluarkannya stok dari gudang)

Kode barang

Deskripsi (barang yang diminta oleh pelanggan)

Jumlah (dalam satuan kilogram)

Total (barang yang dikeluarkan)

Tanda tangan

berikut ini adalah bentuk laporan barang keluar

Gambar 40. Pengeluaran Barang Jadi Dari Gudang

91

b. Surat Jalan (gambar 41)

Dokumen ini sebagai bentuk bukti pengiriman yang nantinya akan disampaikan kepada

pelanggan dan sebagai pegangan bagian trasnportasi dalam mengirimkan barang sampai ke

tangan pelanggan. Atribut yang terdapat pada dokumen ini meliputi :

Nomor form

Divisi ( yang bertanggung jawab terhadap pengiriman barang)

Nomor polisi ( kendaraan yang dipakai untuk mengirim)

Nomor DO

Spesifikasi barang (barang yang dikirim sesuai permintaan pelanggan)

Jumlah (barang yang dikirim kepada pelanggan dalam jumlah kilogram)

Satuan (berat barang per item)

Keterangan

Tanda tangan

berikut ini adalah bentuk surat jalan :

Gambar 41. Surat Jalan

92

c. Laporan retur barang jadi (gambar 42)

Dokumen ini menjelaskan retur barang yang diminta dari pelanggan karena ada produk yang

tidak sesuai permintaan pelanggan seperti rusak atau cacat

Atribut pada dokumen ini meliputi :

nomor laporan

tanggal (pada saat retur barang

customer (nama pelanggan)

nama produk

jumlah produk (yang diretur)

nomor polisi (kendaraan yang membawanya)

keterangan

berikut ini adalah bentuk laporan retur barang jadi :

Gambar 42. Laporan Retur Barang Jadi

93

d. Form produk pengganti retur (gambar 43)

dokumen ini menjelaskan bahwa pihak UD. Langgeng Sari mengirim kembali produk

pengganti untuk pelanggan yang melakukan retur barang.

Atribut pada dokumen ini meliputi :

nama pelanggan

kendaraan (yang dipakai)

nomor polisi ( kendaraan yang dipakai)

nama barang (yang dikirim ulang)

jumlah (kuantitas yang dikirim kemballi dalam satuan kilogram)

keterangan

tanda tangan

berikut ini adalah bentuk form produk pengganti retur :

Gambar 43. Form Produk Pengganti Retur

94

e. Nota Penjualan (gambar 44)

Dokumen ini sebagai bukti penjualan kepada pelanggan UD. Langgeng Sari.

Atribut yang terdapat pada dokumen ini meliputi :

Nomor form

Kepada (perusahaan yang dituju)

Tanggal (tanggal Pengiriman)

Nomor

Nama Barang (yang dikirim kepada pelanggan)

Jumlah (yang dikirim)

keterangan

Gambar 44. Form Nota Penjualan

95

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa untuk sistem

informasi yang terdapat di UD. Langgeng masih masih terdapat kelemahan

apabila dilihat dari aktivitas value chain. Kelemahan tersebut dapat dilihat,

antara lain pada dokumen yang dimiliki UD. Langgeng Sari belum

mendukung untuk kegiatan aktivitas bisnis, proses produksi masih

mengandalkan tenaga manusia yang berdampak pada kurangnya efektifitas

dan efisiensi produksi. Sedangkan pada pengolahan data, UD. Langgeng

Sari masih menggunakan dengan sistem manual dan belum

terkomputerisasi. Dengan melihat aktivitas bisnis UD. Langgeng Sari yang

sekarang ini, perlu adanya rekomendasi aktivitas value chain, layout,

dokumen yang lebih spesifik untuk mendukung aktivitas bisnis UD.

Langgeng Sari

5.2 Saran

Saran untuk perbaikan sistem informasi pada value chain UD.

Langgeng Sari adalah sebagai berikut :

a. Penggunaan teknologi (komputer, printer, fax, e-mail, website)

untuk mendukung dan memberikan kecepatan penerimaan

informasi dan transaksi di UD Langgeng Sari

b. Penerapan dokumentasi yang baik melalui form sebagai bukti

tertulis aktivitas value chain yang berjalan di UD Langgeng Sari

c. Penggantian system manual dengan mesin untuk menambah

efektivitas dan efisiensi produksi di UD Langgeng Sari

d. Penerapan untuk aktivitas - aktivitas berikut dalam upaya

memberikan kemajuan dalam operasional di UD Langgeng Sari :

o Pelatihan dan evaluasi karyawan

96

o Seleksi dan evaluasi supplier

o Pengujian kualitas bahan baku (quality control)

o Pembuatan SOP untuk memperjelas tanggung jawab

masing – masing karyawan

o Pada bagian Quality control menjadi 4 orang yaitu pada

dokumen :

- Form Penerimaan Bahan Baku (gambar 27)

- Form Pengeluaran Bahan Baku (gambar 31)

- Form Perintah Pemusnahan Produk (gambar 37)

- Form Pengeluaran Barang dari Gudang (gambar 39)

97

DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin A., Elder, Randal J., Beasley, Mark S., 2003. Auditing anda

Issurance Service: An Intregated Approuch, Nine Edition, New Jersey :

Prentice Hall

Chopra, Sunil and Peter Meindl, 2007, Supply Chain Management (Strategy,

planning, & Operations), Third Edition, Pearson Education, Corp; United

States of America.

Hall, James A. 2001. Accounting Information System, Third Edition. South

Western College Publishing

Hanif Al Fatta, 2007, “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern”, Andi Offset,

Jogjakarta

Madura, Jeff, 2007, Introduction to Business (Pengantar Bisnis), Edisi

Keempat, Salemba Empat, Jakarta.

O’Brien, James. 2005, Introduction to Information System : Essential for The

Internet Worked E-business Enterprise, 11th edition. McGraw Hill.

Schell, George P. dan Raymond McLeod, Jr, 2010, Sistem Informasi

Manajemen, Edisi Kesembilan, Indeks, Yogyakarta.

Schell, George P. dan Raymond McLeod, Jr, 2007, Sistem Informasi

Manajemen, Edisi Kesepuluh, Salemba Empat, Jakarta.

Setiawati, Lilis dan Anastasia Dian, 2010, Perancangan, Proses, dan

Penerapan Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kesatu , Andi, Yogyakarta.

Supramono dan Sugiarto, 1993, Statistika, Andi Offset, Yogyakarta

98

Widjajanto, Nugroho, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kesatu,

Erlangga, Jakarta.

Whitten, Jeffery L. Bentley, Lonnie D. Dittman, Kevin C. 2004, Systems

Analysis and Design Methods, 6th

edition. McGraw Hill.

Porter, Michael E., 1992, KEUNGGULAN BERSAING menciptakan dan

Mempertahankan Kinerja Unggul, Erlangga, Jakarta.

Krajewski dkk, 2007, Operations Management 8e, PEARSON Prentice Hall,

USA

99

DAFTAR PERTANYAAN

PROFIL PERUSAHAAN

1. Kapan UD. Langeng Sari mulai berdiri dan beroperasi?

2. Posisi karyawan apa saja yang ada di UD. Langgeng Sari? Dan berapa

jumlahnya?

3. Ada berapa gudang dan transportasi yang dimiliki oleh UD. Langgeng

Sari?

4. Siapa saja pelanggan tetap UD. Langgeng Sari?

ALUR AKTIVITAS VALUE CHAIN UD LANGGENG SARI

Pemasok bahan baku dengan gudang bahan baku UD. Langgeng Sari

1. Alur aktivitas apa saja yang terdapat pada pemasok dengan gudang

bahan baku UD. Langgeng Sari?

2. Dokumen /form apa saja yang digunakan pada aktivitas ini?

3. Apa kelemahan yang ada pada alur aktivitas pemasok bahan baku

dengan gudang bahan baku UD. Langgeng Sari?

Gudang bahan baku dengan lantai produksi

1. Alur aktivitas apa saja yang terdapat pada gudang bahan baku dengan

lantai produksi?

2. Dokumen /form apa saja yang digunakan pada aktivitas ini?

3. Apa kelemahan yang ada pada alur aktivitas gudang bahan baku dengan

lantai produksi?

Lantai produksi dengan gudang barang jadi

1. Alur aktivitas apa saja yang terdapat pada lantai produksi dengan

gudang barang jadi?

2. Dokumen /form apa saja yang digunakan pada aktivitas ini?

3. Apa kelemahan yang ada pada alur aktivitas lantai produksi dengan

gudang barang jadi?

100

Gudang barang jadi dengan pelanggan UD. Langgeng Sari

1. Alur aktivitas apa saja yang terdapat pada gudang barang jadi dengan

pelanggan UD. Langgeng Sari?

2. Dokumen /form apa saja yang digunakan pada aktivitas ini?

3. Apa kelemahan yang ada pada alur aktivitas gudang barang jadi dengan

pelanggan UD. Langgeng Sari?

Aktivitas value chain pada aktivitas pendukung :

- Infrastruktur perusahaan?

- Manajemen sumber daya manusia?

- Pengembangan teknologi?

- Pembelian ?

Aktivitas value chain pada aktivitas utama :

- Logistik masuk?

- Operasi?

- Logistik keluar?

- Pemasaran dan penjualan?

- Pelayanan?

101

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

CURRICULUM VITAE

DATA PRIBADI

Nama : Pipit Arta Widhianto

Alamat : Jati Kulon Rt 05/01, Kudus, Jawa Tengah 59347

Nomor Telepon : (0291) 446488 / 085641221112

Email / Facebook : pipit_arta_w@yahoo.com

Jenis Kelamin : Laki-Laki

Tempat/Tanggal Lahir : Kudus, 6 Desember 1988

Status : Mahasiswa

Agama : Kristen

RIWAYAT PENDIDIKAN

1. Tahun 1995 – 2001 SD Negeri 1 Jatikulon Kudus

2. Tahun 2001 – 2004 SMP Negeri 1 Kudus

3. Tahun 2004 – 2007 SMA Negeri 1 Kudus

4. Tahun 2007 – 2013 Universitas Krsiten Satya Wacana Salatiga

PENDIDIKAN NOR FORMAL

1. Peserta Diklat Komunikasi Akuntansi 2008 UKSW

2. Ketua teater TiLaR kampus ( 2008-2009)

102

3. Panitia ( sie Usaha Dana) Pekan Olahraga Mahasiswa se – Salatiga 2008

4. Peserta seminar Nasional Akuntansi 2009

5. Panitia (sie Publikasi dan Dokumentasi) makrab ekonomi 2008

6. Panitia (sie LS) makrab ekonomi tahun 2009

7. Peserta makrab Fakultas Ekonomi tahun 2007

8. Peserta Lokakarya Kepemimpinan Pemuda se Sinode Gereja Kristen

Jawa

9. Peserta Outbond Training 2010

10. Peserta PPMB 2007

11. Peserta seminar Akuntansi kuliah umum tahun 2007/2008

12. Peserta lomba hias tempat sampah, penyelenggara MAPALA Kampus

13. Peserta dialog antar iman angkatan 1 dan angkatan 2 provinsi Jawa

Tengah tahun 2008

14. Bidang promosi Teater TiLaR (Fungsionaris SEMA FEB) 2010/2011

PENGALAMAN TRAINING / MAGANG

1. Training di PT. Asia Industrial Service

2. Magang kerja di Fakultas Ekonomika dan Bisnis (coordinator of Creative

Team) agustus – Desember 2010

PENGALAMAN KERJA

1. Pemasaran Pertanian dan Perkebunan ( cengkeh, kacang hijau, jagung,

dll)

2. wedding Organizer Crew

3. Marketing dan Supervisor Gita Anjana Resto & Bakery