DEFINISI-DEFINISI UMUM YANG BERKAITAN DENGAN AUDIT

- Audit Sistematik, independen dan proses terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasi secara objektif untuk menentukan cakupan dimana criteria audit telah dipenuhi

- Auditee Organisasi yang diaudit (lihat Catatan 1)

- Auditor (Mutu) Orang yang berkualifikasi untuk melakukan Audit Mutu (lihat Catatan 1)

* Ketidaksesuaian Major

Ketidaksesuaian major berhubungan dengan tidak adanya atau tidak berfungsinya secara total suatu sistem untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dari sebuah paragraf ISO 9000 atau dokumen referensi lainnya. Sejumlah ketidaksesuaian minor terhadap suatu paragraf dapat menggambarkan tidak berfungsinya suatu sistem secara total dan karena dianggap sebagai ketidaksesuaian major (lihat Catatan 2)

* Ketidaksesuaian Minor

Ketidaksesuaian Minor berhubungan dengan kegagalan untuk memenuhi satu persyaratan dari sebuah paragraf ISO9000 atau dokumen referensi lainnya atau kesalahan tunggal dalam memenuhi satu hal dari Prosedur Perusahaan (lihat Catatan 2)

- Ketidaksesuaian Hal tidak memenuhi terhadap persyaratan yang ditetapkan (lihat Catatan 1)

- Temuan Objektif Informasi yang dapat dibuktikan dengan benar, berdasarkan fakta-fakta yang didapat melalui pengamatan, pengukuran atau cara lainnya (lihat Catatan 1)

* Dibeberapa perusahaan, sebuah “minor” dipandang sebagai suatu kegagalan untuk mengikuti prosedur tetapi pengaruhnya tidak terlalu serius. Sebuah “major” adalah bila pengaruhnya sangat serius, misalnya ini akan mempengaruhi pelanggan. Definisi-definisi diatas digunakan pada umumnya bila Audit Internal menyamai Audit Sertifikasi.

DEFINISI-DEFINISI UMUM YANG BERKAITAN DENGAN AUDIT

Catatan :

1) Definisi tercakup di ISO9000 : 2000 & ISO 19011:2002

2) Definisi berdasarkan BSI Quality Assurance Division.

Catatan : Untuk tujuan kursus ini, hanya istilah ketidaksesuaian dan turunannya yang akan digunakan. Kata-kata lain seperti “variasi”, “deviasi”, “kekurangan” dan lain-lainnya yang tidak didefinisikan di Standar ISO, tidak akan digunakan. Selain itu laporan-laporan ketidaksesuaian dapat mempunyai judul lain, misalnya Permintaan Tindakan Korektif dan lain-lainnya.

CONTOH PROSEDUR

AUDIT MUTU INTERNAL

No. Prosedur : 1.0

Revisi : 6.0Tanggal : Okt 2001Halaman : 1 dari 7

CONTOH PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL

1.0 TUJUAN :

Untuk menjamin bahwa(a) Sistem Mutu selalu berfungsi sesuai dengan kebijakan, prosedur dan

persyaratan external terkait.(b) Perbaikan terhadap Sistem Mutu dapat teridentifikasi dan dimulai(c) Sistem Mutu memenuhi persyaratan ISO 9001:2000(d) Keefektifan sistem

2.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini mendefinisikan aktivitas dan tanggung jawab dari Manajer Mutu, Auditor dan Manajer Departemen (atau wakilnya) sepanjang proses Audit Mutu Internal berlangsung, misalnya dari Perencanaan Audit awal sampai dengan pemeriksaan tindakan perbaikan yang ada. Prosedur ini mencakup semua formal audit mutu internal dilakukan berdasarkan formal SMM.

3.0 RANGKUMAN PROSEDUR

N.B.: Untuk tujuan pelatihan, prosedur ini dibuat lebih terperinci daripada yang biasanya diharapkan.

Audit Mutu direncanakan

Audit Mutu

Temuan-temuan disetujui.

Rekomendasi dibuat

Tindakan Perbaikan/Korektif

disetujui dan

Tindakan-tindakan

CONTOH PROSEDUR

AUDIT MUTU INTERNAL

No. Prosedur : 1.0

Revisi : 6.0Tanggal : Okt

2001Halaman : 2 dari 7

4.0 PROSEDUR DETAIL Tanggung Jawab / Referensi

Quality Manager(A)

Manajer Mutu Auditor

(B) (C)

Auditor ManajerDepartemen

Auditor

Auditor ManajerDepartemen Pendamping

(D)

Auditor Pendamping (E)

Program Audit untuk masa 12 bulan dibuat

(Catatan 1)

Audit terkait yang akan jatuh tempo di

Auditor ditunjuk untuk melaksanakan Audit

(Catatan 2)

Auditor menghubungi Manajer Departemen

terkait(Catatan 3)

Auditor menyiapkan diri untuk Audit

(Catatan 4)

Rapat Pembukaan dilakukan

(Catatan 5)

Audit dilaksanakan dan temuan-temuan disetujui

(Catatan 6)

CONTOH PROSEDUR

AUDIT MUTU INTERNAL

No. Prosedur : 1.0

Revisi : 6.0Tanggal : Okt 2001Halaman : 3 dari 7

4.0 PROSEDUR DETAIL (Sambungan) Tanggung Jawab / Referensi

Auditor Pendamping

(B)

Auditor PendampingManajer Departemen

Auditor

Manajer MutuAuditor

T

Y

Manajer Mutu

CONTOH PROSEDUR

AUDIT MUTU INTERNAL

No. Prosedur : 1.0Revisi : 6.0Tanggal : Okt 2001Halaman : 4 dari 7

Laporan dibuat dan Ketidaksesuaian

ditandatangani oleh Pendamping

Rapat Penutupan dilakukan

Lapaoran diserahkan

Tindakan Korektif diperiksa

Audit terkait diakhiri (Catatan 10)

Memeriksa ulang temuan-temuan secara umum

(Catatan 11)

Disiapkan untuk Rapat Manajemen

Tindakan Korektif selanjutnya di identifikasi. Bila perlu,

Apakah Tindakan Korektif sudah

sesuai(Catatan 9)

Catatan :

1. Sebelum akhir suatu kalender tahun, Manajer Mutu menyiapkan program Audit Mutu Internal yang direncanakan untuk 12 bulan mendatang. Ia akan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Setiap area perusahaan yang akan diaudit kira-kira 1x setiap 6

bulan. Frekuensi audit dapat berubah, tergantung dari apa yang ditemukan banyak masalah selama audit terakhir. Misalnya, bila tidak ditemukan banyak masalah setelah 2 audit terakhir, maka frekeuensi dapat dikurangi menjadi 1 aduit per tahun. Bila masalah-masalah yang berarti ditemukan selama audit, misalnya Ketidaksesuaian “major”, maka frekuensi harus ditingkatkan menjadi 3 atau 4 audit per tahun sampai situasi membaik kembali.

Minggu terkait dimana Audit akan dilakukan Nama Auditor yang akan melaksanakan Audit terkait, bila hal ini

telah ditentukan No. referensi tertentu untuk setiap Audit Petunjuk kapan Audit terkait telah dilaksanakan Petunjuk kapan Tindakan Korektif telah dilaksanakan dan diperiksa

dengan hasil memuaskan, misalnya Audit telah diakhiri/ditutup

Jadwal Audit ini harus ditandatangani dan diberi tanggal oleh Manajer Mutu. Setiap kopi yang dibuat harus secara jelas teridentifikasi sebagai dokumen yang tidak dikontrol yang berarti tidak harus diprebaharui. Kopi induk/utama dari jadwal ini akan disimpan dan diperbaharui oleh Manajer Mutu dan berfungsi sebagai Catatan Mutu yang resmi sesuai dengan Prosedur Catatan Mutu.

2. Minimum 2 minggu sebelum Audit dilaksanakan, Manajer Mutu atau Wakil yang ditunjuk, akan mengidentifikasi seorang Auditor yang disetujui dari Catatan Pelatihan yang ada.

Catatan 1 : Auditor tidak akan mengaudit departemennya sendiri.Catatan 2 : Auditor yang ditunjuk adalah seseorang yang telah lulus dalam suatu Kursus Audit Internal Mutu yang resmi dan seseorang yang dipandang oleh Manajemen perusahaan memiliki kemampuan dan personalitas yang tepat dalam melakukan Audit.

CONTOH PROSEDUR

AUDIT MUTU INTERNAL

No. Prosedur : 1.0

Revisi : 6.0Tanggal : Okt 2001Halaman : 5 dari 7

Sebuah Memo akan dikirim ke Auditor terkait, minimum 2 minggu sebelum jadwal audit, untuk menginformasikannya area dan tanggal audit. Auditor juga akan menerima : Kopi tentang 2 laporan audit terakhir untuk area terkait, bila ada Kopi tentang Daftar Periksa terkait, bila ada No. Referensi tertentu untuk audit Blanko formulir laporan

3. Auditor harus menghubungi Manajer terkait atau Deputy yang ditunjuk untuk: Mencapai kesepakatan hari Audit (dapat mundur / maju 1 minggu dari

minggu yang telah direncanakan)N.B. : Bila tidak tercapai kesepakatan jadwal, Manajer Mutu akan diberitahu untuk memutuskan tindakan lebih lanjut

Menerima photokopi Dokumentasi Mutu yang digunakan di Departemen terkait, misalnya Prosedur dan Isntruksi Kerja

Menyiapkan agar hal-hal berikut ini siap untuk proses Audit- Tempat kerja untuk menulis Laporan- Seorang anggota Departemen terkait sebagai Pendamping

(pilihan dan tidak wajib)- Manajer atau Wakilnya, untuk siap pada Rapat Pembukaan dan

Rapat Penutupan- Pakaian-pakaian pelindung, bila perlu

4. Auditor harus menyiapkan hal-hal sebagai berikut untuk proses Audit : Menyiapkan Daftar Periksa sebagai bantuan ingatan.

Sumber-sumber untuk hal-hal yang tercantum di Daftar Perikas adalah :

- Hasil analisa Seksi-seksi terkait tentang ISO9001/2- Hal-hal yang diambil dari Audit terakhir- Hasil analisa dokumentasi yang disediakan- Pengetahuan tentang praktek-praktek industri- Daftar Periksa yang lama

Menyiapkan Rencana Audit, untuk penggunaannya sendiri, tentang hal-hal yang perlu diliputi dan perkiraan waktu yang dibutuhkan

N.B.: Photokopi Daftar Periksa, yang merupakan dokumen tak terkontrol, dikirim kepada Manajer Mutu setelah Audit sehingga dapat digunakan sebagai masukan-masukan bagi Audit-audit selanjutnya

CONTOH PROSEDUR

AUDIT MUTU INTERNAL

No. Prosedur : 1.0

Revisi : 6.0Tanggal : Okt

2001Halaman : 6 dari 7

5. Untuk menjamin agar Manajer atau Wakilnya mengerti proses audit, Auditor harus melakukan Rapat Pembukaan yang singkat (maxsimum 10 menit) untuk menjelaskan hal-hal sebagai berikut :

Catatan:

i) Tujuan dari Auditii) Misalnya Audit mempunyai segi positif karena membantu

Perusahaan dalam melakukan perbaikan dan juga memenuhi persyaratan ISO9001.

iii) Metode / cara membuat Laporaniv) Misalnya Ketidaksesuaian major dan minor dan Observasi-observasi

seperti didefinisikan di Form 1.0.3v) Konfirmasi peranan Pendamping (pilihan / tidak wajib)vi) Misalnya memandu Auditor ke tempat yang ingin dikunjungi,

menyelesaikan masalah yang mungkin muncul dan menjadi saksi untuk Ketidaksesuaian yang dicatat.

vii) Konfirmasi Rencana Auditviii) Menyetujui jadwal waktu, misalnya makan siang dan Rapat

Penutupanix) Konfirmasi apakah peralatan atau prosedur keselamatan

diperlukan?x) Konfirmasi Kerahasiaanxi) Menjawab pertanyaan

6. Auditor harus menanyakan Pendamping (sebaiknya pada akhir dari setiap interview atau sesi) apakah ia setuju dengan fakta-fakta dan Ketidaksesuaian yang ditemukan. Pada umumnya hal ini tidak dilakukan dihadapan staf yang terlibat karena dapat menjatuhkan motivasi mereka. Bila seorang Pendamping tidak hadir, atau tidak dapat menandatangani Ketidaksesuaian, maka hal ini harus disetujui oleh Manajer terkait.

7. Auditor harus menyiapkan laporan sebelum menyelenggarakan Rapat Penutupan sehingga jelas apa yang telah ditemukannya. Sebagai tambahan terhadap Ketidaksesuaian dan Observasi, Auditor dapat memberikan rekomendasi untuk hal-hal yang dapat diperbaiki bila dianggap perlu.

8. Lamanya Rapat Penutupan maximum 30 menit. Contoh Agenda Rapat Penutupan dapat berisikan :i) Terima kasih untuk kerjasamanya dan hal-hal yang positif tentang

Departemen.ii) Diskusi tentang temuan-temuan, khususnya Ketidaksesuaian.

CONTOH PROSEDUR

AUDIT MUTU INTERNAL

No. Prosedur : 1.0

Revisi : 6.0Tanggal : Okt 2001Halaman : 7 dari 7

iii) Persetujuan atas Tindakan Korektif dan jangka waktunya.iv) Apakah ada pertanyaan?v) Laporan ditandatangani oleh Manajer dan Auditor dan photokopi

ditinggal ditempat

Catatan:

Bila ada masalah yang tidak dapat dipecahkan, maka dilaporkan ke Manajer Mutu untuk solusinya. Bila diperlukan kunjungan khusus (lihat Catatan 9), maka ini harus dicatat di Laporan Audit.

9. Auditor harus memastikan bahwa Tindakan Korektif yang memadai telah dilakukan dan mencatatnya di Laporan original sebelum menyerahkannya ke Manajer Mutu. Bila Auditor original berhalangan untuk melakukan kunjungan, maka Manajer Mutu harus menunjuk Auditor lain yang tepat. Bila Auditor menemukana masalah dalam Tindakan Korektif, maka hal ini harus dilaporkan ke Manajer Mutu untuk diambil tindakan. Bila perlu, Manajer Mutu dapat melaporkan permasalahan ke Manajemen Senior.

10. Audit harus teridentifikasi sebagai “selesai” pada Jadwal Audit Induk. Ketidaksesuaian yang ringan akan ditindaklanjuti pada Audit berikutnya. Bila kunjungan khusus tidak perlu dilakukan, Manajer Departemen harus menginformasikan Manajer Mutu dengan memorandum, kapan tindakan korektif telah dilakukan.

11. Manajer Mutu memeriksa ulang semua temuan-temuan dari audit-audit terakhir secara teratur, idealnya sebelum setiap Rapat Manajemen. Temuan-temuan yang berarti harus dilaporkan pada saat Rapat Manajemen.

Referensi :

(A) Program Audit untuk 12 bulan(B) Laporan Audit. Form 1.0.1. (Hal. 6-12)(C) Daftar Periksa sampel untuk mengaudit Gudang Form 1.0.2. (Hal. 4-

13)(D) Definisi-definisi umum yang berkaitan dengan Audit. Form 1.0.3. (Hal.

3-9 dan 3-10)(E) Rangkuman Audit. Form 1.0.4. (Hal. 5-16)