DASAR-DASAR MANAJEMEN (PDU 108, PNU 125, PNS 104)I. Arti Manajemen.

Istilah manajemen mengandung 3 (tiga) pengertian, yaitu:

1. Manajemen sebagai suatu proses (berjalannya suatu pekerjaan).Manajemen (ketatalaksanaan, pengelolaan)

2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Kolektivitas (kebersamaan).3. Manajemen sebagai suatu seni (art) dan sebagai suatu ilmu.

Penjelasan:

1. Menurut pengertian manajemen sebagai suatu proses, dapat dikemukakan 3 (tiga) buah definisi, ialah:

a. Definisi menurut Encyclopedia of the social sciences (Kamus umum ilmu pengetahuan sosial) :Manajemen adalah suatu proses di mana pelaksanaannya untuk mencapai tujuan tertentu diselenggarakan (diurus, diatur, dikelola) dan diawasi. b. Definisi menurut Haimann:Manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain, dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan bersama.

c. Definisi menurut George R. Terry: Manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain. Ada 3 (tiga) hal pokok penting dalam 3 (tiga) definisi tersebut, yaitu:

1. Adanya tujuan yang ingin dicapai.2. Tujuan dicapai dengan menggunakan kegiatan orang lain.

3. Kegiatan-kegiatan orang lain itu harus dibimbing dan diawasi.

2. Menurut pengertian manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,

Manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Dengan kata lain semua orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu, disebut manajemen.Manajer adalah pejabat yang bertanggung jawab atas terselenggaranya aktivitas-aktivitas manajemen, agar tujuan unit yang dipimpinnya tercapai dengan menggunakan bantuan orang lain. Aktivitas manajemen adalah kegiatan-kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilakukan oleh setiap manajer.

Pada umumnya kegiatan-kegiatan manajer (aktivitas manajer) adalah:

1. Planning (perencanaan),

2. Organizing (pengorganisasian),

3. Staffing (penyusunan personalia atau kepegawaian),

4. Directing (pengarahan),

5. Controlling (pengawasan).

Aktivitas-aktivitas manajemen itu disebut proses manajemen, fungsi-fungsi manajemen, dan unsur-unsur manajemen.

3.Menurut pengertian manajemen sebagai suatu seni (art) dan sebagai suatu ilmu,

Manajemen adalah suatu seni atau suatu ilmu.

Chester I. Barnard dalam bukunya yang berjudul The Function of the Executive mengakui bahwa manajemen adalah seni dan juga sebagai ilmu. Demikian pula Henry Fayol, Alfin Brown, Harold Koontz, Cyril ODonnel, dan George R. Terry menganggap bahwa manajemen itu adalah ilmu sekaligus seni.

Manajemen sebagai seni berfungsi untuk mencapai tujuan yang nyata mendatangkan hasil atau manfaat.

Manajemen sebagai ilmu berfungsi menerangkan fenomena-fenomena (gejala-gejala), kejadian-kejadian, keadaan-keadaan; jadi memberikan penjelasan-penjelasan.

Unsur keilmuan merupakan kumpulan pengetahuan tertentu seperti yang dinyatakan oleh peraturan-peraturan atau statemen-statemen (pernyataan-pernyataan) umum, dan dipertahankan oleh berbagai tingkat ujian dan penyelidikan.

Unsur seni ialah pemakaian pengetahuan tersebut pada satu situasi tertentu. Pengalaman dalam pemakaian pengetahuan akan menjadi pembawaan yang merupakan indra ke-enam (keahlian yang bersifat intuisi/bisikan hati). Dalam kehidupan nyata sehari-hari, manajemen selain sebagai ilmu, juga sebagai seni.Dari pengertian manajemen yang pertama yaitu manajemen sebagai suatu proses, dan kenyataan bahwa manajemen adalah ilmu sekaligus seni, maka manajemen dapat didefinisikan sebagai, Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan terlebih dahuluUntuk mencapai tujuan, para manajer menggunakan sarana (tools) atau alat manajemen yang disebut sumber daya berupa: Men, Money, Materials, Methods, Machines, dan Markets (6 M)1.Men (Manusia) Sarana utama bagi setiap manajer untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu adalah men (manusia).Untuk melakukan berbagai macam aktivitas (planning, organizing, staffing, directing, controlling, penjualan, produksi, keuangan, personalia, dsb) diperlukan manusia, tanpa adanya manusia, manajer tidak akan mungkin mencapai tujuannya (manajer adalah orang yang mencapai hasil melalui orang-orang lain).

2. Money.Untuk melakukan berbagai aktivitas diperlukan uang, misal: upah atau gaji orang-orang yang membuat rencana, mengadakan pengawasan, bekerja dalam proses produksi, membeli bahan-bahan, peralatan-peralatan, dsb. Uang harus digunakan sedemikian rupa agar tujuan yang ingin dicapai bila dinilai dengan uang lebih besar dari uang yang digunakan untuk mencapai tujuan tsb. Kegagalan atau ketidaklancaran proses manajemen sedikit banyak ditentukan atau dipengaruhi oleh perhitungan atau ketelitian dalam penggunaan uang.

3.Materials (bahan-bahan).

Dalam proses pelaksanaan kegiatan, manusia menggunakan materials atau bahan-bahan sebagai sarana manajemen untuk mencapai tujuan.

4.Machines (mesin-mesin).Di zaman kemajuan teknologi dewasa ini manusia bukan lagi sebagai pembantu bagi mesin, tetapi mesinlah sebagai pembantu manusia. 5 Methods (cara-cara)Untuk melakukan kegiatan-kegiatan secara berdayaguna/tepat guna (efisien) dan berhasil guna (efektif), maka manusia dihadapkan pada berbagai alternative methods atau cara melakukan pekerjaan. Oleh karena itu metode/cara dianggap pula sebagai sarana/alat manajemen untuk mencapai tujuan. Berbagai metode/cara digunakan yang masing-masing metode berbeda daya guna dan hasil gunanya untuk mencapai suatu tujuan tertentu.6. Markets atau pasar.

Tanpa adanya pasar bagi hasil produksi, maka tujuan perusahaan industri tak mungkin tercapai. Pasar hasil produksi yang sudah ada dipertahankan dan bila mungkin berusaha mencari pasar baru bagi hasil produksinya, agar tujuan perusahaan (mencari laba) dapat tercapai.II. Fungsi-fungsi manajemen. Beberapa pendapat tentang fungsi-fungsi yang dilaksanakan manajer dalam proses manajemen.1. Henry Fayol: Planning, Organizing, Commanding (perintah), Coordinating, Controlling.

2. Luther Gullick : Planning, Organizing, Staffing, Directing (petunjuk, instruksi, perintah), Coordinating, Reporting (melaporkan), Controlling.3. George R. Terry: Planning, Organizing, Actuating (menggerakkan), Controlling. 4. Koontz dan ODonnel: Planning, Organizing, Staffing, Directing, Controlling.5. William H. Newman: Planning, Organizing, Assembling of Resources (menyusun sumberdaya), Directing, Controlling6. Louis A. Allen: Leading, Planning, Organizing, Controlling.7. Prajudi Atmosudirdjo: Planning, Organizing, Directing,atau Actuating, Controlling.8. John Robert Beishline, Ph.D.: Planning, Organizing, Commanding, Controlling.

9. Dr. S. P. Siagian, M.P.A : Planning, Organizing, Motivating, Controlling 10. William Spriegel : Planning, Organizing, Controlling 11. Lyndal F. Urwick : Forecasting, Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling

12. Dr. Winardi, S.E : Planning, Organizing, Coordinating, Actuating, Leading, Communication, Controlling

13. The Liang Gie : Planning, Decision making, Directing, Coordinating, Controlling, ImprovingPada hakekatnya bila dikombinasikan pendapat ketigabelas penulis tersebut, maka fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut :

1. ForecastingForecasting adalah kegiatan meramalkan, memproyeksikan atau menaksir terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan, misal : Suatu Akademi meramalkan jumlah mahasiswa yang akan mendaftar belajar di Akademi tersebut.

Ramalan tersebut menggunakan beberapa indikator, misal: jumlah lulusan SLTA, dsb.

Suatu perusahaan industri harus mengadakan forecasting tentang penjualan hasil produksinya dengan menggunakan/memperhatikan indikator-indikator jumlah penduduk pada daerah penjualan, income per kapita anggota masyarakat, kebiasaan membeli, dsb.2. Planning termasuk BudgetingPerencanaan (planning) adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan.

Perencanaan dirumuskan sebagai:

- penetapan tujuan

- penetapan policy (kebijaksanaan)

- penetapan prosedur (cara, jalan)- penetapan budget (anggaran belanja)- penetapan program organisasi (acara)

Pada penetapan tujuan, adalah berupa tujuan yang ingin dicapai suatu organisasi.

Pada penetapan policy, termasuk menetapkan peraturan-peraturan dan pedoman pelaksanaan tugas.

Pada penetapan prosedur, termasuk menetapkan urut-urutan pelaksanaan yang harus ditaati.

Pada penetapan budget, termasuk menetapkan ikhtisar biaya yang diperlukan dan pemasukan uang yang diharapkan akan diperoleh.

Pada penetapan program suatu organisasi, termasuk rangkaian tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan datang.3. OrganizingOrganizing adalah pengelompokkan kegiatan yang diperlukan yakni penetapan susunan organisasi, penetapan tugas, penetapan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi, menetapkan kedudukan, menetapkan sifat hubungan antara masing-masing unit atau organizing (pengorganisasian) adalah keseluruhan aktivitas manajemen dalam mengelompokkan orang-orang dan penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktivitas-aktivitas yang berdayaguna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

4. Staffing atau Assembling of Resources (memasang/menyusun sumberdaya)

Staffing adalah penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangan tenaga kerja sampai dengan usaha agar setiap petugas memberi daya guna maksimal kepada organisasi.Organizing dan staffing merupakan dua fungsi manajemen yang sangat erat hubungannya, yaitu:

Organizing berupa penyusunan wadah legal untuk menampung berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi.

Staffing berhubungan dengan penetapan orang-orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada dalam organisasi tersebut.

5. Directing atau CommandingDirecting atau Commanding berfungsi :

Memberi bimbingan, saran-saran, perintah-perintah, instruksi-instruksi kepada bawahan dalam pelaksanaan tugasnya agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju kepada tujuan yang telah ditetapkan semula.

Agar pegawai melaksanakan atau tidak melaksanakan suatu kegiatan.

Mengkoordinasi kegiatan berbagai unsur organisasi agar efektif tertuju pada realisasi tujuan yang ditetapkan sebelumnya.

6. Leading (mempelopori, bertindak sebagai pemimpin)

Istilah leading dikemukakan oleh Louis A. Allen yang dirumuskan sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang menyebabkan orang-orang lain bertindak.

5 (lima) macam kegiatan dalam pekerjaan leading :

a. Mengambil keputusan

b. Mengadakan komunikasi agar ada bahasa yang sama antara manajer dan bawahan

c. Memberi semangat, inspirasi (ilham) dan dorongan kepada bawahan supaya bertindak

d. Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya

e. Memperbaiki pengetahuan dan sikap bawahan agar terampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

7. CoordinatingCoordinating (mengkoordinasi) ialah melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubung-hubungkan, menyatupadukan dan menyelaraskan pekerjaan-pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan bersama (tujuan organisasi)Berbagai kegiatan itu antara lain : Memberi instruksi (pengajaran), perintah, mengadakan pertemuan-pertemuan berisi penjelasan-penjelasan, bimbingan atau nasihat, mengadakan coaching (pelatihan), dan bila perlu memberi teguran.

8. MotivatingMotivating (pendorongan kegiatan) berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan agar bawahan melakukan kegiatan secara sukarela sesuai dengan yang dikehendaki atasannya, agar bawahan lebih bersemangat melaksanakan tugas-tugas sehingga mereka lebih efisien dan efektif.

9. ControllingControlling (pengawasan) sering juga disebut pengendalian berupa mengadakan penilaian, mengadakan pemeriksaan dan koreksi agar apa yang sedang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar sehingga sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan tujuan yang ingin dicapai.10. ReportingReporting (pelaporan) berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau penjelasan tentang segala hal yang berhubungan dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi baik secara lisan maupun tertulis sehingga yang menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan.

Fungsi-fungsi manajemen

Berbagai pendapat tentang fungsi-fungsi manajemen (manajer) sudah dikemukakan. Bila berbagai pendapat itu dikombinasikan, dapat diperoleh 10 fungsi, namun karena kesepuluh fungsi itu saling mencakup, maka bila dilihat dari sudut proses atau urut-urutan pelaksanaan aktivitas manajemen (manajer), fungsi-fungsi manajemen ialah perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan.Kelima fungsi manajemen merupakan suatu hal yang berulang-ulang (siklus), maka kelima fungsi itu selain dinamai aspek-aspek manajemen atau unsur-unsur manajemen, disebut juga proses manajemen.

Seorang manajer yang mengerjakan kelima fungsinya sehari-hari bergerak dalam berbagai bidang, misalnya: bidang penjualan, pembelian, produksi, keuangan, personalia dll. Bidang-bidang itu disebut bidang-bidang manajemen dan kegiatan-kegiatan manajer sangat kompleks.

PenjualanPembelianProduksiKeuanganPersonaliaLain-lain

PerencanaanKegiatan2 manajerKegiatan2 manajerKegiatan2 manajerKegiatan2 manajerKegiatan2 manajerKegiatan2 manajer

Pengorganisasians.d.as.d.as.d.as.d.as.d.as.d.a

Penyusunans.d.as.d.as.d.as.d.as.d.as.d.a

Pengarahans.d.as.d.as.d.as.d.as.d.as.d.a

Pengawasans.d.as.d.as.d.as.d.as.d.as.d.a

Gambar 2. Fungsi manajer dilihat dari sudut proses dan sudut bidangJadi, fungsi-fungsi manajer dalam perusahaan disebut internal functions of a manager dapat dilihat dari 2 sudut :1. Dari sudut proses, yaitu : perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan

2. Dari sudut bidang, yaitu : keuangan, personalia, pemasaran, pembelian, produksi, dsb.

Dalam bidang keuangan, para manajer harus berusaha agar posisi keuangan setiap saat dapat membiayai kegiatan-kegiatan sehari-hari, misal:

pembayaran upah pegawai, pembelian bahan-bahan mentah dan bahan- bahan pembantu, pembayaran hutang-hutang pada waktunya, dll dengan tidak melupakan rentabilitas perusahaan (L/M x 100%).

Dalam bidang personalia, para manajer harus berusaha untuk memperoleh tenaga kerja yang kompeten (cakap, mampu) sehingga dapat bekerja dengan kualitas yang diinginkan

Dalam bidang produksi, para manajer harus mengusahakan agar barang dapat diproduksi dengan teknik-teknik yang memudahkan pekerjaan pegawai, sehingga barang dapat diproduksi dengan biaya yang relatif kecil, kualitas baik, dalam jumlah yang diinginkan dan dalam waktu yang cepat.

Dalam bidang pembelian, para manajer harus mengusahakan agar bahan-bahan dapat dibeli pada tempat, waktu, harga dan layanan yang tepat sehingga tidak akan mengganggu kegiatan-kegiatan di bidang produksi.Dalam bidang pemasaran, para manajer harus mengusahakan agar hasil-hasil produksinya dapat disalurkan melalui saluran distribusi yang tepat sehingga harga jualnya dapat dijangkau konsumen.

Fungsi-fungsi manajer di luar perusahaan (external functions of a manager) ada 3, yaitu :

1. Mewakili perusahaan di pengadilan2. Mengambil kegiatan sebagai warga negara biasa3. Mengadakan hubungan dengan unsur-unsur masyarkatFungsi manajer yang ke-1 dan ke-2 kiranya sudah cukup jelas, tetapi fungsi yang ke-3 perlu dijelaskan.

Setiap perusahaan tidak berdiri sendiri, tetapi memerlukan hubungan dengan unsur-unsur masyarakat. Baik tidaknya hubungan suatu perusahaan dengan unsur-unsur masyarakat memegang peranan penting dalam berhasil tidaknya seorang manajer untuk merealisasikan tujuannya.

Kegiatan-kegiatan manajer perusahaan untuk menghadapi masyarakat luar sebagai berikut :

1. Mengadakan pengumuman-pengumuman, komunike-komunike (pengumuman resmi) dan artikel-artikel (tulisan dalam surat kabar, majalah)2. Menyelenggarakan konferensi-konferensi pers dan pertemuan-pertemuan3. Menyelenggarakan pameran-pameran4. Mengatur siaran-siaran melalui radio5. Mengadakan kontak dengan unsur-unsur pemerintah dan masyarakat6. Membuat analisa dari pendapat umum7. Menerima kunjungan pihak luar ke dalam perusahaanIII. Tingkat-tingkat ManajerDalam sebuah perusahaan, terdapat lebih dari seorang manajer. Jamak (arti jamak) dari manajer adalah manajemen yaitu kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas atau fungsi-fungsi manajemen.

Dilihat dari sudut proses yaitu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan, masing-masing manajer pada hakekatnya melakukan fungsi-fungsi yang sama.

Dilihat dari corak kegiatannya, terdapat perbedaan sesuai dengan tingkat-tingkat manajer dalam suatu perusahaan.

Jadi, fungsi-fungsi setiap manajer adalah sama, hanya corak kegiatannya yang berbeda-beda, sesuai dengan tingkatan manajer dalam perusahaan atau organisasi di mana ia bekerja.

1 = Board of Manager = dewan pengurus/pengelola (Managing the business = mengurus perusahaan)

2= President (Managing Manager = mengurus pengelola)

3= Department/Division Head (kepala divisi, kepala bagian)4= Superintendents (kepala pengawas)

5= General Foreman (mandor umum/pengawas umum)6= Foreman = mandor (Managing the workers = mengurus pekerja)

7= Operator (pekerja, yang menjalankan)

Dari skema tsb, terlihat ada 3 tingkatan manajer yaitu :

A. Top Manager (Manajer tertinggi) disebut juga pucuk pimpinan.

Yang termasuk dalam Top Manager adalah :

1. Anggota-anggota Board of Manager (dewan direksi)

2. President (Managing Manager) atau presiden perusahaan

B. Middle Manager (Manajer menengah)

Yang termasuk dalam Middle Manager adalah :

Kepala-kepala bagian, kepala-kepala divisi dan kepala-kepala seksi

C. Supervisory Manager (Manajer pengawas)

Yang termasuk golongan ini adalah : kepala mandor dan mandor. Supervisory Manager atau First Line Manager. Sesuai dengan perbedaan tingkat-tingkat manajer, maka corak (macam) kegiatan manajer dapat dibedakan atas 4 macam, yaitu :

1. Board of Manager bergerak dalam memimpin organisasi atau perusahaan secara keseluruhan (managing the organization/business)

2. President memimpin para manajer agar terdapat teamwork/kerjasama kelompok (managing manager)

3. Department/Division Heads memimpin pekerja pada bidangnya masing-masing (managing the work)4. Superintendent, General Foreman dan Foreman memimpin para pekerja supaya melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan tujuan organisasi atau tujuan perusahaan (managing the workers)

IV. Tokoh-tokoh Manajemen.Adanya manajemen sekarang ini adalah berkat hasil penyelidikan para ahli sejak dahulu hingga saat ini. Sesungguhnya diskusi secara tertulis dalam bidang manajemen baru dimulai pada tahun 1900. Sebelumnya hampir dapat dikatakan belum ada kupasan-kupasan secara tertulis di bidang manajemen.Menurut cara memecahkan persoalan, maka oleh John Robert Beishline (1957) Manajemen digolongkan dalam 3 kelas :

1. Manajemen konvensional

2. Manajemen sistematis

3. Manajemen ilmiah (berdasarkan ilmu pengetahuan)Penjelasan :

1. Manajemen konvensional disebut juga manajemen tradisional atau manajemen untung-untungan, maksudnya manajer dalam menghadapi sesuatu persoalan berdasarkan pada tindakan-tindakan yang diambilnya di masa lampau dan selalu berdasarkan tradisi. Di sini, pengalaman manajer sangat memegang peranan penting. Manajemen jenis ini digunakan di kalangan yang luas, tetapi paling kecil efektivitas dan efisiensinya.2. Manajemen sistematis dapat dianggap sebagai langkah pertengahan antara manajemen konvensional dan manajemen berdasarkan ilmu pengetahuan (manajemen ilmiah)

Di sini manajer dalam memecahkan suatu persoalan yang dihadapinya tidak hanya berdasarkan pengalamannya, tetapi juga pada pengalaman orang lain yang menghadapi masalah yang sama. Apa yang dilakukan orang lain dengan sukses, dipedomani dan dipraktikkan.

3. Manajemen yang berdasarkan ilmu pengetahuan tidak menerima suatu cara manajemen semata-mata oleh karena cara itu dahulu telah dipakai dengan hasil baik, tetapi menetapkan dengan seksama persoalan-persoalan yang dihadapi, membuat suatu patokan sebagai pegangan untuk bekerja, mengumpulkan bahan-bahan untuk mencapai cara pemecahan sementara dan memeriksa kembali cara pemecahan itu.

Dengan demikian manajemen berdasarkan ilmu pengetahuan adalah suatu cara yang berupa pemeriksaan dan analisa yang logis yang membawa kepada suatu rencana yang efektif.Jadi dalam manajemen yang berdasarkan ilmu pengetahuan (ilmiah) langkah-langkah yang ditempuh sebelum mengambil keputusan, adalah:

Mengumpulkan data-data,

Menganalisa data-data tsb.,

Mempertimbangkan tujuan dalam hubungannya dengan data-data yang sudah terkumpul,

Menetapkan keputusan.

Hasil-hasil pengalaman pada masa lalu diperhatikan juga. Dalam keadaan yang sangat mendesak, di mana pengumpulan dan penganalisaan data-data tidak dimungkinkan, mau tidak mau pengalaman yang baik pada masa lalu dapat diterapkan.

Beberapa ahli yang meletakkan dasar-dasar adanya ilmu manajemen:

1. Frederick Winslow Taylor (1856 1915)

Manajemen ilmiah mula-mula dikembangkan oleh Frederick Winslow Taylor sekitar tahun 1900an, karena karyanya tsb, F.W. Taylor disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. Dalam buku-buku literatur, manajemen ilmiah sering diartikan berbeda.

Pengertian pertama: Manajemen ilmiah merupakan penerapan metode ilmiah pada studi, analisa, dan pemecahan masalah-masalah organisasi.

Pengertian kedua: Manajemen ilmiah adalah seperangkat mekanisme

atau teknik-teknik untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi.

Taylor menuangkan gagasan-gagasannya dalam 3 judul makalah, yaitu: Shop Management, The Principle of Scientific Management, dan Testimony Before the Special House Committee, yang dirangkum dalam sebuah buku yang berjudul Scientific Management. Buku ini pertama kali diterbitkan oleh Darmouth College, Hannover pada tahun 1911 dan dikemukakan pada Konferensi pertama tentang Scientific Management yang a.l. mengemukakan 4 Prinsip Scientific Management, yaitu:

a. Melenyapkan sistem coba-coba dan untuk tiap unsur pekerjaan harus diterapkan kemajuan ilmu pengetahuan.b. Memilih pekerja terbaik untuk setiap tugas tertentu dan selanjutnya melatih dan mendidiknya.

c. Setiap petugas menerapkan hasil-hasil ilmu pengetahuan.

d. Membagi pekerjaan dengan sebaik-baiknya antara pimpinan dan petugas-petugas.

Salah satu hal yang sangat menarik dari pendapat Taylor mengenai posisi manajer adalah bahwa manajer adalah pelayan bagi bawahannya. Hal ini bertentangan dengan pendapat umum pada masa itu, yaitu pegawai dianggap sebagai pelayan bagi atasannya.Dalam Scientific Management, tugas setiap manajer adalah untuk mengetahui apa yang terbaik, yaitu dengan penganalisaan, pengobservasian, dan percobaan-percobaan.

Hasil-hasil ciptaan Taylor lainnya adalah:

1. Sistem organisasi yang terkenal dengan nama Organisasi Fungsional. Pada sistem organisasi fungsional, Taylor membedakan dalam sebuah pabrik ada bagian perencanaan dan bagian pelaksanaan.

Pada bagian perencanaan terdapat ahli-ahli, sedangkan pada bagian pelaksanaan terdapat para mandor.

Para ahli di bagian perencanaan diberi nama Route Clerk, Instruction Card Clerk dan Time and Cost Clerk (Clerk = juru tulis), sedangkan pada bagian pelaksanaan terdapat para mandor yang diberi nama Gang Boss (Gang = kelompok, Boss = mandor), Speed Boss, Repair Boss (mandor perbaikan) dan Inspector (pengawas). Untuk seluruh pabrik, terdapat mandor yang diberi nama Diciplinarian. Masing-masing buruh bertanggung jawab kepada banyak atasan sesuai dengan fungsi atasan tsb. Oleh karena itu, bentuk organisasi ciptaan Taylor disebut sistem (bentuk) organisasi fungsional.

2. Sistem pengupahan berdasarkan atas upah per potong minimum dan upah per potong maksimum. Sistem pengupahan ciptaan Taylor ini lazim disebut The Taylor diff erential rate system (sistem perbedaan tarif Taylor).

Upah per potong minimum diberikan kepada orang yang menghasilkan barang lebih rendah atau sama dengan hasil kerja standar, sedangkan upah per potong maksimum, diberikan kepada orang yang menghasilkan barang di atas hasil kerja standar.

Hasil kerja standar adalah jumlah hasil kerja yang dapat dicapai oleh mereka yang berkecakapan biasa. Penetapan hasil kerja standar dilakukan dengan penyelidikan terhadap sejumlah pekerja 2. Henry Fayol (1841- 1925)

F.W. Taylor dan H. Fayol sama-sama berpendapat bahwa ada prinsip-prinsip manajemen tertentu yang dapat diajarkan dan dipelajari.

Perbedaan F.W. Taylor dengan H. Fayol adalah: F.W. Taylor menitik beratkan perhatiannya kepada pimpinan menengah dan pertama.

H. Fayol menitik beratkan perhatiannya kepada pimpinan tingkat atas. Karena F.W. Taylor menitik beratkan perhatiannya kepada pimpinan menengah dan pertama, maka buku Taylor pada cetakan ulang dalam tahun 1933 diubah namanya dari Principle of Scientific Management menjadi The Shop Management.Henry Fayol menggunakan seluruh karier bisnisnya pada sebuah perusahaan pertambangan dan industri di Perancis. Tahun-tahun terakhirnya digunakan untuk mengembangkan hasil pemikirannya khususnya dalam lingkungan pemerintahan, bahwa prinsip-prinsip administrasi dapat dan harus diaplikasikan pada semua bentuk organisasi, tidak hanya pada perusahaan dan industri.

Pada tahun 1908 Henry Fayol mengeluarkan sebuah buku yang berjudul Administration Industrielle et Generale (Administrasi Industri dan Umum). Dalam teori administrasinya Fayol memerinci manajemen menjadi 5 unsur, yaitu: Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Pemberian perintah (Commanding), Pengkoordinasian (Coordinating) dan Pengawasan (Controlling).

Pembagian kegiatan manajemen (administrasi) atas fungsi-fungsi ini dikenal sebagai Fungsionalisme Fayol. Fayol membagi operasi-operasi perusahaan menjadi 6 kegiatan, yang saling tergantung satu dengan yang lain.

Kegiatan-kegiatan tsb adalah:

1. Teknik produksi dan manufacturing produk (hasil pabrik)

2. Komersial pembelian bahan baku dan penjualan produk.

3. Keuangan (finansial) perolehan dan penggunaan modal.

4. Keamanan perlindungan karyawan dan kekayaan.

5. Akuntansi pelaporan, dan pencatatan biaya, laba dan hutang, pembuatan neraca, dan pengumpulan data statistik.

6. Manajerial: perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian, dan pengawasan.

Di samping itu Fayol juga mengemukakan 14 prinsip manajemen yang secara ringkas adalah sbb:

1. Pembagian kerja adanya spesialisasi akan meningkatkan efisiensi pelaksanaan kerja.

2. Wewenang hak untuk memberi perintah dan dipatuhi.

3. Disiplin harus ada respek dan ketaatan pada peranan-peranan dan tujuan-tujuan organisasi. 4. Kesatuan perintah setiap karyawan hanya menerima instruksi tentang kegiatan tertentu dari seorang atasan.5. Kesatuan pengarahan operasi-operasi dalam organisasi yang mempunyai tujuan sama harus diarahkan oleh seorang manajer dengan penggunaan satu rencana.

6. Meletakkan kepentingan perseorangan di bawah kepentingan umum kepentingan perseorangan harus tunduk pada kepentingan organisasi.

7. Balas jasa kompensasi untuk pekerjaan yang dilaksanakan harus adil baik bagi karyawan maupun pemilik.

8. Sentralisasi adanya keseimbangan yang tepat antara sentralisasi dan desentralisasi.

9. Rantai skalar (garis wewenang) garis wewenang dan perintah yang jelas.10. Order bahan-bahan (material) dan orang-orang harus ada pada tempat dan waktu yang tepat, terutama orang-orang hendaknya ditempatkan pada posisi atau pekerjaan-pekerjaan yang paling cocok.

11. Keadilan harus ada kesamaan perlakuan dalam organisasi.

12. Stabilitas staf organisasi tingkat perputaran tenaga kerja yang tinggi tidak baik bagi pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi.

13. Inisiatif bawahan harus diberi kebebasan untuk menjalankan dan menyelesaikan rencananya, walaupun beberapa kesalahan mungkin terjadi.

14. Esprit de corps (semangat korps) kesatuan adalah kekuatan, pelaksanaan operasi organisasi perlu memiliki kebanggaan, kesetiaan dan rasa memiliki dari para anggota yang tercermin pada semangat korps.

3. Aliran-aliran pemikiran manajemen:

I. Aliran Klasik, dibagi 2 aliran, yaitu:

a) Aliran manajemen ilmiah.

Periode waktu: th 1870 1930 (waktu pengembangan)

Tokoh-tokoh yang mengawali munculnya manajemen ilmiah: Robert Owen (1771 1858) dan Charles Babbage (1792 1871).

Tokoh-tokoh yang mengembangkan manajemen ilmiah: Frederick W.Taylor, Frank dan Lillian Gilbreth, Henry Gantt, Harrington Emerson.

b) Aliran teori organisasi klasik.

Periode waktu pengembangan th 1900 1940.

Tokoh-tokoh yang mengembangkan: Henry Fayol, James D. Mooney, Mary Parker Follett, Herbert Simon, Chester I. Barnard.

II. Aliran Hubungan Manusiawi (Neo Klasik).

Periode waktu pengembangan: th 1930 1940.

Tokoh-tokoh yang mengembangkan: Hawthorne Studies, Elton Mayo, Fritz Roethlisberger, Hugo Munsterberg.III. Aliran Manajemen Modern.

Periode waktu pengembangan: th 1940 sekarang.

Tokoh-tokoh yang mengembangkan: Abraham Maslow, Chris Argyris, Douglas Mc.Gregor, Edgar Schien, David Mc. Cleland, Robert Blake dan Jane Mouton, Ernest Dale, Peter Drucker, dsb, serta ahli-ahli operational research (aliran management science).

I. PERENCANAAN (PLANNING).

A. Definisi (batasan) Perencanaan menurut:1. Newman: Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan.2. Louis A. Allen: Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan.

3. Charles Bettleheim: Sebuah rencana terdiri atas keseluruhan persiapan yang pasti untuk menyelenggarakan suatu proyek.

Selanjutnya C. Bettleheim berpendapat bahwa dalam setiap rencana terdapat 2 elemen, yaitu: tujuan dan alat yang perlu untuk mencapai tujuan itu.

4. Beishline menyatakan bahwa fungsi perencanaan memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang siapa, apa, apabila, dimana, bagaimana, dan mengapa atau perencanaan menentukan apa yang harus dicapai (penentuan waktu menurut mutu) dan bila hal itu harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai- siapa yang bertanggung jawab, mengapa hal itu harus dicapai.5. Koontz dan ODonnel: Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan berbagai alternative dari tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur, dan program-program.

B. Unsur-unsur suatu rencana. a. Suatu rencana yang baik memuat 6 unsur:

The what (apa), The why (mengapa), The where (dimana), The when (kapan), The who (siapa), dan The how (bagaimana) atau suatu rencana yang baik harus memberikan jawaban kepada 6 pertanyaan sbb:

1. Tindakan apa yang harus dikerjakan? What.2. Apakah sebabnya (mengapa) tindakan itu harus dikerjakan? Why.3. Dimanakah tindakan itu harus dilaksanakan? Where.4. Kapan tindakan itu dilaksanakan? When.5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu? Who.6. Bagaimana caranya melaksanakan tindakan itu? How.

Dari jawaban-jawaban pertanyaan tsb, suatu rencana harus memuat hal-hal sbb:

1. What; Penjelasan dan perincian kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan, faktor-faktor produksi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tsb, agar tujuan dapat tercapai.

2. Why; Penjelasan tentang mengapa :

- Kegiatan-kegiatan itu harus dikerjakan.

- Tujuan tertentu harus dicapai.

3. Where; Penjelasan tentang:Lokasi fisik di mana setiap kegiatan harus dikerjakan sehingga akan tersedia segala fasilitas yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan itu.4. When; Penjelasan tentang:- Waktu dimulainya pekerjaan dan diselesaikannya pekerjaan baik untuk tiap-tiap bagian pekerjaan maupun untuk seluruh pekerjaan.

- Penetapan standar waktu untuk mengerjakan baik untuk bagian-bagian pekerjaan maupun untuk seluruh pekerjaan.

5, Who; Penjelasan tentang:

Para petugas yang akan mengerjakan pekerjaan baik kuantitas (jumlah petugas) maupun kualitas (kualifikasi pegawai: keahlian, pengalaman, dsb).

Authority (wewenang), responsibility (tanggungjawab) dan accountability (dapat dimintai pertanggungjawaban) dari masing-masing pegawai. 6. How: Penjelasan tentang teknik mengerjakan pekerjaan.b. Penulis yang lain berpendapat bahwa suatu rencana mengandung unsur-unsur sbb (Tjeng Bing Tie, 1964): 1. Tujuan perusahaan (bersifat material atau moral).

Tujuan perusahaan yang bersifat material, misal: mencari keuntungan yang sebesar-besarnya, yang bersifat moral, misalnya: bertujuan mensukseskan program pemerintah di bidang sandang-pangan, memberi kesempatan kerja pada anggota masyarakat yang menganggur, dsb. 2. Politik perusahaan (peraturan-peraturan atau pedoman-pedoman yang digariskan organisasi untuk mencapai tujuan)

3. Prosedur (urut-urutan pelaksanaan yang harus dipatuhi untuk mencapai tujuan).4. Budget (anggaran yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diharapkan).

5. Program, campuran dari politik, prosedur, dan budget untuk menetapkan suatu rangkaian tindakan pada waktu yang akan datang.

C. 4 (empat) tahap dasar perencanaan:

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 (empat) tahap, sbb:

Tahap 1: Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

Perencanaan dimulai dengan:

- Keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.

- Rumusan tujuan yang jelas.

Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya-sumberdayanya secara tidak efektif.

Tahap 2: Merumuskan keadaan saat ini.

1. Pemahaman tentang:

a. Posisi perusahaan saat ini untuk pencapaian tujuan.

b. Sumberdaya-sumberdaya yang tersedia untuk pencapaian tujuan.

Hal-hal tsb karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut.2. Memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.

Tahap 3: Mengidentifikasi (mengenalkan) segala kemudahan dan hambatan

Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.

Perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya atau yang mungkin menimbulkan masalah.

Antisipasi (mengetahui lebih dulu) keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi pada waktu yang akan datang adalah esensi (hakekat, inti) dari proses perencanaan (sulit dilaksanakan).

Tahap 4: Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

Tahap 4 meliputi:

- Pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan.- Penilaian alternatif-alternatif tsb.- Pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) di antara berbagai alternatif yang ada.

Alasan-alasan perlunya perencanaan. Ada 2 alasan dasar perlunya perencanaan:

1. Perencanaan dilakukan untuk mencapai protective benefits (manfaat perlindungan) yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.

2. Perencanaan dilakukan untuk mencapai positive benefits (manfaat pasti, nyata) dalam bentuk meningkatnya keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Manfaat perencanaan:

1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.

2. Membantu dalam kristalisasi (terwujudnya) persesuaian pada masalah-masalah utama.

3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.II. PENGORGANISASIAN.

A. Pengertian Organisasi.

Organisasi berasal dari istilah Yunani Organon, dan istilah latin Organumyang artinya: alat, bagian, anggota atau badan.

James D. Mooney mengatakan, Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan (perkumpulan) manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

Chester I. Barnard Organisasi diartikan sebagai suatu sistem dari aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Ciri-ciri organisasi ada 3 (tiga), yaitu:

a) Adanya sekelompok orang.

b) Proses pembagian kerja.

c) Suatu kerjasama yang harmonis dan didasarkan atas hak, kewajiban atau tanggung jawab masing-masing orang untuk mencapai tujuan.

Dari penjelasan tersebut, maka disimpulkan bahwa organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut:

1. Organisasi dalam arti badan adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai satu atau beberapa tujuan tertentu.

2. Organisasi dalam arti bagan atau struktur adalah gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan, kerjasama orang-orang yang terdapat dalam suatu badan dalam rangka usaha mencapai suatu tujuan.

B. Organisasi Formal dan Informal.

1. Organisasi Statis disebut juga bagan organisasi/ranji organisasi/skema organisasi adalah gambaran secara skematis tentang hubungan kerjasama dan orang-orang yang terdapat dalam suatu badan dalam rangka usaha mencapai suatu tujuan.

2. Organisasi Dinamis yaitu setiap kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggungjawab orang-orang dalam suatu badan, atau Organisasi Dinamis adalah kegiatan-kegiatan mengorganisir yaitu kegiatan menetapkan susunan organisasi suatu badan.

3. Organisasi Formal, sebenarnya merupakan organisasi statis, yaitu suatu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dan dikoordinir dengan sadar untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam organisasi formal, ketiga ciri organisasi (sekelompok orang, kerjasama atau pembagian pekerjaan, dan tujuan bersama) itu ada, di mana hubungan-hubungan dan tujuan bersama ditetapkan secara rasional (pikiran/akal sehat), tiap-tiap unsur organisasi mempunyai kedudukan tugas dan fungsi-fungsi yang tegas.

4. Organisasi Informal, merupakan kumpulan hubungan antar perseorangan tanpa tujuan bersama yang disadari, meskipun pada akhirnya hubungan-hubungan yang tak disadari itu untuk tujuan bersama. Dalam organisasi informal ketiga ciri itu ada juga, tetapi hubungan-hubungan itu dipengaruhi oleh perasaan dan tujuan bersama tidak jelas, kedudukan serta fungsi-fungsi (kegunaan) itu kabur.C. Bentuk-bentuk Organisasi.

Menurut pola hubungan kerja serta lalulintas wewenang dan tanggung jawab, maka bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas:

1. Bentuk organisasi garis (lini).

2. Bentuk organisasi fungsional.

3. Bentuk organisasi garis dan staf.

4. Bentuk organisasi fungsional dan staf.

Penjelasan:

1. Bentuk organisasi garis adalah bentuk organisasi yang tertua dan paling sederhana. Penciptanya adalah Henry Fayol (Perancis). Bentuk organisasi garis disebut juga bentuk organisasi militer, karena digunakan pada zaman dahulu di kalangan militer.

Ciri-ciri bentuk organisasi garis adalah:

a. Organisasi masih kecil.

b. Jumlah karyawan sedikit dan saling kenal.

c. Spesialisasi kerja masih belum begitu tinggi.

Kebaikan:

a) Kesatuan komando terjamin dengan baik, karena pimpinan berada di atas satu tangan.

b) Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat, karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit atau tidak ada sama sekali.

c) Rasa solidaritas di antara karyawan umumnya tinggi, karena saling mengenal.

Keburukan:

a) Seluruh organisasi terlalu bergantung kepada satu orang, sehingga bila seorang itu tidak mampu, seluruh organisasi akan terancam hancur.

b) Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

c) Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

2. Bentuk organisasi fungsional mula-mula diciptakan oleh F.W. Taylor, di mana segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas, sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungan dengan fungsi atasan tersebut.

Kebaikan:

a) Pembidangan tugas-tugas jelas.

b) Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.

c) Digunakan tenaga-tenaga ahli dalam berbagai bidang, sesuai dengan fungsi-fungsinya.

Keburukan:

a) Karena adanya spesialisasi, sukar mengadakan tour of duty (pergiliran tugas).b) Para karyawan telah mementingkan bidangnya, sehingga sukar dilaksanakan koordinasi.

3. Bentuk organisasi garis dan staf.

Pada umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang-bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit, dan jumlah karyawannya banyak. Penciptanya adalah Harrington Emerson. Pada bentuk organisasi garis dan staf, terdapat satu atau lebih tenaga staf. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi nasihat dan saran dalam bidangnya kepada pejabat pemimpin di dalam organisasi tersebut.

Kebaikan:

a) Dapat digunakan oleh setiap organisasi besar, apapun tujuannya, betapapun luas tugasnya dan betapapun kompleks susunan organisasinya.

b) Pengambilan keputusan yang sehat lebih mudah, karena adanya staf ahli.

c) Perwujudan the right man in the right place lebih mudah dilaksanakan.

Keburukan:

a) Karena karyawan tidak lagi saling mengenal, solidaritas sukar diharapkan.

b) Karena rumit dan kompleksnya susunan organisasi, koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan.

4. Bentuk organisasi fungsional dan staf merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staf. Kebaikan dan keburukan bentuk organisasi ini adalah kebaikan dan keburukan bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staf.

III. PENYUSUNAN (STAFFING).Fungsi penyusunan meliputi tugas-tugas:

1. Memperoleh pegawai.

2. Memajukan pegawai.

3. Memanfaatkan pegawai.

Penjelasan:

1. Memperoleh pegawai, meliputi tugas-tugas:

a. Menganalisa jabatanb. Sumber-sumber pegawai

c. Menyeleksi pegawai

d. Memperkenalkan pegawai ke dalam perusahaan

a. Menganalisa jabatan

Menganalisa jabatan adalah pekerjaan merencanakan atau menetapkan kualifikasi (kecakapan) seorang pegawai di dalam badan usaha modern. Dengan penganalisaan itu dapat diketahui atau ditentukan orang/pegawai yang mempunyai kualifikasi seperti apa yang harus memangku jabatan yang dianalisa itu. Analisa jabatan tersebut adalah suatu usaha untuk mendapatkan keterangan terperinci tentang suatu jabatan terutama tentang hal-hal sebagai berikut:1. Apa yang pegawai kerjakan pada jabatan itu

2. Wewenang dan tanggung jawab pegawai

3. Peralatan yang dipergunakan

4. Kondisi pekerjaan dan bahaya yang melekat

5. Latihan dan pendidikan yang dibutuhkan

6. Besarnya upah, lama jam kerja, kemungkinan promosi (kenaikan)

7. dan lain-lainnya.

Ada 4 (empat) metode pengumpulan informasi guna menetapkan kualifikasi seorang pejabat tertentu. Ke-empat metode (cara) itu adalah:1. Penyusunan daftar pertanyaan

2. Menginterview pejabat/petugas

3. Observasi

4. Kombinasi

Cara 1: Suatu jabatan dianalisa dengan mengirimkan daftar pertanyaan kepada pejabat yang bersangkutan.

Misal: Bila ingin menentukan kualifikasi pegawai yang memangku jabatan kasir, maka dikirimkan pertanyaan-pertanyaan kepada pemangku jabatan kasir dalam bentuk tertulis. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan berkisar pada 4 hal pokok sebagai berikut:

1. What the worker does? (Apa yang dikerjakan pekerja/pejabat?).

2. How he does it? (Bagaimana cara mengerjakannya?)

3. Why he does it? (Mengapa ia berbuat demikian?)

4. What kind of skill involve in the doing? (Keahlian apa yang diperlukan pejabat untuk dapat melakukan tugas itu?).

Berdasarkan jawaban pemangku jabatan dari 4 hal pokok dalam pertanyaan-pertanyaan tersebut, maka dapat ditentukan kualifikasi pegawai yang akan memangku jabatan itu.

Cara 2: Intenview.

Suatu jabatan dianalisa dengan jalan menginterview langsung pejabat pada jabatan yang ingin dianalisa atau orang-orang yang paham tentang jabatan itu (misal: atasan pemangku jabatan yang ingin dianalisa, atau orang-orang lain). Pokok-pokok pertanyaan juga berkisar pada 4 hal pokok pada metode (cara) 1. Dalam metode ini, pegawai yang mewawancarai harus obyektif. Cara kedua ini berguna untuk mengecek kebenaran informasi yang diperoleh dengan cara pertama (menggunakan daftar pertanyaan)Cara 3: Observasi.

Kualifikasi pejabat tertentu ditentukan dengan peninjauan langsung ke tempat si pegawai bertugas dan mengajukan pertanyaan bila perlu. Dengan pengamatan dan sekedar pertanyaan itu, si penganalisa dapat menetapkan kualifikasi pejabat pada jabatan tertentu.

Cara 4: Kombinasi.

Metode ini dilaksanakan dengan menggabungkan ketiga cara tersebut.b. Sumber-sumber pegawai.

Suatu badan usaha yang membutuhkan tenaga kerja:

1. Harus menetapkan kualifikasi para pegawai yang dibutuhkan.

2. Harus menentukan dari mana calon-calon pegawai itu harus diambil (harus ditetapkan lebih dahulu sumber-sumber pegawai sehingga perhatian dapat dipusatkan kepada sumber tersebut).Ada berbagai macam sumber pegawai bagi suatu perusahaan, dan efektif tidaknya masing-masing sumber tergantung kepada:

Letak perusahaan, jenis perusahaan, dan jenis jabatan yang akan diisi.

Sumber-sumber pegawai bagi suatu perusahaan:

1. Dari dalam perusahaan itu sendiri.

2. Teman-teman/anggota keluarga pegawai perusahaan.3. Jawatan penempatan tenaga.

4. Lembaga-lembaga pendidikan.

5. Melalui advertensi.

6. Sumber-sumber lain.

Penjelasan:

1. Salah satu sumber pegawai yang penting bagi perusahaan adalah para pegawai dari perusahaan itu sendiri, berarti bila perusahaan membutuhkan tenaga baru atau bila suatu jabatan dalam perusahaan lowong, maka pegawai dari perusahaan tersebut yang diambil atau dipilih untuk memangku jabatan yang lowong. Tindakan ini lazim disebut promotion from within (mengangkat dari dalam). Mempromosikan pegawai untuk memangku jabatan yang setingkat lebih tinggi dari jabatan semula mengandung beberapa segi positif. Segi positifnya yaitu:

Mempertinggi efisiensi pegawai.

Mempertinggi moral pegawai perusahaan.

Bila ada pegawai dalam perusahaan yang cakap untuk memangku jabatan yang lowong, maka diberi kesempatan pertama kepadanya untuk memangku jabatan tersebut. Bila tidak ada pegawai dalam perusahaan yang cakap untuk memangku jabatan yang lowong, maka dibuka pintu untuk menarik pegawai dari luar perusahaan untuk mengisi jabatan yang lowong tersebut.

2. Teman-teman/anggota keluarga pegawai perusahaan.

Biasanya dengan suatu rekomendasi (anjuran) tertentu dari karyawan dalam organisasi yang bersangkutan, yang pada dasarnya merupakan screening(penyaringan) pendahuluan. Belum tentu yang bersangkutan memenuhi syarat, tetapi paling tidak sudah ada sedikit jaminan tentang kemungkinan kemampuan/kecakapannya, karena rekomendasi tersebut tentunya tidak sembarangan saja. Kelemahan dari rekomendasi ini adalah kemungkinan timbulnya klik-klik (segolongan orang yang membela kepentingan sendiri).

3. Jawatan penempatan tenaga kerja (misal: Depnaker) sebagai sumber pegawai perusahaan. Pada Depnaker tercatat berbagai macam tenaga kerja yang membutuhkan pekerjaan yakni terdidik, ahli, dan sebagainya. Depnaker tidak bertujuan untuk mencari keuntungan, maka biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mencari tenaga kerja dengan bantuan Depnaker relatif murah.

4. Lembaga-lembaga pendidikan merupakan sumber tenaga kerja yang sangat penting dan terbaik, karena dapat mensuplai tenaga kerja dari yang berpendidikan rendah hingga yang berpendidikan universitas. Tenaga kerja yang disediakan lembaga-lembaga pendidikan tinggi pada umumnya mempunyai rasa tanggung jawab terhadap pekerjaannya dan lebih mudah dididik.

5. Advertensi.

Advertensi sebagai alat untuk menarik tenaga kerja yang dibutuhkan.

Advertensi dapat menarik tenaga kerja dari tempat yang jauh, tenaga kerja yang kompeten (cakap) dan berpengalaman.

Advertensi berguna bila perusahaan membutuhkan tenaga kerja dalam jumlah besar.

6. Selain dari kelima sumber pegawai tersebut, masih ada lagi sumber-sumber pegawai/tenaga kerja yang lain, misal: organisasi buruh, lingkungan pertanian (terutama pada masa paceklik), tenaga kerja yang disediakan pada masa-masa imigrasi (kepindahan/kedatangan), pelamar-pelamar langsung yang mengajukan lamaran di kala perusahaan tidak membutuhkan tenaga kerja, perlu mendapat perhatian (harus dicatat, bila perusahaan butuh tenaga mereka, dapat segera dihubungi).

c. Menyeleksi pegawai.

Bila kualifikasi pegawai yang dibutuhkan (analisa jabatan) dan sumber-sumber pegawai yang diperlukan sudah ditetapkan, kemudian seleksi pegawai dilaksanakan. Seleksi pegawai dilaksanakan karena:

1. Tenaga-tenaga kerja yang tersedia dari berbagai macam sumber pegawai belum tentu cocok dengan tenaga yang dibutuhkan perusahaan.

2. Agar pegawai yang diterima bekerja dalam perusahaan adalah benar-benar pegawai yang sesuai dengan kebutuhan jabatan yang akan dipangkunya.

Proses seleksi pegawai adalah sebagai berikut:

1) Pengisian formulir.

2) Test psikologis (kejiwaan).

3) Wawancara.

4) Referensi (rekomendasi = sesuatu yang menguatkan, membenarkan)

Penjelasan:

1) Formulir berisi:

a. Keterangan pengenal, misal: nama, alamat, dan nomor telepon.

b. Keterangan perorangan, misal: kawin/belum kawin, umur, tanggungan, jumlah saudara, tempat, dan alamat orang tua.

c. Keterangan fisik, misal: tinggi, berat, kesehatan, cacat, dan sebagainya.

d. Pendidikan.

e. Pengalaman.

f. Keterangan lain-lain, misal: hobby, keanggotaan dalam organisasi, dan lain sebagainya.

2) Test psikologis.

Sudah diterapkan pada perusahaan-perusahaan modern di negara maju, namun masih terbatas pemakaiannya di negara-negara yang sedang berkembang, karena:

a. Kenyataannya menunjukkan bahwa seleksi psikologis adalah alat teknis tinggi, yang hanya berharga bagi mereka yang terlatih/ahli.

b. Tak tersedianya tenaga ahli untuk menerapkannya, lebih-lebih dalam perusahaan kecil.

c. Umumnya para calon pegawai memandang test psikologis dengan penuh syak wasangka.

d. Belum dapat dibuktikan manfaatnya dengan sejelas-jelasnya.

Secara garis besarnya test psikologis dapat digolongkan ke dalam 5 golongan besar, yaitu:

1. Achievement test (tes prestasi).

Untuk mengukur apa yang dapat dilakukan seorang pelamar pada saat ia melamar.

2. Aptitude test (tes bakat).

Untuk mengukur kesanggupan atau bakat seorang calon pegawai.

3. Intelligence test (tes kecerdasan) atau mental ability test (tes kemampuan jiwa, batin, rohani)

Untuk mengukur aspek-aspek kecerdasan seseorang.

4. Interest test (tes minat).

Segala jenis tes psikologis yang dapat menentukan aktivitas mana yang paling menarik perhatian seorang calon pegawai.5. Personality test (tes kepribadian).Segala jenis tes untuk menentukan sifat kepribadian seorang calon pegawai.

3) Wawancara.

Sesudah tes psikologis, maka pada fase (tahap) berikutnya calon pegawai diinterview (diwawancarai) oleh interviewer (pewawancara) yang terlatih dengan menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang telah dipersiapkan lebih dahulu. Interview ini untuk mengetahui apakah calon pegawai ini memiliki kualifikasi (kecakapan) yang tercantum dalam analisa jabatan dari jabatan yang kelak akan dipangkunya. Dalam wawancara, pewawancara di dalam menginterpretasikan (menafsirkan) dan menilai keterangan/fakta-fakta dari calon pegawai harus bersifat obyektif.

4) Referensi (sesuatu yang menguatkan dan membenarkan).

Fase seleksi selanjutnya ialah meminta referensi dari calon pegawai, maksudnya agar calon pegawai menunjuk beberapa orang (pegawai perusahaan atau orang-orang luar perusahaan) yang dapat memberi keterangan tentang diri pelamar/calon pegawai baik tentang pribadinya, pengalamannya dan sebagainya secara lisan, tetapi lebih baik dalam bentuk tertulis. Referensi tersebut dapat pula diperoleh dari badan usaha di mana calon pegawai sebelumnya bekerja. Penggunaan referensi untuk keperluan pegawai harus dicek kebenarannya, karena umumnya lebih mudah memberikan keterangan yang baik daripada keterangan sebaliknya. Proses seleksi pada banyak perusahaan sering diawali atau diakhiri dengan seleksi kesehatan calon pegawai. Pada fase ini pernyataan sehat dan cacat harus dibedakan, seorang calon yang cacat tidak selalu berarti tidak sehat. Seorang calon yang cacat dapat dipekerjakan pada jabatan-jabatan tertentu dalam perusahaan dan sesuai dengan kualifikasi pegawai yang tercantum dalam analisa jabatan.

d. Memperkenalkan pegawai (orientasi).

Memperkenalkan pegawai bukanlah satu fase dalam proses seleksi pegawai. Jadi hasil dari fase memperkenalkan pegawai tidak berperan dalam penetapan diterima tidaknya calon pegawai menjadi pegawai perusahaan. Memperkenalkan pegawai ke dalam perusahaan berarti mengusahakan agar pegawai yang sudah diterima bekerja dalam perusahaan sesegera mungkin dapat menyesuaikan dirinya dalam perusahaan. Menyesuaikan diri dalam perusahaan berarti pegawai baru tersebut harus diberi gambaran/penjelasan tentang perusahaan dan juga diperkenalkan kepada pegawai-pegawai perusahaan yang lain dalam suasana kekeluargaan. Gambaran/penjelasan tentang perusahaan berisi hal-hal tentang sejarah perusahaan, barang-barang yang dihasilkan perusahaan, struktur organisasi perusahaan, tata kerja dalam perusahaan, pedoman-pedoman tentang kesejahteraan pegawai, pedoman-pedoman tentang kemungkinan promosi, dan lain sebagainya.

2. Memajukan pegawai.

Tugas yang lain dari fungsi penyusunan (staffing) adalah memajukan pegawai atau mengembangkan pegawai. Setiap pimpinan dalam perusahaan bertanggung jawab untuk memajukan atau mengembangkan pegawainya sejak pegawai tersebut resmi diterima menjadi pegawai perusahaan. Maksud pimpinan perusahaan memajukan atau mengembangkan pegawai adalah untuk meningkatkan keahlian dan efisiensi (tepat guna) kerja dalam melaksanakan tugas-tugasnya dan menempatkannya pada jabatan yang tepat. Usaha untuk memenuhi maksud tersebut ialah dengan berbagai tindakan, misalnya: melatih, mempromosikan, dan memindahkan pegawai berdasarkan hasil penilaian tentang kecakapan pegawai.

a. Melatih/latihan.

Tugas setiap manajer adalah melatih pegawai pada saat diterimanya pegawai baru, pada saat seseorang dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi, atau pada saat adanya perubahan teknologi yang diterapkan di dalam perusahaan. Jadi latihan tidak hanya diterapkan pada pegawai baru tetapi juga pegawai lama. Biaya yang dikeluarkan untuk melatih pegawai akan berlipat ganda, karena: Bertambahnya kualitas pekerjaan pegawai, Kecenderungan terjaminnya stabilitas pegawai,

Dipromosikannya pegawai yang cakap untuk memangku jabatan yang lebih tinggi.

Jenis-jenis latihan:

1. Memperkenalkan pegawai ke dalam perusahaan (orientasi).

2. Melatih pegawai-pegawai baru.

3. Melatih pegawai yang akan dipromosikan.

4. Melatih para manajer/pegawai yang akan dipindahkan.

Penjelasan:

1. Memperkenalkan pegawai ke dalam perusahaan merupakan tugas bersama salah seorang pejabat personalia dengan atasan langsung dari pegawai yang bersangkutan. Si pegawai baru, diindoktrinasi (diberi pelajaran tentang suatu paham/doktrin) dan diberi tugas sedemikian rupa, sehingga ia dapat menerima dan menyesuaikan diri dengan keadaan yang sesungguhnya di dalam perusahaan. Perasaan syak wasangka (curiga) dan rasa canggung pegawai baru dilenyapkan pada masa latihan tersebut, sehingga ia merasa benar-benar diterima perusahaan dan pegawai lama dengan tangan terbuka.

2. Melatih para pegawai baru.

Setelah mengikuti program orientasi, selanjutnya karyawan baru memasuki program pelatihan formal. Tujuan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan dalam mengerjakan pekerjaan.

Klasifikasi pelatihan:

a. On-the job training.

b. Off-the job training.

Penjelasan:

a. On-the job training ialah pelatihan karyawan yang dilakukan di tempat seorang karyawan ditugaskan dengan materi yang langsung berhubungan dengan tugas atau pekerjaannya. Sebagai pelaksana on-the job training adalah atasan atau teman sekerja yang telah berpengalaman. Metode yang diterapkan dalam pelatihan adalah metode petunjuk kerja khusus.

Metode petunjuk kerja khusus meliputi:

Pembimbingan oleh karyawan yang sudah berpengalaman.

Pemberian tugas untuk mengerjakan pekerjaan tertentu.

Rotasi pekerjaan.

Keuntungan bagi karyawan yang telah mengikuti on-the job training:

1. Cepat mendapat umpan balik.

2. Dapat melakukan tindakan koreksi dengan cepat setelah ditunjukkan suatu kesalahan.

3. Peserta pelatihan mendapat hasil nyata selama pelatihan berlangsung.

Keuntungan bagi perusahaan:

1. Penyelenggaraan on-the job training tidak diperlukan biaya besar.

2. Tidak diperlukan ruang kelas atau alat pembelajaran.

b. Off-the job training.Off-the job training ialah pelatihan karyawan yang dilakukan di luar tempat kerja. Metode yang diterapkan dalam pelatihan ini:

1. Metode ceramah.

2. Metode praktik.

3. Metode instruksi terprogram.

Penjelasan:

1. Metode ceramah:

- Pelatihan di ruang kelas.

- Diikuti banyak peserta.

- Dengan beberapa orang instruktur.

- Dengan menggunakan media perkuliahan dan peralatan audio visual untuk mendengarkan dan melihat. 2. Metode praktik.

- Peserta dibimbing mengoperasikan peralatan kerja.

- Pelatihan ini memadukan manfaat on-the job training dengan off-the job training.

3. Metode instruksi terprogram.

- Materi pelatihan dikelompokkan dalam rangkaian yang disusun berdasarkan logika.- Peserta pelatihan diberi penggalan informasi dan kemudian diminta memberi respon dengan jawaban tertulis. Jika jawaban yang diberikan benar, peserta pelatihan dapat melanjutkan ke pertanyaan berikutnya. Jika jawaban yang diberikan salah, peserta pelatihan diberi penjelasan dan diminta mencoba lagi.

Metode-metode yang lain:

4. Metode kasus.

Metode kasus direalisir dengan membagi-bagikan beberapa perkara perusahaan kepada peserta latihan untuk dipelajari di rumah atau di dalam kelas, kemudian pelatih meminta kepada peserta latihan untuk memecahkan masalah-masalah yang terdapat pada masing-masing perkara (kasus) perusahaan. Seluruh data-data tentang perkara yang bersangkutan sudah ada dalam kasus (perkara) perusahaan.5.Metode proses insiden (kejadian).Insiden-insiden diberikan kepada peserta latihan. Peserta latihan harus mengumpulkan data-data tentang insiden dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada penyusun insiden (resource person). Penyusun insiden yaitu orang yang terlibat dalam kejadian, misal: pegawai atau pimpinan atau orang-orang yang khusus bertugas mengumpulkan kejadian-kejadian perusahaan. Bila seluruh data sudah dikumpulkan, maka para peserta latihan dapat menentukan pokok masalahnya. Akhirnya masing-masing peserta latihan mengemukakan pendapat/cara bagaimana memecahkan masalahnya.b.Promosi. Setiap usaha memajukan pegawai adalah:

Untuk menambah keahlian.

Efisiensi (tepat guna) bawahan (menempatkan pada jabatan yang tepat).

Promosi yaitu memberi kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih besar dari sebelumnya kepada bawahan.

Pemberian promosi kepada pegawai:

- akan menaikkan kegairahan bekerja pegawai.

- akan menaikkan moral pegawai.

- akan menaikkan efisiensi kerja pegawai (mewujudkan orang yang tepat pada jabatan yang tepat/the right man on the right function).

Dasar-dasar tindakan promosi.

Senioritas: berapa lama seorang pegawai sudah bekerja di dalam perusahaan.

Dengan dasar senioritas, maka orang yang terlama dinasnya dalam perusahaan mendapat prioritas pertama untuk dipromosikan.

Mereka yang menentang dasar senioritas menyatakan bahwa bila senioritas dijadikan dasar dalam tindakan promosi, maka tujuan promosi yaitu memajukan pegawai akan menjadi kabur, dan lebih tepat bila kecakapan pegawai yang bersangkutan dijadikan dasar dalam tindakan-tindakan promosi. Pada umumnya dasar tindakan promosi harus berasal dari hasil yang tertulis dalam daftar penilaian kecakapan pegawai yang bersangkutan. Pegawai yang menunjukkan hasil yang baik pada daftar penilaian kecakapan jika mungkin dengan mengingat formasi, dipromosikan untuk memangku jabatan yang lebih tinggi dari jabatan sebelumnya. Dasar senioritas dapat juga dijadikan faktor penentuan tindakan promosi terutama pada para pegawai yang sarjana, juga apabila ada 2 orang pegawai yang mempunyai kecakapan sama, yang dipromosikan lebih dulu hendaklah yang mempunyai masa kerja lebih lama (lebih senior).

c. Pemindahan.

Sebagaimana halnya dengan promosi, pemindahan pegawai dari jabatan yang satu ke jabatan yang lainnya oleh pimpinan adalah untuk memajukan bawahannya. Pemindahan pada umumnya untuk mewujudkan penempatan pegawai pada jabatan yang paling tepat, sehingga mendapatkan kepuasan kerja paling tinggi dan dapat berprestasi setinggi mungkin. Pemindahan pegawai dari suatu jabatan ke jabatan lain dapat terjadi karena keinginan atasan/pimpinan atau karena keinginan pegawai, adalah bertujuan untuk memajukan pegawai.

Pemindahan pegawai karena kehendak atasan adalah untuk menghilangkan rasa bosan, karena pegawai tersebut kurang cakap memangku jabatan semula/jabatan yang lama.

Pemindahan pegawai atas permintaan/keinginan pegawai itu sendiri karena pegawai tersebut merasa tidak dapat bekerjasama dengan teman-temannya atau karena lingkungan di mana ia bekerja kurang sesuai dengan keadaan fisiknya dan keinginannya.

Pemindahan pegawai yang tidak untuk memajukan karyawan antara lain:

1).Replacement transfer, yaitu pemindahan pegawai yang sudah lama masa dinasnya ke bagian/departemen lain dalam jabatan yang sama untuk menggantikan pegawai yang masa dinasnya masih sedikit, atau menggantikan pegawai yang diberhentikan.

2).Temporary transfer, yaitu pemindahan sementara untuk memangku jabatan orang lain, karena orang lain tersebut berhalangan datang. Sebagaimana halnya dengan promosi yang didasarkan atas hasil penilaian kecakapan, demikian pula pemindahan.

3.Memanfaatkan pegawai.

Memanfaatkan pegawai adalah kegiatan pimpinan untuk mempekerjakan pegawai agar memberi prestasi atau menguntungkan kepada perusahaan. Pengertian tersebut lebih menekankan kepada usaha pemberian manfaat kepada perusahaan, meskipun pemberian manfaat kepada pegawai tidak dilupakan. Pemberian manfaat kepada perusahaan bukan saja dalam arti material, tetapi juga dalam arti nama baik perusahaan. Jadi hanya pegawai yang bermanfaat bagi perusahaan baik dalam arti material maupun dalam arti moral atau nama baik perusahaan yang akan dipekerjakan selanjutnya dalam perusahaan. Berdasarkan uraian tersebut, terdapat 2 aspek fungsi memanfaatkan pegawai, yaitu mempekerjakan pegawai yang bermanfaat bagi perusahaan dan tidak mempekerjakan pegawai yang tidak bermanfaat bagi perusahaan. Pegawai yang menunjukkan kemungkinan tidak bermanfaat bagi perusahaan oleh pimpinan dapat diberhentikan atau dipensiunkan, sedangkan pegawai yang menunjukkan kemungkinan bermanfaat bagi perusahaan dapat dipertahankan. Usaha-usaha untuk merealisir kemungkinan itu ialah dengan jalan pemberian motivasi (perangsang) kepada pegawai yang bersangkutan. Oleh karenanya fungsi memanfaatkan pegawai dapat dibagi dalam beberapa hal, yaitu pemberhentian, pemensiunan dan pemberian motivasi. Salah satu perangsang penting untuk memanfaatkan pegawai ialah upah (salah satu aspek motivasi). Semua jenis perangsang yang dapat dinilai dengan uang termasuk ke dalam jenis motivasi yang material incentive, dan semua jenis perangsang yang tidak dapat dinilai dengan uang termasuk dalam jenis motivasi yang non material incentive.

Motivasi yang non material incentive meliputi:

1) Penempatan yang tepat.

2) Latihan sistematik.

3) Promosi yang obyektif.

4) Pekerjaan yang terjamin.

5) Turut sertanya wakil-wakil pegawai dalam pengambilan keputusan di dalam perusahaan.

6) Kondisi pekerjaan/tempat bekerja yang menyenangkan.

7) Pemberian fasilitas untuk rekreasi kepada para pegawai.

8) Pelayanan di bidang kesehatan.9) Pelayanan dalam bidang kesejahteraan.

10) Pemberian informasi tentang perusahaan kepada para pegawai.

Penjelasan:

1) Penempatan yang tepat bagi seorang pegawai:

a) Dapat menaikkan efisiensi pegawai.

b) Dapat menimbulkan kepuasan dalam melaksanakan tugasnya.

2) Latihan sistematik.

Latihan/pendidikan yang sistematik dapat menimbulkan:

a) Kegairahan bekerja.

b) Terbukanya jalan untuk menaiki tangga kedudukan dalam perusahaan.

c) Untuk menstabilkan pegawai.

3) Promosi yang obyektif.

Promosi yang obyektif berkaitan erat dengan latihan/pendidikan yang sistematik.

Promosi (kenaikan pangkat) dapat mengakibatkan:

a) Memiliki hak dan kekuasaan yang lebih besar dari sebelumnya.

b) Menaikkan penghasilannya.4) Pekerjaan yang terjamin.

Pekerjaan yang terjamin bagi pegawai perusahaan harus tetap dipertahankan, karena pegawai akan menunjukkan loyalitas yang rendah, bila merasa bahwa jabatannya hanya bersifat sementara. Kebiasaan memecat dan mencari tenaga kerja baru adalah suatu tindakan yang tidak disenangi oleh pegawai perusahaan, sebab merupakan ancaman terhadap jaminan kehidupan pegawai.

5) Turut sertanya wakil-wakil pegawai dalam pengambilan keputusan di dalam perusahaan.

a) Merupakan daya perangsang yang penting.

b) Merupakan suatu langkah mengurangi salah pengertian.

c) Untuk memajukan kerjasama.

d) Menimbulkan perasaan pada pegawai bahwa mereka mempunyai hak untuk ikut memecahkan masalah-masalah pimpinan sehingga pegawai akan bertanggung jawab dan lebih memperhatikan perusahaan.

6) Kondisi pekerjaan yang menyenangkan.

Kondisi pekerjaan yang menyenangkan semasa jam kerja:

a) Akan memperbaiki moral pegawai dan kesungguhan bekerja.

b) Akan menambah kegairahan bekerja dan akan menaikkan efisiensi (peralatan yang baik, ruangan pekerjaan yang nyaman, perlindungan terhadap mara bahaya, ventilasi yang baik, penerangan yang cukup, dan kebersihan).

7) Pemberian fasilitas untuk rekreasi kepada para pegawai dapat menumbuhkan rasa kerjasama di antara pegawai, sebab semakin baik mereka bermain bersama semakin baik pula mereka bekerjasama.

8) Pelayanan di bidang kesehatan.

Pegawai yang sehat lebih produktif dari pegawai yang kurang sehat.9) Pelayanan dalam bidang kesejahteraan, misal: perumahan harus mendapat perhatian yang serius dari pimpinan perusahaan.

10) Pemberian informasi tentang perusahaan kepada para pegawai, merupakan suatu kebutuhan dari setiap pegawai perusahaan. Pemberian informasi melalui pertemuan-pertemuan khusus, majalah perusahaan, pengiriman surat tentang kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan, kesulitan-kesulitan yang dihadapinya, proyek-proyek yang direncanakan, tujuan proyek tersebut, dan kemajuan keuangan perusahaan. Hal tersebut dapat menimbulkan saling pengertian antara pimpinan perusahaan dengan para pegawai, dapat memajukan kerjasama, dapat menumbuhkan perasaan sekeluarga antar pegawai perusahaan.

IV. PENGARAHAN (DIRECTING).

A. Memberi perintah.

Bila rencana pekerjaan sudah tersusun, struktur organisasi sudah ditetapkan, dan posisi-posisi/jabatan-jabatan dalam struktur organisasi perusahaan sudah diisi, maka pimpinan wajib untuk menggerakkan bawahan, memutar roda mesin perusahaan dan mengkoordinasikan agar apa yang menjadi tujuan perusahaan dapat direalisir. Menggerakkan bawahan termasuk dalam salah satu fungsi manajemen (mengarahkan bawahan/directing). Pimpinan adalah orang yang menghasilkan sesuatu melalui bawahannya. Bawahan hanya menghasilkan sesuatu yang diinginkan atasannya atau berdasarkan perintah atasan. Jadi fungsi memberi perintah adalah fungsi yang berhubungan langsung dalam mewujudkan tujuan.

1. Tujuan pemberian perintah.

Tujuan utama pemberian perintah adalah:

a) Untuk mengkoordinir kegiatan bawahan agar kegiatan masing-masing bawahan yang beraneka macam terkoordinir kepada suatu arah (tujuan perusahaan).Jadi dengan pemberian perintah tersebut, maka:

- Kegiatan-kegiatan bawahan yang menyimpang dari rel dapat diarahkan kepada relnya.

- Bawahan yang terlalu lamban dalam kegiatan-kegiatannya dibimbing agar lebih cepat dalam kegiatannya.- Bawahan yang berhenti bekerja tidak pada waktunya diperintahkan untuk bekerja kembali, dan sebagainya.

b) Untuk menjalin hubungan baik antara pimpinan dengan para bawahannya. Memerintah bawahan adalah salah satu alat komunikasi antara pimpinan dengan bawahan. Dengan memberikan perintah kepada bawahan, pemimpin menyalurkan ide-idenya sedemikian rupa sehingga bawahan mengerti dengan baik kemana kegiatan harus ditujukan.c) Memberi perintah kepada bawahan juga bermaksud memberi pendidikan kepada bawahan.

Oleh karena itu tugas memerintah bawahan harus berhubungan erat dengan maksud menambah pengetahuan bawahan yang diperintah tersebut. Agar tujuan perusahaan dapat tercapai, maka pelaksanaan perintah itu harus diawasi.

2. Definisi perintah.Suatu perintah adalah suatu instruksi resmi dari seorang atasan kepada bawahan untuk mengerjakan atau tidak mengerjakan sesuatu, guna merealisasi tujuan perusahaan. Dari definisi perintah tersebut, ada 4 unsur suatu perintah, yaitu:

1) Instruksi resmi.2) Dari atasan kepada bawahan.

3) Mengerjakan atau tidak mengerjakan sesuatu hal.

4) Realisasi tujuan perusahaan.

Tanpa salah satu unsur dari 4 unsur tersebut, maka bukanlah suatu perintah. Penjelasan:1) Instruksi resmi.

Suatu perintah adalah suatu instruksi resmi, berbentuk lisan atau tulisan.

Perintah (instruksi) bersifat resmi, bila yang mengeluarkan perintah adalah orang yang berwewenang untuk mengeluarkan perintah, misal: perintah yang dikeluarkan Kabag A kepada pegawai dari bagian A merupakan instruksi resmi bagi pegawai dari bagian A, tetapi bukan merupakan instruksi resmi bagi pegawai dari bagian B. Wewenang yang dimiliki atasan ialah apabila bawahan tidak melaksanakan perintahnya, maka atasan yang memerintah dapat menjatuhkan sangsi. Sangsi dapat berupa pemindahan pegawai, pemberhentian sementara, dan pemecatan pegawai.2) Perintah atasan kepada bawahan supaya perintah tidak bersifat sewenang-wenang, harus berdasarkan kemungkinan pelaksanaannya. Kemungkinan pelaksanaan ditentukan oleh faktor-faktor:

Pendidikan, pengalaman, waktu, alat-alat, keadaan bawahan dan tempatnya. Pemimpin adalah orang yang mendapatkan hasil melalui bawahannya

3) Atasan memberi perintah kepada bawahan untuk mengerjakan atau tidak mengerjakan sesuatu (menggerakkan bawahan untuk berbuat). Perintah harus jelas bagi penerima perintah, supaya pelaksanaannya sesuai dengan yang diperintahkan.

4) Suatu perintah harus menuntun bawahan agar pekerjaan bawahan tertuju kepada tujuan perusahaan. Perintah merupakan salah satu cara mengkoordinasikan segala tindakan dalam perusahaan agar segala tindakan/kegiatan mempunyai arah yang sama yaitu tujuan perusahaan. 3. Perintah merupakan satu aspek komunikasi.Komunikasi dibedakan atas 2 macam, yaitu:

a)Komunikasi ke dalam: - komunikasi vertikal: - komunikasi ke bawah.

- komunikasi ke atas.

- komunikasi horizontal.

b)Komunikasi ke luar.

Penjelasan:

a) Komunikasi ke dalam.

Komunikasi vertikal yaitu proses menyampaikan berita dari pihak pimpinan ke pihak pegawai atau sebaliknya (komunikasi ke bawah dan komunikasi ke atas).

Komunikasi ke bawah ialah pemberian perintah dari pimpinan kepada bawahan yang bertujuan untuk menjamin hubungan baik antara pimpinan dan bawahan, untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan bawahan agar tertuju kepada realisasi tujuan perusahaan.

Komunikasi ke atas ialah pemberian laporan-laporan oleh bawahan kepada atasannya.

Komunikasi horizontal bertujuan menjamin hubungan baik antara pimpinan yang setingkat dengan mengadakan pertemuan-pertemuan secara berkala.

b) Komunikasi ke luar bertujuan menjamin hubungan baik antara pihak atasan dari perusahaan dengan pihak luar dengan telepon, berbicara langsung, dengan pengiriman surat, dan sebagainya. B. Jenis-jenis perintah. Perintah dapat diberikan dalam bentuk lisan, apabila:

1) Tugas yang diperintahkan merupakan tugas yang sederhana.

2) Dalam keadaan darurat.

3) Bawahan yang diperintah sudah pernah mengerjakan perintah itu.

4) Untuk menjelaskan perintah tertulis.

5) Bila bawahan yang diperintah buta huruf.

Kebaikan perintah lisan:

1) Tidak butuh banyak waktu untuk mempersiapkannya.2) Untuk menjelaskan hal-hal yang kurang jelas.

3) Dapat digunakan untuk banyak orang.

Kekurangan perintah lisan:

1) Tak begitu dipersiapkan atau direncanakan.

2) Terlalu fleksibel (terlalu mudah disesuaikan). Perintah tertulis, kebaikannya:1) Dapat mudah diperiksa untuk memelihara kebenaran.

2) Orang yang menerima perintah mengetahui benar tanggung jawabnya.

3) Cara terbaik untuk menjamin persamaan dan keserupaan pelaksanaan di seluruh unsur organisasi.

Keburukan perintah tertulis:

1) Memakan waktu.

2) Menelan biaya.

3) Mengandung infleksibilitas (kekakuan).

Pada umumnya perintah tertulis dapat diberikan dalam hal-hal sebagai berikut:

1) Pada pekerjaan yang ruwet, perlu keterangan detail, angka-angka yang pasti dan teliti.

2) Bila pegawai yang diperintah berada di tempat lain.

3) Jika pegawai yang diperintah sering lupa.

4) Jika tugas yang diperintahkan itu berlangsung dari suatu bagian ke bagian lain.5) Jika dalam pelaksanaan perintah, kesalahan yang terjadi dapat menimbulkan akibat besar.

C.Prinsip-prinsip perintah: a) Perintah harus jelas.

b) Perintah diberikan satu per satu.

c) Perintah harus positif.

d) Perintah harus diberikan kepada orang yang tepat.

e) Harus erat dengan motivasi (dorongan).

f) Satu aspek komunikasi (hubungan).

Penjelasan: Motivasi terdiri atas 3 (tiga) model, yaitu:

1) Model motivasi tradisional.

Pandangan tradisional menganggap para pekerja malas dan hanya dapat dimotivasi dengan penghargaan berujud uang. Para manajer akan memotivasi karyawan dengan memberi imbalan upah/gaji yang makin meningkat apabila rajin dan aktif bekerja.2) Model motivasi hubungan manusiawi.

Manajer memotivasi karyawan dengan cara memenuhi kebutuhan sosial karyawan dan membuat karyawan merasa penting dan berguna, memberi lebih banyak kebebasan untuk mengambil keputusan dalam bekerja.

3) Model motivasi Sumberdaya Manusia.

Para karyawan dimotivasi oleh banyak faktor tidak hanya uang atau keinginan untuk mencapai kepuasan, tetapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yang berarti.

V. PENGAWASAN (CONTROLLING).1. Arti dan tujuan pengawasan.

Pengawasan ialah suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula. Tujuan utama pengawasan ialah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Agar tujuan utama dapat terealisir, maka pengawasan pada taraf pertama bertujuan:

a) Agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan.

b) Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana.

Berdasarkan hal-hal tersebut, dapat diambil tindakan untuk memperbaikinya baik pada saat itu ataupun waktu yang akan datang.2. Prinsip-prinsip pengawasan.Dua prinsip pokok yang merupakan syarat mutlak bagi suatu sistem pengawasan yang efektif, ialah:a) Adanya rencana tertentu.

b) Adanya pemberian instruksi-instruksi dan wewenang-wewenang kepada bawahan.

Penjelasan:

a) Rencana merupakan standar atau alat pengukur dari pekerjaan yang dilaksanakan bawahan. Rencana tersebut menjadi petunjuk apakah suatu pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak.

b) Pemberian instruksi dan wewenang kepada bawahan merupakan suatu keharusan yang perlu ada, agar sistem pengawasan dapat efektif dilaksanakan. Wewenang dan instruksi yang diberikan kepada bawahan, akan mengakibatkan bawahan bertanggung jawab terhadap tugas/pekerjaan yang diembannya, sehingga sistem pengawasan dapat berjalan dengan efektif.

Selain kedua prinsip pokok tersebut, sistem pengawasan harus mengandung prinsip-prinsip sebagai berikut: a) Dapat menggambarkan sifat-sifat dan kebutuhan-kebutuhan dari kegiatan yang harus diawasi.b) Dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan.

c) Fleksibel (mudah disesuaikan).

d) Dapat menggambarkan pola organisasi.e) Ekonomis.

f) Dapat dimengerti.

g) Dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.

Penjelasan:

a) Masing-masing kegiatan membutuhkan sistem pengawasan tertentu yang berlainan dengan sistem pengawasan kegiatan lainnya. Sistem pengawasan bidang penjualan dan sistem pengawasan bidang produksi berlainan. Pengawasan di bidang produksi tertuju pada kuantitas dan kualitas, sedangkan pengawasan di bidang penjualan tertuju pada kuantitas hasil yang terjual. Sistem pengawasan harus dapat menggambarkan sifat-sifat dan kebutuhan-kebutuhan dari kegiatan-kegiatan yang harus diawasi.b) Agar sistem pengawasan efektif (dapat merealisasikan tujuan), maka harus dapat dengan segera melaporkan adanya penyimpangan-penyimpangan dari rencana, agar pelaksanaan rencana dapat sesuai atau mendekati apa yang direncanakan sebelumnya.

c) Selanjutnya sistem pengawasan harus memenuhi prinsip fleksibilitas, artinya sistem pengawasan tetap dapat digunakan, meskipun terjadi perubahan-perubahan terhadap rencana di luar dugaan.

d) Titik berat pengawasan sesungguhnya berkisar pada manusia, sebab manusialah yang melakukan kegiatan dalam badan usaha/organisasi yang bersangkutan. Oleh karena kegiatan-kegiatan/tugas-tugas para petugas dalam perusahaan tergambar pada pola organisasi, maka suatu sistem pengawasan harus dapat memenuhi prinsip dapat menggambarkan pola organisasi. Hal ini berarti dengan suatu sistem pengawasan, penyimpangan yang terjadi dapat ditunjukkan pada pola organisasi yang bersangkutan.

e) Tiada gunanya membuat sistem pengawasan yang mahal, bila tujuan pengawasan itu dapat diwujudkan dengan suatu sistem pengawasan yang lebih murah.

f) Pegawai-pegawai yang mengawasi kegiatan-kegiatan harus memahami dan menguasai sistem pengawasan yang dianut perusahaannya.

g) Sistem pengawasan efektif, bila dapat segera melaporkan kegiatan-kegiatan yang salah, di mana kesalahan-kesalahan itu terjadi, dan siapa yang bertanggung jawab atas terjadinya kesalahan tersebut.

3. Jenis-jenis pengawasan.

Ada 4 (empat) macam dasar penggolongan jenis pengawasan, yaitu:

a) Waktu pengawasan.

b) Obyek pengawasan.

c) Subyek pengawasan.

d) Cara mengumpulkan fakta-fakta guna pengawasan.

Penjelasan:

a) Waktu pengawasan. Berdasarkan waktu pengawasan, maka pengawasan dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu: 1. Pengawasan preventif (pencegahan).2. Pengawasan repressif (menekan, menindas)

Penjelasan:

1. Pengawasan preventif ialah pengawasan yang dilakukan sebelum terjadinya penyelewengan-penyelewengan, kesalahan-kesalahan atau penyimpangan-penyimpangan. Jadi diadakan tindakan pencegahan agar jangan terjadi kesalahan-kesalahan di kemudian hari.

2. Pengawasan repressif ialah pengawasan setelah rencana sudah dijalankan (diukur hasil-hasil yang dicapai dengan alat ukur standar yang telah ditentukan lebih dahulu)b)Obyek pengawasan.

Berdasarkan obyek pengawasan, pengawasan dibedakan:

1. Pengawasan di bidang produksi.

2. Pengawasan di bidang keuangan.

3. Pengawasan waktu.

4. Pengawasan manusia dengan kegiatan-kegiatannya.

Penjelasan:

1. Pengawasan di bidang produksi, yaitu pengawasan terhadap kuantitas/kualitas hasil produksi atau likuiditas perusahaan (kemampuan perusahaan untuk membayar kewajiban/hutang jangka pendek dengan segera/saat jatuh tempo).2. Pengawasan di bidang keuangan, yaitu pengawasan terhadap pos-pos pada neraca (untuk mengetahui gambaran posisi keuangannya), laporan rugi-laba (untuk mengetahui gambaran hasil/perkembangan usaha).

3. Pengawasan waktu, yaitu pengawasan untuk menentukan apakah dalam menghasilkan hasil produksi sesuai dengan waktu yang direncanakan atau tidak.

4. Pengawasan manusia dengan kegiatan-kegiatannya, pengawasan untuk mengetahui apakah kegiatan dijalankan sesuai dengan instruksi, rencana tata kerja atau pedoman.

Menurut Beishline, pengawasan berdasarkan obyeknya dibedakan atas:

1. Kontrol administratif, berurusan dengan tindakan dan pikiran.

2. Kontrol operatif, berurusan dengan tindakan.

Menurut William R. Spriegel, control administratif meliputi 5 (lima) aktivitas, yaitu:

1. Production planning and control (perencanaan produksi dan pengawasan).

2. Budgeting (penganggaran belanja).

3. Inspection and quality control (pemeriksaan dan pengawasan kualitas).

4. Standing orders (pesanan tetap).

5. Policies (kebijaksanaan-kebijaksanaan).

c) Subyek pengawasan.

Berdasarkan subyek (siapa yang mengadakan pengawasan), maka pengawasan dibedakan atas:

1. Pengawasan intern.

2. Pengawasan ekstern.

Penjelasan:

1. Pengawasan intern ialah pengawasan yang dilakukan oleh atasan dari petugas yang bersangkutan.

Pengawasan intern disebut juga pengawasan vertikal atau formal (orang yang melakukan pengawasan adalah orang-orang yang berwenang).

2. Pengawasan ekstern ialah pengawasan yang dilakukan oleh orang-orang di luar organisasi/perusahaan yang bersangkutan. Pengawasan ekstern disebut juga pengawasan sosial atau pengawasan informal.

d) Cara mengumpulkan fakta-fakta guna pengawasan.

Berdasarkan cara mengumpulkan fakta-fakta guna pengawasan, maka pengawasan digolongkan atas:

1. Personal observation (personal inspection) atau pengamatan perorangan (pemeriksaan perorangan).

2. Oral report (laporan lisan).

3. Written report (laporan tertulis).

4. Control by exception (pengawasan khusus/pengawasan pengecualian).

4.Cara-cara mengawasi.

Supaya pengawasan yang dilakukan seorang atasan efektif, maka harus terkumpul fakta-fakta di tangan pemimpin yang bersangkutan.Guna pengawasan tersebut, ada beberapa cara untuk mengumpulkan fakta-fakta, yaitu:

a. Peninjauan pribadi.

b. Interview atau lisan.

c. Laporan tertulis.

d. Laporan dan pengawasan kepada hal-hal yang bersifat istimewa/khusus.

5. Cara membuat laporan pengawasan.

Menurut James Williamson dalam penulisan laporan pengawasan ada 7 (tujuh) landasan pokok, ialah:

1) Jelas, 2) Lengkap, 3) Ringkas, 4) Sopan, 5) Tulus, 6) Mengandung kepribadian, 7) Teliti.

John C. Johnson mengemukakan 5 (lima) buah pedoman pokok dalam menyusun suatu laporan, yaitu:1) Periksalah semua fakta-fakta yang dibutuhkan sebelum membuat laporan.2) Aturlah keterangan-keterangan itu sebaik mungkin.

3) Laporan harus singkat tetapi lengkap.

4) Pergunakan bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti.

5) Cantumkan badan-badan yang dapat membantu atasan untuk mendapat gambaran yang lebih jelas.

6 (enam) unsur penting dari suatu laporan, yaitu:

1) Judul, 2) Daftar isi, 3) Intisari (Abstract), 4) Ringkasan (Summary), 5) Tubuh laporan, 6) Lampiran/tambahan (Appendix)

VI. PROSES PENGAWASAN.

Proses pengawasan melalui 3 (tiga) fase, sebagai berikut:

1) Menetapkan alat pengukur (standard = baku, pokok, yang benar).

2) Mengadakan penilaian (evaluate).

3) Mengadakan tindakan perbaikan (corrective action).

Penjelasan:

1) Alat penilai atau standard bagi hasil kerja bawahan terdapat pada rencana keseluruhan dan rencana-rencana bagian. Agar alat penilai itu diketahui oleh bawahan, maka alat penilai itu harus dikemukakan dan dijelaskan kepadanya.2) Maksud penilaian adalah membandingkan hasil kerja bawahan (actual result) dengan alat pengukur (standard) yang sudah ditentukan.

3) Fase terakhir ini hanya dilaksanakan bila pada fase sebelumnya dipastikan terjadi penyimpangan.

PE-

RENCANA

AN

PENG-

ORGANISA

SIAN

PE-

NYUSUN

AN

PENG-

AWASAN

PENG-ARAH

AN

Gambar 1. Fungsi Manajer dilihat dari sudut proses

Bidang

Proses

Keterangan :

A= Top Manager

B= Middle Manager (Managing the work)

C= Supervisory Manager (manajer pengawas)

D= Non Manager

1

2

3

4

5

6

7

A

B

C

D

_1486710603.xls