DASAR-DASAR MANAJEMEN

ARI ASTUTI

• Manajemen: Proses untuk mencapai tujuan/sasaran yang telah ditetapkan

Enam “M” perencanaan penggerakan PIRO sasaran pengorgnsn pengawasanEnam “M”: men, materials, machines, methods,

money, marketsPIRO : peoples, ideas, resources, objectives.

• Manjemen merupakan ilmu dan seni.• Ilmu: mengajarkan untuk mengetahui sesuatu• Seni: Mengajarkan apa yang perlu dilakukan• 3 komponen utama sebagai ilmu: - pengetahuan yg sistematis. - informasi yg empiris melalui observasi - mengembangkan pengertian topik yg di pelajari.Seni manajemen: kemampuan utk melihat seca- ra totalitas bagian yg berbeda utk disatukan dengan skill dan kepandaian.

Prinsip manajemen: Pernyataan fundamental yang menjadi pedomanarah pemikiran/tindakan.Sifat prinsip manajeman: - praktis. - relevan..

- konsisten.Kegunaan: - untuk menyederhanakan pekerjaan mana- jer. - dapat menghindari kesalahan yang fundamental.

Perkembangan pemikiran manajemen. - Tahun 1200 sebelum masehi: Mesir kuno, Yunani kuno dan Romawi. - Abad 18: Eropa Barat, mengakibatkan mun- culnya revolusi industri.Tokoh-tokohnya: 1. Charles Babbage. 2. Frederick W. Taylor, dengan 4 prinsipnya. 3. Henry Fayol, dengan 14 prinsipnya.

• Prinsip Charles Babbage: - Pemanfaatan data akurat penelitian untuk manajemen perusahaan. - Pengukuran kerja.• 4 prinsip Frederick W. Taylor: - Pengembangan metode kerja. - Pemilihan & pengembangan pekerja. - Menghubungkan & mempersatukan metode kerja dan pekerja. - Kerjasama yang erat antara manajer dan bawahan.

• 14 prinsip Henry Fayol: - Pembagian waktu/pekerjaan. - Disiplin/tata tertib. - Wewenang/kekuasaan. - Kesatuan perintah. - Kesatuan pengarahan. - Mendahulukan kepentingan umum. - Balas jasa/pengupahan. - Sentralisasi. - Rangkaian yang bersifat vertikal atas dasar garis wewenang. - Stabilitas jabatan dari karyawan. - Perlakuan yang adil dalam organisasi. - Adanya inisiatif. - Kesatuan kerjasama.

• Aliran-aliran manajemen: 1. Manajemen ilmiah. Frederick W. Taylor: penerapan metode il- miah dan mekanisme peningkatan efisien- si kerja. Robert Owen: sumberdaya manusia meru- pakan unsur paling penting. 2. Teori organisasi klasik. Henry Fayol: operasi perusahaan ada 6 ma- cam yaitu; teknik, komersial, keuangan, ke – amanan, akuntansi dan manajerial. James D. Mooney: kaidah organisasi meliputi koordinasi, prinsip skalar, fungsional dan prinsip staf. 3. Neo klasik. Elton Mayo: perilaku manusia sangat berpengaruh pada kegiatan manajemen. Hugo Munsterberg: mencari pribadi yg baik, menciptakan kondisi kerja yg baik, dan menggunakan pengaruh motivator karyawan. 4’ Manajemen Modern. Abraham Maslow: manajemen dipandang sebagai suatu proses teknis tetapi sistimatis. Aliran kuantitatif, pendekatannya secara matematis dan statistik.

Manajemen ditinjau dari segi fungsinya.1. George R. Terry: 2. Henry Fayol: - Planning. - Forecasting. - Organizing. - Organizing. - Actuating. - Commanding. - Controlling. - Coordinating. - Controlling .3. Newman: 4. Prof. Drs. Oey Liang Lee: - Planning. - Perencanaan. - Organizing. - Pengorganisasian. - Assembling re- - Pengarahan. sources. - Pengkoordinasian. - Directing. - Pengontrolan. - Controlling.

• Kebutuhan manajerial skill dan technical skill pada berbagai tingkatan organisasi.

• tingkat organisasi

• Puncak

• Pertengahan

• Tk. Supervisi

pengetahuan dan skill yang diperlukan MS: Manajerial skill. TS : Technical skill.

.

MS TS

MS TS

MS TS

PERENCANAAN( PLANNING) Perencanaan: menetapkan suatu cara untuk bertindak. Pertimbangan perencanaan: - Realita yang ada. - Tujuan yang ditetapkan realistis. Syarat perencanaan yang baik: - Berdasar padaalternatif. - Harus realistis. - Harus ekonomis. - Luwes. - Dilandasi partisipasi.

• Hal-hal yang perlu diperhatikan: - Harus dapat dijadikan landasan bagi fung- si manajemen lain. - Dapat mendayagunakan semua fasilitas organisasi. - Bersifat dinamis. - Menghindari adanya under maupun over planning. - Memperhatikan koordinasi.

• Manfaat perencanaan: - Sebagai alat pengawasan dan pengendali- an pelaksanaan kegiatan. - Untuk memilih dan menentukan prioritas. - Untuk mengarahkan dan menuntun pe – laksanaan kegiatan. - Untuk menghadapi dan mengurangi keti- dakpastian. - Mendorong tercapainya tujuan.

• Unsur-unsur perencanaan: - Falsafah. - Kebijakan. - Tujuan. - Strategi. - Prosedur. - Program. - Aturan. - Jadwal. - Anggaran.

• Tahap penyusunan rencana. 1. Menetapkan, merumuskan tujuan. 2. Melakukan analisis kesempatan. 3. Melakukan analisis sosial budaya. 4. Identifikasi dan pengembangan alternatif 5. Implementasi strategik, sehingga pro – gram dan anggaran lebih terinci 6. Pelaksanaan keputusan.

• Macam-macam perencanaan berdasar waktu. 1. Perencanaan jangka pendek, yang men- cakup rincian prosedur, metode dan anggaran belanja. 2. Perencanaan jangka panjang yang mem- beri arah untuk mencapai tujuan dan ke-

bijaksanaan yang akan ditempuh.• Penentuan jangka waktu berdasar pada: 1. Karena kejadian sepanjang waktu. 2. Karena keluwesan.

• Perencanaan Strategik: Perencanaan jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi.• Sifat-sifat: 1. Menyangkut kurunwaktu yang panjang. 2. Menyangkut persoalan mendasar dalam organisasi. 3. Memberi kerangka dasar dalam pengam- bilan keputusan. 4. Alat pemersatu dalam pengambilan kepu – tusan. 5. Merupakan kegiatan manajemenpuncak.

• Faktor yang mempengaruhi: 1. Adanya peningkatan dan perubahan tek- nologi. 2. Kompleknya tugas manajerial. 3. Heterogenitas lingkungan luar. 4. Panjangnya waktu anatara pembuatan ke putusan dan dampaknya.• Komponen perencanaan strategik: 1. Dimensi strategi lingkungan. 2. Pemeriksaan sumber-sumber perusahaan. 3. Alternatif strategis. 4. Pilihan strategis.

PENGORGANISASIAN (Organizing)• Pengorganisasian: tindakan mengusahakan hu bungan-hubungan kelakuan orang yg efek- tif, sehingga mampu bekerjasama secara efisien dan memuaskan guna mencapai tu juan.• Organisasi adl: sekelompok manusia yg beker- jasama, dimana kerjasama tsb. dibentuk dalam struktur organisasi yg skematis.Organisasi dibagi menjadi 2: 1. Organisasi formal. 2. Organisasi informal.

• Beberapa definisi organisasi : 1. James D. Money, organisasi adalah bentuk perserikatan manusia untuk mencapai tujuan. 2. John D. Millet, organisasi merupakan sebuah struktur se- bagai wahana & wadah pelaksanaan pekerjaan untuk mencapai tujuan. 3. Harley Trecker, organisasi adalah tindakan menghim- pun kelompok yg ada hubungannya dalam suatu wadah. •

• Asas organisasi: pedoman yang hendaknya dilaksanakan agar diperoleh struktur organisa-

si yang baik. Urutan asas organisasi: 1. Merumuskan tujuan dengan jelas. 2. Departemenisasi. 3. Pembagian kerja. 4. Koordinasi. 5.Pelimpahan wewenang.

• Macam-macam bentuk organisasi: 1. Organisasi garis, penciptanya Henry Fayol. Ciri-ciri: -. Karyawan relatif sedikit. -. Organisasi relatif kecil. -. Karyawan saling mengenal dengan akrab. -. Belum ada spesialisasi pekerjaan. Kebaikan: -. Perintah berjalan lancar. -. Keputusan dapat diambil cepat. -. Solidaritas karyawan tinggi. Kelemahan: -. Kemampuan pimpinan sangat penting. -. Mendorong timbulnya sifat otoriter. -. Membatasi perkembangan individu.

• 2. Organisasi fungsional, penciptanya W.Taylor. Bentuk organisasi ini sering menimbulkan ketidak jelasan perintah. Kebaikan: -. Ada spesialisasi tugas yang jelas. -. Ada tenaga ahli pada masing² tugas. -. Karyawan dapat didayagunakan secara maksimal.

Kelemahan: -. Koordinasi agak sulit diterapkan. -. Pengambilan keputusan sering terlambat. -. Karyawan harus benar-benar terampil.

• 3. Organisasi Garis dan Staf Kebaikan : -. Dapat diterapkan baik untuk organisasi besar maupun kecil. -. Ada pembagian tugas antara pimpinan dan bawahan. -. Keputusan dapat diambil lebih baik, karena saran ahli. Kelemahan: -. Rasa solidaritas karyawan berkurang. -. Perintah kadang-kadang kurang jelas. -. Pelaksanaan pekerjaan akan mengalami hambatan apabila koordinasi pada staf kurang

baik. 4. Organisasi gabungan Merupakan kombinasi struktur organisasi yang sudah disebutkan. Kebaikan dan kelemahannya mengikuti organisasi yang dibentuk.

• Organisasi Matrik. Struktur organisasi ini muncul pertama pada perusahaan industri ruang

angkasa yg mempunyai banyak departemen. Kebaikannya : -. Dapat mendayagunakan kemampuan pimpinan. -. Meningkatkan dan mengembangkan ketrampilan karyawan. -. Mendorong individu untuk menyelesaikan permasalah organisasi. -.Mempermudah penyelesaian pekerjaan, karena kerjasama antar

departemen.

Kelemahannya: -Adanya kepemimpinan ganda menyebabkan tidak jelasnya perintah. -. Menuntut adanya ketrampilan yg cukup tinggi. -. Biaya operasional besar. -. Koordinasi yg tidak baik dapat menimbulkan kekacauan.

MENGGERAKKAN ( ACTUATING )

• Menggerakkan adalah fungsi untuk menciptakan keadaan petugas bersedia dan mampu bekerja sebaik-baiknya secara harmonis untuk mencapai tujuan bersama.

• Prof.Dr.H. Arifin Abdulrachman : Penggerakan merupakan kegiatan manajemen untuk membuat orang lain suka dan dapat bekerjasama.

• Seni/kemampuan untuk menggerakan orang lain disebut kepemimpinan ( leadership ).

• Fungsi Menggerakan : -. Untuk mempengaruhi orang/kelompok untuk mau

bekerjasama. -. Melunakkan daya resistensi pada org/kel. -.Untuk membuat orang/kelompok suka mengerjakan

tugas sebaik-baiknya. -. Untuk mendapatkan,memelihara &memupuk

kesetiaan, kecintaan kepada pimpinan, tugas serta organisasi tempat bekerja.

-.Untuk menanamkan,memelihara dan memupuk rasa tanggung jawab.

• Konsep menggerakan ( terminologi ) :• 1. Directing.• 2. Actuating.• 3. Leading.• 4. Commanding.• 5. Motivating.

• 3 jenis kegiatan untuk melaksanakan fungsi tsb:• -. Penempatan tenaga kerja ( staffing ).• -. Penjurusan/pengarahan ( directing ).• -. Koordinasi ( coordinating ).

Kepemimpinan

Kepemimpinan adl bakat/sifat yg harus dimiliki seorang pemimpin. 3 aspek dalam kepemimpinan ( Ralph M. Stogdill ) : -. Ada pimpinan dan bawahan. -. Pembagian dan kekuasaan/power. -. Perintah formal dan hubungan informal. Macam-macam wewenang ( power ) secara dasar: 1. Legitimate power. 2. Referent power. 3. Expert power. 4. Coersive power. 5. Reward power.

• Tipe-tipe Kepemimpinan :• 1. Kepemimpinan otoriter ( authoritarian leadership ).

Pemimpin menganggap kekuasaan ada pada dirinya.• 2. Kepemimpinan demokratis .• Sifat-sifat :• -. Ikut sertanya bawahan dalam kepengurasan.• -. Adanya pertanggungjawaban pimpinan kepada bawahan.• -. Adanya dukungan terhadap pimpinan.• -. Adanya pengawasan yg dilakukan bawahan terhadap

pimpinan.• 3. Kepemimpinan kebapakan ( paternalistic leadership )• 4. Kepemimpinan situasional.

• Syarat pemimpin yang baik menurut Ki Hadjar Dewantoro :• 1. Ing ngarso sung tulodho : pemimpin harus berani tampil didepan dg

memberikan contoh yg baik dan dapat ditiru.• 2. Ing madya mangun karso : dapat membangkitkan semangat dan

gairah kerja.• 3. Tut wuri handayani : bersedia melindungi, memberikan dorongan,

nasehat dan petunjuk.

• Syarat pendukung :• 1. Sehat jasmani dan rohani.• 2. Berpendidikan dan mempunyai pengalaman yg cukup luas.• 3. Setia, jujur dan adil.• 4.Memiliki kekuatan serta kemantapan emosi.• 5. Sederhana dan cakap berkomunikasi.

• Teori Kepemimpinan• 3 dasar teori kepemimpinan :• 1. Teori kejiwaan, bakat kepemimpinan dapat

dibentuk dg pendidikan dan pengalaman yg cukup.

• 2. Teori keturunan, kepemimpinan telah melekat pd diri seseorang sejak lahir.

• 3. Teori lingkungan, kepemimpinan berasal dari pengolahan lingkungan.

• Teori tiga demensi Kepemimpinan ( 3 D Theory ), dikemukakan oleh W.J. Reddin.

• Tiga komponen dasar teori kepemipinan 3 D :• 1. Orientasi tugas ( task orientation ) , kwalitas

pemimpin dilihat dari kemampuan menyelesaikan tugas.

• 2. Orientasi hubungan ( relationship orientation ), kemampuan pemimpin dilihat dari kemampuan menjalin hubungan dg orang lain.

• 3. Orientasi keefektifan (effectiveness orientation), kemampuan pemimpin dilihat dari produktivitasnya.

• Tipe pemimpin berdasarkan teori Reddin :• 1. Deserter, pemimpin yg tidak mempunyai apa-apa.• 2. Bureucrat, pemimpin yg mempunyai E saja.• 3. Missionary, pemimpin yg mempunyai RO saja.• 4. Developer, pemimpin yg mempunyai E dan RO.• 5. Autocrat, pemimpin yg mempunyai TO saja.• 6. Benevolent Autocrat, pemimpin yg mempunyai TO

dan E.• 7. Compromiser, pemimpin yg mempunyai TO dan RO.• 8. Executive, pemimpin yg mempunyai kemapuan

semuanya ( TO, RO, dan E ).

• Pendelegasian wewenang.• Arti penting :• -. Adanya keterbatasan kemampuan pemimpin.• -. Harapan kelancaran tugas.• -. Pemimpin mempunyai kesempatan untuk

mengembangkan organisasi.• Hambatan pendelegasian :• -. Tidak percaya pada orang lain.• -. Takut tersaingi.• -. Terlalu percaya diri. • -. Takut terhadap tanggung jawab.

TEORI TIGA DIMENSI

Developer

Bureaucrat

Executive

BenevolentAutocrat

Missionary

AutocratDeserter

Compromiser

TO

RO E

TO : Task OrientationRO : Relationship OrientationE : Effectiveness Orientation

THE MANAGERIAL GRIDBLAKE DAN MOUTON

9 1,9 9,9

8

7

6

5 5,5

4

3

2

1 1,1 9,1

1 2 3 4 5 6 7 8 9

• Keterangan: Kiri ke kanan, nilai orientasi produksi. Bawah ke atas, nilai orientasi pada manusia.• Nilai gaya kepemimpinan : 1,1 : deserter. 1,9 : misionaris. 9,1 : otokrat. 5,5 : kompromis. 9,9 : eksekutif.

• Ciri pemimpin yang baik berdasar teori Blake &Mouton :

1. Memberikan inspirasi kepada bawahan. 2. Menyelesaikan pekerjaan dan mengembangkan

kemampuan bawahan. 3. Menunjukkan pada bawahan bagaimana cara

melaksanakan pekerjaan. 4. Menerima tanggung jawab. 5. Mampu memperbaiki kegagalan untuk

mencapai tujuan.

PENGAWASAN ( CONTROLLING )

• Pengawasan : tindakan atau kegiatan untuk mengetahui hasil pelaksanaan.

• Fungsi pengawasan : 1. Mencegah terjadinya penyimpangan atau kesalahan. 2. Memperbaiki penyimpangan atau kesalahan yang

terjadi. 3. Menciptakan dinamisasi organisasi serta aktifitas

manajemen yang lain. 4. Mempertebal rasa tanggung jawab.

• Prinsip dasar pengawasan :• 1. Ada rencana tertentu.• 2. Ada instruksi dan wewenang pada bawahan• 3. Dapat merefleksi berbagai sifat dan kebutuhan

berbagai kegiatan yg diawasi.• 4. Dapat segera dilaporkan apabila ada penyimpangan.• 5. Harus bersifat fleksibel, dinamis , ekonomis.• 6. Dapat merefleksikan pola organisasi.• 7. Dapat menjamin diberlakukannya tindakan korektif.

• Sistem pengawasan : • 1. Inspektif.• 2. Komparatif.• 3. Verifikatif.• 4. Investigatif.• Prosedur melaksanakan pengawasan :• 1. Menetapkan rencana pengawasan.• 2. Pelaksanaan pengawasan.• 3. Melakukan penilaian.

• Teknik pengawasan:• 1. Control by exception.• 2. Control through cost.• 3. Control through key person.• 4. Control through time.• 5. Control throdgh audit.• Jenis pengawasan umum :• 1. Inventory control.• 2. Production control.• 3. Maintenance control.• 4. Salary control.• 5. Quality control.• 6. Sales control.

• Hal-hal yg perlu diperhatikan agar pengawasan berjalan lancar :

• 1. Harus mengenal ciri pengawasan.• 2. Pengawasan merupakan tindakan derivatif.• 3. Orientasi untuk masa yang akan datang.• 4.Dilakukan secara menyeluruh.• 5. Bersifat praktis. • 6. Ada standart pengukuran.• 7. Selalu dijalankan.• 8. Pengawasan dilakukan multipel.