Transaksi dalam jumlah kecil dan sering kadang membuat kita sedikit repot. Sehingga dalam pelaksanaannya kita membutuhkan dana yang dapat kita pakai sewaktu-waktu tetapi tidak terlalu besar nominalnya. Untuk itu beberapa organisasi menerapkan sistem dana kas kecil. Dana kas kecil ini berfungsi untuk membiayai pembayaran-pembayaran dalam jumlah yang kecil dan sering.

Bagaimana proses pembentukan dana kas kecil? Dan apa yang dimaksud dengan sistem dana tetap (imprest fund system)?

Dana kas kecil pertama kali dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu jumlah kas yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran-pembayaran sepanjang interval periode tertentu, bisa mingguan atau bulanan. Setelah estimasi kebutuhan kas disetujui oleh pejabat yang berwenang (biasanya oleh manajer atau direktur keuangan), cek lalu akan dibuat dan dicairkan sebesar jumlah estimasi yang telah disetujui tadi. Ayat jurnal atas pembentukan dana kas kecil ini dibuat dengan cara mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun kas (cash in bank).

Uang hasil pencairan cek tersebut lalu disimpan oleh seorang karyawan yang memang secara khusus ditunjuk dan diberi wewenang atas nama organisasi untuk membayarkan kas dari dana kas kecil tadi. Untuk tujuan pengendalian, organisasi biasanya akan membatasi jumlah maksimum tertentu dan jenis-jenis pembayaran yang boleh dilakukan atas dana kas kecil. Kebanyakan dana kas kecil dibentuk atas dasar jumlah yang tetap, yang dinamakan sebagai sistem dana tetap (imprest fund system). Dengan menggunakan sistem ini, tidak ada ayat jurnal tambahan yang diperlukan atas akun kas kecil, kecuali manajemen organisasi memang bermaksud untuk mengubahnya (menambah atau mengurangi) jumlah kas kecil yang sudah dibentuk.

Setiap kali kas kecil dibayarkan, karyawan yang menangani dana kas kecil tadi akan mencatat setiap rincian pembayaran dalam masing-masing formulir penerimaan kas kecil (petty cash receipt atau petty cash voucher) yang bernomor urut tercetak dan ditandatangani baik oleh karyawan yang bersangkutan (karyawan yang membayarkan/menangani kas kecil) maupun oleh pihak yang menerima pembayaran atas kas kecil. Formulir yang ditandatangani oleh kedua belah pihak ini berisi mengenai tanggal dan jumlah pembayaran, nama identitas penerima pembayaran, jenis atau tujuan pembayaran, dan nama akun yang akan dibebankan (misalnya saja bahwa kas kecil yang dibayarkan untuk membeli vas bunga akan dibebankan ke dalam akun beban lainnya; demikian juga misalnya kas kecil yang dikeluarkan untuk membayar ongkos angkut pembelian barang dagangan akan dibebankan ke dalam akun freight-in/ongkos angkut masuk; dan seterusnya).

Seluruh dokumen pendukung (seperti faktur tagihan) harus dilampirkan bersama dengan formulir penerimaan kas kecil. Sepanjang waktu, besarnya penggunaan dana kas kecil. Sepanjang waktu, besarnya penggunaan dana kas kecil (seperti yang tercantum dalam petty cash receipt) ditambah dengan sisa kas yang masih ada dalam dana kas kecil, jumlahnya harus sama dengan total dana kas kecil yang pertama kali dibentuk. Untuk menjamin pengendalian internal atas jumlah dana kas kecil ini, perlu adanya pemeriksaan secara tiba-tiba yang dilakukan oleh orang yang independen (auditor internal) untuk memastikan bahwa dana kas kecil telah dikelola dengan baik (tidak dimanipulasi atau diselewengkan).

Dengan sistem dana tetap, tidak ada ayat jurnal yang dibuat untuk mencatat pembayaran kas kecil. Efek akuntansi dari setiap pembayaran kas kecil baru diakui atau dicatat dalam pembukuan (melalui jurnal akuntansi) ketika kas kecil yang telah dibayarkan tersebut disi kembali.

Dana kas kecil akan diisi kembali pada interval periode tertentu atau ketika jumlah uang yang ada dalam dana kas kecil telah mencapai tingkat minimum.

Permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil, sebesar jumlah kas kecil yang dibayarkan (seperti yang tercantum dalam patty cash receipt), dilakukan atas inisiatif karyawan kas kecil bersangkutan (petty cash custodian). Seluruh petty cash receipt beserta dokumen pendukungnya akan diajukan ke bagian keuangan untuk selanjutnya diverifikasi mengenai kelayakan dan keabsahan pembayaran kas kecil yang telah dilakukan oleh patty cash custodian. Jika tidak ada masalah, bagian keuangan lalu akan menyetujui permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil yang diajukan oleh patty cash custodian dan cek akan dibuat sebesar jumlah penggantian tersebut. Pada saat yang bersamaan, seluruh dokumen pendukung akan diberi stempel “Lunas” untuk menghindari terjadinya pembayaran berganda atau diuangkannya kembali faktur tagihan. Pengisian kembali kas kecil akan menjadikan dana kas kecil kembali ke jumlah semula yang dibentuk. Ketika dana kas kecil diisi kembali, seluruh akun yang telah dibebankan atas pengeluaran kas kecil (seperti akun beban lain-lain, akun ongkos angkut masuk, dan seterusnya) seperti yang tercantum dalam petty cash receipt akan didebit dan mengkredit akun kas (cash in bank).

- See more at: http://keuanganlsm.com/sistem-dana-tetap-dalam-pembentukan-kas-kecil/#sthash.Ot0qS5GQ.dpuf