Dalam upaya media relations, praktisi PR memilikievent spesial untuk mengundang wartawan.

Event ini digunakan untuk saling berinteraksi.

Pertemuan bisa informal maupun formal

Event spesial dengan wartawan Pers tour

Resepsi pers

Konferensi pers

a. Pers tour Acara yang diselenggarakan oleh organisasi untuk

memberi kesempatan wartawan mengetahui kondisi, aktivitas, permasalahan organisasi.

Kunjungan ke perusahaan, menikmati jasa perusahaan

Contoh :

Pembukaan jalur penerbangan Garuda Indonesia keSwedia

Pembukaan cabang hotel di Singapura

Mengikuti perjalanan haji yang diselenggarakan suatutravel biro.

Perencanaan Pers tour Menentukan :

tujuan

media yang akan dilibatkan

Pihak internal

Waktu, transportasi, akomodasi, obyek, uang saku

Anggaran

Susunan acara, denah, rute, pemandu, dll

Pelaksanaan acara pers tour Menghubungi media yang diundang, seminggu

sebelumnya

Konfirmasi nama wartawan pada H-5

Memberi tiket dan segala kebutuhan pada H-2

Memandu perjalanan

Melayani kepentingan wartawan

Evaluasi dengan memperhatikan publikasinya.

b. Resepsi Pers Pertemuan khusus dengan media dalam bentuk

seremonial, seperti : ulang tahun perusahaan, bukabersama, halal bihalal dsb.

Target : memantau publikasi setelah acara

Biasanya juga mengundang relasi bisnis, pemerintah

Wartawan diupayakan mengenal pimpinan : hobi, kondisi keluarga, latar pendidikan, sosial ekonomi

Wartawan diberi tempat strategis untuk bisa meliputacara.

c. Konferensi pers Kegiatan yang direncanakan

Menyampaikan kebijakan baru, peluncuran produkbaru, pengembangan usaha, pemberitahuan special event tertentu (pameran, seminar, dll) untukdipublikasikan.

Tidak direncanakan

Klarifikasi suatu masalah

Kebijakan yang mendadak untuk menanggulangi situasitertentu

Sering karena permintaan media massa

Merencanakan konferensi pers secara teknis tidak sulit

Namun jika isu yang diangkat tidak terkait dengankepentingan masyarakat luas, wartawan enggan hadir.

Contoh konferensi pers yang gagal Dalam acara peluncuran buku “Bisnis Promosi”,

penulis menjelaskan isi buku kepada wartawan. Selain itu, ditampilkan pula artis terkenal.

Setelah acara berlangsung, media lebih tertarikmewawancarai artis, dan isi publikasinya tidak adayang berhubungan sedikit pun mengenai isi buku.

Perencanaan konferensi pers Merancang topik

Merancang strategi penyampaian

Menentukan media yang diundang

Menentukan nara sumber yang kompeten

Menentukan tempat acara

Merancang acara (waktu, susunan acara, lay out, peralatan, dll)

Menentukan pihak ketiga yang diajak bekerja sama

Menentukan pers kit

Menyiapkan ID card

Pelaksanaan konferensi pers Satu jam sebelum acara, cek tata letak ruangan, peralatan,

hidangan, penerima tamu, dll

Menghubungi nara sumber jika belum datang

Memperkenalkan nara sumber pada wartawan

Melaksanakan acara tepat pada waktunya

Mengendalikan topik

Memonitor pertanyaan, sikap dan tanggapan wartawan

Memonitor publikasi media, mencari rekaman, klippingsebagai bahan evaluasi dan dokumentasi

Membuat rekaman sejak awal sampai akhir.

Proposal Konferensi pers

Contoh konferensi pers Konferensi Pers Kedatangan Tim LA Galaxy ke

Indonesia.mp4

Maicih

Lion