daftar isi

BAB I. PENDAHULUAN

Gula merupakan komponen pendapatan utama PTPN XI (Persero)

yang terdiri dari 16 pabrik gula. Produksi gula milik PG dan harga

berdampak signifikan terhadap laba/rugi perusahaan. Disamping itu juga

memiliki 4 unit rumah sakit, 1 pabrik karung Rosella Baru dan 1 unit

Pabrik Spirtus dan Alkohol, yang berkantor pusat di Surabaya.

Salah satu unit kerja PG Redjosarie berdiri pada tahun 1890

terletak di Kecamatan Kawedanan, Gorang-gareng Kabupaten Magetan,

dimana jumlah karyawan DMG/LMG sebesar 930 orang, dengan

Kapasitas giling mantap 2.650 TCD. Yang juga memiliki Unit

pelayanan kesehatan balai pengobatan Argosari Jiwan melayani 5 Pabrik

gula wilayah barat.

Berdasarkan tren kinerja beberapa tahun biaya SDM mengalami

kenaikan rata-rata 16% per tahun, harga kebutuhan untuk produksi

antara lain BBA, Pupuk, suku cadang , bahan pembantu pengolahan

mengalami kenaikan rata-rata 10% tiap tahun serta biaya sewa lahan

mengalami kenaikan rata-rata 30% pertahun.

Strategi perusahaan yang dipilih agar menjadi leader di industri

sejenis karena memiliki keunggulan cost & produktivitas yang tercermin

dalam harga pokok yang rendah sehingga memiliki daya saing yang

berkelanjutan.

stakeholder yang sangat erat hubungannya dengan PTPN XI

(Persero) adalah petani tebu rakyat (PTR). Untuk meningkatkan

kerjasama yang saling menguntungkan dengan petani & guna jaminan

ketersediaan bahan baku tebu rakyat (TR) serta meningkatkan

produktivitas tebu , PTPN XI (Persero) PG Redjosarie menjadi avalis

bagi PTR untuk menyalurkan Kredit Ketahanan Pangan & Energi

(KKPE).

1

BAB II. ANALISA KINERJA

A. Produksi/Produktivitas

Membaiknya harga gula 3 tahun terakhir menjadikan petani tebu

lebih termotivasi untuk memperluas areal namun tidak diikuti dengan

meningkatkan produktivitas TR maupun TS, TRM Lokal banyak keluar,

Realisasi perolehan gula milik PG 69,3 % RKAP, Jam berhenti dalam &

Luar pabrik cukup tinggi, pemakaian Residu & BBA meningkat, Biaya

bahan pembantu pengolahan gula melonjak drastis.

Luas lahan TS sebagai penopang Gula milik PG dari tahun

ketahun cendurung merosot realisasi tahun 2009 perolehan 99,3% dari

sasaran dan dibawah rata-rata 2 tahun terakhir, hal ini disebabkan oleh

persaingan dengan Petani TR, persaingan dengan PG sesaudara/pesaing,

alih komoditi menjadi tanaman pangan, ditambah lagi dengan perubahan

pola perilaku petani yang menyewa lahan lebih dari 5 tahun dengan

membaiknya harga gula.

Realisasi kinerja perolehan lahan TS TR 100,35% dari sasaran

namun jumlah ton tebu hanya mencapai 89,09% dari sasaran, hal ini

disebabkan oleh karena produktivitas per hektar 89,76% dari sasarannya.

Faktor dominan tidak tercapainya ton tebu & produktivitas disebabkan

oleh karena 35% luas areal masa tanam akhir terlambat bukaan & tutup

tanamnya, iklim serta bulan tanam optimal tidak tercapai.

Dari tahun ketahun tebu TS per hektar terus menurun, sehingga

laba rugi lahan TS sebagian besar merugi serta ini akan sangat

mempengaruhi terhadap ketersediaan bahan baku tebu, disaat bersamaan

harga sewa lahan terus meningkat rata-rata 30% per tahun dan lahan

produktif telah disewa oleh petani, ditambah lagi waktu serah tanah yang

2

terlambat sehingga perlu segera diambil langkah-langkah strategis sewa

lahan potensi tinggi, optimalisasi masa tanam, pengolahan tanah sesuai

baku tehnis, perbaikan kondisi tanah, penyediaan modal kerja untuk

sewa minimal 3 tahun, optimalisasi program GPS dan penerapan

pelatihan aplikatif, reward and punishmen yang mantap

berkesinambungan bagi petugas-petugas tanaman.

Realisasi rendemen tahun 2009 hanya mencapai 83,4% dari

sasaran, turun 0,5 point dari 2 tahun terakhir, hal ini menyebabkan tebu

TRM & TRK lokal lari keluar PG Redjosarie, terbukti menjelang akhir

giling 2009 terutama setelah hari raya terjadi penurunan secara drastis

karena persaingan dengan PG pesaing terkait harga per kuintal tebu

Berikut ini disampaikan tabel data produksi/produktivitas tahun 2009,

2008, 2007 dan RKAP nya.

Tabel 1. Data Produksi/Produktivitas

3

Realisasi gula milik PG giling tahun 2009 hanya mencapai 69,3%

dari sasaran, ini merupakan pencapaian terendah dalam 10 tahun

terakhir. Faktor utama yang mengakibatkan Gula milik PG tidak tecapai

disebabkan oleh beberapa faktor utama yaitu, Ton tebu tidak tercapai,

Rendemen 83,79% dari sasaran dan dibawah rata-rata 3 tahun terakhir,

giling tidak ajeg tercermin dari KES hanya 85% dari sasaran & jam

berhenti yang sangat tinggi sehingga alat bekerja tidak maksimal,

kehilangan secara chemis dalam proses lebih besar, pasok bahan baku

tebu tidak sesuai program kemasakan, pengaruh hujan diawal giling

yang menyebabkan kemasakan tebu tidak maksimal, rusaknya pola

tebang karena menebang tebu-tebu yang belum waktunya ditebang yang

berlokasi di pinggir jalan dengan maksud untuk pemenuhan kapasitas

giling.

Berikut disampaikan data tabel gula milik PG.

Tabel 2. Data Gula milik PG Eks TS & TR

4

Kapasitas giling tahun 2009 pada periode pasok bahan baku tebu

cukup/panen puncak KIS pernah mencapai kapasitas tertinggi dengan

pemberdayaan alat masing-masing stasiun dengan biaya yang efektif,

Namun karena jam berhenti A cukup besar KES hanya mencapai 85%

dari sasaran, ini dikarenakan pasok tebu tidak sesuai kapasitas giling

559,61 jam, karena penyebab tehnis peralatan pabrik 95,01 jam hal ini

mengakibatkan Pemakaian Residu & BBA meningkat.

Tabel 3. Data Realisasi KIS,KES & jam berhenti.

Akibat pasok tebu tidak sesuai dengan kapasitas di awal giling

periode 1 s/d 3 dan akhir giling setelah hari raya disebabkan oleh iklim

dan kurangnya tenaga tebang serta banyak tebu TR yang lari, berakibat

jam berhenti A sangat tinggi, hal ini berakibat KIS menurun, pemakaian

residu & BBA meningkat.

Pemenuhan kapasitas giling yang tidak memenuhi continuos flow

operation merupakan salah satu penyebab kenaikan Harga Pokok

Produksi dimana tercermin dari kenaikan biaya Biaya BBM & BBA

yang cukup material.

5

B. Keuangan

Kinerja keuangan tahun 2009 dapat dioptimalkan & cukup efisien

meskipun terjadi kenaikan biaya bahan pembantu yang signifikan,

kenaikan biaya BBM DMG dan biaya pembelian tetes PTR karena

membaiknya harga jual tetes dipasaran. Sehingga realisasi biaya

produksi tahun 2009 103% dari sasaran.

Alokasi biaya produksi dapat dikendalikan meskipun terjadi

kenaikan biaya SDM rata-rata 16, 57%, meningkatnya harga kebutuhan

produksi seperti BBM, Pupuk, suku cadang dan bahan pembantu

pengolahan, dengan kenaikan rata-rata 5-10% setiap tahunnya.

Biaya sewa lahan cenderung terjadi kenaikan 30% namun sangat

disayangkan meskipun telah dilakukan penambahan biaya atas agroinput

pupuk, terhadap 600 mandays, belum berdampak terhadap peningkatan

produktivitas TS.

Tabel 4. Data Realisasi Biaya produksi

Dari tabel 4 tersebut diatas dapat dilihat biaya Pimpinan & Tata

usaha 95% dari sasaran dengan upaya penekan biaya SDM & lembur

karyawan serta penghematan pemakaian ATK

6

Realisasi Harga pokok produksi tahun 2009 127% dari sasaran dan

diatas HPP 2 tahun terakhir, pencapaian Laba (Rugi) 99% dari sasaran.

Hal ini tertolong karena harga gula & tetes yang membaik cukup

signifikan.

Tabel 5. Data Realisasi HPP Gula & Gula milik PG

Tahun 2009 realisasi pengeluaran biaya Fixed cost 89% dari sasaran hal

ini disebabkan terjadi pengendalian biaya SDM dimana SDM yang

pensiun tidak diganti.

Tabel 6. Data Realisasi Biaya tetap & Variabel

7

Untuk itu dapat dirinci beberapa faktor yang menentukan

keunggulan biaya giling tahun 2009 sebagai komponen pembentuk HPP.

1. Biaya Pimpinan dan Tata Usaha terjadi penurunan biaya per unit

cost di

Pos 510.60 (93,4% dari tahun 2008,81,6% dari tahun

2007 dan 65,9% dari RKAP 2009).

Pos 510.70 biaya kantor terutama di 510.703 biaya ratel,

telex/telepon, benda pos, 510.705 biaya buku, koran, majalah dan

di 510.707 listrik air dan bahan bakar serta 510.708 biaya bank.

Pos 510.80 biaya Asuransi terutama di 510.802

Asuransi CIS/CIT.

2. Biaya Pembibitan terjadi penurunan biaya per unit cost di

Pos 511.60 Kebun Bibit Nenek (87,5% dari tahun 2008

dan 78,5% dari RKAP 2009)

Pos 511.70 Kebun Bibit Induk (95,2% dari tahun 2008,

86,1% dari tahun 2007 dan 79,8% dari RKAP 2009)

3. Biaya Tebu Giling terjadi penurunan biaya per unit cost di

Pos 512.40 Penggarapan tanah terutama di 512.404

Pemberian Air, 512.405 Pembumbunan, 512.406 Penyiangan ,

512.407 Pemeliharaan Saluran, 512.408 Penggarapan tanah

secara mekanis dan 512.409 lain-lain.

Pos 512.505 Pemberantasan HPT dan 512.509 lain-lain.

Pos 512.602 Pupuk Fosfat, 512.605 Insektisida dan

Fungisida dan 512.606 Pupuk daun.

Pos 512.904 Biaya Taksasi Maret.

8

4. Biaya Tebang angkut terjadi penurunan biaya per unit cost di

Pos 513.30 Tebang dang Angkut Tebu TS terutama di

513.300 Upah Tebang ( 93,6% dari Realisasi Tahun 2008, 90,1%

dari Realisasi Tahun 2007 dan 96,1% dari RKAP 2009)

Pos 513.40 Tebang dan Angkut Tebu TR terutama di

513.400 Upah Tebang (74,2% dari Realisasi 2008, 85,5% dari

realisasi 2007 dan 53% dari RKAP) dan 513.401 Premi Tebang

(71,4% dari Realisasi 2008, 93,1% dari Realisasi 2007)

Pos 513.50 Biaya Alat Pengangkut Sendiri terutama di

513.502 Bahan Bakar (59,1% dari Realisasi 2008, 53,1% dari

realisasi 2007 dan 40,5% dari RKAP) dan 513.505 Pemakaian

Perkakas dan Suku CAdang (49,1% dari Realisasi 2008, 40,0%

dari Realisasi 2007 dan 43% dari RKAP)

Pos 513.700 Angkutan Truk Tebu TS (91,6% dari

Realisasi 2008, 95,7% dari realisasi 2007 dan 86,0% dari RKAP)

Pos 513.800 Angkutan Truk Tebu TR (67,7% dari

Realisasi 2008, 93,9% dari realisasi 2007 dan 38,2% dari RKAP)

5. Biaya Pabrik terjadi penurunan biaya per unit cost di

Pos 514.40 Bahan Bakar LMG terutama di 514.402

Bahan Bakar (-24,6% dari Realisasi 2008, -5,8% dari realisasi

2007 dan -13% dari RKAP) dan 513.403 Minyak Pelumas dan

Gemuk (90,4% dari Realisasi 2008, 86,9% dari Realisasi 2007 dan

73,8% dari RKAP)

Pos 514.50 Bahan Bakar DMG terutama di pos 514.502

terjadi penurunan menjadi sebesar 46,5% dari Realisasi 2007 dan

44,1% dari RKAP sementara di 514.509 terjadi penurunan

menjadi sebesar 76,7% dari Realisasi 2008 dan 82,1% dari RKAP

9

Pos 514.60 Instalasi Limbah terjadi penurunan menjadi

sebesar 68,2% dari Realisasi 2008, 56,2% dari Realisasi 2007 dan

23,2% dari RKAP

Pos 514.70 Pemeliharaan Mesin dan Instalasi terutama

di 514.704 Stasiun Masakan terjadi penurunan menjadi sebesar

68,2% dari Realisasi 2008, 56,2% dari Realisasi 2007 dan 23,2%

dari RKAP dan 514.706 Stasiun Puteran (69,1% dari Realisasi

2008, 77,5% dari RKAP 2007 dan 86,3% dari RKAP)

Pos 514.80 Pemeliharaan Gedung dan Penataran terjadi

penurunan biaya per unit costnya menjadi sebesar 97% dari

Realisasi 2008, 85,6% dari Realisasi 2007 dan 85,3% dari RKAP.

6. Biaya Pengolahan dan Pengemasan Gula terjadi penurunan biaya

per unit cost di

Pos 515.30 Pengemasan Gula dikarenakan adanya

penurunan di 515.303 Karung yang menjadi hanya sebesar (92,8%

Realisasi 2008, 95% dari Realisasi 2007 dan 77,3% dari RKAP).

Pos 515.40 Menimbun dan Angkut Gula terjadi

penurunan biaya per unit costnya menjadi sebesar 83,9% dari

Realisasi 2008, 67,7% dari Realisasi 2007 dan 61,9% dari RKAP.

7. Biaya Expl. Alat Pengangkutan terjadi penurunan biaya per unit

cost di

Pos 516.00 Gaji Karyawan yang walaupun secara jumlah

total karyawan naik akan tetapi menurun secara rupiah. Hal ini

menunjukkan adanya peningkatan efisiensi kinerja di bagian

tersebut .

Pos 516.30 Sedan Stasiun dan Bus terjadi penurunan

biaya per unit costnya terutama di 516.303 Minyak Pelumas dan

10

Gemuk (90,4% dari realisasi 2008, 89,8% dari Realisasi 2007 dan

54,4% dari RKAP) , 516.304 Pemakaian Ban (92,3% dari realisasi

2008, 38,6% dari Realisasi 2007 dan 70,4% dari RKAP), 516.307

Biaya uji Ulang Kendaraan (5,2% dari realisasi 2008, 2,8% dari

Realisasi 2007 dan 23,7% dari RKAP) serta 516.308 Asuransi dan

Pajak (22,3% dari realisasi 2008, 13,1% dari Realisasi 2007).

Pos 516.40 Jeep dan Landrover terjadi penurunan biaya

per unit costnya terutama di 516.405 Pemakaian Perkakas dan

Suku Cadang (72,9% dari realisasi 2008, 48,5% dari Realisasi

2007) , 516.406 Revisi, Reparasi dan Service (35% dari realisasi

2008, 91,1% dari Realisasi 2007).

Pos 516.50 Truck dan Pick Up terjadi penurunan biaya

per unit costnya terutama di 516.503 Minyak Pelumas dan Gemuk

(81,4% dari realisasi 2008, 84,4% dari Realisasi 2007 dan 61%

dari RKAP), 516.505 Pemakaian Perkakas dan Suku Cadang

(90,3% dari realisasi 2008, 67,2% dari Realisasi 2007 dan 66,3%

dari RKAP).

Pos 516.80 Sepeda Motor (72,2% dari realisasi 2008,

17,3% dari Realisasi 2007 dan 23% dari RKAP) hal ini

disebabkan karena terjadi penurunan biaya per unit costnya

terutama di 516.802 Bahan Bakar , 516.806 Reparasi dan 516.809

Lain-lain.

8. Biaya Expl. Alat Pertanian terjadi penurunan biaya per unit cost di

Pos 517.30 Pompa Air (26% dari realisasi 2008, 0,6%

dari Realisasi 2007 dan 0,5% dari RKAP) hal ini disebabkan

karena terjadi penurunan biaya pemakaian bahan bakar, Minyak

Pelumas dan gemuk serta pemakaian perkakas dan suku cadang.

11

Pos 517.50 Traktor terutama di pos 517.505 Pemakaian

Perkakas dan Suku Cadang (44,4% dari realisasi 2008, 57% dari

Realisasi 2007)

9. Biaya Di Luar Usaha

Pos 519.20 Sumbangan (89,3% dari realisasi 2008,

78,2% dari Realisasi 2007 dan 84,5% dari RKAP)

Pos 519.40 Biaya Keamanan terutama di pos 517.505

Pemakaian Perkakas dan Suku Cadang (91,2% dari realisasi 2008,

47,2% dari Realisasi 2007 dan 53,5% RKAP)

12

C. Sumber Daya Manusia

Tahun 2009 jumlah formasi karyawan berkurang sejumlah 95

orang secara alami, selanjutnya tidak diadakan penggantian untuk

mendekati jumlah standar formasi ideal yang disusun bersama LPP 847

orang.

Realisasi biaya SDM tahun 2009 sebesar 91% dari sasaran, dibanding

total biaya produksi 22%.

Tabel 7. Data Formasi Karyawan

Uraian 2007 2008 2009

Kary. Tetap Gol. III s.d. IV 27 27 26

Kary. Tetap Gol. I s.d. II 292 292 267

Kampanye/ Musiman 495 495 489

PKWT 12 Bulan 133 133 94

PKWT DMG 48 48 54

Jumlah 995 995 930

Permasalahan saat ini adalah jumlah karyawan tetap di PG

Redjosarie diatas standar formasi yang telah disepakati & ditetapkan,

adapun jumlah yang mendominasi pada karyawan gol I-II, besaran biaya

lembur masih belum rasional dan belum meratanya kompetensi

karyawan mengingat sampai dengan tahun 2013 jumlah karyawan yang

pensiun cukup besar yaitu 138 orang.

13

D. Organisasi dan Sistem

Sesuai dengan tugas dan wewenang serta tanggung jawab bagian

Administrasi Keuangan & Umum dalam melaksanakan tata kelola

keuangan dan pengurusan pelaporan serta pengamanan aset Pabrik Gula

Redjosarie, utamanya yang berhubungan dengan bidang akuntansi,

anggaran/ keuangan, sumber daya manusia umum dan Unit pelayanan

kesehatan Balai pengobatan Argosarie Jiwan serta Timbangan Tebu

dalam masa giling. Berkoordinasi dengan bagian lain (Tanaman,

Instalasi dan Pengolahan) di Pabrik Gula.

Bagian AK&U terbagi dalam beberapa bidang, yaitu Keuangan

administrasi hasil, Pembukuan & Pengadaan, SDM & umum, Gudang

Material & hasil, Keamanan. Dimana tugas & tanggung jawab Kepala

AK&U dibantu oleh 5 orang RC.

Sebagai alat kontrol atas penggunaan biaya dalam menghasilkan

bahan baku tebu, aplikasi pupuk, sewa lahan dan flafon biaya guna

meningkatkan efektifitasnya produktivitas & kepastian bahan baku tebu

sistem manajemen biaya kebun, flafon biaya dan sistem reward dan

konsekuensi mendesak untuk diterapkan.

14

E. Pemasaran/Pelayanan pelanggan/Stakeholder

Dalam pengelolaan lingkungan sosial PG Redjosarie

menggunakan program pemberdayaan masyarakat dengan PKBL

( Program Kemitraan Bina Lingkungan ). Konsep yang dikembangkan

adalah meminjamkan modal kerja untuk pengusaha ekonomi menengah

dan hibah untuk bantuan sarana sosial di wilayah kerja PG Redjosarie.

Agar para pengurus APTR & KPTR cukup loyal untuk memasok

tebu ke PG Redjosarie, bagian AK&U berupaya melaksanakan

pembayaran DO minimal 5 hari, pencairan KKP-E tepat waktu sesuai

kemajuan pekerjaan meskipun selama ini belum dapat dilakukan.

Tahun 2009 PG Redjosarie terkait dengan kualitas lingkungan

proper Merah, awal tahun 2010 direncanakan pembuatan UPLC system

aerasi lanjut guna meningkatkan kualitas lingkungan.

15

BAB III. IDENTIFIKASI

PERMASALAHAN DAN PENYEBABNYA

Sebagaimana ulasan dari analisa kinerja produksi, keuangan,

sumber daya manusia, organisasi dan sistem serta pelayanan pelanggan,

dalam operasionalnya tahun 2009 guna mencapai sasaran perusahaan

telah teridentifikasi beberapa permasalahan yang mengakibatkan kinerja

keuangan dan Laba (Rugi) tidak tercapai sebagai berikut.

A. Inventarisasi Masalah

1. PRODUKSI

a. Gula milik PG tidak mencapai sasaran.

b. Pasok Bahan baku tidak sesuai kapasitas & tidak sesuai program

kemasakan.

c. Luas areal TS tidak mencapai sasaran.

d. Jam Berhenti Dalam & luar pabrik tinggi ( Jam berhenti A & B ).

e. Pemakaian Residu & Bahan Bakar Alternatif ( BBA ) meningkat.

f. Tebu TRM dalam wilayah belum terkuasai.

g. Nilai Bahan Baku tebu TS cenderung lebih mahal dari TR.

h. Kredit KPP-E belum bisa menjangkau sebagian petani murni lokal.

i. Kelebihan Ampas awur pada saat panen puncak.

2. KEUANGAN

a. Harga Pokok Produksi belum rasional.

b. Efektifitas penyediaan modal kerja dan ketersediaan dana talangan

belum tepat waktu.

16

c. Efektifitas penyaluran KKP belum sesuai GIS & perkembangan

pekerjaan.

d. Penyelesaian Tunggakan KKP-E 2006/2007, 2007/2008 &

Pertanggungjawaban KKP oleh PTR dan kewajiban PG sebagai

avalis.

e. Kelebihan penyetoran pajak ( PPh 21 ).

f. Penyelesaian Pembayaran DO TR dalam waktu 8 hari.

3. SDM

a. Program regenerasi skill tidak seimbang dengan purna tugas pada

semua bidang.

b. Biaya SDM khususnya Biaya lembur & kesehatan belum rasional.

17

B. Perumusan Masalah

Masalah utama yang dihadapi dalam giling 2009 khususnya yang

terkait dengan kinerja Keuangan & Laba (Rugi) dapat kami simpulkan

sebagai berikut :

NO MASALAH UTAMA URAIAN

1 Gula milik PG tidak mencapai sasaran

69,3% dari sasaran

1. Pendapatan hanya tercapai 97% dari

sasaran

2. Laba (rugi) hanya tercapai 98% dari

sasaran

3. HPP 130% dari sasaran

2 KKP-E belum bisa menjangkau

sebagian petani murni lokal

1. TRM banyak yang keluar dari PG

Redjosarie

2. Pasok bahan baku tebu tidak sesuai

kapasitas

3. Biaya subsidi angkutan meningkat krn

harus meraih TRLD luar wilayah.

4. KKP-E tidak bisa menjangkau

plasma-plasma

5. Kredit Macet & tidak sesuai SOP

6. Mapping lahan TR untuk menentukan

luas lahan nyata.

3 Penyelesaian tunggakan KPP-E

2006/2007 & 2007/2008

1. Menjadi Beban Biaya & Membebani

HPP

2. Secara phsikologis akan

mempengaruhi petani lain

3. Ranah Korupsi

18


4 Efektifitas penyediaan modal kerja &

Ketersediaan dana talangan.

1. Saldo Bank Tinggi

2. Modal kerja dari pinjaman Bank,

Beban Bunga akan tinggi ( idhe

money)

3. Kekurangan modal kerja untuk

sewa lahan & keterlambatan kemajuan

pekerjaan

4. Komplain dari PTR

5 Harga Bahan baku TS lebih mahal dari

Tebu TR

1. Lahan TS merugi

2. HPP tinggi.

3. Kualitas bahan baku kurang baik

4. Tingkat kepercayaan menurun

6 Program Regenerasi skill tidak

seimbang di semua bidang

1. Biaya SDM belum rasional

2. Biaya lembur tinggi

3. Kinerja Pabrik tidak optimal

4. Standart formasi tidak ideal

7 Penyelesaian DO TR dalam waktu 8

hari

1. Komplain dari Petani.

2. Biaya lembur tinggi.

3. Cash flow tidak lancar.

4. Mengakibatkan tebu lari karena petani

tidak puas

19

C. Identifikasi Penyebab Masalah

Melihat dari daftar inventarisasi masalah yang tercantum dalam

tabel diatas yang perlu mendapatkan perhatian utama dihubungkan

dengan tugas dan wewenang Kepala AKU, penyebab utama kinerja PG

Redjosarie sehingga laba rugi hanya mencapai 98,4% dari sasaran dan

HPP 127% dari sasaran, dapat kami gambarkan sebagai berikut,


1 Gula milik PG tidak mencapai

sasaran (69,3% dari sasaran)

1. Ton tebu tergiling 89,1% dari sasaran

2. Ton Tebu TS 79,6% dari sasaran

3. Rendemen 83,8% dari sasaran

4. Rendemen TS 74% dari sasaran

5. Giling tidak ajeg.

2 KKP-E belum bisa menjangkau

sebagian petani murni lokal

1. Sistem pasar & sebagian besar petani

pedagang

2. Prinsip kehati-hatian

3. Jumlah Petugas lapang kurang (PTR)

4. Efektifitas penyaluran KKP belum

sesuai GPS & kemajuan pekerjaan.5. Mapping areal & petani belum efektif.

6. Kapasitas pelayan kurang maksimal

7. Sistem pasar

3 Penyelesaian tunggakan KPP-E

2006/2007 & 2007/2008

1. Pencairan dana KKP tidak sesuai

kemajuan pekerjaan

2. Petugas lapangan kurang

3. Pencairan KKP tidak berdasarkan

luasan Kepemilikan lahan/gambar.

4. Kebijakan yang menyalahi SOP

20


4 Efektifitas penyediaan modal

kerja & Ketersediaan dana

talangan.

1. Ajuan Moker dari bagian tidak sesuai

dng Kemajuan pekerjaan.

2. Persaiangn dengan Petani TR dalam

hal Pencarian lahan

3. Koordinasi5 Harga Bahan baku TS lebih

mahal dari

Tebu TR

1. Kualitas Lahan yang disewa.

2. Biaya pengolahan tanah &

Pemeliharaan Lebih tinggi.

3. Harga pupuk lebih mahal ( Non

subsidi )

4. Biaya tebang angkut relatif meningkat

5. Produktivitas cenderung turun6 Program Regenerasi skill tidak

seimbang di semua bidang

1. Regenerasi terlambat

2. Transfer ilmu & keterampilan

3. Kualitas SDM

4. Sistem pengembangan SDM blm

bernilai Tambah & tdk mengikuti

perkembangan Teknologi.7 Penyelesaian DO TR dalam

waktu lebih dari 1 minggu

1. Menunggu data kuintal tertimbang

dari timbangan ( Rekap timbangan per

petani per hari )

2. Menunggu angka final NPP dari

Pabrikasi, yang diserahkan kebagian

AKU ( Administrasi hasil ) setiap hari

minggu

3. Koreksi kuintal tebu ( salah

induk/nama petani).

4. Belum ada aplikasi LAN, dimana

data dari timbangan diinput kembali di

bagian pabrikasi untuk menentukan

tutupan periode, selanjutnya di bagian

AKU kembali melakukan input ulang

data tutupan periode tsb.

21

BAB IV

RUMUSAN SASARAN

Sebagai salah satu Badan Usaha Milik Negara PT Perkebunan

Nusantara XI (Persero) memiliki pengaruh yang besar atas aktivitas

tindakan dan keputusan yang diambil perusahaan dalam operasinya

sehingga dapat menciptakan nilai bagi stakeholder.

A. Visi Perusahaan

Visi PTPN XI ,” Menjadi Badan Usaha yang mampu

meningkatkan kesejahteraan stakeholders secara berkesinambungan ”.

Sedangkan Misi PTPN XI,” Menyelenggarakan usaha agribisnis

utamanya yang berbasis tebu, melalui pemanfaatan sumber daya secara

optimal dengan memperhatikan kelestarian lingkungan “.

Adapun Visi PG Redjosarie sebagai salah satu unit usaha dari

PTPN XI (Persero) adalah, “ Menjadi unit usaha yang selalu tumbuh

dengan iklim usaha yang saling mendukung, maju dan berkembang

bersama petani serta memberikan kontribusi bagi PTPN XI (Persero) “.

Dari visi PG Redjosarie diatas, sasaran aktivitas untuk 3 tahun

ke depan adalah mencapai,

1. Kapasitas giling Mantap ke arah 3.000 TCD.

2. Produktivitas tebu per hektar 950 kuintal, Rendemen 9 %

3. Meraih bahan pasok bahan baku tebu yang berkualitas dan

kuantitas, dengan luas TS lokal & ton tebu TS 40% dari total

kapasitas giling

4. Dukungan APTR/KPTR atas kecukupan bahan baku tebu.

22

5. Kualitas mutu gula mantap menuju ke arah Icumsa 100.

6. Standar formasi ideal SDM 847 orang

7. Meningkatkan efisiensi biaya dengan program cost leadership

8. Peningkatan kecepatan pelayanan, sistem pelaporan dengan

menerapkan sistem Komputerisasi berbasis tehnologi Web.

9. Aplikasi GIS terlaksana untuk seluruh lahan TS & TR.

23

B. Sasaran Unit Kerja bagian AK&U

Dalam rangka ikut mewujudkan pencapaian sasaran perusahaan,

khususnya di PG Redjosarie agar selalu Menjadi unit usaha yang selalu

tumbuh dengan iklim usaha yang saling mendukung, maju dan

berkembang bersama petani serta memberikan kontribusi bagi PTPN XI

(Persero), Bagian AK&U memiliki program kerja sebagai berikut :

Meningkatkan kecepatan pelayan & Informasi terhadap semua

bagian, Karyawan, Petani, rekanan dan semua yang terkait.

Bersama Bidang TI kantor pusat melaksanakan Perencanaan

Web.based programing terhadap semua aplikasi laporan Keuangan,

Produksi, SDM, Pengadaan, DO TR & Inventory.

Meningkatkan efisiensi biaya, dengan melanjutkan, mengevaluasi

secara teratur pelaksaknaan costleadership, melaksanakan EWS &

informasi keuangan/biaya kesetiap bagian setiap mingguan.

Meningkatkan produktivitas SDM dengan pelatihan-pelatihan

aplikatif & in hous training secara berkesinambungan.

Nihil Tunggakan Kredit.

24

BAB VRUMUSAN UPAYA PENCAPAIAN SASARAN

DAN PENJABARAN POGRAM

a. Upaya Pencapaian Sasaran

Dalam usahanya pencapaian sasaran yang ada, diperlukan

berbagai upaya dalam memecahkan masalah-masalah utama tersebut

seperti tertuang dalam tabel berikut ini :

MASALAH UTAMA UPAYA

Gula milik PG tidak mencapai sasaran (69,3% dari sasaran)

Meraih bahan baku tebu yang berkualitas dan kuantitas tercukupi sesuai kapasitas giling dengan fokus biaya efektif efisien.

KKP-E belum bisa menjangkau sebagian Petani murni/plasma.

Pelaksanaan Mapping areal dan Petani tebu lokal diwilayah kerja PG Redjosarie.

Penyelesaian tunggakan KPP-E 2006/2007 & 2007/2008

Melakukan konfirmasi hutang bersama APTR dan Kejaksaan serta pendekatan personal kepada petani.

Harga Bahan baku TS lebih mahal dari tebu TR

Penerapan sistem pertanggung jawaban produksi & biaya.

Program Regenerasi skill tidak seimbang disemua bidang

Penataan ulang SDM/job discription didasarkan kebutuhan pekerjaan dan kemampuan karyawan.

Penyelesaian DO TR dalam waktu lebih dari 1 minggu

Pembuatan aplikasi koneksi Link antar bagian untuk update data

Tabel 10. Upaya Pencapaian Sasaran

25

b. Rumusan Upaya Pencapaian Sasaran

Dan Penjabaran Program

Menindaklanjuti dari upaya-upaya tersebut diatas, maka untuk

memaksimalkan akan capaian sasaran yang ada perlu disusun program

kerja yang mendukung. Program kerja tersebut terurai dalam hal sumber

daya dan periode waktu pencapaiannya. Penjabaran program terurai

sebagai terlihat dalam tabel di bawah ini.

Tabel 11. Penjabaran program

Upaya Program Sumber Daya Jadwal Keterangan

Meraih bahan baku tebu yang berkualitas dan kuantitas tercukupi sesuai kapasitas giling dengan fokus biaya efektif & efisien.

- Memberdayakan petugas TR dlm mengefektikan pembinaan untuk meraih tebu TRK lokal & TRM lokal.

- Penyiapan proses kontrak tenaga tebang lebih awal, sejumlah 130% dari kapasitas giling.

- Melakukan SPT ( Sistem pembelian tebu )

- Melakukan penyemprotan ZPK pada kebun TS,TR sesuai kebutuhan tebu.

- SKW TR & Petugas TR.

- Kortep, PTA dan Petugas AKU.

- Manajemen PG Redjosarie

- SKW,PTA & mandor pupuk.

- Januari 2010 sd selesai giling

- Januari 2010

- Agustus 2010

- Empat periode giling awal.

Program ini dilakukan agar giling ajeg shg kehilangan chemis dapat ditekan.

26



- Kontrak kerja sama dengan Kejaksaan Magetan selaku Pengacara Negara

- Secara rutin setiap periode giling dibuatkan & disampaikan surat penagihan & konfirmasi hutang

- Penyetoran tebu atau tunai dari pemilik kredit macet

- Manajemen PG Redjosarie

-Kepala AKU, SKW dan Petugas TR

- RC SDM, Administrasi hasil, SKW, PTA, Petugas TR.

Oktober 2009

Sejak awal giling

Sejak awal giling

KKPE 2009, 2008 lunas, tahun 2007 bergerak 3%

Penerapan sistem pertanggung jawaban produksi & biaya.

- Sewa lahan produktif & serah tanah awal

- Bumbun dengan traktor pada kebun ratoon.

- Kombinasi unsur pemupukan tepat

- Penambahan bahan organik dengan kompos dr blotong 6 ton/ha

- Membuat alat subsoling

- Melakukan subsoiling kebun PC

- Panen tepat waktu

- Pembiayaan terukur dengan perencanaan.

- Sosialisasi

- SKW, Mandor, PTA, Masinis dok traktor, RC Keuangan

Nopember 2010

Program ini untuk minimalkan tingkat resiko & mencari biaya minimum dengan kombinasi pupuk yang memenuhi syarat.

27


Pembuatan aplikasi koneksi Link antar bagian untuk update data

- Pembenahan Administrasi dan pembuatan aplikasi visual basic

- Studi banding ke PG sesaudara

- Workshop pengoperasian alat.

- Sosialisasi

- RC & Petugas administrasi hasil, Juru timbang, Chemiker, juru pabrikasi.

- Februari 2010

- Februari 2010

- Mei 2010


- Penambahan petugas TR & alat GPS

- Pencairan KKP-E sesuai kemajuan pekerjaan & direkomendasi oleh APTR/KPTR

- Perubahan struktur organisasi di bagian tanaman.

- Penetapan rayonisasi wilayah kerja petugas TR

- Manajamen PG Redjosarie

- SKW,PTR, petugas TR dan RC Keuangan AKU

- Kepala Tanaman

- Januari 2010

-Nopember 2009

- Januari 2010

Penataan ulang SDM / Job description didasarkan kebutuhan pekerjaan dan kemampuan karyawan.

- Dibentuk tim Inventarisasi kebutuhan pekerjaan & syarat kemampuan karyawan.

- Pembuatan operasional manual & work instruction terkait dengan bidang tugas.

- Promosi mutasi karyawan antar bagian sesuai kemampuannya

- Training-training

- Manajemen PG redjosarie

- Masing-masing RC bagian & tim.

- Kepala bagian yang bersangkutan

- Januari 2010

Nopember 2009

28

aplikatif disetiap bagian.

BAB VI

ANALISA RESIKO

A. Analisa Resiko ( Problem Potensial )

Dalam setiap usaha yang dilakukan selalu ada kondisi yang terkadang mengganggu tercapainya sasaran. Perlu pemetaan masalah potential yang akan muncul dan potensi antisipasinya.

Tabel 12. Analisa Resiko ( Problem Potensial )Upaya Problem

PotensialPreventif Kuratif

Meraih bahan baku tebu yang berkualitas dan kuantitas tercukupi sesuai kapasitas giling dengan fokus biaya efektif & efisien.

Terobosan Pabrik Gula pesaing saat-saat kritis

Persiapan pabrik prima, silaturahmi, kemitraan & ikatan emosional dengan petani ditumbuhkan

Persiapan pabrik prima, Penyelesaian gilingan No 5, SPT

Program SPT tidak disetujui karena tidak dianggarkan dalam RKAP.

Anggarkan dalam RKAP, mengembalikan kepercayaan Direksi & petani

Supporting analisis kepada Direksi.Menggandeng investor


Piutang macet yang terjadi kelengkapatan data pendukung yang sah kurang akurat.

Membuat surat tagihan & konfirmasi hutang, dan pendekatan personal

Pemanggilan oleh kejaksaan & membuat surat pernyataan kesanggupan pembayaran & pengakuan hutang

Nilai agunan yang melekat tidak memadai.

Dalam perjanjian dicantumkan jenis agunan & nilainya serta disertakan surat

Pinjaman 75% dari nilai anggunan

29

kuasa hak jual.Debitur meninggal.

Pendekatan personan kepada ahli waris

Gugatan perdata di pengadilan, melalui law firm. Penjualan agunan,Menggunakan Debt collector

Upaya Problem potensial

Preventif Kuratif

Penerapan sistem pertanggung jawaban produksi & biaya

Prasarana kerja yang kurang cukup memadai

Perencanaan anggaran investasi termasuk biaya.

Kontrak kerjasama dengan pihak III, memanfaatkan tehnologi komunikasi.

Data tidak Up todate & methode pelaporan EWS tidak kontinue

Pendjadwalan pekerjaan & pendampingan , kunjungan team produktifitas

Sewa konsultan untuk pembuatan aplikasi biaya garap

Pembuatan aplikasi koneksi Link antar bagian untuk update data pembuatan DO TR

Data kurang up to date dlm SPAT

Penyampaian daftar No induk kepada petani, Sosialisasi program ke Karyawan dan PTR

Tidak ada terbit no induk baru saat giling

SDM belum cukup mapan dalam pengembangan diri saat menerima konsep baru.

Training untuk pengenalan program & interface yang lebih familiar.

Pendampingan, Pemilihan karyawan yg mampu


Penolakan dari Petani pedagang

Sosialisasi program & pendekatan personal dengan menjalin silaturahmi yang baik kepada petani pedagang.

Pencairan KKP-E berdasarkan luasan gambar GIS.

Luasan yang berpencar, sehingga butuh waktu lama.

- Pemberian insentif kepada petugas.

- Pengajuan dana KKP-E sudah melampirkan gambar kerawangan desa & petugas TR lebih pro

- Outsourcing petugas yg men GPS di lapangan

- Penambahan alat GPS & Komputer.

30

aktifPenataan ulang SDM / Job description didasarkan kebutuhan pekerjaan dan kemampuan karyawan.

Standart formasi tidak ideal

Pendampingan & komunikasi dari RC masing-masing dalam transfer skill

- Program minus growth

- Mutasi antar unit kerja.

B. Penyebab masalah

Dari permasalahan yang ada penyebabnya antara lain :

1. PG. Redjosarie adalah unit produksi berbasis TR dengan

komposisi 30 % TS dan 70 % TR

2. Kekurangan modal kerja dalam pengadaan tebu

3. Kurang tepatnya waktu pencairan dan penyaluran KKP

4. Ketergantungan terhadap TR cukup tinggi

5. Kurang peduli terhadap biaya

6. Kejahatan perbankan semakin meningkat

Data-data beberapa tahun yang Penulis sajikan menunjukkan

trend meningkat, ini membuktikan belum adanya usaha bagaimana

efisiensi biaya dapat dilakukan. Kondisi ini disebabkan karena

kontinuitas pekerjaan, kurang pedulinya terhadap pengendalian biaya

dan berfikir sistematis serta efesien

31

IV. RUMUSAN SASARAN

Jumlah petani tebu rakyat di PG. Redjosarie yang cukup banyak

sehingga mengharuskan pihak manajemen dapat meningkatkan

pelayanan berupa penyaluran dana KKP yang sistematis dan efektif,

sehingga beban bunga yang harus ditanggung PG. Redjosarie dapat

diminimalisir. Selain itu PG. Redjosarie juga harus dapat

meningkatkan efisiensi biaya pengambilan uang dari bank ke PG.

Agar efektivitas dan efisiensi dapat dicapai, penulis mencoba

melakukan perubahan-perubahan. Beban bunga KKP pada tahun 2008

sebesar Rp. 78.123.367,-. Di tahun 2008 total biaya pengambilan modal

kerja yang dikeluarkan sejumlah Rp. 69.019.000,- yang penulis rasakan

masih cukup tinggi. Dari persaingan antar bank yang begitu ketat,penulis

melihat adanya peluang efisiensi biaya pengambilan modal kerja.

Adapun sasaran - sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut:

1. Penyaluran dana KKP seluruh petani selalu memperhitungkan waktu

pencairan dan penyaluran agar deviasi beban bunga mencapai Rp.0,-.

2. Negosiasi dengan bank yang ditunjuk untuk mendapatkan fasilitas

pengantaran secara cuma-cuma, sehingga biaya pengantaran modal

kerja Rp. 0,-.

32

V. RUMUSAN UPAYA PENCAPAIAN SASARAN DAN

PENJABARAN PROGRAM

A. Efektifitas Pencairan dan Penyaluran KKP.

Permasalahan yang ada antara lain kurangnya antisipasi waktu

antara pencairan dan penyaluran KKP yang menyebabkan deviasi beban

bunga KKP yang harus ditanggung PG. Redjosarie sebagai avalis relatif

cukup tinggi.

Sistem pelaksanaannya adalah sebagai berikut :

1. Ajuan pencairan KKP harus sudah lengkap termasuk Penanda

tanganan bukti penarikan Dana KKP ke Bank.

2. Informasikan ke petani yang mengajukan bahwa KKP yang diajukan

akan cair dan diserahkan pada tanggal tertentu.

3. Dibuatkan cek penarikan giro ke bank yang telah ditandatangani

Administratur.

4. Hubungi notaris yang ditunjuk sebagai syarat disyahkannya bukti-

bukti penyaluran KKP pada hari itu juga.

5. Pada hari yang sama petani sudah harus mengambil dana KKP

melalui kasir PG. Redjosarie.

6. Pembukuan ke perkiraan piutang PTR dilakukan pada hari yang sama

sehingga deviasi beban bunga yang harus di tanggung PG.Redjosarie

menjadi Rp. 0,-.

33

B. Efisiensi Biaya Pengambilan Modal Kerja.

Pengambilan uang (modal kerja) dari bank dalam jumlah yang

besar merupakan suatu risiko yang harus diminimalisir. Masalah yang

muncul dari kegiatan tersebut adalah ”keamanan” uang dalam perjalanan

dari bank menuju PG. Redjosarie, yang jaraknya cukup jauh.

PG. Redjosarie berdomisili di Kabupaten Magetan yang tidak terdapat

cabang Mandiri. Bank Mandiri adalah salah satu bank yang memiliki

hubungan dengan Kantor Pusat PTPN XI tempat transfer modal kerja

untuk PG. Redjosarie yang memiliki cabang di kota Madiun. Selain bank

Mandiri Kantor Pusat juga mempunyai hubungan dengan bank BRI

khusus transfer modal kerja berupa gaji setiap bulannya.

Penulis merasa perlu melakukan perubahan agar faktor risiko yang

menghantui setiap saat bisa diminimalisir. Kegiatan di PG, setiap hari

membutuhkan modal kerja sebagai biaya operasional untuk

mempersiapkan pabrik dan pemeliharaan tanaman tebu sendiri (TS) saat

di luar masa giling (LMG) sekitar bulan Oktober sampai dengan bulan

April. Demikian juga kebutuhan modal kerja akan meningkat jumlahnya

dalam masa giling (DMG) sekitar bulan Mei sampai dengan bulan

September.

Pengambilan modal kerja tersebut merupakan kegiatan rutin mulai

hari Senin sampai dengan Jum’at setiap minggu yang dilaksanakan oleh

staf keuangan yang selalu diintai oleh risiko kejahatan yang hampir

setiap hari menjadi berita di media massa dalam berbagai modus

operandinya.

Untuk mengurangi risiko tersebut diperlukan jasa perbankan

berupa fasilitas pengantaran uang tanpa biaya atau gratis. Penulis

melakukan negosiasi dengan kedua bank tersebut dengan hasil hanya

34

bank BRI yang dapat memenuhi kebutuhan PG. Redjosarie dan bank

Mandiri tetap meminta kompensasi jasa pengantaran uang dari bank

Mandiri Madiun ke PG dengan prosentase sesuai jumlah modal kerja

yang diantar.

Modal kerja PG. Redjosarie didapat dari transfer dana dari Kantor

Pusat berdasarkan permintaan unit, melalui BRI Magetan (untuk droping

gaji) dan Bank Mandiri untuk droping modal kerja selain gaji.

Mekanisme pelaksanaan seperti tersebut diatas dapat dilakukan

dengan cara:

1. Mengalihkan modal kerja non gaji dari Bank Mandiri ke Bank Jatim

cabang Gorang Gareng dekat lokasi PG. Adapun fasilitas yang

diberikan yaitu : mengantar modal kerja setiap hari tanpa biaya.

2. Transfer dana yang dikirim dari Kantor Pusat berupa gaji melalui

Bank BRI Cabang Magetan, dikirim ke PG sesuai dengan permintaan

sebulan sekali.

35

VI. ANALISA RISIKO (PROBLEM POTENSIAL)

A. Efektifitas Pencairan dan Penyaluran KKP

Problem potensial yang muncul dalam pencairan dan penyaluran

KKP PTR adalah :

1. PTR menolak mengambil tepat waktu

2. Bank tidak bisa menyediakan dana yang akan dicairkan setiap saat.

Problem tersebut dapat dieliminir dengan penjelasan pihak manajemen

kepada APTR dan informasikan kepada bank mengenai kelengkapan

administrasi serta waktu pengambilan uang.

B. Efisiensi Biaya Pengambilan Modal Kerja

Persoalan potensial yang muncul dalam meningkatkan efisiensi

biaya pengambilan modal kerja adalah:

1. Pengantaran uang dari bank agak terlambat (tidak bisa pagi) yang

disebabkan oleh permasalahan intern bank yang bersangkutan

2. Modal kerja harian yang dibutuhkan kadang terlalu kecil (kurang dari

Rp. 100.000.000).

Problem tersebut dapat diatasi dengan konfirmasi pengambilan modal

kerja lebih awal (H-1) sehingga bank dapat mempersiapkan dan

mengantar uang lebih pagi serta tidak adanya batasan pengambilan

modal kerja yang diantar.

36

VII. KESIMPULAN

Dalam 3 (tiga) tahun terakhir baik deviasi biaya bunga KKP

maupun biaya pengambilan modal kerja menunjukkan trend menaik

sehingga penulis merasa perlu melakukan perubahan agar biaya tersebut

dapat diminimalisir. Adapun hasil yang dapat dicapai antara lain :

1. Kebutuhan TR dapat diatasi dengan tersedianya KKP yang

merupakan kredit bersubsidi dari Pemerintah.

2. PG. Redjosarie tidak perlu menyiapkan modal kerja untuk PTR,

cukup sebagai avalis saja.

3. dengan cara antisipasi waktu pencairan dan penyaluran KKP ke

PTR, maka deviasi biaya bunga KKP dapat ditiadakan menjadi Rp.0,-

4. PTR sebagai peminjam dan PG.Redjosarie sebagai avalis sudah

melaksanakan kewajibannya dengan baik.

5. biaya pengambilan modal kerja dapat diminimalisir dari

Rp.69. 019.000 menjadi sebesar Rp. 4.944.000,- per tahun.

6. Keamanan modal kerja terjamin karena saat pengantaran menjadi

tanggungjawab bank.

37

daftar isi

Documents

Transcript of daftar isi