Administrasi dan

Kesekretariatan

Latihan Ketrampilan Manajemen Mahasiswa Tingkat Dasar

25 Oktober 2014

Sajen-Mojokerto

D E F I N I S I

Administrasi adalah usaha dan kegiatan

yang berkenaan dengan

penyelenggaraan kebijaksanaan untuk

mencapai tujuan

Apa itu Administrasi ?

DEFINISI

Administrasi

Administrasi dalam arti

sempit

Administrasi dalam arti luas

√

adalah kegiatan yang meliputi:

catat-mencatat, surat-menyurat,

pembukuan ringan, ketik-mengetik,

agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Administrasi dalam arti sempit?

DEFINISI

√

Administrasi

Administrasi dalam arti

sempit

Administrasi dalam arti luas

adalah seluruh proses kerja sama antara

dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan

memanfaatkan sarana prasarana tertentu

secara berdaya guna dan berhasil guna.

Administrasi dalam arti luas?

DEFINISI

√

Administrasi

Administrasi dalam arti

sempit

Administrasi dalam arti luas

Unsur – Unsur PokokMasukan/input

1. Sumber (tenaga,modal, hukum/pedoman/petunjuk)2. Ilmu Pengetahuan dan Teknologi3. Kemampuan dan Kesanggupan/Skill and Capacity

Proses /fungsi-fungsi administrasi1. Kegiatan (Perencanaan , Pengorganisasian, Pelaksanaan, Penilaian)2. Kerjasama3. Rasionalitas

Keluaran (output)1. Pengembangan organisasi, kegiatan organisasi, pengembangan pegawai,

petunjuk pelaksanaan/teknis, Tugas-tugas/personil kepanitian2. Kebijakan, program kegiatan, hasil pengawasan, hasil pengorganisasian3. Pelayanan Umum

Sasaran1. instansi atasan, masyarakat umum, keperluan intern dan ekstern organisasi.2. Adanya tujuan yang hendak dicapai

Administrasi sebagai sistem.Semua tata aturan yang berlaku yang dibuat secara sistematis untuk mencapaitujuan.

KESEKRETARIATAN

diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan P E N A T A A N terhadap pekerjaan perkantoran(surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

Kesekretariatan ?

Kesekretariatan

√ Arti Kesekretariatan

Pola Penataan

Tujuan

Fungsi

Pola Penataan

Kesekretariatan

√

Arti Kesekretariatan

Pola Penataan

Tujuan

Fungsi

MERENCANAKAN (PLANNING)

MENYUSUN (ARRANGING)

MENGHIMPUN (COLLECTING)

MENCATAT (RECORDING)

MENGOLAH (PROCESSING)

MENGENDALIKAN (CONTROLLING)

MENGIRIM (TRANSFERING)

MENYIMPAN (FILING)

> Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.> Mengamankan rahasia organisasi.> Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaran, pelaksanaan, fungsi manajemen.

Tujuan

Kesekretariatan

√

Arti Kesekretariatan

Pola Penataan

Tujuan

Fungsi

> Mengadakan pencatatan semua

kegiatan manajemen.> Pengendalian

informasi internal dan eksternal organisasi.

> Sebagai alat komunikasi organisasi.

> Sebagai pusat dokumentasi atau

master file.

Fungsi Administrasi Kesekretariatan

Kesekretariatan

√

Arti Kesekretariatan

Pola Penataan

Tujuan

Fungsi

> Arsip struktur organisasi, job desk, dll.> Sistem dan mekanisme standar organisasi.> Program kerja dan laporanpertanggungjawaban per periode kepengurusan.> Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per kegiatan/kepanitiaan.> Notulen rapat, dll

Data-data/dokumen yang diarsipkan

Kesekretariatan

√ Data-data/dokumen yang

diarsip

Pengelolaan Surat

Sarana Komunikasi Internal

Manajemen Pengarsipan

> Standarisasi SuratMasuk dan Surat Keluar.> Adanya Penomoranpada masing-masingsurat.

Pengelolaan Surat

Kesekretariatan

√

Data-data/dokumen yang

diarsip

Pengelolaan Surat

Sarana Komunikasi Internal

Manajemen Pengarsipan

> Papan Pengumuman

> Notes

Sarana Komunikasi Internal

Kesekretariatan

√

Data-data/dokumen yang

diarsip

Pengelolaan Surat

Sarana Komunikasi Internal

Manajemen Pengarsipan

> Dokumen yang akandiarsip> Bentuk Arsip> Keamanan arsip dankontrol>Pengelolaan Fisiksekretariatan

Manajemen Pengarsipan

Kesekretariatan

√

Data-data/dokumen yang

diarsip

Pengelolaan Surat

Sarana Komunikasi Internal

Manajemen Pengarsipan

KESEKRETARIATAN =

Administrasi

+

Tempat

Sarana

SDM

+

+

Identitas Organisasi

+

ADMINISTRASI

> Logo & Cap> Surat Menyurat> Dokumentasi>Proposal> Laporan> Timeline> Notulen

Ruang Lingkup

ADMINISTRASI

SURAT

> Logo Organisasi> Nama Organisasi> Alamat> No Telepon> E-mail

Kepala Surat

SURAT

√ Kepala

Nomor

Lampiran

Perihal

Tujuan

Isi

Pengesahan

Tanggal

> Tujuannya Kemana> Tanggal> Perihal

Contoh: 01/KMHS/X/2013

Nomor Surat

SURAT

√

Kepala

Nomor

Lampiran

Perihal

Tujuan

Isi

Pengesahan

Tanggal

> Jumlah lampiran Berkasyang dilampirkan padasurat?

Contoh: 2 (dua) lembar1 (satu) bendel proposal

Lampiran Surat

SURAT

√

Kepala

Nomor

Lampiran

Perihal

Tujuan

Isi

Pengesahan

Tanggal

> Keputusan> Keterangan> Permohonan> Undangan> Tugas> Perjanjian> Pengantar> Pemberitahuan

Perihal

SURAT

√

Kepala

Nomor

Lampiran

Perihal

Tujuan

Isi

Pengesahan

Tanggal

> Surabaya, 18 Oktober2013Sesuaikan Dengan bulanpada nomer surat.

Tanggal

SURAT

√

Kepala

Nomor

Lampiran

Perihal

Tujuan

Isi

Pengesahan

Tanggal

Contoh:Yth. Wakil Rektor IIIDr. Bambang Hariadi, M.Pd.Jl. Raya Kedung Baruk no 98Surabaya

KepadaPenerbit Senat MahasiswaJalan A. Yani no.1Surabaya

Tujuan

SURAT

√

Kepala

Nomor

Lampiran

Perihal

Tujuan

Isi

Pengesahan

Tanggal

1. Salam Pembuka

2. Maksud / isi surat

3. Kalimat Penutup

Isi

SURAT

√

Kepala

Nomor

Lampiran

Perihal

Tujuan

Isi

Pengesahan

Tanggal

Yang Tandatangan Mulaidari:1. Sekretaris2. Ketua Pelaksana3. Ketua Organisasi4. Pimpinan Tertinggi

*Diurutkan dari jabatanyang terendah sampai yang tertinggi.

Pengesahan

SURAT

√

Kepala

Nomor

Lampiran

Perihal

Tujuan

Isi

Pengesahan

Tanggal

Pengarsipan Surat Masuk• Tanggal Masuk• Alamat Pengirim• Tanggal dan Nomer Surat• Perihal• Lampiran

Pengarsipan Surat Keluar

• Tanggal Keluar• Dari• Tujuan• Tanggal dan Nomer Surat• Perihal• Lampiran

Contoh

• Agenda Surat Masuk

• Agenda Surat Keluar

• Notulen

• Label Odner

Contoh Format Agenda Surat Masuk

AGENDA SURAT MASUK

SENAT MAHASISWA STIKOM SURABAYA

JL. RAYA KEDUNG BARUK 98 SURABAYA

NO.TGL. SURAT

MASUK

ALAMAT

PENGIRIMTGL. SURAT

NOMOR

SURATPERIHAL LAMPIRAN

Contoh Format Agenda Surat Keluar

AGENDA SURAT KELUAR

SENAT MAHASISWA STIKOM

JL. RAYA KEDUNG BARUK 98 SURABAYA

NO.TGL. SURAT

KELUARTUJUAN TGL. SURAT

NOMOR

SURATPERIHAL LAMPIRAN

Contoh Format Notulen Rapat

NOTULEN RAPAT

Rapat Biro B (Sie Seni dan Budaya)Hari, Tanggal : Sabtu, 25 Oktober 2014Pukul : 10.00-11.30 WIBTempat :Agenda :

Peserta:

No Hasil-Hasil Keputusan Rapat Keterangan

1

2

Disetujui oleh:Ketua/Pimpinan Organisasi…..

Dipersiapkan oleh:Notulis,

Tanggal: 25 Oktober 2014

SENAT MAHASISWA INSTITUT BISNIS & INFORMATIKA STIKOM SURABAYAJl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya

Contoh Format

Label pada

Odner

KEUANGAN

ADMINISTRASI

KEUANGAN

Dalam arti sempit

Dalam arti luas

√

Dalam Arti Sempit

Pengertian administrasikeuangan dalam arti sempitadalah PEMBUKUAN.

Tujuan

Kegiatan

ADMINISTRASI

KEUANGAN

Dalam arti sempit

Dalam arti luas√

Dalam Arti Luas

Dalam arti luas dapatmengndung perumusan danpertanggungjawaban baikdalam organisasi maupunlembaga.

Administrasi Keuangan = Penerimaan - pengeluaran

Tujuan

Kegiatan

ADMINISTRASI

KEUANGAN

Dalam arti sempit

Dalam arti luas

√

Kegiatan

Tujuan

Kegiatan

Perencanaan Penggunaan Pencatatan Pelaporan Pertanggungjawaban

ADMINISTRASI

KEUANGAN

Dalam arti sempit

Dalam arti luas

√

Tujuan

Tujuan

Kegiatan

Untuk mewujudkan suatutertib administrasikeuangan, sehinggapengurusan/pengelolaankeuangannya dapatdipertanggungjawabkansesuai denganketentuannya.

Contoh sederhana Administrasi Keuangan

No Tanggal Uraian Pemasukan (A) Pengeluaran (B)

1 1-Sep-13 Kas Rp 300,000

2 5-Sep-13

Biaya Perlengkapan

alat tulis Rp 200,000

3 7-Oct-13 Kas Rp 100,000

4 15-Oct-13 Foto Copy Rp 10,000

Total Rp 400,000 Rp 210,000

Saldo (A)-(B)= Rp 190,000

* Selalu Lakukan pencatatan terhadap keluar masuknya uang, karena sebagai wujud pertanggungjawaban keuangan organisasi.

TERIMA KASIH