Control activities (aktivitas pengendalian)

Pada bagian persediaan PT. Astra International Tbk. Telah menentukan

pengendalian berupa prosedur dan kebijakan khusus dimana :

o hanya staf persediaan yang dapat memasuki ruang gudang persediaan,

dan semua persediaan yang keluar dari gudang harus dilengkapi dengan

surat perintah.

o Harga persediaan yang terdapat digudang ditetapkan oleh Assistant

Manager.

o Program persediaan yaitu SAP hanya boleh digunakan oleh para staff

dan dilengkapi dengan password khusus.

o Di gudang tersebut terdiri dari para personil yang meliputi manager,

assistant manager dan staff persediaan. Dimana manager mengawasi

dan mengontrol semua aktivitas didalam gudang dan assistant manager

bertugas untuk membuat laporan periodical untuk pihak intern

perusahaan, sedangkan staff persediaan bertanggung jawab untuk

melaksanakan tugas harian gudang bahan meliputi penerimaan dan

distribusi persediaan.

o Dalam menjalankan aktivitasnya, bagian gudang persediaan juga

memegang teguh filosofi PT. Astra International yaitu kepuasan

pelanggan harus menjadi prioritas utama.

PT. Astra International Tbk. telah menetapkan pemisahan tugas yang jelas dalam

hal penjualan. Hal ini dapat dilihat sebagai berikut:

o Fungsi penerimaan order oleh counter sales dan salesman.

o Fungsi pembuatan faktur dan pencatatan penjualan oleh adminstrasi unit

dengan menggunakan komputer.

o Fungsi pembuatan surat-surat kendaraan oleh CAO.

o Fungsi pengeluaran dan pengiriman barang berada pada bagian gudang

(Pre Delivery Service).

o Fungsi penerimaan uang pada bagian kasir.

Bentuk otorisasi pantas atas aktivitas penjualan yang diterapkan oleh PT.

Astra International Tbk adalah adanya daftar harga pasti untuk penjualan

barang, adanya prosedur penjualan yang jelas baik tunai, kredit, dan trade in.

PT. Astra International memiliki dokumen dan catatan yang cukup

sederhana untuk menjamin bahwa dapat dimengerti dengan jelas.

Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan yang diterapkan oleh PT. Astra

International Tbk. dilakukan dengan penggunaan file, penggunaan brankas,

dan penggunaan lemari besi terkunci yang hanya dapat diakses oleh

pihakpihak yang berwenang.

Pengecekan dilakukan terhadap kinerja karyawan untuk kemudian diambil

tindakan koreksi yang terbaik

Aktivitas pengendalian Aktivitas pengendalian terhadap piutang usaha PT. Astra

International Tbk. dibagi ke dalam beberapa aktivitas :

Aktivitas persetujuan kredit dilakukan oleh credit analyst

Aktivitas tanggungjawab dan kewenangan mutasi piutang dilakukan oleh

setiap personil dan collection head yang berhubungan dengan piutang usaha,

diantaranya tanggungjawab sales officer dalam menambah piutang usaha, ,

serta wewenang credit analyst dan collection head dalam memimpin

bawahannya untuk meningkatkan kinerja operasi untuk mendapatkan

profitability.

Aktivitas pemisahan tugas oleh masing-masing bagian atau fungsi yang

berhubungan dengan piutang usaha. Antara lain:

o bagian penagihan piutang terpisah dengan bagian pencatatan (finance)

o bagian penerimaan calon debitur terpisah dengan bagian piutang

Kegiatan rekonsiliasi yang menyangkut piutang usaha yaitu mencocokan

antara report aging schedule yang berasal dari collection dengan saldo

piutang usaha di bagian keuangan,

Karyawan yang kompeten membidangi pengelolaan piutang usaha PT.Astra

International dapat dilihat dari kebijakan manajemen, yaitu berupa

prosedur perekrutan calon karyawan dengan selektif melalui tahap tahap

seleksi sesuai dengan bidangnya

pemberlakuan sistem kontrak bagi karyawan baru dengan tiga alternatif

pertimbangan, yakni :

o apabila performance karyawan tersebut di atas rata-rata, maka apabila

telah habis masa kontrak akan diangkat menjadi karyawan tetap,

o apabila performance karyawan tersebut di bawah rata-rata tetapi tidak buruk,

maka kontraknya diperpanjang sampai waktu yang telah ditentukan,

o apabila performance karyawan tersebut buruk, maka kontrak kerja diputus.

Performance karyawan perusahaan diukur melalui penilaian karyawan setiap tiga

bulan oleh kepala departemen masing-masing dan laporan auditor internal

mengenai prosedur kerja yang telah dijalankan setiap karyawan