Contoh SOP Franchisee Perlengkapan Bayi
-
Upload
resya-dian -
Category
Documents
-
view
472 -
download
58
description
Transcript of Contoh SOP Franchisee Perlengkapan Bayi
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
1
BB UU KK UU PP AA NN DD UU AA NN
FF RR AA NN CC HH II SS EE EE
Salah satu cara men-standarisasi usaha adalah dengan menetapkan Buku Panduan yang
merupakan dokumen rahasia yang dikeluarkan oleh Franchisor untuk dijadikan pedoman
dalam menjalani usaha outlet/toko Franchisee-nya. Segala peraturan, ketentuan dan panduan
untuk perusahaan Franchisee dituangkan dalam Buku Panduan. Perubahan dan penambahan
untuk segala ketentuan dan peraturan baru akan dituangkan secara tertulis dan diberikan
kepada Franchisee untuk dilampiri didalam Buku Panduan. Buku Panduan ini juga sebaiknya
diberikan kepada outlet sebagai pegangan Supervisor, disamping Buku Panduan Usaha
Operasional Toko.
Standarisasi penulisan Buku Panduan, sebagai berikut:
BAB I - PENDAHULUAN
Berisi penjelasan mengenai maksud dan tujuan pembuatan Buku Panduan, sistematika
penulisan, dan ketentuan-ketentuan penggunaan Buku Panduan
Tujuan penulisan Buku ini adalah:
• Membuat sebuah buku yang dapat menjadi pedoman / acuan Terwaralaba
dalam menjalankan kegiatan usaha waralaba nya sehari-hari
• Mengarahkan Terwaralaba untuk menjalankan usaha waralaba nya sesuai
standard yang ditetapkan oleh franchisor
• Menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan yang dijalankan oleh
seluruh Terwaralaba.
BAB II - PROFIL PERUSAHAAN
Berisi tujuan usaha & visi, profil dan susunan direksi, struktur organisasi, uraian singkat
sejarah perusahaan dan pengembangannya melalui sistem Waralaba, serta penyingkatan nama
dan istilah.
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
2
Didalam buku terdapat nama-nama dan istilah-istilah yang lazim digunakan dalam usaha ritel,
namun mungkin belum dikenal oleh orang yang belum pernah menjalankan usaha di bidang
ini. Oleh karena itu nama-nama dan istilah tersebut akan dikumpulkan pada lembar Indeks
untuk memudahkan pencarian.
BAB III - FRANCHISE PERLENGKAPAN BAYI
Penjelasan umum tentang definisi, bentuk usaha, kemudahan-kemudahan yang ditawarkan,
dan pelayanan kepada pelanggan.
Arti kemudahan yang ditawarkan serta pelayanan yang baik dan ramah kepada pelanggan
dapat menjadikan nama usaha dikenal oleh masyarakat.
BAB IV - TUGAS SERTA TANGGUNG JAWAB JABATAN DALAM ORGANISASI
TOKO DAN PROSEDUR KERJA
Berisi uraian dari tugas dan tanggung jawab staf toko beserta prosedur kerjanya.
Uraian yang lebih terperinci dapat dilihat pada Buku Panduan Usaha Franchisee Outlet .
BAB V - PROMOSI & PEMASARAN
Menjelaskan tentang sistem promosi yang dijalankan untuk usaha ini, dan strategi pemasaran
yang diterapkan perusahaan.
Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dan saling berkaitan satu
sama lainnya. Untuk mencapai target usaha, perlu dijalankan sistem pemasaran dengan strategi
yang terencana untuk mencapai target dan didukung dengan kegiatan promosi yang
terselenggara dengan baik.
BAB VI - SISTEM KONTROL & MONITORING
Menguraikan tentang sistem kontrol kedalam dan keluar yang diterapkan, untuk mencegah
kerugian yang mungkin terjadi.
BAB VII - PENUTUP III... PPP EEE NNN DDD AAA HHH UUU LLL UUU AAA NNN
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
3
Buku Panduan dimaksudkan agar dapat menjadi pedoman bagi seluruh Franchisee. Dan dibuat
berdasarkan peraturan dan standarisasi dari perusahaan Franchisor, yang juga telah
disesuaikan dengan peraturan dan kebijakan-kebijakan pemerintah yang berlaku sesuai dengan
bidang usaha, dalam pengembangan usahanya melalui Sistem Waralaba.
Dalam upaya untuk menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan-kebijakan
perusahaan Franchisor, panduan tersebut diberikan untuk dijalankan oleh Franchisees-nya
sesuai standard yang berlaku, disamping memudahkan Franchisor untuk mengadakan
monitoring untuk standarisasi usaha yang dipercayakan kepada Franchisee-nya.
RRIINNGGKKAASSAANN SSEEJJAARRAAHH DDAANN DDAATTAA PPEERRUUSSAAHHAAAANN
Perusahaan distribusi produk garmen ekslusif untuk perlengkapan bayi dan ibu hamil, berdiri
tahun ………….. dengan nama perusahaan ……………………………………..
Pengembangan usaha menjadi beberapa outlet/toko melalui sistem Waralaba, yang bukan
hanya memfokuskan pada produk yang dijual, tetapi lebih mengarahkan kepada eksistensi dan
pemasaran image (citra) atau merk produk dari nama perusahaan yang memproduksi barang-
barang yang berkualitas tinggi dan di produksi didalam negeri.
Perusahaan didirikan oleh ……………………., (sejarah profil pengusaha sebagai proven track
record)………………………………….……………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………..
Perusahaan dikembangkan sebagai perusahaan Franchisor, oleh …………………serta
Franchisees yang menjalankan hak ekslusif untuk produk dan merk ini.
1. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi …………………………..
Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….…..
IIIIII... PPP RRR OOO FFF III LLL PPP EEE RRR UUU SSS AAA HHH AAA AAA NNN
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
4
2. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi …………………………..
Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….…..
3. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi …………………………..
Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. dst.
SSTTRRUUKKTTUURR OORRGGAANNIISSAASSII FFRRAANNCCHHIISSEEEE
P E R S O N I L TUGAS & TANGGUNG JAWAB A. PEMILIK /
FRANCHISEE 1. Menyediakan sarana, fasilitas dan dana untuk pengoperasian toko 2. Mengambil keputusan strategis tentang kelangsungan dan pengembangan outlet/toko
B. SUPERVISOR
1. Menata, mengatur seluruh kegiatan outlet 2. Merancang strategi pengembangan toko Untuk jangka waktu tertentu
PEMILIK
KEPALA TOKO
OPERATIONAL ADM / CASHIER
SALES PROMOTION
GIRL UMUM
Nnnnnn
SECURITY
IIIIIIIII... OOORRRGGGAAANNNIIISSSAAASSSIII DDDAAANNN MMMAAANNNAAAJJJEEEMMMEEENNN
FUNGSI BAGIAN / STRUKTUR DEPARTEMEN
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
5
3. Mengatur penampilan / kapasitas outlet/toko secara keseluruhan, baik barang dagangan maupun perlengkapan toko
C. ADMINISTRASI
1. Mengatur keuangan toko dan seluruh Administrasi toko 2. Merancang model pelaporan keuangan dan administrasi toko 3. Menentukan jumlah stok barang dagangan dan vendor-vendor barang dagangan beserta tenggang waktu pembayarannya
D. OPERATIONAL (CSO, OfficeBoy, Satpam)
1. Menjaga kebersihan toko secara keseluruhan dan melakukan pengiriman khusus kepada Customer 2. Menata barang kiriman ke Customer 3. Menjaga keamanan
E. CUSTOMER SERVICE OFFICER
1. Menjual barang dagang 2. Memberikan pelayanan yang prima kepada semua pengunjung toko
F. SECURITY 1. Menjaga dan memastikan keamanan toko, barang dagangan, dan karyawan 2. Mencatat semua pengunjung toko, termasuk Kendaraan
KKOONNSSEEPP UUSSAAHHAA ((MMAARRKKEETT PPRROOFFIILLEE))
Adalah distribusi produk garmen ekslusif untuk perlengkapan bayi dan ibu hamil. Konsep
bukan hanya memfokuskan pada produk yang dijual, tetapi lebih mengarahkan kepada
eksistensi dan pemasaran image (citra) atau merk produk dari nama perusahaan yang
memproduksi, dalam hal ini yang memproduksi brang-barang yang berkwalitas tinggi khusus
untuk keperluan bayi dan ibu hamil. Ditujukan baik kepada konsumen umum maupun calon
pembeli usaha waralaba, dengan maksud agar citra usaha lebih dikenal masyarakat.
IIIVVV... UUUSSSAAAHHHAAA FFFRRRAAANNNCCCHHHIIISSSEEE PPPEEERRRLLLEEENNNGGGKKKAAAPPPAAANNN BBBAAAYYYIII
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
6
Dalam pengembangannya, Franchisor selain memperhatikan image/citra usaha, juga
memperhatikan kepentingan calon Franchisees-nya dalam pengembangan usahanya kelak.
Mengacu pada konsep ini, diharapkan bidang usaha ini dapat membantu perekonomian, dalam
hal ini dari segi pengembangan distribusi garmen lokal (dalam negeri).
MMIISSII
Pendirian dan pengembangan usaha disesuaikan dengan kebijakan pemerintah yang ada,
seperti: meningkatkan dan memperkuat saluran distribusi untuk produk perlengkapan bayi
yang berkwalitas dan diproduksi didalam negeri.
KKEEMMUUDDAAHHAANN PPEELLAAYYAANNAANN DDAANN PPRROODDUUKK
Selain usaha dalam mengembangkan citra usaha, perlu kiranya tidak mengenyampingkan
kebutuhan dan kepuasan pelanggan. Untuk hal ini, selain batasan lokasi atau teritori yang
memberikan akses kemudahan untuk dijangkau konsumen, pelayanan dan operasional toko
juga perlu diperhatikan, seperti:
• Pelayanan yang ramah dan profesional
• Lingkungan outlet/toko yang nyaman
• Jaminan atas kwalitas unggul dari produk yang ditawarkan, dan jaminan atas harga
yang pantas sesuai kwalitas produk
• Jaminan atas pelayanan tambahan berupa penerimaan order untuk produk diluar
standar yang ada dan pengantaran pesanan (delivery)
Citra perusahaan tidak hanya dikenal dari nama perusahaan, tetapi juga dari kemudahan yang
diberikan, produk dengan mutu dan kwalitas baik, dan pelayanan serta lingkungan toko yang
hangat dan bersih. Popularitas dan daya ingat masyarakat terhadapnya juga timbul karena
sebuah logo atau lambang. Logo dibuat mengandung makna yang seirama dengan
kebijaksanaan perusahaan maupun produknya, mempunyai ciri khas tersendiri yang
menggambarkan makna dari tujuan usahanya.
SSS TTT AAA NNN DDD AAA RRR III SSS AAA SSS III
A. IDENTITAS / LOGO
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
7
Logo yang memiliki makna dan misi yang kuat akan sangat membantu perusahaan maupun
produknya dalam mengambil posisi di masyarakat pembeli dan pemakai (brand positioning).
Standarisasi logo ini dipakai oleh perusahaan sesuai dengan fungsi atau item yang diperlukan
dalam keperluan perusahaan tanpa melupakan aspek-aspek keindahan dalam bentuk dan
warna, sehingga tetap menarik dalam visual dan tampilannya, baik dalam produk, item-item
promosi, dan atribut lain yang digunakan.
Contoh logo:
☺☺☺
Arti bentuk gambar dan tulisan yang ditampilkan dari logo berdasarkan:
* Filosofi Deskripsi Bentuk & panduan warna:
Untuk bidang usaha ini misalnya: dapat ditampilkan gambar hewan yang lucu (misalnya:
induk & anaknya), disenangi oleh anak-anak, yang memberi kesan ceria, dikombinasikan
dengan warna-warna cerah dan/atau lembut disesuaikan dengan kehidupan anak yang selalu
penuh keceriaan dan kecerahan dalam rangkulan seorang ibu yang penuh kehangatan dan
kelembutan.
* Tambahan tulisan pada logo
(dapat berupa nama perusahaan) yang dibuat menempel atau mendekat pada gambar selain
dapat menampilkan nama perusahaan, juga kesan bahwa bentuk tampilan gambar adalah
dominan dengan produk perlengkapan bayi dengan nama perusahaan itu.
Selain nama perusahaan yang ditampilkan bersama bentuk gambar, dapat pula ditambahkan
dengan tulisan dan/atau kalimat lain, yang dapat mempertegas image dari produk yang
diproduksi oleh nama perusahaan tersebut.
* Penggunaan dan panduan warna
Presentase setiap warna merupakan sebuah pekerjaan teknis yang bermanfaat jangka panjang,
karena standard warna perusahaan akan menjadi salah satu ciri dan identitas perusahaan secara
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
8
umum. Panduan warna menggunakan panduan warna separasi, yang menggunakan mesin
cetak 4 warna.
Arti warna logo :
Ketentuan warna separasi : Warna 1 – (prosentasi)
Warna 2 – (prosentasi)
Warna 3 – (prosentasi)
Warna 4 – (prosentasi)
(dst, sesuai warna yang terdapat pada logo).
BBEERRMMAACCAAMM BBEENNTTUUKK LLOOGGOO
Adakalanya beberapa perusahaan membakukan lebih dari satu logo untuk mengadakan
perubahan dan penyempurnaan Logo, dengan maksud agar lebih dikenali dalam fungsinya
selain tetap menarik dan menampilkan keindahan dalam bentuk ataupun warna.
Promosi dengan tampilan dalam beberapa macam bentuk, seperti: flyer, iklan majalah/koran,
umbul-umbul, spanduk, kartu nama, tas belanja, topi , dan sebagainya.
Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang
dibakukan. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya:
Seragam Karyawan
Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab
Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan
Badge
Topi Atribut lain
B. S E R A G A M
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
9
Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti:
Kop dan kertas surat, amplop, kartu nama, tas belanja, dll.
Disain Kop Surat :
Disain amplop surat :
Disain Kartu Nama :
Disain Tas Belanja :
Dsb.,dsb.
Keseragaman dalam penampilan ruang outlet/toko dan display sebaiknya sesuai dengan
identitas usaha yang dijalankan, maka bentuk fixture dan alat peraga display juga dibakukan
standarisasinya.
Bentuk fixture dapat merupakan keunikan dari bidang usaha ini yang juga dapat membawa
image (citra) dari nama perusahaan Franchisor .
Layout Ruang Pamer
(showroom)
Bentuk Pilar Display tool produk
Display produk
Rak Susun List dinding
Meja Special Order (SO) Meja Kasir Lemari/Baby Box/Baby
C. FORM & ATRIBUT STATIONNERY
D. BENTUK FIXTURE
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
10
Tafel dsb.
Outlet dapat dikatakan sebagai butik yang menyediakan produk-produk ekslusif perlengkapan
bayi dan ibu hamil, maka interior ruang dan dekorasi biasanya disesuaikan dengan produk
yang ditawarkan.
Musik yang disajikan biasanya musik-musik lembut atau lagu anak-anak berbahasa Inggris.
Untuk panduan lampu dibuat sedemikian rupa hingga menampilkan kesan lembut tanpa
mengenyampingkan tampilan produknya, seperti: mengarahkan lampu sorot ke produk-
produk, pemasangan table-lamp di kamar bayi, lampu display, dsb.
Memperhatikan penampilan setiap ruang pamer (showroom) dengan menyusun display produk
dengan bantuan alat peraga (display tool), agar memiliki kesamaan yang seirama dan
mencerminkan identitas perusahaan maupun produk.
Ketentuan yang sama juga berlaku untuk furniture maupun alat peraga display.
Penataan barang dagangan disesuaikan dengan pengelompokkan barang di rak-rak yang telah
ditentukan, misalnya:
• Berdasarkan kelompok usia, seperti: 0 s/d 12 bulan, atau 2 s/d 5 tahun
• Berdasarkan jenisnya, seperti: sepatu berdekatan dengan kaos kaki, barang-barang
keperluan mandi, dsb.
Dokumen-dokumen yang harus diperhatikan kelengkapannya, untuk dijadikan standard bagi
Pemberi (Franchisor)maupun Penerima Waralaba (Franchisee):
• NPWP ( Nomor Pokok Wajib Pajak )
• Surat Keterangan Domisili ( Ijin Tempat )
• SIUP ( Surat Ijin Usaha Perdagangan )
• STPUW ( Surat Tanda Pengusaha Usaha Waralaba )
• TDP ( Tanda Daftar Perusahaan )
G. PERIJINAN USAHA
E. MUSIK DAN LAMPU
F. DISPLAY BARANG DAGANGAN
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
11
• U.U.G. ( Undang-Undang Gangguan )
Penetapan lokasi untuk perencanaan pembukaan suatu outlet, sangat perlu perhatian,
disesuaikan dengan tujuan usahanya yang lebih mengkonsentrasikan kepada citra dan nama
merk usaha, lokasi outlet sebaiknya di areal yang mudah terlihat, namun sebisanya tidak terlalu
bercampur lokasi dengan nama atau merk produk lainnya. Idealnya, lokasi untuk suatu outlet
berada diantara dua sisi dari pusat pertokoan (shopping centre / mall), namun tidak di dalam
area pertokoan itu sendiri. Terletak di pinggir jalan raya, dan mudah dijangkau dari dua arah
yang berlawanan.
Dalam keadaan tertentu, memungkinkan lokasi outlet berada diluar batasan wilayah yang
ditetapkan, selama itu masih mudah dijangkau dengan akses transportasi (jalan raya dengan
dua arah berlawanan).
Misalnya di dekat Rumah Sakit Bersalin, atau didekat Praktek Dokter Anak. Juga
memungkinkan di daerah pemukiman baru yang terpandang dengan tingkat hunian yang
umumnya ditujukan kepada pasangan muda. Pemilihan lokasi juga perlu didasarkan atas data
dan analisa populasi, tingkat pendapatan dan kebiasaan (perilaku belanja) dari suatu
masyarakat perkotaan yang diperkirakan akan menjadi konsumen outlet/toko
PP EE MM AA SS AA RR AA NN
Tujuan kegiatan pemasaran adalah untuk mengembangkan sarana distribusi merk/produk
usaha Franchisor, untuk skala nasional maupun internasional, melalui suatu penjualan hak
Ekslusif terhadap pengelolaan rantai distribusi (chain-store) gerai/outlet, kepada pihak lain
(individu dan perusahaan) dalam bentuk franchise.
Perluasan pangsa pasar akan dapat lebih dikembangkan dengan menjalankan sistem Waralaba,
yang merupakan sistem strategi pemasaran yang tidak terlampau mengandalkan dana dan
SDM sendiri.
VVV... PPP RRR OOO MMM OOO SSS III DDDAAANNN PPP EEE MMM AAA SSS AAA RRR AAA NNN
A. TUJUAN KEGIATAN
H. PEMBATASAN LOKASI
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
12
Untuk mendukung efektifitas komunikasi pemasaran Waralaba, pemanfaatan media informasi
dilakukan secara intensif dan konsisten, yang mencakup antara lain:
• Iklan dan Adventorial pada Majalah dan Koran skala nasional
• Lips Advertising pada FM Radio di beberapa kota besar
• Business Release (dan Presentasi Penjualan/Pemasaran)
• Press Conference
Aktifitas pemasaran untuk kepentingan menjual waralaba diarahkan pada pendekatan yang
bersifat individu (personal approach), khususnya bagi para calon peminat waralaba
(Franchisee), diantaranya dengan:
• Memberikan respon positif kepada setiap peminat (calon Franchisee)
• Memberikan informasi yang jelas kepada setiap peminat (calon Franchisee)
• Segera melakukan follow-up atas setiap pengajuan aplikasi Franchisee maupun segala
inquire dari peminat (calon Franchisee)
• Mengamankan seluruh bentuk data dan informasi calon Franchisee dari penggunaan
yang tidak bertanggung jawab
• Memberikan layanan yang profesional kepada setiap Franchisee ataupun calon
Franchisee
Aktifitas pemasaran dalam mendukung penjualan Franchisee yang dimaksudkan adalah
berupa program-program komunikasi pemasaran yang dikelola oleh Franchisor untuk menarik
minat-beli masyarakat konsumen (end-user) guna menunjang penjualan Franchisee, seperti:
• Melakukan kegiatan promosi/periklanan (publikasi) terhadap aktifitas program
penjualan Franchisee
• Menyusun Paket Sales Promotion Program yang dilaksanakan secara terpusat
(serentak bersamaan)
• Menjamin kelancaran dan ketersediaan pasokan barang dagangan
• Mengendalikan tingkat keamanan penyerahan barang dagangan
B. PENUNJANG PROGRAM
C. MENJUAL WARALABA
D. DUKUNGAN UNTUK PENJUALAN FRANCHISEE
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
13
• Memperkuat posisi Franchisee sebagai standard image produk-produk Franchisor
PP RR OO MM OO SS II
Sebagai salah satu hal yang dapat dipromosikan adalah dikalangan masyarakat bisnis adalah
Keunikan Usaha (Uniqueness). Keunikan atau orisinalitas dari suatu usaha (jasa, produk dan
citra) merupakan keunggulan tersendiri dari suatu usaha waralaba. Adanya orisinalitas usaha
menjadikan bisnis tersebut tidak mudah dimasuki, dan tidak mudah disaingi. Hal ini
menunjukkan pula keunggulan dari bisnis ini, yang tidak mudah ditiru dan diikuti oleh pihak
lain (misalnya: bentuk fixture, dan produk ekslusif berkwalitas tinggi buatan dalam negeri).
Program-program pemasaran akan efektif bila didukung dengan promosi yang baik dan
berkelanjutan, hingga mencapai target sasaran, yang mana secara tidak langsung juga akan
mencapai target penjualan. Oleh karena itu promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang
tidak dapat dipisahkan dan saling menunjang dalam kegiatan usaha.
Hal yang terpenting yang perlu diperhatikan dalam menjalankan program promosi adalah
mengukur efektifitas dari kegiatan promosi itu sendiri. Setiap kegiatan promosi mempunyai
metoda untuk mengukur eksistensinya dengan mengadakan studi perbandingan antara
pengeluaran biaya promosi dan hasil (pemasukkan) yang akan dicapai dengan target pasar
yang dituju.
Program promosi biasanya juga didukung oleh program lain, seperti Baby Fair ataupun
Seminar mengenai Anak & Ibu Hamil, yang bertujuan untuk:
1. Memperkenalkan / memberi petunjuk atas kehadiran outlet/toko kepada masyarakat
lingkungan
2. Meningkatkan penjualan toko (baik secara berkala, maupun dalam situasi-situasi
khusus)
3. Meningkatkan citra usaha
Program Promosi tersebut dapat berjalan hanya atas persetujuan pihak manajemen kantor pusat
Franchisor. Untuk pelaksanaannya, segala atribut yang dipakai juga harus mendapat
A. KEUNIKAN (UNIQUENESS)
B. PROGRAM PROMOSI
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
14
persetujuan dari pihak manajemen, untuk menjamin standarisasi desain dan bahan (seperti:
spanduk, umbul-umbul, brosur, dll.).
Selain menggunakan standard barang promosi yang sudah ada, desain barang cetakan lain
dapat dipergunakan dengan sepengetahuan dan persetujuan Franchisor. Beberapa atribut
promosi membutuhkan waktu yang lama dalam pengerjaannya, disarankan agar
memperhitungkan waktunya dengan sebaiknya, agar barang promosi tersebut dapat dipakai
pada waktunya.
Pemasangan atribut promosi di jalan raya dan tempat umum biasanya dikenakan biaya pajak
oleh Pemda., yang pengurusannya biasanya juga dapat dilakukan oleh agen pembuat barang
promosi tersebut.
Pihak manajemen berhak untuk mengevaluasi program dan melakukan perubahan-perubahan
bilama perlu, untuk menjamin terlaksananya program promosi dengan baik, dan tidak
menggangu program promosi yang telah dibuat oleh manajemen sendiri.
Biasanya terdapat 2 kegiatan Promosi, yaitu: 1) Promosi Nasional dan 2)Promosi Lokal.
Kedua kegiatan tersebut mempunyai tujuan untuk mencapai target penjualan toko. Perbedaan
utama adalah pada ruang lingkup target promosi, yaitu masyarakat di lingkup bisnis, dan
masyarakat di lingkungan toko.
11.. PPRROOMMOOSSII NNAASSIIOONNAALL
Rencana Program Promosi Nasional Tahunan dibuat dan diselenggarakan oleh Franchisor
berikut penyediaan segala fasilitas perlengkapan atau barang sehubungan dengan kegiatan
promosi.
Tujuannya untuk memperkenalkan keberadaan outlet/toko kepada masyarakat. Promosi ini
wajib diikuti dan dijalankan oleh seluruh outlet/toko (Franchisee).
Jadwal Program Promosi:
- Pada saat Soft Opening outlet/toko (berkisar antara 1 – 3 bulan)
- Pada saat Grand Opening outlet/toko (dimana toko sudah benar-benar siap untuk
beroperasi)
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
15
Pada saat ini operasional penjualan juga melakukan kegiatan-kegiatan promosi toko, seperti:
• Program Diskon
• Pemasangan spanduk & umbul-umbul
• Menyebarkan brosur
• Memasang iklan di media cetak
• Memberikan gift / cendera mata
Promosi Program Diskon
Program Diskon merupakan salah satu daya tarik lain bersifat promosi dan dapat dilakukan
pada batasan-batasan tertentu:
• Pemberian Diskon Khusus untuk produk-produk yang kurang laku terjual
• Pemberian diskon untuk semua jenis produk pada event tertentu, seperti: Hari Raya,
Natal, selama beberapa hari yang telah ditentukan.
22.. PPRROOMMOOSSII LLOOKKAALL
Kegiatan promosi ini diselenggarakan oleh outlet/toko (Franchisee) dilingkungannya sendiri.
Tujuannya untuk mencapai target penjualan atau meningkatkan penjualan toko.
Dengan dukungan data-data dari Supervisor dan disesuaikan dengan kondisi pasar yang ada,
Kepala toko akan membuat Rencana Program Promosi Lokal Tahunan, untuk diajukan
kepada manajemen perusahaan Franchisor untuk mendapatkan persetujuan.
Promosi lokal dilaksanakan, misalnya dalam rangka ulang tahun toko atau memperkenalkan
toko baru, dalam bentuk:
- Penyebaran brosur dan pemasangan spanduk
- Memberikan cindera mata / souvenir / gift untuk pembelian pada jumlah nominal atau
kelipatan tertentu
- Pemasangan iklan di Media cetak
- Program iklan di Radio
- Program Diskon (Informasikan program ke Franchisor untuk mendapatkan
persetujuan, dan apabila memungkinkan, mendapatkan dukungan promosi seperti
kontribusi tambahan diskon maupun program bersama untuk seluruh outlet/toko.
PPRROOMMOOSSII LLOOKKAALL JJUUGGAA DDIILLAAKKUUKKAANN SSEECCAARRAA IINNTTEERRNNAALL DDII DDAALLAAMM TTOOKKOO,
dengan tujuan:
- Memberikan informasi mengenai ketersediaan jasa dan produk di dalam outlet/toko yang
perlu diketahui oleh pelanggan
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
16
- Memotivasi pengunjung untuk melakukan impuls buying, yaitu melakukan pembelian
produk yang belum direncanakan
- Secara umum meningkatkan penjualan saat pelanggan berada di dalam toko, dengan
memasang atribut promosi di dalam maupun disekitar toko, seperti: pemasangan spanduk
di teras toko, umbul-umbul di areal parkir, hanging mobile, hanging paper banner, poster,
penyebaran flyer, leaflet di meja Kasir serta POP (Point Of Purchase).
CATATAN:
Yang perlu diperhatikan dalam penempatan produk POP (Point Of Purchase):
- Signage POP di dekat barang yang di promosikan
- Di sudut yang mudah terlihat (tidak terlalu tinggi/maupun terlalu rendah)
- Warna materi promosi sesuai dengan tata cara warna dan standarisasi identitas
toko
SSAALLEESSMMAANNSSHHIIPP PPRROOGGRRAAMM
(menyambut pelanggan, melayani pelanggan, menerima telepon, dll.)
• Kedatangan seorang pengunjung (atau seorang pelanggan) patut mendapat
ucapan/salam yang sopan, mis.: “Selamat Pagi, Siang/Sore”, bahkan kepada
pelanggan yang sudah sering datang bisa disambut dengan: “Apa kabar
Bapak/Ibu….?”, menyebut nama pelanggan, akan membuat pelanggan merasa lebih
diperhatikan.
• Kedatangan pengunjung/pelanggan merupakan peluang bagi CSO untuk memberikan
pelayanan yang baik, menawarkan jasa bantuan, seperti: “Apa yang bisa kami bantu
Bapak/Ibu …..?” CSO dapat memberikan penjelasan yang lengkap selain informasi
yang memang dibutuhkan oleh pelanggan
• Berusaha menawarkan produk lainnya dalam upaya untuk meningkatkan penjualan
toko
• Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. Menyebutkan
nama perusahaan/outlet terlebih dahulu, salam dan kemudian menawarkan bantuan,
seperti: “Nama perusahaan - Selamat Pagi, ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan
mendengarkan dengan sabar inquire penelpon, sebelum menjawab setiap pertanyaan
dengan sopan dan jelas
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
17
PPEENNGGIIRRIIMMAANN BBAARRAANNGG KKEEPPAADDAA PPEELLAANNGGGGAANN
Beberapa jenis barang yang dibeli pelanggan, seringkali tidak mungkin untuk dibawa pulang
langsung oleh pelanggan, baik karena ukurannya maupun karena tidak adanya stock barang.
Barang yang dipesan dicatat dengan lengkap untuk dikirimkan kemudian. Menelpon
pelanggan untuk memberi kabar bahwa barang pesanan akan dikirimkan.
EEVVEENNTT PPEENNJJUUAALLAANN KKHHUUSSUUSS
Beberapa event penjualan khusus dapat dilakukan, misalnya pada saat launching desain
produk baru, atau dihubungkan dengan kegiatan program diskon.
Untuk event ini Franchisee perlu melakukan koordinasi dengan Franchisor, agar tidak
terbentur dengan program Franchisor yang sudah dijadwalkan.
Pihak Franchisor akan mengadakan survey ke outlet-outlet Franchisee-nya guna melakukan
monitoring. Survey akan dilaksanakan secara teratur dengan jadwal yang akan disetujui oleh
kedua belah pihak, Franchisor & Franchisee-nya.
Monitoring dilaksanakan dengan maksud:
• Melakukan investigasi dan menjaga agar standarisasi usaha yang ditetapkan oleh
Franchisor berjalan sebagaimana mestinya
• menghindari penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi.
• Mengadakan konsultasi untuk segala aspek maupun kendala dari jalannya operasional
toko.
• Membuat analisa dari data-data laporan Franchisee
• Menjaga dan memperhatikan agar program komputer dan sistem aplikasi di outlet
tetap berjalan dengan baik
VVVIII... MMM OOO NNN III TTT OOO RRR III NNN GGG &&& KKK OOO NNN TTT RRR OOO LLL
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
18
PPRROOSSEESS RREECCRRUUIITTMMEENNTT CCAALLOONN KKAARRYYAAWWAANN a. ANALISA KEBUTUHAN SDM UNTUK TOKO:
1. Mengadakan penelitian tentang tugas dan fungsi serta tanggung jawab jabatan
2. Mengkalkulasi biaya-biaya atas pengadaan karyawan
3. Memastikan jumlah SDM yang akan diperlukan dengan cara:
a. memperhatikan sistem waktu kerja (shift atau Non-shift)
b. biaya dan kemampuan keuangan perusahaan
c. memperhatikan dan mendasarkan pada struktur yang sudah ada
d. memperhatikan efektifitas dan efisiensi dengan cara mengoptimalkan semua
potensi SDM
e. menentukan job description & job specification SDM yang akan direkrut
4. Menjalankan prosedur perekrutan sesuai standar
5. Meminta persetujuan/paraf pemilik toko secara tertulis atau perekrutan karyawan
dengan mengisi form permintaan karyawan
Analisa Kebutuhan Karyawan
Persetujuan Pemilik /
Kepala Toko
Pengumuman Lowongan Kerja
(Koran, relasi, dsb.)
Penerimaan & Seleksi lamaran
kerja
Psikotest
Wawancara Panggilan wawancara
Penentuan Lulus
Pelatihan KEPALA TOKO
SSSIIISSSTTTEEEMMM RRREEECCCRRRUUUIIITTTMMMEEENNNTTT KKKAAARRRYYYAAAWWWAAANNN FFFRRRAAANNNCCCHHHIIISSSEEEEEE
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
19
b. PROSES PENGIKLANAN UNTUK MENGUMUMKAN LOWONGAN:
1. Melalui koran atau majalah atau internet
2. Menentukan kata-kata iklan yang akan ditampilkan di koran secara singkat, tepat dan
mudah dipahami
3. Supaya lebih murah mengutamakan mencari informasi secara perorangan atau
memasang selebaran di toko atau tempat umum.
c. PROSES PENERIMAAN DAN SELEKSI LAMARAN:
1. Setelah pengumuman/iklan maka selanjutnya akan ada lamaran yang masuk melalui
pos maupun yang diantar langsung
2. Menyeleksi lamaran yang masuk disesuaikan dengan job specification yang sudah
ditentukan
3. Menyusun dan membuat peringkat lamaran yang masuk berdasarkan tingkat
pemenuhan spesifikasi job sampai dengan peringkat tertentu
4. Melakukan panggilan wawancara
d. PROSES PANGGILAN TEST WAWANCARA:
1. Panggilan dilakukan melalui surat (Pos atau diberikan langsung kepada karyawan)
2. Panggilan melalui telepon (HP, telepon rumah atau kantor), dengan menginformasikan
secara jelas tujuan panggilan, tempat dan waktu wawancara.
3. Panggilan melalui orang lain untuk undangan wawancara, dan mengkonfirmasikan
ulang bahwa pesan undangan sudah disampaikan kepada calon karyawan
e. PROSES WAWANCARA CALON KARYAWAN: 1. Menyediakan tempat khusus
2. Memastikan pada saat wawancara tidak akan diganggu oleh permasalahan sehari-hari
3. Menyamakan aplikasi dengan keterangan langsung dari pelamar pada saat wawancara
4. Meminta calon karyawan untuk mengisi formulir lamaran kerja karyawan
5. Setelah wawancara selesai, mengkonfirmasikan kepada calon karyawan bahwa
penerimaan atau penolakan akan diberitahukan lebih lanjut.
f. PROSES PENERIMAAN / PENOLAKAN KARYAWAN:
1. Menyamakan kembali aplikasi pelamar dengan informasi langsung yang didapat saat
wawancara, dan menyesuaikan dengan spesifikasi job yang dibutuhkan
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
20
2. Memeriksa kembali isian data calon pelamar
3. Menentukan gaji karyawan sesuai dengan spesifikasi dan deskripsi job
4. Pengiriman berita mengenai konfirmasi penerimaan atau penolakan pelamar
5. Memberikan pelatihan bagi pelamar yang diterima
PPEERRAANNGGKKAATT KKOOMMPPUUTTEERR
1. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor, CPU, Keyboard
dan Mouse, ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. Merk perangkat bisa
beragam, dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing
Franchisee.
2. Perangkat Lunak (Software)
Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu
sistem informasi pada komputer. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah
outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum, dan program aplikasi untuk
operasional toko (sistem penjualan dan kontrol).
SSIISSTTEEMM AAPPLLIIKKAASSII KKOOMMPPUUTTEERR
Pengenalan Sistem
Sebaiknya digunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem
Point Of Sales, sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko.
Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol, sebagai
berikut:
• Melakukan pemesanan barang kepada supplier
• Kontrol seluruh outlet/toko
• Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu
Sedangkan sistem pada outlet, biasanya dipergunakan untuk:
• Transaksi penjualan
• Kontrol
SSSIIISSSTTTEEEMMM KKKOOOMMMPPPUUUTTTEEERRR
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
21
• Stock internal
• Monitor penjualan, dan bila memungkinkan, bisa ditambahkan juga untuk:
• Pemesanan barang ke bagian Logistik
Penjelasan Sistem
Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan, seperti:
1. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis
barang yang dijual.
Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang, dan
supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke
outlet.
2. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru, kantor Pusat akan memberikan dan
memasukkan kode barang di komputer, baru kemudian
dikirimkan ke outlet.
3. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat, barang baru
dikirimkan ke setiap outlet.
4. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari
Supplier
5. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian
6. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan.
Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk,
Transaksi, Laporan dan Utility pada Menu Utama.
A. Pada Menu Produk, input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari:
1. Input Produk baru
2. Input Stock Awal
3. Input Barang Masuk
4. Input Pengeluaran Barang
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
22
B. Pada Menu Transaksi:
1. Input Penjualan
2. Input Retur Penjualan
C. Pada Menu Laporan terdiri dari:
1. Laporan Penjualan
2. Laporan Stock
3. Daftar Barang
D. Pada Utility terdiri dari:
1. Password
2. Backup Data
3. Kirim Data
Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk
menjalankanya, hasil apa yang didapatkan, dan pada saat apa input seharusnya dijalankan.
Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya
dengan semestinya.
PPEENNAANNGGAANNAANN MMAASSAALLAAHH KKOOMMPPUUTTEERR
Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana
mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari
pemakaian program aplikasi Franchisor.
Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya., baik itu kesalahan
teknis maupun non-teknis. Setiap masalah harus ditangani secara cepat, sehingga tidak ada
konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. Selain bantuan
yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer, panduan Franchisor
juga diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul.
Contoh:
Jenis masalah Masalah yang umum terjadi Cara Penangan
Masalah
Teknis
Komputer Hang
Komputer / Monitor tidak hidup
Tidak bisa print
Tampil pesan kesalahan pada monitor
Masalah
Non-Teknis
Salah entry
Untuk segera menghubungi Vendor, apabila timbul masalah diluar yang tertulis
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
23
Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang
memahami analisa efektifitas operasional keuangan, agar dapat dicapai efisiensi dalam
penggunaan biaya perusahaan.
PPEENNGGEELLUUAARRAANN UUTTAAMMAA FFRRAANNCCHHIISSEEEE
- Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian,
dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian, dan besarnya ditentukan kemudian
oleh Franchisor
- Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan, yaitu ditentukan 5%
(tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee
- Manajemen Fee: Besarnya ditentukan secara kemudian oleh Franchisor, dan
dibayarkan setiap bulan
- Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran
dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian, misalnya:
pembagian hasil untuk Franchisee, 45% untuk produk garmen, 40% untuk produk
furniture, dsb.
MMEENNGGAADDAAKKAANN PPEERREENNCCAANNAAAANN BBIIAAYYAA ((BBUUDDGGEETTIINNGG))
- Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah
ditentukan. Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai
target.
- Arus Kas (Cash Flow)
Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja, hingga dapat
dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka.
Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran
biaya.
MMEELLAAKKUUKKAANN PPEEMMBBUUKKUUAANN // PPEELLAAPPOORRAANN KKEEUUAANNGGAANN
- Pencatatan Keuangan (posting)
Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan
dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar, dan analisa dan sistem keuangan
yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh
SSSIIISSSTTTEEEMMM PPPEEENNNGGGEEELLLOOOLLLAAAAAANNN KKKEEEUUUAAANNNGGGAAANNN
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
24
Franchisee (khususnya dalam hal penjualan), sehingga data tersebut dapat di posting
sesegera mungkin.
- Membuat Laporan Bulanan
Laporan Keuangan dibuat setiap bulan, mulai dari R/L, Neraca Percobaan, hingga
analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang, rencana arus kas serta
analisa likwiditas.
Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan
berikutnya, Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana, tanpa menambah modal
kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan
saat itu.
Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara
berkala, berupa:
• Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan)
• Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan
• Laporan Analisa Penjualan Bulanan, termasuk analisa keuangan mengenai hutang-
piutang, rencana arus kas serta analisa likwiditas
• Laporan Stock Barang Konsinyasi
Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya,
Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana, tanpa menambah modal kerja atau apakah
diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.
- Perangkat Lunak (Software)Keuangan
Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa
penjualan, disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan
mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor.
Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor, agar
dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor.
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
25
AADDMMIINNIISSTTRRAASSII KKEEUUAANNGGAANN
Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan, diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan
dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua
masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan.
Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan, yaitu: Bukti Penerimaan, Bukti
Pengeluaran dan Bukti Sementara. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak
dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama, tetapi belum memiliki
bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya.
IINNVVEESSTTAASSII BBIIAAYYAA YYAANNGG DDIIPPEERRLLUUKKAANN FFRRAANNCCHHIISSEEEE
A. Investasi Awal
B. Biaya Lain-lain
AA.. IINNVVEESSTTAASSII AAWWAALL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. Rp. ____________ ( Notaris ) • Biaya Perijinan Usaha sbs. Rp. ____________ ( Lembaga Perijinan
Usaha ) • Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. Rp. ____________ (tergantung Franchisor) • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs. Rp. ____________ (sewa / beli) Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : • Franchise Fee sbs. Rp. ____________ (disesuaikan dengan
kondisi ) • Security Deposit sbs. Rp. ____________ (tergantung situasi) Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs. Rp. _____________ ( Franchisor ) • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. Rp. _____________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk )* Biaya launching toko sbs. Rp. _____________ TOTAL BIAYA : Rp. _____________
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
26
BB.. BBIIAAYYAA--BBIIAAYYAA LLAAIINN • Royalty Fee (per bulan) sbs. Rp. ____________ Perhitungan dengan prosentase dari gross
income toko per bulan (jumlah % tergantung dari Franchisor)
• Continuing Advertising, Intitutional & Promotion Fee sbs. Rp. _____________ Perhitungan dengan prosentase dari gross
( per bulan ) income toko per bulan, saat Jumlah total income toko mencapai…….
( tergantung dari Franchisor ) • Local Advertising sbs. Rp. _____________ Perhitungan dengan prosentase dari total
minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan Franchisor )
• Transfer Fee sbs. Rp. _____________ Biaya untuk evaluasi, pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko)
• Renewal Fee sbs. Rp. _____________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee (pada masa Perpanjangan kontrak) untuk pembaharuan hak franchise • Biaya Pelatihan sbs. Rp. _____________ Disediakan oleh Franchisee berikut
pengeluaran untuk tenaga pengajar •Bunga & Biaya Kerugian sbs. Rp. _____________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif (Untuk kelalaian yang melibatkan tertinggi berdasarkan hukum. hak dan nama franchisor)
•Biaya Audit sbs. Rp. ______________ Kekurangan jumlah gross sales yang ter (dilakukan oleh Franchisor) jadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai+ bunga sesuai hukum. Ditam bah biaya audit apabila kekurangan mele bihi 10% dari pelaporan. • Biaya Refurbishing sbs. Rp. ______________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk
(Atas permintaan tertulis F’or) peninjauan ulang atas tanah,bangunan dsb.
• Biaya Premium Asuransi sbs. Rp. ______________ Ongkos dan pengluaran atas kebijakan (perusahaan Asuransi kelas “A”) asuransi
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
27
Perusahaan Franchisor biasanya menyarankan kepada Franchisee untuk mengikuti program-
program pelatihan yang diperuntukkan bagi Kepala Toko sendiri (Terwaralaba) dan setiap
karyawannya.
Program pelatihan dapat diberikan langsung oleh perusahaan Franchisor, atau lembaga yang
ditunjuk oleh Franchisor. Dan biasanya untuk program pelatihan awal diberikan secara cuma-
cuma oleh Franchisor kepada Franchisee.
Diadakannya pelatihan ini dimaksudkan agar standarisasi usaha dapat dijalankan dengan
sebaik-baiknya oleh Terwaralaba (Franchisee).
Bentuk Pelatihan:
SSS III SSS TTT EEE MMM PPP EEE LLL AAA TTT III HHH AAA NNN FFF RRR AAA NNN CCC HHH III SSS EEE EEE
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
28
BBUUKKUU PPAANNDDUUAANN UUSSAAHHAA OOUUTTLLEETT
FF RR AA NN CC HH II SS EE EE
Setiap toko akan memiliki Buku Panduan Operasional Toko, yang merupakan dokumen
rahasia yang mengacu pada panduan dalam Sistem dan Prosedur yang telah ditetapkan oleh
Franchisor.
Sebagai yang menjalankan sistem Waralaba, berarti Terwaralaba outlet/toko mendapatkan hak
untuk memakai logo Franchisor, berhak mendapatkan pelayanan jasa Manajemen usaha ritel,
serta wajib menjalankan toko sesuai dengan standard yang ditentukan oleh manajemen
perusahaan Franchisor selaku Pewaralaba.
PEMILIK
KEPALA TOKO
OPERATIONAL ADM / CASHIER
SALES PROMOTION
GIRLUMUM
Nnnnnn
SECURITY
SSSTTTRRRUUUKKKTTTUUURRR OOORRRGGGAAANNNIIISSSAAASSSIII TTTOOOKKKOOO
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
29
P E R S O N I L TUGAS & TANGGUNG JAWAB A. SUPERVISOR
1. Menata, mengatur seluruh kegiatan outlet/toko 2. Merancang strategi pengembangan toko untuk jangka waktu tertentu 3. Mengatur penampilan / kapasitas outlet/toko secara keseluruhan, baik barang dagangan maupun perlengkapan toko
B. ADMINISTRASI
1. Mengatur keuangan toko dan seluruh administrasi toko 2. Merancang model pelaporan keuangan dan administrasi toko 3. Menentukan jumlah stok barang dagangan dan vendor-vendor barang dagangan beserta tenggang waktu pembayarannya
C. OPERATIONAL (CSO, OfficeBoy, Satpam)
1. Menjaga kebersihan toko secara keseluruhan dan melakukan pengiriman khusus kepada Customer 2. Menata barang kiriman ke Customer 3. Menjaga keamanan
D. CUSTOMER SERVICE OFFICER
1. Menjual barang dagang 2. Memberikan pelayanan yang prima kepada semua pengunjung toko
E. SECURITY 1. Menjaga dan memastikan keamanan toko, barang dagang, karyawan 2. Mencatat semua pengunjung toko, termasuk kendaraan
Supervisor membuat analisa untuk kebutuhan SDM untuk toko, yang meliputi:
1. Mengadakan penelitian tentang tugas dan fungsi serta tanggung jawab jabatan
2. Mengkalkulasi biaya-biaya atas penambahan pengadaan karyawan
3. Memastikan jumlah SDM yang diperlukan dengan cara:
- Memperhatikan sistem waktu kerja
- Biaya dan kemampuan keuangan perusahaan
- Memperhatikan dan mendasarkan pada struktur yang sudah ada
- Memperhatikan efektifitas dan efisiensi dengan cara mengoptimalkan semua
potensi SDM
- Menentukan Jobs specification dan Jobs description SDM yang akan direkrut.
4. Menjalankan prosedur perekrutan sesuai standar perusahaan
5. Meminta persetujuan/paraf pemilik toko secara tertulis atas perekrutan karyawan
dengan mengisi form kebutuhan tenaga kerja/permintaan karyawan
A. FUNGSI BAGIAN / STRUKTUR DEPARTEMEN
B. MEREKRUT KARYAWAN TOKO
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
30
6. Prosedur selanjutnya akan dijalankan oleh HRD/Pemilik Toko
Toko akan memberlakukan tata tertib bagi setiap karyawannya, dalam rangka memelihara
keselarasan, keserasian, keseimbangan, dan juga sebagai upaya untuk menciptakan ketenangan
kerja demi kemajuan usaha toko. (Segala Tata Tertib yang juga berhubungan dengan hak dan
tanggung jawab karyawan dapat ditemukan dalam Buku Panduan ini)
Penanggung jawab toko adalah Pemilik Toko (Franchisee). Bila pemilik toko tidak berada di
tempat untuk jangka waktu tertentu, maka pemilik toko dapat mendelegasikan tanggung
jawabnya kepada pimpinan Administrasi toko sesuai ketentuan yang sudah ditetapkan, dan
memberitahukan hal ini kepada Franchisor secara tertulis.
Urutan-urutan yang ditetapkan adalah sebagai berikut:
1. Pemilik Toko (Franchisee)
2. Pimpinan Administrasi Toko
3. Penyelia (Supervisor) Toko
4. SPG (Sales Promotion Girl) atau CSO (Customer Service Officer): untuk
mencerminkan dan menekankan pada standard “layanan pada konsumen”
5. Office Boy
6. Satpam
Seluruh Karyawan toko Franchisee wajib menanggapi dan mematuhi segala ketentuan
maupun instruksi yang telah ditetapkan oleh Franchisor.
Instruksi yang diterbitkan dan dikeluarkan oleh Franchisor, seperti antara lain:
• Tidak melakukan pembelian langsung tanpa ijin resmi dari kantor pusat (Franchisor)
• Tidak melakukan program Diskon (Discount) tanpa ijin kantor pusat (Franchisor)
TTT AAA TTT AAA TTT EEE RRR TTT III BBB
A. PENANGGUNG JAWAB TOKO
B. INSTRUKSI DARI FRANCHISOR
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
31
• Wajib menjalankan kebijaksanaan dan ketentuan serta ketetapan standard perusahaan
yang diterbitkan dan dikeluarkan oleh kantor pusat (Franchisor)
Rahasia Perusahaan
Rahasia perusahaan adalah segala hal yang bila diketahui pihak lain dapat menimbulkan
kerugian moril/materil, ataupun menimbulkan ancaman bagi keselamatan usaha toko dan
perusahaan. Pemilik Toko (Terwaralaba) dan karyawannya terikat kewajiban untuk
menyimpan rahasia perusahaan termasuk dokumen-dokumen yang dipercayakan kepadanya.
Jam operasi toko
Ditetapkan secara baku, yaitu dari mulai jam buka toko sampai waktu tutup toko, misalnya:
jam 09.00 – 20.00 waktu setempat.
Hari Libur
Ketentuan dan kebijaksanaan dari kantor pusat untuk penentuan jam operasional toko pada
saat hari Libur Nasional (penanggalan merah) maupun hari Minggu. Hal ini dapat disesuaikan
dengan kebijakan Pemerintah yang ada.
Kerapihan dan Kebersihan
Setiap karyawan diwajibkan untuk menjaga kerapihan dan kebersihan selain untuk toko, juga
dalam penampilannya, untuk menampilkan citra yang baik kepada pelanggan. Kebijakan lain
seperti kerapihan rambut, sepatu dan sebagainya termasuk masalah pemakaian perhiasan juga
dapat diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya.
Sikap & Pelayanan kepada pelanggan
Sikap yang dimaksud adalah yang berhubungan, baik secara internal (sesama karyawan)
maupun secara eksternal yaitu pelayanan terhadap pelanggan. Sikap yang baik dan ramah,
memberikan kesan uluran tangan untuk membantu, dalam hal ini membantu pelanggan
mencari atau menuntun untuk mendapatkan produk yang dibutuhkan.
C. JAM OPERASI TOKO
D. K A R Y A W A N
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
32
Jam kerja Karyawan
Jam operasional toko juga berpengaruh untuk jam kerja karyawan (SPG/CSO), biasanya akan
diberlakukan jam kerja dengan beberapa shift apabila jam operasional toko berlaku dari pagi
hingga malam hari. Pemberlakukan shift kerja disesuaikan dengan jumlah karyawan yang
bekerja di outlet/toko. Untuk kelebihan jam kerja karyawan akan diperhitungkan oleh
Supervisor dan diajukan kepada Kepala Toko untuk mendapatkan persetujuan, atau sesuai
dengan kebijaksanaan lain yang diberikan Kepala Toko.
Cuti karyawan
Biasanya disesuaikan dengan Peraturan Depnaker. yang berlaku, dan kebijaksanaan dari
perusahaan, seperti: Cuti Tahunan, Cuti Menikah maupun Cuti Melahirkan, dan sebagainya.
Setiap karyawan toko sebaiknya diwajibkan untuk memakai seragam pada saat kerja maupun
sesudahnya, yang dimaksudkan untuk kerapihan dan juga sebagai pengenalan ciri identitas
nama perusahaan dikalangan masyarakat.
Seragam sebaiknya disesuaikan dengan penggunaanya, misalnya: karyawan toko, karyawati
hamil, berjilbab, karyawan kantor, petugas show room maupun petugas lapangan.
Dengan berseragam, bukan hanya indentitas perusahaan tampil secara utuh dan baik, tetapi
kerapihan dan kebersihan penampilan karyawan dapat mewakili perusahaan secara
profesional. Pakaian seragam karyawan mungkin akan mengalami perubahan secara berkala,
tergantung dari kebutuhan. Sebagian perusahaan biasanya juga melengkapi pakaian seragam
dengan Badge / Kartu Tanda Pengenal. Model, warna dan jumlah yang diberikan maupun
kebijakan-kebijakan terhadap seragam kerja tersebut ditetapkan oleh perusahaan (Franchisor).
Seragam Showroom Seragam Karyawati Hamil Seragam Karyawati Berjilbab
E. PAKAIAN SERAGAM
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
33
Outlet/toko adalah ujung tombak perusahaan dalam memberikan pelayanan bagi para
pelanggan (customer) maupun pembeli (buyer) yang datang.
Sesuai dengan jenis usaha dan produk yang diperdagangkan oleh perusahaan, maka setiap
outlet/toko wajib dipergunakan untuk menjual keperluan dan perlengkapan bayi sesuai dengan
dengan Perjanjian antara Franchisee dan Franchisor.
Ditetapkan pula adanya larangan bahwa outlet/toko tidak boleh dipergunakan untuk tujuan
yang bertentangan dengan usaha perdagangan produk-produk dari Franchisor.
Kehadiran perusahaan di tengah masyarakat tentunya perlu didukung dengan berbagai peran
serta kegiatan kemasyarakatan dan sosial untuk menjalin hubungan baik dengan komunitas
setempat (community relations). Untuk itu ditetapkan bahwa perusahaan dan/atau toko wajib
berperan serta/partisipasi melalui:
• sumbangan bulanan untuk keperluan Kas RT, keamanan dan kebersihan setempat
• sumbangan untuk keperluan perayaan 17 Agustus maupun pembangunan sarana
ibadah.
Mengacu pada perjanjian dan kesepakatan antara Franchisee dan Franchisor, maka beberapa
ketentuan berikut merupakan ketentuan baku yang harus dilakukan:
• Menginformasikan dan mengalihkan penawaran dari pemasok (supplier) ke kantor
pusat (Franchisor)
• Menginformasikan kepada kantor pusat (Franchisor) melalui Kepala Toko
(Franchisee), apabila ada pesaing (competitor) baru di wilayah outlet, dengan maksud
untuk mengimbangi pertumbuhan pasar
• Menginformasikan kepada kantor pusat (Franchisor) melalui Kepala Toko
(Franchisee), apabila menemukan / mengetahui adanya penjiplakan dan/atau
penyamaan atas produk perusahaan
• Menginformasikan terlebih dahulu untuk mendapatkan ijin Franchisor untuk
penggunaan sistem, pelaksanaan program promosi lokal, ataupun ketentuan lain diluar
ketentuan baku yang telah ditetapkan Franchisor.
F. PENGGUNAAN TOKO UNTUK TUJUAN YANG BENAR
G. MELAKUKAN PARTISIPASI DALAM KEGIATAN SOSIAL
H. INFORMASI DAN IJIN FRANCHISOR
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
34
Persiapan dimulainya sebuah toko baru secara fisik memerlukan beberapa persiapan, selain
untuk gedung/bangunan.
TTAAHHAAPP PPEERRSSIIAAPPAANN
Dalam tahap persiapan ini outlet akan dibantu oleh bagian Franchise Service dari perusahaan
Franchisor, dalam menangani:
• Men-disain outlet dan memenuhi perlengkapan outlet
• Mengadakan barang dagangan dan atribut outlet, termasuk pemesanan stock awal,
pengadaan seleksi produk dan melakukan repeat-order
Beberapa hal yang perlu dicermati dan mendapatkan perhatian Franchisee di tahap persiapan
adalah:
• Nuansa warna standar outlet/toko
• Kelengkapan dekorasi di dalam maupun diluar outlet sesuai standar (seperti: warna
awning atau pilar, jika ada)
• Billboard atau neon box dengan logo perusahaan
• Kelengkapan peralatan didalam outlet/toko (seperti: AC, listrik, sound system &
komputer)
• Kamar bayi yang didekor sesuai standar dari Franchisor
• Perbedaan dominan warna, apabila ditentukan perbedaan showroom kamar bayi laki-
laki dan perempuan
• Kelengkapan alat peraga & furniture
Melakukan pemeriksaan ulang (double-check) untuk tahap persiapan yang meliputi:
• Kelengkapan rak-rak sesuai denah penempatan yang telah disepakati dan
ditandatangani manajemen Franchisor
• Semua barang dagangan sudah di display sesuai pada tempat dan pengelompokkan
produknya, termasuk label kode barang dan harga
• Kelengkapan alat tulis administrasi dan shopping bag
OOO PPP EEE RRR AAA SSS III OOO NNN AAA LLL TTT OOO KKK OOO
A. PERSIAPAN PEMBUKAAN TOKO BARU
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
35
• Kesiapan CSO dalam menguasai aspek setiap produk (test produk knowledge
diperlukan)
• Kesiapan Office boy dan Satpam yang sudah mengetahui segala tugas dan tanggung
jawabnya.
• Penempatan furniture lain-lain sesuai denah yang disepakati
• Pemasangan materi promosi pada tempatnya masing-masing (seperti: spanduk, umbul-
umbul, dll.)
LLAAUUNNCCHHIINNGG PPRROODDUUKK
Bagian Franchise Service juga akan mendukung outlet Franchisee dalam melaksanakan
program launching produk baru, seperti:
• Pembuatan brosur produk baru
• Pemesanan set produk baru
• Pemasangan signage POP & hanging mobile di sekitar produk baru yang akan
ditawarkan
• Penyusunan produk baru di outlet (windows display)
Proses pemesanan dilakukan oleh CSO ke bagian Logistik di kantor pusat Franchisor, dengan
mengadakan persiapan terlebih dahulu, seperti:
• Mengecek data penjualan harian di komputer
• Membuat daftar barang yang sudah terjual dan mengirimkannya ke bagian Logistik
Kantor Pusat berikut daftar pemesanan barang dagangan (proses +/- 1 minggu)
Pada saat penerimaan barang pesanan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
• Memeriksa jumlah dan keadaan barang yang dikirim (keutuhan/cacat, waktu
kadaluwarsa, kemasan, dsb.)
• Apabila barang yang diterima sudah diperiksa, memenuhi syarat dan sesuai dengan
surat pengantar, CSO menyerahkan Surat pengantar barang (delivery order) kepada
Supervisor toko untuk diperiksa ulang, dan ditandatangani
B. PEMESANAN BARANG DAGANGAN
C. PENERIMAAN BARANG DAGANGAN
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
36
• Meminta pengantar barang untuk menandatangi Delivery Order (DO), apabila ada
selisih barang dengan faktur (proses pengisian form Retur menyusul)
• Menyerahkan faktur kepada Administrasi toko untuk dilakukan input Penerimaan
Barang di komputer (Pencatatan atau stock barang)
• Supervisor menyerahkan kembali barang dagangan kepada CSO untuk dipasang label
kode barang dan harga
• CSO men-display barang dagangan yang baru diterima sesuai dengan
pengelompokkannya (sesuai panduan display)
Penataan barang dagangan dilakukan oleh CSO sesuai dengan pengelompokkan barang di rak-
rak yang telah ditentukan, misalnya:
• Berdasarkan kelompok usia, seperti: 0 s/d 12 bulan, atau 2 s/d 5 tahun
• Berdasarkan jenisnya, seperti: sepatu berdekatan dengan kaos kaki, barang-barang
keperluan mandi, dsb.
Agar persediaan barang dagangan selalu terjaga dengan baik, maka setiap akhir bulan
dilakukan stock opname oleh Supervisor dan CSO, dan diawasi oleh Pimpinan / Administrasi
toko.
Hal ini dilakukan agar toko tidak sampai mengalami kelangkaan atau kehilangan barang
dagangan, serta mudah untuk memonitor apabila ada kehilangan barang.
Menghitung persediaan barang dagangan secara harian pada Stock Card (contoh terlampir),
membandingkan penjualan harian dengan barang yang masih tersedia dan pencocokan dengan
stock awal barang dagangan.
Supervisor dan/atau CSO dapat melakukan pemesanan barang kembali (repeat order)
berdasarkan analisa penjualan mingguan maupun harian. Surat Pemesanan barang yang sudah
ditandatangani oleh Supervisor toko dikirim ke bagian Logistik kantor pusat, dengan
menginformasikannya terlebih dahulu melalui fax dan telepon.
Franchisee yang melakukan pemesanan juga harus memperhitungkan jeda waktu kekosongan
barang dagangan di toko dan lamanya pengiriman pesanan barang, sehingga tidak akan terjadi
kekosongan pada rak display barang.
D. DISPLAY BARANG
E. MENGHITUNG PERSEDIAAN (STOCK) BARANG DAGANGAN
F. PEMESANAN KEMBALI (REPEAT ORDER)
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
37
Proses Retur Barang dilakukan pada saat toko menemukan barang rusak atau tidak sesuai
pesanan pada saat pengiriman barang. Pengisian form Retur Barang dan ditandatangani oleh
Supervisor toko. Form berikut barang yang dikembalikan dapat dikirimkan kembali ke bagian
Logistik pada saat bersamaan dengan penerimaan barang, atau saat pengiriman barang
berikutnya. Proses yang sama juga dapat dilakukan untuk barang-barang konsinyasi dan
supplier, untuk ditukar dengan barang yang baru. Selalu mencantumkan tanggal dan kode
barang pada saat retur. (contoh form terlampir)
Stock Opname juga dilakukan pada akhir bulan untuk barang-barang konsinyasi, yang
dilakukan oleh pemilik barang (supplier) didampingi oleh CSO. Hasil pemeriksaan stock
kemudian ditandatangani oleh pemilik barang, CSO dan sepengetahuan Supervisor. Satu copy
disimpan untuk arsip toko.
Untuk kepentingan usaha Franchisee sendiri, perlu dibuat laporan sebagai berikut:
11.. LLAAPPOORRAANN PPEENNJJUUAALLAANN
Dilakukan secara harian dan rekapitulasinya secara bulanan, meliputi antara lain:
- Jumlah uang hasil transaksi penjualan harian
- Jumlah barang hasil transaksi penjualan
- Item/jenis barang barang yang laku terjual
- Tanggal penjualan
- Nama pembuat laporan dan Supervisor jaga
- Tanggal pembuatan laporan
22.. LLAAPPOORRAANN SSTTAATTUUSS BBAARRAANNGG DDAAGGAANNGGAANN
Yaitu pembuatan laporan mengenai situasi dan kondisi barang dagangan secara periodik, yang
meliputi antara lain:
- Jenis barang dagangan yang ada
- Jumlah barang dagangan yang ada
I. LAPORAN KEGIATAN OPERASIONAL SECARA PERIODIK
G. RETUR BARANG DAGANGAN
H. STOCK BARANG KONSINYASI
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
38
- Kondisi barang dagangan (mis.: rusak atau masih baik)
- Tanggal datang barang dagangan (umur barang)
- Nama pembuat laporan dan Supervisor
- Tanggal pembuatan laporan
LLAAPPOORRAANN KKEEPPAADDAA FFRRAANNCCHHIISSOORR
Franchisor biasanya memantau berbagai kegiatan dan hasil kerja di seluruh jaringan, maka
Franchisee diwajibkan untuk membuat laporan Keuangan kepada Franchisor secara berkala,
seperti:
• Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan
• Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan
• Laporan Analisa Penjualan Bulanan
• Laporan Stok Barang Konsinyasi
Terlampir dibawah contoh prosedur CSO dalam membuat Laporan Penjualan pada akhir
sessi pembelian oleh customer:
CUSTOMER SERVICE OFFICER (CSO)
K A S S A
Pembeli membuat kesepakatan pembelian
CSO membuat Nota Penjualan
Produk Dan Bon
Transfer
Menerima produk pilihan pembeli disertai dengan Bon Penjualan
S T A R T
Mengambil barcode bawah dari price list dengan melakukan sobekan pada proporasi yang
tersedia
Melakukan transaksi pembayaran dengan pembeli
Mengumpulkan hasil sobekan
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
39
Adakalanya pelanggan memesan barang-barang yang diluar ukuran standard yang sudah ada.
Maka outlet akan menjalankan prosedur special order untuk dikirimkan ke bagian Logistik
kantor pusat.
Barang-barang yang dapat dijadikan special order adalah:
- Barang-barang untuk perlengkapan box bayi / accessories box seperti: sprei, bantal
guling + sarung, bumper, selimut, canopy, valence, kelambu + pengait tempat popok,
tempat tissue, dsb.
- Furniture, seperti: lemari, baby box, baby tafel, dsb.
PPRROOSSEEDDUURR PPEEMMBBAAYYAARRAANN SSPPEECCIIAALL OORRDDEERR
Pembayaran langsung atau pemberian DP 50% dari total pemesanan, sisa pembayaran harus
dibayarkan sebelum pengiriman. Barang pesanan dikirim ke rumah pelanggan.
Memberitahukan kepada pelanggan lama waktu pemesanan sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
(contoh form special order terlampir)
DI AKHIR SESI PENJUALAN
Mengambil sobekan barcode dari Proporsi yang terkumpul
Mengambil kumpulan barcode hasil penjualan lalu lekatkan pada form
Laporan Penjualan (pastikan form tidak kusut/terlipat)
F I N I S H
DI AKHIR SESI PENJUALAN
Mengumpulkan dan menyerahkan hasil sobekan
KEUNGGULAN: Setiap proporasi yang tersobek sesuai dengan produk yang terjual KELEMAHAN: Prosedur tidak bersifat mandiri tetapi melibatkan personel lain (yg berarti melakukan kesepakatan kerja dengan pihak diluar perusahaan)
J. PESANAN KHUSUS (SPECIAL ORDER)
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
40
Outlet ini dapat dikatakan sebagai butik yang menyediakan produk-produk ekslusif
perlengkapan bayi dan ibu hamil, maka interior ruang dan dekorasi biasanya disesuaikan
dengan produk yang ditawarkan.
Musik yang disajikan biasanya musik-musik lembut atau lagu anak-anak berbahasa Inggris.
Untuk panduan lampu dibuat sedemikian rupa hingga menampilkan kesan lembut tanpa
mengenyampingkan tampilan produknya, seperti: mengarahkan lampu sorot ke produk-
produk, pemasangan table-lamp di kamar bayi, lampu display, dsb.
MMEEMMBBEERRSSIIHHKKAANN TTOOKKOO
Kebersihan merupakan hal penting untuk menjaga keserasian suasana kerja di toko dan untuk
menjaga keinginan pelanggan kembali ke toko.
Pembagian tugasnya adalah sebagai berikut:
• Office Boy/Helper bertugas menyapu halaman, menyiram tanaman, membersihkan
kaca, lantai, rak, fixture, ruangan kasir, kamar mandi, meja special order (S.O.)
maupun furniture (mebel)
• CSO bertugas membersihkan/merapikan/menata barang/men-display ulang barang
yang berada di dalam toko, meja kasir dan meja S.O.
MMEELLAAKKUUKKAANN PPEENNYYIIMMPPAANNAANN PPEERRAALLAATTAANN TTUUMMAAHH TTAANNGGGGAA TTOOKKOO
Berbagai peralatan dan perlengkapan kerja maupun keperluan lain di toko, tidak hanya ditata
didalam ruangan toko itu sendiri.
Beberapa diantaranya harus disimpan dengan rapi didalam gudang toko. Supervisor toko
bertanggung jawab terhadap jumlah barang perlengkapan untuk jangan sampai terjadi
kehilangan
K. PANDUAN MUSIK & LAMPU
PPPEEERRRAAAWWWAAATTTAAANNN DDDAAANNN PPPEEEMMMEEELLLIIIHHHAAARRRAAAAAANNN TTTOOOKKKOOO
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
41
Yang diperlukan adalah, sebagai berikut:
1. Menyiapkan uang tunai sejumlah nominal tertentu (misalnya Rp.200.000,-) yang
terdiri dari uang recehan
2. Menyiapkan Buku Petty Cash (PC)
3. Semua transaksi harian dicatat didalam buku PC untuk perhitungan pengeluaran harian
4. Saldo harian tidak boleh melebihi modal awal harian
(contoh buku PC terlampir)
Bank Masuk
Contoh:
Penjualan tanggal ……………TOTAL: Rp. 10.000.000,-
- Sales Tunai Rp. 3.000.000,-
- Debit Card Rp. 2.000.000,-
- Credit Card Rp. 5.000.000,-
TOTAL: Rp.10.000.000,-
Sales Tunai 09.00 s/d 13.00 langsung disetor ke Bank
Sales Tunai diatas jam 13.00 disetor keesokan paginya.
Hasil Penjualan tidak boleh disimpan lebih dari 1 hari, harus disetorkan setiap hari ke Bank.
PPEENNCCAATTAATTAANN KKEEUUAANNGGAANN ((PPOOSSTTIINNGG))
Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar
untuk membuat laporan Keuangan yang benar, dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai
dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam
hal penjualan), sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin.
A. MEMPERSIAPKAN MODAL HARIAN
SSSIIISSSTTTEEEMMM PPPEEENNNGGGEEELLLOOOLLLAAAAAANNN KKKEEEUUUAAANNNGGGAAANNN
B. MENYIMPAN HASIL PENJUALAN HARIAN
C. PEMBUKUAN & LAPORAN KEUANGAN
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
42
LLAAPPOORRAANN BBUULLAANNAANN
Franchisee akan membuat Laporan Keuangan kepada Franchisor secara berkala, berupa:
• Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan)
• Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan
• Laporan Analisa Penjualan Bulanan, termasuk analisa keuangan mengenai hutang-
piutang, rencana arus kas serta analisa likwiditas
• Laporan Stock Barang Konsinyasi
Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya,
Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana, tanpa menambah modal kerja atau apakah
diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.
PPEERRAANNGGKKAATT LLUUNNAAKK ((SSOOFFTTWWAARREE)) KKEEUUAANNGGAANN
Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan,
disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat
lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor. Franchisee diharapkan
menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor, agar dapat berinteraksi dengan sistem
keuangan Franchisor.
AADDMMIINNIISSTTRRAASSII KKEEUUAANNGGAANN
Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan, diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan
dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua
masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan.
Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan, yaitu: Bukti Penerimaan, Bukti
Pengeluaran dan Bukti Sementara. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak
dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama, tetapi belum memiliki
bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya.
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
43
PP EE MM AA SS AA RR AA NN
Tujuan kegiatan pemasaran adalah untuk mengembangkan sarana distribusi merk/produk
usaha Franchisor, untuk skala nasional maupun internasional, melalui suatu penjualan hak
Ekslusif terhadap pengelolaan rantai distribusi (chain-store) gerai/outlet, kepada pihak lain
(individu dan perusahaan) dalam bentuk franchise.
Perluasan pangsa pasar akan dapat lebih dikembangkan dengan menjalankan sistem Waralaba,
yang merupakan sistem strategi pemasaran yang tidak terlampau mengandalkan dana dan
SDM sendiri.
Untuk mendukung efektifitas komunikasi pemasaran Waralaba, pemanfaatan media informasi
dilakukan secara intensif dan konsisten, yang mencakup antara lain:
• Iklan dan Adventorial pada Majalah dan Koran skala nasional
• Lips Advertising pada FM Radio di beberapa kota besar
• Business Release (dan Presentasi Penjualan/Pemasaran)
• Press Conference
PP RR OO MM OO SS II
Sebagai salah satu hal yang dapat dipromosikan adalah dikalangan masyarakat bisnis adalah
Keunikan Usaha (Uniqueness). Keunikan atau orisinalitas dari suatu usaha (jasa, produk dan
citra) merupakan keunggulan tersendiri dari suatu usaha waralaba. Adanya orisinalitas usaha
menjadikan bisnis tersebut tidak mudah dimasuki, dan tidak mudah disaingi. Hal ini
menunjukkan pula keunggulan dari bisnis ini, yang tidak mudah ditiru dan diikuti oleh pihak
lain (misalnya: bentuk fixture, dan produk ekslusif berkwalitas tinggi buatan dalam negeri).
PPP EEE MMM AAA SSS AAA RRR AAA NNN DDDAAANNN PPP RRR OOO MMM OOO SSS III
A. TUJUAN KEGIATAN
A. KEUNIKAN (UNIQUENESS)
B. PENUNJANG PROGRAM
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
44
Program-program pemasaran akan efektif bila didukung dengan promosi yang baik dan
berkelanjutan, hingga mencapai target sasaran, yang mana secara tidak langsung juga akan
mencapai target penjualan. Oleh karena itu promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang
tidak dapat dipisahkan dan saling menunjang dalam kegiatan usaha.
Program Promosi tersebut dapat berjalan hanya atas persetujuan pihak manajemen kantor pusat
Franchisor.
Program promosi biasanya juga didukung oleh program lain, seperti Baby Fair ataupun
Seminar mengenai Anak & Ibu Hamil, yang bertujuan untuk:
1. Memperkenalkan / memberi petunjuk atas kehadiran outlet/toko kepada masyarakat
lingkungan
2. Meningkatkan penjualan toko (baik secara berkala, maupun dalam situasi-situasi
khusus)
3. Meningkatkan citra usaha
Contoh Atribut untuk promosi :
11.. PPRROOMMOOSSII NNAASSIIOONNAALL
Rencana Program Promosi Nasional Tahunan dibuat dan diselenggarakan oleh Franchisor
berikut penyediaan segala fasilitas perlengkapan atau barang sehubungan dengan kegiatan
promosi.
Tujuannya untuk memperkenalkan keberadaan outlet/toko kepada masyarakat. Promosi ini
wajib diikuti dan dijalankan oleh seluruh outlet/toko (Franchisee).
Jadwal Program Promosi:
- Pada saat Soft Opening outlet/toko (berkisar antara 1 – 3 bulan)
- Pada saat Grand Opening outlet/toko (dimana toko sudah benar-benar siap untuk
beroperasi)
Pada saat ini operasional penjualan juga melakukan kegiatan-kegiatan promosi toko, seperti:
• Program Diskon
• Pemasangan spanduk & umbul-umbul
• Menyebarkan brosur
B. PROGRAM PROMOSI
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
45
• Memasang iklan di media cetak
• Memberikan gift / cendera mata
PPrroommoossii PPrrooggrraamm DDiisskkoonn
Program Diskon merupakan salah satu daya tarik lain bersifat promosi dan dapat dilakukan
pada batasan-batasan tertentu:
• Pemberian Diskon Khusus untuk produk-produk yang kurang laku terjual
• Pemberian diskon untuk semua jenis produk pada event tertentu, seperti: Hari Raya,
Natal, selama beberapa hari yang telah ditentukan.
22.. PPRROOMMOOSSII LLOOKKAALL
Kegiatan promosi ini diselenggarakan oleh outlet/toko (Franchisee) dilingkungannya sendiri.
Tujuannya untuk mencapai target penjualan atau meningkatkan penjualan toko.
Dengan dukungan data-data dari Supervisor dan disesuaikan dengan kondisi pasar yang ada,
Kepala toko akan membuat Rencana Program Promosi Lokal Tahunan, untuk diajukan
kepada manajemen perusahaan Franchisor untuk mendapatkan persetujuan.
Promosi lokal dilaksanakan, misalnya dalam rangka ulang tahun toko atau memperkenalkan
toko baru, dalam bentuk:
- Penyebaran brosur dan pemasangan spanduk
- Memberikan cindera mata / souvenir / gift untuk pembelian pada jumlah nominal atau
kelipatan tertentu
- Pemasangan iklan di Media cetak
- Program iklan di Radio
- Program Diskon (Informasikan program ke Franchisor untuk mendapatkan
persetujuan, dan apabila memungkinkan, mendapatkan dukungan promosi seperti
kontribusi tambahan diskon maupun program bersama untuk seluruh outlet/toko.
PPRROOMMOOSSII LLOOKKAALL YYAANNGG DDIILLAAKKUUKKAANN SSEECCAARRAA IINNTTEERRNNAALL DDII DDAALLAAMM TTOOKKOO,
dengan tujuan:
- Memberikan informasi mengenai ketersediaan jasa dan produk di dalam outlet/toko yang
perlu diketahui oleh pelanggan
- Memotivasi pengunjung untuk melakukan impuls buying, yaitu melakukan pembelian
produk yang belum direncanakan
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
46
- Secara umum meningkatkan penjualan saat pelanggan berada di dalam toko, dengan
memasang atribut promosi di dalam maupun disekitar toko, seperti: pemasangan spanduk
di teras toko, umbul-umbul di areal parkir, hanging mobile, hanging paper banner, poster,
penyebaran flyer, leaflet di meja Kasir serta POP (Point Of Purchase).
CATATAN:
Yang perlu diperhatikan dalam penempatan produk POP (Point Of Purchase):
- Signage POP di dekat barang yang di promosikan
- Di sudut yang mudah terlihat (tidak terlalu tinggi/maupun terlalu rendah)
- Warna materi promosi sesuai dengan tata cara warna dan standarisasi identitas
toko
SSAALLEESSMMAANNSSHHIIPP PPRROOGGRRAAMM
(menyambut pelanggan, melayani pelanggan, menerima telepon, dll.)
• Kedatangan seorang pengunjung (atau seorang pelanggan) patut mendapat
ucapan/salam yang sopan, mis.: “Selamat Pagi, Siang/Sore”, bahkan kepada
pelanggan yang sudah sering datang bisa disambut dengan: “Apa kabar
Bapak/Ibu….?”, menyebut nama pelanggan, akan membuat pelanggan merasa lebih
diperhatikan.
• Kedatangan pengunjung/pelanggan merupakan peluang bagi CSO untuk memberikan
pelayanan yang baik, menawarkan jasa bantuan, seperti: “Apa yang bisa kami bantu
Bapak/Ibu …..?” CSO dapat memberikan penjelasan yang lengkap selain informasi
yang memang dibutuhkan oleh pelanggan
• Berusaha menawarkan produk lainnya dalam upaya untuk meningkatkan penjualan
toko
• Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. Menyebutkan
nama perusahaan/outlet terlebih dahulu, salam dan kemudian menawarkan bantuan,
seperti: “Nama perusahaan - Selamat Pagi, ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan
mendengarkan dengan sabar inquire penelpon, sebelum menjawab setiap pertanyaan
dengan sopan dan jelas
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
47
PPEENNGGIIRRIIMMAANN BBAARRAANNGG KKEEPPAADDAA PPEELLAANNGGGGAANN
Beberapa jenis barang yang dibeli pelanggan, seringkali tidak mungkin untuk dibawa pulang
langsung oleh pelanggan, baik karena ukurannya maupun karena tidak adanya stock barang.
Barang yang dipesan dicatat dengan lengkap untuk dikirimkan kemudian. Menelpon
pelanggan untuk memberi kabar bahwa barang pesanan akan dikirimkan.
EEVVEENNTT PPEENNJJUUAALLAANN KKHHUUSSUUSS
Beberapa event penjualan khusus dapat dilakukan, misalnya pada saat launching desain
produk baru, atau dihubungkan dengan kegiatan program diskon.
Untuk event ini Franchisee perlu melakukan koordinasi dengan Franchisor, agar tidak
terbentur dengan program Franchisor yang sudah dijadwalkan.
PPEERRAANNGGKKAATT KKOOMMPPUUTTEERR
1. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor, CPU, Keyboard
dan Mouse, ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. Merk perangkat bisa
beragam, dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing
Franchisee.
2. Perangkat Lunak (Software)
Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu
sistem informasi pada komputer. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah
outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum, dan program aplikasi untuk
operasional toko (sistem penjualan dan kontrol).
SSIISSTTEEMM KKOOMMPPUUTTEERR
Pengenalan Sistem
Sebaiknya digunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem
Point Of Sales, sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko.
Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol, sebagai
berikut:
• Melakukan pemesanan barang kepada supplier
• Kontrol seluruh outlet/toko
PPPAAANNNDDDUUUAAANNN SSSIIISSSTTTEEEMMM &&& KKKOOOMMMPPPUUUTTTEEERRR
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
48
• Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu
Sedangkan sistem pada outlet, biasanya dipergunakan untuk:
• Transaksi penjualan
• Kontrol
• Stock internal
• Monitor penjualan, dan bila memungkinkan, bisa ditambahkan juga untuk:
• Pemesanan barang ke bagian Logistik
Penjelasan Sistem
Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan, seperti:
1. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis
barang yang dijual.
Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang, dan
supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke
outlet.
2. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru, kantor Pusat akan memberikan dan
memasukkan kode barang di komputer, baru kemudian
dikirimkan ke outlet.
3. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat, barang baru
dikirimkan ke setiap outlet.
4. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari
Supplier
5. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian
6. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan.
Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk,
Transaksi, Laporan dan Utility pada Menu Utama.
A. Pada Menu Produk, input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari:
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
49
5. Input Produk baru
6. Input Stock Awal
7. Input Barang Masuk
8. Input Pengeluaran Barang
B. Pada Menu Transaksi:
3. Input Penjualan
4. Input Retur Penjualan
C. Pada Menu Laporan terdiri dari:
1. Laporan Penjualan
2. Laporan Stock
3. Daftar Barang
D. Pada Utility terdiri dari:
1. Password
2. Backup Data
3. Kirim Data
Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk
menjalankanya, hasil apa yang didapatkan, dan pada saat apa input seharusnya dijalankan.
Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya
dengan semestinya.
PPEENNAANNGGAANNAANN MMAASSAALLAAHH KKOOMMPPUUTTEERR
Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana
mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari
pemakaian program aplikasi Franchisor.
Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya., baik itu kesalahan
teknis maupun non-teknis. Setiap masalah harus ditangani secara cepat, sehingga tidak ada
konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. Selain bantuan
yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer, panduan Franchisor
juga diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul.
Contoh:
Jenis masalah Masalah yang umum terjadi Cara Penangan
Masalah
Teknis
Komputer Hang
Komputer / Monitor tidak hidup
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
50
Tidak bisa print
Tampil pesan kesalahan pada monitor
Masalah
Non-Teknis
Salah entry
Untuk segera menghubungi Vendor, apabila timbul masalah diluar yang tertulis
Terlampir panduan Sistem dan Prosedur Operasional Toko, dengan ketentuan-ketentuan
sebagai berikut:
a. Tujuan
b. Personil toko yang dilibatkan/bertanggung jawab
c. Operasional Sisdur
d. Ketentuan yang harus diperhatikan (bila ada)
e. Flow chart
Sistem dan produser dimaksud mencakup:
- Pemesanan Barang Dagangan
- Penerimaan Barang Dagangan
- Pencatatan & Penyimpanan Stok Barang Dagangan
- Penghitungan Persediaan Barang Dagangan (Inventarisasi)
- Melakukan Pemesanan Barang Kembali (Repeat Order)
- Seleksi dan Retur Barang
- Penataan Barang di Display Area
- Membuat Laporan dan Status Barang Dagangan
- Transaksi Penjualan
- Transaksi Penerimaan & Pengembalian Barang Konsinyasi
- Penyediaan Stok Tunai (Mempersiapkan Modal Harian)
- Sistem Pencatatan Penjualan
- Penyimpanan Uang Hasil Penjualan
- Sistem Permintaan & Penggantian petty cash (PC)
- Laporan Keuangan Bulanan
- Laporan ke Franchisor
- Permintaan Kebutuhan Karyawan
Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
51
- Penerimaan Karyawan
- dsb.