Perlengkapan perkantoran adalah segala macam peralatan yang digunakan untuk mendukung semua aktivitas perkantoran

Faktor – faktor yang harus diperhatikan dalam memilih

peralatan perkantoran :

1. Tujuan penggunaan peralatan

2. Menentukan peralatan yang sesuai

3. Tingkat kegunaan peralatan

4. Spesifikasi Peralatan

5. Biaya peralatan

6. Proses operasional peralatan

7. Fitur keamanan

8. Flexsibilitas peralatan

9. Kemudahan penggunaan peralatan

10.Kecepatan operasi peralatan

11.Masukan dari operator peralatan

12.Standarisasi peralatan

I. Perbekalan Tata Usaha (Office Suplies)

Benda – benda yang dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan sehari – hari dari pegawai – pegawai tata usaha

Jenis – jenis barang perbekalan tata usaha :

1. Barang Lembaran

2. Barang Bentuk Lainnya

3. Alat Tulis

4. Alat Keperluan Lainnya

5. Mesin Perkantoran

6. Perabotan Perkantoran

7. Perlengkapan Lainnya

I. Perbekalan Tata Usaha (lanjutan) (Office Suplies)

Perlengkapan tata usaha digolongkan menjadi :

1. Awet Pakai

2. Habis Pakai

Menurut Leting Well, Robinson standar perlengkapan tata usaha terdiri dari : Baki surat Strapler Bak jepitan kertas Binder Cap tanggal Bantalan cap/penyerap Formulir Tanggalan meja Pena Tangkai pena Pensil hitam/warna Penghapus Gunting

I. Perbekalan Tata Usaha (lanjutan) (Office Suplies)

Menurut Frances King dan Louis Feldman standar perlengkapan tata usaha terdiri dari :

Mesin jumlah Lemari arsip Keranjang sampah Bak surat Jam Kamus Blangkon surat Amplop Kertas polos/bergaris Pelubang kertas, dsb

I. Perbekalan Tata Usaha (lanjutan) (Office Suplies)

Jenis buku – buku / referensi yang diperlukan dalam perbekalan tata usaha :

Ensiklopedi Buku tahunan Kamus Almanak Buku pegangan Atlas Daftar alamat

II. Mesin Perkantoran (Office Machine)

Segenap alat yang digunakan untuk mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, ataupun magnetik.

Macam – macam mesin perkantoran yang umum dipakai:

1. Mesin ketik

2. Mesin Reprography

3. Mesin hitung

4. Mesin keperluan surat-menyurat

5. Mesin komunikasi (telepon)

III. Perabotan Perkantoran (Office Furnitures)

Meliputi meja tulis dengan kursinya, lemari arsip dengan perlengkapannya untuk menyimpan warkat – warkat lainnya, meja biasa, rak, lemari besi, dan perabot lainnya seperti itu.

Kriteria meja tulis yang baik : Dari permukaan meja sampai lantai tak seluruhnya tertutup,

bagian bawahnya terbuka Permukaan meja tak berkilat Luas meja tak terlalu berlebihan Ukuran ideal 120 cm × 70 cm untuk staf dan pimpinan 130 cm x

80 cm atau 150 cm x 50 cm

III. Perabotan Perkantoran (lanjutan) (Office Furnitures)

Kriteria kursi yang baik :Dapat diatur tinggi rendahnyaDibuatnya kokoh ( kerangka dari baja atau kayu)Sesuai dengan bentuk badan orangPunya penyangga belakang

Contoh – contoh kursi :Kursi pegawai tata usahaKursi sekretarisKursi pejabatKursi rapat

Pengelolaan

Adalah suatu rangkaian kegiatan yang meliputi perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran dan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran, penggunaan dan pemeliharaan serta penghapusan di dalam kerangka pengawasan/pengendalian dan inventarisasi terhadap barang milik kekayaan negara.

PERENCANAANKEBUTUHAN

PENGHAPUSAN PENGANGGARAN

PEMELIHARAAN PENGADAAN

PENGENDALIAN/INVENTARISASI

PENYIMPANAN/PENYALURAN

Inventarisasi

Dasar hukum Surat Men-Keu No. 5-106/MK01/1990 tanggal

9 Februari 1990 Keputusan Kepala BPS No. 045 tahun 1997

tanggal 21 Juli 1997 Disusun oleh ROKAP – BPS bersama Badan

Akutansi Keuangan Negara – Departemen Keuangan Republik Indonesia

Inventarisasi (2)

Tujuan InventarisasiTertib administrasi barangPenghematan keuangan negaraLaporan inventarisasi BK/MN sebagai bahan

penghitungan Kekayaan NegaraMempermudah pengawasan barang-barang

Inventarisasi (3)

FungsiMenyediakan data untuk merencanakan dan

menentukan kebutuhan barangMemberikan informasi untuk dijadikan bahan

pengarahan pengadaan barang.Memberikan pedoman dalam rangka pendistribusian

barang.Memberikan petunjuk dalam rangka pemeliharaan

barang.Menyediakan informasi tentang keadaan barang,

kondisi baik, rusak, berlebihan atau kurang.Mempermudah pengawasan barang

Inventarisasi (5)

Klasifikasi Barang InventarisTujuannya adalah mempermudah penataan

administrasi serta pengawasan dan pengenalan barang BMKN yang berada di instansi pemerintah

1. Barang Tidak Bergerak (dibagi menjadi 10 bidang)

2. Barang Bergerak (dibagi menjadi 19 bidang)3. Hewan, ikan dan tanaman4. Barang Persediaan:

1. Barang Pakai Habis2. Barang Tak Habis Pakai3. Barang Bebas Dipakai

Inventarisasi (4)

Sasaran semua barang inventaris milik negara yang dikuasai oleh Departemen, lembaga- Tinggi, Lembaga non departemen, beserta unit-unit lainnya baik yang berada di Pusat, daerah, maupun luar negeri

Dokumen Inventarisasi:Buku InventarisDaftar Inventaris RuanganKartu Inventaris BarangDaftar Inventaris LainnyaLaporan Mutasi Barang TriwulanLaporan Tahunan

Penanggung Jawab IKN (BPS)

Tingkat PBI penanggung jawab IKN adalah Kepala BPS yang sehari-harinya dilaksanakan oleh Kepala Biro Umum

Tingkat PPBI penanggung jawab IKN adalah Kepala BPS Provinsi yang sehari-harinya dilaksanakan oleh Kepala Bagian Tata Usaha

Tingkat UPB penanggung jawab IKN adalah di BPS Kab/kota yang sehari-harinya dilaksanakan oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Penghapusan Barang Inventaris

Berdasarkan Keputusan Menkeu No.470/KMK.01/1994, penghapusan adalah keputusan pejabat yang berwenang menghapus barang dari BI dengan tujuan membebaskan bendaharawan barang dan atau PPBI dari pertanggungjawaban administrasi barang dan fisik BMKN yang berada di bawah pengurusan dan penguasaannya sesuai perundang-undangan yang berlaku.

Tujuan penghapusan Inventaris

• Menuju tertib pelaksanaan penghapusan BMKN atau barang kekayaan pemerintah daerah

• Menuju kepada adanya kesatuan bahasa atau keseragaman pelaksanaan penghapusan

• Menuju pada efisiensi dan efektivitas dalam pemanfaatan barang secara optimal oleh setiap departemen/ lembaga

• Menetapkan suatu landasan umum penghapusan dan pemanfaatan BMKN atau barang kekayaan pemda sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku

• Membebaskan bendaharawan barang atau pengurus barang dari pertanggungjawaban adminstrasi barang dan fisik

Manfaat Penghapusan Barang

Mencegah terjadinya kerugian negara sebagai akibat tidak dilaksanakannya penghapusan sedini mungkin

Meningkatkan penerimaan negara bukan pajak

Menekan biaya operasional terhadap barang-barang yang sudah waktunya dihapus

Alasan Penghapusan

Barang bergerak pertimbangan teknis

Tak dapat digunakan karena tidak ekonomis bila perbaiki. Tak dapat dipergunakan lagi karena usang. Telah melampaui batas kegunaan. Mengalami perubahan spesifikasi. Selisih kurang dalam timbangan disebabkan susut penyimpanan.

Pertimbangan ekonomis Berlebih Menguntungkan bila dihapus (biaya operasional lebih tinggi dari

manfaat)Karena hilang / kekurangan perbendaharaan atau kerugian

Kesalahan/kelalaian pengelola barang Kecelakaan atau alasan tak terduga Mati tanaman dan hewan

Alasan Penghapusan (2)

Barang tak bergerak Rusak berat Terkena planologi kota Kebutuhan organisasi karena perkembangan tugas Penyatuan lokasi dalam rangka efisiensi Pertimbangan hankam

Pelaporan Inventaris

Fungsi laporan inventarisPertanggungjawabanPengawasanMenyusun rencana kebutuhanMenyusun rencana penghapusanEvaluasiPengambilan keputusan