Contoh Laporan Residensi Farmasi

7/23/2019 Contoh Laporan Residensi Farmasi

http://slidepdf.com/reader/full/contoh-laporan-residensi-farmasi 1/76

BAB 1

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Era globalisasi sekarang ini terjadi pertumbuhan yang sangat pesat diberbagai sektor

industri, termasuk industri kesehatan. Pertumbuhan industri kesehatan ini diiringi dengan

semakin ketatnya persaingan antara pemberi layanan kesehatan. Rumah sakit dengan

fasilitas dan peralatan yang modern dan terlengkap berlomba-lomba memberikan

pelayanan terbaik bagi pelanggannya dan menjadi rumah sakit yang terdepan dalam

memberi jasa pelayanan kesehatan.

Kesehatan benar-benar diperhatikan oleh pemerintah, dibuktikan dengan pembuatan

Undang-undang No 36 tahun 2009 pada bab II pasal 3 tentang kesehatan, menyatakan

bahwa pembangunan kesehatan bertujuan untuk meningkatkan kesadaran, kemauan dan

kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan masyarakat

yang setinggi-tingginya, sebagai investasi bagi pembangunan sumber daya yang produktif

secara sosial dan ekonomis.

Rumah sakit sebagai suatu organisasi pelayanan kesehatan yang khas semula hanya

melaksanakan penyembuhan dan pemulihan saja, saat ini berkembang menjadi sarana

untuk melaksanakan upaya peningkatan dan pencegahan penyakit pula. Sejalan dengan

perkembangan ilmu pengetahuan, sosial budaya dan ekonomi masyarakat, rumah sakit

yang tadinya sebagai sosio medik berubah menjadi sosio ekonomi, akibatnya rumah sakit

harus memperhatikan pelayanan.

Pada dasarnya pelayanan kesehatan yang diberikan dirumah sakit adalah pelayanan

medik,penunjang medik dan penunjang non medik. Pelayanan medik merupakan tugas

pokok rumah sakit dan lebih bersifat fungsional, serta ditandai dengan banyaknya tenaga

profesional yang bekerja. Pelayanan medik merupakan produk unggulan yang memegang

peranan penting dalam proses penyembuhan pasien, tetapi tidak berhasil dengan baik bila

1



tidak didukung oleh pelayanan laboratorium, farmasi, radiologi, loundry, gizi serta

pelayanan lainnya yang merupakan kelompok penunjang medik dan penunjang non

medik. (Dharma, 2008).

Dengan adanya perubahan paradigma kesehatan dan penerapan undang-undang

pemerintahan dan otonomi daerah, maka keberadaan rumah sakit sekarang ini harus

berupaya untuk melakukan pengembangan disemua bidang. Peningkatan mutu rumah

sakit dilakukan pada bidang pelayanan yang sesuai standart dan dilakukan disemua

instalasi, termasuk instalasi farmasi.

Pelayanan farmasi merupakan salah satu kegiatan di rumah sakit yang menunjang

pelayanan kesehatan yang bermutu. Pelayanan farmasi adalah bagian yang tidak

terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan rumah sakit yang utuh dan berorientasi

kepada palayanan pasien,penyediaan obat yang bermutu, termasuk pelayanan farmasi

klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. (Kepmenkes RI No.1197 Menkes/

SK/X/2004)

Farmasi merupakan bagian terpenting di sektor rumah sakit. Farmasi mempunyai

pengaruh besar terhadap rumah sakit dan berbagai organisasi pelayanan kesehatan.

Instalasi farmasi rumah sakit bertanggung jawab terhadap semua perbekalan farmasi dan

termasuk salah satu revenue center di rumah sakit (Rakhmisari D, 2006).

Farmasi merupakan salah satu unit yang memberi pendapatan yang cukup berarti

untuk sebuah rumah sakit, besarnya omset obat dapat mencapai 50-60 % dari anggaran

rumah sakit (Trisnantoro L,2004). Adanya tuntutan pasien dan masyarakat akan mutu

pelayanan farmasi, mengharuskan adanya perubahan pelayanan paradigma lama ke

paradigma baru. Melihat hal diatas maka dapat disimpulkan bahwa layanan farmasi

sebagai Revenue Center sangat penting bagi RS.

Peningkatan mutu layanan farmasi sangat dibutuhkan, agar pelayanan farmasi lebih

optimal, karena itu maka penulis mencoba meneliti, mengamati pelayanan farmasi dan

salah satunya adalah pelayanan resep rawat jalan di Instalasi Farmasi di RS Grha Permata

Ibu dari bulan November 2014 sampai dengan bulan Desember 2014

2



2. Tujuan Residensi

1. Tujuan Umum :

Penulis dapat memahami gambaran umum Pelayanan di Instalasi farmasi Rawat Jalan

secara langsung melalui pengamatan di Rumah Sakit Grha Permata Ibu.

2. Tujuan Khusus :

Memahami manajemen farmasi, fasilitas dan peralatan, alur proses pelayanan farmasi

dan capaian kinerja instalasi farmasi.Rumah Sakit Grha Permata Ibu.

3. Manfaat Residensi

1. Bagi Rumah Sakit :

a. Rumah Sakit dapat memanfaatkan mahasiwa residensi dalam membantu

mencarikan solusi dalam menyelesaikan masalah yang ada

b. Rumah Sakit dapat memanfaatkan kegiatan residensi ini sebagai evaluasi dan

kontrol kegiatan operasional di unit mahasiswa melakukan pengamatan.

2. Bagi Program Studi Magister Administrasi Rumah Sakit :

a. Hasil kegaitan residensi menjadi umpan balik bagi pengembangan materi

kurikulum dan metode pembelajaran di program Studi MARS URINDO.

b. Terbinanya jaringan kerjasama yang sangat potensial bagi pengembangan Program

Studi MARS URINDO.

3. Bagi Mahasiswa :

3



a. Mendapatkan gambaran yang nyata dalam penerapan hasil perkuliahan pada

proses adminisrtrasi rumah sakit tempat residensi

b. Meningkatkan kemampuan melakukan pengkajian terhadap suatu masalah melalui

pendekatan pemecahan masalah.

4. Ruang lingkup Residensi

Pelaksanaan kegiatan residensi dilakukan dirumah sakit Grha Permata Ibu yang beralamat

di Jalan K.H M.Usman, No 168, Kelurahan Kukusan Kecamatan Beji Kota Depok. Unit

kerja yang diambil adalah Instalasi Farmasi. Metode yang digunakan adalah melakukan

pengamatan secara langsung (observasi dan wawancara) kepada Kepala Instalasi Farmasi,

pelaksana dan pasien pada bulan November 2014 sd Februari 2015.

BAB II

TINJAUAN TEORI

2.1. Pengertian Instalasi Farmasi Rumah Sakit secara Umum

4



Instalasi farmasi rumah adalah bagian dari rumah sakit yang bertugas

menyelenggarakan, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan

pelayanan farmasi serta melaksanakan pembinaan teknis kefarmasian di rumah sakit

(Dirjen dan Alkes RI, 2010).

Didalam Keputusan Menteri Kesehatan No 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang

standar pelayanan rumah sakit disebutkan bahwa pelayanan farmasi rumah sakit adalah

bagian dari sistem pelayanan rumah sakit yang berorientasi pada pelayanan pasien.

Didalam Keputusan Menteri Kesehatan No 1197/menkes/SK/X/2004 tentang standar

pelayanan farmasi dirumah sakit disebutkan bahwa pelayanan farmasi rumah sakit

merupakan salah satu kegiatan rumah sakit yang menunjang pelayanan kesehatan yang

bermutu. Pelayanan kefarmasian adalah pelayanan kefarmasian dalam penggunaaan obat

dan alat kesehatan.

Farmasi merupakan salah satu unit dirumah sakit yang mempunyai tugas yang cukup

berat. Oleh karena itu pengelolaan farmasi harus mempertimbangkan faktor-faktor

ekonomi, kepentingan ilmiah atau profesi dan faktor pasien. Diperlukan persediaan

farmasi yang tepat.

Organisasi pelayanan farmasi diselenggarakan dengan visi,misi,tujuan dan bagan

organisasi yang mencerminkan penyelenggaraan berdasarkan filosofi pelayanan

kefarmasian. Bagan organisasi adalah bagan yang menggambarkan pembagian tugas,

koordinasi dan kewenangan serta fungsi. Kerangka organisasi minimal mengakomodasi

penyelenggaraan pengelolaan perbekalan, pelayanan farmasi klinik dan manajemen

mutu. Organisasi farmasi disesuaikan dengan situasi dan kondisi rumah sakit.

Farmasi adalah suatu profesi kesehatan yang berhubungan dengan pembuatan dan

diistribusi dari produk yang berkhasiat obat.hal ini merupakan seni dan ilmu pembuatan

dari sumber alam atau sintetik menjadi material atau produk yang cocok dan enak

dipakai untuk mencegah, mendiagnosa atau pengobatan penyakit. Pembuatan produk

meliputi pengetahuan, kombinasi, analisa dan standarisasi obat. Farmasi juga meliputi

5



profesi yang sah dan fungsi ekonomi dari distribusi produk yang berkhasiat obat yang

baik dan aman.(M.Anief, 2008).

Instalasi farmasi rumah sakit harus menyediakan obat untuk terapi yang optimal bagi

semua penderita dan menjamin pelayanan bermutu tinggi dan paling bermanfaat dengan

biaya minimal. Jadi Instalasi farmasi rumah sakit adalah satu-satunya unit dirumah sakit

yang bertugas dan bertanggung jawab sepenuhnya pada pengelolaan semua aspek yang

berkaitan dengan obat/perbekalan kesehatan yang beredar dan digunakan di rumah sakit

tersebut. Instilasi farmasi rumah sakit bertanggung jawab mengembangkan suatu

pelayanan farmasi yang luas dan terkoordinasi dengan baik dan tepat untuk memenuhi

kebutuhan berbagai bagian atau unit diagnosis dan terapi, unit pelayanan keperawatan,

staf medis dan rumah sakit keseluruhan untuk kepentingan pelayanan penderita yang

lebih baik.(Siregar C, 2004).

Berdasarkan uraian diatas maka instalasi farmasi rumah sakit diartikan sebagai suatu

departemen atau unit atau bagian disuatu rumah sakit dibawah pimpinan apoteker dan

dibantu oleh beberapa orang apoteker yang memenuhi persyaratan perundang-undangan

yang berlaku dan bertangguang jawab atas semua pekerjaan serta pelayanan kefarmasian

yang terdiri dari pelayanan paripurna yang mencakup perencanaan, pengadaan, produksi,

penyimpanan perbekalan kesehatan atau sediaan farmasi, dispensing obat berdasarkan

resep dari penderita saat tinggal dan rawat jalan , pengendalian mutu dan pengendalian

distribusi dan penggunaan seluruh perbekalan kesehatan di rumah sakit. Pelayanan

farmasi klinik umum dan spesialis mencakup pelayanan langsung pada penderita dan

pelayanan klinik yang merupakan program rumah sakit secara keseluruhan. (Siregar C,

2004).

2. Tugas Pokok dan Fungsi Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Tugas Pokok dan Fungsi Instalasi Farmasi Rumah Sakit menurut Keputusan Menteri

Kesehatan Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004, adalah sebagai berikut :

6



1. Melangsungkan pelayanan farmasi untuk optimal

2. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan farmasi profesional berdasarkan prosedur

kefarmasian dan etika profesi

3. Melaksanakan komunikasi, informasi dan edukasi

4. Memberi pelayanan bermutu melalui analisa dan evaluasi untuk meningkatkan mutu

pelayanan farmasi

5. Melakukan pengawasan berdasarkan aturan-aturan yang berlaku

6. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan di bidang farmasi

7. Mengadakan penelitian dan pengembangan di bidang farmasi

8. Memfasilitasi dan mendorong tersusunnya standar pengobatan dan formularium

rumah sakit

Fungsi Instalasi Farmasi Rumah Sakit, antara lain :

1. Pengelolaan perbekalan farmasi yang meliputi :

a. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit

b. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal

c. Mengadakan perbekalan farmasi berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat

sesuai ketentuan yang berlaku

d. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanankesehatan rumah sakit

e. Menerima perbekalan farmasi sesuai spesifikasi dan ketentuan yang berlaku

f. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai spesifikasi dan persyaratan kefarmasian

g. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di rumah sakit.

7



2. Pelayanan kefarmasian dalam penggunaan obat dan alat kesehatan yang meliputi :

a. Mengkaji intruksi pengobatan/resep pasien

b. Mengidentifikasi masalah yang berkaitan dengan penggunaan obat dan alat

kesehatan

c. Mencegah dan mengatasi masalah yang berkaitan dengan obat dan alat kesehatan

d. Memantau efektifitas dan keamanan penggunaan obat dan alat kesehatan

e. Memberi informasi kepada petugas kesehatan, pasien atau keluarga

f. Memberi konseling kepada pasien atau keluarga

g. Melakukan pencampuran obat suntik

h. Melakukan penyiapan nutrisi parenteral

i. Melakukan penanganan obat kanker

j. Melakukan penentuan kadar obat dalam darah

k. Melaporkan pencatatan setiap kegiatan

3. Sistem Manajemen Farmasi Rumah Sakit

Manajemen adalah usaha atau kegiatan yang secara efektif dan efisien untuk mencapai

tujuan yang ditetapkan dengan menggunakan bantuan orang lain. Sistem adalah

kumpulan bagian-bagian yang berhubungan dan membentuk kesatuan yang kompleks

dan masing-masing bagian bekerja sama dan terkait dalam mencapai kesatuan sasaran

dalam situasi yang kompleks. (M.Anief, 2008)

8



Tanda sistem administrasi :

1. Ada orientasi atas sasaran berupa tingkah laku yang terarah

2. Ada rasa kesatuan dan kebersamaan

3. Ada sifat keterbukaan, yaitu kegiatan bagian-bagiannya menghasilkan sesuatu

4. Ada sifat ketergantungan antar bagian, oleh karena itu masing-masing bagiannya

menghasilkan sesuatu

5. Ada mekanisme pengawasan yaitu adanya kekuatan untuk menjaga sistem

Sebagai mekanisme pengawasan sistem organisasi bertindak sistem manajerial. Jadi

sistem manajerial bertanggung jawab terhadap pengaturan orang, struktur,teknik dan

informasi dalam mencapai tujuan. (M.Anief, 2006)

Administrasi dan pengelolaan pelayanan farmasi diselenggarakan dan diatur demi

berlangsungnya pelayanan farmasi yang efisien dan bermutu, berdasarkan fasilitas yang

ada dan prosedur pelayanan keprofesian yang universal.

Administrasi dan pengelolaan pelayanan farmasi meliputi :

1. Adanya bagan organisasi lengkap yang menggambarkan garis tanggung jawab dan

koordinasi didalam maupun diluar pelayanan farmasi

2. Komite/Sub komite/panitia farmasi dan terapi.

9



Pengelolaan Apotik dirumah sakit meliputi :

1. PengelolaanApotik di Pelayanan Kefarmasian, meliputi (Syamsuni, 2006) :

a. P e m b u a t a n , p e n g o l a h a n , p e r a c i k a n , p e n g u b a h a n

bentuk,pencampuran ,penyimpanan dan penyerahan obat dan bahan obat

b. Pengadaan, penyimpanan,penyaluran dan penyerahan perbekalan kesehatan

dibidang farmasi lainnya. Perbekalan farmasi yang disalurkan oleh apotik

meliputi obat,bahan obat,obat asli indonesia,bahan obat asli indonesia,alat

kesehatan,kosmetik dan sebagainya.

c. Informasi mengenai perbekalan kesehatan dibidang farmasi meliputi :

- Pengelolaan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi lainnya yang

diberikan kepada dokter dan tenaga kesehatan lain maupun kepada

masyarakat.

- Pengamatan dan pelaporan informasi mengenai khasiat, keamanan,bahaya dan

atau mutu obat serta perbekalan farmasi lainnya

Tugas dan fungsi apotik (Syamsuni, 2006)

a. Tempat pengabdian profesi apoteker yang telah mengucap sumpah jabatan

b. Sarana farmasi untuk pelaksanaan peracikan,pengubahan bentuk,pencampuran

dan penyerahan obat atau bahan obat

c. Sarana penyaluran perbekalan farmasi dalam menyebarkan obat-obatan yang

diperlukan masyarakat secara luas.

2. Pengelolaan apotik dibidang material, meliputi :

a. Penyediaan,penyimpanan dan penyerahan perbekalan farmasi yang bermutu baik

dan keabsahannya terjamin

10



b. Penyediaan,penyimpanan dan pemakaian barang non perbekalan farmasi misal

rak obat,lemari,meja,kursi pengunjung apotek,mesin register dan sebagainya

3. Pengelolaan apotik dibidang administrasi dan keuangan, meliputi :

a. Pengelolaan serta pencatatan uang secara tertib, teratur dan berorientasi bisnis

b. Tertib dalam arti disiplin,mentaati peraturan pemerintah termasuk undang-undang

farmasi

c. Teratur dalam arti arus masuk dan keluarnya uang maupun barang dicatat dalam

pembukuan sesuai manajemen akuntansi maupun manajemen keuangan.

d. Berorientasi bisnis artinya tidak lepas dari usaha dagang yang mau atau tidak mau

harus mendapatkan untung dalam batas-batas aturan yang berlaku

4. P e n g e l o l a a n a p o t i k d i b i d a n g k e t e n a g a k e r j a a n m e l i p u t i :

pembinaan,pengawasan,pemberian insentif maupun pemberian sanksi terhadap

karyawan apotik agar timbul kegairahan,ketenangan kerja dan kepastian masa depan.

5. Pengelolaan apotik dibidang lainnya berkaitan dengan tugas dan fungsi apotik,

meliputi : pengelolaan dan penataan bangunan ruang tunggu,ruang racikan,ruang

penyimpanan,ruang penyerahan obat ruang administrasi dan ruang kerja

apoteker,tempat pencucian alat, toilet dan sebagainya

Pelayanan resep di instalasi farmasi rumah sakit, meliputi (Widiasari,2009)

1. Skrining resep meliputi :

• Nama,SIP,alamat dokter

• Tanggal penulisan resep

11



• Tanda tangan/paraf dokter penulis resep

• Nama, alamat,umur,jenis kelamin dan berat badan pasien

•

Cara pemakaian yang jelas/informasi lainnya.

2. Kesesuaian farmasetik : bentuk sediaan, dosis,potensi stabilitas,inkompetibilitas, cara

dan lama pemberian

3. Pertimbangan klinis : efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis,durasi,jumlah

obat,dll). Jika ada keraguan terhadap resep, hendaknya dikonsultasikan kepada dokter

penulis resep dengan memberikan pertimbangan alternative seperlunya.

Penyiapan obat di Instalasi Farmasi

1. Peracikan,merupakan kegiatan menyiapkan,menimbang,mencampur,mengemas dan

memberikan etiket pada wadah. Dalam melaksanakan percikan obat harus dibuat

suatu prosedur tetap dengan memperhatikan dosis,jenis dan jumlah obat serta

penulisan etiket yang benar.

2. Etiket harus jelas dan dapat dibaca

3. Kemasan obat yang diserahkan hendaknya dikemas dengan rapih dalam kemasan

yang cocok sehingga terjaga kualitasnya. Sebelum diserahkan kepada pasien harus

dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep

4. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai pemberian informasi obat dan

konseling kepada pasien.

5. Informasi obat, apoteker harus memberi informasi yang benar, jelas dan mudah

dimengerti,akurat,tidak bias,etis,bijaksana dan terkini. Informasi obat pada pasien

sekurang-kurangnya meliputi cara pemakaian obat,cara penyimpanan obat,jangka

waktu pengobatan,aktifitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama

terapi.

6. Konseling, apoteker harus memberikan konseling, mengenai sedaiaan farmasi,

pengobatan dan perbekalan kesehatan lainnya, sehingga dapat memperbaiki kualitas

12



hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau

penggunaan obat yang salah.

7. Monitoring penggunaan obat,setelah penyerahan obat pada pasien,apoteker

melakukan pemantauan penggunaan obat,terutama untuk pasien tertentu, seperti

kardiovaskuler,diabetes,TBC,asma dan penyakit kronis lainnya.

8. Promosi dan edukasi, dalam rangka pemberdayaan masyarakat,apoteker harus

memberikan edukasi apabila masyarakat ingin mengobati diri sendiri untuk penyakit

ringan dengan memilihkan obat yang sesuai dan apoteker ikut membantu diseminasi

informs antara lain dengan penyebaran leaflet/brosur,poster,penyuluhan dan lain-lain.

4. Unsur-unsur Manajemen Farmasi

4.1. Sumber Daya Manusia Farmasi Rumah Sakit

sumber daya manusia farmasi rumah sakit adalah semua tenaga kerja yang terlibat

dalam kegiatan kefarmasian rumah sakit. Yang dimaksud dengan tenaga yang

memenuhi klasifikasi untuk mengelola perbekalan farmasi adalah tenaga kefarmasian

sesuai dengan undang-undang nomor 23 tahun 1992 tentang kesehatan,pasal 63 dan

SK Menkes Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004. Yang dimaksud dengan tenaga

kefarmasian berdasarkan peraturan Pemerintah RI, Nomor 32 tahun 1996 tentang

tenaga kesehatan adalah Apoteker,analis farmasi dan asisten apoteker.

Pimpinan farmasi adalah apoteker yang terdaftar di departemen kesehatan,

mempunyai izin kerja, pengalaman bekerja dirumah sakit minimal lebih dari 2 tahun

di farmasi rumah sakit, terdaftar di asosiasi profesi dan sudah mengikuti pelatihan

dalam bidang manajemen rumah sakit/manajemen kefarmasian atau pendidikan S2

yang berkaitan langsung dengan farmasi atau rumah sakit.

13



Jumlah ketentuan tenaga ditentukan oleh masing-masing rumah sakit berdasarkan

pola ketenagaan yang ditetapkan secara tertulis oleh pimpinan rumah sakit.

Evaluasi kenerja dari tenaga kefarmasian adalah proses penilaian kinerja yang

terkait dengan uraian tugas masing-masing dalam bidang pengelolaan perbekalan

farmasi dan atau pelayanan kefarmasian kepada pasien.

4.2. Fasilitas dan Peralatan

Harus tersedia ruangan, peralatan dan fasilitas lain yang dapat mendukung

administrasi,profesionalisme dan fungsi teknik pelayanan farmasi sehingga menjamin

terselenggaranya pelayanan farmasi yang fungsional, profesional dan etis.

Ruangan yang harus tersedia untuk mendukung pelayanan farmasi dirumah sakit

menurut Kepmenkes RI No,1197/Menkes/sk/X/2004 adalah :

a. Ruang kantor

Ruang kantor terdiri dari ruang pimpinan, ruang staf,ruangkerja/administrasi dan

ruang pertemuan.

b. Ruang produksi

Lingkungan ruang produksi harus rapi tertib dan efisien untuk meminimalkan

terjadinya kontaminasi sediaan dan dipisahkan antara ruang produksi sediaan non

steril dan ruang produksi sediaan steril

c. Ruang penyimpanan

Ruang penyimpanan harus memperhatikan kondisi,sanitasi,temperatur sinar/

cahaya, kelembaban dan ventilasi untuk menjamin mutu produk dan keamanan

petugas.

d. Ruang distribusi pelayanan

14



Ruang distribusi harus mencukupi seluruh kegiaan kefarmasian rumah sakit,

meliputi ruang distribusi utuk pelayanan rawat jalan (apotik), rawat inap dan

kebutuhan ruangan

e. Ruang konsultasi

Adanya ruang khusus yang dapat digunakan apoteker untuk memberikan

konsultasi pada pasien dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan kepatuhan

pasien.

f. Ruang informasi obat

Ruang informasi obat merupakan sumber informasi dan teknologi komunikasi

serta penanganan informasi yang memadai untuk mempermudah pelayanan

farmasi obat.

g. Ruang Arsip Dokumen

Ruang arsip merupakan ruang khusus yang memadai dan aman untuk memelihara

serta menyimpan dokumen dalam rangka menjamin agar penyimpanan sesuai

hukum, aturan, persyaratan dan teknik manajemen yang baik

Menurut Kepmenkes RI No 1197/Menkes/SK/X/2004 disebutkan bahwa instalasi

farmasi rumah sakit, fasilitas bangunan, ruangan dan peralatan harus memenuhi

ketentuan dan peundang-undangan kefaramasian yang berlaku, meliputi :

a. Lokasi harus menyatu dengan sistem pelayanan rumah sakit

b. Terpenuhinya luas yang cukup untuk penyelenggaraan manajemen, pelayanan

langsung pada pasien, dispensing serta penanganan limbah.

c. Dipisahkan juga antara jalur steril,bersih dan aerah abu-abu, bebas kontaminasi.

d. Pesyaratan ruang tentang suhu, pencahayaan, kelembaban, tekanan dan

keamanan baik dari pencuri maupun binatang pengerat

Peralatan minimal yang harus tersedia dalam pelayanan farmasi antara lain :

15



a. Peralatan untuk penyimpanan,peracikan dan pembuatan obat baik non steril

maupun aseptik

b. Peralatan kantor untuk administrasi dan arsip

c. Kepustakaan yang memadai untuk melaksanakan pelayanan informasi obat

d. Lemari penyimpanan khusus untuk narkotika

e. Lemari pendingin dan AC untuk obat yang termolabil

f. Penerangan,sarana air,ventilasi dan sistem pembuangan limbah yang baik

g. Alarm

4.3. Prosedur

Manfaat prosedur tetap yaitu :

a. Memastikan praktek yang baik dapat tercapai setiap saat

b. Adanya pembagian tugas dan wewenang

c. Memberikan pertimbangan dan panduan untuk kesehatan lain yang bekerja di

apotik

d. Dapat digunakan sebagai alat untuk melatih staf yang baru

e. Membantu proses audit

Kebijakan dan prosedur tertulis yang harus ada pada Instalasi Farmasi (berdasarkan

Kepmenkes RI No.1197/Menkes/SK/X/2004) :

a. Label obat yang memadai

16



b. Daftar obat yang tersedia

c. Gabungan obat parenteral dan labelnya

d. Pencatatan dalam rekam farmasi pasien beserta dosis obat yang diberikan

e. Pengadaan dan penggunaan obat dirumah sakit

f. Pelayanan perbekalan farmasi untuk pasien rawat inap, rawat jalan, karyawan dan

pasien tidak mampu

g. Pengelolaan perbekalan farmasi yang meliputi perencanaan, pengadaan,

penerimaan,pembuatan/produksi,penyimpanan, pendiistribusian dan penyerahan

h. Pencatatan,pelaporan dan pengarsipan mengenai pemakaian obat dan efek

samping obat bagi pasien rawat inap dan rawat jalan seerta penccatatan

penggunaan obat yang salah dan atau dikeluhkan pasien

i. Pengawasan mutu pelayanan dan pengendalian perbekalan farmasi

j. Pemberian konseling atau informasi oleh apoteker kepada pasien maupun

keluarga pasien dalam hal penggunaan dan penyimpanan obat serta berbagai

aspek pengetahuan tentang obat demi meningkatkan derajat kepatuhan dalam

penggunaan obat

k. Pemantauan terapi obat dan pengkajian penggunaan obat

l. Apabila ada sumber daya farmasi lain disamping instalasi maka secara organisasi

dibawah koordinasi instalsi farmasi

m. Prosedur penarikan atau penghapusan obat

n. Pengaturan persediaan dan pesanan

o. Cara membuat obat yang baik

p. Penyebaran informasi mengenai obat yang bermanfaat kepada staf

q. Masalah penyimpanan obat yang sesuai dengan pengaturan atau undang-undang

17



r. Pengamanan pelayanan farmasi dan penyimpanan obat harus terjamin

s. Peracikan, penyimpanan dan pembuangan obat sitotastik

t. Prosedur yang harus ditaati bila terjadi kontaminasi terhadap staf.

Standar Operasional Prosedur Menimbang :

a. Bersihkan timbangan

b. Setarakan timbangan terlebih dahulu sebelum menimbang

c. Ambil bahan-bahan sesuai dengan permintaan resep

d. Ambil anak timbangan sesuai berat yang diminta dan letakkan pada ring

timbangan sebelah kanan

e. Buka dan hidupkan timbangan kemudian diliahat apakah timbangan sudah

seimbang atau belum

f. Bahan ditambah dan dikurangi sampai diperoleh timbangan yang seimbang yang

ditunjukkan oleh letak jarum pada posisi nol

g. Ambil bahan yang sudah ditimbang kemudian diberi nama sesuai nama yang

tertera pada botol persediaan bahan

h. Cek ulang anak timbangan apakah berat yang diminta sesuai dengan resep

kemudian dikembalikan ke tempatnya

i. Cek ulang apakah bahan yang diambil sesuai dengan resep kemudian

dikembalikan ke tempatnya

Standar Operasional Prosedur Meracik Obat

a. Menyiapkan alat yang akan digunakan dan bersihkan meja untuk meracik

18



b. Membuat intruksi meracik meliputi nomor resep, nama pasien, jumlah dan cara

mencampur

c. Menyiapkan etiket dan wadah obat sertakan obat dan intruksinya untuk diracik

d. Mencuci tangan, bila perlu gunakan sarung tangan, masker

e. Memastikan hasil racikan sesuai intruksi

f. Membaca intruksi meracik dengan seksama dan dilakukan dengan hati-hati

g. Jika ada bahan yang harus ditimbang maka persiapkan lebih dahulu

h. Menyiapkan obat sesuai resep dan cocokkan yang tertera pada struknya

i. Masukkan dalam wadah yang telah disediakan etiket, kemudian diserahkan

kepada petugas lain yang diperiksa dan diserahkan, kemudian oba dkemas

j. Membersihkan peralatan dan meja meracik setelah selesai

k. Mencuci tangan sampai bersih

.

4.4. Evaluasi dan pengendalian mutu

Pelayanan farmasi harus mencerminkan kualitas pelayanan kefarmasian yang

bermutu tinggi, melalui cara pelayanan farmasi yang baik. Agar pelayanan farmasi

menjadi baik ada program atau kegiatan peningkatan mutu pelayanan kefarmasianyang ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit. Program peningkatan mutu pelayanan

farmasi RI (SK Menkes No.1197/SK/X/2004)

1. Perubahan sistem distribusi rawat inap dari sistem floor Stock menjadi sistem

dosis unit

2. Meningkatkan kecepatan pelayanan resep di apotik

3. Penambahan lingkup layanan farmasi, misalnya salah satu bentuk farmasi klinik.

19



Data minimal yang harus tersedia sebagai dasar melakukan analisa dan evaluasi

terhadap mutu pelayanan

1. Jenis dan jumlah perbekalan farmasi yang tersedia dan digunakan

2. Jenis dan jumlah perbekalan farmasi yang direncanakan dan diadakan diluar

prosedur rutin

3. Jenis dan jumlah perbekalan farmasi yang diterima yang tidak sesuai dengan

spesifikasi

4. Jenis dan jumlah perbekalan farmasi yang rusak/kadaluarsa, hilang

5. Kesalahan dalam penyerahan/pemberian perbekalan farmasi

6. Keluhan dari SMF

7. Jumlah dan jenis informasi dan edukasi yang diberikan

8. Jumlah pasien yang dilayani dan macam obat serta biaya

9. Jenis dan Jumlah sediaan obat yang diproduksi (bila ada kegiatan produksi)

Data tambahan dari pelayanan farmasi klinik sebagai dasar melakukan analisa dan

evaluasi terhadap mutu pelayanan adalah :

1. Jumlah pasien dan indikasi konseling

2. Efek samping obat dan interaksi obat

3. Hasil analisa efektivitas-biaya

4. Jumlah dan hasil pemeriksaan kadar obat dalam darah

5. Jumlah pelaksanaan pencampuaran obat suntik secara secara aseptis

6. Jumlah penanganan obat secara sitostatika

7. Jumlah penyiapan total parenteral nutrisi

20



8. Macam penyakit dan pengobatannya

9. Penggunaan obat tertentu

Agar kualitas pelayanan kefarmasian bermutu tinggi, maka instalasi farmasi harus

menyelenggarakan pertemuan secara berkala yang dilakukan teratur untuk

membicarakan masalah-masalah dalam pelayanan farmasi.

5. Standar Pelayanan Minimal Pelayanan Farmasi

Menurut Kepmenkes no 129 tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah

Sakit , jenis pelayanan di farmasi, indikator dan standarnya adalah :

1. Pemberi Pelayanan Farmasi sesuai dengan kelas rumah sakit

Pemberi pelayanan farmasi adalah apoteker dan D3 farmasi, standar 100%

2. Fasilitas dan peralatan pelayanan farmasi sesuai kelas rumah sakit

Fasilitas dan peralatan pelayanan farmasi sesuai dengan pedoman teknis sarana

dan prasarana rumah sakit kelas C, standar 100%

3. Ketersediaan Formularium

Formularium Rumah Sakit adalah pedoman peresepan dokter di rumah sakit yang

berisi obat-obat terseleksi sesuai dengan kebutuhan pasien. Standar 100 %

4. Waktu tunggu pelayanan obat jadi

Waktu tunggu pelayanan obat jadi adalah tenggang waktu mulai pasien

menyerahkan resep sampai dengan menerima obat jadi, standar ! 30 menit

5. Waktu tunggu pelayanan obat racikan

Waktu tunggu pelayanan obat racikan adalah tenggang waktu mulai pasien

menyerahkan resep sampai dengan menerima obat racikan , standar ! 60 menit.

6. Tidak adanya kejadian kesalahan pemberian obat.

Kesalahan pemberian obat adalah

21



a. Salah dalam memberikan jenis obat

b. Salah dalam memberikan dosis

c. Salah orang

d. Salah jumlah

Standar 100%

7. Kepuasan Pelanggan

Kepuasan Pelanggan adalah pernyataan puas oleh pasien terhadap pelayanan

farmasi.

Standar 80%

6. Waktu Tunggu Pelayanan Resep di Instalasi Farmasi

Menurut Kepmenkes RI No 129/Menkes/SK/II/2008 tentang standar pelayanan minimum

rumah sakit dijelaskan bahwa waktu tunggu pelayanan resep obat jadi adalah tenggang

waktu mulai pasien menyerahkan resep sampai dengan pasien menerima obat jadi.

Sedangkan waktu tunggu pelayanan resep obat racikan adalah tenggang waktu mulai

pasien menyerahkan resep sampai dengan pasien menerima obat racikan, jadi dapat

disimpulkan bahwa waktu tunggu ada 2, yaitu waktu tunggu pelayanan resep obat jadi

dan waktu tunggu pelayanan resep obat racikan.

Tahapan waktu pelayanan resep dan kendalanya di rumah sakit ( Widiasari, 2009).

1. Tahap penghargaan, tahap pembayaran dan penomoran memakan waktu lebih dari

satu menit, karena komputer untuk menghargai lambat dalam merespon disebabkan

memory server tidak cukup menampung data yang ada.

22



2. Tahap resep masuk, tahap pengecekan dan penyerahan obat memerlukan waktu lebih

dari dua menit, karena terlambatnya petugas yang mengambil resep pada saat resep

masuk, pada tahap pengecekan dan penyerahan obat, tidak ada petugas yang

mengecek dan lambat menyerahkan obat karena petugas sudah sibuk dengan tahap

yang lain, terlebih pada jam –jam puncak dimana terjadi penumpukan resep.

3. Tahap pengambilan obat paten, tahap pembuatan obat racikan dan tahap etiket dan

kemas membutuhkan waktu agak lama jika dibandingkan dengan tahapan yang lain.

Butuh waktu untuk mencari dan mengambi obat paten, obat racikan diperlukan waktu

untuk menghitung, menimbang dan mengambil sesuai dosis yang diperbolehkan, serta

etiket dan kemas membutuhkan ketelitian, khususnya pada obat racikan agar tetap

dosisnya pada setiap kemasan.

Penyebab lamanya waktu pelayanan resep pasien umum (penelitian Ayuningtyas,

2011)

1. Komponen delay yang meyebabkan proses menjadi lama. Delay disebabkan karena

petugas belum mengerjakan resep karena mengerjakan pekerjaan lain atau

mengerjakan resep sebelumnya. Hal ini terlihat dari hasil penelitiannya, dimana total

waktu komponen delay lebih besar dari total waktu komponen tindakan baik pada

resep non racikan maupun racikan. Komponen delay labih besar daripada komponen

tindakan menandakan proses pelayanan resep kurang efektif.

2. Obat sering kosong sehingga membutuhkan waktu untuk mengambil obaat tersebut

digudang atau rawat inap

3. Program komputer yang belum sempurna, yang mengakibatkan beberapa pekerjaan

dikerjakan secara manual

4. SDM kurang terampil dan cekatan

5. Belum dijalankannya prosedur tertulis secara maksimal. Belum ada intruksi kerja

yang lebih detail mengenai setiap kegiatan dalam proses pelayanan resep umum dan

SOP tidak diletakkan di ruangan atau tempat yanag mudah terlihat dan dibaca oleh

petugas.

23



Faktor-faktor yang memberikan kontribusi lamanya waktu tunggu pelayanan resep

(penelitian Wongkar.L, 2000, didalam Eni Widiasari)

1. Jenis resep, ada resep racikan dan non racikan

2. Jenis resep racikan membutuhkan waktu lebih lama dibandingkan jenis resep non

racikan. Racikan 92,7 % non racikan 35,5 %

3. Jumlah resep dan kelengkapan resep. Setiap penambahan item obat dalam resep akan

memberikan penambahan waktu pada setiap tahap pelayanan resep. Jumlah item obat

banyak membutuhkan waktu pelayanan lebih lama 66,3 %, dibandingakn dengan

jumlah item sedikit yaitu 33,8 %

4. Shift petugas, dimana pada shift pagi membutuhkan waktu pelayanan lebih cepat 81,6

% dibandingkan dengan shift sore

5. Ketersediaan SDM yang cukup terampil, sehingga dapat mengurangi lama waktu

pelayanan resep di instalasi farmasi

6. Ketersediaan obat sesuai dengan resep yang diterima, sehingga waktu yang terbuang

untuk mencari obat pengganti yang lain dapat dikurangi

7. Sarana dan fasilitas yang dapat menunjang proses operasi pelayanan resep, natara lain

memakai alat teknologi yang dapat memberikan kepuasan kepada pasiennya

8. Partisipasi pasien atau keluarganya selama menunggu proses resep.

Hal-hal lain yang menyebabkan lamanya waktu tunggu pelayanan resep.

1. Moving time yaitu waktu yang timbul akibat hambatan komunikasi pelanggan.

(Mulyadi,1999,yang dikutip oleh Ritung M, 2003)

• Pasien tidak setuju pembelian obat karena harga obat dan masih memiliki obat

yang sama.

24



• Bila obat tidak tersedia atau dosis yang masih meragukan, maka petugas akan

menghubungi dokter yang bersangkutan sehingga menghambat aktifitas

selanjutnya.

2. Storage time yaitu tidak ada petugas yang melaksanakan proses selanjutnya,

sehingga terjadi penumpukan pada masing-masing tahap yang dapat menyebabkan

waktu bertambah lama.

Menurut Fox,1989 seperti yanga dikutipkan Ritung M,2003 mengatakan bahwa

waktu kerja non produktif (waktu kerja yang terbuang) menyebabkan dihentinya

suatu produksi yang disebabkan kurangnya pengawasan dari pihak manajemen dari

sikap pegawai yang kurang baik, antara lain kurangnya motivasi kerja,pegawai yang

berbincang saat bekerja, tidak masuk kerja dan datang terlambat. Jika faktor non

produkrif cepat.

3. Voleme resep. Menurut Gidding,Gray dan Hannon, 2005 didalam Ayuningtyas,2011,

mengatakan bahwa penelitian yang dilakukan di Lerdsen Hospital Thailand

menyebutkan bahwa volume resep yang meningkat terutama pada jam sibuk atau

peak hour menyebabkan terjadinya waktu tunggu.

4. Tata letak ruang (lay Out Design) berdasarkan pedoman cara pelayanan kefarmasian

yang baik bahwa tata letak ruang diatur sedemikian rupa sehingga memudahkan

pergerakan pada saat bekerja, mencegah terjadinya kontaminasi mikroba, serta

menghindarkan dari hubungan langsung antara ruang peracikan dan ruang konsultasi.

5. Kebijakan dan prosedur. Menurut Soehardy,2010, didalam Ayuningtyas,2011).

Formularium adalah salah satu hal yang berhubungan dengan kebijakan. Adanya

ketidaksesuaian resep dengan formularium memperlambat waktu layanan oleh

karena dibutuhkan waktu untuk konfirmasi obat pengganti dengan dokter.

25



BAB III

Gambaran Instalasi Farmasi RS Grha Permata Ibu

1. Pengertian Instalasi Farmasi di GPI

Instalasi Farmasi Rumah Sakit merupakan instalasi di RS dengan fasilitas

penyelenggaraan kefarmasian dibawah kepemimpinan seorang Farmasis dan memenuhi

persyaratan secara hukum untuk menggandakan, menyediakan dan mengelola seluruhaspek penyediaan perbekalan kesehatan di RS yang berintikan pelayanan produk yang

26



lengkap dan pelayanan farmasi klinik yang sifat pelayanannya berorientasi kepada

kepentingan penderita.

1.1. Falsafah

Instalasi Farmasi sebagai satuan kerja di lingkungan RS Grha Permata Ibu, memberi

pelayanan kepada setiap pasien yang membutuhkan pelayanan farmasi secara tepat

tanpa membedakan status pasien dalam hal ras, agama dan tingkat ekonomi. Instalasi

Farmasi memberikan pelayanan guna memenuhi kebutuhan masyarakat akan pelayanan

kefarmasian.

1.2. Tujuan

Memberikan pelayanan kefarmasian yang berorientasi pada tercapainya hasil

pengobatan yang optimal bagi pasien.

1.3. Visi, Misi Instalasi Farmasi

Visi :

Menjadi Instalasi terbaik dan membanggakan di Rumah Sakit Grha Permata Ibu

Misi :

1. Menjalankan kebijakan,pedoman dan standar operasional yang patuh

2. Memberikan pelayanan farmasi terbaik dan berorientasi pada kepuasan pelanggan

internal maupun eksternal

3. Memaksimalkan kerja dan mengefektifkan waktu kerja sebaik mungkin

27



2. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi

Gambar 3.1

STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI FARMASI

Wakil Direktur Medik dan Keperawatan

Kepala Instalasi Farmasi

28

Kepala unit

farmasi klinis

Ka. unit mutu

&administrasi

Kepala unit

perbekalan farmasi

Kordinator

farmasi ranap

Kordinator

farmasi rajal

Pen. Jawabfarmasi rajal

Pen.jawabfarmasi ranap

Pelaksana

farmasi rajal

Pelaksana

farmasi ranap



Susunan Organisasi Instalasi Farmasi RS Grha Permata Ibu :

Di bawah Wadir Medik dan Keperawatan, dipimpin oleh seorang Kepala Instalasi Farmasi

yang membawahi langsung Kepala Unit Perbekalan Farmasi, Kepala Unit Farmasi Klinis dan

Kepala Unit Mutu dan Administrasi. Kepala Unit Perbekalan Farmasi membawahi

Penanggung Jawab Farmasi Rawat Jalan dan Penanggung Jawab Farmasi Rawat Inap.

Penanggung Jawab Farmasi Rawat Jalan membawahi Pelaksana Farmasi Rawat Jalan.

Penanggung Jawab Farmasi Rawat Inap membawahi Pelaksana Farmasi Rawat Inap.

Uraian Tugas Pejabat Struktur di Instalasi Farmasi

Uraian Tugas Kepala Instalasi Farmasi

Tugas pokok : merencanakan, mengorganisir, mengimplementasikan, dan mengendalikan

kebijakan, peraturan dan program pelayanan kefarmasian

Uraian tugas :

1. Membuat SPO, mulai dari penempatan karyawan,pendidikan,pelatihan, disiplin kerja,

tata tertib sampai peraturan yang berlaku dilingkungan Instalsi dfarmasi.

2. Membuat perencanaan pelayanan kefarmasian di IFRS GPI

3. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pelayanan kefaramasian

4. Memeriksa laporan kegiatan ke IFRS

5. Memeriksa dan menyetujui dokumen pemesanan barang ke gudang

6. Memeriksa dan menyetujui laporan eksternal internal yang akan disampaikan pada

pihak terkait

7. Merencanakan pengadaan barang di IFRS berdasarkan kebutuhan rumah sakit

8. Melakukan pengawasan barang dan pengendalian persediaan IFRS

9. Mengadakan kordinasi dengan bagian/unit lainterkait kegiatan di IFRS

29



10.Melakukan tugas sebagai penasehat dalam menghadapi keluhan dari internal eksternal

yang berhubungan dengan pelayanan IFRS

11.Merencanakan kebutuhan peningkatan pengetahuan dan ketrampilan bagi pelaksana di

IFRS

12.Mengikuti pertemuan rutin bidang medik

Uraian tugas Kepala Unit Perbekalan Farmasi

Tugas pokok : mengadakan, menyimpan, memproduksi,menyalurkan dan mengawasi seluruh

obat dan alkes yang ada di RS serta mengawasi seluruh obat yang ada di RS serta yang

mengawasi seluruh pelayanan kefarmasian

Uraian tugas :

1. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanan pelayanan kefarmasian di instalasi Farmasi

2. Bersama kepala instalasi menilai kondisi pelaksanadan kebutuhan pengembangan

umum di bidang farmasi

3. Melakukan bimbingan bagi pelaksana farmasi baru dan kebutuhan pengembangan

umum di bidang farmasi

4. Membuat rencana pengembangan SDM di instalsi faramasi

5. Mengawasi danj membuat dokumen pemesanan barang ke gudang

6. Mengawasi dan membuat laporan eksternal internal

7. Menyediakan pengadaan barang di IFRS brdasarkan kebutuhan RS

8. Bersama kepala instalasi melakukan pengawasan barang dan pengendalian persediaan

di IFRS

30



9. Menjaga ketaatan resep yang dihubungkan dengan penulisan resep oleh dokter

terhadap formularium RS

10.Membuat jadwal pemeliharaan fasilitas dan sarana di instalasi farmasi dan

berkoordinasi dengan unit terkait

11.Memonitor dan ,membimbing pelaksana dalam menggunakan sarana dan fasilitas di

instalasi farmasi

Uraian tugas Kepala Unit administrasi dan mutu

Tugas pokok : membuat pelaporan dan pengarsipan kegiatan instalasi farmasi dan

melakukan pengeandalian mutu

Uraian tugas :

1. Membuat laporan rutin bulanan yang berhubungan dengan pelayanan IFRS

2. Melakukan dokumentasi dan pengarsipan atas semua kegiatan administasi yang

terlaksana di instalsi farmasi

3. Membuat laporan internal eksternal sesuai dengan kebutuhan di instalsi faramasi

4. Melakaukan kegiatan pengendalian mutu di IFRS

2.1. SDM Instalasi Farmasi

Petugas Instalasi Farmasi berjumlah 14 orang, terdiri dari :

1) Apoteker berjumlah 2 terdiri dari :

1 orang apoteker sebagai Kepala Instalasi Farmasi

31



1 orang apoteker sebagai Penanggung Jawab Farmasi Klinis

2) S1 farmasi berjumlah 2 orang sebagai Penanggung Jawab shif

3) D3 farmasi berjumlah 1orang sebagai penanggung Jawab shif

4) SMK Farmasi berjumlah 9 orang sebagai tenaga taknis kefarmasian

Instalasi farmasi bekerja 24 jam terbagi atas 3 shif di instalasi rawat jalan dan dan 2 shif

di rawat inap. Pelayanan farmasi rawat jalan terdiri-dari :

1) Shif pagi terdiri dari 3 orang bekerja pukul 07.00 sd 14.00 siang

2) Shif sore terdiri dari 3 orang bekerja pukul 14.00 sd 21.00 malam

3) Penambahan 2 dari petugas ranap orang pukul 15.00 sd 22.00, pembek-up poli sore

untuk dokter yang bekerja sampai malam

4) Shif malam terdiri dari 2 orang bekerja pukul 21,00 sd 07.00 pagi

Pola jaga pelaksana instalasi farmasi : pagi-pagi, sore-sore, malam-malam, off, libur,

Petugas pagi 3 sore 3 malam 2 off 1 libur 4.

Catatan :

petugas instalasi farmasi rawat inap, membantu pelayanan farmasi rawat jalan di waktu

kunjungan poliklinik banyak,

3. Sarana ,Fasilitas dan Peralatan Instalasi Farmasi

Sarana :

Instalasi Farmasi berlokasi di bangunan gedung selatan RS, terdiri dari 2 unit : diunit

rawat jalan dilantai dasar dan diunit rawat inap di lantai 2.

Fasilitas :

32



Dalam melaksanakan pelayanan farmasi harus ada sarana dan prasarana yang cukup

sehingga farmasi RS dapat melaksanakan fungsinya dengan baik, terutama :

1. Peralatan farmasi untuk pesediaan, peracikan dan pembuatan obat non steril dan

aseptik

2. Peralatan kantor untuk administrasi dan arsip yang baik

3. Kepustakaan yang memadai untuk melaksanakan pelayanan informasi obat

4. Lemari penyimpanan khusus untuk narkotika

5. Lemari pendingin dan AC untuk obat yang termolabil

6. Ruangan yang cukup untuk seluruh kegiatan farmasi RS yang baik gudang, ruang

peracikan,produksi,distribusi,administrasi,informasi obat,arsip dan lain-lain.

7. Penerangan,sarana air,ventilasi dan system pembuangan limbah

8. Ruang untuk menyimpan obat/bahan obat yang mudah terbakar dan obat

berbahaya

4. Alur Proses Pelayanan Instalasi Farmasi

3.4.1 Alur Pengadaan Obat dan Alkes :

Permintaan obat dan alkes instalasi farmasi RS berdasarkan jumlah stok minimum danstok maksimum. Apabila persediaan sudah mencapai stok minimum, maka instalasi

farmasi harus segera melakukan pemesanan barang-barang ke gudang. Pelaksana

Farmasi (Ka.Tim) shift malam akan melakukan pemesanan barang-barang ke gudang

melalui sistem. Pemesanan barang diperiksa terlebih dahulu oleh kepala instalasi

farmasi, baru kemudian disetujui dan dilanjutkan ke gudang. Penanggung Jawab

administrasi dan pelaporan bertanggung jawab untuk mengecek kartu stok diakhir bulan

dan laporan stok yang di setujui oleh Kepala Instalasi Farmasi.

33



3.4.2 Sistem Distribusi Perbekalan Farmasi :

Sistem Distribusi Perbekalan Farmasi, terdiri dari :

1. Perbekalan Farmasi untuk pelayanan individual proses terapi

2. Perbekalan Farmasi untuk penunjang pelayanan medis

Distribusi obat merupakan fungsi utama instalasi farmasi. Hal terpenting yang harus

diperhatikan adalah perkembangan suatu proses yang menjamin pemberian obat yang

benar dan tepat pada pasien, yang benar sesuai dengan dosis dan jumlah yang tertulis

pada resep/ kartu intruksi obat (KIO), serta dilengkapi dengan informasi yang jelas dan

dalam kemasan yang dapat mempertahankan potensi obat tersebut.

Yang perlu diperhatikan dalam proses penyiapan obat adalah :

1. Membaca secara teliti etiket botol penyimpanan yang terdiri dari nama

produk,potensi obat,bentuk sediaan dan tanggal kadaluarsa sebelum dan sesudah

pengerjaan formulasi.

2. Mengulang pembacaan etiket sebanyak 2 kali selama proses peracikan obat, satu

kali sebelum mengerjakan formulasi obat dan sekali lagi segera setelah selesai

3. Pengerjaan formulasi dan penyiapan obat secara teliti terutama dalam hal yang

memerlukan perhitungan, pengukuran volume dan penambahan pelarut.

4. Pengecekan dilakukan oleh petugas yang berbeda

3.4.2.1 Sistem Distribusi Obat Rawat Jalan :

Prinsip System Distribusi Obat Rawat Jalan :

34



Pasien harus diberikan informasi mengenai obat karena pasien sendiri yang akan

bertanggung jawab terhadap penggunaan obat tanpa ada pengawasan dari petugas

kesehatan. Apoteker bertindak sebagai konsultan obat bagi pasien yang melakukan

upaya swamedikasi,yang mendapatkan terapi yang rumit, yang mendapatkan obat index

terapi sempit dan obat yang menggunakan alat tertentu.

Sistem Distribusi :

Sistem distribusi memakai sistem resep perorangan. Prosedur pelayanan obat sesuai

dengan sistem peracikan :

1. Penerimaan resep berdasarkan kartu bernomor untuk mengenali pasien dan resep

yang telah dilayani

2. Petunjuk dan informasi lain yang berkaitan ditulis pada etiket. Label tambahan

dicantumkan pada wadah.

3. Obat yang sesuai di masukkan dalam wadah

4. Pemeriksaan kebenaran obat dan jumlah obat

5. Penyerahan obat kepada pasien dengan memberikan informasi yang berhubungan

dengan obat yang diberikan.

Sebelum obat diberikan kepada pasien, maka harus dilaksanakan pengecekan terlebih

dahulu oleh petugas apotik atau farmasi.

3.4.2.2 Sistem Distribusi Obat Rawat Inap :

Sistem distribusi obat rawat inap ada 2 sistem, sebagai berikut :

1. Sistem persediaan diruangan

2. Sistem resep perseorangan

35



Untuk obat life saving disediakan diruangan dengan jenis dan jumlah sesuai kebutuhan.

3.4.3 Alur Resep Pasien Rawat Inap :

A. Petugas Administrasi :

1. Petugas farmasi menerima resep dan buku ekspedisi dari perawat/POS

2. Petugas farmasi melakukan verifikasi resep (administrasi farmasi dan klinik) dan

memberi harga resep serta memberi paraf pada bon pada kolom harga

3. Petugas farmasi menyerahkan resep dan bon putih kepada petugas pengelola

resep

4. Petugas farmasi menulis didalam buku ekspedisi dan diserahkan ke kasir

dilengkapi dengan bon kuning dan kopi resep merah.

5. Resep return dari perawatan :

a. Petugas farmasi menyesuaikan obat (nama obat,kekuatan,dosis dan jumlah)

yang dikembalikan dengan resep return dari perawatan serta disesuaikan

dengan buku ekspedisi

b. Petugas farmasi menginput dan mereturn obat melalui sistem komputer

c. Petugas farmasi menulis nomor bukti bon didalam buku ekspedisi

d. Kemudian petugas farmasi menyerahkan buku ekspedisi beserta bon kuning

dan kopi resep return.

B. Petugas Pengelola Resep :

1. Petugas apotik melakukan peracikan obat dengan lebih dahulu membaca secara

teliti etiket botol penyimpanan yang terdiri dari nama produk,potensi

obat,bentuk sediaan dan tanggal kadaluarsa.

2. Petugas apotik mengulang pembacaan etiket sebanyak 2 kali selama proses

peracikan obat, satu kali saat pengerjaan formulasi obat dan sekali lagi segera

setelah selesai

36



3. Setelah obat selesai diracik, obat dikemas dan diberikan etiket dan dicocokkan

sesuai resep.

4. Petugas apotik bagian penyerahan obat, menyerahkan obat kepada perawat /POS

rawat inap sambil melakukan pengecekan terakhir

5. Perawat/POS membawa obat keruangan

6. Perawat mengecek ulang obat dan dicocokkan dengan rekam medik pasien

7. Salinan resep ditempel di rekam medik pasien

8. Perawat memberikan obat kepada pasien sesuai dengan intruksi dokter.

3.4.4 Alur Resep Pasien Rawat Jalan :

A. Petugas Administrasi

1. Petugas farmasi menerima resep dari perawat/pasien

2. Petugas Farmasi melakukan verifikasi resep (administrasi, farmasi dan klinik)

3. Petugas farmasi menginput resep dan memberi harga

4. Petugas farmasi memanggil pasien maksimal 2x pemanggilan untuk melakukan

konfirmasi persetujuan harga resep

5. Jika didalam resep terdapat obat sirup kering,maka ditanyakan dahulu kepada

pasien apakah obat akan dilarutkan atau tidak

6. Jika pasien setuju dengan harga resep, petugas farmasi memberikan bon pembayaran dan pasien dipersilahkan membayar bon resep dikasir

7. Jika pasien tidak setuju dengan harga resep, pasien diberikan resep asli dan

dipersilahkan untuk membayar jasa dokter dan atau pemeriksaan penunjang

dikasir

8. Petugas memberi paraf pada kolom harga

9. Petugas membawa resep untuk diserahkan kepada petugas pengelola resep

37



B. Petugas Pengelola Resep

1. Petugas pengelola resep memerima resep dari petugas administrasi dan

mencocokkan resep dengan bon, meliputi :nama pasien, nomor MR, nama

dokter,nama,jumlah dan dosis obar

2. Jika ada yang tidak sesuai, petugas mengembalikan resep pada petugas yang

menginput resep untuk diperbaiki.

3. Penyiapan obat tunggal adalah sebagai berikut :

a. Petugas menyesuaikan bon obat dengan resep

b. Jika telah sesuai, petugas mengambil obat dengan memperhatikan : nama

obat,kekuatan obat,tanggal expire date obat,jumlah yang diminta dan

tampilan fisik obat/kemasan. Bila telah sesuai petugas mengambil obat

sesuai dengan permintaan resep.

c. Petugas menulis etiket dan memasukkan obat kedalam kemasan, pemberian

etiket warna putih untuk obat oral dan etiket warna biru untuk obat luar

d. Petugas memeriksa kembali etiket dan jumlah obat yang disiapkan.

e. Petugas memberi paraf pada kolom etiket

f. Petugas meletakkan oabt pada keranjang obat jadi yang telah disiapkan

untuk diserahkan pada petugas penyerahan obat.

4. Penyiapan obat racikan adalah sebagai berikut :

a. Petugas farmasi menghitung ulang resep racikan dan menyesuaikan kembali

hitungan resep dengan bon

b. Petugas farmasi menyiapkan dan membersihkan alat yang akan dipakai

(lumpang,blender,bekker glas,batang pengaduk, dan peralatan lain yang

diperlukan).

38



c. Jika obat dalam bentuk sediaan baku,timbang obat sebanyak yang diminta

resep

d. Petugas farmasi mengambil obat yang diperlukan resep dan mencampur

sediaan sampai homogen.

C Petugas Penyerahan Resep

1. Petugas mengambil obat yang telah siap dan mencocokkan dengan resep

2. Petugas memeriksa sekali lagi apakah obat yang telah selesai dikemas dan

diperiksa sudah benar meliputi :

a. Memeriksa apakah nama pasien yang ditulis dikemasan obat dan etiket

sesuai dengan nama yang tertulis pada resep dan didalam bon

b. Memeriksa apakah nama obat,dosis obat, dan jumlah obat yang dikemas

sudah sesuai dengan nama yang diminta di resep dan yang ada dalam bon

c. Jika ada yang tidak sesuai kembalikan resep pada petugas pengelola resep

untuk diperbaiki

d. Petugas melihat dikomputer apakah dari kasir pasien sudah lunas atau belum

e. Jika sudah lunas, petugas memanggil nama pasien dengan lengkap maksimal

2x pemanggilan

f. Setelah pasien datang , petugas meminta kepada pasien untuk

memperlihatkan bon lunas/kwitansi oleh kasir

g. Jika sudah lunas, petugas menjelaskan kepada pasien obat yang diserahkan

antara lain cara menggunakan obat/cara minum obat,dosis,fungsi obat,

kemungkinan terjadi alergi (pada obat-obat tertentu)

h. Tanyakan pada pasien apakah sudah jelas dengan penjelasan yang diberikan

petugas atau pasien ada pertanyaan (feedback)

39



i. Jika pasien sudah jelas atau tidak ada pertanyaan dari pasien,ucapkan

terimakasih

j. Petugas memberi paraf pada kolom serah terima

k. Petugas farmasi membagi sediaan kedalam kertas puyer atau kapsul atau pot

l. Petugas farmasi membersihkan tempat yang digunakan setelah meracik

m. Petugas farmasi menulis etiket putih untuk obat oral dan etiket biru untuk

obat luar

n. Kemudian petugas menghitung ulang jumlah sediaan kapsul/puyer, setelah

sesuai dengan jumlah yang diminta resep baru racikan dimasukkan kedalam

kemasan

o. Petugas farmasi yang membuat obat racikan memberi paraf pada bon di

kolom racik

p. Petugas meletakkan obat pada keranjang obat jadi yang telah disiapkan

untuk diserahkan ke petugas penyerahan obat

q. Petugas farmasi bagian penyerahan obat menyerahkan obat kepada pasien/

keluarga pasien sambil melakukan pengecekan terakhir dan memberikan

informasi yang berhubungan dengan obat yang diberikan

5. Standar Operasional Prosedur Instalasi Farmasi

Standar Operasional Prosedur yang ada di Instalasi Farmasi GPI, terdiri dari :

1. Alur Resep Pasien Rawat Jalan

2. Alur Resep Pasien Rawat Inap

3. Pengambilan obat /alkes untuk resep rawat inap di instalasi farmasi

40



4. Penentuan stok minimum perbekalan farmasi di unit

5. Menyerahkan obat yang akan dibawa pulang pada pasien rawat inap

6. Pembuatan defecta ke gudang medik di instalasi farmasi

7. Penerimaan barang dari gudang oleh petugas farmasi

8. Return obat pasien rawat jalan

9. Penanganan pemakaian obat dan alkes ruang operasi dan ruang kebidanan

10.Konfirmasi asuransi obat pasien rawat jalan

11. Pembuatan defekta ke gudang medik

12.Pencatatan dan pelaporan obat/alkes di instalasi farmasi

13.Standarisasi obat/alkes di instalsi farmasi

14.Penentuan stok minimum pebekalan farmasi di instalasi farmasi

15.Pengambilan obat dan alkes oleh petugas farmasi di gudang medik diluar jam kerja

16.Konfirmasi asuransi obat pasien rawat jalan

6. Kunjungan Pasien dan Jumlah Resep Rumah Sakit Grha Permata Ibu

Kunjungan Pasien setiap unit pelayanan di Rumah Sakit Grha Permata Ibu dan jumlah

resep dari tahun 2011 sampai dengan tahun 2014, terdiri dari :

6.1. Kunjungan Pasien IGD tahun 2011 sd 2014

Jumlah kunjungan pasien IGD selama tahun 2011 sd 2014,dapat dilihat pada tabel

di bawah ini :

TABEL 3.1

41



Jumlah kunjungan pasien IGD tahun 2011 sd 2014

Dari tahun 2011 ke 2012 mengalami kenaikan sebesar 38,91%, sedangkan dari tahun

2012 ke 2013 naik 11,51%, pencapaian 2014 sebesar 12,7 % dari pencapaian tahun

2013.

6.2. Kunjungan Instalasi Rawat Jalan Tahun 2011 sd 2014

Jumlah kunjungan pasien Rawat Jalan selama tahun 2011 sd 2014,dapat dilihat

pada tabel di bawah ini :

TABEL 3.2

Jumlah kunjungan Rawat Jalan Tahun 2011 sd 2014

42



Jumlah kunjungan keseluruhan pasien rawat jalan selama Jan-Des 2014

memperlihatkan adanya fluktuasi jumlah kunjungan. Total pasien rawat jalan pada

periode ini adalah 60.491 pasien. Rata-rata perbulan mencapai 5.041 pasien. Total

pasien baru mencapai 12.900 pasien atau sekitar 21,33% dari seluruh pasien rawat

jalan. Jumlah pasien tertinggi berada di bulan Desember 2014 dengan jumlah 7.090

pasien.

6.3. Kunjungan Instalasi Rawat Inap tahun 2011 -2014

Jumlah kunjungan pasien Rawat Jalan selama tahun 2011 sd 2014,dapat dilihat

pada tabel di bawah ini :

TABEL 3.3

Kunjungan Instalasi Rawat Inap tahun 2011 -2014

43



Secara keseluruhan tahun 2013 bila dibandingkan dengan tahun sebelumnya, tingkat

hunian ruang rawat inap menunjukkan peningkatan yang sangat signifikan, dari tahun

2011 menggunakan tempat tidur sebanyak 26, tahun 2012 menggunakan jumlah tempat

tidur sebanyak 47 dan tahun 2013 menggunakan 123 tempat tidur serta 2014

menggunakan 120 tempat tidur.

6.4. Sebaran Jumlah resep (R/) berdasarkan asal pasien tahun 2011 sd 2014

Jumlah resep berdasarkan asal resep tahun 2011 sd 2014, bisa dilihat pada tabel

berikut ini :

TABEL 3.4

Jumlah resep (R/) berdasarkan asal pasien tahun 2011 sd 2014

Resep yang terlayani di instalasi farmasi periode Jan-Des2014 mencapai 326.856 resep

atau sekitar 96.82 % dari resep yang masuk. Total penerimaan jumlah resep (R/) dari

IGD mencapai 11,7.%, rawat jalan 28,6% dan rawat inap 59,8 %.

7. Capaian Kinerja Instalasi Farmasi

44



Laporan Capaian Kinerja Instalasi Farmasi Rumah Sakit Grha Permata Ibu dalam

pelayanan resep bulan Januari sd Desember tahun 2014, dapat dilihat pada tabel-tabel

dibawah ini :

TABEL 3.5

Capaian Kinerja Instalasi Farmasi dalam pelayanan resep bulan Januari Tahun 2014

Total lembar resep rawat jalan 6.672 lembar

Total lembar resep IGD 2.929 lembar

Total lembar resep rawat inap 20.345 lembar

Total R/yang dapat dilayani diinstalasi Farmasi 99,7 %

TABEL 3.6

Capaian Kinerja Instalasi Farmasi dalam pelayanan resep bulan Februari Tahun 2014

45






Total R/yang dapat dilayani diinstalasi Farmasi 99,7.%

TABEL 3.7

Capaian Kinerja Instalasi Farmasi dalam pelayanan resep bulan Maret Tahun 2014




Total R/yang dapat dilayani diinstalasi Farmasi 99,7%

46



TABEL 3.8

Capaian Kinerja Instalasi Farmasi dalam pelayanan resep bulan April Tahun 2014





TABEL 3.9

Capaian Kinerja Instalasi Farmasi dalam pelayanan resep bulan Mei Tahun 20114

47






Total R/yang dapat dilayani diinstalasi Farmasi 99,5.%

TABEL 3.10

Capaian Kinerja Instalasi Farmasi dalam pelayanan resep bulan Juni Tahun 2014




Total R/yang dapat dilayani diinstalasi Farmasi 99.4. %

TABEL 3.11

Capaian Kinerja Instalasi Farmasi dalam pelayanan resep bulan Juli Tahun 2014

48







TABEL 3.12

Capaian Kinerja Instalasi Farmasi dalam pelayanan resep bulan Agustus Tahun 2014


49





Total R/yang dapat dilayani diinstalasi Farmasi 99.5 %

TABEL 3.13

Capaian Kinerja Instalasi Farmasi dalam pelayanan resep bulan September

Tahun 2014





TABEL 3.14

Capaian Kinerja Instalasi Farmasi dalam pelayanan resep bulan Oktober Tahun 2014

50







TABEL 3.15

Capaian Kinerja Instalasi Farmasi dalam pelayanan resep bulan November

Tahun 2014


51






TABEL 3.16

Capaian Kinerja Instalasi Farmasi dalam pelayanan resep bulan Desember

Tahun 2014




Total R/yang dapat dilayani diinstalasi Farmasi 97 %

8. Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Pengadaan Tenaga kerja di instalasi farmasi dilakukan dengan cara rekrutmen tenaga baru

dari luar rumah sakitmaupun daari dalam rumah sakit dengan cara rotasi staf dari unit /bagian

lain ke instalasi farmasi

8.1. Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja

52



Pengajuan tenaga baru diinstalasi farrmasi didasarkan atas analisis beban kerja yang dihitung

oleh kepala instalasi farmasi. Dalam menentukan kebutuhan tenaga maka harus

dipertimbangkan :

1. ruang lingkup pekerjaan

2. beban kerja

3. kewenangan untuk melakukan kerja tersebut.

Dalam memperhitungkan jumlah tenaga dilakukan analisis sebagai berikut :

1. pembuatan daftar fungsi/peran yng dijalankan oleh instalasi farmasi

2. menetapkan sistem kerja untuk setiap fungsi yang dijalankan

3. menghitung jumlah kerja berdasarkan jumlah resep

4. mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan bebankerja

5. menjumlahkan seluruh waktu yang dibutuhkan dengan cara menghitung jumlah waktu

yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam jangka waktu tertentu dibagi

dalam jumlah kerja efektif perorang dalam jangka waktu tertentu. Hasil analisis tersebut

disampaikan kepada wadir pelayanan medis sebagai atasan langsung. Kepala instalasi

melakukan evaluasi apabila dari hasil analisis itu diperlukan penambahan tenaga kerja,

maka kepala instalasi mengajukan permintaan penambahan tenaga kerja ke bagian SDM

dengan persetujuan dari wakil direktu medik dan keperawatan.

3.1.2.Rekrutmen Tenaga Kerja

Rekrutmen tenaga baru didasarkan atas kebutuhan tenaga yang sudah disetujui oleh wadir

medik dan keperawatan yang telah mendapat persetujuan bagian SDM dan Direktur RS.

Pelaksanaan rekrutmen dilaksanakan oleh bagian SDM Rumah Sakit Grha Permata Ibu

dengan memperhatikan persyaratan umum yang diperlukan untuk dapat bekerja di instalasi

farmasi.

53



3.1.3.Penempatan Staf /Karyawan

Penempatan staf/karyawan melalui beberapa tahap, yaitu :

1. seleksi tenaga

2. orientasi tenaga kerja

3. rotasi mutasi

4. promosi/demosi

3.1.4. Pengembangan Staf atau Karyawan

untuk meningkatkan mutu pelayanan di instalsi farmasi khususnya dan RSGrha Permata Ibu

umumnya,diperlukan penambahan pendidikan dan pelatihan ilmu kefarmasian dan

manajemen

3.1.5. Penilaian Kerja

Penilaian prestasi kerja adalah suatu penilaian terhadap karyawan tertentu untuk mengetahui

prestasi kerja dalam kurun waktu tertentu, biasanya dalam waktu 3bulan dan 1tahun. Dalam

penilaian prestasi kerja, pejabat yang menilai adalah atasan langsung yang diketahui oleh

atasan dari atasannya. Penilaian kinerja SDM dilingkungan instalasi adalah sebagian dari

fungsi pengawasan yang harus dijalankan agar tujuan organisasi tercapai.

Penilaian prestasi kerja mempunyai pedoman tertentu dan aspek yang dinilai terdiri dari :

a. Aspek prestasi kerja : kualitas kerja,i nisiatif, kerjasama, komunikasi dan kepemimpinan

untuk pejabat struktural

b. Aspek kondite

Hasil prestasi kerja dibuat dalam rumusan tertentu untuk maasing-masing tingkatan prestasi

dan dihitung dalam bentuk nilai untuk tambahan gaji dan bonus prestasi kerja.

3.8. fasilitas dan sarana

54



1. Sarana

Instalasi farmasi RS Grha Permata Ibu berlokasi dilantai dasar bangunan gedung

selatan RS Grha Permata Ibu. Terdiri dari 2 unit : unit rawat jalan rawat jalan yang

berada digedung selatan dilantai dasar, dan unit rawat inap yang berada di lantai 2

gedung selatan

2. Fasilitas

Dalam melaksanakan pelayanan farmasi harus ada sarana prasarana yang cukup

sehingga farmasi RS dapat menjalankan tugasnya dengan baik terutama :

1. peralatan farmasi untuk persediaan, peracikan dan pembuatan obat nonsteril

maupun aseptik

2. peralatan kantor untuk administrasi dan arsip yang baik

3. kepustakaan yang memadai untuk melaksanakan pelayanan informasi obat

4. lemari penyimpanan khusus untuk narkotika

5. lemari pendingin dan AC untuk obat yang termolabil

6. ruangan yang cukup untuk seluruh kegiatan farmasi rumah sakit baik gudang,

ruang racikan, produksi, distribusi,administrasi informasi obat arsip dan lain-lain.

7. Penerangan,sarana air,ventilasi dan sistem pembuangan limbah

8. Ruang untuk menyimpan obat/bahan obat yang mudah terbakar dan obat

berbahaya

3. Alur pengadaan obat dan alkes

permintaan obat dan alkes instalasi farmasi, ditentukan berdasarkan jumlah stok

minimum dan maksimum, maka instalasi farmasi harus segera melakukan pemesanan

barang ke gudang. Pelaksana farmasi (kaTIM) shif malam akan melakukan

pemesanan barang kegudang melalui sistem. Pemesanan barang diperiksa terlebih

dahulu oleh kepala instalasi Farmasi batu kemudaian disetujui dan dilanjutkan

55



kegudang. Penganggung jawab administrasi dan pelaporan bertanggung jawab untuk

mengecek kartu stok diakhir bulan dan membuat laporan stok yang disetujui oleh

kepala instalasi farmasi.

9. Pengadaan dan pengendalian persediaan

9.1. Sistem pengadaan dan pengendalian persediaan

Sistem dalam pengadaan dan pengendalian persediaan Farmasi terdiri dari :

9.1.1.Perencanaan perbekalan farmasi

Dalam merencanakan perbekalan farmasi harus terjadi proses kegiatan pemilihan

jenis,jumlah dan harga perbekalan farmasi dalam rangka pengadaan, dengan tujuan

untuk mendapatkan jenis dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan , serta

menghindari kekosongan obat.

Pedoman perencanaan berdasarkan :

1. DOEN –formularium –standar terapi RS – ketentuan setempat yang berlaku

2. Data catatan medik

3. Anggaran prioritas

4. Siklus penyakit

5. Sisa stok

6. Data pemakaian periode yang lalu

7. Rencana pengembangan

9.1.2.Pengadaan perbekalan farmasi

kegiatan ini dilakukan oleh bagian purchasing/pembelian, untuk memenuhi kebutuhan

yang direncanakan

9.1.3.Pengendalian persediaan

56



Pada proses ini terjadi kegiatan penyelenggaraan dan pengaturan sediaan farmasi

didalam ruang penyimpanan. Penyimpanan berdasarkan pedoman sebagai berikut

1. menjamin mutu tetap baik

2. memudahkan dalam pencarian

3. memudahkan pengawasan persediaan/stok, barang kadaluarsa

4. menjamin keamanan dari kecurian dan kebakaran

5. menjamin pelayanan yang cepat dan tepat

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam penyimpanan :

1. suhu dan lokasi

2. penyimpanan normal bersuhu 25 derajat Celsius (tablet,kapsul,injeksi,cairan)

3. penyimpanan dingin di simpan dalam lemari pendingin (2-8 derajat Celsius)

4. narkotika disimpan dalam lemari narkotika yang terkunci

5. barang yang mudah terbakar disimpan dalam gudang tahan api yang dilengkapi

alat pemadam kebakaran.

Bentuk/jenis barang yang disimpan :

1. obat-obatan disimpan terpisah dari bahan beracun

2. bahan mudah dibakar disimpan dalam gudang tahan api

3. obat luar dipisahkan dari obat dalam

4. barang pakai habis dan alat kesehatan dipisahkan dari obat-obatan

5. pengaturan ruangan

Gudang farmasi harus dibuat dari bahan yang tidak mudah terbakar

1. sistem penyimpanan

57



a. berdasarkan objek dan alphabet

b. berdasarkan volume

c. berdasarkan frekwensi penggunaan

d. sistem fifo

2. pengadaan alat bantu

3. pengamanan dan keselamatan

4. kartu stok

Sebagai alat untuk kontrol obat,BHP dan alat kesehatan agar persediaan tetap terjaga.

Selain itu digunakan untuk mengecek barang, apakah jumlah yang tercatat di nkartu

stok sama dengan jumlah yang tersedia digudang.

10. Sistem distribusi perbekalan farmasi

Sistem distribusi perbekalan farmasi terdiri dari :

1. perbekalan farmasi untuk pelayanan individu dalam proses terapi

2. perbekalan faramsi untuk menunjang pelayanan medis

Distribusi obat merupakan fungsi utama, yang terpenting adalah berkembangnya suatu

proses yang menjamin pemberian obat yanag benar dan tepat pada pasien yang benar ,

sesuai dengan dosis dan jumlah yang tertulis pada resep/kartu intruksi obat (KIO),

serta dilengkapi dengan informasi yang jelas dan dalam kemasan yang dapat

mempertahankan potensi obat tersebut.

Yang perlu diperhatikan dalam penyiapan obat adalah :

1. membaca secara teliti etiket botol penyimpanan yang terdiri dari nama produk,

potensi obat,bntuk sediaan dan tanggal kadaluarsa sebelum dan sesudah

pengerjaan formulasi

58



2. mengulang pembacaan etiket sebanyak 2 kali selama proses peracikan obat , satu

kali sebelum mengerjakan formulasi obat dan sekali lagi segera setelah selesai.

3. Pengerjaan formulasi dan penyiapan obat secara teliti terutama dalam hal yang

memerlukan perhitungan ,pengukuran volume dan penambahan pelarut

4. Pengecekan dilakukan oleh petugas yang berbeda

10.1. Sistem distribusi obat rawat jalan

prinsip dalam sistem distribusi obat rawat jalan adalah :

pasien harus diberikan informasi mengenai obat karena pasien sendiri yang harus

ditanggung jawab terhadap penggunaan obat tanpa ada pengaawasan dari petugas

kesehatan. Apoteker juga harus bertindak sebagai konsultan obat bagi pasien yang

melakukan upaya swamedikasi dan bagi pasien yang mendapatkan obat yang

mempunyai regimen terapetik yang rumit yang dapat menglirukan, obat yanag

mempunyai indeks terapetik sempit , obat yang cara penggunaanya menggunakan

alat-alat tertentu.

Sistem distribusi obat rawat jalan adalah :

Sistem distribusi menggunakan resep perorangan

Prosedur pelayanan obat sesuai dengan skema peracikan

1. penerimaan resep mengunakan kartu bernomor untuk mengenali pasien dan resep

yang telah selesai dilayani

2. petunjuk dan informasi lain yang berkaitan ditulis pada etiket. Laebel tambahan

dicantumkan pada wadah

3. obat yang sesuai dimasukkan dalam wadah

4. pemeriksaan kebenaran oabt dan jumlah obat

59



5. penyerahan obat kepada pasien dengan memberikan informasi yang berhubungan

dengan obat yang diberikan

Sebelum obat diserahkan kepada pasien, maka harus dilaksanakan pengecekan

terlebih dahulu oleh petugas apotik/farmasi.

10.2. Sistem distribusi obat rawat inap

sistem distribusi obat untuk pasien rawat inap menggunakan kombinasi dari 2 sistem

sebagai berikut :

1. Sistem persediaan diruangan

2. Sistem resep perseorangan

Untuk obat life saving disediakan diruangn dengan jenis dan jumlah terbatas sesuai

dengan kebutuhan.

11. Administrasi dan pelaporan

Administrasi dan pelaporan merupakan pengaturan penganggaran,pengendalian dan

analisa biaya, metode pengumpulan informasi keuangan, penyiapan laporan

penggunaan laporan untuk mengelola instalasi farmasi

Tujuan administrasi dan pelaporan :

1. Mendapat data/laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan selanjutnya

2. Agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan perbekalan farmasi dapat

dikelola secara efisien dan efektif

3. Agar kepala instalasi farmasi berpartisipasi efektif pada program pengendalian

biaya

4. Agar laporan dapat informatif dengan memperhatikan cara pengumpulan –

pengolahan data sedemikian sehingga dapat dipakai menilai kinerja farmasi.

Sistem pengumpulan data :

60



Pengembangan sistem pengumpulan data merupakan prioritas utama

1. Menentukan output yang diinginkan

2. Menentukan pemakaian data yangdiinginkan

3. Periode dan istilah standar pelayanan

Tujuan sistem pengumpulan data :

1. Memaksimalkan ketepatan

2. Memaksimalkan waktu kerja pegawai

3. Monitor pelaksanaan keuangan

4. Mengetahui trend pelayanan farmasi

12. Evaluasi dan pengendalian mutu

Pengertian Evaluasi dan Pengendalian Mutu adalah :

1. Merupakan program evaluasi penggunaan obat yang terstruktur dan

berkesinambungan serta mendapat pengesahan pada organisasi rumah sakit

2. Dirancang untuk menjamin obat-obat yanfg digunakan adalah tepat, aman, efektif

dan efisien

3. Penilaian berkala atas penggunaan obat yanag spesifik

4. Menilai pengaruh intervensi atas pola penggunaan obat

Pengkajian penggunaan obat :

Hal mendasar pada pengkajian penggunaan obat adalah :

1. Tepat obat,dosis,route,penderita, waktu pemberian

61



2. Monitoring dan analisis yang ber, kesinambungan, terencana,sistematis, secara

prosektif, simultan atau retrospektif

3. Pemecahan masalah

4. Terdokumentasi

Standar laporan evaluasi meliputi :

1. Nama generik : daftar nama resmi, meliputi nama kimia dan produk obat

2. Nama dagang : daftar nama dagang yang umum dari suatu produk obat

3. Sumber pengadaan

4. Klasifikasi farmakologi

5. Indikasi terpuitik

6. Dosis

7. Bio-availabilitas dan farmakokinetik

8. Efek samping dan toksisitas

13. Evaluasi pelayanan farmasi

pengertian evaluasi pelayanan farmasi :

mutu layanan farmasi RS menunjuk pada tingkat kesempurnaan pelayanan dalam

menimbulkan kepuasan pasien sesuai dengan tingkat kepuasan rata-rata masyarakat , serta

penyelenggaraannya sesuai dengan standar pelayanan, profesi yang ditetapkan dan kode etik

Evaluasi adalah proses penilaian kinerja devisi farmasi di rs meliputi penilain terhadap SDM,

pengelolaan perbekalan farmasi peklayanan kefaramasian kepada pasien

pengendalian mutu adalah suatu mekanisme yang dapat menjamin bahwa pewlayanan

farmasi yang konsisten diselenggarakan secara berkesinambungan

62



Tujuan evaluasi pelayanan farmasi :

1. untuk mengetahui persepsi petugas terhadap pekerjaannya

2. untuk mengetahui tingkat pelaksanaan oleh setiap strata petugas sesuai rancangan

tugas yang dibuat dengan mengacu ke waktu nmendatang dan memperhatikan

peningkatan ketrampilan serta pengembangan pengetahuan setiap petugas

Indikator Evaluasi pelayanan Farmasi :

Indikator evaluasi pelayanan farmasi, dibedakan menjadi :

1. indikator persyaratan minimal yanitu indikator yang digunakan untuk mengukur

terpenuhi atqau tidaknya standar masukan , proses dan lingkungan.

2. indikator penampilan minimal yaitu indikator yang ditetapkan untuk mengukur tercapai

atau tidaknya standar penampilan minimal pelayanan yang diselenggarakan.

Jenis program evaluasi pelayanan farmasi :

1. prosprektif : program dijalankan sebelum pelayanan di laksanakan. Contoh standarisasi,

perijinan.

2. konkruen : program dijalankan bersama dengan pelayanan dilaksanakan. Contoh

memantau kegiatan apoteker, asisten apoteker analis makanan faarmasi

3. retrospektif : program pengendalian yang dijalankan setelah pelayanan di laksanakan.

Contoh survey konsumen, laporan mutsi barang

metoda evaluasi pelayanan farmasi :

63



1. audit (pengawasan ) dilakukan terhadap proses dan hasil kegiatan apakah sudah sesuai

standar

2. review (penilaian) terhadap pelayanan yang telah diberikan , menggunakan sumber daya ,

penulisan resep

3. survey, untuk mengukur kepuasan pasien, dilakukan dengan angket dan wawancaraq

langsung

4. observasi, terhadap kecepatan pelayanan , antrian, ketepatan penyerahan obat

Standar program evaluasi pelayanan farmasi meliputi :

1. tujuan dan sasaran

2. metode

3. jadwal waktu pelaksanaan

4. evaluasi dan analisis

5. kesimpulan, rekomendasi, dan tindak lanjut

6. laporan dan dokumentrasi

64



BAB IV

IDENTIFIKASI DAN PERUMUSAN MASALAH

4.1. Kerangka Teori

INPUT PROSES OUTPUT

Tugas Pokok dan Fungsi Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Tugas Pokok dan Fungsi Instalasi Farmasi Rumah Sakit menurut Keputusan Menteri

Kesehatan Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004, adalah sebagai berikut :

1. Melangsungkan pelayanan farmasi untuk optimal

65

1. Sumber Daya

Manusia( SDM)

2. Sarana/

Prasarana

3. Standar

Operasional

HASIL

CAPAIAN

KINERJA

1. Perencanaan

• Pemesanan

• pengadaan

2. Pelaksanaan

• Pendistribusian

• Plyn.pasien



2. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan farmasi profesional berdasarkan prosedur

kefarmasian dan etika profesi

3. Melaksanakan komunikasi, informasi dan edukasi

4. Memberi pelayanan bermutu melalui analisa dan evaluasi untuk meningkatkan mutu

pelayanan farmasi

5. Melakukan pengawasan berdasarkan aturan-aturan yang berlaku

6. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan di bidang farmasi

7. Mengadakan penelitian dan pengembangan di bidang farmasi

8. Memfasilitasi dan mendorong tersusunnya standar pengobatan dan formularium

rumah sakit

Faktor-faktor yang berperan sebagai penyebab makin pentingnya pelayanan farmasi adalah :

1. SDM yang harus mempunyai kompetensi sesuai standar dan jumlah SDM yang

cukup sehingga pelayanan farmasi lebih baik.

2. Sarana prasarana yang di perlukan untuk menyelenggarakan pelayanan farmasi lebih

baik dn lengkap.

3. Standar Prosedur pelayanan lengkap untuk menunjang pelayanan farmasi.

2. IDENTIFIAKSI MASALAH

Identifikasi masalah dilakukan melalui :

1. Wawancara langsung kepada kepala Instalasi Farmasi, Penanggung Jawab Farmasi,

pelaksana Farmasi dan Pasien yang mengambil obat.

66



2. Observasi (pengamatan langsung), melakukan observasi terhadap kegiatan di Instalasi

farmasi RS Grha Permata Ibu.

3. Telaah Dokumen dari dokumen yang ada di Instalasi Farmasi

Setelah melakukan kegiatan wawancara, pengamatan dan telaah dokumen , maka penulis

mendapatkan beberapa masalah yang dihadapi oleh Instalasi Farmasi RS Grha Permata Ibu :

1. Ada obat yang tidak diambil oleh pasien rawat jalan pada saat kunjungan poliklinik,

karena waktu tunggu yang lama

2. Adanya beberapa obat yang diresepkan dokter untuk pasien rawat jalan habis/tidak

ada

3. Pengambilan sisa obat kronis pasien BPJS rawat jalan cukup jauh

4. SPO yang belum optimal dijalankan

Permasalahan didapat dari sumber data pendukung, yang dapat dilihat pada tabel di bawah ini

TABEL 4.1

67



Gambaran rata-rata waktu tunggu Pelayanan Resep di Instalasi Farmasi RS Grha Permata

Ibu dari bulan November sampai dengan Desember 2014, dapat dilihat pada tabel

dibawah ini :

TABEL 4.2

Sumber : pelayanan obat instalasi farmasi RS GPI

BAB V

68



PEMBAHASAN

5.1. ANALISIS PRIORITAS MASALAH

Untuk mendapatkan prioritas masalah dilakukan dengan cara FGD (Foccus Group

Discussion), dengan menggunakan alat manajemen berupa pembobotan terhadap kriteria

yang digunakan untuk menilai masalah, dalam hal ini penulis menggunakan MCUA

Nilai bobot, untuk kriteria permasalahan :

5= sangat mudah

4= mudah

3= sedang

2= agak sulit

1= sulit

Dalam mencari prioritas masalah dengan menggunakan MCUA, dapat dilihat pada tabel

dibawah ini :

Kesimpulan :

1. Proritas 1 : Ada obat yang tidak diambil oleh pasien rawat jalan pada saat kunjungan

poliklinik karena waktu tunggu yang lama (A)

69



2. Prioritas 2 : Adanya beberapa obat yang diresepkan dokter untuk pasien rawat jalan

habis/tidak ada (B)

3. Prioritas 3 : SPO yang belum optimal dijalankan (D)

4. Prioritas 4 : Pengambilan sisa obat kronis pasien BPJS rawat jalan cukup jauh (C)

Berdasarkan tinjauan pustaka dan permasalahan dari prioritas utama, maka penulis

mengembangkan kerangka konsep sebagai berikut :

INPUT PROSES OUTPUT

5.2. ANALISIS PENYEBAB DAN AKAR MASALAH

Dari pencarian prioritas masalah didapatkan hasil prioritas masalah yang tertinggi, yaitu :

Adanya obat yang tidak diambil oleh pasien rawat jalan pada saat kunjungan poliklinik

karena waktu tunggu yang lama.

Untuk mencari penyebab dan akar masalah digunakan metode Fishbone (tulang ikan) analisis.

70

1. SDM

2. fasilitas dan peralatan

3. prosedur

1. Penerimaan Resep

2. Pengambilan Obat

3. Peracikan Obat

4. Pen ecekan Akhir

WAKTU TUNGGU

PELAYANAN RESEP



Material Method

Banyak obat tidak

diambil pasien

Machine Environment Man

Setelah dilakukan analisis, maka didapatkan prioritas masalah, yaitu : Ada obat yang tidak

diambil oleh pasien rawat jalan pada saat kunjungan poliklinik karena waktu tunggu

yang lama

Kemungkinan Penyebabnya adalah :

1. Man :

- SDM yang kurang

- SDM bekerja ganda

- Kompetensi SDM farmasi yang kurang

- SDM kurang terampil dan cekatan

- Adanya hambatan komunikasi dengan pelanggan

2. Environment :

- Budaya pasien yang tidak mau menunggu

3. Machine :

- Data yang akan diinput terlambat

- Komputer untuk menginput rusak

71



- Program komputer yang belum sempurna

4. Method :

- Belum dijalankan prosedur secara maksimal

- Ketidak sesuaian resep dengan formularium

5. Material

- Kertas untuk print komputer habis

- Banyak menggunakan kopi resep karena banyak obat yang habis

- Obat yang habis didepo yang belum diambil dari gudang

- Banyaknya resep yang masuk depo farmasi terutama resep racikan yang

membutuhkan waktu lama dalam meracik

- Banyaknya item dalam 1 resep

- Resep dari kasir datang ke depo farmasi terlambat

5.3. ALTERNATIF PENYELESAIAN MASALAH

Alternatif Penyelesaian Masalah dari penyebab yang ada, terdiri dari :

1. MAN

- Analisa beban kerja

- Jumlah SDM sesuai dengan beban kerja

- SDM yang kompeten

2. ENVIRONMENT

- Adanya komunikasi yang lancar dengan pelanggan

3. MACHINE

72



- Perbaikan Program komputer

- Alur pembayaran resep kekasir lebih cepat.

4. METHOD

- Melengkapi SPO yang belum ada

- Merivisi SPO yang sudah tidak sesuai deng kondisi farmasi saat ini

- Mengawasi pelaksanaan SPO

5. MATERIAL

- Resep yang masuk didepo farmasi segera dilakukan proses sesuai waktu

yang ditentukan.

- Depo Farmasi harus selalu menyiapkan setiap hari obat, alkes pakai habis,

PMPH yang dibutuhkan pasien setiap hari sesuai SPO

- Pencatatan obat yang habis didepo harus segera menginformasiikan ke

gudang sehingga tidak ada kekurangan obat dan bahan lain di depo farmasi

73



BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1. Kesimpulan

1. Melihat dari kesimpulan proritas masalah adalah lamanya waktu tunggu pasien

dalam mendapatkan obat dari racikan dan non racikan di Instalasi farmasi sehingga

ada obat yang tidak diambil oleh pasien rawat jalan.

2. Adanya beban kerja yang tinggi dari petugas farmasi sehingga pelayanan farmasi

menjadi lama

6.2. Saran

1. Penambahan SDM Farmasi sesuai prosedur

2. Jalin komunikasi yang lancar dan efektif kepada pasien, salah satunya adalah

adanya informasi berupa poster atau benner tentang pentingnya minum obat,budaya

sabar dll

3. Evaluasi SPO yang ada dan merevisi/ membuat SPO yang relevan dengan keadaan

saat ini.

4. SIM RS dibuat lebih optimal sehingga pelayanan Farmasi lebih cepat

5. Pencatatan dan pelaporan harus selalu dilakukan sesuai SPO

74



DAFTAR PUSTAKA

1. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004

tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit , Jakarta

2. Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif, Bandung : CV Alfabeta, 2008

3. Susanti, T, Evaluasi Nilai Pasca Akreditasi Farmasi Rumah Sakit Karya Bakti Bogor

tahun 2006. Tesis, Depok : Universitas Indonesia

4. Undang-Undang Republik Indonesia No 36 Tahun 2009. Tentang Kesehatan, Jakarta.

5. Widiasari E, Analisa Waktu Pelayanan Resep di Instalasi Farmasi Rawat Jalan RS Tugu

Ibu Depok tahun 2009. Skiripsi Depok : Universitas Indonesia.

6. Siregar C, Farmasi Rumah Sakit, Teori dan Penerapan, Jakarta : EGC, 2004

75



7. Anief M, Manajemen Farmasi (cetakan kelima). Yogyakarta : Gajah Mada University

Press.

8. Keputusan Menteri Kesehatan Republik IndonesiaI No 1333/Menkes/SK/XII/1999,

Tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit.

9. Keputusan Menteri Kesehatan Republik IndonesiaI No 129/Menkes/SK/II/2008,

tentang Standar Pelayanan Minimal Farmasi Rumah Sakit.

Contoh Laporan Residensi Farmasi

Documents

Transcript of Contoh Laporan Residensi Farmasi