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Conjunto Multifamiliar Quintas del Palmar P.H.

INFORME DE GESTIÓN

CONSEJO DE ADMINISTRACION Y ADMINISTRADOR AÑO 2016.

Respetados Copropietarios y Residentes: Reciban un cordial saludo y nuestro especial agradecimiento a la comunidad del CM. Quintas del Palmar, por la comprensión, paciencia y apoyo durante el año 2016 de gestión que hemos venido adelantando en el Conjunto Residencial con acompañamiento del Consejo de Administración. Dando cumplimiento a las normas contempladas en el Reglamento de Propiedad Horizontal y de conformidad con la Ley 675 de 2001 – Régimen de Propiedad Horizontal, El Consejo de Administración y el Administrador presentan el informe resumen de los aspectos más relevantes de la función administrativa encomendada durante el año 2016, desarrollando una amplia gestión teniendo en cuenta de manera integral la necesidad de mantenimientos, reparaciones, imprevistos y control administrativo al igual que los planes y proyectos aprobados por ustedes en la asamblea de marzo 2016. El informe de Gestión se enmarca en tres aspectos, en las cuales se describen las actividades más relevantes ejecutadas en el año 2016.

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Actividades generales de administración Se han realizado actividades relativas al el servicio de administración, como atención a Copropietarios y usuarios en la oficina de la Administración de forma permanente, para solucionar situaciones generales de convivencia, quejas, reclamos, sugerencias y aclaraciones a las cuotas de administración, facturación, llamados de atención y solicitudes particulares a residentes por el mal uso de parqueaderos, parqueo en vías y tenencia irresponsable de mascotas, revisión de trabajos realizados por los empleados, reuniones con proveedores y prestadores de servicios de contabilidad, facturación, vigilancia, asesores de seguros, jardinería y mantenimientos varios, en general se han realizado todas las funciones administrativas inherentes al cargo y todas aquellas responsabilidades inmersas en el reglamento de propiedad horizontal y manual de convivencia. El Consejo de Administración en apoyo a la Administración, se ha reunido constantemente a fin de adelantar los proyectos y buscar soluciones a las múltiples necesidades de la Copropiedad, dejando como evidencia la realización de las actas de consejo mes tras mes, en las cuales se pueden verificar las decisiones tomadas por el consejo de Administración en direccionamiento a la ejecución por parte del Administrador y alojadas como evidencia y herramienta de comunicación con la comunidad en nuestra página web: www.quintasdelpalmar.com La Administración se ha caracterizado por ser un equipo de trabajo unido y comprometido con la gestión que le fue encomendada por la Asamblea General. Durante el Año 2016 el plan de trabajo se desarrolló bajo tres aspectos así:

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1. Gestión Administrativa

Es conjunto de acciones mediante las cuales el Consejo de Administración y la Administración desarrollaron sus actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso Administrativo: Planear, Organizar, Dirigir, Coordinar, Controlar.

1.1. ASPECTO LEGAL

1.1.1- Organos de Administración.

Consejo de Administración.

Funciones. Al consejo de administración le corresponderá tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal. Artículo 55.

NOMBRE APELLIDO APELLIDO CARGO

Jorge Rodríguez Henao Principal

Alexandra Galofre Vega Principal

Héctor Garcés González Principal

Amparo Gómez Gómez Principal

Fernando Pérez Arango Principal

Adriana Bolívar García Suplente

William Betancur Hernández Suplente

1.1.2- Comité de convivencia. Cuando se presente una controversia que pueda surgir con ocasión de la vida en edificios de uso residencial, su solución se podrá intentar mediante la intervención de un comité de convivencia elegido de conformidad con lo indicado en la ley 675 de 2001, el cual intentará presentar fórmulas de arreglo, orientadas a dirimir las controversias y a fortalecer las relaciones de vecindad. Durante el año 2016, las funciones del comité de convivencia fueron delegadas al consejo de Administración por la asamblea, frente a la ausencia de copropietarios colaboradores.

NOMBRE APELLIDO APELLIDO CARGO

Jorge Rodríguez Henao Principal

Alexandra Galofre Vega Principal

Héctor Garcés González Principal

Amparo Gómez Gómez Principal

Fernando Pérez Arango Principal

Adriana Bolívar García Suplente

William Betancur Hernández Suplente

Con el acompañamiento de dicho Comité se atendieron situaciones de propietarios para la convivencia.

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1.1.3- Contratos Proveedores.

Contrato El Arca Seguridad.

Vigencia Inicio Hasta No. Hombres

30/08-2014 30-08-2017 1-24-/1-/12/1-relevante

Valor Mensual 2016 $ 8.999.082

Seguros Copropiedad.

Protección Pérez E hijos Consultores (Aseguradora Mafre) Se renovó póliza con la Aseguradora Mafre y como resultado se obtuvo buena cobertura, buen precio e inclusión de la póliza de Manejo de Administradores dentro de la cobertura general obteniendo así un ahorro significativo.

Vigencia Inicio

Hasta Renovación

14-01-2017 14-01-2018 14-01-2017

Valor Anual $ 14.951.800

Cobertura:

1.2- ASPECTO LABORAL.

Planta de Personal.

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Sirley Miranda Quintero

Asistente Administración

Encargada de lo relacionado con los procesos Administrativos y atenciòn a los propietarios

Nicolas Rodas Acevedo

Mantenimiento General

Realiza los mantenimientos generales de la Copropiedad para su normal funcionamiento. certificado con curso en trabajo en altura

Belarmina Panesso Durango

Servicios Generales

Encargado del aseo en el sector de los bloques de apartamentos.

Juber Dario Garcia

Piscinero Encargado del mantenimiento y aseo de la piscina, gimnasio, entrega de correspondencia interna y limpieza de Town House y zonas comunes.

Sigifredo Rstrepo Morales

Servicios Generales

Aseo en town House,Zonas comunes,mantenimientos locativos y otros.

Juan Camilo Garcia

Jardinero

Encargados del mantenimiento general de los jardines de la Unidad y de los antejardines de las Casas. certificado con curso en trabajo en altura

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Se han realizado reuniones con el personal de atención al CM. Quintas del Palmar, en las cuales se les da a conocer las directrices de trabajo concertadas con el Consejo de Administración, un trabajo enmarcado en el buen entendimiento y el cumplimiento de las tareas asignadas para el logro de las metas propuestas; Trabajo realizado bajo las diferentes normas de seguridad y compañerismo, tales como: trabajo en altura y como un equipo de trabajo, con buenas relaciones laborales e interpersonales. 1.2.1- Obligaciones Laborales.

Se cumplio con el pago de correspondiente a todas las Nominas quincenales de salarios, pago de primas, prestaciones sociales, subsidio de transporte, dotación y otros. El CM. Quintas del Palmar se encuentra a paz y salvo por todo concepto con su personal de trabajo.

Ver ejecución presupuestal.

1.3. Aspecto tributario.

Retención en La Fuente.

Se presentó durante los periodos correspondientes al año 2016: quedando a paz y salvo por este concepto.

Seguridad Social con vinculación laboral.

El CM. Quintas del Palmar ha cumplido su obligación y se encuentra a paz y salvo por este concepto.

Medios Magnéticos Se proyecta su presentación para el mes de abril 2017.

ICA Se presentó durante los periodos correspondientes al año 2016 quedando a paz y salvo por este concepto.

1.4. Logros Administrativos.

Página web-

Tener un sitio web es de gran importancia y ayuda a mantener un buen canal de comunicación con

los copropietarios, no solamente crear una página web, sino saberla manejar y sacarle el máximo

provecho a esta herramienta tan poderosa, el facilitarle a los copropietarios un sitio en Internet que

los acerque a la administración, para que puedan estar al tanto de los procesos e información de una

forma sencilla y atractiva que los mantenga interesados en su copropiedad: publicación del

Reglamento de la Copropiedad, Manual de Convivencia, Circulares, Actas de Asamblea, Actas de

Consejo, entre otros.

Habilitación del botón PSE en la página web de la Copropiedad. A través del PSE; los copropietarios han podido realizar el pago de su cuota de administración, desde su terminal virtual o computador, herramienta que igual contribuye a la identificación de los bienes, permitiendo la actualización y certeza en los saldos de cuotas de administración a cargo de los copropietarios.

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Elaboración, socialización y publicación del reglamento interno de trabajo de los empleados de la Copropiedad.

Contratación e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), según lo dispuesto por el Decreto 1072 de 2015 y decreto reglamentario 171 de 2016.

Elaboración del Plan de manejo integral de residuos (PMIRS) a través de la empresa Kontrol Grunt y aprobación por la Secretaria de Medio Ambiente de Envigado.

Elaboración Plan de Saneamiento Básico de Piscina

Aseguramiento de la información administrativa, como respaldo diario de la información en la nube.

Expedición oportuna de la facturación.

Convergencia (adopción) de las Normas de Información Financiera - NIF-

1.5. Proyectos integradores

Amor y Amistad.

Se realizaron carteleras alusivas a la fecha y se colocaron en todas las carteleras de la copropiedad; por restricción en el presupuesto no se realizó actividad de celebración.

Fiesta de los Niños.

El día de Halloween, fue recordado con un detalle (dulces y otros) que se envió a cada unidad habitacional de la copropiedad, donde se reportó la existencia de un niño e igualmente se decoró la portería de la copropiedad con imágenes alusivas a la fecha y al mes de recordación.

Novena Navideña.

La Novena de Aguinaldo se rezó durante (9) días a las (10) am de la mañana, rememorando los meses previos del nacimiento Jesús y terminando con su llegada en el pesebre de belén, se contó con presencia aproximadamente entre (15 niños, 8 adultos y los trabajadores del CM ) durante los nueve días, se les repartió refrigerio y dulces como aguinaldo. El lugar de realización de esta actividad fue a la entrada a la Copropiedad Zona Verde, frente a los apartamentos.

Pesebre de Navidad.

Al igual que todos los años, se dio paso al desarrollo de esta hermosa costumbre de hacer el pesebre que a todos nos gusta tanto; nuestro pesebre fue una obra de arte realizada por los trabajadores y Administración; a ellos mil gracias por su colaboración y a los niños por su compromiso un Dios los bendiga.

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Aguinaldo a Los Trabajadores.

En nombre de nuestros empleados un mil gracias a todos los propietarios por hacer de nuestra Navidad una época muy especial y de grata recordación, la generosidad y bondad de nuestros residentes, propietarios no se hizo esperar al contribuir con el bienestar de sus trabajadores e igualmente se agradece a la copropiedad por su aporte al aguinaldo en época de navidad.

2-GESTIÓN FINANCIERA. 2.1-

2.2. Estado de cartera -Gestión de recuperación de cartera: a diciembre de 2015. a diciembre de 2016.

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2.3- Gestión del fondo de imprevistos (Ley 675 del 2001 en su artículo 35) (*): $ 19.120.841. (Saldo a 31 de diciembre de 2016). Se cancela la legalización, construcción de las obras del (PMIR) construcción cuarto de acopio de basuras o contenedores, adecuación Shuts de los edificios, cuarto de reciclaje e instalación de cámaras, con los recursos recuperados del Fondo de Imprevistos y aprobado en la Asamblea del 2015.

2.4- Conserfachadas: se canceló la totalidad de la deuda y expedición de paz y salvo del contrato con Conserfachadas por $ 30.000.000, con los recursos del Fondo de Solidaridad a diciembre 31 de 2015, recursos aprobados y asignados en la Asamblea de 2016. 2.5. Gestión del fondo de solidaridad (*): $ 8.214.500. (Saldo a 31 de diciembre de 2016). Cancelación deuda con Conserfachada; autorizada en Asamblea de 2016.

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2.6- Gestión efectiva de identificación de consignaciones.

A través y con la colaboración de Bancolombia, se logró identificar en su gran mayoría, las consignaciones pendientes de años anteriores y de periodos actuales; aquellas que definitivamente no fue posible su identificación y correspondiente a años anteriores, se contabilizaron en otros ingresos y se guardó su historial en caso de ser necesaria su devolución al propietario.

2.7- 2.8-

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Ejecución presupuestal.

La ejecución presupuestal es poner en desarrollo todas esas actividades u obras contempladas en el presupuesto, de modo de ejecutarlo todo o sea invertirlo todo tal y como se había planeado, o sea logrando los objetivos proyectados para alcanzar las metas propuestas. (Ver informes financieros ).

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INFRAESTRUCTURA - OBRAS DE MANTENIMIENTO Y MEJORAS.

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Zonas de Mascotas (perros, Gatos y otros); conscientes de la importancia de los espacios que se debe brindar a nuestra mascotas para felicidad de sus amos y de su mascotas, se han destinado (2) áreas, dotadas con cámaras de seguridad especialmente para nuestras mascotas; solo queda establecer en sus dueños la importancia de ser responsables en su tenencia y en el cuidado de las zonas de mascotas, recogiendo y limpiando, lo que nuestra mascota ensucian sin ser responsable por dicha conducta; estas zonas tienen como objetivo contribuir a la convivencia entre humanos, sin que nuestras mascotas sean discriminadas por los malos hábitos de sus amos.

Herramientas Las Herramientas, son parte de los activos de la copropiedad, para el desarrollo de las tareas diarias en el mantenimiento y correctivos a las zonas comunes, por lo tanto se ha diseñado un área especial para su custodia y salvaguarda.

Comedor y Casilleros trabajadores. El talento humano, es el activo más preciado para la copropiedad, se incorpora el bienestar, no solo físico y sicológico de nuestros trabajadores, sino también destinando espacios que representen tranquilidad, paz, higiene en sus necesidades básicas de alimentación y descanso programado.

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Mantenimiento Circuito Cerrado de Televisión. Las cámaras de seguridad son la herramienta perfecta para captar lo que ocurre en cualquier parte que necesite de vigilancia, por lo que son un elemento vital para la copropiedad. Hoy en día estas cámaras ofrecen una gran calidad de imagen por lo que en estos momentos es también una muy buena herramienta de apoyo para la empresa de vigilancia y de esta forma poder ofrecer tranquilidad y control de las situaciones que se puedan presentar en la copropiedad, que afecten sus residentes.

Nuestro objetivo es controlar a través de un centro de monitoreo todas las zonas comunes y perímetro que puedan presentar riesgos de peligro y emergencia.

Baño turco. Se da cumplimiento al mantenimiento preventivo y correctivo al techo del turco por daño en su estructura de madera, quedando pendiente realizar cambio del drywall interno del turco.

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Señalización y remarcación señalización existente, continuidad en la demarcación de las áreas de zonas comunes, con el objetivo de prevenir los riesgos a los copropietarios en el disfrute y uso de las zonas comunes.

Parques Infantiles. Se realizó lavada y arreglo de los parques infantiles en zona de los apartamentos, y cancha de futbol; se realizaron cambios de partes en madera en mal estado, tornillería, anclajes y argollas, restauración de pintura general, aún está pendiente restaurar piezas dañadas y mantenimiento de pintura en los parques infantiles de apartamentos y casas. También en estas áreas se realizó mejora en iluminación y se instalaron cámaras de seguridad con el objetivo de brindar una mayor protección a los niños de la Copropiedad.

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Puertas de Ingreso. Debido al alto flujo vehicular registrado en el ingreso a la Copropiedad, se han presentado durante el año 2016 serias dificultades para el mantenimiento y correcto funcionamiento de las puertas de ingreso y salida de la Portería, las cuales han demandado altos costos en mantenimiento y reubicación de sus sensores de control, como medida correctiva se cambiaron sus gatos hidráulicos (2).

Muro Fachada Principal en Piedra. Al realizar los trabajos correspondiente a la adecuación del acopio de basuras (PMIRS) se evidencia la necesidad de incrementar la altura del muro, por estar expuestos a riesgos externos y se hace necesario realizar enchape en piedra para conservar la uniformidad de nuestra fachada principal.

Área de Piscina. La piscina, como elemento recreacional, brinda grandes satisfacciones a sus usuarios, sin embargo para cumplir exitosamente este objeto es imprescindible un mantenimiento que nos garantice en todo momento un agua apta para el consumo, no solamente desde el punto de vista estético (libre de turbiedad, color, olor, etc.), sino desde el punto de vista bacteriológico (libre de bacterias, algas, hongos, virus y parásitos).

Gimnasio.

Se reciben constantes solicitudes de dotación del área destinada como Gimnasio y se solicita por sus usuarios una mayor atención a la población de jóvenes y adultos que gustan de la actividad física. En el año 2016 se han adquirido y se han realizado mantenimientos a los siguientes implementos para el disfrute de nuestros residentes deportistas y amantes del fisiculturismo y el deporte: Multifuncional Grand, Banda Caminadoras, Spinning, Elípticas Grand, Mancuernas. Instalación Cámara de Seguridad.

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Jardinería.

Se han realizado actividades, dentro de las cuales se mencionan las más significativas: Talas de palmas y podas de diferentes especies, ésta actividad ha incrementado de manera considerable y se ha realizado con mano de obra de nuestros empleados, controlando el gasto, de igual manera se realizó mantenimiento a la zona de jardines de Casas y Apartamentos. La disposición final de desechos vegetales y reposición de especies taladas, cambio de grama, compra de químicos y abonos, son actividades representativas dentro de la ejecución presupuestal. Demarcación Zonas Comunes Senderos Ecológicos.

Con el objetivo de permitir el disfrute seguro de nuestros residentes a través del sendero ecológico, se han realizado mantenimiento de demarcación y así poder minimizar los riesgos de caídas y otros.

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Iluminación.

Durante el año 2016; se instalaron reflectores LED de 50W, para completar aproximadamente (88) reflectores en toda la copropiedad y se han realizado mantenimientos dentro de la garantía de (12) meses partir de su instalación durante el año 2015.

Mantenimientos preventivo y correctivo.

- Cambio de mantos, limpieza de techos y canoas en los bloques de apartamentos. - Reparación de cañuelas de áreas comunes. - Lavado de andenes y parqueaderos. - Remarcación de señalización de vías. - Limpieza de tuberías comunes en las vías de circulación de las casas y town house. - Demarcación y construcción de resaltos. - Colocación de tope llantas para demarcación de parqueaderos de visitantes. - Cambio de la bombilleria fundida en general y mantenimiento de todas las luminarias de los

jardines interiores. - Mantenimiento y limpieza de todos los sifones en cubiertas, rejillas plazoleta, semisótano,

sótano, y parqueadero de visitantes. - Revisión y recarga de extintores. - Fumigación semestral con refuerzo al interior del Conjunto en todas las áreas comunes y en el

perímetro, incluyendo parques y zonas de mascotas.

Iluminación

Quintas del

palmar

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Agradecimientos. Manifestamos nuestro agradecimiento a los propietarios y residentes, que con sus aportes han contribuido al mejoramiento de la calidad de vida en nuestro CM Quintas del Palmar y en especial, a quienes durante el año 2016 hicieron parte de los equipos de trabajo. Cordialmente, Jorge Rodríguez Henao Ricardo Enrique Martelo Medina. Presidente Consejo de Administración. Administrador

CM Quintas del Palmar.