CHAPTER 23 Manufacturing Production Planning

23-1 Nature of Production Process

Produksi merupakan istilah untuk sebuah situasi dimana material-material

dikombinasikan dan dimodifikasi dalam beberapa cara yang signifikan melalui

penggunaan fasilitas dan peralatan. Proses produksi seringkali mengacu pada proses

manufaktur, karena meliput hal yang lebih luas. Saat ini, sulit untuk men-genalisir

proses manufaktur karena ada berbagai jenis perusahaan manufaktur dan beragam

barang dan jasa yang diproduksi. Walau demikian, setiap proses produksi memiliki

karakteristik umum, yaitu meng-kombinasikan material dan tenaga kerja dengan

menggunakan fasilitas dan peralatan untuk menghasilkan barang tang siap untuk

digunakan, baik untuk penggunaan internal maupun untuk dipasarkan.

Proses produksi tergantung pada jenis perusahaan. Sebagai contoh, bagi

perusahaan retail proses produksi tidak terlalu signifikan. Bagi perusahaan yang

megolah bijih besi, proses produksi menjadi sangat penting. Normalnya, bagi

perusahaan manufaktur, proses produksi merupakan proses yang menjadi pertatian

utama managemen. Hal ini merupakan tantangan tersendiri bagi audit internal karena

proses ini membutuhkan tingkat control yang tinggi.

23-2 Production Process Cycle

Ada beberapa tahap dalam proses produksi, yaitu:

1. Estimasi permintaan barang yang akan diproduksi. Apa yang akan diproduksi

dan kapan?

2. Rencana untuk memproduksi barang yang dibutuhkan

3. Pembelian input/material yang dibutuhkan

4. Penerimaan, instalasi, dan uji coba peralatan

5. Pelaksaan proses produksi

6. Transfer barang jadi ke perusahaan lain untuk dipasarkan. Dalam tahap ini,

termasuk control atas material sisa maupun lebih

Selanjutnya, akan dijelaskan dengan lebih detail terkait tahapan dalam proses

produksi.

(a) Menentukan produk yang dibutuhkan

Tahap awal dalam aktivitas produksi adalah menentukan barang apa yang

akan diproduksi dan kapan barang tersebut dibutuhkan. Termasuk di dalamnya

spesifikasi produk, jumlah, dan waktu pengiriman yang diinginkan. Proses

1

produksi dipengaruhi oleh beberapa factor, termasuk di dalamnya estimasi

biaya dan pendapatan. Beberapa pertanyaan yang dapat diajukan dalam

menentukan produk yang akan diproduksi, yaitu:

1. Bagaimana produk akan dijual?

2. Berapa harga yang akan dikenakan?

3. Berapa biaya dalam memproduksi sebuah barang?

4. Apa aktivitas pendukung lain yang dibutuhkan?

Kontrol penting dalam tahap ini yaitu fungsi produksi sebaiknya dapat

menentukan produk yang akan diproduksi dengan tepat.

(b) Perencanaan proses produksi

Beberapa pertimbangan dalam merencanakan proses produksi, yaitu:

1. Mengevaluasi kapasitas yang sudah ada untuk proses produksi

2. Menentukan apakah kapasitas yang sudah ada memiliki kemungkinan

untuk ditambah

3. Menentukan kebutuhan akan fasilitas produksi yang akan timbul

4. Menentukan jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk proses produksi,

termasuk di dalamnya rekrutmen dan training

(c) Pembelian material/input yang dibutuhkan

Saat ini, metode produksi yang digunakan perusahaan adalah model ‘just-in-

time’. Dalam metode ini, proses produksi dilakukan saat pesanan datang.

Metode ini menghemat banyak hal, termasuk di dalamnya material using atau

lebih dan biaya penyimpanan material sebelum diolah.

(d) Penerimaan, instalasi, dan uji coba peralatan

Penerimaan proses produksi dapat berasal dari vendor maupun dari pihak

internal. Pada saat penerimaan peralatan, harus dilakukan inspeksi untuk

memastikan bahwa jumlah, kualitas, dan tipe peralatan yang dipesan sesuai

dengan permintaan. Apabila telah sesuai, selanjutnya akan dilakukan uji coba

atas peralatan tersebut. Pada tahap ini, uji coba sangat penting karena

peralatan nantinya akan digunakan dalam proses produksi. Kegagalan

produksi dapat disebabkan karena adanya tidak terdeteksinya kerusakan

peralatan pada tahap ini.

(e) Pelaksanaan proses produksi

Aktivitas control dalam kegiatan produksi, yaitu:

1. Penggunaan material secara efektif

2

2. Penggunaan tenaga kerja secara efektif

3. Kontrol atas alat-alat pendukung produksi

4. Kontrol atas timesheet karyawan

5. Inspeksi rutin

6. Perawatan mesin dan peralatan

7. Control atas biaya produksi

8. Kordinasi dengan pelaksana produksi, apakah ada kendala dalam proses

produksi dan hal-hal apa saja uang harus ditingkatkan

(f) Transfer barang jadi

Tahap terakhir dari proses produksi adalah men-transfer barang jadi ke

distributor, retail, atau bisa juga untuk penggunaan sendiri. Aktivitas kontrol

dalam tahap ini adalah adanya perhitungan fisik untuk barang yang keluar,

inspeksi sebelum barang dikirim dan memastikan bahwa kemasannya sudah

rapi untuk menghindari adanya retur.

23-3 Masalah Utama dalam Produksi

Penting bagi auditor internal untuk memahami kegiatan terkait aktivitas

produksi agar dapat mengetahui apakah kontrol atas proses tersebut sudah berjalan

dengan baik. Berikut akan dijelaskan beberapa kegiatan terkait aktivitas produksi.

(a) Pengembangan produk dan desain

Proses produksi diawali dengan mentukan barang apa yang akan diproduksi

dan bagaimana desainnya. Pada tahap ini ditentukan pula biaya untuk

memproduksi barang tersebut. Begitu pula apabila ada pengembangan produk.

Maka harus dilakukan analisis-analisis untuk memproduksi atau tidak

memproduksi barang tersebut.

(b) Fasilitas, perlengkapan dan peralatan

Perencanaan fasilitas merupakan bagian dari perencanaan produksi. Beberapa

pertanyaan berikut dapat diajukan dalam merencanakan fasilitas, yaitu:

1. Seberapa luas lahan yang dibutuhkan?

2. Jika menggunakan lahan yang sudah ada, apa tahap selanjutnya yang akan

dilakukan?

3. Apakah factor geografis mempengaruhi pemilihan lahan pabrik?

4. Apakah ada masalah sosial dengan lingkungan di sekitar lahan?

3

(c) Logistik produksi

Apabila telah memenukan lokasi untuk melaksanakan proses produksi, maka

perusahaan harus mendesain layout untuk kegiatan produksi, termasuk lokasi

untuk penempatan peralatan dan material. Desain layout perusahaan harus

mendukung aktivitas produksi agar dapat berjalan lebih efektif. Contoh,

penempatan material yang akan diproduksi harus dekat dengan mesin

pengolahan.

d) Pengendalian dan Perencanaan ProduksiDasar dari pengendalian serta perencanaan produksi yaitu mengenai pengiriman instruksi kepada personalia produksi dan mengawasi aktivitas produksi yang sedang berjalan. Tujuan utama aktivitas ini adalah aliran kerja yang efisien serta terjadwal selama proses produksi agar produk bisa selesai sesuai yang dijadwalkan.

Perencanaan produksi dimulai dengan penentuan jadwal per hari, bulan, atau kuartalan tergantung dari tipe produk serta proses produksi. Di samping memerlukan partisipasi dari berbagai macam aktivitas organisasi, yang paling berperan di sini yaitu staf produksi, dan dalam beberapa kasus, manajemen tingkat atas juga terlibat. Jumlah serta waktu dari berbagai masukan yang dibutuhkan harus diestimasi dengan pertimbangan bahan baku yang sudah ada, barang yang akan dibeli, dan kebutuhan produksi serta jasa lain yang dibutuhkan. Pertimbangan diberikan seekonomis mungkin untuk meminimalkan biaya, seimbang dengan biaya bawaan dari persediaan tambahan. Perencanaan produksi adalah identifikasi kebutuhan bahan baku, berurusan dengan bahan baku tersebut dalam proses produksi dengan hasil yang efisien dalam waktu dan biaya.

Setelah produksi direncanakan, Master Production Schedule (MPS) telah dibuat, barulah instruksi untuk proses produksi tersebut disebarkan pada pihak yang terlibat. Proses ini diselesaikan melalui sistem otomomatis material requirements planing (MRP). Tujuan utama sistem ini adalah untuk menyediakan informasi perkembangan dan status terkini dari proses produksi. Model MRP harus disesuaikan dengan situasi produksi yang ada serta efisiensi.

i. Sekilas tentang Pengantar Sistem MRPAuditor internal seringkali berurusan dengan MRP ketika meninjau operasi pabrik. MRP selalu menjadi kunci utama dalam proses produksi, seolah-olah menjadi staf tambahan karena sekomponen besar proses bergantung pada sistem ini.

Mula-mula, dalam MRP ini semua barang yang diproduksi dapat dilihat melalui bill of material, komponen lain yang diperlukan untuk membuat barang jadi. Sebagai contoh bill of material barang A, membutuhkan 1 komponen B dan 3 komponen C. Dan untuk membuat komponen C diperlukan 2 komponen D dan 2 komponen E.

A…..B (1)

4

…..C (3) ….D (2) ….E (2)

Jika barang A yang dibutuhkan ada 50 dalam seminggu, harus dibuat jadwal dan itu tidaklah mudah. Misalkan untuk membuat barang A, diperlukan waktu 2 hari untuk menggabungkan B dan C ke dalam A, namun untuk membuat C diperlukan watu 3 hari untuk penggabungan D dan E, sedangkan pemasok komponen D tersebut membutuhkan waktu 30 hari untuk pengiriman.

Sistem MRP akan menghitung kapan waktu yang tepat untuk memulai proses produksi tiap komponen tersebut dengan memasukkan data tersebut di atas. Maka auditor pun sudah seharusnya dapat memahami kerumitan proses tersebut apabila ada lebih dari 2 tingkatan bill of material yang digunakan, dan tidak hanya untuk satu macam produk saja tetapi berbagai macam produk.

e) Pengendalian Operasional ProduksiLangkah selanjutnya dalam memahami proses produksi yaitu memeriksa semua aspek terbesar yang terlibat dalam proses produksi serta memahami bagaimana cara mengendalikannya unutk hasil produksi yang efektif. Beberapa aspek tersebut yaitu:

i. Pengendalian Pemanfaatan Bahan Baku ProduksiTujuan utama adalah untuk memaksimalkan pemanfaatan bahan baku dengan biaya yang seminim mungkin. Ada beberapa cara untuk mencapai hal tersebut yaitu:

Menerima bahan baku hanya pada kondisi yang sesuai dengan spesifikasi dan kualitas

Permintaan bahan baku dengan jumlah yang sesuai untuk pemanfaatan yang efisien

Perawatan bahan baku saat setelah pengiriman ke bagian produksi Pelaporan pemanfaatan bahan baku

Berikut adalah beberapa tujuan audit dalam pengendalian pemanfaatan bahan baku produksi.

Inti dari proses produksi. Auditor internal harus memahami garis besar dari tujuan proses produksi termasuk area, tipe, serta bahan baku yang digunakan dalam proses ini.

Lingkungan industri yang bersaing. Banyak faktor yang dapat mempengaruhi proses produksi. Auditor internal harus mengembangkan pemahaman terhadap lingkungan indsutri dan bagaimana hal tersebut berdampak pada proses produksi.

Memahami permintaan produk. Proses produksi selalu bergantung pada permintaan produknya. Internal auditor harus mencoba untuk memperoleh pemahaman mengenai permintaan ini dan yang terpenting bagaimana cara perusahaan memprediksi permintaan tersebut.

5

Memahami persyaratan komponen persediaan. Terkadang proses produksi memerlukan komponen serta bahan baku tambahan. Auditor internal harus memahami persyaratan tersebut dan hubungannya dengan proses produksi

Bill of Material. Proses produksi harus diorganisasikan secara hirarki melalui BOM, ditunjukkan dengan hubungan orangtua-anak untuk setiap komponen. Auditor internal harus memahami proses yang digunakan serta pengendalian di beberapa tempat dalam menjaga integritas BOM.

Klasifikasi persediaan. Jika perusahaan mengklasifikasikan persedian menggunakan ABC costing maka auditor internal harus dapat menghitung ulang berdasarkan klasifikasi tersebut dan apalah prosedur tersebut memang dapat dijalankan.

Proses ERP. Sistem di mana perubahan dalam persediaan akan berdampak pada jadwal serta penyelesaian proses produksi. Auditor internal harus memahami keterkaitan sistem secara keseluruhan.

Integritas Data. Sistem MRP tidaklah efektif kecuali ada hubungan yang terkait antara status persediaan dengan bill of material, dan auditor harus mengecek hal tersebut.

ii. Pengendalian Pemanfaatan Karyawan Agar efektif maka diperlukan hal sebagai berikut:

Kebutuhan para buruh telah direncanakan Perekrutan yang terjadwal serta pelatihan buruh yang memadai Kondisi tempat kerja yang sesuai serta fasilitas memadai Tugas serta tanggung jawab terdistirbusi dengan baik Kompensasi yang sesuai Supervisi yang berkompeten Penentuan standar dalam kinerja

iii. Pengendalian Pemanfaatan Jasa ProduksiBeberapa tipe adalah termasuk di bawah ini:

Pengendalian terhadap sumber daya, dalam hal ini pasokan listrik Persediaan dan jasa pendukung produksi yang memadai Staf yang mengurus bahan baku yang berkualitas Faslitas bagi karyawan untuk beristirahat Perawatan bangunan secara menyeluruh

23-4 Pengendalian Biaya Dan Biaya Produksi

1 Kebutuhan untuk upgrade sistem Perusahaan menggunakan sistem MRP klasik beberapa tahun lalu tapi tidak memperbaharui sistem ini, vendor dari sistem tersebut tidak cekatan dalam melihat bahwa ada kekurangan dari sistem yang mereka produksi, sistem baru seperti MRP II atau ERP harus diciptakan dan mampu meningkatkan jadwal produksi dan pengendalian keuangan

6

2 Kebutuhan untuk fokus pada Konsumen yang besar

Internal auditor melakukan observasi bahwa tidak ada pengaturan khusus pada konsumen yang besar, padahal perusahaan memiliki pendapatan yang besar dari kumpulan konsumen konsumen besar tersebut, pertimbangan harus diberikan untuk membangun hubungan untuk pemahaman yang lebih baik pada produksi dan mengantisipasi permintaan konsumen

3Cek Validitas dari Sistem Pengendalian Produksi Menggunakan cek validitas terhadap sistem

4 Bias Kesalahan yang berlebihan Harus mampu mengantisipasi bias dan menggunakan peramalan pengendalian yang memadai

5 Rapat Perencanaan Dalam perusahaan harus dilakukan pertemuan antar divisi untuk membahas mengenai sistem dan operasi produksi

Bab ini sama sekali tidak dimaksudkan untuk menjadi bahasan mengenai

akuntansi biaya, namun untuk membantu auditor untuk memahami mengapa

pengendalian itu penting pada area yang vital ini. Ide dari akuntansi biaya adalah

untuk mengalokasikan semua biaya yang signifikan kembali ke area dimana mereka

dapat diakumulasikan dan diakui.

Normalnya, auditor internal harus mengembangkan pemahaman tentang

aturan akuntansi biaya di tempat, menilai apakah aturan tersebut ada untuk

mempertimbangkan semua biaya yang relevan dan menentukan apakah aturan

tersebut diterapkan secara terus menerus.

Meskipun semua biaya dipertimbangkan dalam operasi manufaktur, akuntansi biaya

relatif sederhana ketika perakitan produksi terdiri dari produk yang dibeli atau

diproduksi dan ketika tiap komponen dapat ditelusuri kembali ke harga pembelian

atau biaya bahan baku ditambah jam tenaga kerja untuk menciptakan sebuah produk.

Akuntansi biaya menjadi lebih rumit ketika misalnya kegiatan operasinya

adalah minyak mentah yang proses awalnya dimasukkan ke salah satu kilang minyak,

melalui proses penyulingan yang rumit, berbagai zat atau bahan lainnya ditambahkan

ke dalam minyak tersebut pada berbagai tahap produksi untuk menciptakan produk

tersebut maupun produk lainnya seperti oli.

Dua hal rinci dari akuntansi biaya yang penting bagi auditor internal untuk

memahami operasi manufaktur adalah standard costing dan activity-based costing.

7

Standard costing adalah bentuk yang paling sederhana, proses untuk mengambil

semua biaya dan mengembangkan standar, tarif rata-rata untuk mengembangkan

sebuah produk. Activity- based costing (ABC) adalah sistem yang digunakan dalam

banyak operasi manufaktur saat ini. Pendekatan ABC kurang menempatkan tenaga

kerja langsung sebagai komponen biaya utama dan lebih pada unsur-unsur biaya

langsung lainnya.

(a) STANDARD COSTING : PENGENALAN

Operasi manufaktur dihadapkan dengan berbagai biaya yang dibutuhkan untuk

menciptakan

produk atau melengkapi proses. Beberapa dari biaya ini berkaitan langsung dengan

produk yang diproduksi sementara biaya lainnya adalah biaya tetap dalam waktu yang

lama. Biaya yang berkaitan langsung dengan produk yang diproduksi dikenal dengan

biaya variabel.

Biaya tetap berlaku untuk operasi produksi tidak peduli berapa banyak produk

yang dihasilkan. Meskipun jumlah produksi berkurang sebesar 10% selama periode

bulan berjalan, biaya perusahaan seperti biaya sewa tidak akan berubah.

Biaya tenaga kerja dapat dimasukkan dalam kedua kategori biaya tersebut,

apakah biaya tetap atau variabel. Di satu sisi, perusahaan dapat melihat jumlah tenaga

kerja bergantung pada permintaan produksi, pekerja baru ditambahkan atau

pengurangan tenaga kerja.

Dengan elemen biaya tetap, biaya variabel dan biaya tenaga kerja, biaya

manufaktur pada umumnya diklasifikasikan dalam 3 elemen utama, yaitu :

1. Direct Materials

Direct Materials atau biaya material langsung adalah komoditas yang

merupakan bagian integral dari produk jadi.

2. Direct Labor

Direct Labor atau biaya tenaga kerja langsung adalah ketika pengeluaran

yang diberikan tenaga kerja dapat ditelusuri ke masing – masing produk yang

dihasilkan.

3. Factory Overhead

Factory Overhead adalah seluruh biaya produksi yang tidak termasuk dalam

biaya material langsung maupun biaya tenaga kerja langsung.

8

Perusahaan harus mempertimbangkan seluruh biaya produksi dan

mengklasifikasikannya sesuai klasifikasi di atas. Ide dari standard costing adalah

perusahaan manufaktur akan melihat ke biaya aktual tiap saat dan membangun

standar biaya yang dibutuhkan.

Sistem standar pembiayaan menganjurkan analis produksi untuk pertama tama

membandingkan antara anggaran dengan standard prices dan anggaran dengan actual

prices. Kemudian, input biaya aktual dan biaya standar yang sama dapat

dibandingkan dengan produk yang dihasilkan pada biaya standar. Contohnya dapat

dilihat di figur berikut ini :

Assumed that ExampleCo purchased 100,000 units of material XX at $306,000 ($3.06 each) and 85,000 were used in production. The standard cost for XX is $3,00. Assume further

that the standard quantity of material XX is 70,000 units although 68,000 were used in this production run :

   Raw Material Price Variance =

(Actual Price - Standard Price)

x

Actual Qty Used  

Raw Material Quantity Variance =

(Actual Qty - Standard Qty)

x

Standard Cost  

Price Variance = ($3,06 - $3,00) x 100 =

$6,000 U

Raw Material Variance = (70,000 - 68,000) x $3,00 =

$6,000 F

Tujuan dari bab ini bukan untuk memberikan penjelasan yang komperhensif

mengenai akuntansi biaya, tetapi untuk menjelaskan beberapa dasar akuntansi biaya

kepada auditor internal. Ketika perusahaan menggunakan standard costing, auditor

internal yang efektif harus memahami bagaimana proses tersebut bekerja apakah

termasuk favorable variances atau unfavorable variances. Ketika auditor internal

melihat laporan variances berhubungan dengan operasi manufaktur, auditor internal

harus mempertanyakan mengenai variances tersebut dan mengapa variances tersebut

bisa muncul dan apa yang dilakukan manajemen untuk mengatasi hal tersebut.

(b) ABC : ACTIVITY-BASED COST ACCOUNTING

ABC didasarkan pada bahwa biaya untuk memproduksi suatu produk itu

bervariasi dengan saluran distribusi yang bervariasi juga, dan sistem akuntansi harus

dibangun untuk perhitungan dan pengakuan yang lebih baik terhadap biaya – biaya

produksi tersebut. Konsep keseluruhan dari sistem ABC adalah untuk

memperhitungkan biaya pada tiap masing – masing produk seperti biaya penjadwalan,

pemasangan, inspeksi, dan order entry. Ide dari ABC adalah bahwa biaya aktual harus

9

diperhitungkan pada masing –masing produk (individual product) atau bahkan pada

konsumen yang spesifik terhadap produk yang dibeli (individual customer). Dapat

dikatakan, ABC adalah suatu pendekatan penentuan biaya ke produk atau jasa atas

dasar konsumsi sumberdaya yang digunakan untuk mendukung aktivitas.

ABC memunculkan pertanyaan bagi auditor internal mengapa tidak semua

perusahaan menggunakan pendekatan ini. Alasannya adalah ABC memerlukan

tingkat analisis yang tinggi dan perhitungan biaya yang rumit. Lebih penting lagi,

ABC memerlukan sistem komputer yang canggih. Sistem ABC telah diperkenalkan

melalui berbagai sistem enterprise resource planning (ERP) terbaru yang saat ini

telah banyak digunakan oleh perusahaan.

Yang penting bagi auditor internal ketika berhadapan dengan perusahaan yang

menggunakan sistem ABC adalah auditor internal harus menyadari bahwa sistem

ABC adalah sistem yang kompleks yang memerlukan banyak hal rinci mengenai

perhitungan pada banyak tingkatan. Internal auditor harus menanyakan pertanyaan

dasar namun rinci mengenai asumsi yang digunakan dalam pendekatan ABC dan

meninjau sistem biaya untuk memperhitungkan berapa biaya yang dibutuhkan.

23-5 AUDITING PRODUCTION ACTIVITIES

Auditor internal dihadapkan dengan berbagai tantangan yang berbeda karena

perbedaan dari tipe operasi produksi dari satu industri ke industri lainnya. Auditor

internal seringkali menggunakan waktu untuk melakukan observasi terhadap

perusahaan manufaktur sebelum menyusun prosedur audit apa yang akan dilakukan.

Mempelajari operasional produksi artinya bahwa auditor internal harus meluangkan

waktu mereka di ruang produksi atau tempat produksi untuk memahami jalannya

produksi. Dengan meluangkan waktu mereka di ruang produksi dan mengamati

bagaimana proses produksi berjalan, auditor internal akan memiliki pemahaman yang

lebih baik terhadap bagaimana proses produksi berjalan.

Kepala auditor internal seringkali berinisiatif untuk menjadikan observasi

lapangan sebagai program belajar. Jika suatu perusahaan memiliki operasi manufaktur

yang penting dimana audit yang signifikan direncanakan terhadap operasi tersebut,

pengaturan sering kali dilakukan agar seluruh auditor internal terlibat dalam observasi

tersebut.

Ketika prosedur operasi manufaktur dipahami dengan baik oleh auditor

internal, maka auditor internal akan lebih efektif dalam mengaudit area tersebut.

10

(a) PRODUCTION PLANNING OPERATIONAL AUDIT PROCEDURES

Operasi produksi bisa menjadi salah satu area penting dari jasa internal audit

pada perusahaan manufaktur. Ruang lingkup dari audit ini dapat dijelaskan dengan

baik dengan cara mengidentifikasi aktivitas dari kegiatan manajerial pada perusahaan

manufaktur. Untuk mencapai hal tersebut, internal audit harus mengidentifikasi

tingkat tertinggi perencanaan manajerial di mana peran produksi ditentukan dalam

kaitannya dengan kebutuhan dan kegiatan fungsi manajemen lainnya, terutama yang

berkaitan dengan pembelian, pemasaran dan keuangan.

Tinjauan operasional harus berkonsentrasi pada masalah manajerial mengenai

kinerja dari produksi dan koordinasinya dari hari ke hari dengan kegiatan operasional

lainnya. Sebagai tambahan, kerja audit harus mempertimbangkan permasalahan

operasional pada masing – masing unit produksi dan menilai keefektifan dari

penggunaan material, tenaga kerja, dan jasa yang mendukung lainnya.

Peran internal audit disini adalah pertama untuk menilai efisiensi dari

kebijakan, prosedur, dan perencanaan yang sudah ada dan diterapkan dalam

perusahaan. Kedua, internal audit harus melihat dan memberikan pendekatan baru

kepada perusahaan agar lebih effisien dan menguntungkan.

Auditor internal harus memahami produk dan pengendalian biaya produk, dan

bagaimana pun juga auditor harus melakukan observasi fasilitas produksi, meninjau

ulang kinerja produksi, bertemu dengan anggota dari manajemen produksi untuk

berdiskusi apa yang menjadi fokus audit mereka dan kemudian menyusun rincian

program audit.

Figur berikut menunjukkan beberapa daftar dari masalah potensial yang harus

menjadi pertimbangan auditor dalam melakukan operational review pada perusahaan

manufaktur :

11

A. Perencanaan Manufaktur dan Persyaratan Estimasi 1.

2. Meninjau bagaimana kriteria perencanaan produksi dibangun3.

B. Operasi Perencanaan Produksi 1.

2.

C. Perencanaan untuk Kebutuhan Produksi yang sudah disetujui1.

Mengevaluasi apakah dokumentasi telah cukup untuk mendukung keputusan proses produksi 2.

D. Operasi Produksi Saat ini

1. Apakah material produksi sudah cukup? 2.

Apakah ada limbah atau bahan baku yang rusak dalam proses pengolahan bahan baku?

E. Pelaporan dan Pengendalian Biaya 1.

2.

Seberapa efektif laporan digunakan sebagai dasar bagi pengambilan keputusan manajemen

Memahami bagaimana cara material produksi diterima dan didistribusikan ke bagian lain dan ditambahkan berbagai input

Meninjau pengendalian atas perencanaan pengolahan operasi, termasuk hubungan dengan kegiatan pendukung dan kontrol kualitas

Apakah fungsi produksi melaksanakan kegiatannya sendiri untuk mempelajari mengenai pendekatan manufaktur yang baru untuk produk yang ada saat ini?

Apakah fungsi produksi berkonsultasi dengan divisi lain tentang peralatan atau prosedur yang baru tersebut?

Menilai apakah kolaborasi yang dibutuhkan dengan divisi lain sudah cukup untuk memproduksi suatu produk

Menilai apakah sistem pelaporan pada tiap bagian sudah mencakup : ruang lingkup produksi, kecukupan analisis, pengendalian biaya, dan ringkas

(b) Prosedur Audit Keuangan terhadap Perencanaan Produksi

Langkah awal untuk audit internal adalah untuk menentukan bahwa ada proses

tersendiri untuk mempersiapkan laporan akuntansi biaya manufaktur yang cepat dan

akurat. Frekuensi laporan ini dan cakupan rinci, terkait dengan tingkat manajemen

yang memiliki kontrol langsung dan bertanggung jawab. Harus ada bukti tinjauan

cepat atas penyimpangan dan investigasi penyebab penyimpangan yang signifikan.

Sebuah kepentingan utama audit internal harus menentukan apakah ada

pengendalian biaya yang memadai, dan apakah asasnya telah diberikan secara efektif.

Ini adalah area di mana kompetensi audit internal dapat sangat digunakan. Auditor

harus mencari bukti penilaian manajemen yang kuat dari penyebab kinerja biaya yang

buruk dan pengembangan program aksi yang efektif untuk menangani penyebabnya.

Auditor akan meninjau laporan anggaran-varian terkini, melihat beberapa varian

kurang baik yang signifikan atau bahkan varians menguntungkan.

12

Kunci untuk internal auditor adalah pertama untuk memahami sistem

akuntansi tempat operasi produksi-serta kontrolnya-dan kemudian untuk

mengevaluasi dan menguji kontrol tersebut.

(c) Prosedur Audit Sistem Informasi terhadap Rencana Produksi

Kunci dari sistem informasi dalam lingkungan produksi adalah MRP-sistem

perencanaan kebutuhan organisasi. Sistem MRP yang dianggap memiliki kualitas

yang hampir sama dengan manusia sebagai anggota staf di beberapa organisasi

produksi. Saat ini, sistem terinstal akan hampir selalu menjadi paket perangkat lunak

yang dibeli karena kompleksitas sistem ini dan kebutuhan untuk integrasi komponen.

Karena kekhasan MRP adalah system yang kompleks, auditor internal akan

umumnya tidak punya waktu untuk melakukan tinjauan rinci kontrol sekitar total

MRP sistem-hanya review dokumentasi MRP yang dapat dilakukan. Sebaliknya, audit

internal harus mengajukan beberapa pertanyaan umum tentang sistem tempat

produksi, komponen utama yang telah dilaksanakan, dan prosedur di tempat untuk

memantau kontrol pengolahan MRP.

Sekarang, auditor internal akan sering menghadapi sistem manufaktur yang

jauh lebih komprehensif dari sekedar jenis system MRP. Perusahaan kini mencoba

untuk mengikat semua operasi ke dalam sistem komprehensif tunggal yang meliputi

produksi, akuntansi, dan operasi logistik lainnya. Sistem generasi baru yang disebut

system perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Mereka sangat komprehensif

dan seringkali sulit untuk melaksanakan di awal. Ketika sebuah organisasi memulai

upaya untuk menerapkan jenis sistem yang komprehensif, audit internal harus

menjadi sangat terlibat dalam tinjauan pra-implementasi untuk memahami kontrol

atas sistem ERP baru.

23-6 Produksi dan Pengendalian Limbah

Limbah sisa dibuat sebagai hasil dari operasi produksi reguler. Ini adalah

masalah yang selalu menjadi signifikan. Biaya pengendalian limbah selalu memiliki

hubungan langsung terhadap total operasi produksi dan masalah selalu hadir tentang

bagaimana disposisi limbah dapat dicapai dengan biaya minimum. Cara terbaik untuk

menangani masalah ini sekarang menjadi tantangan besar bagi banyak organisasi.

Untuk sebagian besar, masalah menangani limbah produksi adalah masalah

teknis yang memerlukan perubahan dalam proses produksi. Ini adalah masalah

13

kelayakan dikombinasikan dengan biaya yang diperlukan untuk melaksanakan

prosedur. Sebuah serangan pada masalah biasanya mungkin sepanjang baris berikut:

1. mengubah isi materi produk, pengolahan bahan, atau cara pengolahan untuk

mengurangi jumlah sampah. Menggunakan minyak bukan batubara dalam

produksi listrik merupakan contohnya.

2. mengembangkan cara-cara baru untuk menggunakan kembali bahan yang

bersangkutan, seperti daur ulang produk kertas.

3. Mengembangkan cara yang lebih baik untuk membuang limbah. Contoh

mungkin termasuk proses khusus untuk pengolahan limbah atau pembangunan

wadah bawah tanah khusus.

Hal tersebut termasuk menemukan cara yang lebih baik untuk memanfaatkan

limbah dan mengambil langkah-langkah untuk menghindari melanggar hukum

pemerintah atau ketidaksukaan publik yang bisa menjadi lebih merugikan dibanding

tindakan pencegahan ini.

Pemeliharaan produksi adalah aktivitas penting yang berhubungan dengan

fasilitas produksi. Kegiatan pemeliharaan dapat dibagi menjadi empat jenis:

1. perbaikan darurat diperlukan bila ada kerusakan peralatan yang dibutuhkan

dalam operasi,

2. pemeliharaan preventif dijadwalkan berfungsi untuk menjaga peralatan agar

berjalan baik dan untuk mengurangi waktu idle yang dihasilkan berupa

kerusakan dan waktu yang diperlukan untuk perbaikan darurat

3. pemeliharaan korektif, dan

4. pemeliharaan eliminasi.

Berdasarkan analisis ini, rekomendasi dapat dibuat untuk perubahan

penggunaan konten dan desain untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi

perawatan. Jenis terakhir dari pemeliharaan sering disebut pemeliharaan atau

penghapusan perawatan. Ini melibatkan kebutuhan pemantauan pemeliharaan selama

desain, produksi aset, instalasi, dan penggunaan akhir. Melalui pendekatan ini, sifat

dan tingkat pemeliharaan dan perbaikan ditentukan dalam tahap perencanaan, dengan

spesifikasi yang tergabung dalam desain tersebut dengan tujuan pemeliharaan.

14

Fungsi pemeliharaan juga dapat dilihat dari segi tahap individu dalam siklus

total. Kerangka ini berguna dalam mengevaluasi proses dimana perawatan dilakukan.

Tahapan individu:

1. Strategi pemeliharaan Perencanaan

2. Menentukan kebutuhan dan penjadwalan

3. Menyediakan tenaga dan bahan

4. Penganggaran dan kinerja pengendalian

Tingkat pemeliharaan yang diperlukan sangat penting dalam perencanaan.

Tingkat harus dipilih untuk mendapatkan umur peralatan lebih lama tanpa

menghabiskan jumlah yang berlebihan. Selain itu, kebijakan organisasi harus fleksibel

untuk memungkinkan periode ketika perawatan mungkin harus ditunda karena

kekurangan dana atau kondisi lainnya.

Penting bahwa manajemen memiliki prosedur untuk menentukan kebutuhan

untuk pemeliharaan dan menetapkan prioritas. Seringkali, ada sumber daya yang

terbatas yang tersedia dan permintaan untuk layanan bertentangan. Dalam keadaan ini

penting untuk menyimpan semua barang-barang peralatan dipertahankan pada tingkat

optimal.

Dengan mempertimbangkan faktor keselamatan dan ekonomi, beberapa tugas

yang tidak perlu bisa dihilangkan. Organisasi mungkin menentukan kelayakan

pemeliharaan ditangguhkan. Namun, penghematan biaya pemeliharaan mungkin tidak

mengimbangi biaya produksi yang hilang, pembusukan, waktu idle pekerja produksi,

memakai berlebihan atas lembur pekerja.

Manajemen harus, tentu saja, memiliki catatan dan laporan kebutuhan

pemeliharaan yang valid untuk memiliki sistem yang efektif. Sejumlah besar item

peralatan mungkin non-operational meskipun tidak begitu diklasifikasikan. Dalam

keadaan ini, tes mungkin diperlukan peralatan untuk menentukan pengoperasian.

Dalam beberapa kasus, peralatan akan dapat menjalankan perintah tetapi akan cacat

yang menyebabkan kerusakan di lain waktu. Jika cacat tidak dilaporkan, mereka

mewakili kondisi asset yang disembunyikan, atau tidak diperhatikan, maka backlog

dibutuhkan untuk asset yang tidak diperhatikan ini.

Efisiensi operasional departemen pemeliharaan, bagaimanapun, adalah sangat

penting karena sifat unik dari peran pemeliharaan dan masalah dalam memanfaatkan

dana yang tersedia untuk mendapatkan hasil terbaik.

15

(a) Peran Audit Internal dalam Pemeliharaan

Audit internal dapat memberikan kontribusi yang signifikan kepada

manajemen melalui review dari kegiatan pemeliharaan dan pendekatan operasional

yang digunakan dalam meninjau produksi, persediaan dan personil. Juga, audit

internal dapat meninjau keefektifan dan efisiensi upaya pemeliharaan. Karena

pemeliharaan pada dasarnya adalah fungsi pelayanan, kontribusinya terhadap fasilitas

pengelolaan dan produksi dapat ditinjau dan dievaluasi. Selain itu, audit internal dapat

menentukan pengoperasian peralatan melalui studi laporan dan pengujian yang

dilakukan.

Dengan melihat informasi akuntansi, auditor dapat menganalisis personil dan

biaya bahan sebagai dasar untuk mendapatkan tabungan, dan dapat meninjau jadwal

pemeliharaan preventif dan menentukan kepatuhan terhadap kebijakan pemeliharaan

yang berlaku untuk berbagai jenis peralatan. Secara total, audit internal harus

berusaha untuk menentukan seberapa baik kebijakan pemeliharaan terkait yang ada,

prosedur dan kegiatan operasional melayani berbagai kepentingan organisasi. Ini

termasuk, sejauh memungkinkn, evaluasi alternatif yang tersedia yang mungkin

memberikan manfaat yang lebih besar lagi.

23-7 Ilustrasi Temuan Audit Produksi dan Pemeliharaan

A: Menyembunyikan Barang sisa. Kami meninjau sampel transaksi tenaga kerja

pengendalian produksi untuk pabrik Acme untuk menentukan bahwa semua transaksi

sesuai. Kami menemukan sejumlah besar transaksi yang menunjukkan produksi yang

tidak didukung transfer tenaga kerja sedang dilakukan antara pekerjaan untuk

menghindari pembengkakan. Transaksi transfer out dilakukan setelah selesainya

pekerjaan dan sering memiliki penjelasan transaksi, "untuk memperbaiki kesalahan

sebelumnya". Namun, kami menemukan bahwa 17 transaksi dalam sampel dari 20

Maret 20xx dengan penetapan ini tidak mengandung bukti kesalahan sebelumnya

dalam pencatatan. Sebaliknya, semua 17 dari mereka diprakarsai oleh dua pengawas

produksi, tampaknya untuk menyembunyikan penggunaan yang tidak efektif dari

personil pada beberapa pekerjaan.

Kami telah melaporkan hal ini langsung kepada manajemen produksi senior

dan menganggap bahwa tindakan yang tepat akan diambil mengenai dua supervisor

produksi. Namun, kami juga menemukan bahwa baik manajemen produksi maupun

departemen biaya-akuntansi secara berkala mengkaji alasan di balik transfer Out

16

transaksi. Selain itu, kebutuhan untuk pelaporan tiket tenaga kerja yang benar tidak

ditekankan dalam program pelatihan pengawas.

Rekomendasi. Pelatihan bagi supervisor produksi dan personil produksi

reguler harus ditingkatkan untuk menekankan pentingnya benar melaporkan alasan

untuk penyesuaian tenaga kerja. Selain itu, prosedur harus ditetapkan untuk

memerlukan tingkat kedua persetujuan untuk semua penyesuaian lebih dari 20 jam.

Karena sampel kami hanya menutupi bulan Maret, uji komprehensif harus dimulai

untuk meninjau semua transaksi selama tahun lalu dan untuk melakukan penyesuaian

terhadap catatan akuntansi mana yang sesuai.

B: Standar Kerusakan untuk Menjaga Peralatan Produksi. Audit internal

menemukan bahwa koordinasi tambahan antara departemen penjualan, departemen

produksi, dan departemen pemeliharaan berpotensi membantu meningkatkan

penjualan. Beberapa pembatalan pesanan pelanggan sepanjang tahun disebabkan oleh

keterlambatan pengiriman dari bagian penting. Tanggal pengiriman yang dijanjikan

oleh orang penjualan tidak terpenuhi karena kurangnya prioritas terhadap komunikasi,

harapan produksi yang tidak realistis, dan penundaan pemeliharaan. Pemeliharaan

produksi telah dijadwalkan berdasarkan jam penggunaan untuk peralatan, dan semua

bagian peralatan produksi yang diganti setiap waktu tanpa syarat untuk menjamin

bahwa tidak akan ada kerusakan.

Jadwal pengganti ini berlaku untuk semua bagian, apakah murah, penggunaan

banyak metal dalam berproduksi atau pembuatan komponen elektronik sangat

handal . Sementara bagian komponen tertentu secara teratur akan gagal dan lebih baik

untuk secara teratur mengganti mereka, yang lain memiliki kehidupan yang lebih

lama. Total biaya untuk semua suku cadang di The Scimitar Plant untuk kuartal kedua

20xx adalah $ 12,6 juta. Penghematan yang signifikan dapat dicapai dengan

mengganti bagian-bagian dengan cara yang lebih terstruktur.

Rekomendasi. Operasi produksi harus mengembangkan statistik untuk

mengikuti jejak penghentian peralatan karena kerusakan dengan lebih baik.

Berdasarkan statistik dari kegagalan tersebut dan biaya penggantian mereka, jadwal

pemeliharaan khusus harus dikembangkan yang menginstal kegagalan yang tinggi

atau bagian-biaya yang lebih rendah secara teratur sementara penjadwalan lain yang

diperlukan.

17

C: Ulasan ketidaktepatan Varians Material. Kami meninjau varians biaya bahan

untuk lini produk Gee Whiz dan menemukan sejumlah besar bagian yang memiliki

varians biaya bahan kurang baik yang tinggi. Setelah beberapa diskusi dengan

departemen akuntansi, kami menemukan bahwa muncul tidak adanya pendekatan

yang sistematis untuk menetapkan biaya standar untuk bagian-bagian lini produk di

awal tahun fiskal. Lebih penting lagi, kami menemukan bahwa sedikit perhatian

tampaknya telah diberikan kepada meninjau laporan varians biaya, yang diproduksi

setiap bulan.

Kami mewawancarai anggota departemen biaya produksi untuk menentukan

mengapa varians yang besar yang tidak menguntungkan belum diselidiki. Jawaban

yang kami terima berkisar dari "Saya tidak mengerti laporan ini, saya belum pernah

dilatih hal tersebut" sampai "Tidak masalah, biaya standar semua salah"

Rekomendasi. Karena masih ada dua kuartal tersisa pada tahun fiskal, upaya

harus dilakukan untuk membangun biaya standar bahan yang benar untuk lini produk

Gee Whiz. Setelah selesai, anggota departemen biaya-akuntansi yang tepat harus

dilatih dalam analisis varians biaya serta dalam tindakan yang akan diambil dalam hal

tidak menguntungkan serta melaporkan varians. Audit internal akan meninjau daerah

ini lagi selama kuartal ketiga untuk menentukan apakah variasi materi dilaporkan

dengan benar dan dipantau.

18