Chapter 5 : Documenting IT SystemsAnniesa Lanaomi (109400006) Souvenir Iddha Wulandari (109400045) Paskarinda (109400228) Sisilia Sari Dewi (110400343)

ISA - Kelas A

Hal-hal yang harus ada dokumentasinya antara lain

Auditor harus memahami dulu aturan yang ada dan kontrol seperti apa yang dimiliki sebuah perusahaan. Maka setelah itu barulah auditor dapat memberikan bukti pemahaman mereka akan sebuah sistem yang di audit nya pada sebuah perusahaan dengan cara mendokumentasikan transaksi yang ada dan kontrol yang di jalankan sesuai dengan draft rancangan atau tidak. Setiap bukti sangat diperlukan untuk menjadi tolak ukur adakah kontrol dari perusahaan atau adakah rancangan proses sebuah sistem atau tidak.

5.2 Methods of documentationTekhnik dokumentasi yang dapat digunakan auditor : a. Flowcharting b. Narratives c. Questionnaires Auditor dapat memilih tekhnik mana saja yang ingin digunakan sesuai kebutuhan dan dapat mengkombinasikannya agar lebih lengkap.

5.3 FlowchartingFlowcharting adalah grafik yang menunjukkan dan menjelaskan sebuah sistem yang berkesinambungan. Flowchart dapat digunakan untuk menunjukkan di mana letak kontrol internal untuk menjaga keberlangsungan proses transaksi sebuah sistem.

Kelebihan & kelemahan FlowchartNo 1 Kelebihan Kelemahan Lebih simpel , dapat dibuat di 1kertas saja Training karyawan mungkin di daripada narrative yang menggunakan butuhkan menghindari kebingungan kata kata dan menghasilkan berlembar akan gambar yang dibuat rincian

2

Lebih mudah dipahami dengan gambar dan ada visualisasi proses nya.Menunjukkan kegiatan dari awal hingga akhir

Auditor tidak terlalul bisa menulis hal detail yang penting pada gambar.Ada lahan yang terbatas untuk menjelaskan hal lebih rinci.

3 4

Mengecilkan kemungkinan tidak Symbol antar perusahan akan konsisten dan kebingungan oleh pembaca berbeda dan akan berdampak pada perbedaan persepsi/pemahaman. Lebih gampang menganalisis hubungan 1prosedur dgn prosedur lain Memperbaharui chart lebih gampang daripada memperbaharui sebuah narasi Memerlukan waktu untuk membuat chart yang bagus dan mudah dipahami

5

6

Aturan dasar flowchart teknik Harus ada penjelasan standard arti simbol dalam chart Chart harus simple, mudah dimengerti dan akurat. Informasi proses harus lengkap, tidak boleh ada step yang tertinggal Hindari garis diagonal Sinkronisasi antar kiri-kanan dan atas-bawah haruslah diperhatikan. Hindari garis intersepsi Masukkan narasi agar lebih informatif tapi tetap tidak terlihat terlalu ramai.

5.3.1 Teknik Diagram Alur Secara UmumBeberapa tahap yang terkait dengan pengolahan transaksi yang mana perlu dijelaskan dalam setiap deskripsi sistem. Inisiasi: ketika transaksi benar-benar terjadi dan karena itu perlu dicatat. Data capture: dimana informasi ditangkap oleh sistem akuntansi. Entri data: kapan dan bagaimana informasi transaksi adalah masukan ke dalam sistem pencatat transaksi. Pengolahan: bagaimana sistem keuangan mengumpulkan semua informasi transaksi bersama-sama dan rincian catatan dalam catatan akuntansi. Akuntansi: ringkasan informasi transaksi yang dihasilkan oleh sistem. Digunakan sebagai dasar untuk penyusunan laporan keuangan.

SIMBOL-SIMBOL Kotak besar mewakili pemrosesan tugas. Tugas yang dilakukan baik oleh orang atau komputer. Misalnya sebuah proses dapat berupa "bank kas" (manual) atau "memperbarui catatan masterfile" (otomatis). Simbol ini adalah file komputer misalnya rincian file vendor yang berisi nama vendor-vendor, alamat dan rincian rekening bank.

SIMBOL-SIMBOL Simbol ini mewakili sebuah dokumen atau sebuah laporan. Laporan dapat diproduksi baik dengan komputer atau secara manual. Simbol panah digunakan untuk menunjukkan arah aliran data. Misalnya, jika hasil-hasil sebuah proses dalam sebuah laporan diproduksi, garis akan berasal dari simbol proses ke simbol laporan. Jika data mengalir dua arah, maka panah akan di kedua ujungnya, misalnya jika suatu proses membaca masterfile dan kemudian memperbarui itu.

SIMBOL-SIMBOL Simbol berbentuk berlian dapat digunakan untuk mewakili suatu keputusan yang diambil. Bentuk trapesium digunakan untuk mewakili proses manual yang dilakukan tanpa bantuan mekanik. Sebuah jajar genjang digunakan untuk mewakili data yang masuk dan atau data yang keluar

SIMBOL-SIMBOL Sebuah segitiga digunakan untuk mewakili sebuah dokumen atau file kertas, dengan sebuah surat di tengah-tengah yang menunjukkan yang mana urutan surat-surat yang diajukan, misalnya N = urutan numerik, D = tanggal order, A = urutan abjad. dari siklus transaksi. Silang digunakan untuk mewakili sebuah operasi yang dilakukan oleh staf klien, misalnya kegiatan klerikal

Contoh flowchart sederhana...Seorang pengguna komputer menerima sebuah formulir yang berisi data pemasok, cek bahwa data lengkap, dan memasukan ke dalam sistem keuangan. Formulir data yang diarsipkan berdasarkan abjad. Komputer memproses data masukan dan mengakses masterfile pemasok. Masterfile kemudian diperbarui dan laporan dihasilkan.

5.4 Narasi deskripsi Deskripsi tertulis dari siklus pemrosesan transaksi juga digunakan untuk sistem dokumen. Deskripsi narasi sering kali digunakan bersama dengan metode dokumentasi sistem lain. Deskripsi naratif harus meliputi: Tujuan dan sasaran sistem; Proses dan prosedur; Link dan interface dengan sistem lain; Kontrol: apa mereka, rentang pengawasan; Apa yang terjadi ketika kondisi luar biasa terjadi, dan Ad hoc kontrol, misalnya tinjauan manajemen dan pengawasan.

Keuntungan Metode Dokumentasi Narasi Deskripsi Menyediakan rincian prosedur-prosedur dan kontrolkontrol di operasi; mereka dapat, untuk sistem yang lebih kecil, menyediakan deskripsi, tepat koheren dari sistem, termasuk kekuatan dan kekurangan; Dapat disiapkan dalam waktu singkat; Auditor tidak memerlukan pelatihan ekstensif untuk dapat menyiapkan sebuah narasi deskripsi dari suatu sistem klien; dan Berguna saat menjelaskan transaksi yang diperlakukan dengan cara unik atau khusus (menggambarkan transaksi yang tidak biasa).

Kerugian Metode Dokumentasi Narasi Deskripsi Deskripsi narasi bisa jadi merepotkan, terutama ketika mencoba untuk mendeskripsikan sistem yang besar; Sulit untuk menafsirkan; Hubungan timbal balik mungkin tidak jelas terlihat. Hal ini lebih sulit untuk menunjukkan interaksi kontrol atau rentang kontrol, misalnya, jika sebuah kontrol pada satu halaman dari deskripsi narasi meringankan kelemahan sebuah kontrol pada halaman lain.

5.5 Kuesioner Kuesioner terdiri dari serangkaian pertanyaan tentang sistem akuntansi klien. Sementara mereka tidak melakukan dokumen arus transaksi, mereka dapat membantu auditor dalam mengumpulkan informasi pada sistem klien, dan khususnya prosedur pengendalian. Kuesioner dapat membantu auditor dalam membuat pertanyaan, dan dapat memberikan jaminan bahwa semua masalah yang signifikan telah tertutup. Jenis umum dari kuesioner adalah kuesioner pengendalian internal (ICQ). Ini digunakan untuk mengevaluasi pengendalian internal serta kekuatan dan kelemahan dalam sistem klien. ICQs biasanya daftar pertanyaan yang terkait dengan tujuan pengendalian tertentu yang mungkin diharapkan untuk hadir dalam suatu sistem.

Hal yang perlu diperhatikan saat menggunakan ICQ kuesioner meminta untuk tanggapan yes no yang mungkin tidak mencerminkan kompleksitas suatu sistem klien; ICQ dapat menjadi sangat besar dan rumit, membutuhkan waktu yang cukup untuk melengkapi; ICQ dapat mendorong gaya imajinatif mekanistik audit yang mengabaikan naluri-naluri auditor, dan faktor-faktor tertentu untuk klien tidak dapat tercermin dalam ICQ tersebut.