Ch 2 RMK Andi Muhammad Novian Nurtanio

Chapter 2 Introduction to transaction processing and chapter 3 Internal control

1. PROSES TRANSAKSI

Siklus Transaksi

Terdapat tiga siklus transaksi yang memproses sebagian besar aktivitas ekonomi perusahaan,

yaitu pengeluaran, siklus konversi, dan siklus pendapatan.

Siklus Pengeluaran

Terdapat subsistem utama dari siklus pengeluaran :

1. Sistem Pembelian/Utang Dagang (membeli bahan mentah, dimana ketika barang diterima

akan mempengaruhi dagang).

2. Sistem Pengeluaran Kas (apabila tanggal jatuh tempo pada utang dagang telah

ditiba maka akan dilakukan pengeluran kas untuk memenuhi kewajiban).

3. Sistem Gaji (pengumpulan data pemakaian tenaga kerja dari setiap pegawai –

menghitung gaji – mengeluarkan cek pembayaran)

4. Sistem Aktiva Tetap (sistem yang berkaitan dengan transaksi – transaksi akuisasi,

pemeliharaan dan penghentian aktifa tetap / tanah,gedung dan perabotan) persediaan

dan utang

Siklus Konversi

Siklus Konversi ; menyediakan nilai tambah pada barang atau jasa. Dibentuk oleh 2 subsistem

utama :

- Sistem Produksi, melibatkan perencanaan, penjadwalan dan control (penetapan

kebutuhan bahan mentah, otorisasi kerja yang harus dilakukan).

- Sistem Akuntansi Biaya, memonitor arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi

(anggaran, kontrol biaya, pelaporan kinerja).

Siklus Pendapatan

Memiliki 2 subsistem utama, yaitu : pemrosesan pesanan penjualan dan penerimaan kas.

A. Pencatatan Akuntansi

Siklus Manual

Bagian ini mendeskripsikan tujuan setiap jenis catatan akuntansi yang digunakan

dalam siklus transaksi. Pembahasan akan dimulai dengan pencatatan tradisional yang

digunakan dalam sistem manual (dokumen, jurnal dan buku besar)

a. Dokumen, menyediakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan

untuk memulai pemrosesan transaksi. Tiga jenis dokumen yaitu:

Dokumen sumber, digunakan untuk menangkap dan memformalisasi

data transaksi yang diperlukan untuk memproses siklus transaksi

Dokumen produk, merupakan hasil dari pemrosesan transaksi, bukan

dokumen yang memicu mekanisme proses

Dokumen perputaran, adalah dokumen produk dari satu sistem yang

menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya

b. Jurnal, catatan ayat - ayat secara kronologis. Terdapat dua jenis jurnal :

ANDI MUHAMMAD NOVIAN NURTANIO A31111009


Jurnal khusus, digunakan untuk mencatat kelas transaksi khusu yang

muncul dalam volume besar

Jurnal umum. Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk memcatat

transaksi yang jarang terjadi atau yang tidak sama.

c. Buku besar, adalah buku akun keuangan, yang mencerminkan pengaruh

keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Terdapat

dua jenis buku besar: (1) buku besar umum, yang berisi informasi akun

perusahaan dalam bentuk rangkuman dari akun pengendali, dan (2) buku

besar pembantu, yang berisi perincian akun individual yang membentuk

akun pengendali tertentu.

.

Jejak Audit

Untuk menelusuri transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Di antara berbagai

tujuan dari jejak audit, yang paling penting bagi akuntan adalah audit akhir tahun. Jejak audit

bereperan penting dalam proses pengujian akun dan transaksi utama perusahaan untuk sampai

pada opini keseluruhan tentang kelayakan penyajian laporan keuangan.

B. Sistem Berbasis Komputer

Untuk merecord akuntansi dalam sistem dapat disajikan dalam 4 jenis file magnetis:

1. File Master, nilai data – data dalam file induk diperbaharui dari transaksi, contohnya buku

besar umum dan buku besar pembantu.

2. File Transaksi, file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan

untuk merubah atau memperbarui data dalam file induk.

3. File Referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses

transaksi, misalnya program pembayaran gaji, yang dijadikan standar untuk penghitungan

pajak.

4. File Arsip, dipertahankan untuk referensi akan datang. berisi record – record tentang

transaksi masa lalu yang

Jejak Audit Digital

Sama dengan jejak kertas, jejak audit digital memungkinkan penelusuran transaksi. Auditor

yang berusaha untuk mengevaluasi akurasin dari angka piutang yang dipublikasikan dalam neraca,

dapat melakukannya melalui langkah-langkah berikut ini :

1. Membandingkan saldo akun transaksi pada neraca dengan saldo akun control di file

induk.

2. Rekonsiliasikan angka kontrol dengan total akun pembantu.

3. Pilih sampel dari jurnal – jurnal yang diperbaharui dengan akun – akun di buku besar

pembantu dan telesuri transaksi dalam file arsip.

4. Verifikasi dan konfirmasi akurasi dan ketepatan dokumen.



C. Teknik Dokumentasi

Ada lima teknik dokumentasi dasar yang diperkenalkan dalam bagian ini, yaitu: diagram

arus data, diagram relasi entitas, bagan alir sistem, bagan alir program, dan diagram tata letak

record.

1. Diagram arus data, menggunakan symbol untuk menyajikan entitas, proses, arus data,

dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem.

2. Diagram relasi entitas, teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antara

entitas.

3. Bagan alir sistem, adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi

fisik. Elemen yang termasuk departemen organisasional, sistem manual, catatan

akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar, dan file)

4. Bagan alir program, menyediakan perincian yang penting untuk melakukan audit teknologi

informasi .

5. Diagram tata letak record, digunakan untuk mengungkapkan struktur internal record yang

membentuk file atau tabel basis data. Diagram tata letak biasanya menunjukkan nama,

jenis data, dan panjang setiap atribut (atau field) dalam record.

C. Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

Bagian terakhir dari bab ini membahas model pemrosesan transaksi alternatif yang

berbasis computer. Sistem akuntansi berbasis computer dibagi menjadi dua kelompok besar:

sistem batch dan sistem real-time.

Perbedaan antara sistem batch dan real-time

Informasi Jeda waktu. Sistem batch menyusun transaksi ke dalam kelompok untuk

pemrosesan. Sistem real-time memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa

muncul.

Sumber daya. Secara umum sistem batch memerlukan lebih sedikit sumber daya (seperti

biaya pemrograman, waktu computer, dan pelatihan bagi pengguna) daripada sistem real-

time. Sistem real-time menggunakan file akses langsung memerlukan peralatan

penyimpanannya yang lebih mahal, seperti cakram magnetis.

Efisiensi Operasional. Sistem pemrosesan real-time yang menangani sejumlah besar

transaksi setiap hari dapat menciptakan ketidakefisienan operasional. Namun demikian,

pemrosesan batch dari akun yang nonkritis memperbaiki efisiensi operasional dengan

mengeliminasi aktivitas yang tidak diperlukan pada saat-saat penting dalam pemrosesan.

Pendekatan Pemrosesan Data Alternatif

Sistem Warisan Versus Sistem Modern

Tidak semua organisasi menggunakan sistem informasi modern. Dalam bab 1,

dijelaskan bahwa sistem warisan umumnya memiliki fitur berikut ini: memiliki aplikasi

berbasis mainframe, berorientasi pada batch, sistem warisan yang awal menggunakan file



datar untuk pentimpanan data, namun basis data hierarkis dan jaringan sering berkaitan

dengan era sistem warisan yang lebih maju.

Sistem modern cenderung berbasis klien-server (jaringan) dan memproses transaksi

secara real-time. Meskipun ini merupakan tren di banyak organisasi, pembaca perlu

menyadari bahwa banyak sistem modern yang berbasis mainframe dan menggunakan

pemrosesan batch

Pembaruan File Master dari Transaksi

Baik pemrosesan batch maupun pemrosesan real-time yang digunakan, pembaruan

record file utama mencakup perubahan nilai dari satu beberapa field untuk mereflsikan

pengaruh dari suatu transaksi.

Pemrosesan Batch Dengan Menggunakan Pengumpulan Data Secara Real-Time

Pendekatan pemrosesan data yang popular, khususnya untuk perusahaan besar

adalah menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi.

Dengan mendistribusikan kemampuan input data ke pengguna, kesalahan transaksi

tertentu bisa dicegah atau dideteksi dan dikoreksi pada sumbernya. Hasilnya adalah file

transaksi yang bebas dari kebanyakan kesalahan yang sering terjadi pada sistem warisan

lama. File transaksi kemudian diproses dengan cara batch untuk mencapai efisiensi

operasional

Pemrosesan Real - Time

Sistem real-time memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Sistem semacam ini

memiliki banyak potensi keuntungan, termasuk perbaikan produktivitas, pengurangan

persediaan, peningkatan perputaran persediaan, pengurangan jeda dalam penagihan

pelanggan, dan perbaikan keputusan pelanggan. Pemrosesan real-time sesuai dengan

sistem yang memproses volume transaksi yang rendah dan yang tidak saling berbagi

record umum. Sistem ini menggunakan teknologi local are network (LAN) dan wide are

network (WAN).

Diagram Tata Letak Record

Digunakan untuk mengungkapkan struktur internal record yang membentuk file atau tabel

basis data. Diagram tata letak biasanya menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap atribut

dalam record. Informasi struktur data yang terperinci diperlukan untuk tugas-tugas seperti

identifikasi jenis-jenis tertentu kegagalan sistem, analisis laporan kesalahan, dan desain uji logika

komputer untuk tujuan audit dan debugging.

D. Skema pengkodean data

Sebuah Sistem Dengan Kode



Masalah ini dipecahkan, atau setidaknya sangat berkurang, dengan menggunakan kode

untuk mewakili setiap item dalam persediaan dan rekening pemasok. Kegunaan lain dari data

coding di SIA adalah untuk:

1. Mewakili sejumlah besar informasi kompleks yang seharusnya dapat diatur.

2. Menyediakan sarana pertanggungjawaban atas kelengkapan transaksi diproses.

3. Mengidentifikasi transaksi yang unik dan rekening dalam kehidupan.

4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

Skema Kode Numeric dan Abjak

Kode Sekuensial, merupakan item dalam beberapa berurutan (menaik atau menurun).

Sebuah aplikasi umum dari sekuensial numerik adalah prenumbering dokumen sumber.

Keuntungan. Kode sekuensial mendukung rekonsiliasi batch transaksi, seperti pesanan

penjualan, pada akhir pengolahan.

Kekurangan. Kode sekuensial tidak membawa kandungan informasi di luar pesanan

mereka dalam urutan. Juga, skema pengkodean berurutan yang sulit untuk berubah.

Kode Block. Sebuah blok kode numerik adalah variasi pada pengkodean berurutan yang

sebagian obat kelemahan baru saja dijelaskan. Pendekatan ini dapat digunakan untuk

mewakili kelas seluruh item dengan membatasi setiap kelas untuk rentang tertentu dalam

kode skema.

Keuntungan. Blok coding memungkinkan untuk penyisipan kode baru di dalam blok tanpa

harus merombak struktur coding keseluruhan.

Kekurangan. seperti dengan kode sekuensial, isi informasi jika kode blok adalah tidak

mudah terlihat.

Grup Kode. Kode kelompok numerik digunakan untuk mewakili item kompleks atau

peristiwa yang melibatkan dua atau lebih lembar data terkait.

Keuntungan.Kode kelompok memfasilitasi representasi dari sejumlah besar data yang

beragam. dan memungkinkan struktur data yang kompleks untuk diwakili dalam bentuk

hirarki yang logis dan lebih mudah diingat oleh manusia.

Abjad Kode. Kode abjad digunakan untuk banyak tujuan yang sama dengan kode

numerik. karakter abjad dapat diberikan secara berurutan atau dapat digunakan dalam

teknik blok dan kelompok coding.

Keuntungan. kapasitas untuk mewakili angka besar item meningkat secara dramatis

melalui penggunaan kode abjad murni atau abjad tertanam dalam kode numerik.

Kekurangan. kelemahan utama dengan coding abjad adalah

1. Sebagai dengan kode numerik, ada sulit merasionalisasi arti kode-kode yang telah

ditugaskan secara berurutan

2. Pengguna cenderung memiliki catatan menyortir sulit yang dikodekan berdasarkan

abjad



Kode Mnemonic. adalah karakter abjad dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya

yang menyampaikan makna.

Keuntungan. skema coding mnemonic tidak memerlukan pengguna untuk menghafal arti;

kode itu sendiri menyampaikan tingkat tinggi informasi tentang mereka yang diwakili.

Kekurangan. meskipun kode mnemonic berguna untuk mewakili kelas jika item, mereka

memiliki kemampuan terbatas untuk mewakili item dalam kelas.

2. KONSEP DAN PROSEDUR PENGENDALIAN INTERNAL.

Pembuatan dan pemeliharaan sistem pengendalian internal adalah kewajiban pihak manajemen

yang penting. Aspek mendasarkan dari tanggung jawab penyediaan informasi pihak

manajemen adalah untuk memberikan jaminan yang wajar bagi pemegang saham bahwa

perusahaan dikendalikan dengan baik. Selain itu, pihak manajemen memiliki tanggung jawab

untuk melengkapi pemegang saham serta calon investor dengan informasi keuangan yang

andal secara tepat waktu, sistem pengendalian internal yang memadai penting bagi pihak

manajemen untuk melakukan kewajiban ini.

C.1 Konsep Pengendalian Internal (Internal control system) terdiri atas berbagai kebijakan,

praktik, dan prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan

umumnya:

1. Menjaga aktiva perusahaan.

2. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi.

3. Mendorong efisiensi dalam operasional.

4. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen.

Memodifikasi Asumsi.

Hal yang terdapat berbagai tujuan pengendalian ini adalah empat asumsi dasar tambahan yang

membimbing para desainer serta auditor sistem pengendalian internal.

• Tanggung Jawab Manajemen. Konsep ini meyakini bahwa pembuatan dan pemeliharaan sistem

pengendalian internal adalah tanggung jawab pihak manajemen (management responsibilty).

• Jaminan yang wajar. Sistem pengendalian internal harus menyediakan jaminan yang wajar

(reasonable assurance) bahwa keempat tujuan umum pengendalian internal terpenuhi secara

efektif dari segi biaya. Ini berarti bahwa tidak ada sistem pengendalian internal yang sempurna

dan bahwa biaya untuk mencapai pengendalian yang lebih baik tidak boleh melebihi

manfaatnya.

• Metode keterbatasan dalam efektivitasnya. Hal ini meliputi (1) kemungkinan kesalahan tidak ada

sistem yang sempurna, (2) pelanggaran-personel dapat melanggar sistem melalui kolusi atau

cara lain, (3) pelanggaran manajemen-pihak manajemen berada dalam posisi melanggar

prosedur pengendalian dengan secara pribadi menyimpangkan transaksi atau dengan



mengarahkan bawahan, untuk melakukan hal tersebut, dan (4) berubahnya kondisi-kondisi

dapat berubah dengan berjalannya waktu hingga pengendalian yang ada menjadi tidak

berjalan.

Eksposur dan Risiko

Sistem pengendalian internal sebagai pelindung yang melindungi aktiva perusahaan dari

banyaknya peristiwa yang tidak diinginkan yang menyerangkan perusahaan. Ini semua

meliputi usaha untuk akses secara tidak sah ke Aktiva perusahaan (termasuk informasi):

penipuan yang dilakukan oleh orang dalam dan luar perusahan; kesalahan karena karyawan

tidak kompeten, program komputer salah, dan data input yang rusak; serta tindakan yang

salah,seperti akses tidak sah oleh backer komputer, serta ancaman virus komputer yang

menghancurkan progran dan basis data.

Model Pengendalian Internal untuk Pencegahan Pendeteksian Perbaikan.

a. Pengendalian Pencegahan (preventive control) adalah teknik pasif yang didesain untuk

mengurangi frekuensi terjadinya peristiwa yang tidak diinginkan.

b. Pengendalian Pemeriksaan (detective control) adalah berbagai alat, teknik, dan prosedur yang

didesain untuk mengidentifikasi serta mengekspos berbagai peristiwa yang tidak diinginkan

dan yang lepas dari pengendalian pencegahan.

c. Pengendalian Perbaikan (corrective control) adalah tindakan yang diambil untuk membalik

berbagai pengaruh kesalahan yang terdeteksi dalam tahap sebelumnya.

Komponen Pengendalian Internal.

Pengendalian internal yang dijelaskan dalam SAS 78 terdiri sebagai berikut:

a. Lingkungan pengendalian (control environment) adalah dasar dari empat komponen

pengendalian lainnya.lingkungan pengendalian menentukan arah perusahaan dan

memengaruhi kesadaran pengendalian pihak manajemen dan karyawan, berbagai elemen

penting dari lingkungan pengendalian adalah:

• Integritas dan nilai etika manajemen.

• Struktur organisasi.

• Keterlibatan dewan komisaris dan komite audit, jika ada

• Filosofi manajemen dan siklus operassionalnya.

• Prosedur untuk mendelegasikan tanggung jawab dan otoritas.

• Metode manajemen untuk menilai kinerja.

• Pengaruh eksternal.

• Kebijakan dan praktik perusahaan dalam mengelola sumber daya manusianya.



b. Pengawasan (monitoring) adalah proses yang memungkinkan kualitas desain pengendalian

internal serta operasinya berjalan.

c. Aktivitas Pengendalian (control activities) adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang

digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil untuk mengatasi risiko

perusahaan yang telah diidentifikasi.

Aktivitas pengendalian dapat dikelompokkan menjadi dua kategori yaitu:

• Pengendalian Komputer adalah yang secara khusus berhubungan dengan lingkungan TI

dan Audit TI.

• Pengendalian Fisik adalah yang berhubungan dengan aktivitas manusia yang digunakan

dalam sistem akuntansi.

Ada enam kategori aktivitas pengendalian fisik:

• otorisasi transaksi,

• pemisahan fungsi,

• supervisi,

• pencatatan akuntansi,

• pengendalian akses,

• verifikasi independen.


Ch 2 RMK Andi Muhammad Novian Nurtanio

Documents

Transcript of Ch 2 RMK Andi Muhammad Novian Nurtanio