Pemanfaatan Barcode Scanner Pada Aplikasi Manajemen Inventory
BUKU PANDUAN (Reference Manual) SISTEM INFORMASI ... · yang mudah, fasilitas pencetakan katalog,...
Transcript of BUKU PANDUAN (Reference Manual) SISTEM INFORMASI ... · yang mudah, fasilitas pencetakan katalog,...
BUKU PANDUAN (Reference Manual) SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN (SIP)
JURUSAN TEKNIK PERKAPALAN FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS DIPONEGORO SEMARANG
2011
1
KATA PENGANTAR
Terima kasih atas kepercayaannya menggunakan Sistem Informasi Perpustakaan
ini yang dikembangkan oleh Team Teknologi Informasi Jurusan Teknik Perkapalan
Fakultas Teknik Undip Semarang. Semoga dengan menggunakan program ini akan
diperoleh manfaat yang besar dalam pengelolaan perpustakaan.
Sistem Informasi Perpustakaan merupakan sistem manajemen terpadu yang
diperuntukkan bagi pengelolaan perpustakaan. Konsep terpadu ini memungkinkan Sistem
Informasi Perpustakaan dapat digunakan secara luas oleh perpustakaan atau unit kerja
yang ingin meningkatkan efisiensi pelayanan dan transaksi. Beberapa fasilitas yang
digunakan di sini antara lain fasilitas barcode scanner yang memudahkan pencatatan
transaksi, sistem pencarian dengan berbagai macam pilihan pencarian, sistem transaksi
yang mudah, fasilitas pencetakan katalog, barcode, kartu anggota, dll yang terpadu akan
memudahkan dalam mengelola perpustakaan.
Salah satu keistimewaan perangkat-lunak ini adalah bahwa pengembangannya
dibangun dari perangkat-lunak yang berbasis open source alias gratis sehingga tidak perlu
khawatir mengenai lisensi atau hak cipta. Model open source ini dikembangkan secara
terus-menerus oleh berbagai kalangan di seluruh dunia sehingga memungkinkan untuk
mengembangkan perangkat-lunak yang fleksibel sesuai dengan kebutuhan.
Namun demikian sebagai manusia biasa tentu tak luput dari salah dan
kekurangan, sehingga saran dan kritik yang membangun demi semakin sempurnanya
program ini akan tetap kami nantikan. Akhirnya selamat menggunakan program ini
semoga bermanfaat dan terima kasih atas kerja sama dan kepercayaan yang telah
diberikan.
Semarang, 01 Nopember 2010
Team TI Teknik Perkapalan
Lib.kapal.undip.ac.id
2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ……………………………………………………….. 1
DAFTAR ISI ………………………………………………………….......... 2
BAB I PENDAHULUAN ………………………………………….. 3
BAB II MENU UTAMA …………………………………………….. 4
BAB III BUKU ………………………………………………………… 5
3.1 Daftar Buku …………………………………………… 6
3.2 Mencari Buku …………………………………………. 8
3.3 Statistik ……………………………………………….. 10
3.4 Tambah Asal Buku …………………………………… 10
BAB IV JURNAL …………………………………………………….. 11
4.1 Daftar Paper ………………………………………….. 13
4.2 Mencari Paper ………………………………………… 14
4.3 Daftar Jurnal …………………………………………. 15
BAB V SKRIPSI …………………………………………………….. 17
5.1 Daftar Skripsi ………………………………………… 18
5.2 Mencari Skripsi ……………………………………… 19
5.3 Pembimbing …………………………………………. 20
BABA VI ANGGOTA …………………………………………………. 21
6.1 Anggota Aktif ……………………………………….. 22
6.2 Mencari Anggota Aktif ………………………………. 24
6.3 Mencari Seluruh Anggota …………………………… 25
6.4 Master Anggota ……………………………………… 26
6.5 Non-anggota ………………………………………… 26
BAB VII PEMINJAMAN ……………………………………………. 29
BAB VIII PENGEMBALIAN ………………………………………… 31
BAB IX MENCARI …………………………………………………. 33
BAB X LAPORAN …………………………………………………. 34
10.1 Buku-buku dipinjam ………………………………... 34
10.2 Buku-buku Jatuh Tempo …………………………… 35
10.3 Buku-buku terlambat dikembalikan ………………… 36
10.4 Sub-menu yang lain …………………………………. 36
BAB XI PILIHAN …………………………………………………… 37
BAB XII PASSWORD ……………………………………………….. 39
BAB XIII PENGUNJUNG ……………………………………………. 40
BAB XIV LOGOUT ………………………………………………….. 41
3
BAB I
PENDAHULUAN
Sistem Informasi Perpustakaan merupakan perangkat-lunak yang ditujukan untuk
pengelolaan perpustakaan. Sistem ini berbasis web client-server, sehingga untuk dapat
menggunakannya minimal harus ada satu buah komputer sebagai server dan satu buah
sebagai client. Untuk kondisi minimal komputer server dan client bisa menjadi satu
meskipun dengan hasil yang kurang optimal. Komputer yang tersedia di sisi client
sebaiknya dari jenis Pentium II ke atas dengan Sistem Operasi Windows atau Linux atau
sistem operasi lain dengan fasilitas web browser.
Pengguna atau username dari Sistem Informasi Perpustakaan ini dibagi menjadi 4
grup yaitu Admin, Pustaka, Eksekutif dan Operator. Grup Admin adalah yang paling
tinggi tingkatannya karena seluruh menu yang ada dapat diakses. Demi keamanan, grup
ini sebaiknya hanya diberikan secara terbatas saja. Grup berikutnya adalah Pustaka yang
dimaksudkan bagi kegiatan operasional perpustakaan seperti transaksi peminjaman dan
pengembalian dan pemasukan data. Grup Eksekutif sesuai namanya tidak perlu menu
operasional, tetapi cukup menu Laporan dan Pencarian. Grup Operator dimaksudkan bagi
pemasukan data-data buku perpustakaan yang bisa dilakukan oleh mahasiswa atau
lainnya dan tidak perlu mempunyai akses dalam transaksi.
Buku Petunjuk ini berisi seluruh menu yang ada atau menu yang bisa diakses oleh
username Admin, untuk username yang lain menunya menyesuaiakan dengan tingkat
kewenangannya masing-masing.
Untuk memulai menggunakan Sistem Informasi Perpustakaan komputer harus
sudah terhubung ke jaringan SIP, dengan pertama-tama membuka aplikasi dengan cara:
1. Membuka web browser seperti Internet Explorer, Opera dll.
2. Mengetikkan alamat IP tempat aplikasi dan data SIP di-link-kan, misalnya alamat
http://192.168.0.254/ ataupun alamat lain sesuai dengan yang ditetapkan oleh
administrator jaringan.
3. Selanjutnya memasukkan username dan password yang dimiliki, dan jika semua
benar dan login berhasil maka sudah bisa menggunakan menu-menu yang ada di
Sistem Informasi Perpustakaan.
4
BAB II
MENU UTAMA
Setelah mengisi username dan password dengan betul maka akan tampil menu utama seperti di bawah ini.
Menu Utama terdiri dari beberapa menu yaitu :
1. Buku : Berisi operasi pengolahan buku, antara lain mengisi data buku baru,
mengedit, mencari dll.
2. Jurnal : Berisi operasi pengolahan Jurnal dan Paper, antara lain mengisi data
baru, mengedit, mencari dll. Di sini Paper merupakan bagian dari
Jurnal artinya satu Jurnal bisa terdiri dari beberapa Paper.
3. Skripsi : Berisi operasi pengolahan skripsi, antara lain mengisi data skripsi
baru, mengedit, mencari dll.
4. Anggota : Berisi operasi pengolahan anggota, antara lain mengisi data anggota
baru, mengedit, mencari, mengaktifkan keanggotaan dll.
5. Peminjaman : Untuk melakukan transaksi peminjaman.
6. Pengembalian : Untuk melakukan transaksi pengembalian.
7. Mencari : Berisi operasi pencarian yang meliputi pencarian buku, paper, skripsi
dan anggota.
8. Laporan : Berisi tentang informasi transaksi peminjaman dan pengembalian.
9. Pilihan : Berisi tentang pengaturan yang akan diterapkan dalam Sistem
Informasi Perpustakaan ini dan juga untuk mem-backup database.
10. Password : Berisi tentang penggantian password dan membuat username baru.
11. Pengunjung : Digunakan untuk mencatat pengunjung.
12. Logout : Digunakan untuk keluar dari Sistem Informasi Perpustakaan.
BAB III
BUKU
5
Menu Buku ini terdiri dari beberapa sub-menu, yaitu : Daftar Buku, Mencari
Buku, Statistik, Tambah Asal Buku seperti gambar di bawah ini.
Pada menu Buku yang pertama tampil adalah form isian untuk mengisi data-data
buku baru. Untuk berpindah dari satu item (field) ke item yang lain dapat dilakukan
dengan menekan tombol Tab atau mengarahkan mouse ke item yang akan dituju. Adapun
item yang harus diisi adalah :
a. Klasifikasi : Diisi dengan nomer DDC sesuai dengan isi buku tersebut
b. Copy : Diisi jika buku tersebut adalah buku yang kedua dan seterusnya,
misalnya C.1.
c. Bahasa : Diisi sesuai dengan bahasa yang digunakan pada buku tersebut.
d. No. Inventaris : Diisi sesuai dengan nomer inventaris buku.
e. Tgl Masuk : Diisi sesuai dengan saat buku tersebut diterima, format penulisan
harus sesuai dengan contoh.
f. Judul : Diisi sesuai dengan judul buku tersebut.
g. Volume/Jilid : Disi jika buku tersebut terdiri dari beberapa jilid/volume, misalnya
V.1 atau J.1.
h. Pengarang I : Diisi nama pengarang pertama buku tersebut dengan format nama
keluarga di depan diikuti dengan namanya sendiri, misalnya :
McDowell, Ian.
i. Penerbit : Diisi nama penerbit buku tersebut.
j. Pengarang II : Diisi nama pengarang kedua (bila ada) dan seterusnya (bila lebih dari
dua) dengan format seperti pada pengarang pertama, jika pengarang
6
lebih dari dua diberi tanda ‘;’ untuk memisahkan pengarang kedua
dan seterusnya. Misalnya : Hilgard, Ernest; Stark, Evan.
k. Kota Penerbit : Diisi nama kota penerbit.
l. Kata Kunci : Diisi kata kunci yang nanti akan digunakan untuk melakukan
pencarian buku.
m. Tahun Terbit : Diisi tahun terbit buku itu.
n. Subyek : Diisi subyek buku tersebut.
o. Letak : Diisi letak buku tersebut dalam ruang perpustakaan misalnya
Referensi jika terletak di ruang referensi (tidak boleh dipinjam).
p. Kolasi : Diisi dengan data-data fisik buku tersebut yang meliputi jumlah
halaman ukuran buku dan informasi lain, misalnya : 448 hlm.: ind.;
22 cm.
q. Catatan : Diisi dengan catatan-catatan yang mungkin timbul saat mengolah
buku tersebut.
r. Kolasi 2 : Diisi tambahan data buku seperti : ada index, ada bibilografi dsb.
s. Asal Buku : Diisi dari mana buku tersebut berasal. Pengisian dilakukan dengan
memilih opsi yang ada, jika opsi belum ada bisa ditambahkan opsi
dengan menekan tombol “Tambah Asal Buku”.
t. Edisi : Diisi edisi buku tersebut, misalnya jika edisi kedua ditulis “Ed.2”
atau jika second edition ditulis “ 2.nd” dsb.
u. ISBN : Diisi nomer ISBN buku Tersebut.
v. Abstrak : Diisi abstrak buku tersebut (jika ada).
Setelah semua isian terisi kemudian hasil tersebut disimpan dengan menekan
tombol “Simpan” atau tombol “Enter”. Tombol “Bersihkan” digunakan untuk
membersihkan isian jika dirasa terlalu banyak kesalahan dalam pengisian sebelum
disimpan.
3.1 Daftar Buku
Jika tombol “Daftar Buku” ditekan maka akan muncul gambar dibawah ini.
7
Yang berisi daftar seluruh buku yang ada diperpustakaan berikut data-data yang ada.
Pada kolom header/judul bisa digunakan untuk mengurutkan data buku sesuai dengan
header tesebut dengan menekan mouse pada header tesebut, misalnya dengan menekan
tombol “Pengarang”, maka daftar buku yang ditampilkan adalah berdasarkan urutan
nama pengarang. Jika daftar buku lebih dari 100 buah maka akan ditampilkan dalam
beberapa halaman. Untuk berpindah dari satu halaman ke halaman berikutnya bisa
dilakukan dengan menekan tombol angka yang muncul di atas maupun dibawah atau
dengan menekan tombol “Next” dan “Prev”. Untuk berpindah ke halaman terakhir
dilakukan dengan menekan tombol “Last” dan untuk berpindah ke halaman pertama
dilakukan dengan menekan tombol “First”.
Jika akan mengedit salah satu buku yang ada pada daftar buku dapat dilakukan
dengan menekan tombol pada nomer barkode buku yang bersangkutan. Tampilan sub-
menu edit adalah sebagai berikut.
8
Editlah item-item pada buku yang mungkin perlu diubah datanya, setelah selesai
dapat disimpan dengan menekan tombol “Update”.
Dalam sub-menu Daftar Buku dapat dilakukan beberapa operasi, yaitu Hapus,
Print dan Copy. Tombol “Hapus” digunakan jika akan menghapus buku tersebut dari
database. Operasi pencetakan yang dapat dilakukan adalah untuk mencetak katalog, label
buku and kartu buku. Sebelum melakukan pencetakan terlebih dahulu dicentang buku-
buku yang akan dicetak kemudian menekan tombol pencetakan yang diinginkan. Jika
tombol pencetakan ditekan maka akan muncul tampilan dalam format pdf (Acrobat
Reader) yang berisi pilihan yang akan dicetak. Sebelum dilakukan pencetakan terlebih
dahulu ukuran kertas harus diubah dahulu menjadi folio (21 x 33 cm) karena default
format pdf adalah ukuran A4. Karena jika tidak diubah ke ukuran folio hasil pencetakan
lebih kecil. Untuk kembali ke menu asal dapat dilakukan dengan menekan tombol “Back”
pada browser. Di bawah ini adalah salah satu contoh pencetakan label buku.
Sub-menu Copy digunakan untuk melakukan duplikasi data buku yang ada. Hal
ini biasanya dilakukan untuk mengisi data buku jika buku yang sama lebih dari satu buku.
Setelah duplikasi berhasil, segera lakukan pengeditan untuk disesuaikan dengan data
buku sebenarnya.
3.2. Mencari Buku
Jika tombol “Mencari Buku” ditekan maka akan muncul tampilan berikut.
Isilah item-item yang ada sesuai dengan pencarian yang diinginkan. Untuk item
pencarian yang bertanda “*)” artinya pencarian diawali dengan kata seperti pada isian,
sedangkan untuk pencarian yang bertanda “#)” artinya pencarian dilakukan yang
mengandung sembarang kata seperti pada isian. Pencarian dapat dilakukan hanya untuk
satu keyword saja atau untuk semua keyword. Satu keyword artinya metode pencarian
dilakukan berdasarkan salah satu isian saja yang sesuai (seperti fungsi OR pada logika),
sedangkan Semua Keyword artinya metode pencarian dilakukan berdasarkan semua isian
yang sesuai (seperti fungsi AND pada logika). Setelah semua isian yang dimaksud terisi
pencarian dilakukan dengan menekan tombol “Mulai mencari”. Jika berhasil maka akan
muncul tampilan di bawah ini.
9
Dari hasil pencarian tersebut dapat dilakukan operasi seperti pada menu Daftar
Buku, seperti mengurutkan, mengedit, menghapus, mencetak dan menduplikasi.
3.3. Statistik
Sub-menu Statistik digunakan untuk mengetahui beberapa informasi mengenai
database buku seperti jumlah buku, judul buku dan item lain yang ingin diketahui
berdasarkan pilihan yang ditentukan. Tampilan menu ini adalah sebagai berikut.
Menu Pilihan digunakan untuk mengetahui statistik buku berdasarkan kata kunci
tertentu. Misalkan untuk mengetahui jumlah buku dengan tahun terbit 1998 dapat
dilakukan dengan memilih menu pilihan pada “Tahun Terbit” dan mengisi dengan angka
yang bersesuaian (1998) dilanjutkan dengan menekan tombol “Hitung”. Hasilnya seperti
gambar berikut.
10
3.4. Tambah Asal Buku
Sub-menu ini digunakan untuk menambah item asal buku yang digunakan pada
pengisian data buku.
11
BAB IV
JURNAL
Menu Jurnal ini terdiri dari beberapa sub-menu, yaitu : Daftar Paper, Mencari
Paper, dan Daftar Jurnal seperti gambar di bawah ini.
Pada menu Jurnal yang pertama tampil adalah form isian untuk mengisi data-data
Paper. Paper adalah salah satu bagian dari isi Jurnal, sehingga Paper ini nanti dapat di-
link ke Jurnal yang bersangkutan dengan syarat isian Paper pada item Jurnal harus sesuai
dengan Jurnal yang akan di-link. Untuk berpindah dari satu item (field) ke item yang lain
dapat dilakukan dengan menekan tombol Tab atau mengarahkan mouse ke item yang
akan dituju. Adapun item yang harus diisi adalah :
a. Judul : Diisi sesuai dengan judul Paper tersebut.
b. Halaman : Diisi sesuai dengan halaman jurnal yang memuat paper tersebut.
c. Penulis I - III : Diisi sesuai dengan penulis paper dengan format nama keluarga di
depan diikuti dengan namanya sendiri, misalnya : McDowell, Ian.
d. Universitas I-III : Diisi sesuai dengan asal universitas penulis paper.
e. Jurnal : Diisi sesuai dengan Jurnal yang memuat paper tersebut, jika paper
merupakan tulisan tunggal misalkan tidak dipublikasikan ke jurnal
atau merupakan hasil penelitian maka isian jurnal tidak perlu diisi.
f. Catatan : Diisi dengan catatan-catatan yang mungkin timbul saat mengolah
paper tersebut.
g. Subyek : Diisi subyek paper tersebut.
h. No. Klasifikasi : Diisi dengan nomer DDC sesuai dengan isi paper tersebut
i. Kata Kunci : Diisi kata kunci yang nanti akan digunakan untuk melakukan
pencarian paper.
12
j. Abstrak : Diisi abstrak paper tersebut (jika ada).
k. Nama File : Opsi ini digunakan untuk menaruh file di server agar dapat dibaca
oleh anggota, file sebaiknya berformat pdf (Acrobat). Pertama tekan
tombol “Browse” kemudian arahkan file yang akan ditaruh di server,
kemudian tekan “OK” maka nama file akan muncul di kotak isian.
Setelah semua isian terisi kemudian hasil tersebut disimpan dengan menekan
tombol “Simpan”. Tombol “Bersihkan” digunakan untuk membersihkan isian jika dirasa
terlalu banyak kesalahan dalam pengisian sebelum disimpan.
4.1 Daftar Paper
Jika tombol “Daftar Paper” ditekan maka akan muncul gambar dibawah ini.
Yang berisi daftar seluruh paper yang ada di perpustakaan berikut data-data yang ada.
Pada kolom header/judul bisa digunakan untuk mengurutkan data buku sesuai dengan
header tesebut dengan menekan mouse pada header tesebut. Misalnya dengan menekan
tombol “Penulis”, maka daftar buku yang ditampilkan adalah berdasarkan urutan nama
penulis. Jika daftar paper lebih dari 30 buah maka akan ditampilkan dalam beberapa
halaman. Untuk berpindah dari satu halaman ke halaman berikutnya bisa dilakukan
dengan menekan tombol angka yang muncul di atas maupun di bawah atau dengan
menekan tombol “Next” dan “Prev”. Untuk berpindah ke halaman terakhir dilakukan
dengan menekan tombol “Last” dan untuk berpindah ke halaman pertama dilakukan
dengan menekan tombol “First”.
Dalam sub-menu ini dapat dilakukan beberapa operasi, yaitu Edit, Hapus, Print.
Tombol “Hapus” digunakan jika akan menghapus paper tersebut dari database. Operasi
pencetakan yang dapat dilakukan dengan mencentang terlebih dahulu paper yang akan
13
dicetak kemudian menekan tombol “Print Label”. Jika tombol pencetakan ditekan maka
akan muncul tampilan dalam format pdf (Acrobat Reader) yang berisi pilihan yang akan
dicetak. Sebelum dilakukan pencetakan terlebih dahulu ukuran kertas harus diubah
dahulu menjadi folio (21 x 33 cm) karena default format pdf adalah ukuran A4. Karena
jika tidak diubah ke ukuran folio hasil pencetakan lebih kecil. Untuk kembali ke menu
asal dapat dilakukan dengan menekan tombol “Back” pada browser.
Jika akan mengedit salah satu paper yang ada pada daftar paper dapat dilakukan
dengan menekan tombol pada nomer barkode paper yang bersangkutan. Tampilan sub-
menu edit adalah sebagai berikut.
Editlah item-item pada paper yang mungkin perlu diubah datanya, setelah selesai
dapat disimpan dengan menekan tombol “Simpan”.
Jika ingin melihat tampilan paper dari file yang disimpan pada server dalam
format pdf bisa dilakukan dengan menekan tombol judul paper yang akan dilihat.
4.2 Mencari Paper
Jika tombol “Mencari Paper” ditekan maka akan muncul tampilan berikut.
Isilah item-item yang ada sesuai dengan pencarian yang diinginkan. Untuk item
pencarian yang bertanda “*)” artinya pencarian diawali dengan kata seperti pada isian,
sedangkan untuk pencarian yang bertanda “#)” artinya pencarian dilakukan dengan
14
mencari sembarang kata seperti pada isian. Pencarian dapat dilakukan hanya untuk satu
keyword saja atau untuk semua keyword. Satu keyword artinya metode pencarian
dilakukan berdasarkan salah satu isian saja yang sesuai (seperti fungsi OR pada logika),
sedangkan Semua Keyword artinya metode pencarian dilakukan berdasarkan semua isian
yang sesuai (seperti fungsi AND pada logika). Setelah semua isian yang dimaksud terisi
pencarian dilakukan dengan menekan tombol “Mulai mencari”. Jika berhasil maka akan
muncul tampilan di bawah ini.
Dari hasil pencarian tersebut dapat dilakukan operasi seperti pada menu Daftar
Buku, seperti mengurutkan, mengedit, menghapus, mencetak dan melihat tampilan paper
dalam format pdf.
4.3 Daftar Jurnal
Jika tombol “Mencari Paper” ditekan maka akan muncul Daftar Jurnal yang ada
seperti tampilan berikut.
Daftar Jurnal berisi seluruh Jurnal yang ada di perpustakaan berikut data-data
yang ada. Jika daftar jurnal lebih dari 30 buah maka akan ditampilkan dalam beberapa
15
halaman. Untuk berpindah dari satu halaman ke halaman berikutnya bisa dilakukan
dengan menekan tombol angka yang muncul di atas maupun di bawah atau dengan
menekan tombol “Next” dan “Prev”. Untuk berpindah ke halaman terakhir dilakukan
dengan menekan tombol “Last” dan untuk berpindah ke halaman pertama dilakukan
dengan menekan tombol “First”.
Dalam sub-menu ini dapat dilakukan beberapa operasi, yaitu Edit, Hapus, Print.
Tombol “Hapus” digunakan jika akan menghapus jurnal tersebut dari database. Operasi
pencetakan dapat dilakukan dengan mencentang terlebih dahulu jurnal yang akan dicetak
kemudian menekan tombol “Print Label”. Jika tombol pencetakan ditekan maka akan
muncul tampilan dalam format pdf (Acrobat Reader) yang berisi pilihan yang akan
dicetak. Sebelum dilakukan pencetakan terlebih dahulu ukuran kertas harus diubah
dahulu menjadi folio (21 x 33 cm) karena default format pdf adalah ukuran A4. Karena
jika tidak diubah ke ukuran folio hasil pencetakan lebih kecil. Untuk kembali ke menu
asal dapat dilakukan dengan menekan tombol “Back” pada browser.
Jika akan mengedit salah satu jurnal yang ada pada daftar jurnal dapat dilakukan
dengan menekan tombol pada nomer barkode jurnal yang bersesuaian. Tampilan sub-
menu edit adalah sebagai berikut.
Editlah item-item pada jurnal yang mungkin perlu diubah datanya, setelah selesai
dapat disimpan dengan menekan tombol “Update”. Jika tombol “Daftar Jurnal” ditekan
maka akan muncul daftar jurnal yang ada.
Jika ingin melihat paper apa saja yang ada dalam jurnal tersebut dapat dilakukan
dengan menekan tombol judul jurnal.
16
BAB V
SKRIPSI
Menu Skripsi terdiri dari beberapa sub-menu, yaitu : Daftar Skripsi, Mencari
Skripsi, dan Pembimbing seperti gambar di bawah ini.
Pada menu Sripsi yang pertama tampil adalah form isian untuk mengisi data-data
Skripsi. Untuk berpindah dari satu item (field) ke item yang lain dapat dilakukan dengan
menekan tombol Tab atau mengarahkan mouse ke item yang akan dituju. Adapun item
yang harus diisi adalah :
a. Judul : Diisi sesuai dengan judul Skripsi tersebut.
b. Tanggal Masuk : Diisi sesuai dengan tanggal pencatatan skripsi tersebut, format sesuai
dengan contoh.
c. Penulis : Diisi sesuai dengan penulis Skripsi.
d. NIM : Diisi sesuai dengan NIM penulis skripsi.
e. Kata Kunci : Diisi kata kunci yang nanti akan digunakan untuk melakukan
pencarian skripsi
f. Tahun Lulus : Diisi tahun lulus penulis skripsi.
g. Email : Diisi email penulis skripsi (bila ada).
h. Pembimbing I-II: Diisi sesuai dengan pembimbing skripsi, bila pembimbing belum ada
bisa ditambahkan melalui sub-menu Pembimbing.
i. Catatan : Diisi dengan catatan-catatan yang mungkin timbul saat mengolah
skripsi tersebut.
j. Kolasi : Diisi dengan data-data fisik skripsi tersebut yang meliputi jumlah
halaman ukuran buku dan informasi lain, misalnya : 448 hlm.: ind.;
22 cm.
k. Abstrak : Diisi abstrak skripsi tersebut (jika ada).
l. Nama File : Opsi ini digunakan untuk menaruh file di server agar dapat dibaca
oleh anggota, file sebaiknya berformat pdf (Acrobat). Pertama tekan
17
tombol “Browse” kemudian arahkan file yang akan ditaruh di server,
kemudian tekan “OK” maka nama file akan muncul di kotak isian.
Setelah semua isian terisi kemudian hasil tersebut disimpan dengan menekan
tombol “Simpan”. Tombol “Bersihkan” digunakan untuk membersihkan isian jika dirasa
terlalu banyak kesalahan dalam pengisian sebelum disimpan.
5.1 Daftar Skripsi
Jika tombol “Daftar Skripsi” ditekan maka akan muncul gambar dibawah ini.
Yang berisi daftar seluruh skripsi yang terdapat di perpustakaan berikut data-data yang
ada. Pada kolom header/judul bisa digunakan untuk mengurutkan data skripsi sesuai
dengan header tesebut dengan menekan mouse pada header tesebut. Misalnya dengan
menekan tombol “Penulis”, maka daftar buku yang ditampilkan adalah berdasarkan
urutan nama penulis. Jika daftar skripsi lebih dari 30 buah maka akan ditampilkan dalam
beberapa halaman. Untuk berpindah dari satu halaman ke halaman berikutnya bisa
dilakukan dengan menekan tombol angka yang muncul di atas maupun di bawah atau
dengan menekan tombol “Next” dan “Prev”. Untuk berpindah ke halaman terakhir
dilakukan dengan menekan tombol “Last” dan untuk berpindah ke halaman pertama
dilakukan dengan menekan tombol “First”.
Dalam sub-menu ini dapat dilakukan beberapa operasi, yaitu Edit, Hapus, Print.
Tombol “Hapus” digunakan jika akan menghapus skripsi tersebut dari database. Operasi
pencetakan yang dapat dilakukan dengan mencentang terlebih dahulu skripsi yang akan
dicetak kemudian menekan tombol “Print Label”. Jika tombol pencetakan ditekan maka
akan muncul tampilan dalam format pdf (Acrobat Reader) yang berisi pilihan yang akan
dicetak. Sebelum dilakukan pencetakan terlebih dahulu ukuran kertas harus diubah
18
dahulu menjadi folio (21 x 33 cm) sedangkan default format pdf adalah ukuran A4.
Karena jika tidak diubah ke ukuran folio hasil pencetakan menjadi lebih kecil. Untuk
kembali ke menu asal dapat dilakukan dengan menekan tombol “Back” pada browser.
Jika ingin melihat tampilan paper dari file yang disimpan pada server dalam format pdf
bisa dilakukan dengan menekan tombol judul paper yang akan dilihat.
Jika akan mengedit salah satu skripsi yang ada pada daftar skripsi dapat dilakukan
dengan menekan tombol pada nomer barkode skripsi yang bersesuaian. Tampilan sub-
menu edit adalah sebagai berikut.
Editlah item-item pada skripsi yang mungkin perlu diubah datanya, setelah selesai
dapat disimpan dengan menekan tombol “Simpan”.
5.2 Mencari Skripsi
Jika tombol “Mencari Skripsi” ditekan maka akan muncul tampilan berikut.
Isilah item-item yang ada sesuai dengan pencarian yang diinginkan. Untuk item
pencarian yang bertanda “*)” artinya pencarian diawali dengan kata seperti pada isian,
sedangkan untuk pencarian yang bertanda “#)” artinya pencarian dilakukan dengan
mencari sembarang kata seperti pada isian. Pencarian dapat dilakukan hanya untuk satu
19
keyword saja atau untuk semua keyword. Satu keyword artinya metode pencarian
dilakukan berdasarkan salah satu isian saja yang sesuai (seperti fungsi OR pada logika),
sedangkan Semua Keyword artinya metode pencarian dilakukan berdasarkan semua isian
yang sesuai (seperti fungsi AND pada logika). Setelah semua isian yang dimaksud terisi
pencarian dilakukan dengan menekan tombol “Mulai mencari”. Jika berhasil maka akan
muncul tampilan di bawah ini.
Dari hasil pencarian tersebut dapat dilakukan operasi seperti pada menu Daftar
Skripsi, seperti mengurutkan, mengedit, menghapus, mencetak dan melihat tampilan
paper dalam format pdf.
5.3 Pembimbing
Jika tombol “Pembimbing” ditekan maka akan muncul Tambah Dosen
Pembimbing dan Daftar Dosen Pembimbing yang ada seperti tampilan berikut.
Dosen Pembimbing dapat ditambahkan dengan mengisi kolom yang tersedia
kemudian dilanjutkan dengan menekan tombol “Simpan”. Jika berhasil maka nama dosen
pembimbing akan langsung terlihat di Daftar Dosen Pembimbing.
20
BAB VI
ANGGOTA
Menu Anggota terdiri dari beberapa sub-menu, yaitu : Daftar Anggota Aktif,
Mencari Anggota Aktif, Mencari Seluruh Anggota, Master Anggota, Non-Anggota
seperti gambar di bawah ini.
Pada menu Anggota yang pertama tampil adalah form isian untuk mengisi data-
data Anggota. Untuk berpindah dari satu item (field) ke item yang lain dapat dilakukan
dengan menekan tombol Tab atau mengarahkan mouse ke item yang akan dituju. Adapun
item yang harus diisi adalah :
a. Nama : Diisi sesuai dengan nama anggota.
b. L/P : Diisi sesuai jenis kelamin anggota.
c. Alamat kantor/ : Diisi sesuai dengan alamat anggota, jika anggota adalah dosen
Kos diisi alamat kantor, jika anggota adalah mahasiswa diisi alamat kos
mahasiswa.
d. Telp/HP : Diisi nomor telepon anggota.
e. Kode Pos : Diisi kode pos alamat anggota.
f. Bergabung : Diisi tanggal bergabung anggota dengan format penulisan sesuai
contoh.
g. Kuota pinjam : Diisi jumlah maksimum peminjaman yang diijinkan.
h. Anggota Khusus: Diisi apakah anggota tersebut termasuk anggota khusus, yaitu
dengan masa pinjam berbeda dari anggota biasa. Diisi “T” atau “Y”.
i. Bergabung : Diisi tanggal kadaluarsa keanggotaan dengan format penulisan
sesuai contoh.
j. NIP/NIM : Diisi NIP/NIM anggota.
k. Kode Dosen Wali : Diisi kode dosen wali anggota.
l. Tempat/tgl Lahir: Diisi tempat dan tanggal lahir anggota.
21
m. Catatan : Diisi dengan catatan-catatan yang mungkin timbul saat mengolah
anggota tersebut.
n. Nama Org Tua : Diisi nama orang tua anggota.
o. No. Telp/HP : Diisi nomer telepon orang tua anggota.
p. Alamat Org Tua: Diisi alamat orang tua anggota.
Setelah semua isian terisi kemudian hasil tersebut disimpan dengan menekan
tombol “Simpan”. Tombol “Bersihkan” digunakan untuk membersihkan isian jika dirasa
terlalu banyak kesalahan dalam pengisian sebelum disimpan.
Sistem manajemen keanggotaan dalam program Sistem Informasi Perpustakaan
ini mengasumsikan bahwa seluruh mahasiswa terdaftar sebagai anggota perpustakaan.
Untuk dapat melakukan peminjaman maka keanggotaan harus diaktifkan terlebih dahulu.
Hal ini dimaksudkan supaya tidak perlu menulis dan menghapus keanggotaan berkali-kali
saat yang bersangkutan sedang tidak menjadi anggota perpustakaan. Oleh karena itu
keanggotaan dibagi menjadi dua macam, yaitu anggota aktif dan anggota keseluruhan
(Master anggota). Anggota aktif adalah anggota yang berasal dari master anggota dan
telah diaktifkan keanggotaannya, sedangkan master anggota defaultnya adalah seluruh
mahasiswa jurusan, sehingga terdiri dari anggota aktif dan non-aktif. Di samping itu
terdapat pula Non-anggota yaitu orang-orang dari luar jurusan yang tidak bisa menjadi
anggota (sehingga tidak bisa pinjam buku) tetapi masih diperbolehkan membaca di ruang
perpustakaan, biasanya adalah mahasiswa dari universitas lain.
6.1 Daftar Anggota Aktif
Daftar anggota aktif adalah daftar anggota yang aktif menjadi anggota
perpustakaan dan bisa meminjam buku di perpustakaan. Untuk menjadi anggota aktif
syarat utamanya adalah batas akhir masa keanggotaannya belum berakhir. Masa
keanggotaannya akan berakhir secara otomatis jika masa aktif keanggotaannya telah
terlewati. Tampilan Daftar Anggota Aktif adalah seperti gambar di bawah ini.
22
Yang berisi daftar seluruh anggota aktif berikut data-data yang ada. Pada kolom
header/judul bisa digunakan untuk mengurutkan data anggota aktif sesuai dengan header
tesebut dengan menekan mouse pada header tesebut. Misalnya dengan menekan tombol
“Bergabung”, maka daftar anggota yang ditampilkan adalah berdasarkan urutan saat
menjadi anggota aktif perpustakaan. Jika daftar anggota lebih dari 50 buah maka akan
ditampilkan dalam beberapa halaman. Untuk berpindah dari satu halaman ke halaman
berikutnya bisa dilakukan dengan menekan tombol angka yang muncul di atas maupun di
bawah atau dengan menekan tombol “Next” dan “Prev”. Untuk berpindah ke halaman
terakhir dilakukan dengan menekan tombol “Last” dan untuk berpindah ke halaman
pertama dilakukan dengan menekan tombol “First”.
Dalam sub-menu ini dapat dilakukan beberapa operasi, yaitu Edit, Non-aktifkan
dan Print. Tombol “Non-aktifkan” digunakan jika akan menonaktifkan anggota secara
manual misalnya karena sudah lulus. Keanggotaan akan dinon-aktifkan seara otomatis
jika masa berlaku keanggotaan telah berakhir. Operasi pencetakan yang dapat dilakukan
dengan mencentang terlebih dahulu anggota yang akan dicetak kemudian menekan
tombol yang tersedia di bawah. Pencetakan yang bisa dilakukan adalah pencetakan Kartu
Anggota dan Kartu Pinjam. Jika tombol pencetakan ditekan maka akan muncul tampilan
dalam format pdf (Acrobat Reader) yang berisi pilihan yang akan dicetak. Sebelum
dilakukan pencetakan terlebih dahulu ukuran kertas harus diubah dahulu menjadi folio
(21 x 33 cm) sedangkan default format pdf adalah ukuran A4. Karena jika tidak diubah
ke ukuran folio hasil pencetakan menjadi lebih kecil. Untuk kembali ke menu asal dapat
dilakukan dengan menekan tombol “Back” pada browser. Di bawah ini adalah salah satu
tampilan menu pencetakan anggota.
23
Untuk mengedit salah satu anggota yang ada pada daftar anggota dapat dilakukan
dengan menekan tombol pada nomer barkode anggota yang bersesuaian. Tampilan sub-
menu edit adalah sebagai berikut.
Editlah item-item pada anggota yang mungkin perlu diubah datanya, setelah
selesai dapat disimpan dengan menekan tombol “Simpan”.
Untuk mengetahui bio data anggota sekaligus rekapitulasi keanggotaan dapat
dilakukan dengan menekan tombol nama anggota yang bersesuaian dari daftar anggota,
tampilannya adalah sebagai berikut.
6.2 Mencari Anggota Aktif
Sub-menu ini digunakan untuk mencari anggota yang aktif. Jika tombol “Mencari
Anggota Aktifi” ditekan maka akan muncul tampilan berikut.
24
Isilah item-item yang ada sesuai dengan pencarian yang diinginkan. Setelah semua isian
yang dimaksud terisi pencarian dilakukan dengan menekan tombol “Mulai mencari”. Jika
berhasil maka akan muncul tampilan di bawah ini.
Dari hasil pencarian tersebut dapat dilakukan operasi mengurutkan, mengedit, dan
menon-aktifkan anggota.
6.3 Mencari Seluruh Anggota
Sub-menu ini digunakan untuk mencari seluruh anggota baik yang aktif maupun
yang tidak aktif. Isiannya sama seperti pada sub-menu Mencari Anggota Aktif. Setelah
semua isian yang dimaksud terisi pencarian dilakukan dengan menekan tombol “Mulai
mencari”. Jika berhasil maka akan muncul tampilan di bawah ini.
25
Dari hasil pencarian tersebut dapat dilakukan beberapa operasi, yaitu mengedit,
menonaktifkan anggota (jika sebelumnya aktif), mengaktifkan anggota (jika sebelumnya
tidak aktif) dan menghapus secara permanen anggota dari database.
6.4 Master Anggota
Sub-menu Master Anggota berisi daftar seluruh anggota perpustakaan baik yang
aktif maupun yang tidak aktif. Tampilan Sub-menu Master Anggota adalah sebagai
berikut.
Ada beberapa operasi yang dapat dilakukan dalam sub-menu ini, yaitu mengedit,
menonaktifkan anggota (jika sebelumnya aktif), mengaktifkan anggota (jika sebelumnya
tidak aktif) dan menghapus secara permanen anggota dari database.
6.5 Non-Anggota
Sub-menu ini digunakan untuk mengisi data dari non-anggota perpustakaan. Non-
anggota adalah seseorang yang tidak bisa menjadi anggota perpustakaan, biasanya orang
dari luar jurusan atau dari universitas lain. Sehingga non-anggota tidak bisa pinjam ke
perpustakaan tetapi masih diperbolehkan untuk membaca di perpustakaan. Tampilan
pertama dari sub-menu Non-anggota seperti gambar di bawah ini.
26
Isilah sesuai dengan data non-anggota yang bersangkutan, setelah selesai dapat
disimpan dengan menekan tombol “Simpan”.
Dari sub-menu ini dapat juga dilihat daftar non-anggota dengan menekan tombol
“Daftar Non-Anggota”.
Ada beberapa operasi yang dapat dilakukan dalam sub-menu ini, yaitu mengedit,
menghapus dan mencetak Kartu Baca. Hasil dari pencetakan kartu baca seperti gambar
berikut.
27
Sebelum dilakukan pencetakan terlebih dahulu ukuran kertas harus diubah dahulu
menjadi folio (21 x 33 cm) sedangkan default format pdf adalah ukuran A4. Karena jika
tidak diubah ke ukuran folio hasil pencetakan menjadi lebih kecil. Untuk kembali ke
menu asal dapat dilakukan dengan menekan tombol “Back” pada browser.
28
BAB VII
PEMINJAMAN
Menu ini digunakan untuk melakukan transaksi peminjaman, dan hanya anggota
yang aktif saja yang boleh meminjam. Tampilannya seperti gambar di bawah ini.
Pertama masukkan nomer barkode buku yang akan dipinjam. Cara memasukkan
nomer bisa menggunakan barcode scanner atau secara manual. Jika menggunakan
barcode scanner arahkan barcode scanner ke arah nomer barkode buku sampai terdengar
nada beep yang menandakan pembacaan oleh barcode scanner berhasil. Maka pada kotak
layar barcode buku akan tampil nomer barkode buku. Kemudian dilanjutkan dengan
pembacaan barcode anggota sama seperti pada pembacaan barcode buku. Jika oleh
sesuatu hal sehingga barcode scanner tidak bisa digunakan, maka dapat dilakukan secara
manual dengan memasukkan nomer barkode buku kemudian tekan “Enter” dilanjutkan
dengan memasukkan nomer barkode anggota dan diakhiri dengan menekan tombol
“Enter”.
Jika semua ini berhasil maka akan tampak seperti gambar di bawah ini.
29
Pada tabel bagian bawah terlihat data-data mengenai peminjaman yang baru saja
dilakukan. Proses peminjaman dapat dilanjutkan dengan buku dan anggota yang lain, dan
jika berhasil tabel bagian bawah akan terlihat transaksi peminjaman yang telah dilakukan.
Bila proses peminjaman akan dibatalkan dapat dilakukan dengan menekan tombol
“Hapus”.
Dalam menu ini dapat juga digunakan untuk melihat transaksi peminjaman pada
waktu-waktu terdahulu dengan menekan tombol “<” disamping menu “Lihat transaksi
peminjaman pada tanggal ini” untuk melihat ke belakang dan tombol “>” untuk melihat
ke depan.