Buku Manual Software_sipbos-2

of 48 pages Buku Manual SI SPJ BOS

Copyright © 2009 – F4R15 Software House, Indonesia

SEKILAS TENTANG SOFTWARE SIPBOS Dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS) adalah pelaksanaan Program Kompensasi Pengurangan Subsidi Bahan Bakar Minyak (PKPS-BBM) yang di relokasikan di bidang pendidikan sejak bulan Juli tahun 2005. Program ini merupakan program pemerintah untuk meningkatkan perluasan dan pemerataan pendidikan terutama dalam penuntasan Wajib Belajar Pendidikan Dasar 9 tahun yang bersumber dari APBN. Pengelolaan program BOS baik untuk SD dan SMP sederajat dikelola oleh masing-masing direktorat: Direktorat Pembinaan TK/SD dan SMP/SMPLB/SMPT. Sedangkan pada tingkat sekolah ditangani oleh sebuah tim manajemen yang mengatur seluruh penggunaan dana BOS. Pembuatan laporan SPJ BOS adalah kegiatan rutin yang dilakukan oleh lembaga pendidikan penerima dana BOS. Dalam pelaksanaannya, sering terjadi kesalahan, tidak akurat dan kurang efisien antara lain disebabkan oleh beberapa hal:

1. Banyak format pelaporan yang salah menerapkannya dan tidak sesuai dengan format standar pelaporan SPJ BOS di Buku Panduan BOS.

2. Banyaknya jumlah laporan SPJ yang harus dibuat dengan cara manual, sehingga mengakibatkan keterlambatan pelaporan.

3. Kegiatan pelaporan yang sangat komplek tersebut ditambah kelambatan-kelambatan dalam proses pembuatannya, mengakibatkan pelaporan ke jenjang yang lebih tuinggi menjadi tidak tepat waktu sesuai jadwal penerimaan Dana BOS.

Oleh kondisi tersebut, pemanfaatan teknologi informasi dalam bentuk komputerisasi system pelaporan SPJ BOS menjadi solusi tepat dalam mengelola operasional pengelolaan pembelanjaan dana BOS yang efektif dan efisien.

MANFAAT DAN KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN SOFTWARE SIPBOS

Lebih cepat

• Sistem pengolah data secara komputerisasi, dipastikan akan mempercepat kinerja pembuatan lapran SPJ BOS.

• Rekapitulasi penggunaan dana sekolah secara otomatis terakumulasi oleh system sehingga Dispendik maupun instansi terkait tidak perlu merekap ulang (dikirim via email atau softcopy)

Lebih akurat

• Data perhitungan angka dalam pembelanjaan SPJ BOS, secara otomatis masuk ke dalam Buku Kas (SPJTJB, Umum, Tunai, Bank, Pajak, Kwitansi, dll)

Lebih valid dan akuntabel

• Konversi angka rupiah otomatis menjadikan rupiah dalam bentuk huruf (terbilang).

• Perhitungan Pajak dihitung secara otomatis oleh system.

• Dan masih banyak lagi fasilitas yang lain yang akan membantu sekolah dalam melakukan system pelaporan Dana BOS.



MAPPING PROGRAM SOFTWARE SIPBOS

Data

Trans Bank

Penerimaan

Dana BOS

Talangan

Dana BOS

Tunjangan

Jabatan

Honorarium

GTT/PTT

Belanja

Berfaktur

Belanja

Non Faktur

Belanja

Buku

Trans.

HR Lain

Data

Bank

Data Penerima

Tunjangan Jabatan

Data GTT

(Guru Tidak Tetap)

Data

POS

Data

Pajak

Kas Umum

SPTJB

Rinci Pos

Kwitansi

Kas Tunai

[Form K-

4]

Kas Bank

[Form K-5]

Kas Pajak

[Form K-6]

Keterangan Menu:

� Maintenace

� Transkasi

� Cetak Laporan



MEMBUKA DAN MENGAKTIFKAN PROGRAM APLIKASI

Membuka dan Mengaktifkan Program Aplikasi Untuk membuka aplikasi bisa dengan cara klik tombol Start – Programs – Sistem Informasi Pembuatan SPJ BOS – SIP BOS Depag Kab. Malang.

Gambar 1: Mengaktifkan SI. Pembuatan SPJ BOS Malang

Selain itu juga bisa menggunakan cara dobel klik tombol Short Cut

Gambar 2: Dobel klik shortcut SIP BOS Depag Kab. Malang

Login Sistem Langkah berikutnya adalah melakukan login dengan meng-entri-kan/ memasukkan kode petugas dan password yang telah diset sebelumnya dan klik tombol login. Apabila kode petugas dan password benar maka form utama aplikasi SPJ BOS akan aktif, jika tidak maka anda akan diminta untuk memasukkan kode petugas dan password kembali, sehingga benar. Kode petugas: 11, password: f4r15 atau F4R15



Gambar 3: Form login, masukkan kode petugas dan password dengan benar

Selain itu anda juga bisa melakukan pembatalan sistem, dengan cara mengklik tombol keluar, maka anda akan keluar dari sistem. Tampilan Depan Sistem Apabila kode petugas dan password anda benar maka login sistem berhasil, maka akan muncul form seperti berikut ini – tampilan depan sistem –.

Gambar 4: Form utama (tampilan awal) sistem

Kumpulan menu

Kumpulan toolbar

View cek saldo kas

(sekolah)

View cek saldo kas

bank (Jatim)

View cek saldo

pajak View identitas user

aktif



MAINTENANCE DATA MASTER

Yang dimaksud dengan Maintenance Data Master adalah suatu pengelolaan data yang hanya dilakukan 1 kali (satu kali). Yang termasuk Data Master dalam program aplikasi ini adalah Data PTY/ GTY, Data Bank, Data Pajak, Data POS, Data Jabatan, Data Petugas, Ubah Password, Hapus Data. 1. Data GTT (Guru Tidak Tetap)

# Mengisi Data Guru Tidak Tetap (GTT) Data GTT ini berfungsi untuk membuat transaksi penggajian. Untuk menampilkan form Data GTT bisa dilakukan dengan cara klik menu Maintenance – Data PTY/ GTY

Gambar 5: Langkah untuk menampilkan form GTT

# Mengisi Data GTT Untuk mengisi data baru ikutilah langkah-langkah berikut:

• Klik tombol Tambah

• Isilah Id GTT tekan Enter, Nama Guru tekan Enter, Selanjutnya isilah jumlah jam mengajar (max)/ JTM tekan Enter.

• Apabila data sudah valid klik tombol Simpan untuk menyimpan atau klik tombol Batal untuk membatalkan penambahan data baru

Gambar 6: Form GTT, data baru ada di area sebelah kanan

Klik tombol Tambah untuk

menambah data baru



# Mengedit (merubah) Data GTT Selain menambah data baru, anda juga bisa merubah data yang sudah dimasukkan (misalnya ada kesalahan data). Untuk merubah data ikutilah langkah-langkah berikut:

• Klik salah satu data yang akan dirubah/ edit pada tabel di sebelah kanan (warna putih)

• Klik tombol Edit, dan editlah data yang diperlukan

• Apabila data sudah valid klik tombol Simpan untuk menyimpan atau klik tombol Batal untuk membatalkan perubahan data

Gambar 7:

Melakukan perubahan data GTT

# Menghapus Data GTT Kadang, anda ingin menghapus data bisa jadi karena memasukkan untuk coba-coba/ latihan atau GTT yang bersangkutan sudah tidak aktif lagi. Dalam aplikasi ini kami berikan fasilitas untuk menghapus data yang tidak dikehendaki. Ikutilah langkah-langkah berikut ini:

• Klik data yang akan dihapus pada tabel di sebelah kanan (warna putih)

• Klik tombol Hapus, dan editlah data yang diperlukan

• Klik tombol Yes pada konfirmasi penghapusan data, atau No untuk membatalkan perintah hapus data

Gambar 8: Klik Yes untuk menghapus data atau No untuk membatalkan perintah

• Data akan terhapus, untuk meyakinkan perhatikan pada tabel di sebelah kanan

# Keluar dari Form GTT



Untuk keluar dari form Guru dan karyawan klik tombol Keluar tekan tombol Escape [Esc] pada keyboard, maka anda akan form tersebut akan ditutup.

2. Data Penerima Tunjangan Jabatan # Mengisi Data Penerima Tunjangan Jabatan Data Data Penerima Tunjangan Jabatan ini berfungsi untuk membuat tunjangan jabatan. Untuk menampilkan form Data Data Penerima Tunjangan Jabatan bisa dilakukan dengan cara klik menu Maintenance – Data Data Penerima Tunjangan Jabatan

Gambar 9: Langkah untuk menampilkan form Data Penerima Tunjangan Jabatan

Kemudian akan muncul form Data Penerima Tunjangan Jabatan, isilah sesuai dengan kebutuhan

Gambar 10: Mengisi Data Form Penerima Tunjangan Jabatan

3. Data Bank # Mengisi Data Bank Yang dimaksud dengan data bank adalah suatu aktifitas dalalm memasukkan kode-kode bank sesuai dengan buku rekening (Bank Jatim). Seperti penambahan data pada data guru dan karyawan, anda juga bisa menambah data. Yang membedakan hanyalah statusnya Debet atau Credit. Debet berarti penambahan nominal uang pada rekening sementara Credit berarti pengurangan nominal uang pada rekening. Akan tetapi pada aplikasi ini kami sudah memasukkan kode-kode bank sesuai dengan kode rekening di buku tabungan Bank Jatim. Jadi anda tidak perlu menambahkan maupun merubah data lagi. Untuk menampilkan form Data Bank dengan cara meng-klik menu Maintenance – Data Bank



Gambar 11:

Menampilkan form Data Bank menggunakan menubar

Gambar 12:

Mengisi Data Kode Bank

Untuk mengisi data baru ikutilah langkah-langkah berikut:


• Isilah Kode Transaksi tekan Enter, Nama Transaksi tekan Enter, dan tentukan Status kode bank. Debet jika suatu proses penambahan nominal pada buku rekening, Credit jika suatu proses pengurangan nominal pada buku rekening. Untuk menentukan status ini harus sesuai dengan petunjuk buku rekening. Secara default, dalam program aplikasi ini sudah kami sertakan kode-kode bank sesuai kode buku bank Jatim (BOS)

2. Data Pajak

# Mengisi Data Pajak Untuk membuka form data pajak, klik menu Maintenance – Data Pajak. Form data pajak berfungsi untuk memasukkan jenis pajak apa saja dan besaran nominalnya berapa yang akan digunakan dalam transaksi BOS. Secara default kami sudah menyertakan data pajak yang berlaku saat ini, jadi anda tidak perlu menambah data baru lagi. Kecuali ada kebijakan baru dari pemerintah, bahwa besaran pajak bertambah atau berkurang.

Gambar 13:

Menampilkan form Data Pajak menggunakan menubar



Gambar 14: Tampilan form data pajak

Isilah Data Pajak sesuai dengan kebutuhan

3. Data Pos (Pembelanjaan) Dalam pembuatan SPJ BOS lembaga harus menyertakan Data Pos Pembelanjaan. Setiap transaksi yang dilakukan harus sesuai dengan POS pembelanjaan. Namun sering terjadi kesalahan dalam menempatkan transaksi tertentu ke dalam Pos Pembelanjaan. Akan tetapi dalam program aplikasi ini setiap data transaksi yang dimasukkan ke dalam program maka komputer secara otomatis akan mengelempokkan sesuai dengan pos-pos pembelanjaan. Untuk menampilkan Form Rincian Pos Pembelanjaan klik menu Maintenance – Data POS

Gambar 15: Menampilkan data pos pembelanjaan menggunakan menubar

# Mengisi Data Baru Pos Pembelanjaan Pada saat program aplikasi ini diinstal/ terpasang di komputer anda Pos Pembelanjaan ini secara otomatis sudah terisi, jadi anda tidak perlu menambahkan Pos baru. Namun, apabila pada saat-saat tertentu anda harus menambahkan pos baru ikutilah langkah-langkah berikut:


• Masukkan Kode Pos dan Nama Pos

• Tekan tombol Enter pada keyboard untuk mengaktifkan tombol Simpan

• Klik tombol Simpan, lihatlah data yang baru data dimasukkan pada tabel sebelahnya. Gunakan garis batang (scroll bar) untuk melihat data secara lengkap



Gambar 16: Menambah data baru pos pembelanjaan

• Untuk keluar dari form ini klik tombol Keluar atau tekan tombol Escape [Esc] pada keyboard

Note: Dalam program aplikasi ini kami sudah menyertakan pos pembelanjaan berdasarkan sesuai dengan buku panduan BOS terbaru

# Merubah/ Edit Data Pos Pembelanjaan Untuk melakukan perubahan data, lakukan langkah-langkah berikut ini:

• Klik data yang akan di-edit pada tabel sebelah kanan dan secara otomatis tombol Edit akan aktif

• Klik tombol Edit dan editlah data yang diperlukan

• Klik tombol Simpan untuk menyimpan atau Batal untuk membatalkan perubahan

• Untuk keluar dari form ini klik tombol Keluar atau tekan tombol [Esc] pada keyboard

# Menghapus Data Pos Pembelanjaan Untuk melakukan penghapusan data, lakukan langkah-langkah berikut ini:

• Klik data yang akan di-hapus pada tabel sebelah kanan dan secara otomatis tombol Hapus akan aktif

• Klik tombol Hapus dan editlah data yang diperlukan

• Pada konfirmasi penghapusan pilih Yes untuk menghapus atau No untuk membatalkan penghapusan

Gambar 17. Pilih Yes untuk melakukan penghapusan atau No untuk membatalkan perintah



MEMBUAT LAPORAN SPJ BOS

# Langkah 1 – Setting Lembaga [Register]

Untuk melakukan setting register/ lembaga, klik menu Utility – Setting Lembaga [Register]

Gambar 18. Menampilkan form setting lembaga [register] menggunakan menubar

Pada Setting Register Lembaga ini, anda bisa mengatur nama lembaga, alamat (desa/ kelurahan, kecamatan, kabupaten, propinsi). Juga identitas Kepala Sekolah (nama dan nip) dan identitas Bendahara BOS (nama dan nip). Serta jumlah siswa dan nilai BOS. Nilai BOS adalah besaran angka rupiah yang diterima oleh setiap siswa per tahun. Apabila data yang dimasukkan sudah valid anda bisa menyimpan dengan klik tombol Simpan atau klik tombol Batal untuk membatalkan setting lembaga. Akhiri dengan klik tombol Keluar

Gambar 19: Form setting register lembaga



# Langkah 2 – Memasukkan Data Transaksi Bank Langkah berikutnya adalah memasukkan data Transaksi Bank yang ada di buku tabungan Bank Jatim (khusus untuk BOS) sesuai dengan Tanggal Transaksi dan Kode Bank. Untuk menampilkan form Data Transaksi Bank klik menu Transaksi – Bank [Data Buku Tab]

Gambar 20: Menampilkan data bank menggunakan menu bar

Anda juga bisa menggunakan toolbar Data Bank pada halaman depan

Gambar 21: Menampilkan data bank menggunakan toolbar

Pada form ini, anda harus memasukkan semua kode pada transaksi bank/ buku rekening bank jatim. Data ini harus benar-benar sesuai dengan buku rekening per periode pengambilan BOS, terutama tanggal transaksi. Dalam manual book ini, kami memberi contoh untuk memasukkan transaksi kode 9996 (pembayaran gaji UPL) dan 5000 (penarikan tunai), ikutilah langkah-langkah berikut: Kode 9996 - (Pembayaran Gaji UPL) Untuk memasukkan kode 9996 ikutilah langkah-langkah berikut:


• Isilah Tanggal Transaksi (tgl. Bln. Thn), Kode Transaksi Bank (9996). Pada teks di bawahnya akan muncul keterangan dari kode 9996 yaitu Pembayaran Gaji UPL. Kemudian tekan Enter pada keyboard untuk mengaktifkan text box Jumlah (Rp).

• Isilah Jumlah (Rp) sebesar jumlah uang sesuai dengan buku tabungan (mis. 19.800.000) lalu tekan Enter untuk mengaktifkan tombol Simpan

• Apabila data sudah valid, klik tombol Simpan

• Klik OK pada konfirmasi penyimpanan



Gambar 22:

Memasukkan kode-kode bank

Gambar 23: Konfirmasi penyimpanan, klik OK untuk menyimpan data

Kode 5000 - (Penarikan Tunai) Kode ini dimasukkan apabila uang sudah ditangan. Artinya anda sudah melakukan penarikan tunai di Bank. Untuk memasukkan kode 5000 ikutilah langkah-langkah berikut:


• Isilah Tanggal Transaksi (tgl. Bln. Thn), Kode Transaksi Bank (5000). Pada teks di bawahnya akan muncul keterangan dari kode 5000 yaitu Penarikan Tunai. Kemudian tekan Enter pada keyboard untuk mengaktifkan text box Jumlah (Rp).

• Isilah Jumlah (Rp) sebesar jumlah uang sesuai dengan buku tabungan (mis. 19.800.000) lalu tekan Enter untuk mengaktifkan tombol Simpan

• Apabila data sudah valid, klik tombol Simpan

• Klik OK pada konfirmasi penyimpanan



Gambar 24: Memasukkan kode 5000

Gambar 25:

Konfirmasi penyimpanan, klik OK untuk menyimpan data

# Langkah 4 – Memasukkan Dana BOS Klik menu Transaksi - Pencairan Dana BOS

Gambar 26: Menampilkan form Dana Bos menggunakan menubar



Anda juga bisa menggunakan toolbar Dana BOS pada halaman depan sistem

Gambar 27: Klik Dana BOS untuk memasukkan Dana BOS

Akan muncul form berikut ini:

Gambar 28: Klik Dana BOS untuk memasukkan Dana BOS

Apabila anda sudah memasukkan kode 5000 pada data transaksi bank maka secara otomatis data akan tampil pada tabel kas bank (dalam lingkaran pada gambar 10) sesuai dengan kode transaksi. Namun jika tidak tampil berarti berarti ada kesalahan penginputan data pada Transaksi Bank. Lakukan kembali sehingga sehingga sesuai dengan harapan. Langkah selanjutnya adalah memasukkan ke dalam data BOS agar uang yang ada bisa dibelanjakan, seperti langkah-langkah berikut:

• Klik data transaksi pada Kas Bank (no. 1)

• Secara otomatis akan muncul seperti pada no. 2

• Tentukan periode sesuai kebutuhan (mis. Juli – September 2009)

• Terakhir simpanlah dengan mengklik tombol Simpan

Tentukan periode BOS di sini Klik dulu di sini

1

2



• Setelah anda simpan, maka data transaksi akan berpindah ke tabel di sebelah kanan (Kas Masuk)

Gambar 29: Dana BOS siap dibelanjakan

• Dan secara otomatis Saldo Kas akan terisi, perhatikan gambar berikut:

Gambar 30: Dana BOS sudah masuk ke dalam program dan siap dibelanjakan

Data akan berpindah ke sini (tabel kas masuk)

Saldo kas akan terisi otomatis

setelah transaksi dari kas bank

di pindah ke kas masuk dan siap

Saldo bank, saldo yang ada di

bank



# Langkah 5 – Memasukkan Data Pembelanjaan 1. Belanja Berfaktur

Klik menu Transaksi – Pembelian – Faktur

Gambar 35: Menampilkan Belanja Berfaktur menggunakan menubar

Selain itu anda juga bisa menggunakan dengan meng-klik tombol Belanja Faktur pada halaman depan untuk menampilkan form Transaksi Belanja (berfaktur).

Gambar 36: Klik Belanja Faktur untuk memasukkan transaksi berfaktur

Belanja berfaktur adalah suatu pembelanjaan yang mempunyai detail pembelian. Contoh Pembelian barang ATK, detailnya adalah spidol, penggaris, bulpoint, dan pensil.

# Memasukkan Data dari Nota Pembelian ke dalam Program Untuk memasukkan dari nota pembelian, ikutilah langkah-langkah berikut ini:

• No. Transaksi (jangan dirubah)

• Tentukan Tanggal Transaksi dengan mengklik tanda panah-nya

Gambar 37: Memasukkan dan mengatur tanggal

• Isilah Belanja Untuk dengan pembelanjaan (mis. Pembelian Barang Habis Pakai) lalu Enter

Ke bulan berikutnya

Ke bulan

sebelumnya

Tentukan tanggalnya dengan mengklik salah satu tanggal di sini

Klik di sini untuk memilih

bulan



• Isilah Nama Penerima dengan nama petugas toko yang di tulis di dalam nota (mis. Rudi) lalu Enter

• Isilah Instansi/ Toko dengan nama toko tempat belanja (mis. Kuning Jaya) lalu Enter

• Tentukan Kode POS Belanja dengan meng-klik tanda panah arah bawah. Kode POS ini harus sesuai dengan pembelanjaan

Gambar 38:

Menyesuaikan dengan Kode POS pembelanjaan

• Lalu tekan Enter untuk aktif di Nama Barang pada ”Input Data Detail Pembelian”

• Isilah Nama Barang (mis. Kertas HVS 70 gr) lalu tekan Enter

• Isilah Harga (mis. 35.000) lalu tekan Enter

• Isilah Byk dengan jumlah pembelian barang tersebut (mis. 2), Total Harga akan terisi otomatis begitu Harga dan Byk diisi. Lalu tekan Enter

• Isilah Satuan dengan satuan barang yang dibeli (mis. Rim) lalu tekan Enter untuk memasukkan ke dalam tabel. Juga bisa menggunakan tanda panah ke bawah

• Lakukanlah sampai barang yang ada di nota dimasukkan semua

Gambar 39: Memasukkan detail pembelian/ pembelanjaan ATK

Isi dari Kode POS yang dipilih

Klik salah satu Kode POS ini untuk memilih

Pointer akan aktif di sini begitu ditekan Enter pada kode POS

Pembelanjaan



• Apabila barang yang ada di nota sudah di inputkan (dimasukkan) semua, klik Simpan untuk menyimpan

Gambar 40: Detail belanja ATK setelah diisi secara lengkap

• Akan muncul konfirmasi penyimpanan, klik Yes untuk menyimpan atau No untuk membatalkan penyimpanan

Gambar 41: Klik Yes untuk menyimpan atau No untuk membatalkan perintah

• Konfirmasi jika penyimpanan sukses, klik OK

Gambar 42: Konfirmasi penyimpanan – klik OK

2. Belanja non Faktur Untuk menampilkan form belanja non faktur klik menu Transaksi – Pembelian – Non Faktur

Gambar 43: Menampilkan Belanja Nonfaktur menggunakan menubar



Anda juga bisa menggunakan toolbar Belanja non Faktur pada halaman depan. Form Belanja non Faktur ini digunakan untuk memasukkan transaksi belanja yang tidak memiliki detail transaksi. Misalnya pembayaran tagihan telepon, tagihan listrik, dan PDAM. Maka akan tampil seperti berikut ini:

Gambar 45:

Tampilan form Data Transaksi Belanja non Faktur # Memasukkan Data dari Nota Pembelian ke dalam Program Untuk memasukkan dari nota pembelian, ikutilah langkah-langkah berikut ini:

• No. Transaksi (jangan dirubah)

• Tentukan Tanggal Transaksi dengan mengklik tanda panah-nya

Gambar46: Pengaturan tanggal

• Isilah Belanja Untuk dengan pembelanjaan (mis. Membayar tagihan listrik bln. September 2009) lalu Enter

• Isilah Nama Penerima dengan nama petugas yang di tulis di dalam nota (mis. Rudi) lalu Enter

Ke bulan

berikutnya Ke bulan

sebelumnya

Tentukan tanggalnya dengan mengklik salah satu tanggal di sini

Klik di sini untuk memilih

bulan

Gambar 44: Klik tombol Belanja non Faktur untuk menampilkan form Belanja non Faktur



• Isilah Instansi/ Toko dengan counter PLN (mis. PLN) lalu Enter

• Isilah Jumlah [Rupiah] dengan besar pembayaran sesuai dengan nota (mis. 50.000) lalu Enter

• Tentukan Kode POS Belanja dengan meng-klik tanda panah arah bawah. Kode POS ini harus sesuai dengan pembelanjaan (2.3.1. Langganan Listrik) lalu Enter

• Klik tombol Simpan akan muncul konfirmasi penyimpanan, klik Yes untuk menyimpan atau No untuk membatalkan

Gambar 47: Mengisi dan menyimpan transaksi Belanja non Faktur

Setelah diklik tombol Simpan akan muncul konfirmasi penyimpanan seperti berikut ini

Gambar 48: Konfirmasi penyimpanan – klik tombol Yes untuk menyimpan

3. Pembelian Khusus Buku Klik menu Transaksi – Pembelian – [Khusus Buku] untuk menampilkan form transaksi pembelian buku

Gambar 49:

Menampilkan transaksi pembelian buku



Gambar 50:

Menampilkan transaksi pembelian buku

4. Transaksi/ HR Lain Klik menu Transaksi – Transport Lain untuk menampilkan Transaksi/ HR Lain

Gambar 51:

Menampilkan transaksi/ HR lain Anda juga bisa meng-klik tombol Transaksi/ HR Lain pada halaman depan

Gambar 52: Perintah untuk menampilkan Transaksi/ HR Lain



Form Transaksi/ HR Lain digunakan untuk memasukkan pembayaran HR selain guru/ karyawan, misalnya ongkos tukang. Akan muncul seperti berikut:

Gambar 53: Tampilan form Transaksi/ HR Lain

# Memasukkan Data Transaksi/ HR Lain

• Nomor Transaksi (jangan dirubah)

• Isi Tanggal Transaksi dengan mengklik tanda panah

• Isilah Satuan (Rp) dengan nominal Honorarium (HR), mis. Rp. 10. 000

• Apabila ada pajak, tentukan jenis pajaknya. Jika tidak, abaikan saja

• Isilah Untuk Pembiayaan dengan tujuan pengeluaran (mis. Ongkos tukang perbaikan atap)

• Sesuaikanlah pembelanjaan dengan Kode POS Belanja

• Isilah Nama Penerima dengan nama orang yang menerima HR

• Volume diisi dengan jumlah harian HR (mis. Tukang bekerja selama 2 hari dengan dengan ongkos perharinya 20.000, maka pada satuan diisi 20.000 dan volume diisi dengan 2

• Kemudian tekan Enter pada keyboard, maka secara otomatis data akan masuk ke tabel

• Simpanlah dengan mengklik tombol Simpan

Gambar 54: Mengisi dan menyimpan transaksi/ HR Lain



5. Honorarium GTT/ PTT Klik tombol Honorarium GTT/ PTT pada halaman depan

Gambar 56: Perintah untuk menampilkan form Honorarium GTT

Maka akan muncul form seperti berikut:

Gambar 57:

Tampilan form Honorarium GTT/ PTT # Memasukkan Data Transaksi Honorarium GTT/ PTT

• Nomor Transaksi (jangan dirubah)

• Isi Tanggal Transaksi dengan mengklik tanda panah

• Isilah Satuan (Rp) dengan nominal Honorarium (HR), misalany 10.000

• Apabila ada pajak, centang (�) pada PPH 21. PPH 21 adalah pajak penghasilan sebesar 5%

• Pada ID GTT tentukan ID Guru yang akan menjelaskan tentang nama guru dan jumlah jam. Untuk menentukan ID Guru klik tanda panah dalam lingkaran

Gambar 58:

Menentukan ID. GTT yang diikuti oleh nama dan Jml Jam



• Kemudian klik tanda maka secara otomatis Honorarium guru akan terbuat

• Simpanlah dengan mengklik tombol Simpan

6. Tunjangan Jabatan Klik tombol Tunjangan Jabatan pada halaman depan sistem

Maka akan muncul form seperti berikut:

Gambar 61:

Tampilan form Tunjangan Guru (GTY/ PTY) Secara otomatis besar tunjangan akan tampil sesuai dengan pengaturan besar tunjangan pada Data Jabatan. Apabila ada pajak, centanglah (�) pada PPH 21 (dalam lingkaran) dan program akan menghitung pajak dengan sendirinya.

Gambar 60: Perintah untuk menampilkan form Tunjangan GTY/ PTY



# Langkah 6 – Pelaporan Setelah anda melakukan penyimpanan pada Belanja Faktur, Belanja non Faktur, Transaksi/ HR Lain, Honorarium Guru (GTY/ PTY) maupun Tunjangan Guru (GTY/ PTY) maka secara otomatis akan membentuk Kas Umum, Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTJB), Kwitansi Pembelanjaan, Rincian Belanja Per Jenis Anggaran, Kas Tunai, Kas Bank, dan Kas Pajak. 1. Kas Umum

Klik menu Cetak [Laporan] – Kas Umum dan SPTJB untuk menampilkan form cetak Kas Umum dan SPTJB

Gambar 65: Menampilkan form cetak Kas Umum dan SPTJB

Anda juga bisa meng-klik tombol Kas Umum SPTJB pada halaman depan

Gambar 66: Klik tombol Kas Umum SPTJB pada halaman depan sistem

Akan muncul form Laporan SPJ BOS, pilih Buku Kas Umum dan tentukan Tanggal Penutupan (biasanya tanggal terakhir pada bulan terakhir periode tertentu) karena periode yang dijadikan contoh adalah Juli – September 2009 maka tanggal yang dipilih adalah 30 September 2009.

Gambar 67: Memilih Buku Kas Umum



Kemudian klik tombol Cetak maka Buku Kas Umum akan ditampilkan

Gambar 68:

Tampilan Kas Umum Zoom..

Gambar 69: Tampilan Kas Umum setelah diperbesar (Zoom)

Perintah-perintah dalam Laporan Buku Kas Umum:

• Mencetak Buku Kas Umum Untuk mencetak Buku Kas Umum, klik lah tanda (icon) printer dan klik tombol OK pada form Print

Gambar 70:

Mencetak Kas Umum



Memperbesar tampilan Buku Kas Umum

Gambar 71: Memperbesar Tampilan Kas Umum

• Menutup Buku Kas Umum Untuk menutup Buku Kas Umum klik tombol Close (x) atau tekan tombol Esc pada keyboard

2. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTJB)

Klik tombol Kas Umum SPTJB pada halaman depan

Gambar 72:

Klik tombol Kas Umum SPTJB pada halaman depan sistem Akan muncul form Laporan SPJ BOS, pilih Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTJB) dan tentukan Tanggal Penutupan (biasanya tanggal terakhir pada bulan terakhir periode tertentu) karena periode yang dijadikan contoh adalah Juli – September 2009 maka tanggal yang dipilih adalah 30 September 2009.

Gambar 73: Memilih laporan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja

Pilih SPTJB ini

kemudian klik Cetak



Kemudian klik tombol Cetak maka Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja akan ditampilkan

Gambar 74: Tampilan laporan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTJB)

Zoom....

Gambar 75:

Tampilan laporan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTJB)setelah diperbesar (Zoom)



Perintah-perintah dalam Laporan SPTJB:

• Mencetak SPTJB Untuk mencetak SPTJB, klik lah tanda (icon) printer dan klik tombol OK pada form Print

Gambar 76: Mencetak SPTJB

Memperbesar tampilan SPTJB

Gambar 77: Memperbesar tampilan SPTJB

• Menutup SPTJB Untuk menutup Buku Kas Umum klik tombol Close (x) atau tekan tombol Esc pada keyboard

3. Kwitansi, Bukti dan Rincian Pos Belanja a. Kwitansi

Klik menu Cetak [Laporan] – Kwitansi, Bukti dan Rincian Pos Belanja

Gambar 78:

Menampilkan form kwitansi, bukti dan rincian pos belanja menggunakan menubar



Anda juga bisa menggunakan cara, klik tombol Rinci Pos Kwitansi pada halaman depan

Gambar 79: Klik tombol Rinci Pos Kwitansi pada halaman depan sistem

Akan muncul form Laporan SPJ BOS, pilih Kwitansi Pembelanjaan pada area Pilih Form Laporan. Kemudian klik tombol Cetak

Gambar 80:

Memilih Kwitansi Pembelanjaan

Maka akan tampil form Kwitansi Pembelanjaan

Gambar 81:

Tampilan Kwitansi Pembelanjaan

Pilih Kwitansi Pembelanjaan ini kemudian klik Cetak



# Cara Berpindah ke Kwitansi Berikutnya Untuk berpindah ke kwitansi berikutnya anda cukup mengklik tanda panah ke kakan atau ke kiri pada panel navigator. Panel navigator ini terletak pada bagian atas laporan kwitansi.

Gambar 83:

Panel navigator untuk berpindah ke kwitansi berikutnya dan sebelumnya b. Bukti Fisik Kwitansi

Pilih Bukti Fisik Kwitansi dan akan muncul frame Khusus Bukti Fisik Kwitansi

Gambar 84: Form Laporan SPJ BOS

Tentukan jenis pengeluaran

Gambar 85: Memilih Jenis Pengeluaran

Klik di sini untuk pindah ke kwitansi berikutnya

Klik di sini untuk pindah ke kwitansi

sebelumnya

1

2

1



Tentukan No. Transaksi

Gambar 86: Memilih No. Transaksi

Akan muncul

Gambar 87: Laporan daftar penerimaan tunjangan jabatan

2



c. Rincian Belanja Per Jenis Anggaran Akan muncul form Laporan SPJ BOS, pilih Rinciaan Belanja Per Jenis pada area Pilih Form Laporan. Kemudian klik tombol Cetak

Gambar 88:

Memilih Rincian Belanja Per Jenis Anggaran

Maka akan tampil laporan Rincian Penggunaan Per Jenis Anggaran

Gambar 89: Tampilan laporan Rincian Penggunaan Per Jenis Anggaran

Pilih SPTJB ini kemudian klik

Cetak

Drag batang

penggulung ini untuk

melihat laporan ini



Zoom..

Gambar 90:

Secara otomatis program akan mengelompokkan pembelajaan sesuai dengan pos anggaran

Sekarang perhatikan URAIAN KEGIATAN/ PENGGUNAAN pada Bahan Habis Pakai akan langsung tampil otomatis terhadap semua pembelanjaan yang termasuk barang habis pakai

4. Kas Tunai

Klik menu Cetak [Laporan] – Kas Tunai untuk menampilkan form laporan Kas Tunai

Gambar 91: Menampilkan form Laporan Kas Tunai menggunakan menubar

Juga bisa dengan meng-klik tombol Kas Tunai pada halaman depan

Gambar 92:

Klik tombol Kas Tunai pada halaman depan sistem



Akan muncul form Laporan Kas Tunai

Gambar 93: Tampilan form Laporan Kas Tunai

Tentukan bulan pada Kas Tunai Bulan, kemudian klik tombol Cetak

Gambar 94: Menentukan bulan Kas Tunai



Maka akan tampil laporan Kas Tunai berikut ini:

Gambar 95: Laporan Kas Tunai Bln April 2009

Selain bulan April, anda juga bisa membuka Kas Tunai bulan Mei dan Juni sesuai dengan pilihan.

5. Kas Bank Klik menu Cetak [Laporan] – Kas Bank untuk menampilkan form Laporan Kas Bank

Gambar 96: Menampilkan form Laporan Kas Bank menggunakan menubar

Juga bisa dengan meng-klik tombol Kas Bank pada halaman depan sistem

Gambar 97:

Klik tombol Kas Bank pada halaman depan sistem



Maka akan muncul form Kas Bank seperti berikut ini:

Gambar 98: Tampilan form Laporan Kas Bank

Tentukan bulan Kas Bank, kemudiak klik tombol Cetak maka akan tampil seperti gambar berikut ini:

Gambar 99: Menentukan bulan Kas Bank

Gambar 100: Tampilan Buku Kas Bank



Selain bulan April, anda juga bisa membuka Kas Bank bulan Mei dan Juni sesuai dengan pilihan.

6. Kas Pajak Klik menu Cetak [Laporan] – Kas Pajak untuk menampilkan form Laporan Kas Pajak

Gambar 101:

Menampilkan Form Laporan Kas Pajak menggunakan menubar Juga bisa dengan meng-klik tombol Kas Pajak pada halaman depan sistem, maka akan muncul form seperti gambar berikut

Gambar 102: Toolbar Kas Pajak

Gambar 103: Form Laporan Kas Pajak



Tentukan Bulan Kas Pajak

Gambar 104:

Menentukan bulan Kas Pajak Maka akan tampil

Gambar 105: Buku Kas Pembantu Pajak

Jika data pajak pada bulan yang dipilih tidak ada, maka akan muncul laporan seperti berikut

Gambar 106: Buku Kas Pembantu Pajak



TAMBAHAN PENTING

1. Pembayaran Pajak Apabila beban pajak yang terdapat pada SPJ BOS sudah terbayarkan, langkah selanjutnya adalah memasukkan pada pada program aplikasi melalui form Pembayaran Pajak, dengan cara klik tombol Bayar Pajak pada halaman depan sistem

Gambar 107: Toolbar untuk menampilkan form Pembayaran Pajak

Gambar 108: Tampilan form Pembayaran Pajak

Untuk memasukkan data form pembayaran pajak ke dalam program aplikasi, klik salah satu data pajak pada tabel sebelah kiri (pajak yang sudah dibayar) dan perhatikan display di samping kanan. Kemudian isilah Penerima/ Petugas yang membayar pajak (mis. Rudi) kemudian klik tombol Bayar. Maka secara otomatis data tadi akan berpindah ke tabel di bawahnya (gambar 111) setelah ada konfirmasi seperti berikut ini

Gambar 109: Jika data benar, klik tombol Yes pada konfirmasi ini



Gambar 110: Memasukkan data pajak ke dalam program aplikasi

Gambar 111: Data pajak yang sudah dimasukkan ke dalam program akan pindah

Secara otomatis Saldo Pajak akan berkurang

Gambar 112: Saldo pajak akan berkurang jika data pajak sudah dimasukkan ke dalam program

Data pajak yang sudah dimasukkan ke dalam

program

Saldo pajak akan

berkurang otomatis



2. Tutup Buku Apabila rekomendasi pengambilan dana BOS sudah turun dari Mapenda dan uang sudah ditangan, langkah selanjutnya adalah melakukan proses tutup buku. Dengan tutup buku maka database akan kosong dan membentuk file database baru dengan susunan yyyymmdd[periode], contoh 20090406[Apr-Jun2009]

Gambar 113: Saldo pajak akan berkurang jika data pajak sudah dimasukkan ke dalam program

Untuk melakukan proses tutup buku ini klik menu Transaksi – Tutup buku..

Gambar 114: Menampilkan form Tutup Buku menggunakan menubar

Gambar 115: Tampilan form Tutub Buku Kas



Masukkanlah key atau kata kunci untuk tutup buku berikut ini:

KAMI SUDAH MENDAPATKAN REKOM, SETUJU DITUTUP Kemudian klik tombol Tutup Buku, akan muncul konfirmasi klik Yes

Gambar 116: Klik yes pada konfirmasi ini

Tutup buku berhasil. Jika key/ kata kunci yang dimasukkan salah maka akan muncul konfirmasi seperti berikut ini:

Gambar 117: Konfirmasi jika kata kunci salah

KETERANGAN:

- Kondisi Kas akan otomatis berdasarkan kondisi kas tunai, kas bank, dan kas pajak terakhir - Tanggal tutup, untuk menentukan tanggal tutup buku



CARA INSTALASI PROGRAM APLIKASI Untuk melakukan instalasi program, ikutilah langkah-langkah berikut ini: 1. Dobel klik pada file setup SI SPJ BOS

Gambar 118:

Cara Instalasi program aplikasi 2. Akan muncul form Selamat Datang, klik Next

Gambar 119:

Form selamat datang 3. Klik Next terus, sehingga muncul form Installing Files seperti berikut ini:

Gambar 120: Proses copying data instalasi



4. Pada form Notice berikut ini, klik OK untuk restart agar komputer bisa membaca program dengan baik

Gambar 121: Klik OK pada Notice

Tunggu beberapa saat, dan program siap dijalankan.

------------------------------------------000------------------------------------------



UTILITAS Back Up Data

Back up data berfungsi untuk memindahkan database untuk dikerjakan di komputer atau laptop lain. Dengan fasilitas ini anda tidak perlu memasukkan data dari awal, cukup melanjutkan data yang sudah disimpan. Fasilitas ini memungkinkan dalam memberikan kemudahan bagi anda yang mobile. Untuk membuka form Back Up data klik menu Utility – Back up data

Akan muncul

Pilih Drive yang dimaksud untuk menempatkan file Back up database (mis. Drive D) kemudian klik tombol Back Up Data. Akan muncul konfirmasi Back Up data, pilih Yes.

Selanjutnya akan muncul letak file back up database berada. DataBOSBackp.F45. Klik ok

Buku Manual Software_sipbos-2

Documents

Transcript of Buku Manual Software_sipbos-2