TUGAS MANAJEMEN RANTAI PASOK

“BEER GAME”

Disusun oleh:

Nama : Ika Putri Motivani

JURUSAN TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN

FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN

UNIVERSITAS GADJAH MADA

YOGYAKARTA

2014

I. PendahuluanSupply Chain Management (SCM) merupakan strategi yang cukup banyak

dilirik perusahaan sebagai salah satu langkah untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Supply chain merupakan kumpulan dari rantai-rantai yang dilalui suatu barang (produk) mulai dari bahan baku sampai menjadi produk yang akan dijual kepada konsumen atau pengguna akhir. Supply chain mangement berkaitan pada pengambilan keputusan, dimana seorang manajer yang pintar harus mampu mengambil keputusan yang tepat yaitu pada saat kapan produk di pesan dan pada saat kapan produk yang dipunyai perusahaan harus dihantarkan. Apabila perusahaan salah mengambil keputusan dalam pemesanan barang maka perusahaan tersebut akan banyak terkena biaya yaitu apabila perusahaan tidak mampu memenuhi pesanan maka perusahaan akan loss order, sehingga akan menyebabkan kerugian dan apabila perusahaan terlalu banyak memesan barang maka barang-barang tersebut akan menumpuk sebagai inventory dan perusahaan akan terkena biaya inventory.

Simulasi atau permainan yang dapat menggambarkan sistem supply chain adalah beer distribution game. Permainan ini biasa dimainkan secara manual atau tanpa menggunakan software. Permainan ini erat hubungannya dengan pengambilan keputusan, karena pemain dituntut untuk dapat mengambil keputusan secara tepat untuk menjaga supply chain tetap berjalan dengan baik. Ketika melakukan permainan beer game secara manual permasalahan yang seringkali muncul adalah pencatatan order dan status inventory pada masing-masing aktor pada beer game. Ketidakakuratan pencatatan ini mengganggu permainan terutama ketepatan pengambilan keputusan. Pada simulasi permainan, peserta yang menjadi pemenang dalam beer distribution game adalah peserta yang menghasilkan total cost tim yang paling kecil.

Permainan ini cukup sulit, bahkan dalam simulasi yang dilakukan oleh Prof. John D. Sterman “beer game”, didapatkan hasil bahwa para manajer berpengalaman dibidangnya yang sudah memainkan permainan ini pun mengalami frustasi dan kebingungan dalam pengambilan keputusan untuk mengelola supply chain mereka sendiri. Terkadang mereka mengalami kesalahan dalam pengambilan keputusan.

Untuk mempelajari bagaimana mengambil keputusan yang tepat dalam sebuah rantai pasok, tahap pertama adalah harus mengetahui prinsip-prinsip dari supply chain itu sendiri dan harus mengetahui sistem itu secara keseluruhan. Kemudian penggunaan simulasi atau permainan yang mampu memperlihatkan sistem rantai pasok itu secara keseluruhan agar dapat dipahami dan dipelajari sehingga yang pernah mensimulasikan sistem rantai pasok ini mampu untuk mengelola suatu sistem rantai pasok secara keseluruhan dengan baik.

II. ISIBeer distribution game merupakan suatu permainan simulasi yang diciptakan

oleh sekelompok profesor pada pendidikan manajemen MIT Sloan di awal 1960-an untuk mempertunjukkan sejumlah prinsip-prinsip kunci dari manajemen rantai persediaan (supply chain management). Permainan ini dimainkan oleh regu sedikitnya empat pemain, dan kompetisi yang panas ini, membutuhkan waktu setengah jam sampai satu jam untuk menyelesaikan permainan ini. Permainan ini biasanya dilakukan dengan empat tim yang masing-masing bertindak sebagai mitra usaha mandiri, yang biasanya adalah pengecer, grosir, distributor dan pabrik. Meskipun permainan terjadi dalam sistem bisnis yang sangat sederhana, hal ini menunjukkan bagaimana putaran umpan balik antara mitra bisnis yang berbeda membawa komplektisitas ke dalam supply chain.

Beer Game juga merupakan permainan yang mencoba mensimulasikan bagaimana Bullwhip Effect terjadi (efek cambuk banteng) yaitu penggelembungan informasi atau distorsi informasi karena tidak ada koordinasi dalam supply chain.

Suatu sesi yang mewawancarai utusan untuk meninjau ulang hasil dari tiap regu dan mendiskusikan pelajaran dilibatkan. Tujuan permainan ini adalah untuk memenuhi permintaan pelanggan. Dalam permainan ini komunikasi merupakan suatu tindakan yang melawan terhadap aturan. Permainan ini melibatkan aktor-aktor yang terlibat dalam supply chain diantaranya factory, distributor, wholesaler, dan retailer, dimana dalam permainan ini para pemain dituntut untuk dapat mengelola aliran supply chain secara baik dengan mengelola logistik perusahaan dengan baik dengan kesimpulan akhir adalah para pemain memperoleh total biaya yang paling kecil (minimum cost).

a. Flowchart permainan beer distribution ini dibuat untuk mempermudah para pemain dalam memainkan beer distribution game, agar tidak terjadi kesalahan ketika permainan berlangsung. Berikut adalah flowchart, layout dan langkah-langkah permainan beer distribution game:

Gambar 1. Flowchart permainan

Gambar 2. Struktur Beer Game versi meja permainan (pengaturan konfigurasi meja).

Gambar 3. Table setup b. Menyiapakan meja dan mengelola permainan :1. Tabel persiapan, seperti diilustrasikan dalam gambar 3 bidang harus

ditandai di setiap meja dengan memperbaiki ke 4 lembar kertas di meja menggunakan selotip (hal yang sama dilakukan pada bidang delay). Kardus atau gelas plastik dan amplop harus diisi dengan kertas kecil slip untuk menginisialisasi rantai pasok dengan pesanan serta pengiriman. Setiap meja harus siap dengan tumpukan order dan pengiriman yang akan digunakan selama pertandingan. Slip kertas dengan perkembangan permintaan eksternal harus siap diserahkan pada kelompok pengecer selama pertandingan.

2. Mulai mainkan putaran percobaan awal dengan rantai pasok pra- dijalankan. Yang terjadi selama putaran pertama adalah peserta mencoba untuk menyingkirkan beberapa persediaan untuk mengelola biaya mereka. Perilaku awal ketika permintaan pelanggan melompat ke tingkat yang lebih tinggi di babak 6 rantai pasokan telah disesuaikan dengan skenario permintaan rendah. Ketika pengecer menempatkan pesanan besar pertama mereka selalu memulai bullwhip effect yang melanggengkan seluruh rantai. Yang terjadi kemudian adalah semua kelompok backorder. Pemainan dilakukan untuk 40-50 putaran. Pada bagian akhir sesi permainan dilakukan diskusi singkat langsung setelah pertandingan, dimana pelaku diminta mendiskripsikan keseluruhan permainan yang telah dijalankan

serta apa yang mereka pikirkan tentang permintaan rata-rata pelanggan kemudian dilanjutkan dengan sesi tanya jawab.

c. Cara mensimulasikan Beer Game yaitu :Beer game mensimulasikan rantai pasokan dalam 4 tahap (pengecer, grosir,

distributor dan pabrik). Setiap tahap dimainkan oleh satu/lebih dua/tiga pemain. Sebuah rantai pasokan biasanya dimainkan oleh 8-12 orang; lebih dari satu rantai pasokan dapat diberikan dalam satu kelas pada saat yang sama. Contoh beer game dengan produk yaitu bir : tugas masing-masing rantai pasok adalah untuk memproduksi dan menyerahkan unit bir. Pabrik memproduksi, dan tiga tahap lain memberikan unit bir hingga mencapai pelanggan eksternal pabrik pada akhir hilir rantai pasokan.Tujuan dari para pemain agak sederhana yaitu masing-masing dari empat kelompok harus memenuhi order bir yang masuk dengan menempatkan pesanan dengan hulu berikutnya. Komunikasi dan kolaborasi tidak diperbolehkan antara tahap rantai pasokan, sehingga pemain selalu menciptakan apa yang disebut dengan bullwhip effect. Pesanan mengalir ke hulu sementara pengiriman mengalir ke hilir dalam rantai pasokan. Aspek struktural yang penting adalah delay (jeda waktu) untuk menjelaskan logistik dan dan waktu produksi, setiap pengiriman dan pemesanan produk membutuhkan dua putaran sampai akhirnya disampaikan ke tahap berikutnya. Setup struktural diwakili oleh dua bidang pengiriman delay yang terletak diantara tahap-tahap rantai pasok serta pada akhir produksi.

Permainan ini dimainkan dalam putaran yang mensimulasikan minggu. Menggunakan bahan-bahan yang tersedia di meja, pemain harus melakukan langkah-langkah berikut : menerima pesanan yang masuk, menerima pengiriman yang masuk, pembaruan bermain sheet (pengiriman luar biasa dan persediaan), mengirimkan pengiriman dan akhirnya memutuskan jumlah yang akan dipesan. Setiap order yang harus dipenuhi baik secara langsung atau yang lebih baru pada putaran berikutnya. Strategi yang optimal bagi para pemain adalah untuk menjalankan bisnis mereka dengan sedikit saham mungkin tanpa dipaksa untuk pindah backorder. Pemain tidak diperbolehkan berkomunikasi, satu-satunya informasi yang diizinkan adalah bertukar jumlah pesanan, tidak ada transparasi seperti apa tingkat stok atau permintaan pelanggan, yang sebenarnya adalah pengecer hanya tahu permintaan eksternal yang telah ditentukan dan biasanya tidak bervariasi. Pada awalnya rantai pasokan sebelum dijalankan dengan tingkat persediaan tertentu (misal 15 unit), perintah (5 unit) dan unit produk pengiriman di bidang pengiriman delay (misalnya 5 unit). Untuk menimbulkan efek Bullwhip, permintaan eksternal tetap stabil untuk beberapa putaran (misalnya 5 unit untuk 5 putaran) sebelum tiba-tiba menunjukkan peningkatan tajam (melompat ke 9 unit) sebelum tetap stabil lagi pada tingkat lebih tinggi untuk sisanya permainan (biasanya 40-50 putaran total). Satu peningkatan permintaan eksternal pasti akan mengarah pada penciptaan Bullwhip effect dan destabilisasi memesan pola di seluruh rantai pasok.

Bullwhip effect merupakan pembesaran fluktuasi permintaan, bukan pembesaran permintaan. Bullwhip effect jelas pada supply chain ketika permintaan meningkat atau menurun. Efeknya adalah bahwa peningkatan atau penurunan berlebihan pada supply chain. Sedangkan menurut Chen et al, Bullwhip effect menunjukkan suatu variasi permintaan meningkat sebagai salah satu pergerakan dalam supply chain. Ada banyak penyebab Bullwhip effect diantaranya pembaharuan ramalan permintaan (demands forecast updating), order batching, fluktuasi harga dan rationing & shortage gaming. order batching

diperlukan karena proses produksi dan pengiriman produk tidak akan ekonomis dapat dilakukan dalam ukuran kecil dengan contoh pengecer yang menjual rata-rata enam unit produk tertentu tidak akan memesan tiap hari dengan rata-rata enam unit ke pusat distribusi. rationing & shortage gaming merupakan efek yang terkait dengan strategi pemesanan si konsumen ketika diprediksikan akan terjadi kekurangan stok. Jika terjadi kekurangan produk maka akan mengarah pada pemesanan sejak konsumen ingin tetap berada pada sisi yang aman dan mengamankan diri dari kekurangan yang akan datang. Berikut langkah-langkah mengurangi Bullwhip effect : mengurangi waktu suatu siklus yang diperlukan, mengenali dan memahami pola permintaan produk, meningkatan frekuensi dan kualitas kerjasama, mengurangi/menghilangkan antrian informasi, dll.

III. KESIMPULAN 1. Beer distibution game merupakan suatu permainan simulasi untuk

mempertunjukkan sejumlah prinsip-prinsip kunci dari manajemen rantai persediaan (supply chain management) yang dimainkan oleh regu sedikitnya empat pemain atau tim yang masing-masing bertindak sebagai mitra usaha mandiri, yang biasanya adalah pengecer, grosir, distributor dan pabrik. Dalam permainan ini para pemain dituntut untuk dapat mengelola aliran supply chain secara baik dengan mengelola logistik perusahaan dengan baik dengan kesimpulan akhir adalah para pemain memperoleh total biaya yang paling kecil (minimum cost). Peserta yang menjadi pemenang dalam beer distribution game adalah peserta yang menghasilkan total cost tim yang paling kecil.

2. Tujuan Beer Game adalah untuk memenuhi permintaan pelanggan, meneliti pengaruh struktur sistem pada perilaku orang ("struktur menciptakan perilaku"), permainan dapat digunakan untuk menunjukkan manfaat dari berbagi informasi, manajemen rantai pasokan, dan eCollaboration di supply chain.

3. Langkah-langkah Beer Game yang harus dilakukan pemain adalah sebagai berikut : menerima pesanan yang masuk, menerima pengiriman yang masuk, pembaruan bermain sheet (pengiriman luar biasa dan persediaan), mengirimkan pengiriman dan akhirnya memutuskan jumlah yang akan dipesan

4. Bullwhip effect merupakan pembesaran fluktuasi permintaan, bukan pembesaran permintaan. Ada banyak penyebab Bullwhip effect diantaranya pembaharuan ramalan permintaan (demands forecast updating), order batching, fluktuasi harga dan rationing & shortage gaming. Langkah-langkah mengurangi Bullwhip effect : mengurangi waktu suatu siklus yang diperlukan, mengenali dan memahami pola permintaan produk, meningkatan frekuensi dan kualitas kerjasama, mengurangi/menghilangkan antrian informasi, dll.

SUMBER : Riemer, Khai.2007.The Beer Game Portal.Dalam http://www.beergame.org/the-game/structure-rules. Diakses pada tanggal 11 November 2014 pukul 17.00 WIB.

Rochman, Didit Damur., Bani Sahda Putra.2010.Implementasi Aplikasi Beer Distibution Game untuk Menunjang Perkuliahan SCM Di Universitas Widyatama. Dalam Seminar on Application and Research in Industrial Technology, SMART, Jurusan Teknik Universitas Widyatama.