BAUK DIR Instruksi Kerja Pengelolaan Adm. Personalia: 27 ...intranet.polibatam.ac.id/PENJAMINAN...

No.IN.19.1.4-V7 HAL.

1/33

BAUK DIR Instruksi Kerja Pengelolaan Adm. Personalia:

TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN 27 Juni 2019

- 1 -

TATA KERJA BERLAKU UMUM

1. Setiap pimpinan satuan organisasi di lingkungan Politeknik Negeri Batam dalam melaksanakan tugasnya wajib:

a) Menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi, baik di lingkungan masing-masing satuan organisasi di lingkungan Politeknik maupun dengan instansi lain di luar Politeknik sesuai dengan tugasnya masing-masing.

b) Mengawasi bawahannya masing-masing dan apabila terjadi penyimpangan supaya mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

c) Mengikuti, mematuhi petunjuk, dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing.

d) Menyusun, melaksanakan, mengevaluasi, rencana program dan kegiatan.

e) Menyusun dan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.

f) Bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahan.

g) Melakukan upaya perbaikan dan penerapan hasil perbaikan sistem kerja dan prosedur yang berkelanjutan dalam mendukung penerapan sistem manajemen mutu sesuai dengan bidang tugasnya dan ketentuan perundang-undangan.

h) Melaksanakan tugas kedinasan atas perintah atasan.

2. Kabag, Ka UPT, Ka Prodi berwenang memberikan tugas tambahan diluar jam kerja sesuai dengan aturan dan perundangan yang berlaku.

3. Setiap pimpinan satuan organisasi yang menerima laporan dari pimpinan satuan organisasi yang menjadi bawahannya wajib mengolah dan mempergunakan sebagai bahan untuk menyusun laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk lebih lanjut kepada bawahannya.

4. Pembantu Direktur, Kepala Pusat, Kepala Bagian, dan Kepala Unit Pelaksana Teknis, menyampaikan laporan kepada Direktur dengan tembusan kepada Kepala Bagian terkait dan Satuan organisasi lainnya yang secara fungsional/relevan mempunyai hubungan kerja dengan Politeknik Negeri Batam.

DIREKTUR 1. Direktur merupakan pembantu Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi di bidang yang

menjadi tugas dan kewajibannya. 2. Direktur diangkat dan diberhentikan oleh Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi sebagai

pemimpin satuan pendidikan tinggi. 3. Direktur berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada Menteri Riset, Teknologi dan

Pendidikan Tinggi. 4. Direktur mempunyai tugas:

a) Memimpin dalam menjalankan otonomi perguruan tinggi untuk dan atas nama Menteri dalam penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, serta bidang lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

b) Melakukan pembinaan tenaga pendidik dan tenaga kependidikan, mahasiswa, dan administrasi Politeknik serta hubungannya dengan lingkungan.

c) Membina dan melaksanakan kerja sama dengan instansi pemerintah/swasta dan masyarakat untuk memecahkan persoalan yang timbul terutama yang berkaitan dengan bidang yang menjadi tanggungjawabnya.


2/33



- 2 -

5. Dalam menjalankan tugasnya, Direktur memiliki kewenangan menentukan secara mandiri satuan pendidikan yang dikelolanya antara lain dalam: a) Menetapkan dan mengesahkan seluruh aspek manajemen organisasi sesuai dengan ketentuan

perundang-undangan. b) Menetapkan dan mengesahkan seluruh aspek penyelenggaraan kegiatan pendidikan,

penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. c) Menetapkan dan mengesahkan seluruh aspek penyelenggaraan kegiatan pengelolaan sumber

daya institusi sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. d) Menetapkan dan mengesahkan seluruh aspek penyelenggaraan kegiatan kerja sama dengan

pihak eksternal di luar institusi sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. e) Menentukan dan menetapkan seluruh garis kebijakan institusi. f) Bertindak sebagai Kuasa Pengguna Anggaran atas nama Mendiknas. g) Bertindak sebagai Kuasa Pengguna Barang atas nama Mendiknas. h) Bertindak sebagai Ketua Tim Penilai Jabatan Akademik di tingkat Institusi. i) Menandatangani seluruh dokumen resmi institusi sesuai dengan ketentuan yang berlaku j) Mengetahui seluruh rahasia institusi.

PEMBANTU DIREKTUR I BIDANG AKADEMIK (PD I) 1. Pembantu Direktur I Bidang Akademik (PD I) merupakan unsur pimpinan yang bertugas membantu

Direktur dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan penjaminan mutu.

2. PD I berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Direktur sesuai dengan bidang tugasnya.

3. Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, PD I memiliki tugas sebagai berikut: a) Mengkoordinir penyusunan dan pembahasan Rencana Kinerja Tahunan Institusi, Rencana

Strategis (Renstra) dan Rencana Induk Pengembangan (RIP) Lima tahunan Institusi. b) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan

pengembangan program studi yang ada serta pembukaan program studi baru. c) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan

program hibah dari pihak eksternal. d) Melakukan pembinaan dan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring,

evaluasi dan pelaporan kegiatan layanan akademik di Jurusan /Program Studi. e) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan

pelaporan kegiatan pembinaan dan pengembangan jenjang pendidikan dan penelitian kelompok dosen.

f) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan pembinaan pada Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (Pusat P2M).

g) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan pembinaan pada Bagian Administrasi Akademik Kemahasiswaan, Perencanaan dan Kerja sama yang terkait dengan bidang tugasnya.

h) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan pembinaan pada UPT Perpustakaan.

i) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan pembinaan pada UPT Penjaminan Mutu.


3/33



- 3 -

j) Melakukan koordinasi lintas bidang terkait kegiatan layanan pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

k) Menyelia pelaksanaan tugas pimpinan unit kerja dibidang akademik dan kemahasiswaan agar pelaksanaannya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

l) Menyusun rangkuman laporan kegiatan tahunan sesuai dengan bidang tugasnya untuk diserahkan kepada Direktur.

4. Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya, PD I memiliki kewenangan sebagai berikut:

a) Menetapkan seluruh pola koordinasi dan pola pembinaan yang sesuai dengan bidang tugasnya. b) Memberikan penilaian kinerja setiap unit yang berada di bawahnya. c) Mengambil kebijakan teknis operasional yang tidak bertentangan dengan garis kebijakan

direktur di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. d) Menjadi pelaksana tugas direktur jika direktur berhalangan tetap sampai direktur pengganti

definitif ditetapkan oleh menteri. e) Mengetahui seluruh rahasia institusi. f) Melakukan tindakan terkait pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat atas nama

institusi. g) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi

pengembangan program studi yang sedang berjalan serta program studi baru. h) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, monitoring, dan evaluasi penyelenggaraan

penerimaan mahasiswa baru. i) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi kurikulum serta

perubahannya. j) Menetapkan persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi Proses Belajar

Mengajar (PBM) serta kelulusan. k) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi P2M. l) Menetapkan kalender akademik. m) Menetapkan pola pengelolaan dan evaluasi kegiatan layanan perpustakaan dan penjaminan

mutu. n) Melakukan koordinasi lintas bidang terkait dengan kegiatan penjaminan mutu. o) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan

pelaporan seluruh kegiatan pembinaan pada UPT Penjaminan Mutu. p) Menjadi wakil manajemen dalam sistem manajemen mutu ISO. q) Menetapkan usulan lembaga sertifikasi manajemen Mutu berbasis ISO. r) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi bidang

penjaminan mutu (ISO 9001;2008, Akreditasi, SPMI dan penjaminan mutu yang relevan. s) Menetapkan indikator penilaian kinerja setiap unit yang berada di bawahnya. t) Mengkoordinasi laporan program dan kegiatan masing-masing prodi, bagian, unit, dan pusat

sesuai bidang binaan. u) Memiliki kewenangan untuk melaksanakan tugas direktur jika direktur berhalangan.

PEMBANTU DIREKTUR II BIDANG ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN (PD II) 1. Pembantu Direktur II Bidang Administrasi Umum dan Keuangan (PD II) merupakan unsur pimpinan

yang bertugas membantu Direktur dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang Administrasi


4/33



- 4 -

Umum (Barang Milik Negara, Kesekretariatan, Kepegawaian, Hukum, Protokoler dan Pengadaan), dan Keuangan.

2. PD II berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Direktur sesuai dengan bidang tugasnya.

3. Dalam menjalankan tugasnya, PD II memiliki tugas dan tanggungjawab sebagai berikut: a) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan

pelaporan penggunaan seluruh sumber daya institusi (sumber daya manusia dan aset). b) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan

pelaporan penyusunan RKA-KL tingkat Satker Politeknik dan perubahannya. c) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan

pelaporan kegiatan pembinaan pada Bagian Administrasi umum dan Keuangan. d) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan

pelaporan kegiatan pembinaan pada UPT Sistem Informasi. e) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan

pelaporan kegiatan pembinaan pada UPT Perbaikan dan Perawatan. f) Melakukan koordinasi lintas bidang terkait kegiatan administrasi umum dan keuangan. g) Menyusun rangkuman laporan kegiatan tahunan sesuai dengan bidang tugasnya untuk

diserahkan kepada Direktur. h) Menjalankan tugas kedinasan atas perintah Direktur.

4. Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya, PD II memiliki kewenangan sebagai berikut: a) Menetapkan seluruh pola koordinasi dan pola pembinaan yang sesuai dengan bidang tugasnya. b) Memberikan penilaian kinerja setiap unit yang berada di bawahnya. c) Mengambil kebijakan teknis operasional yang tidak bertentangan dengan garis kebijakan

direktur di bidang administrasi umum dan keuangan. d) Mengetahui seluruh rahasia institusi. e) Melakukan tindakan terkait administrasi umum dan keuangan atas nama institusi. f) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi bidang

administrasi umum dan keuangan. g) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan

seluruh sumber daya institusi. h) Menetapkan usulan penerimaan, pembinaan, dan pengembangan sumber daya manusia. i) Menetapkan pola pengadaan, pembinaan, dan pengembangan aset. j) Menetapkan usulan RKAKL, perubahan dan pelaporannya. k) Menetapkan kegiatan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi terpadu. l) Menetapkan pola penyelenggaraan ketatausahaan bidang administrasi umum dan keuangan. m) Menetapkan indikator penilaian kinerja sumber daya manusia.

PEMBANTU DIREKTUR III BIDANG KEMAHASISWAAN DAN KERJASAMA (PD-III) 1. Pembantu Direktur III Kemahasiswaan merupakan unsur pimpinan yang bertugas membantu Direktur

dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan kemahasiswaan, alumni, dan kerjasama

2. Pembantu Direktur III Kemahasiswaan berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Direktur sesuai dengan bidang tugasnya.

3. Dalam menjalankan tugasnya, PD III Kemahasiswaan dan Kerjasama memiliki tugas dan tanggungjawab sebagai berikut:


5/33



- 5 -

a) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi setiap kegiatan kerjasama dengan pihak eksternal dalam bidang akademik dan non-akademik.

b) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan pembinaan dan pengembangan bakat, minat, kreativitas dan daya nalar mahasiswa.

c) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan pembentukan, pembinaan, pengembangan dan pembubaran organisasi kemahasiswaan intra kampus.

d) Melakukan koordinasi persiapan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan seluruh kegiatan pengusulan pengadaan dan pemanfaatan sarana dan prasarana organisasi kemahasiswaan.

e) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan layanan perlindungan dan kesejahteraan mahasiswa.

f) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan penyediaan, pendistribusian, dan evaluasi beasiswa mahasiswa.

g) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan pembinaan hubungan dengan alumni Politeknik Negeri Batam.

h) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi setiap kegiatan pemanfaatan berbagai potensi dan sumber daya institusi dalam rangka memperoleh sumber pendanaan alternatif non-SPP dan non-DIPA.

i) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan pembinaan pada Bagian Administrasi Akademik Kemahasiswaan, Perencanaan dan Kerja sama yang terkait dengan bidang tugasnya.

j) Melakukan pertimbangan hukum terhadap bentuk kerjasama yang akan dilakukan. k) Melakukan kegiatan yang terkait dengan promosi dan kehumasan. l) Melakukan koordinasi lintas bidang terkait kegiatan kemahasiswaan, alumni dan kerjasama. m) Menyusun rangkuman laporan kegiatan tahunan sesuai dengan bidang tugasnya untuk

diserahkan kepada Direktur. 4. Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya, PD III memiliki kewenangan sebagai berikut:

a) Menetapkan pola koordinasi dan pembinaan yang sesuai dengan bidang tugasnya. b) Memberikan penilaian kinerja setiap unit kerja di bawahnya. c) Menentukan pola kerjasama dan kesinambungannya dengan pihak ketiga. d) Menetapkan pendirian, pembubaran dan penilaian kinerja organisasi kemahasiswaan intra

kampus. e) Mengambil kebijakan teknis operasional yang tidak bertentangan dengan garis kebijakan

direktur di bidang pembinaan kemahasiswaan, alumni dan kerjasama. f) Mewakili manajemen dalam mengoperasikan unit usaha produksi dan jasa Politeknik Negeri

Batam. g) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi bidang

kerjasama baik dalam bidang akademik maupun non akademik. h) Mengetahui seluruh rahasia institusi. i) Melakukan tindakan terkait kemahasiswaan, kerjasama dan alumni atas nama institusi. j) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi bidang

kemahasiswaan, alumni dan kerjasama. k) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan

seluruh kegiatan organisasi kemahasiswaan.


6/33



- 6 -

l) Menetapkan pembentukan, pembinaan, dan pengembangan serta pembubaran organisasi kemahasiswaan.

m) Menetapkan sumber dana, pendistribusian, dan evaluasi beasiswa mahasiswa. n) Menetapkan penentuan indikator penilaian penerima beasiswa mahasiswa. o) Menetapkan standar kinerja dan penilaian kinerja organisasi kemahasiswaan.

Kepala Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, dan Kerjasama (Ka. BAAKPK) 1. Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, dan Kerjasama merupakan unsur

pembantu pimpinan di bidang administrasi, kemahasiswaan, perencanaan, dan kerjasama yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Direktur sesuai dengan bidang tugasnya.

2. Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, dan Kerjasama dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan Administrasi Akademik, pembinaan kemahasiswaan, perencanaan, dan kerja sama di lingkungan Politeknik.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala BAAKPK dibantu oleh Kepala Sub Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dan Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Kerjasama untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggung jawabnya.

4. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala BAAKPK memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a) Merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, memimpin, memonitor, dan mengevaluasi

pelaksanaan seluruh kegiatan di bidang administrasi akademik, administrasi kemahasiswaan, administrasi perencanaan, dan administrasi kerjasama.

b) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan pembukaan jurusan dan program studi yang baru serta pengembangan jurusan dan program studi yang sedang berjalan.

c) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan persiapan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan proses belajar mengajar untuk semua jurusan/prodi.

d) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan persiapan, penyusunan, monitoring, dan pelaporan PDPT/EPSBED ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kemendikbud.

e) Mengkoordinir pengelolaan kegiatan pemantauan dan evaluasi kinerja layanan administrasi akademik dan kemahasiswaan di tingkat pusat maupun setiap Jurusan/program studi.

f) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan penyusunan dan penetapan kalender akademik yang akan diberlakukan untuk setiap tahun ajaran baru.

g) Mengkoordinir pengelolaan administasi kegiatan penyusunan dan penetapan peraturan akademik yang akan diberlakukan untuk setiap tahun ajaran baru.

h) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan penerimaan mahasiswa baru untuk setiap tahun ajaran baru.

i) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan penyiapan bahan, penyusunan dan pembahasan Rencana Kinerja Tahunan Institusi, Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Induk Pengembangan (RIP) Lima tahunan Institusi.

j) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan penyusunan, pengajuan dan pembahasan RKA-KL dan DIPA Politeknik Negeri Batam ke Kementerian Pendidikan Kebudayaan dan Kementerian Keuangan.


7/33



- 7 -

k) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan penyusunan laporan realisasi pencapaian program kegiatan serta keterserapan anggaran institusi selama satu tahun anggaran yang telah dilaksanakan.

l) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan penyusunan, pembahasan dan penyerahan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi pemerintah (LAKIP) Politeknik Negeri Batam ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.

m) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan penyusunan, pengajuan dan pelaporan program hibah di tingkat institusi.

n) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan persiapan, inisiasi dan pengembangan kerja sama baik di bidang akademik maupun non akademik dengan pihak eksternal institusi.

o) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan pengembangan konten pada sistem informasi administrasi akademik, kemahasiswaan, perencanaan dan kerja sama.

p) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan layanan pembelajaran jarak jauh . q) Mengkoordinir pengelolaan kegiatan pengumpulan dan pengolahan data dan informasi yang

terkait bidang akademik, kemahasiswaan, alumni, perencanaan dan kerjasama. r) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan pengajuan, pembinaan, pembubaran dan

pelaporan seluruh organisasi kemahasiswaan. s) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan penyediaan, pemilihan dan penyaluran

beasiswa atau bantuan pendidikan ke mahasiswa. t) Melakukan koordinasi lintas bagian terkait administrasi akademik, kemahasiswaan,

perencanaan dan kerja sama. u) Membuat dan menyampaikan pelaporan tepat pada waktunya terkait pelaksanaan kegiatan di

bidang administrasi akademik, kemahasiswaan, alumni, perencanaan, dan kerjasama. v) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada

dibawahnya. w) Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang administrasi akademik, kemahasiswaan,

perencanaan dan kerja sama. x) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

5. Dalam menjalankan tanggung jawabnya, Kepala BAAKPK memiliki kewenangan sebagai berikut:

a) Menentukan pola pengelolaan administrasi kegiatan di bidang akademik, kemahasiswaan, alumni, perencanaan, dan kerjasama.

b) Mengambil kebijakan administratif operasional yang tidak bertentangan dengan garis kebijakan direktur dan pembantu direktur di bidang administrasi akademik, kemahasiswaan, alumni, perencanaan dan kerja sama.

c) Melakukan otorisasi seluruh usulan perencanaan dan pelaporan di bidang administrasi akademik, kemahasiswaan, alumni, perencanaan, dan kerjasama yang berasal dari unit kerja di bawahnya.

d) Melakukan otorisasi seluruh pengajuan pengadaan sumber daya, baik barang dan jasa terkait bidang administrasi akademik, kemahasiswaan, perencanaan, dan kerjasama yang diajukan oleh unit kerja di bawahnya.

e) Melakukan otorisasi seluruh pelaporan yang dibuat oleh unit kerja di bawahnya. Kepala Sub Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 1. Sub Bagian Akademik dan Kemahasiswaan (SBAK) merupakan unsur pembantu pengelola

administrasi di bidang administrasi akademik dan kemahasiswaan yang berada di bawah dan


8/33



- 8 -

bertanggung jawab langsung kepada Kepala BAAKPK dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kepala BAAKPK sesuai dengan bidang tugasnya.

2. SBAK dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan di lingkungan Politeknik.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala SBAK dibantu oleh Kepala Urusan Layanan Administrasi Akademik dan Kepala Urusan Layanan Administrasi Kemahasiswaan untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4. Kepala SBAK memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a) Mengkoordinir pelaksanaan perencanaan program kerja unit dibawahnya. b) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan layanan administrasi akademik dan kemahasiswaan

termasuk untuk layanan pembelajaran jarak jauh, baik di tingkat pusat maupun Jurusan/Program studi.

c) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pengumpulan laporan kemajuan kegiatan akademik per triwulan dari setiap Jurusan/Program studi.

d) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan sosialisasi ketentuan dan peraturan akademik dan kemahasiswaan.

e) Mengkoordinir perencanaan, pelaksanaan dan monitoring mata kuliah umum (Kewarganegaraan dan Agama).

f) Mengkoordinir pelaksanaan administrasi kegiatan pengembangan konten dan pemanfaatan Aplikasi Sistem Informasi Akademik (SIA).

g) Mengelola pelaksanaan administrasi kegiatan pengembangan konten dan pemanfaatan Aplikasi e-Learning (Learning-Polibatam).

h) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan penyiapan bahan dari seluruh unit kerja terkait untuk pelaporan PDPT/EPSBED.

i) Membuat dan menyampaikan pelaporan tepat pada waktunya terkait pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi akademik dan kemahasiswaan.

j) Menyusun laporan perbandingan antara rencana dengan realisasi program dan kegiatan akademik dan kemahasiswaan.

k) Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang akademik dan kemahasiswaan.

l) Menyusun draft peraturan akademik dan kemahasiswaan sesuai perundangan yang berlaku untuk direview oleh Ka BAAKPK dan disahkan oleh Pembantu Direktur 1 dan Pembantu Direktur 3.

m) Menyerahkan bukti pelaksanaan realisasi program kegiatannya ke kepala BAAKPK untuk direview.

n) Menyerahkan laporan perbandingan antara realisasi program dan kegiatan akademik dan kemahasiswaan dengan DIPA beserta bukti pelaksanaan kegiatannya yang telah direview oleh kepala BAAKPK ke kepala BAUK untuk dilaporkan ke Bendahara pengeluaran.

o) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada dibawahnya.

p) Mengelola kegiatan dan pelaksanaan perkuliahan umum. q) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

5. Dalam menjalankan tanggung jawabnya, Kepala Sub Bagian Administrasi Akademik dan

Kemahasiswaan memiliki kewenangan sebagai berikut:


9/33



- 9 -

a) Melakukan monitoring dan supervisi terhadap kegiatan layanan administrasi akademik dan kemahasiswaan di tingkat pusat maupun Jurusan/Prodi.

b) Melakukan analisa dan pengecekan validasi dan akurasi terhadap seluruh usulan yang diajukan bawahannya.

c) Melakukan verifikasi terhadap surat keterangan, kartu tanda mahasiswa, transkrip nilai, ijasah, legalisir transkrip dan ijasah mahasiswa.

d) Melakukan verifikasi terhadap surat keputusan terkait dengan pendirian dan pembubaran organisasi kemahasiswaan, surat rekomendasi permintaan dana dari organisasi mahasiswa terkait kegiatan kemahasiswaan, surat rekomendasi permintaan penggunaan fasilitas untuk kegiatan kemahasiswaan, surat rekomendasi bagi organisasi mahasiswa lainnya di luar institusi yang akan membuka sekretariat di lingkungan institusi, surat rekomendasi terkait penyewaan asrama mahasiswa, surat keputusan terkait beasiswa mahasiswa.

e) Memberikan penilaian terhadap kinerja unit kerja dibawahnya. Kepala Urusan Layanan Administrasi Akademik 1. Urusan Layanan Administrasi Akademik (ULAA) merupakan unsur pelaksana administratif bidang

Akademik yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala SBAK dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh kepala SBAK sesuai dengan bidang tugasnya.

2. ULAA dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan layanan administrasi di bidang akademik di tingkat pusat.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala ULAA dibantu oleh staf akademik untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4. Kepala ULAA memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan layanan administrasi pendidikan termasuk layanan

pembelajaran jarak jauh di tingkat institusi, yang meliputi : i. Layanan pendaftaran ulang mahasiswa, verifikasi pembayaran biaya kuliah, penetapan

mahasiswa terdaftar setiap semester, pengajuan cuti akademik, pindah jurusan/prodi, pengajuan pengunduran diri dan keterangan pindah perguruan tinggi.

ii. Layanan penerbitan surat keterangan sebagai mahasiswa, kartu tanda mahasiswa, kartu studi mahasiswa, salinan transkrip, salinan ijazah.

iii. Layanan legalisir salinan transkrip dan ijazah. iv. Layanan pengurusan kehilangan dokumen akademik seperti kartu tanda mahasiswa, ijazah,

dll. b) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan layanan administrasi pendaftaran penerimaan

mahasiswa baru yang meliputi : i. Layanan pendaftaran seleksi penerimaan mahasiswa melalui ujian masuk, PMDK, Bridging

atau jalur lain yang ditetapkan Direktur. ii. Layanan Pengumuman hasil seleksi penerimaan mahasiswa melalui ujian masuk, PMDK,

Bridging atau jalur lain yang ditetapkan Direktur. iii. Layanan Pendaftaran ulang mahasiswa baru atau pindahan yang lulus seleksi ,

pendistribusian atribut mahasiswa baru, dll. c) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan layanan administrasi pendaftaran yudisium kelulusan

dan acara wisuda yang meliputi : i. Layanan verifikasi status kelulusan, penerbitan surat keterangan lulus, penerbitan transkrip

akademik dan ijazah asli.


10/33



- 10 -

ii. Layanan pendaftaran wisuda, pengambilan undangan wisuda, distribusi perlengkapan wisuda dan pendataan calon wisudawan.

d) Mengkoordinir penyediaan data dan informasi layanan administrasi akademik terkait kebutuhan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan administrasi akademik.

e) Mengkoordinir pendokumentasian terhadap seluruh data dan informasi di layanan administrasi akademik.

f) Mengkoordinir pendistribusian Peraturan Akademik dan berbagai peraturan lainnya dalam lingkup akademik.

g) Mengkoordinir dan mengelola kegiatan perkuliahan mata kuliah dasar umum materi agama dan kewarganegaraan, termasuk menentukan dosen pengampu untuk mata kuliah tersebut.

h) Membuat dan menerbitkan surat pengantar magang, tugas akhir, proyek akhir, dan surat menyurat lainnya terkait penelitian mahasiswa.

i) Mengelola data nilai, Indeks Prestasi (IP) per semester dan Indeks Prestasi Komulatif (IPK) mahasiswa.

j) Menyiapkan perlengkapan dan peralatan sosialisasi dengan berkoordinasi dengan bidang yang terkait dengan pengadaan atribut penyelenggaran penerimaan mahasiswa baru.

k) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Kepala Urusan Layanan Administrasi Kemahasiswaan dan Alumni 1. Urusan Layanan Administrasi Kemahasiswaan dan Alumni (ULAKA) merupakan unsur pelaksana

administratif bidang kemahasiswaan dan alumni yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala SBAK dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kepala SBAK sesuai dengan bidang tugasnya.

2. ULAKA dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan layanan administrasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala ULAKA dibantu oleh beberapa staf layanan administrasi kemahasiswaan dan alumni untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4. Kepala ULAKA memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan layanan administrasi program pembinaan dan

pengembangan bakat, minat, kreativitas dan daya nalar mahasiswa , yang meliputi : i. Layanan informasi kegiatan perlombaan kreativitas mahasiswa, penelitian mahasiswa

maupun kompetisi di bidang keilmuan, seni dan olah raga antar mahasiswa baik di tingkat internasional, nasional, regional dan lokal.

ii. Layanan persiapan, seleksi, pembinaan dan pendampingan para mahasiswa yang ikut serta dalam program kreativitas mahasiswa, penelitian mahasiswa maupun kompetisi bidang keilmuan, seni dan olah raga.

iii. Layanan pengurusan proposal keikutsertaan, penerbitan ijin keikutsertaan kegiatan, bantuan pendanaan kegiatan dan laporan pertanggungjawaban beserta bukti pendukung setiap kegiatan perlombaan kreativitas atau kompetisi di bidang keilmuan, seni dan olah raga antar mahasiswa di berbagai tingkat.

b) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan layanan administrasi organisasi kemahasiswaan, yang meliputi :


11/33



- 11 -

i. Layanan penerimaan pendaftaran, pengajuan dan penerbitan keputusan pendirian organisasi kemahasiswaan baru, penerbitan surat rekomendasi organisasi kemahasiswaan eksternal kampus yang akan membuka sekretariat.

ii. Layanan pendataan organisasi kemahasiswaan, pengajuan rencana program kerja, susunan kepengurusan setiap periode dan usulan pengadaan sarana fasilitas dari setiap organisasi kemahasiswaan.

iii. Layanan pengurusan proposal kegiatan, penerbitan ijin kegiatan, rekomendasi permintaan penggunaan fasilitas, pendanaan kegiatan dan laporan pertanggungjawaban beserta bukti pendukung setiap kegiatan dari organisasi kemahasiswaan.

c) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan layanan administrasi pengelolaan asrama mahasiswa, yang meliputi: i. Layanan informasi dan pendaftaran calon penghuni asrama, seleksi calon penghuni,

penetapan penghuni asrama, serah terima perlengkapan asrama. ii. Layanan pembayaran sewa asrama, surat keterangan penghuni asrama, surat peringatan,

pengurusan perlengkapan asrama yang rusak/hilang, pengurusan pengunduran diri sebagai penghuni.

iii. Layanan penyelenggaraan program pembinaan penghuni asrama. d) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan layanan administrasi beasiswa mahasiswa, yang

meliputi : i. Layanan informasi peluang beasiswa mahasiswa, pendaftaran calon penerima beasiswa,

seleksi calon penerima beasiswa, penetapan penerima beasiswa dan penyerahan beasiswa. ii. Layanan evaluasi kinerja dan prestasi penerima beasiswa dan pengajuan perpanjangan

beasiswa. e) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan layanan administrasi perlindungan atas kecelakaan

mahasiswa yang meliputi: layanan informasi dan pendaftaran asuransi, perpanjangan perlindungan, pembayaran premi asuransi kecelakaan, distribusi kartu asuransi, pengurusan klaim atas kejadian kecelakaan.

f) Menyediakan data dan informasi terkait kebutuhan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan administrasi kemahasiswaan termasuk organisasi dan kesejahteraan mahasiswa.

g) Mengkoordinir pendokumentasian terhadap seluruh data dan informasi di layanan administrasi kemahasiswaan.

h) Mengkoordinir pendistribusian peraturan kegiatan kemahasiswaan dan berbagai peraturan lainnya dalam lingkup kegiatan kemahasiswaan.

i) Membuat pelaporan terkait data dan informasi organisasi mahasiswa dan asrama mahasiswa. j) Mengkoordinir penyelenggaraan administrasi kegiatan pengembangan karir bagi calon alumni

atau alumni. i. Penyelenggaraan pelatihan softskill, etika komunikasi, sertifikasi kompetensi, pembekalan

bagi calon lulusan menghadapi wawancara kerja, penulisan aplikasi lamaran kerja, pelatihan kewirausahaan, dll.

ii. Pemanfaatan aplikasi sistem informasi Jaringan Informasi Kerja dan Pengembangan Karir di dalam penyaluran calon alumni.

k) Mengkoordinir penyelenggaraan administrasi kegiatan pembinaan hubungan alumni yang meliputi : i. Pelacakan dan pemuktahiran data alumni secara periodik. ii. Pengembangan database Alumni.


12/33



- 12 -

iii. Penyampaian informasi lowongan kerja ke alumni. iv. Berpartisipasi aktif dalam kegiatan-kegiatan temu alumni.

l) Menyediakan data dan informasi terkait kebutuhan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan terkait kegiatan di bidang kemahasiswaa dan alumni.

m) Mengkoordinir pendokumentasian dan pemeliharaan terhadap seluruh data dan informasi di ULAKA.

n) Membuat pelaporan terkait data dan informasi kemahasiswaan dan alumni. o) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Kepala Sub Bagian Administrasi Perencanaan dan Kerjasama 1. Sub Bagian Perencanaan dan Kerjasama (SBPK) merupakan unsur pembantu pengelola

administrasi di bidang perencanaan dan kerjasama yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala BAAKPK dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kepala BAAKPK sesuai dengan bidang tugasnya.

2. SBPK dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan administrasi kegiatan perencanaan dan kerja sama di lingkungan Politeknik Negeri Batam

3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala SBPK dibantu oleh Kepala Urusan Administrasi Program dan Kegiatan dan Kepala Urusan Administrasi Kerjasama dan Alumni untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4. Kepala SBPK memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a) Mengkoordinir pelaksanaan administrasi kegiatan perencanaan program kegiatan dan kerja

sama di tingkat institusi. b) Mengkoordinir pelaksanaan administrasi kegiatan penyusunan rencana program kegiatan dan

anggaran serta pemenuhan dan data pendukungnya (KAK, RAB, Brosur, Penawaran) dari setiap unit kerja ke dalam RKA-KL tingkat Politeknik.

c) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan monitoring kemajuan program kegiatan dan pengumpulan laporan kemajuan program kegiatan per triwulan dan tahunan dari setiap unit kerja Politeknik.

d) Mengkoordinir pelaksanaan administrasi kegiatan pengumpulan bahan dari setiap unit kerja Politeknik yang terkait untuk penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi pemerintah (LAKIP).

e) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan sosialisasi ketentuan dan peraturan terkait administrasi perencanaan dan kerja sama.

f) Mengkoordinir pelaksanaan administrasi kegiatan penyiapan bahan kerja sama, monitoring, evaluasi, dan pelaporan realisasi kerja sama yang melibatkan setiap unit kerja Politeknik.

g) Mengkoordinir pelaksanaaan administrasi kegiatan pengembangan konten dan pemanfaatan Aplikasi Sistem Informasi Perencanaan & Anggaran (e-Planning & Budgeting).

h) Mengkoordinir pelaksanaan administrasi kegiatan pengembangan konten dan pemanfaatan Aplikasi Sistem Informasi Jaringan Informasi Kerja dan Pengembangan Karir (JIKPK).

i) Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang administrasi perencanaan dan kerja sama.

j) Membuat dan menyampaikan pelaporan tepat pada waktunya terkait pelaksanaan administrasi kegiatan di bidang perencanaan dan kerjasama.

k) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada dibawahnya.

l) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.


13/33



- 13 -

5. Dalam menjalankan tanggung jawabnya, Kepala SBPK memiliki kewenangan sebagai berikut: a) Melakukan monitoring dan supervisi terhadap pekerjaan setiap unit yang berada dibawahannya. b) Melakukan analisa dan pengecekan validasi dan akurasi terhadap seluruh usulan yang diajukan

bawahannya. c) Melakukan verifikasi kelengkapan dokumen usulan program kegiatan setiap unit kerja Politeknik,

termasuk penjadwalan dan anggarannya. d) Melakukan verifikasi terhadap konten draft naskah kesepakatan (MoU) kerja sama.

Kepala Urusan Administrasi Program Kegiatan 1. Urusan Administrasi Program dan Kegiatan (UAPK) merupakan unsur pelaksana administratif di

bidang perencanaan yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala SBPK dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kepala SBPK sesuai dengan bidang tugasnya.

2. UAPK dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan administrasi kegiatandi bidang perencanaan.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala UAPK dibantu oleh staf perencanaan untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4. Kepala UAPK memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a) Mengkoordinir penyelenggaraan administrasi kegiatan pengajuan program kegiatan dan

anggaran tahunan di tingkat institusi yang meliputi : i. Pelaksanaan rekapitulasi dan penyatuan usulan rencana program kegiatan dan anggaran

dari setiap unit kerja. ii. Pemrosesan data Rencana Program kegiatan dan Anggaran dari setiap unit kerja dan

revisinya ke dalam aplikasi RKA-KL. iii. Pemrosesan data Target Penerimaan dan Rencana Pengeluaran PBBP dan revisinya ke

dalam aplikasi PNBP. iv. Pencetakan Usulan Lembar Kerja (ULK) dan penataan dokumen pendukung berupa

Kerangka Acuan Kerja, Rencana Anggaran Belanja, brosur dan penawaran dari setiap unit untuk bahan pembahasan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA).

v. Pengolahan dan penyajian matriks data dan informasi yang memuat data daftar program kegiatan yang telah disetujui dan tercantum dalam DIPA , unit kerja pelaksana serta data rencana jadwal pelaksanaan sesuai KAK.

b) Mengkoordinir penyelenggaraan administrasi kegiatan monitoring, evaluasi dan pelaporan program kegiatan dan anggaran tahunan di tingkat institusi yang meliputi : i. Pengolahan dan penyajian data dan informasi kemajuan realisasi program kegiatan dan

keterserapan anggaran dari setiap unit kerja per triwulan. ii. Pemrosesan data kemajuan program dan keterserapan anggaran dari setiap unit kerja ke

dalam aplikasi DIPA. iii. Pengolahan dan penyajian data dan informasi mengenai realisasi program kegiatan dan

keterserapan anggaran dalam satu tahun anggaran yang digunakan untuk pembuatan laporan kinerja tahunan Politeknik.

c) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan pengolahan dan penyajian data yang digunakan untuk bahan menyusun Laporan Akutabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Politeknik.

d) Mengkoordinir penyediaan data dan informasi administrasi program kegiatan terkait kebutuhan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan administrasi perencanaan.


14/33



- 14 -

e) Mengkoordinir pendokumentasian dan pemeliharaan terhadap seluruh data dan informasi di UAPK.

f) Mengkoordinir pendistribusian ketentuan, peraturan atau pedoman perencanaan dan berbagai peraturan lainnya dalam lingkup perencanaan.

g) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. Kepala Urusan Administrasi Kerjasama 1. Urusan Administrasi Kerjasama (UAK) merupakan unsur pelaksana administratif di bidang kerja

sama yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala SBPK dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kepala SBPK sesuai dengan bidang tugasnya.

2. UAK dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan administrasi kegiatan di bidang Kerjasama.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala UAK dibantu oleh staf kerjasama untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4. Kepala UAKA memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a) Mengkoordinir penyelenggaraan administrasi kegiatan perencanaan dan inisiasi kerja sama

dengan pihak eksternal di tingkat institusi yang meliputi : i. Penyusunan rekapitulasi usulan rencana seluruh kerja sama dari setiap unit kerja Politeknik

Negeri Batam. ii. Pendataan instansi/lembaga baik di dalam maupun di luar negeri yang menjadi target kerja

sama. iii. Penyusunan jadwal inisiasi rencana kerja sama berdasarkan usulan. iv. Pelaksanaan korespondensi awal dalam rangka inisiasi kerja sama. v. Pelaksanaan inisiasi dan penjajakan bentuk kerja sama berdasarkan permintaan dari pihak

eksternal. b) Mengkoordinir penyelenggaraan administrasi kegiatan pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan

pelaporan kerja sama dengan pihak eksternal di tingkat institusi yang meliputi : i. Penyiapan draft naskah kerja sama dan dokumen pendukung yang diperlukan. ii. Penyusunan rekapitulasi realisasi kerja sama yang telah ditetapkan. iii. Pengolahan dan penyajian data dan informasi sebagai bahan laporan akhir tahun bidang

kerja sama. c) Menyediakan data dan informasi terkait kebutuhan perencanaan, pelaksanaan, monitoring,

evaluasi, dan pelaporan terkait kegiatan di bidang Kerjasama. d) Mengkoordinir pendokumentasian dan pemeliharaan terhadap seluruh data dan informasi di

UAK. e) Membuat pelaporan terkait data dan informasi Kerjasama. f) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan (Ka. BAUK) 1. Bagian Administrasi Umum dan Keuangan merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang

Administrasi, Umum, Kepegawaian dan Keuangan yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Pembantu Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Direktur sesuai dengan bidang tugasnya.


15/33



- 15 -

2. Bagian Administrasi Umum dan Keuangan dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan Administrasi Umum dan Keuangan.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan dibantu oleh Kepala Sub Bagian Administrasi Umum dan Kepala Sub Bagian Keuangan dan kepegawaian serta Kepala Urusan (KaUr) untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4. Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a) Merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, memimpin, memonitor, dan mengevaluasi

pelaksanaan seluruh kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan. b) Mengkoordinir pengelolaan administrasi penerimaan dan pengeluaran dana APBN, Hibah dan

PNBP. c) Mengkoordinir pengelolaan kegiatan pembuatan dan pelaporan laporan keuangan. d) Mengkoordinir pengelolaan administrasi penerimaan sumber daya manusia dan pengajuan

proses penerimaan pegawai negeri sipil tenaga pendidik dan tenaga kependidikan. e) Mengkoordinir pengelolaan administrasi remunerasi, kepangkatan, mutasi, rotasi dan

pemutusan hubungan kerja pegawai. f) Mengkoordinir pengelolaan adminstrasi dan pelaksanaan kegiatan pengembangan dan evaluasi

kinerja pegawai. g) Mengkoordinir pengelolan administrasi peningkatan motivasi pegawai dan kesejahteraan

pegawai. h) Mengkoordinir pengelolaan administrasi perjalanan dinas, kesekretariatan, dan protokoler. i) Mengkoordinir pengelolaan administrasi barang milik negara. j) Menetapkan alokasi penggunaan ruang. k) Menetapkan alokasi penempatan barang milik Negara (BMN). l) Mengkoordinir pembuatan laporan barang milik negara. m) Mengkoordinir rekonsiliasi laporan keuangan dan laporan barang milik negara. n) Melakukan koordinasi lintas bagian terkait bidang administrasi umum dan keuangan. o) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada

dibawahnya. p) Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang administrasi umum dan keuangan. q) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

5. Dalam menjalankan tanggungjawabnya, Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan memiliki kewenangan sebagai berikut: a) Menentukan pola pengelolaan administrasi kegiatan dan pelaksanaan di bidang administrasi

umum dan keuangan. b) Mengambil kebijakan administratif operasional yang tidak bertentangan dengan garis kebijakan

direktur dan pembantu direktur di bidang administrasi umum dan keuangan. c) Melakukan otorisasi seluruh usulan perencanaan dan pelaporan di bidang Administrasi Umum

dan Keuangan yang dilaporkan oleh unit bawahannya. d) Melakukan otorisasi seluruh pengajuan sumberdaya terkait bidang Administrasi Umum dan

Keuangan yang diajukan oleh unit bawahannya. e) Melakukan otorisasi penerimaan pegawai, remunerasi pegawai, mutasi, rotasi dan pemutusan

hubungan kerja (PHK) pegawai. f) Melakukan otorisasi pengeluaran uang untuk kegiatan operasional, pembiayaan, pendanaan,

pinjaman pegawai dan pengeluaran lainnya dengan besaran nilainya sesuai dengan keputusan manajemen.


16/33



- 16 -

g) Melakukan otorisasi mutasi uang institusi antar bank. h) Melakukan otorisasi pengajuan penghapusan asset dan dokumen institusi.

Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan 1. Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang

Kepegawaian dan Keuangan yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala BAUK dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kepala BAUK sesuai dengan bidang tugasnya.

2. Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan Kepegawaian dan Keuangan.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan dibantu oleh Kepala Urusan Kepegawaian (KaUr Kepegawaian) dan Kepala Urusan Administrasi Keuangan (KaUr Administrasi Keuangan) untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4. Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a) Mengkoordinir pelaksanaan perencanaan program kerja unit dibawahnya. b) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pencairan DIPA. c) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan administrasi penerimaan dan pengeluaran APBN, dana

hibah dan PNBP. d) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pembuatan dan pelaporan keuangan. e) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan penerimaan pegawai dan pengajuan proses penerimaan

pegawai negeri sipil tenaga pendidik dan tenaga kependidikan. f) Mengkoordinir kegiatan administrasi remunerasi, kepangkatan, mutasi, rotasi dan pemutusan

bubungan kerja pegawai. g) Mengkoordinir kegiatan adminstrasi dan pelaksanaan kegiatan pengembangan dan evaluasi

kinerja pegawai. h) Mengkoordinir kegiatan untuk peningkatan motivasi pegawai dan kesejahteraan pegawai. i) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada

dibawahnya. j) Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian dan keuangan. k) Mengolah dan mempergunakan laporan dari bawahannya sebagai bahan untuk menyusun

laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahannya. l) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

5. Dalam menjalankan tanggungjawabnya, Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan memiliki kewenangan sebagai berikut: a) Melakukan monitoring dan supervisi terhadap kegiatan kepegawaian dan keuangan. b) Melakukan analisa dan pengecekan validasi dan akurasi terhadap seluruh usulan yang diajukan

bawahannya. c) Melakukan verifikasi terhadap surat keterangan, surat rekomendasi, perhitungan gaji dan honor,

kartu pegawai, pengajuan formasi pegawai negeri sipil dan surat menyurat lainnya terkait kepegawaian dan keuangan.

d) Melakukan verifikasi internal terkait kepegawaian dan keuangan. e) Memberikan informasi keikutsertaan pelatihan/seminar bagi tenaga pendidik dan tenaga

kependidikan. f) Menyusun pola pengembangan karir tenaga pendidik dan tenaga kependidikan. g) Menerima dan memverifikasi laporan rekapitulasi pembiayaan disesuaikan dengan DIPA. h) Memberikan penilaian kinerja unit kerja di bawahnya.


17/33



- 17 -

Kepala Urusan Kepegawaian 1. Urusan Kepegawaian merupakan unsur pembantu Kepala SBKK yang berada di bawah dan

bertanggungjawab langsung kepada Kasubag Kepegawaian dan Keuangan dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kasubag Kepegawaian dan Keuangan sesuai dengan bidang tugasnya.

2. Urusan Kepegawaian dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang kepegawaian.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala urusan Kepegawaian dibantu oleh staf kepegawaian untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4. Kepala Urusan Kepegawaian memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a) Mengkoordinir kegiatan surat menyurat terkait urusan pengadaan pegawai (rekruitmen) baik

untuk pengadaan tenaga pendidik (dosen) dengan status tetap non PNS, kontrak, dan dosen luar biasa maupun tenaga kependidikan (staf) tetap non PNS, kontrak dan staf magang.

b) Menyiapkan data ketersediaan sumber daya manusia. c) Menyiapkan data pengajuan formasi pegawai negeri sipil. d) Mengelola kegiatan penerimaan pegawai baru, mutasi pegawai, dan rotasi pegawai. e) Menyiapkan data penghitungan gaji, honor dan lembur pegawai f) Mengelola pengurusan gaji, honor dan lembur pegawai. g) Mengelola kegiatan permintaan ijin dinas, sakit, ijin pribadi pegawai dan cuti bukan dinas. h) Mengelola pengurusan reimbursement biaya pengobatan pegawai. i) Mengurus dan memastikan ketersediaan sumber daya bagi pegawai. j) Mengelola pengurusan jabatan akademik, sertifikasi dosen dan kepangkatan akademik dosen. k) Mengelola pengurusan kenaikan pangkat tenaga kependidikan. l) Mengelola administrasi kegiatan pelatihan, seminar dan peningkatan jenjang pendidikan

pegawai. m) Mengelola kegiatan administrasi motivasi dan kesejahteraan pegawai n) Membuat draft surat terkait kepegawaian (rekomendasi, tugas, peringatan dan PHK). o) Pemutakhiran jumlah dan identitas pegawai yang terdiri dari dengan memperhatikan; Nama

pegawai, Tempat dan tanggal lahir, Jenis kelamin, Agama, Golongan darah, Status perkawinan, Jumlah tanggungan, Alamat tetap, Nomor telepon/hp, Golongan/pangkat, Pendidikan terakhir, Jabatan akademik, Jabatan struktural, Masa kerja, dan, Identitas lainnya.

p) Melakukan dokumentasi terhadap seluruh data dan informasi terkait kepegawaian. q) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Kepala Urusan Keuangan 1. Urusan Keuangan merupakan unsur pembantu Kepala SBKK yang berada di bawah dan

bertanggungjawab langsung kepada Kasubag Kepegawaian dan Keuangan dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kasubag Kepegawaian dan Keuangan sesuai dengan bidang tugasnya.

2. Urusan Keuangan dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang keuangan.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Urusan Keuangan dibantu oleh beberapa staf keuangan untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4. Kepala Urusan Keuangan memiliki tanggungjawab sebagai berikut: a) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan administrasi keuangan institusi, meliputi:

i. Penerimaan PNBP ii. Pencairan APBN, dana hibah dan PNBP


18/33



- 18 -

iii. Pembayaran tagihan ke rekanan. iv. Pembayaran gaji, honor kegiatan dan upah lembur. v. Pembuatan laporan keuangan institusi. vi. Rekonsiliasi laporan keuangan dengan laporan BMN.

b) Verifikasi dokumen penerimaan uang meliputi kwitansi atau bukti transfer/struk/bukti penyetoran. c) Verifikasi dokumen pengeluaran uang meliputi nota dan struk pembayaran/pembelian, dan

check atau bilyet giro. d) Memverifikasi perhitungan gaji dan SPPD. e) Melakukan verifikasi kelengkapan dokumen pendukung seluruh bukti penerimaan dan

pengeluaran. f) Mengajukan permintaan Surat Perintah Membayar-Uang Persediaan (SPM-UP) kepada kuasa

pengguna anggaran untuk diterbitkan, dan melakukan pengisian kembali uang persediaan. g) Membuat rekapitulasi pengeluaran UP dan mempertanggungjawabankannya ke KPPN untuk

mendapatkan penggantian. h) Mengelola administrasi pembayaran ke rekanan dengan metode LS sesuai dengan prosedur

pengeluaran uang negara di KPPN. i) Melakukan pencatatan penerimaan uang yang bersumber dari APBN, dana hibah dan PNBP ke

Buku Penerimaan Kas Harian dengan memperhatikan; Hari, tanggal, bulan, dan tahun penerimaan, sumber penerimaan, nilai atau jumlah penerimaan (dalam mata uang rupiah atau asing), tunai atau transfer, kartal atau giral, nama dan nomor rekening orang/perusahaan/bank/instansi yang menyerahkan/menyetor/transfer uang, keperluan atau peruntukan, dan kode Rekening Akuntansi.

j) Melakukan pencatatan pengeluaran uang untuk keperluan operasional, pembayaran ke pihak ketiga, dan pengeluaran lainnya ke Buku Kas Pengeluaran Harian dengan memperhatikan; hari, tanggal, bulan, dan tahun pengeluaran, tujuan pengeluaran, jenis pengeluaran, nilai atau jumlah pengeluaran (dalam mata uang rupiah atau asing), tunai atau transfer, kartal atau giral, nama dan nomor rekening orang/perusahaan/bank/instansi yang menerima uang, Kode Sipper, Kode Rekening Akuntansi, Golongan pengeluaran.

k) Membuat dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban kas harian yang terdiri dari: i. Laporan penerimaan kas harian. ii. Laporan pengeluaran kas harian. iii. Laporan Arus Kas (mutasi kas). iv. Laporan perhitungan kas di tangan dengan rincian sebagai berikut:

Jumlah uang kertas dikali dengan nominalnya (dari nominal terbesar hingga nominal terkecil.

Jumlah uang logam dikali dengan nominalnya (dari nominal terbesar hingga nominal terkecil.

Jumlah uang giral beserta nominalnya. v. Laporan dan rincian utang dan piutang. vi. Laporan permintaan uang yang belum dicarikan.

l) Membuat dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban keuangan bulanan yang terdiri dari: i. Laporan penerimaan kas bulanan. ii. Laporan pengeluaran kas bulanan. iii. Laporan Arus Kas (mutasi kas). iv. Laporan mutasi kas bank untuk masing-masing bank. v. Laporan rekonsiliasi bank.


19/33



- 19 -

m) Membuat dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban keuangan tahunan. n) Melakukan pencatatan transaksi ke MYOB dan SAI. o) Melakukan pengarsipan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran secara terpisah. p) Menyediakan, mengumpulkan, dan mengajukan seluruh dokumen penerimaan dan pengeluaran

untuk pencairan uang persediaan dan pencairan pembiayaan lainnya (pencairan DIPA). q) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Kepala Sub Bagian Umum 1. Sub Bagian Umum merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang umum yang berada di bawah dan

bertanggungjawab langsung kepada Kepala BAUK dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kepala BAUK sesuai dengan bidang tugasnya.

2. Sub Bagian Umum dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan umum.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala Sub Bagian Umum dibantu oleh Kepala Urusan Sarana, Barang Milik Negara, dan Rumah Tangga (KaUr Sarana, BMN, dan Rumga) dan Kepala Urusan Administrasi (KaUr Admin), Kepala Urusan Humas, Hukum, dan Protokoleran (KaUr Humas) untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4. Kepala Sub Bagian Umum memiliki tanggungjawab sebagai berikut: a) Mengkoordinir pelaksanaan perencanaan program kerja unit dibawahnya. b) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan administrasi kesekertariatan (surat-menyurat, undangan,

notulen rapat, buku tamu, dll), hukum, dan protokoler. c) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan administrasi sarana, barang milik negara dan

kerumahtanggaan. d) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan kehumasan, promosi dan sosialisasi. e) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada

dibawahnya. f) Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang administrasi umum. g) Mengolah dan mempergunakan laporan dari bawahannya sebagai bahan untuk menyusun

laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahannya. h) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

5. Dalam menjalankan tanggungjawabnya, Kepala Sub Bagian Umum memiliki kewenangan sebagai berikut: a) Melakukan monitoring dan supervisi terhadap kegiatan administrasi umum, dan administrasi

barang milik negara. b) Melakukan analisa dan pengecekan validasi dan akurasi terhadap seluruh usulan yang diajukan

bawahannya. c) Melakukan verifikasi terhadap surat keluar, dan dokumen-dokumen barang milik negara (aset). d) Menerima dan memverifikasi laporan rekapitulasi pembiayaan disesuaikan dengan DIPA. e) Memberikan penilaian kinerja unit kerja di bawahnya.

Kepala Urusan Administrasi 1. Urusan Administrasi merupakan unsur pembantu Kasubag Umum yang berada di bawah dan

bertanggungjawab langsung kepada Kasubag Umum dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kasubag Umum sesuai dengan bidang tugasnya.


20/33



- 20 -

2. Urusan Administrasi dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang Administrasi.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Urusan Administrasi dibantu oleh staf Administrasi untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4. Kepala Urusan Administrasi memiliki tanggungjawab sebagai berikut: a) Mengkoordinir kegiatan surat menyurat baik yang ditandatangani oleh Direktur maupun yang

ditandatangani oleh Pembantu Direktur dan oleh Program Studi. b) Melakukan pengarsipan surat masuk, surat keluar, dan undangan yang bersumber dari luar

institusi. c) Menyiapkan dokumen legal internal berupa Surat Keputusan Direktur Politeknik Negeri Batam. d) Menyiapkan dokumen dan perlengkapan untuk kegiatan perjalanan dinas pimpinan dan

pegawai Politeknik Negeri Batam. e) Membuat prosedur pengelolaan administrasi persuratan dan kearsipan. f) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Kepala Urusan Sarana, Barang Milik Negara, dan Kerumahtanggaan 1. Urusan Sarana, Barang Milik Negara, dan Kerumahtanggaan merupakan unsur pembantu Kasubag

Umum yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kasubag Umum dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kasubag Umum sesuai dengan bidang tugasnya.

2. Urusan Sarana, Barang Milik Negara, dan Kerumahtanggaan dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang Sarana, Barang Milik Negara, dan Kerumahtanggaan.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Urusan Sarana, Barang Milik Negara, dan Kerumahtanggaan dibantu oleh beberapa staf Sarana, Barang Milik Negara, dan Kerumahtanggaan untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4. Kepala Urusan Sarana, Barang Milik Negara, dan Kerumahtanggaan memiliki tanggungjawab sebagai berikut: a) Melakukan pengelolaan sarana yang terdiri dari:

i. Memastikan ketersediaan penggunaan sarana dengan melakukan koordinasi dengan UPT Pemeliharaan dan Perbaikan.

ii. Menerima dan merekomendasikan/menolak usulan penggunaan sarana. iii. Mengatur penggunaan sarana kendaraan bermotor. iv. Memastikan ketersediaan dan kondisi sarana kendaraan bermotor.

b) Melakukan pengelolaan BMN yang terdiri dari: i. Melakukan penerimaan barang lelang yang terdiri dari:

Pengecekan kesesuaian jumlah dan spesifikasi antara permintaan barang, barang yang diterima dengan invoice.

Menandatangani dokumen penerimaan barang yang diterbitkan oleh pengirim barang atau pemenang lelang.

Mengidentifikasi barang yang diterima dan menempatkan barang sesuai dengan lokasi yang telah ditentukan.

ii. Melakukan inventarisasi barang dengan cara meregistrasi BMN dan melakukan sensus BMN.

iii. Mengkoordinasikan dan mengusulan lokasi penempatan BMN. iv. Mengusulkan penghapusan BMN.


21/33



- 21 -

c) Mengkoordinasikan dan mengusulkan alokasi penggunaan ruang. d) Menerima dan merekomendasikan/menunda usulan perawatan dan perbaikan sarana dan BMN. e) Melakukan pengelolaan persediaan barang atau barang habis pakai . f) Melakukan verifikasi kesiapan dan ketersediaan sarana dan BMN dan atau persediaan barang

habis pakai. g) Melakukan pengelolaan kerumahtanggaan termasuk kebersihan, keamanan dan keindahan. h) Mengusulkan pengadaan peralatan kerja bagi seluruh civitas Politeknik Negeri Batam. i) Menyusun laporan BMN dengan menggunakan SIMAK BMN. j) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Kepala Urusan Humas, Hukum dan Protokoler 1) Urusan Humas, Hukum, dan Protokoler merupakan unsur pembantu Kasubag Umum yang berada di

bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kasubag Umum dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kasubag Umum sesuai dengan bidang tugasnya.

2) Urusan Humas, Hukum, dan Protokoler dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang Humas, Hukum, dan Protokoler.

3) Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Urusan Humas, Hukum, dan Protokoler dibantu oleh staf Humas, Hukum, dan Protokoler untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4) Kepala Urusan Humas, Hukum dan Protokoler memiliki tanggungjawab sebagai berikut: a) Melakukan pengarsipan dokumen legal formal institusi seperti akte pendirian dan surat berharga

lainnya yang bersumber dari luar institusi. b) Menyediakan atribut instusi meliputi atribut untuk pelayanan informasi pendidikan bagi calon

mahasiswa Politeknik Negeri Batam. c) Melakukan pengurusan legal formal institusi seperti akte pendirian dan berbagai dokumen

lainnya terkait status hukum institusi. d) Melakukan pengurusan dengan pihak berwajib untuk seluruh kejadian/masalah terkait nama

baik institusi. e) Melakukan penyediaan akomodasi bagi tamu yang diundang oleh institusi. f) Menyediakan kelengkapan ruang rapat. g) Melakukan dokumentasi kegiatan audio visual (rekaman dan video) dan cetak. h) Membuat prosedur keprotokoleran dan kehumasan. i) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Unit Pelaksana Teknis Layanan Pengadaan

1. Unit Pelaksana Teknis Layanan Pengadaan (UPT Pengadaan) merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang pengadaan barang dan jasa dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Direktur 2 sesuai dengan bidang tugasnya.

2. Unit Pelaksana Teknis Layanan Pengadaan (UPT Pengadaan) dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang layanan pengadaan barang dan jasa.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Unit Pelaksana Teknis Layanan Pengadaan (UPT Pengadaan) dibantu oleh beberapa staf Layanan Pengadaan untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4. Kepala UPT Pengadaan memiliki tanggungjawab sebagai berikut: a) Membuat perencanaan pengadaan barang dan jasa berdasarkan usulan yang masuk.


22/33



- 22 -

b) Mengkoordinasi panitia lelang terkait penyelenggaraan lelang dan administrasi pelelangan. c) Mengkoordinasi panitia lelang terkait verifikasi seluruh dokumen lelang dan pelaporan lelang. d) Melakukan pengelolaan pengadaan barang dan jasa yang nilainya di bawah Rp100.000.000,-

(seratus juta rupiah) bekerja sama dengan unit pengusul/user. e) Mengkoordinir dan memonitor kegiatan pelelangan dan pengadaan barang jasa sesuai dengan

peraturan perundangan di bidang pengadaan barang dan jasa. Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan

1. Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan (UPT-Perpus) merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang perpustakaan dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Direktur 1 sesuai dengan bidang tugasnya.

2. UPT-Perpus dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan Layanan Perpustakaan secara terpusat.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala UPT-Perpus dibantu oleh beberapa staf teknis dan pustakawan untuk bidang yang berada di lingkup tanggung jawabnya.

4. Kepala UPT-Perpustakaan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a) Mengkoordinir penyelenggaraan layanan perpustakaan untuk keperluan pendidikan, penelitian,

dan pengabdian kepada masyarakat dan keperluan lainnya yang relevan. b) Mengkoordinir kegiatan penyediaan dan pengelolaan bahan pustaka termasuk bahan pustaka

elektronik (e-book, e-jurnal, dll). c) Mengkoordinir kegiatan layanan sirkulasi dan pendayagunaan bahan pustaka termasuk bahan

pustaka elektronik. d) Mengkoordinir kegiatan pemeliharaan dan perawatan bahan pustaka. e) Mengkoordinir kegiatan layanan digital library. f) Mengkoordinir kegiatan pemberian layanan referensi. g) Melakukan koordinasi langsung dengan jurusan/program studi dan unit lainnya terkait usulan

pengadaan bahan pustaka. h) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan tata usaha perpustakaan termasuk

pemutakhiran data bahan pustaka dan data anggota serta pengunjung. i) Merencanakan dan mengusulkan pegembangan layanan Perpustakaan Politeknik Negeri

Batam. j) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada

dibawahnya.

5. Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya, Kepala Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan memiliki kewenangan sebagai berikut: a) Menentukan pola pengelolaan perpustakaan. b) Menjalin kerja sama dengan pihak di luar institusi di bidang perpustakaan. c) Mengajukan usulan pengadaan bahan pustaka. d) Mengkoordinasi pengadaan bahan pustaka dan referensi di seluruh Prodi, Bagian dan Unit.

Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi 1. Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi (UPT-SI) merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang

pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi dan bertanggungjawab langsung Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Direktur II sesuai dengan bidang tugasnya.


23/33



- 23 -

2. UPT-SI dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi secara terpusat.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala UPT-SI dibantu oleh beberapa staf teknis untuk bidang yang berada di lingkup tanggung jawabnya.

4. Kepala UPT-SI memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

a) Mengkoordinir penyelenggaran fungsi pengembangan sistem informasi untuk keperluan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat serta seluruh unit penunjang lainnya.

b) Mengelola data dan sistem informasi.

c) Memberikan layanan data dan informasi termasuk pembelajaran jarak jauh.

d) Mengelola Pangkalan Data Politeknik Negeri Batam.

e) Melakukan pemeliharaan dan monitoring jaringan, infrastruktur data dan informasi.

f) Melakukan koordinasi langsung dengan unit kerja lainnya terkait usulan rencana pengembangan sistem informasi di setiap unit kerja.

g) Melakukan koordinasi langsung dengan unit kerja lainnya terkait pemeliharaan dan pelaporan PDPT/EPSBED.

h) Melakukan pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan tata usaha pengembangan sistem informasi.

i) Mengkoordinir kegiatan pemeliharaan keamanan sistem informasi dan jaringan.

j) Merencanakan dan mengusulkan pengembangan Sistem Informasi Politeknik Negeri Batam.

k) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada dibawahnya.

5. Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya, Kepala Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi memiliki kewenangan sebagai berikut: a) Menentukan hak akses terhadap data, infrastruktur dan aplikasi sistem informasi sesuai

kebijakan pimpinan. b) Menentukan pola pengelolaan sistem informasi. c) Mengajukan usulan kebutuhan dan pengembangan infrastruktur sistem informasi. d) Menentukan pola pengelolaan infrastruktur informasi. e) Menentukan pola pengelolaan data. f) Menentukan pola pengamanan sistem informasi dan data elektronik. g) Menentukan pola pengembangan piranti lunak.

Unit Pelaksana Teknis Penjaminan Mutu 1. Unit Pelaksana Teknis Penjaminan Mutu (UPT-PM) merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang

penjaminan mutu dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Direktur I.

2. UPT-PM dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan teknis di bidang Penjaminan Mutu Internal dan Eksternal.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala UPT-PM dibantu oleh tata usaha beberapa staf teknis untuk bidang yang berada di lingkup tanggung jawabnya.

4. Kepala UPT-PM memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a) Melaksanakan fungsi penjaminan mutu pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada

masyarakat serta seluruh unit penunjang.


24/33



- 24 -

b) Menyelenggarakan fungsi pengembangan sistem penjaminan mutu. c) Melaksanakan kegiatan penjaminan mutu. d) Mengkoordinasikan kegiatan penjaminan mutu. e) Menyusun laporan hasil penjaminan mutu. f) Merencanakan dan mengusulkan pegembangan Penjaminan Mutu Politeknik Negeri Batam. g) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada

dibawahnya. 5. Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya, Kepala Unit Pelaksana Teknis Penjaminan Mutu

memiliki kewenangan sebagai berikut: a) Mengusulkan pola penjaminan mutu. b) Mengusulkan pola pengembangan penjaminan mutu. c) Meminta tindakan koreksi dan tindaklanjut perbaikan. d) Memberikan laporan dan rekomendasi hasil pelaksanaan penjaminan mutu. e) Memastikan semua unit melaksanakan sistem penjaminan mutu. f) Menentukan pola sistem dokumen penjaminan mutu. g) Mereview usulan perubahan dokumen dan rekaman. h) Menetapkan penerima dokumen dan rekaman. i) Menarik kembali bila ada dokumen tidak berlaku pada bagian/unit terkait dan mencatat tanggal

penarikannya. j) Mengkoordinasikan update data dalam sistem informasi manajemen. k) Memperoleh akses data di seluruh unit dan bagian. l) Merahasiakan data dan informasi institusi terhadap pihak-pihak yang tidak berkepentingan.

Unit Pelaksana Teknis Perbaikan dan Perawatan 1. Unit Pelaksana Teknis Perbaikan dan Perawatan merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang

Perbaikan dan Perawatan dan bertanggungjawab langsung kepada Pembantu Direktur 2 dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Direktur 2 sesuai dengan bidang tugasnya.

2. Unit Pelaksana Teknis Perbaikan dan Perawatan dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang Perbaikan dan Perawatan.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Unit Pelaksana Teknis Perbaikan dan Perawatan dibantu oleh Tata Usaha dan beberapa staf teknis untuk bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Unit Pelaksana Teknis Perbaikan dan Perawatan memiliki tanggungjawab sebagai berikut: a) Merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, memimpin, memonitor dan mengevaluasi

pelaksanaan seluruh kegiatan perbaikan dan perawatan. b) Menyelenggarakan fungsi perbaikan dan perawatan sarana dan prasarana fisik di lingkungan

Politeknik. c) Melakukan pendataan kondisi sarana dan prasarana fisik yang dimiliki Politeknik. d) Melakukan monitoring sarana dan utilitas di lingkungan Politeknik Negeri Batam. e) Merencanakan dan mengusulkan pegembangan sistem Perawatan dan Perbaikan Politeknik

Negeri Batam. f) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada

dibawahnya. 5. Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya, Kepala Unit Pelaksana Teknis Perbaikan dan

Perawatan memiliki kewenangan sebagai berikut:


25/33



- 25 -

a) Menentukan pola pengelolaan Perbaikan dan Perawatan sarana dan prasarana fisik. b) Mengajukan usulan kebutuhan Perbaikan dan Perawatan sarana dan prasarana fisik. c) Menentukan jadwal dan pola pemeliharaan dan perbaikan tiap sarana. d) Mengajukan permohonan anggaran biaya perbaikan dan perawatan. e) Menentukan ketersediaan sarana yang digunakan dalam kegiatan Politeknik. f) Memberikan usulan terhadap perbaikan proses kinerja administratif di unit kerjanya.

Unit Pelaksana Teknis Bahasa 1. Unit Pelaksana Teknis Bahasa merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang Pengembangan

kemampuan berbahasa dan bertanggungjawab langsung kepada Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Direktur 4 sesuai dengan bidang tugasnya.

2. Unit Pelaksana Teknis Bahasa dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan Pengembangan kemampuan berbahasa.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Unit Pelaksana Teknis bahasa dibantu oleh beberapa staf teknis untuk bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Unit Pelaksana Teknis Bahasa memiliki tanggungjawab sebagai berikut: a) Melakukan pengelolaan laboratorium bahasa yang terdiri dari:

I. Memastikan ketersediaan sarana dan prasarana laboratorium bahasa. II. Mengusulkan ketersediaan sarana dan prasarana laboratorium bahasa.

b) Menyusun dan mengusulkan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi penyelenggaraan pengembangan UPT Bahasa.

c) Menyusun laporan penyelenggaraan UPT Bahasa. d) Melaksanakan pengelolaan laboratorium di bawah UPT Bahasa. e) Melaksanakan pengelolaan pembelajaran bahasa untuk calon mahasiswa baru. f) Melaksanakan pengelolaan pembelajaran bahasa untuk mahasiswa Politeknik Negeri Batam, g) Merencanaan dan melaksanakan pengelolaan peningkatan softskill mahasiswa Politeknik

Negeri Batam. h) Melaksanakan program keikutsertaan mahasiswa dalam perlombaan bahasa Inggris tingkat

lokal dan nasional i) Melaksanakan pengelolaan pembelajaran bahasa calon alumni. j) Melaksanakan pengelolaan pembelajaran bahasa untuk dosen. k) Melaksanakan pengelolaan pembelajaran bahasa penelitian. l) Melaksanakan pengelolaan pembelajaran bahasa untuk pengabdian pada masyarakat. m) Merencanakan dan mengusulkan pengembangan UPT Bahasa Politeknik Negeri Batam. n) Mengkoordinir dan mengelola kegiatan perkuliahan mata kuliah dasar umum untuk materi

bahasa indonesia dan bahasa inggris, termasuk menentukan dosen pengajarnya dan menentukan penjadwalan mata kuliah tersebut.

o) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada dibawahnya.

5. Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya, Kepala Unit Pelaksana Teknis Bahasa memiliki kewenangan sebagai berikut: a) Merekomendasikan atau menolak usulan penggunaan laboratorium bahasa. b) Memonitor penggunaan dan penyelenggaraan laboratorium bahasa. c) Meminta laporan pertanggungjawaban penggunaan laboratorium bahasa.


26/33



- 26 -

d) Menyimpan kunci laboratorium bahasa.

Unit Pelaksana Teknis Kantor Urusan International Unit Pelaksana Teknis Kantor Urusan Internasional (UPT-KUI) merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang program dan kerjasama internasional yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Direktur IV. 1. UPT-KUI dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan teknis

di bidang Kerjasama dan Program Internasional. 2. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala UPT-KUI dibantu oleh tata usaha dan beberapa staf teknis

untuk bidang yang berada di lingkup tanggung jawabnya. 3. Kepala UPT-KUI memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

a) Membangun dan mengelola jaringan kerjasama dengan Universitas, Perusahaan, instansi luar negeri untuk program: i. Students exchange, Double Degree, Sandwich, Credit Transfer, Short Course, dll (akademik

dan kemahasiswaan). ii. Studi lanjut dosen dan/atau alumni. iii. Magang dosen dan/atau mahasiswa. iv. Kerjasama penelitian. v. Visiting professor (scholar). vi. Academic expert (silver expert, SES, dll). vii. Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) dan institusi lainnya.

b) Mengkoordinir, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan program-program pada point 1 yang bekerjasama dengan unit-unit terkait yang ada di lingkungan Politeknik Negeri Batam.

c) Membangun dan mengelola jaringan kerjasama penyedia beasiswa dalam dan luar negeri untuk seluruh program pengembangan SDM Politeknik Negeri Batam.

d) Membangun dan mengelola kerjasama dengan agen pendidikan internasional untuk menarik mahasiswa asing kuliah di Politeknik Negeri Batam.

e) Menyediakan informasi non akademik bagi mahasiswa asing, meliputi: i. Pre-departure (sebelum kedatangan)

o Visa dan imigrasi o Akomodasi o Kesehatan o Dan kebutuhan lainnya selama di Indonesia

ii. Kehidupan selama di Indonesia o Budaya o Leisure/wisata (alam, kuliner, dll) o Transportasi

iii. Selesai masa belajar o Administrasi dan imigrasi.

f) Membantu pengurusan visa, imigrasi dan dokumen-dokumen perjalanan luar negeri lainnya bagi mahasiswa asing di Politeknik Negeri Batam serta mahasiswa Politeknik Negeri Batam yang akan melakukan studi lanjut, magang, students exchange dan program pengembangan lainnya ke luar negeri.

g) Membuat konten promosi Politeknik Negeri Batam terkait program/ kegiatan UPT-KUI untuk International Market.


27/33



- 27 -

h) Melakukan promosi program/kegiatan UPT-KUI ke dunia Internasional. i) Menyusun rencana program dan kegiatan tahunan di bidang UPT-KUI. j) Menyusun target kinerja tahunan UPT-KUI. k) Menyusun laporan kinerja tahunan.

4. Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, Kepala UPT-KUI memiliki fungsi sebagai berikut: a) Sebagai gerbang kerjasama luar negeri di bidang akademik dan kemahasiswaan. b) Pengelola administrasi program internasional.

5. Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, Kepala UPT-KUI memiliki kewenangan sebagai berikut: a) Mengusulkan pola kerjasama internasional sesuai dengan Renstra dan arah kebijakan institusi. b) Mengusulkan pola pengelolaan administrasi kegiatan dan pelaksanaan di UPT-KUI. c) Mengambil kebijakan administratif operasional yang tidak bertentangan dengan garis kebijakan

Direktur dan Pembantu Direktur. d) Melaksanakan program dan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah disahkan. e) Menggunakan sumber daya berdasarkan batas-batas kewenangan yang diberikan oleh

Politeknik Negeri Batam yang berkoordinasi dengan unit terkait. f) Melakukan otorisasi seluruh usulan perencanaan dan pelaporan UPT-KUI. g) Mengusulkan seluruh pengajuan sumberdaya terkait UPT-KUI.

Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat 1. Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (Pusat P2M) merupakan unsur pembantu pimpinan di

bidang Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dan bertanggungjawab langsung kepada Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Direktur 1 sesuai dengan bidang tugasnya.

2. Pusat P2M dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat secara terpusat.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Pusat P2M dibantu oleh beberapa peneliti dan staf tata usaha untuk bidang yang berada di lingkup tanggung jawabnya.

4. Kepala Pusat P2M memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a) Menyusun roadmap penelitian tingkat institusi sesuai dengan Renstra. b) Menyelenggarakan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat bagi dosen dan

mahasiswa. c) Mengidentifikasi sumber pembiayaan penelitian dan pengabdian masyarakat. d) Mensosialisasikan sumber pembiayaan penelitian dan pengabdian masyarakat. e) Mengelola jurnal ilmiah institusi. f) Mengkoordinasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. g) Mengembangkan Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Politeknik Negeri Batam. h) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada

dibawahnya. 5. Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, Kepala Unit Pelaksana Teknis Pusat Penelitian

dan Pengabdian Kepada Masyarakat memiliki kewenangan sebagai berikut: a) Menentukan pola pengelolaan penelitian dan pengabdian masyarakat b) Mengevaluasi usulan roadmap penelitian dan pengabdian masyarakat dari Program Studi. c) Menginisiasi kerjasama dibidang penelitian dan pengabdian masyarakat. d) Mengajukan usulan kebutuhan penelitian dan pengabdian masyarakat


28/33



- 28 -

e) Mengajukan usulan pengembangan Pusat P2M. Pusat Pengembangan Pendidikan dan Aktivitas Instruksional 1. Pusat Pengembangan Pendidikan Dan Aktivitas Instruksional (P3AI) merupakan unsur pembantu

pimpinan dibidang aktivitas pengembangan akademik dan kelembagaan seperti pengembangan kurikulum berbasis kompetensi, sertifikasi dosen, Standar Nasional Pendidikan Tinggi, pengembangan program studi, rencana strategis pengembangan dosen dan lain sebagainya.

2. P3AI dipimpin oleh seorang Kepala Pusat yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan Pengembangan Pendidikan Dan Aktivitas Instruksional secara terpusat.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Pusat Pengembangan Pendidikan Dan Aktivitas Instruksional (P3AI) dapat dibantu oleh kelompok sejawat (Peer Group) yang bersifat adhoc beranggotakan dosen-dosen dari berbagai jurusan yang mempunyai minat dan kemampuan khusus yang berkaitan dengan aspek pendidikan. Dalam menjalankan tugas harian, Kepala P3AI-Polibatam dibantu oleh staf.

4. Kepala Pusat Pengembangan Pendidikan Dan Aktivitas Instruksional (P3AI) memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a) Menyusun rencana, strategi dan implementasi Pengembangan kompetensi akademik dosen

(Pelatihan methodologi dan kompetensi keahlian yang sesuai dengan latar belakang pendidikan dosen yang bersangkutan).

b) Pengembangan SAP/Bahan Ajar dan/atau alat bantu pembelajaran termasuk konten pembelajaran dengan terus mengikuti perkembangan teknologi yang ada.

c) Mengkoordinir evaluasi kurikulum bersama-sama pihak Program Studi atau Jurusan. d) Menyusun dan mengembangkan pedoman-pedoman/petunjuk teknis/prosedur operasional

standar bagi aktivitas akademik institusi. e) Mengkoordinir evaluasi beban kerja dosen dan pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi

sehubungan dengan sertifikasi dosen. f) Mengusulkan rencana strategis pengembangan program studi sesuai dengan perkembangan

kapasitas lembaga. 5. Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, Kepala Pusat Pengembangan Pendidikan Dan

Aktivitas Instruksional (P3AI) memiliki kewenangan sebagai berikut: a) Mengkoordinir kegiatan dalam penyusunan kelengkapan pengajuan program studi baru, jenjang

pendidikan baru dan model pembelajaran baru sesuai dengan peraturan perundang-undangan. b) Berkoordinasi dengan pusat penjaminan mutu dalam rangka peningkatan kualitas pembelajaran

dan menindaklanjuti rekomendasi Pusat P2M terkait keluhan pelanggan di bidang akademik. c) Memonitor dan memberi masukan kepada pimpinan tentang arah kebijakan akademis lembaga

terkait dengan tuntutan borang akreditasi maupun ISO 9001-2008. d) Merekap dan membuat laporan rutin kepada pimpinan terkait dengan aktivitas akademik untuk

keperluan LAKIP institusi. e) Mengelola kelompok Mata Kuliah Umum (MKU). f) Tugas lainnya yang terkait dengan pengelolaan dan pengembangan di bidang akademik.

Ketua Jurusan 1. Ketua Jurusan merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang pendidikan dan bertanggung jawab

langsung kepada Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Direktur 1.


29/33



- 29 -

2. Ketua Jurusan memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang ilmu tertentu. 3. Dalam melaksanakan tugasnya, Ketua Jurusan dibantu oleh Sekretaris Jurusan, Ketua Program

Studi (KPS) dan Tata Usaha (TU) untuk bidang yang berada di lingkup tanggung jawabnya. 4. Dalam melaksanakan tugasnya, Ketua Jurusan memiliki tanggungjawab sebagai berikut:

a) Memimpin, mengorganisasi dan menyusun rencana dan program kerja dan anggaran serta memantau dan mengevaluasi pelaksanaan program pendidikan, pengajaran dan penelitian di lingkup bidang tertentu.

b) Menyusun analisis kebutuhan sumber daya dan pengembangannya. c) Memfasilitasi kegiatan kemahasiswaan di lingkungan jurusan. d) Memonitor kegiatan program studi di Jurusannya. e) Mengevaluasi kinerja dosen. f) Mengevaluasi kegiatan proses belajar mengajar. g) Membuat laporan proses belajar mengajar di akhir semester.

5. Dalam menjalankan tanggung jawabnya, Ketua Jurusan memiliki kewenangan sebagai berikut: a) Menyusun program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat dalam

sebagian atau satu bidang ilmu atau teknologi tertentu. b) Menentukan pola pelaksanaan kegiatan proses belajar mengajar. c) Menyusun program pembinaan dan pengembangan tenaga pendidik dan tenaga kependidikan

di jurusannya. d) Melakukan seleksi pengadaan tenaga pendidik yang akan ditempatkan di program studi di

bawahnya. e) Menyetujui dan melakukan otorisasi kurikulum yang akan digunakan. f) Menyetujui dan melakukan otorisasi alokasi beban mengajar.

Sekretaris Jurusan 1. Sekretaris Jurusan merupakan unsur pembantu Ketua Jurusan di bidang pendidikan dan bertanggung

jawab langsung kepada Ketua Jurusan dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Ketua Jurusan. 2. Sekretaris Jurusan memiliki tugas membantu Ketua Jurusan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari. 3. Dalam melaksanakan tugasnya, Sekretaris Jurusan memiliki tanggungjawab sebagai berikut:

a) Melaksanakan tugas Ketua Jurusan jika Ketua Jurusan berhalangan b) Mengkoordinasikan tugas-tugas kesekretariatan dan rumah tangga Jurusan c) Membuat perencanaan kebutuhan ATK persemester d) Membuat dan memantau daftar kehadiran dosen mengajar dan daftar kehadiran laboran e) Mengontrol dan mengatur penggunaan ruang seminar, ruang ujian, dan ruang rapat f) Mempersiapkan surat-surat keluar dan menindaklanjuti surat-surat masuk g) Membuat jadwal perkuliahan dan jadwal ujian h) Memonitoring tersedianya RPS setiap Mata Kuliah

Ketua Program Studi 1. Program Studi merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang pendidikan dan bertanggungjawab

langsung kepada Pembantu Direktur 1 dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Ketua Jurusan. 2. Program studi dipimpin oleh seorang ketua yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan di

bidang program studi.


30/33



- 30 -

3. Dalam melaksanakan tugasnya, Ketua Program Studi dibantu oleh Tata usaha jurusan (TU) untuk bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.

4. Dalam melaksanakan tugasnya, Ketua Program Studi memiliki tanggungjawab sebagai berikut: a) Mengoordinasikan kegiatan program studi. b) Menyusun rencana dan program kerja program studi beserta anggarannya. c) Merencanakan perkuliahan dan satuan acara perkuliahan. d) Memonitor pelaksanaan perkuliahan berdasarkan ketentuan yang berlaku sebagai bahan

evaluasi. e) Melaksanakan program kegiatan pengembangan program studi. f) Mengevaluasi hasil pelaksanaan perkuliahan berdasarkan data dan informasi untuk bahan

peningkatan mutu. g) Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan program studi sesuai dengan hasil yang dicapai

sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. 5. Dalam menjalankan tanggung jawabnya, Ketua Program Studi memiliki kewenangan sebagai berikut:

a) Melakukan otorisasi seluruh usulan perencanaan dan pelaporan di bidang PBM yang dilaporkan oleh unit bawahannya.

b) Melakukan otorisasi seluruh pengajuan pengadaan barang dan jasa serta sumberdaya terkait bidang PBM yang diajukan oleh unit bawahannya.

c) Melakukan penunjukan pengawas ujian tengah semester dan ujian akhir semester. d) Melakukan koordinasi penunjukan laboran/instruktur, dosen wali, pembimbing magang, dan

pembimbing tugas akhir. e) Melakukan pengusulan kebutuhan tenaga pendidik dan tenaga kependidikan serta sumber daya

lainnya. f) Menyetujui dan melakukan otorisasi jadwal perkuliahan dan ujian.

Dosen 1. Dosen merupakan tenaga pendidik profesional dan ilmuwan dengan tugas utama

mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

2. Dosen bertanggungjawab kepada Direktur Politeknik Negeri Batam dan di bawah pembinaan sehari-hari oleh Ketua Jurusan

3. Dosen melakukan koordinasi dengan Ketua Program Studi dalam melaksanakan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

4. Dalam melaksanakan tugasnya, Dosen memiliki tanggung jawab sebagai berikut : a) Melaksanakan kegiatan pengajaran yang meliputi : persiapan proses belajar mengajar (PBM),

pembuatan bahan ajar, mengajar mata kuliah, evaluasi PBM, mengawasi pelaksanaan ujian, mengoreksi tugas mahasiswa dan hasil ujian, mengkoreksi hasil praktikum mahasiswa, perwalian akademik, membimbing tugas/proyek akhir mahasiswa, menguji tugas/proyek akhir mahasiswa.

b) Melaksanakan kegiatan penelitian c) Melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat d) Melaksanakan tugas penunjang/tambahan di lingkungan Politeknik Negeri Batam


31/33



- 31 -

Tata Usaha Jurusan 1. Tata Usaha Jurusan merupakan unsur pembantu Ketua Jurusan di bidang administrasi PBM dan

bertanggung jawab langsung Ketua Jurusan dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Ketua Program Studi sesuai dengan bidang tugasnya.

2. Tata Usaha Jurusan dilaksanakan oleh staf program studi yang memiliki tugas melaksanakan kegiatan administrasi penyelenggaraan PBM.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, Tata usaha jurusan memiliki tanggung jawab sebagai berikut: a) Melaksanakan dan meyediakan data dan informasi terkait persiapan, perencanaan, monitoring,

dan evaluasi proses belajar mengajar. b) Menyiapkan data dan informasi serta sumber daya yang dibutuhkan untuk keperluan persiapan,

perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi proses belajar mengajar. c) Menyediakan data dan informasi sebagai bahan penyusunan kurikulum dan perubahannya. d) Menyiapkan data dan informasi sebagai bahan penyusunan alokasi beban mengajar tenaga

kependidikan di lingkungan program studi. e) Menyiapkan data dan informasi sebagai bahan untuk penyusunan jadwal penguliahan, ujian

tengah semester, ujian akhir semester, seminar tugas akhir, dan siding tugas akhir. f) Menyiapkan data dan informasi serta sumber daya sebagai bahan koordinasi, fasilitasi,

monitoring, dan evaluasi pelaksanaan ujian tengah semester, ujian akhir semester, seminar tugas akhir, dan siding tugas akhir.

g) Melaksanakan administrasi dan dokumentasi seluruh kegiatan proses belajar mengajar. h) Memastikan ketersediaan peralatan dan perlengkapan mengajar i) Sosialisasi peraturan, tata tertib dan seluruh pengumuman terkait proses belajar mengajar. j) Melakukan layanan mahasiswa terkait proses belajar mengajar. k) Membuat Surat Peringatan (SP). l) Meminta kelengkapan administrasi kelengkapan mengajar tenaga pendidikan berupa silabus,

Satuan Acara Pengajaran, Garis-garis Besar Pelaksanaan Pengajaran, dan handout. m) Menghubungi tenaga pendidik terkait pelaksanaan proses belajar mengajar. n) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

Laboran/instruktur 1. Laboran/instruktur merupakan unsur pembantu Ketua Jurusan di bidang pengelolaan laboratorium

dan bertanggung jawab langsung Ketua Jurusan dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Ketua Program Studi sesuai dengan bidang tugasnya.

2. Laboran/instruktur dilaksanakan oleh staf Program Studi yang memiliki tugas melaksanakan kegiatan pengelolaan laboratorium.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, Laboran/instruktur memiliki tanggungjawab sebagai berikut: a) Melakukan persiapan, perencanaan dan pengelolaan laboratorium. b) Memastikan kesiapan laboratorium untuk proses belajar mengajar. c) Melakukan koordinasi ke sekretaris jurusan untuk pemakaian laboratorium. d) Melakukan pengusulan pengadaan peralatan dan perlengkapan laboratorium. e) Melakukan pengusulan perbaikan dan perawatan peralatan dan ruang laboratorium. f) Melakukan penyusunan peraturan dan tata tertib laboratorium. g) Memastikan kebersihan dan keamanan peralatan laboratorium.

4. Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, Laboran/instruktur memiliki kewenangan sebagai berikut:


32/33



- 32 -

a) Menyetujui pengunaan laboratorium. b) Menetapkan peraturan dan tata tertib laboratorium. c) Menyimpan kunci ruangan laboratorium.

Staff Administrasi 1. Staff administrasi merupakan tenaga kependidikan yang bertanggung jawab kepada Direktur

Politeknik Negeri Batam melalui pimpinan unit kerja/bagian di masing-masing. 2. Staff administrasi merupakan tenaga kependidikan yang berdasarkan pendidikan dengan tugas

utama melaksanakan fungsi layanan kependidikan perguruan tinggi dan tugas-tugas lain yang berkaitan dengan kegiatan penunjang Tridharma Perguruan Tinggi sesuai dengan tugas dan fungsi dari masing-masing unit kerja/bagian dimana staff adminisytrasi tersebut ditempatkan.

3. Yang termasuk staff administrasi adalah staff kantor, peneliti, pustakawan, sekretariat, office boy (petugas kantor), petugas kebersihan, pengemudi, petugas keamanan, perawatan gedung.

Satuan Pengawas Internal 1. Satuan Pengawas Internal merupakan unsur pengawas terhadap sistem dan prosedur yang telah

ditetapkan oleh institusi dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur. 2. Satuan Pengawas Internal dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas melaksanakan

kegiatan pengawasan internal. 3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Satuan Pengawas Internal memiliki tanggung jawab sebagai

berikut: a) Merumuskan kebijakan pengawasan internal. b) Merencanakan penyusunan sistem audit internal yang tediri dari:

i. Standar acuan untuk menentukan mutu, efisiensi dan efektivitas kegiatan pemeriksaan. ii. Instrumen pengukuran berbagai macam kegiatan pemeriksaan. iii. Prosedur kerja tim dalam proses pemeriksaan. iv. Sistem audit lainnya.

c) Melaksanakan pengawasan internal yang terdiri dari: i. Memeriksa pembukuan keuangan dan operasional unit organisasi Politeknik Negeri Batam. ii. Melakukan verifikasi fungsi dan keberadaan asset. iii. Memeriksa efisiensi penggunaan sumber daya. iv. Memeriksa kesesuaian kegiatan unit kerja dengan kebijakan, rencana, prosedur,

hukum, dan peraturan lainnya. v. Memeriksa kecukupan pengendalian internal setiap unit kerja. vi. Memantau dan mengevaluasi perencanaan dan pelaksanaan kegiatan unit vii. Menyusun dan menyampaikan laporan tentang hasil pelaksanaan audit kepada Senat.

d) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi audit internal dan audit eksternal.

e) Melakukan pembentukan dan pengusulan tim audit internal. f) Melakukan dokumentasi hasil audit internal dan audit eksternal. g) Menyusun tindak lanjut hasil audit internal. h) Melaporkan hasil kegiatan audit internal dan audit eksternal ke Direktur i) Melakukan kegiatan audit internal secara mendadak. j) Melakukan pendampingan pelaksanaan audit eksternal.


33/33



- 33 -

k) Melakukan koordinasi ke Bagian Penjamin Mutu terkait kegiatan audit internal dan audit eksternal.

4. Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya, Kepala Satuan Pengawas Internal memiliki kewenangan sebagai berikut: a) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi audit internal

dan audit eksternal. b) Menunjuk lead auditor dan anggota-anggotanya untuk kegiatan audit internal. c) Mengusulkan jadwal dan lingkup audit internal d) Meminta dan mengakses data terkait kepentingan pengawasan internal. e) Memberikan rekomendasi perbaikan, mutasi, dan perubahan lainnya sesuai dengan hasil audit

yang dilakukan.

BAUK DIR Instruksi Kerja Pengelolaan Adm. Personalia: 27 ...intranet.polibatam.ac.id/PENJAMINAN...

Documents

Transcript of BAUK DIR Instruksi Kerja Pengelolaan Adm. Personalia: 27 ...intranet.polibatam.ac.id/PENJAMINAN...