Bagian I

Bagian IIProyek dan Manajemen Proyek

Tujuan Bagian II (Chapter Objective)

Dengan mempelajari bagian ini, diharapkan mahasiswa dapat membuat perencanaan proyek teknik komputer. Output dari pembelajaran di bagian ini adalah proposal proyek teknik komputer.

DefinisiProyek adalah suatu kegiatan temporer/sementara yang dilaksanakan untuk menyelesaikan suatu masalah atau menciptakan suatu produk atau layanan yang unik. Manajemen proyek atau pengelolaan proyek adalah penggunaan pengetahuan, keahlian, perangkat-perangkat, dan teknik-teknik di dalam kegiatan proyek untuk mencapai tujuan proyek.Pengelolaan proyek ini termasuk:

a. Mengidentifikasi kebutuhan (requirements)

Sebelum proyek dimulai, pemimpin proyek harus menentukan kebutuhan proyek bersama-sama dengan pemangkukepentingan proyek (project stakeholder). Pemangkukepentingan proyek adalah individu, kelompok, atau komunitas yang memiliki ketertarikan yang kuat terhadap hasil dari proyek.

b. Menetapkan Sasaran Yang Jelas dan Terjangkau

Setelah kebutuhan proyek dapat disepakati, harus ditetapkan dengan jelas hasil akhir dari proyek yang diharapkan oleh para pemangkukepentingan ini. Proyek baru dikatakan mulai ketika keluaran akhir dari proyek sudah jelas. Begitu tujuan akhir dari proyek sudah jelas, maka pemimpin proyek harus menetapkan kapan tepatnya proyek harus dimulai dan kapan ia akan berakhir.Merencanakan Proyek

Sebuah proyek yang berhasil dimulai dengan perencanaan yang baik. Berikut ini adalah 7 (tujuh) langkah perencanaan proyek yang dapat digunakan.a. Mendefinisikan tujuan tentang proyek dalam bentuk tertulis, biasanya berupa pernyataan masalah yang akan dipecahkan atau produk yang akan dibuatSebagai bahan di dalam mendefinisikan tujuan tentang proyek ini, silakan lihat di Bagian III tentang Formulasi Masalah

b. Menentukan sumber informasi untuk membantu mencari solusiPemimpin proyek bersama timnya harus membuat senarai tentang sumber informasi yang akan digunakan di dalam perencanaan proyek, misalnya dari pengalaman proyek sebelumnya, pengalaman anggota tim, internet, dosen, buku, dan sebagainya.c. Membagi tugas

Bagilah tugas mencari informasi terkait solusi pemecahan masalah atau solusi pembuatan produk kepada anggota tim.d. Mulai bekerja

Mulailah membaca, mencatat, dan mencari informasi seperti yang telah ditugaskan oleh pemimpin proyek.e. Organisasikan Solusinya dan Dokumentasikan

Susun hasil pencarian informasi di atas. Ini adalah bagian dari uji kelayakan proyek. Bila ternyata solusi untuk masalah yang diajukan tidak ditemukan, kemungkinan proyek ini tidak layak dikerjakan, atau kalaupun layak, memerlukan sumber daya yang besar.f. Evaluasi dan Loop ke langkah I bila perlu

Bila solusi terhadap permasalah masih belum ditemukan dan tim masih optimis untuk menemukan solusinya, ulangi lagi langkah di atas. Bila solusinya telah ditemukan, lakukan evaluasi, seleksi, dan ambil keputusan terhadap solusi yang akan dijalankan di dalam proyek.

g. Menetapkan Metodologi atau Langkah-Langkah Penyelesaian Proyek

Setelah sebuah pendekatan solusi proyek dipilih, langkah selanjutnya adalah menetapkan langkah-langkah yang akan dilakukan selama proyek untuk menjalankan solusi tersebut.

Membuat Proposal Proyek

Setelah jelas masalah yang akan dipecahkan, solusi yang akan digunakan, dan langkah-langkah yang dapat dijalankan selama proyek, maka langkah berikutnya adalah menuangkannya ke dalam dokumen proposal proyek.Secara sederhana, sebuah proposal proyek terdiri dari:

a. JudulHalaman ini berisi judul proposal. Halaman ini adalah pintu gerbang bagi proposal. Diharapkan dengan membaca halaman ini, para pemangkukepentingan tertarik untuk membacanya. Untuk itu, judul proposal disarankan bersifat atraktif atau eye catching dan menimbulkan rasa penasaran untuk membaca isinya.b. Executive Summary atau Ringkasan EksekutifHalaman ini berisi ringkasan isi proposal. Dengan membancanya, para pemangkukepentingan sudah mendapatkan gambaran tentang isi dari proposal. Sebaiknya, halaman ini berisi ringkasan tentang latar belakang proyek, rumusan masalah yang akan diselesaikan dalam proyek, tujuan atau produk akhir dari proyek, tahapan penyelesaian proyek, dan jadwal penyelesaian proyek. Bila diperlukan, disajikan juga sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.c. Lembar PengesahanHalaman ini berisi pernyataan persetujuan para sponsor proyek. Persetujuan ini diperlukan untuk mendapatkan komitmen dukungan dari seluruh pemangkukepentingan proyek.d. Pendahuluana. Latar Belakang ProyekBagian ini berisi latar belakang pemikiran diperlukannya proyek ini. Bagian ini menjawab pertanyaan Mengapa proyek ini dilaksanakanb. Rumusan MasalahBagian ini berisi permasalahan yang muncul sehingga proyek ini perlu dilaksanakan. Ia biasanya berupa pertanyaan atau pernyataan yang secara umum mencoba menjawab latar belakang proyek.c. Batasan MasalahBila diperlukan, bagian ini dapat dihadirkan. Bagian ini berisi batasan-batasan dari proyek yang akan dikerjakan, misalnya: apa yang dikerjakan dan apa yang tidak dikerjakand. TujuanBagian ini berisi tujuan dilaksanakannya proyek berikut produk akhir dari proyek.e. Benefit/Keuntungan dengan adanya ProyekBila diperlukan, bagian ini dapat dihadirkan. Bagian ini berisi keuntungan yang akan dirasakan oleh para pemangkukepentingan dengan dilaksanakannya proyek ini. e. Landasan Teori, Literatur Penunjang, atau Kajian PustakaJudul landasan teori digunakan bila produk proyek ini bersifat penciptaan teori baru, misalnya proyek algoritma. Untuk proyek yang lebih bersifat umum, lebih baik digunakan judul literatur penunjang atau kajian pustaka.

Bagian ini berisi uraian yang melengkapi latar belakang masalah, sekaligus memberikan review tentang pustaka yang telah dibaca selama masa pencarian solusi terhadap masalah (lihat sub bagian Merencanakan Proyek).f. Metode/Tahapan/Langkah Pelaksanaan ProyekBagian ini berisi tahapan yang akan dilaksanakan untuk menyelesaikan masalah atau untuk membuat produk. Tahapan yang dituliskan di sini bersumber dari proses yang dilakukan di dalam tahap Merencanakan Proyek. Tahapan ini dapat pula berisi siklus pengembangan software atau siklus pengembangan produk seperti tahapan pendefinisian kebutuhan, desain, penulisan kode sumber, pengujian, dan implementasi.g. Jadwal Pengerjaan ProyekBagian ini menyajikan kalenderisasi tahapan pelaksanaan proyek. Terkait dengan itu, diperlukan pengetahuan tentang lama waktu suatu tahapan akan dikerjakan. Misalnya, tahapan pendefinisian kebutuhan akan dikerjakan 5 hari, dan sebagainya.

Bila sudah menguasai Microsoft Project atau Mr Project, silakan gunakan kedua alat bantu tersebut untuk membuat Gantt Chart. Boleh juga mempergunakan Microsoft Visio dengan template Project Management untuk membuat Time Line.

Boleh juga menggunakan Microsoft Excel seperti contoh di bawah ini:

h. Daftar PustakaBagian ini berisi senarai buku, hyperlink, dan e-book yang digunakan sebagai referensi di dalam proyek ini. Buku-buku yang tidak digunakan di dalam dokumen ini sebaiknya tidak dicantumkan.

Tata cara penulisan daftar pustaka dapat mengikuti tata cara penulisan daftar pustaka untuk buku-buku tersebut.

Melaksanakan Proyek

Melaksanakan proyek adalah sebuah disiplin untuk melaksanakan apa yang telah direncanakan di dalam perencanaan proyek. Hal-hal yang perlu diperhatikan di dalam pelaksanaan proyek antara lain:

a. Kualitas. Sebuah proyek harus berkualitas, baik itu kualitas proses pelaksanaan proyek (ketepatan waktu, ketepatan biaya, kepatuhan terhadap aturan-aturan proyek, dokumentasi proyek) maupun kualitas produk dari proyek tersebut.

b. Kendala/hambatan/masalah di dalam proyek. Setiap proyek pasti memiliki hambatan, kendala, atau menemui masalah. Ada hambatan, kendala, atau masalah yang sebenarnya sudah dapat diperkirakan sejak awal, dan ada pula masalah yang tidak dapat diperkirakan sejak awal (misalnya gunung meletus, banjir, gempa bumi, wabah, dll). Masalah-masalah yang telah dapat diperkirakan sejak awal, sebaiknya diidentitikasi dan dimasukkan ke dalam rencana proyek, termasuk langkah-langkah penanggulangannya bila masalah tersebut benar-benar terjadi. Bila proyek menemui masalah dan tim proyek tidak mampu menanganinya, lakukanlah eskalasi (laporan mendesak ke atasan) kepada sponsor proyek. Sponsor proyek beserta para pemangkukepentingan akan membicarakan masalah tersebut dan memberikan solusi-solusi yang memungkinkan proyek tersebut dilanjutkan atau dimodifikasi.c. Perubahan kebutuhan. Sering kali sebuah proyek berubah di tengah jalan karena kebutuhan yang berubah. Perubahan tersebut adalah sesuatu yang wajar terjadi karena lingkungan yang cepat berubah, apalagi dalam konteks teknologi komputer. Namun demikian, perubahan kebutuhan proyek dapat menyebabkan proyek terlambat selesai dan biaya membengkak. Untuk menghadapi perubahan kebutuhan ini, sebaiknya digunakan Manajemen Perubahan (Change Management) yang akan memastikan bahwa perubahan yang akan terjadi masih sejalan dengan tujuan organisasi, anggaran, dan waktu yang tersedia.Sebagai bahan pertimbangan di dalam pelaksanaan proyek, Boston Consulting Group telah menerbitkan metode DICE untuk memperkirakan apakah sebuah proyek kemungkinan berhasil atau tertunda. Metode ini mengukur:a. Duration, yaitu jangka waktu antara sebuah kegiatan review dengan kegiatan review lainnya di dalam proyek tersebut. Keberhasilan proyek ditentukan oleh seberapa cepat sebuah proyek dimonitor atau diawasi. Sebuah proyek diawasi melalui mekanisme Review, yaitu sebuah pertemuan antara perwakilan tim proyek dengan para pemangkukepentingan dan sponsor proyek untuk membicarakan kemajuan proyek dan kendala-kendala yang dihadapi sampai saat ini. Dalam kegiatan Review ini juga dibicarakan perubahan-perubahan yang mungkin terjadi terhadap proyek. Dalam pengerjaan Proyek Teknik Komputer, kegiatan review akan dilaksanakan 1 (satu) minggu sekali di dalam jam perkuliahan.b. Integrity, yaitu kemampuan tim proyek menyelesaikan proyek. Tentunya keberhasilan sebuah proyek bergantung kepada kompetensi anggota tim proyeknya relatif terhadap kebutuhan proyek. Dalam pengerjaan Proyek Teknik Komputer, kompetensi dasar sangat dibutuhkan dari para anggota tim proyek. Bila diperlukan, siapkan satu sesi waktu khusus bagi tim untuk menguasai kompetensi-kompetensi yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek ini. Misalnya, Mahasiswa akan membuat web site e-commerce dengan PHP, sementara perkuliahan tentang Web Application belum pernah diterima. Untuk itu, Mahasiswa harus meluangkan waktu belajar mandiri untuk menguasai kompetensi tersebut dengan singkat.c. Commitment, yaitu kesungguhan para pemangkukepentingan dan sponsor proyek dalam mendukung pelaksanaan proyek, termasuk di dalamnya adalah pengguna produk dari proyek ini. Dalam pengerjaan Proyek Teknik Komputer, bagian ini diluar kendali tim proyek sehingga tidak perlu menjadi pertimbangan.d. Effort, yaitu usaha yang dibutuhkan oleh tim proyek untuk melaksanakan proyek. Terkadang seorang anggota tim proyek terbagi perhatiannya dengan beberapa proyek sehingga effort dia untuk proyek ini tidak seperti yang diharapkan. Kondisi ini dapat menyebabkan terganggunya pelaksanaan proyek. Dalam pengerjaan Proyek Teknik Komputer, usaha yang diperlukan haruslah 100% dalam arti Mahasiswa diminta memanfaatkan waktu perkuliahan dengan baik dan waktu pengerjaan proyek dengan efektif tanpa terganggu oleh aktivitas yang tidak perlu.Pengendalian Kualitas Proyek

Sebuah produk berkualitas lahir dari proses yang berkualitas. Untuk itu, sangat penting untuk memperhatikan proses pengerjaan proyek. Proses pengerjaan proyek telah direncanakan di dalam proposal proyek. Seorang pemimpin proyek, dia dapat mendelegasikan tugas kepada anggota tim proyek (sebagai Quality Assurance) untuk mengendalikan kualitas proyek. Sebuah proyek dikatakan berkualitas bila ia dapat memenuhi penjadwalan sesuai dengan biaya yang direncanakan dan hasil yang telah ditetapkan di dalam rencana proyek. Misalkan, di dalam proposal proyek dikatakan bahwa tahap I (pendefinisian kebutuhan) akan selesai pada tanggal 1 April 2009 dan akan dilaksanakan review terhadap dokumen definisi kebutuhan (requirement specification) pada tanggal 2 April 2009. Seorang Quality Assurance harus mengingatkan tim akan tanggal-tanggal tersebut, mempersiapkan dokumen yang dibutuhkan untuk kebutuhan Review dan menyelenggarakan Review pada tanggal yang telah ditetapkan sesuai dengan persetujuan pimpinan proyek. Ia pun akan mencatat isi dari pertemuan tersebut dan mendistribusikan hasil-hasilnya kepada tim proyek.Pengelolaan Perubahan

Seperti telah disebutkan di atas, setiap proyek sangat mungkin saja menemui perubahan kebutuhan. Agar perubahan tersebut dapat dikendalikan (tidak menyebabkan keterlambatan proyek yang luar biasa dan penambahan biaya yang sangat besar), maka dilakukan pengelolaan perubahan (Change Management).

Best-practice bagi pengelolaan perubahan adalah dengan membuat Change Control Board (CCB), yaitu suatu tim yang terdiri dari sponsor proyek, perwakilan tim proyek, dan beberapa anggota lain yang mewakili pengguna produk. Tim ini akan menerima Change Notice atau permintaan perubahan terhadap kebutuhan dari pengguna produk, merapatkannya dengan mempertimbangkan resiko dan dampak yang bisa terjadi terhadap proyek akibat perubahan tersebut, dan memutuskan apakah perubahan itu akan diakomodasi atau tidak. Bila perubahan tersebut diakomodasi, tim akan menyusun rencana perubahan terhadap proyek (Change Plan).Penutupan Proyek

Walaupun judulnya adalah penutupan proyek, kegiatan sebelum penutupan proyek justru lebih penting. Sebelum penutupan proyek, biasanya dilaksanakan Uji Terima atau Acceptance Test. Uji terima dilaksanakan berdasarkan skenario pengujian yang telah dibuat di dalam Test Plan.Setelah dilaksanakan Uji Terima, maka proyek dinyatakan selesai dan produk dari proyek tersebut diserahkan kepada pemilik proyek. Satu hal yang penting paska selesainya proyek adalah menyimpan dokumentasi proyek dengan baik agar pengetahuan mengenai proyek tersebut dapat digunakan oleh tim proyek yang lain yang akan mengerjakan proyek sejenis atau proyek yang sama di tempat lain.Contoh Proposal Proyek Teknik KomputerMobile VoucherSolusi e-Marketing Berbasis Mobile

Proposal Proyek Teknik Komputer

Oleh:

Kelompok 3 Kelas PCE-0803

Ketua Tim: AAA

Anggota 1: BBB

Anggota 2: CCC

Anggota 3: DDD

Politeknik Telkom2009

Mobile Voucher

Solusi e-Marketing Berbasis Mobile

Ringkasan Eksekutif

Dalam dunia yang makin kompetitif ini penggunaan model-model pemasaran baru dipercaya mampu mendorong minat orang untuk membeli produk yang ditawarkan. Penggunaan voucher belanja telah menjadi salah satu cara bagi perusahaan untuk mempromosikan produk-produknya dan menarik minat calon pembeli untuk membeli. Salah satu kendala yang dihadapi dalam penggunaan voucher belanja ini adalah pada distribusi voucher kepada calon pembeli dan pengelolaan voucher oleh calon pembeli tersebut. Mobile voucher mencoba menjawab permasalahan tersebut dengan menghadirkan voucher belanja elektronik yang dapat didistribusikan melalui jaringan telepon seluler dan disimpan oleh calon pembeli sebagai teks SMS. Sistem mobile voucher terdiri dari 2 bagian, yaitu voucher management system dan customer wallet. Voucher management system adalah sistem komputer yang mengelola voucher, terdiri dari sebuah server yang terhubung dengan SMS gateway, bertugas untuk mendistribusikan voucher belanja. Customer Wallet adalah aplikasi Java SIM Card yang berfungsi untuk memvalidasi dan memverifikasi voucher yang dikirimkan melalui SMS oleh Voucher Management System berdasarkan kode keamanan tertentu.Proyek ini bertujuan untuk membuat aplikasi Customer Wallet, sebagai bagian dari keseluruhan aplikasi Mobile Voucher. Produk yang dihasilkan adalah perangkat lunak Customer Walet berbasis Java Smart Card API.Proyek ini dilaksanakan dengan tahapan-tahapan: pendefinisian kebutuhan, desain, koding, dan pengujian, dengan jangka waktu pengerjaan selama 2 bulan dan biaya sebesar Rp. 2.000.000.Lembar PersetujuanMobile Voucher

Solusi e-Marketing Berbasis Mobile

Oleh:

Kelompok 3 Kelas PCE-0803

Ketua Tim: AAA

Anggota 1: BBB

Anggota 2: CCC

Anggota 3: DDD

Disetujui,

Tanggal 01/01/2009

Project Sponsor

Ir. Sukasana Sukasini

Direktur

Politeknik Telkom

2009

PendahuluanLatar Belakang

Dalam dunia yang makin kompetitif ini penggunaan model-model pemasaran baru dipercaya mampu mendorong minat orang untuk membeli produk yang ditawarkan. Penggunaan voucher belanja telah menjadi salah satu cara bagi perusahaan untuk mempromosikan produk-produknya dan menarik minat calon pembeli untuk membeli. Salah satu kendala yang dihadapi dalam penggunaan voucher belanja ini adalah pada distribusi voucher kepada calon pembeli dan pengelolaan voucher oleh calon pembeli tersebut. Diperlukan sebuah sistem yang dapat mendistribusikan voucher belanja secara lebih luas dan mudah dibawa-bawa oleh calon pembeli.Rumusan Masalah

Dipandang dari bidang keahlian teknik komputer, bagaimanakah mekanisme pendistribusian voucher belanja yang dapat menjangkau lebih banyak orang dan voucher tersebut mudah dibawa-bawa oleh calon pembeli? Solusi yang teridentifikasi dan dapat menjadi solusi terbaik bagi masalah di atas adalah dengan penggunaan perangkat handphone sebagai alat penyimpan informasi voucher, dengan pertimbangan: pemilik handphone sudah mencapai 150 juta orang di Indonesia, tersebar dari Sabang sampai Merauke dan dari kota sampai ke desa-desa. Selain itu, handphone juga sudah merupakan barang bawaan yang hampir wajib bagi setiap calon pembeli potensial. Dengan demikian, menjadi pertanyaan:Bagaimanakah perangkat mobile seperti handphone dapat digunakan sebagai solusi voucher elektronik? Lebih spesifik lagi, Bagaimana membuat aplikasi di dalam handphone yang dapat mengelola voucher elektronik?

Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, tujuan proyek ini adalah membuat aplikasi di dalam handphone yang dapat mengelola voucher belanja elektronik.Produk akhir dari proyek ini adalah software aplikasi voucher elektronik.

Keuntungan yang Diperoleh dari Proyek

Dengan proyek ini, perusahaan memiliki sebuah aplikasi software voucher elektronik yang dapat ditawarkan kepada operator telepon seluler sebagai layanan nilai tambah. Dengan produk yang sudah teruji, perusahaan akan memiliki keunggulan kompetitif dibandingkan dengan perusahaan lain yang menawarkan solusi sejenis.Tinjauan Pustaka

.......

Tahapan Pengerjaan Proyek

Proyek akan dilaksanakan dengan mengikuti siklus hidup pengembangan perangkat lunak menggunakan model V, yang terdiri dari:Tahap I: pendefinisian kebutuhan

Di dalam tahap ini, tim akan mengerjakan .......

Tahap II: desain

Di dalam tahap ini, tim akan mengerjakan .......

Tahap III: koding dan unit testing

Di dalam tahap ini, tim akan mengerjakan .......

Tahap IV: pengujian

Di dalam tahap ini, tim akan mengerjakan .......

Tahap V: implementasiDi dalam tahap ini, tim akan mengerjakan .......

Jadwal Pengerjaan Proyek

Berikut ini adalah jadwal pengerjaan proyek.

Daftar Pustaka

http://www.google.comhttp://www.wikipedia.com______,Panduan Proyek Teknologi Komputer, Politeknik Telkom, 2009