Warung Kopi

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

Sistem Informasi Manajem Rumah Sakit, software  Klinik, Web database rumah sakit, lengkap dengan fitur tagihan yang realtime, dan apapun yang diharapkan menjadi sebuah terobosan dalam sistem informasi di bidang kesehatan,  mungkin gampang – gampang susah mencarinya.

Bersama dengan rekan, di bawah bendera TrasnMed, mencoba memberikan sedikit gambaran dalam pembuatan software tersebut.

Berikut ini adalah contoh proposal yang kami buat. Mungkin bisa menjadi acuan kerja bagi rekan, yang sedang mencoba untuk membangun SIM-RS.

Sebagai informasi, portfolio kami adalah SIM-RS RS. PERTAMINA seluruh indonesia, KPJ RS. MPH (Medika Permata Hijau).

 

CONTOH PROPOSAL SIM-RS

Pendahuluan

Lingkungan bisnis pada saat ini telah mengalami perubahan secara cepat seiring dengan globalisasi dibidang usaha, perkembangan teknologi, perubahan sosial dan politik, dan meningkatnya kepedulian dan permintaan dari konsumen. Perubahan ini menghasilkan lingkungan kompetisi dimana banyak organisasi tidak dapat bertahan.

Rumah sakit sebagai suatu lembaga sosial yang memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat, memiliki sifat sebagai suatu lembaga yang tidak ditujukan untuk mencari keuntungan atau non profit organization. Walaupun demikian kita tidak dapat menutup mata bahwa dibutuhkan sumberdaya pendanaan yang sangat besar.

Dengan terbatasnya sumberdana yang dimiliki, rumah sakit akan membebankan biaya kegiatan operasional kepada pasien dengan alokasi yang telah ditetapkan. Besar kecilnya beban yang harus ditanggung oleh setiap orang pasien, akan sangat bergantung kepada kepiawaian pihak rumah sakit untuk mengelola rumah sakitnya. Semakin baik tingkatan pelayanan di satu sisi dengan pembebanan biaya

yang semakin merata sesuai dengan kemampuan pasien yang berbeda-beda akan memberikan suatu penilaian positif terhadap rumah sakit tersebut.

Bagi pihak manajemen keakuratan pengambilan keputusan akan sangat berpengaruh pada tingkat keberhasilan pengelolaan, dimana suatu sistem informasi manajemen yang handal akan menjadi sarana strategis guna menyajikan informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen dalam mengambil keputusan baik bersifat strategis maupun taktis.

Latar Belakang

Rumah Sakit sebagai salah satu organisasi pelayanan di bidang kesehatan telah memiliki otonomi dan bersifat swadana, sehingga pihak rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dengan manajemen yang seefektif mungkin. Dengan adanya tuntutan swadana maka rumah sakit harus bekerja keras agar dapat memenuhi kebutuhan pembiayaan operasional rumah sakit. Hal ini disebabkan oleh setiap pengambilan keputusan yang tidak tepat akan berakibat pada inefisiensi dan penurunan kinerja rumah sakit.

Hal tersebut dapat menjadi kendala jika informasi yang tersedia tidak mampu memberikan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. Kecanggihan teknologi bukan merupakan suatu jaminan akan terpenuhinya informasi, melainkan sistem yang terstruktur, handal dan mampu mengakodomodasi seluruh informasi yang dibutuhkan yang harus dapat menjawab tantangan yang dihadapi.

Kenyataan yang dihadapi dilapangan menunjukkan lemahnya sistem informasi manajemen yang dimiliki oleh pihak rumah sakit yang berakibat pada terjadinya inefisiensi pengelolaan rumah sakit.

Lemahnya sistem informasi manajemen membawa pengaruh secara langsung pada kinerja sistem pengendalian manajemen, yang akan berakibat pada melemahnya perencanaan dan sekaligus berkurangnya kontrol atas pelaksanaan operasional rumah sakit.

Jika perencanaan dan pengawasan atas kegiatan manajerial telah berkurang, maka dapat dipastikan inefisiensi dan penurunan kinerja rumah sakit akan terjadi, dan ini akan dibuktikan dengan terjadinya kerugian pada pihak rumah sakit sebagai akibat lemahnya manajemen rumah sakit.

Maksud & Tujuan

Maksud dan tujuan pekerjaan Pembuatan Sistem Informasi Rumah Sakit diuraikan di bawah ini :

Maksud dari pengembangan sistem informasi manajemen rumah sakit adalah untuk dapat menghasilkan suatu sistem informasi manajemen yang dapat memberikan informasi secara akurat bagi pengambilan keputusan di tingkat manajemen.

Tujuan pengembangan tak lain adalah untuk:

1. Mengembangkan dan memperbaiki sistem yang telah ada sehingga memberikan suatu nilai tambah bagi manajemen;

2. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam rangka pengelolaan rumah sakit;

3. Memberikan dasar pengawasan bagi manajemen yang kuat dalam bentuk suatu struktur pengendalian intern didalam sistem yang dikembangkan.

Sistem informasi manajemen tersebut juga akan memberikan manfaat lebih kepada pihak manajemen dalam bentuk :

1. Meningkatkan produkifitas (mengurangi biaya, meningkatkan efektifitas)

2. Memperbaiki kualitas pelayanan

3. Menciptakan keunggulan berkompetisi

4. Mencapai tujuan strategis perusahaan

5. Reorganisasi dan reengineering

6. Pengambilan keputusan yang lebih baik dan efektif

7. Tanggapan secara Cepat atas kebutuhan konsumen dan perubahan dalam lingkungan bisnis

8. Meningkatkan inovasi dan kreativitas

9. Memenuhi kebutuhan akan informasi

Identifikasi Masalah

Dengan melihat pada permasalahan yang dihadapi oleh rumah sakit dalam mengelola lembaga yang menjadi tanggung jawabnya, dapat kita identifikasi beberapa hal penting yang menjadi masalah dalam pengelolaan rumah sakit.

Beberapa hal yang menjadi masalah utama dalam pengelolaan rumah sakit diantaranya:

1. Lemahnya sistem pengendalian manajemen di dalam pengelolaan rumah sakit yang mengakibatkan terjadinya inefisiensi dan penurunan kinerja operasional (Management control)

2. Sistem informasi yang ada, tidak dapat mengakomodasi kebutuhan akan informasi yang diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan (System software)

3. Tidak adanya suatu sistem yang terintegrasi dalam sistem jaringan yang kuat sehingga memperlambat aliran lalu lintas data untuk mempermudah pengambilan keputusan (System hardware);

4. Kurangnya sumberdaya manusia dilingkungan rumah sakit yang mampu mengembangkan suatu sistem informasi manajemen secara efektif dan efisiensi (System brainware)

Usulan Pemecahan Masalah

Sejalan dengan latar belakang identifikasi masalah, kami bermaksud untuk membantu pihak manajemen rumah sakit dalam menyusun sistem informasi manajemen yang meliputi:

1. Sistem & Perangkat Iunak (system software)

2. Perangkat keras (system hardware)

3. Sumberdaya manusia (system brainware)

Sistem informasi manajemen yang disusun akan menjadi alat manajemen yang bersifat strategis, guna membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.

Usulan pembangunan sistem tersebut akan terdiri atas :

1. PEMBANGUNAN SISTEM & PERANGKAT LUNAK

A. Pembangunan System

Secara umum sistem informasi rumah sakit akan dibagi dalam tiga golongan besar yaitu :

1. FRONT DESK MODULES

Modul ini adalah modul yang digunakan oleh bagian front desk untuk registrasi dan menangani tagihan kasir. Modul ini terdiri dari sub modul yaitu:

· REGISTRATION (Pendaftaran)

ü Registration pasien baru dan pasien langganan dengan berdasarkan nomor medical record.

ü Registrasi untuk klinik dan instalasi

ü Payment Methods (Cara pembayaran) :

Ø Cash (pembayaran tunai)

Ø Discharges/Discount

ü Report (laporan)

Ø Incoming & Outgoing Patient /days /weeks /months (Masuk Keluar Pasien /hari /minggu /bulan)

Ø Patient Identification

· OUT-PATIENT (Rawat Jalan)

ü Set Doctors Schedules (Jadwal Dokter)

ü Set Appointment: Add, Up-Date & Cancel (Pengaturan Perjanjian dokter)

ü Medical Record Request

ü Report (laporan)

Ø Doctors Schedules (Jadwal Dokter)

Ø Doctors Appointment (Perjanjian Dokter/hari/minggu/bulan)

Ø Medical Record

· IN-PATIENT (Rawat Inap)

ü Room Registration (Pemesanan Kamar)

ü Medical Consumable and Disposable (Pemakain Obat-obatan dan atat-atat kesehatan)

ü Report (Laporan)

Ø Room Patient (Kamar Pasien)

Ø Kelas kamar

Ø Medical Record Pasien

· BILLING MODULES

ü Invoice/Billing berdasarkan personal, penjamin atau kombinasi

ü Cashier management

ü Cash Receipt (Nota Penerimaan Kas)

ü Report (Laporan)

Ø Invoice (Bukti Faktur)

Ø Cash Receipt /days /weeks /months (Penerimaan Kas /hari /minggu /bulan)

2. MEDICAL RECORD MODULE

Modul medical record adalah modul yang digunakan oleh suster atau dokter bagian poli/installasi untuk menginput data medik pasien dan kemajuan yang dialami oleh pasien selama proses pengobatan.

· Medical Record Input data

· Medical Record Analisa and Tracking (Pencarian Data Kesehatan)

· Report (Laporan)

ü Medical Record (Data Kesehatan Pasien)

3. UTILITY MODULES

Modul utility adalah modul yang akan digunakan oleh administrator rumah sakit untuk memberikan akses kepada user untuk mengakses aplikasi berdasarkan installasinya, Dengan adanya modul ini, keamanan data rumah sakit akan lebih terjamin dan dapat meminimalkan terjadi unauthorized user di dalam pemakaian aplikasi (database security)

· Modul ini digunakan sebagai master database pada seturuh installasi (database administration) yang terdiri dari:

ü Master Pasien

ü Master staff (karyawan / dokter / manajemen)

ü Master persediaan/Obat/farmasi

ü Master Ruang/kelas

ü Master Pelayanan /poli/installasi

ü Master Lain-lain

· Pemberian akses untuk semua user Rumah sakit dalam mengakses aplikasi

B. Pembangunan Perangkat Lunak

Pembangunan perangkat lunak akan diarahkan pada pengembangan sistem berbasis client-server.

Database utama yang akan menjadi mesin utama program ini adalah database yang berkemampuan tinggi.

Berikut ini ada teknologi pendukung yang digunakan untuk membangun Sistem Informasi Rumah Sakit :

ü Microsoft Networking with TCP/IP

ü Microsoft Windows 2000 Server

ü Microsoft SQL Server 2000 Enterprise

ü Microsoft Visual Basic 6 / ASP / PHP

ü Seagate Crystal Enterprise Report

ü Microsoft Office XP/2003

2. PEMBANGUNAN SYSTEM JARINGAN & PERANGKAT KERAS

§ Usulan Topologi (Struktur) Jaringan

Karena kompleksitas akses data tidak begitu besar, maka struktur topologi jaringan komputer yang dirancang adalah struktur topologi Multi Star dengan beberapa pertimbangan :

a. Struktur ini lebih mudah diimplementasikan, sehingga perancangan perangkat lunak aplikasi juga tidak terlatu rumit.

b. Struktur ini lebih mudah dipelihara, sehingga upaya pemeliharaan yang ditempuh tidak begitu rumit.

c. Sistem dengan struktur topologi ini relatif lebih aman daripada sistem jaringan dengan struktur topologi yang lain.

§ Pembagian Kerja dalam Sistem Jaringan Komputer

Sebenarnya, teknologi yang dianut dalam sistem Jaringan komputer ini adalah teknologi Client-Server (yang retatif masih sangat baru), yang memperlakukan

masing - masing komputer sebagai client (peminta data) sekaligus sebagai server (pemberi data). Untuk mewujudkan teknologi ini diperlukan sebuah teknologi lanjut yang disebut Sistem Tersebar (Distributed System) dan sistem basis data Tersebar (Distributed Database System). System jaringan kerja dalam yang menggunakan teknologi Client-Server ini memiliki beberapa keunggulan. Antara lain adalah independensinya. Artinya, apabila salah satu terminal rusak (down), maka hal ini tidak berpengaruh besar terhadap terminal-terminal yang lain, sehingga system relatif dapat berjalan normal. Sementara apabila menggunakan teknologi centralized server, maka apabila server rusak, maka system akan tidak bisa digunakan seluruhnya.

3. PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

Untuk dapat mengoperasikan perangkat yang ada diperlukan sumber daya manusia yang dapat diandalkan untuk mengoperasikan sistem yang akan dibangun.

Pengembangan sumberdaya manusia menjadi hal yang sangat penting, mengingat komputer adalah benda mati, informasi yang dihasilkan akan memberikan nilai jika komputer tersebut dioperasikan dengan benar.

Ruang Lingkup Pekerjaan

Pekerjaan Pembuatan Program Sistem Informasi Rumah Sakit ini mencakup kegiatan-kegiatan yang dirinci seperti di bawah ini:

§ Mengumpulkan, mempelajari, dan memahami perundangan, peraturan, ketentuan, pedoman dan petunjuk tentang penyusunan data rumah sakit.

§ Mengumpulkan contoh-contoh dokumen manajerial rumah sakit termasuk medical record dari tahun yang telah lalu dan sedang berjalan sehingga diperoleh gambaran mengenai keadaan dewasa ini.

§ Mengadakan survei terhadap sumber daya manusia (SDM) yang terlibat dalam manajemen di rumah sakit, untuk mengenali permasalahan yang ada dewasa ini dengan harapan bahwa permasalahan ini dapat diatasi oleh Sistem Informasi Manajemen yang hendak dikembangkan.

§ Menyusun perangkat lunak sistem informasi Manajemen di lingkungan rumah sakit.

§ Menyusun layar interaksi yang bagi operator sistem terasa akrab, sederhana, dan mudah ditangani (User's Friendly).

§ Menyusun spesifikasi teknis perangkat keras yang diperlukan untuk menjalankan perangkat lunak yang dikembangkan.

§ Menyusun petunjuk operasi (manual guide) sistem yang sederhana dan mudah dipahami.

§ Mengusulkan garis besar program pengenalan sistem dan pelatihan sumber daya manusia yang akan menangani Sistem Informasi Rumah Sakit.

§ Melaksanakan program pengenalan sistem dan pelatihan sumber daya manusia secara terbatas yang dimaksudkan agar Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRs) ini dapat segera beroperasi

Gambaran Sistem

Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRs) merupakan Sistem Informasi Komputerisasi untuk Kebutuhan rumah sakit, Ruang Lingkup sistem Aplikasi ini telah

Menyeluruh dari mulai Pelayanan dalam hal ini Sistem Informasi Rumah Sakit serta sarana manajemen dalam pengambilan keputusan.

SIRS dibuat sebagai jawaban untuk memenuhi kebutuhan akan adanya sistem Informasi untuk Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) yang handal dan terintegrasi serta menyeluruh dengan pendekatan pada kebutuhan langsung di lapangan. Sehingga dengan adanya SIRS ini kebutuhan akan adanya informasi yang cepat, tepat, handal serta murah dapat dilakukan baik informasi billing (keuangan) ataupun riwayat medical record pasien, hal ini akan sangat membantu para manajer dalam menentukan kebijaksanaan praktis maupun strategic dalam mengelola rumah sakit.

Diagram Cakupan Pengembangan Sistem Informasi Rumah Sakit

Secara garis besar SIRS mempunyai dua fungsi yaitu :

1. Sistem Informasi Pelayanan Rumah Sakit

2. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

Dimana kedua fungsi itu saling berkait dan saling melengkapi sehingga pada akhirnya akan membuat sistem yang terintegrasi dan menjadi sistem yang handal.

Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRs) dikembangkan berdasarkan seluruh fungsi pelayanan rumah sakit yang ada. Fungsi-fungsi tersebut adalah : Fungsi Informasi Unit Pelayanan, Fungsi Registrasi Pasien, Fungsi Pelayanan Penunjang Kesehatan, Fungsi Pengendalian Obat-obatan dan Material, Fungsi Keuangan dan Fungsi Rekam Medik.

SIRS menggunakan teknologi Intranet/Internet, hal ini dibuat dengan tujuan memudahkan para pemakai (User) dalam mengoperasikannya sehingga user dapat mengoperasikan sistem ini dengan menggunakan Browser dan data billing pasien dimungkinkan untuk dapat disambungkan ke internet jika infrastuktur telah tersedia, dengan demikian pasien/keluarga pasien dapat melihat billing dari luar rumah sakit dengan menggunakan Internet. Sistem Informasi Rumah Sakit berfungsi sebagai pengendali jalannya kinerja rumah sakit.

SIRS Terpadu ini adalah sebuah sistem informasi berbasis komputer yang terintegrasi (terpadu) yang berfungsi sebagai pengendali jalannya kinerja rumah sakit yang menyatukan banyak proses dalam pelayanan konsumen. Proses-proses yang dipadukan di sini antara lain adalah :

1. PENDAFTARAN

SIRS menyediakan Fasillitas yang mudah serta efiesien dalam melakukan pencatatan pendaftaran, dalam Sistem ini pendaftaran dibagi 2 (dua) yaitu :

§ Registrasi : Untuk keperluan UGD, Rawat Jalan serta pelayanan Penunjang Medis

§ Admission : Pendaftaran khusus untuk pasien Rawat Inap

Fasilitas Pendaftaran disediakan untuk melayani pasien baru dan pasien lama, khusus untuk pasien baru disediakan form isian data pasien yang akan dimasukan kedalam database serta diberikan nomer medical Record secara otomatis.

Pasien lama tidak pertu mengisi data lagi yang diperlukan jadi pasien lama hanya tinggaI, memesan pelayanan yang diperlukan saja.

Sistem akan On-line dari Pendaftaran ke pelayanan yang dimaksud dan membentuk Antrian di pelayanan tersebut dengan menggunakan methode FIFO (First In First Out).

2. PELAYANAN

SIRs mendata semua kegiatan yang dilakukan pada saat pelayanan diberikan dari muiai Diagnosa sarnpai Pengobatan yang diberikan. Setiap tindakan yang mempunyai tarif akan otomatis ditampilkan tarif dari tindakan tersebut sehingga apabila pasien telah selesai melakukan tindakan, maka billing pasien langsung dapat di peroleh.

Dalam Sistem ini tarif dibagi menjadi 2 yaitu tarif rumah sakit serta tarif Dokter, sehingga perhitungan pendapatan Dokter dapat langsung diperoleh setiap dokter selesai melakukan pelayanan.

Adapaun jenis-jenis Pelayanan dibagi seperti beikut ini :

§ UGD

Modul ini digunakan untuk mengelola daftar pasien yang berkunjung, termasuk daftar riwayat kesehatan pasien, pencatatan pemeriksaan dan tindakan kepada pasien serta dilengkapi dengan fasititas penanganan operasi/bedah kecil.

Modul ini juga dilengkapi dengan fasititas pencatatan tindakan dan hasil pembedahan, serta laporan-laporan yang menyangkut pelayanan emergency dan tindakan pembedahan laporan morbiditas, mortalitas serta laporan komplikasi pasien.

§ Rawat Jalan

Modul ini digunakan untuk mengelola daftar pasien yang berkunjung, termasuk daftar riwayat kesehatan pasien, pencatatan pemeriksaan dan tindakan kepada pasien. Modul ini juga dilengkapi dengan laporan-laporan menyangkut pasien yang

berkunjung dan diagnosa penyakit, rujukan dan obat yang telah diberikan.

§ Rawat Inap

Modul ini digunakan secara khusus untuk menangani pasien rawat inap, dimulai sejak pasien masuk sampai pasien keluar kembali. Modul ini terdiri dari lima (5) modul yaitu:

1. Sub Modul Register, sub modul ini digunakan untuk mengolah dan mencatat tentang pasien yang masuk, pindah dan keluar, pada sub modul ini juga akan dicatat beberapa informasi mengenai pasien yaitu menyangkut biografi pasien, demografi, penanggung jawab medis pasien.

2. Sub Modul Data Perawatan, sub modul ini digunakan untuk mencatat data pasien atas tindakan-tindakan perawatan yang diberikan. Pencatatan tersebut antara lain menyangkut denyut nadi, suhu badan, tekanan darah, pernafasan dan lain-lainnya. Pada sub modul ini juga akan dicatat Riwayat Penyakit, Pemeriksaan Jasmani, Tindakan, Pengobatan (farmasi), Laboratorium, Gizi, Radiologi dan lnstruksi Dokter serta Catatan-catatan Evaluasi untuk menuju kearah penyembuhan.

3. Sub Modul Pengendalian Ruangan dan Tempat Tidur, sub modul ini digunakan untuk mengatur dan mengendalikan penggunaan ruangan dan tempat tidur di rumah sakit.

4. Sub Modul Biaya-biaya Keperawatan Lainnya, sub modul ini digunakan untuk mencatat data-data mengenai biaya keperawatan lainnya yang belum tercakup. Biaya-biaya tersebut misaInya pemakaian perawatan, oksigen, fasilitas tambahan dan lain-lainnya. Untuk biaya seperti ruang/tempat tidur, dokter, tindakan, pemeriksaan penunjang medis dapat secara langsung tercatat pada saat tiap kegiatan di[akukan.

5. Sub Modul Laporan Manajemen Pelayanan Rawat Inap, Sub modul ini digunakan untuk menghasilkan laporan-laporan yang berhubungan dengan manajemen pelayanan rawat inap, seperti: laporan pasien masuk dan keluar dengan kondisi terakhir, laporan harian diagnosa pasien rawat inap perbangsal serta laporan-laporan lainnya.

§ Bedah

Manajemen Bedah dicatat datam Modul ini, dan modul ini terhubung dengan ruang perawatan Untuk Pemesanan dan Persiapan Bedah, sementara Administrasi dibedah terdiri dari Laporan Bedah serta Laporan Paska bedah dan Rujukan Ke Penunjang Medis Pada Saat Bedah dilakukan.

§ ICU

Sistem ICU terpisah dari sistem Rawat Inap karena dalam pengelolaannya mempunyai manajemen tersendiri.

3. REKAM MEDIS

Informasi rekam medik dapat dikelompokkan kedalam tiga (3) kelompok data yaitu : data master pasien, data akuntansi pasien serta data akuntansi Rumah Sakit. Dari kelompok data tersebut dapat di perinci lagi menjadi kelompok-kelompok kecil data yaitu:

§ Data mengenai identitas pasien, berisi informasi mengenai biografi pasien, demografi, penanggung jawab medis dan keuangan pasien.

§ Data mengenai status pelayanan, berisi informasi mengenai tanggal kunjungan, dokter yang menangani, status diagnosa terakhir.

§ Data mengenai catatan kesehatan (rekam medik), berisi informasi mengenai riwayat penyakit dan kesehatan pasien, hasil pemeriksaan (konsultasi, fisik, penunjang medis dll), diagnosa, tindakan-tindakan dan instruksi yang diberikan oleh dokter, perjalanan penyakit dan perawatan serta obat-obatan yang diberikan.

§ Data mengenai biaya layanan, berisi informasi mengenai tabel-tabel biaya pendaftaran, konsultasi, tindakan dokter dan keperawatan, pemeriksaan penunjang medis, pemakaian obat dan pemakaian peralatan.

4. FARMASI/APOTIK

Manajemen Farmasi dilakukan dengan menggunakan On-Line Sistem baik untuk pengeluaran ke Pasien melalui resep yang dikirim secara On-line dari Dokter

maupun pada saat permintaan Persediaan ke Gudang.

Dalam Sistem SIRS ini pelayanan Resep sudah lengkap termasuk resep obat racikan yang akan mengurangi persediaan di Installasi Farmasi.

5. INVENTORY

Modul ini berisi tentang Persediaan Gudang dan Depo, dari mulai pendataan pembelian, pendataan pengeluaran barang, kegunaan, jumlah persediaan yang ada, dll. Untuk pembelian barang didalam sistem ini juga tercakup daftar supplier (pemasok), harga, masa kadaluarsa obat (expire date) dari masing-masing obat/barang dan berapa lama proses pengiriman obat (lead time) dari mulai dipesan sampai dengan tiba ke gudang rumah sakit. Detail dari modul ini terdiri dari :

1. Data Pemasok

2. Order Pembelian

3. Invoice

4. Laporan Pengadaan Barang

5. Data Gudang / Depo

6. Posisi Stock Awal

7. Permintaan barang

8. Barang Ketuar

9. Barang Masuk

10. Laporan Stock Barang

6. KEUANGAN

Sistem Keuangan SIRS dimulai dari Billing Pasien, Penagihan dan Akuntansi. Modul ini digunakan untuk menghitung segala Aktifitas Pasien di rumah sakit yang

berhubungan dengan keuangan, modul ini bersifat on-line disemua lini sehingga perhitungan biaya dapat dilakukan dengan cepat dan terpusat. Menu billing dapat di monitor setiap saat oleh petugas yang berwenang, dan modul ini berakhir di penagihan akhir pasien.

Modul ini juga on-line kemodul Akuntansi khususnya di AR (Account Receivable) sehingga untuk kepertuan administrasi keuangan tidak pertu ada entry ulang, petugas keuangan tinggal melakukan posting data. Yang termasuk dalam modul ini adalah :

1. Perhitungan Beban Biaya

2. Pembayaran di Kasir

3. Pengembalian Deposit /Uang Muka oleh Bendahara

7. AKUNTANSI

Modul ini akan dibagi tagi menjadi tujuh (7) bagian sub modul yang terdiri dari :

1. Modul Pembelian Barang

Modul ini digunakan untuk mengelola proses pembelian item yang terdiri dari persediaan inventory untuk rumah sakit, fixed asset dan jasa.

2. Modul Bank

Modul ini digunakan untuk mengelola proses penerimaan dan pengeluaran kas/bank, termasuk proses rekonsiliasi transaksi kas/bank.

3. Modul Account Receivable

Modul ini digunakan untuk mengelola pengawasan piutang rumah sakit

4. Modul Account Payable

Modul ini digunakan untuk mengelola transaksi hutang rumah sakit.

5. Modul Fixed Asset

Modul ini digunakan untuk mengelola proses perubahan yang terjadi pada fixed asset rumah sakit

6. Modul General Ledger

Modul ini digunakan untuk mengelola dan mengkonsolidasikan data-data akuntansi dari sub modul-modul lainnya didalam modul akuntansi dan keuangan agar dapat menghasilkan laporan keuangan.

7. Modul Laporan Akutansi dan Keuangan

Modul ini digunakan untuk melihat dan menghasilkan laporan akuntansi dan keuangan rumah sakit yang bersifat menajerial untuk kepentingan pihak manajemen. Penampilan dari laporan ini akan lebih banyak diarahkan pada bentuk laporan statistik ataupun grafik.

Metodologi Kerja

Dalam bagian ini akan diuraikan metode kerja dan pembagian kerja yang akan dipakai dalam perekayasaan perangkat lunak Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Terpadu ini.

§ SURVEI DAN ANALISIS SISTEM

o Survei Kebutuhan Sistem

Pada tahap ini, yang akan dikerjakan adalah mengamati kondisi sistem yang akan diimplementasikan ke dalam sistem berbantuan komputer. Yang akan diamati dalam survei ini adalah kebutuhan sistem dalam bentuk perangkat lunak, perangkat keras, dan kebutuhan sumber daya manusia dalam sistem.

o Analisis Kebutuhan Sistem

Pada tahap ini yang dikerjakan adalah menganalisa apa yang dibutuhkan oleh sistem. Perangkat bantu (tools) yang dipakai untuk menganalisa kebutuhan sistem ini adalah Peta aliran (Flow Map) dan Bagan Alir Data (Data Flow Diagram).

Hal yang dianalisis pada tahap ini adalah :

a. Kebutuhan Perangkat Keras

b. Aliran Informasi yang diperlukan

c. Tingkat kebutuhan operator system

§ PERANCANGAN SISTEM

Pada tahap ini, sistem informasi manajemen Rumah Sakit yang akan dibuat dirancang sedemikian rupa sesuai dengan hasil analisis sistem yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya.

Pada proses perancangan ini, hal yang perlu diperhatikan adalah adanya fungsi - fungsi kendala sebagai berikut :

a. Teknologi, harus diperhatikan pula hambatan - hambatan teknologi yang ada. Maksudnya, teknologi yang diterapkan haruslah yang tepat guna.

b. Daya dukung sumber daya manusia, perlu diperhatikan daya dukung sumber daya manusia yang ada. Maksudnya, apabila untuk tenaga - tenaga tertentu diperlukan keahlian sampai tingkat tertentu, maka hal ini harus diberi perhatian khusus.

c. Biaya implementasi, tentu saja harus diupayakan pembuatan sistem dengan menekan harga seefisien mungkin. Karena efisiensi adalah hal mutlak yang harus diperhatikan pada sebuah sistem informasi.

Yang dilakukan pada proses perancangan ini adalah :

a. Perancangan Basis Data

b. Perancangan Proses

c. Perancangan Logika Program

d. Perancangan Sistem Jaringan Komputer

e. Perancangan Materi Pelatihan

Berdasarkan performansi sistem yang telah dispesifikasikan di atas, menurut keragaman informasi yang diminta, maka akan dibangun sebuah struktur sistem yang memadai. Struktur ini retatif amat rumit, sebab keterkaitan data dan informasi yang harus dikelola amat kompleks dan spesifik. Secara teknis Sistem ini dipecah lagi menjadi dua buah subsistem, yakni sistem Manajemen Basis Data dan Sistem Jaringan Komputer.

o Subsistem Manajemen Basis Data

Subsistem Manajemen Basis Data adalah sebuah Subsistem yang digunakan untuk mengelola basis data yang memuat semua informasi yang akan disajikan. Menurut spesifikasi masalah yang ada, maka manajemen basis data akan dilakukan dengan cara mengelompokkan sesuai dengan spesifikasi performansi yang tersedia. Misalnya, data dan informasi tentang apotek akan dikelola tersendiri. Sementara, data tentang keuangan, misalnya, juga akan dikelola sendiri. Kemudian secara bersama - sama akan diintegrasikan dalam sebuah sistem komputer yang terpadu.

o Subsistem Jaringan Komputer

Subsistem Jaringan komputer adalah subsistem perangkat lunak yang bertugas khusus untuk menangani proses komunikasi data antar komputer yang terkait dalam satu jaringan komputer. Subsistem ini sebenarnya adalah subsistem perantara dari sistem kerja dasar dan sistem perangkat lunak aplikasi Sistem Informasi Manajemen rumah sakit. Perancangan subsistem jaringan komputer yang baik akan menjamin akurasi data, kemanan, dan keandalan data.

§ PERANCANGAN BASIS DATA

Mengingat implementasi sistem, yang menggunakan teknologi sistem Rumah Sakit, maka basis data akan dirancang sedemikian rupa dengan menggunakan teknologi ilmu komputer yang mutakhir, agar dapat menanganinya. Data akan diatur sedemikian rupa sehingga masing - masing terminal kerja yang berjauhan letaknya sekalipun dapat berhubungan dengan baik.

Tiga tipe data yang terakhir akan ditangani khusus oleh ahli - ahli teknologi informatika yang berpengalaman datam bidang tersebut, mengingat tipe komunikasi basis data tersebut adalah tipe yang menggunakan teknologi basis data yang retatif canggih.

§ PENGUJIAN DAN KOREKSI

o Pengujian

Program yang telah selesai dibuat diujicobakan apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum. Uji coba dilakukan dengan cara menjalankan program aplikasi yang dirancang pada sistem yang sesungguhnya sementara sistem yang lama tetap berjalan. Dengan demikian dapat diketahui kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Apabila belum sesuai maka akan dilakukan proses perbaikan dan koreksi.

o Perbaikan dan Koreksi

Perbaikan dan koreksi adalah proses yang dilakukan sebagai tindak lanjut dari langkah pengujian. Proses koreksi sebenarnya dilakukan agak paralel dengan proses pengujian. Maksudnya, selama uji coba, kesalahan (terutama kesalahan kecil) selalu akan diusahakan langsung dikoreksi.

§ IMPLEMENTASI

Setelah sistem telah dirasa cocok, baru kemudian sistem informasi yang dibuat dipasang di tempat yang telah dispesifikasikan. implementasi ini metiputi proses instalasi perangkat keras, proses instalasi perangkat lunak pendukung, proses instalasi jaringan komputer, dan proses instalasi perangkat lunak aplikasi. Yang dimaksud perangkat lunak aplikasi di sini adalah Perangkat Lunak Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Terintegrasi di Lingkungan rumah sakit.

§ PELATIHAN

Materi :

o Pelatihan Penggunaan Peralatan

Yang akan dilatihkan dalam materi ini adalah prosedur pemakaian peralatan dalam pengoperasian sistem. Peralatan yang akan diajarkan pemakaiannya adalah :

§ Komputer Desktop

§ Sistem Jaringan Komputer

o Pelatihan Penggunaan Perangkat Lunak Bantu

Pelatihan perangkat lunak bantu ini ditujukan agar pemakai terbiasa dengan perangkat lunak penunjang operasional perangkat lunak Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit terintegrasi.

o Pelatihan Penggunaan Perangkat Lunak Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Terintegrasi

Materi pelatihan ini adalah cara - cara menggunakan Perangkat lunak Sistem Informasi Manajemen Tersebar yang dirancang. Meliputi segata hal penggunaan, perawatan sistem dan entri data baru.

o Pelatihan Trouble Shooting

Materi pelatihan dalam topik ini adalah bagaimana mengambil langkah - langkah pendahuluan apabita system "down". Kekacauan sistem masih mungkin terjadi. Yang perlu diperhatikan adalah bagaimana cara menangani kekacauan sistem semaksimal mungkin sehingga kehilangan data diusahakan sekecil mungkin. (Bahkan akan dirancang sistem penyimpanan data yang sangat handal, dengan menggunakan teknologi informatika mutakhir, sehingga resiko kehilangan data akan sangat kecil).

§ PEMELIHARAAN

Pemeliharaan system akan dilakukan dalam jangka waktu yang telah disepakati terhitung dari instalasi pertama kali.

· Pemeliharaan Perangkat Lunak

Pemeliharaan perangkat lunak yang akan kami lakukan antara lain adalah :

o Mengoptimalkan sistem sesuai dengan volume data (apabila data bertambah karena diremajakan, tentu akan memerlukan strategi yang berbeda untuk menanganinya)

o Membersihkan sistem dari item-item yang mengganggu (seperti misalnya virus komputer, file-file temporer yang tidak diperlukan, dan sebagainya)

· Pemeliharaan Perangkat Keras

Hal - hal yang akan dilakukan dalam pemeliharaan perangkat keras adalah :

o Pemeriksaan Kinerja Perangkat Keras

dilakukan dengan melakukan on-road testing secara keseluruhan dengan diamati unjuk kerjanya.

o Perbaikan Perangkat Keras apabila diperlukan

Struktur Organisasi

Organisasi personalia dalam pengembangan sistem informasi manajemen di Rumah Sakit terdiri dari:

1. Penanggung jawab proyek

2. Ketua proyek

3. Manajer operasional

4. Konsultan senior

5. Nara sumber

Tim yang akan dilibatkan dalam proyek pengembangan ini terdiri atas tiga tim utama dan satu tim pendukung yaitu:

1. Tim sistem analis & ahli manajemen rumah sakit (kesehatan)

2. Tim pengembangan program

3. Tim Instalasi sistem jaringan

4. Tim administrasi di kantor

Masing-masing tim akan dipimpin oleh orang yang berkompeten dibidangnya. Keseluruhan kerja tim akan diawasi oleh satuan pengendali yang beranggotakan perwakilan dari pihak rumah sakit, dan bertugas untuk mengawasi jalannya

kegiatan dan bertindak sebagai narasumber utama atas sistem yang berlaku di rumah sakit.

Jadwal Pelaksanaan

Jangka waktu yang dibutuhkan datam mengembangkan sistern informasi manajemen rumah sakit di rumah sakit sesuai dengan tahap pengerjaan

baik di kantor maupun dilapangan.

Adapun rencana jangka waktu pengerjaan akan dilakukan dengan tahapan pekerjaan adalah sebagai berikut:

1. Survey pendahuluan 1 (satu)bulan

2. Penelitian dan pengembangan sistem 1 (satu)bulan

3. Pembangunan sistem informasi 1 (satu)bulan

4. Imptementasi 1 (satu)bulan

5. Pemeliharaan sistem & Jaringan periodik

Lokasi pengerjaan akan dilakukan di dua tempat yaitu di Lokasi dan Kantor Konsultan. Waktu dapat disesuaikan dengan kondisi dan situasi yang terjadi.

Proses pengembangan sistem mutai dari tahapan analisis sampai pada tahapan implementasi dijadwalkan akan memakan waktu paling sedikit 4 bulan. Sistem akan terus dievaluasi untuk memantau kemampuan sistem untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang diharapkan, disamping itu juga akan dilakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan. Rincian jadwal pengembangan sistern ini ditunjukkan pada tabel sebagai berikut :

Tahapan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 41 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 41. Analisa Kebutuhan Sistem2. Desain Sistem3. Implementasi Sistem4. Pengujian Sistem5. Pelatihan

Komponen Biaya

Komponen-komponen biaya yang diperlukan untuk pengembangan Sistem Informasi Rumah Sakit mulai dari tahap pengembangan sampai dengan

implementasi dapat dilihat pada Surat Penawaran Harga (SPH) pada berkas proposal ini.

Penutup

Diharapkan proposal ini akan memberikan masukan berharga bagi pihak manajemen rumah sakit, untuk dapat mempertimbangkan usulan pemecahan masalah yang kami ajukan.

Proposal ini merupakan proposal pembuka bagi tahap selanjutnya, khususnya bagi persiapan survey dilapangan guna menggali data secara lebih mendalam untuk dapat menentukan luas cakupan, bobot kedalaman, dan tingkat kebutuhan yang diperlukan untuk menentukan sistem yang sesuai dengan spesifikasi manajemen rumah sakit.

Besar harapan kami semoga apa yang kami usulkan dapat membantu kegiatan operasional di rumah sakit sehingga akan terjadi bentuk nyata terhadap peningkatan pelayanan kepada pasian rumah sakit dan masyarakat luas.

Kirimkan Ini lewat Email BlogThis! Berbagi ke Twitter Berbagi ke Facebook Bagikan ke Pinterest di 10.5.09 Label: IT

4 komentar:

1.

Richard Roesnadi 5 Juni 2009 04.45

Buat study banding saja, ini ada contoh real Software Rumah Sakit (SIMRS) yang lengkap khususnya membantu proses adm, jadi serba otomatis dengan sekali klikseperti pembuatan Billing (+rincian) Rawat Inap, Piutang (Tagihan Klaim) kepada Asuransi/Corporate,dan Perhitungan Honor2 Jasa medis.Download

Semoga info ini bisa jadi masukan.

Balas

Balasan

1.

Anonim30 Oktober 2012 10.16

Khamim

Mohon Ijin Download Pak Richard, sangat inspiratif buat programmer pemula...Terimakasih, semoga mendapatkan balasan yang baik dari Tuhan...

Balas

2.

fiqi12 Desember 2010 20.25

makasih banyak ya....

Balas

3.

ed soeliant 12 Januari 2013 20.13

artikel menarik, bermanfaat bagi para manajemen rumah sakit.

Balas

Muat yang lain...Posting Lebih Baru Posting Lama Beranda Langganan: Poskan Komentar (Atom)

Social Profiles

Popular Tags Blog Archives

Kunjungan Blog

Coba ente car

84823

Entri Populer

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

Sistem Informasi Manajem Rumah Sakit, software  Klinik, Web database rumah sakit, lengkap dengan fitur tagihan yang realtime, dan apapun yan...

Prosedur untuk mendapatkan SKTM (Surat Keterangan Tidak Mampu)

Mungkin ada yang bertanya bagaimana mengurus SKTM/Gakin untuk rumah sakit… hmm, berikut ini coba saya berikan gambaran prosedur pengurusan...

Membangun Proxy Server Yang Handal

Biar ngga salah asumsi antara satu dengan lain, kita samakan dulu persepsinya trutama bentuk jaringan yang mau dibahas, sebagai berikut : ...

Ada kesalahan di dalam gadget ini

Followers

Categories

HANYA CERITA (19) DARI SAYA UNTUK ANDA (17) MOTIVASI DIRI (13) IT (9) KESEHATAN (6) HOT (5) ASLI INDONESIA (4) BELAJAR IT (4) MUSIK (3) BELAJAR MEMBANGUN PROXY SERVER (2) Billy Still Blues (2) GADGET (2) PEJABAT KATROK (2) Billy still Rock (1) Faith (1) LIBYA (1) MAC PROGRAMMING PEMULA (1) Mice Cartoon (1) Nice Place (1) Online Shopping (1) REVOLUSI (1) SISTEM BASIS DATA (1) WAR (1) billy boen (1)

Recent Posts

Visitor Traffic

 Copyright © 2009 Kemamu | Blogging and Sharing | Powered by Blogger

えこうともはりゃんと

Baka! baka! bakaaa!

Home About Contact Download Report :)

Home > Peran Penting Sistem Informasi Manajemen Pada Rumah Sakit Umum

Palembang BARI

Peran Penting Sistem Informasi Manajemen Pada Rumah Sakit Umum Palembang BARI

Posted by : Eko Utomo Haryanto Jumat, 04 Oktober 2013

ABSTRACK

Dalam era globalisasi sekarang ini, rumah sakit dituntut untuk meningkatkan

kinerja dan daya saing sebagai badan usaha dengan tidak mengurangi misi

sosial yang dibawanya. Rumah sakit harus merumuskan kebijakan-

kebijakan strategis antara lain efisiensi dari dalam (organisasi, manajemen,

serta SDM) serta harus mampu secara cepat dan tepat mengambil

keputusan untuk peningkatan pelayanan kepada masyarakat agar dapat

menjadi organisasi yang responsif, inovatif, efektif, efisien dan

menguntungkan.

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) adalah sistem

komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses

bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan

prosedur administrasi untuk mendukung kinerja dan memperoleh

informasi secara cepat, tepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen

(SIM) berbasis komputer merupakan sarana pendukung yang sangat

penting – bahkan bisa dikatakan mutlak – untuk operasional rumah sakit

Berbagai pengalaman rumah sakit yang menggunakan sistem administrasi

konvensional menunjukan banyaknya kehilangan kesempatan memperoleh

laba akibat dari lemahnya koordinasi antar departemen maupun kurangnya

dukungan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan terintegrasi.

                                                                  PENDAHULUAN

Dewasa ini , hampir seluruh  rumah sakit berlomba – lomba  mengembangkan

diri dan meningkatkan kualitas manajemen pelayanan kesehatan dengan

menerapkan sistem informasi rumah sakit berbasis komputer untuk

mendukung perubahan serta perbaikan  bagi  semua aspek dan bidang

yang terkait, baik dari segi sarana dan prasarana, finansial, perlengkapan

alat-alat medis maupun sumber daya manusia.

Salah satu faktor yang  tak kalah penting adalah sumber daya manusia

( SDM ) yang handal sebagai penggerak perangkat sistem

informasi .Sistem Informasi merupakan salah satu kebutuhan terbesar di

rumah sakit, untuk menyelsaikan  masalah – masalah yang biasa terjadi di

rumah sakit seperti data – data pasien yang tidak terorganisir dengan baik,

kesalahan dalam  nomor antrian, resep obat salah, dan lain sebagainya.

Dengan menggunakan sistem informasi diharapkan  masalah – masalah

tersebut dapat diatasi minimal dikurangi  yang  tentunya akan berdampak

pada peningkatan mutu pelayanan rumah sakit secara keseluruhan.

 

                                                              LANDASAN TEORI

Sistem Informasi

a. Abdul Kadir (2003, h.10)

Sistem informasi adalah sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi

informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi

informasi) dan dimaksudkan untuk mecapai suatu sasaran atau tujuan.

b. Whitten (2004, h.10)

Sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses, dan teknologi

informasiyang berinteraksi mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan

menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk

mendukung sebuah organisasi.

c. Jogianto (2005, h.11)

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan

laporan-laporan yang diperlukan.

 

Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada

level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan,

pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume

rutin dan laporanlaporan tertentu. SIM mengambil data mentah dari TPS

(Transaction Processing System) dan mengubahnya menjadi kumpulan

data yang lebih berarti yang dibutuhkan manager untuk menjalankan

tanggung jawabnya. Untuk mengembangkan suatu SIM, diperlukan

pemahaman yang baik tentang informasi apa saja yang dibutuhkan

manajer dan bagaimana mereka menggunakan informasi tersebut.(Hanif

Al Fatta, 2007, h.12).

Pengertian Rekam Medis dan Rawat Jalan

Rekam medis adalah suatu keterangan baik secara tertulis maupun

rekaman tentang identitas klien, hasil pengkajian, atau segala pelayanan

dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien (Samil, 2001) dalam

(Wildan dan Hidayat 2008, h.28 ). Pelayanan rawat jalan adalah

pencatatan yang diperlukan hanya sebatas catatan atau dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan fisik, diagnosis/masalah,

tindakan/pengobatan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada

pasien (Samil, 2001) dalam (Wildan dan Hidayat 2008, h.28).

 

Analysis Modeling

 

Model analisi adalah teknik pertama untuk merepresentasikan sistem

informasi. Pemodelan analisis menggunakan kombinasi dari teks dan

diagram untuk merepresentasikan P/L (data, fungsi, dan tingkah). Ada dua

tipe pemodelan analisis yang digunakan yaitu diantaranya analisis

terstruktur dan analisis berorientasi objek.  

                                                                PEMBAHASAN

RSUD Palembang BARI di bangun dengan namaPoliklinik/Puskesmas Pasca

Usaha dari tahun 1986 sampai dengan April 1995dan dibangunnya

poliklinik-poliklinik, kantor dan alat-alatyang masih sangat sederhana

mulai tanggal 19 Juni 1995 diresmikan menjadi RSUD Palembang BARI

dengan SK Depkes Nomor 1326/Menkes/Kes/SK/IX/1997, tanggal 10

November 1997 ditetapkan menjadi Rumah Sakit Umum Daerah Tipe B

dengan status milik pemda kota palembang.

 

Prosedur Sistem yang Berjalan 

A. Prosedur Pendaftaran Pasien 

Bagi pasien lama hanya menunjukkan kartu berobat apabila ke rumah sakit

lagi dan bagi yang belum memiliki kartu berobat atau pasien baru, terlebih

dahulu harus membuat kartu berobat pada bagian administrasi 

B. Prosedur Penerimaan Pasien Rawat 

Jalan berkas rekam medisnya akan dikirim ke setiap unit pelayanan sesuai

dengan yang dikehendaki pasien. Setelah mendapat pelayanan yang cukup

dari unit pelayanan, pasien menuju Instalasi Farmasi untuk menerima obat

sekaligus melakukan pembayaran. Semua berkas rekam medis pasien dari

setiap unit pelayanan akan diambil atau dikirim kembali ke TPPRJ.

C. Prosedur Bagian Pemberi Pelayanan

Melakukan pencatatan dan memasukkan data hasil dari pemeriksaan pasien

rawat jalan berdasarkan data pasien.

 

D. Prosedur Bagian Rekam Medis 

Melakukan pengolahan data dan membuat laporan untuk evaluasi pelayanan

secara harian, mingguan, bulanan dan tahunan serta menyimpan arsip.

 

Analisis Permasalahan 

Untuk mengidentifikasi permasalahan yang muncul pada Rumah Sakit Umum

Daerah Palembang BARI maka penulis menggunakan kerangka

pemecahan masalah dengan kerangka PIECES (Performance, Information,

Economic, Control, Efficiency, and Service).

 

1. Performance (Kinerja) 

a. Rekam medis yang terdapat pada sistem pendaftaran masih

bersifatkonvensional yaitu pasien lama menunjukkan nomor rekam medis

pada kartu berobat hal ini mengakibatkan kinerja pendaftarannya menjadi

lambat.

b. Penyaluran data rekam medis masih sangat lambat karena proses

pencariannya yang membutuhkan waktu

lama.

2. Information (Informasi)

Informasi data rekam medis dan data pasien dicatat secara konvensional sering

terjadi kesalahan pencatatan data. Minimnya informasi yang diperoleh

karena lintas poliklinik belum mempunyai perantara penyampaian

informasi lintas poliklinik.

3. Economics (Ekonomi, Mengendalikan Biaya, atau Meningkatkan

Keuntungan )

Data pasien dan data rekam medis masih disimpan secara konvensional maka

rumah sakit harus menyediakan tempat untuk menyimpan arsip-arsip yang

makin menumpuk, rumah sakit mengeluarkan biaya ekstra untuk

pemeliharaan kertas dan arsip-arsip tersebut.

4. Control (Kontrol atau Keamanan)

Data yang ada masih kurang aman karena pencatatan masih secara

konvensional dan disimpan dalam bentuk folder yang rentan sekali terjadi

kerusakan seperti kotor, mudah sobek, tercecer dan mudah hilang,

sehingga sulit untuk merawat dan mengawasinya. Kurang selektifnya

orang yang tidak bekepentingan masuk ke dalam

ruangan arsip.

5. Efficiency (Efisiensi Waktu, Orang dan Proses)

Banyaknya arsip berupa folder menyulitkan pada saat pencarian data,

sehingga pasien belum dapat dilanyani secara optimal karena rekam medis

pasien harus diantarkan oleh staf rekam medis (staf pendaftaran).

 

6. Service (Layanan Ke Pelanggan, Pemasok, Mitra, Karyawan, dan

Lain-lain)

Pelayanan yang dilakukan masih kurang maksimal karena semua proses

yang ada masih belum dilakukan secara cepat yang mengakibatkan pasien

itu harus menunggu lama bila ingin berobat.

 

Analisis Kebutuhan

Tujuan dari pembuatan diagram use case adalah untuk mendapatkan dan

menganalisis informasi persyaratan yang cukup serta mempersiapkan

model yang dapat mengkomunikasikan apa yang diperlukan dari prespektif

pengguna, tetapi bebas dari detail spesifik tentang bagaimana sistem akan

dibangun dan diimplementasikan. Diagram Use Case dapat dilihat pada

Gambar 1.

Analisis Kelayakan 

Kelayakan adalah ukuran akan seberapa menguntungkan atau seberapa praktis

pengembangan sistem informasi terhadap organisasi. Analisis kelayakan

adalah proses pengukuran kelayakan. Dalam analisis kelayakan digunakan

matriks sistem kandidat yang secara efektif digunakan untuk

mengorganisasi dan membandingkan karakteristik solusi beberapa

kandidat yang berbeda-beda. Tabel 1 Matriks Kelayakan Kandidat

Rancangan Sistem

Rancangan Sistem Logis 

Pada rancangan sistem logis, diagram aliran data yang dibahas adalah

mengenai diagram konteks, diagram dekomposisi, diagram kejadian serta

diagram subsistem dan sistem.

 

A. Diagram Konteks

Diagram konteks menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram ini

memberikan gambaran mengenai

keseluruhan sistem. Diagram konteks Rumah Sakit Umum Daerah

Palembang BARI dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

B. Diagram Dekomposisi

Diagram dekomposisi pada sistem yang diusulkan terdapat delapan

subsistem yaitu, subsistem akses, subsistem hak akses, subsistem pasien,

subsistem dokter, subsistem diagnosa, subsistem peembayaran, subsistem

laporan.

Model Data

Entity Relationship Diagram merupakan diagram yang dipergunaka untuk

menggambarkan hubungan antara

entity dalam suatu sistem yang akan dikembangkan pada Rumah Sakit

Umum Daerah Palembang BARI yang ditunjukkan pada gambar ini.

A. Relasi Antar Tabel

Adapun relasi antar tabel akan ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

Rancangan Program

Dalam menggambarkan rancangan program yang diusulkan pada Rumah

Sakit Umum Daerah Palembang BARI, penulis membagi uraian

penjelasan rancangan antarmuka.

Rancangan antar muka

1. Perancangan Tampilan Login

Form login ini merupakan menu aplikasi yang pertama kali muncul pada saat

user ingin memasuki aplikasi sistem informasi Rumah Sakit Umum

Daerah Palembang BARI. Untuk masuk kedalam menu utama ini user

diminta untuk memasukkan username, mengisi password dan sesuai

dengan data yang telah tersedia. Kemudian user harus memilih antara dua

command button yang terdapat pada menu ini yaitu command button

“Login” yang digunakan untuk masuk kedalam menu utama dan command

button “Batal” untuk keluar dari aplikasi. Perancangan tampilan login ini

dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

2. Perancangan Tampilan Menu Utama

Form menu utama ini merupakan menu aplikasi yang muncul pada aplikasi

sistem informasi Rumah Sakit Umum Daerah Palembang BARI. Terdapat

enam baris menu yaitu Sistem, Master, Diagnosa, Riwayat, Pembayaran

dan Report. Perancangan tampilan menu utama ini dapat dilihat pada

gambar dibawah ini.

3. Perancangan Tampilan Tambahan

Pengguna Form kelola data tambahan pengguna ini digunakan untuk

menambah data pengguna baru. Terdapat beberapa perintah, simpan untuk

menambah data-data pengguna baru yang baru, dan Batal untuk mereset

data yang telah diketik kedalam textbox. Perancangan tampilan kelola

tambahan pengguna ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

4. Perancangan Tampilan Ubah

Password Form ubah password ini digunakan apabila user ingin mengganti

password mengganti password lama dengan password baru. Perancangan

tampilan ubah password indapat dilihat pada gambar.

5. Perancangan Tampilan Data Pasien

Form data pasien ini digunakan untuk mendaftar pasien baru. Terdapat

beberapa perintah, simpan untuk menambah data pasien yang baru, ubah

untuk mengubah data pasien yang mengalami kesalahan dalam pendataan

pasien, dan search untuk mencari data pasien yang telah disimpan dalam

database. Perancangan tampilan data pasien ini dapat dilihat pada gambar

dibawah ini.

6. Perancangan Tampilan Data Dokter

Form data dokter ini digunakan untuk mengisi data dokter. Terdapat

beberapa perintah, simpan untuk menambah data dokter, ubah untuk

mengubah data dokter yang mengalami kesalahan dalam pendataan dokter,

dan search untuk mencari data dokter yang telah disimpan dalam database.

Perancangan tampilan data dokter ini dapat dilihat pada gambar dibawah

ini

7. Perancangan tampilan data diagnosa

Form data diagnosa ini digunakan untuk melihat data diagnosa. Terdapat

beberapa perintah, lihat pasien untuk melihat data pasien yang telah

mendaftar, tambah resep untuk menyimpan data resep yang diberikan,

simpan untuk menambah data diagnosa yang baru, ubah untuk mengubah

data diagnosa yang mengalami kesalahan dalam pendataan diagnosa, dan

search untuk mencari data diagnosa yang telah disimpan dalam database.

Perancangan tampilan diagnosa ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini. 

8. Perancangan Tampilan Data

Pembayaran Form data pembayaran ini digunakan untuk melihat data

pembayaran. Terdapat beberapa perintah, simpan untuk menambah data

pembayaran yang baru, hapus untuk menghapus data pembayaran lama,

search untuk mencari data pembayaran yang telah disimpan dalam

database. Perancangan tampilan pembayaran ini dapat dilihat pada gambar

dibawah ini.

                                                                  KESIMULAN

 

Berdasarkan hasil pembahasan dan analisis yang telah dilakukan, maka dapat 

disimpulkan sebagai berikut:

1. Dengan dikembangkannya sistem dalam bentuk aplikasi sistem

informasi rumah sakit palembang BARI diharapkan dapat memberikan

informasi yang lebih cepat dan akurat.

 

2. Dengan adanya sistem dalam bentuk aplikasi sistem informasi rumah sakit

palembang BARI maka dapat

mempermudah administrasi dan kepala rekam medis dalam mengelola

semua data-data di rumah sakit palembang BARI.

3. Dengan adanya sistem dalam bentuk aplikasi laporan, dapat mempermudah

direktur dan administrasi untuk mendapat informasi yang cepat dan akurat

mengenai laporan data pasien, laporan data diagnosa dan resep dan laporan

biaya rawat jalan.

Refrensi:

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia

http://slurppsss.wordpress.com/2011/12/31/sistem-informasi-manajemen-

rumah-sakit-sim-rs/

http://www.scribd.com/doc/172440381/Pengembangan-Sistem-Informasi-

Rumah-Sakit-Rev

   No related post available

  0  0  843

Leave a Reply

Subscribe to Posts | Subscribe to Comments Navigation

Universitas Gunadarma

Labels

Manajemen Umum Softskill (2) Organisasi dan Metode Softskill (7)

SudentSites News

Telah Dilihat

2902

Translate

Powered by Translate

Arsip Blog

►   2014

▼   2013 o ►   November o ▼   Oktober

Tugas Sim Minggu Ke 2 Tugas Sim Minggu Ke 1 Peran Penting Sistem Informasi Manajemen Pada Ruma...

o ►   Juni o ►   April

►   2012

Popular Posts

Peran Penting Sistem Informasi Manajemen Pada Rumah Sakit Umum Palembang BARI

ABSTRACK

Tips dan Rahasia Presentasi Steve Jobs

Kepemimpinan

STRUKTUR ORGANISASI

My Blog List

Tested

About Me

Eko Utomo Haryanto Lihat profil lengkapku

- Copyright © 2013 えこうともはりゃんと - Hentai Ouji To Warawanai Neko - Powered by Blogger -

ShareThis Copy and Paste- See more at: http://ekouh.blogspot.com/2013/10/peran-penting-sistem-

informasi.html#sthash.W8tKidtF.dpuf

Sistem Informasi Rumah Sakit dan

 Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)

Oleh : Heru Supanji, S.Pd,MM

Komputer telah dikenal sekitar lima puluh tahun yang lalu, tetapi rumah sakit lambat dalam menangkap revolusi komputer. Saat ini hampir setiap rumah sakit menggunakan jasa komputer, setidaknya untuk manajemen keuangan.

Perawat terlambat mendapatkan manfaat dari komputer, usaha pertama dalam menggunakan komputer oleh perawat pada akhir tahun 1960-an dan 1970-an mencakup :

1. Automatisasi catatan perawat untuk menjelaskan status dan perawatan pasien.

2. Penyimpanan hasil sensus dan gambaran staf keperawatan untuk analisa kecenderungan masa depan staf.

Pada pertengahan tahun 1970-an, ide dari sistem informasi rumah sakit (SIR) diterapkan, dan perawat mulai merasakan manfaat dari sistem informasi manajemen. Pada akhir tahun 1980-an memunculkan mikro-komputer yang berkekuatan besar sekali dan perangkat lunak untuk pengetahuan keperawatan seperti sistem informasi manajemen keperawatan (SIMK).

Sistem Informasi Rumah Sakit (SIR)

Sistem informasi rumah sakit (SIR) sangat luas, desain sistem komputer yang komplek untuk menolong komunikasi dan mengatur informasi yang dibutuhkan dari sebuah rumah sakit.

Sebuah SIR akan diaplikasikan untuk perijinan, catatan medis, akuntansi, kantor, perawatan, laboratorium, radiologi, farmasi, pusat supali, mutrisi/pelayanan makan, personel dan gaji. Jumlah aplikasi-aplikasi lain dapat dimasukkan bagi beberapa bagian/departemen dan untuk beberapa tujuan yang praktikal.

Manajer-manajer perawat perlu mengenal komputer, yang mencakup mengenal istilah umum yang digunakan komputer. Pada masa depan dapat diharapkan bahwa semua pekerjaan perawat akan dipengaruhi oleh komputer, dan beberapa posisi baru akan dikembangkan bagi perawat-perawat di bidang komputer.

Pengertian Sistem Informasi Rumah Sakit

Sistem informasi rumah sakit adalah suatu tatanan yang berurusan dengan pengumpulan data, pengelolaan data, penyajian informasi, analisa dan penyimpulaninformasi serta penyampaian informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit.

Unsur sistem Informasi Rumah Sakit bertugas ‘Menyiapkan informasi untuk kepentingan pelayanan rumah sakit’, selain untuk ‘Sistem informasi itu sendiri dan subsistemnya anatara lain subsistem pengembangan dan operasional subsitem.’ Dengan Struktur hirarki : Sistem rumah sakit sebagai sistem suprasistemnya ada input, proses,output, dan balikan control.

Terdapat 8 konsep dasar yang mendasari proses pengembangan Sistem Informasi Rumah Sakit, yaitu :

(1) Sistem informasitidak identik dengan sistem komputerisasi, (2) Sistem informasi organisasi adalah suatu sistem yang dinamis, (3) Sistem informasi sebagai suatu sistem harus mengikuti siklus hidup sistem, (4) Daya guna sistem informasi sangat ditentukan oleh tingkat intregritas sistem informasi itu sendiri, (5) Keberhasilan pengembangan sistem informasi sangat bergantung pada strategi yang dipilih untuk pengembangan sistem tersebut, (6)Pengembangan Sistem Informasi organisasi harus menggunakan pendekatan fungsi dan dilakukan secara menyeluruh (holistik), (7) Informasi telah menjadi aset organisasi (8) Penjabaran sistem sampai ke aplikasi menggunakan struktur hirarkis yang mudah dipahami.

Konsep Dasar Pengembangan

Dalam melakukan pengembangan system informasi secara umum, adabeberapa konsep dasar yang harus dipahami oleh para pengembang atau pembuat rancang bangun system informasi (designer). Adapun konsep-konsepnya seperti dibawah ini:

Konsep 1 : Sistem Informasi tidak identik dengan sistem komputerisasi.Pada dasarnya sistem informasi tidak bergantung kepada penggunaan teknologi komputer. Sistem informasi yang memanfaatkan teknologi komputer dalam implementasinya disebut sebagai Sistem Informasi Berbasis Komputer (ComputerBased Information System).

Pada pembahasan selanjutnya, yang dimaksudkan dengan sistem informasi adalah sistem informasi yang berbasis komputer. Isu penting yang mendorong pemanfaatan teknologi komputer atau teknologi informasi dalam sistem informasi suatu organisasi adalah :

Pengambilan keputusan yang tidak dilandasi dengan informasi. Informasi yang tersedia, tidak relevan. Informasi yang ada, tidak dimanfaatkan oleh manajemen. Informasi yang ada, tidak tepat waktu. Terlalu banyak informasi.Informasi yang tersedia, tidak akurat. Adanya duplikasi data (data redundancy). Adanya data yang cara pemanfaatannya tidak fleksibel

Konsep 2 : Sistem informasi organisasi adalah suatu sistem yang dinamis.

Dinamika sistem informasi dalam suatu organisasi sangat ditentukan oleh dinamika perkembangan organisasi tersebut. Oleh karena itu perlu disadari bahwa pengembangan sistem informasi tidak pernah berhenti.

Konsep 3 : Sistem informasi sebagai suatu sistem harus mengikuti siklus hidup sistem.

Seperti lahir, berkembang, mantap dan akhirnya mati atau berubah menjadi sistem yang baru. Oleh karena itu, sistem informasi memiliki umur layak guna. Panjang pendeknya umur layak guna sistem informasi tersebut ditentukan diantaranya oleh :

a. Perkembangan organisasi tersebut

Makin cepat organisasi tersebut berkembang, maka kebutuhan informasi juga akan berkembang sedemikian rupa, sehingga sistem informasi yang sekarang digunakan sudah tidak bias lagi memenuhi kebutuhan organisasi tersebut.

b. Perkembangan teknologi informasi

Perkembangan teknologi informasi yang cepat menyebabkan perangkat keras maupun perangkat lunak yang digunakan untuk mendukung beroperasinya sistem informasi tidak bisa berfungsi secara efisien dan efektif. Hal ini disebabkan antara lain :

Perangkat keras yang digunakan sudah tidak di produksi lagi, karena tekno-loginya ketinggalan jaman (outdated) sehingga layanan pemeliharaan perangkatkeras tidak dapat lagi dilakukan oleh perusahaan pemasok perangkat keras.

Perusahaan pembuat perangkat lunak yang sedang digunakan, sudah menge-luarkan versi terbaru. Versi terbaru itu umumnya mempunyai feature yang lebih banyak, melakukan optimasi proses dari versi sebelumnya dan memanfaatkan feature baru dari perangkat keras yang juga telah berkembang.

Meskipun pada umumnya, perusahaan pengembang perangkat keras maupun perangkat lunak tersebut, mencoba menjaga kompatibilitas dengan versi terdahulu, namun kalau dilihat dari sisi efektivitasnya, maka pemanfaatan infrastruktur tersebut tidak efektif. Hal ini disebabkan karena feature-feature yang baru tidak termanfaatkan dengan baik.Mengingat perkembangan teknologi informasi yang berlangsung dengan cepat, maka para pengguna harus sigap dalam memanfaatkan dan menggunakan teknologi tersebut. Konsekuensi dari pemanfaatan teknologi informasi tersebut adalah :

a. Dalam melakukan antisipasi perkembangan teknologi harus tepat.

b. Harus selalu siap untuk melakukan pembaharuan perangkat keras maupunperangkat lunak pendukungnya, apabila diperlukan.

c. Harus siap untuk melakukan migrasi kesistem yang baru.

Arah perkembangan teknologi informasi dalam kurun waktu 3-5 tahun mendatang adalah sebagai berikut :

1. Perkembangan perangkat keras dan komunikasi.

Kecenderungan perkembangan perangkat keras :

Peningkatan kecepatan. Peningkatan kemampuan. Penurunan harga. Turn over alat yang semakin cepat.

Perkembangan perangkat komunikasi menyebabkan perubahan desain sistem perangkatkeras yang digunakan, dari sistem dengan pola tersentralisasi menjadi sistem dengan pola terdistribusi. Pada pola terdistrubusi, kemampuan pengolahan data (computing power) dipecah menjadi dua, satu diletakkan pada komputer induk yang berfungsi sebagai pelayan (server) dan yang satu lagi diletakkan di komputer pengguna (client),desain ini disebut sebagai client-server achitecture.

2. Kecenderungan perkembangan perangkat lunak, terutama perangkat lunak basis

data (database), juga mengikuti perkembangan desain sistem perangkat keras tersebutdiatas. Pada server diletakkan perangkat lunak back-end dan pada client diletakkan perangkat lunak front-end. Perangkat lunak back-end adalah perangkat lunak pengelola sistem basis data (database manage-mentsystem/DBMS), sedangkan perangkat lunak front-end adalah perangkat lunak yang dikembangkan dengan pemrograman visual berdasarkan 4GL dari DBMS tersebut atau dengan perangkat lunak antarmuka (interface) untuk berbagai DBMS seperti ODBC (open database connectivity).

c. Perkembangan tingkat kemampuan pengguna (user) sistem informasi.

Sistem informasi yang baik, akan dikembangkan berdasarkan tingkat kemampuan dari para pemakai, baik dari sisi : Tingkat pemahaman mengenai teknologi informasi, kemampuan belajar dari para pemakai, dan kemampuan beradaptasi terrhadap perubahan sistem.

Dari sisi pemakai, dikenal istilah end-user-computing (EUC). EUC adalah pemakai yang melakukan pengembangan sistem untuk keperluan dirinya sendiri. Mengingat bervariasinya kemampuan EUC dan sulitnya melakukan pemantauan serta pengendalian terhadap EUC, maka EUC akan menyebabkan masalah yang serius dalam pengembangan maupun dalam pemeliharaan sistem informasi. Ancaman yang paling serius adalah adanya disintegrasi sistem menjadi sistem yang terfragmentasi.

Konsep 4 : Daya guna sistem informasi sangat ditentukan oleh tingkat integritassistem nformasi itu sendiri.

Sistem informasi yang terpadu (integrated) mempunyai daya guna yang tinggi, jika dibandingkan dengan sistem informasi yang terfragmentasi. Usaha untuk melakukan integrasi sistem yang ada didalam suatu organisasi menjadi satu sistem yang utuh merupakan usaha yang berat dengan biaya yang cukup besar dan harus dilakukansecara berkesinambungan.

Sinkronisasi antar sistem yang ada dalam sistem informasi itu, merupakan prasyarat yang mutlak untuk dapat mendapatkan sistem informasi yang terpadu. Sistem informasi, pada dasarnya terdiri dari minimal 2 aspek yang harus berjalan secara selaras, yaitu aspek manual dan aspek yang terotomatisasi (aspek komputer).

Pengembangan sistem informasi yang berhasil apabila dilakukan dengan mengembangkan kedua aspek tersebut. Sering kali pengembang sistem informasi hanya memfokuskan diri pada pengembangan aspek komputernya saja, tanpa memperhatikan aspek manualnya. Hal ini diakibatkan adanya asumsi bahwa aspek manual lebih mudah diatasi dari pada aspek komputernya. Padahal salah satu faktor penentu keberhasilan pengembangan sistem informasi adalah dukungan perilaku dari para pengguna sistem informasi tersebut, dimana para pengguna sangat terkait dengan sistem dan prosedur dari sistem informasi pada aspek

manualnya.

Konsep 5 : Keberhasilan pengembangan sistem informasi sangat bergantung pada strategi yang dipilih untuk pengembangan sistem tersebut.

Strategi yang dipilih untuk melakukan pengembangan sistem sangat bergantung kepada besar kecilnya cakupan dan tingkat kompleksitas dari sistem informasi tersebut. Untuk sistem informasi yang cakupannya luas dan tingkat kompleksitas yang tinggi diperlukan tahapan pengembangan seperti : Penyusunan Rencana Induk Pengembangan, Pembuatan Rancangan Global, Pembuatan Rancangan Rinci, Implementasi dan Operasionalisasi.

Dalam pemilihan strategi harus dipertimbangkan berbagai faktor seperti: keadaan yang sekarang dihadapi, keadaan pada waktu sistem informasi siap dioperasionalkan dan keadaan dimasa mendatang, termasuk antisipasi perkembangan organisasi dan perkembangan teknologi. Ketidaktepatan dalam melakukan prediksi keadaan dimasa mendatang, merupakan salah satu penyebab kegagalan implementasi dan operasionalisasi sistem informasi.

Konsep 6 : Pengembangan Sistem Informasi organisasi harus menggunakanpendekatan fungsi dan dilakukan secara menyeluruh (holistik).

Pada banyak kasus, pengembangan sistem informasi dilakukan dengan menggunakan pendekatan struktur organisasi dan pada umumnya mereka mengalami kegagalan, karena struktur organisasi sering kali kurang mencerminkan semua fungsi yang ada didalam organisasi. Sebagai pengembang sistem informasi hanya bertanggung jawab dalam mengintegrasikan fungsi-fungsi dan sistem yang ada didalam organisasi tersebut menjadi satu sistem informasi yang terpadu.

Pemetaan fungsi-fungsi dan sistem ke dalam unit-unit struktural yang ada di dalam organisasi tersebut adalah wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan organisasi tersebut. Penyusunan rancang bangun/desain sistem informasi seharusnya dilakukan secara menyeluruh sedangkan dalam pembuatan aplikasi bisa dila-kukan secara sektoral atau segmental menurut prioritas dan ketersediaan dana. Pengembangan sistem yang dilakukan segmental atau sektoral tanpa adanya desain sistem informasi yang menyeluruh akan menyebabkan kesulitan dalam melakukanintergrasi sistem.

Konsep 7 : Informasi telah menjadi aset organisasi.

Dalam konsep manajemen modern, informasi telah menjadi salah satu aset dari suatu organisasi, selain uang, SDM, sarana dan prasarana. Penguasaan informasi internal dan eksternal organisasi merupakan salah satu keunggulan kompetitif (competitive advantage), karena keberadaan informasi tersebut :

Menentukan kelancaran dan kualitas proses kerja, Menjadi ukuran kinerja organisasi/perusahaan, Menjadi acuan yang pada akhirnya menentukan kedudukan/peringkat

organisasi tersebut dalam persaingan lokal maupun global.

Konsep 8 : Penjabaran sistem sampai ke aplikasi menggunakan struktur hirarkis yang mudah dipahami.

Dalam semua kepustakaan yang membahas konsep sistem, hanya dikenal istilah sistem dan subsistem. Hal ini akan menimbulkan kesulitan dalam melakukan penjabaran sistem informasi yang cukup luas cakupannya. Oleh karena itu, dalam penjabaran seringdigunakan istilah sebagai berikut :

1. Sistem2. Subsistem3. Modul4. Submodul5. Aplikasi

Masing-masing subsistem dapat terdiri atas beberapa modul, masing-masing modul dapat terdiri dari beberapa submodul dan masing-masing submodul dapat terdiri dari beberapa aplikasi sesuai dengan kebutuhan.

Struktur hirarki seperti ini sangat memudahkan dari segi pemahaman maupun penamaan. Pada beberapa kondisi tidak diperlukan penjabaran sampai 5 tingkat, misalnya sebuah modul tidak perlu lagi dijabarkan dalam sub-submodul, karena jabaran berikutnya sudah sampai tingkatan aplikasi.

Rancang Bangun/Desain Sistem Informasi Rumah Sakit

Rancang bangun/desain Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS), sangat bergantung kepada jenis dari rumah sakit tersebut. Rumah sakit di Indonesia, berdasarkan kepemilikannya dibagi menjadi 2, sebagai berikut :

1. Rumah Sakit Pemerintah, yang dikelola oleh :

· Departemen Kesehatan, · Departemen Dalam Negeri,· TNI, · BUMN.

Sifat rumah sakit ini adalah tidak mencari keuntungan (non profit)

2. Rumah Sakit Swasta, yang dimiliki dan dikelola oleh sebuah yayasan, baik yang sifatnya tidak mencari keuntungan (non profit) maupun yang memang mencarikeuntungan (profit).

Berdasarkan sifat layanannya rumah sakit dibagi dua, sebagai berikut :

Rumah Sakit Umum. Untuk Rumah Sakit Pemerintah, Rumah Sakit Umum digolongkan menjadi 4 tingkatan, sebagai berikut :

a. Rumah Sakit Umum tipe A, rumah sakit umum yang memberikan layananmedis spesialistik dan subspesialistik yang luas.b. Rumah Sakit Umum tipe B, rumah sakit umum yang memberikan layananmedis spesialistik dan subspesialistik yang terbatas.c. Rumah Sakit Umum tipe C, rumah sakit umum yang memberikan layananmedis spesialistik yang terbatas, seperti penyakit dalam, bedah, kebidanan dananak.d. Rumah Sakit Umum tipe D, rumah sakit umum yang memberikan layananmedis dasar.

Untuk Rumah Sakit Swasta, Rumah Sakit Umum digolongkan menjadi 3 tingkatan sebagai berikut :

a. Rumah Sakit Umum Pratama, rumah sakit umum yang memberikan layananmedis umum.b. Rumah Sakit Umum Madya, rumah sakit umum yang memberikan layananmedis spesialistik.c. Rumah Sakit Umum Utama, rumah sakit umum yang memberikan layananmedis spesialistik dan subspesialisitik.

Rumah Sakit Khusus.

Rumah sakit khusus ini banyak sekali ragamnya, rumah sakit ini melakukan penanganan untuk satu atau beberapa penyakit tertentu dan layanan medis subspesialistik tertentu. Yang masuk dalam kelompok ini diantaranya : Rumah Sakit Karantina, Rumah Sakit Bersalin, dsb.

Dari Keputusan Menteri Kesehatan No. 983 tahun 1992, dapat diketahui bahwa organsasi rumah sakit secara umum adalah organisasi matriks. Semua staf yang ada,dibagi ke dalam divisi-divisi yang ada dalam struktur organisasi rumah sakit tersebut, sedangkan setiap tenaga medis tersebut juga dikelompokkan ke dalam kelompok fungsional menurut profesinya masing-masing dan setiap kelompok fungsional dipimpin oleh seorang ketua kelompok.

Organisasi matriks adalah organisasi yang paling dinamis dan paling baik, jika dibandingkan dengan tipe organisasi lainnya, namun harus disadari sepenuhnya bahwa setiap staf dalam organisasi tersebut mempunyai 2 pimpinan sekaligus yang memberikan perintah dan pengarahan kepada yang bersangkutan, yaitu pimpinan divisi dan pimpinan kelompok. Oleh karena itu, setiap staf pada organisasi matriks harus mampu bekerjasama lintas divisi, mampu berkomunikasi dengan baik dengan ke 2 pimpinannya dan mampu membagi pekerjaannya berdasarkan prioritas.

Organisasi matriks memang sangat memerlukan dukungan teknologi infomasi/komputer dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya. Namun agar

teknologi informasi dapat memberikan dukungan yang maksimal, maka penataan pola kerja organisasi tersebut merupakan prasyarat utama.

Dalam menyusun rancang bangun/desain Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS), perlu diperhatikan aspek hubungan eksternal rumah sakit dengan lingkungannya seperti terlihat pada (Bagan 1). Dengan memahami bagan tersebut, maka dalam penyusunan sistem informasi rumahsakit harus mengakomodir berbagai aspek hubungan antara rumah sakit dengan lingkungannya.

Bagan Aspek Hubungan Eksternal Rumah Sakit

Rancang bangun/desain SIRS secara global disusun dengan menggunakan pendekatan fungsi dan dilakukan secara menyeluruh sehingga Sistem Informasi Rumah Sakit terdiri dari :

a. Subsistem Layanan Kesehatan, yang mengelola kegiatan layanan kesehatan. b. Subsistem Rekam Medis, yang mengelola data pasien. c. Subsistem Personalia, yang mengelola data maupun aktivitas tenaga medis maupun tenaga administratif rumah sakit. d. Subsistem Keuangan, yang mengelola data-data dan transaksi keuangan.e. Subsistem Sarana/Prasarana, yang mengelola sarana dan prasarana yang ada di dalam rumah sakit tersebut, termasuk peralatan medis, persediaan obat-obatan dan bahan habis pakai lainnya. f. Subsistem Manajemen Rumah Sakit, yang mengelola aktivitas yang ada didalam rumah sakit tersebut, termasuk pengelolaan data untuk perencaan jangka panjang, jangka pendek, pengambilan keputusan dan untuk layanan pihak luar.

Ke 6 subsistem tersebut diatas kemudian harus dijabarkan lagi ke dalam modul-modulyang sifatnya lebih spesifik. Subsistem Layanan Kesehatan dapat dijabarkan lebih lanjutmenjadi :

1. Modul Rawat Jalan, yang mengelola data-data dan aktivitas layanan medis rawat jalan.2. Modul Rawat Inap, yang mengelola data-data dan aktivitas layanan medis rawat inap.3. Modul Layanan Penunjang Medis, termasuk didalamnya tindakan medis, pemeriksaan laboratorium,dsb.

Skema rancang bangun SIRS secara global ini dapat dilihat pada (bagan 2). Pada bagan tersebut diberikan contoh hubungan antara satu subsistem dengan subsistemlainnya. Rancangan Global SIRS berisi penjabaran SIRS menjadi subsistem, modul, submodul dan aplikasi. Penjabaran selanjutnya dari rancang bangun global SIRS yang disajikan sangat bergantung kepada jenis rumah sakit maupun jenislayanan/kegiatan yang ada di dalam rumah sakit tersebut. Untuk sampai pembuatan aplikasi masih diperlukan penjabaran yang lebih rinci dan penjabaran ini disusun dalam dokumen yang disebut sebagai Rancangan Detail/Rinci SIRS.

Bagan Rancangan Global SIRS

Pengembangan Sistem Informasi Rumah Sakit

Dalam melakukan pengembangan SIRS, pengembang haruslah bertumpu dalam 2 hal penting yaitu “kriteria dan kebijakan pengembangan SIRS” dan “sasaran pengembangan SIRS” tersebut. Adapun kriteria dan kebijakan yang umumnya dipergunakan dalam penyusunan spesifikasi SIRS adalah sebagai berikut :

1. SIRS harus dapat berperan sebagai subsistem dari Sistem Kesehatan Nasional dalam memberikan informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu.

2. SIRS harus mampu mengaitkan dan mengintegrasikan seluruh arus informasi

dalam jajaran Rumah Sakit dalam suatu sistem yang terpadu.

3. SIRS dapat menunjang proses pengambilan keputusan dalam proses perencanaan maupun pengambilan keputusan operasional pada berbagai tingkatan.

4. SIRS yang dikembangkan harus dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna terhadap usaha-usaha pengembangan sistem informasi rumah sakit yang telah ada maupun yang sedang dikembangkan.

5. SIRS yang dikembangkan harus mempunyai kemampuan beradaptasi terhadap perubahan dan perkembangan dimasa datang.

6. Usaha pengembangan sistem informasi yang menyeluruh dan terpadu dengan biaya investasi yang tidak sedikit harus diimbangi pula dengan hasil dan manfaat yang berarti (rate of return) dalam waktu yang relative singkat.

7. SIRS yang dikembangkan harus mampu mengatasi kerugian sedini mungkin.

8. Pentahapan pengembangan SIRS harus disesuaikan dengan keadaan masing-masing subsistem serta sesuai dengan kriteria dan prioritas.

9. SIRS yang dikembangkan harus mudah dipergunakan oleh petugas, bahkan bagi petugas yang awam sekalipun terhadap teknologi komputer (user friendly).

10. SIRS yang dikembangkan sedapat mungkin menekan seminimal mungkin perubahan, karena keterbatasan kemampuan pengguna SIRS di Indonesia, untuk melakukan adaptasi dengan sistem yang baru.

11. Pengembangan diarahkan pada subsistem yang mempunyai dampak yang kuat terhadap pengembangan SIRS.

Atas dasar dari penetapan kriteria dan kebijakan pengembangan SIRS tersebut di atas, selanjutnya ditetapkan sasaran pengembangan sebagai penjabaran dari Sasaran Jangka Pendek Pengembangan SIRS, sebagai berikut :

1. Memiliki aspek pengawasan terpadu, baik yang bersifat pemeriksaan atau pengawasan (auditable) maupun dalam hal pertanggung-jawaban penggunaan dana (accountable) oleh unit-unit yang ada di lingkungan rumah sakit.

2. Terbentuknya sistem pelaporan yang sederhana dan mudah dilaksanakan, akan tetapi cukup lengkap dan terpadu.

3. Terbentuknya suatu sistem informasi yang dapat memberikan dukungan akan informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu melalui dukungan data yang bersifat dinamis.

4. Meningkatkan daya guna dan hasil guna seluruh unit organisasi dengan menekan pemborosan.

5. Terjaminnya konsistensi data.

6. Orientasi ke masa depan

7. Pendayagunaan terhadap usaha-usaha pengembangan sistem informasi yang telah ada maupun sedang dikembangkan, agar dapat terus dikembangkan dengan mempertimbangkan integrasinya sesuai Rancangan Global SIRS.

SIRS merupakan suatu sistem informasi yang, cakupannya luas (terutama untuk rumah sakit tipe A dan B) dan mempunyai kompleksitas yang cukup tinggi. Oleh karena itu penerapan sistem yang dirancang harus dilakukan dengan memilih pentahapan yang sesuai dengan kondisi masing-masing subsistem, atas dasar kriteria dan prioritas yang ditentukan. Kesinambungan antara tahapan yang satu dengan tahapan berikutnya harus tetap terjaga. Secara garis besar tahapan pengembangan SIRS adalah sebagai berikut :

1. Penyusunan Rencana Induk Pengembangan SIRS,2. Penyusunan Rancangan Global SIRS.3. Penyusunan Rancangan Detail/Rinci SIRS,4. Pembuatan Prototipe, terutama untuk aplikasi yang sangat spesifik,5. Implementasi, dalam arti pembuatan aplikasi, pemilihan dan pengadaanperangkat keras maupun perangkat lunak pendukung.6. Operasionalisasi dan Pemantapan

Sistem Informasi Rumah Sakit yang berbasis komputer (Computer Based Hospital Information System) memang sangat diperlukan untuk sebuah rumah sakit dalam era globalisasi, namun untuk membangun sistem informasi yang terpadu memerlukan tenaga dan biaya yang cukup besar. Kebutuhan akan tenaga dan biaya yang besar tidak hanya dalam pengembangannya, namun juga dalam pemeliharaan SIRS maupun dalam melakukan migrasi dari sistem yang lama pada sistem yang baru.

Selama manajemen rumah sakit belum menganggap bahwa informasi adalah merupakan aset dari rumah sakit tersebut, maka kebutuhan biaya dan tenaga tersebut diatas dirasakan sebagai beban yang berat, bukan sebagai konsekuensi dari adanya kebutuhan akan informasi. Kalau informasi telah menjadi asset rumah sakit, maka beban biaya untuk pengembangan, pemeliharaan maupun migrasi SIRS sudah selayaknya masuk dalam kalkulasi biaya layanan kesehatan yang dapat diberikan oleh rumah sakit itu.

Perlu disadari sepenuhnya, bahwa penggunaanteknologi informasi dapat menyebabkan ketergantungan, dalam arti sekali mengimplementasikan dan

mengoperasionalkan SIRS, maka rumah sakit tersebut selamanya terpaksa harus menggunakan teknologi informasi. Hal ini disebabkan karena perubahan dari sistem yang terotomasi menjadi sistem manual merupakan kejadian yang sangat tidak menguntungkan bagi rumah sakit tersebut.

Perangkat lunak SIRS siap pakai yang tersedia dipasaran pada saat ini sebagian besar adalah perangkat lunak SIRS yang hanya mengelola sebagian sistem atau beberapa subsistem dari SIRS. Untuk dapat memilih perangkat lunak SIRS siap pakai dan perangkat keras yang akan digunakan, maka rumah sakit tersebut harus sudah memiliki rancang bangun/desain SIRS yang sesuai dengan kondisi dan situasi rumah sakitnya.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Rumah Sakit di Indonesia

Sistem informasi rumah sakit di Indonesia sudah dikembangkan sejak tahun 1972, dengan dikeluarkannya Surat Keputusan Menteri Kesehatan nomor 651/XI-AU/PK/72 yang mengatur sistem pelaporan rumah sakit sebagai pengganti sistem yang sebelumnya ada. Pada perkembangan berikutnya, sistem pelaporan rumah sakit disempurnakan kembali sebagai revisi ketiga dengan surat keputusan menteri kesehatan RI No 691 A /Menkes/SK/XII/84. Pembakuan dari pada sistem pelaporan rumah sakit merupakan landasan di dalam upaya memantapkan sistem informasi rumah sakit, karena salah satu modal utama untuk menunjang kelancaran informasi adalah tersedianya data dasar dari unit pelapor.

1. Pengelolaan Sistem Informasi Rumah Sakit

a. PencatatanPencatatan disini dimaksudkan pendokumentasian segala informasi medis seorang pasien ke dalam rekam medis. Data pasien dapat dikelompokkan ke dalam dua kelompok, yaitu data sosial dan data medis.

Untuk mendapatkan data medis yang baik, ada beberapa hal yang dapat diperhatikan oleh dokter dan ahli di bidang kesehatan lainnya, yaitu mencatat secara tepat waktu, up to date, cermat dan lengkap, dapat dipercaya dan menurut kenyataan, berkaitan dengan masalah dan pokok perihalnya, sehingga tidak bertele-tele, bersifat subjektif sehingga menimbulkan kesan jelas.

Kegiatan pencatatan ini melibatkan semua unit pelayanan di rumah sakit yang memberikan pelayanan ataupun tindakan kepada pasien.

Bentuk catatan dapat dibedakan berdasarkan sifatnya, yaitu:1) Catatan yang bersifat kolektif

Catatan ini dalam bentuk buku yang sering disebut buku register. Buku register ini merupakan sumber utama data kegiatan rumah sakit. 2) Catatan yang bersifat individual

Catatan ini mendokumentasikan segala tindakan medik yang diberikan kepada seorang pasien. Bentuk catatan ini berupa lembaran-lembaran yang dinamakan rekam medis.

b. Pengolahan data medis

Sebelum dilakukan pengolahan, berkas-berkas rekam medis tersebut diteliti kelengkapannya baik isi maupun jumlahnya. Rekapitulasi dari sensus harian diolah untuk menyiapkan laporan yang menyangkut kegiatan rumah sakit, sedangkan formulir-formulir rekam medis diolah untuk menyiapkan laporan yang menyangkut morbiditas dan mortalitas (Depkes RI, 1994).

c. Penyusunan dan analisis data

Penyajian data menurut sifatnya dapat berupa :

1) Data deskriptif, masih menggambarkan keadaan apa adanya dan belum memberikan gambaran makna daripada keadaan tersebut.2) Data analitik, sudah dapat memberikan makna dari pola keadaan sesuatu sehingga dapat memberikan suatu informasi yang dapat dipakai sebagai bahan tindak lanjut oleh pengambil keputusan.

2. Jenis Sistem Informasi Rumah Sakit

Sistem pelaporan rumah sakit merupakan bagian dari sistem informasi rumah sakit berbagai data tentang kegiatan rumah sakit dikumpulkan untuk mewujudkan sistem ini. Data tersebut dikumpulkan melalui berbagai formulir standart sesuai dengan frekuensi dan periodenya, jenis data dan formulir yang perlu dilaporkan antara lain :

a. Data kegiatan rumah sakit (RL.1)

Formulir RL.1 merupakan formulir rekapitulasi yang mencakup berbagai kegiatan rumah sakit seperti rawat inap, rawat jalan, pelayanan instalasi rawat darurat, kegiatan bedah dan non bedah, pelayanan kesehatan gigi, kegiatan radiologi, pengujian kesehatan, rehabilitasi medik, latihan kerja, pelayanan kesehatan jiwa, kegiatan transfusi darah, kegiatan pengujian kesehatan, kegiatan farmasi rumah sakit, kegiatan pemeriksaan laboratorium klinik, kegiatan rujukan, kegiatan keluarga berencana. Formulir ini dibuat setiap triwulan oleh masing-masing rumah sakit berdasarkan pencatatan harian yang dikompilasikan setiap bulan. Data yang dilaporkan mencakup semua keadaan mulai tanggal 1 bulan pertama sampai dengan tanggal 30 atau 31 bulan ketiga pada triwulan yang bersangkutan.

b. Data kegiatan morbiditas rumah sakit (RL.2) , terdiri dari :

1) Kegiatan morbiditas individual pasien rawat inap yang meliputi :

a) Morbiditas untuk pasien umum (RL2.1) yang isinya mencakup: jati diri pasien, tanggal masuk dan tanggal keluar, diagnosis, penyebab luar cedera dan keracunan, operasi atau tindakan keadaan keluar rumah sakit dan sebagainya.

b) Morbiditas untuk pasien kebidanan (RL.2.2) yang isinya mencakup : jati diri pasien, tanggal masuk dan tanggal keluar, cara melahirkan, diagnotis utama, masa getasi, operasi atau tindakan. Keadaan keluar rumah sakit, tanggal melahirkan, paritas, dan jumlah kelahiran hidup atau mati.

c) Morbiditas untuk bayi lahir di rumah sakit (RL.2.3) yang isinya mencakup : tanggal masuk dan tanggal keluar pasien, tanggal lahir bayi, berat lahir, keadaan lahir, diagnosis utama, dan keadaan keluar rumah sakit.

2) Rekapitulasi data keadaan morbiditas rawat inap di rumah sakit (RL2a, dan RL2a1 untuk laporan survailans terpadu) memuat data kompilasi penyakit atau morbiditas pasien rawat inap yang dikelompokkan menurut daftar tabulasi dasar klasifikasi internasional penyakit ke sepuluh. Untuk masing-masing kelompok penyakit berisi informasi mengenai jumlah pasien keluar menurut golongan umur dan menurut seks, serta jumlah pasien keluar mati.

3) Data status informasi (RL2c) sehingga lampiran RL2a1 yang memuat informasi tentang penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi.

4) Rekapitulasi data keadaan morbiditas pasien rawat jalan di rumah sakit (RL2b, dan RL 2b1), memuat data kompilasi penyakit atau morbiditas pasien rawat jalan yang dikelompokkan menurut daftar tabulasi dasar klasifikasi internasional penyakit kesepuluh. Untuk masing-masing kelompok penyakit berisi informasi mengenai jumlah kasus baru menurut golongan umur dan menurut seks serta jumlah kunjungan.

c. Data inventarisasi (data dasar) rumah sakit (RL 3), memuat data identitas rumah sakit, surat ijin penyelenggaraan, direktur rumah sakit, fasilitas kesehatan gigi, fasilitas tempat tidur, fasilitas unit rawat jalan.

d. Data ketenagaan rumah sakit (RL 4), memuat informasi rekapitulasi data jumlah tenaga yang bekerja di rumah sakit menurut kualifikasi pendidikan dan status kepegawaian, dan RL 4a yang merupakan data individual ketenagaan rumah sakit memuat data pribadi, data pekerjaan, pendidikan lanjut, pengalaman kerja, latihan jabatan dan status kepegawaian.

e. Data peralatan rumah sakit (RL5) memuat informasi rekapitulasi data jumlah peralatan medik yang ada di rumah sakit menurut sumber pengadaan dan keadaannya, dan RL5a yang merupakan data individual peralatan medik di rumah

sakit, memuat nama atau jenis alat, tipe atau model, kapasitas dan sebagainya (Ditjen Yan.Med, 1992).

3. Kegunaan Sistem Informasi Rumah Sakit

Kegunaan sistem informasi RS dapat dibedakan menjadi

a. Sistem informasi untuk pembangunan rumah sakitInformasi yang dikirim dari sumber informasi (rumah sakit) ke pusat (Depkes) dapat dipakai sebagai acuan atau pedoman.

b. Sistem informasi untuk manajemen rumah sakit Informasi yang dihasilkan oleh rumah sakit dapat dipakai untuk keperluan manajemen dalam rangka mencapai tujuan pembangunan dan pengembangan rumah sakit yaitu peningkatan mutu, cakupan, dan efisiensi pelayanan.

4. Masalah Pengelolaan Sistem Informasi Rumah Sakit

Dalam pelaksanaan pengelolaan sistem informasi rumah sakit, dijumpai banyak permasalahan baik yang dikarenakan faktor dari unit pelaporan maupun dari unit pengelola seperti :

a. Dari unit pelapor terutama menyangkut kecepatan, ketepatan dan akurasi data yang dilaporkan.Ketepatan dan akurasi data yang dilaporkan masih memprihatinkan dan ini dipengaruhi oleh tingkat kesadaran dan beban kerja. Rendahnya tingkat kesadaran untuk menghasilkan laporan yang baik disebabkan adanya sikap belum merasa memiliki dan memerlukan data untuk unitnya sendiri, bertambahnya macam-macam dan bentuk laporan yang diminta sebagai konsekuensi pengembangan program, menyebabkan bertambahnya macam dan bentuk laporan yang diminta sebagai konsekuensi pengembangan program, menyebabkan bertambahnya beban kerja petugas pelaporan rumah sakit.

b. Dari unit pengelola ditingkat pusat, berkisar pada terbatasnya dana untuk pembinaan dan pelatihan serta bertambahnya kebutuhan akan data (Nugroho, 1996).

B. Sistem Pelaporan Rumah Sakit

Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan akurat.

Sistem pelaporan di RS Surabaya pada umumnya menggunakan sistem desentralisasi yang artinya sistem pelaporan tidak terkoordinasi melalui satu pintu tetapi masing-masing unit/urusan menggunakan buku ekspedisi sendiri.

1. Jenis laporan yang dibuat dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu

a. Laporan intern rumah sakitb. Laporan ekstern rumah sakit

Ad. a. Laporan intern rumah sakit Yaitu laporan yang dibuat sebagai masukan untuk menyusun konsep Rancangan Dasar Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

Indikasi laporan adalah :

1) Sensus harian, meliputi

a) Pasien masuk rumah sakitb) Pasien keluar rumah sakitc) Pasien meninggal di rumah sakitd) Lamanya pasien dirawate) Hari perawatan

2) Prosentase pemakaian TT

3) Kegiatan persalinan

4) Kegiatan pembedahan dan tindakan medis lainnya

5) Kegiatan rawat jalan penunjang

Ad. b. Pelaporan ekstern rumah sakit

Yaitu pelaporan yang wajib dibuat oleh rumah sakit sesuai dengan peraturan yang berlaku, ditunjukkan kepada Departemen Kesehatan RI, Kanwil Depkes RI (sekarang , Dinkes Propinsi, Dinkes Kabupaten/kota

Pelaporan yang dibuat sesuai kebutuhan Depkes RI, meliputi :

1) Data Kegiatan Rumah Sakit (RL 1) 2) Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap (RL 2a) 3) Data Keadaan Morbiditas penyakit Khusus Pasien Rawat Inap (RL 2a1)4) Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan (RL 2b) 5) Data Keadaan Morbiditas Penyakit Khusus Pasien Rawat Jalan (RL 2b1)6) Data individual Morbiditas Pasien Rawat Inap

a) Pasien Umum (RL 2.1)b) Pasien Obstetrik (RL 2.2)c) Pasien baru lahir/lahir mati (RL 2.3)

7) Data Inventaris Rumah Sakit (RL3)

8) Data Keadaan ketenagaan RS (RL 4)

9) Data individual Ketenagaan RS (RL 4a)

10) Data Peralatan Rumah Sakit (RL 5)

2. Periode Pelaporan

a. (RL 1) dibuat setiap tribulan berdasarkan catatan harian yang dikompilasi setiap bulan b. (RL 2 a) dilaporkan setahun sekali c. (RL 2 b) dilaporkan setahun sekalid. (RL 2 a1) dilaporkan setiap bulane. (RL 2 a2) dilaporkan setiap bulanf. (RL 2.1), (RL 2.2), (RL 2.3), dibuat sistem sampling dari tangan 1 s/d 10 setiap bulan : Pebruari, Mei, Agustus dan Nopember khusus ke DepKes RIg. (RL 3) dilaporkan setahun sekalih. (RL4), (RL 4a), (RL 5) dilaporkan setahun sekali

3. Saluran Pengirim Laporan

Laporan kegiatan rumah sakit (RL 1) dibuat rangkap 6 yang asli dikirim ke Dir jen. Yan Med Bagian Informasi Yanmed rumah sakit Depkes RI dan tembusan ditunjukan ke :

a. Ka Kanwil Dep Kes RI(sudah likuidasi)b. Ka Din Kes Propinsic. Ka Din Kes Kabupatend. Direktur Rumah Sakite. Pertinggal (Arsip)

Sedangkan laporan lainnya (RL 2 s/d RL 5) cukup dibuat rangkap 2 yang asli dikirim ke Dir Jen Yan Med Dep Kes RI dan tembusannya untuk Arsip rumah sakit

(RL 1) dibuat setiap tribulan berdasarkan catatan harian yang dikompilasi setiap bulan

(RL 2 a) dilaporkan setahun sekali (RL 2 b) dilaporkan setahun sekali (RL 2 a1) dilaporkan setiap bulan (RL 2 a2) dilaporkan setiap bulan (RL 2.1), (RL 2.2), (RL 2.3), dibuat sistem sampling dari tangan 1 s/d 10

setiap bulan : Pebruari, Mei, Agustus dan Nopember khusus ke DepKes RI (RL 3) dilaporkan setahun sekali

(RL4), (RL 4a), (RL 5) dilaporkan setahun sekali yang dijadwalkan oleh departemen Kesehatan

a. Untuk pelaporan bulanan / tribulan dikirim ke instansi Departemen Kesehatan paling lambat tanggal 15 pada bulan berikutnya.

b. Untuk laporan tahunan dikirim setiap tanggal 15 Januari pada tahun berikutnya.

c. Untuk memenuhi hal tersebut di atas, maka pengumpulan data laporan dari masing-masing unit terkait ditetapkan paling lambat setiap tanggal 5 pada bulan berikutnya.

d. Khusus untuk pengumpulan data individual morbiditas pasien rawat inap sampling tanggal 1 s/d 10 sesuai bulan pelaporan, formulir dilampirkan dalam berkas RM setelah disi oleh dokter yang merawat sekurang-kurangnya :

1) Diagnosa2) Sebabkematian bila pasien meninggal3) Nama dan tanda tangan dokter

Kelengkapan data lainnya diisi oleh petugas rekam medis (RS Darmo, 1999).

C. Evaluasi

Menurut Depkes RI (1991) Evaluasi adalah proses penilaian pencapaian tujuan yang telah ditentukan dalam menilai efektifitas suatu rencana. Tujuan evaluasi dapat juga berguna sebagai :

1. Alat untuk memperbaiki kebijaksanaan pelaksanaan program dan perencanaan program yang akan datang.2. Alat untuk memperbaiki alokasi sumber daya.3. Alat untuk memperbaiki pelaksanaan suatu kegiatan yang sedang berjalan.4. Alat untuk mengadakan perencanaan kembali yang lebih baik dari pada suatu program.

SISTEM PENCATATAN/PELAPORAN PUSKESMAS

Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan

Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Beberapa pengertian dasar dari SP2TP menurut depkes RI (1992) adalah sebagai berikut :

Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI No.63/Menkes/SK/II/1981.

Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu.

Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan pelaporan lain yang dapat memperberat beban kerja petugas puskesmas.

Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan

1. Tujuan Umum

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Pengelolaan SP2TP di kabupaten berau masih terkendala dengan rendahnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian laporan SP2TP ke Dinas Kesehatan.

2. Tujuan Khusus

Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.

Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.

Manfaat Dari Pencatatan Dan Pelaporan

1. Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan Kabu/kota2. Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan3. Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan4. Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil

Batasan Dari Pencatatan Dan Pelaporan

Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai berikut :

Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.

Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.

Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.

Ruang Lingkup Pencatatan dan Pelaporan

Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan,dicatat, dan dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut mencakup :

1. Umum dan demografi2. Sarana fisik3. Ketenagaan4. Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung 5. Pengelolaan Pencatatan

Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut :

Rekam kesehatan keluarga (RKK)Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan dipuskesmas. Kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga. Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK). Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.

Kartu rawat jalan

Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke

puskesmas.

Kartu indeks penyakit

Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta.

Kartu ibu

Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan, dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.

Kartu anak

Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah.

KMS balita, anak sekolah

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan yang telah diperoleh balita dan anak sekolah.

KMS ibu hamil

Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil.

KMS usia lanjut

KMS usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.

RegisterRegister merupakn formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.

Ada beberapa jenis register sebagai berikut :

1. Nomor indeks pengunjung puskesmas2. Rawat jalan3. Register kunjungan4. Register rawat inap5. Register KIA dan KB6. Register kohort ibu dan balita7. Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi8. Register penimbangan batita9. Register imunisasi10. Register gizi11. Register kapsul beryodium12. Register anak sekolah13. Sensus harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit.

Mekanisme Pencatatan

Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan diluar gedung. Di dalam gedung, loket memegang peranan penting bagi seorang pasien yang berkunjung pertama kali atau yang melakukan kunjungan ulang dan dapat Kartu Tanda Pengenal, kemudian pasien disalurkan pada unit pelayanan yang akan dituju. Apabila diluar gedung pasien dicatat dalam register dengan pelayanan yang diterima. Mekanisme pencatatan dipuskesmas dapat digambarkan melalui berikut.

1. Pengelolaan Pelaporan

Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas.

Formulir Laporan dari Puskesmas ke kabupaten

1. Laporan Bulanan

Data Kesakitan (LB 1) Data obat-obatan (LB 2) Data kegiatan gizi, KIA/KB,imunisasi termasuk pengamatan penyakit

menular (LB 3)

2. Laporan Sentinel

Berikut adalah bentuk laporan sentinel.

Laporan bulan sentinel (LB 1S)

Laporan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD31), penyakit infeksi saluran pernafasan akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjukyaitu satu puskesmas dari setiap kab/kota dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas kesehatan kab/kota, Dinas kesehatan provinsi dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).

Laporan bulanan sentinel (LB 2S)

Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat kerja. Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi puskesmas rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan

3. Laporan Tahunan

Laporan tahunan meliputi :

Data dasar puskesmas (LT-1) Data kepegawaian (LT-2) Data peralatan (LT-3)

Alur Laporan

Laporan dikirimkan dari Puskesmas ke Dinas Kesehatan kab/kota , Dinas Kesehatan Provinsi serta Pusat (Ditjen BUK) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP. Laporan tersebut meliputi :

1. Laporan Triwulan

1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB12. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB23. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB34. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB4

2. Laporan Tahunan

1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-12. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-23. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-3

Frekuensi Laporan

1. Laporan Triwulan

Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 April 2011, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2011). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait di bawah ini

1. Kepala Dinas Kesehatan Provinsi2. Kementrian Kesehatan RI Cq Ditjen BUK

2. Laporan Tahunan

Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun berikutnya dan diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini

1. Kepala Dinas Kesehatan Provinsi2. Kementrian Kesehatan RI Cq Ditjen BUK

Mekanisme Pelaporan

Tingkat puskesmas

1. Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di  puskesmas2. Pelaksana pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik didalam maupun diluar gedung sertalaporan yang diterima dari puskesmas pembantu dan bidan di desa.3. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak dua rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP4. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.

Tingkat Kabupaten/Kota

1. Pengolahan data SP2TP di kab/kota menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh Kementrian Kesehatan2. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan kab/kota disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi / entri data.3. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkat kinerja program.4. Hasil rekapitulasi data setiap 3 bualn dibuta dalam rangkap 3 (dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I, kanwil depkes Provinsi dan Deoartemen Kesehatan.

Tingkat Provinsi

1. Pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP di provinsi mempergunakan perangkat lunak sama dengan kab/kota2. Laporan dari dinkes kab/kota, diterima oleh dinas kesehatan provinsi dalam bentuk soft file dikompilasi / direkapitulasi.3.Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program tingkat provinsi untuk diolah dan dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian.

Tingkat Pusat

Hasil olahan yang dilaksanakan Ditjen BUK paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan tersebut disampaikan kepada pengelola program terkait dan Pusat Data Kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan ke Dinkes Provinsi.

Disajikan sebagai materi Mata Kuliah Teknologi Informasi : Sistem Informasi Rumah Sakit dan Sistem Manajemen Puskesmas, dari berbagai sumber.