BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

1. UU No.43 Th.1999 mengamanatkan manajemen kepegawaian adalah ‘unified’

2.2. ReformasiReformasi BirokrasiBirokrasi desentralisasidesentralisasi pendelegasianpendelegasian kewenangankewenangan humanhuman

resourcesresources managementmanagement;;

3.3. PerubahanPerubahan yangyang cepatcepat dalamdalam organisasiorganisasi pemerintahpemerintah baikbaik dipusatdipusat maupunmaupun daerahdaerah

4.4. PerubahanPerubahan nomenklaturnomenklatur daridari BAKNBAKN menjadimenjadi BKNBKN daridari fungsifungsi administratifadministratif

humanhuman resourcesresources managementmanagement humanhuman capitalcapital investmentinvestment;;

5.5. KebutuhanKebutuhan akanakan keragamankeragaman dandan kerinciankerincian data/data/informasiinformasi yangyang cepatcepat,, tepattepat dandan

akuratakurat sebagaisebagai dasardasar pengambilanpengambilan kebijakankebijakan dibidangdibidang kepegawaiankepegawaian dandan pelayananpelayanan

PNSPNS ;;

6. Tuntutan penyelenggaraan manajemen kepegawaian yang transparan, akuntabel,

efektif dan efisien;

7.7. PerkembanganPerkembangan TeknologiTeknologi InformasiInformasi,, dandan regulasiregulasi untukuntuk meningkatkanmeningkatkan efisiensiefisiensi dandan

efektifitasefektifitas ;;

8.8. PenerapanPenerapan ee--governmentgovernment ..

1. Standarisasi Sistem Informasi Kepegawaian sebagai media dalam pelayanan,

pengawasan dan pengendalian administrasi kepegawaian

2. Tersedianya Database Kepegawaian yang up-to-date sebagai media data sharing bagi

instansi dan stakeholders.

3. Ketersediaan database PNS nasional sebagai bahan perencanaan, pembinaan,

pengembangan, pengambilan kebijakan dibidang manajemen kepegawaian,

pelayanan kepegawaian

4. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas

• menghilangkan duplikasi sistem dan data

• meminimalisasi simpul birokrasi

• meningkatkan standarisasi proses.

• desentralisasi kewenangan.

5. Meningkatkan pelayanan dan kemudahan bagi PNS dan stake holders

6. Penerapan good governance and clean government

7. Meningkatkan kerjasama antar instansi pemerintah dan stakeholders

(Taspen, Askes, Bappetarum) untuk mencapai efisiensi dan efektifitas

dalam memenuhi kebutuhan yang berkaitan dengan manajemen

kepegawaian

8. Meminimalisasi Kesenjangan pengetahuan SDM pengelola data

kepegawaian

Peningkatan Pelayanan dan

Akurasi data Kepegawaian

Multisystem

Platform

Struktur Data

Standarisasi Klasifikasi

Norma, Standard, Prosedur

Forms

Mekanisme

Regulasi

Data

Duplikasi

Inefisiensi

Integrasi

Inconsistency

Kwalitas Layanan

Span of control

Digital divide

Alokasi beban tugas

Sebelum

Unified System

Standarisasi Standarisasi SIMSIM

Sharing of Sharing of resourcesresources

((system & system & database) database)

MinimMinimalisasialisasidigital dividedigital divide

Efisiensi dan Efisiensi dan efektifitasefektifitas

Optimalisasi Optimalisasi beban tugasbeban tugas

Transparansi Transparansi dan dan

AkuntabilitasAkuntabilitas

Saat ini

Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian Nasional

PENGADAANPENGADAAN

KENAIKAN PANGKAT PEREMAJAAN DATA

CONTROL & SUPERVISI PELAYANAN PENSIUNPENSIUN DATA MANAJEMEN

SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN

Aplikasi Pendukung

KP PensiunPenetapan

NIP

MutasiLain

TU Pelayanan

Agenda Usulan

KP

Pensiun

NIP

Mut. Lain

Proses Teknis(SAPK)

KPMutasi

LainPensiun NIP

Ok?

BKD

KANREG BKN

Ya

BTL TMS

Tidak

Bidang Teknis

Mutasi Pensiun INKA

DatabaseLayananMandiri

DatabasePNS

BKN

Ya

TU KP TU Pensiun

TU Pengadaan

TU Mutasi lainnya

Tujuan yang hendak dicapai

Tujuan utama yang ingin dicapai dalam Penerapan SAPK :

– Peningkatan pelayanan kepegawaian (tanpa menurunkankualitas data)

– Peningkatan keakurasian data (tanpa menurunkan kualitaspelayanan kepegawaian)

Kedua tujuan utama tersebut merupakan satu kesatuan yanghendak dicapai.

Untuk mempercepat proses penetapan pemberhentian danpemberian pensiun, Kepala Badan KepegawaianNegara/Kepala Kantor Regional Badan Kepegawaian Negaramenyampaikan daftar nominatif (listing data elektronik)

Bagi PNS yang akan diberhentikan dalam Pangkat PembinaTingkat I golongan ruang IV/b ke bawah yang akanmencapai BUP 58 (lima puluh enam) tahun kepada masing-masing instansi paling lambat 12 (dua belas) bulansebelum awal tahun anggaran berjalan dimana dalam tahunyang bersangkutan mencapai BUP, melalui Sistem AplikasiPelayanan Kepegawaian (SAPK).

Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara No. 26 Tahun 2013

Apabila PPK tidak melakukan rekonsiliasi atau tidakmenyampaikan daftar nominatif (Iisting data elektronik) hasilrekonsiliasi melalui SAPK dalam waktu 3 (tiga) bulan sebelumPNS mencapai BUP, maka Kepala Badan KepegawaianNegara/Kepala Kantor Regional Badan Kepegawaian Negaraatau pejabat lain yang ditunjuk menetapkan keputusanpemberhentian dan pemberian pensiun berdasarkan datayang ada di Badan Kepegawaian Negara.

Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara No. 26 Tahun 2013

PenginformasianDaftar BUP untuk12 Bulan kedepan

BKD/ Instansimelakukanpemeriksaan internal dari Daftar BUP

129

Peremajaan Data, Rekonsiliasi dan Pengentrian Usul SAPK

PNS yang tidak diusulkan dantermasuk dalam daftar BUP akanotomatis diusulkan ke Tim TeknisPensiun Pusat/ Kanreg dan akandicetak SK Pensiun nya

Batas UsiaPensiun

1 2 3 4 5 6 87 10 11

OK?YA

TIDAK

OK?

TIDAKYA

12

3

4

5

6

7

8

9

10

SAPK

SAPKSAPK

Verifikasi

UpdatePeremajaan Data

Rekonsiliasi

BKN/ KANREG BKD/ INSTANSI1

1

Bu

lan

Bu

lan

4

4 B

ula

nB

ula

n4

4

Bu

lan

Bu

lan

ALUR PENSIUN OTOMATIS GOL. RUANG IV/b KEBAWAH

1. BKN akan mengeluarkan listing BUP golongan ruang IV/b kebawahmenggunakan SAPK

2. BKD/ instansi pun dapat juga mencetak sendiri listing nominatif tersebutmelalui SAPK

3. BKD/ instansi pun melakukan verifikasi data dari listing nominatif tersebut

4. Jika daftar listing tersebut sudah benar, maka dilakukan entri usul melaluiSAPK (8)

5. Jika daftar listing tersebut tidak sesuai, maka lakukan peremajaan datamelalui SAPK dan dapat dicetak kembali revisi nya.

6. Jika saat peremajaan data ditemukan permasalahan:

• Kesulitan dalam entri usul mengenai golongan akhir yang tidak sesuai,

• Belum dipindah instansi,

• Perbedaan nama,

• Perbedaan tanggal lahir,

• Tidak ada datanya dalam database (Non PUPNS),

• Sudah dipensiunkan.

Maka BKD/ Instansi dapat melakukan rekonsiliasi data dengan melampirkanberkas- berkas pendukung, jika sudah benar dapat dilanjutkan entri usulmelalui SAPK

Mekanisme Usulan Pensiun

Mekanisme Usulan Pensiun

7. BKN yang telah melakukan rekonsiliasi data akan mencetakulang listing nominatif dan melaporkan kembali ke BKD/Instansi lalu mencetak kembali revisi daftar listing tersebutmelalui SAPK

8. BKD/ Instansi melakukan entri usul melalui SAPK, data sudahsesuai dengan daftar listing BUP tersebut.

9. BKD/ Instansi akan mengirimkan berkas pendukung keBKN/Kanreg, seperti:DPCP yang sudah ditandatangani yang bersangkutan dan PPKSurat Pengantar Instansi beserta daftar nominatif (yang dicetakkembali melalui SAPK)

10.BKN akan melakukan pencetakan Surat Keputusan Pensiun 3bulan sebelum TMT Pensiun, untuk Data yang masuk melaluiusulan SAPK ataupun yang otomatis masuk ke Tim TeknisPensiun Pusat/ Kanreg sesuai dengan daftar listing BUP.

Fitur Daftar Pensiun BUP (SAPK)• Kontrol dan Supervisi

P e m a n f a a t a n D a t a b a s e S A P K u n t u k S I M P E G d i I n s t a n s iP e m a n f a a t a n D a t a b a s e S A P K u n t u k S I M P E G d i I n s t a n s i

cloud/internet

Database SAPK

Downloaddatabase

Database SIMPEG

SIMPEG……………………. SIMPEG

Fitur ini digunakan untuk memberikan dan mengatur beberapa hal a.l:

1. Hak akses kepada pengguna (Profil Pengguna)

• Modul ini mengatur akses kepada setiap pengguna (User) terhadap kewenanganyang diberikan oleh seorang Administrator.

• Setiap Pengguna dapat memiliki lebih dari satu kewenangan dan sebaliknya satukewenangan dapat diberikan kepada beberapa pengguna.

• Hal yang perlu diketahui bahwa setiap Pengguna yang melakukan akses kedalamSAPK akan tercatat, termasuk setiap perubahan data yang terjadi.

2. Mendownload database PNS, Tabel referensi dsb.

• Fitur ini dimaksudkan agar setiap instansi dapat memiliki data pokok PNS darisistem untuk keperluan sistem di instansinya masing masing.

• Selain itu dapat pula mendownload Tabel Referensi dari Unit Organisasi, Jabatandan data lainnya yang diperlukan

3. Setting format cetakan yang dibutuhkan oleh setiap instansi (manajemen berkas)

4. Fungsi fungsi lain yang hanya dapat dilakukan oleh Super Admin ( Tabel referensi,pengaturan cetak,prosedure dsb.)

A. SDM/Operator Unit Pengelola Kepegawaian• Seluruh instansi Pusat/daerah telah diberikan pelatihan dan dilengkapi dengan

Buku Panduan dan Computer Based Training (Audio visual)• Setiap instansi telah diberikan Username dan password sebagai Administrator• Setiap Administrator dapat membuat User lain di masing masing instansi

sesuai dengan kebutuhan tenaga operator yang diperlukan.

Lakukan pelatihan dalam training environment, proses yg dilakukan dalamtraining environment TIDAK mengubah data real (production)

• https://sapk-training,bkn.go.id• https://ncsisadmin-training.bkn.go.id• https://hr-training.bkn.go.id

Apabila ditemukan kendala dalam penerapan sistem :• Pelajari kembali buku panduan yang ada• Tanyakan kepada Administrator tentang mekanisme kerja.• Hubungi Kantor Regional/BKN, Satgas vis e-mail, telepon, YM! , maupun mediaelektronik lainnya.

• Lakukan proses pendampingan dgn instansi

B. Jaringan Komunikasi Data

a. Komunikasi data di BKN Pusat :menjadi tanggung jawab BKN terhadap jaringan didalam lingkupBKN/Kanreg.

b. Komunikasi data antara BKN dengan Instansi• Konektifitas dengan instansi menjadi tanggung jawab provider (penyedia

jaringan komunikasi data)• Apabila terjadi kerusakan/kelambatan dalam jaringan komunikasi, agar

menghubungi provider diwilayahnya masing masing.

c. Komunikasi data di Instansi• Kondisi jaringan komunikasi data di internal instansi menjadi tanggung

jawab instansi ybs.• Permasalahan umum disebabkan oleh pengaturan (setting) komputer

pengguna dan pemasangan anti virus yang mengganggu kecepatankomunikasi data

• Apabila ditemukan kelambatan dalam akses data, remote setting dapatdilakukan dengan memberitahukan IP number PC ybs. Ke Pranata

C. DatabasePerbedaan data menjadi kendala dalam proses percepatan pelayanankepegawaian, seperti :

a. Pangkat/Golongan

b. Pendidikan

c. Unit Organisasi dan Satuan Kerja

d. Penghitungan Masa Kerja

e. Jabatan

f. Non database

g. Konversi NIP dlsb.

i. Lakukan peremajaan data khususnya bagi PNS yang akan diusulkan dalamKP satu periode sebelumnya, maupun yang akan BUP.

ii. Update Unit Organisasi agar sesuai dengan kondisi terkini instansi

Tahapan yang disarankan untuk dilakukan sebelumnya

1. Yakinkan PNS telah terdata dalam database (telah mengisi PUPNS tahun 2003 ), bilabelum terdata, segera lakukan sesuai mekanisme yang ada.

2. Lakukan setting dari dokumen/template format SK melalui Aplikasi NCSISADMIN (https://ncsisadmin.bkn.go.id )

3. Tentukan Pejabat Penandatangan spesimen di masing masing instansi (https://sapk.bkn.go.id )

4. Lakukan Peremajaan Unit Organisasi dari Instansi untuk kemudahan dalam melakukanupdating data melalui Aplikasi HR ( https://hr.bkn.go.id )

5. Perbaiki data PNS yang akan diproses KP, sesuai dengan kondisi terkini (

Pangkat/Golongan, TMT Gol, Unit Kerja, Pendidikan, Jabatan, masa kerja dsj. sesuai

dengan kewenangan yang diberikan – Perka BKN No. 14 Tahun 2011 ) melalui aplikasi

SAPK ( https://sapk.bkn.go.id )

6. Disarankan dalam satu nota usul maksimal 50 berkas untuk kemudahan dankecepatan dalam proses layanan.

7. Sesuaikan mekanisme usulan KP/Pensiun/Pengadaan dan Pencetakan berkas sesuaipanduan/ SOPdalam aplikasi