BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id · untuk diinput data-data nya kedalam file...

52

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Setelah mengetahui sistem yang berjalan pada Koperasi Makmur Mandiri

Karawang, maka pada bab ini penulis akan mengusulkan sistem terkomputerisasi

untuk proses peminjaman koperasi yang diaplikasikan pada komputer.

Sistem usulan dibuat untuk memperbaiki sistem yang belum

terkomputerisasi yang selama ini berjalan dalam setiap proses peminjaman pada

Koperasi Makmur Mandiri Karawang menjadi sistem yang terkomputerisasi

supaya data yang diperlukan lebih mudah mencarinya, mengolah dan dapat

mengklasifikasikan sistem yang memenuhi kebutuhan informasi yang cepat dan

akurat untuk memproses semua data.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Prosedur sistem usulan yang penulis ajukan pada Koperasi Makmur Mandiri

tidak banyak mengalami perubahan. Perbedaannya terletak pada penyimpanannya

disimpan kedalam bentuk file sehingga mempermudah dalam pengolahan data

dan membuat laporan.

Berikut prosedur sistem usulan yang penulis ajukan:

1. Prosedur Pendaftaran Anggota

Calon anggota terlebih dahulu melakukan pendaftaran sebagai anggota

koperasi dengan membawa berkas berupa surat-surat jaminan yang terdiri

dari Surat Karyawan (SK) baik berupa Surat Pengangkatan Kerja (SPK),

53

surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) atau Surat Keterangan Aktif

Bekerja (SKAB), kartu Jamsostek atau BPJS Ketenagakerjaan dan saldonya,

buku tabungan, kartu Anjungan Tunai Mandiri (ATM), slip gaji, ijazah

terakhir/buku nikah/akte lahir anak, fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP),

fotokopi kartu keluarga dan pas foto berwarna 4x6 cm dua lembar. Surat-

surat jaminan ini kemudian diserahkan kepada bagian administrasi untuk

dicek oleh staff admin. Setelah semua surat-surat dinyatakan lengkap,

kemudian admin menyerahkan kertas karbon kepada calon anggota sebagai

bukti surat jaminan yang sudah diserahkan ke koperasi dan kertas asli

disimpan sebagai arsip. Semua surat-surat jaminan dari calon anggota

tersebut diarsipkan ke file anggota. Setelah itu admin menyerahkan formulir

calon anggota untuk diisi oleh calon anggota. Formulir yang telah diisi dan

ditandatangani calon anggota kemudian diserahkan kembali kepada admin

untuk diinput data-data nya kedalam file anggota. Kemudian admin

mencetak kartu anggota sebagai bukti bahwa calon anggota tersebut sudah

terdaftar menjadi anggota atau nasabah koperasi makmur mandiri.

2. Prosedur Peminjaman

Setelah calon anggota terdaftar menjadi anggota atau nasabah koperasi

makmur mandiri dan hendak mengajukan pinjaman, maka proses

selanjutnya anggota menyerahkan kartu anggota kepada admin dan staff

admin menyerahkan formulir permohonan pengajuan pinjaman kepada

anggota untuk diisi dan ditandatangani. Setelah formulir permohonan

pengajuan pinjaman sudah diisi dan ditandatangi anggota, formulir tersebut

kemudian diserahkan kembali kepada admin untuk diinput data-data nya

54

dan disimpan pada file pinjaman. Selanjutnya admin menyerahkan kwitansi

tanda terima uang yang ditandatangani oleh kasir dan manager, surat

pengakuan hutang yang ditandatangani oleh manager, kartu angsuran

pinjaman anggota yang ditandatangani oleh petugas dan manager kepada

anggota dan surat kuasa pencairan Jamsostek/BPJS dan surat kuasa

pengambilan gaji yang ditandatangani oleh anggota. Masing-masing

kwitansi, surat dan kartu tersebut diserahkan rangkap dua yang berupa

kertas asli dan karbon. Setelah anggota setuju dan sudah menandatangani

surat, kartu dan perjanjian tersebut, selanjutnya admin mengambil kertas

yang asli untuk disimpan dan dijadikan arsip dan menyerahkan kertas

karbon sebagai pertinggal dan bukti permohonan dan perjanjian kedua belah

pihak untuk anggota. Selanjutnya tim marketing mendatangi dan melakukan

survey kempat tinggal anggota tersebut. Jika survey melihat data anggota

tersebut adalah benar maka marketing menyerahkan uang tersebut kepada

anggota secara tunai untuk dipinjam.

3. Prosedur Pembayaran Pinjaman

Setelah tiba jangka waktu untuk pembayaran angsuran pinjaman sesuai

yang disepakati bersama dalam Surat Pengakuan Hutang, anggota kemudian

mendatangi kantor Koperasi Makmur Mandiri untuk proses pembayaran.

Adapun proses pembayaran yang dimaksud dalam hal ini adalah transfer

uang angsuran pinjaman dari kartu ATM anggota ke rekening koperasi.

Admin menyerahkan kartu ATM anggota kepada marketing. Marketing

melakukan transfer dari ATM anggota ke rekening koperasi dan seluruh sisa

gaji anggota ditarik tunai oleh marketing. Jadi secara langsung anggota tidak

55

melakukan pembayaran, karena dipotong langsung oleh bagian marketing

dari saldo yang terdapat pada kartu ATM anggota yang sebelumnya

disimpan oleh koperasi sebagai syarat perjanjian. Selanjutnya oleh

marketing, struk bukti transfer diserahkan kepada kasir berikut sisa gaji

anggota dan kartu ATM anggota dikembalikan kepada admin untuk

disimpan kembali. Kasir menginput data pembayaran angsuran anggota

tersebut dalam file pembayaran angsuran. Kasir kemudian menyerahkan sisa

gaji dan struk bukti transfer angsuran pinjaman kepada anggota tersebut

sebagai bukti pembayaran pinjaman.

3. Prosedur Pembuatan Laporan

Pada saat tutup buku diakhir bulan kasir membuat laporan peminjaman

berdasarkan file pinjaman dan laporan pembayaran berdasarkan file

pembayaran angsuran dan selanjutnya diserahkan kepada manager.

56

4.3. Diagram Alir Data(DAD) Sistem Usulan

1. Diagram Konteks Sistem Usulan

Calon

Anggota

0

SISTEM

PEMINJAMAN

PADA KOPERASI

MAKMUR

MANDIRI

KARAWANG

Manager

FCA acc

Fotokopi KK

FCA

AnggotaMarketing

Slip Gaji

Kartu ATM

Buku Tabungan

Kartu BPJS

KAPA

KTTU acc

SPH acc

KAPA acc

SKPJ & SKPG

Surat Karyawan

FPPP

FPPP acc

SPH acc

KTTU acc

SBT acc

KAPA acc

SKPJ & SKPG acc

Kartu ATM

Kartu ATM acc

KAPA

KAPA acc

SBT

SPH

KTTU

Fotokopi KTP

Ijazah Terakhir

KA

TTSJ acc

KA

LPJ

LBY

Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan

Keterangan:

Fotokopi KK : Fotokopi Kartu Keluarga

FCA : Formulir Calon Anggota

TTSJ : Tanda Terima Surat Jaminan

FPPP : Formulir Permohonan Pengajuan Pinjaman

SPH : Surat Pengakuan Hutang

KTTU : Kwitansi Tanda Terima Uang

SBT : Struk Bukti Transfer

KAPA : Kartu Angsuran Pinjaman Anggota

SKPJ dan SKPG : Surat Kuasa Pencairan Jamsostek dan Surat Kuasa

Pengambilan Gaji

LPJ : Laporan Peminjaman

LPY : Laporan Pembayaran

57

2. Diagram Nol Sistem Usulan

Calon

Anggota

1

PENDAFTARAN

ANGGOTA

D2Arsip surat-surat

jaminan

D3 File FCA acc

D4 File Pinjaman

Anggota

2

PEMINJAMAN Manager

KAPA 2

KTTU acc

3

PEMBAYARAN

PINJAMANAnggota

SPH acc

Surat Karyawan

Kartu BPJS

Buku Tabungan

Kartu ATM

Slip Gaji

Ijazah Terakhir

Fotokopi KTP

Fotokopi KK

FCA acc

FCA

TTSJ acc

Surat Karyawan

Kartu BPJS

Buku Tabungan

Kartu ATM

Slip Gaji

Ijazah Terakhir

Fotokopi KTP

Fotokopi KK

TTSJ

FCA acc

FCA acc

KTTU

KTTU acc

SPH

SPH acc

KAPA 1

KAPA 1 acc

FPPP acc

Kartu ATM

Kartu ATM acc

SBT

FPPP

FPPP acc

SPH

Marketing

SPH acc

SKPJ & SKPG acc

SKPJ & SKPG acc

KAPA 2

KAPA 2 acc

SBT acc

SKPJ & SKPG

KTTU acc

Data Pinjaman

Kartu ATM

Kartu ATM acc

KAPA 1 acc

D1 Data UserData User

D5 File Pembayaran 4

PEMBAYARAN

PINJAMANManager

SBT

KAPA 1 acc

Data Pinjaman

Data Pembayaran LPJ

LBY

Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan

Keterangan:

Fotokopi KK : Fotokopi Kartu Keluarga

FCA : Formulir Calon Anggota

58

TTSJ : Tanda Terima Surat Jaminan




SBT : Struk Bukti Transfer


LBY : Laporan Pembayaran Pinjaman

LPY : Laporan Peminjaman

SKPJ & SKPG : Surat Kuasa Pencairan Jamsostek dan Surat Kuasa

Pemotongan Gaji

3. Diagram Detail Sistem Usulan

2.1

PENGISISAN

FORMULIR

PENGAJUAN

PINJAMAN

2.2

PERSETUJUAN

PINJAMAN

D4 File Pinjaman

KAPA acc

SPH acc

KTTU

SPH

KAPA

KTTU acc

SPH acc

KAPA acc

FPPP

FPPP acc

KA

KTTU acc

KAFPPP acc

KA acc

KTTU acc

SPH acc

KAPA acc

SKPG & SKPJ acc

SKPG & SKPJ

SKPG & SKPJ acc

Gambar IV.3. Diagram Detail Sistem Usulan Proses 2.0

59

Keterangan:





KA : Kartu Anggota

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Pembuatan kamus data sistem usulan ini diambil dari rancangan dokumen

masukan dan keluaran yang diusulkan oleh penulis, keterangan dari kamus data

sistem usulan adalah:

1. Dokumen Masukan

a. Nama Arus Data : BT

Alias : Buku Tabungan

Bentuk Data : Dokumen Dasar

Arus Data : Calon Anggota - Proses 1 – Arsip Surat Surat

Jaminan

Penjelasan : Sebagai persyaratan pendaftaran anggota

Periode : Setiap kali ada anggota baru

Volume : 1 ( Satu ) Buku

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama Bank + Cabang +No.Rekening + Nama +

Alamat

Isi = Tanggal + Sandi + Debet + Kredit + Saldo +

OP ID

Footer = Tanggal Pengesahan + Tanda tangan Pejabat

Bank + Cap Stempel

b. Nama Arus Data : FCA

Alias : Formulir Calon Anggota

Bentuk Data : Kertas

Arus Data : Proses 1 – Calon Anggota – File Anggota

Penjelasan : Formulir pengisian data-data diri anggota

60

Periode : Setiap kali ada anggota baru

Volume : 1 ( Satu ) Lembar


Header = Logo Koperasi + Nama Koperasi + Alamat

Koperasi

Isi = Nama Lengkap + Nomor KTP + Masa Berlaku

KTP + Tempat Tanggal Lahir + Jenis

Kelamin+Alamat Tempat Tinggal +No.Telepon +

Agama + Status Tempat Tinggal +Menempati

Alamat Tersebut Sejak+ Pendidikan Terakhir +

Status Perkawinan + Nama istri|suami+Jumlah

Anak + Nama Ibu Kandung Pemohon + NPWP

Pribadi + Nama Ahli Waris+Hubungan Ahli

Waris+ Nama Perusahaan + Alamat Perusahaan +

No.Telp + NRP|NIK+Bagian + Tgl. Masuk ke

Perusahaan + Status Karyawan.

Footer = Tanda Tangan Pemohon + Pasphoto Pemohon +

PasPhoto Pihak Ketiga [Suami | Istri]

c. Nama Arus Data : KA

Alias : Kartu Anggota

Bentuk Data : Kertas Cetakan

Arus Data : Proses 1 – Anggota – proses 2

Penjelasan : Bukti sebagai anggota koperasi

Periode : Setiap ada anggota baru dan anggota mengajukan

Pinjaman baru



Header = Nama koperasi + Alamat koperasi

Isi = No.Anggota + Nama + Alamat + Foto

Footer = Tanda tangan Anggota + tanda tangan Manager

d. Nama Arus Data : FPPP

Alias : Formulir Permohonan Pengajuan Pinjaman

61

Bentuk Data : Kertas Cetakan

Arus Data : Proses 2 – Anggota - File Pinjaman

Penjelasan : Kertas untuk pengisian data pinjaman anggota

Periode : Setiap kali anggota melakukan pinjaman baru

Volume : 1 ( satu ) Lembar


Header = Logo koperasi + Nama koperasi+No.Anggota +

Tanggal + Pinjaman ke + No.Rekening+ Cabang

Isi = Nama Lengkap + Nomor KTP + Masa berlaku

KTP + Tempat & Tgl.Lahir+Jenis Kelamin+

Alamat tempat tinggal = kelurahan + Kecamatan +

Kota/Kabupaten + Provinsi + Kode Pos

No.Telepon = Rumah + Kantor + HP

Status Tempat Tinggal = Milik sendiri + Rumah

dinas + Milik orang tua + Kontrak + Lain-lain

Jumlah Pinjaman + Jangka Waktu + Jumlah

Angsuran|bulan + Keperluan Pinjaman+

Rekening penggajian = Nomor rekening + Nama

Bank+Atas nama + No.PIN ATM + No ATM

Cabang + Dokumen yang dilampirkan=

Fotocopy KTP + Fotocopy KK + SK Kerja +

Kartu BPJS Tenaga Kerja + ATM Gaji + Buku

Tabungan Gaji + Slip Gaji + PasPhoto +Akte

Lahir+Perjanjian|Kontrak Kerja+ Ijazah +

ID Card +Saudara yang bisa dihubungi +

Hubungan saudara = [ Kakak kandung| Adik

kandung| Lainnya, Sebutkan]+Alamat Tempat

Tinggal = Kelurahan + Kecamatan +

Kota/Kabupaten + Provinsi + Kode Pos

No.Telepon = Rumah + Kantor + HP

Footer = Tanda tangan pemohon + Tanda tangan penjamin

62

2. Dokumen Keluaran

a. Nama Arus Data : TTSJ

Alias : Tanda Terima Surat-Surat Jaminan

Bentuk Data : Kertas cetakan

Arus Data : Proses 1 – Calon Anggota

Penjelasan : Sebagai bukti kelengkapan persyaratan surat-

surat Jaminan kepada admin


Volume : 1 ( Satu ) Rangkap


Header = Logo koperasi + Nama koperasi +Motto

Koperasi+ Alamat koperasi

Isi = Nama Debitur + Nomor Akad Kredit + Nama

Perusahaan + Asal Daerah + Pos + Alamat + Surat

Surat Jaminan yang telah Diterima Berupa [No +

Jenis Jaminan + Jumlah + Cek List + Keterangan]

Footer = Nama Kota + Tgl +Tanda tangan yang

Menyerahkan + Tanda tangan Pengurus

b. Nama Arus Data : SPH

Alias : Surat Pengakuan Hutang


Arus Data : Proses 2 – Manager - Anggota

Penjelasan : Sebagai bukti perjanjian koperasi dengan anggota


Volume : 1 ( Satu ) Rangkap


Header = Logo koperasi + Nama koperasi + Alamat

koperasi

Isi = Yang bertanda tangan dibawah ini + Nama +

Umur + Pekerjaaan + Sebagai Pihak Pertama +

Sebagai Pihak Kedua +Isi Perjanjian

Footer = Nama Kota + Tgl.Perjanjian + Tanda tangan

63

Pihak Pertama + Tanda tangan Pihak Kedua

c. Nama Arus Data : KTTU

Alias : Kwitansi Tanda Terima Uang


Arus Data : Proses 2 – Manager – Kasir – Anggota

Penjelasan : Sebagai bukti anggota telah menerima pinjaman


Volume : 1 (Satu) Rangkap


Header = Logo Koperasi + Nama Koperasi + Alamat

Koperasi

Isi =Telah Terima Dari + Uang Sejumlah + Untuk

Pembayaran + Jumlah Rp

Footer = Nama Kota+Tgl + Tanda tangan menyetujui +

Tanda Tangan Yang Membayarkan + Tanda

Tangan Yang Menerima

d. Nama Arus Data : KAPA

Alias : Kartu Angsuran Pinjaman Anggota


Arus Data : Proses 2 – Manager – Marketing – Anggota

Penjelasan : Sebagai kertas pencatatan angsuran pembayaran

anggota




Header = Logo koperasi + Nama koperasi + Alamat

koperasi

Isi = Nama + Alamat + Jenis Usaha + No.Rek +

Tgl.Pinjaman+Besar Pinjaman + Besar Angsuran

+ Lama Pinjaman + Jatuh Tempo Angsuran+

Cicilan Ke+Tanggal Angsur + Pokok Pinjaman +

Bunga Pinjaman+Kasbon+Sisa Pinjaman+Paraf

64

Petugas

Footer = Tanda tangan peminjam + Pengesahan Pengurus

e. Nama Arus Data : LPJ

Alias : Laporan Pinjaman

Bentuk Data : Dokumen cetakan komputer

Arus Data : Proses 4 – Manager

Penjelasan : Sebagai bukti laporan pinjaman anggota

Periode : Setiap bulan


Struktur Data : Header + Isi +

Header = Judul Laporan

Isi = No.Pinjam + Nama + Besar Pinjaman + Lama

Pinjaman + Jumlah Angsuran + Sisa Pinjaman +

Total

f. Nama Arus Data : LBY

Alias : Laporan Pembayaran

Bentuk Data : Dokumen cetakan komputer

Arus Data : Proses 4 – Manager

Penjelasan : Sebagai bukti laporan pembayaran angsuran

anggota

Periode : Setiap bulan


Struktur Data : Header + Isi

Header = Judul Laporan

Isi = Nomor + Tgl.Pembayaran Angsuran +

No.Anggota + Nama Anggota + Besar Angsuran

+ Sisa Angsuran + Total + Sisa Saldo

65

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan yang digunakan dalam sistem usulan adalah:

1. Nama Dokumen : Surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)

Fungsi : Sebagai persyaratan menjadi anggota

Sumber : Calon anggota

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap kali ada calon anggota baru

Format : Lihat lampiran A-1

2. Nama Dokumen : Kartu BPJS Ketenagakerjaan



Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar



3. Nama Dokumen : Buku Tabungan



Tujuan : Admin

Media : Kertas

66

Jumlah : Satu buah buku



4. Nama Dokumen : Kartu ATM



Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar



5. Nama Dokumen : Slip gaji



Tujuan : Admin

Media : Kertas




6. Nama Dokumen : Ijazah terakhir (SMA)



Tujuan : Admin

Media : Kertas

67




7. Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk



Tujuan : Admin

Media : Kertas




8. Nama Dokumen : Kartu Keluarga



Tujuan : Admin

Media : Kertas




9. Nama Dokumen : Formulir calon anggota

Fungsi : Pengisian data calon anggota

Sumber : Admin

Tujuan : Calon anggota, admin

Media : Kertas

68




10. Nama Dokumen : Formulir Permohonan Pengajuan Pinjaman

Fungsi : Pengisian data pinjaman anggota

Sumber : Admin

Tujuan : Anggota, admin

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap kali ada peminjaman oleh anggota


11. Nama Dokumen : Surat Kuasa Pencairan Jamsostek dan Surat Kuasa

Pengambilan Gaji

Fungsi : Bukti untuk pemotongan gaji dan saldo jamsostek

apabila pembayaran menunggak.

Sumber : Admin


Media : Kertas




12. Nama Dokumen : Kartu Anggota

Fungsi : Sebagai bukti telah menjadi anggota koperasi

Sumber : Bagian Administrasi

69

Tujuan : Anggota

Media : Kertas Cetakan

Jumlah : Satu (1) lembar

Frekuensi : Setiap kali ada anggota baru

Bentuk : Lampiran C.1

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran yang digunakan dalam sistem usulan adalah:

1. Nama Dokumen : Surat tanda terima surat-surat jaminan

Fungsi : Bukti penyerahan surat-surat jaminan calon

anggota kepada admin

Sumber : Admin


Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar


Format : Lihat lampiran B-1

2. Nama Dokumen : Kwitansi Tanda Terima Uang

Fungsi : Bukti pembayaran uang oleh koperasi

Sumber : Admin


Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar



70

3. Nama Dokumen : Surat Pengakuan Hutang

Fungsi : Sebagai perjanjian atas peminjaman uang

Sumber : Admin


Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar



4. Nama Dokumen : Kartu Angsuran Pinjaman Anggota

Fungsi : pencatatan pembayaran angsuran anggota

Sumber : Admin


Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Frekuensi : Setiap kali ada pembayaran angsuran oleh anggota


5. Nama Dokumen : Struk Bukti Transfer

Fungsi : bukti penarikan saldo pembayaran angsuran

Sumber : marketing

Tujuan : Anggota, kasir

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap kali ada penarikan angsuran oleh marketing


71

6. Nama Dokumen : Laporan Pinjaman

Fungsi : Sebagai bukti laporan data peminjaman


Tujuan : Manager

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap bulan

Format : Lihat lampiran D-1

7. Nama Dokumen : Laporan Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti laporan data pembayaran


Tujuan : Manager

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap bulan

Format : Lihat lampiran D-2

72

4.5.3. ERD (Entity Relationship Diagram)

Anggota

Pinjaman

User

Angsuran

mengajukan

memberi melayani

Membayar

1

1

1

1 1

1

11

ttl

no_anggota kd_user

No_telp

agama

no_pinjam

no_anggota no_pinjam

no_anggota

nama

alamat

pekerjaan

passwordkd_user

nm_user

lama_pinjamBsr_pinjam

no_angsur

no_pinjam

kd_user

Jlh_angsur

Sisa_angsur

sisa_waktu

tgl_angsur

No_angsurno_pinjamtgl_pinjam

kd_userno_angsuranKd_userNo_pinjam

jabatan

Gambar IV.4. Entity Relationship Diagram (ERD)

73

4.5.4. LRS (Logical Record Structure)

Anggota

Pinjaman

Angsuran

User

no_anggota*

nama

alamat

TTL

agama

no_telp

pekerjaan

no_pinjam*

no_anggota**

kd_user***

tgl_pinjam

bsr_pinjam

lama_pinjam

no_angsur*

no_pinjam**

kd_user***

tgl_angsur

jlh_angsur

sisa_angsur

sisa_waktu

kd_user*

nm_user

password

jabatan

1

1

1

1 1

1

11

Gambar IV.5. Logical Record Structure (LRS)

74

4.5.5. Spesifikasi File

. Spesifikasi File Data Anggota

Nama File : Tabel Anggota

Akronim : Anggota

Fungsi : Untuk mengetahui data anggota

Type File : File Master

Organisasi File : Index Sequential

Akses File : Random

Media : Hard Disk

Record Size : 104 byte

Key Field : No_anggota

Software : Microsoft Acces 2007

Tabel IV.1. Spesifikasi File Anggota

No Elemen Data Nama Field Type Size Keterangan

1 Nomor Anggota No_anggota Text 7 Primary Key

2 Nama Anggota Nama Text 20

3 Alamat Alamat Text 20

4 TTL Pekerjaan Text 20

5 Agama Agama Text 10

6 No_telepon No_telp Text 12

7 Pekerjaan Pekerjaan Text 15

75

2. Spesifikasi File Data User

Nama File : Tabel User

Akronim : User

Fungsi : Untuk mengetahui data user

Type File : File Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Key Field : Kd_user


Tabel IV.2. Spesifikasi File User


1 Kode User Kd_user Text 6 Primary Key

2 Nama User Nm_user Text 20

3 Password Password Text 8

4 Jabatan Jabatan Text 8

3. Spesifikasi File Data Pinjaman

Nama File : Tabel Pinjaman

Akronim : Pinjaman

Fungsi : Untuk mengetahui data pinjaman

76

Type File : File Transaksi


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Key Field : No_pinjam


Tabel IV.3. Spesifikasi File Pinjaman


1 Nomor Pinjaman No_pinjam Text 9 Primary Key

2 Nomor Anggota No_anggota Text 9 Foreign Key

3 Kode User Kd_user Text 6 Foreign Key

4 Tanggal Pinjaman Tgl_pinjam Date

5 Besar Pinjaman bsr_pinjam Currency 12

6 Lama Pinjaman Lma_pnjam Text 12

4. Spesifikasi File Data Angsuran

Nama File : Tabel Angsuran

Akronim : Angsuran

Fungsi : Untuk mengetahui data angsuran anggota

Type File : File Transaksi


Akses File : Random

77

Media : Hard Disk


Key Field : No_angsuran


Tabel IV.4 Spesifikasi File Angsuran


1 Nomor Angsuran No_angsur Varchar 6 Primary Key

2 Nomor Pinjaman No_pinjam Varchar 6 Foreign Key

3 Kode User Kd_user Varchar 6 Foreign Key

4 Tanggal Angsuran Tgl_angsur Date

5 Jumlah Angsuran Jlh_angsur Currency 12

6 Sisa Angsuran Sisa_angsur Currency 12

7 Sisa Waktu Sisa_waktu Text 10

4.5.6. Struktur Kode

Untuk memudahkan pengecekan data, maka dibuatkanlah suatu struktur

kode dalam komputerisasi sistem peminjaman pada Koperasi Makmur Mandiri

Karawang.

Adapun tujuan pemakaian kode dsisini adalah sebagai berikut:

a. Mempermudah penyimpanan pemasukan data sehingga waktu yang diperlukan

relatif singkat.

b. Menghemat fasilitas tempat penyimpanan.

78

c. Dapat mempercepat proses pengolahan data guna memperoleh informasi yang

benar sesuai dengan kebutuhan.

Adapun struktur kode yang penulis usulkan adalah sebagai berikut:

1. Struktur Kode Nomor Anggota

Panjang Kode : 8 digit

Type : Numerik

Bentuk :

X 9 9 9 9 9 9 9

Inisial Tahun daftar Bulan daftar Nomor urut anggota

Contoh:

A 1 7 0 5 1 0 1

2. Struktur Kode Nomor Pinjaman


Type : numerik

Bentuk :

79

X 9 9 9 9 9 9 9 9

Inisial Tahun pinjam Bulan pinjam Tanggal pinjam No.urut transaksi

Contoh:

P 1 7 0 5 1 2 0 5

3. Struktur Kode Nomor Angsuran


Type : Numerik

Bentuk :

X 9 9 9 9 9 9

Inisial Bulan angsuran Tanggal angsuran no.urut transaksi

Contoh:

B 0 5 2 0 0 2

4.5.7. Spesifikasi Program

Spesifikasi program yang diusulkan bertujuan untuk menerangkan

program-program yang diusulkan oleh penulis. Spesifikasi program digambarkan

80

dalam bentuk diagram HIPO yang menguraikan tentang tentang hirarki program

secara keseluruhan.

0.0

1.0 2.0 3.0 4.0

0.0 0.0 0.0 0.0

1.1 2.1 3.1

1.0 2.0 3.0

1.2 2.2 3.2

1.0 1.0 1.0

MENU

UTAMA

MASTER TRANSAKSI LAPORAN LOGOUT

DATA USER

DATA

ANGGOTA

TRANSAKSI

PINJAMAN

TRANSAKSI

PEMBAYARAN

LAPORAN

PINJAMAN

LAPORAN

PEMBAYARAN

0

LOGIN

0

Gambar IV.6. Diagram HIPO Sistem Usulan

Spesifikasi program yang diusulkan penulis dalam pembuatan tugas akhir

ini terdiri dari:

81

1. Spesifikasi Program Menu Login

Nama program : Login

Akronim : Password.Frm

Fungsi : Untuk keamanan program

Index program : ----

Bahasa program : Visual Basic 6.0

Bentuk tampilan : Lampiran D.1

Proses : Input kode user dan Password, jika benar tampilkan

menu utama, dan jika salah ulangi lagi atau tutup

untuk keluar dari program.

2. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama program : Menu Utama

Akronim : Utama.Frm

Fungsi : Untuk menampilkan layar utama.

Index program : -----



Proses : Pada menu utama, terdapat empat pilihan yaitu:

1. Master

82

2. Transaksi

3. Laporan

4. Logout

3. Spesifikasi Program Data User

Nama program : Data User

Akronim : User.Frm

Fungsi : Untuk menampilkan form user atau pengguna

Index program : -----



Proses : Input Nomor User, jika benar maka secara

otomatis akan muncul Nama dan Jabatan. User

juga bisa melakukan penginputan data,

penyimpanan, dan penghapusan data.

4. Spesifikasi Program Data Anggota

Nama program : Data Anggota

Akronim : Anggota.Frm

Fungsi : Untuk penginputan data anggota


83



Proses : Input Nomor Anggota, Nama, Alamat, Tempat

Lahir,Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Status,

Tanggal Masuk, Pekerjaan, Nama Perusahaan,

Alamat Perusahaan.

5. Spesifikasi Program Transaksi Pinjaman

Nama program : Pinjaman

Akronim : Pinjaman.Frm

Fungsi : Untuk mengelola pinjaman




Proses : Input Pinjaman ke, Tanggal Meminjam, Nomor

Anggota, Nama, Jumlah Pinjaman, Lama

Pinjaman, Jumlah Angsuran, Nomor Pinjaman.

6. Spesifikasi Program Transaksi Pembayaran

Nama program : Pembayaran

Akronim : Pembayaran.Frm

84

Fungsi : Untuk mengelola pembayaran




Proses : Input Nomor Anggota, Nama Anggota,

No.Angsuran, Tanggal Angsuran, Jumlah Denda,

Angsuran ke, Sisa Angsuran, Besar Angsuran.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

4.6.1. Umum

Sistem komputer adalah suatu jaringan elektronik yang terdiri dari

perangkat lunak dan perangkat keras yang melakukan tugas tertentu seperti

menerima input, memproses input, menyimpan perintah-perintah, dan

menyediakan output dalam bentuk informasi. Selain itu dapat diartikan sebagai

elemen-elemen yang terkait untuk menjalankan suatu aktifitas dengan

menggunakan komputer.

Spesifikasi sistem komputer merupakan suatu kebutuhan pengguna dalam

memaksimalkan penggunaan perangkat komputer. Dalam tahap pengembangan

sistem diperlukan perencanaan mengenai sistem komputer yang diajukan, karena

suatu sistem komputer atau database akan berjalan dengan baik dan berhasil

dalam pengoperasiannya apabila didukung penuh oleh beberapa unsur seperti

85

perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware) dan konfigurasi

komputer.

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras (hardware) adalah seluruh komponen yang membentuk

suatu sistem komputer dan peralatan lainnya yang minimum dan memungkinkan

komputer dapat melaksanankan tugasnya. Klasifikasi perangkat keras yang

diusulkan adalah sebagai berikut:

a. Monitor : 14.0 Inches Clear Superview LED

b. Processor : Intel Celeron Dual Core CM1000, 1,8 GHz

c. Memory : 2 GB DDR3

d. Hardisk : 320 GB HDD

e. Keyboard : 104 Keys

f. Printer : Canon PIXMA E410

g. Mouse : Port USB

4.6.3. Perangkat Lunak

Bagian penting lain yang mendukung program adalah perangkat lunak

(software). Perangkat lunak (software) merupakan bagian dalam komputer yang

berupa program-program beserta dengan susunan infrastruktur yang harus benar

dan berurutan. Program berguna untuk memberikan perintah kepada perangkat

keras untuk mengolah data sehingga bisa menghasilkan suatu informasi yang

dapat digunakan oleh pemakai atau user.

86

Perangkat Lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan program

peminjaman pada koperasi adalah:

Sistem Operasi : Microsoft Windows 8 Pro

Bahasa Pemrograman : Microsoft Visual Basic 6.0

Program atau Software Pendukung : Crystal Report

4.7. Jadwal Implementasi

Sebelum rancangan sistem baru dilaksanakan, maka terlebih dahulu harus

dibuat langkah-langkah kegiatan yang disebut jadwal implementasi. Jadwal

implementasi menunjukkan suatu kegiatan dari penerapann sistem yang dibuat

dalam sistem usulan yang berbentuk tabel. Penerapan komputerisasi sistem

peminjaman pada Koperasi Makmur Mandiri Karawang mempunyai tahapan

sebagai berikut:

1 Persiapan Data Awal

Persiapan data awal merupakan kegiatan yang bertujuan mengumpulkan

data-data yang akan digunakan untuk memperlancar kegiatan. Waktu yang

digunakan untuk melakukan dalam persiapan data awal ini selama dua

minggu.

2. Analisa

Analisa merupakan kegiatan yang bertujuan untuk mencari dan mengetahui

hal-hal yang dibutuhkan dan yang akan digunakan dalam sistem. Waktu yang

digunakan untuk melakukan analisa adalah selama satu minggu.

87

3. Desain Sistem

Desain sistem bertujuan untuk membuat rancang bangun yang lebih terperinci

yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap yang nantinya akan

digunakan dalam pembuatan program. Waktu pelaksanaan desain sistem

adalah selama tiga minggu.

4. Desain Perangkat Lunak

Pada tahap desain perangkat lunak yang akan dilakukan adalah membuat

gambaran tentang aplikasi yang akan dikembangkan dan digunakan dalam

sistem. Waktu yang diperlukan untuk desain perangkat lunak adalah selama

tiga minggu.

5. Pembuatan dan Tes Program

Pembuatan program pada sistem ini bertjuan untuk agar proses yang dibuat

dapat dipergunakan untuk mengolah semua data yang ada dalam database.

Selanjutnya dilakukan test terhadap program yang telah dibuat untuk

mengetahui sejauh mana program tersebut berjalan dengan baik. Waktu yang

diperlukan untuk melakukan pembuatan dan test program adalah tiga minggu.

6. Tes Sistem

Sebelum sistem itu sendiri dipergunakan maka tahap yang harus dilakukan

adalah test sistem atau pengujian sistem. tahap ini dimaksudkan untuk sistem

yang sedang berjalan dengan sistem yang sudah diinovasi atau penempatan

sistem yang sedang berjalan dengan baik. Waktu yang diperlukan adalah satu

minggu.

88

7. Pelatihan

Setelah segala sesuatu siap untuk dijalankan maka tahap selanjutnya adalah

melakukan pelatihan untuk para karyawan atau orang-orang yang

berhubungan dengan pekerjaan komputerisasi sistem yang dipakai. Karena

pelatihan merupakan kegiatan untuk memberikan pengarahan dalam berbagai

bentuk juga agar karywan atau orang-orang tersebut memahami aplikasi yang

ada. Waktu yang diperlukan adalah satu minggu.

8. Pembuatan Buku Petunjuk

Sebelum aplikasi atau komputerisasi dijalankan oleh seorang user, dibuatlah

buku petunjuk cara menjalankan program. Pembuatan buku ini berguna

dalam tata cara pelaksanaan sistem usulan agar pengguna sistem dapat

mempelajari prosedur sistem secara menyeluruh. Waktu yang diperlukan

adalah dua minggu.

9. Evaluasi dan Operasional.

Kegiatan mengevaluasi dari tahapan-tahapan implementasi, apakah sudah

berjalan dengan baik atau belum dan bagaimana membuat jalan keluar dari

setiap masalah yang terjadi pada saat implementasi. Proses pengoperasian ini

dihitung sejak sistem yang baru dioperasikan atau dipakai oleh pengguna.

Dalam pengolahan sistem yang baru harus tetap memenuhi target kebutuhan

yang diharapakan oleh pemakai. Waktu yang diperlukan adalah satu minggu.

Adapun jadwal implementasi selengkapnya serta rincian waktu yang

diperlukan untuk masing-masing kegiatan dapat dilihat pada gambar berikut:

89

No KEGIATAN

JADWAL IMPLEMENTASI

BULAN I BULAN II BULAN III BULAN IV

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan Data

Awal

2 Analisa

3 Desain Sistem

4

Desain

Perangkat

Lunak

5 Pembuatan dan

Tes Program

6 Tes Sistem

7 Pelatihan

8 Pembuatan

Buku Petunjuk

9 Evaluasi dan

Operasional

Gambar IV.7. Jadwal Implementasi Sistem Usulan

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id · untuk diinput data-data nya kedalam file...

Documents

Transcript of BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id · untuk diinput data-data nya kedalam file...